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Compta » Historique » Version 1145

youpi, 13/10/2019 23:41

1 877 youpi
# Compta
2 834
3 877 youpi
## Liens rapides dans cette page
4 834
5 878 youpi
  - [Facture fournisseur](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Facture)  
6 1013 pizzacoca
  - [Compta mensuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Compta-mensuelle)  
7 1014 pizzacoca
  - [Compta annuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Compta-annuelle)  
8 878 youpi
  - [Nouvel.le adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-adh%C3%A9rente)  
9
  - [Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-cl%C3%A9-PGP-dune-adh%C3%A9rente)  
10
  - [Nouveau mandat](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-mandat)  
11
  - [Nouvelle ligne ADSL](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-ligne-ADSL)  
12
  - [Migration Ligne ADSL à Liazo](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Migration-ligne-ADSL-%C3%A0-Liazo)  
13 1134 youpi
  - [Déménagement ligne ADSL / Augmentation de débit](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#D%C3%A9m%C3%A9nagement-ligne-ADSL-augmentation-de-d%C3%A9bit)
14 878 youpi
  - [Réception de cotisation](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9ception-de-cotisation)  
15
  - [Encaisser un chèque](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Encaisser-un-ch%C3%A8que)  
16
  - [Résilier une ligne ADSL](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-une-ligne-ADSL)  
17
  - [Nouveau VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-VPN)  
18
  - [Ajouter une IP fixe à un VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-une-autre-IP-fixe-%C3%A0-un-VPN)  
19
  - [Résilier un VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-VPN)  
20
  - [Résilier un adhérent](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-adh%C3%A9rent)  
21
  - [Ajouter de l'espace disque cloud](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-de-lespace-disque-owncloud)  
22
  - [Ajouter du disque local pour une VM](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-local-pour-une-VM)  
23
  - [Ajouter du disque NFS pour une VM](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-NFS-pour-une-VM)  
24
  - [Supprimer du disque](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Supprimer-du-disque-cloud-local-ou-NFS)  
25 880 youpi
  - [Renommer quelqu'un](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Renommer-quelquun)
26 878 youpi
27 834
## autres liens
28
29 879 youpi
  - [TODO list mensuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Todolist_mensuelle)  
30
  - [[compta\_boiteaidées|TODO list un jour]]  
31
  - [La compta publique](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php)  
32
  - [La preuve par neuf de la compta](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/check.php)  
33
  - [La liste des pages dolibarr aux petits ognons pour nous](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet)  
34
  - [La compta adhérent](https://adherents.aquilenet.fr/compta.php)  
35
  - [le cloud](https://cloud.aquilenet.fr/index.php/apps/files/?dir=/Shared/Aquilenet-administration/Compta/adhesions)  
36
  - [coopanet](http://www.coopanet.coop) , Code utilisateur E145498P  
37
  - [collect online](http://collect.online)  
38 834
  - [[dolibarr]]  
39 879 youpi
  - Il y a aussi un [bac à sable dolibarr](https://dolibarr2.aquilenet.fr/)
40 941 pizzacoca
  - [[appli_generation_factures|Application django de génération des factures]]
41 951 youpi
  - les infos publiques envoyées à db.ffdn.org: (http://dolibarr.aquilenet.fr/isp.json)
42 952 youpi
  - les autres infos: (http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/infosplus.php)
43 877 youpi
44 993 pizzacoca
45 1143 youpi
## TODO dolibarr 10
46
47 1144 youpi
adsl.php: tester change_start
48
49
compta-asso.php: tester
50
51
infos.php: tester
52
53
infosplus.php: tester
54
55
nbadherents.php: tester
56
57 1145 youpi
Appliquer les patches
58
59 1143 youpi
Tester infos sur l'espace adhérent
60 992 pizzacoca
61 834
## Doc
62 877 youpi
63
**Tout se passe sur dolibarr**
64 834
65 949 youpi
juste pour info, [Installation d'un nouveau dolibarr](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Installation_dolibarr) , et la liste des dépôts où on stocke nos scripts (référencée aussi sur https://www.ffdn.org/wiki/doku.php?id=formations:compta#travaux_de_la_fede)
66 950 youpi
    * http://git.aquilenet.fr/tools.git             scripts web pour générer des formulaires d'inscription , installé sur gaia:/srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin
67
    * http://git.aquilenet.fr/tools-dolibarr.git    scripts dolibarr pour valider une inscription et les scripts de compta , installé sur hera:/usr/share/dolibarr/scripts/aquilenet
68
    * http://git.aquilenet.fr/htdocs-dolibarr.git   pour gérer les lignes ADSL de manière sympa dans Dolibarr , installé sur hera:/usr/share/dolibarr/htdocs/aquilenet
69
    * http://git.aquilenet.fr/adherents.git         pour l'espace adhérents, en dolibarr aussi, installé sur hera:/srv/adherents
70 834
71
Les mails sont envoyés à tresorier@aquilenet.fr qui est un alias pour la liste tresorier@listes.aquilenet.fr qu'on peut gérer sur https://listes.aquilenet.fr/sympa/admin/tresorier
72 877 youpi
73
Ancien svn, n'est plus utilisé désormais  
74 834
svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/factures-fournisseurs  
75
svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/adhesions
76
77
Il est sans doute utile d'aller consulter d'abord la doc de FDN: https://wiki-adh.fdn.fr/wiki/documentation:notions_de_comptabilite pour comprendre les principes des comptes comptables. Il y a aussi eu un exposé à l'AG 2015 de la FFDN: http://www.aquilenet.fr/docs/compta.pdf
78
79
Voici ci-dessous le plan comptable. Quand on ajoute ou modifie une entrée, il faut penser à mettre à jour (TODO: factoriser dans aquilenet.lib.php):
80 877 youpi
81 834
* le numéro de Réf. du compte en question bien sûr  
82 877 youpi
83
* dans compte\_adherent() dans aquilenet.lib.php  
84
* dans soldes\_accounts(), et tout en bas, dans compta-asso.php  
85
* dans aquilenet.lib.php  
86 834
* dans dolibarr.php
87 877 youpi
88 834
* 05... : Compte de la ligne ADSL 05... Ne fait pas vraiment partie du plan comptable, on ne fait que faire passer les virements par ce compte pour y rassembler tout ce qui concerne une ligne ADSL donnée.  
89 877 youpi
90
* 12000000 : Compte de bilan  
91
* 1200xxxx : Compte d'exercice de l'année xxxx  
92
* 40100001 : Fournisseur Online.net  
93
* 40100002 : Fournisseur Bookmyname  
94
* 40100003 : Fournisseur divers  
95
* 40100004 : Fournisseur FDN  
96
* 40100005 : Fournisseur Syntis  
97
* 40100006 : Fournisseur Kazar  
98
* 40100007 : Fournisseur Cogent  
99
* 40100008 : Fournisseur Anteor  
100
* 40100009 : Fournisseur Orange  
101
* 40100010 : Fournisseur RIPE  
102
* 40100011 : Fournisseur OVH  
103
* 41100xyz : Compte de l'adhérent.e xyz  
104
* 41101000 : Donateur divers  
105
* 41101001 : Clients divers  
106
* 41102xyz : Compte du client xyz  
107
* 51120000 : Remise de chèque  
108
* 51190000 : Prélèvements  
109
* 51200001 : Crédit coopératif  
110
* 53140000 : Caisse  
111
* 60000000 : Charge Lignes ADSL  
112
* 60400001 : Charge dedibox  
113
* 60400002 : Charge nom de domaine  
114
* 60400003 : Charge hébergement  
115
* 60400004 : Charge IP  
116
* 60400005 : Charge transit  
117
* 60630000 : Charge matériel petit équipement  
118
* 21830000 : Charge matériel informatique  
119
* 60700000 : Charge marchandise goodies  
120
* 60700001 : Charge marchandise briques  
121
* 61100000 : Charge installation  
122
* 61600000 : Charge assurance  
123
* 62310000 : Charge annonces et insertions  
124
* 62360000 : Charge stickers  
125
* 62610000 : Charge timbres et frais postaux  
126
* 62620000 : Charge livraison  
127
* 62700000 : Charge service bancaire  
128
* 62800000 : Charge Diverses  
129
* 63500000 : Charge taxe achat étranger  
130
* 70400000 : Produit installation  
131
* 70600000 : Produit lignes ADSL  
132
* 70600001 : Produit VPN  
133
* 70700000 : Produit marchandise goodies  
134
* 70700001 : Produit marchandise briques  
135
* 70830000 : Produit hébergement  
136
* 70830001 : Produit transit  
137
* 70830002 : Produit stockage  
138
* 70830003 : Produit IP  
139
* 74000000 : Produit cotisations  
140
* 76000000 : Produit parts CC  
141 834
* 77000000 : Produit Dons
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143 1002 pizzacoca
**En résumé**
144 877 youpi
145 834
  - Pour les comptes en banque et tiers (adhérent.e.s, fournisseurs), c'est négatif quand on leur a donné de l'avance de sous, et c'est positif quand on leur en doit (i.e. on est du côté "banquier" \!) Ainsi:
146 877 youpi
147 834
* C'est donc normal que les comptes en banque soient négatif, au contraire: c'est la banque qui nous doit des sous :) C'est exactement l'opposé de ce qui apparaît dans le compte chez la banque.  
148 877 youpi
149
* Si un.e adhérent.e est strictement négatif, il nous doit des sous, il faut lui prélever.  
150
* Si un.e adhérent.e est strictement positif, c'est qu'il a payé des trucs pour l'asso. Soit on lui rembourse, soit on ne lui prélève pas quelques mois.  
151
* Si un fournisseur est strictement positif, c'est qu'on lui doit des sous, il reste une facture impayée.  
152 872 pizzacoca
* Si un fournisseur est strictement négatif, c'est qu'on lui a donné trop de sous \! Il faut régulariser.
153 877 youpi
154
  - Pour les comptes de charge et de produit, c'est plus habituel:
155
156
* Une charge, c'est des sous en moins qui vont alimenter un fournisseur  
157
158
* Un produit, c'est des sous en plus qui viennent d'adhérent.e.s.
159
160
  - Pour les comptes en banque, on doit faire le "rapprochement" avec le relevé de compte. **Attention**, rapprocher rend l'écriture inchangeable. Il ne faut donc rapprocher qu'avec le relevé de compte confirmant l'opération sous les yeux.
161 834
162
Par exemple, voici pour un don et pour un paiement de facture:
163 877 youpi
164 1003 pizzacoca
**Don**
165 834
166
Par un.e adhérent.e
167 877 youpi
168
  - On vire le montant depuis son compte vers le compte produit don.Il nous doit donc maintenant des sous.
169
  - Le virement ou prélèvement est ordonné, on vire le montant depuis le
170
  - compte bancaire vers le compte de l'adhérent.e. Il ne nous doit plus de sous.
171 834
  - Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
172 877 youpi
173 864 pizzacoca
Si c'est une personne qu'on ne reverra pas souvent, on peut utiliser le  
174 834
compte "Donateur divers" à la place du compte d'un compte d'adhérent.e.
175 877 youpi
176 1004 pizzacoca
**Facture de fournisseur**
177 864 pizzacoca
178 834
Un fournisseur nous envoie une facture pour un service
179 877 youpi
180 989 pizzacoca
* On vire chaque élément de la facture depuis le compte de charge correspondant vers le compte de fournisseur. On lui doit donc des sous
181
182
* Lorsque l'on paie la facture, on vire le montant depuis le compte fournisseur vers le compte bancaire. On ne lui doit plus de sous.
183
184
* Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
185
186
* Lors d'un virement fait à un fournisseur on indique le numéro de facture (numéro invoice pour cogent par exemple)correspondant dans les trois champs 
187
188
> * motif du virement
189
> * Référence de l'opération
190
> * Référence de bout en bout
191
192
* Contacts Facturation Cogent : N° +33 (0) 1 49 03 18 00 billingeu@cogentco.com
193 877 youpi
194 834
## Nouvel.le adhérent.e
195
196 870 pizzacoca
Sur réception d'une demande d'adhésion
197 877 youpi
198 1142 youpi
TODO: tester dolibarr 10
199
200 877 youpi
  - Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.
201
  - Corriger éventuellement des typos ou ajouts à la main sur le formulaire (majuscules, type d'adherent, numero de tel, adresse mail)
202
  - Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvel_adherent.php, cela crée l'adhérent.e dans dolibarr, et du coup aussi dans LDAP, et donc une adresse mail etc., ainsi qu'un compte de compta tiers pour lui, ça l'inscrit à asso@listes.aquilenet.fr, et ça lui maile une bienvenue
203 1109 pizzacoca
204
>  - S'il y a une commande de VPN, ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
205 834
  - * Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main: aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe. Utiliser `mkpasswd -m sha-512` pour le crypter, et alors la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."
206 1109 pizzacoca
207
>  -  * Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
208
209 877 youpi
  - Dans les comptes, virer depuis son compte d'adhérent.e vers le "produit cotisations" le droit d'entrée ou la cotisation, titre "Cotisation Machin Truc 2011"
210
  - Dans sa fiche dolibarr adhérent.e, ajouter l'adhésion dans l'onglet adhésions
211 973 youpi
  - puis, selon le mode de règlement, avec la date du jour:
212 877 youpi
213 973 youpi
* Si c'est un chèque, virer depuis le compte de remises vers son compte
214 877 youpi
215
* Si c'est en liquide, virer depuis la caisse vers son compte  
216
* Si c'est un virement, virer depuis le compte bancaire vers son compte (et rapprocher plus tard)  
217 834
* Si c'est un prélèvement, voir ci-dessous.
218 877 youpi
219 870 pizzacoca
  - Si l'adresse e-mail n'a pas été précisée, envoyer une lettre de bienvenue papier. Voir le courrier type dans le cloud dans adhesions
220 877 youpi
221 834
  - S'il y a un mandat
222 877 youpi
223 834
* Archiver le mandat original.  
224 877 youpi
225 1111 pizzacoca
* Aller sur http://www.collect.online/ Ajouter l'adhérent.e dans la partie prélèvement, On utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
226 877 youpi
227 1106 youpi
* Si c'est juste une adhésion ou un abonnement VPN, faire un prélèvement régulier annuel ou mensuel (note: on commence à prélever le vpn à la fin du mois suivant le premier mois de service vpn)
228 877 youpi
229 834
* Si c'est un abonnement ADSL, on crée l'échéancier plus tard, une fois la ligne effectivement construite.
230 877 youpi
231 834
  - S'il y a une souscription à une ligne ADSL
232 877 youpi
233 834
* Toute la compta est faite automatiquement par le script, il y a juste à archiver la demande dans le cloud  
234 877 youpi
235
* [Vérifier l'éligibilité de la ligne](https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi) et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total  
236
* Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter *toutes* les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.  
237 1132 youpi
* Envoyer un aimable mail de confirmation à services at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr avec support at aquilenet.fr en copie, pour permettre d'identifier la ligne ne pas oublier de préciser qu'il vient d'"aquilenet", donner le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent.
238 877 youpi
239 1126 youpi
* Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP, noter IPv4, préfixe IPv6, login et mot de passe (lisibles aussi sur https://vador.fdn.fr/adherents) dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne, et forwarder le mail à l'abonné en corrigeant un peu.  
240 877 youpi
241 834
* Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
242 877 youpi
243 834
* Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence  
244 877 youpi
245
* Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone  
246 834
* Quand l'ouverture de ligne est effective,
247 877 youpi
248 885 youpi
* * forwarder le mail à l'abonné  
249
* * aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,  
250
* * créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec un premier prélèvement manuel correspondant aux FAS + mois partiel, et le prélèvement automatique mensuel.  
251
* * Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:
252 877 youpi
253 834
* La référence et le libellé du compte de compta  
254 877 youpi
255 834
* Dans la Note de l'adhérent.e
256 877 youpi
257 834
  - S'il y a une commande de VPN,
258 877 youpi
259 1039 youpi
* Vérifier le tarif du contrat vpn sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php
260
261 834
* Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
262 877 youpi
263
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0  
264
ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1  
265 834
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
266 877 youpi
267 852 youpi
où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers).
268 877 youpi
269 834
  - Archiver le tout: scanner tous les documents, ajouter au cloud, dans adhesions
270 877 youpi
271 1104 youpi
  - FIXME: broken, Sur l'atelier, ajouter l'adhérent.e en tant que participant au projet aquilenet.
272 877 youpi
273
## Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e
274
275 907 youpi
  - Sur hera, lancer la récupération de la clé à partir du fingerprint:
276 877 youpi
277 944 youpi
sudo -u www-data gpg --keyserver pgp.mit.edu --homedir /srv/adherents/.gnupg/ --recv-key XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
278 877 youpi
279 907 youpi
  - Retrouver l'adhérent dans Dolibarr, suivre le "lien tiers Dolibarr", aller dans la fiche, la modifier, découper le fingerprint complet de la clé GPG en 4 paquets de 10 chiffres hexa, les mettre dans les cases Id professionnel 1 à 4.
280 877 youpi
281
## Nouveau mandat
282 837 youpi
283 834
Sur mandat arrivé après la demande d'adhésion ou mise à jour,
284 877 youpi
285 834
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , pour pouvoir faire un copier/coller des numéros iban et bic  
286 877 youpi
287 1142 youpi
TODO: tester dolibarr 10
288
289 877 youpi
* Copier/coller dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouveau_mandat.php  
290
* Archiver le mandat.  
291
* Si c'est juste un changement de compte, dans collect.online, modifier juste dans le débiteur le numéro de compte.  
292
* Si c'est un nouveau service pour un débiteur existant, avec le même compte, dans collect.online, ajouter l'échéancier.  
293 834
* Si c'est un nouveau débiteur, ajouter l'adhérent.e dans collect.online, on utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
294 877 youpi
295
## Nouvelle ligne ADSL
296 834
297 1116 pizzacoca
> Penser à s'inscrire à la mailing list support@aquilenet.fr pour le suivi de l'ouverture.
298
299 1113 pizzacoca
**Souscription**  
300 1114 pizzacoca
> Sur souscription de ligne ADSL pour une adhésion existante.
301 877 youpi
302 1121 pizzacoca
**TODO** Décrire la procédure dans le cas d'un numéro VOISIN.
303 1120 pizzacoca
304 834
* [Vérifier l'éligibilité de la ligne](https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi) et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total, cela permet notamment de savoir si c'est un numéro actif ou inactif.  
305 877 youpi
306 1142 youpi
TODO: tester dolibarr 10
307
308 877 youpi
* Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter *toutes* les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.  
309 1132 youpi
* Envoyer un mail de confirmation à services at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr avec comme informations dans le corps "aquilenet", le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent. Ce n'est pas un traitement automatique, rédiger le mail correctement.  
310 877 youpi
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.  
311 1112 pizzacoca
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste adsl@, et ajoute l'éventuel mandat  
312
* Ajouter, s'il.elle n'y est pas déjà, l'adhérent dans collect.online, la référence d'adhérent est lisible en allant cherche l'adhérent dans la partie adhérents de dolibarr.  
313 834
* Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
314
315 1113 pizzacoca
**Confirmation**
316
> Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP :
317 834
318 1117 pizzacoca
* Dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne noter :
319
  * IPv4
320
  * préfixe IPv6
321
  * login 
322 1126 youpi
  * mot de passe (lisibles aussi sur https://vador.fdn.fr/adherents) 
323 1117 pizzacoca
324
* Forwarder le mail à l'abonné (en écrivant en tant que support@aquilenet.fr) en corrigeant un peu.    
325 834
326 1113 pizzacoca
**Changement**
327
> Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
328 834
329 1113 pizzacoca
* Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence  
330 877 youpi
* Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone  
331
332 1113 pizzacoca
**Ouverture effective**
333
> Quand l'ouverture de ligne est effective
334
335
* forwarder le mail à l'abonné  
336
* aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,  
337
* créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant. Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour inclure les FAS + mois partiel.  
338
* modifier l'échéancier pour ajouter la cotisation annuelle s'il n'y en a pas déjà  
339
* Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:  
340
* La référence et le libellé du compte de compta  
341
* Dans le champ note de l'adhérent
342 840 youpi
343 834
Oui, c'est cracra de mettre le montant, il faudrait faire un lookup dans la base des tarifs (TODO). Pour l'instant c'est plus simple ainsi.
344
345
## Migration ligne ADSL à Liazo
346
347 877 youpi
Lorsqu'un adhérent demande à migrer sa ligne vers Liazo.
348 849 blagoi.iakov
349 877 youpi
La migration sera effective au début du bimestre suivant seulement (si on commande avant le 15 du deuxième mois du bimestre en cours, sinon c'est encore après).
350
351
* Dans l'espace adhérent chez FDN, retrouver la ligne, et cliquer sur "Changer le débit ou l'option"  
352
353 834
* Choisir l'option voulue: dégroupage total ou non.  
354 877 youpi
* Renommer le compte de compta de la ligne en "Reconstr Ligne 0123456789".  
355 834
* Corriger son option, du genre 80MLiazoOrange (pas de dégroupage) ou 80MLiazoOrangeNu (dégroupage total).  
356 877 youpi
* On reçoit régulièrement des mails pour la progression de la construction.
357
358 834
* Quand on reçoit le mail parlant du changement de login, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans le champ Commentaire de la ligne.  
359 877 youpi
360 834
* Si on reçoit un mail parlant du changement de numéro de téléphone, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans la ligne (à la fois la référence et le nom du compte) et dans la note de l'abonné  
361 877 youpi
* Une fois la construction faite, facturer les frais de migration à la fin du mois suivant.Modifier l'échéancier (l'adhérent.e sera prévenu par un script après avoir réalisé l'injection)
362 886 youpi
363 877 youpi
* Avant de faire la première facturation au nouveau tarif:
364 886 youpi
365 877 youpi
* * corriger les tarifs client/fournisseur  
366 886 youpi
367 877 youpi
* * Si c'est un dégroupage total, mettre à jour le numéro de la ligne
368 886 youpi
369 877 youpi
* * * Dans la référence et le libellé du compte de compta  
370 886 youpi
371 877 youpi
* * * Dans la Note de l'adhérent.e
372 886 youpi
373 877 youpi
* * Renommer le compte de compta en "Ligne 0123456789"  
374
375
* * corriger le montant de prélèvement sur collect.online
376
377 1133 youpi
## Déménagement ligne ADSL / augmentation de débit
378
379
Pour le déménagement d'une ligne ADSL, cela peut éventuellement intéresser l'abonné.e d'avoir une période de recouvrement, auquel cas on peut simplement lui faire ouvrir une nouvelle ligne puis fermer l'ancienne quand elle/il n'en a plus besoin. Mais cela veut aussi dire que le dernier mois (voire les deux derniers quand ça ne tombe pas à la fin d'un bimestre pour les lignes Nerim) de l'ancienne ligne est facturé entièrement.
380
381
On peut donc préférer demander un déménagement, c'est-à-dire reconstruire la ligne ailleurs.
382
383
C'est en fait la même procédure pour augmenter le débit: c'est une reconstruction de la ligne.
384
385
Dans tous les cas la reconstruction sera facturée.
386
387
Il faut en faire la demande à services at fdn dot fr en précisant le numéro de ligne et le nom de l'abonné.e, éventuellement la nouvelle adresse, et le nouveau débit (vérifier ce qui est possible avec le test d'éligibilité).
388
389
Une fois la reconstruction confirmée, facturer les frais TTC: charge ADSL -> ligne, ligne -> FDN, et adhérent -> ligne, ligne -> produit ADSL.
390
391 877 youpi
## Réception de cotisation
392
393
  - Dans le module adhérents
394
395
* retrouver l'adhérent.e dans la liste,  
396
397
* aller dans l'onglet adhésions/cotisations  
398
* ajouter l'adhésion: mettre comme fin un jour avant l'anniversaire suivant.
399
400
  - Répercuter l'adhésion dans la compta en virant depuis l'adhérent.e vers le produit cotisation
401 834
  - Encaisser le montant (chèque: voir ci-dessous, liquide: passer sur le compte d'un trésorier qui se fait prélever et qui encaissera le liquide)
402
403 877 youpi
## Encaisser un chèque
404
405
Pour éviter d'en envoyer tous les 36s du mois, plutôt que virer directement depuis le compte bancaire, on vire temporairement depuis un compte "Remises de chèques".
406 974 youpi
407 972 youpi
  - Vérifier l'ordre du chèque.
408 834
  - Signer le chèque au dos
409 877 youpi
  - Virer depuis le compte "Remises de chèques" vers le compte de l'adhérent.e, avec la date du jour. Ainsi on sait que l'adhérent.e a payé, mais il nous reste des chèques à encaisser, stockés sur une étagère.
410 1140 youpi
  - Lors du dépôt d'une remise des chèques qui se sont entassés, virer le montant total de la remise de chèques depuis le compte bancaire vers le compte de remises de chèque, avec le numéro de remise pour rapprocher facilement, et la date de la remise de chèques. Envoyer par courier à Agence de Bordeaux Meriadeck, Immeuble le Prisme, Rue Marguerite Crauste, 33074 BORDEAUX CEDEX
411 877 youpi
  - Quand confirmé, rapprocher.
412
413
## Résilier une ligne ADSL
414
415
  - Charger sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/adsl.php les derniers mois complets
416 887 youpi
  - Renommer le compte de compta de la ligne en "Résiliation Ligne xxxx"
417 1132 youpi
  - La facturation chez Nerim est bimensuelle, donc il faut faire remonter la demande au services at fdn dot fr avant le 15 du deuxième mois du bimestre, pour éviter de payer un autre bimestre pour l'ADSL. Il vaut mieux faire remonter le plus tôt possible pour éviter de payer la partie transit de FDN.
418
  - mailer donc services arobase fdn point fr en donnant simplement le numéro de ligne et le nom de l'adhérent.e pour vérification, avec la date de résiliation souhaitée.
419 928 youpi
  - Lorsque la compta FDN est faite pour le dernier mois (qui comporte éventuellement une partie abonnée et une partie relicat facturée à prix coûtant), faire la compta pour la ligne à la main (TODO: automatiser):
420 940 pizzacoca
421
*****
422 930 youpi
423 936 youpi
### Facture mois plein
424 834
425 940 pizzacoca
* Pour les mois avant le mois où la résiliation est effective (donc les mois où le service a été permanent)
426
* * Utiliser le lien "charge" pour charger ces mois entiers. Il faut enlever temporairement le mot "Résiliation " pour que le script accepte de faire la charge automatiquement.
427 930 youpi
428 927 youpi
### Facture du mois de résiliation
429
430
* Pour le mois pendant lequel la résiliation a lieu (donc le mois où le service est donc partiel)
431
* * On ne veut prendre de marge que sur la période où il y a effectivement eu un service. Il faut donc compter combien cela fait:
432 940 pizzacoca
* * * notre marge: (tarif Aquilenet - tarif FDN) \* prorata du mois abonné)
433
* * Et y ajouter ce que FDN nous a fait payer
434 927 youpi
* * Facturer cela
435 930 youpi
436 927 youpi
### Facture des mois post résiliation
437 928 youpi
438 929 youpi
* Pour les mois après le mois où la résiliation a été effective (donc le mois où il n'y a aucun service)
439 927 youpi
* * Facturer juste ce que FDN nous a fait payer
440
441
*****
442
443
* Pour facturer:
444 931 youpi
* * Virer ce montant de la ligne ADSL vers le produit ADSL  
445 877 youpi
* * Virer ce montant de l'adhérent.e vers la ligne ADSL  
446 933 youpi
* * Virer le montant FDN de la charge ADSL vers la ligne ADSL  
447 877 youpi
* * Virer le montant FDN de la ligne ADSL vers le fournisseur FDN.  
448 1107 youpi
* Établir le prélèvement des derniers mois à la main sur collect.online.  
449 946 youpi
* S'il n'a plus d'abonnement, supprimer le numéro de compte dans la fiche tiers de l'adhérent  
450 947 youpi
* Renommer le libellé du compte de la ligne en "Ancienne Ligne xxxx"  
451 877 youpi
* Ajouter à la fin de la Ref. du compte de compta de la ligne ".0" (ou plus), et mettre à jour la référence dans la Note de l'adhérent.e (c'est pour le cas où un autre adhérent reprendrait cette même ligne, pour que ça soit vraiment un autre abonnement).
452
* Une fois la dernière échéance passée, désactiver l'échéancier chez collect.online : modifier l'échéancier pour bloquer tous les mois (vraiment le modifier, pas juste bloquer des échéances précises 
453 834
* S'il n'a plus d'abonnement, désabonner de la liste adsl@
454
455 877 youpi
## Nouveau VPN
456
457 834
Sur souscription de VPN pour un.e adhérent.e existant.
458
459 942 youpi
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.  
460 1097 pizzacoca
461 1142 youpi
TODO: tester dolibarr 10
462
463 1097 pizzacoca
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste vpn`, et ajoute l'éventuel mandat: TODO: vérifier que le numéro de compte se retrouve bien enregistré, dans le tiers correspondant à l'adhérent.e, dans sa fiche.
464
  * ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
465
  * Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main :
466
467 1105 pizzacoca
> Retrouver le mot de passe dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe.
468
469 1097 pizzacoca
> ~~~
470
 # On crypte le mot de passe :
471
 mkpasswd -m SHA-512 mot-de-passe 
472 942 youpi
> ~~~
473 877 youpi
474 1040 youpi
la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."  
475 877 youpi
  * Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
476
477
* Vérifier le tarif du contrat sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php
478 834
* Ajouter, s'il n'y est pas déjà, l'adhérent.e dans collect.online, la référence d'adhérent.e est lisible en allant cherche l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.  
479 1125 youpi
* créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant (on prélève à la fin du mois M / début du mois M+1 l'abonnement VPN pour le mois M-1). Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour le premier mois partiel.  
480 834
* corriger les prélèvements anniversaire pour y ajouter la cotisation.  
481 877 youpi
* Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
482
483
* Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
484 834
485 877 youpi
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0  
486 834
ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1  
487 877 youpi
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
488 834
489 877 youpi
où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers). Éventuellement il y a déjà un fichier `disponible.pour.ip.fixe` qui vient d'un précédent désabonnement.
490
491 834
## Ajouter une autre IP fixe à un VPN
492 877 youpi
493
* Si l'adhérent veut une 2e IP fixe, il suffit d'ajouter la route dans son /etc/openvpn/ccd sur  
494 834
iris et demeter:
495 877 youpi
496 834
iroute 185.233.101.m 255.255.255.255  
497 877 youpi
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:m::/64
498 834
499 877 youpi
## Résilier un VPN
500
501
* Sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php repérer le contrat  
502
503
* Charger éventuellement le dernier mois  
504
* Cliquer sur le contrat (2e colonne)  
505 834
* Cliquer sur le bouton Modifier en face de "Statut du service ... En service", pour clôturer le service.  
506 877 youpi
* Désactiver le login sur iris et demeter dans /etc/openvpn/password en mettant juste un \# en tête de ligne.  
507
* Renommer l'éventuel fichier dans ccd/ en disponible.pour.ip.fixe.xxx pour libérer l'IP  
508
* Désabonner de la liste vpn@
509
510 1129 youpi
## Résilier un.e adhérent.e
511 877 youpi
512 1103 pizzacoca
* Dans la liste dans le module Adhérents, cliquer sur la croix rouge pour résilier.  
513 1099 pizzacoca
514 1103 pizzacoca
* Désinscrire de la [liste asso](https://listes.aquilenet.fr/sympa/review/asso)  
515 834
516 1129 youpi
* Désactiver le compte ldap en changeant le mot de passe dans sa fiche adhérent.e dolibarr pour qu'ille ne puisse plus se logguer. 
517 1103 pizzacoca
518
> dans le cas d'une demande de suppression totale des mails, aller sur hera
519
520
~~~
521
  sudo su
522
  cd /srv/vmail/aquilenet.fr/
523 834
  rm -fr prenom.nom
524 1103 pizzacoca
~~~
525
526
> Pour les plus joueurs
527
528
~~~
529 877 youpi
sudo cd rm /srv/vmail/aquilenet.fr/prenom.nom -fr
530 1103 pizzacoca
~~~
531 877 youpi
532
* Supprimer les comptes utilisateurs autres.  
533 834
534
* Enlever les permissions dans l'atelier.
535 877 youpi
536
## Ajouter de l'espace disque owncloud
537
538
TODO: automatiser la partie dolibarr
539
540
  - se logguer sur nextcloud avec son compte habituel (qui est dans le groupe admin, pour le vérifier aller dans paramètres et vérifier le(s) groupe(s))
541
  - Dans le menu en haut à droite, choisir Utilisateurs
542
  - retrouver l'utilisateur dans la liste
543
  - changer son quota
544
  - noter son uuid
545
  - sur sayanet, dans /home/aquilenet-backup/BackItUp/BackItUp.conf, ajouter l'uuid à la liste\_exclusions
546 1115 youpi
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php s'il avait déjà un contrat,
547
    - si oui il suffit de l'augmenter,
548
    - si non il faut en créer un nouveau. dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-owncloud", choisir la quantité en Go/an, ajouter, modifier éventuellement le tarif
549 877 youpi
  - valider
550 922 youpi
  - modifier le statut du service en l'activant avec comme date de terminaison 2099
551
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
552
  - établir le prélèvement automatique sur collect.online
553
554
## Ajouter une facturation de VM ou serveur à prix libre
555
556
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "heb-mezza" ou VM, mettre 1 unité.
557
  - changer le prix unitaire pour mettre le prix libre.
558
  - valider le contrat
559 834
  - activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
560
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
561 1024 youpi
  - Créer la VM ou installer le serveur
562 877 youpi
563
## Ajouter du disque local pour une VM
564
565 834
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-local", choisir la quantité en Go/an, changer éventuellement le tarif.
566 877 youpi
  - valider le contrat
567 1135 youpi
  - modifier l'état du service dans le contrat pour le passer en actif avec comme date de terminaison 2099
568 877 youpi
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
569 1025 youpi
  - Créer la VM
570 877 youpi
571
## Ajouter du disque NFS pour une VM
572
573 834
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-NFS", choisir la quantité en Go/an, changer éventuellement le tarif.
574 877 youpi
  - valider le contrat
575 1136 youpi
  - modifier l'état du service dans le contrat pour le passer en actif avec comme date de terminaison 2099
576 877 youpi
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
577
  - Voir https://atelier.aquilenet.fr/projects/infrastructure/wiki/NFS pour la création du volume, et mettre le quota.
578
579 834
## Supprimer du disque cloud, local ou NFS
580 877 youpi
581 834
  - [dans dolibarr](http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php) retrouver le contrat correspondant à la VM, cliquer sur le numéro de contrat.
582 877 youpi
  - Cliquer sur l'icône modifier à droite de "Statut du service", mettre la date de fin de service et cliquer sur Clôturer
583 834
  - Faire l'action adminsys correspondante.
584 877 youpi
585 834
## Et sourtout
586
587
Pour vérifier qu'il n'y a pas d'erreur, regarder la somme des soldes tout en bas de [la compta publique](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php), ça doit retomber à zéro.
588 877 youpi
589
## Supprimer un essai
590
591 834
On n'efface pas ce qui a existé réellement, mais on peut avoir besoin de supprimer un test.
592 877 youpi
593 834
  - Supprimer l'adhérent.e
594 877 youpi
  - Dans compta/tréso, Clients, choisir le client, regarder la fiche, supprimer
595 834
  - Supprimer le compte de compta
596 877 youpi
597 834
## Modifier les tarifs
598 877 youpi
599
  - Modifier dans sous.ods dans les recettes des produits.
600 834
601 877 youpi
* Dans gaia, /srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin, modifier eligibilite.cgi  
602
603 834
* Dans dolibarr, Services, modifier le/les services concernés  
604 877 youpi
* Dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/ , aller voir les lignes concernées, modifier le champ commentaire.
605
606 834
  - Dans les formulaires, modifier adsl-tail.inc, recompiler, commiter, svn up dans /srv/si/formulaires, copier adsl\*.pdf dans /srv/www/aquilenet.fr/docs/
607
  - Sur le site web, modifier http://www.aquilenet.fr/node/8
608 877 youpi
609
## Renommer quelqu'un
610
611
C'est galère et technique, mais pas impossible. Il faut (au moins, difficile d'être sûr qu'on n'ait rien oublié)
612
613
  - Dans sa fiche adhérent, changer nom/prénom, login, email
614
  - Sur hera, dans /home/vmail/aquilenet.fr, renommer le répertoire
615 834
  - Dans la fiche tiers dolibarr, change nom/prénom
616 953 youpi
  - Renommer son compte de compta, voire les écritures
617
  - Dans la liste des contrats, renommer au besoin (eh non dolibarr n'a pas l'air d'avoir d'interface pour ça, il faut le faire à la main en SQL...)
618
  - Renommer son accès vpn
619
  - Supprimer l'ancien utilisateur dans l'atelier
620
621
## Ajouter un type de service
622
623
Dans le module service, cliquer sur Nouveau service.
624
625
Peu importe la référence et libellé du service.
626
627
Bien mettre la durée: 1 année ou 1 mois.
628 1015 pizzacoca
629 1017 pizzacoca
Mettre le prix en TTC et mettre la TVA à 0%
630
631
Dans le script aquilenets/contrats.php, ajouter dans le switch pour choisir le compte de produit à créditer.
632
633
# Compta annuelle
634 1042 youpi
635 1017 pizzacoca
Faire le bilan d'exercice:
636 1045 youpi
637 1043 youpi
  - Créer un compte de référence 120020xx, de libellé "Exercice 20xx", de type "Compte bancaire épargne/placement", puis le modifier pour désactiver la fonction de rapprochement.
638 1017 pizzacoca
  - Vérifier que les fournisseurs sont à 0, corriger le cas échéant
639
  - Vider chaque compte produit et charge vers ce compte, à l'aide de virements "Exercice 20xx Charge truc". Cela remet donc à zéro tous les comptes de produit et charge.
640
  - En faire un bilan d'exercice dans sous.ods dans une nouvelle feuille "20xx": copier la feuille de l'année d'avant, corriger les montants des charges et produits
641
  - Virer l'exercice sur le compte "Bilan", avec l'intitulé "Exercice 20xx" . Le compte d'exercice 20xx est donc tombé à zéro.
642
643
Faire le bilan comptable (inverser tous les signes pour que ce soit plus intuitif à comprendre) dans sous.ods
644
645
  - Actif:
646
647
* les comptes courants et épargnes vont en actifs.  
648
649
* les comptes tiers **négatifs** vont en créances (on devrait recevoir ces sous-là un jour)
650
651 1047 youpi
  - Passif:
652 1017 pizzacoca
653
* Le compte "Bilan" (avant virement de l'exercice de l'année) va dans "Exercices passés"  
654
655
* les comptes tiers **positifs** vont en dettes (on a encore ça à payer), selon que c'est temporaire ou non.
656
657 1048 youpi
Vérifier que les deux totaux correspondent
658 1017 pizzacoca
659 1050 youpi
Mettre à jour sous.ods:
660 1017 pizzacoca
661 1142 youpi
TODO: tester dolibarr 10
662
663 1051 youpi
  - Télécharger sous.csv depuis dolibarr: https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/export_sous.php
664 1052 youpi
  - ouvrir sous.csv en n'utilisant **que** le point-virgule comme séparateur
665 1017 pizzacoca
  - copier/coller son contenu dans la feuille adhérents\_import de sous.ods
666 1015 pizzacoca
  - mettre à jour la feuille historique depuis la feuille Situation
667
  - étebndre la plage de données des graphes dans la feuille Graphes
668
  - Vérifier les feuilles Situation et Bilan mensuel, imprimer les feuilles Situation, Graphes, Bilan mensuel, et 20xx
669
670
# Compta mensuelle
671
672 1118 pizzacoca
* voir les TODO sur https://atelier.aquilenet.fr/projects/compta/wiki/Todolist-mensuelle
673
674 1119 pizzacoca
 ancien lien en cours de destruction 
675
https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Todolist_mensuelle
676 1015 pizzacoca
677
* Attention, en Janvier, ne faire d'abord que les opérations concernant Décembre, puis faire la compta annuelle, puis faire les opérations concernant Janvier
678
679
### Vérification rejets de prélèvement :
680
681
* Vérifier sur collect.online s'il y a eu des rejets sur le dernier prélèvement: depuis la page d'accueil, le bouton "Traiter" à droite de "impayées" en rouge (même s'il indique 0, il peut y en avoir...)
682
683
> * Aller vérifier sur coopacces: s'il y a effectivement un débit S-MONEY correspondant, utiliser cette date-là pour réaliser des virements inverses entre les adhérents concernés et le compte du crédit coopératif, qui du coup doivent de nouveau la créance. 
684
> * Sinon, c'est que le prélèvement n'a même pas été essayé, mettre la même date que le prélèvement. dans ce cas baisser d'autant le montant du prélèvement global des adhérents (Prélèvements adhérents XX/XXXX) et virer depuis les comptes des adhérents concernés vers le compte prélèvements.
685
> * Augmenter d'autant le prélèvement suivant, et vérifier avec l'adhérent pour que le prélèvement puisse se faire
686
687
### Rapprochement :
688
689
* Aller sur https://www.credit-cooperatif.coop/Entreprises/Banque-au-quotidien/Coop-access , demander l'export des écritures du compte bancaire pour ouvrir dans un tableur
690
691
* aller https://dolibarr.aquilenet.fr/compta/bank/account.php?account=1, comparer: on peut par exemple prendre chaque écriture de dolibarr depuis la date du dernier rapprochement, et cocher dans le tableur
692
693
> * Attention, les crédits S-MONEY dans coopaccess correspondent à l'écriture "Prélèvements adhérents" dans dolibarr. Si ça ne correspond pas c'est éventuellement normal, cf plus bas.
694
> * Il y a un débit S-MONEY dans coopaccess correspondant aux frais bancaires
695
> * Les autres débits S-MONEY éventuels dans coopaccess correspondent à de rejets de prélèvement, cf ci-dessus
696
697
* Enrichir dolibarr des opérations non cochées.
698
* Vérifier le sens des opérations non rapprochées
699
* Vérifier que la ligne "solde actuel" dolibarr est égale au solde sur coopacces.
700
701
> * Si la somme des crédits S-MONEY dans coopaccess ne correspond pas à l'écriture "Prélèvements adhérents" dans dolibarr, il y a peut-être des prélèvements qui ne sont pas encore passés (parce qu'on est au début du mois seulement). Du coup pour vérifier tout de même les soldes :
702
703
> > * * Dans le tableur soustraire les différents crédits S-MONEY déjà passés sur coopaccess du solde coopaccess (en haut)
704
> > * * Soustraire (calculer avec sa petite calculette) le prélèvement visible dans dolibarr du solde dolibarr.
705
706
> * Si ça ne correspond pas, recommencer.
707
> * Cliquer sur le bouton rapprocher pour accéder à la page de rapprochement.
708
> * rapprocher les opérations en renseignant la date du jour (on ne prend pas la peine d'indiquer le type d'opération),
709
> * * **sauf**
710
> * * Les opérations dolibarr pas encore passées sur coopaccess
711
> * * Dans le cas où la somme des crédits S-MONEY ne correspond pas à l'écriture "Prélèvement adhérents", cette dernière écriture, qu'on pourra vérifier le mois suivant.
712
713
## Frais de fonctionnement (nos factures)
714
715
**Enercoop**
716
717
* S'il y en a une nouvelle, récupérer la facture bimensuelle sur https://espace-client.enercoop.fr/mon-espace/accueil/#bienvenue  
718
719
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Enercoop-<date>-NATLFAC\_xx\_xxxxxxxx.pdf  
720
* Passer le montant en charge d'hébergement (vers fournisseurs divers), intitulé "Facture enercoop NATL\_FACxx-xxxxxx" comme sur la facture  
721
* si une facture Enercoop a été prélevée, passer de fournisseur divers vers le compte credit cooperatif "Prelevement enercoop NATL\_FACxx-xxxxxx" (ller trouver le N° de facture corrrespondant dans le cloud)
722
723
**Cogent**
724
725
* Enregistrer la facture  
726
727
* **Payer** la facture
728
729
**Syntis**
730
731
* N'a pas lieu en ce moment, on n'héberge rien chez lui actuellement.
732
733
* Récupérer la facture pour l'hébergement sur https://client.syntis.net  
734
735
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Syntis-<date>-Fxxxxxx.pdf  
736
* Passer le montant en charge d'hébergement, intitulé "Quart de baie etc." comme sur la facture  
737
* Virer le montant de la facture à Syntis (à la fois sur coopanet et sur dolibarr) en mettant le numéro de facture dans l'intitulé, virer également 0.20€ depuis charge services bancaires "frais prélèvement SEPA"
738
739
**Nom de domaine**
740
741
* En juin ou juillet, renouveller sur https://www.bookmyname.com/ : depuis la page d'accueil, cliquer sur la partie "gérer", puis "Liste de vos noms de domaine", puis cocher tous les domaines aquilenet, puis choisir l'action "Renouveler des noms de domaine", payer, faire les virements correspondant.  
742
743
* Le mois d'après, **récupérer** la facture  
744
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/bookmyname-<date>-xxxxxx.pdf
745
746
## Facturations par Aquilenet
747 1108 pizzacoca
748
**Établir une facture ADSL pour ceux qui en ont besoin !**
749
750 1015 pizzacoca
Un outils a été développé sous django et python 
751 834
https://www.aquilenet.fr/fr/jechange/login/?next=/fr/jechange/
752 1108 pizzacoca
753 1015 pizzacoca
**penser à mettre à jour :**
754
755
> * Le numéro de facture (Nous avons commencé l'année en suivant les exigences du fisc, à savoir une numérotation unique et pas par adhérent)
756
> * La date de facture  
757
> * La date dans la désignation  
758 1070 pizzacoca
> * La date du prélèvement
759
760 1088 pizzacoca
### Facturations mensuelles
761 1070 pizzacoca
762 1137 pizzacoca
```
763 1139 pizzacoca
mémo pour une facturation sans contrat sous dolibarr :
764
Facturer : Rédiger une facture avec un numéro
765
Charger : virer du compte de l'adhérent vers le compte produit/service fourni en mettant une référence (n° de facture) pour s'y retrouver.
766 1137 pizzacoca
```
767 834
768
**Charlotte Lewden** 
769 1131 pizzacoca
* cotisation en octobre
770
771 1137 pizzacoca
772 1131 pizzacoca
**Elidée**
773 1098 pizzacoca
774 1131 pizzacoca
* Contrat dolibarr ~~n°39~~ **heb-Cogent elidee**. Hébergement: 1U + borne GSM 100€/mois ~~**charger**~~
775
* **Facturer** l'hébergement du serveur (100€), plus la cotisation vers décembre.
776 834
777 1131 pizzacoca
**Guix**
778 834
779 1131 pizzacoca
* Contrat dolibarr ~~n°40~~ **heb-vm guix** 75€/mois. ~~**charger**~~ 
780
* **Facturer**. Ajouter la cotisation en novembre
781 1088 pizzacoca
782 834
**L@BX**
783
* Contrat dolibarr ~~n°36~~ **heb-vm labx** 60€/mois chez Pierre Bourdin    
784
~~**charger**: Virer 60€ depuis le compte de Pierre Bourdin vers le comte Produit Hébergement C'est le montant total de 'hébergement du L@BX.~~.     
785
* **Facturer** 30€ au nom du L@BX, Pierre paie l'autre moitié personnellement.
786
787 1131 pizzacoca
**Librairie Permaculturelle** 
788
* cotisation en janvier
789 834
790 1015 pizzacoca
**Rosedor**
791 1085 pizzacoca
* Contrat dolibarr n°38 VM 200€/mois. ~~**Charger**~~ 
792 834
todo : renommer en *heb-vm rosedor1*
793 1060 pizzacoca
* Contrat dolibarr n°47 VM 60€/mois. ~~**Charger**~~
794 1015 pizzacoca
todo : renommer en *heb-vm rosedor2*
795
* **Facturer** l'hébergement du service Rosedor (260€), plus la cotisation en avril.
796
Mail à envoyer à sophie.ouvrard@rosedor.fr (gestion de la téléphonie) et helene.geneste@rosedor.fr (compta)
797 1093 pizzacoca
798 1131 pizzacoca
**saya**
799
* Contrat dolibarr n°37 Hébergement sayanet 288€/mois. ~~(**Charger**) en mettant le numéro de facture pour pouvoir s'y retrouver et le virer du compte client Saya au compte produit hébergement~~     
800
todo : renommer en *heb-cogent sayanet*
801
* Attention à la cotisation en novembre *facturation de cotisation oubliée en 2018, à rattraper*
802
* **Facturer** (établir une facture pour l'hébergement) et l'envoyer à fatiha.sabri@h20-16.fr
803
* Ils nous virent le paiement.  Mettre aussi le numéro de facture indiqué par saya et visible dans coopaccess, pour savoir ce qu'ils ont payé.
804 1064 pizzacoca
805 834
**Utopia**
806 1015 pizzacoca
* (Utopia (cotisation en août), envoyer à bordeaux@cinemas-utopia.org et à Patrick Troudet \> besoin facture mensuelle
807 1131 pizzacoca
808
**Yaal**
809
* Contrat dolibarr ~~n°43~~ **heb-cogent yaal1** Hébergement 1U 240€ /mois    
810 1137 pizzacoca
* Contrat dolibarr ~~n°46~~ **bgp-cogent yaal** 60€ /mois
811 834
812 1095 pizzacoca
### Facturations annuelles 
813 1015 pizzacoca
814 1141 pizzacoca
**Mars**
815
816
> **La Clé des Ondes** Facture pour leur adhésion annuelle. 
817 1096 pizzacoca
818 834
**Avril**
819 1022 pizzacoca
820 834
> **C-P Prod** **facturer** contrat Dolibarr ~~n°35~~ **heb-vm cpprod-dev**, soit 1 an de VM à 20€/mois, donc 240€ (attention, contrat dolibarr démarré en cours d'année, il faudra sans doute **charger** une partie de l'année.
821 1022 pizzacoca
822 1015 pizzacoca
**Mai** 
823 1022 pizzacoca
824 834
**Aout**
825 1130 pizzacoca
826 1095 pizzacoca
> ~~**Librairie Permaculturelle** échéancier au nom de "Association Ressources-permaculture" avec cotisation en janvier~~ passage à factures mensuelles
827 1022 pizzacoca
828 1015 pizzacoca
**Octobre**
829 1022 pizzacoca
830 1015 pizzacoca
> **CoopAlpha / Mukt**  
831 1082 pizzacoca
> * contrat ~~n°31~~ **heb-mezza bonjour Mukt** à 20€/mois **facturer** 1 an soit 240€
832 1091 pizzacoca
>  Ils paient par virement
833 1083 pizzacoca
834 1082 pizzacoca
 **Novembre** 
835 1083 pizzacoca
836
> **Yaal** **facturer** :
837 1094 pizzacoca
> * contrat ~~n°383~~ **Disk-local yaal** 20€ de VM annuelle 
838 1082 pizzacoca
> * 100€ de cotisation   
839 1015 pizzacoca
840 1022 pizzacoca
841 1015 pizzacoca
> **C-P Prod** **facturer**
842 1022 pizzacoca
> * Contrat Dolibarr ~~n°48~~ **heb-vm cpprod** , soit 1 an de VM à 30€/mois, donc 360€, attention, contrat dolibarr démarré en cours d'année, il faudra sans doute **charger** une partie de l'année.
843 834
> * La cotisation. 
844 1096 pizzacoca
845 1108 pizzacoca
**Décembre**
846 1015 pizzacoca
847
> **Nothing to Hide** **facturer** et **charger** 1 an de préfixe IPv4 à 128€ et 1 an de transit à 240€, et une cotisation de 20€.
848
> **Loïc Prud'homme** envoyer à contact@loicprudhomme.fr - loic.prudhomme@assemblee-nationale.fr  & Tiphaine.Maurin@clb-an.fr -, la cotisation n'est pas à facturer donc 480€
849
> **Attitudes et Marques** Envoyer facture correspondant à l'échéancier annuel envoyé en début d'année.
850
851 1037 youpi
## Lignes ADSL
852 834
853 1053 youpi
* **Récupérer** les dernières factures sur https://vador.fdn.fr/adherents (Informations Administratives / Prélèvements), L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/FDN-<date>-xxxxxx.pdf  
854 1034 youpi
855 1041 youpi
* Si ça n'a pas déjà été fait pendant le rapprochement, virer le montant correspondant de FDN au crédit coopératif  
856 834
* Vérifier que la balance du compte de fournisseur FDN retombe à 0 après leur dernière facture, sauf exceptions:
857 1041 youpi
858 1015 pizzacoca
* fin décembre (donc décembre inclus):
859
860
** rien
861
862
* donc au total +0€ -> OK
863
864
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php
865
866
* S'assurer que les lignes nouvelles ont bien leur date de début correct (voir sur https://vador.fdn.fr/adherents) et que le montant du premier prélèvement est correct sur collect.online  
867
868
* Cliquer sur les boutons charge (sauf pour les anciennes lignes et les lignes actuellement en construction, pour lesquelles il faut regarder le détail de ce qu'il y a à faire)
869
870
* cela va:
871
872
> * Virer la souscription adhérent.e depuis le compte de la ligne vers le produit Lignes ADSL (Abonnement ligne xxx mois année)  
873
> * Virer la souscription adhérent.e depuis l'adhérent.e possédant la ligne vers le compte de la ligne.  
874
> * Virer la souscription FDN depuis la charge Lignes ADSL vers le compte de la ligne  
875
> * Virer la souscription FDN depuis le compte de la ligne vers le fournisseur FDN
876 1123 youpi
877
Note: on prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) l'abonnement pour le mois M-1.
878 1015 pizzacoca
879
### Contrats
880
881 1142 youpi
TODO: tester dolibarr 10
882
883 1015 pizzacoca
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/contrats.php  
884
* Cliquer sur les boutons charge des contrats où l'échéance est passée (elle est écrite en rouge). Cela va virer la souscription depuis le compte de l'adhérent.e vers le compte de produit correspondant.
885 1123 youpi
886
Note: 
887
888 1127 youpi
- Pour les VPN (on compte au prorata du mois utilisé), on prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) l'abonnement pour le mois M-1.
889 1123 youpi
- Pour les VM et hébergement (on compte par mois entier), on prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) l'abonnement pour le mois M.
890 1015 pizzacoca
891
### Adhésions
892
893 1142 youpi
TODO: tester dolibarr 10
894
895 1015 pizzacoca
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/cotisations.php
896
* pour chaque adhérent.e apparaissant dans la liste (qui sont ceux avec cotisation en retard):
897
898
* S'il y a un RIB, on va prélever nous-même, donc cliquer sur le bouton charge, ce qui
899
900
> * Vire la cotisation annuelle ou mensuelle depuis l'adhérent.e vers le produit Cotisations.  
901
> * Ajoute la cotisation dans l'adhérent.e.
902
903
* S'il n'y a pas de RIB, on ne sait pas s'il y a lieu d'établir une cotisation, donc cliquer sur le bouton Rappel pour envoyer un mail à l'adhérent.e. Attention: si l'adresse e-mail est en @aquilenet.fr, il faut vérifier si l'adhérent.e relève bien ses mails, et sinon, lui envoyer un courrier papier.  
904
905 1123 youpi
* Résilier les retardataires répétés.
906
907 1066 youpi
Note: On prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) les adhésions dont l'anniversaire est tombé pendant le mois M.
908 1015 pizzacoca
909
### Prélèvements & **injection dans dolibarr**
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TODO: tester dolibarr 10
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* Aller sur collect.online  
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* Dans Echéances, faire sortir les échéances **du 10 du mois courant au 10 du mois suivant** (i.e. les prochaines échéances qui vont être prélevées, qu'on n'a pas encore injectées), cliquer sur Exporter . Attendre quelques secondes, le fichier devrait apparaitre dans la liste obtenue avec "Vos demandes d'export". Attention à bien prendre le bon fichier :) a priori le plus récent est en haut.
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* Tester le résultat des prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/test_prelevements.php  
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* Vérifier que ça retombe bien à zéro sinon identifier les raisons
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> * C'est un prélèvements dans collect.online à corriger (le corriger)
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> * Une erreur existe dans dolibarr (montant d'abonnement, cotisation, sens de paiement ...)
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> * Situation temporaire (avance ou retard de paiement), dans ce cas documenter dans le champ commentaires de la fiche de compte dolibarr, en précisant la date de régulation prévue. Faire éventuellement un mail à l'adhérent si une action de sa part est requise.
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* **Refaire** un nouvel export, le re-télécharger et refaire le test d'import.
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* Injecter vraiment les prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/import_prelevements.php  
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* Vérifier dans l'ensemble des comptes que les adhérent.e.s sont bien retombés à 0. Quand ce n'est pas le cas, modifier le champ Commentaire du compte bancaire correspondant pour noter pourquoi.
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**Vérification**
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TODO: tester dolibarr 10
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> * Vérifier les balances des comptes d'adhérent.e.s, de fournisseurs, et de clients.
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> * Encaisser (les envoyer par courrier & ajouter dolibarr) les chèques qui restent en mettant le numéro de remise dans le virement
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> * Lancer les rappels de prélèvements depuis https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/rappel_prelevements.php (ça prend du temps car le script met à jour les clés gpg)
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> * En janvier, faire la compta annuelle