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Compta » Historique » Version 1125

youpi, 11/08/2019 22:14

1 877 youpi
# Compta
2 834
3 877 youpi
## Liens rapides dans cette page
4 834
5 878 youpi
  - [Facture fournisseur](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Facture)  
6 1013 pizzacoca
  - [Compta mensuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Compta-mensuelle)  
7 1014 pizzacoca
  - [Compta annuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Compta-annuelle)  
8 878 youpi
  - [Nouvel.le adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-adh%C3%A9rente)  
9
  - [Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-cl%C3%A9-PGP-dune-adh%C3%A9rente)  
10
  - [Nouveau mandat](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-mandat)  
11
  - [Nouvelle ligne ADSL](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-ligne-ADSL)  
12
  - [Migration Ligne ADSL à Liazo](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Migration-ligne-ADSL-%C3%A0-Liazo)  
13
  - [Réception de cotisation](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9ception-de-cotisation)  
14
  - [Encaisser un chèque](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Encaisser-un-ch%C3%A8que)  
15
  - [Résilier une ligne ADSL](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-une-ligne-ADSL)  
16
  - [Nouveau VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-VPN)  
17
  - [Ajouter une IP fixe à un VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-une-autre-IP-fixe-%C3%A0-un-VPN)  
18
  - [Résilier un VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-VPN)  
19
  - [Résilier un adhérent](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-adh%C3%A9rent)  
20
  - [Ajouter de l'espace disque cloud](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-de-lespace-disque-owncloud)  
21
  - [Ajouter du disque local pour une VM](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-local-pour-une-VM)  
22
  - [Ajouter du disque NFS pour une VM](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-NFS-pour-une-VM)  
23
  - [Supprimer du disque](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Supprimer-du-disque-cloud-local-ou-NFS)  
24 880 youpi
  - [Renommer quelqu'un](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Renommer-quelquun)
25 878 youpi
26 834
## autres liens
27
28 879 youpi
  - [TODO list mensuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Todolist_mensuelle)  
29
  - [[compta\_boiteaidées|TODO list un jour]]  
30
  - [La compta publique](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php)  
31
  - [La preuve par neuf de la compta](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/check.php)  
32
  - [La liste des pages dolibarr aux petits ognons pour nous](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet)  
33
  - [La compta adhérent](https://adherents.aquilenet.fr/compta.php)  
34
  - [le cloud](https://cloud.aquilenet.fr/index.php/apps/files/?dir=/Shared/Aquilenet-administration/Compta/adhesions)  
35
  - [coopanet](http://www.coopanet.coop) , Code utilisateur E145498P  
36
  - [collect online](http://collect.online)  
37 834
  - [[dolibarr]]  
38 879 youpi
  - Il y a aussi un [bac à sable dolibarr](https://dolibarr2.aquilenet.fr/)
39 941 pizzacoca
  - [[appli_generation_factures|Application django de génération des factures]]
40 951 youpi
  - les infos publiques envoyées à db.ffdn.org: (http://dolibarr.aquilenet.fr/isp.json)
41 952 youpi
  - les autres infos: (http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/infosplus.php)
42 877 youpi
43 993 pizzacoca
44 992 pizzacoca
45 834
## Doc
46 877 youpi
47
**Tout se passe sur dolibarr**
48 834
49 949 youpi
juste pour info, [Installation d'un nouveau dolibarr](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Installation_dolibarr) , et la liste des dépôts où on stocke nos scripts (référencée aussi sur https://www.ffdn.org/wiki/doku.php?id=formations:compta#travaux_de_la_fede)
50 950 youpi
    * http://git.aquilenet.fr/tools.git             scripts web pour générer des formulaires d'inscription , installé sur gaia:/srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin
51
    * http://git.aquilenet.fr/tools-dolibarr.git    scripts dolibarr pour valider une inscription et les scripts de compta , installé sur hera:/usr/share/dolibarr/scripts/aquilenet
52
    * http://git.aquilenet.fr/htdocs-dolibarr.git   pour gérer les lignes ADSL de manière sympa dans Dolibarr , installé sur hera:/usr/share/dolibarr/htdocs/aquilenet
53
    * http://git.aquilenet.fr/adherents.git         pour l'espace adhérents, en dolibarr aussi, installé sur hera:/srv/adherents
54 834
55
Les mails sont envoyés à tresorier@aquilenet.fr qui est un alias pour la liste tresorier@listes.aquilenet.fr qu'on peut gérer sur https://listes.aquilenet.fr/sympa/admin/tresorier
56 877 youpi
57
Ancien svn, n'est plus utilisé désormais  
58 834
svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/factures-fournisseurs  
59
svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/adhesions
60
61
Il est sans doute utile d'aller consulter d'abord la doc de FDN: https://wiki-adh.fdn.fr/wiki/documentation:notions_de_comptabilite pour comprendre les principes des comptes comptables. Il y a aussi eu un exposé à l'AG 2015 de la FFDN: http://www.aquilenet.fr/docs/compta.pdf
62
63
Voici ci-dessous le plan comptable. Quand on ajoute ou modifie une entrée, il faut penser à mettre à jour (TODO: factoriser dans aquilenet.lib.php):
64 877 youpi
65 834
* le numéro de Réf. du compte en question bien sûr  
66 877 youpi
67
* dans compte\_adherent() dans aquilenet.lib.php  
68
* dans soldes\_accounts(), et tout en bas, dans compta-asso.php  
69
* dans aquilenet.lib.php  
70 834
* dans dolibarr.php
71 877 youpi
72 834
* 05... : Compte de la ligne ADSL 05... Ne fait pas vraiment partie du plan comptable, on ne fait que faire passer les virements par ce compte pour y rassembler tout ce qui concerne une ligne ADSL donnée.  
73 877 youpi
74
* 12000000 : Compte de bilan  
75
* 1200xxxx : Compte d'exercice de l'année xxxx  
76
* 40100001 : Fournisseur Online.net  
77
* 40100002 : Fournisseur Bookmyname  
78
* 40100003 : Fournisseur divers  
79
* 40100004 : Fournisseur FDN  
80
* 40100005 : Fournisseur Syntis  
81
* 40100006 : Fournisseur Kazar  
82
* 40100007 : Fournisseur Cogent  
83
* 40100008 : Fournisseur Anteor  
84
* 40100009 : Fournisseur Orange  
85
* 40100010 : Fournisseur RIPE  
86
* 40100011 : Fournisseur OVH  
87
* 41100xyz : Compte de l'adhérent.e xyz  
88
* 41101000 : Donateur divers  
89
* 41101001 : Clients divers  
90
* 41102xyz : Compte du client xyz  
91
* 51120000 : Remise de chèque  
92
* 51190000 : Prélèvements  
93
* 51200001 : Crédit coopératif  
94
* 53140000 : Caisse  
95
* 60000000 : Charge Lignes ADSL  
96
* 60400001 : Charge dedibox  
97
* 60400002 : Charge nom de domaine  
98
* 60400003 : Charge hébergement  
99
* 60400004 : Charge IP  
100
* 60400005 : Charge transit  
101
* 60630000 : Charge matériel petit équipement  
102
* 21830000 : Charge matériel informatique  
103
* 60700000 : Charge marchandise goodies  
104
* 60700001 : Charge marchandise briques  
105
* 61100000 : Charge installation  
106
* 61600000 : Charge assurance  
107
* 62310000 : Charge annonces et insertions  
108
* 62360000 : Charge stickers  
109
* 62610000 : Charge timbres et frais postaux  
110
* 62620000 : Charge livraison  
111
* 62700000 : Charge service bancaire  
112
* 62800000 : Charge Diverses  
113
* 63500000 : Charge taxe achat étranger  
114
* 70400000 : Produit installation  
115
* 70600000 : Produit lignes ADSL  
116
* 70600001 : Produit VPN  
117
* 70700000 : Produit marchandise goodies  
118
* 70700001 : Produit marchandise briques  
119
* 70830000 : Produit hébergement  
120
* 70830001 : Produit transit  
121
* 70830002 : Produit stockage  
122
* 70830003 : Produit IP  
123
* 74000000 : Produit cotisations  
124
* 76000000 : Produit parts CC  
125 834
* 77000000 : Produit Dons
126 877 youpi
127 1002 pizzacoca
**En résumé**
128 877 youpi
129 834
  - Pour les comptes en banque et tiers (adhérent.e.s, fournisseurs), c'est négatif quand on leur a donné de l'avance de sous, et c'est positif quand on leur en doit (i.e. on est du côté "banquier" \!) Ainsi:
130 877 youpi
131 834
* C'est donc normal que les comptes en banque soient négatif, au contraire: c'est la banque qui nous doit des sous :) C'est exactement l'opposé de ce qui apparaît dans le compte chez la banque.  
132 877 youpi
133
* Si un.e adhérent.e est strictement négatif, il nous doit des sous, il faut lui prélever.  
134
* Si un.e adhérent.e est strictement positif, c'est qu'il a payé des trucs pour l'asso. Soit on lui rembourse, soit on ne lui prélève pas quelques mois.  
135
* Si un fournisseur est strictement positif, c'est qu'on lui doit des sous, il reste une facture impayée.  
136 872 pizzacoca
* Si un fournisseur est strictement négatif, c'est qu'on lui a donné trop de sous \! Il faut régulariser.
137 877 youpi
138
  - Pour les comptes de charge et de produit, c'est plus habituel:
139
140
* Une charge, c'est des sous en moins qui vont alimenter un fournisseur  
141
142
* Un produit, c'est des sous en plus qui viennent d'adhérent.e.s.
143
144
  - Pour les comptes en banque, on doit faire le "rapprochement" avec le relevé de compte. **Attention**, rapprocher rend l'écriture inchangeable. Il ne faut donc rapprocher qu'avec le relevé de compte confirmant l'opération sous les yeux.
145 834
146
Par exemple, voici pour un don et pour un paiement de facture:
147 877 youpi
148 1003 pizzacoca
**Don**
149 834
150
Par un.e adhérent.e
151 877 youpi
152
  - On vire le montant depuis son compte vers le compte produit don.Il nous doit donc maintenant des sous.
153
  - Le virement ou prélèvement est ordonné, on vire le montant depuis le
154
  - compte bancaire vers le compte de l'adhérent.e. Il ne nous doit plus de sous.
155 834
  - Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
156 877 youpi
157 864 pizzacoca
Si c'est une personne qu'on ne reverra pas souvent, on peut utiliser le  
158 834
compte "Donateur divers" à la place du compte d'un compte d'adhérent.e.
159 877 youpi
160 1004 pizzacoca
**Facture de fournisseur**
161 864 pizzacoca
162 834
Un fournisseur nous envoie une facture pour un service
163 877 youpi
164 989 pizzacoca
* On vire chaque élément de la facture depuis le compte de charge correspondant vers le compte de fournisseur. On lui doit donc des sous
165
166
* Lorsque l'on paie la facture, on vire le montant depuis le compte fournisseur vers le compte bancaire. On ne lui doit plus de sous.
167
168
* Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
169
170
* Lors d'un virement fait à un fournisseur on indique le numéro de facture (numéro invoice pour cogent par exemple)correspondant dans les trois champs 
171
172
> * motif du virement
173
> * Référence de l'opération
174
> * Référence de bout en bout
175
176
* Contacts Facturation Cogent : N° +33 (0) 1 49 03 18 00 billingeu@cogentco.com
177 877 youpi
178 834
## Nouvel.le adhérent.e
179
180 870 pizzacoca
Sur réception d'une demande d'adhésion
181 877 youpi
182
  - Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.
183
  - Corriger éventuellement des typos ou ajouts à la main sur le formulaire (majuscules, type d'adherent, numero de tel, adresse mail)
184
  - Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvel_adherent.php, cela crée l'adhérent.e dans dolibarr, et du coup aussi dans LDAP, et donc une adresse mail etc., ainsi qu'un compte de compta tiers pour lui, ça l'inscrit à asso@listes.aquilenet.fr, et ça lui maile une bienvenue
185 1109 pizzacoca
186
>  - S'il y a une commande de VPN, ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
187 834
  - * Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main: aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe. Utiliser `mkpasswd -m sha-512` pour le crypter, et alors la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."
188 1109 pizzacoca
189
>  -  * Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
190
191 877 youpi
  - Dans les comptes, virer depuis son compte d'adhérent.e vers le "produit cotisations" le droit d'entrée ou la cotisation, titre "Cotisation Machin Truc 2011"
192
  - Dans sa fiche dolibarr adhérent.e, ajouter l'adhésion dans l'onglet adhésions
193 973 youpi
  - puis, selon le mode de règlement, avec la date du jour:
194 877 youpi
195 973 youpi
* Si c'est un chèque, virer depuis le compte de remises vers son compte
196 877 youpi
197
* Si c'est en liquide, virer depuis la caisse vers son compte  
198
* Si c'est un virement, virer depuis le compte bancaire vers son compte (et rapprocher plus tard)  
199 834
* Si c'est un prélèvement, voir ci-dessous.
200 877 youpi
201 870 pizzacoca
  - Si l'adresse e-mail n'a pas été précisée, envoyer une lettre de bienvenue papier. Voir le courrier type dans le cloud dans adhesions
202 877 youpi
203 834
  - S'il y a un mandat
204 877 youpi
205 834
* Archiver le mandat original.  
206 877 youpi
207 1111 pizzacoca
* Aller sur http://www.collect.online/ Ajouter l'adhérent.e dans la partie prélèvement, On utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
208 877 youpi
209 1106 youpi
* Si c'est juste une adhésion ou un abonnement VPN, faire un prélèvement régulier annuel ou mensuel (note: on commence à prélever le vpn à la fin du mois suivant le premier mois de service vpn)
210 877 youpi
211 834
* Si c'est un abonnement ADSL, on crée l'échéancier plus tard, une fois la ligne effectivement construite.
212 877 youpi
213 834
  - S'il y a une souscription à une ligne ADSL
214 877 youpi
215 834
* Toute la compta est faite automatiquement par le script, il y a juste à archiver la demande dans le cloud  
216 877 youpi
217
* [Vérifier l'éligibilité de la ligne](https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi) et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total  
218
* Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter *toutes* les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.  
219 1122 youpi
* Envoyer un aimable mail de confirmation à suivi-adsl at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr avec support at aquilenet.fr en copie, pour permettre d'identifier la ligne ne pas oublier de préciser qu'il vient d'"aquilenet", donner le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent.
220 877 youpi
221 834
* Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP, noter IPv4, préfixe IPv6, login et mot de passe (lisibles aussi sur http://vador.fdn.fr/adherents) dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne, et forwarder le mail à l'abonné en corrigeant un peu.  
222 877 youpi
223 834
* Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
224 877 youpi
225 834
* Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence  
226 877 youpi
227
* Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone  
228 834
* Quand l'ouverture de ligne est effective,
229 877 youpi
230 885 youpi
* * forwarder le mail à l'abonné  
231
* * aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,  
232
* * créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec un premier prélèvement manuel correspondant aux FAS + mois partiel, et le prélèvement automatique mensuel.  
233
* * Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:
234 877 youpi
235 834
* La référence et le libellé du compte de compta  
236 877 youpi
237 834
* Dans la Note de l'adhérent.e
238 877 youpi
239 834
  - S'il y a une commande de VPN,
240 877 youpi
241 1039 youpi
* Vérifier le tarif du contrat vpn sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php
242
243 834
* Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
244 877 youpi
245
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0  
246
ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1  
247 834
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
248 877 youpi
249 852 youpi
où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers).
250 877 youpi
251 834
  - Archiver le tout: scanner tous les documents, ajouter au cloud, dans adhesions
252 877 youpi
253 1104 youpi
  - FIXME: broken, Sur l'atelier, ajouter l'adhérent.e en tant que participant au projet aquilenet.
254 877 youpi
255
## Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e
256
257 907 youpi
  - Sur hera, lancer la récupération de la clé à partir du fingerprint:
258 877 youpi
259 944 youpi
sudo -u www-data gpg --keyserver pgp.mit.edu --homedir /srv/adherents/.gnupg/ --recv-key XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
260 877 youpi
261 907 youpi
  - Retrouver l'adhérent dans Dolibarr, suivre le "lien tiers Dolibarr", aller dans la fiche, la modifier, découper le fingerprint complet de la clé GPG en 4 paquets de 10 chiffres hexa, les mettre dans les cases Id professionnel 1 à 4.
262 877 youpi
263
## Nouveau mandat
264 837 youpi
265 834
Sur mandat arrivé après la demande d'adhésion ou mise à jour,
266 877 youpi
267 834
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , pour pouvoir faire un copier/coller des numéros iban et bic  
268 877 youpi
269
* Copier/coller dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouveau_mandat.php  
270
* Archiver le mandat.  
271
* Si c'est juste un changement de compte, dans collect.online, modifier juste dans le débiteur le numéro de compte.  
272
* Si c'est un nouveau service pour un débiteur existant, avec le même compte, dans collect.online, ajouter l'échéancier.  
273 834
* Si c'est un nouveau débiteur, ajouter l'adhérent.e dans collect.online, on utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
274 877 youpi
275
## Nouvelle ligne ADSL
276 834
277 1116 pizzacoca
> Penser à s'inscrire à la mailing list support@aquilenet.fr pour le suivi de l'ouverture.
278
279 1113 pizzacoca
**Souscription**  
280 1114 pizzacoca
> Sur souscription de ligne ADSL pour une adhésion existante.
281 877 youpi
282 1121 pizzacoca
**TODO** Décrire la procédure dans le cas d'un numéro VOISIN.
283 1120 pizzacoca
284 834
* [Vérifier l'éligibilité de la ligne](https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi) et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total, cela permet notamment de savoir si c'est un numéro actif ou inactif.  
285 877 youpi
286
* Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter *toutes* les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.  
287
* Envoyer un mail de confirmation à suivi-adsl at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr avec comme informations dans le corps "aquilenet", le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent. Ce n'est pas un traitement automatique, rédiger le mail correctement.  
288
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.  
289 1112 pizzacoca
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste adsl@, et ajoute l'éventuel mandat  
290
* Ajouter, s'il.elle n'y est pas déjà, l'adhérent dans collect.online, la référence d'adhérent est lisible en allant cherche l'adhérent dans la partie adhérents de dolibarr.  
291 834
* Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
292
293 1113 pizzacoca
**Confirmation**
294
> Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP :
295 834
296 1117 pizzacoca
* Dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne noter :
297
  * IPv4
298
  * préfixe IPv6
299
  * login 
300
  * mot de passe (lisibles aussi sur http://vador.fdn.fr/adherents) 
301
302
* Forwarder le mail à l'abonné (en écrivant en tant que support@aquilenet.fr) en corrigeant un peu.    
303 834
304 1113 pizzacoca
**Changement**
305
> Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
306 834
307 1113 pizzacoca
* Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence  
308 877 youpi
* Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone  
309
310 1113 pizzacoca
**Ouverture effective**
311
> Quand l'ouverture de ligne est effective
312
313
* forwarder le mail à l'abonné  
314
* aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,  
315
* créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant. Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour inclure les FAS + mois partiel.  
316
* modifier l'échéancier pour ajouter la cotisation annuelle s'il n'y en a pas déjà  
317
* Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:  
318
* La référence et le libellé du compte de compta  
319
* Dans le champ note de l'adhérent
320 840 youpi
321 834
Oui, c'est cracra de mettre le montant, il faudrait faire un lookup dans la base des tarifs (TODO). Pour l'instant c'est plus simple ainsi.
322
323
## Migration ligne ADSL à Liazo
324
325 877 youpi
Lorsqu'un adhérent demande à migrer sa ligne vers Liazo.
326 849 blagoi.iakov
327 877 youpi
La migration sera effective au début du bimestre suivant seulement (si on commande avant le 15 du deuxième mois du bimestre en cours, sinon c'est encore après).
328
329
* Dans l'espace adhérent chez FDN, retrouver la ligne, et cliquer sur "Changer le débit ou l'option"  
330
331 834
* Choisir l'option voulue: dégroupage total ou non.  
332 877 youpi
* Renommer le compte de compta de la ligne en "Reconstr Ligne 0123456789".  
333 834
* Corriger son option, du genre 80MLiazoOrange (pas de dégroupage) ou 80MLiazoOrangeNu (dégroupage total).  
334 877 youpi
* On reçoit régulièrement des mails pour la progression de la construction.
335
336 834
* Quand on reçoit le mail parlant du changement de login, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans le champ Commentaire de la ligne.  
337 877 youpi
338 834
* Si on reçoit un mail parlant du changement de numéro de téléphone, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans la ligne (à la fois la référence et le nom du compte) et dans la note de l'abonné  
339 877 youpi
* Une fois la construction faite, facturer les frais de migration à la fin du mois suivant.Modifier l'échéancier (l'adhérent.e sera prévenu par un script après avoir réalisé l'injection)
340 886 youpi
341 877 youpi
* Avant de faire la première facturation au nouveau tarif:
342 886 youpi
343 877 youpi
* * corriger les tarifs client/fournisseur  
344 886 youpi
345 877 youpi
* * Si c'est un dégroupage total, mettre à jour le numéro de la ligne
346 886 youpi
347 877 youpi
* * * Dans la référence et le libellé du compte de compta  
348 886 youpi
349 877 youpi
* * * Dans la Note de l'adhérent.e
350 886 youpi
351 877 youpi
* * Renommer le compte de compta en "Ligne 0123456789"  
352
353
* * corriger le montant de prélèvement sur collect.online
354
355
## Réception de cotisation
356
357
  - Dans le module adhérents
358
359
* retrouver l'adhérent.e dans la liste,  
360
361
* aller dans l'onglet adhésions/cotisations  
362
* ajouter l'adhésion: mettre comme fin un jour avant l'anniversaire suivant.
363
364
  - Répercuter l'adhésion dans la compta en virant depuis l'adhérent.e vers le produit cotisation
365 834
  - Encaisser le montant (chèque: voir ci-dessous, liquide: passer sur le compte d'un trésorier qui se fait prélever et qui encaissera le liquide)
366
367 877 youpi
## Encaisser un chèque
368
369
Pour éviter d'en envoyer tous les 36s du mois, plutôt que virer directement depuis le compte bancaire, on vire temporairement depuis un compte "Remises de chèques".
370 974 youpi
371 972 youpi
  - Vérifier l'ordre du chèque.
372 834
  - Signer le chèque au dos
373 877 youpi
  - Virer depuis le compte "Remises de chèques" vers le compte de l'adhérent.e, avec la date du jour. Ainsi on sait que l'adhérent.e a payé, mais il nous reste des chèques à encaisser, stockés sur une étagère.
374 834
  - Lors du dépôt d'une remise des chèques qui se sont entassés, virer le montant total de la remise de chèques depuis le compte bancaire vers le compte de remises de chèque, avec le numéro de remise pour rapprocher facilement, et la date de la remise de chèques.
375 877 youpi
  - Quand confirmé, rapprocher.
376
377
## Résilier une ligne ADSL
378
379
  - Charger sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/adsl.php les derniers mois complets
380 887 youpi
  - Renommer le compte de compta de la ligne en "Résiliation Ligne xxxx"
381 877 youpi
  - La facturation chez Nerim est bimensuelle, donc il faut faire remonter la demande au suivi-adsl at fdn dot fr avant le 15 du deuxième mois du bimestre, pour éviter de payer un autre bimestre pour l'ADSL. Il vaut mieux faire remonter le plus tôt possible pour éviter de payer la partie transit de FDN.
382 929 youpi
  - mailer donc suivi-adsl arobase fdn point fr en donnant simplement le numéro de ligne et le nom de l'adhérent.e pour vérification, avec la date de résiliation souhaitée.
383 928 youpi
  - Lorsque la compta FDN est faite pour le dernier mois (qui comporte éventuellement une partie abonnée et une partie relicat facturée à prix coûtant), faire la compta pour la ligne à la main (TODO: automatiser):
384 940 pizzacoca
385
*****
386 930 youpi
387 936 youpi
### Facture mois plein
388 834
389 940 pizzacoca
* Pour les mois avant le mois où la résiliation est effective (donc les mois où le service a été permanent)
390
* * Utiliser le lien "charge" pour charger ces mois entiers. Il faut enlever temporairement le mot "Résiliation " pour que le script accepte de faire la charge automatiquement.
391 930 youpi
392 927 youpi
### Facture du mois de résiliation
393
394
* Pour le mois pendant lequel la résiliation a lieu (donc le mois où le service est donc partiel)
395
* * On ne veut prendre de marge que sur la période où il y a effectivement eu un service. Il faut donc compter combien cela fait:
396 940 pizzacoca
* * * notre marge: (tarif Aquilenet - tarif FDN) \* prorata du mois abonné)
397
* * Et y ajouter ce que FDN nous a fait payer
398 927 youpi
* * Facturer cela
399 930 youpi
400 927 youpi
### Facture des mois post résiliation
401 928 youpi
402 929 youpi
* Pour les mois après le mois où la résiliation a été effective (donc le mois où il n'y a aucun service)
403 927 youpi
* * Facturer juste ce que FDN nous a fait payer
404
405
*****
406
407
* Pour facturer:
408 931 youpi
* * Virer ce montant de la ligne ADSL vers le produit ADSL  
409 877 youpi
* * Virer ce montant de l'adhérent.e vers la ligne ADSL  
410 933 youpi
* * Virer le montant FDN de la charge ADSL vers la ligne ADSL  
411 877 youpi
* * Virer le montant FDN de la ligne ADSL vers le fournisseur FDN.  
412 1107 youpi
* Établir le prélèvement des derniers mois à la main sur collect.online.  
413 946 youpi
* S'il n'a plus d'abonnement, supprimer le numéro de compte dans la fiche tiers de l'adhérent  
414 947 youpi
* Renommer le libellé du compte de la ligne en "Ancienne Ligne xxxx"  
415 877 youpi
* Ajouter à la fin de la Ref. du compte de compta de la ligne ".0" (ou plus), et mettre à jour la référence dans la Note de l'adhérent.e (c'est pour le cas où un autre adhérent reprendrait cette même ligne, pour que ça soit vraiment un autre abonnement).
416
* Une fois la dernière échéance passée, désactiver l'échéancier chez collect.online : modifier l'échéancier pour bloquer tous les mois (vraiment le modifier, pas juste bloquer des échéances précises 
417 834
* S'il n'a plus d'abonnement, désabonner de la liste adsl@
418
419 877 youpi
## Nouveau VPN
420
421 834
Sur souscription de VPN pour un.e adhérent.e existant.
422
423 942 youpi
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.  
424 1097 pizzacoca
425
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste vpn`, et ajoute l'éventuel mandat: TODO: vérifier que le numéro de compte se retrouve bien enregistré, dans le tiers correspondant à l'adhérent.e, dans sa fiche.
426
  * ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
427
  * Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main :
428
429 1105 pizzacoca
> Retrouver le mot de passe dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe.
430
431 1097 pizzacoca
> ~~~
432
 # On crypte le mot de passe :
433
 mkpasswd -m SHA-512 mot-de-passe 
434 942 youpi
> ~~~
435 877 youpi
436 1040 youpi
la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."  
437 877 youpi
  * Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
438
439
* Vérifier le tarif du contrat sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php
440 834
* Ajouter, s'il n'y est pas déjà, l'adhérent.e dans collect.online, la référence d'adhérent.e est lisible en allant cherche l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.  
441 1125 youpi
* créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant (on prélève à la fin du mois M / début du mois M+1 l'abonnement VPN pour le mois M-1). Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour le premier mois partiel.  
442 834
* corriger les prélèvements anniversaire pour y ajouter la cotisation.  
443 877 youpi
* Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
444
445
* Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
446 834
447 877 youpi
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0  
448 834
ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1  
449 877 youpi
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
450 834
451 877 youpi
où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers). Éventuellement il y a déjà un fichier `disponible.pour.ip.fixe` qui vient d'un précédent désabonnement.
452
453 834
## Ajouter une autre IP fixe à un VPN
454 877 youpi
455
* Si l'adhérent veut une 2e IP fixe, il suffit d'ajouter la route dans son /etc/openvpn/ccd sur  
456 834
iris et demeter:
457 877 youpi
458 834
iroute 185.233.101.m 255.255.255.255  
459 877 youpi
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:m::/64
460 834
461 877 youpi
## Résilier un VPN
462
463
* Sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php repérer le contrat  
464
465
* Charger éventuellement le dernier mois  
466
* Cliquer sur le contrat (2e colonne)  
467 834
* Cliquer sur le bouton Modifier en face de "Statut du service ... En service", pour clôturer le service.  
468 877 youpi
* Désactiver le login sur iris et demeter dans /etc/openvpn/password en mettant juste un \# en tête de ligne.  
469
* Renommer l'éventuel fichier dans ccd/ en disponible.pour.ip.fixe.xxx pour libérer l'IP  
470
* Désabonner de la liste vpn@
471
472
## Résilier un adhérent
473
474 1103 pizzacoca
* Dans la liste dans le module Adhérents, cliquer sur la croix rouge pour résilier.  
475 1099 pizzacoca
476 1103 pizzacoca
* Désinscrire de la [liste asso](https://listes.aquilenet.fr/sympa/review/asso)  
477 834
478 1103 pizzacoca
* Désactiver le compte ldap en changeant le mot de passe dans sa fiche adhérent.e dolibarr pour qu'il ne puisse plus se logguer. 
479
480
> dans le cas d'une demande de suppression totale des mails, aller sur hera
481
482
~~~
483
  sudo su
484
  cd /srv/vmail/aquilenet.fr/
485 834
  rm -fr prenom.nom
486 1103 pizzacoca
~~~
487
488
> Pour les plus joueurs
489
490
~~~
491 877 youpi
sudo cd rm /srv/vmail/aquilenet.fr/prenom.nom -fr
492 1103 pizzacoca
~~~
493 877 youpi
494
* Supprimer les comptes utilisateurs autres.  
495 834
496
* Enlever les permissions dans l'atelier.
497 877 youpi
498
## Ajouter de l'espace disque owncloud
499
500
TODO: automatiser la partie dolibarr
501
502
  - se logguer sur nextcloud avec son compte habituel (qui est dans le groupe admin, pour le vérifier aller dans paramètres et vérifier le(s) groupe(s))
503
  - Dans le menu en haut à droite, choisir Utilisateurs
504
  - retrouver l'utilisateur dans la liste
505
  - changer son quota
506
  - noter son uuid
507
  - sur sayanet, dans /home/aquilenet-backup/BackItUp/BackItUp.conf, ajouter l'uuid à la liste\_exclusions
508 1115 youpi
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php s'il avait déjà un contrat,
509
    - si oui il suffit de l'augmenter,
510
    - si non il faut en créer un nouveau. dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-owncloud", choisir la quantité en Go/an, ajouter, modifier éventuellement le tarif
511 877 youpi
  - valider
512 922 youpi
  - modifier le statut du service en l'activant avec comme date de terminaison 2099
513
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
514
  - établir le prélèvement automatique sur collect.online
515
516
## Ajouter une facturation de VM ou serveur à prix libre
517
518
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "heb-mezza" ou VM, mettre 1 unité.
519
  - changer le prix unitaire pour mettre le prix libre.
520
  - valider le contrat
521 834
  - activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
522
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
523 1024 youpi
  - Créer la VM ou installer le serveur
524 877 youpi
525
## Ajouter du disque local pour une VM
526
527 834
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-local", choisir la quantité en Go/an, changer éventuellement le tarif.
528 877 youpi
  - valider le contrat
529 834
  - activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
530 877 youpi
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
531 1025 youpi
  - Créer la VM
532 877 youpi
533
## Ajouter du disque NFS pour une VM
534
535 834
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-NFS", choisir la quantité en Go/an, changer éventuellement le tarif.
536 877 youpi
  - valider le contrat
537 834
  - activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
538 877 youpi
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
539
  - Voir https://atelier.aquilenet.fr/projects/infrastructure/wiki/NFS pour la création du volume, et mettre le quota.
540
541 834
## Supprimer du disque cloud, local ou NFS
542 877 youpi
543 834
  - [dans dolibarr](http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php) retrouver le contrat correspondant à la VM, cliquer sur le numéro de contrat.
544 877 youpi
  - Cliquer sur l'icône modifier à droite de "Statut du service", mettre la date de fin de service et cliquer sur Clôturer
545 834
  - Faire l'action adminsys correspondante.
546 877 youpi
547 834
## Et sourtout
548
549
Pour vérifier qu'il n'y a pas d'erreur, regarder la somme des soldes tout en bas de [la compta publique](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php), ça doit retomber à zéro.
550 877 youpi
551
## Supprimer un essai
552
553 834
On n'efface pas ce qui a existé réellement, mais on peut avoir besoin de supprimer un test.
554 877 youpi
555 834
  - Supprimer l'adhérent.e
556 877 youpi
  - Dans compta/tréso, Clients, choisir le client, regarder la fiche, supprimer
557 834
  - Supprimer le compte de compta
558 877 youpi
559 834
## Modifier les tarifs
560 877 youpi
561
  - Modifier dans sous.ods dans les recettes des produits.
562 834
563 877 youpi
* Dans gaia, /srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin, modifier eligibilite.cgi  
564
565 834
* Dans dolibarr, Services, modifier le/les services concernés  
566 877 youpi
* Dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/ , aller voir les lignes concernées, modifier le champ commentaire.
567
568 834
  - Dans les formulaires, modifier adsl-tail.inc, recompiler, commiter, svn up dans /srv/si/formulaires, copier adsl\*.pdf dans /srv/www/aquilenet.fr/docs/
569
  - Sur le site web, modifier http://www.aquilenet.fr/node/8
570 877 youpi
571
## Renommer quelqu'un
572
573
C'est galère et technique, mais pas impossible. Il faut (au moins, difficile d'être sûr qu'on n'ait rien oublié)
574
575
  - Dans sa fiche adhérent, changer nom/prénom, login, email
576
  - Sur hera, dans /home/vmail/aquilenet.fr, renommer le répertoire
577 834
  - Dans la fiche tiers dolibarr, change nom/prénom
578 953 youpi
  - Renommer son compte de compta, voire les écritures
579
  - Dans la liste des contrats, renommer au besoin (eh non dolibarr n'a pas l'air d'avoir d'interface pour ça, il faut le faire à la main en SQL...)
580
  - Renommer son accès vpn
581
  - Supprimer l'ancien utilisateur dans l'atelier
582
583
## Ajouter un type de service
584
585
Dans le module service, cliquer sur Nouveau service.
586
587
Peu importe la référence et libellé du service.
588
589
Bien mettre la durée: 1 année ou 1 mois.
590 1015 pizzacoca
591 1017 pizzacoca
Mettre le prix en TTC et mettre la TVA à 0%
592
593
Dans le script aquilenets/contrats.php, ajouter dans le switch pour choisir le compte de produit à créditer.
594
595
# Compta annuelle
596 1042 youpi
597 1017 pizzacoca
Faire le bilan d'exercice:
598 1045 youpi
599 1043 youpi
  - Créer un compte de référence 120020xx, de libellé "Exercice 20xx", de type "Compte bancaire épargne/placement", puis le modifier pour désactiver la fonction de rapprochement.
600 1017 pizzacoca
  - Vérifier que les fournisseurs sont à 0, corriger le cas échéant
601
  - Vider chaque compte produit et charge vers ce compte, à l'aide de virements "Exercice 20xx Charge truc". Cela remet donc à zéro tous les comptes de produit et charge.
602
  - En faire un bilan d'exercice dans sous.ods dans une nouvelle feuille "20xx": copier la feuille de l'année d'avant, corriger les montants des charges et produits
603
  - Virer l'exercice sur le compte "Bilan", avec l'intitulé "Exercice 20xx" . Le compte d'exercice 20xx est donc tombé à zéro.
604
605
Faire le bilan comptable (inverser tous les signes pour que ce soit plus intuitif à comprendre) dans sous.ods
606
607
  - Actif:
608
609
* les comptes courants et épargnes vont en actifs.  
610
611
* les comptes tiers **négatifs** vont en créances (on devrait recevoir ces sous-là un jour)
612
613 1047 youpi
  - Passif:
614 1017 pizzacoca
615
* Le compte "Bilan" (avant virement de l'exercice de l'année) va dans "Exercices passés"  
616
617
* les comptes tiers **positifs** vont en dettes (on a encore ça à payer), selon que c'est temporaire ou non.
618
619 1048 youpi
Vérifier que les deux totaux correspondent
620 1017 pizzacoca
621 1050 youpi
Mettre à jour sous.ods:
622 1017 pizzacoca
623 1051 youpi
  - Télécharger sous.csv depuis dolibarr: https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/export_sous.php
624 1052 youpi
  - ouvrir sous.csv en n'utilisant **que** le point-virgule comme séparateur
625 1017 pizzacoca
  - copier/coller son contenu dans la feuille adhérents\_import de sous.ods
626 1015 pizzacoca
  - mettre à jour la feuille historique depuis la feuille Situation
627
  - étebndre la plage de données des graphes dans la feuille Graphes
628
  - Vérifier les feuilles Situation et Bilan mensuel, imprimer les feuilles Situation, Graphes, Bilan mensuel, et 20xx
629
630
# Compta mensuelle
631
632 1118 pizzacoca
* voir les TODO sur https://atelier.aquilenet.fr/projects/compta/wiki/Todolist-mensuelle
633
634 1119 pizzacoca
 ancien lien en cours de destruction 
635
https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Todolist_mensuelle
636 1015 pizzacoca
637
* Attention, en Janvier, ne faire d'abord que les opérations concernant Décembre, puis faire la compta annuelle, puis faire les opérations concernant Janvier
638
639
### Vérification rejets de prélèvement :
640
641
* Vérifier sur collect.online s'il y a eu des rejets sur le dernier prélèvement: depuis la page d'accueil, le bouton "Traiter" à droite de "impayées" en rouge (même s'il indique 0, il peut y en avoir...)
642
643
> * Aller vérifier sur coopacces: s'il y a effectivement un débit S-MONEY correspondant, utiliser cette date-là pour réaliser des virements inverses entre les adhérents concernés et le compte du crédit coopératif, qui du coup doivent de nouveau la créance. 
644
> * Sinon, c'est que le prélèvement n'a même pas été essayé, mettre la même date que le prélèvement. dans ce cas baisser d'autant le montant du prélèvement global des adhérents (Prélèvements adhérents XX/XXXX) et virer depuis les comptes des adhérents concernés vers le compte prélèvements.
645
> * Augmenter d'autant le prélèvement suivant, et vérifier avec l'adhérent pour que le prélèvement puisse se faire
646
647
### Rapprochement :
648
649
* Aller sur https://www.credit-cooperatif.coop/Entreprises/Banque-au-quotidien/Coop-access , demander l'export des écritures du compte bancaire pour ouvrir dans un tableur
650
651
* aller https://dolibarr.aquilenet.fr/compta/bank/account.php?account=1, comparer: on peut par exemple prendre chaque écriture de dolibarr depuis la date du dernier rapprochement, et cocher dans le tableur
652
653
> * Attention, les crédits S-MONEY dans coopaccess correspondent à l'écriture "Prélèvements adhérents" dans dolibarr. Si ça ne correspond pas c'est éventuellement normal, cf plus bas.
654
> * Il y a un débit S-MONEY dans coopaccess correspondant aux frais bancaires
655
> * Les autres débits S-MONEY éventuels dans coopaccess correspondent à de rejets de prélèvement, cf ci-dessus
656
657
* Enrichir dolibarr des opérations non cochées.
658
* Vérifier le sens des opérations non rapprochées
659
* Vérifier que la ligne "solde actuel" dolibarr est égale au solde sur coopacces.
660
661
> * Si la somme des crédits S-MONEY dans coopaccess ne correspond pas à l'écriture "Prélèvements adhérents" dans dolibarr, il y a peut-être des prélèvements qui ne sont pas encore passés (parce qu'on est au début du mois seulement). Du coup pour vérifier tout de même les soldes :
662
663
> > * * Dans le tableur soustraire les différents crédits S-MONEY déjà passés sur coopaccess du solde coopaccess (en haut)
664
> > * * Soustraire (calculer avec sa petite calculette) le prélèvement visible dans dolibarr du solde dolibarr.
665
666
> * Si ça ne correspond pas, recommencer.
667
> * Cliquer sur le bouton rapprocher pour accéder à la page de rapprochement.
668
> * rapprocher les opérations en renseignant la date du jour (on ne prend pas la peine d'indiquer le type d'opération),
669
> * * **sauf**
670
> * * Les opérations dolibarr pas encore passées sur coopaccess
671
> * * Dans le cas où la somme des crédits S-MONEY ne correspond pas à l'écriture "Prélèvement adhérents", cette dernière écriture, qu'on pourra vérifier le mois suivant.
672
673
## Frais de fonctionnement (nos factures)
674
675
**Enercoop**
676
677
* S'il y en a une nouvelle, récupérer la facture bimensuelle sur https://espace-client.enercoop.fr/mon-espace/accueil/#bienvenue  
678
679
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Enercoop-<date>-NATLFAC\_xx\_xxxxxxxx.pdf  
680
* Passer le montant en charge d'hébergement (vers fournisseurs divers), intitulé "Facture enercoop NATL\_FACxx-xxxxxx" comme sur la facture  
681
* si une facture Enercoop a été prélevée, passer de fournisseur divers vers le compte credit cooperatif "Prelevement enercoop NATL\_FACxx-xxxxxx" (ller trouver le N° de facture corrrespondant dans le cloud)
682
683
**Cogent**
684
685
* Enregistrer la facture  
686
687
* **Payer** la facture
688
689
**Syntis**
690
691
* N'a pas lieu en ce moment, on n'héberge rien chez lui actuellement.
692
693
* Récupérer la facture pour l'hébergement sur https://client.syntis.net  
694
695
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Syntis-<date>-Fxxxxxx.pdf  
696
* Passer le montant en charge d'hébergement, intitulé "Quart de baie etc." comme sur la facture  
697
* Virer le montant de la facture à Syntis (à la fois sur coopanet et sur dolibarr) en mettant le numéro de facture dans l'intitulé, virer également 0.20€ depuis charge services bancaires "frais prélèvement SEPA"
698
699
**Nom de domaine**
700
701
* En juin ou juillet, renouveller sur https://www.bookmyname.com/ : depuis la page d'accueil, cliquer sur la partie "gérer", puis "Liste de vos noms de domaine", puis cocher tous les domaines aquilenet, puis choisir l'action "Renouveler des noms de domaine", payer, faire les virements correspondant.  
702
703
* Le mois d'après, **récupérer** la facture  
704
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/bookmyname-<date>-xxxxxx.pdf
705
706
## Facturations par Aquilenet
707 1108 pizzacoca
708
**Établir une facture ADSL pour ceux qui en ont besoin !**
709
710 1015 pizzacoca
Un outils a été développé sous django et python 
711 834
https://www.aquilenet.fr/fr/jechange/login/?next=/fr/jechange/
712 1108 pizzacoca
713 1015 pizzacoca
**penser à mettre à jour :**
714
715
> * Le numéro de facture (Nous avons commencé l'année en suivant les exigences du fisc, à savoir une numérotation unique et pas par adhérent)
716
> * La date de facture  
717
> * La date dans la désignation  
718 1070 pizzacoca
> * La date du prélèvement
719
720 1088 pizzacoca
### Facturations mensuelles
721 1070 pizzacoca
722
**mémo Facturation sans contrat sous dolibarr**
723 1068 pizzacoca
* **Facturer** : Rédiger une facture avec un numéro
724 1087 pizzacoca
* **Charger** : virer du compte de l'adhérent vers le compte produit/service fourni en mettant une référence (n° de facture) pour s'y retrouver.
725 1088 pizzacoca
726
727 1078 pizzacoca
**Yaal**
728 1015 pizzacoca
729
* Contrat dolibarr ~~n°43~~ **heb-cogent yaal1** Hébergement 1U 240€ /mois    
730 1085 pizzacoca
* Contrat dolibarr ~~n°46~~ **bgp-cogent yaal** 60€ /mois    
731
732 1098 pizzacoca
**saya**
733 834
734
* Contrat dolibarr n°37 Hébergement sayanet 288€/mois. ~~(**Charger**) en mettant le numéro de facture pour pouvoir s'y retrouver et le virer du compte client Saya au compte produit hébergement~~     
735 1015 pizzacoca
todo : renommer en *heb-cogent sayanet*
736 834
* Attention à la cotisation en novembre *facturation de cotisation oubliée en 2018, à rattraper*
737
* **Facturer** (établir une facture pour l'hébergement) et l'envoyer à fatiha.sabri@h20-16.fr
738 1088 pizzacoca
* Ils nous virent le paiement.  Mettre aussi le numéro de facture indiqué par saya et visible dans coopaccess, pour savoir ce qu'ils ont payé.
739
740 834
**L@BX**
741 1015 pizzacoca
742 1064 pizzacoca
* Contrat dolibarr ~~n°36~~ **heb-vm labx** 60€/mois chez Pierre Bourdin    
743 1085 pizzacoca
~~**charger**: Virer 60€ depuis le compte de Pierre Bourdin vers le comte Produit Hébergement C'est le montant total de 'hébergement du L@BX.~~.     
744 1088 pizzacoca
* **Facturer** 30€ au nom du L@BX, Pierre paie l'autre moitié personnellement.
745 834
746 1071 pizzacoca
**Guix**
747 834
748 1063 pizzacoca
* Contrat dolibarr ~~n°40~~ **heb-vm guix** 75€/mois. ~~**charger**~~ 
749 1015 pizzacoca
* **Facturer**. Ajouter la cotisation en novembre
750 1085 pizzacoca
751
**Rosedor**
752
753 834
* Contrat dolibarr n°38 VM 200€/mois. ~~**Charger**~~ 
754 1060 pizzacoca
todo : renommer en *heb-vm rosedor1*
755 1015 pizzacoca
* Contrat dolibarr n°47 VM 60€/mois. ~~**Charger**~~
756
todo : renommer en *heb-vm rosedor2*
757
* **Facturer** l'hébergement du service Rosedor (260€), plus la cotisation en avril.
758 1093 pizzacoca
Mail à envoyer à sophie.ouvrard@rosedor.fr (gestion de la téléphonie) et helene.geneste@rosedor.fr (compta)
759 1064 pizzacoca
760 834
**Elidée**
761 1015 pizzacoca
762
* Contrat dolibarr ~~n°39~~ **heb-Cogent elidee**. Hébergement: 1U + borne GSM 100€/mois ~~**charger**~~
763
* **Facturer** l'hébergement du serveur (100€), plus la cotisation vers décembre.
764
765
**Utopia**
766
767 1064 pizzacoca
* (Utopia (cotisation en août), envoyer à bordeaux@cinemas-utopia.org et à Patrick Troudet \> besoin facture mensuelle
768 1015 pizzacoca
769
**Charlotte Lewden** 
770
771 834
* cotisation en octobre
772 1022 pizzacoca
773 834
### Facturations annuelles 
774 1095 pizzacoca
775 1015 pizzacoca
776 1096 pizzacoca
**Avril**
777 834
778 1022 pizzacoca
> **C-P Prod** **facturer** contrat Dolibarr ~~n°35~~ **heb-vm cpprod-dev**, soit 1 an de VM à 20€/mois, donc 240€ (attention, contrat dolibarr démarré en cours d'année, il faudra sans doute **charger** une partie de l'année.
779 834
780 1022 pizzacoca
**Mai** 
781 1015 pizzacoca
782 1022 pizzacoca
**Aout**
783 834
784 1095 pizzacoca
> **Librairie Permaculturelle** échéancier au nom de "Association Ressources-permaculture" avec cotisation en janvier  
785
786 1022 pizzacoca
**Octobre**
787 1015 pizzacoca
788 1022 pizzacoca
> **CoopAlpha / Mukt**  
789 1015 pizzacoca
> * contrat ~~n°31~~ **heb-mezza bonjour Mukt** à 20€/mois **facturer** 1 an soit 240€
790 1082 pizzacoca
>  Ils paient par virement
791 1091 pizzacoca
792 1083 pizzacoca
 **Novembre** 
793 1082 pizzacoca
794 1083 pizzacoca
> **Yaal** **facturer** :
795
> * contrat ~~n°383~~ **Disk-local yaal** 20€ de VM annuelle 
796 1094 pizzacoca
> * 100€ de cotisation   
797 1082 pizzacoca
798 1015 pizzacoca
799 1022 pizzacoca
> **C-P Prod** **facturer**
800 1015 pizzacoca
> * Contrat Dolibarr ~~n°48~~ **heb-vm cpprod** , soit 1 an de VM à 30€/mois, donc 360€, attention, contrat dolibarr démarré en cours d'année, il faudra sans doute **charger** une partie de l'année.
801 1022 pizzacoca
> * La cotisation. 
802 834
803 1096 pizzacoca
**Décembre**
804 1108 pizzacoca
805 1015 pizzacoca
> **Nothing to Hide** **facturer** et **charger** 1 an de préfixe IPv4 à 128€ et 1 an de transit à 240€, et une cotisation de 20€.
806
> **Loïc Prud'homme** envoyer à contact@loicprudhomme.fr - loic.prudhomme@assemblee-nationale.fr  & Tiphaine.Maurin@clb-an.fr -, la cotisation n'est pas à facturer donc 480€
807
> **Attitudes et Marques** Envoyer facture correspondant à l'échéancier annuel envoyé en début d'année.
808
809
## Lignes ADSL
810 1037 youpi
811 834
* **Récupérer** les dernières factures sur https://vador.fdn.fr/adherents (Informations Administratives / Prélèvements), L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/FDN-<date>-xxxxxx.pdf  
812 1053 youpi
813 1034 youpi
* Si ça n'a pas déjà été fait pendant le rapprochement, virer le montant correspondant de FDN au crédit coopératif  
814 1041 youpi
* Vérifier que la balance du compte de fournisseur FDN retombe à 0 après leur dernière facture, sauf exceptions:
815 834
816 1041 youpi
* fin décembre (donc décembre inclus):
817 1015 pizzacoca
818
** rien
819
820
* donc au total +0€ -> OK
821
822
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php
823
824
* S'assurer que les lignes nouvelles ont bien leur date de début correct (voir sur https://vador.fdn.fr/adherents) et que le montant du premier prélèvement est correct sur collect.online  
825
826
* Cliquer sur les boutons charge (sauf pour les anciennes lignes et les lignes actuellement en construction, pour lesquelles il faut regarder le détail de ce qu'il y a à faire)
827
828
* cela va:
829
830
> * Virer la souscription adhérent.e depuis le compte de la ligne vers le produit Lignes ADSL (Abonnement ligne xxx mois année)  
831
> * Virer la souscription adhérent.e depuis l'adhérent.e possédant la ligne vers le compte de la ligne.  
832
> * Virer la souscription FDN depuis la charge Lignes ADSL vers le compte de la ligne  
833
> * Virer la souscription FDN depuis le compte de la ligne vers le fournisseur FDN
834
835 1123 youpi
Note: on prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) l'abonnement pour le mois M-1.
836
837 1015 pizzacoca
### Contrats
838
839
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/contrats.php  
840
* Cliquer sur les boutons charge des contrats où l'échéance est passée (elle est écrite en rouge). Cela va virer la souscription depuis le compte de l'adhérent.e vers le compte de produit correspondant.
841
842 1123 youpi
Note: 
843
844
- Pour les VPN (on compte au prorata du mois utilisé), on prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) l'abonnement pour le mois M-1.
845
- Pour les VM (on compte par mois entier), on prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) l'abonnement pour le mois M.
846
847 1015 pizzacoca
### Adhésions
848
849
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/cotisations.php
850
* pour chaque adhérent.e apparaissant dans la liste (qui sont ceux avec cotisation en retard):
851
852
* S'il y a un RIB, on va prélever nous-même, donc cliquer sur le bouton charge, ce qui
853
854
> * Vire la cotisation annuelle ou mensuelle depuis l'adhérent.e vers le produit Cotisations.  
855
> * Ajoute la cotisation dans l'adhérent.e.
856
857
* S'il n'y a pas de RIB, on ne sait pas s'il y a lieu d'établir une cotisation, donc cliquer sur le bouton Rappel pour envoyer un mail à l'adhérent.e. Attention: si l'adresse e-mail est en @aquilenet.fr, il faut vérifier si l'adhérent.e relève bien ses mails, et sinon, lui envoyer un courrier papier.  
858
859
* Résilier les retardataires répétés.
860 1123 youpi
861
Note: On prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) les adhésions dont l'anniversaire est tombé pendant le mois M.
862 1066 youpi
863 1015 pizzacoca
### Prélèvements & **injection dans dolibarr**
864
865
* Aller sur collect.online  
866
* Dans Echéances, faire sortir les échéances **du 10 du mois courant au 10 du mois suivant** (i.e. les prochaines échéances qui vont être prélevées, qu'on n'a pas encore injectées), cliquer sur Exporter . Attendre quelques secondes, le fichier devrait apparaitre dans la liste obtenue avec "Vos demandes d'export". Attention à bien prendre le bon fichier :) a priori le plus récent est en haut.
867 834
* Tester le résultat des prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/test_prelevements.php  
868 1015 pizzacoca
* Vérifier que ça retombe bien à zéro sinon identifier les raisons
869 834
870
> * C'est un prélèvements dans collect.online à corriger (le corriger)
871
> * Une erreur existe dans dolibarr (montant d'abonnement, cotisation, sens de paiement ...)
872
> * Situation temporaire (avance ou retard de paiement), dans ce cas documenter dans le champ commentaires de la fiche de compte dolibarr, en précisant la date de régulation prévue. Faire éventuellement un mail à l'adhérent si une action de sa part est requise.
873 1015 pizzacoca
874 1054 youpi
* **Refaire** un nouvel export, le re-télécharger et refaire le test d'import.
875 1015 pizzacoca
* Injecter vraiment les prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/import_prelevements.php  
876 1054 youpi
* Vérifier dans l'ensemble des comptes que les adhérent.e.s sont bien retombés à 0. Quand ce n'est pas le cas, modifier le champ Commentaire du compte bancaire correspondant pour noter pourquoi.
877 834
878 1055 youpi
**Vérification**
879 1054 youpi
880 834
> * Vérifier les balances des comptes d'adhérent.e.s, de fournisseurs, et de clients.
881
> * Encaisser (les envoyer par courrier & ajouter dolibarr) les chèques qui restent en mettant le numéro de remise dans le virement
882
> * Lancer les rappels de prélèvements depuis https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/rappel_prelevements.php (ça prend du temps car le script met à jour les clés gpg)
883
> * En janvier, faire la compta annuelle