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Compta » Historique » Version 1100

pizzacoca, 28/03/2019 22:37

1 877 youpi
# Compta
2 834
3 877 youpi
## Liens rapides dans cette page
4 834
5 878 youpi
  - [Facture fournisseur](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Facture)  
6 1013 pizzacoca
  - [Compta mensuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Compta-mensuelle)  
7 1014 pizzacoca
  - [Compta annuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Compta-annuelle)  
8 878 youpi
  - [Nouvel.le adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-adh%C3%A9rente)  
9
  - [Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-cl%C3%A9-PGP-dune-adh%C3%A9rente)  
10
  - [Nouveau mandat](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-mandat)  
11
  - [Nouvelle ligne ADSL](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-ligne-ADSL)  
12
  - [Migration Ligne ADSL à Liazo](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Migration-ligne-ADSL-%C3%A0-Liazo)  
13
  - [Réception de cotisation](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9ception-de-cotisation)  
14
  - [Encaisser un chèque](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Encaisser-un-ch%C3%A8que)  
15
  - [Résilier une ligne ADSL](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-une-ligne-ADSL)  
16
  - [Nouveau VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-VPN)  
17
  - [Ajouter une IP fixe à un VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-une-autre-IP-fixe-%C3%A0-un-VPN)  
18
  - [Résilier un VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-VPN)  
19
  - [Résilier un adhérent](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-adh%C3%A9rent)  
20
  - [Ajouter de l'espace disque cloud](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-de-lespace-disque-owncloud)  
21
  - [Ajouter du disque local pour une VM](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-local-pour-une-VM)  
22
  - [Ajouter du disque NFS pour une VM](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-NFS-pour-une-VM)  
23
  - [Supprimer du disque](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Supprimer-du-disque-cloud-local-ou-NFS)  
24 880 youpi
  - [Renommer quelqu'un](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Renommer-quelquun)
25 878 youpi
26 834
## autres liens
27
28 879 youpi
  - [TODO list mensuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Todolist_mensuelle)  
29
  - [[compta\_boiteaidées|TODO list un jour]]  
30
  - [La compta publique](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php)  
31
  - [La preuve par neuf de la compta](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/check.php)  
32
  - [La liste des pages dolibarr aux petits ognons pour nous](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet)  
33
  - [La compta adhérent](https://adherents.aquilenet.fr/compta.php)  
34
  - [le cloud](https://cloud.aquilenet.fr/index.php/apps/files/?dir=/Shared/Aquilenet-administration/Compta/adhesions)  
35
  - [coopanet](http://www.coopanet.coop) , Code utilisateur E145498P  
36
  - [collect online](http://collect.online)  
37 834
  - [[dolibarr]]  
38 879 youpi
  - Il y a aussi un [bac à sable dolibarr](https://dolibarr2.aquilenet.fr/)
39 941 pizzacoca
  - [[appli_generation_factures|Application django de génération des factures]]
40 951 youpi
  - les infos publiques envoyées à db.ffdn.org: (http://dolibarr.aquilenet.fr/isp.json)
41 952 youpi
  - les autres infos: (http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/infosplus.php)
42 877 youpi
43 993 pizzacoca
44 992 pizzacoca
45 834
## Doc
46 877 youpi
47
**Tout se passe sur dolibarr**
48 834
49 949 youpi
juste pour info, [Installation d'un nouveau dolibarr](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Installation_dolibarr) , et la liste des dépôts où on stocke nos scripts (référencée aussi sur https://www.ffdn.org/wiki/doku.php?id=formations:compta#travaux_de_la_fede)
50 950 youpi
    * http://git.aquilenet.fr/tools.git             scripts web pour générer des formulaires d'inscription , installé sur gaia:/srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin
51
    * http://git.aquilenet.fr/tools-dolibarr.git    scripts dolibarr pour valider une inscription et les scripts de compta , installé sur hera:/usr/share/dolibarr/scripts/aquilenet
52
    * http://git.aquilenet.fr/htdocs-dolibarr.git   pour gérer les lignes ADSL de manière sympa dans Dolibarr , installé sur hera:/usr/share/dolibarr/htdocs/aquilenet
53
    * http://git.aquilenet.fr/adherents.git         pour l'espace adhérents, en dolibarr aussi, installé sur hera:/srv/adherents
54 834
55
Les mails sont envoyés à tresorier@aquilenet.fr qui est un alias pour la liste tresorier@listes.aquilenet.fr qu'on peut gérer sur https://listes.aquilenet.fr/sympa/admin/tresorier
56 877 youpi
57
Ancien svn, n'est plus utilisé désormais  
58 834
svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/factures-fournisseurs  
59
svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/adhesions
60
61
Il est sans doute utile d'aller consulter d'abord la doc de FDN: https://wiki-adh.fdn.fr/wiki/documentation:notions_de_comptabilite pour comprendre les principes des comptes comptables. Il y a aussi eu un exposé à l'AG 2015 de la FFDN: http://www.aquilenet.fr/docs/compta.pdf
62
63
Voici ci-dessous le plan comptable. Quand on ajoute ou modifie une entrée, il faut penser à mettre à jour (TODO: factoriser dans aquilenet.lib.php):
64 877 youpi
65 834
* le numéro de Réf. du compte en question bien sûr  
66 877 youpi
67
* dans compte\_adherent() dans aquilenet.lib.php  
68
* dans soldes\_accounts(), et tout en bas, dans compta-asso.php  
69
* dans aquilenet.lib.php  
70 834
* dans dolibarr.php
71 877 youpi
72 834
* 05... : Compte de la ligne ADSL 05... Ne fait pas vraiment partie du plan comptable, on ne fait que faire passer les virements par ce compte pour y rassembler tout ce qui concerne une ligne ADSL donnée.  
73 877 youpi
74
* 12000000 : Compte de bilan  
75
* 1200xxxx : Compte d'exercice de l'année xxxx  
76
* 40100001 : Fournisseur Online.net  
77
* 40100002 : Fournisseur Bookmyname  
78
* 40100003 : Fournisseur divers  
79
* 40100004 : Fournisseur FDN  
80
* 40100005 : Fournisseur Syntis  
81
* 40100006 : Fournisseur Kazar  
82
* 40100007 : Fournisseur Cogent  
83
* 40100008 : Fournisseur Anteor  
84
* 40100009 : Fournisseur Orange  
85
* 40100010 : Fournisseur RIPE  
86
* 40100011 : Fournisseur OVH  
87
* 41100xyz : Compte de l'adhérent.e xyz  
88
* 41101000 : Donateur divers  
89
* 41101001 : Clients divers  
90
* 41102xyz : Compte du client xyz  
91
* 51120000 : Remise de chèque  
92
* 51190000 : Prélèvements  
93
* 51200001 : Crédit coopératif  
94
* 53140000 : Caisse  
95
* 60000000 : Charge Lignes ADSL  
96
* 60400001 : Charge dedibox  
97
* 60400002 : Charge nom de domaine  
98
* 60400003 : Charge hébergement  
99
* 60400004 : Charge IP  
100
* 60400005 : Charge transit  
101
* 60630000 : Charge matériel petit équipement  
102
* 21830000 : Charge matériel informatique  
103
* 60700000 : Charge marchandise goodies  
104
* 60700001 : Charge marchandise briques  
105
* 61100000 : Charge installation  
106
* 61600000 : Charge assurance  
107
* 62310000 : Charge annonces et insertions  
108
* 62360000 : Charge stickers  
109
* 62610000 : Charge timbres et frais postaux  
110
* 62620000 : Charge livraison  
111
* 62700000 : Charge service bancaire  
112
* 62800000 : Charge Diverses  
113
* 63500000 : Charge taxe achat étranger  
114
* 70400000 : Produit installation  
115
* 70600000 : Produit lignes ADSL  
116
* 70600001 : Produit VPN  
117
* 70700000 : Produit marchandise goodies  
118
* 70700001 : Produit marchandise briques  
119
* 70830000 : Produit hébergement  
120
* 70830001 : Produit transit  
121
* 70830002 : Produit stockage  
122
* 70830003 : Produit IP  
123
* 74000000 : Produit cotisations  
124
* 76000000 : Produit parts CC  
125 834
* 77000000 : Produit Dons
126 877 youpi
127 1002 pizzacoca
**En résumé**
128 877 youpi
129 834
  - Pour les comptes en banque et tiers (adhérent.e.s, fournisseurs), c'est négatif quand on leur a donné de l'avance de sous, et c'est positif quand on leur en doit (i.e. on est du côté "banquier" \!) Ainsi:
130 877 youpi
131 834
* C'est donc normal que les comptes en banque soient négatif, au contraire: c'est la banque qui nous doit des sous :) C'est exactement l'opposé de ce qui apparaît dans le compte chez la banque.  
132 877 youpi
133
* Si un.e adhérent.e est strictement négatif, il nous doit des sous, il faut lui prélever.  
134
* Si un.e adhérent.e est strictement positif, c'est qu'il a payé des trucs pour l'asso. Soit on lui rembourse, soit on ne lui prélève pas quelques mois.  
135
* Si un fournisseur est strictement positif, c'est qu'on lui doit des sous, il reste une facture impayée.  
136 872 pizzacoca
* Si un fournisseur est strictement négatif, c'est qu'on lui a donné trop de sous \! Il faut régulariser.
137 877 youpi
138
  - Pour les comptes de charge et de produit, c'est plus habituel:
139
140
* Une charge, c'est des sous en moins qui vont alimenter un fournisseur  
141
142
* Un produit, c'est des sous en plus qui viennent d'adhérent.e.s.
143
144
  - Pour les comptes en banque, on doit faire le "rapprochement" avec le relevé de compte. **Attention**, rapprocher rend l'écriture inchangeable. Il ne faut donc rapprocher qu'avec le relevé de compte confirmant l'opération sous les yeux.
145 834
146
Par exemple, voici pour un don et pour un paiement de facture:
147 877 youpi
148 1003 pizzacoca
**Don**
149 834
150
Par un.e adhérent.e
151 877 youpi
152
  - On vire le montant depuis son compte vers le compte produit don.Il nous doit donc maintenant des sous.
153
  - Le virement ou prélèvement est ordonné, on vire le montant depuis le
154
  - compte bancaire vers le compte de l'adhérent.e. Il ne nous doit plus de sous.
155 834
  - Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
156 877 youpi
157 864 pizzacoca
Si c'est une personne qu'on ne reverra pas souvent, on peut utiliser le  
158 834
compte "Donateur divers" à la place du compte d'un compte d'adhérent.e.
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160 1004 pizzacoca
**Facture de fournisseur**
161 864 pizzacoca
162 834
Un fournisseur nous envoie une facture pour un service
163 877 youpi
164 989 pizzacoca
* On vire chaque élément de la facture depuis le compte de charge correspondant vers le compte de fournisseur. On lui doit donc des sous
165
166
* Lorsque l'on paie la facture, on vire le montant depuis le compte fournisseur vers le compte bancaire. On ne lui doit plus de sous.
167
168
* Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
169
170
* Lors d'un virement fait à un fournisseur on indique le numéro de facture (numéro invoice pour cogent par exemple)correspondant dans les trois champs 
171
172
> * motif du virement
173
> * Référence de l'opération
174
> * Référence de bout en bout
175
176
* Contacts Facturation Cogent : N° +33 (0) 1 49 03 18 00 billingeu@cogentco.com
177 877 youpi
178 834
## Nouvel.le adhérent.e
179
180 870 pizzacoca
Sur réception d'une demande d'adhésion
181 877 youpi
182
  - Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.
183
  - Corriger éventuellement des typos ou ajouts à la main sur le formulaire (majuscules, type d'adherent, numero de tel, adresse mail)
184
  - Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvel_adherent.php, cela crée l'adhérent.e dans dolibarr, et du coup aussi dans LDAP, et donc une adresse mail etc., ainsi qu'un compte de compta tiers pour lui, ça l'inscrit à asso@listes.aquilenet.fr, et ça lui maile une bienvenue
185 942 youpi
  - S'il y a une commande de VPN, ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
186
  - * Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main: aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe. Utiliser `mkpasswd -m sha-512` pour le crypter, et alors la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."
187
  -  * Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
188 877 youpi
  - Dans les comptes, virer depuis son compte d'adhérent.e vers le "produit cotisations" le droit d'entrée ou la cotisation, titre "Cotisation Machin Truc 2011"
189
  - Dans sa fiche dolibarr adhérent.e, ajouter l'adhésion dans l'onglet adhésions
190 1038 youpi
  - Virer la cotisation depuis son compte vers le produit cotisation
191 973 youpi
  - puis, selon le mode de règlement, avec la date du jour:
192 877 youpi
193 973 youpi
* Si c'est un chèque, virer depuis le compte de remises vers son compte
194 877 youpi
195
* Si c'est en liquide, virer depuis la caisse vers son compte  
196
* Si c'est un virement, virer depuis le compte bancaire vers son compte (et rapprocher plus tard)  
197 834
* Si c'est un prélèvement, voir ci-dessous.
198 877 youpi
199 870 pizzacoca
  - Si l'adresse e-mail n'a pas été précisée, envoyer une lettre de bienvenue papier. Voir le courrier type dans le cloud dans adhesions
200 877 youpi
201 834
  - S'il y a un mandat
202 877 youpi
203 834
* Archiver le mandat original.  
204 877 youpi
205 834
* Ajouter l'adhérent.e dans la partie prélèvement de collect.online, On utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
206 877 youpi
207 834
* Si c'est juste une adhésion ou un abonnement VPN, faire un prélèvement régulier annuel ou mensuel  
208 877 youpi
209 834
* Si c'est un abonnement ADSL, on crée l'échéancier plus tard, une fois la ligne effectivement construite.
210 877 youpi
211 834
  - S'il y a une souscription à une ligne ADSL
212 877 youpi
213 834
* Toute la compta est faite automatiquement par le script, il y a juste à archiver la demande dans le cloud  
214 877 youpi
215
* [Vérifier l'éligibilité de la ligne](https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi) et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total  
216
* Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter *toutes* les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.  
217 834
* Envoyer un aimable mail de confirmation à suivi-adsl at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr pour permettre d'identifier la ligne ne pas oublier de préciser qu'il vient d'"aquilenet", donner le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent.
218 877 youpi
219 834
* Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP, noter IPv4, préfixe IPv6, login et mot de passe (lisibles aussi sur http://vador.fdn.fr/adherents) dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne, et forwarder le mail à l'abonné en corrigeant un peu.  
220 877 youpi
221 834
* Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
222 877 youpi
223 834
* Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence  
224 877 youpi
225
* Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone  
226 834
* Quand l'ouverture de ligne est effective,
227 877 youpi
228 885 youpi
* * forwarder le mail à l'abonné  
229
* * aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,  
230
* * créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec un premier prélèvement manuel correspondant aux FAS + mois partiel, et le prélèvement automatique mensuel.  
231
* * Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:
232 877 youpi
233 834
* La référence et le libellé du compte de compta  
234 877 youpi
235 834
* Dans la Note de l'adhérent.e
236 877 youpi
237 834
  - S'il y a une commande de VPN,
238 877 youpi
239 1039 youpi
* Vérifier le tarif du contrat vpn sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php
240
241 834
* Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
242 877 youpi
243
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0  
244
ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1  
245 834
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
246 877 youpi
247 852 youpi
où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers).
248 877 youpi
249 834
  - Archiver le tout: scanner tous les documents, ajouter au cloud, dans adhesions
250 877 youpi
251
  - FIXME: broken, Sur l'atelier, ajouter l'adhérent.e au projet aquilenet.
252
253
## Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e
254
255 907 youpi
  - Sur hera, lancer la récupération de la clé à partir du fingerprint:
256 877 youpi
257 944 youpi
sudo -u www-data gpg --keyserver pgp.mit.edu --homedir /srv/adherents/.gnupg/ --recv-key XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
258 877 youpi
259 907 youpi
  - Retrouver l'adhérent dans Dolibarr, suivre le "lien tiers Dolibarr", aller dans la fiche, la modifier, découper le fingerprint complet de la clé GPG en 4 paquets de 10 chiffres hexa, les mettre dans les cases Id professionnel 1 à 4.
260 877 youpi
261
## Nouveau mandat
262 837 youpi
263 834
Sur mandat arrivé après la demande d'adhésion ou mise à jour,
264 877 youpi
265 834
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , pour pouvoir faire un copier/coller des numéros iban et bic  
266 877 youpi
267
* Copier/coller dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouveau_mandat.php  
268
* Archiver le mandat.  
269
* Si c'est juste un changement de compte, dans collect.online, modifier juste dans le débiteur le numéro de compte.  
270
* Si c'est un nouveau service pour un débiteur existant, avec le même compte, dans collect.online, ajouter l'échéancier.  
271 834
* Si c'est un nouveau débiteur, ajouter l'adhérent.e dans collect.online, on utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
272 877 youpi
273
## Nouvelle ligne ADSL
274 834
275
Sur souscription de ligne ADSL pour un.e adhérent.e existant.
276 877 youpi
277 834
* [Vérifier l'éligibilité de la ligne](https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi) et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total, cela permet notamment de savoir si c'est un numéro actif ou inactif.  
278 877 youpi
279
* Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter *toutes* les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.  
280
* Envoyer un mail de confirmation à suivi-adsl at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr avec comme informations dans le corps "aquilenet", le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent. Ce n'est pas un traitement automatique, rédiger le mail correctement.  
281
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.  
282
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste vpn@, et ajoute l'éventuel mandat  
283
* Ajouter, s'il.elle n'y est pas déjà, l'adhérent.e dans collect.online, la référence d'adhérent.e est lisible en allant cherche l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.  
284 834
* Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
285 877 youpi
286 834
* Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP, noter IPv4, préfixe IPv6, login et mot de passe (lisibles aussi sur http://vador.fdn.fr/adherents) dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne, et forwarder le mail à l'abonné en corrigeant un peu.  
287 877 youpi
288 834
* Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
289 877 youpi
290 834
* Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence  
291 877 youpi
292
* Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone  
293
* Quand l'ouverture de ligne est effective,
294
295 885 youpi
* * forwarder le mail à l'abonné  
296
* * aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,  
297
* * créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant. Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour inclure les FAS + mois partiel.  
298
* * modifier l'échéancier pour ajouter la cotisation annuelle s'il n'y en a pas déjà  
299
* * Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:  
300
* * La référence et le libellé du compte de compta  
301
* * Dans le champ note de l'adhérent
302 834
303 841 blagoi.iakov
Oui, c'est cracra de mettre le montant, il faudrait faire un lookup dans la base des tarifs (TODO). Pour l'instant c'est plus simple ainsi.
304 877 youpi
305 840 youpi
## Migration ligne ADSL à Liazo
306 834
307
Lorsqu'un adhérent demande à migrer sa ligne vers Liazo.
308
309
La migration sera effective au début du bimestre suivant seulement (si on commande avant le 15 du deuxième mois du bimestre en cours, sinon c'est encore après).
310 877 youpi
311 849 blagoi.iakov
* Dans l'espace adhérent chez FDN, retrouver la ligne, et cliquer sur "Changer le débit ou l'option"  
312 877 youpi
313
* Choisir l'option voulue: dégroupage total ou non.  
314
* Renommer le compte de compta de la ligne en "Reconstr Ligne 0123456789".  
315
* Corriger son option, du genre 80MLiazoOrange (pas de dégroupage) ou 80MLiazoOrangeNu (dégroupage total).  
316 834
* On reçoit régulièrement des mails pour la progression de la construction.
317 877 youpi
318 834
* Quand on reçoit le mail parlant du changement de login, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans le champ Commentaire de la ligne.  
319 877 youpi
320
* Si on reçoit un mail parlant du changement de numéro de téléphone, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans la ligne (à la fois la référence et le nom du compte) et dans la note de l'abonné  
321 834
* Une fois la construction faite, facturer les frais de migration à la fin du mois suivant.Modifier l'échéancier (l'adhérent.e sera prévenu par un script après avoir réalisé l'injection)
322 877 youpi
323 834
* Avant de faire la première facturation au nouveau tarif:
324 877 youpi
325 886 youpi
* * corriger les tarifs client/fournisseur  
326 877 youpi
327 886 youpi
* * Si c'est un dégroupage total, mettre à jour le numéro de la ligne
328 877 youpi
329 886 youpi
* * * Dans la référence et le libellé du compte de compta  
330 877 youpi
331 886 youpi
* * * Dans la Note de l'adhérent.e
332 877 youpi
333 886 youpi
* * Renommer le compte de compta en "Ligne 0123456789"  
334 877 youpi
335 886 youpi
* * corriger le montant de prélèvement sur collect.online
336 877 youpi
337
## Réception de cotisation
338
339
  - Dans le module adhérents
340
341
* retrouver l'adhérent.e dans la liste,  
342
343
* aller dans l'onglet adhésions/cotisations  
344
* ajouter l'adhésion: mettre comme fin un jour avant l'anniversaire suivant.
345
346
  - Répercuter l'adhésion dans la compta en virant depuis l'adhérent.e vers le produit cotisation
347
  - Encaisser le montant (chèque: voir ci-dessous, liquide: passer sur le compte d'un trésorier qui se fait prélever et qui encaissera le liquide)
348
349
## Encaisser un chèque
350 834
351
Pour éviter d'en envoyer tous les 36s du mois, plutôt que virer directement depuis le compte bancaire, on vire temporairement depuis un compte "Remises de chèques".
352 877 youpi
353
  - Vérifier l'ordre du chèque.
354
  - Signer le chèque au dos
355 974 youpi
  - Virer depuis le compte "Remises de chèques" vers le compte de l'adhérent.e, avec la date du jour. Ainsi on sait que l'adhérent.e a payé, mais il nous reste des chèques à encaisser, stockés sur une étagère.
356 972 youpi
  - Lors du dépôt d'une remise des chèques qui se sont entassés, virer le montant total de la remise de chèques depuis le compte bancaire vers le compte de remises de chèque, avec le numéro de remise pour rapprocher facilement, et la date de la remise de chèques.
357 834
  - Quand confirmé, rapprocher.
358 877 youpi
359 834
## Résilier une ligne ADSL
360 877 youpi
361
  - Charger sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/adsl.php les derniers mois complets
362
  - Renommer le compte de compta de la ligne en "Résiliation Ligne xxxx"
363
  - La facturation chez Nerim est bimensuelle, donc il faut faire remonter la demande au suivi-adsl at fdn dot fr avant le 15 du deuxième mois du bimestre, pour éviter de payer un autre bimestre pour l'ADSL. Il vaut mieux faire remonter le plus tôt possible pour éviter de payer la partie transit de FDN.
364
  - mailer donc suivi-adsl arobase fdn point fr en donnant simplement le numéro de ligne et le nom de l'adhérent.e pour vérification, avec la date de résiliation souhaitée.
365 887 youpi
  - Lorsque la compta FDN est faite pour le dernier mois (qui comporte éventuellement une partie abonnée et une partie relicat facturée à prix coûtant), faire la compta pour la ligne à la main (TODO: automatiser):
366 877 youpi
367 929 youpi
*****
368 928 youpi
369 940 pizzacoca
### Facture mois plein
370
371 930 youpi
* Pour les mois avant le mois où la résiliation est effective (donc les mois où le service a été permanent)
372 936 youpi
* * Utiliser le lien "charge" pour charger ces mois entiers. Il faut enlever temporairement le mot "Résiliation " pour que le script accepte de faire la charge automatiquement.
373 834
374 940 pizzacoca
### Facture du mois de résiliation
375
376 930 youpi
* Pour le mois pendant lequel la résiliation a lieu (donc le mois où le service est donc partiel)
377 927 youpi
* * On ne veut prendre de marge que sur la période où il y a effectivement eu un service. Il faut donc compter combien cela fait:
378
* * * notre marge: (tarif Aquilenet - tarif FDN) \* prorata du mois abonné)
379
* * Et y ajouter ce que FDN nous a fait payer
380
* * Facturer cela
381 940 pizzacoca
382
### Facture des mois post résiliation
383 927 youpi
384 930 youpi
* Pour les mois après le mois où la résiliation a été effective (donc le mois où il n'y a aucun service)
385 927 youpi
* * Facturer juste ce que FDN nous a fait payer
386 928 youpi
387 929 youpi
*****
388 927 youpi
389
* Pour facturer:
390
* * Virer ce montant de la ligne ADSL vers le produit ADSL  
391
* * Virer ce montant de l'adhérent.e vers la ligne ADSL  
392
* * Virer le montant FDN de la charge ADSL vers la ligne ADSL  
393 931 youpi
* * Virer le montant FDN de la ligne ADSL vers le fournisseur FDN.  
394 877 youpi
* Établir le prélèvement des derniers mois à la main sur collect.online.  
395 933 youpi
* S'il n'a plus d'abonnement, supprimer le numéro de compte dans la fiche tiers de l'adhérent  
396 877 youpi
* Renommer le libellé du compte de la ligne en "Ancienne Ligne xxxx"  
397 834
* Ajouter à la fin de la Ref. du compte de la ligne ".0" (ou plus), et mettre à jour la référence dans la Note de l'adhérent.e (c'est pour le cas où un autre adhérent reprendrait cette même ligne, pour que ça soit vraiment un autre abonnement).
398 946 youpi
* Une fois la dernière échéance passée, désactiver l'échéancier chez collect.online : modifier l'échéancier pour bloquer tous les mois (vraiment le modifier, pas juste bloquer des échéances précises 
399 947 youpi
* S'il n'a plus d'abonnement, désabonner de la liste adsl@
400 877 youpi
401
## Nouveau VPN
402 834
403
Sur souscription de VPN pour un.e adhérent.e existant.
404 877 youpi
405
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.  
406 834
407
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste vpn`, et ajoute l'éventuel mandat: TODO: vérifier que le numéro de compte se retrouve bien enregistré, dans le tiers correspondant à l'adhérent.e, dans sa fiche.
408 942 youpi
  * ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
409 1097 pizzacoca
  * Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main :
410
411
> Retrouver le mot de passe dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe.
412
413
> ~~~
414
> # On crypte le mot de passe :
415
> mkpasswd -m sha512 mot-de-passe 
416
> ~~~
417
418
la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."  
419 942 youpi
  * Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
420 877 youpi
421 1040 youpi
* Vérifier le tarif du contrat sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php
422 877 youpi
* Ajouter, s'il n'y est pas déjà, l'adhérent.e dans collect.online, la référence d'adhérent.e est lisible en allant cherche l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.  
423
* créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant. Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour le premier mois partiel.  
424
* corriger les prélèvements anniversaire pour y ajouter la cotisation.  
425 834
* Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
426 877 youpi
427 834
* Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
428 877 youpi
429
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0  
430
ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1  
431 834
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
432 877 youpi
433 834
où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers). Éventuellement il y a déjà un fichier `disponible.pour.ip.fixe` qui vient d'un précédent désabonnement.
434 877 youpi
435 834
## Ajouter une autre IP fixe à un VPN
436 877 youpi
437
* Si l'adhérent veut une 2e IP fixe, il suffit d'ajouter la route dans son /etc/openvpn/ccd sur  
438 834
iris et demeter:
439 877 youpi
440
iroute 185.233.101.m 255.255.255.255  
441 834
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:m::/64
442 877 youpi
443 834
## Résilier un VPN
444 877 youpi
445 834
* Sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php repérer le contrat  
446 877 youpi
447
* Charger éventuellement le dernier mois  
448
* Cliquer sur le contrat (2e colonne)  
449
* Cliquer sur le bouton Modifier en face de "Statut du service ... En service", pour clôturer le service.  
450
* Désactiver le login sur iris et demeter dans /etc/openvpn/password en mettant juste un \# en tête de ligne.  
451
* Renommer l'éventuel fichier dans ccd/ en disponible.pour.ip.fixe.xxx pour libérer l'IP  
452 834
* Désabonner de la liste vpn@
453 877 youpi
454
## Résilier un adhérent
455
456
* Dans la liste dans le module Adhérents, cliquer sur la croix rouge pour résilier.  
457
458
* Désinscrire de la [liste asso](https://listes.aquilenet.fr/sympa/review/asso)  
459 1099 pizzacoca
* Désactiver le compte ldap en changeant le mot de passe dans sa fiche adhérent.e dolibarr pour qu'il ne puisse plus se logguer. 
460 1100 pizzacoca
> dans le cas d'une demande de suppression totale des mails, aller sur hera
461 1099 pizzacoca
 `sudo rm -rf /srv/vmail/aquilenet.fr/prenom.nom`
462 877 youpi
* Supprimer les comptes utilisateurs autres.  
463
* Enlever les permissions dans l'atelier.
464
465
## Ajouter de l'espace disque owncloud
466 834
467
TODO: automatiser la partie dolibarr
468 877 youpi
469
  - se logguer sur nextcloud avec son compte habituel (qui est dans le groupe admin, pour le vérifier aller dans paramètres et vérifier le(s) groupe(s))
470
  - Dans le menu en haut à droite, choisir Utilisateurs
471
  - retrouver l'utilisateur dans la liste
472
  - changer son quota
473
  - noter son uuid
474
  - sur sayanet, dans /home/aquilenet-backup/BackItUp/BackItUp.conf, ajouter l'uuid à la liste\_exclusions
475
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-owncloud", choisir la quantité en Go/an, ajouter, modifier éventuellement le tarif
476
  - valider
477
  - modifier le statut du service en l'activant avec comme date de terminaison 2099
478
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
479 834
  - établir le prélèvement automatique sur collect.online
480 877 youpi
481 922 youpi
## Ajouter une facturation de VM ou serveur à prix libre
482
483
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "heb-mezza" ou VM, mettre 1 unité.
484
  - changer le prix unitaire pour mettre le prix libre.
485
  - valider le contrat
486
  - activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
487
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
488
  - Créer la VM ou installer le serveur
489
490 834
## Ajouter du disque local pour une VM
491
492 1024 youpi
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-local", choisir la quantité en Go/an, changer éventuellement le tarif.
493 877 youpi
  - valider le contrat
494
  - activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
495
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
496 834
  - Créer la VM
497 877 youpi
498 834
## Ajouter du disque NFS pour une VM
499 877 youpi
500 1025 youpi
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-NFS", choisir la quantité en Go/an, changer éventuellement le tarif.
501 877 youpi
  - valider le contrat
502
  - activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
503
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
504 834
  - Voir https://atelier.aquilenet.fr/projects/infrastructure/wiki/NFS pour la création du volume, et mettre le quota.
505 877 youpi
506 834
## Supprimer du disque cloud, local ou NFS
507 877 youpi
508
  - [dans dolibarr](http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php) retrouver le contrat correspondant à la VM, cliquer sur le numéro de contrat.
509
  - Cliquer sur l'icône modifier à droite de "Statut du service", mettre la date de fin de service et cliquer sur Clôturer
510 834
  - Faire l'action adminsys correspondante.
511 877 youpi
512 834
## Et sourtout
513 877 youpi
514 834
Pour vérifier qu'il n'y a pas d'erreur, regarder la somme des soldes tout en bas de [la compta publique](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php), ça doit retomber à zéro.
515 877 youpi
516 834
## Supprimer un essai
517
518
On n'efface pas ce qui a existé réellement, mais on peut avoir besoin de supprimer un test.
519 877 youpi
520
  - Supprimer l'adhérent.e
521
  - Dans compta/tréso, Clients, choisir le client, regarder la fiche, supprimer
522 834
  - Supprimer le compte de compta
523 877 youpi
524 834
## Modifier les tarifs
525 877 youpi
526 834
  - Modifier dans sous.ods dans les recettes des produits.
527 877 youpi
528 834
* Dans gaia, /srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin, modifier eligibilite.cgi  
529 877 youpi
530
* Dans dolibarr, Services, modifier le/les services concernés  
531 834
* Dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/ , aller voir les lignes concernées, modifier le champ commentaire.
532 877 youpi
533
  - Dans les formulaires, modifier adsl-tail.inc, recompiler, commiter, svn up dans /srv/si/formulaires, copier adsl\*.pdf dans /srv/www/aquilenet.fr/docs/
534 834
  - Sur le site web, modifier http://www.aquilenet.fr/node/8
535 877 youpi
536
## Renommer quelqu'un
537 834
538
C'est galère et technique, mais pas impossible. Il faut (au moins, difficile d'être sûr qu'on n'ait rien oublié)
539 877 youpi
540
  - Dans sa fiche adhérent, changer nom/prénom, login, email
541
  - Sur hera, dans /home/vmail/aquilenet.fr, renommer le répertoire
542
  - Dans la fiche tiers dolibarr, change nom/prénom
543
  - Renommer son compte de compta, voire les écritures
544
  - Dans la liste des contrats, renommer au besoin (eh non dolibarr n'a pas l'air d'avoir d'interface pour ça, il faut le faire à la main en SQL...)
545
  - Renommer son accès vpn
546 834
  - Supprimer l'ancien utilisateur dans l'atelier
547 953 youpi
548
## Ajouter un type de service
549
550
Dans le module service, cliquer sur Nouveau service.
551
552
Peu importe la référence et libellé du service.
553
554
Bien mettre la durée: 1 année ou 1 mois.
555
556
Mettre le prix en TTC et mettre la TVA à 0%
557
558
Dans le script aquilenets/contrats.php, ajouter dans le switch pour choisir le compte de produit à créditer.
559 1015 pizzacoca
560 1017 pizzacoca
# Compta annuelle
561
562
Faire le bilan d'exercice:
563
564
  - Créer un compte de référence 120020xx, de libellé "Exercice 20xx", de type "Compte bancaire épargne/placement", puis le modifier pour désactiver la fonction de rapprochement.
565 1042 youpi
  - Vérifier que les fournisseurs sont à 0, corriger le cas échéant
566 1017 pizzacoca
  - Vider chaque compte produit et charge vers ce compte, à l'aide de virements "Exercice 20xx Charge truc". Cela remet donc à zéro tous les comptes de produit et charge.
567 1045 youpi
  - En faire un bilan d'exercice dans sous.ods dans une nouvelle feuille "20xx": copier la feuille de l'année d'avant, corriger les montants des charges et produits
568 1043 youpi
  - Virer l'exercice sur le compte "Bilan", avec l'intitulé "Exercice 20xx" . Le compte d'exercice 20xx est donc tombé à zéro.
569 1017 pizzacoca
570
Faire le bilan comptable (inverser tous les signes pour que ce soit plus intuitif à comprendre) dans sous.ods
571
572
  - Actif:
573
574
* les comptes courants et épargnes vont en actifs.  
575
576
* les comptes tiers **négatifs** vont en créances (on devrait recevoir ces sous-là un jour)
577
578
  - Passif:
579
580
* Le compte "Bilan" (avant virement de l'exercice de l'année) va dans "Exercices passés"  
581
582 1047 youpi
* les comptes tiers **positifs** vont en dettes (on a encore ça à payer), selon que c'est temporaire ou non.
583 1017 pizzacoca
584
Vérifier que les deux totaux correspondent
585
586
Mettre à jour sous.ods:
587
588 1048 youpi
  - Télécharger sous.csv depuis dolibarr: https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/export_sous.php
589 1017 pizzacoca
  - ouvrir sous.csv en n'utilisant **que** le point-virgule comme séparateur
590 1050 youpi
  - copier/coller son contenu dans la feuille adhérents\_import de sous.ods
591 1017 pizzacoca
  - mettre à jour la feuille historique depuis la feuille Situation
592 1051 youpi
  - étebndre la plage de données des graphes dans la feuille Graphes
593 1052 youpi
  - Vérifier les feuilles Situation et Bilan mensuel, imprimer les feuilles Situation, Graphes, Bilan mensuel, et 20xx
594 1017 pizzacoca
595 1015 pizzacoca
# Compta mensuelle
596
597
* voir les TODO sur https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Todolist_mensuelle
598
599
* Attention, en Janvier, ne faire d'abord que les opérations concernant Décembre, puis faire la compta annuelle, puis faire les opérations concernant Janvier
600
601
### Vérification rejets de prélèvement :
602
603
* Vérifier sur collect.online s'il y a eu des rejets sur le dernier prélèvement: depuis la page d'accueil, le bouton "Traiter" à droite de "impayées" en rouge (même s'il indique 0, il peut y en avoir...)
604
605
> * Aller vérifier sur coopacces: s'il y a effectivement un débit S-MONEY correspondant, utiliser cette date-là pour réaliser des virements inverses entre les adhérents concernés et le compte du crédit coopératif, qui du coup doivent de nouveau la créance. 
606
> * Sinon, c'est que le prélèvement n'a même pas été essayé, mettre la même date que le prélèvement. dans ce cas baisser d'autant le montant du prélèvement global des adhérents (Prélèvements adhérents XX/XXXX) et virer depuis les comptes des adhérents concernés vers le compte prélèvements.
607
> * Augmenter d'autant le prélèvement suivant, et vérifier avec l'adhérent pour que le prélèvement puisse se faire
608
609
### Rapprochement :
610
611
* Aller sur https://www.credit-cooperatif.coop/Entreprises/Banque-au-quotidien/Coop-access , demander l'export des écritures du compte bancaire pour ouvrir dans un tableur
612
613
* aller https://dolibarr.aquilenet.fr/compta/bank/account.php?account=1, comparer: on peut par exemple prendre chaque écriture de dolibarr depuis la date du dernier rapprochement, et cocher dans le tableur
614
615
> * Attention, les crédits S-MONEY dans coopaccess correspondent à l'écriture "Prélèvements adhérents" dans dolibarr. Si ça ne correspond pas c'est éventuellement normal, cf plus bas.
616
> * Il y a un débit S-MONEY dans coopaccess correspondant aux frais bancaires
617
> * Les autres débits S-MONEY éventuels dans coopaccess correspondent à de rejets de prélèvement, cf ci-dessus
618
619
* Enrichir dolibarr des opérations non cochées.
620
* Vérifier le sens des opérations non rapprochées
621
* Vérifier que la ligne "solde actuel" dolibarr est égale au solde sur coopacces.
622
623
> * Si la somme des crédits S-MONEY dans coopaccess ne correspond pas à l'écriture "Prélèvements adhérents" dans dolibarr, il y a peut-être des prélèvements qui ne sont pas encore passés (parce qu'on est au début du mois seulement). Du coup pour vérifier tout de même les soldes :
624
625
> > * * Dans le tableur soustraire les différents crédits S-MONEY déjà passés sur coopaccess du solde coopaccess (en haut)
626
> > * * Soustraire (calculer avec sa petite calculette) le prélèvement visible dans dolibarr du solde dolibarr.
627
628
> * Si ça ne correspond pas, recommencer.
629
> * Cliquer sur le bouton rapprocher pour accéder à la page de rapprochement.
630
> * rapprocher les opérations en renseignant la date du jour (on ne prend pas la peine d'indiquer le type d'opération),
631
> * * **sauf**
632
> * * Les opérations dolibarr pas encore passées sur coopaccess
633
> * * Dans le cas où la somme des crédits S-MONEY ne correspond pas à l'écriture "Prélèvement adhérents", cette dernière écriture, qu'on pourra vérifier le mois suivant.
634
635
## Frais de fonctionnement (nos factures)
636
637
**Enercoop**
638
639
* S'il y en a une nouvelle, récupérer la facture bimensuelle sur https://espace-client.enercoop.fr/mon-espace/accueil/#bienvenue  
640
641
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Enercoop-<date>-NATLFAC\_xx\_xxxxxxxx.pdf  
642
* Passer le montant en charge d'hébergement (vers fournisseurs divers), intitulé "Facture enercoop NATL\_FACxx-xxxxxx" comme sur la facture  
643
* si une facture Enercoop a été prélevée, passer de fournisseur divers vers le compte credit cooperatif "Prelevement enercoop NATL\_FACxx-xxxxxx" (ller trouver le N° de facture corrrespondant dans le cloud)
644
645
**Cogent**
646
647
* Enregistrer la facture  
648
649
* **Payer** la facture
650
651
**Syntis**
652
653
* N'a pas lieu en ce moment, on n'héberge rien chez lui actuellement.
654
655
* Récupérer la facture pour l'hébergement sur https://client.syntis.net  
656
657
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Syntis-<date>-Fxxxxxx.pdf  
658
* Passer le montant en charge d'hébergement, intitulé "Quart de baie etc." comme sur la facture  
659
* Virer le montant de la facture à Syntis (à la fois sur coopanet et sur dolibarr) en mettant le numéro de facture dans l'intitulé, virer également 0.20€ depuis charge services bancaires "frais prélèvement SEPA"
660
661
**Nom de domaine**
662
663
* En juin ou juillet, renouveller sur https://www.bookmyname.com/ : depuis la page d'accueil, cliquer sur la partie "gérer", puis "Liste de vos noms de domaine", puis cocher tous les domaines aquilenet, puis choisir l'action "Renouveler des noms de domaine", payer, faire les virements correspondant.  
664
665
* Le mois d'après, **récupérer** la facture  
666
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/bookmyname-<date>-xxxxxx.pdf
667
668
## Facturations par Aquilenet
669
670
**Établir une facture ADSL pour ceux qui en ont besoin !**
671
672
**penser à mettre à jour :**
673
674
> * Le numéro de facture  
675
> * La date de facture  
676
> * La date dans la désignation  
677
> * La date du prélèvement
678
679
### Facturations mensuelles
680
681 1070 pizzacoca
**mémo Facturation sans contrat sous dolibarr**
682
* **Facturer** : Rédiger une facture avec un numéro
683 1088 pizzacoca
* **Charger** : virer du compte de l'adhérent vers le compte produit/service fourni en mettant une référence (n° de facture) pour s'y retrouver.
684 1070 pizzacoca
685
686 1068 pizzacoca
**Yaal**
687 1087 pizzacoca
688 1088 pizzacoca
* Contrat dolibarr ~~n°43~~ **heb-cogent yaal1** Hébergement 1U 240€ /mois    
689
* Contrat dolibarr ~~n°46~~ **bgp-cogent yaal** 60€ /mois    
690 1078 pizzacoca
691 1015 pizzacoca
**saya**
692
693 1085 pizzacoca
* Contrat dolibarr n°37 Hébergement sayanet 288€/mois. ~~(**Charger**) en mettant le numéro de facture pour pouvoir s'y retrouver et le virer du compte client Saya au compte produit hébergement~~     
694
todo : renommer en *heb-cogent sayanet*
695 1098 pizzacoca
* Attention à la cotisation en novembre *facturation de cotisation oubliée en 2018, à rattraper*
696 834
* **Facturer** (établir une facture pour l'hébergement) et l'envoyer à fatiha.sabri@h20-16.fr
697
* Ils nous virent le paiement.  Mettre aussi le numéro de facture indiqué par saya et visible dans coopaccess, pour savoir ce qu'ils ont payé.
698 1015 pizzacoca
699 834
**L@BX**
700
701 1088 pizzacoca
* Contrat dolibarr ~~n°36~~ **heb-vm labx** 60€/mois chez Pierre Bourdin    
702
~~**charger**: Virer 60€ depuis le compte de Pierre Bourdin vers le comte Produit Hébergement C'est le montant total de 'hébergement du L@BX.~~.     
703 834
* **Facturer** 30€ au nom du L@BX, Pierre paie l'autre moitié personnellement.
704 1015 pizzacoca
705 1064 pizzacoca
**Guix**
706 1085 pizzacoca
707 1088 pizzacoca
* Contrat dolibarr ~~n°40~~ **heb-vm guix** 75€/mois. ~~**charger**~~ 
708 834
* **Facturer**. Ajouter la cotisation en novembre
709 1071 pizzacoca
710 834
**Rosedor**
711 1063 pizzacoca
712 1015 pizzacoca
* Contrat dolibarr n°38 VM 200€/mois. ~~**Charger**~~ 
713 1085 pizzacoca
todo : renommer en *heb-vm rosedor1*
714
* Contrat dolibarr n°47 VM 60€/mois. ~~**Charger**~~
715
todo : renommer en *heb-vm rosedor2*
716 834
* **Facturer** l'hébergement du service Rosedor (260€), plus la cotisation en avril.
717 1060 pizzacoca
Mail à envoyer à sophie.ouvrard@rosedor.fr (gestion de la téléphonie) et helene.geneste@rosedor.fr (compta)
718 1015 pizzacoca
719
**Elidée**
720
721 1093 pizzacoca
* Contrat dolibarr ~~n°39~~ **heb-Cogent elidee**. Hébergement: 1U + borne GSM 100€/mois ~~**charger**~~
722 1064 pizzacoca
* **Facturer** l'hébergement du serveur (100€), plus la cotisation vers décembre.
723 834
724 1015 pizzacoca
**Utopia**
725
726
* (Utopia (cotisation en août), envoyer à bordeaux@cinemas-utopia.org et à Patrick Troudet \> besoin facture mensuelle
727
728
**Charlotte Lewden** 
729
730 1064 pizzacoca
* cotisation en octobre
731 1015 pizzacoca
732
### Facturations annuelles 
733
734 834
735 1022 pizzacoca
**Avril**
736 834
737 1095 pizzacoca
> **C-P Prod** **facturer** contrat Dolibarr ~~n°35~~ **heb-vm cpprod-dev**, soit 1 an de VM à 20€/mois, donc 240€ (attention, contrat dolibarr démarré en cours d'année, il faudra sans doute **charger** une partie de l'année.
738 1015 pizzacoca
739 1096 pizzacoca
**Mai** 
740 834
741 1022 pizzacoca
**Aout**
742 834
743 1022 pizzacoca
> **Librairie Permaculturelle** échéancier au nom de "Association Ressources-permaculture" avec cotisation en janvier  
744 1015 pizzacoca
745 1022 pizzacoca
**Octobre**
746 834
747 1095 pizzacoca
> **CoopAlpha / Mukt**  
748
> * contrat ~~n°31~~ **heb-mezza bonjour Mukt** à 20€/mois **facturer** 1 an soit 240€
749 1022 pizzacoca
>  Ils paient par virement
750 1015 pizzacoca
751 1022 pizzacoca
 **Novembre** 
752 1015 pizzacoca
753 1082 pizzacoca
> **Yaal** **facturer** :
754 1091 pizzacoca
> * contrat ~~n°383~~ **Disk-local yaal** 20€ de VM annuelle 
755 1083 pizzacoca
> * 100€ de cotisation   
756 1082 pizzacoca
757 1083 pizzacoca
758
> **C-P Prod** **facturer**
759 1094 pizzacoca
> * Contrat Dolibarr ~~n°48~~ **heb-vm cpprod** , soit 1 an de VM à 30€/mois, donc 360€, attention, contrat dolibarr démarré en cours d'année, il faudra sans doute **charger** une partie de l'année.
760 1082 pizzacoca
> * La cotisation. 
761 1015 pizzacoca
762 1022 pizzacoca
**Décembre**
763 834
764 1015 pizzacoca
> **Nothing to Hide** **facturer** et **charger** 1 an de préfixe IPv4 à 128€ et 1 an de transit à 240€, et une cotisation de 20€.
765 1022 pizzacoca
> **Loïc Prud'homme** envoyer à contact@loicprudhomme.fr - loic.prudhomme@assemblee-nationale.fr  & Tiphaine.Maurin@clb-an.fr -, la cotisation n'est pas à facturer donc 480€
766 1096 pizzacoca
> **Attitudes et Marques** Envoyer facture correspondant à l'échéancier annuel envoyé en début d'année. 
767 1015 pizzacoca
768
## Lignes ADSL
769
770
* **Récupérer** les dernières factures sur https://vador.fdn.fr/adherents (Informations Administratives / Prélèvements), L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/FDN-<date>-xxxxxx.pdf  
771
772
* Si ça n'a pas déjà été fait pendant le rapprochement, virer le montant correspondant de FDN au crédit coopératif  
773 1037 youpi
* Vérifier que la balance du compte de fournisseur FDN retombe à 0 après leur dernière facture, sauf exceptions:
774 834
775 1053 youpi
* fin décembre (donc décembre inclus):
776 1034 youpi
777 1041 youpi
** rien
778 834
779 1041 youpi
* donc au total +0€ -> OK
780 1015 pizzacoca
781
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php
782
783
* S'assurer que les lignes nouvelles ont bien leur date de début correct (voir sur https://vador.fdn.fr/adherents) et que le montant du premier prélèvement est correct sur collect.online  
784
785
* Cliquer sur les boutons charge (sauf pour les anciennes lignes et les lignes actuellement en construction, pour lesquelles il faut regarder le détail de ce qu'il y a à faire)
786
787
* cela va:
788
789
> * Virer la souscription adhérent.e depuis le compte de la ligne vers le produit Lignes ADSL (Abonnement ligne xxx mois année)  
790
> * Virer la souscription adhérent.e depuis l'adhérent.e possédant la ligne vers le compte de la ligne.  
791
> * Virer la souscription FDN depuis la charge Lignes ADSL vers le compte de la ligne  
792
> * Virer la souscription FDN depuis le compte de la ligne vers le fournisseur FDN
793
794
### Contrats
795
796
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/contrats.php  
797
* Cliquer sur les boutons charge des contrats où l'échéance est passée (elle est écrite en rouge). Cela va virer la souscription depuis le compte de l'adhérent.e vers le compte de produit correspondant.
798
799
### Adhésions
800
801
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/cotisations.php
802
* pour chaque adhérent.e apparaissant dans la liste (qui sont ceux avec cotisation en retard):
803
804
* S'il y a un RIB, on va prélever nous-même, donc cliquer sur le bouton charge, ce qui
805
806
> * Vire la cotisation annuelle ou mensuelle depuis l'adhérent.e vers le produit Cotisations.  
807
> * Ajoute la cotisation dans l'adhérent.e.
808
809
* S'il n'y a pas de RIB, on ne sait pas s'il y a lieu d'établir une cotisation, donc cliquer sur le bouton Rappel pour envoyer un mail à l'adhérent.e. Attention: si l'adresse e-mail est en @aquilenet.fr, il faut vérifier si l'adhérent.e relève bien ses mails, et sinon, lui envoyer un courrier papier.  
810
811
* Résilier les retardataires répétés.
812
813
### Prélèvements & **injection dans dolibarr**
814
815
* Aller sur collect.online  
816 1066 youpi
* Dans Echéances, faire sortir les échéances **du 10 du mois courant au 10 du mois suivant** (i.e. les prochaines échéances qui vont être prélevées, qu'on n'a pas encore injectées), cliquer sur Exporter . Attendre quelques secondes, le fichier devrait apparaitre dans la liste obtenue avec "Vos demandes d'export". Attention à bien prendre le bon fichier :) a priori le plus récent est en haut.
817 1015 pizzacoca
* Tester le résultat des prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/test_prelevements.php  
818
* Vérifier que ça retombe bien à zéro sinon identifier les raisons
819
820
> * C'est un prélèvements dans collect.online à corriger (le corriger)
821 834
> * Une erreur existe dans dolibarr (montant d'abonnement, cotisation, sens de paiement ...)
822 1015 pizzacoca
> * Situation temporaire (avance ou retard de paiement), dans ce cas documenter dans le champ commentaires de la fiche de compte dolibarr, en précisant la date de régulation prévue. Faire éventuellement un mail à l'adhérent si une action de sa part est requise.
823 834
824
* **Refaire** un nouvel export, le re-télécharger et refaire le test d'import.
825
* Injecter vraiment les prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/import_prelevements.php  
826
* Vérifier dans l'ensemble des comptes que les adhérent.e.s sont bien retombés à 0. Quand ce n'est pas le cas, modifier le champ Commentaire du compte bancaire correspondant pour noter pourquoi.
827 1015 pizzacoca
828 1054 youpi
**Vérification**
829 1015 pizzacoca
830 1054 youpi
> * Vérifier les balances des comptes d'adhérent.e.s, de fournisseurs, et de clients.
831 834
> * Encaisser (les envoyer par courrier & ajouter dolibarr) les chèques qui restent en mettant le numéro de remise dans le virement
832 1055 youpi
> * Lancer les rappels de prélèvements depuis https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/rappel_prelevements.php (ça prend du temps car le script met à jour les clés gpg)
833 1054 youpi
> * En janvier, faire la compta annuelle