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Compta » History » Version 1176

youpi, 11/19/2019 12:31 AM

1 877 youpi
# Compta
2 834
3 877 youpi
## Liens rapides dans cette page
4 834
5 878 youpi
  - [Facture fournisseur](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Facture)  
6 1013 florian.lassenay
  - [Compta mensuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Compta-mensuelle)  
7 1014 florian.lassenay
  - [Compta annuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Compta-annuelle)  
8 878 youpi
  - [Nouvel.le adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-adh%C3%A9rente)  
9
  - [Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-cl%C3%A9-PGP-dune-adh%C3%A9rente)  
10
  - [Nouveau mandat](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-mandat)  
11
  - [Nouvelle ligne ADSL](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-ligne-ADSL)  
12
  - [Migration Ligne ADSL à Liazo](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Migration-ligne-ADSL-%C3%A0-Liazo)  
13 1134 youpi
  - [Déménagement ligne ADSL / Augmentation de débit](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#D%C3%A9m%C3%A9nagement-ligne-ADSL-augmentation-de-d%C3%A9bit)
14 878 youpi
  - [Réception de cotisation](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9ception-de-cotisation)  
15
  - [Encaisser un chèque](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Encaisser-un-ch%C3%A8que)  
16
  - [Résilier une ligne ADSL](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-une-ligne-ADSL)  
17
  - [Nouveau VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-VPN)  
18
  - [Ajouter une IP fixe à un VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-une-autre-IP-fixe-%C3%A0-un-VPN)  
19
  - [Résilier un VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-VPN)  
20
  - [Résilier un adhérent](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-adh%C3%A9rent)  
21
  - [Ajouter de l'espace disque cloud](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-de-lespace-disque-owncloud)  
22
  - [Ajouter du disque local pour une VM](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-local-pour-une-VM)  
23
  - [Ajouter du disque NFS pour une VM](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-NFS-pour-une-VM)  
24
  - [Supprimer du disque](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Supprimer-du-disque-cloud-local-ou-NFS)  
25 880 youpi
  - [Renommer quelqu'un](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Renommer-quelquun)
26 878 youpi
27 834
## autres liens
28
29 879 youpi
  - [TODO list mensuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Todolist_mensuelle)  
30
  - [[compta\_boiteaidées|TODO list un jour]]  
31
  - [La compta publique](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php)  
32
  - [La preuve par neuf de la compta](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/check.php)  
33
  - [La liste des pages dolibarr aux petits ognons pour nous](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet)  
34
  - [La compta adhérent](https://adherents.aquilenet.fr/compta.php)  
35
  - [le cloud](https://cloud.aquilenet.fr/index.php/apps/files/?dir=/Shared/Aquilenet-administration/Compta/adhesions)  
36
  - [coopanet](http://www.coopanet.coop) , Code utilisateur E145498P  
37
  - [collect online](http://collect.online)  
38 834
  - [[dolibarr]]  
39 879 youpi
  - Il y a aussi un [bac à sable dolibarr](https://dolibarr2.aquilenet.fr/)
40 941 florian.lassenay
  - [[appli_generation_factures|Application django de génération des factures]]
41 951 youpi
  - les infos publiques envoyées à db.ffdn.org: (http://dolibarr.aquilenet.fr/isp.json)
42 952 youpi
  - les autres infos: (http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/infosplus.php)
43 877 youpi
44 1143 youpi
## TODO dolibarr 10
45
46 1152 youpi
adsl.php: tester change_start DONE
47 1144 youpi
48 1151 youpi
compta-asso.php: tester DONE
49 1144 youpi
50 1148 youpi
infos.php: tester DONE
51 1144 youpi
52 1149 youpi
infosplus.php: tester DONE
53
 
54 1150 youpi
nbadherents.php: tester DONE
55 1144 youpi
56 1153 youpi
Appliquer les patches: tester après une mise à jour
57 834
58 1147 youpi
### pas graves ###
59 1146 youpi
60 1176 youpi
Tester infos sur l'espace adhérent TODO dolibarr 10
61 1146 youpi
62 1154 youpi
check_lignes.php DONE
63 1146 youpi
64 1155 youpi
tarifs.php DONE
65 1146 youpi
66 1156 youpi
test.php DONE
67 992 florian.lassenay
68 834
## Doc
69 877 youpi
70
**Tout se passe sur dolibarr**
71 834
72 949 youpi
juste pour info, [Installation d'un nouveau dolibarr](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Installation_dolibarr) , et la liste des dépôts où on stocke nos scripts (référencée aussi sur https://www.ffdn.org/wiki/doku.php?id=formations:compta#travaux_de_la_fede)
73 950 youpi
    * http://git.aquilenet.fr/tools.git             scripts web pour générer des formulaires d'inscription , installé sur gaia:/srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin
74
    * http://git.aquilenet.fr/tools-dolibarr.git    scripts dolibarr pour valider une inscription et les scripts de compta , installé sur hera:/usr/share/dolibarr/scripts/aquilenet
75
    * http://git.aquilenet.fr/htdocs-dolibarr.git   pour gérer les lignes ADSL de manière sympa dans Dolibarr , installé sur hera:/usr/share/dolibarr/htdocs/aquilenet
76
    * http://git.aquilenet.fr/adherents.git         pour l'espace adhérents, en dolibarr aussi, installé sur hera:/srv/adherents
77 834
78
Les mails sont envoyés à tresorier@aquilenet.fr qui est un alias pour la liste tresorier@listes.aquilenet.fr qu'on peut gérer sur https://listes.aquilenet.fr/sympa/admin/tresorier
79 877 youpi
80
Ancien svn, n'est plus utilisé désormais  
81 834
svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/factures-fournisseurs  
82
svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/adhesions
83
84
Il est sans doute utile d'aller consulter d'abord la doc de FDN: https://wiki-adh.fdn.fr/wiki/documentation:notions_de_comptabilite pour comprendre les principes des comptes comptables. Il y a aussi eu un exposé à l'AG 2015 de la FFDN: http://www.aquilenet.fr/docs/compta.pdf
85
86
Voici ci-dessous le plan comptable. Quand on ajoute ou modifie une entrée, il faut penser à mettre à jour (TODO: factoriser dans aquilenet.lib.php):
87 877 youpi
88 834
* le numéro de Réf. du compte en question bien sûr  
89 877 youpi
90
* dans compte\_adherent() dans aquilenet.lib.php  
91
* dans soldes\_accounts(), et tout en bas, dans compta-asso.php  
92
* dans aquilenet.lib.php  
93 834
* dans dolibarr.php
94 877 youpi
95 834
* 05... : Compte de la ligne ADSL 05... Ne fait pas vraiment partie du plan comptable, on ne fait que faire passer les virements par ce compte pour y rassembler tout ce qui concerne une ligne ADSL donnée.  
96 877 youpi
97
* 12000000 : Compte de bilan  
98
* 1200xxxx : Compte d'exercice de l'année xxxx  
99
* 40100001 : Fournisseur Online.net  
100
* 40100002 : Fournisseur Bookmyname  
101
* 40100003 : Fournisseur divers  
102
* 40100004 : Fournisseur FDN  
103
* 40100005 : Fournisseur Syntis  
104
* 40100006 : Fournisseur Kazar  
105
* 40100007 : Fournisseur Cogent  
106
* 40100008 : Fournisseur Anteor  
107
* 40100009 : Fournisseur Orange  
108
* 40100010 : Fournisseur RIPE  
109
* 40100011 : Fournisseur OVH  
110
* 41100xyz : Compte de l'adhérent.e xyz  
111
* 41101000 : Donateur divers  
112
* 41101001 : Clients divers  
113
* 41102xyz : Compte du client xyz  
114
* 51120000 : Remise de chèque  
115
* 51190000 : Prélèvements  
116
* 51200001 : Crédit coopératif  
117
* 53140000 : Caisse  
118
* 60000000 : Charge Lignes ADSL  
119
* 60400001 : Charge dedibox  
120
* 60400002 : Charge nom de domaine  
121
* 60400003 : Charge hébergement  
122
* 60400004 : Charge IP  
123
* 60400005 : Charge transit  
124
* 60630000 : Charge matériel petit équipement  
125
* 21830000 : Charge matériel informatique  
126
* 60700000 : Charge marchandise goodies  
127
* 60700001 : Charge marchandise briques  
128
* 61100000 : Charge installation  
129
* 61600000 : Charge assurance  
130
* 62310000 : Charge annonces et insertions  
131
* 62360000 : Charge stickers  
132
* 62610000 : Charge timbres et frais postaux  
133
* 62620000 : Charge livraison  
134
* 62700000 : Charge service bancaire  
135
* 62800000 : Charge Diverses  
136
* 63500000 : Charge taxe achat étranger  
137
* 70400000 : Produit installation  
138
* 70600000 : Produit lignes ADSL  
139
* 70600001 : Produit VPN  
140
* 70700000 : Produit marchandise goodies  
141
* 70700001 : Produit marchandise briques  
142
* 70830000 : Produit hébergement  
143
* 70830001 : Produit transit  
144
* 70830002 : Produit stockage  
145
* 70830003 : Produit IP  
146
* 74000000 : Produit cotisations  
147
* 76000000 : Produit parts CC  
148 834
* 77000000 : Produit Dons
149 877 youpi
150 1002 florian.lassenay
**En résumé**
151 877 youpi
152 834
  - Pour les comptes en banque et tiers (adhérent.e.s, fournisseurs), c'est négatif quand on leur a donné de l'avance de sous, et c'est positif quand on leur en doit (i.e. on est du côté "banquier" \!) Ainsi:
153 877 youpi
154 834
* C'est donc normal que les comptes en banque soient négatif, au contraire: c'est la banque qui nous doit des sous :) C'est exactement l'opposé de ce qui apparaît dans le compte chez la banque.  
155 877 youpi
156
* Si un.e adhérent.e est strictement négatif, il nous doit des sous, il faut lui prélever.  
157
* Si un.e adhérent.e est strictement positif, c'est qu'il a payé des trucs pour l'asso. Soit on lui rembourse, soit on ne lui prélève pas quelques mois.  
158
* Si un fournisseur est strictement positif, c'est qu'on lui doit des sous, il reste une facture impayée.  
159 872 florian.lassenay
* Si un fournisseur est strictement négatif, c'est qu'on lui a donné trop de sous \! Il faut régulariser.
160 877 youpi
161
  - Pour les comptes de charge et de produit, c'est plus habituel:
162
163
* Une charge, c'est des sous en moins qui vont alimenter un fournisseur  
164
165
* Un produit, c'est des sous en plus qui viennent d'adhérent.e.s.
166
167
  - Pour les comptes en banque, on doit faire le "rapprochement" avec le relevé de compte. **Attention**, rapprocher rend l'écriture inchangeable. Il ne faut donc rapprocher qu'avec le relevé de compte confirmant l'opération sous les yeux.
168 834
169
Par exemple, voici pour un don et pour un paiement de facture:
170 877 youpi
171 1003 florian.lassenay
**Don**
172 834
173
Par un.e adhérent.e
174 877 youpi
175
  - On vire le montant depuis son compte vers le compte produit don.Il nous doit donc maintenant des sous.
176
  - Le virement ou prélèvement est ordonné, on vire le montant depuis le
177
  - compte bancaire vers le compte de l'adhérent.e. Il ne nous doit plus de sous.
178 834
  - Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
179 877 youpi
180 864 florian.lassenay
Si c'est une personne qu'on ne reverra pas souvent, on peut utiliser le  
181 834
compte "Donateur divers" à la place du compte d'un compte d'adhérent.e.
182 877 youpi
183 1004 florian.lassenay
**Facture de fournisseur**
184 864 florian.lassenay
185 834
Un fournisseur nous envoie une facture pour un service
186 877 youpi
187 989 florian.lassenay
* On vire chaque élément de la facture depuis le compte de charge correspondant vers le compte de fournisseur. On lui doit donc des sous
188
189
* Lorsque l'on paie la facture, on vire le montant depuis le compte fournisseur vers le compte bancaire. On ne lui doit plus de sous.
190
191
* Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
192
193
* Lors d'un virement fait à un fournisseur on indique le numéro de facture (numéro invoice pour cogent par exemple)correspondant dans les trois champs 
194
195
> * motif du virement
196
> * Référence de l'opération
197
> * Référence de bout en bout
198
199
* Contacts Facturation Cogent : N° +33 (0) 1 49 03 18 00 billingeu@cogentco.com
200 877 youpi
201 834
## Nouvel.le adhérent.e
202
203 870 florian.lassenay
Sur réception d'une demande d'adhésion
204 877 youpi
205 1159 youpi
DONE: tester dolibarr 10
206 1142 youpi
207 877 youpi
  - Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.
208
  - Corriger éventuellement des typos ou ajouts à la main sur le formulaire (majuscules, type d'adherent, numero de tel, adresse mail)
209
  - Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvel_adherent.php, cela crée l'adhérent.e dans dolibarr, et du coup aussi dans LDAP, et donc une adresse mail etc., ainsi qu'un compte de compta tiers pour lui, ça l'inscrit à asso@listes.aquilenet.fr, et ça lui maile une bienvenue
210 1109 florian.lassenay
211
>  - S'il y a une commande de VPN, ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
212 834
  - * Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main: aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe. Utiliser `mkpasswd -m sha-512` pour le crypter, et alors la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."
213 1109 florian.lassenay
214
>  -  * Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
215
216 877 youpi
  - Dans les comptes, virer depuis son compte d'adhérent.e vers le "produit cotisations" le droit d'entrée ou la cotisation, titre "Cotisation Machin Truc 2011"
217
  - Dans sa fiche dolibarr adhérent.e, ajouter l'adhésion dans l'onglet adhésions
218 973 youpi
  - puis, selon le mode de règlement, avec la date du jour:
219 877 youpi
220 973 youpi
* Si c'est un chèque, virer depuis le compte de remises vers son compte
221 877 youpi
222
* Si c'est en liquide, virer depuis la caisse vers son compte  
223
* Si c'est un virement, virer depuis le compte bancaire vers son compte (et rapprocher plus tard)  
224 834
* Si c'est un prélèvement, voir ci-dessous.
225 877 youpi
226 870 florian.lassenay
  - Si l'adresse e-mail n'a pas été précisée, envoyer une lettre de bienvenue papier. Voir le courrier type dans le cloud dans adhesions
227 877 youpi
228 834
  - S'il y a un mandat
229 877 youpi
230 834
* Archiver le mandat original.  
231 877 youpi
232 1111 florian.lassenay
* Aller sur http://www.collect.online/ Ajouter l'adhérent.e dans la partie prélèvement, On utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
233 877 youpi
234 1106 youpi
* Si c'est juste une adhésion ou un abonnement VPN, faire un prélèvement régulier annuel ou mensuel (note: on commence à prélever le vpn à la fin du mois suivant le premier mois de service vpn)
235 877 youpi
236 834
* Si c'est un abonnement ADSL, on crée l'échéancier plus tard, une fois la ligne effectivement construite.
237 877 youpi
238 834
  - S'il y a une souscription à une ligne ADSL
239 877 youpi
240 834
* Toute la compta est faite automatiquement par le script, il y a juste à archiver la demande dans le cloud  
241 877 youpi
242
* [Vérifier l'éligibilité de la ligne](https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi) et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total  
243
* Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter *toutes* les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.  
244 1132 youpi
* Envoyer un aimable mail de confirmation à services at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr avec support at aquilenet.fr en copie, pour permettre d'identifier la ligne ne pas oublier de préciser qu'il vient d'"aquilenet", donner le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent.
245 877 youpi
246 1126 youpi
* Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP, noter IPv4, préfixe IPv6, login et mot de passe (lisibles aussi sur https://vador.fdn.fr/adherents) dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne, et forwarder le mail à l'abonné en corrigeant un peu.  
247 877 youpi
248 834
* Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
249 877 youpi
250 834
* Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence  
251 877 youpi
252
* Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone  
253 834
* Quand l'ouverture de ligne est effective,
254 877 youpi
255 885 youpi
* * forwarder le mail à l'abonné  
256
* * aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,  
257
* * créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec un premier prélèvement manuel correspondant aux FAS + mois partiel, et le prélèvement automatique mensuel.  
258
* * Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:
259 877 youpi
260 834
* La référence et le libellé du compte de compta  
261 877 youpi
262 834
* Dans la Note de l'adhérent.e
263 877 youpi
264 834
  - S'il y a une commande de VPN,
265 877 youpi
266 1039 youpi
* Vérifier le tarif du contrat vpn sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php
267
268 834
* Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
269 877 youpi
270
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0  
271
ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1  
272 834
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
273 877 youpi
274 852 youpi
où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers).
275 877 youpi
276 834
  - Archiver le tout: scanner tous les documents, ajouter au cloud, dans adhesions
277 877 youpi
278 1104 youpi
  - FIXME: broken, Sur l'atelier, ajouter l'adhérent.e en tant que participant au projet aquilenet.
279 877 youpi
280
## Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e
281
282 907 youpi
  - Sur hera, lancer la récupération de la clé à partir du fingerprint:
283 877 youpi
284 944 youpi
sudo -u www-data gpg --keyserver pgp.mit.edu --homedir /srv/adherents/.gnupg/ --recv-key XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
285 877 youpi
286 907 youpi
  - Retrouver l'adhérent dans Dolibarr, suivre le "lien tiers Dolibarr", aller dans la fiche, la modifier, découper le fingerprint complet de la clé GPG en 4 paquets de 10 chiffres hexa, les mettre dans les cases Id professionnel 1 à 4.
287 877 youpi
288
## Nouveau mandat
289 837 youpi
290 834
Sur mandat arrivé après la demande d'adhésion ou mise à jour,
291 877 youpi
292 834
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , pour pouvoir faire un copier/coller des numéros iban et bic  
293 877 youpi
294 1168 youpi
DONE: tester dolibarr 10
295 1167 youpi
296 877 youpi
* Copier/coller dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouveau_mandat.php  
297
* Archiver le mandat.  
298
* Si c'est juste un changement de compte, dans collect.online, modifier juste dans le débiteur le numéro de compte.  
299
* Si c'est un nouveau service pour un débiteur existant, avec le même compte, dans collect.online, ajouter l'échéancier.  
300 834
* Si c'est un nouveau débiteur, ajouter l'adhérent.e dans collect.online, on utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
301 877 youpi
302
## Nouvelle ligne ADSL
303 834
304 1116 florian.lassenay
> Penser à s'inscrire à la mailing list support@aquilenet.fr pour le suivi de l'ouverture.
305
306 1113 florian.lassenay
**Souscription**  
307 1114 florian.lassenay
> Sur souscription de ligne ADSL pour une adhésion existante.
308 877 youpi
309 1121 florian.lassenay
**TODO** Décrire la procédure dans le cas d'un numéro VOISIN.
310 1120 florian.lassenay
311 834
* [Vérifier l'éligibilité de la ligne](https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi) et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total, cela permet notamment de savoir si c'est un numéro actif ou inactif.  
312 877 youpi
313 1169 youpi
DONE: tester dolibarr 10
314 1142 youpi
315 877 youpi
* Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter *toutes* les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.  
316 1132 youpi
* Envoyer un mail de confirmation à services at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr avec comme informations dans le corps "aquilenet", le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent. Ce n'est pas un traitement automatique, rédiger le mail correctement.  
317 877 youpi
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.  
318 1112 florian.lassenay
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste adsl@, et ajoute l'éventuel mandat  
319
* Ajouter, s'il.elle n'y est pas déjà, l'adhérent dans collect.online, la référence d'adhérent est lisible en allant cherche l'adhérent dans la partie adhérents de dolibarr.  
320 834
* Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
321
322 1113 florian.lassenay
**Confirmation**
323
> Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP :
324 834
325 1117 florian.lassenay
* Dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne noter :
326
  * IPv4
327
  * préfixe IPv6
328
  * login 
329 1126 youpi
  * mot de passe (lisibles aussi sur https://vador.fdn.fr/adherents) 
330 1117 florian.lassenay
331
* Forwarder le mail à l'abonné (en écrivant en tant que support@aquilenet.fr) en corrigeant un peu.    
332 834
333 1113 florian.lassenay
**Changement**
334
> Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
335 834
336 1113 florian.lassenay
* Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence  
337 877 youpi
* Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone  
338
339 1113 florian.lassenay
**Ouverture effective**
340
> Quand l'ouverture de ligne est effective
341
342
* forwarder le mail à l'abonné  
343
* aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,  
344
* créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant. Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour inclure les FAS + mois partiel.  
345
* modifier l'échéancier pour ajouter la cotisation annuelle s'il n'y en a pas déjà  
346
* Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:  
347
* La référence et le libellé du compte de compta  
348
* Dans le champ note de l'adhérent
349 840 youpi
350 834
Oui, c'est cracra de mettre le montant, il faudrait faire un lookup dans la base des tarifs (TODO). Pour l'instant c'est plus simple ainsi.
351
352
## Migration ligne ADSL à Liazo
353
354 877 youpi
Lorsqu'un adhérent demande à migrer sa ligne vers Liazo.
355 849 blagoi.iakov
356 877 youpi
La migration sera effective au début du bimestre suivant seulement (si on commande avant le 15 du deuxième mois du bimestre en cours, sinon c'est encore après).
357
358
* Dans l'espace adhérent chez FDN, retrouver la ligne, et cliquer sur "Changer le débit ou l'option"  
359
360 834
* Choisir l'option voulue: dégroupage total ou non.  
361 877 youpi
* Renommer le compte de compta de la ligne en "Reconstr Ligne 0123456789".  
362 834
* Corriger son option, du genre 80MLiazoOrange (pas de dégroupage) ou 80MLiazoOrangeNu (dégroupage total).  
363 877 youpi
* On reçoit régulièrement des mails pour la progression de la construction.
364
365 834
* Quand on reçoit le mail parlant du changement de login, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans le champ Commentaire de la ligne.  
366 877 youpi
367 834
* Si on reçoit un mail parlant du changement de numéro de téléphone, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans la ligne (à la fois la référence et le nom du compte) et dans la note de l'abonné  
368 877 youpi
* Une fois la construction faite, facturer les frais de migration à la fin du mois suivant.Modifier l'échéancier (l'adhérent.e sera prévenu par un script après avoir réalisé l'injection)
369 886 youpi
370 877 youpi
* Avant de faire la première facturation au nouveau tarif:
371 886 youpi
372 877 youpi
* * corriger les tarifs client/fournisseur  
373 886 youpi
374 877 youpi
* * Si c'est un dégroupage total, mettre à jour le numéro de la ligne
375 886 youpi
376 877 youpi
* * * Dans la référence et le libellé du compte de compta  
377 886 youpi
378 877 youpi
* * * Dans la Note de l'adhérent.e
379 886 youpi
380 877 youpi
* * Renommer le compte de compta en "Ligne 0123456789"  
381
382
* * corriger le montant de prélèvement sur collect.online
383
384 1133 youpi
## Déménagement ligne ADSL / augmentation de débit
385
386
Pour le déménagement d'une ligne ADSL, cela peut éventuellement intéresser l'abonné.e d'avoir une période de recouvrement, auquel cas on peut simplement lui faire ouvrir une nouvelle ligne puis fermer l'ancienne quand elle/il n'en a plus besoin. Mais cela veut aussi dire que le dernier mois (voire les deux derniers quand ça ne tombe pas à la fin d'un bimestre pour les lignes Nerim) de l'ancienne ligne est facturé entièrement.
387
388
On peut donc préférer demander un déménagement, c'est-à-dire reconstruire la ligne ailleurs.
389
390
C'est en fait la même procédure pour augmenter le débit: c'est une reconstruction de la ligne.
391
392
Dans tous les cas la reconstruction sera facturée.
393
394
Il faut en faire la demande à services at fdn dot fr en précisant le numéro de ligne et le nom de l'abonné.e, éventuellement la nouvelle adresse, et le nouveau débit (vérifier ce qui est possible avec le test d'éligibilité).
395
396
Une fois la reconstruction confirmée, facturer les frais TTC: charge ADSL -> ligne, ligne -> FDN, et adhérent -> ligne, ligne -> produit ADSL.
397
398 877 youpi
## Réception de cotisation
399
400
  - Dans le module adhérents
401
402
* retrouver l'adhérent.e dans la liste,  
403
404
* aller dans l'onglet adhésions/cotisations  
405
* ajouter l'adhésion: mettre comme fin un jour avant l'anniversaire suivant.
406
407
  - Répercuter l'adhésion dans la compta en virant depuis l'adhérent.e vers le produit cotisation
408 834
  - Encaisser le montant (chèque: voir ci-dessous, liquide: passer sur le compte d'un trésorier qui se fait prélever et qui encaissera le liquide)
409
410 877 youpi
## Encaisser un chèque
411
412
Pour éviter d'en envoyer tous les 36s du mois, plutôt que virer directement depuis le compte bancaire, on vire temporairement depuis un compte "Remises de chèques".
413 974 youpi
414 972 youpi
  - Vérifier l'ordre du chèque.
415 834
  - Signer le chèque au dos
416 877 youpi
  - Virer depuis le compte "Remises de chèques" vers le compte de l'adhérent.e, avec la date du jour. Ainsi on sait que l'adhérent.e a payé, mais il nous reste des chèques à encaisser, stockés sur une étagère.
417 1140 youpi
  - Lors du dépôt d'une remise des chèques qui se sont entassés, virer le montant total de la remise de chèques depuis le compte bancaire vers le compte de remises de chèque, avec le numéro de remise pour rapprocher facilement, et la date de la remise de chèques. Envoyer par courier à Agence de Bordeaux Meriadeck, Immeuble le Prisme, Rue Marguerite Crauste, 33074 BORDEAUX CEDEX
418 877 youpi
  - Quand confirmé, rapprocher.
419
420
## Résilier une ligne ADSL
421
422
  - Charger sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/adsl.php les derniers mois complets
423 887 youpi
  - Renommer le compte de compta de la ligne en "Résiliation Ligne xxxx"
424 1132 youpi
  - La facturation chez Nerim est bimensuelle, donc il faut faire remonter la demande au services at fdn dot fr avant le 15 du deuxième mois du bimestre, pour éviter de payer un autre bimestre pour l'ADSL. Il vaut mieux faire remonter le plus tôt possible pour éviter de payer la partie transit de FDN.
425
  - mailer donc services arobase fdn point fr en donnant simplement le numéro de ligne et le nom de l'adhérent.e pour vérification, avec la date de résiliation souhaitée.
426 928 youpi
  - Lorsque la compta FDN est faite pour le dernier mois (qui comporte éventuellement une partie abonnée et une partie relicat facturée à prix coûtant), faire la compta pour la ligne à la main (TODO: automatiser):
427 940 florian.lassenay
428
*****
429 930 youpi
430 936 youpi
### Facture mois plein
431 834
432 940 florian.lassenay
* Pour les mois avant le mois où la résiliation est effective (donc les mois où le service a été permanent)
433
* * Utiliser le lien "charge" pour charger ces mois entiers. Il faut enlever temporairement le mot "Résiliation " pour que le script accepte de faire la charge automatiquement.
434 930 youpi
435 927 youpi
### Facture du mois de résiliation
436
437
* Pour le mois pendant lequel la résiliation a lieu (donc le mois où le service est donc partiel)
438
* * On ne veut prendre de marge que sur la période où il y a effectivement eu un service. Il faut donc compter combien cela fait:
439 940 florian.lassenay
* * * notre marge: (tarif Aquilenet - tarif FDN) \* prorata du mois abonné)
440
* * Et y ajouter ce que FDN nous a fait payer
441 927 youpi
* * Facturer cela
442 930 youpi
443 927 youpi
### Facture des mois post résiliation
444 928 youpi
445 929 youpi
* Pour les mois après le mois où la résiliation a été effective (donc le mois où il n'y a aucun service)
446 927 youpi
* * Facturer juste ce que FDN nous a fait payer
447
448
*****
449
450
* Pour facturer:
451 931 youpi
* * Virer ce montant de la ligne ADSL vers le produit ADSL  
452 877 youpi
* * Virer ce montant de l'adhérent.e vers la ligne ADSL  
453 933 youpi
* * Virer le montant FDN de la charge ADSL vers la ligne ADSL  
454 877 youpi
* * Virer le montant FDN de la ligne ADSL vers le fournisseur FDN.  
455 1107 youpi
* Établir le prélèvement des derniers mois à la main sur collect.online.  
456 946 youpi
* S'il n'a plus d'abonnement, supprimer le numéro de compte dans la fiche tiers de l'adhérent  
457 947 youpi
* Renommer le libellé du compte de la ligne en "Ancienne Ligne xxxx"  
458 877 youpi
* Ajouter à la fin de la Ref. du compte de compta de la ligne ".0" (ou plus), et mettre à jour la référence dans la Note de l'adhérent.e (c'est pour le cas où un autre adhérent reprendrait cette même ligne, pour que ça soit vraiment un autre abonnement).
459 1160 youpi
* Une fois la dernière échéance passée, désactiver l'échéancier chez collect.online : modifier l'échéancier pour bloquer tous les mois (vraiment le modifier pour bloquer des mois entiers, pas juste bloquer des échéances précises), ce qui nous permet d'éventuellement pouvoir reprendre des prélèvements facilement si l'adhérent.e veut reprendre un abonnement.
460 834
* S'il n'a plus d'abonnement, désabonner de la liste adsl@
461
462 877 youpi
## Nouveau VPN
463
464 834
Sur souscription de VPN pour un.e adhérent.e existant.
465
466 942 youpi
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.  
467 1097 florian.lassenay
468 1170 youpi
DONE: tester dolibarr 10
469 1142 youpi
470 1097 florian.lassenay
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste vpn`, et ajoute l'éventuel mandat: TODO: vérifier que le numéro de compte se retrouve bien enregistré, dans le tiers correspondant à l'adhérent.e, dans sa fiche.
471
  * ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
472
  * Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main :
473
474 1105 florian.lassenay
> Retrouver le mot de passe dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe.
475
476 1097 florian.lassenay
> ~~~
477
 # On crypte le mot de passe :
478
 mkpasswd -m SHA-512 mot-de-passe 
479 942 youpi
> ~~~
480 877 youpi
481 1040 youpi
la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."  
482 877 youpi
  * Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
483
484
* Vérifier le tarif du contrat sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php
485 834
* Ajouter, s'il n'y est pas déjà, l'adhérent.e dans collect.online, la référence d'adhérent.e est lisible en allant cherche l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.  
486 1125 youpi
* créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant (on prélève à la fin du mois M / début du mois M+1 l'abonnement VPN pour le mois M-1). Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour le premier mois partiel.  
487 834
* corriger les prélèvements anniversaire pour y ajouter la cotisation.  
488 877 youpi
* Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
489
490
* Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
491 834
492 877 youpi
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0  
493 834
ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1  
494 877 youpi
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
495 834
496 877 youpi
où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers). Éventuellement il y a déjà un fichier `disponible.pour.ip.fixe` qui vient d'un précédent désabonnement.
497
498 834
## Ajouter une autre IP fixe à un VPN
499 877 youpi
500
* Si l'adhérent veut une 2e IP fixe, il suffit d'ajouter la route dans son /etc/openvpn/ccd sur  
501 834
iris et demeter:
502 877 youpi
503 834
iroute 185.233.101.m 255.255.255.255  
504 877 youpi
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:m::/64
505 834
506 877 youpi
## Résilier un VPN
507
508
* Sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php repérer le contrat  
509
510
* Charger éventuellement le dernier mois  
511
* Cliquer sur le contrat (2e colonne)  
512 834
* Cliquer sur le bouton Modifier en face de "Statut du service ... En service", pour clôturer le service.  
513 877 youpi
* Désactiver le login sur iris et demeter dans /etc/openvpn/password en mettant juste un \# en tête de ligne.  
514
* Renommer l'éventuel fichier dans ccd/ en disponible.pour.ip.fixe.xxx pour libérer l'IP  
515
* Désabonner de la liste vpn@
516
517 1129 youpi
## Résilier un.e adhérent.e
518 877 youpi
519 1103 florian.lassenay
* Dans la liste dans le module Adhérents, cliquer sur la croix rouge pour résilier.  
520 1099 florian.lassenay
521 1103 florian.lassenay
* Désinscrire de la [liste asso](https://listes.aquilenet.fr/sympa/review/asso)  
522 834
523 1129 youpi
* Désactiver le compte ldap en changeant le mot de passe dans sa fiche adhérent.e dolibarr pour qu'ille ne puisse plus se logguer. 
524 1103 florian.lassenay
525
> dans le cas d'une demande de suppression totale des mails, aller sur hera
526
527
~~~
528
  sudo su
529
  cd /srv/vmail/aquilenet.fr/
530 834
  rm -fr prenom.nom
531 1103 florian.lassenay
~~~
532
533
> Pour les plus joueurs
534
535
~~~
536 877 youpi
sudo cd rm /srv/vmail/aquilenet.fr/prenom.nom -fr
537 1103 florian.lassenay
~~~
538 877 youpi
539
* Supprimer les comptes utilisateurs autres.  
540 834
541
* Enlever les permissions dans l'atelier.
542 877 youpi
543
## Ajouter de l'espace disque owncloud
544
545
TODO: automatiser la partie dolibarr
546
547
  - se logguer sur nextcloud avec son compte habituel (qui est dans le groupe admin, pour le vérifier aller dans paramètres et vérifier le(s) groupe(s))
548
  - Dans le menu en haut à droite, choisir Utilisateurs
549
  - retrouver l'utilisateur dans la liste
550
  - changer son quota
551
  - noter son uuid
552
  - sur sayanet, dans /home/aquilenet-backup/BackItUp/BackItUp.conf, ajouter l'uuid à la liste\_exclusions
553 1115 youpi
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php s'il avait déjà un contrat,
554
    - si oui il suffit de l'augmenter,
555
    - si non il faut en créer un nouveau. dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-owncloud", choisir la quantité en Go/an, ajouter, modifier éventuellement le tarif
556 877 youpi
  - valider
557 922 youpi
  - modifier le statut du service en l'activant avec comme date de terminaison 2099
558
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
559
  - établir le prélèvement automatique sur collect.online
560
561
## Ajouter une facturation de VM ou serveur à prix libre
562
563
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "heb-mezza" ou VM, mettre 1 unité.
564
  - changer le prix unitaire pour mettre le prix libre.
565
  - valider le contrat
566 834
  - activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
567
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
568 1024 youpi
  - Créer la VM ou installer le serveur
569 877 youpi
570
## Ajouter du disque local pour une VM
571
572 834
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-local", choisir la quantité en Go/an, changer éventuellement le tarif.
573 877 youpi
  - valider le contrat
574 1135 youpi
  - modifier l'état du service dans le contrat pour le passer en actif avec comme date de terminaison 2099
575 877 youpi
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
576 1025 youpi
  - Créer la VM
577 877 youpi
578
## Ajouter du disque NFS pour une VM
579
580 834
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-NFS", choisir la quantité en Go/an, changer éventuellement le tarif.
581 877 youpi
  - valider le contrat
582 1136 youpi
  - modifier l'état du service dans le contrat pour le passer en actif avec comme date de terminaison 2099
583 877 youpi
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
584
  - Voir https://atelier.aquilenet.fr/projects/infrastructure/wiki/NFS pour la création du volume, et mettre le quota.
585
586 834
## Supprimer du disque cloud, local ou NFS
587 877 youpi
588 834
  - [dans dolibarr](http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php) retrouver le contrat correspondant à la VM, cliquer sur le numéro de contrat.
589 877 youpi
  - Cliquer sur l'icône modifier à droite de "Statut du service", mettre la date de fin de service et cliquer sur Clôturer
590 834
  - Faire l'action adminsys correspondante.
591 877 youpi
592 834
## Et sourtout
593
594
Pour vérifier qu'il n'y a pas d'erreur, regarder la somme des soldes tout en bas de [la compta publique](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php), ça doit retomber à zéro.
595 877 youpi
596
## Supprimer un essai
597
598 834
On n'efface pas ce qui a existé réellement, mais on peut avoir besoin de supprimer un test.
599 877 youpi
600 834
  - Supprimer l'adhérent.e
601 877 youpi
  - Dans compta/tréso, Clients, choisir le client, regarder la fiche, supprimer
602 834
  - Supprimer le compte de compta
603 877 youpi
604 834
## Modifier les tarifs
605 877 youpi
606
  - Modifier dans sous.ods dans les recettes des produits.
607 834
608 877 youpi
* Dans gaia, /srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin, modifier eligibilite.cgi  
609
610 834
* Dans dolibarr, Services, modifier le/les services concernés  
611 877 youpi
* Dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/ , aller voir les lignes concernées, modifier le champ commentaire.
612
613 834
  - Dans les formulaires, modifier adsl-tail.inc, recompiler, commiter, svn up dans /srv/si/formulaires, copier adsl\*.pdf dans /srv/www/aquilenet.fr/docs/
614
  - Sur le site web, modifier http://www.aquilenet.fr/node/8
615 877 youpi
616
## Renommer quelqu'un
617
618
C'est galère et technique, mais pas impossible. Il faut (au moins, difficile d'être sûr qu'on n'ait rien oublié)
619
620
  - Dans sa fiche adhérent, changer nom/prénom, login, email
621
  - Sur hera, dans /home/vmail/aquilenet.fr, renommer le répertoire
622 834
  - Dans la fiche tiers dolibarr, change nom/prénom
623 953 youpi
  - Renommer son compte de compta, voire les écritures
624
  - Dans la liste des contrats, renommer au besoin (eh non dolibarr n'a pas l'air d'avoir d'interface pour ça, il faut le faire à la main en SQL...)
625
  - Renommer son accès vpn
626
  - Supprimer l'ancien utilisateur dans l'atelier
627
628
## Ajouter un type de service
629
630
Dans le module service, cliquer sur Nouveau service.
631
632
Peu importe la référence et libellé du service.
633
634
Bien mettre la durée: 1 année ou 1 mois.
635 1015 florian.lassenay
636 1017 florian.lassenay
Mettre le prix en TTC et mettre la TVA à 0%
637
638
Dans le script aquilenets/contrats.php, ajouter dans le switch pour choisir le compte de produit à créditer.
639
640
# Compta annuelle
641 1042 youpi
642 1017 florian.lassenay
Faire le bilan d'exercice:
643 1045 youpi
644 1043 youpi
  - Créer un compte de référence 120020xx, de libellé "Exercice 20xx", de type "Compte bancaire épargne/placement", puis le modifier pour désactiver la fonction de rapprochement.
645 1017 florian.lassenay
  - Vérifier que les fournisseurs sont à 0, corriger le cas échéant
646
  - Vider chaque compte produit et charge vers ce compte, à l'aide de virements "Exercice 20xx Charge truc". Cela remet donc à zéro tous les comptes de produit et charge.
647
  - En faire un bilan d'exercice dans sous.ods dans une nouvelle feuille "20xx": copier la feuille de l'année d'avant, corriger les montants des charges et produits
648
  - Virer l'exercice sur le compte "Bilan", avec l'intitulé "Exercice 20xx" . Le compte d'exercice 20xx est donc tombé à zéro.
649
650
Faire le bilan comptable (inverser tous les signes pour que ce soit plus intuitif à comprendre) dans sous.ods
651
652
  - Actif:
653
654
* les comptes courants et épargnes vont en actifs.  
655
656
* les comptes tiers **négatifs** vont en créances (on devrait recevoir ces sous-là un jour)
657
658 1047 youpi
  - Passif:
659 1017 florian.lassenay
660
* Le compte "Bilan" (avant virement de l'exercice de l'année) va dans "Exercices passés"  
661
662
* les comptes tiers **positifs** vont en dettes (on a encore ça à payer), selon que c'est temporaire ou non.
663
664 1048 youpi
Vérifier que les deux totaux correspondent
665 1017 florian.lassenay
666 1050 youpi
Mettre à jour sous.ods:
667 1017 florian.lassenay
668 1171 youpi
DONE: tester dolibarr 10
669 1142 youpi
670 1051 youpi
  - Télécharger sous.csv depuis dolibarr: https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/export_sous.php
671 1052 youpi
  - ouvrir sous.csv en n'utilisant **que** le point-virgule comme séparateur
672 1017 florian.lassenay
  - copier/coller son contenu dans la feuille adhérents\_import de sous.ods
673 1015 florian.lassenay
  - mettre à jour la feuille historique depuis la feuille Situation
674
  - étebndre la plage de données des graphes dans la feuille Graphes
675
  - Vérifier les feuilles Situation et Bilan mensuel, imprimer les feuilles Situation, Graphes, Bilan mensuel, et 20xx
676
677
# Compta mensuelle
678
679 1118 florian.lassenay
* voir les TODO sur https://atelier.aquilenet.fr/projects/compta/wiki/Todolist-mensuelle
680
681 1119 florian.lassenay
 ancien lien en cours de destruction 
682
https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Todolist_mensuelle
683 1015 florian.lassenay
684
* Attention, en Janvier, ne faire d'abord que les opérations concernant Décembre, puis faire la compta annuelle, puis faire les opérations concernant Janvier
685
686
### Vérification rejets de prélèvement :
687
688
* Vérifier sur collect.online s'il y a eu des rejets sur le dernier prélèvement: depuis la page d'accueil, le bouton "Traiter" à droite de "impayées" en rouge (même s'il indique 0, il peut y en avoir...)
689
690
> * Aller vérifier sur coopacces: s'il y a effectivement un débit S-MONEY correspondant, utiliser cette date-là pour réaliser des virements inverses entre les adhérents concernés et le compte du crédit coopératif, qui du coup doivent de nouveau la créance. 
691
> * Sinon, c'est que le prélèvement n'a même pas été essayé, mettre la même date que le prélèvement. dans ce cas baisser d'autant le montant du prélèvement global des adhérents (Prélèvements adhérents XX/XXXX) et virer depuis les comptes des adhérents concernés vers le compte prélèvements.
692
> * Augmenter d'autant le prélèvement suivant, et vérifier avec l'adhérent pour que le prélèvement puisse se faire
693
694
### Rapprochement :
695
696
* Aller sur https://www.credit-cooperatif.coop/Entreprises/Banque-au-quotidien/Coop-access , demander l'export des écritures du compte bancaire pour ouvrir dans un tableur
697
698
* aller https://dolibarr.aquilenet.fr/compta/bank/account.php?account=1, comparer: on peut par exemple prendre chaque écriture de dolibarr depuis la date du dernier rapprochement, et cocher dans le tableur
699
700
> * Attention, les crédits S-MONEY dans coopaccess correspondent à l'écriture "Prélèvements adhérents" dans dolibarr. Si ça ne correspond pas c'est éventuellement normal, cf plus bas.
701
> * Il y a un débit S-MONEY dans coopaccess correspondant aux frais bancaires
702
> * Les autres débits S-MONEY éventuels dans coopaccess correspondent à de rejets de prélèvement, cf ci-dessus
703
704
* Enrichir dolibarr des opérations non cochées.
705
* Vérifier le sens des opérations non rapprochées
706
* Vérifier que la ligne "solde actuel" dolibarr est égale au solde sur coopacces.
707
708
> * Si la somme des crédits S-MONEY dans coopaccess ne correspond pas à l'écriture "Prélèvements adhérents" dans dolibarr, il y a peut-être des prélèvements qui ne sont pas encore passés (parce qu'on est au début du mois seulement). Du coup pour vérifier tout de même les soldes :
709
710
> > * * Dans le tableur soustraire les différents crédits S-MONEY déjà passés sur coopaccess du solde coopaccess (en haut)
711
> > * * Soustraire (calculer avec sa petite calculette) le prélèvement visible dans dolibarr du solde dolibarr.
712
713
> * Si ça ne correspond pas, recommencer.
714
> * Cliquer sur le bouton rapprocher pour accéder à la page de rapprochement.
715
> * rapprocher les opérations en renseignant la date du jour (on ne prend pas la peine d'indiquer le type d'opération),
716
> * * **sauf**
717
> * * Les opérations dolibarr pas encore passées sur coopaccess
718
> * * Dans le cas où la somme des crédits S-MONEY ne correspond pas à l'écriture "Prélèvement adhérents", cette dernière écriture, qu'on pourra vérifier le mois suivant.
719
720
## Frais de fonctionnement (nos factures)
721
722
**Enercoop**
723
724
* S'il y en a une nouvelle, récupérer la facture bimensuelle sur https://espace-client.enercoop.fr/mon-espace/accueil/#bienvenue  
725
726
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Enercoop-<date>-NATLFAC\_xx\_xxxxxxxx.pdf  
727
* Passer le montant en charge d'hébergement (vers fournisseurs divers), intitulé "Facture enercoop NATL\_FACxx-xxxxxx" comme sur la facture  
728
* si une facture Enercoop a été prélevée, passer de fournisseur divers vers le compte credit cooperatif "Prelevement enercoop NATL\_FACxx-xxxxxx" (ller trouver le N° de facture corrrespondant dans le cloud)
729
730
**Cogent**
731
732
* Enregistrer la facture  
733
734
* **Payer** la facture
735
736
**Syntis**
737
738
* N'a pas lieu en ce moment, on n'héberge rien chez lui actuellement.
739
740
* Récupérer la facture pour l'hébergement sur https://client.syntis.net  
741
742
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Syntis-<date>-Fxxxxxx.pdf  
743
* Passer le montant en charge d'hébergement, intitulé "Quart de baie etc." comme sur la facture  
744
* Virer le montant de la facture à Syntis (à la fois sur coopanet et sur dolibarr) en mettant le numéro de facture dans l'intitulé, virer également 0.20€ depuis charge services bancaires "frais prélèvement SEPA"
745
746
**Nom de domaine**
747
748
* En juin ou juillet, renouveller sur https://www.bookmyname.com/ : depuis la page d'accueil, cliquer sur la partie "gérer", puis "Liste de vos noms de domaine", puis cocher tous les domaines aquilenet, puis choisir l'action "Renouveler des noms de domaine", payer, faire les virements correspondant.  
749
750
* Le mois d'après, **récupérer** la facture  
751
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/bookmyname-<date>-xxxxxx.pdf
752
753
## Facturations par Aquilenet
754 1108 florian.lassenay
755
**Établir une facture ADSL pour ceux qui en ont besoin !**
756
757 1015 florian.lassenay
Un outils a été développé sous django et python 
758 834
https://www.aquilenet.fr/fr/jechange/login/?next=/fr/jechange/
759 1108 florian.lassenay
760 1015 florian.lassenay
**penser à mettre à jour :**
761
762
> * Le numéro de facture (Nous avons commencé l'année en suivant les exigences du fisc, à savoir une numérotation unique et pas par adhérent)
763
> * La date de facture  
764
> * La date dans la désignation  
765 1070 florian.lassenay
> * La date du prélèvement
766
767 1088 florian.lassenay
### Facturations mensuelles
768 1070 florian.lassenay
769 1137 florian.lassenay
```
770 1139 florian.lassenay
mémo pour une facturation sans contrat sous dolibarr :
771
Facturer : Rédiger une facture avec un numéro
772
Charger : virer du compte de l'adhérent vers le compte produit/service fourni en mettant une référence (n° de facture) pour s'y retrouver.
773 1137 florian.lassenay
```
774 834
775
**Charlotte Lewden** 
776 1131 florian.lassenay
* cotisation en octobre
777
778 1137 florian.lassenay
779 1131 florian.lassenay
**Elidée**
780 1098 florian.lassenay
781 1165 florian.lassenay
* Contrat dolibarr **heb-Cogent elidee**. Hébergement: 1U + borne GSM 100€/mois 
782 1131 florian.lassenay
* **Facturer** l'hébergement du serveur (100€), plus la cotisation vers décembre.
783 834
784 1131 florian.lassenay
**Guix**
785 834
786 1165 florian.lassenay
* Contrat dolibarr **heb-vm guix** 75€/mois.
787 1131 florian.lassenay
* **Facturer**. Ajouter la cotisation en novembre
788 1088 florian.lassenay
789 834
**L@BX**
790 1165 florian.lassenay
* Contrat dolibarr  **heb-vm labx** 60€/mois chez Pierre Bourdin    
791 834
~~**charger**: Virer 60€ depuis le compte de Pierre Bourdin vers le comte Produit Hébergement C'est le montant total de 'hébergement du L@BX.~~.     
792
* **Facturer** 30€ au nom du L@BX, Pierre paie l'autre moitié personnellement.
793
794 1131 florian.lassenay
**Librairie Permaculturelle** 
795
* cotisation en janvier
796 834
797 1015 florian.lassenay
**Rosedor**
798 1165 florian.lassenay
* Contrat dolibarr n°38 VM 200€/mois. 
799 834
todo : renommer en *heb-vm rosedor1*
800 1165 florian.lassenay
* Contrat dolibarr n°47 VM 60€/mois.
801 1015 florian.lassenay
todo : renommer en *heb-vm rosedor2*
802
* **Facturer** l'hébergement du service Rosedor (260€), plus la cotisation en avril.
803
Mail à envoyer à sophie.ouvrard@rosedor.fr (gestion de la téléphonie) et helene.geneste@rosedor.fr (compta)
804 1093 florian.lassenay
805 1131 florian.lassenay
**saya**
806
* Contrat dolibarr n°37 Hébergement sayanet 288€/mois. ~~(**Charger**) en mettant le numéro de facture pour pouvoir s'y retrouver et le virer du compte client Saya au compte produit hébergement~~     
807
todo : renommer en *heb-cogent sayanet*
808
* Attention à la cotisation en novembre *facturation de cotisation oubliée en 2018, à rattraper*
809
* **Facturer** (établir une facture pour l'hébergement) et l'envoyer à fatiha.sabri@h20-16.fr
810
* Ils nous virent le paiement.  Mettre aussi le numéro de facture indiqué par saya et visible dans coopaccess, pour savoir ce qu'ils ont payé.
811 1064 florian.lassenay
812 834
**Utopia**
813 1015 florian.lassenay
* (Utopia (cotisation en août), envoyer à bordeaux@cinemas-utopia.org et à Patrick Troudet \> besoin facture mensuelle
814 1131 florian.lassenay
815
**Yaal**
816
* Contrat dolibarr ~~n°43~~ **heb-cogent yaal1** Hébergement 1U 240€ /mois    
817 1137 florian.lassenay
* Contrat dolibarr ~~n°46~~ **bgp-cogent yaal** 60€ /mois
818 834
819 1095 florian.lassenay
### Facturations annuelles 
820 1015 florian.lassenay
821 1141 florian.lassenay
**Mars**
822
823 1163 florian.lassenay
* **La Clé des Ondes** Facture pour leur adhésion annuelle. 
824 1096 florian.lassenay
825 834
**Avril**
826 1022 florian.lassenay
827 1163 florian.lassenay
* **C-P Prod** **facturer** contrat Dolibarr ~~n°35~~ **heb-vm cpprod-dev**, soit 1 an de VM à 20€/mois, donc 240€ (attention, contrat dolibarr démarré en cours d'année, il faudra sans doute **charger** une partie de l'année.
828 1022 florian.lassenay
829 1015 florian.lassenay
**Mai** 
830 1022 florian.lassenay
831 834
**Aout**
832 1130 florian.lassenay
833 1162 florian.lassenay
* **Librairie Permaculturelle** penser à ajouter la cotisation à la facture mensuelle
834 1022 florian.lassenay
835 1164 florian.lassenay
* **E-graine** : 
836
> * 1 an de VM1 200€
837
> * 1 an de VM2 60€
838
> * 1 an de NFS 2€
839 1161 florian.lassenay
840 1022 florian.lassenay
**Octobre**
841 834
842 1162 florian.lassenay
* **CoopAlpha / Mukt** heb-mezza bonjour Mukt à 20€/mois **facturer** 1 an soit 240€. Ils paient par virement
843 834
844 1162 florian.lassenay
**Novembre** 
845 1083 florian.lassenay
846 1162 florian.lassenay
* **Yaal** **facturer** :
847
> * **Disk-local yaal** 20€ de VM annuelle 
848 1082 florian.lassenay
> * 100€ de cotisation   
849 1015 florian.lassenay
850 1022 florian.lassenay
851 1162 florian.lassenay
* **C-P Prod** **facturer**
852 1022 florian.lassenay
> * Contrat Dolibarr ~~n°48~~ **heb-vm cpprod** , soit 1 an de VM à 30€/mois, donc 360€, attention, contrat dolibarr démarré en cours d'année, il faudra sans doute **charger** une partie de l'année.
853 834
> * La cotisation. 
854 1096 florian.lassenay
855 834
**Décembre**
856
857 1163 florian.lassenay
* **Nothing to Hide** **facturer** et **charger** 1 an de préfixe IPv4 à 128€ et 1 an de transit à 240€, et une cotisation de 20€.
858
859
* **Loïc Prud'homme** envoyer à contact@loicprudhomme.fr - loic.prudhomme@assemblee-nationale.fr  & Tiphaine.Maurin@clb-an.fr -, la cotisation n'est pas à facturer donc 480€
860
861
* **Attitudes et Marques** Envoyer facture correspondant à l'échéancier annuel envoyé en début d'année.
862 1015 florian.lassenay
863 1037 youpi
## Lignes ADSL
864 834
865 1053 youpi
* **Récupérer** les dernières factures sur https://vador.fdn.fr/adherents (Informations Administratives / Prélèvements), L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/FDN-<date>-xxxxxx.pdf  
866 1034 youpi
867 1041 youpi
* Si ça n'a pas déjà été fait pendant le rapprochement, virer le montant correspondant de FDN au crédit coopératif  
868 834
* Vérifier que la balance du compte de fournisseur FDN retombe à 0 après leur dernière facture, sauf exceptions:
869 1041 youpi
870 1015 florian.lassenay
* fin décembre (donc décembre inclus):
871
872
** rien
873
874
* donc au total +0€ -> OK
875
876
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php
877
878
* S'assurer que les lignes nouvelles ont bien leur date de début correct (voir sur https://vador.fdn.fr/adherents) et que le montant du premier prélèvement est correct sur collect.online  
879
880
* Cliquer sur les boutons charge (sauf pour les anciennes lignes et les lignes actuellement en construction, pour lesquelles il faut regarder le détail de ce qu'il y a à faire)
881
882
* cela va:
883
884
> * Virer la souscription adhérent.e depuis le compte de la ligne vers le produit Lignes ADSL (Abonnement ligne xxx mois année)  
885
> * Virer la souscription adhérent.e depuis l'adhérent.e possédant la ligne vers le compte de la ligne.  
886
> * Virer la souscription FDN depuis la charge Lignes ADSL vers le compte de la ligne  
887
> * Virer la souscription FDN depuis le compte de la ligne vers le fournisseur FDN
888 1123 youpi
889
Note: on prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) l'abonnement pour le mois M-1.
890 1015 florian.lassenay
891
### Contrats
892
893 1172 youpi
DONE: tester dolibarr 10
894 1142 youpi
895 1015 florian.lassenay
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/contrats.php  
896
* Cliquer sur les boutons charge des contrats où l'échéance est passée (elle est écrite en rouge). Cela va virer la souscription depuis le compte de l'adhérent.e vers le compte de produit correspondant.
897 1123 youpi
898
Note: 
899
900 1127 youpi
- Pour les VPN (on compte au prorata du mois utilisé), on prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) l'abonnement pour le mois M-1.
901 1123 youpi
- Pour les VM et hébergement (on compte par mois entier), on prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) l'abonnement pour le mois M.
902 1015 florian.lassenay
903
### Adhésions
904
905 1173 youpi
DONE: tester dolibarr 10
906 1142 youpi
907 1015 florian.lassenay
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/cotisations.php
908
* pour chaque adhérent.e apparaissant dans la liste (qui sont ceux avec cotisation en retard):
909
910
* S'il y a un RIB, on va prélever nous-même, donc cliquer sur le bouton charge, ce qui
911
912
> * Vire la cotisation annuelle ou mensuelle depuis l'adhérent.e vers le produit Cotisations.  
913
> * Ajoute la cotisation dans l'adhérent.e.
914
915
* S'il n'y a pas de RIB, on ne sait pas s'il y a lieu d'établir une cotisation, donc cliquer sur le bouton Rappel pour envoyer un mail à l'adhérent.e. Attention: si l'adresse e-mail est en @aquilenet.fr, il faut vérifier si l'adhérent.e relève bien ses mails, et sinon, lui envoyer un courrier papier.  
916
917 1123 youpi
* Résilier les retardataires répétés.
918
919 1066 youpi
Note: On prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) les adhésions dont l'anniversaire est tombé pendant le mois M.
920 1015 florian.lassenay
921
### Prélèvements & **injection dans dolibarr**
922
923 1175 youpi
DONE: tester dolibarr 10
924 1142 youpi
925 1015 florian.lassenay
* Aller sur collect.online  
926 834
* Dans Echéances, faire sortir les échéances **du 10 du mois courant au 10 du mois suivant** (i.e. les prochaines échéances qui vont être prélevées, qu'on n'a pas encore injectées), cliquer sur Exporter . Attendre quelques secondes, le fichier devrait apparaitre dans la liste obtenue avec "Vos demandes d'export". Attention à bien prendre le bon fichier :) a priori le plus récent est en haut.
927 1015 florian.lassenay
* Tester le résultat des prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/test_prelevements.php  
928 834
* Vérifier que ça retombe bien à zéro sinon identifier les raisons
929
930
> * C'est un prélèvements dans collect.online à corriger (le corriger)
931
> * Une erreur existe dans dolibarr (montant d'abonnement, cotisation, sens de paiement ...)
932 1015 florian.lassenay
> * Situation temporaire (avance ou retard de paiement), dans ce cas documenter dans le champ commentaires de la fiche de compte dolibarr, en précisant la date de régulation prévue. Faire éventuellement un mail à l'adhérent si une action de sa part est requise.
933 1054 youpi
934 1015 florian.lassenay
* **Refaire** un nouvel export, le re-télécharger et refaire le test d'import.
935 1054 youpi
* Injecter vraiment les prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/import_prelevements.php  
936 834
* Vérifier dans l'ensemble des comptes que les adhérent.e.s sont bien retombés à 0. Quand ce n'est pas le cas, modifier le champ Commentaire du compte bancaire correspondant pour noter pourquoi.
937 1055 youpi
938 1054 youpi
**Vérification**
939 1142 youpi
940 1174 youpi
DONE: tester dolibarr 10
941 834
942
> * Vérifier les balances des comptes d'adhérent.e.s, de fournisseurs, et de clients.
943
> * Encaisser (les envoyer par courrier & ajouter dolibarr) les chèques qui restent en mettant le numéro de remise dans le virement
944
> * Lancer les rappels de prélèvements depuis https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/rappel_prelevements.php (ça prend du temps car le script met à jour les clés gpg)
945
> * En janvier, faire la compta annuelle