Projet

Général

Profil

Compta » Historique » Version 1111

pizzacoca, 04/06/2019 20:24

1 877 youpi
# Compta
2 834
3 877 youpi
## Liens rapides dans cette page
4 834
5 878 youpi
  - [Facture fournisseur](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Facture)  
6 1013 pizzacoca
  - [Compta mensuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Compta-mensuelle)  
7 1014 pizzacoca
  - [Compta annuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Compta-annuelle)  
8 878 youpi
  - [Nouvel.le adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-adh%C3%A9rente)  
9
  - [Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-cl%C3%A9-PGP-dune-adh%C3%A9rente)  
10
  - [Nouveau mandat](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-mandat)  
11
  - [Nouvelle ligne ADSL](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-ligne-ADSL)  
12
  - [Migration Ligne ADSL à Liazo](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Migration-ligne-ADSL-%C3%A0-Liazo)  
13
  - [Réception de cotisation](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9ception-de-cotisation)  
14
  - [Encaisser un chèque](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Encaisser-un-ch%C3%A8que)  
15
  - [Résilier une ligne ADSL](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-une-ligne-ADSL)  
16
  - [Nouveau VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-VPN)  
17
  - [Ajouter une IP fixe à un VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-une-autre-IP-fixe-%C3%A0-un-VPN)  
18
  - [Résilier un VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-VPN)  
19
  - [Résilier un adhérent](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-adh%C3%A9rent)  
20
  - [Ajouter de l'espace disque cloud](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-de-lespace-disque-owncloud)  
21
  - [Ajouter du disque local pour une VM](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-local-pour-une-VM)  
22
  - [Ajouter du disque NFS pour une VM](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-NFS-pour-une-VM)  
23
  - [Supprimer du disque](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Supprimer-du-disque-cloud-local-ou-NFS)  
24 880 youpi
  - [Renommer quelqu'un](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Renommer-quelquun)
25 878 youpi
26 834
## autres liens
27
28 879 youpi
  - [TODO list mensuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Todolist_mensuelle)  
29
  - [[compta\_boiteaidées|TODO list un jour]]  
30
  - [La compta publique](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php)  
31
  - [La preuve par neuf de la compta](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/check.php)  
32
  - [La liste des pages dolibarr aux petits ognons pour nous](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet)  
33
  - [La compta adhérent](https://adherents.aquilenet.fr/compta.php)  
34
  - [le cloud](https://cloud.aquilenet.fr/index.php/apps/files/?dir=/Shared/Aquilenet-administration/Compta/adhesions)  
35
  - [coopanet](http://www.coopanet.coop) , Code utilisateur E145498P  
36
  - [collect online](http://collect.online)  
37 834
  - [[dolibarr]]  
38 879 youpi
  - Il y a aussi un [bac à sable dolibarr](https://dolibarr2.aquilenet.fr/)
39 941 pizzacoca
  - [[appli_generation_factures|Application django de génération des factures]]
40 951 youpi
  - les infos publiques envoyées à db.ffdn.org: (http://dolibarr.aquilenet.fr/isp.json)
41 952 youpi
  - les autres infos: (http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/infosplus.php)
42 877 youpi
43 993 pizzacoca
44 992 pizzacoca
45 834
## Doc
46 877 youpi
47
**Tout se passe sur dolibarr**
48 834
49 949 youpi
juste pour info, [Installation d'un nouveau dolibarr](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Installation_dolibarr) , et la liste des dépôts où on stocke nos scripts (référencée aussi sur https://www.ffdn.org/wiki/doku.php?id=formations:compta#travaux_de_la_fede)
50 950 youpi
    * http://git.aquilenet.fr/tools.git             scripts web pour générer des formulaires d'inscription , installé sur gaia:/srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin
51
    * http://git.aquilenet.fr/tools-dolibarr.git    scripts dolibarr pour valider une inscription et les scripts de compta , installé sur hera:/usr/share/dolibarr/scripts/aquilenet
52
    * http://git.aquilenet.fr/htdocs-dolibarr.git   pour gérer les lignes ADSL de manière sympa dans Dolibarr , installé sur hera:/usr/share/dolibarr/htdocs/aquilenet
53
    * http://git.aquilenet.fr/adherents.git         pour l'espace adhérents, en dolibarr aussi, installé sur hera:/srv/adherents
54 834
55
Les mails sont envoyés à tresorier@aquilenet.fr qui est un alias pour la liste tresorier@listes.aquilenet.fr qu'on peut gérer sur https://listes.aquilenet.fr/sympa/admin/tresorier
56 877 youpi
57
Ancien svn, n'est plus utilisé désormais  
58 834
svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/factures-fournisseurs  
59
svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/adhesions
60
61
Il est sans doute utile d'aller consulter d'abord la doc de FDN: https://wiki-adh.fdn.fr/wiki/documentation:notions_de_comptabilite pour comprendre les principes des comptes comptables. Il y a aussi eu un exposé à l'AG 2015 de la FFDN: http://www.aquilenet.fr/docs/compta.pdf
62
63
Voici ci-dessous le plan comptable. Quand on ajoute ou modifie une entrée, il faut penser à mettre à jour (TODO: factoriser dans aquilenet.lib.php):
64 877 youpi
65 834
* le numéro de Réf. du compte en question bien sûr  
66 877 youpi
67
* dans compte\_adherent() dans aquilenet.lib.php  
68
* dans soldes\_accounts(), et tout en bas, dans compta-asso.php  
69
* dans aquilenet.lib.php  
70 834
* dans dolibarr.php
71 877 youpi
72 834
* 05... : Compte de la ligne ADSL 05... Ne fait pas vraiment partie du plan comptable, on ne fait que faire passer les virements par ce compte pour y rassembler tout ce qui concerne une ligne ADSL donnée.  
73 877 youpi
74
* 12000000 : Compte de bilan  
75
* 1200xxxx : Compte d'exercice de l'année xxxx  
76
* 40100001 : Fournisseur Online.net  
77
* 40100002 : Fournisseur Bookmyname  
78
* 40100003 : Fournisseur divers  
79
* 40100004 : Fournisseur FDN  
80
* 40100005 : Fournisseur Syntis  
81
* 40100006 : Fournisseur Kazar  
82
* 40100007 : Fournisseur Cogent  
83
* 40100008 : Fournisseur Anteor  
84
* 40100009 : Fournisseur Orange  
85
* 40100010 : Fournisseur RIPE  
86
* 40100011 : Fournisseur OVH  
87
* 41100xyz : Compte de l'adhérent.e xyz  
88
* 41101000 : Donateur divers  
89
* 41101001 : Clients divers  
90
* 41102xyz : Compte du client xyz  
91
* 51120000 : Remise de chèque  
92
* 51190000 : Prélèvements  
93
* 51200001 : Crédit coopératif  
94
* 53140000 : Caisse  
95
* 60000000 : Charge Lignes ADSL  
96
* 60400001 : Charge dedibox  
97
* 60400002 : Charge nom de domaine  
98
* 60400003 : Charge hébergement  
99
* 60400004 : Charge IP  
100
* 60400005 : Charge transit  
101
* 60630000 : Charge matériel petit équipement  
102
* 21830000 : Charge matériel informatique  
103
* 60700000 : Charge marchandise goodies  
104
* 60700001 : Charge marchandise briques  
105
* 61100000 : Charge installation  
106
* 61600000 : Charge assurance  
107
* 62310000 : Charge annonces et insertions  
108
* 62360000 : Charge stickers  
109
* 62610000 : Charge timbres et frais postaux  
110
* 62620000 : Charge livraison  
111
* 62700000 : Charge service bancaire  
112
* 62800000 : Charge Diverses  
113
* 63500000 : Charge taxe achat étranger  
114
* 70400000 : Produit installation  
115
* 70600000 : Produit lignes ADSL  
116
* 70600001 : Produit VPN  
117
* 70700000 : Produit marchandise goodies  
118
* 70700001 : Produit marchandise briques  
119
* 70830000 : Produit hébergement  
120
* 70830001 : Produit transit  
121
* 70830002 : Produit stockage  
122
* 70830003 : Produit IP  
123
* 74000000 : Produit cotisations  
124
* 76000000 : Produit parts CC  
125 834
* 77000000 : Produit Dons
126 877 youpi
127 1002 pizzacoca
**En résumé**
128 877 youpi
129 834
  - Pour les comptes en banque et tiers (adhérent.e.s, fournisseurs), c'est négatif quand on leur a donné de l'avance de sous, et c'est positif quand on leur en doit (i.e. on est du côté "banquier" \!) Ainsi:
130 877 youpi
131 834
* C'est donc normal que les comptes en banque soient négatif, au contraire: c'est la banque qui nous doit des sous :) C'est exactement l'opposé de ce qui apparaît dans le compte chez la banque.  
132 877 youpi
133
* Si un.e adhérent.e est strictement négatif, il nous doit des sous, il faut lui prélever.  
134
* Si un.e adhérent.e est strictement positif, c'est qu'il a payé des trucs pour l'asso. Soit on lui rembourse, soit on ne lui prélève pas quelques mois.  
135
* Si un fournisseur est strictement positif, c'est qu'on lui doit des sous, il reste une facture impayée.  
136 872 pizzacoca
* Si un fournisseur est strictement négatif, c'est qu'on lui a donné trop de sous \! Il faut régulariser.
137 877 youpi
138
  - Pour les comptes de charge et de produit, c'est plus habituel:
139
140
* Une charge, c'est des sous en moins qui vont alimenter un fournisseur  
141
142
* Un produit, c'est des sous en plus qui viennent d'adhérent.e.s.
143
144
  - Pour les comptes en banque, on doit faire le "rapprochement" avec le relevé de compte. **Attention**, rapprocher rend l'écriture inchangeable. Il ne faut donc rapprocher qu'avec le relevé de compte confirmant l'opération sous les yeux.
145 834
146
Par exemple, voici pour un don et pour un paiement de facture:
147 877 youpi
148 1003 pizzacoca
**Don**
149 834
150
Par un.e adhérent.e
151 877 youpi
152
  - On vire le montant depuis son compte vers le compte produit don.Il nous doit donc maintenant des sous.
153
  - Le virement ou prélèvement est ordonné, on vire le montant depuis le
154
  - compte bancaire vers le compte de l'adhérent.e. Il ne nous doit plus de sous.
155 834
  - Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
156 877 youpi
157 864 pizzacoca
Si c'est une personne qu'on ne reverra pas souvent, on peut utiliser le  
158 834
compte "Donateur divers" à la place du compte d'un compte d'adhérent.e.
159 877 youpi
160 1004 pizzacoca
**Facture de fournisseur**
161 864 pizzacoca
162 834
Un fournisseur nous envoie une facture pour un service
163 877 youpi
164 989 pizzacoca
* On vire chaque élément de la facture depuis le compte de charge correspondant vers le compte de fournisseur. On lui doit donc des sous
165
166
* Lorsque l'on paie la facture, on vire le montant depuis le compte fournisseur vers le compte bancaire. On ne lui doit plus de sous.
167
168
* Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
169
170
* Lors d'un virement fait à un fournisseur on indique le numéro de facture (numéro invoice pour cogent par exemple)correspondant dans les trois champs 
171
172
> * motif du virement
173
> * Référence de l'opération
174
> * Référence de bout en bout
175
176
* Contacts Facturation Cogent : N° +33 (0) 1 49 03 18 00 billingeu@cogentco.com
177 877 youpi
178 834
## Nouvel.le adhérent.e
179
180 870 pizzacoca
Sur réception d'une demande d'adhésion
181 877 youpi
182
  - Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.
183
  - Corriger éventuellement des typos ou ajouts à la main sur le formulaire (majuscules, type d'adherent, numero de tel, adresse mail)
184
  - Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvel_adherent.php, cela crée l'adhérent.e dans dolibarr, et du coup aussi dans LDAP, et donc une adresse mail etc., ainsi qu'un compte de compta tiers pour lui, ça l'inscrit à asso@listes.aquilenet.fr, et ça lui maile une bienvenue
185 1109 pizzacoca
186
>  - S'il y a une commande de VPN, ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
187 834
  - * Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main: aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe. Utiliser `mkpasswd -m sha-512` pour le crypter, et alors la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."
188 1109 pizzacoca
189
>  -  * Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
190
191 877 youpi
  - Dans les comptes, virer depuis son compte d'adhérent.e vers le "produit cotisations" le droit d'entrée ou la cotisation, titre "Cotisation Machin Truc 2011"
192
  - Dans sa fiche dolibarr adhérent.e, ajouter l'adhésion dans l'onglet adhésions
193 973 youpi
  - puis, selon le mode de règlement, avec la date du jour:
194 877 youpi
195 973 youpi
* Si c'est un chèque, virer depuis le compte de remises vers son compte
196 877 youpi
197
* Si c'est en liquide, virer depuis la caisse vers son compte  
198
* Si c'est un virement, virer depuis le compte bancaire vers son compte (et rapprocher plus tard)  
199 834
* Si c'est un prélèvement, voir ci-dessous.
200 877 youpi
201 870 pizzacoca
  - Si l'adresse e-mail n'a pas été précisée, envoyer une lettre de bienvenue papier. Voir le courrier type dans le cloud dans adhesions
202 877 youpi
203 834
  - S'il y a un mandat
204 877 youpi
205 834
* Archiver le mandat original.  
206 877 youpi
207 1111 pizzacoca
* Aller sur http://www.collect.online/ Ajouter l'adhérent.e dans la partie prélèvement, On utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
208 877 youpi
209 1106 youpi
* Si c'est juste une adhésion ou un abonnement VPN, faire un prélèvement régulier annuel ou mensuel (note: on commence à prélever le vpn à la fin du mois suivant le premier mois de service vpn)
210 877 youpi
211 834
* Si c'est un abonnement ADSL, on crée l'échéancier plus tard, une fois la ligne effectivement construite.
212 877 youpi
213 834
  - S'il y a une souscription à une ligne ADSL
214 877 youpi
215 834
* Toute la compta est faite automatiquement par le script, il y a juste à archiver la demande dans le cloud  
216 877 youpi
217
* [Vérifier l'éligibilité de la ligne](https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi) et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total  
218
* Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter *toutes* les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.  
219 834
* Envoyer un aimable mail de confirmation à suivi-adsl at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr pour permettre d'identifier la ligne ne pas oublier de préciser qu'il vient d'"aquilenet", donner le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent.
220 877 youpi
221 834
* Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP, noter IPv4, préfixe IPv6, login et mot de passe (lisibles aussi sur http://vador.fdn.fr/adherents) dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne, et forwarder le mail à l'abonné en corrigeant un peu.  
222 877 youpi
223 834
* Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
224 877 youpi
225 834
* Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence  
226 877 youpi
227
* Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone  
228 834
* Quand l'ouverture de ligne est effective,
229 877 youpi
230 885 youpi
* * forwarder le mail à l'abonné  
231
* * aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,  
232
* * créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec un premier prélèvement manuel correspondant aux FAS + mois partiel, et le prélèvement automatique mensuel.  
233
* * Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:
234 877 youpi
235 834
* La référence et le libellé du compte de compta  
236 877 youpi
237 834
* Dans la Note de l'adhérent.e
238 877 youpi
239 834
  - S'il y a une commande de VPN,
240 877 youpi
241 1039 youpi
* Vérifier le tarif du contrat vpn sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php
242
243 834
* Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
244 877 youpi
245
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0  
246
ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1  
247 834
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
248 877 youpi
249 852 youpi
où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers).
250 877 youpi
251 834
  - Archiver le tout: scanner tous les documents, ajouter au cloud, dans adhesions
252 877 youpi
253 1104 youpi
  - FIXME: broken, Sur l'atelier, ajouter l'adhérent.e en tant que participant au projet aquilenet.
254 877 youpi
255
## Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e
256
257 907 youpi
  - Sur hera, lancer la récupération de la clé à partir du fingerprint:
258 877 youpi
259 944 youpi
sudo -u www-data gpg --keyserver pgp.mit.edu --homedir /srv/adherents/.gnupg/ --recv-key XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
260 877 youpi
261 907 youpi
  - Retrouver l'adhérent dans Dolibarr, suivre le "lien tiers Dolibarr", aller dans la fiche, la modifier, découper le fingerprint complet de la clé GPG en 4 paquets de 10 chiffres hexa, les mettre dans les cases Id professionnel 1 à 4.
262 877 youpi
263
## Nouveau mandat
264 837 youpi
265 834
Sur mandat arrivé après la demande d'adhésion ou mise à jour,
266 877 youpi
267 834
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , pour pouvoir faire un copier/coller des numéros iban et bic  
268 877 youpi
269
* Copier/coller dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouveau_mandat.php  
270
* Archiver le mandat.  
271
* Si c'est juste un changement de compte, dans collect.online, modifier juste dans le débiteur le numéro de compte.  
272
* Si c'est un nouveau service pour un débiteur existant, avec le même compte, dans collect.online, ajouter l'échéancier.  
273 834
* Si c'est un nouveau débiteur, ajouter l'adhérent.e dans collect.online, on utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
274 877 youpi
275
## Nouvelle ligne ADSL
276 834
277
Sur souscription de ligne ADSL pour un.e adhérent.e existant.
278 877 youpi
279 834
* [Vérifier l'éligibilité de la ligne](https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi) et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total, cela permet notamment de savoir si c'est un numéro actif ou inactif.  
280 877 youpi
281
* Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter *toutes* les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.  
282
* Envoyer un mail de confirmation à suivi-adsl at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr avec comme informations dans le corps "aquilenet", le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent. Ce n'est pas un traitement automatique, rédiger le mail correctement.  
283
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.  
284
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste vpn@, et ajoute l'éventuel mandat  
285
* Ajouter, s'il.elle n'y est pas déjà, l'adhérent.e dans collect.online, la référence d'adhérent.e est lisible en allant cherche l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.  
286 834
* Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
287 877 youpi
288 834
* Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP, noter IPv4, préfixe IPv6, login et mot de passe (lisibles aussi sur http://vador.fdn.fr/adherents) dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne, et forwarder le mail à l'abonné en corrigeant un peu.  
289 877 youpi
290 834
* Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
291 877 youpi
292 834
* Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence  
293 877 youpi
294
* Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone  
295
* Quand l'ouverture de ligne est effective,
296
297 885 youpi
* * forwarder le mail à l'abonné  
298
* * aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,  
299
* * créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant. Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour inclure les FAS + mois partiel.  
300
* * modifier l'échéancier pour ajouter la cotisation annuelle s'il n'y en a pas déjà  
301
* * Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:  
302
* * La référence et le libellé du compte de compta  
303
* * Dans le champ note de l'adhérent
304 834
305 841 blagoi.iakov
Oui, c'est cracra de mettre le montant, il faudrait faire un lookup dans la base des tarifs (TODO). Pour l'instant c'est plus simple ainsi.
306 877 youpi
307 840 youpi
## Migration ligne ADSL à Liazo
308 834
309
Lorsqu'un adhérent demande à migrer sa ligne vers Liazo.
310
311
La migration sera effective au début du bimestre suivant seulement (si on commande avant le 15 du deuxième mois du bimestre en cours, sinon c'est encore après).
312 877 youpi
313 849 blagoi.iakov
* Dans l'espace adhérent chez FDN, retrouver la ligne, et cliquer sur "Changer le débit ou l'option"  
314 877 youpi
315
* Choisir l'option voulue: dégroupage total ou non.  
316
* Renommer le compte de compta de la ligne en "Reconstr Ligne 0123456789".  
317
* Corriger son option, du genre 80MLiazoOrange (pas de dégroupage) ou 80MLiazoOrangeNu (dégroupage total).  
318 834
* On reçoit régulièrement des mails pour la progression de la construction.
319 877 youpi
320 834
* Quand on reçoit le mail parlant du changement de login, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans le champ Commentaire de la ligne.  
321 877 youpi
322
* Si on reçoit un mail parlant du changement de numéro de téléphone, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans la ligne (à la fois la référence et le nom du compte) et dans la note de l'abonné  
323 834
* Une fois la construction faite, facturer les frais de migration à la fin du mois suivant.Modifier l'échéancier (l'adhérent.e sera prévenu par un script après avoir réalisé l'injection)
324 877 youpi
325 834
* Avant de faire la première facturation au nouveau tarif:
326 877 youpi
327 886 youpi
* * corriger les tarifs client/fournisseur  
328 877 youpi
329 886 youpi
* * Si c'est un dégroupage total, mettre à jour le numéro de la ligne
330 877 youpi
331 886 youpi
* * * Dans la référence et le libellé du compte de compta  
332 877 youpi
333 886 youpi
* * * Dans la Note de l'adhérent.e
334 877 youpi
335 886 youpi
* * Renommer le compte de compta en "Ligne 0123456789"  
336 877 youpi
337 886 youpi
* * corriger le montant de prélèvement sur collect.online
338 877 youpi
339
## Réception de cotisation
340
341
  - Dans le module adhérents
342
343
* retrouver l'adhérent.e dans la liste,  
344
345
* aller dans l'onglet adhésions/cotisations  
346
* ajouter l'adhésion: mettre comme fin un jour avant l'anniversaire suivant.
347
348
  - Répercuter l'adhésion dans la compta en virant depuis l'adhérent.e vers le produit cotisation
349
  - Encaisser le montant (chèque: voir ci-dessous, liquide: passer sur le compte d'un trésorier qui se fait prélever et qui encaissera le liquide)
350
351
## Encaisser un chèque
352 834
353
Pour éviter d'en envoyer tous les 36s du mois, plutôt que virer directement depuis le compte bancaire, on vire temporairement depuis un compte "Remises de chèques".
354 877 youpi
355
  - Vérifier l'ordre du chèque.
356
  - Signer le chèque au dos
357 974 youpi
  - Virer depuis le compte "Remises de chèques" vers le compte de l'adhérent.e, avec la date du jour. Ainsi on sait que l'adhérent.e a payé, mais il nous reste des chèques à encaisser, stockés sur une étagère.
358 972 youpi
  - Lors du dépôt d'une remise des chèques qui se sont entassés, virer le montant total de la remise de chèques depuis le compte bancaire vers le compte de remises de chèque, avec le numéro de remise pour rapprocher facilement, et la date de la remise de chèques.
359 834
  - Quand confirmé, rapprocher.
360 877 youpi
361 834
## Résilier une ligne ADSL
362 877 youpi
363
  - Charger sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/adsl.php les derniers mois complets
364
  - Renommer le compte de compta de la ligne en "Résiliation Ligne xxxx"
365
  - La facturation chez Nerim est bimensuelle, donc il faut faire remonter la demande au suivi-adsl at fdn dot fr avant le 15 du deuxième mois du bimestre, pour éviter de payer un autre bimestre pour l'ADSL. Il vaut mieux faire remonter le plus tôt possible pour éviter de payer la partie transit de FDN.
366
  - mailer donc suivi-adsl arobase fdn point fr en donnant simplement le numéro de ligne et le nom de l'adhérent.e pour vérification, avec la date de résiliation souhaitée.
367 887 youpi
  - Lorsque la compta FDN est faite pour le dernier mois (qui comporte éventuellement une partie abonnée et une partie relicat facturée à prix coûtant), faire la compta pour la ligne à la main (TODO: automatiser):
368 877 youpi
369 929 youpi
*****
370 928 youpi
371 940 pizzacoca
### Facture mois plein
372
373 930 youpi
* Pour les mois avant le mois où la résiliation est effective (donc les mois où le service a été permanent)
374 936 youpi
* * Utiliser le lien "charge" pour charger ces mois entiers. Il faut enlever temporairement le mot "Résiliation " pour que le script accepte de faire la charge automatiquement.
375 834
376 940 pizzacoca
### Facture du mois de résiliation
377
378 930 youpi
* Pour le mois pendant lequel la résiliation a lieu (donc le mois où le service est donc partiel)
379 927 youpi
* * On ne veut prendre de marge que sur la période où il y a effectivement eu un service. Il faut donc compter combien cela fait:
380
* * * notre marge: (tarif Aquilenet - tarif FDN) \* prorata du mois abonné)
381
* * Et y ajouter ce que FDN nous a fait payer
382
* * Facturer cela
383 940 pizzacoca
384
### Facture des mois post résiliation
385 927 youpi
386 930 youpi
* Pour les mois après le mois où la résiliation a été effective (donc le mois où il n'y a aucun service)
387 927 youpi
* * Facturer juste ce que FDN nous a fait payer
388 928 youpi
389 929 youpi
*****
390 927 youpi
391
* Pour facturer:
392
* * Virer ce montant de la ligne ADSL vers le produit ADSL  
393
* * Virer ce montant de l'adhérent.e vers la ligne ADSL  
394
* * Virer le montant FDN de la charge ADSL vers la ligne ADSL  
395 931 youpi
* * Virer le montant FDN de la ligne ADSL vers le fournisseur FDN.  
396 877 youpi
* Établir le prélèvement des derniers mois à la main sur collect.online.  
397 933 youpi
* S'il n'a plus d'abonnement, supprimer le numéro de compte dans la fiche tiers de l'adhérent  
398 877 youpi
* Renommer le libellé du compte de la ligne en "Ancienne Ligne xxxx"  
399 1107 youpi
* Ajouter à la fin de la Ref. du compte de compta de la ligne ".0" (ou plus), et mettre à jour la référence dans la Note de l'adhérent.e (c'est pour le cas où un autre adhérent reprendrait cette même ligne, pour que ça soit vraiment un autre abonnement).
400 946 youpi
* Une fois la dernière échéance passée, désactiver l'échéancier chez collect.online : modifier l'échéancier pour bloquer tous les mois (vraiment le modifier, pas juste bloquer des échéances précises 
401 947 youpi
* S'il n'a plus d'abonnement, désabonner de la liste adsl@
402 877 youpi
403
## Nouveau VPN
404 834
405
Sur souscription de VPN pour un.e adhérent.e existant.
406 877 youpi
407
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.  
408 834
409
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste vpn`, et ajoute l'éventuel mandat: TODO: vérifier que le numéro de compte se retrouve bien enregistré, dans le tiers correspondant à l'adhérent.e, dans sa fiche.
410 942 youpi
  * ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
411 1097 pizzacoca
  * Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main :
412
413
> Retrouver le mot de passe dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe.
414
415
> ~~~
416 1105 pizzacoca
 # On crypte le mot de passe :
417
 mkpasswd -m SHA-512 mot-de-passe 
418 1097 pizzacoca
> ~~~
419
420
la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."  
421 942 youpi
  * Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
422 877 youpi
423 1040 youpi
* Vérifier le tarif du contrat sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php
424 877 youpi
* Ajouter, s'il n'y est pas déjà, l'adhérent.e dans collect.online, la référence d'adhérent.e est lisible en allant cherche l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.  
425
* créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant. Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour le premier mois partiel.  
426
* corriger les prélèvements anniversaire pour y ajouter la cotisation.  
427 834
* Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
428 877 youpi
429 834
* Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
430 877 youpi
431
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0  
432
ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1  
433 834
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
434 877 youpi
435 834
où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers). Éventuellement il y a déjà un fichier `disponible.pour.ip.fixe` qui vient d'un précédent désabonnement.
436 877 youpi
437 834
## Ajouter une autre IP fixe à un VPN
438 877 youpi
439
* Si l'adhérent veut une 2e IP fixe, il suffit d'ajouter la route dans son /etc/openvpn/ccd sur  
440 834
iris et demeter:
441 877 youpi
442
iroute 185.233.101.m 255.255.255.255  
443 834
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:m::/64
444 877 youpi
445 834
## Résilier un VPN
446 877 youpi
447 834
* Sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php repérer le contrat  
448 877 youpi
449
* Charger éventuellement le dernier mois  
450
* Cliquer sur le contrat (2e colonne)  
451
* Cliquer sur le bouton Modifier en face de "Statut du service ... En service", pour clôturer le service.  
452
* Désactiver le login sur iris et demeter dans /etc/openvpn/password en mettant juste un \# en tête de ligne.  
453
* Renommer l'éventuel fichier dans ccd/ en disponible.pour.ip.fixe.xxx pour libérer l'IP  
454 834
* Désabonner de la liste vpn@
455 877 youpi
456
## Résilier un adhérent
457
458
* Dans la liste dans le module Adhérents, cliquer sur la croix rouge pour résilier.  
459
460
* Désinscrire de la [liste asso](https://listes.aquilenet.fr/sympa/review/asso)  
461 1103 pizzacoca
462 1099 pizzacoca
* Désactiver le compte ldap en changeant le mot de passe dans sa fiche adhérent.e dolibarr pour qu'il ne puisse plus se logguer. 
463 1103 pizzacoca
464 834
> dans le cas d'une demande de suppression totale des mails, aller sur hera
465 1103 pizzacoca
466
~~~
467
  sudo su
468
  cd /srv/vmail/aquilenet.fr/
469
  rm -fr prenom.nom
470
~~~
471
472 834
> Pour les plus joueurs
473 1103 pizzacoca
474
~~~
475
sudo cd rm /srv/vmail/aquilenet.fr/prenom.nom -fr
476
~~~
477
478 877 youpi
* Supprimer les comptes utilisateurs autres.  
479 1103 pizzacoca
480 877 youpi
* Enlever les permissions dans l'atelier.
481
482 834
## Ajouter de l'espace disque owncloud
483
484 877 youpi
TODO: automatiser la partie dolibarr
485
486
  - se logguer sur nextcloud avec son compte habituel (qui est dans le groupe admin, pour le vérifier aller dans paramètres et vérifier le(s) groupe(s))
487
  - Dans le menu en haut à droite, choisir Utilisateurs
488
  - retrouver l'utilisateur dans la liste
489
  - changer son quota
490
  - noter son uuid
491
  - sur sayanet, dans /home/aquilenet-backup/BackItUp/BackItUp.conf, ajouter l'uuid à la liste\_exclusions
492
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-owncloud", choisir la quantité en Go/an, ajouter, modifier éventuellement le tarif
493
  - valider
494
  - modifier le statut du service en l'activant avec comme date de terminaison 2099
495 834
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
496 877 youpi
  - établir le prélèvement automatique sur collect.online
497 922 youpi
498
## Ajouter une facturation de VM ou serveur à prix libre
499
500
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "heb-mezza" ou VM, mettre 1 unité.
501
  - changer le prix unitaire pour mettre le prix libre.
502
  - valider le contrat
503
  - activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
504
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
505
  - Créer la VM ou installer le serveur
506 834
507
## Ajouter du disque local pour une VM
508 1024 youpi
509 877 youpi
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-local", choisir la quantité en Go/an, changer éventuellement le tarif.
510
  - valider le contrat
511
  - activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
512 834
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
513 877 youpi
  - Créer la VM
514 834
515 877 youpi
## Ajouter du disque NFS pour une VM
516 1025 youpi
517 877 youpi
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-NFS", choisir la quantité en Go/an, changer éventuellement le tarif.
518
  - valider le contrat
519
  - activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
520 834
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
521 877 youpi
  - Voir https://atelier.aquilenet.fr/projects/infrastructure/wiki/NFS pour la création du volume, et mettre le quota.
522 834
523 877 youpi
## Supprimer du disque cloud, local ou NFS
524
525
  - [dans dolibarr](http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php) retrouver le contrat correspondant à la VM, cliquer sur le numéro de contrat.
526 834
  - Cliquer sur l'icône modifier à droite de "Statut du service", mettre la date de fin de service et cliquer sur Clôturer
527 877 youpi
  - Faire l'action adminsys correspondante.
528 834
529 877 youpi
## Et sourtout
530 834
531 877 youpi
Pour vérifier qu'il n'y a pas d'erreur, regarder la somme des soldes tout en bas de [la compta publique](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php), ça doit retomber à zéro.
532 834
533
## Supprimer un essai
534
535 877 youpi
On n'efface pas ce qui a existé réellement, mais on peut avoir besoin de supprimer un test.
536
537
  - Supprimer l'adhérent.e
538 834
  - Dans compta/tréso, Clients, choisir le client, regarder la fiche, supprimer
539 877 youpi
  - Supprimer le compte de compta
540 834
541 877 youpi
## Modifier les tarifs
542 834
543 877 youpi
  - Modifier dans sous.ods dans les recettes des produits.
544 834
545 877 youpi
* Dans gaia, /srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin, modifier eligibilite.cgi  
546
547 834
* Dans dolibarr, Services, modifier le/les services concernés  
548 877 youpi
* Dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/ , aller voir les lignes concernées, modifier le champ commentaire.
549
550 834
  - Dans les formulaires, modifier adsl-tail.inc, recompiler, commiter, svn up dans /srv/si/formulaires, copier adsl\*.pdf dans /srv/www/aquilenet.fr/docs/
551 877 youpi
  - Sur le site web, modifier http://www.aquilenet.fr/node/8
552
553 834
## Renommer quelqu'un
554
555 877 youpi
C'est galère et technique, mais pas impossible. Il faut (au moins, difficile d'être sûr qu'on n'ait rien oublié)
556
557
  - Dans sa fiche adhérent, changer nom/prénom, login, email
558
  - Sur hera, dans /home/vmail/aquilenet.fr, renommer le répertoire
559
  - Dans la fiche tiers dolibarr, change nom/prénom
560
  - Renommer son compte de compta, voire les écritures
561
  - Dans la liste des contrats, renommer au besoin (eh non dolibarr n'a pas l'air d'avoir d'interface pour ça, il faut le faire à la main en SQL...)
562 834
  - Renommer son accès vpn
563 953 youpi
  - Supprimer l'ancien utilisateur dans l'atelier
564
565
## Ajouter un type de service
566
567
Dans le module service, cliquer sur Nouveau service.
568
569
Peu importe la référence et libellé du service.
570
571
Bien mettre la durée: 1 année ou 1 mois.
572
573
Mettre le prix en TTC et mettre la TVA à 0%
574
575 1015 pizzacoca
Dans le script aquilenets/contrats.php, ajouter dans le switch pour choisir le compte de produit à créditer.
576 1017 pizzacoca
577
# Compta annuelle
578
579
Faire le bilan d'exercice:
580
581 1042 youpi
  - Créer un compte de référence 120020xx, de libellé "Exercice 20xx", de type "Compte bancaire épargne/placement", puis le modifier pour désactiver la fonction de rapprochement.
582 1017 pizzacoca
  - Vérifier que les fournisseurs sont à 0, corriger le cas échéant
583 1045 youpi
  - Vider chaque compte produit et charge vers ce compte, à l'aide de virements "Exercice 20xx Charge truc". Cela remet donc à zéro tous les comptes de produit et charge.
584 1043 youpi
  - En faire un bilan d'exercice dans sous.ods dans une nouvelle feuille "20xx": copier la feuille de l'année d'avant, corriger les montants des charges et produits
585 1017 pizzacoca
  - Virer l'exercice sur le compte "Bilan", avec l'intitulé "Exercice 20xx" . Le compte d'exercice 20xx est donc tombé à zéro.
586
587
Faire le bilan comptable (inverser tous les signes pour que ce soit plus intuitif à comprendre) dans sous.ods
588
589
  - Actif:
590
591
* les comptes courants et épargnes vont en actifs.  
592
593
* les comptes tiers **négatifs** vont en créances (on devrait recevoir ces sous-là un jour)
594
595
  - Passif:
596
597
* Le compte "Bilan" (avant virement de l'exercice de l'année) va dans "Exercices passés"  
598 1047 youpi
599 1017 pizzacoca
* les comptes tiers **positifs** vont en dettes (on a encore ça à payer), selon que c'est temporaire ou non.
600
601
Vérifier que les deux totaux correspondent
602
603
Mettre à jour sous.ods:
604 1048 youpi
605 1017 pizzacoca
  - Télécharger sous.csv depuis dolibarr: https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/export_sous.php
606 1050 youpi
  - ouvrir sous.csv en n'utilisant **que** le point-virgule comme séparateur
607 1017 pizzacoca
  - copier/coller son contenu dans la feuille adhérents\_import de sous.ods
608 1051 youpi
  - mettre à jour la feuille historique depuis la feuille Situation
609 1052 youpi
  - étebndre la plage de données des graphes dans la feuille Graphes
610 1017 pizzacoca
  - Vérifier les feuilles Situation et Bilan mensuel, imprimer les feuilles Situation, Graphes, Bilan mensuel, et 20xx
611 1015 pizzacoca
612
# Compta mensuelle
613
614
* voir les TODO sur https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Todolist_mensuelle
615
616
* Attention, en Janvier, ne faire d'abord que les opérations concernant Décembre, puis faire la compta annuelle, puis faire les opérations concernant Janvier
617
618
### Vérification rejets de prélèvement :
619
620
* Vérifier sur collect.online s'il y a eu des rejets sur le dernier prélèvement: depuis la page d'accueil, le bouton "Traiter" à droite de "impayées" en rouge (même s'il indique 0, il peut y en avoir...)
621
622
> * Aller vérifier sur coopacces: s'il y a effectivement un débit S-MONEY correspondant, utiliser cette date-là pour réaliser des virements inverses entre les adhérents concernés et le compte du crédit coopératif, qui du coup doivent de nouveau la créance. 
623
> * Sinon, c'est que le prélèvement n'a même pas été essayé, mettre la même date que le prélèvement. dans ce cas baisser d'autant le montant du prélèvement global des adhérents (Prélèvements adhérents XX/XXXX) et virer depuis les comptes des adhérents concernés vers le compte prélèvements.
624
> * Augmenter d'autant le prélèvement suivant, et vérifier avec l'adhérent pour que le prélèvement puisse se faire
625
626
### Rapprochement :
627
628
* Aller sur https://www.credit-cooperatif.coop/Entreprises/Banque-au-quotidien/Coop-access , demander l'export des écritures du compte bancaire pour ouvrir dans un tableur
629
630
* aller https://dolibarr.aquilenet.fr/compta/bank/account.php?account=1, comparer: on peut par exemple prendre chaque écriture de dolibarr depuis la date du dernier rapprochement, et cocher dans le tableur
631
632
> * Attention, les crédits S-MONEY dans coopaccess correspondent à l'écriture "Prélèvements adhérents" dans dolibarr. Si ça ne correspond pas c'est éventuellement normal, cf plus bas.
633
> * Il y a un débit S-MONEY dans coopaccess correspondant aux frais bancaires
634
> * Les autres débits S-MONEY éventuels dans coopaccess correspondent à de rejets de prélèvement, cf ci-dessus
635
636
* Enrichir dolibarr des opérations non cochées.
637
* Vérifier le sens des opérations non rapprochées
638
* Vérifier que la ligne "solde actuel" dolibarr est égale au solde sur coopacces.
639
640
> * Si la somme des crédits S-MONEY dans coopaccess ne correspond pas à l'écriture "Prélèvements adhérents" dans dolibarr, il y a peut-être des prélèvements qui ne sont pas encore passés (parce qu'on est au début du mois seulement). Du coup pour vérifier tout de même les soldes :
641
642
> > * * Dans le tableur soustraire les différents crédits S-MONEY déjà passés sur coopaccess du solde coopaccess (en haut)
643
> > * * Soustraire (calculer avec sa petite calculette) le prélèvement visible dans dolibarr du solde dolibarr.
644
645
> * Si ça ne correspond pas, recommencer.
646
> * Cliquer sur le bouton rapprocher pour accéder à la page de rapprochement.
647
> * rapprocher les opérations en renseignant la date du jour (on ne prend pas la peine d'indiquer le type d'opération),
648
> * * **sauf**
649
> * * Les opérations dolibarr pas encore passées sur coopaccess
650
> * * Dans le cas où la somme des crédits S-MONEY ne correspond pas à l'écriture "Prélèvement adhérents", cette dernière écriture, qu'on pourra vérifier le mois suivant.
651
652
## Frais de fonctionnement (nos factures)
653
654
**Enercoop**
655
656
* S'il y en a une nouvelle, récupérer la facture bimensuelle sur https://espace-client.enercoop.fr/mon-espace/accueil/#bienvenue  
657
658
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Enercoop-<date>-NATLFAC\_xx\_xxxxxxxx.pdf  
659
* Passer le montant en charge d'hébergement (vers fournisseurs divers), intitulé "Facture enercoop NATL\_FACxx-xxxxxx" comme sur la facture  
660
* si une facture Enercoop a été prélevée, passer de fournisseur divers vers le compte credit cooperatif "Prelevement enercoop NATL\_FACxx-xxxxxx" (ller trouver le N° de facture corrrespondant dans le cloud)
661
662
**Cogent**
663
664
* Enregistrer la facture  
665
666
* **Payer** la facture
667
668
**Syntis**
669
670
* N'a pas lieu en ce moment, on n'héberge rien chez lui actuellement.
671
672
* Récupérer la facture pour l'hébergement sur https://client.syntis.net  
673
674
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Syntis-<date>-Fxxxxxx.pdf  
675
* Passer le montant en charge d'hébergement, intitulé "Quart de baie etc." comme sur la facture  
676
* Virer le montant de la facture à Syntis (à la fois sur coopanet et sur dolibarr) en mettant le numéro de facture dans l'intitulé, virer également 0.20€ depuis charge services bancaires "frais prélèvement SEPA"
677
678
**Nom de domaine**
679
680
* En juin ou juillet, renouveller sur https://www.bookmyname.com/ : depuis la page d'accueil, cliquer sur la partie "gérer", puis "Liste de vos noms de domaine", puis cocher tous les domaines aquilenet, puis choisir l'action "Renouveler des noms de domaine", payer, faire les virements correspondant.  
681
682
* Le mois d'après, **récupérer** la facture  
683
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/bookmyname-<date>-xxxxxx.pdf
684
685
## Facturations par Aquilenet
686
687
**Établir une facture ADSL pour ceux qui en ont besoin !**
688
689 1108 pizzacoca
Un outils a été développé sous django et python 
690
https://www.aquilenet.fr/fr/jechange/login/?next=/fr/jechange/
691
692 1015 pizzacoca
**penser à mettre à jour :**
693 834
694 1108 pizzacoca
> * Le numéro de facture (Nous avons commencé l'année en suivant les exigences du fisc, à savoir une numérotation unique et pas par adhérent)
695 1015 pizzacoca
> * La date de facture  
696
> * La date dans la désignation  
697
> * La date du prélèvement
698
699
### Facturations mensuelles
700 1070 pizzacoca
701
**mémo Facturation sans contrat sous dolibarr**
702 1088 pizzacoca
* **Facturer** : Rédiger une facture avec un numéro
703 1070 pizzacoca
* **Charger** : virer du compte de l'adhérent vers le compte produit/service fourni en mettant une référence (n° de facture) pour s'y retrouver.
704
705 1068 pizzacoca
706 1087 pizzacoca
**Yaal**
707 1088 pizzacoca
708
* Contrat dolibarr ~~n°43~~ **heb-cogent yaal1** Hébergement 1U 240€ /mois    
709 1078 pizzacoca
* Contrat dolibarr ~~n°46~~ **bgp-cogent yaal** 60€ /mois    
710 1015 pizzacoca
711
**saya**
712 1085 pizzacoca
713
* Contrat dolibarr n°37 Hébergement sayanet 288€/mois. ~~(**Charger**) en mettant le numéro de facture pour pouvoir s'y retrouver et le virer du compte client Saya au compte produit hébergement~~     
714 1098 pizzacoca
todo : renommer en *heb-cogent sayanet*
715 834
* Attention à la cotisation en novembre *facturation de cotisation oubliée en 2018, à rattraper*
716
* **Facturer** (établir une facture pour l'hébergement) et l'envoyer à fatiha.sabri@h20-16.fr
717 1015 pizzacoca
* Ils nous virent le paiement.  Mettre aussi le numéro de facture indiqué par saya et visible dans coopaccess, pour savoir ce qu'ils ont payé.
718 834
719
**L@BX**
720 1088 pizzacoca
721
* Contrat dolibarr ~~n°36~~ **heb-vm labx** 60€/mois chez Pierre Bourdin    
722 834
~~**charger**: Virer 60€ depuis le compte de Pierre Bourdin vers le comte Produit Hébergement C'est le montant total de 'hébergement du L@BX.~~.     
723 1015 pizzacoca
* **Facturer** 30€ au nom du L@BX, Pierre paie l'autre moitié personnellement.
724 1064 pizzacoca
725 1085 pizzacoca
**Guix**
726 1088 pizzacoca
727 834
* Contrat dolibarr ~~n°40~~ **heb-vm guix** 75€/mois. ~~**charger**~~ 
728 1071 pizzacoca
* **Facturer**. Ajouter la cotisation en novembre
729 834
730 1063 pizzacoca
**Rosedor**
731 1015 pizzacoca
732 1085 pizzacoca
* Contrat dolibarr n°38 VM 200€/mois. ~~**Charger**~~ 
733
todo : renommer en *heb-vm rosedor1*
734
* Contrat dolibarr n°47 VM 60€/mois. ~~**Charger**~~
735 834
todo : renommer en *heb-vm rosedor2*
736 1060 pizzacoca
* **Facturer** l'hébergement du service Rosedor (260€), plus la cotisation en avril.
737 1015 pizzacoca
Mail à envoyer à sophie.ouvrard@rosedor.fr (gestion de la téléphonie) et helene.geneste@rosedor.fr (compta)
738
739
**Elidée**
740 1093 pizzacoca
741 1064 pizzacoca
* Contrat dolibarr ~~n°39~~ **heb-Cogent elidee**. Hébergement: 1U + borne GSM 100€/mois ~~**charger**~~
742 834
* **Facturer** l'hébergement du serveur (100€), plus la cotisation vers décembre.
743 1015 pizzacoca
744
**Utopia**
745
746
* (Utopia (cotisation en août), envoyer à bordeaux@cinemas-utopia.org et à Patrick Troudet \> besoin facture mensuelle
747
748
**Charlotte Lewden** 
749 1064 pizzacoca
750 1015 pizzacoca
* cotisation en octobre
751
752
### Facturations annuelles 
753 834
754 1022 pizzacoca
755 834
**Avril**
756 1095 pizzacoca
757 1015 pizzacoca
> **C-P Prod** **facturer** contrat Dolibarr ~~n°35~~ **heb-vm cpprod-dev**, soit 1 an de VM à 20€/mois, donc 240€ (attention, contrat dolibarr démarré en cours d'année, il faudra sans doute **charger** une partie de l'année.
758 1096 pizzacoca
759 834
**Mai** 
760 1022 pizzacoca
761 834
**Aout**
762 1022 pizzacoca
763 1015 pizzacoca
> **Librairie Permaculturelle** échéancier au nom de "Association Ressources-permaculture" avec cotisation en janvier  
764 1022 pizzacoca
765 834
**Octobre**
766 1095 pizzacoca
767
> **CoopAlpha / Mukt**  
768 1022 pizzacoca
> * contrat ~~n°31~~ **heb-mezza bonjour Mukt** à 20€/mois **facturer** 1 an soit 240€
769 1015 pizzacoca
>  Ils paient par virement
770 1022 pizzacoca
771 1015 pizzacoca
 **Novembre** 
772 1082 pizzacoca
773 1091 pizzacoca
> **Yaal** **facturer** :
774 1083 pizzacoca
> * contrat ~~n°383~~ **Disk-local yaal** 20€ de VM annuelle 
775 1082 pizzacoca
> * 100€ de cotisation   
776 1083 pizzacoca
777
778 1094 pizzacoca
> **C-P Prod** **facturer**
779 1082 pizzacoca
> * Contrat Dolibarr ~~n°48~~ **heb-vm cpprod** , soit 1 an de VM à 30€/mois, donc 360€, attention, contrat dolibarr démarré en cours d'année, il faudra sans doute **charger** une partie de l'année.
780 1015 pizzacoca
> * La cotisation. 
781 1022 pizzacoca
782 1015 pizzacoca
**Décembre**
783 1022 pizzacoca
784 834
> **Nothing to Hide** **facturer** et **charger** 1 an de préfixe IPv4 à 128€ et 1 an de transit à 240€, et une cotisation de 20€.
785 1096 pizzacoca
> **Loïc Prud'homme** envoyer à contact@loicprudhomme.fr - loic.prudhomme@assemblee-nationale.fr  & Tiphaine.Maurin@clb-an.fr -, la cotisation n'est pas à facturer donc 480€
786 1108 pizzacoca
> **Attitudes et Marques** Envoyer facture correspondant à l'échéancier annuel envoyé en début d'année.
787 1015 pizzacoca
788
## Lignes ADSL
789
790
* **Récupérer** les dernières factures sur https://vador.fdn.fr/adherents (Informations Administratives / Prélèvements), L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/FDN-<date>-xxxxxx.pdf  
791
792 1037 youpi
* Si ça n'a pas déjà été fait pendant le rapprochement, virer le montant correspondant de FDN au crédit coopératif  
793 834
* Vérifier que la balance du compte de fournisseur FDN retombe à 0 après leur dernière facture, sauf exceptions:
794 1053 youpi
795 1034 youpi
* fin décembre (donc décembre inclus):
796 1041 youpi
797 834
** rien
798 1041 youpi
799 1015 pizzacoca
* donc au total +0€ -> OK
800
801
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php
802
803
* S'assurer que les lignes nouvelles ont bien leur date de début correct (voir sur https://vador.fdn.fr/adherents) et que le montant du premier prélèvement est correct sur collect.online  
804
805
* Cliquer sur les boutons charge (sauf pour les anciennes lignes et les lignes actuellement en construction, pour lesquelles il faut regarder le détail de ce qu'il y a à faire)
806
807
* cela va:
808
809
> * Virer la souscription adhérent.e depuis le compte de la ligne vers le produit Lignes ADSL (Abonnement ligne xxx mois année)  
810
> * Virer la souscription adhérent.e depuis l'adhérent.e possédant la ligne vers le compte de la ligne.  
811
> * Virer la souscription FDN depuis la charge Lignes ADSL vers le compte de la ligne  
812
> * Virer la souscription FDN depuis le compte de la ligne vers le fournisseur FDN
813
814
### Contrats
815
816
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/contrats.php  
817
* Cliquer sur les boutons charge des contrats où l'échéance est passée (elle est écrite en rouge). Cela va virer la souscription depuis le compte de l'adhérent.e vers le compte de produit correspondant.
818
819
### Adhésions
820
821
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/cotisations.php
822
* pour chaque adhérent.e apparaissant dans la liste (qui sont ceux avec cotisation en retard):
823
824
* S'il y a un RIB, on va prélever nous-même, donc cliquer sur le bouton charge, ce qui
825
826
> * Vire la cotisation annuelle ou mensuelle depuis l'adhérent.e vers le produit Cotisations.  
827
> * Ajoute la cotisation dans l'adhérent.e.
828
829
* S'il n'y a pas de RIB, on ne sait pas s'il y a lieu d'établir une cotisation, donc cliquer sur le bouton Rappel pour envoyer un mail à l'adhérent.e. Attention: si l'adresse e-mail est en @aquilenet.fr, il faut vérifier si l'adhérent.e relève bien ses mails, et sinon, lui envoyer un courrier papier.  
830
831
* Résilier les retardataires répétés.
832
833
### Prélèvements & **injection dans dolibarr**
834
835 1066 youpi
* Aller sur collect.online  
836 1015 pizzacoca
* Dans Echéances, faire sortir les échéances **du 10 du mois courant au 10 du mois suivant** (i.e. les prochaines échéances qui vont être prélevées, qu'on n'a pas encore injectées), cliquer sur Exporter . Attendre quelques secondes, le fichier devrait apparaitre dans la liste obtenue avec "Vos demandes d'export". Attention à bien prendre le bon fichier :) a priori le plus récent est en haut.
837
* Tester le résultat des prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/test_prelevements.php  
838
* Vérifier que ça retombe bien à zéro sinon identifier les raisons
839
840 834
> * C'est un prélèvements dans collect.online à corriger (le corriger)
841 1015 pizzacoca
> * Une erreur existe dans dolibarr (montant d'abonnement, cotisation, sens de paiement ...)
842 834
> * Situation temporaire (avance ou retard de paiement), dans ce cas documenter dans le champ commentaires de la fiche de compte dolibarr, en précisant la date de régulation prévue. Faire éventuellement un mail à l'adhérent si une action de sa part est requise.
843
844
* **Refaire** un nouvel export, le re-télécharger et refaire le test d'import.
845
* Injecter vraiment les prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/import_prelevements.php  
846 1015 pizzacoca
* Vérifier dans l'ensemble des comptes que les adhérent.e.s sont bien retombés à 0. Quand ce n'est pas le cas, modifier le champ Commentaire du compte bancaire correspondant pour noter pourquoi.
847 1054 youpi
848 1015 pizzacoca
**Vérification**
849 1054 youpi
850 834
> * Vérifier les balances des comptes d'adhérent.e.s, de fournisseurs, et de clients.
851 1055 youpi
> * Encaisser (les envoyer par courrier & ajouter dolibarr) les chèques qui restent en mettant le numéro de remise dans le virement
852 1054 youpi
> * Lancer les rappels de prélèvements depuis https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/rappel_prelevements.php (ça prend du temps car le script met à jour les clés gpg)
853 834
> * En janvier, faire la compta annuelle