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Compta » Historique » Version 1144

youpi, 13/10/2019 23:41

1 877 youpi
# Compta
2 834
3 877 youpi
## Liens rapides dans cette page
4 834
5 878 youpi
  - [Facture fournisseur](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Facture)  
6 1013 pizzacoca
  - [Compta mensuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Compta-mensuelle)  
7 1014 pizzacoca
  - [Compta annuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Compta-annuelle)  
8 878 youpi
  - [Nouvel.le adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-adh%C3%A9rente)  
9
  - [Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-cl%C3%A9-PGP-dune-adh%C3%A9rente)  
10
  - [Nouveau mandat](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-mandat)  
11
  - [Nouvelle ligne ADSL](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-ligne-ADSL)  
12
  - [Migration Ligne ADSL à Liazo](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Migration-ligne-ADSL-%C3%A0-Liazo)  
13 1134 youpi
  - [Déménagement ligne ADSL / Augmentation de débit](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#D%C3%A9m%C3%A9nagement-ligne-ADSL-augmentation-de-d%C3%A9bit)
14 878 youpi
  - [Réception de cotisation](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9ception-de-cotisation)  
15
  - [Encaisser un chèque](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Encaisser-un-ch%C3%A8que)  
16
  - [Résilier une ligne ADSL](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-une-ligne-ADSL)  
17
  - [Nouveau VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-VPN)  
18
  - [Ajouter une IP fixe à un VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-une-autre-IP-fixe-%C3%A0-un-VPN)  
19
  - [Résilier un VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-VPN)  
20
  - [Résilier un adhérent](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-adh%C3%A9rent)  
21
  - [Ajouter de l'espace disque cloud](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-de-lespace-disque-owncloud)  
22
  - [Ajouter du disque local pour une VM](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-local-pour-une-VM)  
23
  - [Ajouter du disque NFS pour une VM](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-NFS-pour-une-VM)  
24
  - [Supprimer du disque](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Supprimer-du-disque-cloud-local-ou-NFS)  
25 880 youpi
  - [Renommer quelqu'un](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Renommer-quelquun)
26 878 youpi
27 834
## autres liens
28
29 879 youpi
  - [TODO list mensuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Todolist_mensuelle)  
30
  - [[compta\_boiteaidées|TODO list un jour]]  
31
  - [La compta publique](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php)  
32
  - [La preuve par neuf de la compta](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/check.php)  
33
  - [La liste des pages dolibarr aux petits ognons pour nous](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet)  
34
  - [La compta adhérent](https://adherents.aquilenet.fr/compta.php)  
35
  - [le cloud](https://cloud.aquilenet.fr/index.php/apps/files/?dir=/Shared/Aquilenet-administration/Compta/adhesions)  
36
  - [coopanet](http://www.coopanet.coop) , Code utilisateur E145498P  
37
  - [collect online](http://collect.online)  
38 834
  - [[dolibarr]]  
39 879 youpi
  - Il y a aussi un [bac à sable dolibarr](https://dolibarr2.aquilenet.fr/)
40 941 pizzacoca
  - [[appli_generation_factures|Application django de génération des factures]]
41 951 youpi
  - les infos publiques envoyées à db.ffdn.org: (http://dolibarr.aquilenet.fr/isp.json)
42 952 youpi
  - les autres infos: (http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/infosplus.php)
43 877 youpi
44 993 pizzacoca
45 1143 youpi
## TODO dolibarr 10
46
47 1144 youpi
adsl.php: tester change_start
48
49
compta-asso.php: tester
50
51
infos.php: tester
52
53
infosplus.php: tester
54
55
nbadherents.php: tester
56
57 1143 youpi
Tester infos sur l'espace adhérent
58 992 pizzacoca
59 834
## Doc
60 877 youpi
61
**Tout se passe sur dolibarr**
62 834
63 949 youpi
juste pour info, [Installation d'un nouveau dolibarr](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Installation_dolibarr) , et la liste des dépôts où on stocke nos scripts (référencée aussi sur https://www.ffdn.org/wiki/doku.php?id=formations:compta#travaux_de_la_fede)
64 950 youpi
    * http://git.aquilenet.fr/tools.git             scripts web pour générer des formulaires d'inscription , installé sur gaia:/srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin
65
    * http://git.aquilenet.fr/tools-dolibarr.git    scripts dolibarr pour valider une inscription et les scripts de compta , installé sur hera:/usr/share/dolibarr/scripts/aquilenet
66
    * http://git.aquilenet.fr/htdocs-dolibarr.git   pour gérer les lignes ADSL de manière sympa dans Dolibarr , installé sur hera:/usr/share/dolibarr/htdocs/aquilenet
67
    * http://git.aquilenet.fr/adherents.git         pour l'espace adhérents, en dolibarr aussi, installé sur hera:/srv/adherents
68 834
69
Les mails sont envoyés à tresorier@aquilenet.fr qui est un alias pour la liste tresorier@listes.aquilenet.fr qu'on peut gérer sur https://listes.aquilenet.fr/sympa/admin/tresorier
70 877 youpi
71
Ancien svn, n'est plus utilisé désormais  
72 834
svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/factures-fournisseurs  
73
svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/adhesions
74
75
Il est sans doute utile d'aller consulter d'abord la doc de FDN: https://wiki-adh.fdn.fr/wiki/documentation:notions_de_comptabilite pour comprendre les principes des comptes comptables. Il y a aussi eu un exposé à l'AG 2015 de la FFDN: http://www.aquilenet.fr/docs/compta.pdf
76
77
Voici ci-dessous le plan comptable. Quand on ajoute ou modifie une entrée, il faut penser à mettre à jour (TODO: factoriser dans aquilenet.lib.php):
78 877 youpi
79 834
* le numéro de Réf. du compte en question bien sûr  
80 877 youpi
81
* dans compte\_adherent() dans aquilenet.lib.php  
82
* dans soldes\_accounts(), et tout en bas, dans compta-asso.php  
83
* dans aquilenet.lib.php  
84 834
* dans dolibarr.php
85 877 youpi
86 834
* 05... : Compte de la ligne ADSL 05... Ne fait pas vraiment partie du plan comptable, on ne fait que faire passer les virements par ce compte pour y rassembler tout ce qui concerne une ligne ADSL donnée.  
87 877 youpi
88
* 12000000 : Compte de bilan  
89
* 1200xxxx : Compte d'exercice de l'année xxxx  
90
* 40100001 : Fournisseur Online.net  
91
* 40100002 : Fournisseur Bookmyname  
92
* 40100003 : Fournisseur divers  
93
* 40100004 : Fournisseur FDN  
94
* 40100005 : Fournisseur Syntis  
95
* 40100006 : Fournisseur Kazar  
96
* 40100007 : Fournisseur Cogent  
97
* 40100008 : Fournisseur Anteor  
98
* 40100009 : Fournisseur Orange  
99
* 40100010 : Fournisseur RIPE  
100
* 40100011 : Fournisseur OVH  
101
* 41100xyz : Compte de l'adhérent.e xyz  
102
* 41101000 : Donateur divers  
103
* 41101001 : Clients divers  
104
* 41102xyz : Compte du client xyz  
105
* 51120000 : Remise de chèque  
106
* 51190000 : Prélèvements  
107
* 51200001 : Crédit coopératif  
108
* 53140000 : Caisse  
109
* 60000000 : Charge Lignes ADSL  
110
* 60400001 : Charge dedibox  
111
* 60400002 : Charge nom de domaine  
112
* 60400003 : Charge hébergement  
113
* 60400004 : Charge IP  
114
* 60400005 : Charge transit  
115
* 60630000 : Charge matériel petit équipement  
116
* 21830000 : Charge matériel informatique  
117
* 60700000 : Charge marchandise goodies  
118
* 60700001 : Charge marchandise briques  
119
* 61100000 : Charge installation  
120
* 61600000 : Charge assurance  
121
* 62310000 : Charge annonces et insertions  
122
* 62360000 : Charge stickers  
123
* 62610000 : Charge timbres et frais postaux  
124
* 62620000 : Charge livraison  
125
* 62700000 : Charge service bancaire  
126
* 62800000 : Charge Diverses  
127
* 63500000 : Charge taxe achat étranger  
128
* 70400000 : Produit installation  
129
* 70600000 : Produit lignes ADSL  
130
* 70600001 : Produit VPN  
131
* 70700000 : Produit marchandise goodies  
132
* 70700001 : Produit marchandise briques  
133
* 70830000 : Produit hébergement  
134
* 70830001 : Produit transit  
135
* 70830002 : Produit stockage  
136
* 70830003 : Produit IP  
137
* 74000000 : Produit cotisations  
138
* 76000000 : Produit parts CC  
139 834
* 77000000 : Produit Dons
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141 1002 pizzacoca
**En résumé**
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143 834
  - Pour les comptes en banque et tiers (adhérent.e.s, fournisseurs), c'est négatif quand on leur a donné de l'avance de sous, et c'est positif quand on leur en doit (i.e. on est du côté "banquier" \!) Ainsi:
144 877 youpi
145 834
* C'est donc normal que les comptes en banque soient négatif, au contraire: c'est la banque qui nous doit des sous :) C'est exactement l'opposé de ce qui apparaît dans le compte chez la banque.  
146 877 youpi
147
* Si un.e adhérent.e est strictement négatif, il nous doit des sous, il faut lui prélever.  
148
* Si un.e adhérent.e est strictement positif, c'est qu'il a payé des trucs pour l'asso. Soit on lui rembourse, soit on ne lui prélève pas quelques mois.  
149
* Si un fournisseur est strictement positif, c'est qu'on lui doit des sous, il reste une facture impayée.  
150 872 pizzacoca
* Si un fournisseur est strictement négatif, c'est qu'on lui a donné trop de sous \! Il faut régulariser.
151 877 youpi
152
  - Pour les comptes de charge et de produit, c'est plus habituel:
153
154
* Une charge, c'est des sous en moins qui vont alimenter un fournisseur  
155
156
* Un produit, c'est des sous en plus qui viennent d'adhérent.e.s.
157
158
  - Pour les comptes en banque, on doit faire le "rapprochement" avec le relevé de compte. **Attention**, rapprocher rend l'écriture inchangeable. Il ne faut donc rapprocher qu'avec le relevé de compte confirmant l'opération sous les yeux.
159 834
160
Par exemple, voici pour un don et pour un paiement de facture:
161 877 youpi
162 1003 pizzacoca
**Don**
163 834
164
Par un.e adhérent.e
165 877 youpi
166
  - On vire le montant depuis son compte vers le compte produit don.Il nous doit donc maintenant des sous.
167
  - Le virement ou prélèvement est ordonné, on vire le montant depuis le
168
  - compte bancaire vers le compte de l'adhérent.e. Il ne nous doit plus de sous.
169 834
  - Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
170 877 youpi
171 864 pizzacoca
Si c'est une personne qu'on ne reverra pas souvent, on peut utiliser le  
172 834
compte "Donateur divers" à la place du compte d'un compte d'adhérent.e.
173 877 youpi
174 1004 pizzacoca
**Facture de fournisseur**
175 864 pizzacoca
176 834
Un fournisseur nous envoie une facture pour un service
177 877 youpi
178 989 pizzacoca
* On vire chaque élément de la facture depuis le compte de charge correspondant vers le compte de fournisseur. On lui doit donc des sous
179
180
* Lorsque l'on paie la facture, on vire le montant depuis le compte fournisseur vers le compte bancaire. On ne lui doit plus de sous.
181
182
* Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
183
184
* Lors d'un virement fait à un fournisseur on indique le numéro de facture (numéro invoice pour cogent par exemple)correspondant dans les trois champs 
185
186
> * motif du virement
187
> * Référence de l'opération
188
> * Référence de bout en bout
189
190
* Contacts Facturation Cogent : N° +33 (0) 1 49 03 18 00 billingeu@cogentco.com
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192 834
## Nouvel.le adhérent.e
193
194 870 pizzacoca
Sur réception d'une demande d'adhésion
195 877 youpi
196 1142 youpi
TODO: tester dolibarr 10
197
198 877 youpi
  - Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.
199
  - Corriger éventuellement des typos ou ajouts à la main sur le formulaire (majuscules, type d'adherent, numero de tel, adresse mail)
200
  - Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvel_adherent.php, cela crée l'adhérent.e dans dolibarr, et du coup aussi dans LDAP, et donc une adresse mail etc., ainsi qu'un compte de compta tiers pour lui, ça l'inscrit à asso@listes.aquilenet.fr, et ça lui maile une bienvenue
201 1109 pizzacoca
202
>  - S'il y a une commande de VPN, ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
203 834
  - * Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main: aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe. Utiliser `mkpasswd -m sha-512` pour le crypter, et alors la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."
204 1109 pizzacoca
205
>  -  * Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
206
207 877 youpi
  - Dans les comptes, virer depuis son compte d'adhérent.e vers le "produit cotisations" le droit d'entrée ou la cotisation, titre "Cotisation Machin Truc 2011"
208
  - Dans sa fiche dolibarr adhérent.e, ajouter l'adhésion dans l'onglet adhésions
209 973 youpi
  - puis, selon le mode de règlement, avec la date du jour:
210 877 youpi
211 973 youpi
* Si c'est un chèque, virer depuis le compte de remises vers son compte
212 877 youpi
213
* Si c'est en liquide, virer depuis la caisse vers son compte  
214
* Si c'est un virement, virer depuis le compte bancaire vers son compte (et rapprocher plus tard)  
215 834
* Si c'est un prélèvement, voir ci-dessous.
216 877 youpi
217 870 pizzacoca
  - Si l'adresse e-mail n'a pas été précisée, envoyer une lettre de bienvenue papier. Voir le courrier type dans le cloud dans adhesions
218 877 youpi
219 834
  - S'il y a un mandat
220 877 youpi
221 834
* Archiver le mandat original.  
222 877 youpi
223 1111 pizzacoca
* Aller sur http://www.collect.online/ Ajouter l'adhérent.e dans la partie prélèvement, On utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
224 877 youpi
225 1106 youpi
* Si c'est juste une adhésion ou un abonnement VPN, faire un prélèvement régulier annuel ou mensuel (note: on commence à prélever le vpn à la fin du mois suivant le premier mois de service vpn)
226 877 youpi
227 834
* Si c'est un abonnement ADSL, on crée l'échéancier plus tard, une fois la ligne effectivement construite.
228 877 youpi
229 834
  - S'il y a une souscription à une ligne ADSL
230 877 youpi
231 834
* Toute la compta est faite automatiquement par le script, il y a juste à archiver la demande dans le cloud  
232 877 youpi
233
* [Vérifier l'éligibilité de la ligne](https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi) et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total  
234
* Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter *toutes* les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.  
235 1132 youpi
* Envoyer un aimable mail de confirmation à services at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr avec support at aquilenet.fr en copie, pour permettre d'identifier la ligne ne pas oublier de préciser qu'il vient d'"aquilenet", donner le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent.
236 877 youpi
237 1126 youpi
* Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP, noter IPv4, préfixe IPv6, login et mot de passe (lisibles aussi sur https://vador.fdn.fr/adherents) dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne, et forwarder le mail à l'abonné en corrigeant un peu.  
238 877 youpi
239 834
* Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
240 877 youpi
241 834
* Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence  
242 877 youpi
243
* Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone  
244 834
* Quand l'ouverture de ligne est effective,
245 877 youpi
246 885 youpi
* * forwarder le mail à l'abonné  
247
* * aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,  
248
* * créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec un premier prélèvement manuel correspondant aux FAS + mois partiel, et le prélèvement automatique mensuel.  
249
* * Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:
250 877 youpi
251 834
* La référence et le libellé du compte de compta  
252 877 youpi
253 834
* Dans la Note de l'adhérent.e
254 877 youpi
255 834
  - S'il y a une commande de VPN,
256 877 youpi
257 1039 youpi
* Vérifier le tarif du contrat vpn sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php
258
259 834
* Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
260 877 youpi
261
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0  
262
ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1  
263 834
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
264 877 youpi
265 852 youpi
où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers).
266 877 youpi
267 834
  - Archiver le tout: scanner tous les documents, ajouter au cloud, dans adhesions
268 877 youpi
269 1104 youpi
  - FIXME: broken, Sur l'atelier, ajouter l'adhérent.e en tant que participant au projet aquilenet.
270 877 youpi
271
## Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e
272
273 907 youpi
  - Sur hera, lancer la récupération de la clé à partir du fingerprint:
274 877 youpi
275 944 youpi
sudo -u www-data gpg --keyserver pgp.mit.edu --homedir /srv/adherents/.gnupg/ --recv-key XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
276 877 youpi
277 907 youpi
  - Retrouver l'adhérent dans Dolibarr, suivre le "lien tiers Dolibarr", aller dans la fiche, la modifier, découper le fingerprint complet de la clé GPG en 4 paquets de 10 chiffres hexa, les mettre dans les cases Id professionnel 1 à 4.
278 877 youpi
279
## Nouveau mandat
280 837 youpi
281 834
Sur mandat arrivé après la demande d'adhésion ou mise à jour,
282 877 youpi
283 834
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , pour pouvoir faire un copier/coller des numéros iban et bic  
284 877 youpi
285 1142 youpi
TODO: tester dolibarr 10
286
287 877 youpi
* Copier/coller dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouveau_mandat.php  
288
* Archiver le mandat.  
289
* Si c'est juste un changement de compte, dans collect.online, modifier juste dans le débiteur le numéro de compte.  
290
* Si c'est un nouveau service pour un débiteur existant, avec le même compte, dans collect.online, ajouter l'échéancier.  
291 834
* Si c'est un nouveau débiteur, ajouter l'adhérent.e dans collect.online, on utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
292 877 youpi
293
## Nouvelle ligne ADSL
294 834
295 1116 pizzacoca
> Penser à s'inscrire à la mailing list support@aquilenet.fr pour le suivi de l'ouverture.
296
297 1113 pizzacoca
**Souscription**  
298 1114 pizzacoca
> Sur souscription de ligne ADSL pour une adhésion existante.
299 877 youpi
300 1121 pizzacoca
**TODO** Décrire la procédure dans le cas d'un numéro VOISIN.
301 1120 pizzacoca
302 834
* [Vérifier l'éligibilité de la ligne](https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi) et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total, cela permet notamment de savoir si c'est un numéro actif ou inactif.  
303 877 youpi
304 1142 youpi
TODO: tester dolibarr 10
305
306 877 youpi
* Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter *toutes* les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.  
307 1132 youpi
* Envoyer un mail de confirmation à services at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr avec comme informations dans le corps "aquilenet", le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent. Ce n'est pas un traitement automatique, rédiger le mail correctement.  
308 877 youpi
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.  
309 1112 pizzacoca
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste adsl@, et ajoute l'éventuel mandat  
310
* Ajouter, s'il.elle n'y est pas déjà, l'adhérent dans collect.online, la référence d'adhérent est lisible en allant cherche l'adhérent dans la partie adhérents de dolibarr.  
311 834
* Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
312
313 1113 pizzacoca
**Confirmation**
314
> Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP :
315 834
316 1117 pizzacoca
* Dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne noter :
317
  * IPv4
318
  * préfixe IPv6
319
  * login 
320 1126 youpi
  * mot de passe (lisibles aussi sur https://vador.fdn.fr/adherents) 
321 1117 pizzacoca
322
* Forwarder le mail à l'abonné (en écrivant en tant que support@aquilenet.fr) en corrigeant un peu.    
323 834
324 1113 pizzacoca
**Changement**
325
> Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
326 834
327 1113 pizzacoca
* Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence  
328 877 youpi
* Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone  
329
330 1113 pizzacoca
**Ouverture effective**
331
> Quand l'ouverture de ligne est effective
332
333
* forwarder le mail à l'abonné  
334
* aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,  
335
* créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant. Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour inclure les FAS + mois partiel.  
336
* modifier l'échéancier pour ajouter la cotisation annuelle s'il n'y en a pas déjà  
337
* Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:  
338
* La référence et le libellé du compte de compta  
339
* Dans le champ note de l'adhérent
340 840 youpi
341 834
Oui, c'est cracra de mettre le montant, il faudrait faire un lookup dans la base des tarifs (TODO). Pour l'instant c'est plus simple ainsi.
342
343
## Migration ligne ADSL à Liazo
344
345 877 youpi
Lorsqu'un adhérent demande à migrer sa ligne vers Liazo.
346 849 blagoi.iakov
347 877 youpi
La migration sera effective au début du bimestre suivant seulement (si on commande avant le 15 du deuxième mois du bimestre en cours, sinon c'est encore après).
348
349
* Dans l'espace adhérent chez FDN, retrouver la ligne, et cliquer sur "Changer le débit ou l'option"  
350
351 834
* Choisir l'option voulue: dégroupage total ou non.  
352 877 youpi
* Renommer le compte de compta de la ligne en "Reconstr Ligne 0123456789".  
353 834
* Corriger son option, du genre 80MLiazoOrange (pas de dégroupage) ou 80MLiazoOrangeNu (dégroupage total).  
354 877 youpi
* On reçoit régulièrement des mails pour la progression de la construction.
355
356 834
* Quand on reçoit le mail parlant du changement de login, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans le champ Commentaire de la ligne.  
357 877 youpi
358 834
* Si on reçoit un mail parlant du changement de numéro de téléphone, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans la ligne (à la fois la référence et le nom du compte) et dans la note de l'abonné  
359 877 youpi
* Une fois la construction faite, facturer les frais de migration à la fin du mois suivant.Modifier l'échéancier (l'adhérent.e sera prévenu par un script après avoir réalisé l'injection)
360 886 youpi
361 877 youpi
* Avant de faire la première facturation au nouveau tarif:
362 886 youpi
363 877 youpi
* * corriger les tarifs client/fournisseur  
364 886 youpi
365 877 youpi
* * Si c'est un dégroupage total, mettre à jour le numéro de la ligne
366 886 youpi
367 877 youpi
* * * Dans la référence et le libellé du compte de compta  
368 886 youpi
369 877 youpi
* * * Dans la Note de l'adhérent.e
370 886 youpi
371 877 youpi
* * Renommer le compte de compta en "Ligne 0123456789"  
372
373
* * corriger le montant de prélèvement sur collect.online
374
375 1133 youpi
## Déménagement ligne ADSL / augmentation de débit
376
377
Pour le déménagement d'une ligne ADSL, cela peut éventuellement intéresser l'abonné.e d'avoir une période de recouvrement, auquel cas on peut simplement lui faire ouvrir une nouvelle ligne puis fermer l'ancienne quand elle/il n'en a plus besoin. Mais cela veut aussi dire que le dernier mois (voire les deux derniers quand ça ne tombe pas à la fin d'un bimestre pour les lignes Nerim) de l'ancienne ligne est facturé entièrement.
378
379
On peut donc préférer demander un déménagement, c'est-à-dire reconstruire la ligne ailleurs.
380
381
C'est en fait la même procédure pour augmenter le débit: c'est une reconstruction de la ligne.
382
383
Dans tous les cas la reconstruction sera facturée.
384
385
Il faut en faire la demande à services at fdn dot fr en précisant le numéro de ligne et le nom de l'abonné.e, éventuellement la nouvelle adresse, et le nouveau débit (vérifier ce qui est possible avec le test d'éligibilité).
386
387
Une fois la reconstruction confirmée, facturer les frais TTC: charge ADSL -> ligne, ligne -> FDN, et adhérent -> ligne, ligne -> produit ADSL.
388
389 877 youpi
## Réception de cotisation
390
391
  - Dans le module adhérents
392
393
* retrouver l'adhérent.e dans la liste,  
394
395
* aller dans l'onglet adhésions/cotisations  
396
* ajouter l'adhésion: mettre comme fin un jour avant l'anniversaire suivant.
397
398
  - Répercuter l'adhésion dans la compta en virant depuis l'adhérent.e vers le produit cotisation
399 834
  - Encaisser le montant (chèque: voir ci-dessous, liquide: passer sur le compte d'un trésorier qui se fait prélever et qui encaissera le liquide)
400
401 877 youpi
## Encaisser un chèque
402
403
Pour éviter d'en envoyer tous les 36s du mois, plutôt que virer directement depuis le compte bancaire, on vire temporairement depuis un compte "Remises de chèques".
404 974 youpi
405 972 youpi
  - Vérifier l'ordre du chèque.
406 834
  - Signer le chèque au dos
407 877 youpi
  - Virer depuis le compte "Remises de chèques" vers le compte de l'adhérent.e, avec la date du jour. Ainsi on sait que l'adhérent.e a payé, mais il nous reste des chèques à encaisser, stockés sur une étagère.
408 1140 youpi
  - Lors du dépôt d'une remise des chèques qui se sont entassés, virer le montant total de la remise de chèques depuis le compte bancaire vers le compte de remises de chèque, avec le numéro de remise pour rapprocher facilement, et la date de la remise de chèques. Envoyer par courier à Agence de Bordeaux Meriadeck, Immeuble le Prisme, Rue Marguerite Crauste, 33074 BORDEAUX CEDEX
409 877 youpi
  - Quand confirmé, rapprocher.
410
411
## Résilier une ligne ADSL
412
413
  - Charger sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/adsl.php les derniers mois complets
414 887 youpi
  - Renommer le compte de compta de la ligne en "Résiliation Ligne xxxx"
415 1132 youpi
  - La facturation chez Nerim est bimensuelle, donc il faut faire remonter la demande au services at fdn dot fr avant le 15 du deuxième mois du bimestre, pour éviter de payer un autre bimestre pour l'ADSL. Il vaut mieux faire remonter le plus tôt possible pour éviter de payer la partie transit de FDN.
416
  - mailer donc services arobase fdn point fr en donnant simplement le numéro de ligne et le nom de l'adhérent.e pour vérification, avec la date de résiliation souhaitée.
417 928 youpi
  - Lorsque la compta FDN est faite pour le dernier mois (qui comporte éventuellement une partie abonnée et une partie relicat facturée à prix coûtant), faire la compta pour la ligne à la main (TODO: automatiser):
418 940 pizzacoca
419
*****
420 930 youpi
421 936 youpi
### Facture mois plein
422 834
423 940 pizzacoca
* Pour les mois avant le mois où la résiliation est effective (donc les mois où le service a été permanent)
424
* * Utiliser le lien "charge" pour charger ces mois entiers. Il faut enlever temporairement le mot "Résiliation " pour que le script accepte de faire la charge automatiquement.
425 930 youpi
426 927 youpi
### Facture du mois de résiliation
427
428
* Pour le mois pendant lequel la résiliation a lieu (donc le mois où le service est donc partiel)
429
* * On ne veut prendre de marge que sur la période où il y a effectivement eu un service. Il faut donc compter combien cela fait:
430 940 pizzacoca
* * * notre marge: (tarif Aquilenet - tarif FDN) \* prorata du mois abonné)
431
* * Et y ajouter ce que FDN nous a fait payer
432 927 youpi
* * Facturer cela
433 930 youpi
434 927 youpi
### Facture des mois post résiliation
435 928 youpi
436 929 youpi
* Pour les mois après le mois où la résiliation a été effective (donc le mois où il n'y a aucun service)
437 927 youpi
* * Facturer juste ce que FDN nous a fait payer
438
439
*****
440
441
* Pour facturer:
442 931 youpi
* * Virer ce montant de la ligne ADSL vers le produit ADSL  
443 877 youpi
* * Virer ce montant de l'adhérent.e vers la ligne ADSL  
444 933 youpi
* * Virer le montant FDN de la charge ADSL vers la ligne ADSL  
445 877 youpi
* * Virer le montant FDN de la ligne ADSL vers le fournisseur FDN.  
446 1107 youpi
* Établir le prélèvement des derniers mois à la main sur collect.online.  
447 946 youpi
* S'il n'a plus d'abonnement, supprimer le numéro de compte dans la fiche tiers de l'adhérent  
448 947 youpi
* Renommer le libellé du compte de la ligne en "Ancienne Ligne xxxx"  
449 877 youpi
* Ajouter à la fin de la Ref. du compte de compta de la ligne ".0" (ou plus), et mettre à jour la référence dans la Note de l'adhérent.e (c'est pour le cas où un autre adhérent reprendrait cette même ligne, pour que ça soit vraiment un autre abonnement).
450
* Une fois la dernière échéance passée, désactiver l'échéancier chez collect.online : modifier l'échéancier pour bloquer tous les mois (vraiment le modifier, pas juste bloquer des échéances précises 
451 834
* S'il n'a plus d'abonnement, désabonner de la liste adsl@
452
453 877 youpi
## Nouveau VPN
454
455 834
Sur souscription de VPN pour un.e adhérent.e existant.
456
457 942 youpi
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.  
458 1097 pizzacoca
459 1142 youpi
TODO: tester dolibarr 10
460
461 1097 pizzacoca
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste vpn`, et ajoute l'éventuel mandat: TODO: vérifier que le numéro de compte se retrouve bien enregistré, dans le tiers correspondant à l'adhérent.e, dans sa fiche.
462
  * ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
463
  * Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main :
464
465 1105 pizzacoca
> Retrouver le mot de passe dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe.
466
467 1097 pizzacoca
> ~~~
468
 # On crypte le mot de passe :
469
 mkpasswd -m SHA-512 mot-de-passe 
470 942 youpi
> ~~~
471 877 youpi
472 1040 youpi
la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."  
473 877 youpi
  * Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
474
475
* Vérifier le tarif du contrat sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php
476 834
* Ajouter, s'il n'y est pas déjà, l'adhérent.e dans collect.online, la référence d'adhérent.e est lisible en allant cherche l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.  
477 1125 youpi
* créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant (on prélève à la fin du mois M / début du mois M+1 l'abonnement VPN pour le mois M-1). Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour le premier mois partiel.  
478 834
* corriger les prélèvements anniversaire pour y ajouter la cotisation.  
479 877 youpi
* Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
480
481
* Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
482 834
483 877 youpi
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0  
484 834
ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1  
485 877 youpi
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
486 834
487 877 youpi
où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers). Éventuellement il y a déjà un fichier `disponible.pour.ip.fixe` qui vient d'un précédent désabonnement.
488
489 834
## Ajouter une autre IP fixe à un VPN
490 877 youpi
491
* Si l'adhérent veut une 2e IP fixe, il suffit d'ajouter la route dans son /etc/openvpn/ccd sur  
492 834
iris et demeter:
493 877 youpi
494 834
iroute 185.233.101.m 255.255.255.255  
495 877 youpi
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:m::/64
496 834
497 877 youpi
## Résilier un VPN
498
499
* Sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php repérer le contrat  
500
501
* Charger éventuellement le dernier mois  
502
* Cliquer sur le contrat (2e colonne)  
503 834
* Cliquer sur le bouton Modifier en face de "Statut du service ... En service", pour clôturer le service.  
504 877 youpi
* Désactiver le login sur iris et demeter dans /etc/openvpn/password en mettant juste un \# en tête de ligne.  
505
* Renommer l'éventuel fichier dans ccd/ en disponible.pour.ip.fixe.xxx pour libérer l'IP  
506
* Désabonner de la liste vpn@
507
508 1129 youpi
## Résilier un.e adhérent.e
509 877 youpi
510 1103 pizzacoca
* Dans la liste dans le module Adhérents, cliquer sur la croix rouge pour résilier.  
511 1099 pizzacoca
512 1103 pizzacoca
* Désinscrire de la [liste asso](https://listes.aquilenet.fr/sympa/review/asso)  
513 834
514 1129 youpi
* Désactiver le compte ldap en changeant le mot de passe dans sa fiche adhérent.e dolibarr pour qu'ille ne puisse plus se logguer. 
515 1103 pizzacoca
516
> dans le cas d'une demande de suppression totale des mails, aller sur hera
517
518
~~~
519
  sudo su
520
  cd /srv/vmail/aquilenet.fr/
521 834
  rm -fr prenom.nom
522 1103 pizzacoca
~~~
523
524
> Pour les plus joueurs
525
526
~~~
527 877 youpi
sudo cd rm /srv/vmail/aquilenet.fr/prenom.nom -fr
528 1103 pizzacoca
~~~
529 877 youpi
530
* Supprimer les comptes utilisateurs autres.  
531 834
532
* Enlever les permissions dans l'atelier.
533 877 youpi
534
## Ajouter de l'espace disque owncloud
535
536
TODO: automatiser la partie dolibarr
537
538
  - se logguer sur nextcloud avec son compte habituel (qui est dans le groupe admin, pour le vérifier aller dans paramètres et vérifier le(s) groupe(s))
539
  - Dans le menu en haut à droite, choisir Utilisateurs
540
  - retrouver l'utilisateur dans la liste
541
  - changer son quota
542
  - noter son uuid
543
  - sur sayanet, dans /home/aquilenet-backup/BackItUp/BackItUp.conf, ajouter l'uuid à la liste\_exclusions
544 1115 youpi
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php s'il avait déjà un contrat,
545
    - si oui il suffit de l'augmenter,
546
    - si non il faut en créer un nouveau. dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-owncloud", choisir la quantité en Go/an, ajouter, modifier éventuellement le tarif
547 877 youpi
  - valider
548 922 youpi
  - modifier le statut du service en l'activant avec comme date de terminaison 2099
549
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
550
  - établir le prélèvement automatique sur collect.online
551
552
## Ajouter une facturation de VM ou serveur à prix libre
553
554
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "heb-mezza" ou VM, mettre 1 unité.
555
  - changer le prix unitaire pour mettre le prix libre.
556
  - valider le contrat
557 834
  - activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
558
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
559 1024 youpi
  - Créer la VM ou installer le serveur
560 877 youpi
561
## Ajouter du disque local pour une VM
562
563 834
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-local", choisir la quantité en Go/an, changer éventuellement le tarif.
564 877 youpi
  - valider le contrat
565 1135 youpi
  - modifier l'état du service dans le contrat pour le passer en actif avec comme date de terminaison 2099
566 877 youpi
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
567 1025 youpi
  - Créer la VM
568 877 youpi
569
## Ajouter du disque NFS pour une VM
570
571 834
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-NFS", choisir la quantité en Go/an, changer éventuellement le tarif.
572 877 youpi
  - valider le contrat
573 1136 youpi
  - modifier l'état du service dans le contrat pour le passer en actif avec comme date de terminaison 2099
574 877 youpi
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
575
  - Voir https://atelier.aquilenet.fr/projects/infrastructure/wiki/NFS pour la création du volume, et mettre le quota.
576
577 834
## Supprimer du disque cloud, local ou NFS
578 877 youpi
579 834
  - [dans dolibarr](http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php) retrouver le contrat correspondant à la VM, cliquer sur le numéro de contrat.
580 877 youpi
  - Cliquer sur l'icône modifier à droite de "Statut du service", mettre la date de fin de service et cliquer sur Clôturer
581 834
  - Faire l'action adminsys correspondante.
582 877 youpi
583 834
## Et sourtout
584
585
Pour vérifier qu'il n'y a pas d'erreur, regarder la somme des soldes tout en bas de [la compta publique](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php), ça doit retomber à zéro.
586 877 youpi
587
## Supprimer un essai
588
589 834
On n'efface pas ce qui a existé réellement, mais on peut avoir besoin de supprimer un test.
590 877 youpi
591 834
  - Supprimer l'adhérent.e
592 877 youpi
  - Dans compta/tréso, Clients, choisir le client, regarder la fiche, supprimer
593 834
  - Supprimer le compte de compta
594 877 youpi
595 834
## Modifier les tarifs
596 877 youpi
597
  - Modifier dans sous.ods dans les recettes des produits.
598 834
599 877 youpi
* Dans gaia, /srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin, modifier eligibilite.cgi  
600
601 834
* Dans dolibarr, Services, modifier le/les services concernés  
602 877 youpi
* Dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/ , aller voir les lignes concernées, modifier le champ commentaire.
603
604 834
  - Dans les formulaires, modifier adsl-tail.inc, recompiler, commiter, svn up dans /srv/si/formulaires, copier adsl\*.pdf dans /srv/www/aquilenet.fr/docs/
605
  - Sur le site web, modifier http://www.aquilenet.fr/node/8
606 877 youpi
607
## Renommer quelqu'un
608
609
C'est galère et technique, mais pas impossible. Il faut (au moins, difficile d'être sûr qu'on n'ait rien oublié)
610
611
  - Dans sa fiche adhérent, changer nom/prénom, login, email
612
  - Sur hera, dans /home/vmail/aquilenet.fr, renommer le répertoire
613 834
  - Dans la fiche tiers dolibarr, change nom/prénom
614 953 youpi
  - Renommer son compte de compta, voire les écritures
615
  - Dans la liste des contrats, renommer au besoin (eh non dolibarr n'a pas l'air d'avoir d'interface pour ça, il faut le faire à la main en SQL...)
616
  - Renommer son accès vpn
617
  - Supprimer l'ancien utilisateur dans l'atelier
618
619
## Ajouter un type de service
620
621
Dans le module service, cliquer sur Nouveau service.
622
623
Peu importe la référence et libellé du service.
624
625
Bien mettre la durée: 1 année ou 1 mois.
626 1015 pizzacoca
627 1017 pizzacoca
Mettre le prix en TTC et mettre la TVA à 0%
628
629
Dans le script aquilenets/contrats.php, ajouter dans le switch pour choisir le compte de produit à créditer.
630
631
# Compta annuelle
632 1042 youpi
633 1017 pizzacoca
Faire le bilan d'exercice:
634 1045 youpi
635 1043 youpi
  - Créer un compte de référence 120020xx, de libellé "Exercice 20xx", de type "Compte bancaire épargne/placement", puis le modifier pour désactiver la fonction de rapprochement.
636 1017 pizzacoca
  - Vérifier que les fournisseurs sont à 0, corriger le cas échéant
637
  - Vider chaque compte produit et charge vers ce compte, à l'aide de virements "Exercice 20xx Charge truc". Cela remet donc à zéro tous les comptes de produit et charge.
638
  - En faire un bilan d'exercice dans sous.ods dans une nouvelle feuille "20xx": copier la feuille de l'année d'avant, corriger les montants des charges et produits
639
  - Virer l'exercice sur le compte "Bilan", avec l'intitulé "Exercice 20xx" . Le compte d'exercice 20xx est donc tombé à zéro.
640
641
Faire le bilan comptable (inverser tous les signes pour que ce soit plus intuitif à comprendre) dans sous.ods
642
643
  - Actif:
644
645
* les comptes courants et épargnes vont en actifs.  
646
647
* les comptes tiers **négatifs** vont en créances (on devrait recevoir ces sous-là un jour)
648
649 1047 youpi
  - Passif:
650 1017 pizzacoca
651
* Le compte "Bilan" (avant virement de l'exercice de l'année) va dans "Exercices passés"  
652
653
* les comptes tiers **positifs** vont en dettes (on a encore ça à payer), selon que c'est temporaire ou non.
654
655 1048 youpi
Vérifier que les deux totaux correspondent
656 1017 pizzacoca
657 1050 youpi
Mettre à jour sous.ods:
658 1017 pizzacoca
659 1142 youpi
TODO: tester dolibarr 10
660
661 1051 youpi
  - Télécharger sous.csv depuis dolibarr: https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/export_sous.php
662 1052 youpi
  - ouvrir sous.csv en n'utilisant **que** le point-virgule comme séparateur
663 1017 pizzacoca
  - copier/coller son contenu dans la feuille adhérents\_import de sous.ods
664 1015 pizzacoca
  - mettre à jour la feuille historique depuis la feuille Situation
665
  - étebndre la plage de données des graphes dans la feuille Graphes
666
  - Vérifier les feuilles Situation et Bilan mensuel, imprimer les feuilles Situation, Graphes, Bilan mensuel, et 20xx
667
668
# Compta mensuelle
669
670 1118 pizzacoca
* voir les TODO sur https://atelier.aquilenet.fr/projects/compta/wiki/Todolist-mensuelle
671
672 1119 pizzacoca
 ancien lien en cours de destruction 
673
https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Todolist_mensuelle
674 1015 pizzacoca
675
* Attention, en Janvier, ne faire d'abord que les opérations concernant Décembre, puis faire la compta annuelle, puis faire les opérations concernant Janvier
676
677
### Vérification rejets de prélèvement :
678
679
* Vérifier sur collect.online s'il y a eu des rejets sur le dernier prélèvement: depuis la page d'accueil, le bouton "Traiter" à droite de "impayées" en rouge (même s'il indique 0, il peut y en avoir...)
680
681
> * Aller vérifier sur coopacces: s'il y a effectivement un débit S-MONEY correspondant, utiliser cette date-là pour réaliser des virements inverses entre les adhérents concernés et le compte du crédit coopératif, qui du coup doivent de nouveau la créance. 
682
> * Sinon, c'est que le prélèvement n'a même pas été essayé, mettre la même date que le prélèvement. dans ce cas baisser d'autant le montant du prélèvement global des adhérents (Prélèvements adhérents XX/XXXX) et virer depuis les comptes des adhérents concernés vers le compte prélèvements.
683
> * Augmenter d'autant le prélèvement suivant, et vérifier avec l'adhérent pour que le prélèvement puisse se faire
684
685
### Rapprochement :
686
687
* Aller sur https://www.credit-cooperatif.coop/Entreprises/Banque-au-quotidien/Coop-access , demander l'export des écritures du compte bancaire pour ouvrir dans un tableur
688
689
* aller https://dolibarr.aquilenet.fr/compta/bank/account.php?account=1, comparer: on peut par exemple prendre chaque écriture de dolibarr depuis la date du dernier rapprochement, et cocher dans le tableur
690
691
> * Attention, les crédits S-MONEY dans coopaccess correspondent à l'écriture "Prélèvements adhérents" dans dolibarr. Si ça ne correspond pas c'est éventuellement normal, cf plus bas.
692
> * Il y a un débit S-MONEY dans coopaccess correspondant aux frais bancaires
693
> * Les autres débits S-MONEY éventuels dans coopaccess correspondent à de rejets de prélèvement, cf ci-dessus
694
695
* Enrichir dolibarr des opérations non cochées.
696
* Vérifier le sens des opérations non rapprochées
697
* Vérifier que la ligne "solde actuel" dolibarr est égale au solde sur coopacces.
698
699
> * Si la somme des crédits S-MONEY dans coopaccess ne correspond pas à l'écriture "Prélèvements adhérents" dans dolibarr, il y a peut-être des prélèvements qui ne sont pas encore passés (parce qu'on est au début du mois seulement). Du coup pour vérifier tout de même les soldes :
700
701
> > * * Dans le tableur soustraire les différents crédits S-MONEY déjà passés sur coopaccess du solde coopaccess (en haut)
702
> > * * Soustraire (calculer avec sa petite calculette) le prélèvement visible dans dolibarr du solde dolibarr.
703
704
> * Si ça ne correspond pas, recommencer.
705
> * Cliquer sur le bouton rapprocher pour accéder à la page de rapprochement.
706
> * rapprocher les opérations en renseignant la date du jour (on ne prend pas la peine d'indiquer le type d'opération),
707
> * * **sauf**
708
> * * Les opérations dolibarr pas encore passées sur coopaccess
709
> * * Dans le cas où la somme des crédits S-MONEY ne correspond pas à l'écriture "Prélèvement adhérents", cette dernière écriture, qu'on pourra vérifier le mois suivant.
710
711
## Frais de fonctionnement (nos factures)
712
713
**Enercoop**
714
715
* S'il y en a une nouvelle, récupérer la facture bimensuelle sur https://espace-client.enercoop.fr/mon-espace/accueil/#bienvenue  
716
717
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Enercoop-<date>-NATLFAC\_xx\_xxxxxxxx.pdf  
718
* Passer le montant en charge d'hébergement (vers fournisseurs divers), intitulé "Facture enercoop NATL\_FACxx-xxxxxx" comme sur la facture  
719
* si une facture Enercoop a été prélevée, passer de fournisseur divers vers le compte credit cooperatif "Prelevement enercoop NATL\_FACxx-xxxxxx" (ller trouver le N° de facture corrrespondant dans le cloud)
720
721
**Cogent**
722
723
* Enregistrer la facture  
724
725
* **Payer** la facture
726
727
**Syntis**
728
729
* N'a pas lieu en ce moment, on n'héberge rien chez lui actuellement.
730
731
* Récupérer la facture pour l'hébergement sur https://client.syntis.net  
732
733
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Syntis-<date>-Fxxxxxx.pdf  
734
* Passer le montant en charge d'hébergement, intitulé "Quart de baie etc." comme sur la facture  
735
* Virer le montant de la facture à Syntis (à la fois sur coopanet et sur dolibarr) en mettant le numéro de facture dans l'intitulé, virer également 0.20€ depuis charge services bancaires "frais prélèvement SEPA"
736
737
**Nom de domaine**
738
739
* En juin ou juillet, renouveller sur https://www.bookmyname.com/ : depuis la page d'accueil, cliquer sur la partie "gérer", puis "Liste de vos noms de domaine", puis cocher tous les domaines aquilenet, puis choisir l'action "Renouveler des noms de domaine", payer, faire les virements correspondant.  
740
741
* Le mois d'après, **récupérer** la facture  
742
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/bookmyname-<date>-xxxxxx.pdf
743
744
## Facturations par Aquilenet
745 1108 pizzacoca
746
**Établir une facture ADSL pour ceux qui en ont besoin !**
747
748 1015 pizzacoca
Un outils a été développé sous django et python 
749 834
https://www.aquilenet.fr/fr/jechange/login/?next=/fr/jechange/
750 1108 pizzacoca
751 1015 pizzacoca
**penser à mettre à jour :**
752
753
> * Le numéro de facture (Nous avons commencé l'année en suivant les exigences du fisc, à savoir une numérotation unique et pas par adhérent)
754
> * La date de facture  
755
> * La date dans la désignation  
756 1070 pizzacoca
> * La date du prélèvement
757
758 1088 pizzacoca
### Facturations mensuelles
759 1070 pizzacoca
760 1137 pizzacoca
```
761 1139 pizzacoca
mémo pour une facturation sans contrat sous dolibarr :
762
Facturer : Rédiger une facture avec un numéro
763
Charger : virer du compte de l'adhérent vers le compte produit/service fourni en mettant une référence (n° de facture) pour s'y retrouver.
764 1137 pizzacoca
```
765 834
766
**Charlotte Lewden** 
767 1131 pizzacoca
* cotisation en octobre
768
769 1137 pizzacoca
770 1131 pizzacoca
**Elidée**
771 1098 pizzacoca
772 1131 pizzacoca
* Contrat dolibarr ~~n°39~~ **heb-Cogent elidee**. Hébergement: 1U + borne GSM 100€/mois ~~**charger**~~
773
* **Facturer** l'hébergement du serveur (100€), plus la cotisation vers décembre.
774 834
775 1131 pizzacoca
**Guix**
776 834
777 1131 pizzacoca
* Contrat dolibarr ~~n°40~~ **heb-vm guix** 75€/mois. ~~**charger**~~ 
778
* **Facturer**. Ajouter la cotisation en novembre
779 1088 pizzacoca
780 834
**L@BX**
781
* Contrat dolibarr ~~n°36~~ **heb-vm labx** 60€/mois chez Pierre Bourdin    
782
~~**charger**: Virer 60€ depuis le compte de Pierre Bourdin vers le comte Produit Hébergement C'est le montant total de 'hébergement du L@BX.~~.     
783
* **Facturer** 30€ au nom du L@BX, Pierre paie l'autre moitié personnellement.
784
785 1131 pizzacoca
**Librairie Permaculturelle** 
786
* cotisation en janvier
787 834
788 1015 pizzacoca
**Rosedor**
789 1085 pizzacoca
* Contrat dolibarr n°38 VM 200€/mois. ~~**Charger**~~ 
790 834
todo : renommer en *heb-vm rosedor1*
791 1060 pizzacoca
* Contrat dolibarr n°47 VM 60€/mois. ~~**Charger**~~
792 1015 pizzacoca
todo : renommer en *heb-vm rosedor2*
793
* **Facturer** l'hébergement du service Rosedor (260€), plus la cotisation en avril.
794
Mail à envoyer à sophie.ouvrard@rosedor.fr (gestion de la téléphonie) et helene.geneste@rosedor.fr (compta)
795 1093 pizzacoca
796 1131 pizzacoca
**saya**
797
* Contrat dolibarr n°37 Hébergement sayanet 288€/mois. ~~(**Charger**) en mettant le numéro de facture pour pouvoir s'y retrouver et le virer du compte client Saya au compte produit hébergement~~     
798
todo : renommer en *heb-cogent sayanet*
799
* Attention à la cotisation en novembre *facturation de cotisation oubliée en 2018, à rattraper*
800
* **Facturer** (établir une facture pour l'hébergement) et l'envoyer à fatiha.sabri@h20-16.fr
801
* Ils nous virent le paiement.  Mettre aussi le numéro de facture indiqué par saya et visible dans coopaccess, pour savoir ce qu'ils ont payé.
802 1064 pizzacoca
803 834
**Utopia**
804 1015 pizzacoca
* (Utopia (cotisation en août), envoyer à bordeaux@cinemas-utopia.org et à Patrick Troudet \> besoin facture mensuelle
805 1131 pizzacoca
806
**Yaal**
807
* Contrat dolibarr ~~n°43~~ **heb-cogent yaal1** Hébergement 1U 240€ /mois    
808 1137 pizzacoca
* Contrat dolibarr ~~n°46~~ **bgp-cogent yaal** 60€ /mois
809 834
810 1095 pizzacoca
### Facturations annuelles 
811 1015 pizzacoca
812 1141 pizzacoca
**Mars**
813
814
> **La Clé des Ondes** Facture pour leur adhésion annuelle. 
815 1096 pizzacoca
816 834
**Avril**
817 1022 pizzacoca
818 834
> **C-P Prod** **facturer** contrat Dolibarr ~~n°35~~ **heb-vm cpprod-dev**, soit 1 an de VM à 20€/mois, donc 240€ (attention, contrat dolibarr démarré en cours d'année, il faudra sans doute **charger** une partie de l'année.
819 1022 pizzacoca
820 1015 pizzacoca
**Mai** 
821 1022 pizzacoca
822 834
**Aout**
823 1130 pizzacoca
824 1095 pizzacoca
> ~~**Librairie Permaculturelle** échéancier au nom de "Association Ressources-permaculture" avec cotisation en janvier~~ passage à factures mensuelles
825 1022 pizzacoca
826 1015 pizzacoca
**Octobre**
827 1022 pizzacoca
828 1015 pizzacoca
> **CoopAlpha / Mukt**  
829 1082 pizzacoca
> * contrat ~~n°31~~ **heb-mezza bonjour Mukt** à 20€/mois **facturer** 1 an soit 240€
830 1091 pizzacoca
>  Ils paient par virement
831 1083 pizzacoca
832 1082 pizzacoca
 **Novembre** 
833 1083 pizzacoca
834
> **Yaal** **facturer** :
835 1094 pizzacoca
> * contrat ~~n°383~~ **Disk-local yaal** 20€ de VM annuelle 
836 1082 pizzacoca
> * 100€ de cotisation   
837 1015 pizzacoca
838 1022 pizzacoca
839 1015 pizzacoca
> **C-P Prod** **facturer**
840 1022 pizzacoca
> * Contrat Dolibarr ~~n°48~~ **heb-vm cpprod** , soit 1 an de VM à 30€/mois, donc 360€, attention, contrat dolibarr démarré en cours d'année, il faudra sans doute **charger** une partie de l'année.
841 834
> * La cotisation. 
842 1096 pizzacoca
843 1108 pizzacoca
**Décembre**
844 1015 pizzacoca
845
> **Nothing to Hide** **facturer** et **charger** 1 an de préfixe IPv4 à 128€ et 1 an de transit à 240€, et une cotisation de 20€.
846
> **Loïc Prud'homme** envoyer à contact@loicprudhomme.fr - loic.prudhomme@assemblee-nationale.fr  & Tiphaine.Maurin@clb-an.fr -, la cotisation n'est pas à facturer donc 480€
847
> **Attitudes et Marques** Envoyer facture correspondant à l'échéancier annuel envoyé en début d'année.
848
849 1037 youpi
## Lignes ADSL
850 834
851 1053 youpi
* **Récupérer** les dernières factures sur https://vador.fdn.fr/adherents (Informations Administratives / Prélèvements), L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/FDN-<date>-xxxxxx.pdf  
852 1034 youpi
853 1041 youpi
* Si ça n'a pas déjà été fait pendant le rapprochement, virer le montant correspondant de FDN au crédit coopératif  
854 834
* Vérifier que la balance du compte de fournisseur FDN retombe à 0 après leur dernière facture, sauf exceptions:
855 1041 youpi
856 1015 pizzacoca
* fin décembre (donc décembre inclus):
857
858
** rien
859
860
* donc au total +0€ -> OK
861
862
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php
863
864
* S'assurer que les lignes nouvelles ont bien leur date de début correct (voir sur https://vador.fdn.fr/adherents) et que le montant du premier prélèvement est correct sur collect.online  
865
866
* Cliquer sur les boutons charge (sauf pour les anciennes lignes et les lignes actuellement en construction, pour lesquelles il faut regarder le détail de ce qu'il y a à faire)
867
868
* cela va:
869
870
> * Virer la souscription adhérent.e depuis le compte de la ligne vers le produit Lignes ADSL (Abonnement ligne xxx mois année)  
871
> * Virer la souscription adhérent.e depuis l'adhérent.e possédant la ligne vers le compte de la ligne.  
872
> * Virer la souscription FDN depuis la charge Lignes ADSL vers le compte de la ligne  
873
> * Virer la souscription FDN depuis le compte de la ligne vers le fournisseur FDN
874 1123 youpi
875
Note: on prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) l'abonnement pour le mois M-1.
876 1015 pizzacoca
877
### Contrats
878
879 1142 youpi
TODO: tester dolibarr 10
880
881 1015 pizzacoca
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/contrats.php  
882
* Cliquer sur les boutons charge des contrats où l'échéance est passée (elle est écrite en rouge). Cela va virer la souscription depuis le compte de l'adhérent.e vers le compte de produit correspondant.
883 1123 youpi
884
Note: 
885
886 1127 youpi
- Pour les VPN (on compte au prorata du mois utilisé), on prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) l'abonnement pour le mois M-1.
887 1123 youpi
- Pour les VM et hébergement (on compte par mois entier), on prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) l'abonnement pour le mois M.
888 1015 pizzacoca
889
### Adhésions
890
891 1142 youpi
TODO: tester dolibarr 10
892
893 1015 pizzacoca
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/cotisations.php
894
* pour chaque adhérent.e apparaissant dans la liste (qui sont ceux avec cotisation en retard):
895
896
* S'il y a un RIB, on va prélever nous-même, donc cliquer sur le bouton charge, ce qui
897
898
> * Vire la cotisation annuelle ou mensuelle depuis l'adhérent.e vers le produit Cotisations.  
899
> * Ajoute la cotisation dans l'adhérent.e.
900
901
* S'il n'y a pas de RIB, on ne sait pas s'il y a lieu d'établir une cotisation, donc cliquer sur le bouton Rappel pour envoyer un mail à l'adhérent.e. Attention: si l'adresse e-mail est en @aquilenet.fr, il faut vérifier si l'adhérent.e relève bien ses mails, et sinon, lui envoyer un courrier papier.  
902
903 1123 youpi
* Résilier les retardataires répétés.
904
905 1066 youpi
Note: On prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) les adhésions dont l'anniversaire est tombé pendant le mois M.
906 1015 pizzacoca
907
### Prélèvements & **injection dans dolibarr**
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TODO: tester dolibarr 10
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* Aller sur collect.online  
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* Dans Echéances, faire sortir les échéances **du 10 du mois courant au 10 du mois suivant** (i.e. les prochaines échéances qui vont être prélevées, qu'on n'a pas encore injectées), cliquer sur Exporter . Attendre quelques secondes, le fichier devrait apparaitre dans la liste obtenue avec "Vos demandes d'export". Attention à bien prendre le bon fichier :) a priori le plus récent est en haut.
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* Tester le résultat des prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/test_prelevements.php  
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* Vérifier que ça retombe bien à zéro sinon identifier les raisons
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> * C'est un prélèvements dans collect.online à corriger (le corriger)
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> * Une erreur existe dans dolibarr (montant d'abonnement, cotisation, sens de paiement ...)
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> * Situation temporaire (avance ou retard de paiement), dans ce cas documenter dans le champ commentaires de la fiche de compte dolibarr, en précisant la date de régulation prévue. Faire éventuellement un mail à l'adhérent si une action de sa part est requise.
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* **Refaire** un nouvel export, le re-télécharger et refaire le test d'import.
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* Injecter vraiment les prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/import_prelevements.php  
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* Vérifier dans l'ensemble des comptes que les adhérent.e.s sont bien retombés à 0. Quand ce n'est pas le cas, modifier le champ Commentaire du compte bancaire correspondant pour noter pourquoi.
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**Vérification**
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TODO: tester dolibarr 10
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> * Vérifier les balances des comptes d'adhérent.e.s, de fournisseurs, et de clients.
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> * Encaisser (les envoyer par courrier & ajouter dolibarr) les chèques qui restent en mettant le numéro de remise dans le virement
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> * Lancer les rappels de prélèvements depuis https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/rappel_prelevements.php (ça prend du temps car le script met à jour les clés gpg)
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> * En janvier, faire la compta annuelle