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Compta » Historique » Version 1146

youpi, 13/10/2019 23:43

1 877 youpi
# Compta
2 834
3 877 youpi
## Liens rapides dans cette page
4 834
5 878 youpi
  - [Facture fournisseur](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Facture)  
6 1013 pizzacoca
  - [Compta mensuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Compta-mensuelle)  
7 1014 pizzacoca
  - [Compta annuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Compta-annuelle)  
8 878 youpi
  - [Nouvel.le adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-adh%C3%A9rente)  
9
  - [Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-cl%C3%A9-PGP-dune-adh%C3%A9rente)  
10
  - [Nouveau mandat](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-mandat)  
11
  - [Nouvelle ligne ADSL](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-ligne-ADSL)  
12
  - [Migration Ligne ADSL à Liazo](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Migration-ligne-ADSL-%C3%A0-Liazo)  
13 1134 youpi
  - [Déménagement ligne ADSL / Augmentation de débit](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#D%C3%A9m%C3%A9nagement-ligne-ADSL-augmentation-de-d%C3%A9bit)
14 878 youpi
  - [Réception de cotisation](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9ception-de-cotisation)  
15
  - [Encaisser un chèque](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Encaisser-un-ch%C3%A8que)  
16
  - [Résilier une ligne ADSL](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-une-ligne-ADSL)  
17
  - [Nouveau VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-VPN)  
18
  - [Ajouter une IP fixe à un VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-une-autre-IP-fixe-%C3%A0-un-VPN)  
19
  - [Résilier un VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-VPN)  
20
  - [Résilier un adhérent](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-adh%C3%A9rent)  
21
  - [Ajouter de l'espace disque cloud](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-de-lespace-disque-owncloud)  
22
  - [Ajouter du disque local pour une VM](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-local-pour-une-VM)  
23
  - [Ajouter du disque NFS pour une VM](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-NFS-pour-une-VM)  
24
  - [Supprimer du disque](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Supprimer-du-disque-cloud-local-ou-NFS)  
25 880 youpi
  - [Renommer quelqu'un](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Renommer-quelquun)
26 878 youpi
27 834
## autres liens
28
29 879 youpi
  - [TODO list mensuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Todolist_mensuelle)  
30
  - [[compta\_boiteaidées|TODO list un jour]]  
31
  - [La compta publique](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php)  
32
  - [La preuve par neuf de la compta](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/check.php)  
33
  - [La liste des pages dolibarr aux petits ognons pour nous](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet)  
34
  - [La compta adhérent](https://adherents.aquilenet.fr/compta.php)  
35
  - [le cloud](https://cloud.aquilenet.fr/index.php/apps/files/?dir=/Shared/Aquilenet-administration/Compta/adhesions)  
36
  - [coopanet](http://www.coopanet.coop) , Code utilisateur E145498P  
37
  - [collect online](http://collect.online)  
38 834
  - [[dolibarr]]  
39 879 youpi
  - Il y a aussi un [bac à sable dolibarr](https://dolibarr2.aquilenet.fr/)
40 941 pizzacoca
  - [[appli_generation_factures|Application django de génération des factures]]
41 951 youpi
  - les infos publiques envoyées à db.ffdn.org: (http://dolibarr.aquilenet.fr/isp.json)
42 952 youpi
  - les autres infos: (http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/infosplus.php)
43 877 youpi
44 993 pizzacoca
45 1143 youpi
## TODO dolibarr 10
46
47 1144 youpi
adsl.php: tester change_start
48
49
compta-asso.php: tester
50
51
infos.php: tester
52
53
infosplus.php: tester
54
55
nbadherents.php: tester
56
57 1145 youpi
Appliquer les patches
58
59 1146 youpi
** pas graves **
60
61 1143 youpi
Tester infos sur l'espace adhérent
62 1146 youpi
63
check_lignes.php
64
65
tarifs.php
66
67
test.php
68 992 pizzacoca
69 834
## Doc
70 877 youpi
71
**Tout se passe sur dolibarr**
72 834
73 949 youpi
juste pour info, [Installation d'un nouveau dolibarr](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Installation_dolibarr) , et la liste des dépôts où on stocke nos scripts (référencée aussi sur https://www.ffdn.org/wiki/doku.php?id=formations:compta#travaux_de_la_fede)
74 950 youpi
    * http://git.aquilenet.fr/tools.git             scripts web pour générer des formulaires d'inscription , installé sur gaia:/srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin
75
    * http://git.aquilenet.fr/tools-dolibarr.git    scripts dolibarr pour valider une inscription et les scripts de compta , installé sur hera:/usr/share/dolibarr/scripts/aquilenet
76
    * http://git.aquilenet.fr/htdocs-dolibarr.git   pour gérer les lignes ADSL de manière sympa dans Dolibarr , installé sur hera:/usr/share/dolibarr/htdocs/aquilenet
77
    * http://git.aquilenet.fr/adherents.git         pour l'espace adhérents, en dolibarr aussi, installé sur hera:/srv/adherents
78 834
79
Les mails sont envoyés à tresorier@aquilenet.fr qui est un alias pour la liste tresorier@listes.aquilenet.fr qu'on peut gérer sur https://listes.aquilenet.fr/sympa/admin/tresorier
80 877 youpi
81
Ancien svn, n'est plus utilisé désormais  
82 834
svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/factures-fournisseurs  
83
svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/adhesions
84
85
Il est sans doute utile d'aller consulter d'abord la doc de FDN: https://wiki-adh.fdn.fr/wiki/documentation:notions_de_comptabilite pour comprendre les principes des comptes comptables. Il y a aussi eu un exposé à l'AG 2015 de la FFDN: http://www.aquilenet.fr/docs/compta.pdf
86
87
Voici ci-dessous le plan comptable. Quand on ajoute ou modifie une entrée, il faut penser à mettre à jour (TODO: factoriser dans aquilenet.lib.php):
88 877 youpi
89 834
* le numéro de Réf. du compte en question bien sûr  
90 877 youpi
91
* dans compte\_adherent() dans aquilenet.lib.php  
92
* dans soldes\_accounts(), et tout en bas, dans compta-asso.php  
93
* dans aquilenet.lib.php  
94 834
* dans dolibarr.php
95 877 youpi
96 834
* 05... : Compte de la ligne ADSL 05... Ne fait pas vraiment partie du plan comptable, on ne fait que faire passer les virements par ce compte pour y rassembler tout ce qui concerne une ligne ADSL donnée.  
97 877 youpi
98
* 12000000 : Compte de bilan  
99
* 1200xxxx : Compte d'exercice de l'année xxxx  
100
* 40100001 : Fournisseur Online.net  
101
* 40100002 : Fournisseur Bookmyname  
102
* 40100003 : Fournisseur divers  
103
* 40100004 : Fournisseur FDN  
104
* 40100005 : Fournisseur Syntis  
105
* 40100006 : Fournisseur Kazar  
106
* 40100007 : Fournisseur Cogent  
107
* 40100008 : Fournisseur Anteor  
108
* 40100009 : Fournisseur Orange  
109
* 40100010 : Fournisseur RIPE  
110
* 40100011 : Fournisseur OVH  
111
* 41100xyz : Compte de l'adhérent.e xyz  
112
* 41101000 : Donateur divers  
113
* 41101001 : Clients divers  
114
* 41102xyz : Compte du client xyz  
115
* 51120000 : Remise de chèque  
116
* 51190000 : Prélèvements  
117
* 51200001 : Crédit coopératif  
118
* 53140000 : Caisse  
119
* 60000000 : Charge Lignes ADSL  
120
* 60400001 : Charge dedibox  
121
* 60400002 : Charge nom de domaine  
122
* 60400003 : Charge hébergement  
123
* 60400004 : Charge IP  
124
* 60400005 : Charge transit  
125
* 60630000 : Charge matériel petit équipement  
126
* 21830000 : Charge matériel informatique  
127
* 60700000 : Charge marchandise goodies  
128
* 60700001 : Charge marchandise briques  
129
* 61100000 : Charge installation  
130
* 61600000 : Charge assurance  
131
* 62310000 : Charge annonces et insertions  
132
* 62360000 : Charge stickers  
133
* 62610000 : Charge timbres et frais postaux  
134
* 62620000 : Charge livraison  
135
* 62700000 : Charge service bancaire  
136
* 62800000 : Charge Diverses  
137
* 63500000 : Charge taxe achat étranger  
138
* 70400000 : Produit installation  
139
* 70600000 : Produit lignes ADSL  
140
* 70600001 : Produit VPN  
141
* 70700000 : Produit marchandise goodies  
142
* 70700001 : Produit marchandise briques  
143
* 70830000 : Produit hébergement  
144
* 70830001 : Produit transit  
145
* 70830002 : Produit stockage  
146
* 70830003 : Produit IP  
147
* 74000000 : Produit cotisations  
148
* 76000000 : Produit parts CC  
149 834
* 77000000 : Produit Dons
150 877 youpi
151 1002 pizzacoca
**En résumé**
152 877 youpi
153 834
  - Pour les comptes en banque et tiers (adhérent.e.s, fournisseurs), c'est négatif quand on leur a donné de l'avance de sous, et c'est positif quand on leur en doit (i.e. on est du côté "banquier" \!) Ainsi:
154 877 youpi
155 834
* C'est donc normal que les comptes en banque soient négatif, au contraire: c'est la banque qui nous doit des sous :) C'est exactement l'opposé de ce qui apparaît dans le compte chez la banque.  
156 877 youpi
157
* Si un.e adhérent.e est strictement négatif, il nous doit des sous, il faut lui prélever.  
158
* Si un.e adhérent.e est strictement positif, c'est qu'il a payé des trucs pour l'asso. Soit on lui rembourse, soit on ne lui prélève pas quelques mois.  
159
* Si un fournisseur est strictement positif, c'est qu'on lui doit des sous, il reste une facture impayée.  
160 872 pizzacoca
* Si un fournisseur est strictement négatif, c'est qu'on lui a donné trop de sous \! Il faut régulariser.
161 877 youpi
162
  - Pour les comptes de charge et de produit, c'est plus habituel:
163
164
* Une charge, c'est des sous en moins qui vont alimenter un fournisseur  
165
166
* Un produit, c'est des sous en plus qui viennent d'adhérent.e.s.
167
168
  - Pour les comptes en banque, on doit faire le "rapprochement" avec le relevé de compte. **Attention**, rapprocher rend l'écriture inchangeable. Il ne faut donc rapprocher qu'avec le relevé de compte confirmant l'opération sous les yeux.
169 834
170
Par exemple, voici pour un don et pour un paiement de facture:
171 877 youpi
172 1003 pizzacoca
**Don**
173 834
174
Par un.e adhérent.e
175 877 youpi
176
  - On vire le montant depuis son compte vers le compte produit don.Il nous doit donc maintenant des sous.
177
  - Le virement ou prélèvement est ordonné, on vire le montant depuis le
178
  - compte bancaire vers le compte de l'adhérent.e. Il ne nous doit plus de sous.
179 834
  - Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
180 877 youpi
181 864 pizzacoca
Si c'est une personne qu'on ne reverra pas souvent, on peut utiliser le  
182 834
compte "Donateur divers" à la place du compte d'un compte d'adhérent.e.
183 877 youpi
184 1004 pizzacoca
**Facture de fournisseur**
185 864 pizzacoca
186 834
Un fournisseur nous envoie une facture pour un service
187 877 youpi
188 989 pizzacoca
* On vire chaque élément de la facture depuis le compte de charge correspondant vers le compte de fournisseur. On lui doit donc des sous
189
190
* Lorsque l'on paie la facture, on vire le montant depuis le compte fournisseur vers le compte bancaire. On ne lui doit plus de sous.
191
192
* Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
193
194
* Lors d'un virement fait à un fournisseur on indique le numéro de facture (numéro invoice pour cogent par exemple)correspondant dans les trois champs 
195
196
> * motif du virement
197
> * Référence de l'opération
198
> * Référence de bout en bout
199
200
* Contacts Facturation Cogent : N° +33 (0) 1 49 03 18 00 billingeu@cogentco.com
201 877 youpi
202 834
## Nouvel.le adhérent.e
203
204 870 pizzacoca
Sur réception d'une demande d'adhésion
205 877 youpi
206 1142 youpi
TODO: tester dolibarr 10
207
208 877 youpi
  - Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.
209
  - Corriger éventuellement des typos ou ajouts à la main sur le formulaire (majuscules, type d'adherent, numero de tel, adresse mail)
210
  - Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvel_adherent.php, cela crée l'adhérent.e dans dolibarr, et du coup aussi dans LDAP, et donc une adresse mail etc., ainsi qu'un compte de compta tiers pour lui, ça l'inscrit à asso@listes.aquilenet.fr, et ça lui maile une bienvenue
211 1109 pizzacoca
212
>  - S'il y a une commande de VPN, ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
213 834
  - * Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main: aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe. Utiliser `mkpasswd -m sha-512` pour le crypter, et alors la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."
214 1109 pizzacoca
215
>  -  * Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
216
217 877 youpi
  - Dans les comptes, virer depuis son compte d'adhérent.e vers le "produit cotisations" le droit d'entrée ou la cotisation, titre "Cotisation Machin Truc 2011"
218
  - Dans sa fiche dolibarr adhérent.e, ajouter l'adhésion dans l'onglet adhésions
219 973 youpi
  - puis, selon le mode de règlement, avec la date du jour:
220 877 youpi
221 973 youpi
* Si c'est un chèque, virer depuis le compte de remises vers son compte
222 877 youpi
223
* Si c'est en liquide, virer depuis la caisse vers son compte  
224
* Si c'est un virement, virer depuis le compte bancaire vers son compte (et rapprocher plus tard)  
225 834
* Si c'est un prélèvement, voir ci-dessous.
226 877 youpi
227 870 pizzacoca
  - Si l'adresse e-mail n'a pas été précisée, envoyer une lettre de bienvenue papier. Voir le courrier type dans le cloud dans adhesions
228 877 youpi
229 834
  - S'il y a un mandat
230 877 youpi
231 834
* Archiver le mandat original.  
232 877 youpi
233 1111 pizzacoca
* Aller sur http://www.collect.online/ Ajouter l'adhérent.e dans la partie prélèvement, On utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
234 877 youpi
235 1106 youpi
* Si c'est juste une adhésion ou un abonnement VPN, faire un prélèvement régulier annuel ou mensuel (note: on commence à prélever le vpn à la fin du mois suivant le premier mois de service vpn)
236 877 youpi
237 834
* Si c'est un abonnement ADSL, on crée l'échéancier plus tard, une fois la ligne effectivement construite.
238 877 youpi
239 834
  - S'il y a une souscription à une ligne ADSL
240 877 youpi
241 834
* Toute la compta est faite automatiquement par le script, il y a juste à archiver la demande dans le cloud  
242 877 youpi
243
* [Vérifier l'éligibilité de la ligne](https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi) et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total  
244
* Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter *toutes* les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.  
245 1132 youpi
* Envoyer un aimable mail de confirmation à services at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr avec support at aquilenet.fr en copie, pour permettre d'identifier la ligne ne pas oublier de préciser qu'il vient d'"aquilenet", donner le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent.
246 877 youpi
247 1126 youpi
* Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP, noter IPv4, préfixe IPv6, login et mot de passe (lisibles aussi sur https://vador.fdn.fr/adherents) dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne, et forwarder le mail à l'abonné en corrigeant un peu.  
248 877 youpi
249 834
* Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
250 877 youpi
251 834
* Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence  
252 877 youpi
253
* Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone  
254 834
* Quand l'ouverture de ligne est effective,
255 877 youpi
256 885 youpi
* * forwarder le mail à l'abonné  
257
* * aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,  
258
* * créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec un premier prélèvement manuel correspondant aux FAS + mois partiel, et le prélèvement automatique mensuel.  
259
* * Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:
260 877 youpi
261 834
* La référence et le libellé du compte de compta  
262 877 youpi
263 834
* Dans la Note de l'adhérent.e
264 877 youpi
265 834
  - S'il y a une commande de VPN,
266 877 youpi
267 1039 youpi
* Vérifier le tarif du contrat vpn sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php
268
269 834
* Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
270 877 youpi
271
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0  
272
ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1  
273 834
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
274 877 youpi
275 852 youpi
où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers).
276 877 youpi
277 834
  - Archiver le tout: scanner tous les documents, ajouter au cloud, dans adhesions
278 877 youpi
279 1104 youpi
  - FIXME: broken, Sur l'atelier, ajouter l'adhérent.e en tant que participant au projet aquilenet.
280 877 youpi
281
## Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e
282
283 907 youpi
  - Sur hera, lancer la récupération de la clé à partir du fingerprint:
284 877 youpi
285 944 youpi
sudo -u www-data gpg --keyserver pgp.mit.edu --homedir /srv/adherents/.gnupg/ --recv-key XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
286 877 youpi
287 907 youpi
  - Retrouver l'adhérent dans Dolibarr, suivre le "lien tiers Dolibarr", aller dans la fiche, la modifier, découper le fingerprint complet de la clé GPG en 4 paquets de 10 chiffres hexa, les mettre dans les cases Id professionnel 1 à 4.
288 877 youpi
289
## Nouveau mandat
290 837 youpi
291 834
Sur mandat arrivé après la demande d'adhésion ou mise à jour,
292 877 youpi
293 834
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , pour pouvoir faire un copier/coller des numéros iban et bic  
294 877 youpi
295 1142 youpi
TODO: tester dolibarr 10
296
297 877 youpi
* Copier/coller dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouveau_mandat.php  
298
* Archiver le mandat.  
299
* Si c'est juste un changement de compte, dans collect.online, modifier juste dans le débiteur le numéro de compte.  
300
* Si c'est un nouveau service pour un débiteur existant, avec le même compte, dans collect.online, ajouter l'échéancier.  
301 834
* Si c'est un nouveau débiteur, ajouter l'adhérent.e dans collect.online, on utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
302 877 youpi
303
## Nouvelle ligne ADSL
304 834
305 1116 pizzacoca
> Penser à s'inscrire à la mailing list support@aquilenet.fr pour le suivi de l'ouverture.
306
307 1113 pizzacoca
**Souscription**  
308 1114 pizzacoca
> Sur souscription de ligne ADSL pour une adhésion existante.
309 877 youpi
310 1121 pizzacoca
**TODO** Décrire la procédure dans le cas d'un numéro VOISIN.
311 1120 pizzacoca
312 834
* [Vérifier l'éligibilité de la ligne](https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi) et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total, cela permet notamment de savoir si c'est un numéro actif ou inactif.  
313 877 youpi
314 1142 youpi
TODO: tester dolibarr 10
315
316 877 youpi
* Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter *toutes* les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.  
317 1132 youpi
* Envoyer un mail de confirmation à services at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr avec comme informations dans le corps "aquilenet", le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent. Ce n'est pas un traitement automatique, rédiger le mail correctement.  
318 877 youpi
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.  
319 1112 pizzacoca
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste adsl@, et ajoute l'éventuel mandat  
320
* Ajouter, s'il.elle n'y est pas déjà, l'adhérent dans collect.online, la référence d'adhérent est lisible en allant cherche l'adhérent dans la partie adhérents de dolibarr.  
321 834
* Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
322
323 1113 pizzacoca
**Confirmation**
324
> Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP :
325 834
326 1117 pizzacoca
* Dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne noter :
327
  * IPv4
328
  * préfixe IPv6
329
  * login 
330 1126 youpi
  * mot de passe (lisibles aussi sur https://vador.fdn.fr/adherents) 
331 1117 pizzacoca
332
* Forwarder le mail à l'abonné (en écrivant en tant que support@aquilenet.fr) en corrigeant un peu.    
333 834
334 1113 pizzacoca
**Changement**
335
> Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
336 834
337 1113 pizzacoca
* Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence  
338 877 youpi
* Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone  
339
340 1113 pizzacoca
**Ouverture effective**
341
> Quand l'ouverture de ligne est effective
342
343
* forwarder le mail à l'abonné  
344
* aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,  
345
* créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant. Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour inclure les FAS + mois partiel.  
346
* modifier l'échéancier pour ajouter la cotisation annuelle s'il n'y en a pas déjà  
347
* Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:  
348
* La référence et le libellé du compte de compta  
349
* Dans le champ note de l'adhérent
350 840 youpi
351 834
Oui, c'est cracra de mettre le montant, il faudrait faire un lookup dans la base des tarifs (TODO). Pour l'instant c'est plus simple ainsi.
352
353
## Migration ligne ADSL à Liazo
354
355 877 youpi
Lorsqu'un adhérent demande à migrer sa ligne vers Liazo.
356 849 blagoi.iakov
357 877 youpi
La migration sera effective au début du bimestre suivant seulement (si on commande avant le 15 du deuxième mois du bimestre en cours, sinon c'est encore après).
358
359
* Dans l'espace adhérent chez FDN, retrouver la ligne, et cliquer sur "Changer le débit ou l'option"  
360
361 834
* Choisir l'option voulue: dégroupage total ou non.  
362 877 youpi
* Renommer le compte de compta de la ligne en "Reconstr Ligne 0123456789".  
363 834
* Corriger son option, du genre 80MLiazoOrange (pas de dégroupage) ou 80MLiazoOrangeNu (dégroupage total).  
364 877 youpi
* On reçoit régulièrement des mails pour la progression de la construction.
365
366 834
* Quand on reçoit le mail parlant du changement de login, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans le champ Commentaire de la ligne.  
367 877 youpi
368 834
* Si on reçoit un mail parlant du changement de numéro de téléphone, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans la ligne (à la fois la référence et le nom du compte) et dans la note de l'abonné  
369 877 youpi
* Une fois la construction faite, facturer les frais de migration à la fin du mois suivant.Modifier l'échéancier (l'adhérent.e sera prévenu par un script après avoir réalisé l'injection)
370 886 youpi
371 877 youpi
* Avant de faire la première facturation au nouveau tarif:
372 886 youpi
373 877 youpi
* * corriger les tarifs client/fournisseur  
374 886 youpi
375 877 youpi
* * Si c'est un dégroupage total, mettre à jour le numéro de la ligne
376 886 youpi
377 877 youpi
* * * Dans la référence et le libellé du compte de compta  
378 886 youpi
379 877 youpi
* * * Dans la Note de l'adhérent.e
380 886 youpi
381 877 youpi
* * Renommer le compte de compta en "Ligne 0123456789"  
382
383
* * corriger le montant de prélèvement sur collect.online
384
385 1133 youpi
## Déménagement ligne ADSL / augmentation de débit
386
387
Pour le déménagement d'une ligne ADSL, cela peut éventuellement intéresser l'abonné.e d'avoir une période de recouvrement, auquel cas on peut simplement lui faire ouvrir une nouvelle ligne puis fermer l'ancienne quand elle/il n'en a plus besoin. Mais cela veut aussi dire que le dernier mois (voire les deux derniers quand ça ne tombe pas à la fin d'un bimestre pour les lignes Nerim) de l'ancienne ligne est facturé entièrement.
388
389
On peut donc préférer demander un déménagement, c'est-à-dire reconstruire la ligne ailleurs.
390
391
C'est en fait la même procédure pour augmenter le débit: c'est une reconstruction de la ligne.
392
393
Dans tous les cas la reconstruction sera facturée.
394
395
Il faut en faire la demande à services at fdn dot fr en précisant le numéro de ligne et le nom de l'abonné.e, éventuellement la nouvelle adresse, et le nouveau débit (vérifier ce qui est possible avec le test d'éligibilité).
396
397
Une fois la reconstruction confirmée, facturer les frais TTC: charge ADSL -> ligne, ligne -> FDN, et adhérent -> ligne, ligne -> produit ADSL.
398
399 877 youpi
## Réception de cotisation
400
401
  - Dans le module adhérents
402
403
* retrouver l'adhérent.e dans la liste,  
404
405
* aller dans l'onglet adhésions/cotisations  
406
* ajouter l'adhésion: mettre comme fin un jour avant l'anniversaire suivant.
407
408
  - Répercuter l'adhésion dans la compta en virant depuis l'adhérent.e vers le produit cotisation
409 834
  - Encaisser le montant (chèque: voir ci-dessous, liquide: passer sur le compte d'un trésorier qui se fait prélever et qui encaissera le liquide)
410
411 877 youpi
## Encaisser un chèque
412
413
Pour éviter d'en envoyer tous les 36s du mois, plutôt que virer directement depuis le compte bancaire, on vire temporairement depuis un compte "Remises de chèques".
414 974 youpi
415 972 youpi
  - Vérifier l'ordre du chèque.
416 834
  - Signer le chèque au dos
417 877 youpi
  - Virer depuis le compte "Remises de chèques" vers le compte de l'adhérent.e, avec la date du jour. Ainsi on sait que l'adhérent.e a payé, mais il nous reste des chèques à encaisser, stockés sur une étagère.
418 1140 youpi
  - Lors du dépôt d'une remise des chèques qui se sont entassés, virer le montant total de la remise de chèques depuis le compte bancaire vers le compte de remises de chèque, avec le numéro de remise pour rapprocher facilement, et la date de la remise de chèques. Envoyer par courier à Agence de Bordeaux Meriadeck, Immeuble le Prisme, Rue Marguerite Crauste, 33074 BORDEAUX CEDEX
419 877 youpi
  - Quand confirmé, rapprocher.
420
421
## Résilier une ligne ADSL
422
423
  - Charger sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/adsl.php les derniers mois complets
424 887 youpi
  - Renommer le compte de compta de la ligne en "Résiliation Ligne xxxx"
425 1132 youpi
  - La facturation chez Nerim est bimensuelle, donc il faut faire remonter la demande au services at fdn dot fr avant le 15 du deuxième mois du bimestre, pour éviter de payer un autre bimestre pour l'ADSL. Il vaut mieux faire remonter le plus tôt possible pour éviter de payer la partie transit de FDN.
426
  - mailer donc services arobase fdn point fr en donnant simplement le numéro de ligne et le nom de l'adhérent.e pour vérification, avec la date de résiliation souhaitée.
427 928 youpi
  - Lorsque la compta FDN est faite pour le dernier mois (qui comporte éventuellement une partie abonnée et une partie relicat facturée à prix coûtant), faire la compta pour la ligne à la main (TODO: automatiser):
428 940 pizzacoca
429
*****
430 930 youpi
431 936 youpi
### Facture mois plein
432 834
433 940 pizzacoca
* Pour les mois avant le mois où la résiliation est effective (donc les mois où le service a été permanent)
434
* * Utiliser le lien "charge" pour charger ces mois entiers. Il faut enlever temporairement le mot "Résiliation " pour que le script accepte de faire la charge automatiquement.
435 930 youpi
436 927 youpi
### Facture du mois de résiliation
437
438
* Pour le mois pendant lequel la résiliation a lieu (donc le mois où le service est donc partiel)
439
* * On ne veut prendre de marge que sur la période où il y a effectivement eu un service. Il faut donc compter combien cela fait:
440 940 pizzacoca
* * * notre marge: (tarif Aquilenet - tarif FDN) \* prorata du mois abonné)
441
* * Et y ajouter ce que FDN nous a fait payer
442 927 youpi
* * Facturer cela
443 930 youpi
444 927 youpi
### Facture des mois post résiliation
445 928 youpi
446 929 youpi
* Pour les mois après le mois où la résiliation a été effective (donc le mois où il n'y a aucun service)
447 927 youpi
* * Facturer juste ce que FDN nous a fait payer
448
449
*****
450
451
* Pour facturer:
452 931 youpi
* * Virer ce montant de la ligne ADSL vers le produit ADSL  
453 877 youpi
* * Virer ce montant de l'adhérent.e vers la ligne ADSL  
454 933 youpi
* * Virer le montant FDN de la charge ADSL vers la ligne ADSL  
455 877 youpi
* * Virer le montant FDN de la ligne ADSL vers le fournisseur FDN.  
456 1107 youpi
* Établir le prélèvement des derniers mois à la main sur collect.online.  
457 946 youpi
* S'il n'a plus d'abonnement, supprimer le numéro de compte dans la fiche tiers de l'adhérent  
458 947 youpi
* Renommer le libellé du compte de la ligne en "Ancienne Ligne xxxx"  
459 877 youpi
* Ajouter à la fin de la Ref. du compte de compta de la ligne ".0" (ou plus), et mettre à jour la référence dans la Note de l'adhérent.e (c'est pour le cas où un autre adhérent reprendrait cette même ligne, pour que ça soit vraiment un autre abonnement).
460
* Une fois la dernière échéance passée, désactiver l'échéancier chez collect.online : modifier l'échéancier pour bloquer tous les mois (vraiment le modifier, pas juste bloquer des échéances précises 
461 834
* S'il n'a plus d'abonnement, désabonner de la liste adsl@
462
463 877 youpi
## Nouveau VPN
464
465 834
Sur souscription de VPN pour un.e adhérent.e existant.
466
467 942 youpi
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.  
468 1097 pizzacoca
469 1142 youpi
TODO: tester dolibarr 10
470
471 1097 pizzacoca
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste vpn`, et ajoute l'éventuel mandat: TODO: vérifier que le numéro de compte se retrouve bien enregistré, dans le tiers correspondant à l'adhérent.e, dans sa fiche.
472
  * ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
473
  * Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main :
474
475 1105 pizzacoca
> Retrouver le mot de passe dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe.
476
477 1097 pizzacoca
> ~~~
478
 # On crypte le mot de passe :
479
 mkpasswd -m SHA-512 mot-de-passe 
480 942 youpi
> ~~~
481 877 youpi
482 1040 youpi
la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."  
483 877 youpi
  * Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
484
485
* Vérifier le tarif du contrat sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php
486 834
* Ajouter, s'il n'y est pas déjà, l'adhérent.e dans collect.online, la référence d'adhérent.e est lisible en allant cherche l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.  
487 1125 youpi
* créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant (on prélève à la fin du mois M / début du mois M+1 l'abonnement VPN pour le mois M-1). Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour le premier mois partiel.  
488 834
* corriger les prélèvements anniversaire pour y ajouter la cotisation.  
489 877 youpi
* Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
490
491
* Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
492 834
493 877 youpi
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0  
494 834
ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1  
495 877 youpi
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
496 834
497 877 youpi
où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers). Éventuellement il y a déjà un fichier `disponible.pour.ip.fixe` qui vient d'un précédent désabonnement.
498
499 834
## Ajouter une autre IP fixe à un VPN
500 877 youpi
501
* Si l'adhérent veut une 2e IP fixe, il suffit d'ajouter la route dans son /etc/openvpn/ccd sur  
502 834
iris et demeter:
503 877 youpi
504 834
iroute 185.233.101.m 255.255.255.255  
505 877 youpi
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:m::/64
506 834
507 877 youpi
## Résilier un VPN
508
509
* Sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php repérer le contrat  
510
511
* Charger éventuellement le dernier mois  
512
* Cliquer sur le contrat (2e colonne)  
513 834
* Cliquer sur le bouton Modifier en face de "Statut du service ... En service", pour clôturer le service.  
514 877 youpi
* Désactiver le login sur iris et demeter dans /etc/openvpn/password en mettant juste un \# en tête de ligne.  
515
* Renommer l'éventuel fichier dans ccd/ en disponible.pour.ip.fixe.xxx pour libérer l'IP  
516
* Désabonner de la liste vpn@
517
518 1129 youpi
## Résilier un.e adhérent.e
519 877 youpi
520 1103 pizzacoca
* Dans la liste dans le module Adhérents, cliquer sur la croix rouge pour résilier.  
521 1099 pizzacoca
522 1103 pizzacoca
* Désinscrire de la [liste asso](https://listes.aquilenet.fr/sympa/review/asso)  
523 834
524 1129 youpi
* Désactiver le compte ldap en changeant le mot de passe dans sa fiche adhérent.e dolibarr pour qu'ille ne puisse plus se logguer. 
525 1103 pizzacoca
526
> dans le cas d'une demande de suppression totale des mails, aller sur hera
527
528
~~~
529
  sudo su
530
  cd /srv/vmail/aquilenet.fr/
531 834
  rm -fr prenom.nom
532 1103 pizzacoca
~~~
533
534
> Pour les plus joueurs
535
536
~~~
537 877 youpi
sudo cd rm /srv/vmail/aquilenet.fr/prenom.nom -fr
538 1103 pizzacoca
~~~
539 877 youpi
540
* Supprimer les comptes utilisateurs autres.  
541 834
542
* Enlever les permissions dans l'atelier.
543 877 youpi
544
## Ajouter de l'espace disque owncloud
545
546
TODO: automatiser la partie dolibarr
547
548
  - se logguer sur nextcloud avec son compte habituel (qui est dans le groupe admin, pour le vérifier aller dans paramètres et vérifier le(s) groupe(s))
549
  - Dans le menu en haut à droite, choisir Utilisateurs
550
  - retrouver l'utilisateur dans la liste
551
  - changer son quota
552
  - noter son uuid
553
  - sur sayanet, dans /home/aquilenet-backup/BackItUp/BackItUp.conf, ajouter l'uuid à la liste\_exclusions
554 1115 youpi
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php s'il avait déjà un contrat,
555
    - si oui il suffit de l'augmenter,
556
    - si non il faut en créer un nouveau. dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-owncloud", choisir la quantité en Go/an, ajouter, modifier éventuellement le tarif
557 877 youpi
  - valider
558 922 youpi
  - modifier le statut du service en l'activant avec comme date de terminaison 2099
559
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
560
  - établir le prélèvement automatique sur collect.online
561
562
## Ajouter une facturation de VM ou serveur à prix libre
563
564
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "heb-mezza" ou VM, mettre 1 unité.
565
  - changer le prix unitaire pour mettre le prix libre.
566
  - valider le contrat
567 834
  - activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
568
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
569 1024 youpi
  - Créer la VM ou installer le serveur
570 877 youpi
571
## Ajouter du disque local pour une VM
572
573 834
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-local", choisir la quantité en Go/an, changer éventuellement le tarif.
574 877 youpi
  - valider le contrat
575 1135 youpi
  - modifier l'état du service dans le contrat pour le passer en actif avec comme date de terminaison 2099
576 877 youpi
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
577 1025 youpi
  - Créer la VM
578 877 youpi
579
## Ajouter du disque NFS pour une VM
580
581 834
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-NFS", choisir la quantité en Go/an, changer éventuellement le tarif.
582 877 youpi
  - valider le contrat
583 1136 youpi
  - modifier l'état du service dans le contrat pour le passer en actif avec comme date de terminaison 2099
584 877 youpi
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
585
  - Voir https://atelier.aquilenet.fr/projects/infrastructure/wiki/NFS pour la création du volume, et mettre le quota.
586
587 834
## Supprimer du disque cloud, local ou NFS
588 877 youpi
589 834
  - [dans dolibarr](http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php) retrouver le contrat correspondant à la VM, cliquer sur le numéro de contrat.
590 877 youpi
  - Cliquer sur l'icône modifier à droite de "Statut du service", mettre la date de fin de service et cliquer sur Clôturer
591 834
  - Faire l'action adminsys correspondante.
592 877 youpi
593 834
## Et sourtout
594
595
Pour vérifier qu'il n'y a pas d'erreur, regarder la somme des soldes tout en bas de [la compta publique](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php), ça doit retomber à zéro.
596 877 youpi
597
## Supprimer un essai
598
599 834
On n'efface pas ce qui a existé réellement, mais on peut avoir besoin de supprimer un test.
600 877 youpi
601 834
  - Supprimer l'adhérent.e
602 877 youpi
  - Dans compta/tréso, Clients, choisir le client, regarder la fiche, supprimer
603 834
  - Supprimer le compte de compta
604 877 youpi
605 834
## Modifier les tarifs
606 877 youpi
607
  - Modifier dans sous.ods dans les recettes des produits.
608 834
609 877 youpi
* Dans gaia, /srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin, modifier eligibilite.cgi  
610
611 834
* Dans dolibarr, Services, modifier le/les services concernés  
612 877 youpi
* Dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/ , aller voir les lignes concernées, modifier le champ commentaire.
613
614 834
  - Dans les formulaires, modifier adsl-tail.inc, recompiler, commiter, svn up dans /srv/si/formulaires, copier adsl\*.pdf dans /srv/www/aquilenet.fr/docs/
615
  - Sur le site web, modifier http://www.aquilenet.fr/node/8
616 877 youpi
617
## Renommer quelqu'un
618
619
C'est galère et technique, mais pas impossible. Il faut (au moins, difficile d'être sûr qu'on n'ait rien oublié)
620
621
  - Dans sa fiche adhérent, changer nom/prénom, login, email
622
  - Sur hera, dans /home/vmail/aquilenet.fr, renommer le répertoire
623 834
  - Dans la fiche tiers dolibarr, change nom/prénom
624 953 youpi
  - Renommer son compte de compta, voire les écritures
625
  - Dans la liste des contrats, renommer au besoin (eh non dolibarr n'a pas l'air d'avoir d'interface pour ça, il faut le faire à la main en SQL...)
626
  - Renommer son accès vpn
627
  - Supprimer l'ancien utilisateur dans l'atelier
628
629
## Ajouter un type de service
630
631
Dans le module service, cliquer sur Nouveau service.
632
633
Peu importe la référence et libellé du service.
634
635
Bien mettre la durée: 1 année ou 1 mois.
636 1015 pizzacoca
637 1017 pizzacoca
Mettre le prix en TTC et mettre la TVA à 0%
638
639
Dans le script aquilenets/contrats.php, ajouter dans le switch pour choisir le compte de produit à créditer.
640
641
# Compta annuelle
642 1042 youpi
643 1017 pizzacoca
Faire le bilan d'exercice:
644 1045 youpi
645 1043 youpi
  - Créer un compte de référence 120020xx, de libellé "Exercice 20xx", de type "Compte bancaire épargne/placement", puis le modifier pour désactiver la fonction de rapprochement.
646 1017 pizzacoca
  - Vérifier que les fournisseurs sont à 0, corriger le cas échéant
647
  - Vider chaque compte produit et charge vers ce compte, à l'aide de virements "Exercice 20xx Charge truc". Cela remet donc à zéro tous les comptes de produit et charge.
648
  - En faire un bilan d'exercice dans sous.ods dans une nouvelle feuille "20xx": copier la feuille de l'année d'avant, corriger les montants des charges et produits
649
  - Virer l'exercice sur le compte "Bilan", avec l'intitulé "Exercice 20xx" . Le compte d'exercice 20xx est donc tombé à zéro.
650
651
Faire le bilan comptable (inverser tous les signes pour que ce soit plus intuitif à comprendre) dans sous.ods
652
653
  - Actif:
654
655
* les comptes courants et épargnes vont en actifs.  
656
657
* les comptes tiers **négatifs** vont en créances (on devrait recevoir ces sous-là un jour)
658
659 1047 youpi
  - Passif:
660 1017 pizzacoca
661
* Le compte "Bilan" (avant virement de l'exercice de l'année) va dans "Exercices passés"  
662
663
* les comptes tiers **positifs** vont en dettes (on a encore ça à payer), selon que c'est temporaire ou non.
664
665 1048 youpi
Vérifier que les deux totaux correspondent
666 1017 pizzacoca
667 1050 youpi
Mettre à jour sous.ods:
668 1017 pizzacoca
669 1142 youpi
TODO: tester dolibarr 10
670
671 1051 youpi
  - Télécharger sous.csv depuis dolibarr: https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/export_sous.php
672 1052 youpi
  - ouvrir sous.csv en n'utilisant **que** le point-virgule comme séparateur
673 1017 pizzacoca
  - copier/coller son contenu dans la feuille adhérents\_import de sous.ods
674 1015 pizzacoca
  - mettre à jour la feuille historique depuis la feuille Situation
675
  - étebndre la plage de données des graphes dans la feuille Graphes
676
  - Vérifier les feuilles Situation et Bilan mensuel, imprimer les feuilles Situation, Graphes, Bilan mensuel, et 20xx
677
678
# Compta mensuelle
679
680 1118 pizzacoca
* voir les TODO sur https://atelier.aquilenet.fr/projects/compta/wiki/Todolist-mensuelle
681
682 1119 pizzacoca
 ancien lien en cours de destruction 
683
https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Todolist_mensuelle
684 1015 pizzacoca
685
* Attention, en Janvier, ne faire d'abord que les opérations concernant Décembre, puis faire la compta annuelle, puis faire les opérations concernant Janvier
686
687
### Vérification rejets de prélèvement :
688
689
* Vérifier sur collect.online s'il y a eu des rejets sur le dernier prélèvement: depuis la page d'accueil, le bouton "Traiter" à droite de "impayées" en rouge (même s'il indique 0, il peut y en avoir...)
690
691
> * Aller vérifier sur coopacces: s'il y a effectivement un débit S-MONEY correspondant, utiliser cette date-là pour réaliser des virements inverses entre les adhérents concernés et le compte du crédit coopératif, qui du coup doivent de nouveau la créance. 
692
> * Sinon, c'est que le prélèvement n'a même pas été essayé, mettre la même date que le prélèvement. dans ce cas baisser d'autant le montant du prélèvement global des adhérents (Prélèvements adhérents XX/XXXX) et virer depuis les comptes des adhérents concernés vers le compte prélèvements.
693
> * Augmenter d'autant le prélèvement suivant, et vérifier avec l'adhérent pour que le prélèvement puisse se faire
694
695
### Rapprochement :
696
697
* Aller sur https://www.credit-cooperatif.coop/Entreprises/Banque-au-quotidien/Coop-access , demander l'export des écritures du compte bancaire pour ouvrir dans un tableur
698
699
* aller https://dolibarr.aquilenet.fr/compta/bank/account.php?account=1, comparer: on peut par exemple prendre chaque écriture de dolibarr depuis la date du dernier rapprochement, et cocher dans le tableur
700
701
> * Attention, les crédits S-MONEY dans coopaccess correspondent à l'écriture "Prélèvements adhérents" dans dolibarr. Si ça ne correspond pas c'est éventuellement normal, cf plus bas.
702
> * Il y a un débit S-MONEY dans coopaccess correspondant aux frais bancaires
703
> * Les autres débits S-MONEY éventuels dans coopaccess correspondent à de rejets de prélèvement, cf ci-dessus
704
705
* Enrichir dolibarr des opérations non cochées.
706
* Vérifier le sens des opérations non rapprochées
707
* Vérifier que la ligne "solde actuel" dolibarr est égale au solde sur coopacces.
708
709
> * Si la somme des crédits S-MONEY dans coopaccess ne correspond pas à l'écriture "Prélèvements adhérents" dans dolibarr, il y a peut-être des prélèvements qui ne sont pas encore passés (parce qu'on est au début du mois seulement). Du coup pour vérifier tout de même les soldes :
710
711
> > * * Dans le tableur soustraire les différents crédits S-MONEY déjà passés sur coopaccess du solde coopaccess (en haut)
712
> > * * Soustraire (calculer avec sa petite calculette) le prélèvement visible dans dolibarr du solde dolibarr.
713
714
> * Si ça ne correspond pas, recommencer.
715
> * Cliquer sur le bouton rapprocher pour accéder à la page de rapprochement.
716
> * rapprocher les opérations en renseignant la date du jour (on ne prend pas la peine d'indiquer le type d'opération),
717
> * * **sauf**
718
> * * Les opérations dolibarr pas encore passées sur coopaccess
719
> * * Dans le cas où la somme des crédits S-MONEY ne correspond pas à l'écriture "Prélèvement adhérents", cette dernière écriture, qu'on pourra vérifier le mois suivant.
720
721
## Frais de fonctionnement (nos factures)
722
723
**Enercoop**
724
725
* S'il y en a une nouvelle, récupérer la facture bimensuelle sur https://espace-client.enercoop.fr/mon-espace/accueil/#bienvenue  
726
727
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Enercoop-<date>-NATLFAC\_xx\_xxxxxxxx.pdf  
728
* Passer le montant en charge d'hébergement (vers fournisseurs divers), intitulé "Facture enercoop NATL\_FACxx-xxxxxx" comme sur la facture  
729
* si une facture Enercoop a été prélevée, passer de fournisseur divers vers le compte credit cooperatif "Prelevement enercoop NATL\_FACxx-xxxxxx" (ller trouver le N° de facture corrrespondant dans le cloud)
730
731
**Cogent**
732
733
* Enregistrer la facture  
734
735
* **Payer** la facture
736
737
**Syntis**
738
739
* N'a pas lieu en ce moment, on n'héberge rien chez lui actuellement.
740
741
* Récupérer la facture pour l'hébergement sur https://client.syntis.net  
742
743
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Syntis-<date>-Fxxxxxx.pdf  
744
* Passer le montant en charge d'hébergement, intitulé "Quart de baie etc." comme sur la facture  
745
* Virer le montant de la facture à Syntis (à la fois sur coopanet et sur dolibarr) en mettant le numéro de facture dans l'intitulé, virer également 0.20€ depuis charge services bancaires "frais prélèvement SEPA"
746
747
**Nom de domaine**
748
749
* En juin ou juillet, renouveller sur https://www.bookmyname.com/ : depuis la page d'accueil, cliquer sur la partie "gérer", puis "Liste de vos noms de domaine", puis cocher tous les domaines aquilenet, puis choisir l'action "Renouveler des noms de domaine", payer, faire les virements correspondant.  
750
751
* Le mois d'après, **récupérer** la facture  
752
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/bookmyname-<date>-xxxxxx.pdf
753
754
## Facturations par Aquilenet
755 1108 pizzacoca
756
**Établir une facture ADSL pour ceux qui en ont besoin !**
757
758 1015 pizzacoca
Un outils a été développé sous django et python 
759 834
https://www.aquilenet.fr/fr/jechange/login/?next=/fr/jechange/
760 1108 pizzacoca
761 1015 pizzacoca
**penser à mettre à jour :**
762
763
> * Le numéro de facture (Nous avons commencé l'année en suivant les exigences du fisc, à savoir une numérotation unique et pas par adhérent)
764
> * La date de facture  
765
> * La date dans la désignation  
766 1070 pizzacoca
> * La date du prélèvement
767
768 1088 pizzacoca
### Facturations mensuelles
769 1070 pizzacoca
770 1137 pizzacoca
```
771 1139 pizzacoca
mémo pour une facturation sans contrat sous dolibarr :
772
Facturer : Rédiger une facture avec un numéro
773
Charger : virer du compte de l'adhérent vers le compte produit/service fourni en mettant une référence (n° de facture) pour s'y retrouver.
774 1137 pizzacoca
```
775 834
776
**Charlotte Lewden** 
777 1131 pizzacoca
* cotisation en octobre
778
779 1137 pizzacoca
780 1131 pizzacoca
**Elidée**
781 1098 pizzacoca
782 1131 pizzacoca
* Contrat dolibarr ~~n°39~~ **heb-Cogent elidee**. Hébergement: 1U + borne GSM 100€/mois ~~**charger**~~
783
* **Facturer** l'hébergement du serveur (100€), plus la cotisation vers décembre.
784 834
785 1131 pizzacoca
**Guix**
786 834
787 1131 pizzacoca
* Contrat dolibarr ~~n°40~~ **heb-vm guix** 75€/mois. ~~**charger**~~ 
788
* **Facturer**. Ajouter la cotisation en novembre
789 1088 pizzacoca
790 834
**L@BX**
791
* Contrat dolibarr ~~n°36~~ **heb-vm labx** 60€/mois chez Pierre Bourdin    
792
~~**charger**: Virer 60€ depuis le compte de Pierre Bourdin vers le comte Produit Hébergement C'est le montant total de 'hébergement du L@BX.~~.     
793
* **Facturer** 30€ au nom du L@BX, Pierre paie l'autre moitié personnellement.
794
795 1131 pizzacoca
**Librairie Permaculturelle** 
796
* cotisation en janvier
797 834
798 1015 pizzacoca
**Rosedor**
799 1085 pizzacoca
* Contrat dolibarr n°38 VM 200€/mois. ~~**Charger**~~ 
800 834
todo : renommer en *heb-vm rosedor1*
801 1060 pizzacoca
* Contrat dolibarr n°47 VM 60€/mois. ~~**Charger**~~
802 1015 pizzacoca
todo : renommer en *heb-vm rosedor2*
803
* **Facturer** l'hébergement du service Rosedor (260€), plus la cotisation en avril.
804
Mail à envoyer à sophie.ouvrard@rosedor.fr (gestion de la téléphonie) et helene.geneste@rosedor.fr (compta)
805 1093 pizzacoca
806 1131 pizzacoca
**saya**
807
* Contrat dolibarr n°37 Hébergement sayanet 288€/mois. ~~(**Charger**) en mettant le numéro de facture pour pouvoir s'y retrouver et le virer du compte client Saya au compte produit hébergement~~     
808
todo : renommer en *heb-cogent sayanet*
809
* Attention à la cotisation en novembre *facturation de cotisation oubliée en 2018, à rattraper*
810
* **Facturer** (établir une facture pour l'hébergement) et l'envoyer à fatiha.sabri@h20-16.fr
811
* Ils nous virent le paiement.  Mettre aussi le numéro de facture indiqué par saya et visible dans coopaccess, pour savoir ce qu'ils ont payé.
812 1064 pizzacoca
813 834
**Utopia**
814 1015 pizzacoca
* (Utopia (cotisation en août), envoyer à bordeaux@cinemas-utopia.org et à Patrick Troudet \> besoin facture mensuelle
815 1131 pizzacoca
816
**Yaal**
817
* Contrat dolibarr ~~n°43~~ **heb-cogent yaal1** Hébergement 1U 240€ /mois    
818 1137 pizzacoca
* Contrat dolibarr ~~n°46~~ **bgp-cogent yaal** 60€ /mois
819 834
820 1095 pizzacoca
### Facturations annuelles 
821 1015 pizzacoca
822 1141 pizzacoca
**Mars**
823
824
> **La Clé des Ondes** Facture pour leur adhésion annuelle. 
825 1096 pizzacoca
826 834
**Avril**
827 1022 pizzacoca
828 834
> **C-P Prod** **facturer** contrat Dolibarr ~~n°35~~ **heb-vm cpprod-dev**, soit 1 an de VM à 20€/mois, donc 240€ (attention, contrat dolibarr démarré en cours d'année, il faudra sans doute **charger** une partie de l'année.
829 1022 pizzacoca
830 1015 pizzacoca
**Mai** 
831 1022 pizzacoca
832 834
**Aout**
833 1130 pizzacoca
834 1095 pizzacoca
> ~~**Librairie Permaculturelle** échéancier au nom de "Association Ressources-permaculture" avec cotisation en janvier~~ passage à factures mensuelles
835 1022 pizzacoca
836 1015 pizzacoca
**Octobre**
837 1022 pizzacoca
838 1015 pizzacoca
> **CoopAlpha / Mukt**  
839 1082 pizzacoca
> * contrat ~~n°31~~ **heb-mezza bonjour Mukt** à 20€/mois **facturer** 1 an soit 240€
840 1091 pizzacoca
>  Ils paient par virement
841 1083 pizzacoca
842 1082 pizzacoca
 **Novembre** 
843 1083 pizzacoca
844
> **Yaal** **facturer** :
845 1094 pizzacoca
> * contrat ~~n°383~~ **Disk-local yaal** 20€ de VM annuelle 
846 1082 pizzacoca
> * 100€ de cotisation   
847 1015 pizzacoca
848 1022 pizzacoca
849 1015 pizzacoca
> **C-P Prod** **facturer**
850 1022 pizzacoca
> * Contrat Dolibarr ~~n°48~~ **heb-vm cpprod** , soit 1 an de VM à 30€/mois, donc 360€, attention, contrat dolibarr démarré en cours d'année, il faudra sans doute **charger** une partie de l'année.
851 834
> * La cotisation. 
852 1096 pizzacoca
853 1108 pizzacoca
**Décembre**
854 1015 pizzacoca
855
> **Nothing to Hide** **facturer** et **charger** 1 an de préfixe IPv4 à 128€ et 1 an de transit à 240€, et une cotisation de 20€.
856
> **Loïc Prud'homme** envoyer à contact@loicprudhomme.fr - loic.prudhomme@assemblee-nationale.fr  & Tiphaine.Maurin@clb-an.fr -, la cotisation n'est pas à facturer donc 480€
857
> **Attitudes et Marques** Envoyer facture correspondant à l'échéancier annuel envoyé en début d'année.
858
859 1037 youpi
## Lignes ADSL
860 834
861 1053 youpi
* **Récupérer** les dernières factures sur https://vador.fdn.fr/adherents (Informations Administratives / Prélèvements), L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/FDN-<date>-xxxxxx.pdf  
862 1034 youpi
863 1041 youpi
* Si ça n'a pas déjà été fait pendant le rapprochement, virer le montant correspondant de FDN au crédit coopératif  
864 834
* Vérifier que la balance du compte de fournisseur FDN retombe à 0 après leur dernière facture, sauf exceptions:
865 1041 youpi
866 1015 pizzacoca
* fin décembre (donc décembre inclus):
867
868
** rien
869
870
* donc au total +0€ -> OK
871
872
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php
873
874
* S'assurer que les lignes nouvelles ont bien leur date de début correct (voir sur https://vador.fdn.fr/adherents) et que le montant du premier prélèvement est correct sur collect.online  
875
876
* Cliquer sur les boutons charge (sauf pour les anciennes lignes et les lignes actuellement en construction, pour lesquelles il faut regarder le détail de ce qu'il y a à faire)
877
878
* cela va:
879
880
> * Virer la souscription adhérent.e depuis le compte de la ligne vers le produit Lignes ADSL (Abonnement ligne xxx mois année)  
881
> * Virer la souscription adhérent.e depuis l'adhérent.e possédant la ligne vers le compte de la ligne.  
882
> * Virer la souscription FDN depuis la charge Lignes ADSL vers le compte de la ligne  
883
> * Virer la souscription FDN depuis le compte de la ligne vers le fournisseur FDN
884 1123 youpi
885
Note: on prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) l'abonnement pour le mois M-1.
886 1015 pizzacoca
887
### Contrats
888
889 1142 youpi
TODO: tester dolibarr 10
890
891 1015 pizzacoca
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/contrats.php  
892
* Cliquer sur les boutons charge des contrats où l'échéance est passée (elle est écrite en rouge). Cela va virer la souscription depuis le compte de l'adhérent.e vers le compte de produit correspondant.
893 1123 youpi
894
Note: 
895
896 1127 youpi
- Pour les VPN (on compte au prorata du mois utilisé), on prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) l'abonnement pour le mois M-1.
897 1123 youpi
- Pour les VM et hébergement (on compte par mois entier), on prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) l'abonnement pour le mois M.
898 1015 pizzacoca
899
### Adhésions
900
901 1142 youpi
TODO: tester dolibarr 10
902
903 1015 pizzacoca
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/cotisations.php
904
* pour chaque adhérent.e apparaissant dans la liste (qui sont ceux avec cotisation en retard):
905
906
* S'il y a un RIB, on va prélever nous-même, donc cliquer sur le bouton charge, ce qui
907
908
> * Vire la cotisation annuelle ou mensuelle depuis l'adhérent.e vers le produit Cotisations.  
909
> * Ajoute la cotisation dans l'adhérent.e.
910
911
* S'il n'y a pas de RIB, on ne sait pas s'il y a lieu d'établir une cotisation, donc cliquer sur le bouton Rappel pour envoyer un mail à l'adhérent.e. Attention: si l'adresse e-mail est en @aquilenet.fr, il faut vérifier si l'adhérent.e relève bien ses mails, et sinon, lui envoyer un courrier papier.  
912
913 1123 youpi
* Résilier les retardataires répétés.
914
915 1066 youpi
Note: On prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) les adhésions dont l'anniversaire est tombé pendant le mois M.
916 1015 pizzacoca
917
### Prélèvements & **injection dans dolibarr**
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TODO: tester dolibarr 10
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* Aller sur collect.online  
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* Dans Echéances, faire sortir les échéances **du 10 du mois courant au 10 du mois suivant** (i.e. les prochaines échéances qui vont être prélevées, qu'on n'a pas encore injectées), cliquer sur Exporter . Attendre quelques secondes, le fichier devrait apparaitre dans la liste obtenue avec "Vos demandes d'export". Attention à bien prendre le bon fichier :) a priori le plus récent est en haut.
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* Tester le résultat des prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/test_prelevements.php  
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* Vérifier que ça retombe bien à zéro sinon identifier les raisons
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> * C'est un prélèvements dans collect.online à corriger (le corriger)
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> * Une erreur existe dans dolibarr (montant d'abonnement, cotisation, sens de paiement ...)
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> * Situation temporaire (avance ou retard de paiement), dans ce cas documenter dans le champ commentaires de la fiche de compte dolibarr, en précisant la date de régulation prévue. Faire éventuellement un mail à l'adhérent si une action de sa part est requise.
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* **Refaire** un nouvel export, le re-télécharger et refaire le test d'import.
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* Injecter vraiment les prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/import_prelevements.php  
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* Vérifier dans l'ensemble des comptes que les adhérent.e.s sont bien retombés à 0. Quand ce n'est pas le cas, modifier le champ Commentaire du compte bancaire correspondant pour noter pourquoi.
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**Vérification**
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TODO: tester dolibarr 10
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> * Vérifier les balances des comptes d'adhérent.e.s, de fournisseurs, et de clients.
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> * Encaisser (les envoyer par courrier & ajouter dolibarr) les chèques qui restent en mettant le numéro de remise dans le virement
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> * Lancer les rappels de prélèvements depuis https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/rappel_prelevements.php (ça prend du temps car le script met à jour les clés gpg)
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> * En janvier, faire la compta annuelle