Projet

Général

Profil

Compta » Historique » Version 1114

pizzacoca, 07/06/2019 23:42

1 877 youpi
# Compta
2 834
3 877 youpi
## Liens rapides dans cette page
4 834
5 878 youpi
  - [Facture fournisseur](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Facture)  
6 1013 pizzacoca
  - [Compta mensuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Compta-mensuelle)  
7 1014 pizzacoca
  - [Compta annuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Compta-annuelle)  
8 878 youpi
  - [Nouvel.le adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-adh%C3%A9rente)  
9
  - [Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-cl%C3%A9-PGP-dune-adh%C3%A9rente)  
10
  - [Nouveau mandat](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-mandat)  
11
  - [Nouvelle ligne ADSL](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-ligne-ADSL)  
12
  - [Migration Ligne ADSL à Liazo](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Migration-ligne-ADSL-%C3%A0-Liazo)  
13
  - [Réception de cotisation](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9ception-de-cotisation)  
14
  - [Encaisser un chèque](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Encaisser-un-ch%C3%A8que)  
15
  - [Résilier une ligne ADSL](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-une-ligne-ADSL)  
16
  - [Nouveau VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-VPN)  
17
  - [Ajouter une IP fixe à un VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-une-autre-IP-fixe-%C3%A0-un-VPN)  
18
  - [Résilier un VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-VPN)  
19
  - [Résilier un adhérent](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-adh%C3%A9rent)  
20
  - [Ajouter de l'espace disque cloud](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-de-lespace-disque-owncloud)  
21
  - [Ajouter du disque local pour une VM](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-local-pour-une-VM)  
22
  - [Ajouter du disque NFS pour une VM](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-NFS-pour-une-VM)  
23
  - [Supprimer du disque](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Supprimer-du-disque-cloud-local-ou-NFS)  
24 880 youpi
  - [Renommer quelqu'un](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Renommer-quelquun)
25 878 youpi
26 834
## autres liens
27
28 879 youpi
  - [TODO list mensuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Todolist_mensuelle)  
29
  - [[compta\_boiteaidées|TODO list un jour]]  
30
  - [La compta publique](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php)  
31
  - [La preuve par neuf de la compta](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/check.php)  
32
  - [La liste des pages dolibarr aux petits ognons pour nous](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet)  
33
  - [La compta adhérent](https://adherents.aquilenet.fr/compta.php)  
34
  - [le cloud](https://cloud.aquilenet.fr/index.php/apps/files/?dir=/Shared/Aquilenet-administration/Compta/adhesions)  
35
  - [coopanet](http://www.coopanet.coop) , Code utilisateur E145498P  
36
  - [collect online](http://collect.online)  
37 834
  - [[dolibarr]]  
38 879 youpi
  - Il y a aussi un [bac à sable dolibarr](https://dolibarr2.aquilenet.fr/)
39 941 pizzacoca
  - [[appli_generation_factures|Application django de génération des factures]]
40 951 youpi
  - les infos publiques envoyées à db.ffdn.org: (http://dolibarr.aquilenet.fr/isp.json)
41 952 youpi
  - les autres infos: (http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/infosplus.php)
42 877 youpi
43 993 pizzacoca
44 992 pizzacoca
45 834
## Doc
46 877 youpi
47
**Tout se passe sur dolibarr**
48 834
49 949 youpi
juste pour info, [Installation d'un nouveau dolibarr](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Installation_dolibarr) , et la liste des dépôts où on stocke nos scripts (référencée aussi sur https://www.ffdn.org/wiki/doku.php?id=formations:compta#travaux_de_la_fede)
50 950 youpi
    * http://git.aquilenet.fr/tools.git             scripts web pour générer des formulaires d'inscription , installé sur gaia:/srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin
51
    * http://git.aquilenet.fr/tools-dolibarr.git    scripts dolibarr pour valider une inscription et les scripts de compta , installé sur hera:/usr/share/dolibarr/scripts/aquilenet
52
    * http://git.aquilenet.fr/htdocs-dolibarr.git   pour gérer les lignes ADSL de manière sympa dans Dolibarr , installé sur hera:/usr/share/dolibarr/htdocs/aquilenet
53
    * http://git.aquilenet.fr/adherents.git         pour l'espace adhérents, en dolibarr aussi, installé sur hera:/srv/adherents
54 834
55
Les mails sont envoyés à tresorier@aquilenet.fr qui est un alias pour la liste tresorier@listes.aquilenet.fr qu'on peut gérer sur https://listes.aquilenet.fr/sympa/admin/tresorier
56 877 youpi
57
Ancien svn, n'est plus utilisé désormais  
58 834
svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/factures-fournisseurs  
59
svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/adhesions
60
61
Il est sans doute utile d'aller consulter d'abord la doc de FDN: https://wiki-adh.fdn.fr/wiki/documentation:notions_de_comptabilite pour comprendre les principes des comptes comptables. Il y a aussi eu un exposé à l'AG 2015 de la FFDN: http://www.aquilenet.fr/docs/compta.pdf
62
63
Voici ci-dessous le plan comptable. Quand on ajoute ou modifie une entrée, il faut penser à mettre à jour (TODO: factoriser dans aquilenet.lib.php):
64 877 youpi
65 834
* le numéro de Réf. du compte en question bien sûr  
66 877 youpi
67
* dans compte\_adherent() dans aquilenet.lib.php  
68
* dans soldes\_accounts(), et tout en bas, dans compta-asso.php  
69
* dans aquilenet.lib.php  
70 834
* dans dolibarr.php
71 877 youpi
72 834
* 05... : Compte de la ligne ADSL 05... Ne fait pas vraiment partie du plan comptable, on ne fait que faire passer les virements par ce compte pour y rassembler tout ce qui concerne une ligne ADSL donnée.  
73 877 youpi
74
* 12000000 : Compte de bilan  
75
* 1200xxxx : Compte d'exercice de l'année xxxx  
76
* 40100001 : Fournisseur Online.net  
77
* 40100002 : Fournisseur Bookmyname  
78
* 40100003 : Fournisseur divers  
79
* 40100004 : Fournisseur FDN  
80
* 40100005 : Fournisseur Syntis  
81
* 40100006 : Fournisseur Kazar  
82
* 40100007 : Fournisseur Cogent  
83
* 40100008 : Fournisseur Anteor  
84
* 40100009 : Fournisseur Orange  
85
* 40100010 : Fournisseur RIPE  
86
* 40100011 : Fournisseur OVH  
87
* 41100xyz : Compte de l'adhérent.e xyz  
88
* 41101000 : Donateur divers  
89
* 41101001 : Clients divers  
90
* 41102xyz : Compte du client xyz  
91
* 51120000 : Remise de chèque  
92
* 51190000 : Prélèvements  
93
* 51200001 : Crédit coopératif  
94
* 53140000 : Caisse  
95
* 60000000 : Charge Lignes ADSL  
96
* 60400001 : Charge dedibox  
97
* 60400002 : Charge nom de domaine  
98
* 60400003 : Charge hébergement  
99
* 60400004 : Charge IP  
100
* 60400005 : Charge transit  
101
* 60630000 : Charge matériel petit équipement  
102
* 21830000 : Charge matériel informatique  
103
* 60700000 : Charge marchandise goodies  
104
* 60700001 : Charge marchandise briques  
105
* 61100000 : Charge installation  
106
* 61600000 : Charge assurance  
107
* 62310000 : Charge annonces et insertions  
108
* 62360000 : Charge stickers  
109
* 62610000 : Charge timbres et frais postaux  
110
* 62620000 : Charge livraison  
111
* 62700000 : Charge service bancaire  
112
* 62800000 : Charge Diverses  
113
* 63500000 : Charge taxe achat étranger  
114
* 70400000 : Produit installation  
115
* 70600000 : Produit lignes ADSL  
116
* 70600001 : Produit VPN  
117
* 70700000 : Produit marchandise goodies  
118
* 70700001 : Produit marchandise briques  
119
* 70830000 : Produit hébergement  
120
* 70830001 : Produit transit  
121
* 70830002 : Produit stockage  
122
* 70830003 : Produit IP  
123
* 74000000 : Produit cotisations  
124
* 76000000 : Produit parts CC  
125 834
* 77000000 : Produit Dons
126 877 youpi
127 1002 pizzacoca
**En résumé**
128 877 youpi
129 834
  - Pour les comptes en banque et tiers (adhérent.e.s, fournisseurs), c'est négatif quand on leur a donné de l'avance de sous, et c'est positif quand on leur en doit (i.e. on est du côté "banquier" \!) Ainsi:
130 877 youpi
131 834
* C'est donc normal que les comptes en banque soient négatif, au contraire: c'est la banque qui nous doit des sous :) C'est exactement l'opposé de ce qui apparaît dans le compte chez la banque.  
132 877 youpi
133
* Si un.e adhérent.e est strictement négatif, il nous doit des sous, il faut lui prélever.  
134
* Si un.e adhérent.e est strictement positif, c'est qu'il a payé des trucs pour l'asso. Soit on lui rembourse, soit on ne lui prélève pas quelques mois.  
135
* Si un fournisseur est strictement positif, c'est qu'on lui doit des sous, il reste une facture impayée.  
136 872 pizzacoca
* Si un fournisseur est strictement négatif, c'est qu'on lui a donné trop de sous \! Il faut régulariser.
137 877 youpi
138
  - Pour les comptes de charge et de produit, c'est plus habituel:
139
140
* Une charge, c'est des sous en moins qui vont alimenter un fournisseur  
141
142
* Un produit, c'est des sous en plus qui viennent d'adhérent.e.s.
143
144
  - Pour les comptes en banque, on doit faire le "rapprochement" avec le relevé de compte. **Attention**, rapprocher rend l'écriture inchangeable. Il ne faut donc rapprocher qu'avec le relevé de compte confirmant l'opération sous les yeux.
145 834
146
Par exemple, voici pour un don et pour un paiement de facture:
147 877 youpi
148 1003 pizzacoca
**Don**
149 834
150
Par un.e adhérent.e
151 877 youpi
152
  - On vire le montant depuis son compte vers le compte produit don.Il nous doit donc maintenant des sous.
153
  - Le virement ou prélèvement est ordonné, on vire le montant depuis le
154
  - compte bancaire vers le compte de l'adhérent.e. Il ne nous doit plus de sous.
155 834
  - Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
156 877 youpi
157 864 pizzacoca
Si c'est une personne qu'on ne reverra pas souvent, on peut utiliser le  
158 834
compte "Donateur divers" à la place du compte d'un compte d'adhérent.e.
159 877 youpi
160 1004 pizzacoca
**Facture de fournisseur**
161 864 pizzacoca
162 834
Un fournisseur nous envoie une facture pour un service
163 877 youpi
164 989 pizzacoca
* On vire chaque élément de la facture depuis le compte de charge correspondant vers le compte de fournisseur. On lui doit donc des sous
165
166
* Lorsque l'on paie la facture, on vire le montant depuis le compte fournisseur vers le compte bancaire. On ne lui doit plus de sous.
167
168
* Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
169
170
* Lors d'un virement fait à un fournisseur on indique le numéro de facture (numéro invoice pour cogent par exemple)correspondant dans les trois champs 
171
172
> * motif du virement
173
> * Référence de l'opération
174
> * Référence de bout en bout
175
176
* Contacts Facturation Cogent : N° +33 (0) 1 49 03 18 00 billingeu@cogentco.com
177 877 youpi
178 834
## Nouvel.le adhérent.e
179
180 870 pizzacoca
Sur réception d'une demande d'adhésion
181 877 youpi
182
  - Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.
183
  - Corriger éventuellement des typos ou ajouts à la main sur le formulaire (majuscules, type d'adherent, numero de tel, adresse mail)
184
  - Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvel_adherent.php, cela crée l'adhérent.e dans dolibarr, et du coup aussi dans LDAP, et donc une adresse mail etc., ainsi qu'un compte de compta tiers pour lui, ça l'inscrit à asso@listes.aquilenet.fr, et ça lui maile une bienvenue
185 1109 pizzacoca
186
>  - S'il y a une commande de VPN, ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
187 834
  - * Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main: aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe. Utiliser `mkpasswd -m sha-512` pour le crypter, et alors la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."
188 1109 pizzacoca
189
>  -  * Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
190
191 877 youpi
  - Dans les comptes, virer depuis son compte d'adhérent.e vers le "produit cotisations" le droit d'entrée ou la cotisation, titre "Cotisation Machin Truc 2011"
192
  - Dans sa fiche dolibarr adhérent.e, ajouter l'adhésion dans l'onglet adhésions
193 973 youpi
  - puis, selon le mode de règlement, avec la date du jour:
194 877 youpi
195 973 youpi
* Si c'est un chèque, virer depuis le compte de remises vers son compte
196 877 youpi
197
* Si c'est en liquide, virer depuis la caisse vers son compte  
198
* Si c'est un virement, virer depuis le compte bancaire vers son compte (et rapprocher plus tard)  
199 834
* Si c'est un prélèvement, voir ci-dessous.
200 877 youpi
201 870 pizzacoca
  - Si l'adresse e-mail n'a pas été précisée, envoyer une lettre de bienvenue papier. Voir le courrier type dans le cloud dans adhesions
202 877 youpi
203 834
  - S'il y a un mandat
204 877 youpi
205 834
* Archiver le mandat original.  
206 877 youpi
207 1111 pizzacoca
* Aller sur http://www.collect.online/ Ajouter l'adhérent.e dans la partie prélèvement, On utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
208 877 youpi
209 1106 youpi
* Si c'est juste une adhésion ou un abonnement VPN, faire un prélèvement régulier annuel ou mensuel (note: on commence à prélever le vpn à la fin du mois suivant le premier mois de service vpn)
210 877 youpi
211 834
* Si c'est un abonnement ADSL, on crée l'échéancier plus tard, une fois la ligne effectivement construite.
212 877 youpi
213 834
  - S'il y a une souscription à une ligne ADSL
214 877 youpi
215 834
* Toute la compta est faite automatiquement par le script, il y a juste à archiver la demande dans le cloud  
216 877 youpi
217
* [Vérifier l'éligibilité de la ligne](https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi) et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total  
218
* Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter *toutes* les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.  
219 834
* Envoyer un aimable mail de confirmation à suivi-adsl at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr pour permettre d'identifier la ligne ne pas oublier de préciser qu'il vient d'"aquilenet", donner le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent.
220 877 youpi
221 834
* Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP, noter IPv4, préfixe IPv6, login et mot de passe (lisibles aussi sur http://vador.fdn.fr/adherents) dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne, et forwarder le mail à l'abonné en corrigeant un peu.  
222 877 youpi
223 834
* Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
224 877 youpi
225 834
* Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence  
226 877 youpi
227
* Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone  
228 834
* Quand l'ouverture de ligne est effective,
229 877 youpi
230 885 youpi
* * forwarder le mail à l'abonné  
231
* * aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,  
232
* * créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec un premier prélèvement manuel correspondant aux FAS + mois partiel, et le prélèvement automatique mensuel.  
233
* * Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:
234 877 youpi
235 834
* La référence et le libellé du compte de compta  
236 877 youpi
237 834
* Dans la Note de l'adhérent.e
238 877 youpi
239 834
  - S'il y a une commande de VPN,
240 877 youpi
241 1039 youpi
* Vérifier le tarif du contrat vpn sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php
242
243 834
* Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
244 877 youpi
245
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0  
246
ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1  
247 834
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
248 877 youpi
249 852 youpi
où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers).
250 877 youpi
251 834
  - Archiver le tout: scanner tous les documents, ajouter au cloud, dans adhesions
252 877 youpi
253 1104 youpi
  - FIXME: broken, Sur l'atelier, ajouter l'adhérent.e en tant que participant au projet aquilenet.
254 877 youpi
255
## Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e
256
257 907 youpi
  - Sur hera, lancer la récupération de la clé à partir du fingerprint:
258 877 youpi
259 944 youpi
sudo -u www-data gpg --keyserver pgp.mit.edu --homedir /srv/adherents/.gnupg/ --recv-key XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
260 877 youpi
261 907 youpi
  - Retrouver l'adhérent dans Dolibarr, suivre le "lien tiers Dolibarr", aller dans la fiche, la modifier, découper le fingerprint complet de la clé GPG en 4 paquets de 10 chiffres hexa, les mettre dans les cases Id professionnel 1 à 4.
262 877 youpi
263
## Nouveau mandat
264 837 youpi
265 834
Sur mandat arrivé après la demande d'adhésion ou mise à jour,
266 877 youpi
267 834
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , pour pouvoir faire un copier/coller des numéros iban et bic  
268 877 youpi
269
* Copier/coller dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouveau_mandat.php  
270
* Archiver le mandat.  
271
* Si c'est juste un changement de compte, dans collect.online, modifier juste dans le débiteur le numéro de compte.  
272
* Si c'est un nouveau service pour un débiteur existant, avec le même compte, dans collect.online, ajouter l'échéancier.  
273 834
* Si c'est un nouveau débiteur, ajouter l'adhérent.e dans collect.online, on utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
274 877 youpi
275
## Nouvelle ligne ADSL
276 834
277 1113 pizzacoca
**Souscription**  
278 1114 pizzacoca
> Sur souscription de ligne ADSL pour une adhésion existante.
279 877 youpi
280 834
* [Vérifier l'éligibilité de la ligne](https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi) et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total, cela permet notamment de savoir si c'est un numéro actif ou inactif.  
281 877 youpi
282
* Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter *toutes* les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.  
283
* Envoyer un mail de confirmation à suivi-adsl at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr avec comme informations dans le corps "aquilenet", le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent. Ce n'est pas un traitement automatique, rédiger le mail correctement.  
284
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.  
285 1112 pizzacoca
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste adsl@, et ajoute l'éventuel mandat  
286
* Ajouter, s'il.elle n'y est pas déjà, l'adhérent dans collect.online, la référence d'adhérent est lisible en allant cherche l'adhérent dans la partie adhérents de dolibarr.  
287 834
* Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
288
289 1113 pizzacoca
**Confirmation**
290
> Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP :
291 834
292 1113 pizzacoca
* noter IPv4, préfixe IPv6, login et mot de passe (lisibles aussi sur http://vador.fdn.fr/adherents) 
293
* dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne, 
294
* forwarder le mail à l'abonné en corrigeant un peu.    
295 834
296 1113 pizzacoca
**Changement**
297
> Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
298 834
299 1113 pizzacoca
* Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence  
300 877 youpi
* Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone  
301
302 1113 pizzacoca
**Ouverture effective**
303
> Quand l'ouverture de ligne est effective
304
305
* forwarder le mail à l'abonné  
306
* aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,  
307
* créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant. Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour inclure les FAS + mois partiel.  
308
* modifier l'échéancier pour ajouter la cotisation annuelle s'il n'y en a pas déjà  
309
* Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:  
310
* La référence et le libellé du compte de compta  
311
* Dans le champ note de l'adhérent
312 840 youpi
313 834
Oui, c'est cracra de mettre le montant, il faudrait faire un lookup dans la base des tarifs (TODO). Pour l'instant c'est plus simple ainsi.
314
315
## Migration ligne ADSL à Liazo
316
317 877 youpi
Lorsqu'un adhérent demande à migrer sa ligne vers Liazo.
318 849 blagoi.iakov
319 877 youpi
La migration sera effective au début du bimestre suivant seulement (si on commande avant le 15 du deuxième mois du bimestre en cours, sinon c'est encore après).
320
321
* Dans l'espace adhérent chez FDN, retrouver la ligne, et cliquer sur "Changer le débit ou l'option"  
322
323 834
* Choisir l'option voulue: dégroupage total ou non.  
324 877 youpi
* Renommer le compte de compta de la ligne en "Reconstr Ligne 0123456789".  
325 834
* Corriger son option, du genre 80MLiazoOrange (pas de dégroupage) ou 80MLiazoOrangeNu (dégroupage total).  
326 877 youpi
* On reçoit régulièrement des mails pour la progression de la construction.
327
328 834
* Quand on reçoit le mail parlant du changement de login, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans le champ Commentaire de la ligne.  
329 877 youpi
330 834
* Si on reçoit un mail parlant du changement de numéro de téléphone, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans la ligne (à la fois la référence et le nom du compte) et dans la note de l'abonné  
331 877 youpi
* Une fois la construction faite, facturer les frais de migration à la fin du mois suivant.Modifier l'échéancier (l'adhérent.e sera prévenu par un script après avoir réalisé l'injection)
332 886 youpi
333 877 youpi
* Avant de faire la première facturation au nouveau tarif:
334 886 youpi
335 877 youpi
* * corriger les tarifs client/fournisseur  
336 886 youpi
337 877 youpi
* * Si c'est un dégroupage total, mettre à jour le numéro de la ligne
338 886 youpi
339 877 youpi
* * * Dans la référence et le libellé du compte de compta  
340 886 youpi
341 877 youpi
* * * Dans la Note de l'adhérent.e
342 886 youpi
343 877 youpi
* * Renommer le compte de compta en "Ligne 0123456789"  
344
345
* * corriger le montant de prélèvement sur collect.online
346
347
## Réception de cotisation
348
349
  - Dans le module adhérents
350
351
* retrouver l'adhérent.e dans la liste,  
352
353
* aller dans l'onglet adhésions/cotisations  
354
* ajouter l'adhésion: mettre comme fin un jour avant l'anniversaire suivant.
355
356
  - Répercuter l'adhésion dans la compta en virant depuis l'adhérent.e vers le produit cotisation
357 834
  - Encaisser le montant (chèque: voir ci-dessous, liquide: passer sur le compte d'un trésorier qui se fait prélever et qui encaissera le liquide)
358
359 877 youpi
## Encaisser un chèque
360
361
Pour éviter d'en envoyer tous les 36s du mois, plutôt que virer directement depuis le compte bancaire, on vire temporairement depuis un compte "Remises de chèques".
362 974 youpi
363 972 youpi
  - Vérifier l'ordre du chèque.
364 834
  - Signer le chèque au dos
365 877 youpi
  - Virer depuis le compte "Remises de chèques" vers le compte de l'adhérent.e, avec la date du jour. Ainsi on sait que l'adhérent.e a payé, mais il nous reste des chèques à encaisser, stockés sur une étagère.
366 834
  - Lors du dépôt d'une remise des chèques qui se sont entassés, virer le montant total de la remise de chèques depuis le compte bancaire vers le compte de remises de chèque, avec le numéro de remise pour rapprocher facilement, et la date de la remise de chèques.
367 877 youpi
  - Quand confirmé, rapprocher.
368
369
## Résilier une ligne ADSL
370
371
  - Charger sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/adsl.php les derniers mois complets
372 887 youpi
  - Renommer le compte de compta de la ligne en "Résiliation Ligne xxxx"
373 877 youpi
  - La facturation chez Nerim est bimensuelle, donc il faut faire remonter la demande au suivi-adsl at fdn dot fr avant le 15 du deuxième mois du bimestre, pour éviter de payer un autre bimestre pour l'ADSL. Il vaut mieux faire remonter le plus tôt possible pour éviter de payer la partie transit de FDN.
374 929 youpi
  - mailer donc suivi-adsl arobase fdn point fr en donnant simplement le numéro de ligne et le nom de l'adhérent.e pour vérification, avec la date de résiliation souhaitée.
375 928 youpi
  - Lorsque la compta FDN est faite pour le dernier mois (qui comporte éventuellement une partie abonnée et une partie relicat facturée à prix coûtant), faire la compta pour la ligne à la main (TODO: automatiser):
376 940 pizzacoca
377
*****
378 930 youpi
379 936 youpi
### Facture mois plein
380 834
381 940 pizzacoca
* Pour les mois avant le mois où la résiliation est effective (donc les mois où le service a été permanent)
382
* * Utiliser le lien "charge" pour charger ces mois entiers. Il faut enlever temporairement le mot "Résiliation " pour que le script accepte de faire la charge automatiquement.
383 930 youpi
384 927 youpi
### Facture du mois de résiliation
385
386
* Pour le mois pendant lequel la résiliation a lieu (donc le mois où le service est donc partiel)
387
* * On ne veut prendre de marge que sur la période où il y a effectivement eu un service. Il faut donc compter combien cela fait:
388 940 pizzacoca
* * * notre marge: (tarif Aquilenet - tarif FDN) \* prorata du mois abonné)
389
* * Et y ajouter ce que FDN nous a fait payer
390 927 youpi
* * Facturer cela
391 930 youpi
392 927 youpi
### Facture des mois post résiliation
393 928 youpi
394 929 youpi
* Pour les mois après le mois où la résiliation a été effective (donc le mois où il n'y a aucun service)
395 927 youpi
* * Facturer juste ce que FDN nous a fait payer
396
397
*****
398
399
* Pour facturer:
400 931 youpi
* * Virer ce montant de la ligne ADSL vers le produit ADSL  
401 877 youpi
* * Virer ce montant de l'adhérent.e vers la ligne ADSL  
402 933 youpi
* * Virer le montant FDN de la charge ADSL vers la ligne ADSL  
403 877 youpi
* * Virer le montant FDN de la ligne ADSL vers le fournisseur FDN.  
404 1107 youpi
* Établir le prélèvement des derniers mois à la main sur collect.online.  
405 946 youpi
* S'il n'a plus d'abonnement, supprimer le numéro de compte dans la fiche tiers de l'adhérent  
406 947 youpi
* Renommer le libellé du compte de la ligne en "Ancienne Ligne xxxx"  
407 877 youpi
* Ajouter à la fin de la Ref. du compte de compta de la ligne ".0" (ou plus), et mettre à jour la référence dans la Note de l'adhérent.e (c'est pour le cas où un autre adhérent reprendrait cette même ligne, pour que ça soit vraiment un autre abonnement).
408
* Une fois la dernière échéance passée, désactiver l'échéancier chez collect.online : modifier l'échéancier pour bloquer tous les mois (vraiment le modifier, pas juste bloquer des échéances précises 
409 834
* S'il n'a plus d'abonnement, désabonner de la liste adsl@
410
411 877 youpi
## Nouveau VPN
412
413 834
Sur souscription de VPN pour un.e adhérent.e existant.
414
415 942 youpi
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.  
416 1097 pizzacoca
417
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste vpn`, et ajoute l'éventuel mandat: TODO: vérifier que le numéro de compte se retrouve bien enregistré, dans le tiers correspondant à l'adhérent.e, dans sa fiche.
418
  * ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
419
  * Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main :
420
421 1105 pizzacoca
> Retrouver le mot de passe dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe.
422
423 1097 pizzacoca
> ~~~
424
 # On crypte le mot de passe :
425
 mkpasswd -m SHA-512 mot-de-passe 
426 942 youpi
> ~~~
427 877 youpi
428 1040 youpi
la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."  
429 877 youpi
  * Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
430
431
* Vérifier le tarif du contrat sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php
432 834
* Ajouter, s'il n'y est pas déjà, l'adhérent.e dans collect.online, la référence d'adhérent.e est lisible en allant cherche l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.  
433 877 youpi
* créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant. Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour le premier mois partiel.  
434 834
* corriger les prélèvements anniversaire pour y ajouter la cotisation.  
435 877 youpi
* Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
436
437
* Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
438 834
439 877 youpi
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0  
440 834
ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1  
441 877 youpi
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
442 834
443 877 youpi
où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers). Éventuellement il y a déjà un fichier `disponible.pour.ip.fixe` qui vient d'un précédent désabonnement.
444
445 834
## Ajouter une autre IP fixe à un VPN
446 877 youpi
447
* Si l'adhérent veut une 2e IP fixe, il suffit d'ajouter la route dans son /etc/openvpn/ccd sur  
448 834
iris et demeter:
449 877 youpi
450 834
iroute 185.233.101.m 255.255.255.255  
451 877 youpi
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:m::/64
452 834
453 877 youpi
## Résilier un VPN
454
455
* Sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php repérer le contrat  
456
457
* Charger éventuellement le dernier mois  
458
* Cliquer sur le contrat (2e colonne)  
459 834
* Cliquer sur le bouton Modifier en face de "Statut du service ... En service", pour clôturer le service.  
460 877 youpi
* Désactiver le login sur iris et demeter dans /etc/openvpn/password en mettant juste un \# en tête de ligne.  
461
* Renommer l'éventuel fichier dans ccd/ en disponible.pour.ip.fixe.xxx pour libérer l'IP  
462
* Désabonner de la liste vpn@
463
464
## Résilier un adhérent
465
466 1103 pizzacoca
* Dans la liste dans le module Adhérents, cliquer sur la croix rouge pour résilier.  
467 1099 pizzacoca
468 1103 pizzacoca
* Désinscrire de la [liste asso](https://listes.aquilenet.fr/sympa/review/asso)  
469 834
470 1103 pizzacoca
* Désactiver le compte ldap en changeant le mot de passe dans sa fiche adhérent.e dolibarr pour qu'il ne puisse plus se logguer. 
471
472
> dans le cas d'une demande de suppression totale des mails, aller sur hera
473
474
~~~
475
  sudo su
476
  cd /srv/vmail/aquilenet.fr/
477 834
  rm -fr prenom.nom
478 1103 pizzacoca
~~~
479
480
> Pour les plus joueurs
481
482
~~~
483 877 youpi
sudo cd rm /srv/vmail/aquilenet.fr/prenom.nom -fr
484 1103 pizzacoca
~~~
485 877 youpi
486
* Supprimer les comptes utilisateurs autres.  
487 834
488
* Enlever les permissions dans l'atelier.
489 877 youpi
490
## Ajouter de l'espace disque owncloud
491
492
TODO: automatiser la partie dolibarr
493
494
  - se logguer sur nextcloud avec son compte habituel (qui est dans le groupe admin, pour le vérifier aller dans paramètres et vérifier le(s) groupe(s))
495
  - Dans le menu en haut à droite, choisir Utilisateurs
496
  - retrouver l'utilisateur dans la liste
497
  - changer son quota
498
  - noter son uuid
499
  - sur sayanet, dans /home/aquilenet-backup/BackItUp/BackItUp.conf, ajouter l'uuid à la liste\_exclusions
500 834
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-owncloud", choisir la quantité en Go/an, ajouter, modifier éventuellement le tarif
501 877 youpi
  - valider
502 922 youpi
  - modifier le statut du service en l'activant avec comme date de terminaison 2099
503
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
504
  - établir le prélèvement automatique sur collect.online
505
506
## Ajouter une facturation de VM ou serveur à prix libre
507
508
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "heb-mezza" ou VM, mettre 1 unité.
509
  - changer le prix unitaire pour mettre le prix libre.
510
  - valider le contrat
511 834
  - activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
512
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
513 1024 youpi
  - Créer la VM ou installer le serveur
514 877 youpi
515
## Ajouter du disque local pour une VM
516
517 834
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-local", choisir la quantité en Go/an, changer éventuellement le tarif.
518 877 youpi
  - valider le contrat
519 834
  - activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
520 877 youpi
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
521 1025 youpi
  - Créer la VM
522 877 youpi
523
## Ajouter du disque NFS pour une VM
524
525 834
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-NFS", choisir la quantité en Go/an, changer éventuellement le tarif.
526 877 youpi
  - valider le contrat
527 834
  - activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
528 877 youpi
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
529
  - Voir https://atelier.aquilenet.fr/projects/infrastructure/wiki/NFS pour la création du volume, et mettre le quota.
530
531 834
## Supprimer du disque cloud, local ou NFS
532 877 youpi
533 834
  - [dans dolibarr](http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php) retrouver le contrat correspondant à la VM, cliquer sur le numéro de contrat.
534 877 youpi
  - Cliquer sur l'icône modifier à droite de "Statut du service", mettre la date de fin de service et cliquer sur Clôturer
535 834
  - Faire l'action adminsys correspondante.
536 877 youpi
537 834
## Et sourtout
538
539
Pour vérifier qu'il n'y a pas d'erreur, regarder la somme des soldes tout en bas de [la compta publique](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php), ça doit retomber à zéro.
540 877 youpi
541
## Supprimer un essai
542
543 834
On n'efface pas ce qui a existé réellement, mais on peut avoir besoin de supprimer un test.
544 877 youpi
545 834
  - Supprimer l'adhérent.e
546 877 youpi
  - Dans compta/tréso, Clients, choisir le client, regarder la fiche, supprimer
547 834
  - Supprimer le compte de compta
548 877 youpi
549 834
## Modifier les tarifs
550 877 youpi
551
  - Modifier dans sous.ods dans les recettes des produits.
552 834
553 877 youpi
* Dans gaia, /srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin, modifier eligibilite.cgi  
554
555 834
* Dans dolibarr, Services, modifier le/les services concernés  
556 877 youpi
* Dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/ , aller voir les lignes concernées, modifier le champ commentaire.
557
558 834
  - Dans les formulaires, modifier adsl-tail.inc, recompiler, commiter, svn up dans /srv/si/formulaires, copier adsl\*.pdf dans /srv/www/aquilenet.fr/docs/
559
  - Sur le site web, modifier http://www.aquilenet.fr/node/8
560 877 youpi
561
## Renommer quelqu'un
562
563
C'est galère et technique, mais pas impossible. Il faut (au moins, difficile d'être sûr qu'on n'ait rien oublié)
564
565
  - Dans sa fiche adhérent, changer nom/prénom, login, email
566
  - Sur hera, dans /home/vmail/aquilenet.fr, renommer le répertoire
567 834
  - Dans la fiche tiers dolibarr, change nom/prénom
568 953 youpi
  - Renommer son compte de compta, voire les écritures
569
  - Dans la liste des contrats, renommer au besoin (eh non dolibarr n'a pas l'air d'avoir d'interface pour ça, il faut le faire à la main en SQL...)
570
  - Renommer son accès vpn
571
  - Supprimer l'ancien utilisateur dans l'atelier
572
573
## Ajouter un type de service
574
575
Dans le module service, cliquer sur Nouveau service.
576
577
Peu importe la référence et libellé du service.
578
579
Bien mettre la durée: 1 année ou 1 mois.
580 1015 pizzacoca
581 1017 pizzacoca
Mettre le prix en TTC et mettre la TVA à 0%
582
583
Dans le script aquilenets/contrats.php, ajouter dans le switch pour choisir le compte de produit à créditer.
584
585
# Compta annuelle
586 1042 youpi
587 1017 pizzacoca
Faire le bilan d'exercice:
588 1045 youpi
589 1043 youpi
  - Créer un compte de référence 120020xx, de libellé "Exercice 20xx", de type "Compte bancaire épargne/placement", puis le modifier pour désactiver la fonction de rapprochement.
590 1017 pizzacoca
  - Vérifier que les fournisseurs sont à 0, corriger le cas échéant
591
  - Vider chaque compte produit et charge vers ce compte, à l'aide de virements "Exercice 20xx Charge truc". Cela remet donc à zéro tous les comptes de produit et charge.
592
  - En faire un bilan d'exercice dans sous.ods dans une nouvelle feuille "20xx": copier la feuille de l'année d'avant, corriger les montants des charges et produits
593
  - Virer l'exercice sur le compte "Bilan", avec l'intitulé "Exercice 20xx" . Le compte d'exercice 20xx est donc tombé à zéro.
594
595
Faire le bilan comptable (inverser tous les signes pour que ce soit plus intuitif à comprendre) dans sous.ods
596
597
  - Actif:
598
599
* les comptes courants et épargnes vont en actifs.  
600
601
* les comptes tiers **négatifs** vont en créances (on devrait recevoir ces sous-là un jour)
602
603 1047 youpi
  - Passif:
604 1017 pizzacoca
605
* Le compte "Bilan" (avant virement de l'exercice de l'année) va dans "Exercices passés"  
606
607
* les comptes tiers **positifs** vont en dettes (on a encore ça à payer), selon que c'est temporaire ou non.
608
609 1048 youpi
Vérifier que les deux totaux correspondent
610 1017 pizzacoca
611 1050 youpi
Mettre à jour sous.ods:
612 1017 pizzacoca
613 1051 youpi
  - Télécharger sous.csv depuis dolibarr: https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/export_sous.php
614 1052 youpi
  - ouvrir sous.csv en n'utilisant **que** le point-virgule comme séparateur
615 1017 pizzacoca
  - copier/coller son contenu dans la feuille adhérents\_import de sous.ods
616 1015 pizzacoca
  - mettre à jour la feuille historique depuis la feuille Situation
617
  - étebndre la plage de données des graphes dans la feuille Graphes
618
  - Vérifier les feuilles Situation et Bilan mensuel, imprimer les feuilles Situation, Graphes, Bilan mensuel, et 20xx
619
620
# Compta mensuelle
621
622
* voir les TODO sur https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Todolist_mensuelle
623
624
* Attention, en Janvier, ne faire d'abord que les opérations concernant Décembre, puis faire la compta annuelle, puis faire les opérations concernant Janvier
625
626
### Vérification rejets de prélèvement :
627
628
* Vérifier sur collect.online s'il y a eu des rejets sur le dernier prélèvement: depuis la page d'accueil, le bouton "Traiter" à droite de "impayées" en rouge (même s'il indique 0, il peut y en avoir...)
629
630
> * Aller vérifier sur coopacces: s'il y a effectivement un débit S-MONEY correspondant, utiliser cette date-là pour réaliser des virements inverses entre les adhérents concernés et le compte du crédit coopératif, qui du coup doivent de nouveau la créance. 
631
> * Sinon, c'est que le prélèvement n'a même pas été essayé, mettre la même date que le prélèvement. dans ce cas baisser d'autant le montant du prélèvement global des adhérents (Prélèvements adhérents XX/XXXX) et virer depuis les comptes des adhérents concernés vers le compte prélèvements.
632
> * Augmenter d'autant le prélèvement suivant, et vérifier avec l'adhérent pour que le prélèvement puisse se faire
633
634
### Rapprochement :
635
636
* Aller sur https://www.credit-cooperatif.coop/Entreprises/Banque-au-quotidien/Coop-access , demander l'export des écritures du compte bancaire pour ouvrir dans un tableur
637
638
* aller https://dolibarr.aquilenet.fr/compta/bank/account.php?account=1, comparer: on peut par exemple prendre chaque écriture de dolibarr depuis la date du dernier rapprochement, et cocher dans le tableur
639
640
> * Attention, les crédits S-MONEY dans coopaccess correspondent à l'écriture "Prélèvements adhérents" dans dolibarr. Si ça ne correspond pas c'est éventuellement normal, cf plus bas.
641
> * Il y a un débit S-MONEY dans coopaccess correspondant aux frais bancaires
642
> * Les autres débits S-MONEY éventuels dans coopaccess correspondent à de rejets de prélèvement, cf ci-dessus
643
644
* Enrichir dolibarr des opérations non cochées.
645
* Vérifier le sens des opérations non rapprochées
646
* Vérifier que la ligne "solde actuel" dolibarr est égale au solde sur coopacces.
647
648
> * Si la somme des crédits S-MONEY dans coopaccess ne correspond pas à l'écriture "Prélèvements adhérents" dans dolibarr, il y a peut-être des prélèvements qui ne sont pas encore passés (parce qu'on est au début du mois seulement). Du coup pour vérifier tout de même les soldes :
649
650
> > * * Dans le tableur soustraire les différents crédits S-MONEY déjà passés sur coopaccess du solde coopaccess (en haut)
651
> > * * Soustraire (calculer avec sa petite calculette) le prélèvement visible dans dolibarr du solde dolibarr.
652
653
> * Si ça ne correspond pas, recommencer.
654
> * Cliquer sur le bouton rapprocher pour accéder à la page de rapprochement.
655
> * rapprocher les opérations en renseignant la date du jour (on ne prend pas la peine d'indiquer le type d'opération),
656
> * * **sauf**
657
> * * Les opérations dolibarr pas encore passées sur coopaccess
658
> * * Dans le cas où la somme des crédits S-MONEY ne correspond pas à l'écriture "Prélèvement adhérents", cette dernière écriture, qu'on pourra vérifier le mois suivant.
659
660
## Frais de fonctionnement (nos factures)
661
662
**Enercoop**
663
664
* S'il y en a une nouvelle, récupérer la facture bimensuelle sur https://espace-client.enercoop.fr/mon-espace/accueil/#bienvenue  
665
666
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Enercoop-<date>-NATLFAC\_xx\_xxxxxxxx.pdf  
667
* Passer le montant en charge d'hébergement (vers fournisseurs divers), intitulé "Facture enercoop NATL\_FACxx-xxxxxx" comme sur la facture  
668
* si une facture Enercoop a été prélevée, passer de fournisseur divers vers le compte credit cooperatif "Prelevement enercoop NATL\_FACxx-xxxxxx" (ller trouver le N° de facture corrrespondant dans le cloud)
669
670
**Cogent**
671
672
* Enregistrer la facture  
673
674
* **Payer** la facture
675
676
**Syntis**
677
678
* N'a pas lieu en ce moment, on n'héberge rien chez lui actuellement.
679
680
* Récupérer la facture pour l'hébergement sur https://client.syntis.net  
681
682
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Syntis-<date>-Fxxxxxx.pdf  
683
* Passer le montant en charge d'hébergement, intitulé "Quart de baie etc." comme sur la facture  
684
* Virer le montant de la facture à Syntis (à la fois sur coopanet et sur dolibarr) en mettant le numéro de facture dans l'intitulé, virer également 0.20€ depuis charge services bancaires "frais prélèvement SEPA"
685
686
**Nom de domaine**
687
688
* En juin ou juillet, renouveller sur https://www.bookmyname.com/ : depuis la page d'accueil, cliquer sur la partie "gérer", puis "Liste de vos noms de domaine", puis cocher tous les domaines aquilenet, puis choisir l'action "Renouveler des noms de domaine", payer, faire les virements correspondant.  
689
690
* Le mois d'après, **récupérer** la facture  
691
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/bookmyname-<date>-xxxxxx.pdf
692
693
## Facturations par Aquilenet
694 1108 pizzacoca
695
**Établir une facture ADSL pour ceux qui en ont besoin !**
696
697 1015 pizzacoca
Un outils a été développé sous django et python 
698 834
https://www.aquilenet.fr/fr/jechange/login/?next=/fr/jechange/
699 1108 pizzacoca
700 1015 pizzacoca
**penser à mettre à jour :**
701
702
> * Le numéro de facture (Nous avons commencé l'année en suivant les exigences du fisc, à savoir une numérotation unique et pas par adhérent)
703
> * La date de facture  
704
> * La date dans la désignation  
705 1070 pizzacoca
> * La date du prélèvement
706
707 1088 pizzacoca
### Facturations mensuelles
708 1070 pizzacoca
709
**mémo Facturation sans contrat sous dolibarr**
710 1068 pizzacoca
* **Facturer** : Rédiger une facture avec un numéro
711 1087 pizzacoca
* **Charger** : virer du compte de l'adhérent vers le compte produit/service fourni en mettant une référence (n° de facture) pour s'y retrouver.
712 1088 pizzacoca
713
714 1078 pizzacoca
**Yaal**
715 1015 pizzacoca
716
* Contrat dolibarr ~~n°43~~ **heb-cogent yaal1** Hébergement 1U 240€ /mois    
717 1085 pizzacoca
* Contrat dolibarr ~~n°46~~ **bgp-cogent yaal** 60€ /mois    
718
719 1098 pizzacoca
**saya**
720 834
721
* Contrat dolibarr n°37 Hébergement sayanet 288€/mois. ~~(**Charger**) en mettant le numéro de facture pour pouvoir s'y retrouver et le virer du compte client Saya au compte produit hébergement~~     
722 1015 pizzacoca
todo : renommer en *heb-cogent sayanet*
723 834
* Attention à la cotisation en novembre *facturation de cotisation oubliée en 2018, à rattraper*
724
* **Facturer** (établir une facture pour l'hébergement) et l'envoyer à fatiha.sabri@h20-16.fr
725 1088 pizzacoca
* Ils nous virent le paiement.  Mettre aussi le numéro de facture indiqué par saya et visible dans coopaccess, pour savoir ce qu'ils ont payé.
726
727 834
**L@BX**
728 1015 pizzacoca
729 1064 pizzacoca
* Contrat dolibarr ~~n°36~~ **heb-vm labx** 60€/mois chez Pierre Bourdin    
730 1085 pizzacoca
~~**charger**: Virer 60€ depuis le compte de Pierre Bourdin vers le comte Produit Hébergement C'est le montant total de 'hébergement du L@BX.~~.     
731 1088 pizzacoca
* **Facturer** 30€ au nom du L@BX, Pierre paie l'autre moitié personnellement.
732 834
733 1071 pizzacoca
**Guix**
734 834
735 1063 pizzacoca
* Contrat dolibarr ~~n°40~~ **heb-vm guix** 75€/mois. ~~**charger**~~ 
736 1015 pizzacoca
* **Facturer**. Ajouter la cotisation en novembre
737 1085 pizzacoca
738
**Rosedor**
739
740 834
* Contrat dolibarr n°38 VM 200€/mois. ~~**Charger**~~ 
741 1060 pizzacoca
todo : renommer en *heb-vm rosedor1*
742 1015 pizzacoca
* Contrat dolibarr n°47 VM 60€/mois. ~~**Charger**~~
743
todo : renommer en *heb-vm rosedor2*
744
* **Facturer** l'hébergement du service Rosedor (260€), plus la cotisation en avril.
745 1093 pizzacoca
Mail à envoyer à sophie.ouvrard@rosedor.fr (gestion de la téléphonie) et helene.geneste@rosedor.fr (compta)
746 1064 pizzacoca
747 834
**Elidée**
748 1015 pizzacoca
749
* Contrat dolibarr ~~n°39~~ **heb-Cogent elidee**. Hébergement: 1U + borne GSM 100€/mois ~~**charger**~~
750
* **Facturer** l'hébergement du serveur (100€), plus la cotisation vers décembre.
751
752
**Utopia**
753
754 1064 pizzacoca
* (Utopia (cotisation en août), envoyer à bordeaux@cinemas-utopia.org et à Patrick Troudet \> besoin facture mensuelle
755 1015 pizzacoca
756
**Charlotte Lewden** 
757
758 834
* cotisation en octobre
759 1022 pizzacoca
760 834
### Facturations annuelles 
761 1095 pizzacoca
762 1015 pizzacoca
763 1096 pizzacoca
**Avril**
764 834
765 1022 pizzacoca
> **C-P Prod** **facturer** contrat Dolibarr ~~n°35~~ **heb-vm cpprod-dev**, soit 1 an de VM à 20€/mois, donc 240€ (attention, contrat dolibarr démarré en cours d'année, il faudra sans doute **charger** une partie de l'année.
766 834
767 1022 pizzacoca
**Mai** 
768 1015 pizzacoca
769 1022 pizzacoca
**Aout**
770 834
771 1095 pizzacoca
> **Librairie Permaculturelle** échéancier au nom de "Association Ressources-permaculture" avec cotisation en janvier  
772
773 1022 pizzacoca
**Octobre**
774 1015 pizzacoca
775 1022 pizzacoca
> **CoopAlpha / Mukt**  
776 1015 pizzacoca
> * contrat ~~n°31~~ **heb-mezza bonjour Mukt** à 20€/mois **facturer** 1 an soit 240€
777 1082 pizzacoca
>  Ils paient par virement
778 1091 pizzacoca
779 1083 pizzacoca
 **Novembre** 
780 1082 pizzacoca
781 1083 pizzacoca
> **Yaal** **facturer** :
782
> * contrat ~~n°383~~ **Disk-local yaal** 20€ de VM annuelle 
783 1094 pizzacoca
> * 100€ de cotisation   
784 1082 pizzacoca
785 1015 pizzacoca
786 1022 pizzacoca
> **C-P Prod** **facturer**
787 1015 pizzacoca
> * Contrat Dolibarr ~~n°48~~ **heb-vm cpprod** , soit 1 an de VM à 30€/mois, donc 360€, attention, contrat dolibarr démarré en cours d'année, il faudra sans doute **charger** une partie de l'année.
788 1022 pizzacoca
> * La cotisation. 
789 834
790 1096 pizzacoca
**Décembre**
791 1108 pizzacoca
792 1015 pizzacoca
> **Nothing to Hide** **facturer** et **charger** 1 an de préfixe IPv4 à 128€ et 1 an de transit à 240€, et une cotisation de 20€.
793
> **Loïc Prud'homme** envoyer à contact@loicprudhomme.fr - loic.prudhomme@assemblee-nationale.fr  & Tiphaine.Maurin@clb-an.fr -, la cotisation n'est pas à facturer donc 480€
794
> **Attitudes et Marques** Envoyer facture correspondant à l'échéancier annuel envoyé en début d'année.
795
796
## Lignes ADSL
797 1037 youpi
798 834
* **Récupérer** les dernières factures sur https://vador.fdn.fr/adherents (Informations Administratives / Prélèvements), L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/FDN-<date>-xxxxxx.pdf  
799 1053 youpi
800 1034 youpi
* Si ça n'a pas déjà été fait pendant le rapprochement, virer le montant correspondant de FDN au crédit coopératif  
801 1041 youpi
* Vérifier que la balance du compte de fournisseur FDN retombe à 0 après leur dernière facture, sauf exceptions:
802 834
803 1041 youpi
* fin décembre (donc décembre inclus):
804 1015 pizzacoca
805
** rien
806
807
* donc au total +0€ -> OK
808
809
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php
810
811
* S'assurer que les lignes nouvelles ont bien leur date de début correct (voir sur https://vador.fdn.fr/adherents) et que le montant du premier prélèvement est correct sur collect.online  
812
813
* Cliquer sur les boutons charge (sauf pour les anciennes lignes et les lignes actuellement en construction, pour lesquelles il faut regarder le détail de ce qu'il y a à faire)
814
815
* cela va:
816
817
> * Virer la souscription adhérent.e depuis le compte de la ligne vers le produit Lignes ADSL (Abonnement ligne xxx mois année)  
818
> * Virer la souscription adhérent.e depuis l'adhérent.e possédant la ligne vers le compte de la ligne.  
819
> * Virer la souscription FDN depuis la charge Lignes ADSL vers le compte de la ligne  
820
> * Virer la souscription FDN depuis le compte de la ligne vers le fournisseur FDN
821
822
### Contrats
823
824
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/contrats.php  
825
* Cliquer sur les boutons charge des contrats où l'échéance est passée (elle est écrite en rouge). Cela va virer la souscription depuis le compte de l'adhérent.e vers le compte de produit correspondant.
826
827
### Adhésions
828
829
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/cotisations.php
830
* pour chaque adhérent.e apparaissant dans la liste (qui sont ceux avec cotisation en retard):
831
832
* S'il y a un RIB, on va prélever nous-même, donc cliquer sur le bouton charge, ce qui
833
834
> * Vire la cotisation annuelle ou mensuelle depuis l'adhérent.e vers le produit Cotisations.  
835
> * Ajoute la cotisation dans l'adhérent.e.
836
837
* S'il n'y a pas de RIB, on ne sait pas s'il y a lieu d'établir une cotisation, donc cliquer sur le bouton Rappel pour envoyer un mail à l'adhérent.e. Attention: si l'adresse e-mail est en @aquilenet.fr, il faut vérifier si l'adhérent.e relève bien ses mails, et sinon, lui envoyer un courrier papier.  
838
839
* Résilier les retardataires répétés.
840 1066 youpi
841 1015 pizzacoca
### Prélèvements & **injection dans dolibarr**
842
843
* Aller sur collect.online  
844
* Dans Echéances, faire sortir les échéances **du 10 du mois courant au 10 du mois suivant** (i.e. les prochaines échéances qui vont être prélevées, qu'on n'a pas encore injectées), cliquer sur Exporter . Attendre quelques secondes, le fichier devrait apparaitre dans la liste obtenue avec "Vos demandes d'export". Attention à bien prendre le bon fichier :) a priori le plus récent est en haut.
845 834
* Tester le résultat des prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/test_prelevements.php  
846 1015 pizzacoca
* Vérifier que ça retombe bien à zéro sinon identifier les raisons
847 834
848
> * C'est un prélèvements dans collect.online à corriger (le corriger)
849
> * Une erreur existe dans dolibarr (montant d'abonnement, cotisation, sens de paiement ...)
850
> * Situation temporaire (avance ou retard de paiement), dans ce cas documenter dans le champ commentaires de la fiche de compte dolibarr, en précisant la date de régulation prévue. Faire éventuellement un mail à l'adhérent si une action de sa part est requise.
851 1015 pizzacoca
852 1054 youpi
* **Refaire** un nouvel export, le re-télécharger et refaire le test d'import.
853 1015 pizzacoca
* Injecter vraiment les prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/import_prelevements.php  
854 1054 youpi
* Vérifier dans l'ensemble des comptes que les adhérent.e.s sont bien retombés à 0. Quand ce n'est pas le cas, modifier le champ Commentaire du compte bancaire correspondant pour noter pourquoi.
855 834
856 1055 youpi
**Vérification**
857 1054 youpi
858 834
> * Vérifier les balances des comptes d'adhérent.e.s, de fournisseurs, et de clients.
859
> * Encaisser (les envoyer par courrier & ajouter dolibarr) les chèques qui restent en mettant le numéro de remise dans le virement
860
> * Lancer les rappels de prélèvements depuis https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/rappel_prelevements.php (ça prend du temps car le script met à jour les clés gpg)
861
> * En janvier, faire la compta annuelle