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Compta » Historique » Version 1143

youpi, 13/10/2019 23:38

1 877 youpi
# Compta
2 834
3 877 youpi
## Liens rapides dans cette page
4 834
5 878 youpi
  - [Facture fournisseur](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Facture)  
6 1013 pizzacoca
  - [Compta mensuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Compta-mensuelle)  
7 1014 pizzacoca
  - [Compta annuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Compta-annuelle)  
8 878 youpi
  - [Nouvel.le adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-adh%C3%A9rente)  
9
  - [Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-cl%C3%A9-PGP-dune-adh%C3%A9rente)  
10
  - [Nouveau mandat](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-mandat)  
11
  - [Nouvelle ligne ADSL](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-ligne-ADSL)  
12
  - [Migration Ligne ADSL à Liazo](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Migration-ligne-ADSL-%C3%A0-Liazo)  
13 1134 youpi
  - [Déménagement ligne ADSL / Augmentation de débit](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#D%C3%A9m%C3%A9nagement-ligne-ADSL-augmentation-de-d%C3%A9bit)
14 878 youpi
  - [Réception de cotisation](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9ception-de-cotisation)  
15
  - [Encaisser un chèque](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Encaisser-un-ch%C3%A8que)  
16
  - [Résilier une ligne ADSL](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-une-ligne-ADSL)  
17
  - [Nouveau VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-VPN)  
18
  - [Ajouter une IP fixe à un VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-une-autre-IP-fixe-%C3%A0-un-VPN)  
19
  - [Résilier un VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-VPN)  
20
  - [Résilier un adhérent](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-adh%C3%A9rent)  
21
  - [Ajouter de l'espace disque cloud](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-de-lespace-disque-owncloud)  
22
  - [Ajouter du disque local pour une VM](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-local-pour-une-VM)  
23
  - [Ajouter du disque NFS pour une VM](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-NFS-pour-une-VM)  
24
  - [Supprimer du disque](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Supprimer-du-disque-cloud-local-ou-NFS)  
25 880 youpi
  - [Renommer quelqu'un](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Renommer-quelquun)
26 878 youpi
27 834
## autres liens
28
29 879 youpi
  - [TODO list mensuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Todolist_mensuelle)  
30
  - [[compta\_boiteaidées|TODO list un jour]]  
31
  - [La compta publique](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php)  
32
  - [La preuve par neuf de la compta](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/check.php)  
33
  - [La liste des pages dolibarr aux petits ognons pour nous](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet)  
34
  - [La compta adhérent](https://adherents.aquilenet.fr/compta.php)  
35
  - [le cloud](https://cloud.aquilenet.fr/index.php/apps/files/?dir=/Shared/Aquilenet-administration/Compta/adhesions)  
36
  - [coopanet](http://www.coopanet.coop) , Code utilisateur E145498P  
37
  - [collect online](http://collect.online)  
38 834
  - [[dolibarr]]  
39 879 youpi
  - Il y a aussi un [bac à sable dolibarr](https://dolibarr2.aquilenet.fr/)
40 941 pizzacoca
  - [[appli_generation_factures|Application django de génération des factures]]
41 951 youpi
  - les infos publiques envoyées à db.ffdn.org: (http://dolibarr.aquilenet.fr/isp.json)
42 952 youpi
  - les autres infos: (http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/infosplus.php)
43 877 youpi
44 993 pizzacoca
45 1143 youpi
## TODO dolibarr 10
46
47
Tester infos sur l'espace adhérent
48 992 pizzacoca
49 834
## Doc
50 877 youpi
51
**Tout se passe sur dolibarr**
52 834
53 949 youpi
juste pour info, [Installation d'un nouveau dolibarr](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Installation_dolibarr) , et la liste des dépôts où on stocke nos scripts (référencée aussi sur https://www.ffdn.org/wiki/doku.php?id=formations:compta#travaux_de_la_fede)
54 950 youpi
    * http://git.aquilenet.fr/tools.git             scripts web pour générer des formulaires d'inscription , installé sur gaia:/srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin
55
    * http://git.aquilenet.fr/tools-dolibarr.git    scripts dolibarr pour valider une inscription et les scripts de compta , installé sur hera:/usr/share/dolibarr/scripts/aquilenet
56
    * http://git.aquilenet.fr/htdocs-dolibarr.git   pour gérer les lignes ADSL de manière sympa dans Dolibarr , installé sur hera:/usr/share/dolibarr/htdocs/aquilenet
57
    * http://git.aquilenet.fr/adherents.git         pour l'espace adhérents, en dolibarr aussi, installé sur hera:/srv/adherents
58 834
59
Les mails sont envoyés à tresorier@aquilenet.fr qui est un alias pour la liste tresorier@listes.aquilenet.fr qu'on peut gérer sur https://listes.aquilenet.fr/sympa/admin/tresorier
60 877 youpi
61
Ancien svn, n'est plus utilisé désormais  
62 834
svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/factures-fournisseurs  
63
svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/adhesions
64
65
Il est sans doute utile d'aller consulter d'abord la doc de FDN: https://wiki-adh.fdn.fr/wiki/documentation:notions_de_comptabilite pour comprendre les principes des comptes comptables. Il y a aussi eu un exposé à l'AG 2015 de la FFDN: http://www.aquilenet.fr/docs/compta.pdf
66
67
Voici ci-dessous le plan comptable. Quand on ajoute ou modifie une entrée, il faut penser à mettre à jour (TODO: factoriser dans aquilenet.lib.php):
68 877 youpi
69 834
* le numéro de Réf. du compte en question bien sûr  
70 877 youpi
71
* dans compte\_adherent() dans aquilenet.lib.php  
72
* dans soldes\_accounts(), et tout en bas, dans compta-asso.php  
73
* dans aquilenet.lib.php  
74 834
* dans dolibarr.php
75 877 youpi
76 834
* 05... : Compte de la ligne ADSL 05... Ne fait pas vraiment partie du plan comptable, on ne fait que faire passer les virements par ce compte pour y rassembler tout ce qui concerne une ligne ADSL donnée.  
77 877 youpi
78
* 12000000 : Compte de bilan  
79
* 1200xxxx : Compte d'exercice de l'année xxxx  
80
* 40100001 : Fournisseur Online.net  
81
* 40100002 : Fournisseur Bookmyname  
82
* 40100003 : Fournisseur divers  
83
* 40100004 : Fournisseur FDN  
84
* 40100005 : Fournisseur Syntis  
85
* 40100006 : Fournisseur Kazar  
86
* 40100007 : Fournisseur Cogent  
87
* 40100008 : Fournisseur Anteor  
88
* 40100009 : Fournisseur Orange  
89
* 40100010 : Fournisseur RIPE  
90
* 40100011 : Fournisseur OVH  
91
* 41100xyz : Compte de l'adhérent.e xyz  
92
* 41101000 : Donateur divers  
93
* 41101001 : Clients divers  
94
* 41102xyz : Compte du client xyz  
95
* 51120000 : Remise de chèque  
96
* 51190000 : Prélèvements  
97
* 51200001 : Crédit coopératif  
98
* 53140000 : Caisse  
99
* 60000000 : Charge Lignes ADSL  
100
* 60400001 : Charge dedibox  
101
* 60400002 : Charge nom de domaine  
102
* 60400003 : Charge hébergement  
103
* 60400004 : Charge IP  
104
* 60400005 : Charge transit  
105
* 60630000 : Charge matériel petit équipement  
106
* 21830000 : Charge matériel informatique  
107
* 60700000 : Charge marchandise goodies  
108
* 60700001 : Charge marchandise briques  
109
* 61100000 : Charge installation  
110
* 61600000 : Charge assurance  
111
* 62310000 : Charge annonces et insertions  
112
* 62360000 : Charge stickers  
113
* 62610000 : Charge timbres et frais postaux  
114
* 62620000 : Charge livraison  
115
* 62700000 : Charge service bancaire  
116
* 62800000 : Charge Diverses  
117
* 63500000 : Charge taxe achat étranger  
118
* 70400000 : Produit installation  
119
* 70600000 : Produit lignes ADSL  
120
* 70600001 : Produit VPN  
121
* 70700000 : Produit marchandise goodies  
122
* 70700001 : Produit marchandise briques  
123
* 70830000 : Produit hébergement  
124
* 70830001 : Produit transit  
125
* 70830002 : Produit stockage  
126
* 70830003 : Produit IP  
127
* 74000000 : Produit cotisations  
128
* 76000000 : Produit parts CC  
129 834
* 77000000 : Produit Dons
130 877 youpi
131 1002 pizzacoca
**En résumé**
132 877 youpi
133 834
  - Pour les comptes en banque et tiers (adhérent.e.s, fournisseurs), c'est négatif quand on leur a donné de l'avance de sous, et c'est positif quand on leur en doit (i.e. on est du côté "banquier" \!) Ainsi:
134 877 youpi
135 834
* C'est donc normal que les comptes en banque soient négatif, au contraire: c'est la banque qui nous doit des sous :) C'est exactement l'opposé de ce qui apparaît dans le compte chez la banque.  
136 877 youpi
137
* Si un.e adhérent.e est strictement négatif, il nous doit des sous, il faut lui prélever.  
138
* Si un.e adhérent.e est strictement positif, c'est qu'il a payé des trucs pour l'asso. Soit on lui rembourse, soit on ne lui prélève pas quelques mois.  
139
* Si un fournisseur est strictement positif, c'est qu'on lui doit des sous, il reste une facture impayée.  
140 872 pizzacoca
* Si un fournisseur est strictement négatif, c'est qu'on lui a donné trop de sous \! Il faut régulariser.
141 877 youpi
142
  - Pour les comptes de charge et de produit, c'est plus habituel:
143
144
* Une charge, c'est des sous en moins qui vont alimenter un fournisseur  
145
146
* Un produit, c'est des sous en plus qui viennent d'adhérent.e.s.
147
148
  - Pour les comptes en banque, on doit faire le "rapprochement" avec le relevé de compte. **Attention**, rapprocher rend l'écriture inchangeable. Il ne faut donc rapprocher qu'avec le relevé de compte confirmant l'opération sous les yeux.
149 834
150
Par exemple, voici pour un don et pour un paiement de facture:
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152 1003 pizzacoca
**Don**
153 834
154
Par un.e adhérent.e
155 877 youpi
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  - On vire le montant depuis son compte vers le compte produit don.Il nous doit donc maintenant des sous.
157
  - Le virement ou prélèvement est ordonné, on vire le montant depuis le
158
  - compte bancaire vers le compte de l'adhérent.e. Il ne nous doit plus de sous.
159 834
  - Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
160 877 youpi
161 864 pizzacoca
Si c'est une personne qu'on ne reverra pas souvent, on peut utiliser le  
162 834
compte "Donateur divers" à la place du compte d'un compte d'adhérent.e.
163 877 youpi
164 1004 pizzacoca
**Facture de fournisseur**
165 864 pizzacoca
166 834
Un fournisseur nous envoie une facture pour un service
167 877 youpi
168 989 pizzacoca
* On vire chaque élément de la facture depuis le compte de charge correspondant vers le compte de fournisseur. On lui doit donc des sous
169
170
* Lorsque l'on paie la facture, on vire le montant depuis le compte fournisseur vers le compte bancaire. On ne lui doit plus de sous.
171
172
* Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
173
174
* Lors d'un virement fait à un fournisseur on indique le numéro de facture (numéro invoice pour cogent par exemple)correspondant dans les trois champs 
175
176
> * motif du virement
177
> * Référence de l'opération
178
> * Référence de bout en bout
179
180
* Contacts Facturation Cogent : N° +33 (0) 1 49 03 18 00 billingeu@cogentco.com
181 877 youpi
182 834
## Nouvel.le adhérent.e
183
184 870 pizzacoca
Sur réception d'une demande d'adhésion
185 877 youpi
186 1142 youpi
TODO: tester dolibarr 10
187
188 877 youpi
  - Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.
189
  - Corriger éventuellement des typos ou ajouts à la main sur le formulaire (majuscules, type d'adherent, numero de tel, adresse mail)
190
  - Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvel_adherent.php, cela crée l'adhérent.e dans dolibarr, et du coup aussi dans LDAP, et donc une adresse mail etc., ainsi qu'un compte de compta tiers pour lui, ça l'inscrit à asso@listes.aquilenet.fr, et ça lui maile une bienvenue
191 1109 pizzacoca
192
>  - S'il y a une commande de VPN, ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
193 834
  - * Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main: aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe. Utiliser `mkpasswd -m sha-512` pour le crypter, et alors la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."
194 1109 pizzacoca
195
>  -  * Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
196
197 877 youpi
  - Dans les comptes, virer depuis son compte d'adhérent.e vers le "produit cotisations" le droit d'entrée ou la cotisation, titre "Cotisation Machin Truc 2011"
198
  - Dans sa fiche dolibarr adhérent.e, ajouter l'adhésion dans l'onglet adhésions
199 973 youpi
  - puis, selon le mode de règlement, avec la date du jour:
200 877 youpi
201 973 youpi
* Si c'est un chèque, virer depuis le compte de remises vers son compte
202 877 youpi
203
* Si c'est en liquide, virer depuis la caisse vers son compte  
204
* Si c'est un virement, virer depuis le compte bancaire vers son compte (et rapprocher plus tard)  
205 834
* Si c'est un prélèvement, voir ci-dessous.
206 877 youpi
207 870 pizzacoca
  - Si l'adresse e-mail n'a pas été précisée, envoyer une lettre de bienvenue papier. Voir le courrier type dans le cloud dans adhesions
208 877 youpi
209 834
  - S'il y a un mandat
210 877 youpi
211 834
* Archiver le mandat original.  
212 877 youpi
213 1111 pizzacoca
* Aller sur http://www.collect.online/ Ajouter l'adhérent.e dans la partie prélèvement, On utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
214 877 youpi
215 1106 youpi
* Si c'est juste une adhésion ou un abonnement VPN, faire un prélèvement régulier annuel ou mensuel (note: on commence à prélever le vpn à la fin du mois suivant le premier mois de service vpn)
216 877 youpi
217 834
* Si c'est un abonnement ADSL, on crée l'échéancier plus tard, une fois la ligne effectivement construite.
218 877 youpi
219 834
  - S'il y a une souscription à une ligne ADSL
220 877 youpi
221 834
* Toute la compta est faite automatiquement par le script, il y a juste à archiver la demande dans le cloud  
222 877 youpi
223
* [Vérifier l'éligibilité de la ligne](https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi) et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total  
224
* Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter *toutes* les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.  
225 1132 youpi
* Envoyer un aimable mail de confirmation à services at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr avec support at aquilenet.fr en copie, pour permettre d'identifier la ligne ne pas oublier de préciser qu'il vient d'"aquilenet", donner le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent.
226 877 youpi
227 1126 youpi
* Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP, noter IPv4, préfixe IPv6, login et mot de passe (lisibles aussi sur https://vador.fdn.fr/adherents) dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne, et forwarder le mail à l'abonné en corrigeant un peu.  
228 877 youpi
229 834
* Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
230 877 youpi
231 834
* Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence  
232 877 youpi
233
* Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone  
234 834
* Quand l'ouverture de ligne est effective,
235 877 youpi
236 885 youpi
* * forwarder le mail à l'abonné  
237
* * aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,  
238
* * créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec un premier prélèvement manuel correspondant aux FAS + mois partiel, et le prélèvement automatique mensuel.  
239
* * Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:
240 877 youpi
241 834
* La référence et le libellé du compte de compta  
242 877 youpi
243 834
* Dans la Note de l'adhérent.e
244 877 youpi
245 834
  - S'il y a une commande de VPN,
246 877 youpi
247 1039 youpi
* Vérifier le tarif du contrat vpn sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php
248
249 834
* Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
250 877 youpi
251
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0  
252
ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1  
253 834
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
254 877 youpi
255 852 youpi
où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers).
256 877 youpi
257 834
  - Archiver le tout: scanner tous les documents, ajouter au cloud, dans adhesions
258 877 youpi
259 1104 youpi
  - FIXME: broken, Sur l'atelier, ajouter l'adhérent.e en tant que participant au projet aquilenet.
260 877 youpi
261
## Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e
262
263 907 youpi
  - Sur hera, lancer la récupération de la clé à partir du fingerprint:
264 877 youpi
265 944 youpi
sudo -u www-data gpg --keyserver pgp.mit.edu --homedir /srv/adherents/.gnupg/ --recv-key XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
266 877 youpi
267 907 youpi
  - Retrouver l'adhérent dans Dolibarr, suivre le "lien tiers Dolibarr", aller dans la fiche, la modifier, découper le fingerprint complet de la clé GPG en 4 paquets de 10 chiffres hexa, les mettre dans les cases Id professionnel 1 à 4.
268 877 youpi
269
## Nouveau mandat
270 837 youpi
271 834
Sur mandat arrivé après la demande d'adhésion ou mise à jour,
272 877 youpi
273 834
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , pour pouvoir faire un copier/coller des numéros iban et bic  
274 877 youpi
275 1142 youpi
TODO: tester dolibarr 10
276
277 877 youpi
* Copier/coller dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouveau_mandat.php  
278
* Archiver le mandat.  
279
* Si c'est juste un changement de compte, dans collect.online, modifier juste dans le débiteur le numéro de compte.  
280
* Si c'est un nouveau service pour un débiteur existant, avec le même compte, dans collect.online, ajouter l'échéancier.  
281 834
* Si c'est un nouveau débiteur, ajouter l'adhérent.e dans collect.online, on utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
282 877 youpi
283
## Nouvelle ligne ADSL
284 834
285 1116 pizzacoca
> Penser à s'inscrire à la mailing list support@aquilenet.fr pour le suivi de l'ouverture.
286
287 1113 pizzacoca
**Souscription**  
288 1114 pizzacoca
> Sur souscription de ligne ADSL pour une adhésion existante.
289 877 youpi
290 1121 pizzacoca
**TODO** Décrire la procédure dans le cas d'un numéro VOISIN.
291 1120 pizzacoca
292 834
* [Vérifier l'éligibilité de la ligne](https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi) et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total, cela permet notamment de savoir si c'est un numéro actif ou inactif.  
293 877 youpi
294 1142 youpi
TODO: tester dolibarr 10
295
296 877 youpi
* Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter *toutes* les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.  
297 1132 youpi
* Envoyer un mail de confirmation à services at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr avec comme informations dans le corps "aquilenet", le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent. Ce n'est pas un traitement automatique, rédiger le mail correctement.  
298 877 youpi
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.  
299 1112 pizzacoca
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste adsl@, et ajoute l'éventuel mandat  
300
* Ajouter, s'il.elle n'y est pas déjà, l'adhérent dans collect.online, la référence d'adhérent est lisible en allant cherche l'adhérent dans la partie adhérents de dolibarr.  
301 834
* Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
302
303 1113 pizzacoca
**Confirmation**
304
> Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP :
305 834
306 1117 pizzacoca
* Dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne noter :
307
  * IPv4
308
  * préfixe IPv6
309
  * login 
310 1126 youpi
  * mot de passe (lisibles aussi sur https://vador.fdn.fr/adherents) 
311 1117 pizzacoca
312
* Forwarder le mail à l'abonné (en écrivant en tant que support@aquilenet.fr) en corrigeant un peu.    
313 834
314 1113 pizzacoca
**Changement**
315
> Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
316 834
317 1113 pizzacoca
* Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence  
318 877 youpi
* Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone  
319
320 1113 pizzacoca
**Ouverture effective**
321
> Quand l'ouverture de ligne est effective
322
323
* forwarder le mail à l'abonné  
324
* aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,  
325
* créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant. Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour inclure les FAS + mois partiel.  
326
* modifier l'échéancier pour ajouter la cotisation annuelle s'il n'y en a pas déjà  
327
* Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:  
328
* La référence et le libellé du compte de compta  
329
* Dans le champ note de l'adhérent
330 840 youpi
331 834
Oui, c'est cracra de mettre le montant, il faudrait faire un lookup dans la base des tarifs (TODO). Pour l'instant c'est plus simple ainsi.
332
333
## Migration ligne ADSL à Liazo
334
335 877 youpi
Lorsqu'un adhérent demande à migrer sa ligne vers Liazo.
336 849 blagoi.iakov
337 877 youpi
La migration sera effective au début du bimestre suivant seulement (si on commande avant le 15 du deuxième mois du bimestre en cours, sinon c'est encore après).
338
339
* Dans l'espace adhérent chez FDN, retrouver la ligne, et cliquer sur "Changer le débit ou l'option"  
340
341 834
* Choisir l'option voulue: dégroupage total ou non.  
342 877 youpi
* Renommer le compte de compta de la ligne en "Reconstr Ligne 0123456789".  
343 834
* Corriger son option, du genre 80MLiazoOrange (pas de dégroupage) ou 80MLiazoOrangeNu (dégroupage total).  
344 877 youpi
* On reçoit régulièrement des mails pour la progression de la construction.
345
346 834
* Quand on reçoit le mail parlant du changement de login, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans le champ Commentaire de la ligne.  
347 877 youpi
348 834
* Si on reçoit un mail parlant du changement de numéro de téléphone, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans la ligne (à la fois la référence et le nom du compte) et dans la note de l'abonné  
349 877 youpi
* Une fois la construction faite, facturer les frais de migration à la fin du mois suivant.Modifier l'échéancier (l'adhérent.e sera prévenu par un script après avoir réalisé l'injection)
350 886 youpi
351 877 youpi
* Avant de faire la première facturation au nouveau tarif:
352 886 youpi
353 877 youpi
* * corriger les tarifs client/fournisseur  
354 886 youpi
355 877 youpi
* * Si c'est un dégroupage total, mettre à jour le numéro de la ligne
356 886 youpi
357 877 youpi
* * * Dans la référence et le libellé du compte de compta  
358 886 youpi
359 877 youpi
* * * Dans la Note de l'adhérent.e
360 886 youpi
361 877 youpi
* * Renommer le compte de compta en "Ligne 0123456789"  
362
363
* * corriger le montant de prélèvement sur collect.online
364
365 1133 youpi
## Déménagement ligne ADSL / augmentation de débit
366
367
Pour le déménagement d'une ligne ADSL, cela peut éventuellement intéresser l'abonné.e d'avoir une période de recouvrement, auquel cas on peut simplement lui faire ouvrir une nouvelle ligne puis fermer l'ancienne quand elle/il n'en a plus besoin. Mais cela veut aussi dire que le dernier mois (voire les deux derniers quand ça ne tombe pas à la fin d'un bimestre pour les lignes Nerim) de l'ancienne ligne est facturé entièrement.
368
369
On peut donc préférer demander un déménagement, c'est-à-dire reconstruire la ligne ailleurs.
370
371
C'est en fait la même procédure pour augmenter le débit: c'est une reconstruction de la ligne.
372
373
Dans tous les cas la reconstruction sera facturée.
374
375
Il faut en faire la demande à services at fdn dot fr en précisant le numéro de ligne et le nom de l'abonné.e, éventuellement la nouvelle adresse, et le nouveau débit (vérifier ce qui est possible avec le test d'éligibilité).
376
377
Une fois la reconstruction confirmée, facturer les frais TTC: charge ADSL -> ligne, ligne -> FDN, et adhérent -> ligne, ligne -> produit ADSL.
378
379 877 youpi
## Réception de cotisation
380
381
  - Dans le module adhérents
382
383
* retrouver l'adhérent.e dans la liste,  
384
385
* aller dans l'onglet adhésions/cotisations  
386
* ajouter l'adhésion: mettre comme fin un jour avant l'anniversaire suivant.
387
388
  - Répercuter l'adhésion dans la compta en virant depuis l'adhérent.e vers le produit cotisation
389 834
  - Encaisser le montant (chèque: voir ci-dessous, liquide: passer sur le compte d'un trésorier qui se fait prélever et qui encaissera le liquide)
390
391 877 youpi
## Encaisser un chèque
392
393
Pour éviter d'en envoyer tous les 36s du mois, plutôt que virer directement depuis le compte bancaire, on vire temporairement depuis un compte "Remises de chèques".
394 974 youpi
395 972 youpi
  - Vérifier l'ordre du chèque.
396 834
  - Signer le chèque au dos
397 877 youpi
  - Virer depuis le compte "Remises de chèques" vers le compte de l'adhérent.e, avec la date du jour. Ainsi on sait que l'adhérent.e a payé, mais il nous reste des chèques à encaisser, stockés sur une étagère.
398 1140 youpi
  - Lors du dépôt d'une remise des chèques qui se sont entassés, virer le montant total de la remise de chèques depuis le compte bancaire vers le compte de remises de chèque, avec le numéro de remise pour rapprocher facilement, et la date de la remise de chèques. Envoyer par courier à Agence de Bordeaux Meriadeck, Immeuble le Prisme, Rue Marguerite Crauste, 33074 BORDEAUX CEDEX
399 877 youpi
  - Quand confirmé, rapprocher.
400
401
## Résilier une ligne ADSL
402
403
  - Charger sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/adsl.php les derniers mois complets
404 887 youpi
  - Renommer le compte de compta de la ligne en "Résiliation Ligne xxxx"
405 1132 youpi
  - La facturation chez Nerim est bimensuelle, donc il faut faire remonter la demande au services at fdn dot fr avant le 15 du deuxième mois du bimestre, pour éviter de payer un autre bimestre pour l'ADSL. Il vaut mieux faire remonter le plus tôt possible pour éviter de payer la partie transit de FDN.
406
  - mailer donc services arobase fdn point fr en donnant simplement le numéro de ligne et le nom de l'adhérent.e pour vérification, avec la date de résiliation souhaitée.
407 928 youpi
  - Lorsque la compta FDN est faite pour le dernier mois (qui comporte éventuellement une partie abonnée et une partie relicat facturée à prix coûtant), faire la compta pour la ligne à la main (TODO: automatiser):
408 940 pizzacoca
409
*****
410 930 youpi
411 936 youpi
### Facture mois plein
412 834
413 940 pizzacoca
* Pour les mois avant le mois où la résiliation est effective (donc les mois où le service a été permanent)
414
* * Utiliser le lien "charge" pour charger ces mois entiers. Il faut enlever temporairement le mot "Résiliation " pour que le script accepte de faire la charge automatiquement.
415 930 youpi
416 927 youpi
### Facture du mois de résiliation
417
418
* Pour le mois pendant lequel la résiliation a lieu (donc le mois où le service est donc partiel)
419
* * On ne veut prendre de marge que sur la période où il y a effectivement eu un service. Il faut donc compter combien cela fait:
420 940 pizzacoca
* * * notre marge: (tarif Aquilenet - tarif FDN) \* prorata du mois abonné)
421
* * Et y ajouter ce que FDN nous a fait payer
422 927 youpi
* * Facturer cela
423 930 youpi
424 927 youpi
### Facture des mois post résiliation
425 928 youpi
426 929 youpi
* Pour les mois après le mois où la résiliation a été effective (donc le mois où il n'y a aucun service)
427 927 youpi
* * Facturer juste ce que FDN nous a fait payer
428
429
*****
430
431
* Pour facturer:
432 931 youpi
* * Virer ce montant de la ligne ADSL vers le produit ADSL  
433 877 youpi
* * Virer ce montant de l'adhérent.e vers la ligne ADSL  
434 933 youpi
* * Virer le montant FDN de la charge ADSL vers la ligne ADSL  
435 877 youpi
* * Virer le montant FDN de la ligne ADSL vers le fournisseur FDN.  
436 1107 youpi
* Établir le prélèvement des derniers mois à la main sur collect.online.  
437 946 youpi
* S'il n'a plus d'abonnement, supprimer le numéro de compte dans la fiche tiers de l'adhérent  
438 947 youpi
* Renommer le libellé du compte de la ligne en "Ancienne Ligne xxxx"  
439 877 youpi
* Ajouter à la fin de la Ref. du compte de compta de la ligne ".0" (ou plus), et mettre à jour la référence dans la Note de l'adhérent.e (c'est pour le cas où un autre adhérent reprendrait cette même ligne, pour que ça soit vraiment un autre abonnement).
440
* Une fois la dernière échéance passée, désactiver l'échéancier chez collect.online : modifier l'échéancier pour bloquer tous les mois (vraiment le modifier, pas juste bloquer des échéances précises 
441 834
* S'il n'a plus d'abonnement, désabonner de la liste adsl@
442
443 877 youpi
## Nouveau VPN
444
445 834
Sur souscription de VPN pour un.e adhérent.e existant.
446
447 942 youpi
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.  
448 1097 pizzacoca
449 1142 youpi
TODO: tester dolibarr 10
450
451 1097 pizzacoca
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste vpn`, et ajoute l'éventuel mandat: TODO: vérifier que le numéro de compte se retrouve bien enregistré, dans le tiers correspondant à l'adhérent.e, dans sa fiche.
452
  * ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
453
  * Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main :
454
455 1105 pizzacoca
> Retrouver le mot de passe dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe.
456
457 1097 pizzacoca
> ~~~
458
 # On crypte le mot de passe :
459
 mkpasswd -m SHA-512 mot-de-passe 
460 942 youpi
> ~~~
461 877 youpi
462 1040 youpi
la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."  
463 877 youpi
  * Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
464
465
* Vérifier le tarif du contrat sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php
466 834
* Ajouter, s'il n'y est pas déjà, l'adhérent.e dans collect.online, la référence d'adhérent.e est lisible en allant cherche l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.  
467 1125 youpi
* créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant (on prélève à la fin du mois M / début du mois M+1 l'abonnement VPN pour le mois M-1). Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour le premier mois partiel.  
468 834
* corriger les prélèvements anniversaire pour y ajouter la cotisation.  
469 877 youpi
* Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
470
471
* Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
472 834
473 877 youpi
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0  
474 834
ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1  
475 877 youpi
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
476 834
477 877 youpi
où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers). Éventuellement il y a déjà un fichier `disponible.pour.ip.fixe` qui vient d'un précédent désabonnement.
478
479 834
## Ajouter une autre IP fixe à un VPN
480 877 youpi
481
* Si l'adhérent veut une 2e IP fixe, il suffit d'ajouter la route dans son /etc/openvpn/ccd sur  
482 834
iris et demeter:
483 877 youpi
484 834
iroute 185.233.101.m 255.255.255.255  
485 877 youpi
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:m::/64
486 834
487 877 youpi
## Résilier un VPN
488
489
* Sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php repérer le contrat  
490
491
* Charger éventuellement le dernier mois  
492
* Cliquer sur le contrat (2e colonne)  
493 834
* Cliquer sur le bouton Modifier en face de "Statut du service ... En service", pour clôturer le service.  
494 877 youpi
* Désactiver le login sur iris et demeter dans /etc/openvpn/password en mettant juste un \# en tête de ligne.  
495
* Renommer l'éventuel fichier dans ccd/ en disponible.pour.ip.fixe.xxx pour libérer l'IP  
496
* Désabonner de la liste vpn@
497
498 1129 youpi
## Résilier un.e adhérent.e
499 877 youpi
500 1103 pizzacoca
* Dans la liste dans le module Adhérents, cliquer sur la croix rouge pour résilier.  
501 1099 pizzacoca
502 1103 pizzacoca
* Désinscrire de la [liste asso](https://listes.aquilenet.fr/sympa/review/asso)  
503 834
504 1129 youpi
* Désactiver le compte ldap en changeant le mot de passe dans sa fiche adhérent.e dolibarr pour qu'ille ne puisse plus se logguer. 
505 1103 pizzacoca
506
> dans le cas d'une demande de suppression totale des mails, aller sur hera
507
508
~~~
509
  sudo su
510
  cd /srv/vmail/aquilenet.fr/
511 834
  rm -fr prenom.nom
512 1103 pizzacoca
~~~
513
514
> Pour les plus joueurs
515
516
~~~
517 877 youpi
sudo cd rm /srv/vmail/aquilenet.fr/prenom.nom -fr
518 1103 pizzacoca
~~~
519 877 youpi
520
* Supprimer les comptes utilisateurs autres.  
521 834
522
* Enlever les permissions dans l'atelier.
523 877 youpi
524
## Ajouter de l'espace disque owncloud
525
526
TODO: automatiser la partie dolibarr
527
528
  - se logguer sur nextcloud avec son compte habituel (qui est dans le groupe admin, pour le vérifier aller dans paramètres et vérifier le(s) groupe(s))
529
  - Dans le menu en haut à droite, choisir Utilisateurs
530
  - retrouver l'utilisateur dans la liste
531
  - changer son quota
532
  - noter son uuid
533
  - sur sayanet, dans /home/aquilenet-backup/BackItUp/BackItUp.conf, ajouter l'uuid à la liste\_exclusions
534 1115 youpi
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php s'il avait déjà un contrat,
535
    - si oui il suffit de l'augmenter,
536
    - si non il faut en créer un nouveau. dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-owncloud", choisir la quantité en Go/an, ajouter, modifier éventuellement le tarif
537 877 youpi
  - valider
538 922 youpi
  - modifier le statut du service en l'activant avec comme date de terminaison 2099
539
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
540
  - établir le prélèvement automatique sur collect.online
541
542
## Ajouter une facturation de VM ou serveur à prix libre
543
544
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "heb-mezza" ou VM, mettre 1 unité.
545
  - changer le prix unitaire pour mettre le prix libre.
546
  - valider le contrat
547 834
  - activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
548
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
549 1024 youpi
  - Créer la VM ou installer le serveur
550 877 youpi
551
## Ajouter du disque local pour une VM
552
553 834
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-local", choisir la quantité en Go/an, changer éventuellement le tarif.
554 877 youpi
  - valider le contrat
555 1135 youpi
  - modifier l'état du service dans le contrat pour le passer en actif avec comme date de terminaison 2099
556 877 youpi
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
557 1025 youpi
  - Créer la VM
558 877 youpi
559
## Ajouter du disque NFS pour une VM
560
561 834
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-NFS", choisir la quantité en Go/an, changer éventuellement le tarif.
562 877 youpi
  - valider le contrat
563 1136 youpi
  - modifier l'état du service dans le contrat pour le passer en actif avec comme date de terminaison 2099
564 877 youpi
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
565
  - Voir https://atelier.aquilenet.fr/projects/infrastructure/wiki/NFS pour la création du volume, et mettre le quota.
566
567 834
## Supprimer du disque cloud, local ou NFS
568 877 youpi
569 834
  - [dans dolibarr](http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php) retrouver le contrat correspondant à la VM, cliquer sur le numéro de contrat.
570 877 youpi
  - Cliquer sur l'icône modifier à droite de "Statut du service", mettre la date de fin de service et cliquer sur Clôturer
571 834
  - Faire l'action adminsys correspondante.
572 877 youpi
573 834
## Et sourtout
574
575
Pour vérifier qu'il n'y a pas d'erreur, regarder la somme des soldes tout en bas de [la compta publique](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php), ça doit retomber à zéro.
576 877 youpi
577
## Supprimer un essai
578
579 834
On n'efface pas ce qui a existé réellement, mais on peut avoir besoin de supprimer un test.
580 877 youpi
581 834
  - Supprimer l'adhérent.e
582 877 youpi
  - Dans compta/tréso, Clients, choisir le client, regarder la fiche, supprimer
583 834
  - Supprimer le compte de compta
584 877 youpi
585 834
## Modifier les tarifs
586 877 youpi
587
  - Modifier dans sous.ods dans les recettes des produits.
588 834
589 877 youpi
* Dans gaia, /srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin, modifier eligibilite.cgi  
590
591 834
* Dans dolibarr, Services, modifier le/les services concernés  
592 877 youpi
* Dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/ , aller voir les lignes concernées, modifier le champ commentaire.
593
594 834
  - Dans les formulaires, modifier adsl-tail.inc, recompiler, commiter, svn up dans /srv/si/formulaires, copier adsl\*.pdf dans /srv/www/aquilenet.fr/docs/
595
  - Sur le site web, modifier http://www.aquilenet.fr/node/8
596 877 youpi
597
## Renommer quelqu'un
598
599
C'est galère et technique, mais pas impossible. Il faut (au moins, difficile d'être sûr qu'on n'ait rien oublié)
600
601
  - Dans sa fiche adhérent, changer nom/prénom, login, email
602
  - Sur hera, dans /home/vmail/aquilenet.fr, renommer le répertoire
603 834
  - Dans la fiche tiers dolibarr, change nom/prénom
604 953 youpi
  - Renommer son compte de compta, voire les écritures
605
  - Dans la liste des contrats, renommer au besoin (eh non dolibarr n'a pas l'air d'avoir d'interface pour ça, il faut le faire à la main en SQL...)
606
  - Renommer son accès vpn
607
  - Supprimer l'ancien utilisateur dans l'atelier
608
609
## Ajouter un type de service
610
611
Dans le module service, cliquer sur Nouveau service.
612
613
Peu importe la référence et libellé du service.
614
615
Bien mettre la durée: 1 année ou 1 mois.
616 1015 pizzacoca
617 1017 pizzacoca
Mettre le prix en TTC et mettre la TVA à 0%
618
619
Dans le script aquilenets/contrats.php, ajouter dans le switch pour choisir le compte de produit à créditer.
620
621
# Compta annuelle
622 1042 youpi
623 1017 pizzacoca
Faire le bilan d'exercice:
624 1045 youpi
625 1043 youpi
  - Créer un compte de référence 120020xx, de libellé "Exercice 20xx", de type "Compte bancaire épargne/placement", puis le modifier pour désactiver la fonction de rapprochement.
626 1017 pizzacoca
  - Vérifier que les fournisseurs sont à 0, corriger le cas échéant
627
  - Vider chaque compte produit et charge vers ce compte, à l'aide de virements "Exercice 20xx Charge truc". Cela remet donc à zéro tous les comptes de produit et charge.
628
  - En faire un bilan d'exercice dans sous.ods dans une nouvelle feuille "20xx": copier la feuille de l'année d'avant, corriger les montants des charges et produits
629
  - Virer l'exercice sur le compte "Bilan", avec l'intitulé "Exercice 20xx" . Le compte d'exercice 20xx est donc tombé à zéro.
630
631
Faire le bilan comptable (inverser tous les signes pour que ce soit plus intuitif à comprendre) dans sous.ods
632
633
  - Actif:
634
635
* les comptes courants et épargnes vont en actifs.  
636
637
* les comptes tiers **négatifs** vont en créances (on devrait recevoir ces sous-là un jour)
638
639 1047 youpi
  - Passif:
640 1017 pizzacoca
641
* Le compte "Bilan" (avant virement de l'exercice de l'année) va dans "Exercices passés"  
642
643
* les comptes tiers **positifs** vont en dettes (on a encore ça à payer), selon que c'est temporaire ou non.
644
645 1048 youpi
Vérifier que les deux totaux correspondent
646 1017 pizzacoca
647 1050 youpi
Mettre à jour sous.ods:
648 1017 pizzacoca
649 1142 youpi
TODO: tester dolibarr 10
650
651 1051 youpi
  - Télécharger sous.csv depuis dolibarr: https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/export_sous.php
652 1052 youpi
  - ouvrir sous.csv en n'utilisant **que** le point-virgule comme séparateur
653 1017 pizzacoca
  - copier/coller son contenu dans la feuille adhérents\_import de sous.ods
654 1015 pizzacoca
  - mettre à jour la feuille historique depuis la feuille Situation
655
  - étebndre la plage de données des graphes dans la feuille Graphes
656
  - Vérifier les feuilles Situation et Bilan mensuel, imprimer les feuilles Situation, Graphes, Bilan mensuel, et 20xx
657
658
# Compta mensuelle
659
660 1118 pizzacoca
* voir les TODO sur https://atelier.aquilenet.fr/projects/compta/wiki/Todolist-mensuelle
661
662 1119 pizzacoca
 ancien lien en cours de destruction 
663
https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Todolist_mensuelle
664 1015 pizzacoca
665
* Attention, en Janvier, ne faire d'abord que les opérations concernant Décembre, puis faire la compta annuelle, puis faire les opérations concernant Janvier
666
667
### Vérification rejets de prélèvement :
668
669
* Vérifier sur collect.online s'il y a eu des rejets sur le dernier prélèvement: depuis la page d'accueil, le bouton "Traiter" à droite de "impayées" en rouge (même s'il indique 0, il peut y en avoir...)
670
671
> * Aller vérifier sur coopacces: s'il y a effectivement un débit S-MONEY correspondant, utiliser cette date-là pour réaliser des virements inverses entre les adhérents concernés et le compte du crédit coopératif, qui du coup doivent de nouveau la créance. 
672
> * Sinon, c'est que le prélèvement n'a même pas été essayé, mettre la même date que le prélèvement. dans ce cas baisser d'autant le montant du prélèvement global des adhérents (Prélèvements adhérents XX/XXXX) et virer depuis les comptes des adhérents concernés vers le compte prélèvements.
673
> * Augmenter d'autant le prélèvement suivant, et vérifier avec l'adhérent pour que le prélèvement puisse se faire
674
675
### Rapprochement :
676
677
* Aller sur https://www.credit-cooperatif.coop/Entreprises/Banque-au-quotidien/Coop-access , demander l'export des écritures du compte bancaire pour ouvrir dans un tableur
678
679
* aller https://dolibarr.aquilenet.fr/compta/bank/account.php?account=1, comparer: on peut par exemple prendre chaque écriture de dolibarr depuis la date du dernier rapprochement, et cocher dans le tableur
680
681
> * Attention, les crédits S-MONEY dans coopaccess correspondent à l'écriture "Prélèvements adhérents" dans dolibarr. Si ça ne correspond pas c'est éventuellement normal, cf plus bas.
682
> * Il y a un débit S-MONEY dans coopaccess correspondant aux frais bancaires
683
> * Les autres débits S-MONEY éventuels dans coopaccess correspondent à de rejets de prélèvement, cf ci-dessus
684
685
* Enrichir dolibarr des opérations non cochées.
686
* Vérifier le sens des opérations non rapprochées
687
* Vérifier que la ligne "solde actuel" dolibarr est égale au solde sur coopacces.
688
689
> * Si la somme des crédits S-MONEY dans coopaccess ne correspond pas à l'écriture "Prélèvements adhérents" dans dolibarr, il y a peut-être des prélèvements qui ne sont pas encore passés (parce qu'on est au début du mois seulement). Du coup pour vérifier tout de même les soldes :
690
691
> > * * Dans le tableur soustraire les différents crédits S-MONEY déjà passés sur coopaccess du solde coopaccess (en haut)
692
> > * * Soustraire (calculer avec sa petite calculette) le prélèvement visible dans dolibarr du solde dolibarr.
693
694
> * Si ça ne correspond pas, recommencer.
695
> * Cliquer sur le bouton rapprocher pour accéder à la page de rapprochement.
696
> * rapprocher les opérations en renseignant la date du jour (on ne prend pas la peine d'indiquer le type d'opération),
697
> * * **sauf**
698
> * * Les opérations dolibarr pas encore passées sur coopaccess
699
> * * Dans le cas où la somme des crédits S-MONEY ne correspond pas à l'écriture "Prélèvement adhérents", cette dernière écriture, qu'on pourra vérifier le mois suivant.
700
701
## Frais de fonctionnement (nos factures)
702
703
**Enercoop**
704
705
* S'il y en a une nouvelle, récupérer la facture bimensuelle sur https://espace-client.enercoop.fr/mon-espace/accueil/#bienvenue  
706
707
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Enercoop-<date>-NATLFAC\_xx\_xxxxxxxx.pdf  
708
* Passer le montant en charge d'hébergement (vers fournisseurs divers), intitulé "Facture enercoop NATL\_FACxx-xxxxxx" comme sur la facture  
709
* si une facture Enercoop a été prélevée, passer de fournisseur divers vers le compte credit cooperatif "Prelevement enercoop NATL\_FACxx-xxxxxx" (ller trouver le N° de facture corrrespondant dans le cloud)
710
711
**Cogent**
712
713
* Enregistrer la facture  
714
715
* **Payer** la facture
716
717
**Syntis**
718
719
* N'a pas lieu en ce moment, on n'héberge rien chez lui actuellement.
720
721
* Récupérer la facture pour l'hébergement sur https://client.syntis.net  
722
723
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Syntis-<date>-Fxxxxxx.pdf  
724
* Passer le montant en charge d'hébergement, intitulé "Quart de baie etc." comme sur la facture  
725
* Virer le montant de la facture à Syntis (à la fois sur coopanet et sur dolibarr) en mettant le numéro de facture dans l'intitulé, virer également 0.20€ depuis charge services bancaires "frais prélèvement SEPA"
726
727
**Nom de domaine**
728
729
* En juin ou juillet, renouveller sur https://www.bookmyname.com/ : depuis la page d'accueil, cliquer sur la partie "gérer", puis "Liste de vos noms de domaine", puis cocher tous les domaines aquilenet, puis choisir l'action "Renouveler des noms de domaine", payer, faire les virements correspondant.  
730
731
* Le mois d'après, **récupérer** la facture  
732
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/bookmyname-<date>-xxxxxx.pdf
733
734
## Facturations par Aquilenet
735 1108 pizzacoca
736
**Établir une facture ADSL pour ceux qui en ont besoin !**
737
738 1015 pizzacoca
Un outils a été développé sous django et python 
739 834
https://www.aquilenet.fr/fr/jechange/login/?next=/fr/jechange/
740 1108 pizzacoca
741 1015 pizzacoca
**penser à mettre à jour :**
742
743
> * Le numéro de facture (Nous avons commencé l'année en suivant les exigences du fisc, à savoir une numérotation unique et pas par adhérent)
744
> * La date de facture  
745
> * La date dans la désignation  
746 1070 pizzacoca
> * La date du prélèvement
747
748 1088 pizzacoca
### Facturations mensuelles
749 1070 pizzacoca
750 1137 pizzacoca
```
751 1139 pizzacoca
mémo pour une facturation sans contrat sous dolibarr :
752
Facturer : Rédiger une facture avec un numéro
753
Charger : virer du compte de l'adhérent vers le compte produit/service fourni en mettant une référence (n° de facture) pour s'y retrouver.
754 1137 pizzacoca
```
755 834
756
**Charlotte Lewden** 
757 1131 pizzacoca
* cotisation en octobre
758
759 1137 pizzacoca
760 1131 pizzacoca
**Elidée**
761 1098 pizzacoca
762 1131 pizzacoca
* Contrat dolibarr ~~n°39~~ **heb-Cogent elidee**. Hébergement: 1U + borne GSM 100€/mois ~~**charger**~~
763
* **Facturer** l'hébergement du serveur (100€), plus la cotisation vers décembre.
764 834
765 1131 pizzacoca
**Guix**
766 834
767 1131 pizzacoca
* Contrat dolibarr ~~n°40~~ **heb-vm guix** 75€/mois. ~~**charger**~~ 
768
* **Facturer**. Ajouter la cotisation en novembre
769 1088 pizzacoca
770 834
**L@BX**
771
* Contrat dolibarr ~~n°36~~ **heb-vm labx** 60€/mois chez Pierre Bourdin    
772
~~**charger**: Virer 60€ depuis le compte de Pierre Bourdin vers le comte Produit Hébergement C'est le montant total de 'hébergement du L@BX.~~.     
773
* **Facturer** 30€ au nom du L@BX, Pierre paie l'autre moitié personnellement.
774
775 1131 pizzacoca
**Librairie Permaculturelle** 
776
* cotisation en janvier
777 834
778 1015 pizzacoca
**Rosedor**
779 1085 pizzacoca
* Contrat dolibarr n°38 VM 200€/mois. ~~**Charger**~~ 
780 834
todo : renommer en *heb-vm rosedor1*
781 1060 pizzacoca
* Contrat dolibarr n°47 VM 60€/mois. ~~**Charger**~~
782 1015 pizzacoca
todo : renommer en *heb-vm rosedor2*
783
* **Facturer** l'hébergement du service Rosedor (260€), plus la cotisation en avril.
784
Mail à envoyer à sophie.ouvrard@rosedor.fr (gestion de la téléphonie) et helene.geneste@rosedor.fr (compta)
785 1093 pizzacoca
786 1131 pizzacoca
**saya**
787
* Contrat dolibarr n°37 Hébergement sayanet 288€/mois. ~~(**Charger**) en mettant le numéro de facture pour pouvoir s'y retrouver et le virer du compte client Saya au compte produit hébergement~~     
788
todo : renommer en *heb-cogent sayanet*
789
* Attention à la cotisation en novembre *facturation de cotisation oubliée en 2018, à rattraper*
790
* **Facturer** (établir une facture pour l'hébergement) et l'envoyer à fatiha.sabri@h20-16.fr
791
* Ils nous virent le paiement.  Mettre aussi le numéro de facture indiqué par saya et visible dans coopaccess, pour savoir ce qu'ils ont payé.
792 1064 pizzacoca
793 834
**Utopia**
794 1015 pizzacoca
* (Utopia (cotisation en août), envoyer à bordeaux@cinemas-utopia.org et à Patrick Troudet \> besoin facture mensuelle
795 1131 pizzacoca
796
**Yaal**
797
* Contrat dolibarr ~~n°43~~ **heb-cogent yaal1** Hébergement 1U 240€ /mois    
798 1137 pizzacoca
* Contrat dolibarr ~~n°46~~ **bgp-cogent yaal** 60€ /mois
799 834
800 1095 pizzacoca
### Facturations annuelles 
801 1015 pizzacoca
802 1141 pizzacoca
**Mars**
803
804
> **La Clé des Ondes** Facture pour leur adhésion annuelle. 
805 1096 pizzacoca
806 834
**Avril**
807 1022 pizzacoca
808 834
> **C-P Prod** **facturer** contrat Dolibarr ~~n°35~~ **heb-vm cpprod-dev**, soit 1 an de VM à 20€/mois, donc 240€ (attention, contrat dolibarr démarré en cours d'année, il faudra sans doute **charger** une partie de l'année.
809 1022 pizzacoca
810 1015 pizzacoca
**Mai** 
811 1022 pizzacoca
812 834
**Aout**
813 1130 pizzacoca
814 1095 pizzacoca
> ~~**Librairie Permaculturelle** échéancier au nom de "Association Ressources-permaculture" avec cotisation en janvier~~ passage à factures mensuelles
815 1022 pizzacoca
816 1015 pizzacoca
**Octobre**
817 1022 pizzacoca
818 1015 pizzacoca
> **CoopAlpha / Mukt**  
819 1082 pizzacoca
> * contrat ~~n°31~~ **heb-mezza bonjour Mukt** à 20€/mois **facturer** 1 an soit 240€
820 1091 pizzacoca
>  Ils paient par virement
821 1083 pizzacoca
822 1082 pizzacoca
 **Novembre** 
823 1083 pizzacoca
824
> **Yaal** **facturer** :
825 1094 pizzacoca
> * contrat ~~n°383~~ **Disk-local yaal** 20€ de VM annuelle 
826 1082 pizzacoca
> * 100€ de cotisation   
827 1015 pizzacoca
828 1022 pizzacoca
829 1015 pizzacoca
> **C-P Prod** **facturer**
830 1022 pizzacoca
> * Contrat Dolibarr ~~n°48~~ **heb-vm cpprod** , soit 1 an de VM à 30€/mois, donc 360€, attention, contrat dolibarr démarré en cours d'année, il faudra sans doute **charger** une partie de l'année.
831 834
> * La cotisation. 
832 1096 pizzacoca
833 1108 pizzacoca
**Décembre**
834 1015 pizzacoca
835
> **Nothing to Hide** **facturer** et **charger** 1 an de préfixe IPv4 à 128€ et 1 an de transit à 240€, et une cotisation de 20€.
836
> **Loïc Prud'homme** envoyer à contact@loicprudhomme.fr - loic.prudhomme@assemblee-nationale.fr  & Tiphaine.Maurin@clb-an.fr -, la cotisation n'est pas à facturer donc 480€
837
> **Attitudes et Marques** Envoyer facture correspondant à l'échéancier annuel envoyé en début d'année.
838
839 1037 youpi
## Lignes ADSL
840 834
841 1053 youpi
* **Récupérer** les dernières factures sur https://vador.fdn.fr/adherents (Informations Administratives / Prélèvements), L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/FDN-<date>-xxxxxx.pdf  
842 1034 youpi
843 1041 youpi
* Si ça n'a pas déjà été fait pendant le rapprochement, virer le montant correspondant de FDN au crédit coopératif  
844 834
* Vérifier que la balance du compte de fournisseur FDN retombe à 0 après leur dernière facture, sauf exceptions:
845 1041 youpi
846 1015 pizzacoca
* fin décembre (donc décembre inclus):
847
848
** rien
849
850
* donc au total +0€ -> OK
851
852
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php
853
854
* S'assurer que les lignes nouvelles ont bien leur date de début correct (voir sur https://vador.fdn.fr/adherents) et que le montant du premier prélèvement est correct sur collect.online  
855
856
* Cliquer sur les boutons charge (sauf pour les anciennes lignes et les lignes actuellement en construction, pour lesquelles il faut regarder le détail de ce qu'il y a à faire)
857
858
* cela va:
859
860
> * Virer la souscription adhérent.e depuis le compte de la ligne vers le produit Lignes ADSL (Abonnement ligne xxx mois année)  
861
> * Virer la souscription adhérent.e depuis l'adhérent.e possédant la ligne vers le compte de la ligne.  
862
> * Virer la souscription FDN depuis la charge Lignes ADSL vers le compte de la ligne  
863
> * Virer la souscription FDN depuis le compte de la ligne vers le fournisseur FDN
864 1123 youpi
865
Note: on prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) l'abonnement pour le mois M-1.
866 1015 pizzacoca
867
### Contrats
868
869 1142 youpi
TODO: tester dolibarr 10
870
871 1015 pizzacoca
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/contrats.php  
872
* Cliquer sur les boutons charge des contrats où l'échéance est passée (elle est écrite en rouge). Cela va virer la souscription depuis le compte de l'adhérent.e vers le compte de produit correspondant.
873 1123 youpi
874
Note: 
875
876 1127 youpi
- Pour les VPN (on compte au prorata du mois utilisé), on prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) l'abonnement pour le mois M-1.
877 1123 youpi
- Pour les VM et hébergement (on compte par mois entier), on prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) l'abonnement pour le mois M.
878 1015 pizzacoca
879
### Adhésions
880
881 1142 youpi
TODO: tester dolibarr 10
882
883 1015 pizzacoca
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/cotisations.php
884
* pour chaque adhérent.e apparaissant dans la liste (qui sont ceux avec cotisation en retard):
885
886
* S'il y a un RIB, on va prélever nous-même, donc cliquer sur le bouton charge, ce qui
887
888
> * Vire la cotisation annuelle ou mensuelle depuis l'adhérent.e vers le produit Cotisations.  
889
> * Ajoute la cotisation dans l'adhérent.e.
890
891
* S'il n'y a pas de RIB, on ne sait pas s'il y a lieu d'établir une cotisation, donc cliquer sur le bouton Rappel pour envoyer un mail à l'adhérent.e. Attention: si l'adresse e-mail est en @aquilenet.fr, il faut vérifier si l'adhérent.e relève bien ses mails, et sinon, lui envoyer un courrier papier.  
892
893 1123 youpi
* Résilier les retardataires répétés.
894
895 1066 youpi
Note: On prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) les adhésions dont l'anniversaire est tombé pendant le mois M.
896 1015 pizzacoca
897
### Prélèvements & **injection dans dolibarr**
898
899 1142 youpi
TODO: tester dolibarr 10
900
901 1015 pizzacoca
* Aller sur collect.online  
902 834
* Dans Echéances, faire sortir les échéances **du 10 du mois courant au 10 du mois suivant** (i.e. les prochaines échéances qui vont être prélevées, qu'on n'a pas encore injectées), cliquer sur Exporter . Attendre quelques secondes, le fichier devrait apparaitre dans la liste obtenue avec "Vos demandes d'export". Attention à bien prendre le bon fichier :) a priori le plus récent est en haut.
903 1015 pizzacoca
* Tester le résultat des prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/test_prelevements.php  
904 834
* Vérifier que ça retombe bien à zéro sinon identifier les raisons
905
906
> * C'est un prélèvements dans collect.online à corriger (le corriger)
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> * Une erreur existe dans dolibarr (montant d'abonnement, cotisation, sens de paiement ...)
908 1015 pizzacoca
> * Situation temporaire (avance ou retard de paiement), dans ce cas documenter dans le champ commentaires de la fiche de compte dolibarr, en précisant la date de régulation prévue. Faire éventuellement un mail à l'adhérent si une action de sa part est requise.
909 1054 youpi
910 1015 pizzacoca
* **Refaire** un nouvel export, le re-télécharger et refaire le test d'import.
911 1054 youpi
* Injecter vraiment les prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/import_prelevements.php  
912 834
* Vérifier dans l'ensemble des comptes que les adhérent.e.s sont bien retombés à 0. Quand ce n'est pas le cas, modifier le champ Commentaire du compte bancaire correspondant pour noter pourquoi.
913 1055 youpi
914 1054 youpi
**Vérification**
915 1142 youpi
916
TODO: tester dolibarr 10
917 834
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> * Vérifier les balances des comptes d'adhérent.e.s, de fournisseurs, et de clients.
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> * Encaisser (les envoyer par courrier & ajouter dolibarr) les chèques qui restent en mettant le numéro de remise dans le virement
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> * Lancer les rappels de prélèvements depuis https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/rappel_prelevements.php (ça prend du temps car le script met à jour les clés gpg)
921
> * En janvier, faire la compta annuelle