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Compta » Historique » Version 1019

pizzacoca, 14/12/2018 22:24

1 877 youpi
# Compta
2 834
3 994 pizzacoca
{{toc}}
4
5 877 youpi
## Liens rapides dans cette page
6 834
7 878 youpi
  - [Facture fournisseur](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Facture)  
8 1013 pizzacoca
  - [Compta mensuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Compta-mensuelle)  
9 1014 pizzacoca
  - [Compta annuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Compta-annuelle)  
10 878 youpi
  - [Nouvel.le adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-adh%C3%A9rente)  
11
  - [Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-cl%C3%A9-PGP-dune-adh%C3%A9rente)  
12
  - [Nouveau mandat](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-mandat)  
13
  - [Nouvelle ligne ADSL](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-ligne-ADSL)  
14
  - [Migration Ligne ADSL à Liazo](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Migration-ligne-ADSL-%C3%A0-Liazo)  
15
  - [Réception de cotisation](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9ception-de-cotisation)  
16
  - [Encaisser un chèque](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Encaisser-un-ch%C3%A8que)  
17
  - [Résilier une ligne ADSL](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-une-ligne-ADSL)  
18
  - [Nouveau VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-VPN)  
19
  - [Ajouter une IP fixe à un VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-une-autre-IP-fixe-%C3%A0-un-VPN)  
20
  - [Résilier un VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-VPN)  
21
  - [Résilier un adhérent](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-adh%C3%A9rent)  
22
  - [Ajouter de l'espace disque cloud](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-de-lespace-disque-owncloud)  
23
  - [Ajouter du disque local pour une VM](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-local-pour-une-VM)  
24
  - [Ajouter du disque NFS pour une VM](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-NFS-pour-une-VM)  
25
  - [Supprimer du disque](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Supprimer-du-disque-cloud-local-ou-NFS)  
26 880 youpi
  - [Renommer quelqu'un](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Renommer-quelquun)
27 878 youpi
28 834
## autres liens
29
30 879 youpi
  - [TODO list mensuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Todolist_mensuelle)  
31
  - [[compta\_boiteaidées|TODO list un jour]]  
32
  - [La compta publique](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php)  
33
  - [La preuve par neuf de la compta](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/check.php)  
34
  - [La liste des pages dolibarr aux petits ognons pour nous](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet)  
35
  - [La compta adhérent](https://adherents.aquilenet.fr/compta.php)  
36
  - [le cloud](https://cloud.aquilenet.fr/index.php/apps/files/?dir=/Shared/Aquilenet-administration/Compta/adhesions)  
37
  - [coopanet](http://www.coopanet.coop) , Code utilisateur E145498P  
38
  - [collect online](http://collect.online)  
39 834
  - [[dolibarr]]  
40 879 youpi
  - Il y a aussi un [bac à sable dolibarr](https://dolibarr2.aquilenet.fr/)
41 941 pizzacoca
  - [[appli_generation_factures|Application django de génération des factures]]
42 951 youpi
  - les infos publiques envoyées à db.ffdn.org: (http://dolibarr.aquilenet.fr/isp.json)
43 952 youpi
  - les autres infos: (http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/infosplus.php)
44 877 youpi
45 993 pizzacoca
46 992 pizzacoca
47 834
## Doc
48 877 youpi
49
**Tout se passe sur dolibarr**
50 834
51 949 youpi
juste pour info, [Installation d'un nouveau dolibarr](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Installation_dolibarr) , et la liste des dépôts où on stocke nos scripts (référencée aussi sur https://www.ffdn.org/wiki/doku.php?id=formations:compta#travaux_de_la_fede)
52 950 youpi
    * http://git.aquilenet.fr/tools.git             scripts web pour générer des formulaires d'inscription , installé sur gaia:/srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin
53
    * http://git.aquilenet.fr/tools-dolibarr.git    scripts dolibarr pour valider une inscription et les scripts de compta , installé sur hera:/usr/share/dolibarr/scripts/aquilenet
54
    * http://git.aquilenet.fr/htdocs-dolibarr.git   pour gérer les lignes ADSL de manière sympa dans Dolibarr , installé sur hera:/usr/share/dolibarr/htdocs/aquilenet
55
    * http://git.aquilenet.fr/adherents.git         pour l'espace adhérents, en dolibarr aussi, installé sur hera:/srv/adherents
56 834
57
Les mails sont envoyés à tresorier@aquilenet.fr qui est un alias pour la liste tresorier@listes.aquilenet.fr qu'on peut gérer sur https://listes.aquilenet.fr/sympa/admin/tresorier
58 877 youpi
59
Ancien svn, n'est plus utilisé désormais  
60 834
svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/factures-fournisseurs  
61
svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/adhesions
62
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Il est sans doute utile d'aller consulter d'abord la doc de FDN: https://wiki-adh.fdn.fr/wiki/documentation:notions_de_comptabilite pour comprendre les principes des comptes comptables. Il y a aussi eu un exposé à l'AG 2015 de la FFDN: http://www.aquilenet.fr/docs/compta.pdf
64
65
Voici ci-dessous le plan comptable. Quand on ajoute ou modifie une entrée, il faut penser à mettre à jour (TODO: factoriser dans aquilenet.lib.php):
66 877 youpi
67 834
* le numéro de Réf. du compte en question bien sûr  
68 877 youpi
69
* dans compte\_adherent() dans aquilenet.lib.php  
70
* dans soldes\_accounts(), et tout en bas, dans compta-asso.php  
71
* dans aquilenet.lib.php  
72 834
* dans dolibarr.php
73 877 youpi
74 834
* 05... : Compte de la ligne ADSL 05... Ne fait pas vraiment partie du plan comptable, on ne fait que faire passer les virements par ce compte pour y rassembler tout ce qui concerne une ligne ADSL donnée.  
75 877 youpi
76
* 12000000 : Compte de bilan  
77
* 1200xxxx : Compte d'exercice de l'année xxxx  
78
* 40100001 : Fournisseur Online.net  
79
* 40100002 : Fournisseur Bookmyname  
80
* 40100003 : Fournisseur divers  
81
* 40100004 : Fournisseur FDN  
82
* 40100005 : Fournisseur Syntis  
83
* 40100006 : Fournisseur Kazar  
84
* 40100007 : Fournisseur Cogent  
85
* 40100008 : Fournisseur Anteor  
86
* 40100009 : Fournisseur Orange  
87
* 40100010 : Fournisseur RIPE  
88
* 40100011 : Fournisseur OVH  
89
* 41100xyz : Compte de l'adhérent.e xyz  
90
* 41101000 : Donateur divers  
91
* 41101001 : Clients divers  
92
* 41102xyz : Compte du client xyz  
93
* 51120000 : Remise de chèque  
94
* 51190000 : Prélèvements  
95
* 51200001 : Crédit coopératif  
96
* 53140000 : Caisse  
97
* 60000000 : Charge Lignes ADSL  
98
* 60400001 : Charge dedibox  
99
* 60400002 : Charge nom de domaine  
100
* 60400003 : Charge hébergement  
101
* 60400004 : Charge IP  
102
* 60400005 : Charge transit  
103
* 60630000 : Charge matériel petit équipement  
104
* 21830000 : Charge matériel informatique  
105
* 60700000 : Charge marchandise goodies  
106
* 60700001 : Charge marchandise briques  
107
* 61100000 : Charge installation  
108
* 61600000 : Charge assurance  
109
* 62310000 : Charge annonces et insertions  
110
* 62360000 : Charge stickers  
111
* 62610000 : Charge timbres et frais postaux  
112
* 62620000 : Charge livraison  
113
* 62700000 : Charge service bancaire  
114
* 62800000 : Charge Diverses  
115
* 63500000 : Charge taxe achat étranger  
116
* 70400000 : Produit installation  
117
* 70600000 : Produit lignes ADSL  
118
* 70600001 : Produit VPN  
119
* 70700000 : Produit marchandise goodies  
120
* 70700001 : Produit marchandise briques  
121
* 70830000 : Produit hébergement  
122
* 70830001 : Produit transit  
123
* 70830002 : Produit stockage  
124
* 70830003 : Produit IP  
125
* 74000000 : Produit cotisations  
126
* 76000000 : Produit parts CC  
127 834
* 77000000 : Produit Dons
128 877 youpi
129 1002 pizzacoca
**En résumé**
130 877 youpi
131 834
  - Pour les comptes en banque et tiers (adhérent.e.s, fournisseurs), c'est négatif quand on leur a donné de l'avance de sous, et c'est positif quand on leur en doit (i.e. on est du côté "banquier" \!) Ainsi:
132 877 youpi
133 834
* C'est donc normal que les comptes en banque soient négatif, au contraire: c'est la banque qui nous doit des sous :) C'est exactement l'opposé de ce qui apparaît dans le compte chez la banque.  
134 877 youpi
135
* Si un.e adhérent.e est strictement négatif, il nous doit des sous, il faut lui prélever.  
136
* Si un.e adhérent.e est strictement positif, c'est qu'il a payé des trucs pour l'asso. Soit on lui rembourse, soit on ne lui prélève pas quelques mois.  
137
* Si un fournisseur est strictement positif, c'est qu'on lui doit des sous, il reste une facture impayée.  
138 872 pizzacoca
* Si un fournisseur est strictement négatif, c'est qu'on lui a donné trop de sous \! Il faut régulariser.
139 877 youpi
140
  - Pour les comptes de charge et de produit, c'est plus habituel:
141
142
* Une charge, c'est des sous en moins qui vont alimenter un fournisseur  
143
144
* Un produit, c'est des sous en plus qui viennent d'adhérent.e.s.
145
146
  - Pour les comptes en banque, on doit faire le "rapprochement" avec le relevé de compte. **Attention**, rapprocher rend l'écriture inchangeable. Il ne faut donc rapprocher qu'avec le relevé de compte confirmant l'opération sous les yeux.
147 834
148
Par exemple, voici pour un don et pour un paiement de facture:
149 877 youpi
150 1003 pizzacoca
**Don**
151 834
152
Par un.e adhérent.e
153 877 youpi
154
  - On vire le montant depuis son compte vers le compte produit don.Il nous doit donc maintenant des sous.
155
  - Le virement ou prélèvement est ordonné, on vire le montant depuis le
156
  - compte bancaire vers le compte de l'adhérent.e. Il ne nous doit plus de sous.
157 834
  - Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
158 877 youpi
159 864 pizzacoca
Si c'est une personne qu'on ne reverra pas souvent, on peut utiliser le  
160 834
compte "Donateur divers" à la place du compte d'un compte d'adhérent.e.
161 877 youpi
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**Facture de fournisseur**
163 864 pizzacoca
164 834
Un fournisseur nous envoie une facture pour un service
165 877 youpi
166 989 pizzacoca
* On vire chaque élément de la facture depuis le compte de charge correspondant vers le compte de fournisseur. On lui doit donc des sous
167
168
* Lorsque l'on paie la facture, on vire le montant depuis le compte fournisseur vers le compte bancaire. On ne lui doit plus de sous.
169
170
* Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
171
172
* Lors d'un virement fait à un fournisseur on indique le numéro de facture (numéro invoice pour cogent par exemple)correspondant dans les trois champs 
173
174
> * motif du virement
175
> * Référence de l'opération
176
> * Référence de bout en bout
177
178
* Contacts Facturation Cogent : N° +33 (0) 1 49 03 18 00 billingeu@cogentco.com
179 877 youpi
180 834
## Nouvel.le adhérent.e
181
182 870 pizzacoca
Sur réception d'une demande d'adhésion
183 877 youpi
184
  - Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.
185
  - Corriger éventuellement des typos ou ajouts à la main sur le formulaire (majuscules, type d'adherent, numero de tel, adresse mail)
186
  - Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvel_adherent.php, cela crée l'adhérent.e dans dolibarr, et du coup aussi dans LDAP, et donc une adresse mail etc., ainsi qu'un compte de compta tiers pour lui, ça l'inscrit à asso@listes.aquilenet.fr, et ça lui maile une bienvenue
187 942 youpi
  - S'il y a une commande de VPN, ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
188
  - * Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main: aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe. Utiliser `mkpasswd -m sha-512` pour le crypter, et alors la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."
189
  -  * Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
190 877 youpi
  - Dans les comptes, virer depuis son compte d'adhérent.e vers le "produit cotisations" le droit d'entrée ou la cotisation, titre "Cotisation Machin Truc 2011"
191
  - Dans sa fiche dolibarr adhérent.e, ajouter l'adhésion dans l'onglet adhésions
192 973 youpi
  - puis, selon le mode de règlement, avec la date du jour:
193 877 youpi
194 973 youpi
* Si c'est un chèque, virer depuis le compte de remises vers son compte
195 877 youpi
196
* Si c'est en liquide, virer depuis la caisse vers son compte  
197
* Si c'est un virement, virer depuis le compte bancaire vers son compte (et rapprocher plus tard)  
198 834
* Si c'est un prélèvement, voir ci-dessous.
199 877 youpi
200 870 pizzacoca
  - Si l'adresse e-mail n'a pas été précisée, envoyer une lettre de bienvenue papier. Voir le courrier type dans le cloud dans adhesions
201 877 youpi
202 834
  - S'il y a un mandat
203 877 youpi
204 834
* Archiver le mandat original.  
205 877 youpi
206 834
* Ajouter l'adhérent.e dans la partie prélèvement de collect.online, On utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
207 877 youpi
208 834
* Si c'est juste une adhésion ou un abonnement VPN, faire un prélèvement régulier annuel ou mensuel  
209 877 youpi
210 834
* Si c'est un abonnement ADSL, on crée l'échéancier plus tard, une fois la ligne effectivement construite.
211 877 youpi
212 834
  - S'il y a une souscription à une ligne ADSL
213 877 youpi
214 834
* Toute la compta est faite automatiquement par le script, il y a juste à archiver la demande dans le cloud  
215 877 youpi
216
* [Vérifier l'éligibilité de la ligne](https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi) et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total  
217
* Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter *toutes* les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.  
218 834
* Envoyer un aimable mail de confirmation à suivi-adsl at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr pour permettre d'identifier la ligne ne pas oublier de préciser qu'il vient d'"aquilenet", donner le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent.
219 877 youpi
220 834
* Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP, noter IPv4, préfixe IPv6, login et mot de passe (lisibles aussi sur http://vador.fdn.fr/adherents) dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne, et forwarder le mail à l'abonné en corrigeant un peu.  
221 877 youpi
222 834
* Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
223 877 youpi
224 834
* Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence  
225 877 youpi
226
* Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone  
227 834
* Quand l'ouverture de ligne est effective,
228 877 youpi
229 885 youpi
* * forwarder le mail à l'abonné  
230
* * aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,  
231
* * créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec un premier prélèvement manuel correspondant aux FAS + mois partiel, et le prélèvement automatique mensuel.  
232
* * Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:
233 877 youpi
234 834
* La référence et le libellé du compte de compta  
235 877 youpi
236 834
* Dans la Note de l'adhérent.e
237 877 youpi
238 834
  - S'il y a une commande de VPN,
239 877 youpi
240 834
* Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
241 877 youpi
242
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0  
243
ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1  
244 834
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
245 877 youpi
246 852 youpi
où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers).
247 877 youpi
248 834
  - Archiver le tout: scanner tous les documents, ajouter au cloud, dans adhesions
249 877 youpi
250
  - FIXME: broken, Sur l'atelier, ajouter l'adhérent.e au projet aquilenet.
251
252
## Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e
253
254 907 youpi
  - Sur hera, lancer la récupération de la clé à partir du fingerprint:
255 877 youpi
256 944 youpi
sudo -u www-data gpg --keyserver pgp.mit.edu --homedir /srv/adherents/.gnupg/ --recv-key XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
257 877 youpi
258 907 youpi
  - Retrouver l'adhérent dans Dolibarr, suivre le "lien tiers Dolibarr", aller dans la fiche, la modifier, découper le fingerprint complet de la clé GPG en 4 paquets de 10 chiffres hexa, les mettre dans les cases Id professionnel 1 à 4.
259 877 youpi
260
## Nouveau mandat
261 837 youpi
262 834
Sur mandat arrivé après la demande d'adhésion ou mise à jour,
263 877 youpi
264 834
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , pour pouvoir faire un copier/coller des numéros iban et bic  
265 877 youpi
266
* Copier/coller dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouveau_mandat.php  
267
* Archiver le mandat.  
268
* Si c'est juste un changement de compte, dans collect.online, modifier juste dans le débiteur le numéro de compte.  
269
* Si c'est un nouveau service pour un débiteur existant, avec le même compte, dans collect.online, ajouter l'échéancier.  
270 834
* Si c'est un nouveau débiteur, ajouter l'adhérent.e dans collect.online, on utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
271 877 youpi
272
## Nouvelle ligne ADSL
273 834
274
Sur souscription de ligne ADSL pour un.e adhérent.e existant.
275 877 youpi
276 834
* [Vérifier l'éligibilité de la ligne](https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi) et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total, cela permet notamment de savoir si c'est un numéro actif ou inactif.  
277 877 youpi
278
* Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter *toutes* les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.  
279
* Envoyer un mail de confirmation à suivi-adsl at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr avec comme informations dans le corps "aquilenet", le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent. Ce n'est pas un traitement automatique, rédiger le mail correctement.  
280
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.  
281
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste vpn@, et ajoute l'éventuel mandat  
282
* Ajouter, s'il.elle n'y est pas déjà, l'adhérent.e dans collect.online, la référence d'adhérent.e est lisible en allant cherche l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.  
283 834
* Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
284 877 youpi
285 834
* Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP, noter IPv4, préfixe IPv6, login et mot de passe (lisibles aussi sur http://vador.fdn.fr/adherents) dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne, et forwarder le mail à l'abonné en corrigeant un peu.  
286 877 youpi
287 834
* Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
288 877 youpi
289 834
* Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence  
290 877 youpi
291
* Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone  
292
* Quand l'ouverture de ligne est effective,
293
294 885 youpi
* * forwarder le mail à l'abonné  
295
* * aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,  
296
* * créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant. Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour inclure les FAS + mois partiel.  
297
* * modifier l'échéancier pour ajouter la cotisation annuelle s'il n'y en a pas déjà  
298
* * Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:  
299
* * La référence et le libellé du compte de compta  
300
* * Dans le champ note de l'adhérent
301 834
302 841 blagoi.iakov
Oui, c'est cracra de mettre le montant, il faudrait faire un lookup dans la base des tarifs (TODO). Pour l'instant c'est plus simple ainsi.
303 877 youpi
304 840 youpi
## Migration ligne ADSL à Liazo
305 834
306
Lorsqu'un adhérent demande à migrer sa ligne vers Liazo.
307
308
La migration sera effective au début du bimestre suivant seulement (si on commande avant le 15 du deuxième mois du bimestre en cours, sinon c'est encore après).
309 877 youpi
310 849 blagoi.iakov
* Dans l'espace adhérent chez FDN, retrouver la ligne, et cliquer sur "Changer le débit ou l'option"  
311 877 youpi
312
* Choisir l'option voulue: dégroupage total ou non.  
313
* Renommer le compte de compta de la ligne en "Reconstr Ligne 0123456789".  
314
* Corriger son option, du genre 80MLiazoOrange (pas de dégroupage) ou 80MLiazoOrangeNu (dégroupage total).  
315 834
* On reçoit régulièrement des mails pour la progression de la construction.
316 877 youpi
317 834
* Quand on reçoit le mail parlant du changement de login, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans le champ Commentaire de la ligne.  
318 877 youpi
319
* Si on reçoit un mail parlant du changement de numéro de téléphone, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans la ligne (à la fois la référence et le nom du compte) et dans la note de l'abonné  
320 834
* Une fois la construction faite, facturer les frais de migration à la fin du mois suivant.Modifier l'échéancier (l'adhérent.e sera prévenu par un script après avoir réalisé l'injection)
321 877 youpi
322 834
* Avant de faire la première facturation au nouveau tarif:
323 877 youpi
324 886 youpi
* * corriger les tarifs client/fournisseur  
325 877 youpi
326 886 youpi
* * Si c'est un dégroupage total, mettre à jour le numéro de la ligne
327 877 youpi
328 886 youpi
* * * Dans la référence et le libellé du compte de compta  
329 877 youpi
330 886 youpi
* * * Dans la Note de l'adhérent.e
331 877 youpi
332 886 youpi
* * Renommer le compte de compta en "Ligne 0123456789"  
333 877 youpi
334 886 youpi
* * corriger le montant de prélèvement sur collect.online
335 877 youpi
336
## Réception de cotisation
337
338
  - Dans le module adhérents
339
340
* retrouver l'adhérent.e dans la liste,  
341
342
* aller dans l'onglet adhésions/cotisations  
343
* ajouter l'adhésion: mettre comme fin un jour avant l'anniversaire suivant.
344
345
  - Répercuter l'adhésion dans la compta en virant depuis l'adhérent.e vers le produit cotisation
346
  - Encaisser le montant (chèque: voir ci-dessous, liquide: passer sur le compte d'un trésorier qui se fait prélever et qui encaissera le liquide)
347
348
## Encaisser un chèque
349 834
350
Pour éviter d'en envoyer tous les 36s du mois, plutôt que virer directement depuis le compte bancaire, on vire temporairement depuis un compte "Remises de chèques".
351 877 youpi
352
  - Vérifier l'ordre du chèque.
353
  - Signer le chèque au dos
354 974 youpi
  - Virer depuis le compte "Remises de chèques" vers le compte de l'adhérent.e, avec la date du jour. Ainsi on sait que l'adhérent.e a payé, mais il nous reste des chèques à encaisser, stockés sur une étagère.
355 972 youpi
  - Lors du dépôt d'une remise des chèques qui se sont entassés, virer le montant total de la remise de chèques depuis le compte bancaire vers le compte de remises de chèque, avec le numéro de remise pour rapprocher facilement, et la date de la remise de chèques.
356 834
  - Quand confirmé, rapprocher.
357 877 youpi
358 834
## Résilier une ligne ADSL
359 877 youpi
360
  - Charger sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/adsl.php les derniers mois complets
361
  - Renommer le compte de compta de la ligne en "Résiliation Ligne xxxx"
362
  - La facturation chez Nerim est bimensuelle, donc il faut faire remonter la demande au suivi-adsl at fdn dot fr avant le 15 du deuxième mois du bimestre, pour éviter de payer un autre bimestre pour l'ADSL. Il vaut mieux faire remonter le plus tôt possible pour éviter de payer la partie transit de FDN.
363
  - mailer donc suivi-adsl arobase fdn point fr en donnant simplement le numéro de ligne et le nom de l'adhérent.e pour vérification, avec la date de résiliation souhaitée.
364 887 youpi
  - Lorsque la compta FDN est faite pour le dernier mois (qui comporte éventuellement une partie abonnée et une partie relicat facturée à prix coûtant), faire la compta pour la ligne à la main (TODO: automatiser):
365 877 youpi
366 929 youpi
*****
367 928 youpi
368 940 pizzacoca
### Facture mois plein
369
370 930 youpi
* Pour les mois avant le mois où la résiliation est effective (donc les mois où le service a été permanent)
371 936 youpi
* * Utiliser le lien "charge" pour charger ces mois entiers. Il faut enlever temporairement le mot "Résiliation " pour que le script accepte de faire la charge automatiquement.
372 834
373 940 pizzacoca
### Facture du mois de résiliation
374
375 930 youpi
* Pour le mois pendant lequel la résiliation a lieu (donc le mois où le service est donc partiel)
376 927 youpi
* * On ne veut prendre de marge que sur la période où il y a effectivement eu un service. Il faut donc compter combien cela fait:
377
* * * notre marge: (tarif Aquilenet - tarif FDN) \* prorata du mois abonné)
378
* * Et y ajouter ce que FDN nous a fait payer
379
* * Facturer cela
380 940 pizzacoca
381
### Facture des mois post résiliation
382 927 youpi
383 930 youpi
* Pour les mois après le mois où la résiliation a été effective (donc le mois où il n'y a aucun service)
384 927 youpi
* * Facturer juste ce que FDN nous a fait payer
385 928 youpi
386 929 youpi
*****
387 927 youpi
388
* Pour facturer:
389
* * Virer ce montant de la ligne ADSL vers le produit ADSL  
390
* * Virer ce montant de l'adhérent.e vers la ligne ADSL  
391
* * Virer le montant FDN de la charge ADSL vers la ligne ADSL  
392 931 youpi
* * Virer le montant FDN de la ligne ADSL vers le fournisseur FDN.  
393 877 youpi
* Établir le prélèvement des derniers mois à la main sur collect.online.  
394 933 youpi
* S'il n'a plus d'abonnement, supprimer le numéro de compte dans la fiche tiers de l'adhérent  
395 877 youpi
* Renommer le libellé du compte de la ligne en "Ancienne Ligne xxxx"  
396 834
* Ajouter à la fin de la Ref. du compte de la ligne ".0" (ou plus), et mettre à jour la référence dans la Note de l'adhérent.e (c'est pour le cas où un autre adhérent reprendrait cette même ligne, pour que ça soit vraiment un autre abonnement).
397 946 youpi
* Une fois la dernière échéance passée, désactiver l'échéancier chez collect.online : modifier l'échéancier pour bloquer tous les mois (vraiment le modifier, pas juste bloquer des échéances précises 
398 947 youpi
* S'il n'a plus d'abonnement, désabonner de la liste adsl@
399 877 youpi
400
## Nouveau VPN
401 834
402
Sur souscription de VPN pour un.e adhérent.e existant.
403 877 youpi
404
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.  
405 834
406
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste vpn`, et ajoute l'éventuel mandat: TODO: vérifier que le numéro de compte se retrouve bien enregistré, dans le tiers correspondant à l'adhérent.e, dans sa fiche.
407 942 youpi
  * ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
408
  * Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main: aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe. Utiliser `mkpasswd -m sha-512@ pour le crypter, et alors la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."  
409
  * Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
410 877 youpi
411
* Ajouter, s'il n'y est pas déjà, l'adhérent.e dans collect.online, la référence d'adhérent.e est lisible en allant cherche l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.  
412
* créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant. Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour le premier mois partiel.  
413
* corriger les prélèvements anniversaire pour y ajouter la cotisation.  
414 834
* Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
415 877 youpi
416 834
* Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
417 877 youpi
418
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0  
419
ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1  
420 834
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
421 877 youpi
422 834
où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers). Éventuellement il y a déjà un fichier `disponible.pour.ip.fixe` qui vient d'un précédent désabonnement.
423 877 youpi
424 834
## Ajouter une autre IP fixe à un VPN
425 877 youpi
426
* Si l'adhérent veut une 2e IP fixe, il suffit d'ajouter la route dans son /etc/openvpn/ccd sur  
427 834
iris et demeter:
428 877 youpi
429
iroute 185.233.101.m 255.255.255.255  
430 834
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:m::/64
431 877 youpi
432 834
## Résilier un VPN
433 877 youpi
434 834
* Sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php repérer le contrat  
435 877 youpi
436
* Charger éventuellement le dernier mois  
437
* Cliquer sur le contrat (2e colonne)  
438
* Cliquer sur le bouton Modifier en face de "Statut du service ... En service", pour clôturer le service.  
439
* Désactiver le login sur iris et demeter dans /etc/openvpn/password en mettant juste un \# en tête de ligne.  
440
* Renommer l'éventuel fichier dans ccd/ en disponible.pour.ip.fixe.xxx pour libérer l'IP  
441 834
* Désabonner de la liste vpn@
442 877 youpi
443
## Résilier un adhérent
444
445
* Dans la liste dans le module Adhérents, cliquer sur la croix rouge pour résilier.  
446
447
* Désinscrire de la [liste asso](https://listes.aquilenet.fr/sympa/review/asso)  
448
* Désactiver le compte ldap en changeant le mot de passe dans sa fiche adhérent.e dolibarr pour qu'il ne puisse plus se logguer.  
449
* Supprimer les comptes utilisateurs autres.  
450
* Enlever les permissions dans l'atelier.
451
452
## Ajouter de l'espace disque owncloud
453 834
454
TODO: automatiser la partie dolibarr
455 877 youpi
456
  - se logguer sur nextcloud avec son compte habituel (qui est dans le groupe admin, pour le vérifier aller dans paramètres et vérifier le(s) groupe(s))
457
  - Dans le menu en haut à droite, choisir Utilisateurs
458
  - retrouver l'utilisateur dans la liste
459
  - changer son quota
460
  - noter son uuid
461
  - sur sayanet, dans /home/aquilenet-backup/BackItUp/BackItUp.conf, ajouter l'uuid à la liste\_exclusions
462
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-owncloud", choisir la quantité en Go/an, ajouter, modifier éventuellement le tarif
463
  - valider
464
  - modifier le statut du service en l'activant avec comme date de terminaison 2099
465
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
466 834
  - établir le prélèvement automatique sur collect.online
467 877 youpi
468 922 youpi
## Ajouter une facturation de VM ou serveur à prix libre
469
470
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "heb-mezza" ou VM, mettre 1 unité.
471
  - changer le prix unitaire pour mettre le prix libre.
472
  - valider le contrat
473
  - activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
474
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
475
  - Créer la VM ou installer le serveur
476
477
478 834
## Ajouter du disque local pour une VM
479 877 youpi
480
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-local", choisir la quantité en Go/an.
481
  - valider le contrat
482
  - activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
483
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
484 834
  - Créer la VM
485 877 youpi
486 834
## Ajouter du disque NFS pour une VM
487 877 youpi
488
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-NFS", choisir la quantité en Go/an.
489
  - valider le contrat
490
  - activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
491
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
492 834
  - Voir https://atelier.aquilenet.fr/projects/infrastructure/wiki/NFS pour la création du volume, et mettre le quota.
493 877 youpi
494 834
## Supprimer du disque cloud, local ou NFS
495 877 youpi
496
  - [dans dolibarr](http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php) retrouver le contrat correspondant à la VM, cliquer sur le numéro de contrat.
497
  - Cliquer sur l'icône modifier à droite de "Statut du service", mettre la date de fin de service et cliquer sur Clôturer
498 834
  - Faire l'action adminsys correspondante.
499 877 youpi
500 834
## Et sourtout
501 877 youpi
502 834
Pour vérifier qu'il n'y a pas d'erreur, regarder la somme des soldes tout en bas de [la compta publique](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php), ça doit retomber à zéro.
503 877 youpi
504 834
## Supprimer un essai
505
506
On n'efface pas ce qui a existé réellement, mais on peut avoir besoin de supprimer un test.
507 877 youpi
508
  - Supprimer l'adhérent.e
509
  - Dans compta/tréso, Clients, choisir le client, regarder la fiche, supprimer
510 834
  - Supprimer le compte de compta
511 877 youpi
512 834
## Modifier les tarifs
513 877 youpi
514 834
  - Modifier dans sous.ods dans les recettes des produits.
515 877 youpi
516 834
* Dans gaia, /srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin, modifier eligibilite.cgi  
517 877 youpi
518
* Dans dolibarr, Services, modifier le/les services concernés  
519 834
* Dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/ , aller voir les lignes concernées, modifier le champ commentaire.
520 877 youpi
521
  - Dans les formulaires, modifier adsl-tail.inc, recompiler, commiter, svn up dans /srv/si/formulaires, copier adsl\*.pdf dans /srv/www/aquilenet.fr/docs/
522 834
  - Sur le site web, modifier http://www.aquilenet.fr/node/8
523 877 youpi
524
## Renommer quelqu'un
525 834
526
C'est galère et technique, mais pas impossible. Il faut (au moins, difficile d'être sûr qu'on n'ait rien oublié)
527 877 youpi
528
  - Dans sa fiche adhérent, changer nom/prénom, login, email
529
  - Sur hera, dans /home/vmail/aquilenet.fr, renommer le répertoire
530
  - Dans la fiche tiers dolibarr, change nom/prénom
531
  - Renommer son compte de compta, voire les écritures
532
  - Dans la liste des contrats, renommer au besoin (eh non dolibarr n'a pas l'air d'avoir d'interface pour ça, il faut le faire à la main en SQL...)
533
  - Renommer son accès vpn
534 834
  - Supprimer l'ancien utilisateur dans l'atelier
535 953 youpi
536
## Ajouter un type de service
537
538
Dans le module service, cliquer sur Nouveau service.
539
540
Peu importe la référence et libellé du service.
541
542
Bien mettre la durée: 1 année ou 1 mois.
543
544
Mettre le prix en TTC et mettre la TVA à 0%
545
546
Dans le script aquilenets/contrats.php, ajouter dans le switch pour choisir le compte de produit à créditer.
547 1015 pizzacoca
548 1017 pizzacoca
# Compta annuelle
549
550
Faire le bilan d'exercice:
551
552
  - Créer un compte de référence 120020xx, de libellé "Exercice 20xx", de type "Compte bancaire épargne/placement", puis le modifier pour désactiver la fonction de rapprochement.
553
  - Vider chaque compte produit et charge vers ce compte, à l'aide de virements "Exercice 20xx Charge truc". Cela remet donc à zéro tous les comptes de produit et charge.
554
  - En faire un bilan d'exercice dans sous.ods
555
  - Virer l'exercice sur le compte "Bilan", "Exercice 20xx"
556
557
Faire le bilan comptable (inverser tous les signes pour que ce soit plus intuitif à comprendre) dans sous.ods
558
559
  - Actif:
560
561
* les comptes courants et épargnes vont en actifs.  
562
563
* les comptes tiers **négatifs** vont en créances (on devrait recevoir ces sous-là un jour)
564
565
  - Passif:
566
567
* Le compte "Bilan" (avant virement de l'exercice de l'année) va dans "Exercices passés"  
568
569
* les comptes tiers **positifs** vont en passif (on a encore ça à payer) courant ou non courant, selon que c'est temporaire ou non.
570
571
Vérifier que les deux totaux correspondent
572
573
Mettre à jour sous.ods:
574
575
  - Télécharger <a href="https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/export_sous.php" download="sous.csv">sous.csv</a>
576
  - ouvrir sous.csv en n'utilisant **que** le point-virgule comme séparateur
577
  - copier/coller dans la feuille adhérents\_import
578
  - mettre à jour la feuille historique depuis la feuille Situation
579
  - mettre à jour les graphes dans la feuille Graphes
580
  - Vérifier les feuilles Situation et Bilan mensuel, imprimer.
581
582
583
584 1015 pizzacoca
# Compta mensuelle
585
586
* voir les TODO sur https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Todolist_mensuelle
587
588
* Attention, en Janvier, ne faire d'abord que les opérations concernant Décembre, puis faire la compta annuelle, puis faire les opérations concernant Janvier
589
590
### Vérification rejets de prélèvement :
591
592
* Vérifier sur collect.online s'il y a eu des rejets sur le dernier prélèvement: depuis la page d'accueil, le bouton "Traiter" à droite de "impayées" en rouge (même s'il indique 0, il peut y en avoir...)
593
594
> * Aller vérifier sur coopacces: s'il y a effectivement un débit S-MONEY correspondant, utiliser cette date-là pour réaliser des virements inverses entre les adhérents concernés et le compte du crédit coopératif, qui du coup doivent de nouveau la créance. 
595
> * Sinon, c'est que le prélèvement n'a même pas été essayé, mettre la même date que le prélèvement. dans ce cas baisser d'autant le montant du prélèvement global des adhérents (Prélèvements adhérents XX/XXXX) et virer depuis les comptes des adhérents concernés vers le compte prélèvements.
596
> * Augmenter d'autant le prélèvement suivant, et vérifier avec l'adhérent pour que le prélèvement puisse se faire
597
598
### Rapprochement :
599
600
* Aller sur https://www.credit-cooperatif.coop/Entreprises/Banque-au-quotidien/Coop-access , demander l'export des écritures du compte bancaire pour ouvrir dans un tableur
601
602
* aller https://dolibarr.aquilenet.fr/compta/bank/account.php?account=1, comparer: on peut par exemple prendre chaque écriture de dolibarr depuis la date du dernier rapprochement, et cocher dans le tableur
603
604
> * Attention, les crédits S-MONEY dans coopaccess correspondent à l'écriture "Prélèvements adhérents" dans dolibarr. Si ça ne correspond pas c'est éventuellement normal, cf plus bas.
605
> * Il y a un débit S-MONEY dans coopaccess correspondant aux frais bancaires
606
> * Les autres débits S-MONEY éventuels dans coopaccess correspondent à de rejets de prélèvement, cf ci-dessus
607
608
* Enrichir dolibarr des opérations non cochées.
609
* Vérifier le sens des opérations non rapprochées
610
* Vérifier que la ligne "solde actuel" dolibarr est égale au solde sur coopacces.
611
612
> * Si la somme des crédits S-MONEY dans coopaccess ne correspond pas à l'écriture "Prélèvements adhérents" dans dolibarr, il y a peut-être des prélèvements qui ne sont pas encore passés (parce qu'on est au début du mois seulement). Du coup pour vérifier tout de même les soldes :
613
614
> > * * Dans le tableur soustraire les différents crédits S-MONEY déjà passés sur coopaccess du solde coopaccess (en haut)
615
> > * * Soustraire (calculer avec sa petite calculette) le prélèvement visible dans dolibarr du solde dolibarr.
616
617
> * Si ça ne correspond pas, recommencer.
618
> * Cliquer sur le bouton rapprocher pour accéder à la page de rapprochement.
619
> * rapprocher les opérations en renseignant la date du jour (on ne prend pas la peine d'indiquer le type d'opération),
620
> * * **sauf**
621
> * * Les opérations dolibarr pas encore passées sur coopaccess
622
> * * Dans le cas où la somme des crédits S-MONEY ne correspond pas à l'écriture "Prélèvement adhérents", cette dernière écriture, qu'on pourra vérifier le mois suivant.
623
624
## Frais de fonctionnement (nos factures)
625
626
**Enercoop**
627
628
* S'il y en a une nouvelle, récupérer la facture bimensuelle sur https://espace-client.enercoop.fr/mon-espace/accueil/#bienvenue  
629
630
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Enercoop-<date>-NATLFAC\_xx\_xxxxxxxx.pdf  
631
* Passer le montant en charge d'hébergement (vers fournisseurs divers), intitulé "Facture enercoop NATL\_FACxx-xxxxxx" comme sur la facture  
632
* si une facture Enercoop a été prélevée, passer de fournisseur divers vers le compte credit cooperatif "Prelevement enercoop NATL\_FACxx-xxxxxx" (ller trouver le N° de facture corrrespondant dans le cloud)
633
634
**Cogent**
635
636
* Enregistrer la facture  
637
638
* **Payer** la facture
639
640
**Syntis**
641
642
* N'a pas lieu en ce moment, on n'héberge rien chez lui actuellement.
643
644
* Récupérer la facture pour l'hébergement sur https://client.syntis.net  
645
646
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Syntis-<date>-Fxxxxxx.pdf  
647
* Passer le montant en charge d'hébergement, intitulé "Quart de baie etc." comme sur la facture  
648
* Virer le montant de la facture à Syntis (à la fois sur coopanet et sur dolibarr) en mettant le numéro de facture dans l'intitulé, virer également 0.20€ depuis charge services bancaires "frais prélèvement SEPA"
649
650
**Nom de domaine**
651
652
* En juin ou juillet, renouveller sur https://www.bookmyname.com/ : depuis la page d'accueil, cliquer sur la partie "gérer", puis "Liste de vos noms de domaine", puis cocher tous les domaines aquilenet, puis choisir l'action "Renouveler des noms de domaine", payer, faire les virements correspondant.  
653
654
* Le mois d'après, **récupérer** la facture  
655
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/bookmyname-<date>-xxxxxx.pdf
656
657
## Facturations par Aquilenet
658
659
**Établir une facture ADSL pour ceux qui en ont besoin !**
660
661
**penser à mettre à jour :**
662
663
> * Le numéro de facture  
664
> * La date de facture  
665
> * La date dans la désignation  
666
> * La date du prélèvement
667
668
**Vérification**
669
670
> * Vérifier les balances des comptes d'adhérent.e.s, de fournisseurs, et de clients.
671
> * Encaisser (les envoyer par courrier & ajouter dolibarr) les chèques qui restent en mettant le numéro de remise dans le virement
672
> * Lancer les rappels de prélèvements depuis https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/rappel_prelevements.php
673
> * En janvier, faire la compta annuelle
674
675
### Facturations mensuelles
676
677
**saya**
678
679
* fatiha.sabri@h20-16.fr Établir une facture (**Facturer**) l'hébergement et le virer du compte client Saya au compte produit hébergement (**Charger**) en mettant le numéro de facture pour pouvoir s'y retrouver, attention à la cotisation en novembre  
680
* Ils nous virent le paiement.  Mettre aussi le numéro de facture indiqué par saya et visible dans coopaccess, pour savoir ce qu'ils ont payé.
681
682
**L@BX**
683
684
* **charger**: Virer 60€ depuis le compte de Pierre Bourdin vers le comte Produit Hébergement. C'est le montant total de 'hébergement du L@BX.
685
686
* **Facturer** 30€ au nom du L@BX, Pierre paie l'autre moitié personnellement.
687
688
**Guix**
689
690
* **charger** l'hébergement du serveur (75€) et **Facturer**. Ajouter la cotisation en novembre
691
692
**Rosedor**
693
694
* **Charger** et **Facturer** l'hébergement du service Rosedor (260€), plus la cotisation en avril.
695
Mail à envoyer à sophie.ouvrard@rosedor.fr (gestion de la téléphonie) et helene.geneste@rosedor.fr (compta)
696
697
**Elidée**
698
699
* **Facturer** et **charger** l'hébergement du serveur (100€), plus la cotisation vers décembre.
700
701
**Utopia**
702
703
* (Utopia (cotisation en août), envoyer à bordeaux@cinemas-utopia.org et à Patrick Troudet \> besoin facture mensuelle
704
705
**Charlotte Lewden** 
706
707
* cotisation en octobre > nous avons du retard aussi elle sera à faire en novembre
708
709
### Facturations annuelles 
710
711
**C-P Prod**
712
713
* **Avril**, **facturer** et **charger** 1 an de VM à 20€/mois, donc 240€
714
715
* **Novembre**, **facturer** et **charger** 1 an de VM à 30€/mois, donc 360€, plus la cotisation.  
716
717
**CoopAlpha / Mukt**
718
719
* **Octobre**, **facturer** 1 an d'hébergement mezzanine à 20€/mois, donc 240€
720
* Ils paient par virement
721
722
**Nothing to Hide**
723
724
* **Décembre**, **facturer** et **charger** 1 an de préfixe IPv4 à 128€ et 1 an de transit à 240€, et une cotisation de 20€.
725
**Librairie Permaculturelle**
726
727
* **Janvier** > cotisation
728
* **Aout** échéancier au nom de "Association Ressources-permaculture"   
729
730
**Attitudes et Marques**
731
732
* **Mars** cotisation 
733
* **Mai** échéancier annuel 
734
735
**Loïc Prud'homme**
736
737
* envoyer à contact@loicprudhomme.fr - loic.prudhomme@assemblee-nationale.fr  & Tiphaine.Maurin@clb-an.fr -, la cotisation n'est pas à facturer); \> ok pour échéancier annuel
738
739
**Yaal**
740
741
* **Novembre** 100€ de cotisation et 20€ de VM annuelle à facturer
742
743
## Lignes ADSL
744
745
* **Récupérer** les dernières factures sur https://vador.fdn.fr/adherents (Informations Administratives / Prélèvements), L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/FDN-<date>-xxxxxx.pdf  
746
747
* Si ça n'a pas déjà été fait pendant le rapprochement, virer le montant correspondant de FDN au crédit coopératif  
748
* Vérifier que la balance FDN retombe à 0 après leur dernière facture, sauf exceptions: fin juillet (donc juin inclus):
749
750
* donc au total +0€
751
752
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php
753
754
* S'assurer que les lignes nouvelles ont bien leur date de début correct (voir sur https://vador.fdn.fr/adherents) et que le montant du premier prélèvement est correct sur collect.online  
755
756
* Cliquer sur les boutons charge (sauf pour les anciennes lignes et les lignes actuellement en construction, pour lesquelles il faut regarder le détail de ce qu'il y a à faire)
757
758
* cela va:
759
760
> * Virer la souscription adhérent.e depuis le compte de la ligne vers le produit Lignes ADSL (Abonnement ligne xxx mois année)  
761
> * Virer la souscription adhérent.e depuis l'adhérent.e possédant la ligne vers le compte de la ligne.  
762
> * Virer la souscription FDN depuis la charge Lignes ADSL vers le compte de la ligne  
763
> * Virer la souscription FDN depuis le compte de la ligne vers le fournisseur FDN
764
765
### Contrats
766
767
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/contrats.php  
768
* Cliquer sur les boutons charge des contrats où l'échéance est passée (elle est écrite en rouge). Cela va virer la souscription depuis le compte de l'adhérent.e vers le compte de produit correspondant.
769
770
### Adhésions
771
772
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/cotisations.php
773
* pour chaque adhérent.e apparaissant dans la liste (qui sont ceux avec cotisation en retard):
774
775
* S'il y a un RIB, on va prélever nous-même, donc cliquer sur le bouton charge, ce qui
776
777
> * Vire la cotisation annuelle ou mensuelle depuis l'adhérent.e vers le produit Cotisations.  
778
> * Ajoute la cotisation dans l'adhérent.e.
779
780
* S'il n'y a pas de RIB, on ne sait pas s'il y a lieu d'établir une cotisation, donc cliquer sur le bouton Rappel pour envoyer un mail à l'adhérent.e. Attention: si l'adresse e-mail est en @aquilenet.fr, il faut vérifier si l'adhérent.e relève bien ses mails, et sinon, lui envoyer un courrier papier.  
781
782
* Résilier les retardataires répétés.
783
784
785
### Prélèvements & **injection dans dolibarr**
786
787
* Aller sur collect.online  
788
* Dans Echéances, faire sortir les échéances **du 10 du mois courant au 10 du mois suivant**, cliquer sur Exporter . Attendre quelques secondes, le fichier devrait apparaitre dans la liste obtenue avec "Vos demandes d'export". Attention à bien prendre le bon fichier :) a priori le plus récent est en haut.
789
* Tester le résultat des prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/test_prelevements.php  
790
* Vérifier que ça retombe bien à zéro sinon identifier les raisons
791
792
> * C'est un prélèvements dans collect.online à corriger (le corriger)
793
> * Une erreur existe dans dolibarr (montant d'abonnement, cotisation, sens de paiement ...)
794
> * Situation temporaire (avance ou retard de paiement), dans ce cas documenter dans le champ commentaires de la fiche de compte dolibarr, en précisant la date de régulation prévue. Faire éventuellement un mail à l'adhérent si une action de sa part est requise.
795
796
* **Refaire** un nouvel export, le re-télécharger et refaire le test d'import.
797
* Injecter vraiment les prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/import_prelevements.php  
798
* Vérifier dans l'ensemble des comptes que les adhérent.e.s sont bien retombés à 0. Quand ce n'est pas le cas, modifier le champ Commentaire du compte bancaire correspondant pour noter pourquoi.
799
800
## Anciennes procédures
801
802
conservées ici seulement pour historique.
803
804
  - Dedibox
805
806
* Récupérer la facture pour la dedibox sur https://console.online.net/  
807
808
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Online-<date>\_facture-xxxxxx.pdf  
809
* Lancer php5 online.net.php xxxxxx YYYY-MM-DD pour l'enregistrer dans dolibarr  
810
* Pour l'instant c'est sacha qui paie la facture.  
811
* Le script ci-dessus s'occupe de toutes façons de noter le prélèvement, il n'y a rien de plus à faire.
812
813
* Lancer php5 prelevements.php 2\> /dev/null  
814
815
* ça génère la suite de commandes php5 à lancer (du genre php5 prelevement.php "Prénom Nom" montant "PLVT P NOM ADSL MM/YY"), les lancer, sauf éventuellement ceux qui n'ont pas lieu (e.g. ouverture de ligne fraîche). Attention, cela effectue le virement dans dolibarr, il faut faire donc attention à ne pas lancer le même plusieurs fois.  
816
* Corriger: pour Bernard Imhaus il faut un prélèvement le 8 du mois suivant, sinon ya pas les sous  
817
* Compiler le tout, envoyer au crédit coopératif par fax (0556983013)