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Compta » Historique » Version 1142

youpi, 13/10/2019 23:36

1 877 youpi
# Compta
2 834
3 877 youpi
## Liens rapides dans cette page
4 834
5 878 youpi
  - [Facture fournisseur](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Facture)  
6 1013 pizzacoca
  - [Compta mensuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Compta-mensuelle)  
7 1014 pizzacoca
  - [Compta annuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Compta-annuelle)  
8 878 youpi
  - [Nouvel.le adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-adh%C3%A9rente)  
9
  - [Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-cl%C3%A9-PGP-dune-adh%C3%A9rente)  
10
  - [Nouveau mandat](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-mandat)  
11
  - [Nouvelle ligne ADSL](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-ligne-ADSL)  
12
  - [Migration Ligne ADSL à Liazo](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Migration-ligne-ADSL-%C3%A0-Liazo)  
13 1134 youpi
  - [Déménagement ligne ADSL / Augmentation de débit](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#D%C3%A9m%C3%A9nagement-ligne-ADSL-augmentation-de-d%C3%A9bit)
14 878 youpi
  - [Réception de cotisation](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9ception-de-cotisation)  
15
  - [Encaisser un chèque](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Encaisser-un-ch%C3%A8que)  
16
  - [Résilier une ligne ADSL](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-une-ligne-ADSL)  
17
  - [Nouveau VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-VPN)  
18
  - [Ajouter une IP fixe à un VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-une-autre-IP-fixe-%C3%A0-un-VPN)  
19
  - [Résilier un VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-VPN)  
20
  - [Résilier un adhérent](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-adh%C3%A9rent)  
21
  - [Ajouter de l'espace disque cloud](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-de-lespace-disque-owncloud)  
22
  - [Ajouter du disque local pour une VM](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-local-pour-une-VM)  
23
  - [Ajouter du disque NFS pour une VM](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-NFS-pour-une-VM)  
24
  - [Supprimer du disque](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Supprimer-du-disque-cloud-local-ou-NFS)  
25 880 youpi
  - [Renommer quelqu'un](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Renommer-quelquun)
26 878 youpi
27 834
## autres liens
28
29 879 youpi
  - [TODO list mensuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Todolist_mensuelle)  
30
  - [[compta\_boiteaidées|TODO list un jour]]  
31
  - [La compta publique](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php)  
32
  - [La preuve par neuf de la compta](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/check.php)  
33
  - [La liste des pages dolibarr aux petits ognons pour nous](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet)  
34
  - [La compta adhérent](https://adherents.aquilenet.fr/compta.php)  
35
  - [le cloud](https://cloud.aquilenet.fr/index.php/apps/files/?dir=/Shared/Aquilenet-administration/Compta/adhesions)  
36
  - [coopanet](http://www.coopanet.coop) , Code utilisateur E145498P  
37
  - [collect online](http://collect.online)  
38 834
  - [[dolibarr]]  
39 879 youpi
  - Il y a aussi un [bac à sable dolibarr](https://dolibarr2.aquilenet.fr/)
40 941 pizzacoca
  - [[appli_generation_factures|Application django de génération des factures]]
41 951 youpi
  - les infos publiques envoyées à db.ffdn.org: (http://dolibarr.aquilenet.fr/isp.json)
42 952 youpi
  - les autres infos: (http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/infosplus.php)
43 877 youpi
44 993 pizzacoca
45 992 pizzacoca
46 834
## Doc
47 877 youpi
48
**Tout se passe sur dolibarr**
49 834
50 949 youpi
juste pour info, [Installation d'un nouveau dolibarr](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Installation_dolibarr) , et la liste des dépôts où on stocke nos scripts (référencée aussi sur https://www.ffdn.org/wiki/doku.php?id=formations:compta#travaux_de_la_fede)
51 950 youpi
    * http://git.aquilenet.fr/tools.git             scripts web pour générer des formulaires d'inscription , installé sur gaia:/srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin
52
    * http://git.aquilenet.fr/tools-dolibarr.git    scripts dolibarr pour valider une inscription et les scripts de compta , installé sur hera:/usr/share/dolibarr/scripts/aquilenet
53
    * http://git.aquilenet.fr/htdocs-dolibarr.git   pour gérer les lignes ADSL de manière sympa dans Dolibarr , installé sur hera:/usr/share/dolibarr/htdocs/aquilenet
54
    * http://git.aquilenet.fr/adherents.git         pour l'espace adhérents, en dolibarr aussi, installé sur hera:/srv/adherents
55 834
56
Les mails sont envoyés à tresorier@aquilenet.fr qui est un alias pour la liste tresorier@listes.aquilenet.fr qu'on peut gérer sur https://listes.aquilenet.fr/sympa/admin/tresorier
57 877 youpi
58
Ancien svn, n'est plus utilisé désormais  
59 834
svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/factures-fournisseurs  
60
svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/adhesions
61
62
Il est sans doute utile d'aller consulter d'abord la doc de FDN: https://wiki-adh.fdn.fr/wiki/documentation:notions_de_comptabilite pour comprendre les principes des comptes comptables. Il y a aussi eu un exposé à l'AG 2015 de la FFDN: http://www.aquilenet.fr/docs/compta.pdf
63
64
Voici ci-dessous le plan comptable. Quand on ajoute ou modifie une entrée, il faut penser à mettre à jour (TODO: factoriser dans aquilenet.lib.php):
65 877 youpi
66 834
* le numéro de Réf. du compte en question bien sûr  
67 877 youpi
68
* dans compte\_adherent() dans aquilenet.lib.php  
69
* dans soldes\_accounts(), et tout en bas, dans compta-asso.php  
70
* dans aquilenet.lib.php  
71 834
* dans dolibarr.php
72 877 youpi
73 834
* 05... : Compte de la ligne ADSL 05... Ne fait pas vraiment partie du plan comptable, on ne fait que faire passer les virements par ce compte pour y rassembler tout ce qui concerne une ligne ADSL donnée.  
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75
* 12000000 : Compte de bilan  
76
* 1200xxxx : Compte d'exercice de l'année xxxx  
77
* 40100001 : Fournisseur Online.net  
78
* 40100002 : Fournisseur Bookmyname  
79
* 40100003 : Fournisseur divers  
80
* 40100004 : Fournisseur FDN  
81
* 40100005 : Fournisseur Syntis  
82
* 40100006 : Fournisseur Kazar  
83
* 40100007 : Fournisseur Cogent  
84
* 40100008 : Fournisseur Anteor  
85
* 40100009 : Fournisseur Orange  
86
* 40100010 : Fournisseur RIPE  
87
* 40100011 : Fournisseur OVH  
88
* 41100xyz : Compte de l'adhérent.e xyz  
89
* 41101000 : Donateur divers  
90
* 41101001 : Clients divers  
91
* 41102xyz : Compte du client xyz  
92
* 51120000 : Remise de chèque  
93
* 51190000 : Prélèvements  
94
* 51200001 : Crédit coopératif  
95
* 53140000 : Caisse  
96
* 60000000 : Charge Lignes ADSL  
97
* 60400001 : Charge dedibox  
98
* 60400002 : Charge nom de domaine  
99
* 60400003 : Charge hébergement  
100
* 60400004 : Charge IP  
101
* 60400005 : Charge transit  
102
* 60630000 : Charge matériel petit équipement  
103
* 21830000 : Charge matériel informatique  
104
* 60700000 : Charge marchandise goodies  
105
* 60700001 : Charge marchandise briques  
106
* 61100000 : Charge installation  
107
* 61600000 : Charge assurance  
108
* 62310000 : Charge annonces et insertions  
109
* 62360000 : Charge stickers  
110
* 62610000 : Charge timbres et frais postaux  
111
* 62620000 : Charge livraison  
112
* 62700000 : Charge service bancaire  
113
* 62800000 : Charge Diverses  
114
* 63500000 : Charge taxe achat étranger  
115
* 70400000 : Produit installation  
116
* 70600000 : Produit lignes ADSL  
117
* 70600001 : Produit VPN  
118
* 70700000 : Produit marchandise goodies  
119
* 70700001 : Produit marchandise briques  
120
* 70830000 : Produit hébergement  
121
* 70830001 : Produit transit  
122
* 70830002 : Produit stockage  
123
* 70830003 : Produit IP  
124
* 74000000 : Produit cotisations  
125
* 76000000 : Produit parts CC  
126 834
* 77000000 : Produit Dons
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128 1002 pizzacoca
**En résumé**
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130 834
  - Pour les comptes en banque et tiers (adhérent.e.s, fournisseurs), c'est négatif quand on leur a donné de l'avance de sous, et c'est positif quand on leur en doit (i.e. on est du côté "banquier" \!) Ainsi:
131 877 youpi
132 834
* C'est donc normal que les comptes en banque soient négatif, au contraire: c'est la banque qui nous doit des sous :) C'est exactement l'opposé de ce qui apparaît dans le compte chez la banque.  
133 877 youpi
134
* Si un.e adhérent.e est strictement négatif, il nous doit des sous, il faut lui prélever.  
135
* Si un.e adhérent.e est strictement positif, c'est qu'il a payé des trucs pour l'asso. Soit on lui rembourse, soit on ne lui prélève pas quelques mois.  
136
* Si un fournisseur est strictement positif, c'est qu'on lui doit des sous, il reste une facture impayée.  
137 872 pizzacoca
* Si un fournisseur est strictement négatif, c'est qu'on lui a donné trop de sous \! Il faut régulariser.
138 877 youpi
139
  - Pour les comptes de charge et de produit, c'est plus habituel:
140
141
* Une charge, c'est des sous en moins qui vont alimenter un fournisseur  
142
143
* Un produit, c'est des sous en plus qui viennent d'adhérent.e.s.
144
145
  - Pour les comptes en banque, on doit faire le "rapprochement" avec le relevé de compte. **Attention**, rapprocher rend l'écriture inchangeable. Il ne faut donc rapprocher qu'avec le relevé de compte confirmant l'opération sous les yeux.
146 834
147
Par exemple, voici pour un don et pour un paiement de facture:
148 877 youpi
149 1003 pizzacoca
**Don**
150 834
151
Par un.e adhérent.e
152 877 youpi
153
  - On vire le montant depuis son compte vers le compte produit don.Il nous doit donc maintenant des sous.
154
  - Le virement ou prélèvement est ordonné, on vire le montant depuis le
155
  - compte bancaire vers le compte de l'adhérent.e. Il ne nous doit plus de sous.
156 834
  - Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
157 877 youpi
158 864 pizzacoca
Si c'est une personne qu'on ne reverra pas souvent, on peut utiliser le  
159 834
compte "Donateur divers" à la place du compte d'un compte d'adhérent.e.
160 877 youpi
161 1004 pizzacoca
**Facture de fournisseur**
162 864 pizzacoca
163 834
Un fournisseur nous envoie une facture pour un service
164 877 youpi
165 989 pizzacoca
* On vire chaque élément de la facture depuis le compte de charge correspondant vers le compte de fournisseur. On lui doit donc des sous
166
167
* Lorsque l'on paie la facture, on vire le montant depuis le compte fournisseur vers le compte bancaire. On ne lui doit plus de sous.
168
169
* Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
170
171
* Lors d'un virement fait à un fournisseur on indique le numéro de facture (numéro invoice pour cogent par exemple)correspondant dans les trois champs 
172
173
> * motif du virement
174
> * Référence de l'opération
175
> * Référence de bout en bout
176
177
* Contacts Facturation Cogent : N° +33 (0) 1 49 03 18 00 billingeu@cogentco.com
178 877 youpi
179 834
## Nouvel.le adhérent.e
180
181 870 pizzacoca
Sur réception d'une demande d'adhésion
182 877 youpi
183 1142 youpi
TODO: tester dolibarr 10
184
185 877 youpi
  - Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.
186
  - Corriger éventuellement des typos ou ajouts à la main sur le formulaire (majuscules, type d'adherent, numero de tel, adresse mail)
187
  - Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvel_adherent.php, cela crée l'adhérent.e dans dolibarr, et du coup aussi dans LDAP, et donc une adresse mail etc., ainsi qu'un compte de compta tiers pour lui, ça l'inscrit à asso@listes.aquilenet.fr, et ça lui maile une bienvenue
188 1109 pizzacoca
189
>  - S'il y a une commande de VPN, ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
190 834
  - * Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main: aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe. Utiliser `mkpasswd -m sha-512` pour le crypter, et alors la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."
191 1109 pizzacoca
192
>  -  * Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
193
194 877 youpi
  - Dans les comptes, virer depuis son compte d'adhérent.e vers le "produit cotisations" le droit d'entrée ou la cotisation, titre "Cotisation Machin Truc 2011"
195
  - Dans sa fiche dolibarr adhérent.e, ajouter l'adhésion dans l'onglet adhésions
196 973 youpi
  - puis, selon le mode de règlement, avec la date du jour:
197 877 youpi
198 973 youpi
* Si c'est un chèque, virer depuis le compte de remises vers son compte
199 877 youpi
200
* Si c'est en liquide, virer depuis la caisse vers son compte  
201
* Si c'est un virement, virer depuis le compte bancaire vers son compte (et rapprocher plus tard)  
202 834
* Si c'est un prélèvement, voir ci-dessous.
203 877 youpi
204 870 pizzacoca
  - Si l'adresse e-mail n'a pas été précisée, envoyer une lettre de bienvenue papier. Voir le courrier type dans le cloud dans adhesions
205 877 youpi
206 834
  - S'il y a un mandat
207 877 youpi
208 834
* Archiver le mandat original.  
209 877 youpi
210 1111 pizzacoca
* Aller sur http://www.collect.online/ Ajouter l'adhérent.e dans la partie prélèvement, On utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
211 877 youpi
212 1106 youpi
* Si c'est juste une adhésion ou un abonnement VPN, faire un prélèvement régulier annuel ou mensuel (note: on commence à prélever le vpn à la fin du mois suivant le premier mois de service vpn)
213 877 youpi
214 834
* Si c'est un abonnement ADSL, on crée l'échéancier plus tard, une fois la ligne effectivement construite.
215 877 youpi
216 834
  - S'il y a une souscription à une ligne ADSL
217 877 youpi
218 834
* Toute la compta est faite automatiquement par le script, il y a juste à archiver la demande dans le cloud  
219 877 youpi
220
* [Vérifier l'éligibilité de la ligne](https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi) et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total  
221
* Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter *toutes* les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.  
222 1132 youpi
* Envoyer un aimable mail de confirmation à services at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr avec support at aquilenet.fr en copie, pour permettre d'identifier la ligne ne pas oublier de préciser qu'il vient d'"aquilenet", donner le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent.
223 877 youpi
224 1126 youpi
* Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP, noter IPv4, préfixe IPv6, login et mot de passe (lisibles aussi sur https://vador.fdn.fr/adherents) dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne, et forwarder le mail à l'abonné en corrigeant un peu.  
225 877 youpi
226 834
* Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
227 877 youpi
228 834
* Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence  
229 877 youpi
230
* Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone  
231 834
* Quand l'ouverture de ligne est effective,
232 877 youpi
233 885 youpi
* * forwarder le mail à l'abonné  
234
* * aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,  
235
* * créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec un premier prélèvement manuel correspondant aux FAS + mois partiel, et le prélèvement automatique mensuel.  
236
* * Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:
237 877 youpi
238 834
* La référence et le libellé du compte de compta  
239 877 youpi
240 834
* Dans la Note de l'adhérent.e
241 877 youpi
242 834
  - S'il y a une commande de VPN,
243 877 youpi
244 1039 youpi
* Vérifier le tarif du contrat vpn sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php
245
246 834
* Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
247 877 youpi
248
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0  
249
ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1  
250 834
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
251 877 youpi
252 852 youpi
où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers).
253 877 youpi
254 834
  - Archiver le tout: scanner tous les documents, ajouter au cloud, dans adhesions
255 877 youpi
256 1104 youpi
  - FIXME: broken, Sur l'atelier, ajouter l'adhérent.e en tant que participant au projet aquilenet.
257 877 youpi
258
## Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e
259
260 907 youpi
  - Sur hera, lancer la récupération de la clé à partir du fingerprint:
261 877 youpi
262 944 youpi
sudo -u www-data gpg --keyserver pgp.mit.edu --homedir /srv/adherents/.gnupg/ --recv-key XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
263 877 youpi
264 907 youpi
  - Retrouver l'adhérent dans Dolibarr, suivre le "lien tiers Dolibarr", aller dans la fiche, la modifier, découper le fingerprint complet de la clé GPG en 4 paquets de 10 chiffres hexa, les mettre dans les cases Id professionnel 1 à 4.
265 877 youpi
266
## Nouveau mandat
267 837 youpi
268 834
Sur mandat arrivé après la demande d'adhésion ou mise à jour,
269 877 youpi
270 834
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , pour pouvoir faire un copier/coller des numéros iban et bic  
271 877 youpi
272 1142 youpi
TODO: tester dolibarr 10
273
274 877 youpi
* Copier/coller dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouveau_mandat.php  
275
* Archiver le mandat.  
276
* Si c'est juste un changement de compte, dans collect.online, modifier juste dans le débiteur le numéro de compte.  
277
* Si c'est un nouveau service pour un débiteur existant, avec le même compte, dans collect.online, ajouter l'échéancier.  
278 834
* Si c'est un nouveau débiteur, ajouter l'adhérent.e dans collect.online, on utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
279 877 youpi
280
## Nouvelle ligne ADSL
281 834
282 1116 pizzacoca
> Penser à s'inscrire à la mailing list support@aquilenet.fr pour le suivi de l'ouverture.
283
284 1113 pizzacoca
**Souscription**  
285 1114 pizzacoca
> Sur souscription de ligne ADSL pour une adhésion existante.
286 877 youpi
287 1121 pizzacoca
**TODO** Décrire la procédure dans le cas d'un numéro VOISIN.
288 1120 pizzacoca
289 834
* [Vérifier l'éligibilité de la ligne](https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi) et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total, cela permet notamment de savoir si c'est un numéro actif ou inactif.  
290 877 youpi
291 1142 youpi
TODO: tester dolibarr 10
292
293 877 youpi
* Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter *toutes* les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.  
294 1132 youpi
* Envoyer un mail de confirmation à services at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr avec comme informations dans le corps "aquilenet", le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent. Ce n'est pas un traitement automatique, rédiger le mail correctement.  
295 877 youpi
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.  
296 1112 pizzacoca
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste adsl@, et ajoute l'éventuel mandat  
297
* Ajouter, s'il.elle n'y est pas déjà, l'adhérent dans collect.online, la référence d'adhérent est lisible en allant cherche l'adhérent dans la partie adhérents de dolibarr.  
298 834
* Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
299
300 1113 pizzacoca
**Confirmation**
301
> Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP :
302 834
303 1117 pizzacoca
* Dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne noter :
304
  * IPv4
305
  * préfixe IPv6
306
  * login 
307 1126 youpi
  * mot de passe (lisibles aussi sur https://vador.fdn.fr/adherents) 
308 1117 pizzacoca
309
* Forwarder le mail à l'abonné (en écrivant en tant que support@aquilenet.fr) en corrigeant un peu.    
310 834
311 1113 pizzacoca
**Changement**
312
> Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
313 834
314 1113 pizzacoca
* Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence  
315 877 youpi
* Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone  
316
317 1113 pizzacoca
**Ouverture effective**
318
> Quand l'ouverture de ligne est effective
319
320
* forwarder le mail à l'abonné  
321
* aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,  
322
* créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant. Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour inclure les FAS + mois partiel.  
323
* modifier l'échéancier pour ajouter la cotisation annuelle s'il n'y en a pas déjà  
324
* Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:  
325
* La référence et le libellé du compte de compta  
326
* Dans le champ note de l'adhérent
327 840 youpi
328 834
Oui, c'est cracra de mettre le montant, il faudrait faire un lookup dans la base des tarifs (TODO). Pour l'instant c'est plus simple ainsi.
329
330
## Migration ligne ADSL à Liazo
331
332 877 youpi
Lorsqu'un adhérent demande à migrer sa ligne vers Liazo.
333 849 blagoi.iakov
334 877 youpi
La migration sera effective au début du bimestre suivant seulement (si on commande avant le 15 du deuxième mois du bimestre en cours, sinon c'est encore après).
335
336
* Dans l'espace adhérent chez FDN, retrouver la ligne, et cliquer sur "Changer le débit ou l'option"  
337
338 834
* Choisir l'option voulue: dégroupage total ou non.  
339 877 youpi
* Renommer le compte de compta de la ligne en "Reconstr Ligne 0123456789".  
340 834
* Corriger son option, du genre 80MLiazoOrange (pas de dégroupage) ou 80MLiazoOrangeNu (dégroupage total).  
341 877 youpi
* On reçoit régulièrement des mails pour la progression de la construction.
342
343 834
* Quand on reçoit le mail parlant du changement de login, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans le champ Commentaire de la ligne.  
344 877 youpi
345 834
* Si on reçoit un mail parlant du changement de numéro de téléphone, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans la ligne (à la fois la référence et le nom du compte) et dans la note de l'abonné  
346 877 youpi
* Une fois la construction faite, facturer les frais de migration à la fin du mois suivant.Modifier l'échéancier (l'adhérent.e sera prévenu par un script après avoir réalisé l'injection)
347 886 youpi
348 877 youpi
* Avant de faire la première facturation au nouveau tarif:
349 886 youpi
350 877 youpi
* * corriger les tarifs client/fournisseur  
351 886 youpi
352 877 youpi
* * Si c'est un dégroupage total, mettre à jour le numéro de la ligne
353 886 youpi
354 877 youpi
* * * Dans la référence et le libellé du compte de compta  
355 886 youpi
356 877 youpi
* * * Dans la Note de l'adhérent.e
357 886 youpi
358 877 youpi
* * Renommer le compte de compta en "Ligne 0123456789"  
359
360
* * corriger le montant de prélèvement sur collect.online
361
362 1133 youpi
## Déménagement ligne ADSL / augmentation de débit
363
364
Pour le déménagement d'une ligne ADSL, cela peut éventuellement intéresser l'abonné.e d'avoir une période de recouvrement, auquel cas on peut simplement lui faire ouvrir une nouvelle ligne puis fermer l'ancienne quand elle/il n'en a plus besoin. Mais cela veut aussi dire que le dernier mois (voire les deux derniers quand ça ne tombe pas à la fin d'un bimestre pour les lignes Nerim) de l'ancienne ligne est facturé entièrement.
365
366
On peut donc préférer demander un déménagement, c'est-à-dire reconstruire la ligne ailleurs.
367
368
C'est en fait la même procédure pour augmenter le débit: c'est une reconstruction de la ligne.
369
370
Dans tous les cas la reconstruction sera facturée.
371
372
Il faut en faire la demande à services at fdn dot fr en précisant le numéro de ligne et le nom de l'abonné.e, éventuellement la nouvelle adresse, et le nouveau débit (vérifier ce qui est possible avec le test d'éligibilité).
373
374
Une fois la reconstruction confirmée, facturer les frais TTC: charge ADSL -> ligne, ligne -> FDN, et adhérent -> ligne, ligne -> produit ADSL.
375
376 877 youpi
## Réception de cotisation
377
378
  - Dans le module adhérents
379
380
* retrouver l'adhérent.e dans la liste,  
381
382
* aller dans l'onglet adhésions/cotisations  
383
* ajouter l'adhésion: mettre comme fin un jour avant l'anniversaire suivant.
384
385
  - Répercuter l'adhésion dans la compta en virant depuis l'adhérent.e vers le produit cotisation
386 834
  - Encaisser le montant (chèque: voir ci-dessous, liquide: passer sur le compte d'un trésorier qui se fait prélever et qui encaissera le liquide)
387
388 877 youpi
## Encaisser un chèque
389
390
Pour éviter d'en envoyer tous les 36s du mois, plutôt que virer directement depuis le compte bancaire, on vire temporairement depuis un compte "Remises de chèques".
391 974 youpi
392 972 youpi
  - Vérifier l'ordre du chèque.
393 834
  - Signer le chèque au dos
394 877 youpi
  - Virer depuis le compte "Remises de chèques" vers le compte de l'adhérent.e, avec la date du jour. Ainsi on sait que l'adhérent.e a payé, mais il nous reste des chèques à encaisser, stockés sur une étagère.
395 1140 youpi
  - Lors du dépôt d'une remise des chèques qui se sont entassés, virer le montant total de la remise de chèques depuis le compte bancaire vers le compte de remises de chèque, avec le numéro de remise pour rapprocher facilement, et la date de la remise de chèques. Envoyer par courier à Agence de Bordeaux Meriadeck, Immeuble le Prisme, Rue Marguerite Crauste, 33074 BORDEAUX CEDEX
396 877 youpi
  - Quand confirmé, rapprocher.
397
398
## Résilier une ligne ADSL
399
400
  - Charger sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/adsl.php les derniers mois complets
401 887 youpi
  - Renommer le compte de compta de la ligne en "Résiliation Ligne xxxx"
402 1132 youpi
  - La facturation chez Nerim est bimensuelle, donc il faut faire remonter la demande au services at fdn dot fr avant le 15 du deuxième mois du bimestre, pour éviter de payer un autre bimestre pour l'ADSL. Il vaut mieux faire remonter le plus tôt possible pour éviter de payer la partie transit de FDN.
403
  - mailer donc services arobase fdn point fr en donnant simplement le numéro de ligne et le nom de l'adhérent.e pour vérification, avec la date de résiliation souhaitée.
404 928 youpi
  - Lorsque la compta FDN est faite pour le dernier mois (qui comporte éventuellement une partie abonnée et une partie relicat facturée à prix coûtant), faire la compta pour la ligne à la main (TODO: automatiser):
405 940 pizzacoca
406
*****
407 930 youpi
408 936 youpi
### Facture mois plein
409 834
410 940 pizzacoca
* Pour les mois avant le mois où la résiliation est effective (donc les mois où le service a été permanent)
411
* * Utiliser le lien "charge" pour charger ces mois entiers. Il faut enlever temporairement le mot "Résiliation " pour que le script accepte de faire la charge automatiquement.
412 930 youpi
413 927 youpi
### Facture du mois de résiliation
414
415
* Pour le mois pendant lequel la résiliation a lieu (donc le mois où le service est donc partiel)
416
* * On ne veut prendre de marge que sur la période où il y a effectivement eu un service. Il faut donc compter combien cela fait:
417 940 pizzacoca
* * * notre marge: (tarif Aquilenet - tarif FDN) \* prorata du mois abonné)
418
* * Et y ajouter ce que FDN nous a fait payer
419 927 youpi
* * Facturer cela
420 930 youpi
421 927 youpi
### Facture des mois post résiliation
422 928 youpi
423 929 youpi
* Pour les mois après le mois où la résiliation a été effective (donc le mois où il n'y a aucun service)
424 927 youpi
* * Facturer juste ce que FDN nous a fait payer
425
426
*****
427
428
* Pour facturer:
429 931 youpi
* * Virer ce montant de la ligne ADSL vers le produit ADSL  
430 877 youpi
* * Virer ce montant de l'adhérent.e vers la ligne ADSL  
431 933 youpi
* * Virer le montant FDN de la charge ADSL vers la ligne ADSL  
432 877 youpi
* * Virer le montant FDN de la ligne ADSL vers le fournisseur FDN.  
433 1107 youpi
* Établir le prélèvement des derniers mois à la main sur collect.online.  
434 946 youpi
* S'il n'a plus d'abonnement, supprimer le numéro de compte dans la fiche tiers de l'adhérent  
435 947 youpi
* Renommer le libellé du compte de la ligne en "Ancienne Ligne xxxx"  
436 877 youpi
* Ajouter à la fin de la Ref. du compte de compta de la ligne ".0" (ou plus), et mettre à jour la référence dans la Note de l'adhérent.e (c'est pour le cas où un autre adhérent reprendrait cette même ligne, pour que ça soit vraiment un autre abonnement).
437
* Une fois la dernière échéance passée, désactiver l'échéancier chez collect.online : modifier l'échéancier pour bloquer tous les mois (vraiment le modifier, pas juste bloquer des échéances précises 
438 834
* S'il n'a plus d'abonnement, désabonner de la liste adsl@
439
440 877 youpi
## Nouveau VPN
441
442 834
Sur souscription de VPN pour un.e adhérent.e existant.
443
444 942 youpi
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.  
445 1097 pizzacoca
446 1142 youpi
TODO: tester dolibarr 10
447
448 1097 pizzacoca
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste vpn`, et ajoute l'éventuel mandat: TODO: vérifier que le numéro de compte se retrouve bien enregistré, dans le tiers correspondant à l'adhérent.e, dans sa fiche.
449
  * ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
450
  * Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main :
451
452 1105 pizzacoca
> Retrouver le mot de passe dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe.
453
454 1097 pizzacoca
> ~~~
455
 # On crypte le mot de passe :
456
 mkpasswd -m SHA-512 mot-de-passe 
457 942 youpi
> ~~~
458 877 youpi
459 1040 youpi
la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."  
460 877 youpi
  * Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
461
462
* Vérifier le tarif du contrat sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php
463 834
* Ajouter, s'il n'y est pas déjà, l'adhérent.e dans collect.online, la référence d'adhérent.e est lisible en allant cherche l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.  
464 1125 youpi
* créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant (on prélève à la fin du mois M / début du mois M+1 l'abonnement VPN pour le mois M-1). Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour le premier mois partiel.  
465 834
* corriger les prélèvements anniversaire pour y ajouter la cotisation.  
466 877 youpi
* Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
467
468
* Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
469 834
470 877 youpi
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0  
471 834
ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1  
472 877 youpi
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
473 834
474 877 youpi
où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers). Éventuellement il y a déjà un fichier `disponible.pour.ip.fixe` qui vient d'un précédent désabonnement.
475
476 834
## Ajouter une autre IP fixe à un VPN
477 877 youpi
478
* Si l'adhérent veut une 2e IP fixe, il suffit d'ajouter la route dans son /etc/openvpn/ccd sur  
479 834
iris et demeter:
480 877 youpi
481 834
iroute 185.233.101.m 255.255.255.255  
482 877 youpi
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:m::/64
483 834
484 877 youpi
## Résilier un VPN
485
486
* Sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php repérer le contrat  
487
488
* Charger éventuellement le dernier mois  
489
* Cliquer sur le contrat (2e colonne)  
490 834
* Cliquer sur le bouton Modifier en face de "Statut du service ... En service", pour clôturer le service.  
491 877 youpi
* Désactiver le login sur iris et demeter dans /etc/openvpn/password en mettant juste un \# en tête de ligne.  
492
* Renommer l'éventuel fichier dans ccd/ en disponible.pour.ip.fixe.xxx pour libérer l'IP  
493
* Désabonner de la liste vpn@
494
495 1129 youpi
## Résilier un.e adhérent.e
496 877 youpi
497 1103 pizzacoca
* Dans la liste dans le module Adhérents, cliquer sur la croix rouge pour résilier.  
498 1099 pizzacoca
499 1103 pizzacoca
* Désinscrire de la [liste asso](https://listes.aquilenet.fr/sympa/review/asso)  
500 834
501 1129 youpi
* Désactiver le compte ldap en changeant le mot de passe dans sa fiche adhérent.e dolibarr pour qu'ille ne puisse plus se logguer. 
502 1103 pizzacoca
503
> dans le cas d'une demande de suppression totale des mails, aller sur hera
504
505
~~~
506
  sudo su
507
  cd /srv/vmail/aquilenet.fr/
508 834
  rm -fr prenom.nom
509 1103 pizzacoca
~~~
510
511
> Pour les plus joueurs
512
513
~~~
514 877 youpi
sudo cd rm /srv/vmail/aquilenet.fr/prenom.nom -fr
515 1103 pizzacoca
~~~
516 877 youpi
517
* Supprimer les comptes utilisateurs autres.  
518 834
519
* Enlever les permissions dans l'atelier.
520 877 youpi
521
## Ajouter de l'espace disque owncloud
522
523
TODO: automatiser la partie dolibarr
524
525
  - se logguer sur nextcloud avec son compte habituel (qui est dans le groupe admin, pour le vérifier aller dans paramètres et vérifier le(s) groupe(s))
526
  - Dans le menu en haut à droite, choisir Utilisateurs
527
  - retrouver l'utilisateur dans la liste
528
  - changer son quota
529
  - noter son uuid
530
  - sur sayanet, dans /home/aquilenet-backup/BackItUp/BackItUp.conf, ajouter l'uuid à la liste\_exclusions
531 1115 youpi
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php s'il avait déjà un contrat,
532
    - si oui il suffit de l'augmenter,
533
    - si non il faut en créer un nouveau. dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-owncloud", choisir la quantité en Go/an, ajouter, modifier éventuellement le tarif
534 877 youpi
  - valider
535 922 youpi
  - modifier le statut du service en l'activant avec comme date de terminaison 2099
536
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
537
  - établir le prélèvement automatique sur collect.online
538
539
## Ajouter une facturation de VM ou serveur à prix libre
540
541
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "heb-mezza" ou VM, mettre 1 unité.
542
  - changer le prix unitaire pour mettre le prix libre.
543
  - valider le contrat
544 834
  - activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
545
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
546 1024 youpi
  - Créer la VM ou installer le serveur
547 877 youpi
548
## Ajouter du disque local pour une VM
549
550 834
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-local", choisir la quantité en Go/an, changer éventuellement le tarif.
551 877 youpi
  - valider le contrat
552 1135 youpi
  - modifier l'état du service dans le contrat pour le passer en actif avec comme date de terminaison 2099
553 877 youpi
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
554 1025 youpi
  - Créer la VM
555 877 youpi
556
## Ajouter du disque NFS pour une VM
557
558 834
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-NFS", choisir la quantité en Go/an, changer éventuellement le tarif.
559 877 youpi
  - valider le contrat
560 1136 youpi
  - modifier l'état du service dans le contrat pour le passer en actif avec comme date de terminaison 2099
561 877 youpi
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
562
  - Voir https://atelier.aquilenet.fr/projects/infrastructure/wiki/NFS pour la création du volume, et mettre le quota.
563
564 834
## Supprimer du disque cloud, local ou NFS
565 877 youpi
566 834
  - [dans dolibarr](http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php) retrouver le contrat correspondant à la VM, cliquer sur le numéro de contrat.
567 877 youpi
  - Cliquer sur l'icône modifier à droite de "Statut du service", mettre la date de fin de service et cliquer sur Clôturer
568 834
  - Faire l'action adminsys correspondante.
569 877 youpi
570 834
## Et sourtout
571
572
Pour vérifier qu'il n'y a pas d'erreur, regarder la somme des soldes tout en bas de [la compta publique](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php), ça doit retomber à zéro.
573 877 youpi
574
## Supprimer un essai
575
576 834
On n'efface pas ce qui a existé réellement, mais on peut avoir besoin de supprimer un test.
577 877 youpi
578 834
  - Supprimer l'adhérent.e
579 877 youpi
  - Dans compta/tréso, Clients, choisir le client, regarder la fiche, supprimer
580 834
  - Supprimer le compte de compta
581 877 youpi
582 834
## Modifier les tarifs
583 877 youpi
584
  - Modifier dans sous.ods dans les recettes des produits.
585 834
586 877 youpi
* Dans gaia, /srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin, modifier eligibilite.cgi  
587
588 834
* Dans dolibarr, Services, modifier le/les services concernés  
589 877 youpi
* Dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/ , aller voir les lignes concernées, modifier le champ commentaire.
590
591 834
  - Dans les formulaires, modifier adsl-tail.inc, recompiler, commiter, svn up dans /srv/si/formulaires, copier adsl\*.pdf dans /srv/www/aquilenet.fr/docs/
592
  - Sur le site web, modifier http://www.aquilenet.fr/node/8
593 877 youpi
594
## Renommer quelqu'un
595
596
C'est galère et technique, mais pas impossible. Il faut (au moins, difficile d'être sûr qu'on n'ait rien oublié)
597
598
  - Dans sa fiche adhérent, changer nom/prénom, login, email
599
  - Sur hera, dans /home/vmail/aquilenet.fr, renommer le répertoire
600 834
  - Dans la fiche tiers dolibarr, change nom/prénom
601 953 youpi
  - Renommer son compte de compta, voire les écritures
602
  - Dans la liste des contrats, renommer au besoin (eh non dolibarr n'a pas l'air d'avoir d'interface pour ça, il faut le faire à la main en SQL...)
603
  - Renommer son accès vpn
604
  - Supprimer l'ancien utilisateur dans l'atelier
605
606
## Ajouter un type de service
607
608
Dans le module service, cliquer sur Nouveau service.
609
610
Peu importe la référence et libellé du service.
611
612
Bien mettre la durée: 1 année ou 1 mois.
613 1015 pizzacoca
614 1017 pizzacoca
Mettre le prix en TTC et mettre la TVA à 0%
615
616
Dans le script aquilenets/contrats.php, ajouter dans le switch pour choisir le compte de produit à créditer.
617
618
# Compta annuelle
619 1042 youpi
620 1017 pizzacoca
Faire le bilan d'exercice:
621 1045 youpi
622 1043 youpi
  - Créer un compte de référence 120020xx, de libellé "Exercice 20xx", de type "Compte bancaire épargne/placement", puis le modifier pour désactiver la fonction de rapprochement.
623 1017 pizzacoca
  - Vérifier que les fournisseurs sont à 0, corriger le cas échéant
624
  - Vider chaque compte produit et charge vers ce compte, à l'aide de virements "Exercice 20xx Charge truc". Cela remet donc à zéro tous les comptes de produit et charge.
625
  - En faire un bilan d'exercice dans sous.ods dans une nouvelle feuille "20xx": copier la feuille de l'année d'avant, corriger les montants des charges et produits
626
  - Virer l'exercice sur le compte "Bilan", avec l'intitulé "Exercice 20xx" . Le compte d'exercice 20xx est donc tombé à zéro.
627
628
Faire le bilan comptable (inverser tous les signes pour que ce soit plus intuitif à comprendre) dans sous.ods
629
630
  - Actif:
631
632
* les comptes courants et épargnes vont en actifs.  
633
634
* les comptes tiers **négatifs** vont en créances (on devrait recevoir ces sous-là un jour)
635
636 1047 youpi
  - Passif:
637 1017 pizzacoca
638
* Le compte "Bilan" (avant virement de l'exercice de l'année) va dans "Exercices passés"  
639
640
* les comptes tiers **positifs** vont en dettes (on a encore ça à payer), selon que c'est temporaire ou non.
641
642 1048 youpi
Vérifier que les deux totaux correspondent
643 1017 pizzacoca
644 1050 youpi
Mettre à jour sous.ods:
645 1017 pizzacoca
646 1142 youpi
TODO: tester dolibarr 10
647
648 1051 youpi
  - Télécharger sous.csv depuis dolibarr: https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/export_sous.php
649 1052 youpi
  - ouvrir sous.csv en n'utilisant **que** le point-virgule comme séparateur
650 1017 pizzacoca
  - copier/coller son contenu dans la feuille adhérents\_import de sous.ods
651 1015 pizzacoca
  - mettre à jour la feuille historique depuis la feuille Situation
652
  - étebndre la plage de données des graphes dans la feuille Graphes
653
  - Vérifier les feuilles Situation et Bilan mensuel, imprimer les feuilles Situation, Graphes, Bilan mensuel, et 20xx
654
655
# Compta mensuelle
656
657 1118 pizzacoca
* voir les TODO sur https://atelier.aquilenet.fr/projects/compta/wiki/Todolist-mensuelle
658
659 1119 pizzacoca
 ancien lien en cours de destruction 
660
https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Todolist_mensuelle
661 1015 pizzacoca
662
* Attention, en Janvier, ne faire d'abord que les opérations concernant Décembre, puis faire la compta annuelle, puis faire les opérations concernant Janvier
663
664
### Vérification rejets de prélèvement :
665
666
* Vérifier sur collect.online s'il y a eu des rejets sur le dernier prélèvement: depuis la page d'accueil, le bouton "Traiter" à droite de "impayées" en rouge (même s'il indique 0, il peut y en avoir...)
667
668
> * Aller vérifier sur coopacces: s'il y a effectivement un débit S-MONEY correspondant, utiliser cette date-là pour réaliser des virements inverses entre les adhérents concernés et le compte du crédit coopératif, qui du coup doivent de nouveau la créance. 
669
> * Sinon, c'est que le prélèvement n'a même pas été essayé, mettre la même date que le prélèvement. dans ce cas baisser d'autant le montant du prélèvement global des adhérents (Prélèvements adhérents XX/XXXX) et virer depuis les comptes des adhérents concernés vers le compte prélèvements.
670
> * Augmenter d'autant le prélèvement suivant, et vérifier avec l'adhérent pour que le prélèvement puisse se faire
671
672
### Rapprochement :
673
674
* Aller sur https://www.credit-cooperatif.coop/Entreprises/Banque-au-quotidien/Coop-access , demander l'export des écritures du compte bancaire pour ouvrir dans un tableur
675
676
* aller https://dolibarr.aquilenet.fr/compta/bank/account.php?account=1, comparer: on peut par exemple prendre chaque écriture de dolibarr depuis la date du dernier rapprochement, et cocher dans le tableur
677
678
> * Attention, les crédits S-MONEY dans coopaccess correspondent à l'écriture "Prélèvements adhérents" dans dolibarr. Si ça ne correspond pas c'est éventuellement normal, cf plus bas.
679
> * Il y a un débit S-MONEY dans coopaccess correspondant aux frais bancaires
680
> * Les autres débits S-MONEY éventuels dans coopaccess correspondent à de rejets de prélèvement, cf ci-dessus
681
682
* Enrichir dolibarr des opérations non cochées.
683
* Vérifier le sens des opérations non rapprochées
684
* Vérifier que la ligne "solde actuel" dolibarr est égale au solde sur coopacces.
685
686
> * Si la somme des crédits S-MONEY dans coopaccess ne correspond pas à l'écriture "Prélèvements adhérents" dans dolibarr, il y a peut-être des prélèvements qui ne sont pas encore passés (parce qu'on est au début du mois seulement). Du coup pour vérifier tout de même les soldes :
687
688
> > * * Dans le tableur soustraire les différents crédits S-MONEY déjà passés sur coopaccess du solde coopaccess (en haut)
689
> > * * Soustraire (calculer avec sa petite calculette) le prélèvement visible dans dolibarr du solde dolibarr.
690
691
> * Si ça ne correspond pas, recommencer.
692
> * Cliquer sur le bouton rapprocher pour accéder à la page de rapprochement.
693
> * rapprocher les opérations en renseignant la date du jour (on ne prend pas la peine d'indiquer le type d'opération),
694
> * * **sauf**
695
> * * Les opérations dolibarr pas encore passées sur coopaccess
696
> * * Dans le cas où la somme des crédits S-MONEY ne correspond pas à l'écriture "Prélèvement adhérents", cette dernière écriture, qu'on pourra vérifier le mois suivant.
697
698
## Frais de fonctionnement (nos factures)
699
700
**Enercoop**
701
702
* S'il y en a une nouvelle, récupérer la facture bimensuelle sur https://espace-client.enercoop.fr/mon-espace/accueil/#bienvenue  
703
704
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Enercoop-<date>-NATLFAC\_xx\_xxxxxxxx.pdf  
705
* Passer le montant en charge d'hébergement (vers fournisseurs divers), intitulé "Facture enercoop NATL\_FACxx-xxxxxx" comme sur la facture  
706
* si une facture Enercoop a été prélevée, passer de fournisseur divers vers le compte credit cooperatif "Prelevement enercoop NATL\_FACxx-xxxxxx" (ller trouver le N° de facture corrrespondant dans le cloud)
707
708
**Cogent**
709
710
* Enregistrer la facture  
711
712
* **Payer** la facture
713
714
**Syntis**
715
716
* N'a pas lieu en ce moment, on n'héberge rien chez lui actuellement.
717
718
* Récupérer la facture pour l'hébergement sur https://client.syntis.net  
719
720
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Syntis-<date>-Fxxxxxx.pdf  
721
* Passer le montant en charge d'hébergement, intitulé "Quart de baie etc." comme sur la facture  
722
* Virer le montant de la facture à Syntis (à la fois sur coopanet et sur dolibarr) en mettant le numéro de facture dans l'intitulé, virer également 0.20€ depuis charge services bancaires "frais prélèvement SEPA"
723
724
**Nom de domaine**
725
726
* En juin ou juillet, renouveller sur https://www.bookmyname.com/ : depuis la page d'accueil, cliquer sur la partie "gérer", puis "Liste de vos noms de domaine", puis cocher tous les domaines aquilenet, puis choisir l'action "Renouveler des noms de domaine", payer, faire les virements correspondant.  
727
728
* Le mois d'après, **récupérer** la facture  
729
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/bookmyname-<date>-xxxxxx.pdf
730
731
## Facturations par Aquilenet
732 1108 pizzacoca
733
**Établir une facture ADSL pour ceux qui en ont besoin !**
734
735 1015 pizzacoca
Un outils a été développé sous django et python 
736 834
https://www.aquilenet.fr/fr/jechange/login/?next=/fr/jechange/
737 1108 pizzacoca
738 1015 pizzacoca
**penser à mettre à jour :**
739
740
> * Le numéro de facture (Nous avons commencé l'année en suivant les exigences du fisc, à savoir une numérotation unique et pas par adhérent)
741
> * La date de facture  
742
> * La date dans la désignation  
743 1070 pizzacoca
> * La date du prélèvement
744
745 1088 pizzacoca
### Facturations mensuelles
746 1070 pizzacoca
747 1137 pizzacoca
```
748 1139 pizzacoca
mémo pour une facturation sans contrat sous dolibarr :
749
Facturer : Rédiger une facture avec un numéro
750
Charger : virer du compte de l'adhérent vers le compte produit/service fourni en mettant une référence (n° de facture) pour s'y retrouver.
751 1137 pizzacoca
```
752 834
753
**Charlotte Lewden** 
754 1131 pizzacoca
* cotisation en octobre
755
756 1137 pizzacoca
757 1131 pizzacoca
**Elidée**
758 1098 pizzacoca
759 1131 pizzacoca
* Contrat dolibarr ~~n°39~~ **heb-Cogent elidee**. Hébergement: 1U + borne GSM 100€/mois ~~**charger**~~
760
* **Facturer** l'hébergement du serveur (100€), plus la cotisation vers décembre.
761 834
762 1131 pizzacoca
**Guix**
763 834
764 1131 pizzacoca
* Contrat dolibarr ~~n°40~~ **heb-vm guix** 75€/mois. ~~**charger**~~ 
765
* **Facturer**. Ajouter la cotisation en novembre
766 1088 pizzacoca
767 834
**L@BX**
768
* Contrat dolibarr ~~n°36~~ **heb-vm labx** 60€/mois chez Pierre Bourdin    
769
~~**charger**: Virer 60€ depuis le compte de Pierre Bourdin vers le comte Produit Hébergement C'est le montant total de 'hébergement du L@BX.~~.     
770
* **Facturer** 30€ au nom du L@BX, Pierre paie l'autre moitié personnellement.
771
772 1131 pizzacoca
**Librairie Permaculturelle** 
773
* cotisation en janvier
774 834
775 1015 pizzacoca
**Rosedor**
776 1085 pizzacoca
* Contrat dolibarr n°38 VM 200€/mois. ~~**Charger**~~ 
777 834
todo : renommer en *heb-vm rosedor1*
778 1060 pizzacoca
* Contrat dolibarr n°47 VM 60€/mois. ~~**Charger**~~
779 1015 pizzacoca
todo : renommer en *heb-vm rosedor2*
780
* **Facturer** l'hébergement du service Rosedor (260€), plus la cotisation en avril.
781
Mail à envoyer à sophie.ouvrard@rosedor.fr (gestion de la téléphonie) et helene.geneste@rosedor.fr (compta)
782 1093 pizzacoca
783 1131 pizzacoca
**saya**
784
* Contrat dolibarr n°37 Hébergement sayanet 288€/mois. ~~(**Charger**) en mettant le numéro de facture pour pouvoir s'y retrouver et le virer du compte client Saya au compte produit hébergement~~     
785
todo : renommer en *heb-cogent sayanet*
786
* Attention à la cotisation en novembre *facturation de cotisation oubliée en 2018, à rattraper*
787
* **Facturer** (établir une facture pour l'hébergement) et l'envoyer à fatiha.sabri@h20-16.fr
788
* Ils nous virent le paiement.  Mettre aussi le numéro de facture indiqué par saya et visible dans coopaccess, pour savoir ce qu'ils ont payé.
789 1064 pizzacoca
790 834
**Utopia**
791 1015 pizzacoca
* (Utopia (cotisation en août), envoyer à bordeaux@cinemas-utopia.org et à Patrick Troudet \> besoin facture mensuelle
792 1131 pizzacoca
793
**Yaal**
794
* Contrat dolibarr ~~n°43~~ **heb-cogent yaal1** Hébergement 1U 240€ /mois    
795 1137 pizzacoca
* Contrat dolibarr ~~n°46~~ **bgp-cogent yaal** 60€ /mois
796 834
797 1095 pizzacoca
### Facturations annuelles 
798 1015 pizzacoca
799 1141 pizzacoca
**Mars**
800
801
> **La Clé des Ondes** Facture pour leur adhésion annuelle. 
802 1096 pizzacoca
803 834
**Avril**
804 1022 pizzacoca
805 834
> **C-P Prod** **facturer** contrat Dolibarr ~~n°35~~ **heb-vm cpprod-dev**, soit 1 an de VM à 20€/mois, donc 240€ (attention, contrat dolibarr démarré en cours d'année, il faudra sans doute **charger** une partie de l'année.
806 1022 pizzacoca
807 1015 pizzacoca
**Mai** 
808 1022 pizzacoca
809 834
**Aout**
810 1130 pizzacoca
811 1095 pizzacoca
> ~~**Librairie Permaculturelle** échéancier au nom de "Association Ressources-permaculture" avec cotisation en janvier~~ passage à factures mensuelles
812 1022 pizzacoca
813 1015 pizzacoca
**Octobre**
814 1022 pizzacoca
815 1015 pizzacoca
> **CoopAlpha / Mukt**  
816 1082 pizzacoca
> * contrat ~~n°31~~ **heb-mezza bonjour Mukt** à 20€/mois **facturer** 1 an soit 240€
817 1091 pizzacoca
>  Ils paient par virement
818 1083 pizzacoca
819 1082 pizzacoca
 **Novembre** 
820 1083 pizzacoca
821
> **Yaal** **facturer** :
822 1094 pizzacoca
> * contrat ~~n°383~~ **Disk-local yaal** 20€ de VM annuelle 
823 1082 pizzacoca
> * 100€ de cotisation   
824 1015 pizzacoca
825 1022 pizzacoca
826 1015 pizzacoca
> **C-P Prod** **facturer**
827 1022 pizzacoca
> * Contrat Dolibarr ~~n°48~~ **heb-vm cpprod** , soit 1 an de VM à 30€/mois, donc 360€, attention, contrat dolibarr démarré en cours d'année, il faudra sans doute **charger** une partie de l'année.
828 834
> * La cotisation. 
829 1096 pizzacoca
830 1108 pizzacoca
**Décembre**
831 1015 pizzacoca
832
> **Nothing to Hide** **facturer** et **charger** 1 an de préfixe IPv4 à 128€ et 1 an de transit à 240€, et une cotisation de 20€.
833
> **Loïc Prud'homme** envoyer à contact@loicprudhomme.fr - loic.prudhomme@assemblee-nationale.fr  & Tiphaine.Maurin@clb-an.fr -, la cotisation n'est pas à facturer donc 480€
834
> **Attitudes et Marques** Envoyer facture correspondant à l'échéancier annuel envoyé en début d'année.
835
836 1037 youpi
## Lignes ADSL
837 834
838 1053 youpi
* **Récupérer** les dernières factures sur https://vador.fdn.fr/adherents (Informations Administratives / Prélèvements), L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/FDN-<date>-xxxxxx.pdf  
839 1034 youpi
840 1041 youpi
* Si ça n'a pas déjà été fait pendant le rapprochement, virer le montant correspondant de FDN au crédit coopératif  
841 834
* Vérifier que la balance du compte de fournisseur FDN retombe à 0 après leur dernière facture, sauf exceptions:
842 1041 youpi
843 1015 pizzacoca
* fin décembre (donc décembre inclus):
844
845
** rien
846
847
* donc au total +0€ -> OK
848
849
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php
850
851
* S'assurer que les lignes nouvelles ont bien leur date de début correct (voir sur https://vador.fdn.fr/adherents) et que le montant du premier prélèvement est correct sur collect.online  
852
853
* Cliquer sur les boutons charge (sauf pour les anciennes lignes et les lignes actuellement en construction, pour lesquelles il faut regarder le détail de ce qu'il y a à faire)
854
855
* cela va:
856
857
> * Virer la souscription adhérent.e depuis le compte de la ligne vers le produit Lignes ADSL (Abonnement ligne xxx mois année)  
858
> * Virer la souscription adhérent.e depuis l'adhérent.e possédant la ligne vers le compte de la ligne.  
859
> * Virer la souscription FDN depuis la charge Lignes ADSL vers le compte de la ligne  
860
> * Virer la souscription FDN depuis le compte de la ligne vers le fournisseur FDN
861 1123 youpi
862
Note: on prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) l'abonnement pour le mois M-1.
863 1015 pizzacoca
864
### Contrats
865
866 1142 youpi
TODO: tester dolibarr 10
867
868 1015 pizzacoca
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/contrats.php  
869
* Cliquer sur les boutons charge des contrats où l'échéance est passée (elle est écrite en rouge). Cela va virer la souscription depuis le compte de l'adhérent.e vers le compte de produit correspondant.
870 1123 youpi
871
Note: 
872
873 1127 youpi
- Pour les VPN (on compte au prorata du mois utilisé), on prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) l'abonnement pour le mois M-1.
874 1123 youpi
- Pour les VM et hébergement (on compte par mois entier), on prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) l'abonnement pour le mois M.
875 1015 pizzacoca
876
### Adhésions
877
878 1142 youpi
TODO: tester dolibarr 10
879
880 1015 pizzacoca
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/cotisations.php
881
* pour chaque adhérent.e apparaissant dans la liste (qui sont ceux avec cotisation en retard):
882
883
* S'il y a un RIB, on va prélever nous-même, donc cliquer sur le bouton charge, ce qui
884
885
> * Vire la cotisation annuelle ou mensuelle depuis l'adhérent.e vers le produit Cotisations.  
886
> * Ajoute la cotisation dans l'adhérent.e.
887
888
* S'il n'y a pas de RIB, on ne sait pas s'il y a lieu d'établir une cotisation, donc cliquer sur le bouton Rappel pour envoyer un mail à l'adhérent.e. Attention: si l'adresse e-mail est en @aquilenet.fr, il faut vérifier si l'adhérent.e relève bien ses mails, et sinon, lui envoyer un courrier papier.  
889
890 1123 youpi
* Résilier les retardataires répétés.
891
892 1066 youpi
Note: On prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) les adhésions dont l'anniversaire est tombé pendant le mois M.
893 1015 pizzacoca
894
### Prélèvements & **injection dans dolibarr**
895
896 1142 youpi
TODO: tester dolibarr 10
897
898 1015 pizzacoca
* Aller sur collect.online  
899 834
* Dans Echéances, faire sortir les échéances **du 10 du mois courant au 10 du mois suivant** (i.e. les prochaines échéances qui vont être prélevées, qu'on n'a pas encore injectées), cliquer sur Exporter . Attendre quelques secondes, le fichier devrait apparaitre dans la liste obtenue avec "Vos demandes d'export". Attention à bien prendre le bon fichier :) a priori le plus récent est en haut.
900 1015 pizzacoca
* Tester le résultat des prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/test_prelevements.php  
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* Vérifier que ça retombe bien à zéro sinon identifier les raisons
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> * C'est un prélèvements dans collect.online à corriger (le corriger)
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> * Une erreur existe dans dolibarr (montant d'abonnement, cotisation, sens de paiement ...)
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> * Situation temporaire (avance ou retard de paiement), dans ce cas documenter dans le champ commentaires de la fiche de compte dolibarr, en précisant la date de régulation prévue. Faire éventuellement un mail à l'adhérent si une action de sa part est requise.
906 1054 youpi
907 1015 pizzacoca
* **Refaire** un nouvel export, le re-télécharger et refaire le test d'import.
908 1054 youpi
* Injecter vraiment les prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/import_prelevements.php  
909 834
* Vérifier dans l'ensemble des comptes que les adhérent.e.s sont bien retombés à 0. Quand ce n'est pas le cas, modifier le champ Commentaire du compte bancaire correspondant pour noter pourquoi.
910 1055 youpi
911 1054 youpi
**Vérification**
912 1142 youpi
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TODO: tester dolibarr 10
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> * Vérifier les balances des comptes d'adhérent.e.s, de fournisseurs, et de clients.
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> * Encaisser (les envoyer par courrier & ajouter dolibarr) les chèques qui restent en mettant le numéro de remise dans le virement
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> * Lancer les rappels de prélèvements depuis https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/rappel_prelevements.php (ça prend du temps car le script met à jour les clés gpg)
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> * En janvier, faire la compta annuelle