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Compta » Historique » Version 1119

pizzacoca, 25/06/2019 22:55

1 877 youpi
# Compta
2 834
3 877 youpi
## Liens rapides dans cette page
4 834
5 878 youpi
  - [Facture fournisseur](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Facture)  
6 1013 pizzacoca
  - [Compta mensuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Compta-mensuelle)  
7 1014 pizzacoca
  - [Compta annuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Compta-annuelle)  
8 878 youpi
  - [Nouvel.le adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-adh%C3%A9rente)  
9
  - [Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-cl%C3%A9-PGP-dune-adh%C3%A9rente)  
10
  - [Nouveau mandat](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-mandat)  
11
  - [Nouvelle ligne ADSL](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-ligne-ADSL)  
12
  - [Migration Ligne ADSL à Liazo](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Migration-ligne-ADSL-%C3%A0-Liazo)  
13
  - [Réception de cotisation](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9ception-de-cotisation)  
14
  - [Encaisser un chèque](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Encaisser-un-ch%C3%A8que)  
15
  - [Résilier une ligne ADSL](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-une-ligne-ADSL)  
16
  - [Nouveau VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-VPN)  
17
  - [Ajouter une IP fixe à un VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-une-autre-IP-fixe-%C3%A0-un-VPN)  
18
  - [Résilier un VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-VPN)  
19
  - [Résilier un adhérent](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-adh%C3%A9rent)  
20
  - [Ajouter de l'espace disque cloud](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-de-lespace-disque-owncloud)  
21
  - [Ajouter du disque local pour une VM](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-local-pour-une-VM)  
22
  - [Ajouter du disque NFS pour une VM](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-NFS-pour-une-VM)  
23
  - [Supprimer du disque](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Supprimer-du-disque-cloud-local-ou-NFS)  
24 880 youpi
  - [Renommer quelqu'un](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Renommer-quelquun)
25 878 youpi
26 834
## autres liens
27
28 879 youpi
  - [TODO list mensuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Todolist_mensuelle)  
29
  - [[compta\_boiteaidées|TODO list un jour]]  
30
  - [La compta publique](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php)  
31
  - [La preuve par neuf de la compta](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/check.php)  
32
  - [La liste des pages dolibarr aux petits ognons pour nous](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet)  
33
  - [La compta adhérent](https://adherents.aquilenet.fr/compta.php)  
34
  - [le cloud](https://cloud.aquilenet.fr/index.php/apps/files/?dir=/Shared/Aquilenet-administration/Compta/adhesions)  
35
  - [coopanet](http://www.coopanet.coop) , Code utilisateur E145498P  
36
  - [collect online](http://collect.online)  
37 834
  - [[dolibarr]]  
38 879 youpi
  - Il y a aussi un [bac à sable dolibarr](https://dolibarr2.aquilenet.fr/)
39 941 pizzacoca
  - [[appli_generation_factures|Application django de génération des factures]]
40 951 youpi
  - les infos publiques envoyées à db.ffdn.org: (http://dolibarr.aquilenet.fr/isp.json)
41 952 youpi
  - les autres infos: (http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/infosplus.php)
42 877 youpi
43 993 pizzacoca
44 992 pizzacoca
45 834
## Doc
46 877 youpi
47
**Tout se passe sur dolibarr**
48 834
49 949 youpi
juste pour info, [Installation d'un nouveau dolibarr](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Installation_dolibarr) , et la liste des dépôts où on stocke nos scripts (référencée aussi sur https://www.ffdn.org/wiki/doku.php?id=formations:compta#travaux_de_la_fede)
50 950 youpi
    * http://git.aquilenet.fr/tools.git             scripts web pour générer des formulaires d'inscription , installé sur gaia:/srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin
51
    * http://git.aquilenet.fr/tools-dolibarr.git    scripts dolibarr pour valider une inscription et les scripts de compta , installé sur hera:/usr/share/dolibarr/scripts/aquilenet
52
    * http://git.aquilenet.fr/htdocs-dolibarr.git   pour gérer les lignes ADSL de manière sympa dans Dolibarr , installé sur hera:/usr/share/dolibarr/htdocs/aquilenet
53
    * http://git.aquilenet.fr/adherents.git         pour l'espace adhérents, en dolibarr aussi, installé sur hera:/srv/adherents
54 834
55
Les mails sont envoyés à tresorier@aquilenet.fr qui est un alias pour la liste tresorier@listes.aquilenet.fr qu'on peut gérer sur https://listes.aquilenet.fr/sympa/admin/tresorier
56 877 youpi
57
Ancien svn, n'est plus utilisé désormais  
58 834
svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/factures-fournisseurs  
59
svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/adhesions
60
61
Il est sans doute utile d'aller consulter d'abord la doc de FDN: https://wiki-adh.fdn.fr/wiki/documentation:notions_de_comptabilite pour comprendre les principes des comptes comptables. Il y a aussi eu un exposé à l'AG 2015 de la FFDN: http://www.aquilenet.fr/docs/compta.pdf
62
63
Voici ci-dessous le plan comptable. Quand on ajoute ou modifie une entrée, il faut penser à mettre à jour (TODO: factoriser dans aquilenet.lib.php):
64 877 youpi
65 834
* le numéro de Réf. du compte en question bien sûr  
66 877 youpi
67
* dans compte\_adherent() dans aquilenet.lib.php  
68
* dans soldes\_accounts(), et tout en bas, dans compta-asso.php  
69
* dans aquilenet.lib.php  
70 834
* dans dolibarr.php
71 877 youpi
72 834
* 05... : Compte de la ligne ADSL 05... Ne fait pas vraiment partie du plan comptable, on ne fait que faire passer les virements par ce compte pour y rassembler tout ce qui concerne une ligne ADSL donnée.  
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74
* 12000000 : Compte de bilan  
75
* 1200xxxx : Compte d'exercice de l'année xxxx  
76
* 40100001 : Fournisseur Online.net  
77
* 40100002 : Fournisseur Bookmyname  
78
* 40100003 : Fournisseur divers  
79
* 40100004 : Fournisseur FDN  
80
* 40100005 : Fournisseur Syntis  
81
* 40100006 : Fournisseur Kazar  
82
* 40100007 : Fournisseur Cogent  
83
* 40100008 : Fournisseur Anteor  
84
* 40100009 : Fournisseur Orange  
85
* 40100010 : Fournisseur RIPE  
86
* 40100011 : Fournisseur OVH  
87
* 41100xyz : Compte de l'adhérent.e xyz  
88
* 41101000 : Donateur divers  
89
* 41101001 : Clients divers  
90
* 41102xyz : Compte du client xyz  
91
* 51120000 : Remise de chèque  
92
* 51190000 : Prélèvements  
93
* 51200001 : Crédit coopératif  
94
* 53140000 : Caisse  
95
* 60000000 : Charge Lignes ADSL  
96
* 60400001 : Charge dedibox  
97
* 60400002 : Charge nom de domaine  
98
* 60400003 : Charge hébergement  
99
* 60400004 : Charge IP  
100
* 60400005 : Charge transit  
101
* 60630000 : Charge matériel petit équipement  
102
* 21830000 : Charge matériel informatique  
103
* 60700000 : Charge marchandise goodies  
104
* 60700001 : Charge marchandise briques  
105
* 61100000 : Charge installation  
106
* 61600000 : Charge assurance  
107
* 62310000 : Charge annonces et insertions  
108
* 62360000 : Charge stickers  
109
* 62610000 : Charge timbres et frais postaux  
110
* 62620000 : Charge livraison  
111
* 62700000 : Charge service bancaire  
112
* 62800000 : Charge Diverses  
113
* 63500000 : Charge taxe achat étranger  
114
* 70400000 : Produit installation  
115
* 70600000 : Produit lignes ADSL  
116
* 70600001 : Produit VPN  
117
* 70700000 : Produit marchandise goodies  
118
* 70700001 : Produit marchandise briques  
119
* 70830000 : Produit hébergement  
120
* 70830001 : Produit transit  
121
* 70830002 : Produit stockage  
122
* 70830003 : Produit IP  
123
* 74000000 : Produit cotisations  
124
* 76000000 : Produit parts CC  
125 834
* 77000000 : Produit Dons
126 877 youpi
127 1002 pizzacoca
**En résumé**
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129 834
  - Pour les comptes en banque et tiers (adhérent.e.s, fournisseurs), c'est négatif quand on leur a donné de l'avance de sous, et c'est positif quand on leur en doit (i.e. on est du côté "banquier" \!) Ainsi:
130 877 youpi
131 834
* C'est donc normal que les comptes en banque soient négatif, au contraire: c'est la banque qui nous doit des sous :) C'est exactement l'opposé de ce qui apparaît dans le compte chez la banque.  
132 877 youpi
133
* Si un.e adhérent.e est strictement négatif, il nous doit des sous, il faut lui prélever.  
134
* Si un.e adhérent.e est strictement positif, c'est qu'il a payé des trucs pour l'asso. Soit on lui rembourse, soit on ne lui prélève pas quelques mois.  
135
* Si un fournisseur est strictement positif, c'est qu'on lui doit des sous, il reste une facture impayée.  
136 872 pizzacoca
* Si un fournisseur est strictement négatif, c'est qu'on lui a donné trop de sous \! Il faut régulariser.
137 877 youpi
138
  - Pour les comptes de charge et de produit, c'est plus habituel:
139
140
* Une charge, c'est des sous en moins qui vont alimenter un fournisseur  
141
142
* Un produit, c'est des sous en plus qui viennent d'adhérent.e.s.
143
144
  - Pour les comptes en banque, on doit faire le "rapprochement" avec le relevé de compte. **Attention**, rapprocher rend l'écriture inchangeable. Il ne faut donc rapprocher qu'avec le relevé de compte confirmant l'opération sous les yeux.
145 834
146
Par exemple, voici pour un don et pour un paiement de facture:
147 877 youpi
148 1003 pizzacoca
**Don**
149 834
150
Par un.e adhérent.e
151 877 youpi
152
  - On vire le montant depuis son compte vers le compte produit don.Il nous doit donc maintenant des sous.
153
  - Le virement ou prélèvement est ordonné, on vire le montant depuis le
154
  - compte bancaire vers le compte de l'adhérent.e. Il ne nous doit plus de sous.
155 834
  - Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
156 877 youpi
157 864 pizzacoca
Si c'est une personne qu'on ne reverra pas souvent, on peut utiliser le  
158 834
compte "Donateur divers" à la place du compte d'un compte d'adhérent.e.
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160 1004 pizzacoca
**Facture de fournisseur**
161 864 pizzacoca
162 834
Un fournisseur nous envoie une facture pour un service
163 877 youpi
164 989 pizzacoca
* On vire chaque élément de la facture depuis le compte de charge correspondant vers le compte de fournisseur. On lui doit donc des sous
165
166
* Lorsque l'on paie la facture, on vire le montant depuis le compte fournisseur vers le compte bancaire. On ne lui doit plus de sous.
167
168
* Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
169
170
* Lors d'un virement fait à un fournisseur on indique le numéro de facture (numéro invoice pour cogent par exemple)correspondant dans les trois champs 
171
172
> * motif du virement
173
> * Référence de l'opération
174
> * Référence de bout en bout
175
176
* Contacts Facturation Cogent : N° +33 (0) 1 49 03 18 00 billingeu@cogentco.com
177 877 youpi
178 834
## Nouvel.le adhérent.e
179
180 870 pizzacoca
Sur réception d'une demande d'adhésion
181 877 youpi
182
  - Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.
183
  - Corriger éventuellement des typos ou ajouts à la main sur le formulaire (majuscules, type d'adherent, numero de tel, adresse mail)
184
  - Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvel_adherent.php, cela crée l'adhérent.e dans dolibarr, et du coup aussi dans LDAP, et donc une adresse mail etc., ainsi qu'un compte de compta tiers pour lui, ça l'inscrit à asso@listes.aquilenet.fr, et ça lui maile une bienvenue
185 1109 pizzacoca
186
>  - S'il y a une commande de VPN, ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
187 834
  - * Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main: aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe. Utiliser `mkpasswd -m sha-512` pour le crypter, et alors la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."
188 1109 pizzacoca
189
>  -  * Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
190
191 877 youpi
  - Dans les comptes, virer depuis son compte d'adhérent.e vers le "produit cotisations" le droit d'entrée ou la cotisation, titre "Cotisation Machin Truc 2011"
192
  - Dans sa fiche dolibarr adhérent.e, ajouter l'adhésion dans l'onglet adhésions
193 973 youpi
  - puis, selon le mode de règlement, avec la date du jour:
194 877 youpi
195 973 youpi
* Si c'est un chèque, virer depuis le compte de remises vers son compte
196 877 youpi
197
* Si c'est en liquide, virer depuis la caisse vers son compte  
198
* Si c'est un virement, virer depuis le compte bancaire vers son compte (et rapprocher plus tard)  
199 834
* Si c'est un prélèvement, voir ci-dessous.
200 877 youpi
201 870 pizzacoca
  - Si l'adresse e-mail n'a pas été précisée, envoyer une lettre de bienvenue papier. Voir le courrier type dans le cloud dans adhesions
202 877 youpi
203 834
  - S'il y a un mandat
204 877 youpi
205 834
* Archiver le mandat original.  
206 877 youpi
207 1111 pizzacoca
* Aller sur http://www.collect.online/ Ajouter l'adhérent.e dans la partie prélèvement, On utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
208 877 youpi
209 1106 youpi
* Si c'est juste une adhésion ou un abonnement VPN, faire un prélèvement régulier annuel ou mensuel (note: on commence à prélever le vpn à la fin du mois suivant le premier mois de service vpn)
210 877 youpi
211 834
* Si c'est un abonnement ADSL, on crée l'échéancier plus tard, une fois la ligne effectivement construite.
212 877 youpi
213 834
  - S'il y a une souscription à une ligne ADSL
214 877 youpi
215 834
* Toute la compta est faite automatiquement par le script, il y a juste à archiver la demande dans le cloud  
216 877 youpi
217
* [Vérifier l'éligibilité de la ligne](https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi) et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total  
218
* Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter *toutes* les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.  
219 834
* Envoyer un aimable mail de confirmation à suivi-adsl at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr pour permettre d'identifier la ligne ne pas oublier de préciser qu'il vient d'"aquilenet", donner le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent.
220 877 youpi
221 834
* Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP, noter IPv4, préfixe IPv6, login et mot de passe (lisibles aussi sur http://vador.fdn.fr/adherents) dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne, et forwarder le mail à l'abonné en corrigeant un peu.  
222 877 youpi
223 834
* Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
224 877 youpi
225 834
* Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence  
226 877 youpi
227
* Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone  
228 834
* Quand l'ouverture de ligne est effective,
229 877 youpi
230 885 youpi
* * forwarder le mail à l'abonné  
231
* * aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,  
232
* * créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec un premier prélèvement manuel correspondant aux FAS + mois partiel, et le prélèvement automatique mensuel.  
233
* * Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:
234 877 youpi
235 834
* La référence et le libellé du compte de compta  
236 877 youpi
237 834
* Dans la Note de l'adhérent.e
238 877 youpi
239 834
  - S'il y a une commande de VPN,
240 877 youpi
241 1039 youpi
* Vérifier le tarif du contrat vpn sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php
242
243 834
* Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
244 877 youpi
245
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0  
246
ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1  
247 834
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
248 877 youpi
249 852 youpi
où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers).
250 877 youpi
251 834
  - Archiver le tout: scanner tous les documents, ajouter au cloud, dans adhesions
252 877 youpi
253 1104 youpi
  - FIXME: broken, Sur l'atelier, ajouter l'adhérent.e en tant que participant au projet aquilenet.
254 877 youpi
255
## Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e
256
257 907 youpi
  - Sur hera, lancer la récupération de la clé à partir du fingerprint:
258 877 youpi
259 944 youpi
sudo -u www-data gpg --keyserver pgp.mit.edu --homedir /srv/adherents/.gnupg/ --recv-key XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
260 877 youpi
261 907 youpi
  - Retrouver l'adhérent dans Dolibarr, suivre le "lien tiers Dolibarr", aller dans la fiche, la modifier, découper le fingerprint complet de la clé GPG en 4 paquets de 10 chiffres hexa, les mettre dans les cases Id professionnel 1 à 4.
262 877 youpi
263
## Nouveau mandat
264 837 youpi
265 834
Sur mandat arrivé après la demande d'adhésion ou mise à jour,
266 877 youpi
267 834
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , pour pouvoir faire un copier/coller des numéros iban et bic  
268 877 youpi
269
* Copier/coller dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouveau_mandat.php  
270
* Archiver le mandat.  
271
* Si c'est juste un changement de compte, dans collect.online, modifier juste dans le débiteur le numéro de compte.  
272
* Si c'est un nouveau service pour un débiteur existant, avec le même compte, dans collect.online, ajouter l'échéancier.  
273 834
* Si c'est un nouveau débiteur, ajouter l'adhérent.e dans collect.online, on utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
274 877 youpi
275
## Nouvelle ligne ADSL
276 834
277 1116 pizzacoca
> Penser à s'inscrire à la mailing list support@aquilenet.fr pour le suivi de l'ouverture.
278
279 1113 pizzacoca
**Souscription**  
280 1114 pizzacoca
> Sur souscription de ligne ADSL pour une adhésion existante.
281 877 youpi
282 834
* [Vérifier l'éligibilité de la ligne](https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi) et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total, cela permet notamment de savoir si c'est un numéro actif ou inactif.  
283 877 youpi
284
* Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter *toutes* les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.  
285
* Envoyer un mail de confirmation à suivi-adsl at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr avec comme informations dans le corps "aquilenet", le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent. Ce n'est pas un traitement automatique, rédiger le mail correctement.  
286
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.  
287 1112 pizzacoca
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste adsl@, et ajoute l'éventuel mandat  
288
* Ajouter, s'il.elle n'y est pas déjà, l'adhérent dans collect.online, la référence d'adhérent est lisible en allant cherche l'adhérent dans la partie adhérents de dolibarr.  
289 834
* Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
290
291 1113 pizzacoca
**Confirmation**
292
> Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP :
293 834
294 1117 pizzacoca
* Dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne noter :
295
  * IPv4
296
  * préfixe IPv6
297
  * login 
298
  * mot de passe (lisibles aussi sur http://vador.fdn.fr/adherents) 
299
300
* Forwarder le mail à l'abonné (en écrivant en tant que support@aquilenet.fr) en corrigeant un peu.    
301 834
302 1113 pizzacoca
**Changement**
303
> Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
304 834
305 1113 pizzacoca
* Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence  
306 877 youpi
* Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone  
307
308 1113 pizzacoca
**Ouverture effective**
309
> Quand l'ouverture de ligne est effective
310
311
* forwarder le mail à l'abonné  
312
* aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,  
313
* créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant. Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour inclure les FAS + mois partiel.  
314
* modifier l'échéancier pour ajouter la cotisation annuelle s'il n'y en a pas déjà  
315
* Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:  
316
* La référence et le libellé du compte de compta  
317
* Dans le champ note de l'adhérent
318 840 youpi
319 834
Oui, c'est cracra de mettre le montant, il faudrait faire un lookup dans la base des tarifs (TODO). Pour l'instant c'est plus simple ainsi.
320
321
## Migration ligne ADSL à Liazo
322
323 877 youpi
Lorsqu'un adhérent demande à migrer sa ligne vers Liazo.
324 849 blagoi.iakov
325 877 youpi
La migration sera effective au début du bimestre suivant seulement (si on commande avant le 15 du deuxième mois du bimestre en cours, sinon c'est encore après).
326
327
* Dans l'espace adhérent chez FDN, retrouver la ligne, et cliquer sur "Changer le débit ou l'option"  
328
329 834
* Choisir l'option voulue: dégroupage total ou non.  
330 877 youpi
* Renommer le compte de compta de la ligne en "Reconstr Ligne 0123456789".  
331 834
* Corriger son option, du genre 80MLiazoOrange (pas de dégroupage) ou 80MLiazoOrangeNu (dégroupage total).  
332 877 youpi
* On reçoit régulièrement des mails pour la progression de la construction.
333
334 834
* Quand on reçoit le mail parlant du changement de login, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans le champ Commentaire de la ligne.  
335 877 youpi
336 834
* Si on reçoit un mail parlant du changement de numéro de téléphone, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans la ligne (à la fois la référence et le nom du compte) et dans la note de l'abonné  
337 877 youpi
* Une fois la construction faite, facturer les frais de migration à la fin du mois suivant.Modifier l'échéancier (l'adhérent.e sera prévenu par un script après avoir réalisé l'injection)
338 886 youpi
339 877 youpi
* Avant de faire la première facturation au nouveau tarif:
340 886 youpi
341 877 youpi
* * corriger les tarifs client/fournisseur  
342 886 youpi
343 877 youpi
* * Si c'est un dégroupage total, mettre à jour le numéro de la ligne
344 886 youpi
345 877 youpi
* * * Dans la référence et le libellé du compte de compta  
346 886 youpi
347 877 youpi
* * * Dans la Note de l'adhérent.e
348 886 youpi
349 877 youpi
* * Renommer le compte de compta en "Ligne 0123456789"  
350
351
* * corriger le montant de prélèvement sur collect.online
352
353
## Réception de cotisation
354
355
  - Dans le module adhérents
356
357
* retrouver l'adhérent.e dans la liste,  
358
359
* aller dans l'onglet adhésions/cotisations  
360
* ajouter l'adhésion: mettre comme fin un jour avant l'anniversaire suivant.
361
362
  - Répercuter l'adhésion dans la compta en virant depuis l'adhérent.e vers le produit cotisation
363 834
  - Encaisser le montant (chèque: voir ci-dessous, liquide: passer sur le compte d'un trésorier qui se fait prélever et qui encaissera le liquide)
364
365 877 youpi
## Encaisser un chèque
366
367
Pour éviter d'en envoyer tous les 36s du mois, plutôt que virer directement depuis le compte bancaire, on vire temporairement depuis un compte "Remises de chèques".
368 974 youpi
369 972 youpi
  - Vérifier l'ordre du chèque.
370 834
  - Signer le chèque au dos
371 877 youpi
  - Virer depuis le compte "Remises de chèques" vers le compte de l'adhérent.e, avec la date du jour. Ainsi on sait que l'adhérent.e a payé, mais il nous reste des chèques à encaisser, stockés sur une étagère.
372 834
  - Lors du dépôt d'une remise des chèques qui se sont entassés, virer le montant total de la remise de chèques depuis le compte bancaire vers le compte de remises de chèque, avec le numéro de remise pour rapprocher facilement, et la date de la remise de chèques.
373 877 youpi
  - Quand confirmé, rapprocher.
374
375
## Résilier une ligne ADSL
376
377
  - Charger sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/adsl.php les derniers mois complets
378 887 youpi
  - Renommer le compte de compta de la ligne en "Résiliation Ligne xxxx"
379 877 youpi
  - La facturation chez Nerim est bimensuelle, donc il faut faire remonter la demande au suivi-adsl at fdn dot fr avant le 15 du deuxième mois du bimestre, pour éviter de payer un autre bimestre pour l'ADSL. Il vaut mieux faire remonter le plus tôt possible pour éviter de payer la partie transit de FDN.
380 929 youpi
  - mailer donc suivi-adsl arobase fdn point fr en donnant simplement le numéro de ligne et le nom de l'adhérent.e pour vérification, avec la date de résiliation souhaitée.
381 928 youpi
  - Lorsque la compta FDN est faite pour le dernier mois (qui comporte éventuellement une partie abonnée et une partie relicat facturée à prix coûtant), faire la compta pour la ligne à la main (TODO: automatiser):
382 940 pizzacoca
383
*****
384 930 youpi
385 936 youpi
### Facture mois plein
386 834
387 940 pizzacoca
* Pour les mois avant le mois où la résiliation est effective (donc les mois où le service a été permanent)
388
* * Utiliser le lien "charge" pour charger ces mois entiers. Il faut enlever temporairement le mot "Résiliation " pour que le script accepte de faire la charge automatiquement.
389 930 youpi
390 927 youpi
### Facture du mois de résiliation
391
392
* Pour le mois pendant lequel la résiliation a lieu (donc le mois où le service est donc partiel)
393
* * On ne veut prendre de marge que sur la période où il y a effectivement eu un service. Il faut donc compter combien cela fait:
394 940 pizzacoca
* * * notre marge: (tarif Aquilenet - tarif FDN) \* prorata du mois abonné)
395
* * Et y ajouter ce que FDN nous a fait payer
396 927 youpi
* * Facturer cela
397 930 youpi
398 927 youpi
### Facture des mois post résiliation
399 928 youpi
400 929 youpi
* Pour les mois après le mois où la résiliation a été effective (donc le mois où il n'y a aucun service)
401 927 youpi
* * Facturer juste ce que FDN nous a fait payer
402
403
*****
404
405
* Pour facturer:
406 931 youpi
* * Virer ce montant de la ligne ADSL vers le produit ADSL  
407 877 youpi
* * Virer ce montant de l'adhérent.e vers la ligne ADSL  
408 933 youpi
* * Virer le montant FDN de la charge ADSL vers la ligne ADSL  
409 877 youpi
* * Virer le montant FDN de la ligne ADSL vers le fournisseur FDN.  
410 1107 youpi
* Établir le prélèvement des derniers mois à la main sur collect.online.  
411 946 youpi
* S'il n'a plus d'abonnement, supprimer le numéro de compte dans la fiche tiers de l'adhérent  
412 947 youpi
* Renommer le libellé du compte de la ligne en "Ancienne Ligne xxxx"  
413 877 youpi
* Ajouter à la fin de la Ref. du compte de compta de la ligne ".0" (ou plus), et mettre à jour la référence dans la Note de l'adhérent.e (c'est pour le cas où un autre adhérent reprendrait cette même ligne, pour que ça soit vraiment un autre abonnement).
414
* Une fois la dernière échéance passée, désactiver l'échéancier chez collect.online : modifier l'échéancier pour bloquer tous les mois (vraiment le modifier, pas juste bloquer des échéances précises 
415 834
* S'il n'a plus d'abonnement, désabonner de la liste adsl@
416
417 877 youpi
## Nouveau VPN
418
419 834
Sur souscription de VPN pour un.e adhérent.e existant.
420
421 942 youpi
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.  
422 1097 pizzacoca
423
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste vpn`, et ajoute l'éventuel mandat: TODO: vérifier que le numéro de compte se retrouve bien enregistré, dans le tiers correspondant à l'adhérent.e, dans sa fiche.
424
  * ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
425
  * Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main :
426
427 1105 pizzacoca
> Retrouver le mot de passe dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe.
428
429 1097 pizzacoca
> ~~~
430
 # On crypte le mot de passe :
431
 mkpasswd -m SHA-512 mot-de-passe 
432 942 youpi
> ~~~
433 877 youpi
434 1040 youpi
la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."  
435 877 youpi
  * Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
436
437
* Vérifier le tarif du contrat sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php
438 834
* Ajouter, s'il n'y est pas déjà, l'adhérent.e dans collect.online, la référence d'adhérent.e est lisible en allant cherche l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.  
439 877 youpi
* créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant. Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour le premier mois partiel.  
440 834
* corriger les prélèvements anniversaire pour y ajouter la cotisation.  
441 877 youpi
* Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
442
443
* Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
444 834
445 877 youpi
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0  
446 834
ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1  
447 877 youpi
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
448 834
449 877 youpi
où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers). Éventuellement il y a déjà un fichier `disponible.pour.ip.fixe` qui vient d'un précédent désabonnement.
450
451 834
## Ajouter une autre IP fixe à un VPN
452 877 youpi
453
* Si l'adhérent veut une 2e IP fixe, il suffit d'ajouter la route dans son /etc/openvpn/ccd sur  
454 834
iris et demeter:
455 877 youpi
456 834
iroute 185.233.101.m 255.255.255.255  
457 877 youpi
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:m::/64
458 834
459 877 youpi
## Résilier un VPN
460
461
* Sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php repérer le contrat  
462
463
* Charger éventuellement le dernier mois  
464
* Cliquer sur le contrat (2e colonne)  
465 834
* Cliquer sur le bouton Modifier en face de "Statut du service ... En service", pour clôturer le service.  
466 877 youpi
* Désactiver le login sur iris et demeter dans /etc/openvpn/password en mettant juste un \# en tête de ligne.  
467
* Renommer l'éventuel fichier dans ccd/ en disponible.pour.ip.fixe.xxx pour libérer l'IP  
468
* Désabonner de la liste vpn@
469
470
## Résilier un adhérent
471
472 1103 pizzacoca
* Dans la liste dans le module Adhérents, cliquer sur la croix rouge pour résilier.  
473 1099 pizzacoca
474 1103 pizzacoca
* Désinscrire de la [liste asso](https://listes.aquilenet.fr/sympa/review/asso)  
475 834
476 1103 pizzacoca
* Désactiver le compte ldap en changeant le mot de passe dans sa fiche adhérent.e dolibarr pour qu'il ne puisse plus se logguer. 
477
478
> dans le cas d'une demande de suppression totale des mails, aller sur hera
479
480
~~~
481
  sudo su
482
  cd /srv/vmail/aquilenet.fr/
483 834
  rm -fr prenom.nom
484 1103 pizzacoca
~~~
485
486
> Pour les plus joueurs
487
488
~~~
489 877 youpi
sudo cd rm /srv/vmail/aquilenet.fr/prenom.nom -fr
490 1103 pizzacoca
~~~
491 877 youpi
492
* Supprimer les comptes utilisateurs autres.  
493 834
494
* Enlever les permissions dans l'atelier.
495 877 youpi
496
## Ajouter de l'espace disque owncloud
497
498
TODO: automatiser la partie dolibarr
499
500
  - se logguer sur nextcloud avec son compte habituel (qui est dans le groupe admin, pour le vérifier aller dans paramètres et vérifier le(s) groupe(s))
501
  - Dans le menu en haut à droite, choisir Utilisateurs
502
  - retrouver l'utilisateur dans la liste
503
  - changer son quota
504
  - noter son uuid
505
  - sur sayanet, dans /home/aquilenet-backup/BackItUp/BackItUp.conf, ajouter l'uuid à la liste\_exclusions
506 1115 youpi
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php s'il avait déjà un contrat,
507
    - si oui il suffit de l'augmenter,
508
    - si non il faut en créer un nouveau. dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-owncloud", choisir la quantité en Go/an, ajouter, modifier éventuellement le tarif
509 877 youpi
  - valider
510 922 youpi
  - modifier le statut du service en l'activant avec comme date de terminaison 2099
511
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
512
  - établir le prélèvement automatique sur collect.online
513
514
## Ajouter une facturation de VM ou serveur à prix libre
515
516
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "heb-mezza" ou VM, mettre 1 unité.
517
  - changer le prix unitaire pour mettre le prix libre.
518
  - valider le contrat
519 834
  - activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
520
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
521 1024 youpi
  - Créer la VM ou installer le serveur
522 877 youpi
523
## Ajouter du disque local pour une VM
524
525 834
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-local", choisir la quantité en Go/an, changer éventuellement le tarif.
526 877 youpi
  - valider le contrat
527 834
  - activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
528 877 youpi
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
529 1025 youpi
  - Créer la VM
530 877 youpi
531
## Ajouter du disque NFS pour une VM
532
533 834
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-NFS", choisir la quantité en Go/an, changer éventuellement le tarif.
534 877 youpi
  - valider le contrat
535 834
  - activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
536 877 youpi
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
537
  - Voir https://atelier.aquilenet.fr/projects/infrastructure/wiki/NFS pour la création du volume, et mettre le quota.
538
539 834
## Supprimer du disque cloud, local ou NFS
540 877 youpi
541 834
  - [dans dolibarr](http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php) retrouver le contrat correspondant à la VM, cliquer sur le numéro de contrat.
542 877 youpi
  - Cliquer sur l'icône modifier à droite de "Statut du service", mettre la date de fin de service et cliquer sur Clôturer
543 834
  - Faire l'action adminsys correspondante.
544 877 youpi
545 834
## Et sourtout
546
547
Pour vérifier qu'il n'y a pas d'erreur, regarder la somme des soldes tout en bas de [la compta publique](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php), ça doit retomber à zéro.
548 877 youpi
549
## Supprimer un essai
550
551 834
On n'efface pas ce qui a existé réellement, mais on peut avoir besoin de supprimer un test.
552 877 youpi
553 834
  - Supprimer l'adhérent.e
554 877 youpi
  - Dans compta/tréso, Clients, choisir le client, regarder la fiche, supprimer
555 834
  - Supprimer le compte de compta
556 877 youpi
557 834
## Modifier les tarifs
558 877 youpi
559
  - Modifier dans sous.ods dans les recettes des produits.
560 834
561 877 youpi
* Dans gaia, /srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin, modifier eligibilite.cgi  
562
563 834
* Dans dolibarr, Services, modifier le/les services concernés  
564 877 youpi
* Dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/ , aller voir les lignes concernées, modifier le champ commentaire.
565
566 834
  - Dans les formulaires, modifier adsl-tail.inc, recompiler, commiter, svn up dans /srv/si/formulaires, copier adsl\*.pdf dans /srv/www/aquilenet.fr/docs/
567
  - Sur le site web, modifier http://www.aquilenet.fr/node/8
568 877 youpi
569
## Renommer quelqu'un
570
571
C'est galère et technique, mais pas impossible. Il faut (au moins, difficile d'être sûr qu'on n'ait rien oublié)
572
573
  - Dans sa fiche adhérent, changer nom/prénom, login, email
574
  - Sur hera, dans /home/vmail/aquilenet.fr, renommer le répertoire
575 834
  - Dans la fiche tiers dolibarr, change nom/prénom
576 953 youpi
  - Renommer son compte de compta, voire les écritures
577
  - Dans la liste des contrats, renommer au besoin (eh non dolibarr n'a pas l'air d'avoir d'interface pour ça, il faut le faire à la main en SQL...)
578
  - Renommer son accès vpn
579
  - Supprimer l'ancien utilisateur dans l'atelier
580
581
## Ajouter un type de service
582
583
Dans le module service, cliquer sur Nouveau service.
584
585
Peu importe la référence et libellé du service.
586
587
Bien mettre la durée: 1 année ou 1 mois.
588 1015 pizzacoca
589 1017 pizzacoca
Mettre le prix en TTC et mettre la TVA à 0%
590
591
Dans le script aquilenets/contrats.php, ajouter dans le switch pour choisir le compte de produit à créditer.
592
593
# Compta annuelle
594 1042 youpi
595 1017 pizzacoca
Faire le bilan d'exercice:
596 1045 youpi
597 1043 youpi
  - Créer un compte de référence 120020xx, de libellé "Exercice 20xx", de type "Compte bancaire épargne/placement", puis le modifier pour désactiver la fonction de rapprochement.
598 1017 pizzacoca
  - Vérifier que les fournisseurs sont à 0, corriger le cas échéant
599
  - Vider chaque compte produit et charge vers ce compte, à l'aide de virements "Exercice 20xx Charge truc". Cela remet donc à zéro tous les comptes de produit et charge.
600
  - En faire un bilan d'exercice dans sous.ods dans une nouvelle feuille "20xx": copier la feuille de l'année d'avant, corriger les montants des charges et produits
601
  - Virer l'exercice sur le compte "Bilan", avec l'intitulé "Exercice 20xx" . Le compte d'exercice 20xx est donc tombé à zéro.
602
603
Faire le bilan comptable (inverser tous les signes pour que ce soit plus intuitif à comprendre) dans sous.ods
604
605
  - Actif:
606
607
* les comptes courants et épargnes vont en actifs.  
608
609
* les comptes tiers **négatifs** vont en créances (on devrait recevoir ces sous-là un jour)
610
611 1047 youpi
  - Passif:
612 1017 pizzacoca
613
* Le compte "Bilan" (avant virement de l'exercice de l'année) va dans "Exercices passés"  
614
615
* les comptes tiers **positifs** vont en dettes (on a encore ça à payer), selon que c'est temporaire ou non.
616
617 1048 youpi
Vérifier que les deux totaux correspondent
618 1017 pizzacoca
619 1050 youpi
Mettre à jour sous.ods:
620 1017 pizzacoca
621 1051 youpi
  - Télécharger sous.csv depuis dolibarr: https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/export_sous.php
622 1052 youpi
  - ouvrir sous.csv en n'utilisant **que** le point-virgule comme séparateur
623 1017 pizzacoca
  - copier/coller son contenu dans la feuille adhérents\_import de sous.ods
624 1015 pizzacoca
  - mettre à jour la feuille historique depuis la feuille Situation
625
  - étebndre la plage de données des graphes dans la feuille Graphes
626
  - Vérifier les feuilles Situation et Bilan mensuel, imprimer les feuilles Situation, Graphes, Bilan mensuel, et 20xx
627
628
# Compta mensuelle
629
630 1118 pizzacoca
* voir les TODO sur https://atelier.aquilenet.fr/projects/compta/wiki/Todolist-mensuelle
631
632 1119 pizzacoca
 ancien lien en cours de destruction 
633
https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Todolist_mensuelle
634 1015 pizzacoca
635
* Attention, en Janvier, ne faire d'abord que les opérations concernant Décembre, puis faire la compta annuelle, puis faire les opérations concernant Janvier
636
637
### Vérification rejets de prélèvement :
638
639
* Vérifier sur collect.online s'il y a eu des rejets sur le dernier prélèvement: depuis la page d'accueil, le bouton "Traiter" à droite de "impayées" en rouge (même s'il indique 0, il peut y en avoir...)
640
641
> * Aller vérifier sur coopacces: s'il y a effectivement un débit S-MONEY correspondant, utiliser cette date-là pour réaliser des virements inverses entre les adhérents concernés et le compte du crédit coopératif, qui du coup doivent de nouveau la créance. 
642
> * Sinon, c'est que le prélèvement n'a même pas été essayé, mettre la même date que le prélèvement. dans ce cas baisser d'autant le montant du prélèvement global des adhérents (Prélèvements adhérents XX/XXXX) et virer depuis les comptes des adhérents concernés vers le compte prélèvements.
643
> * Augmenter d'autant le prélèvement suivant, et vérifier avec l'adhérent pour que le prélèvement puisse se faire
644
645
### Rapprochement :
646
647
* Aller sur https://www.credit-cooperatif.coop/Entreprises/Banque-au-quotidien/Coop-access , demander l'export des écritures du compte bancaire pour ouvrir dans un tableur
648
649
* aller https://dolibarr.aquilenet.fr/compta/bank/account.php?account=1, comparer: on peut par exemple prendre chaque écriture de dolibarr depuis la date du dernier rapprochement, et cocher dans le tableur
650
651
> * Attention, les crédits S-MONEY dans coopaccess correspondent à l'écriture "Prélèvements adhérents" dans dolibarr. Si ça ne correspond pas c'est éventuellement normal, cf plus bas.
652
> * Il y a un débit S-MONEY dans coopaccess correspondant aux frais bancaires
653
> * Les autres débits S-MONEY éventuels dans coopaccess correspondent à de rejets de prélèvement, cf ci-dessus
654
655
* Enrichir dolibarr des opérations non cochées.
656
* Vérifier le sens des opérations non rapprochées
657
* Vérifier que la ligne "solde actuel" dolibarr est égale au solde sur coopacces.
658
659
> * Si la somme des crédits S-MONEY dans coopaccess ne correspond pas à l'écriture "Prélèvements adhérents" dans dolibarr, il y a peut-être des prélèvements qui ne sont pas encore passés (parce qu'on est au début du mois seulement). Du coup pour vérifier tout de même les soldes :
660
661
> > * * Dans le tableur soustraire les différents crédits S-MONEY déjà passés sur coopaccess du solde coopaccess (en haut)
662
> > * * Soustraire (calculer avec sa petite calculette) le prélèvement visible dans dolibarr du solde dolibarr.
663
664
> * Si ça ne correspond pas, recommencer.
665
> * Cliquer sur le bouton rapprocher pour accéder à la page de rapprochement.
666
> * rapprocher les opérations en renseignant la date du jour (on ne prend pas la peine d'indiquer le type d'opération),
667
> * * **sauf**
668
> * * Les opérations dolibarr pas encore passées sur coopaccess
669
> * * Dans le cas où la somme des crédits S-MONEY ne correspond pas à l'écriture "Prélèvement adhérents", cette dernière écriture, qu'on pourra vérifier le mois suivant.
670
671
## Frais de fonctionnement (nos factures)
672
673
**Enercoop**
674
675
* S'il y en a une nouvelle, récupérer la facture bimensuelle sur https://espace-client.enercoop.fr/mon-espace/accueil/#bienvenue  
676
677
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Enercoop-<date>-NATLFAC\_xx\_xxxxxxxx.pdf  
678
* Passer le montant en charge d'hébergement (vers fournisseurs divers), intitulé "Facture enercoop NATL\_FACxx-xxxxxx" comme sur la facture  
679
* si une facture Enercoop a été prélevée, passer de fournisseur divers vers le compte credit cooperatif "Prelevement enercoop NATL\_FACxx-xxxxxx" (ller trouver le N° de facture corrrespondant dans le cloud)
680
681
**Cogent**
682
683
* Enregistrer la facture  
684
685
* **Payer** la facture
686
687
**Syntis**
688
689
* N'a pas lieu en ce moment, on n'héberge rien chez lui actuellement.
690
691
* Récupérer la facture pour l'hébergement sur https://client.syntis.net  
692
693
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Syntis-<date>-Fxxxxxx.pdf  
694
* Passer le montant en charge d'hébergement, intitulé "Quart de baie etc." comme sur la facture  
695
* Virer le montant de la facture à Syntis (à la fois sur coopanet et sur dolibarr) en mettant le numéro de facture dans l'intitulé, virer également 0.20€ depuis charge services bancaires "frais prélèvement SEPA"
696
697
**Nom de domaine**
698
699
* En juin ou juillet, renouveller sur https://www.bookmyname.com/ : depuis la page d'accueil, cliquer sur la partie "gérer", puis "Liste de vos noms de domaine", puis cocher tous les domaines aquilenet, puis choisir l'action "Renouveler des noms de domaine", payer, faire les virements correspondant.  
700
701
* Le mois d'après, **récupérer** la facture  
702
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/bookmyname-<date>-xxxxxx.pdf
703
704
## Facturations par Aquilenet
705 1108 pizzacoca
706
**Établir une facture ADSL pour ceux qui en ont besoin !**
707
708 1015 pizzacoca
Un outils a été développé sous django et python 
709 834
https://www.aquilenet.fr/fr/jechange/login/?next=/fr/jechange/
710 1108 pizzacoca
711 1015 pizzacoca
**penser à mettre à jour :**
712
713
> * Le numéro de facture (Nous avons commencé l'année en suivant les exigences du fisc, à savoir une numérotation unique et pas par adhérent)
714
> * La date de facture  
715
> * La date dans la désignation  
716 1070 pizzacoca
> * La date du prélèvement
717
718 1088 pizzacoca
### Facturations mensuelles
719 1070 pizzacoca
720
**mémo Facturation sans contrat sous dolibarr**
721 1068 pizzacoca
* **Facturer** : Rédiger une facture avec un numéro
722 1087 pizzacoca
* **Charger** : virer du compte de l'adhérent vers le compte produit/service fourni en mettant une référence (n° de facture) pour s'y retrouver.
723 1088 pizzacoca
724
725 1078 pizzacoca
**Yaal**
726 1015 pizzacoca
727
* Contrat dolibarr ~~n°43~~ **heb-cogent yaal1** Hébergement 1U 240€ /mois    
728 1085 pizzacoca
* Contrat dolibarr ~~n°46~~ **bgp-cogent yaal** 60€ /mois    
729
730 1098 pizzacoca
**saya**
731 834
732
* Contrat dolibarr n°37 Hébergement sayanet 288€/mois. ~~(**Charger**) en mettant le numéro de facture pour pouvoir s'y retrouver et le virer du compte client Saya au compte produit hébergement~~     
733 1015 pizzacoca
todo : renommer en *heb-cogent sayanet*
734 834
* Attention à la cotisation en novembre *facturation de cotisation oubliée en 2018, à rattraper*
735
* **Facturer** (établir une facture pour l'hébergement) et l'envoyer à fatiha.sabri@h20-16.fr
736 1088 pizzacoca
* Ils nous virent le paiement.  Mettre aussi le numéro de facture indiqué par saya et visible dans coopaccess, pour savoir ce qu'ils ont payé.
737
738 834
**L@BX**
739 1015 pizzacoca
740 1064 pizzacoca
* Contrat dolibarr ~~n°36~~ **heb-vm labx** 60€/mois chez Pierre Bourdin    
741 1085 pizzacoca
~~**charger**: Virer 60€ depuis le compte de Pierre Bourdin vers le comte Produit Hébergement C'est le montant total de 'hébergement du L@BX.~~.     
742 1088 pizzacoca
* **Facturer** 30€ au nom du L@BX, Pierre paie l'autre moitié personnellement.
743 834
744 1071 pizzacoca
**Guix**
745 834
746 1063 pizzacoca
* Contrat dolibarr ~~n°40~~ **heb-vm guix** 75€/mois. ~~**charger**~~ 
747 1015 pizzacoca
* **Facturer**. Ajouter la cotisation en novembre
748 1085 pizzacoca
749
**Rosedor**
750
751 834
* Contrat dolibarr n°38 VM 200€/mois. ~~**Charger**~~ 
752 1060 pizzacoca
todo : renommer en *heb-vm rosedor1*
753 1015 pizzacoca
* Contrat dolibarr n°47 VM 60€/mois. ~~**Charger**~~
754
todo : renommer en *heb-vm rosedor2*
755
* **Facturer** l'hébergement du service Rosedor (260€), plus la cotisation en avril.
756 1093 pizzacoca
Mail à envoyer à sophie.ouvrard@rosedor.fr (gestion de la téléphonie) et helene.geneste@rosedor.fr (compta)
757 1064 pizzacoca
758 834
**Elidée**
759 1015 pizzacoca
760
* Contrat dolibarr ~~n°39~~ **heb-Cogent elidee**. Hébergement: 1U + borne GSM 100€/mois ~~**charger**~~
761
* **Facturer** l'hébergement du serveur (100€), plus la cotisation vers décembre.
762
763
**Utopia**
764
765 1064 pizzacoca
* (Utopia (cotisation en août), envoyer à bordeaux@cinemas-utopia.org et à Patrick Troudet \> besoin facture mensuelle
766 1015 pizzacoca
767
**Charlotte Lewden** 
768
769 834
* cotisation en octobre
770 1022 pizzacoca
771 834
### Facturations annuelles 
772 1095 pizzacoca
773 1015 pizzacoca
774 1096 pizzacoca
**Avril**
775 834
776 1022 pizzacoca
> **C-P Prod** **facturer** contrat Dolibarr ~~n°35~~ **heb-vm cpprod-dev**, soit 1 an de VM à 20€/mois, donc 240€ (attention, contrat dolibarr démarré en cours d'année, il faudra sans doute **charger** une partie de l'année.
777 834
778 1022 pizzacoca
**Mai** 
779 1015 pizzacoca
780 1022 pizzacoca
**Aout**
781 834
782 1095 pizzacoca
> **Librairie Permaculturelle** échéancier au nom de "Association Ressources-permaculture" avec cotisation en janvier  
783
784 1022 pizzacoca
**Octobre**
785 1015 pizzacoca
786 1022 pizzacoca
> **CoopAlpha / Mukt**  
787 1015 pizzacoca
> * contrat ~~n°31~~ **heb-mezza bonjour Mukt** à 20€/mois **facturer** 1 an soit 240€
788 1082 pizzacoca
>  Ils paient par virement
789 1091 pizzacoca
790 1083 pizzacoca
 **Novembre** 
791 1082 pizzacoca
792 1083 pizzacoca
> **Yaal** **facturer** :
793
> * contrat ~~n°383~~ **Disk-local yaal** 20€ de VM annuelle 
794 1094 pizzacoca
> * 100€ de cotisation   
795 1082 pizzacoca
796 1015 pizzacoca
797 1022 pizzacoca
> **C-P Prod** **facturer**
798 1015 pizzacoca
> * Contrat Dolibarr ~~n°48~~ **heb-vm cpprod** , soit 1 an de VM à 30€/mois, donc 360€, attention, contrat dolibarr démarré en cours d'année, il faudra sans doute **charger** une partie de l'année.
799 1022 pizzacoca
> * La cotisation. 
800 834
801 1096 pizzacoca
**Décembre**
802 1108 pizzacoca
803 1015 pizzacoca
> **Nothing to Hide** **facturer** et **charger** 1 an de préfixe IPv4 à 128€ et 1 an de transit à 240€, et une cotisation de 20€.
804
> **Loïc Prud'homme** envoyer à contact@loicprudhomme.fr - loic.prudhomme@assemblee-nationale.fr  & Tiphaine.Maurin@clb-an.fr -, la cotisation n'est pas à facturer donc 480€
805
> **Attitudes et Marques** Envoyer facture correspondant à l'échéancier annuel envoyé en début d'année.
806
807
## Lignes ADSL
808 1037 youpi
809 834
* **Récupérer** les dernières factures sur https://vador.fdn.fr/adherents (Informations Administratives / Prélèvements), L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/FDN-<date>-xxxxxx.pdf  
810 1053 youpi
811 1034 youpi
* Si ça n'a pas déjà été fait pendant le rapprochement, virer le montant correspondant de FDN au crédit coopératif  
812 1041 youpi
* Vérifier que la balance du compte de fournisseur FDN retombe à 0 après leur dernière facture, sauf exceptions:
813 834
814 1041 youpi
* fin décembre (donc décembre inclus):
815 1015 pizzacoca
816
** rien
817
818
* donc au total +0€ -> OK
819
820
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php
821
822
* S'assurer que les lignes nouvelles ont bien leur date de début correct (voir sur https://vador.fdn.fr/adherents) et que le montant du premier prélèvement est correct sur collect.online  
823
824
* Cliquer sur les boutons charge (sauf pour les anciennes lignes et les lignes actuellement en construction, pour lesquelles il faut regarder le détail de ce qu'il y a à faire)
825
826
* cela va:
827
828
> * Virer la souscription adhérent.e depuis le compte de la ligne vers le produit Lignes ADSL (Abonnement ligne xxx mois année)  
829
> * Virer la souscription adhérent.e depuis l'adhérent.e possédant la ligne vers le compte de la ligne.  
830
> * Virer la souscription FDN depuis la charge Lignes ADSL vers le compte de la ligne  
831
> * Virer la souscription FDN depuis le compte de la ligne vers le fournisseur FDN
832
833
### Contrats
834
835
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/contrats.php  
836
* Cliquer sur les boutons charge des contrats où l'échéance est passée (elle est écrite en rouge). Cela va virer la souscription depuis le compte de l'adhérent.e vers le compte de produit correspondant.
837
838
### Adhésions
839
840
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/cotisations.php
841
* pour chaque adhérent.e apparaissant dans la liste (qui sont ceux avec cotisation en retard):
842
843
* S'il y a un RIB, on va prélever nous-même, donc cliquer sur le bouton charge, ce qui
844
845
> * Vire la cotisation annuelle ou mensuelle depuis l'adhérent.e vers le produit Cotisations.  
846
> * Ajoute la cotisation dans l'adhérent.e.
847
848
* S'il n'y a pas de RIB, on ne sait pas s'il y a lieu d'établir une cotisation, donc cliquer sur le bouton Rappel pour envoyer un mail à l'adhérent.e. Attention: si l'adresse e-mail est en @aquilenet.fr, il faut vérifier si l'adhérent.e relève bien ses mails, et sinon, lui envoyer un courrier papier.  
849
850
* Résilier les retardataires répétés.
851 1066 youpi
852 1015 pizzacoca
### Prélèvements & **injection dans dolibarr**
853
854
* Aller sur collect.online  
855
* Dans Echéances, faire sortir les échéances **du 10 du mois courant au 10 du mois suivant** (i.e. les prochaines échéances qui vont être prélevées, qu'on n'a pas encore injectées), cliquer sur Exporter . Attendre quelques secondes, le fichier devrait apparaitre dans la liste obtenue avec "Vos demandes d'export". Attention à bien prendre le bon fichier :) a priori le plus récent est en haut.
856 834
* Tester le résultat des prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/test_prelevements.php  
857 1015 pizzacoca
* Vérifier que ça retombe bien à zéro sinon identifier les raisons
858 834
859
> * C'est un prélèvements dans collect.online à corriger (le corriger)
860
> * Une erreur existe dans dolibarr (montant d'abonnement, cotisation, sens de paiement ...)
861
> * Situation temporaire (avance ou retard de paiement), dans ce cas documenter dans le champ commentaires de la fiche de compte dolibarr, en précisant la date de régulation prévue. Faire éventuellement un mail à l'adhérent si une action de sa part est requise.
862 1015 pizzacoca
863 1054 youpi
* **Refaire** un nouvel export, le re-télécharger et refaire le test d'import.
864 1015 pizzacoca
* Injecter vraiment les prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/import_prelevements.php  
865 1054 youpi
* Vérifier dans l'ensemble des comptes que les adhérent.e.s sont bien retombés à 0. Quand ce n'est pas le cas, modifier le champ Commentaire du compte bancaire correspondant pour noter pourquoi.
866 834
867 1055 youpi
**Vérification**
868 1054 youpi
869 834
> * Vérifier les balances des comptes d'adhérent.e.s, de fournisseurs, et de clients.
870
> * Encaisser (les envoyer par courrier & ajouter dolibarr) les chèques qui restent en mettant le numéro de remise dans le virement
871
> * Lancer les rappels de prélèvements depuis https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/rappel_prelevements.php (ça prend du temps car le script met à jour les clés gpg)
872
> * En janvier, faire la compta annuelle