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Compta » Historique » Version 1048

youpi, 13/01/2019 18:15

1 877 youpi
# Compta
2 834
3 994 pizzacoca
{{toc}}
4
5 877 youpi
## Liens rapides dans cette page
6 834
7 878 youpi
  - [Facture fournisseur](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Facture)  
8 1013 pizzacoca
  - [Compta mensuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Compta-mensuelle)  
9 1014 pizzacoca
  - [Compta annuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Compta-annuelle)  
10 878 youpi
  - [Nouvel.le adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-adh%C3%A9rente)  
11
  - [Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-cl%C3%A9-PGP-dune-adh%C3%A9rente)  
12
  - [Nouveau mandat](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-mandat)  
13
  - [Nouvelle ligne ADSL](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-ligne-ADSL)  
14
  - [Migration Ligne ADSL à Liazo](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Migration-ligne-ADSL-%C3%A0-Liazo)  
15
  - [Réception de cotisation](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9ception-de-cotisation)  
16
  - [Encaisser un chèque](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Encaisser-un-ch%C3%A8que)  
17
  - [Résilier une ligne ADSL](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-une-ligne-ADSL)  
18
  - [Nouveau VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-VPN)  
19
  - [Ajouter une IP fixe à un VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-une-autre-IP-fixe-%C3%A0-un-VPN)  
20
  - [Résilier un VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-VPN)  
21
  - [Résilier un adhérent](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-adh%C3%A9rent)  
22
  - [Ajouter de l'espace disque cloud](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-de-lespace-disque-owncloud)  
23
  - [Ajouter du disque local pour une VM](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-local-pour-une-VM)  
24
  - [Ajouter du disque NFS pour une VM](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-NFS-pour-une-VM)  
25
  - [Supprimer du disque](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Supprimer-du-disque-cloud-local-ou-NFS)  
26 880 youpi
  - [Renommer quelqu'un](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Renommer-quelquun)
27 878 youpi
28 834
## autres liens
29
30 879 youpi
  - [TODO list mensuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Todolist_mensuelle)  
31
  - [[compta\_boiteaidées|TODO list un jour]]  
32
  - [La compta publique](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php)  
33
  - [La preuve par neuf de la compta](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/check.php)  
34
  - [La liste des pages dolibarr aux petits ognons pour nous](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet)  
35
  - [La compta adhérent](https://adherents.aquilenet.fr/compta.php)  
36
  - [le cloud](https://cloud.aquilenet.fr/index.php/apps/files/?dir=/Shared/Aquilenet-administration/Compta/adhesions)  
37
  - [coopanet](http://www.coopanet.coop) , Code utilisateur E145498P  
38
  - [collect online](http://collect.online)  
39 834
  - [[dolibarr]]  
40 879 youpi
  - Il y a aussi un [bac à sable dolibarr](https://dolibarr2.aquilenet.fr/)
41 941 pizzacoca
  - [[appli_generation_factures|Application django de génération des factures]]
42 951 youpi
  - les infos publiques envoyées à db.ffdn.org: (http://dolibarr.aquilenet.fr/isp.json)
43 952 youpi
  - les autres infos: (http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/infosplus.php)
44 877 youpi
45 993 pizzacoca
46 992 pizzacoca
47 834
## Doc
48 877 youpi
49
**Tout se passe sur dolibarr**
50 834
51 949 youpi
juste pour info, [Installation d'un nouveau dolibarr](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Installation_dolibarr) , et la liste des dépôts où on stocke nos scripts (référencée aussi sur https://www.ffdn.org/wiki/doku.php?id=formations:compta#travaux_de_la_fede)
52 950 youpi
    * http://git.aquilenet.fr/tools.git             scripts web pour générer des formulaires d'inscription , installé sur gaia:/srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin
53
    * http://git.aquilenet.fr/tools-dolibarr.git    scripts dolibarr pour valider une inscription et les scripts de compta , installé sur hera:/usr/share/dolibarr/scripts/aquilenet
54
    * http://git.aquilenet.fr/htdocs-dolibarr.git   pour gérer les lignes ADSL de manière sympa dans Dolibarr , installé sur hera:/usr/share/dolibarr/htdocs/aquilenet
55
    * http://git.aquilenet.fr/adherents.git         pour l'espace adhérents, en dolibarr aussi, installé sur hera:/srv/adherents
56 834
57
Les mails sont envoyés à tresorier@aquilenet.fr qui est un alias pour la liste tresorier@listes.aquilenet.fr qu'on peut gérer sur https://listes.aquilenet.fr/sympa/admin/tresorier
58 877 youpi
59
Ancien svn, n'est plus utilisé désormais  
60 834
svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/factures-fournisseurs  
61
svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/adhesions
62
63
Il est sans doute utile d'aller consulter d'abord la doc de FDN: https://wiki-adh.fdn.fr/wiki/documentation:notions_de_comptabilite pour comprendre les principes des comptes comptables. Il y a aussi eu un exposé à l'AG 2015 de la FFDN: http://www.aquilenet.fr/docs/compta.pdf
64
65
Voici ci-dessous le plan comptable. Quand on ajoute ou modifie une entrée, il faut penser à mettre à jour (TODO: factoriser dans aquilenet.lib.php):
66 877 youpi
67 834
* le numéro de Réf. du compte en question bien sûr  
68 877 youpi
69
* dans compte\_adherent() dans aquilenet.lib.php  
70
* dans soldes\_accounts(), et tout en bas, dans compta-asso.php  
71
* dans aquilenet.lib.php  
72 834
* dans dolibarr.php
73 877 youpi
74 834
* 05... : Compte de la ligne ADSL 05... Ne fait pas vraiment partie du plan comptable, on ne fait que faire passer les virements par ce compte pour y rassembler tout ce qui concerne une ligne ADSL donnée.  
75 877 youpi
76
* 12000000 : Compte de bilan  
77
* 1200xxxx : Compte d'exercice de l'année xxxx  
78
* 40100001 : Fournisseur Online.net  
79
* 40100002 : Fournisseur Bookmyname  
80
* 40100003 : Fournisseur divers  
81
* 40100004 : Fournisseur FDN  
82
* 40100005 : Fournisseur Syntis  
83
* 40100006 : Fournisseur Kazar  
84
* 40100007 : Fournisseur Cogent  
85
* 40100008 : Fournisseur Anteor  
86
* 40100009 : Fournisseur Orange  
87
* 40100010 : Fournisseur RIPE  
88
* 40100011 : Fournisseur OVH  
89
* 41100xyz : Compte de l'adhérent.e xyz  
90
* 41101000 : Donateur divers  
91
* 41101001 : Clients divers  
92
* 41102xyz : Compte du client xyz  
93
* 51120000 : Remise de chèque  
94
* 51190000 : Prélèvements  
95
* 51200001 : Crédit coopératif  
96
* 53140000 : Caisse  
97
* 60000000 : Charge Lignes ADSL  
98
* 60400001 : Charge dedibox  
99
* 60400002 : Charge nom de domaine  
100
* 60400003 : Charge hébergement  
101
* 60400004 : Charge IP  
102
* 60400005 : Charge transit  
103
* 60630000 : Charge matériel petit équipement  
104
* 21830000 : Charge matériel informatique  
105
* 60700000 : Charge marchandise goodies  
106
* 60700001 : Charge marchandise briques  
107
* 61100000 : Charge installation  
108
* 61600000 : Charge assurance  
109
* 62310000 : Charge annonces et insertions  
110
* 62360000 : Charge stickers  
111
* 62610000 : Charge timbres et frais postaux  
112
* 62620000 : Charge livraison  
113
* 62700000 : Charge service bancaire  
114
* 62800000 : Charge Diverses  
115
* 63500000 : Charge taxe achat étranger  
116
* 70400000 : Produit installation  
117
* 70600000 : Produit lignes ADSL  
118
* 70600001 : Produit VPN  
119
* 70700000 : Produit marchandise goodies  
120
* 70700001 : Produit marchandise briques  
121
* 70830000 : Produit hébergement  
122
* 70830001 : Produit transit  
123
* 70830002 : Produit stockage  
124
* 70830003 : Produit IP  
125
* 74000000 : Produit cotisations  
126
* 76000000 : Produit parts CC  
127 834
* 77000000 : Produit Dons
128 877 youpi
129 1002 pizzacoca
**En résumé**
130 877 youpi
131 834
  - Pour les comptes en banque et tiers (adhérent.e.s, fournisseurs), c'est négatif quand on leur a donné de l'avance de sous, et c'est positif quand on leur en doit (i.e. on est du côté "banquier" \!) Ainsi:
132 877 youpi
133 834
* C'est donc normal que les comptes en banque soient négatif, au contraire: c'est la banque qui nous doit des sous :) C'est exactement l'opposé de ce qui apparaît dans le compte chez la banque.  
134 877 youpi
135
* Si un.e adhérent.e est strictement négatif, il nous doit des sous, il faut lui prélever.  
136
* Si un.e adhérent.e est strictement positif, c'est qu'il a payé des trucs pour l'asso. Soit on lui rembourse, soit on ne lui prélève pas quelques mois.  
137
* Si un fournisseur est strictement positif, c'est qu'on lui doit des sous, il reste une facture impayée.  
138 872 pizzacoca
* Si un fournisseur est strictement négatif, c'est qu'on lui a donné trop de sous \! Il faut régulariser.
139 877 youpi
140
  - Pour les comptes de charge et de produit, c'est plus habituel:
141
142
* Une charge, c'est des sous en moins qui vont alimenter un fournisseur  
143
144
* Un produit, c'est des sous en plus qui viennent d'adhérent.e.s.
145
146
  - Pour les comptes en banque, on doit faire le "rapprochement" avec le relevé de compte. **Attention**, rapprocher rend l'écriture inchangeable. Il ne faut donc rapprocher qu'avec le relevé de compte confirmant l'opération sous les yeux.
147 834
148
Par exemple, voici pour un don et pour un paiement de facture:
149 877 youpi
150 1003 pizzacoca
**Don**
151 834
152
Par un.e adhérent.e
153 877 youpi
154
  - On vire le montant depuis son compte vers le compte produit don.Il nous doit donc maintenant des sous.
155
  - Le virement ou prélèvement est ordonné, on vire le montant depuis le
156
  - compte bancaire vers le compte de l'adhérent.e. Il ne nous doit plus de sous.
157 834
  - Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
158 877 youpi
159 864 pizzacoca
Si c'est une personne qu'on ne reverra pas souvent, on peut utiliser le  
160 834
compte "Donateur divers" à la place du compte d'un compte d'adhérent.e.
161 877 youpi
162 1004 pizzacoca
**Facture de fournisseur**
163 864 pizzacoca
164 834
Un fournisseur nous envoie une facture pour un service
165 877 youpi
166 989 pizzacoca
* On vire chaque élément de la facture depuis le compte de charge correspondant vers le compte de fournisseur. On lui doit donc des sous
167
168
* Lorsque l'on paie la facture, on vire le montant depuis le compte fournisseur vers le compte bancaire. On ne lui doit plus de sous.
169
170
* Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
171
172
* Lors d'un virement fait à un fournisseur on indique le numéro de facture (numéro invoice pour cogent par exemple)correspondant dans les trois champs 
173
174
> * motif du virement
175
> * Référence de l'opération
176
> * Référence de bout en bout
177
178
* Contacts Facturation Cogent : N° +33 (0) 1 49 03 18 00 billingeu@cogentco.com
179 877 youpi
180 834
## Nouvel.le adhérent.e
181
182 870 pizzacoca
Sur réception d'une demande d'adhésion
183 877 youpi
184
  - Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.
185
  - Corriger éventuellement des typos ou ajouts à la main sur le formulaire (majuscules, type d'adherent, numero de tel, adresse mail)
186
  - Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvel_adherent.php, cela crée l'adhérent.e dans dolibarr, et du coup aussi dans LDAP, et donc une adresse mail etc., ainsi qu'un compte de compta tiers pour lui, ça l'inscrit à asso@listes.aquilenet.fr, et ça lui maile une bienvenue
187 942 youpi
  - S'il y a une commande de VPN, ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
188
  - * Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main: aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe. Utiliser `mkpasswd -m sha-512` pour le crypter, et alors la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."
189
  -  * Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
190 877 youpi
  - Dans les comptes, virer depuis son compte d'adhérent.e vers le "produit cotisations" le droit d'entrée ou la cotisation, titre "Cotisation Machin Truc 2011"
191
  - Dans sa fiche dolibarr adhérent.e, ajouter l'adhésion dans l'onglet adhésions
192 1038 youpi
  - Virer la cotisation depuis son compte vers le produit cotisation
193 973 youpi
  - puis, selon le mode de règlement, avec la date du jour:
194 877 youpi
195 973 youpi
* Si c'est un chèque, virer depuis le compte de remises vers son compte
196 877 youpi
197
* Si c'est en liquide, virer depuis la caisse vers son compte  
198
* Si c'est un virement, virer depuis le compte bancaire vers son compte (et rapprocher plus tard)  
199 834
* Si c'est un prélèvement, voir ci-dessous.
200 877 youpi
201 870 pizzacoca
  - Si l'adresse e-mail n'a pas été précisée, envoyer une lettre de bienvenue papier. Voir le courrier type dans le cloud dans adhesions
202 877 youpi
203 834
  - S'il y a un mandat
204 877 youpi
205 834
* Archiver le mandat original.  
206 877 youpi
207 834
* Ajouter l'adhérent.e dans la partie prélèvement de collect.online, On utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
208 877 youpi
209 834
* Si c'est juste une adhésion ou un abonnement VPN, faire un prélèvement régulier annuel ou mensuel  
210 877 youpi
211 834
* Si c'est un abonnement ADSL, on crée l'échéancier plus tard, une fois la ligne effectivement construite.
212 877 youpi
213 834
  - S'il y a une souscription à une ligne ADSL
214 877 youpi
215 834
* Toute la compta est faite automatiquement par le script, il y a juste à archiver la demande dans le cloud  
216 877 youpi
217
* [Vérifier l'éligibilité de la ligne](https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi) et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total  
218
* Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter *toutes* les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.  
219 834
* Envoyer un aimable mail de confirmation à suivi-adsl at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr pour permettre d'identifier la ligne ne pas oublier de préciser qu'il vient d'"aquilenet", donner le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent.
220 877 youpi
221 834
* Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP, noter IPv4, préfixe IPv6, login et mot de passe (lisibles aussi sur http://vador.fdn.fr/adherents) dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne, et forwarder le mail à l'abonné en corrigeant un peu.  
222 877 youpi
223 834
* Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
224 877 youpi
225 834
* Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence  
226 877 youpi
227
* Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone  
228 834
* Quand l'ouverture de ligne est effective,
229 877 youpi
230 885 youpi
* * forwarder le mail à l'abonné  
231
* * aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,  
232
* * créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec un premier prélèvement manuel correspondant aux FAS + mois partiel, et le prélèvement automatique mensuel.  
233
* * Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:
234 877 youpi
235 834
* La référence et le libellé du compte de compta  
236 877 youpi
237 834
* Dans la Note de l'adhérent.e
238 877 youpi
239 834
  - S'il y a une commande de VPN,
240 877 youpi
241 1039 youpi
* Vérifier le tarif du contrat vpn sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php
242
243 834
* Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
244 877 youpi
245
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0  
246
ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1  
247 834
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
248 877 youpi
249 852 youpi
où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers).
250 877 youpi
251 834
  - Archiver le tout: scanner tous les documents, ajouter au cloud, dans adhesions
252 877 youpi
253
  - FIXME: broken, Sur l'atelier, ajouter l'adhérent.e au projet aquilenet.
254
255
## Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e
256
257 907 youpi
  - Sur hera, lancer la récupération de la clé à partir du fingerprint:
258 877 youpi
259 944 youpi
sudo -u www-data gpg --keyserver pgp.mit.edu --homedir /srv/adherents/.gnupg/ --recv-key XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
260 877 youpi
261 907 youpi
  - Retrouver l'adhérent dans Dolibarr, suivre le "lien tiers Dolibarr", aller dans la fiche, la modifier, découper le fingerprint complet de la clé GPG en 4 paquets de 10 chiffres hexa, les mettre dans les cases Id professionnel 1 à 4.
262 877 youpi
263
## Nouveau mandat
264 837 youpi
265 834
Sur mandat arrivé après la demande d'adhésion ou mise à jour,
266 877 youpi
267 834
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , pour pouvoir faire un copier/coller des numéros iban et bic  
268 877 youpi
269
* Copier/coller dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouveau_mandat.php  
270
* Archiver le mandat.  
271
* Si c'est juste un changement de compte, dans collect.online, modifier juste dans le débiteur le numéro de compte.  
272
* Si c'est un nouveau service pour un débiteur existant, avec le même compte, dans collect.online, ajouter l'échéancier.  
273 834
* Si c'est un nouveau débiteur, ajouter l'adhérent.e dans collect.online, on utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
274 877 youpi
275
## Nouvelle ligne ADSL
276 834
277
Sur souscription de ligne ADSL pour un.e adhérent.e existant.
278 877 youpi
279 834
* [Vérifier l'éligibilité de la ligne](https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi) et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total, cela permet notamment de savoir si c'est un numéro actif ou inactif.  
280 877 youpi
281
* Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter *toutes* les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.  
282
* Envoyer un mail de confirmation à suivi-adsl at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr avec comme informations dans le corps "aquilenet", le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent. Ce n'est pas un traitement automatique, rédiger le mail correctement.  
283
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.  
284
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste vpn@, et ajoute l'éventuel mandat  
285
* Ajouter, s'il.elle n'y est pas déjà, l'adhérent.e dans collect.online, la référence d'adhérent.e est lisible en allant cherche l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.  
286 834
* Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
287 877 youpi
288 834
* Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP, noter IPv4, préfixe IPv6, login et mot de passe (lisibles aussi sur http://vador.fdn.fr/adherents) dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne, et forwarder le mail à l'abonné en corrigeant un peu.  
289 877 youpi
290 834
* Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
291 877 youpi
292 834
* Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence  
293 877 youpi
294
* Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone  
295
* Quand l'ouverture de ligne est effective,
296
297 885 youpi
* * forwarder le mail à l'abonné  
298
* * aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,  
299
* * créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant. Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour inclure les FAS + mois partiel.  
300
* * modifier l'échéancier pour ajouter la cotisation annuelle s'il n'y en a pas déjà  
301
* * Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:  
302
* * La référence et le libellé du compte de compta  
303
* * Dans le champ note de l'adhérent
304 834
305 841 blagoi.iakov
Oui, c'est cracra de mettre le montant, il faudrait faire un lookup dans la base des tarifs (TODO). Pour l'instant c'est plus simple ainsi.
306 877 youpi
307 840 youpi
## Migration ligne ADSL à Liazo
308 834
309
Lorsqu'un adhérent demande à migrer sa ligne vers Liazo.
310
311
La migration sera effective au début du bimestre suivant seulement (si on commande avant le 15 du deuxième mois du bimestre en cours, sinon c'est encore après).
312 877 youpi
313 849 blagoi.iakov
* Dans l'espace adhérent chez FDN, retrouver la ligne, et cliquer sur "Changer le débit ou l'option"  
314 877 youpi
315
* Choisir l'option voulue: dégroupage total ou non.  
316
* Renommer le compte de compta de la ligne en "Reconstr Ligne 0123456789".  
317
* Corriger son option, du genre 80MLiazoOrange (pas de dégroupage) ou 80MLiazoOrangeNu (dégroupage total).  
318 834
* On reçoit régulièrement des mails pour la progression de la construction.
319 877 youpi
320 834
* Quand on reçoit le mail parlant du changement de login, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans le champ Commentaire de la ligne.  
321 877 youpi
322
* Si on reçoit un mail parlant du changement de numéro de téléphone, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans la ligne (à la fois la référence et le nom du compte) et dans la note de l'abonné  
323 834
* Une fois la construction faite, facturer les frais de migration à la fin du mois suivant.Modifier l'échéancier (l'adhérent.e sera prévenu par un script après avoir réalisé l'injection)
324 877 youpi
325 834
* Avant de faire la première facturation au nouveau tarif:
326 877 youpi
327 886 youpi
* * corriger les tarifs client/fournisseur  
328 877 youpi
329 886 youpi
* * Si c'est un dégroupage total, mettre à jour le numéro de la ligne
330 877 youpi
331 886 youpi
* * * Dans la référence et le libellé du compte de compta  
332 877 youpi
333 886 youpi
* * * Dans la Note de l'adhérent.e
334 877 youpi
335 886 youpi
* * Renommer le compte de compta en "Ligne 0123456789"  
336 877 youpi
337 886 youpi
* * corriger le montant de prélèvement sur collect.online
338 877 youpi
339
## Réception de cotisation
340
341
  - Dans le module adhérents
342
343
* retrouver l'adhérent.e dans la liste,  
344
345
* aller dans l'onglet adhésions/cotisations  
346
* ajouter l'adhésion: mettre comme fin un jour avant l'anniversaire suivant.
347
348
  - Répercuter l'adhésion dans la compta en virant depuis l'adhérent.e vers le produit cotisation
349
  - Encaisser le montant (chèque: voir ci-dessous, liquide: passer sur le compte d'un trésorier qui se fait prélever et qui encaissera le liquide)
350
351
## Encaisser un chèque
352 834
353
Pour éviter d'en envoyer tous les 36s du mois, plutôt que virer directement depuis le compte bancaire, on vire temporairement depuis un compte "Remises de chèques".
354 877 youpi
355
  - Vérifier l'ordre du chèque.
356
  - Signer le chèque au dos
357 974 youpi
  - Virer depuis le compte "Remises de chèques" vers le compte de l'adhérent.e, avec la date du jour. Ainsi on sait que l'adhérent.e a payé, mais il nous reste des chèques à encaisser, stockés sur une étagère.
358 972 youpi
  - Lors du dépôt d'une remise des chèques qui se sont entassés, virer le montant total de la remise de chèques depuis le compte bancaire vers le compte de remises de chèque, avec le numéro de remise pour rapprocher facilement, et la date de la remise de chèques.
359 834
  - Quand confirmé, rapprocher.
360 877 youpi
361 834
## Résilier une ligne ADSL
362 877 youpi
363
  - Charger sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/adsl.php les derniers mois complets
364
  - Renommer le compte de compta de la ligne en "Résiliation Ligne xxxx"
365
  - La facturation chez Nerim est bimensuelle, donc il faut faire remonter la demande au suivi-adsl at fdn dot fr avant le 15 du deuxième mois du bimestre, pour éviter de payer un autre bimestre pour l'ADSL. Il vaut mieux faire remonter le plus tôt possible pour éviter de payer la partie transit de FDN.
366
  - mailer donc suivi-adsl arobase fdn point fr en donnant simplement le numéro de ligne et le nom de l'adhérent.e pour vérification, avec la date de résiliation souhaitée.
367 887 youpi
  - Lorsque la compta FDN est faite pour le dernier mois (qui comporte éventuellement une partie abonnée et une partie relicat facturée à prix coûtant), faire la compta pour la ligne à la main (TODO: automatiser):
368 877 youpi
369 929 youpi
*****
370 928 youpi
371 940 pizzacoca
### Facture mois plein
372
373 930 youpi
* Pour les mois avant le mois où la résiliation est effective (donc les mois où le service a été permanent)
374 936 youpi
* * Utiliser le lien "charge" pour charger ces mois entiers. Il faut enlever temporairement le mot "Résiliation " pour que le script accepte de faire la charge automatiquement.
375 834
376 940 pizzacoca
### Facture du mois de résiliation
377
378 930 youpi
* Pour le mois pendant lequel la résiliation a lieu (donc le mois où le service est donc partiel)
379 927 youpi
* * On ne veut prendre de marge que sur la période où il y a effectivement eu un service. Il faut donc compter combien cela fait:
380
* * * notre marge: (tarif Aquilenet - tarif FDN) \* prorata du mois abonné)
381
* * Et y ajouter ce que FDN nous a fait payer
382
* * Facturer cela
383 940 pizzacoca
384
### Facture des mois post résiliation
385 927 youpi
386 930 youpi
* Pour les mois après le mois où la résiliation a été effective (donc le mois où il n'y a aucun service)
387 927 youpi
* * Facturer juste ce que FDN nous a fait payer
388 928 youpi
389 929 youpi
*****
390 927 youpi
391
* Pour facturer:
392
* * Virer ce montant de la ligne ADSL vers le produit ADSL  
393
* * Virer ce montant de l'adhérent.e vers la ligne ADSL  
394
* * Virer le montant FDN de la charge ADSL vers la ligne ADSL  
395 931 youpi
* * Virer le montant FDN de la ligne ADSL vers le fournisseur FDN.  
396 877 youpi
* Établir le prélèvement des derniers mois à la main sur collect.online.  
397 933 youpi
* S'il n'a plus d'abonnement, supprimer le numéro de compte dans la fiche tiers de l'adhérent  
398 877 youpi
* Renommer le libellé du compte de la ligne en "Ancienne Ligne xxxx"  
399 834
* Ajouter à la fin de la Ref. du compte de la ligne ".0" (ou plus), et mettre à jour la référence dans la Note de l'adhérent.e (c'est pour le cas où un autre adhérent reprendrait cette même ligne, pour que ça soit vraiment un autre abonnement).
400 946 youpi
* Une fois la dernière échéance passée, désactiver l'échéancier chez collect.online : modifier l'échéancier pour bloquer tous les mois (vraiment le modifier, pas juste bloquer des échéances précises 
401 947 youpi
* S'il n'a plus d'abonnement, désabonner de la liste adsl@
402 877 youpi
403
## Nouveau VPN
404 834
405
Sur souscription de VPN pour un.e adhérent.e existant.
406 877 youpi
407
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.  
408 834
409
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste vpn`, et ajoute l'éventuel mandat: TODO: vérifier que le numéro de compte se retrouve bien enregistré, dans le tiers correspondant à l'adhérent.e, dans sa fiche.
410 942 youpi
  * ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
411
  * Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main: aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe. Utiliser `mkpasswd -m sha-512@ pour le crypter, et alors la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."  
412
  * Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
413 877 youpi
414 1040 youpi
* Vérifier le tarif du contrat sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php
415 877 youpi
* Ajouter, s'il n'y est pas déjà, l'adhérent.e dans collect.online, la référence d'adhérent.e est lisible en allant cherche l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.  
416
* créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant. Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour le premier mois partiel.  
417
* corriger les prélèvements anniversaire pour y ajouter la cotisation.  
418 834
* Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
419 877 youpi
420 834
* Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
421 877 youpi
422
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0  
423
ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1  
424 834
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
425 877 youpi
426 834
où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers). Éventuellement il y a déjà un fichier `disponible.pour.ip.fixe` qui vient d'un précédent désabonnement.
427 877 youpi
428 834
## Ajouter une autre IP fixe à un VPN
429 877 youpi
430
* Si l'adhérent veut une 2e IP fixe, il suffit d'ajouter la route dans son /etc/openvpn/ccd sur  
431 834
iris et demeter:
432 877 youpi
433
iroute 185.233.101.m 255.255.255.255  
434 834
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:m::/64
435 877 youpi
436 834
## Résilier un VPN
437 877 youpi
438 834
* Sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php repérer le contrat  
439 877 youpi
440
* Charger éventuellement le dernier mois  
441
* Cliquer sur le contrat (2e colonne)  
442
* Cliquer sur le bouton Modifier en face de "Statut du service ... En service", pour clôturer le service.  
443
* Désactiver le login sur iris et demeter dans /etc/openvpn/password en mettant juste un \# en tête de ligne.  
444
* Renommer l'éventuel fichier dans ccd/ en disponible.pour.ip.fixe.xxx pour libérer l'IP  
445 834
* Désabonner de la liste vpn@
446 877 youpi
447
## Résilier un adhérent
448
449
* Dans la liste dans le module Adhérents, cliquer sur la croix rouge pour résilier.  
450
451
* Désinscrire de la [liste asso](https://listes.aquilenet.fr/sympa/review/asso)  
452
* Désactiver le compte ldap en changeant le mot de passe dans sa fiche adhérent.e dolibarr pour qu'il ne puisse plus se logguer.  
453
* Supprimer les comptes utilisateurs autres.  
454
* Enlever les permissions dans l'atelier.
455
456
## Ajouter de l'espace disque owncloud
457 834
458
TODO: automatiser la partie dolibarr
459 877 youpi
460
  - se logguer sur nextcloud avec son compte habituel (qui est dans le groupe admin, pour le vérifier aller dans paramètres et vérifier le(s) groupe(s))
461
  - Dans le menu en haut à droite, choisir Utilisateurs
462
  - retrouver l'utilisateur dans la liste
463
  - changer son quota
464
  - noter son uuid
465
  - sur sayanet, dans /home/aquilenet-backup/BackItUp/BackItUp.conf, ajouter l'uuid à la liste\_exclusions
466
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-owncloud", choisir la quantité en Go/an, ajouter, modifier éventuellement le tarif
467
  - valider
468
  - modifier le statut du service en l'activant avec comme date de terminaison 2099
469
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
470 834
  - établir le prélèvement automatique sur collect.online
471 877 youpi
472 922 youpi
## Ajouter une facturation de VM ou serveur à prix libre
473
474
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "heb-mezza" ou VM, mettre 1 unité.
475
  - changer le prix unitaire pour mettre le prix libre.
476
  - valider le contrat
477
  - activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
478
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
479
  - Créer la VM ou installer le serveur
480
481 834
## Ajouter du disque local pour une VM
482
483 1024 youpi
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-local", choisir la quantité en Go/an, changer éventuellement le tarif.
484 877 youpi
  - valider le contrat
485
  - activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
486
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
487 834
  - Créer la VM
488 877 youpi
489 834
## Ajouter du disque NFS pour une VM
490 877 youpi
491 1025 youpi
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-NFS", choisir la quantité en Go/an, changer éventuellement le tarif.
492 877 youpi
  - valider le contrat
493
  - activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
494
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
495 834
  - Voir https://atelier.aquilenet.fr/projects/infrastructure/wiki/NFS pour la création du volume, et mettre le quota.
496 877 youpi
497 834
## Supprimer du disque cloud, local ou NFS
498 877 youpi
499
  - [dans dolibarr](http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php) retrouver le contrat correspondant à la VM, cliquer sur le numéro de contrat.
500
  - Cliquer sur l'icône modifier à droite de "Statut du service", mettre la date de fin de service et cliquer sur Clôturer
501 834
  - Faire l'action adminsys correspondante.
502 877 youpi
503 834
## Et sourtout
504 877 youpi
505 834
Pour vérifier qu'il n'y a pas d'erreur, regarder la somme des soldes tout en bas de [la compta publique](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php), ça doit retomber à zéro.
506 877 youpi
507 834
## Supprimer un essai
508
509
On n'efface pas ce qui a existé réellement, mais on peut avoir besoin de supprimer un test.
510 877 youpi
511
  - Supprimer l'adhérent.e
512
  - Dans compta/tréso, Clients, choisir le client, regarder la fiche, supprimer
513 834
  - Supprimer le compte de compta
514 877 youpi
515 834
## Modifier les tarifs
516 877 youpi
517 834
  - Modifier dans sous.ods dans les recettes des produits.
518 877 youpi
519 834
* Dans gaia, /srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin, modifier eligibilite.cgi  
520 877 youpi
521
* Dans dolibarr, Services, modifier le/les services concernés  
522 834
* Dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/ , aller voir les lignes concernées, modifier le champ commentaire.
523 877 youpi
524
  - Dans les formulaires, modifier adsl-tail.inc, recompiler, commiter, svn up dans /srv/si/formulaires, copier adsl\*.pdf dans /srv/www/aquilenet.fr/docs/
525 834
  - Sur le site web, modifier http://www.aquilenet.fr/node/8
526 877 youpi
527
## Renommer quelqu'un
528 834
529
C'est galère et technique, mais pas impossible. Il faut (au moins, difficile d'être sûr qu'on n'ait rien oublié)
530 877 youpi
531
  - Dans sa fiche adhérent, changer nom/prénom, login, email
532
  - Sur hera, dans /home/vmail/aquilenet.fr, renommer le répertoire
533
  - Dans la fiche tiers dolibarr, change nom/prénom
534
  - Renommer son compte de compta, voire les écritures
535
  - Dans la liste des contrats, renommer au besoin (eh non dolibarr n'a pas l'air d'avoir d'interface pour ça, il faut le faire à la main en SQL...)
536
  - Renommer son accès vpn
537 834
  - Supprimer l'ancien utilisateur dans l'atelier
538 953 youpi
539
## Ajouter un type de service
540
541
Dans le module service, cliquer sur Nouveau service.
542
543
Peu importe la référence et libellé du service.
544
545
Bien mettre la durée: 1 année ou 1 mois.
546
547
Mettre le prix en TTC et mettre la TVA à 0%
548
549
Dans le script aquilenets/contrats.php, ajouter dans le switch pour choisir le compte de produit à créditer.
550 1015 pizzacoca
551 1017 pizzacoca
# Compta annuelle
552
553
Faire le bilan d'exercice:
554
555
  - Créer un compte de référence 120020xx, de libellé "Exercice 20xx", de type "Compte bancaire épargne/placement", puis le modifier pour désactiver la fonction de rapprochement.
556 1042 youpi
  - Vérifier que les fournisseurs sont à 0, corriger le cas échéant
557 1017 pizzacoca
  - Vider chaque compte produit et charge vers ce compte, à l'aide de virements "Exercice 20xx Charge truc". Cela remet donc à zéro tous les comptes de produit et charge.
558 1045 youpi
  - En faire un bilan d'exercice dans sous.ods dans une nouvelle feuille "20xx": copier la feuille de l'année d'avant, corriger les montants des charges et produits
559 1043 youpi
  - Virer l'exercice sur le compte "Bilan", avec l'intitulé "Exercice 20xx" . Le compte d'exercice 20xx est donc tombé à zéro.
560 1017 pizzacoca
561
Faire le bilan comptable (inverser tous les signes pour que ce soit plus intuitif à comprendre) dans sous.ods
562
563
  - Actif:
564
565
* les comptes courants et épargnes vont en actifs.  
566
567
* les comptes tiers **négatifs** vont en créances (on devrait recevoir ces sous-là un jour)
568
569
  - Passif:
570
571
* Le compte "Bilan" (avant virement de l'exercice de l'année) va dans "Exercices passés"  
572
573 1047 youpi
* les comptes tiers **positifs** vont en dettes (on a encore ça à payer), selon que c'est temporaire ou non.
574 1017 pizzacoca
575
Vérifier que les deux totaux correspondent
576
577
Mettre à jour sous.ods:
578
579 1048 youpi
  - Télécharger sous.csv depuis dolibarr: https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/export_sous.php
580 1017 pizzacoca
  - ouvrir sous.csv en n'utilisant **que** le point-virgule comme séparateur
581
  - copier/coller dans la feuille adhérents\_import
582
  - mettre à jour la feuille historique depuis la feuille Situation
583
  - mettre à jour les graphes dans la feuille Graphes
584
  - Vérifier les feuilles Situation et Bilan mensuel, imprimer.
585
586 1015 pizzacoca
# Compta mensuelle
587
588
* voir les TODO sur https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Todolist_mensuelle
589
590
* Attention, en Janvier, ne faire d'abord que les opérations concernant Décembre, puis faire la compta annuelle, puis faire les opérations concernant Janvier
591
592
### Vérification rejets de prélèvement :
593
594
* Vérifier sur collect.online s'il y a eu des rejets sur le dernier prélèvement: depuis la page d'accueil, le bouton "Traiter" à droite de "impayées" en rouge (même s'il indique 0, il peut y en avoir...)
595
596
> * Aller vérifier sur coopacces: s'il y a effectivement un débit S-MONEY correspondant, utiliser cette date-là pour réaliser des virements inverses entre les adhérents concernés et le compte du crédit coopératif, qui du coup doivent de nouveau la créance. 
597
> * Sinon, c'est que le prélèvement n'a même pas été essayé, mettre la même date que le prélèvement. dans ce cas baisser d'autant le montant du prélèvement global des adhérents (Prélèvements adhérents XX/XXXX) et virer depuis les comptes des adhérents concernés vers le compte prélèvements.
598
> * Augmenter d'autant le prélèvement suivant, et vérifier avec l'adhérent pour que le prélèvement puisse se faire
599
600
### Rapprochement :
601
602
* Aller sur https://www.credit-cooperatif.coop/Entreprises/Banque-au-quotidien/Coop-access , demander l'export des écritures du compte bancaire pour ouvrir dans un tableur
603
604
* aller https://dolibarr.aquilenet.fr/compta/bank/account.php?account=1, comparer: on peut par exemple prendre chaque écriture de dolibarr depuis la date du dernier rapprochement, et cocher dans le tableur
605
606
> * Attention, les crédits S-MONEY dans coopaccess correspondent à l'écriture "Prélèvements adhérents" dans dolibarr. Si ça ne correspond pas c'est éventuellement normal, cf plus bas.
607
> * Il y a un débit S-MONEY dans coopaccess correspondant aux frais bancaires
608
> * Les autres débits S-MONEY éventuels dans coopaccess correspondent à de rejets de prélèvement, cf ci-dessus
609
610
* Enrichir dolibarr des opérations non cochées.
611
* Vérifier le sens des opérations non rapprochées
612
* Vérifier que la ligne "solde actuel" dolibarr est égale au solde sur coopacces.
613
614
> * Si la somme des crédits S-MONEY dans coopaccess ne correspond pas à l'écriture "Prélèvements adhérents" dans dolibarr, il y a peut-être des prélèvements qui ne sont pas encore passés (parce qu'on est au début du mois seulement). Du coup pour vérifier tout de même les soldes :
615
616
> > * * Dans le tableur soustraire les différents crédits S-MONEY déjà passés sur coopaccess du solde coopaccess (en haut)
617
> > * * Soustraire (calculer avec sa petite calculette) le prélèvement visible dans dolibarr du solde dolibarr.
618
619
> * Si ça ne correspond pas, recommencer.
620
> * Cliquer sur le bouton rapprocher pour accéder à la page de rapprochement.
621
> * rapprocher les opérations en renseignant la date du jour (on ne prend pas la peine d'indiquer le type d'opération),
622
> * * **sauf**
623
> * * Les opérations dolibarr pas encore passées sur coopaccess
624
> * * Dans le cas où la somme des crédits S-MONEY ne correspond pas à l'écriture "Prélèvement adhérents", cette dernière écriture, qu'on pourra vérifier le mois suivant.
625
626
## Frais de fonctionnement (nos factures)
627
628
**Enercoop**
629
630
* S'il y en a une nouvelle, récupérer la facture bimensuelle sur https://espace-client.enercoop.fr/mon-espace/accueil/#bienvenue  
631
632
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Enercoop-<date>-NATLFAC\_xx\_xxxxxxxx.pdf  
633
* Passer le montant en charge d'hébergement (vers fournisseurs divers), intitulé "Facture enercoop NATL\_FACxx-xxxxxx" comme sur la facture  
634
* si une facture Enercoop a été prélevée, passer de fournisseur divers vers le compte credit cooperatif "Prelevement enercoop NATL\_FACxx-xxxxxx" (ller trouver le N° de facture corrrespondant dans le cloud)
635
636
**Cogent**
637
638
* Enregistrer la facture  
639
640
* **Payer** la facture
641
642
**Syntis**
643
644
* N'a pas lieu en ce moment, on n'héberge rien chez lui actuellement.
645
646
* Récupérer la facture pour l'hébergement sur https://client.syntis.net  
647
648
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Syntis-<date>-Fxxxxxx.pdf  
649
* Passer le montant en charge d'hébergement, intitulé "Quart de baie etc." comme sur la facture  
650
* Virer le montant de la facture à Syntis (à la fois sur coopanet et sur dolibarr) en mettant le numéro de facture dans l'intitulé, virer également 0.20€ depuis charge services bancaires "frais prélèvement SEPA"
651
652
**Nom de domaine**
653
654
* En juin ou juillet, renouveller sur https://www.bookmyname.com/ : depuis la page d'accueil, cliquer sur la partie "gérer", puis "Liste de vos noms de domaine", puis cocher tous les domaines aquilenet, puis choisir l'action "Renouveler des noms de domaine", payer, faire les virements correspondant.  
655
656
* Le mois d'après, **récupérer** la facture  
657
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/bookmyname-<date>-xxxxxx.pdf
658
659
## Facturations par Aquilenet
660
661
**Établir une facture ADSL pour ceux qui en ont besoin !**
662
663
**penser à mettre à jour :**
664
665
> * Le numéro de facture  
666
> * La date de facture  
667
> * La date dans la désignation  
668
> * La date du prélèvement
669
670
**Vérification**
671
672
> * Vérifier les balances des comptes d'adhérent.e.s, de fournisseurs, et de clients.
673
> * Encaisser (les envoyer par courrier & ajouter dolibarr) les chèques qui restent en mettant le numéro de remise dans le virement
674
> * Lancer les rappels de prélèvements depuis https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/rappel_prelevements.php
675
> * En janvier, faire la compta annuelle
676
677
### Facturations mensuelles
678
679
**saya**
680
681
* fatiha.sabri@h20-16.fr Établir une facture (**Facturer**) l'hébergement et le virer du compte client Saya au compte produit hébergement (**Charger**) en mettant le numéro de facture pour pouvoir s'y retrouver, attention à la cotisation en novembre  
682
* Ils nous virent le paiement.  Mettre aussi le numéro de facture indiqué par saya et visible dans coopaccess, pour savoir ce qu'ils ont payé.
683
684
**L@BX**
685
686
* **charger**: Virer 60€ depuis le compte de Pierre Bourdin vers le comte Produit Hébergement. C'est le montant total de 'hébergement du L@BX.
687
688
* **Facturer** 30€ au nom du L@BX, Pierre paie l'autre moitié personnellement.
689
690
**Guix**
691
692
* **charger** l'hébergement du serveur (75€) et **Facturer**. Ajouter la cotisation en novembre
693
694
**Rosedor**
695
696
* **Charger** et **Facturer** l'hébergement du service Rosedor (260€), plus la cotisation en avril.
697
Mail à envoyer à sophie.ouvrard@rosedor.fr (gestion de la téléphonie) et helene.geneste@rosedor.fr (compta)
698
699
**Elidée**
700
701
* **Facturer** et **charger** l'hébergement du serveur (100€), plus la cotisation vers décembre.
702
703
**Utopia**
704
705
* (Utopia (cotisation en août), envoyer à bordeaux@cinemas-utopia.org et à Patrick Troudet \> besoin facture mensuelle
706
707
**Charlotte Lewden** 
708
709
* cotisation en octobre > nous avons du retard aussi elle sera à faire en novembre
710
711
### Facturations annuelles 
712
713 834
714 1022 pizzacoca
**Avril**
715 834
716 1022 pizzacoca
> **C-P Prod** **facturer** et **charger** 1 an de VM à 20€/mois, donc 240€
717 1015 pizzacoca
718 1022 pizzacoca
**Mai**
719 834
720 1022 pizzacoca
> **Attitudes et Marques** échéancier annuel avec cotisation en mars* 
721 834
722 1022 pizzacoca
**Aout**
723 834
724 1022 pizzacoca
> **Librairie Permaculturelle** échéancier au nom de "Association Ressources-permaculture" avec cotisation en janvier  
725 1015 pizzacoca
726 1022 pizzacoca
**Octobre**
727 1015 pizzacoca
728 1022 pizzacoca
> **CoopAlpha / Mukt**  **facturer** 1 an d'hébergement mezzanine à 20€/mois, donc 240€
729
>  Ils paient par virement
730 1015 pizzacoca
731 1022 pizzacoca
 **Novembre** 
732 1015 pizzacoca
733 1022 pizzacoca
> **Yaal** 100€ de cotisation et 20€ de VM annuelle à facturer
734
> **C-P Prod** **facturer** et **charger** 1 an de VM à 30€/mois, donc 360€, plus la cotisation. 
735 1015 pizzacoca
736 1022 pizzacoca
**Décembre**
737 1015 pizzacoca
738 1022 pizzacoca
> **Nothing to Hide** **facturer** et **charger** 1 an de préfixe IPv4 à 128€ et 1 an de transit à 240€, et une cotisation de 20€.
739 1023 pizzacoca
> **Loïc Prud'homme** envoyer à contact@loicprudhomme.fr - loic.prudhomme@assemblee-nationale.fr  & Tiphaine.Maurin@clb-an.fr -, la cotisation n'est pas à facturer donc 480€
740 1015 pizzacoca
741
## Lignes ADSL
742
743
* **Récupérer** les dernières factures sur https://vador.fdn.fr/adherents (Informations Administratives / Prélèvements), L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/FDN-<date>-xxxxxx.pdf  
744
745
* Si ça n'a pas déjà été fait pendant le rapprochement, virer le montant correspondant de FDN au crédit coopératif  
746 1037 youpi
* Vérifier que la balance du compte de fournisseur FDN retombe à 0 après leur dernière facture, sauf exceptions:
747 834
748 1041 youpi
* fin novembre (donc novembre inclus):
749 1034 youpi
750 1041 youpi
** rien
751 834
752 1041 youpi
* donc au total +0€ -> OK
753 1015 pizzacoca
754
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php
755
756
* S'assurer que les lignes nouvelles ont bien leur date de début correct (voir sur https://vador.fdn.fr/adherents) et que le montant du premier prélèvement est correct sur collect.online  
757
758
* Cliquer sur les boutons charge (sauf pour les anciennes lignes et les lignes actuellement en construction, pour lesquelles il faut regarder le détail de ce qu'il y a à faire)
759
760
* cela va:
761
762
> * Virer la souscription adhérent.e depuis le compte de la ligne vers le produit Lignes ADSL (Abonnement ligne xxx mois année)  
763
> * Virer la souscription adhérent.e depuis l'adhérent.e possédant la ligne vers le compte de la ligne.  
764
> * Virer la souscription FDN depuis la charge Lignes ADSL vers le compte de la ligne  
765
> * Virer la souscription FDN depuis le compte de la ligne vers le fournisseur FDN
766
767
### Contrats
768
769
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/contrats.php  
770
* Cliquer sur les boutons charge des contrats où l'échéance est passée (elle est écrite en rouge). Cela va virer la souscription depuis le compte de l'adhérent.e vers le compte de produit correspondant.
771
772
### Adhésions
773
774
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/cotisations.php
775
* pour chaque adhérent.e apparaissant dans la liste (qui sont ceux avec cotisation en retard):
776
777
* S'il y a un RIB, on va prélever nous-même, donc cliquer sur le bouton charge, ce qui
778
779
> * Vire la cotisation annuelle ou mensuelle depuis l'adhérent.e vers le produit Cotisations.  
780
> * Ajoute la cotisation dans l'adhérent.e.
781
782
* S'il n'y a pas de RIB, on ne sait pas s'il y a lieu d'établir une cotisation, donc cliquer sur le bouton Rappel pour envoyer un mail à l'adhérent.e. Attention: si l'adresse e-mail est en @aquilenet.fr, il faut vérifier si l'adhérent.e relève bien ses mails, et sinon, lui envoyer un courrier papier.  
783
784
* Résilier les retardataires répétés.
785
786
787
### Prélèvements & **injection dans dolibarr**
788
789
* Aller sur collect.online  
790
* Dans Echéances, faire sortir les échéances **du 10 du mois courant au 10 du mois suivant**, cliquer sur Exporter . Attendre quelques secondes, le fichier devrait apparaitre dans la liste obtenue avec "Vos demandes d'export". Attention à bien prendre le bon fichier :) a priori le plus récent est en haut.
791
* Tester le résultat des prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/test_prelevements.php  
792
* Vérifier que ça retombe bien à zéro sinon identifier les raisons
793
794
> * C'est un prélèvements dans collect.online à corriger (le corriger)
795
> * Une erreur existe dans dolibarr (montant d'abonnement, cotisation, sens de paiement ...)
796
> * Situation temporaire (avance ou retard de paiement), dans ce cas documenter dans le champ commentaires de la fiche de compte dolibarr, en précisant la date de régulation prévue. Faire éventuellement un mail à l'adhérent si une action de sa part est requise.
797
798
* **Refaire** un nouvel export, le re-télécharger et refaire le test d'import.
799
* Injecter vraiment les prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/import_prelevements.php  
800
* Vérifier dans l'ensemble des comptes que les adhérent.e.s sont bien retombés à 0. Quand ce n'est pas le cas, modifier le champ Commentaire du compte bancaire correspondant pour noter pourquoi.
801
802
## Anciennes procédures
803
804
conservées ici seulement pour historique.
805
806
  - Dedibox
807
808
* Récupérer la facture pour la dedibox sur https://console.online.net/  
809
810
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Online-<date>\_facture-xxxxxx.pdf  
811
* Lancer php5 online.net.php xxxxxx YYYY-MM-DD pour l'enregistrer dans dolibarr  
812
* Pour l'instant c'est sacha qui paie la facture.  
813
* Le script ci-dessus s'occupe de toutes façons de noter le prélèvement, il n'y a rien de plus à faire.
814
815
* Lancer php5 prelevements.php 2\> /dev/null  
816
817
* ça génère la suite de commandes php5 à lancer (du genre php5 prelevement.php "Prénom Nom" montant "PLVT P NOM ADSL MM/YY"), les lancer, sauf éventuellement ceux qui n'ont pas lieu (e.g. ouverture de ligne fraîche). Attention, cela effectue le virement dans dolibarr, il faut faire donc attention à ne pas lancer le même plusieurs fois.  
818
* Corriger: pour Bernard Imhaus il faut un prélèvement le 8 du mois suivant, sinon ya pas les sous  
819
* Compiler le tout, envoyer au crédit coopératif par fax (0556983013)