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Compta » Historique » Version 1138

pizzacoca, 28/09/2019 09:24

1 877 youpi
# Compta
2 834
3 877 youpi
## Liens rapides dans cette page
4 834
5 878 youpi
  - [Facture fournisseur](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Facture)  
6 1013 pizzacoca
  - [Compta mensuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Compta-mensuelle)  
7 1014 pizzacoca
  - [Compta annuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Compta-annuelle)  
8 878 youpi
  - [Nouvel.le adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-adh%C3%A9rente)  
9
  - [Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-cl%C3%A9-PGP-dune-adh%C3%A9rente)  
10
  - [Nouveau mandat](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-mandat)  
11
  - [Nouvelle ligne ADSL](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-ligne-ADSL)  
12
  - [Migration Ligne ADSL à Liazo](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Migration-ligne-ADSL-%C3%A0-Liazo)  
13 1134 youpi
  - [Déménagement ligne ADSL / Augmentation de débit](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#D%C3%A9m%C3%A9nagement-ligne-ADSL-augmentation-de-d%C3%A9bit)
14 878 youpi
  - [Réception de cotisation](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9ception-de-cotisation)  
15
  - [Encaisser un chèque](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Encaisser-un-ch%C3%A8que)  
16
  - [Résilier une ligne ADSL](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-une-ligne-ADSL)  
17
  - [Nouveau VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-VPN)  
18
  - [Ajouter une IP fixe à un VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-une-autre-IP-fixe-%C3%A0-un-VPN)  
19
  - [Résilier un VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-VPN)  
20
  - [Résilier un adhérent](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-adh%C3%A9rent)  
21
  - [Ajouter de l'espace disque cloud](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-de-lespace-disque-owncloud)  
22
  - [Ajouter du disque local pour une VM](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-local-pour-une-VM)  
23
  - [Ajouter du disque NFS pour une VM](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-NFS-pour-une-VM)  
24
  - [Supprimer du disque](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Supprimer-du-disque-cloud-local-ou-NFS)  
25 880 youpi
  - [Renommer quelqu'un](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Renommer-quelquun)
26 878 youpi
27 834
## autres liens
28
29 879 youpi
  - [TODO list mensuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Todolist_mensuelle)  
30
  - [[compta\_boiteaidées|TODO list un jour]]  
31
  - [La compta publique](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php)  
32
  - [La preuve par neuf de la compta](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/check.php)  
33
  - [La liste des pages dolibarr aux petits ognons pour nous](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet)  
34
  - [La compta adhérent](https://adherents.aquilenet.fr/compta.php)  
35
  - [le cloud](https://cloud.aquilenet.fr/index.php/apps/files/?dir=/Shared/Aquilenet-administration/Compta/adhesions)  
36
  - [coopanet](http://www.coopanet.coop) , Code utilisateur E145498P  
37
  - [collect online](http://collect.online)  
38 834
  - [[dolibarr]]  
39 879 youpi
  - Il y a aussi un [bac à sable dolibarr](https://dolibarr2.aquilenet.fr/)
40 941 pizzacoca
  - [[appli_generation_factures|Application django de génération des factures]]
41 951 youpi
  - les infos publiques envoyées à db.ffdn.org: (http://dolibarr.aquilenet.fr/isp.json)
42 952 youpi
  - les autres infos: (http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/infosplus.php)
43 877 youpi
44 993 pizzacoca
45 992 pizzacoca
46 834
## Doc
47 877 youpi
48
**Tout se passe sur dolibarr**
49 834
50 949 youpi
juste pour info, [Installation d'un nouveau dolibarr](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Installation_dolibarr) , et la liste des dépôts où on stocke nos scripts (référencée aussi sur https://www.ffdn.org/wiki/doku.php?id=formations:compta#travaux_de_la_fede)
51 950 youpi
    * http://git.aquilenet.fr/tools.git             scripts web pour générer des formulaires d'inscription , installé sur gaia:/srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin
52
    * http://git.aquilenet.fr/tools-dolibarr.git    scripts dolibarr pour valider une inscription et les scripts de compta , installé sur hera:/usr/share/dolibarr/scripts/aquilenet
53
    * http://git.aquilenet.fr/htdocs-dolibarr.git   pour gérer les lignes ADSL de manière sympa dans Dolibarr , installé sur hera:/usr/share/dolibarr/htdocs/aquilenet
54
    * http://git.aquilenet.fr/adherents.git         pour l'espace adhérents, en dolibarr aussi, installé sur hera:/srv/adherents
55 834
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Les mails sont envoyés à tresorier@aquilenet.fr qui est un alias pour la liste tresorier@listes.aquilenet.fr qu'on peut gérer sur https://listes.aquilenet.fr/sympa/admin/tresorier
57 877 youpi
58
Ancien svn, n'est plus utilisé désormais  
59 834
svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/factures-fournisseurs  
60
svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/adhesions
61
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Il est sans doute utile d'aller consulter d'abord la doc de FDN: https://wiki-adh.fdn.fr/wiki/documentation:notions_de_comptabilite pour comprendre les principes des comptes comptables. Il y a aussi eu un exposé à l'AG 2015 de la FFDN: http://www.aquilenet.fr/docs/compta.pdf
63
64
Voici ci-dessous le plan comptable. Quand on ajoute ou modifie une entrée, il faut penser à mettre à jour (TODO: factoriser dans aquilenet.lib.php):
65 877 youpi
66 834
* le numéro de Réf. du compte en question bien sûr  
67 877 youpi
68
* dans compte\_adherent() dans aquilenet.lib.php  
69
* dans soldes\_accounts(), et tout en bas, dans compta-asso.php  
70
* dans aquilenet.lib.php  
71 834
* dans dolibarr.php
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73 834
* 05... : Compte de la ligne ADSL 05... Ne fait pas vraiment partie du plan comptable, on ne fait que faire passer les virements par ce compte pour y rassembler tout ce qui concerne une ligne ADSL donnée.  
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75
* 12000000 : Compte de bilan  
76
* 1200xxxx : Compte d'exercice de l'année xxxx  
77
* 40100001 : Fournisseur Online.net  
78
* 40100002 : Fournisseur Bookmyname  
79
* 40100003 : Fournisseur divers  
80
* 40100004 : Fournisseur FDN  
81
* 40100005 : Fournisseur Syntis  
82
* 40100006 : Fournisseur Kazar  
83
* 40100007 : Fournisseur Cogent  
84
* 40100008 : Fournisseur Anteor  
85
* 40100009 : Fournisseur Orange  
86
* 40100010 : Fournisseur RIPE  
87
* 40100011 : Fournisseur OVH  
88
* 41100xyz : Compte de l'adhérent.e xyz  
89
* 41101000 : Donateur divers  
90
* 41101001 : Clients divers  
91
* 41102xyz : Compte du client xyz  
92
* 51120000 : Remise de chèque  
93
* 51190000 : Prélèvements  
94
* 51200001 : Crédit coopératif  
95
* 53140000 : Caisse  
96
* 60000000 : Charge Lignes ADSL  
97
* 60400001 : Charge dedibox  
98
* 60400002 : Charge nom de domaine  
99
* 60400003 : Charge hébergement  
100
* 60400004 : Charge IP  
101
* 60400005 : Charge transit  
102
* 60630000 : Charge matériel petit équipement  
103
* 21830000 : Charge matériel informatique  
104
* 60700000 : Charge marchandise goodies  
105
* 60700001 : Charge marchandise briques  
106
* 61100000 : Charge installation  
107
* 61600000 : Charge assurance  
108
* 62310000 : Charge annonces et insertions  
109
* 62360000 : Charge stickers  
110
* 62610000 : Charge timbres et frais postaux  
111
* 62620000 : Charge livraison  
112
* 62700000 : Charge service bancaire  
113
* 62800000 : Charge Diverses  
114
* 63500000 : Charge taxe achat étranger  
115
* 70400000 : Produit installation  
116
* 70600000 : Produit lignes ADSL  
117
* 70600001 : Produit VPN  
118
* 70700000 : Produit marchandise goodies  
119
* 70700001 : Produit marchandise briques  
120
* 70830000 : Produit hébergement  
121
* 70830001 : Produit transit  
122
* 70830002 : Produit stockage  
123
* 70830003 : Produit IP  
124
* 74000000 : Produit cotisations  
125
* 76000000 : Produit parts CC  
126 834
* 77000000 : Produit Dons
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128 1002 pizzacoca
**En résumé**
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130 834
  - Pour les comptes en banque et tiers (adhérent.e.s, fournisseurs), c'est négatif quand on leur a donné de l'avance de sous, et c'est positif quand on leur en doit (i.e. on est du côté "banquier" \!) Ainsi:
131 877 youpi
132 834
* C'est donc normal que les comptes en banque soient négatif, au contraire: c'est la banque qui nous doit des sous :) C'est exactement l'opposé de ce qui apparaît dans le compte chez la banque.  
133 877 youpi
134
* Si un.e adhérent.e est strictement négatif, il nous doit des sous, il faut lui prélever.  
135
* Si un.e adhérent.e est strictement positif, c'est qu'il a payé des trucs pour l'asso. Soit on lui rembourse, soit on ne lui prélève pas quelques mois.  
136
* Si un fournisseur est strictement positif, c'est qu'on lui doit des sous, il reste une facture impayée.  
137 872 pizzacoca
* Si un fournisseur est strictement négatif, c'est qu'on lui a donné trop de sous \! Il faut régulariser.
138 877 youpi
139
  - Pour les comptes de charge et de produit, c'est plus habituel:
140
141
* Une charge, c'est des sous en moins qui vont alimenter un fournisseur  
142
143
* Un produit, c'est des sous en plus qui viennent d'adhérent.e.s.
144
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  - Pour les comptes en banque, on doit faire le "rapprochement" avec le relevé de compte. **Attention**, rapprocher rend l'écriture inchangeable. Il ne faut donc rapprocher qu'avec le relevé de compte confirmant l'opération sous les yeux.
146 834
147
Par exemple, voici pour un don et pour un paiement de facture:
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149 1003 pizzacoca
**Don**
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151
Par un.e adhérent.e
152 877 youpi
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  - On vire le montant depuis son compte vers le compte produit don.Il nous doit donc maintenant des sous.
154
  - Le virement ou prélèvement est ordonné, on vire le montant depuis le
155
  - compte bancaire vers le compte de l'adhérent.e. Il ne nous doit plus de sous.
156 834
  - Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
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158 864 pizzacoca
Si c'est une personne qu'on ne reverra pas souvent, on peut utiliser le  
159 834
compte "Donateur divers" à la place du compte d'un compte d'adhérent.e.
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161 1004 pizzacoca
**Facture de fournisseur**
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163 834
Un fournisseur nous envoie une facture pour un service
164 877 youpi
165 989 pizzacoca
* On vire chaque élément de la facture depuis le compte de charge correspondant vers le compte de fournisseur. On lui doit donc des sous
166
167
* Lorsque l'on paie la facture, on vire le montant depuis le compte fournisseur vers le compte bancaire. On ne lui doit plus de sous.
168
169
* Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
170
171
* Lors d'un virement fait à un fournisseur on indique le numéro de facture (numéro invoice pour cogent par exemple)correspondant dans les trois champs 
172
173
> * motif du virement
174
> * Référence de l'opération
175
> * Référence de bout en bout
176
177
* Contacts Facturation Cogent : N° +33 (0) 1 49 03 18 00 billingeu@cogentco.com
178 877 youpi
179 834
## Nouvel.le adhérent.e
180
181 870 pizzacoca
Sur réception d'une demande d'adhésion
182 877 youpi
183
  - Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.
184
  - Corriger éventuellement des typos ou ajouts à la main sur le formulaire (majuscules, type d'adherent, numero de tel, adresse mail)
185
  - Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvel_adherent.php, cela crée l'adhérent.e dans dolibarr, et du coup aussi dans LDAP, et donc une adresse mail etc., ainsi qu'un compte de compta tiers pour lui, ça l'inscrit à asso@listes.aquilenet.fr, et ça lui maile une bienvenue
186 1109 pizzacoca
187
>  - S'il y a une commande de VPN, ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
188 834
  - * Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main: aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe. Utiliser `mkpasswd -m sha-512` pour le crypter, et alors la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."
189 1109 pizzacoca
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>  -  * Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
191
192 877 youpi
  - Dans les comptes, virer depuis son compte d'adhérent.e vers le "produit cotisations" le droit d'entrée ou la cotisation, titre "Cotisation Machin Truc 2011"
193
  - Dans sa fiche dolibarr adhérent.e, ajouter l'adhésion dans l'onglet adhésions
194 973 youpi
  - puis, selon le mode de règlement, avec la date du jour:
195 877 youpi
196 973 youpi
* Si c'est un chèque, virer depuis le compte de remises vers son compte
197 877 youpi
198
* Si c'est en liquide, virer depuis la caisse vers son compte  
199
* Si c'est un virement, virer depuis le compte bancaire vers son compte (et rapprocher plus tard)  
200 834
* Si c'est un prélèvement, voir ci-dessous.
201 877 youpi
202 870 pizzacoca
  - Si l'adresse e-mail n'a pas été précisée, envoyer une lettre de bienvenue papier. Voir le courrier type dans le cloud dans adhesions
203 877 youpi
204 834
  - S'il y a un mandat
205 877 youpi
206 834
* Archiver le mandat original.  
207 877 youpi
208 1111 pizzacoca
* Aller sur http://www.collect.online/ Ajouter l'adhérent.e dans la partie prélèvement, On utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
209 877 youpi
210 1106 youpi
* Si c'est juste une adhésion ou un abonnement VPN, faire un prélèvement régulier annuel ou mensuel (note: on commence à prélever le vpn à la fin du mois suivant le premier mois de service vpn)
211 877 youpi
212 834
* Si c'est un abonnement ADSL, on crée l'échéancier plus tard, une fois la ligne effectivement construite.
213 877 youpi
214 834
  - S'il y a une souscription à une ligne ADSL
215 877 youpi
216 834
* Toute la compta est faite automatiquement par le script, il y a juste à archiver la demande dans le cloud  
217 877 youpi
218
* [Vérifier l'éligibilité de la ligne](https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi) et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total  
219
* Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter *toutes* les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.  
220 1132 youpi
* Envoyer un aimable mail de confirmation à services at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr avec support at aquilenet.fr en copie, pour permettre d'identifier la ligne ne pas oublier de préciser qu'il vient d'"aquilenet", donner le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent.
221 877 youpi
222 1126 youpi
* Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP, noter IPv4, préfixe IPv6, login et mot de passe (lisibles aussi sur https://vador.fdn.fr/adherents) dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne, et forwarder le mail à l'abonné en corrigeant un peu.  
223 877 youpi
224 834
* Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
225 877 youpi
226 834
* Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence  
227 877 youpi
228
* Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone  
229 834
* Quand l'ouverture de ligne est effective,
230 877 youpi
231 885 youpi
* * forwarder le mail à l'abonné  
232
* * aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,  
233
* * créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec un premier prélèvement manuel correspondant aux FAS + mois partiel, et le prélèvement automatique mensuel.  
234
* * Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:
235 877 youpi
236 834
* La référence et le libellé du compte de compta  
237 877 youpi
238 834
* Dans la Note de l'adhérent.e
239 877 youpi
240 834
  - S'il y a une commande de VPN,
241 877 youpi
242 1039 youpi
* Vérifier le tarif du contrat vpn sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php
243
244 834
* Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
245 877 youpi
246
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0  
247
ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1  
248 834
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
249 877 youpi
250 852 youpi
où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers).
251 877 youpi
252 834
  - Archiver le tout: scanner tous les documents, ajouter au cloud, dans adhesions
253 877 youpi
254 1104 youpi
  - FIXME: broken, Sur l'atelier, ajouter l'adhérent.e en tant que participant au projet aquilenet.
255 877 youpi
256
## Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e
257
258 907 youpi
  - Sur hera, lancer la récupération de la clé à partir du fingerprint:
259 877 youpi
260 944 youpi
sudo -u www-data gpg --keyserver pgp.mit.edu --homedir /srv/adherents/.gnupg/ --recv-key XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
261 877 youpi
262 907 youpi
  - Retrouver l'adhérent dans Dolibarr, suivre le "lien tiers Dolibarr", aller dans la fiche, la modifier, découper le fingerprint complet de la clé GPG en 4 paquets de 10 chiffres hexa, les mettre dans les cases Id professionnel 1 à 4.
263 877 youpi
264
## Nouveau mandat
265 837 youpi
266 834
Sur mandat arrivé après la demande d'adhésion ou mise à jour,
267 877 youpi
268 834
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , pour pouvoir faire un copier/coller des numéros iban et bic  
269 877 youpi
270
* Copier/coller dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouveau_mandat.php  
271
* Archiver le mandat.  
272
* Si c'est juste un changement de compte, dans collect.online, modifier juste dans le débiteur le numéro de compte.  
273
* Si c'est un nouveau service pour un débiteur existant, avec le même compte, dans collect.online, ajouter l'échéancier.  
274 834
* Si c'est un nouveau débiteur, ajouter l'adhérent.e dans collect.online, on utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
275 877 youpi
276
## Nouvelle ligne ADSL
277 834
278 1116 pizzacoca
> Penser à s'inscrire à la mailing list support@aquilenet.fr pour le suivi de l'ouverture.
279
280 1113 pizzacoca
**Souscription**  
281 1114 pizzacoca
> Sur souscription de ligne ADSL pour une adhésion existante.
282 877 youpi
283 1121 pizzacoca
**TODO** Décrire la procédure dans le cas d'un numéro VOISIN.
284 1120 pizzacoca
285 834
* [Vérifier l'éligibilité de la ligne](https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi) et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total, cela permet notamment de savoir si c'est un numéro actif ou inactif.  
286 877 youpi
287
* Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter *toutes* les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.  
288 1132 youpi
* Envoyer un mail de confirmation à services at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr avec comme informations dans le corps "aquilenet", le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent. Ce n'est pas un traitement automatique, rédiger le mail correctement.  
289 877 youpi
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.  
290 1112 pizzacoca
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste adsl@, et ajoute l'éventuel mandat  
291
* Ajouter, s'il.elle n'y est pas déjà, l'adhérent dans collect.online, la référence d'adhérent est lisible en allant cherche l'adhérent dans la partie adhérents de dolibarr.  
292 834
* Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
293
294 1113 pizzacoca
**Confirmation**
295
> Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP :
296 834
297 1117 pizzacoca
* Dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne noter :
298
  * IPv4
299
  * préfixe IPv6
300
  * login 
301 1126 youpi
  * mot de passe (lisibles aussi sur https://vador.fdn.fr/adherents) 
302 1117 pizzacoca
303
* Forwarder le mail à l'abonné (en écrivant en tant que support@aquilenet.fr) en corrigeant un peu.    
304 834
305 1113 pizzacoca
**Changement**
306
> Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
307 834
308 1113 pizzacoca
* Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence  
309 877 youpi
* Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone  
310
311 1113 pizzacoca
**Ouverture effective**
312
> Quand l'ouverture de ligne est effective
313
314
* forwarder le mail à l'abonné  
315
* aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,  
316
* créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant. Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour inclure les FAS + mois partiel.  
317
* modifier l'échéancier pour ajouter la cotisation annuelle s'il n'y en a pas déjà  
318
* Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:  
319
* La référence et le libellé du compte de compta  
320
* Dans le champ note de l'adhérent
321 840 youpi
322 834
Oui, c'est cracra de mettre le montant, il faudrait faire un lookup dans la base des tarifs (TODO). Pour l'instant c'est plus simple ainsi.
323
324
## Migration ligne ADSL à Liazo
325
326 877 youpi
Lorsqu'un adhérent demande à migrer sa ligne vers Liazo.
327 849 blagoi.iakov
328 877 youpi
La migration sera effective au début du bimestre suivant seulement (si on commande avant le 15 du deuxième mois du bimestre en cours, sinon c'est encore après).
329
330
* Dans l'espace adhérent chez FDN, retrouver la ligne, et cliquer sur "Changer le débit ou l'option"  
331
332 834
* Choisir l'option voulue: dégroupage total ou non.  
333 877 youpi
* Renommer le compte de compta de la ligne en "Reconstr Ligne 0123456789".  
334 834
* Corriger son option, du genre 80MLiazoOrange (pas de dégroupage) ou 80MLiazoOrangeNu (dégroupage total).  
335 877 youpi
* On reçoit régulièrement des mails pour la progression de la construction.
336
337 834
* Quand on reçoit le mail parlant du changement de login, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans le champ Commentaire de la ligne.  
338 877 youpi
339 834
* Si on reçoit un mail parlant du changement de numéro de téléphone, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans la ligne (à la fois la référence et le nom du compte) et dans la note de l'abonné  
340 877 youpi
* Une fois la construction faite, facturer les frais de migration à la fin du mois suivant.Modifier l'échéancier (l'adhérent.e sera prévenu par un script après avoir réalisé l'injection)
341 886 youpi
342 877 youpi
* Avant de faire la première facturation au nouveau tarif:
343 886 youpi
344 877 youpi
* * corriger les tarifs client/fournisseur  
345 886 youpi
346 877 youpi
* * Si c'est un dégroupage total, mettre à jour le numéro de la ligne
347 886 youpi
348 877 youpi
* * * Dans la référence et le libellé du compte de compta  
349 886 youpi
350 877 youpi
* * * Dans la Note de l'adhérent.e
351 886 youpi
352 877 youpi
* * Renommer le compte de compta en "Ligne 0123456789"  
353
354
* * corriger le montant de prélèvement sur collect.online
355
356 1133 youpi
## Déménagement ligne ADSL / augmentation de débit
357
358
Pour le déménagement d'une ligne ADSL, cela peut éventuellement intéresser l'abonné.e d'avoir une période de recouvrement, auquel cas on peut simplement lui faire ouvrir une nouvelle ligne puis fermer l'ancienne quand elle/il n'en a plus besoin. Mais cela veut aussi dire que le dernier mois (voire les deux derniers quand ça ne tombe pas à la fin d'un bimestre pour les lignes Nerim) de l'ancienne ligne est facturé entièrement.
359
360
On peut donc préférer demander un déménagement, c'est-à-dire reconstruire la ligne ailleurs.
361
362
C'est en fait la même procédure pour augmenter le débit: c'est une reconstruction de la ligne.
363
364
Dans tous les cas la reconstruction sera facturée.
365
366
Il faut en faire la demande à services at fdn dot fr en précisant le numéro de ligne et le nom de l'abonné.e, éventuellement la nouvelle adresse, et le nouveau débit (vérifier ce qui est possible avec le test d'éligibilité).
367
368
Une fois la reconstruction confirmée, facturer les frais TTC: charge ADSL -> ligne, ligne -> FDN, et adhérent -> ligne, ligne -> produit ADSL.
369
370 877 youpi
## Réception de cotisation
371
372
  - Dans le module adhérents
373
374
* retrouver l'adhérent.e dans la liste,  
375
376
* aller dans l'onglet adhésions/cotisations  
377
* ajouter l'adhésion: mettre comme fin un jour avant l'anniversaire suivant.
378
379
  - Répercuter l'adhésion dans la compta en virant depuis l'adhérent.e vers le produit cotisation
380 834
  - Encaisser le montant (chèque: voir ci-dessous, liquide: passer sur le compte d'un trésorier qui se fait prélever et qui encaissera le liquide)
381
382 877 youpi
## Encaisser un chèque
383
384
Pour éviter d'en envoyer tous les 36s du mois, plutôt que virer directement depuis le compte bancaire, on vire temporairement depuis un compte "Remises de chèques".
385 974 youpi
386 972 youpi
  - Vérifier l'ordre du chèque.
387 834
  - Signer le chèque au dos
388 877 youpi
  - Virer depuis le compte "Remises de chèques" vers le compte de l'adhérent.e, avec la date du jour. Ainsi on sait que l'adhérent.e a payé, mais il nous reste des chèques à encaisser, stockés sur une étagère.
389 834
  - Lors du dépôt d'une remise des chèques qui se sont entassés, virer le montant total de la remise de chèques depuis le compte bancaire vers le compte de remises de chèque, avec le numéro de remise pour rapprocher facilement, et la date de la remise de chèques.
390 877 youpi
  - Quand confirmé, rapprocher.
391
392
## Résilier une ligne ADSL
393
394
  - Charger sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/adsl.php les derniers mois complets
395 887 youpi
  - Renommer le compte de compta de la ligne en "Résiliation Ligne xxxx"
396 1132 youpi
  - La facturation chez Nerim est bimensuelle, donc il faut faire remonter la demande au services at fdn dot fr avant le 15 du deuxième mois du bimestre, pour éviter de payer un autre bimestre pour l'ADSL. Il vaut mieux faire remonter le plus tôt possible pour éviter de payer la partie transit de FDN.
397
  - mailer donc services arobase fdn point fr en donnant simplement le numéro de ligne et le nom de l'adhérent.e pour vérification, avec la date de résiliation souhaitée.
398 928 youpi
  - Lorsque la compta FDN est faite pour le dernier mois (qui comporte éventuellement une partie abonnée et une partie relicat facturée à prix coûtant), faire la compta pour la ligne à la main (TODO: automatiser):
399 940 pizzacoca
400
*****
401 930 youpi
402 936 youpi
### Facture mois plein
403 834
404 940 pizzacoca
* Pour les mois avant le mois où la résiliation est effective (donc les mois où le service a été permanent)
405
* * Utiliser le lien "charge" pour charger ces mois entiers. Il faut enlever temporairement le mot "Résiliation " pour que le script accepte de faire la charge automatiquement.
406 930 youpi
407 927 youpi
### Facture du mois de résiliation
408
409
* Pour le mois pendant lequel la résiliation a lieu (donc le mois où le service est donc partiel)
410
* * On ne veut prendre de marge que sur la période où il y a effectivement eu un service. Il faut donc compter combien cela fait:
411 940 pizzacoca
* * * notre marge: (tarif Aquilenet - tarif FDN) \* prorata du mois abonné)
412
* * Et y ajouter ce que FDN nous a fait payer
413 927 youpi
* * Facturer cela
414 930 youpi
415 927 youpi
### Facture des mois post résiliation
416 928 youpi
417 929 youpi
* Pour les mois après le mois où la résiliation a été effective (donc le mois où il n'y a aucun service)
418 927 youpi
* * Facturer juste ce que FDN nous a fait payer
419
420
*****
421
422
* Pour facturer:
423 931 youpi
* * Virer ce montant de la ligne ADSL vers le produit ADSL  
424 877 youpi
* * Virer ce montant de l'adhérent.e vers la ligne ADSL  
425 933 youpi
* * Virer le montant FDN de la charge ADSL vers la ligne ADSL  
426 877 youpi
* * Virer le montant FDN de la ligne ADSL vers le fournisseur FDN.  
427 1107 youpi
* Établir le prélèvement des derniers mois à la main sur collect.online.  
428 946 youpi
* S'il n'a plus d'abonnement, supprimer le numéro de compte dans la fiche tiers de l'adhérent  
429 947 youpi
* Renommer le libellé du compte de la ligne en "Ancienne Ligne xxxx"  
430 877 youpi
* Ajouter à la fin de la Ref. du compte de compta de la ligne ".0" (ou plus), et mettre à jour la référence dans la Note de l'adhérent.e (c'est pour le cas où un autre adhérent reprendrait cette même ligne, pour que ça soit vraiment un autre abonnement).
431
* Une fois la dernière échéance passée, désactiver l'échéancier chez collect.online : modifier l'échéancier pour bloquer tous les mois (vraiment le modifier, pas juste bloquer des échéances précises 
432 834
* S'il n'a plus d'abonnement, désabonner de la liste adsl@
433
434 877 youpi
## Nouveau VPN
435
436 834
Sur souscription de VPN pour un.e adhérent.e existant.
437
438 942 youpi
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.  
439 1097 pizzacoca
440
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste vpn`, et ajoute l'éventuel mandat: TODO: vérifier que le numéro de compte se retrouve bien enregistré, dans le tiers correspondant à l'adhérent.e, dans sa fiche.
441
  * ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
442
  * Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main :
443
444 1105 pizzacoca
> Retrouver le mot de passe dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe.
445
446 1097 pizzacoca
> ~~~
447
 # On crypte le mot de passe :
448
 mkpasswd -m SHA-512 mot-de-passe 
449 942 youpi
> ~~~
450 877 youpi
451 1040 youpi
la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."  
452 877 youpi
  * Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
453
454
* Vérifier le tarif du contrat sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php
455 834
* Ajouter, s'il n'y est pas déjà, l'adhérent.e dans collect.online, la référence d'adhérent.e est lisible en allant cherche l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.  
456 1125 youpi
* créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant (on prélève à la fin du mois M / début du mois M+1 l'abonnement VPN pour le mois M-1). Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour le premier mois partiel.  
457 834
* corriger les prélèvements anniversaire pour y ajouter la cotisation.  
458 877 youpi
* Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
459
460
* Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
461 834
462 877 youpi
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0  
463 834
ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1  
464 877 youpi
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
465 834
466 877 youpi
où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers). Éventuellement il y a déjà un fichier `disponible.pour.ip.fixe` qui vient d'un précédent désabonnement.
467
468 834
## Ajouter une autre IP fixe à un VPN
469 877 youpi
470
* Si l'adhérent veut une 2e IP fixe, il suffit d'ajouter la route dans son /etc/openvpn/ccd sur  
471 834
iris et demeter:
472 877 youpi
473 834
iroute 185.233.101.m 255.255.255.255  
474 877 youpi
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:m::/64
475 834
476 877 youpi
## Résilier un VPN
477
478
* Sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php repérer le contrat  
479
480
* Charger éventuellement le dernier mois  
481
* Cliquer sur le contrat (2e colonne)  
482 834
* Cliquer sur le bouton Modifier en face de "Statut du service ... En service", pour clôturer le service.  
483 877 youpi
* Désactiver le login sur iris et demeter dans /etc/openvpn/password en mettant juste un \# en tête de ligne.  
484
* Renommer l'éventuel fichier dans ccd/ en disponible.pour.ip.fixe.xxx pour libérer l'IP  
485
* Désabonner de la liste vpn@
486
487 1129 youpi
## Résilier un.e adhérent.e
488 877 youpi
489 1103 pizzacoca
* Dans la liste dans le module Adhérents, cliquer sur la croix rouge pour résilier.  
490 1099 pizzacoca
491 1103 pizzacoca
* Désinscrire de la [liste asso](https://listes.aquilenet.fr/sympa/review/asso)  
492 834
493 1129 youpi
* Désactiver le compte ldap en changeant le mot de passe dans sa fiche adhérent.e dolibarr pour qu'ille ne puisse plus se logguer. 
494 1103 pizzacoca
495
> dans le cas d'une demande de suppression totale des mails, aller sur hera
496
497
~~~
498
  sudo su
499
  cd /srv/vmail/aquilenet.fr/
500 834
  rm -fr prenom.nom
501 1103 pizzacoca
~~~
502
503
> Pour les plus joueurs
504
505
~~~
506 877 youpi
sudo cd rm /srv/vmail/aquilenet.fr/prenom.nom -fr
507 1103 pizzacoca
~~~
508 877 youpi
509
* Supprimer les comptes utilisateurs autres.  
510 834
511
* Enlever les permissions dans l'atelier.
512 877 youpi
513
## Ajouter de l'espace disque owncloud
514
515
TODO: automatiser la partie dolibarr
516
517
  - se logguer sur nextcloud avec son compte habituel (qui est dans le groupe admin, pour le vérifier aller dans paramètres et vérifier le(s) groupe(s))
518
  - Dans le menu en haut à droite, choisir Utilisateurs
519
  - retrouver l'utilisateur dans la liste
520
  - changer son quota
521
  - noter son uuid
522
  - sur sayanet, dans /home/aquilenet-backup/BackItUp/BackItUp.conf, ajouter l'uuid à la liste\_exclusions
523 1115 youpi
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php s'il avait déjà un contrat,
524
    - si oui il suffit de l'augmenter,
525
    - si non il faut en créer un nouveau. dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-owncloud", choisir la quantité en Go/an, ajouter, modifier éventuellement le tarif
526 877 youpi
  - valider
527 922 youpi
  - modifier le statut du service en l'activant avec comme date de terminaison 2099
528
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
529
  - établir le prélèvement automatique sur collect.online
530
531
## Ajouter une facturation de VM ou serveur à prix libre
532
533
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "heb-mezza" ou VM, mettre 1 unité.
534
  - changer le prix unitaire pour mettre le prix libre.
535
  - valider le contrat
536 834
  - activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
537
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
538 1024 youpi
  - Créer la VM ou installer le serveur
539 877 youpi
540
## Ajouter du disque local pour une VM
541
542 834
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-local", choisir la quantité en Go/an, changer éventuellement le tarif.
543 877 youpi
  - valider le contrat
544 1135 youpi
  - modifier l'état du service dans le contrat pour le passer en actif avec comme date de terminaison 2099
545 877 youpi
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
546 1025 youpi
  - Créer la VM
547 877 youpi
548
## Ajouter du disque NFS pour une VM
549
550 834
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-NFS", choisir la quantité en Go/an, changer éventuellement le tarif.
551 877 youpi
  - valider le contrat
552 1136 youpi
  - modifier l'état du service dans le contrat pour le passer en actif avec comme date de terminaison 2099
553 877 youpi
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
554
  - Voir https://atelier.aquilenet.fr/projects/infrastructure/wiki/NFS pour la création du volume, et mettre le quota.
555
556 834
## Supprimer du disque cloud, local ou NFS
557 877 youpi
558 834
  - [dans dolibarr](http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php) retrouver le contrat correspondant à la VM, cliquer sur le numéro de contrat.
559 877 youpi
  - Cliquer sur l'icône modifier à droite de "Statut du service", mettre la date de fin de service et cliquer sur Clôturer
560 834
  - Faire l'action adminsys correspondante.
561 877 youpi
562 834
## Et sourtout
563
564
Pour vérifier qu'il n'y a pas d'erreur, regarder la somme des soldes tout en bas de [la compta publique](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php), ça doit retomber à zéro.
565 877 youpi
566
## Supprimer un essai
567
568 834
On n'efface pas ce qui a existé réellement, mais on peut avoir besoin de supprimer un test.
569 877 youpi
570 834
  - Supprimer l'adhérent.e
571 877 youpi
  - Dans compta/tréso, Clients, choisir le client, regarder la fiche, supprimer
572 834
  - Supprimer le compte de compta
573 877 youpi
574 834
## Modifier les tarifs
575 877 youpi
576
  - Modifier dans sous.ods dans les recettes des produits.
577 834
578 877 youpi
* Dans gaia, /srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin, modifier eligibilite.cgi  
579
580 834
* Dans dolibarr, Services, modifier le/les services concernés  
581 877 youpi
* Dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/ , aller voir les lignes concernées, modifier le champ commentaire.
582
583 834
  - Dans les formulaires, modifier adsl-tail.inc, recompiler, commiter, svn up dans /srv/si/formulaires, copier adsl\*.pdf dans /srv/www/aquilenet.fr/docs/
584
  - Sur le site web, modifier http://www.aquilenet.fr/node/8
585 877 youpi
586
## Renommer quelqu'un
587
588
C'est galère et technique, mais pas impossible. Il faut (au moins, difficile d'être sûr qu'on n'ait rien oublié)
589
590
  - Dans sa fiche adhérent, changer nom/prénom, login, email
591
  - Sur hera, dans /home/vmail/aquilenet.fr, renommer le répertoire
592 834
  - Dans la fiche tiers dolibarr, change nom/prénom
593 953 youpi
  - Renommer son compte de compta, voire les écritures
594
  - Dans la liste des contrats, renommer au besoin (eh non dolibarr n'a pas l'air d'avoir d'interface pour ça, il faut le faire à la main en SQL...)
595
  - Renommer son accès vpn
596
  - Supprimer l'ancien utilisateur dans l'atelier
597
598
## Ajouter un type de service
599
600
Dans le module service, cliquer sur Nouveau service.
601
602
Peu importe la référence et libellé du service.
603
604
Bien mettre la durée: 1 année ou 1 mois.
605 1015 pizzacoca
606 1017 pizzacoca
Mettre le prix en TTC et mettre la TVA à 0%
607
608
Dans le script aquilenets/contrats.php, ajouter dans le switch pour choisir le compte de produit à créditer.
609
610
# Compta annuelle
611 1042 youpi
612 1017 pizzacoca
Faire le bilan d'exercice:
613 1045 youpi
614 1043 youpi
  - Créer un compte de référence 120020xx, de libellé "Exercice 20xx", de type "Compte bancaire épargne/placement", puis le modifier pour désactiver la fonction de rapprochement.
615 1017 pizzacoca
  - Vérifier que les fournisseurs sont à 0, corriger le cas échéant
616
  - Vider chaque compte produit et charge vers ce compte, à l'aide de virements "Exercice 20xx Charge truc". Cela remet donc à zéro tous les comptes de produit et charge.
617
  - En faire un bilan d'exercice dans sous.ods dans une nouvelle feuille "20xx": copier la feuille de l'année d'avant, corriger les montants des charges et produits
618
  - Virer l'exercice sur le compte "Bilan", avec l'intitulé "Exercice 20xx" . Le compte d'exercice 20xx est donc tombé à zéro.
619
620
Faire le bilan comptable (inverser tous les signes pour que ce soit plus intuitif à comprendre) dans sous.ods
621
622
  - Actif:
623
624
* les comptes courants et épargnes vont en actifs.  
625
626
* les comptes tiers **négatifs** vont en créances (on devrait recevoir ces sous-là un jour)
627
628 1047 youpi
  - Passif:
629 1017 pizzacoca
630
* Le compte "Bilan" (avant virement de l'exercice de l'année) va dans "Exercices passés"  
631
632
* les comptes tiers **positifs** vont en dettes (on a encore ça à payer), selon que c'est temporaire ou non.
633
634 1048 youpi
Vérifier que les deux totaux correspondent
635 1017 pizzacoca
636 1050 youpi
Mettre à jour sous.ods:
637 1017 pizzacoca
638 1051 youpi
  - Télécharger sous.csv depuis dolibarr: https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/export_sous.php
639 1052 youpi
  - ouvrir sous.csv en n'utilisant **que** le point-virgule comme séparateur
640 1017 pizzacoca
  - copier/coller son contenu dans la feuille adhérents\_import de sous.ods
641 1015 pizzacoca
  - mettre à jour la feuille historique depuis la feuille Situation
642
  - étebndre la plage de données des graphes dans la feuille Graphes
643
  - Vérifier les feuilles Situation et Bilan mensuel, imprimer les feuilles Situation, Graphes, Bilan mensuel, et 20xx
644
645
# Compta mensuelle
646
647 1118 pizzacoca
* voir les TODO sur https://atelier.aquilenet.fr/projects/compta/wiki/Todolist-mensuelle
648
649 1119 pizzacoca
 ancien lien en cours de destruction 
650
https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Todolist_mensuelle
651 1015 pizzacoca
652
* Attention, en Janvier, ne faire d'abord que les opérations concernant Décembre, puis faire la compta annuelle, puis faire les opérations concernant Janvier
653
654
### Vérification rejets de prélèvement :
655
656
* Vérifier sur collect.online s'il y a eu des rejets sur le dernier prélèvement: depuis la page d'accueil, le bouton "Traiter" à droite de "impayées" en rouge (même s'il indique 0, il peut y en avoir...)
657
658
> * Aller vérifier sur coopacces: s'il y a effectivement un débit S-MONEY correspondant, utiliser cette date-là pour réaliser des virements inverses entre les adhérents concernés et le compte du crédit coopératif, qui du coup doivent de nouveau la créance. 
659
> * Sinon, c'est que le prélèvement n'a même pas été essayé, mettre la même date que le prélèvement. dans ce cas baisser d'autant le montant du prélèvement global des adhérents (Prélèvements adhérents XX/XXXX) et virer depuis les comptes des adhérents concernés vers le compte prélèvements.
660
> * Augmenter d'autant le prélèvement suivant, et vérifier avec l'adhérent pour que le prélèvement puisse se faire
661
662
### Rapprochement :
663
664
* Aller sur https://www.credit-cooperatif.coop/Entreprises/Banque-au-quotidien/Coop-access , demander l'export des écritures du compte bancaire pour ouvrir dans un tableur
665
666
* aller https://dolibarr.aquilenet.fr/compta/bank/account.php?account=1, comparer: on peut par exemple prendre chaque écriture de dolibarr depuis la date du dernier rapprochement, et cocher dans le tableur
667
668
> * Attention, les crédits S-MONEY dans coopaccess correspondent à l'écriture "Prélèvements adhérents" dans dolibarr. Si ça ne correspond pas c'est éventuellement normal, cf plus bas.
669
> * Il y a un débit S-MONEY dans coopaccess correspondant aux frais bancaires
670
> * Les autres débits S-MONEY éventuels dans coopaccess correspondent à de rejets de prélèvement, cf ci-dessus
671
672
* Enrichir dolibarr des opérations non cochées.
673
* Vérifier le sens des opérations non rapprochées
674
* Vérifier que la ligne "solde actuel" dolibarr est égale au solde sur coopacces.
675
676
> * Si la somme des crédits S-MONEY dans coopaccess ne correspond pas à l'écriture "Prélèvements adhérents" dans dolibarr, il y a peut-être des prélèvements qui ne sont pas encore passés (parce qu'on est au début du mois seulement). Du coup pour vérifier tout de même les soldes :
677
678
> > * * Dans le tableur soustraire les différents crédits S-MONEY déjà passés sur coopaccess du solde coopaccess (en haut)
679
> > * * Soustraire (calculer avec sa petite calculette) le prélèvement visible dans dolibarr du solde dolibarr.
680
681
> * Si ça ne correspond pas, recommencer.
682
> * Cliquer sur le bouton rapprocher pour accéder à la page de rapprochement.
683
> * rapprocher les opérations en renseignant la date du jour (on ne prend pas la peine d'indiquer le type d'opération),
684
> * * **sauf**
685
> * * Les opérations dolibarr pas encore passées sur coopaccess
686
> * * Dans le cas où la somme des crédits S-MONEY ne correspond pas à l'écriture "Prélèvement adhérents", cette dernière écriture, qu'on pourra vérifier le mois suivant.
687
688
## Frais de fonctionnement (nos factures)
689
690
**Enercoop**
691
692
* S'il y en a une nouvelle, récupérer la facture bimensuelle sur https://espace-client.enercoop.fr/mon-espace/accueil/#bienvenue  
693
694
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Enercoop-<date>-NATLFAC\_xx\_xxxxxxxx.pdf  
695
* Passer le montant en charge d'hébergement (vers fournisseurs divers), intitulé "Facture enercoop NATL\_FACxx-xxxxxx" comme sur la facture  
696
* si une facture Enercoop a été prélevée, passer de fournisseur divers vers le compte credit cooperatif "Prelevement enercoop NATL\_FACxx-xxxxxx" (ller trouver le N° de facture corrrespondant dans le cloud)
697
698
**Cogent**
699
700
* Enregistrer la facture  
701
702
* **Payer** la facture
703
704
**Syntis**
705
706
* N'a pas lieu en ce moment, on n'héberge rien chez lui actuellement.
707
708
* Récupérer la facture pour l'hébergement sur https://client.syntis.net  
709
710
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Syntis-<date>-Fxxxxxx.pdf  
711
* Passer le montant en charge d'hébergement, intitulé "Quart de baie etc." comme sur la facture  
712
* Virer le montant de la facture à Syntis (à la fois sur coopanet et sur dolibarr) en mettant le numéro de facture dans l'intitulé, virer également 0.20€ depuis charge services bancaires "frais prélèvement SEPA"
713
714
**Nom de domaine**
715
716
* En juin ou juillet, renouveller sur https://www.bookmyname.com/ : depuis la page d'accueil, cliquer sur la partie "gérer", puis "Liste de vos noms de domaine", puis cocher tous les domaines aquilenet, puis choisir l'action "Renouveler des noms de domaine", payer, faire les virements correspondant.  
717
718
* Le mois d'après, **récupérer** la facture  
719
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/bookmyname-<date>-xxxxxx.pdf
720
721
## Facturations par Aquilenet
722 1108 pizzacoca
723
**Établir une facture ADSL pour ceux qui en ont besoin !**
724
725 1015 pizzacoca
Un outils a été développé sous django et python 
726 834
https://www.aquilenet.fr/fr/jechange/login/?next=/fr/jechange/
727 1108 pizzacoca
728 1015 pizzacoca
**penser à mettre à jour :**
729
730
> * Le numéro de facture (Nous avons commencé l'année en suivant les exigences du fisc, à savoir une numérotation unique et pas par adhérent)
731
> * La date de facture  
732
> * La date dans la désignation  
733 1070 pizzacoca
> * La date du prélèvement
734
735 1088 pizzacoca
### Facturations mensuelles
736 1070 pizzacoca
737 1137 pizzacoca
```
738
> *mémo pour une facturation sans contrat sous dolibarr*
739
> **Facturer** : Rédiger une facture avec un numéro
740
> **Charger** : virer du compte de l'adhérent vers le compte produit/service fourni en mettant une référence (n° de facture) pour s'y retrouver.
741
```
742 834
743
**Charlotte Lewden** 
744 1131 pizzacoca
* cotisation en octobre
745
746 1137 pizzacoca
747 1131 pizzacoca
**Elidée**
748 1098 pizzacoca
749 1131 pizzacoca
* Contrat dolibarr ~~n°39~~ **heb-Cogent elidee**. Hébergement: 1U + borne GSM 100€/mois ~~**charger**~~
750
* **Facturer** l'hébergement du serveur (100€), plus la cotisation vers décembre.
751 834
752 1131 pizzacoca
**Guix**
753 834
754 1131 pizzacoca
* Contrat dolibarr ~~n°40~~ **heb-vm guix** 75€/mois. ~~**charger**~~ 
755
* **Facturer**. Ajouter la cotisation en novembre
756 1088 pizzacoca
757 834
**L@BX**
758
* Contrat dolibarr ~~n°36~~ **heb-vm labx** 60€/mois chez Pierre Bourdin    
759
~~**charger**: Virer 60€ depuis le compte de Pierre Bourdin vers le comte Produit Hébergement C'est le montant total de 'hébergement du L@BX.~~.     
760
* **Facturer** 30€ au nom du L@BX, Pierre paie l'autre moitié personnellement.
761
762 1131 pizzacoca
**Librairie Permaculturelle** 
763
* cotisation en janvier
764 834
765 1015 pizzacoca
**Rosedor**
766 1085 pizzacoca
* Contrat dolibarr n°38 VM 200€/mois. ~~**Charger**~~ 
767 834
todo : renommer en *heb-vm rosedor1*
768 1060 pizzacoca
* Contrat dolibarr n°47 VM 60€/mois. ~~**Charger**~~
769 1015 pizzacoca
todo : renommer en *heb-vm rosedor2*
770
* **Facturer** l'hébergement du service Rosedor (260€), plus la cotisation en avril.
771
Mail à envoyer à sophie.ouvrard@rosedor.fr (gestion de la téléphonie) et helene.geneste@rosedor.fr (compta)
772 1093 pizzacoca
773 1131 pizzacoca
**saya**
774
* Contrat dolibarr n°37 Hébergement sayanet 288€/mois. ~~(**Charger**) en mettant le numéro de facture pour pouvoir s'y retrouver et le virer du compte client Saya au compte produit hébergement~~     
775
todo : renommer en *heb-cogent sayanet*
776
* Attention à la cotisation en novembre *facturation de cotisation oubliée en 2018, à rattraper*
777
* **Facturer** (établir une facture pour l'hébergement) et l'envoyer à fatiha.sabri@h20-16.fr
778
* Ils nous virent le paiement.  Mettre aussi le numéro de facture indiqué par saya et visible dans coopaccess, pour savoir ce qu'ils ont payé.
779 1064 pizzacoca
780 834
**Utopia**
781 1015 pizzacoca
* (Utopia (cotisation en août), envoyer à bordeaux@cinemas-utopia.org et à Patrick Troudet \> besoin facture mensuelle
782 1131 pizzacoca
783
**Yaal**
784
* Contrat dolibarr ~~n°43~~ **heb-cogent yaal1** Hébergement 1U 240€ /mois    
785 1137 pizzacoca
* Contrat dolibarr ~~n°46~~ **bgp-cogent yaal** 60€ /mois
786 834
787 1095 pizzacoca
### Facturations annuelles 
788 1015 pizzacoca
789 1096 pizzacoca
790 834
**Avril**
791 1022 pizzacoca
792 834
> **C-P Prod** **facturer** contrat Dolibarr ~~n°35~~ **heb-vm cpprod-dev**, soit 1 an de VM à 20€/mois, donc 240€ (attention, contrat dolibarr démarré en cours d'année, il faudra sans doute **charger** une partie de l'année.
793 1022 pizzacoca
794 1015 pizzacoca
**Mai** 
795 1022 pizzacoca
796 834
**Aout**
797 1130 pizzacoca
798 1095 pizzacoca
> ~~**Librairie Permaculturelle** échéancier au nom de "Association Ressources-permaculture" avec cotisation en janvier~~ passage à factures mensuelles
799 1022 pizzacoca
800 1015 pizzacoca
**Octobre**
801 1022 pizzacoca
802 1015 pizzacoca
> **CoopAlpha / Mukt**  
803 1082 pizzacoca
> * contrat ~~n°31~~ **heb-mezza bonjour Mukt** à 20€/mois **facturer** 1 an soit 240€
804 1091 pizzacoca
>  Ils paient par virement
805 1083 pizzacoca
806 1082 pizzacoca
 **Novembre** 
807 1083 pizzacoca
808
> **Yaal** **facturer** :
809 1094 pizzacoca
> * contrat ~~n°383~~ **Disk-local yaal** 20€ de VM annuelle 
810 1082 pizzacoca
> * 100€ de cotisation   
811 1015 pizzacoca
812 1022 pizzacoca
813 1015 pizzacoca
> **C-P Prod** **facturer**
814 1022 pizzacoca
> * Contrat Dolibarr ~~n°48~~ **heb-vm cpprod** , soit 1 an de VM à 30€/mois, donc 360€, attention, contrat dolibarr démarré en cours d'année, il faudra sans doute **charger** une partie de l'année.
815 834
> * La cotisation. 
816 1096 pizzacoca
817 1108 pizzacoca
**Décembre**
818 1015 pizzacoca
819
> **Nothing to Hide** **facturer** et **charger** 1 an de préfixe IPv4 à 128€ et 1 an de transit à 240€, et une cotisation de 20€.
820
> **Loïc Prud'homme** envoyer à contact@loicprudhomme.fr - loic.prudhomme@assemblee-nationale.fr  & Tiphaine.Maurin@clb-an.fr -, la cotisation n'est pas à facturer donc 480€
821
> **Attitudes et Marques** Envoyer facture correspondant à l'échéancier annuel envoyé en début d'année.
822
823 1037 youpi
## Lignes ADSL
824 834
825 1053 youpi
* **Récupérer** les dernières factures sur https://vador.fdn.fr/adherents (Informations Administratives / Prélèvements), L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/FDN-<date>-xxxxxx.pdf  
826 1034 youpi
827 1041 youpi
* Si ça n'a pas déjà été fait pendant le rapprochement, virer le montant correspondant de FDN au crédit coopératif  
828 834
* Vérifier que la balance du compte de fournisseur FDN retombe à 0 après leur dernière facture, sauf exceptions:
829 1041 youpi
830 1015 pizzacoca
* fin décembre (donc décembre inclus):
831
832
** rien
833
834
* donc au total +0€ -> OK
835
836
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php
837
838
* S'assurer que les lignes nouvelles ont bien leur date de début correct (voir sur https://vador.fdn.fr/adherents) et que le montant du premier prélèvement est correct sur collect.online  
839
840
* Cliquer sur les boutons charge (sauf pour les anciennes lignes et les lignes actuellement en construction, pour lesquelles il faut regarder le détail de ce qu'il y a à faire)
841
842
* cela va:
843
844
> * Virer la souscription adhérent.e depuis le compte de la ligne vers le produit Lignes ADSL (Abonnement ligne xxx mois année)  
845
> * Virer la souscription adhérent.e depuis l'adhérent.e possédant la ligne vers le compte de la ligne.  
846
> * Virer la souscription FDN depuis la charge Lignes ADSL vers le compte de la ligne  
847
> * Virer la souscription FDN depuis le compte de la ligne vers le fournisseur FDN
848 1123 youpi
849
Note: on prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) l'abonnement pour le mois M-1.
850 1015 pizzacoca
851
### Contrats
852
853
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/contrats.php  
854
* Cliquer sur les boutons charge des contrats où l'échéance est passée (elle est écrite en rouge). Cela va virer la souscription depuis le compte de l'adhérent.e vers le compte de produit correspondant.
855 1123 youpi
856
Note: 
857
858 1127 youpi
- Pour les VPN (on compte au prorata du mois utilisé), on prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) l'abonnement pour le mois M-1.
859 1123 youpi
- Pour les VM et hébergement (on compte par mois entier), on prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) l'abonnement pour le mois M.
860 1015 pizzacoca
861
### Adhésions
862
863
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/cotisations.php
864
* pour chaque adhérent.e apparaissant dans la liste (qui sont ceux avec cotisation en retard):
865
866
* S'il y a un RIB, on va prélever nous-même, donc cliquer sur le bouton charge, ce qui
867
868
> * Vire la cotisation annuelle ou mensuelle depuis l'adhérent.e vers le produit Cotisations.  
869
> * Ajoute la cotisation dans l'adhérent.e.
870
871
* S'il n'y a pas de RIB, on ne sait pas s'il y a lieu d'établir une cotisation, donc cliquer sur le bouton Rappel pour envoyer un mail à l'adhérent.e. Attention: si l'adresse e-mail est en @aquilenet.fr, il faut vérifier si l'adhérent.e relève bien ses mails, et sinon, lui envoyer un courrier papier.  
872
873 1123 youpi
* Résilier les retardataires répétés.
874
875 1066 youpi
Note: On prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) les adhésions dont l'anniversaire est tombé pendant le mois M.
876 1015 pizzacoca
877
### Prélèvements & **injection dans dolibarr**
878
879
* Aller sur collect.online  
880 834
* Dans Echéances, faire sortir les échéances **du 10 du mois courant au 10 du mois suivant** (i.e. les prochaines échéances qui vont être prélevées, qu'on n'a pas encore injectées), cliquer sur Exporter . Attendre quelques secondes, le fichier devrait apparaitre dans la liste obtenue avec "Vos demandes d'export". Attention à bien prendre le bon fichier :) a priori le plus récent est en haut.
881 1015 pizzacoca
* Tester le résultat des prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/test_prelevements.php  
882 834
* Vérifier que ça retombe bien à zéro sinon identifier les raisons
883
884
> * C'est un prélèvements dans collect.online à corriger (le corriger)
885
> * Une erreur existe dans dolibarr (montant d'abonnement, cotisation, sens de paiement ...)
886 1015 pizzacoca
> * Situation temporaire (avance ou retard de paiement), dans ce cas documenter dans le champ commentaires de la fiche de compte dolibarr, en précisant la date de régulation prévue. Faire éventuellement un mail à l'adhérent si une action de sa part est requise.
887 1054 youpi
888 1015 pizzacoca
* **Refaire** un nouvel export, le re-télécharger et refaire le test d'import.
889 1054 youpi
* Injecter vraiment les prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/import_prelevements.php  
890 834
* Vérifier dans l'ensemble des comptes que les adhérent.e.s sont bien retombés à 0. Quand ce n'est pas le cas, modifier le champ Commentaire du compte bancaire correspondant pour noter pourquoi.
891 1055 youpi
892 1054 youpi
**Vérification**
893 834
894
> * Vérifier les balances des comptes d'adhérent.e.s, de fournisseurs, et de clients.
895
> * Encaisser (les envoyer par courrier & ajouter dolibarr) les chèques qui restent en mettant le numéro de remise dans le virement
896
> * Lancer les rappels de prélèvements depuis https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/rappel_prelevements.php (ça prend du temps car le script met à jour les clés gpg)
897
> * En janvier, faire la compta annuelle