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Compta » History » Version 1224

youpi, 02/12/2020 04:40 PM

1 877 youpi
# Compta
2 834
3 877 youpi
## Liens rapides dans cette page
4 834
5 878 youpi
  - [Facture fournisseur](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Facture)  
6 1013 florian.lassenay
  - [Compta mensuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Compta-mensuelle)  
7 1014 florian.lassenay
  - [Compta annuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Compta-annuelle)  
8 878 youpi
  - [Nouvel.le adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-adh%C3%A9rente)  
9
  - [Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-cl%C3%A9-PGP-dune-adh%C3%A9rente)  
10
  - [Nouveau mandat](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-mandat)  
11
  - [Nouvelle ligne ADSL](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-ligne-ADSL)  
12
  - [Migration Ligne ADSL à Liazo](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Migration-ligne-ADSL-%C3%A0-Liazo)  
13 1134 youpi
  - [Déménagement ligne ADSL / Augmentation de débit](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#D%C3%A9m%C3%A9nagement-ligne-ADSL-augmentation-de-d%C3%A9bit)
14 878 youpi
  - [Réception de cotisation](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9ception-de-cotisation)  
15
  - [Encaisser un chèque](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Encaisser-un-ch%C3%A8que)  
16
  - [Résilier une ligne ADSL](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-une-ligne-ADSL)  
17
  - [Nouveau VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-VPN)  
18
  - [Ajouter une IP fixe à un VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-une-autre-IP-fixe-%C3%A0-un-VPN)  
19
  - [Résilier un VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-VPN)  
20 1182 youpi
  - [Résilier un.e adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-une-adh%C3%A9rente)  
21 878 youpi
  - [Ajouter de l'espace disque cloud](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-de-lespace-disque-owncloud)  
22
  - [Ajouter du disque local pour une VM](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-local-pour-une-VM)  
23
  - [Ajouter du disque NFS pour une VM](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-NFS-pour-une-VM)  
24
  - [Supprimer du disque](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Supprimer-du-disque-cloud-local-ou-NFS)  
25 880 youpi
  - [Renommer quelqu'un](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Renommer-quelquun)
26 878 youpi
27 834
## autres liens
28
29 879 youpi
  - [TODO list mensuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Todolist_mensuelle)  
30
  - [[compta\_boiteaidées|TODO list un jour]]  
31
  - [La compta publique](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php)  
32
  - [La preuve par neuf de la compta](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/check.php)  
33
  - [La liste des pages dolibarr aux petits ognons pour nous](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet)  
34
  - [La compta adhérent](https://adherents.aquilenet.fr/compta.php)  
35
  - [le cloud](https://cloud.aquilenet.fr/index.php/apps/files/?dir=/Shared/Aquilenet-administration/Compta/adhesions)  
36
  - [coopanet](http://www.coopanet.coop) , Code utilisateur E145498P  
37
  - [collect online](http://collect.online)  
38 834
  - [[dolibarr]]  
39 879 youpi
  - Il y a aussi un [bac à sable dolibarr](https://dolibarr2.aquilenet.fr/)
40 941 florian.lassenay
  - [[appli_generation_factures|Application django de génération des factures]]
41 951 youpi
  - les infos publiques envoyées à db.ffdn.org: (http://dolibarr.aquilenet.fr/isp.json)
42 952 youpi
  - les autres infos: (http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/infosplus.php)
43 877 youpi
44 834
## Doc
45 877 youpi
46
**Tout se passe sur dolibarr**
47 834
48 949 youpi
juste pour info, [Installation d'un nouveau dolibarr](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Installation_dolibarr) , et la liste des dépôts où on stocke nos scripts (référencée aussi sur https://www.ffdn.org/wiki/doku.php?id=formations:compta#travaux_de_la_fede)
49 950 youpi
    * http://git.aquilenet.fr/tools.git             scripts web pour générer des formulaires d'inscription , installé sur gaia:/srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin
50 1224 youpi
    * http://git.aquilenet.fr/tools-dolibarr.git    scripts dolibarr pour valider une inscription et les scripts de compta , installé sur cresus:/usr/share/dolibarr/scripts/aquilenet
51
    * http://git.aquilenet.fr/htdocs-dolibarr.git   pour gérer les lignes ADSL de manière sympa dans Dolibarr , installé sur cresus:/usr/share/dolibarr/htdocs/aquilenet
52
    * http://git.aquilenet.fr/adherents.git         pour l'espace adhérents, en dolibarr aussi, installé sur cresus:/srv/adherents
53 834
54
Les mails sont envoyés à tresorier@aquilenet.fr qui est un alias pour la liste tresorier@listes.aquilenet.fr qu'on peut gérer sur https://listes.aquilenet.fr/sympa/admin/tresorier
55 877 youpi
56
Ancien svn, n'est plus utilisé désormais  
57 834
svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/factures-fournisseurs  
58
svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/adhesions
59
60
Il est sans doute utile d'aller consulter d'abord la doc de FDN: https://wiki-adh.fdn.fr/wiki/documentation:notions_de_comptabilite pour comprendre les principes des comptes comptables. Il y a aussi eu un exposé à l'AG 2015 de la FFDN: http://www.aquilenet.fr/docs/compta.pdf
61
62
Voici ci-dessous le plan comptable. Quand on ajoute ou modifie une entrée, il faut penser à mettre à jour (TODO: factoriser dans aquilenet.lib.php):
63 877 youpi
64 834
* le numéro de Réf. du compte en question bien sûr  
65 877 youpi
66
* dans compte\_adherent() dans aquilenet.lib.php  
67
* dans soldes\_accounts(), et tout en bas, dans compta-asso.php  
68
* dans aquilenet.lib.php  
69 834
* dans dolibarr.php
70 877 youpi
71 834
* 05... : Compte de la ligne ADSL 05... Ne fait pas vraiment partie du plan comptable, on ne fait que faire passer les virements par ce compte pour y rassembler tout ce qui concerne une ligne ADSL donnée.  
72 877 youpi
73
* 12000000 : Compte de bilan  
74
* 1200xxxx : Compte d'exercice de l'année xxxx  
75
* 40100001 : Fournisseur Online.net  
76
* 40100002 : Fournisseur Bookmyname  
77
* 40100003 : Fournisseur divers  
78
* 40100004 : Fournisseur FDN  
79
* 40100005 : Fournisseur Syntis  
80
* 40100006 : Fournisseur Kazar  
81
* 40100007 : Fournisseur Cogent  
82
* 40100008 : Fournisseur Anteor  
83
* 40100009 : Fournisseur Orange  
84
* 40100010 : Fournisseur RIPE  
85
* 40100011 : Fournisseur OVH  
86
* 41100xyz : Compte de l'adhérent.e xyz  
87
* 41101000 : Donateur divers  
88
* 41101001 : Clients divers  
89
* 41102xyz : Compte du client xyz  
90
* 51120000 : Remise de chèque  
91
* 51190000 : Prélèvements  
92
* 51200001 : Crédit coopératif  
93
* 53140000 : Caisse  
94
* 60000000 : Charge Lignes ADSL  
95
* 60400001 : Charge dedibox  
96
* 60400002 : Charge nom de domaine  
97
* 60400003 : Charge hébergement  
98
* 60400004 : Charge IP  
99
* 60400005 : Charge transit  
100
* 60630000 : Charge matériel petit équipement  
101
* 21830000 : Charge matériel informatique  
102
* 60700000 : Charge marchandise goodies  
103
* 60700001 : Charge marchandise briques  
104
* 61100000 : Charge installation  
105
* 61600000 : Charge assurance  
106
* 62310000 : Charge annonces et insertions  
107
* 62360000 : Charge stickers  
108
* 62610000 : Charge timbres et frais postaux  
109
* 62620000 : Charge livraison  
110
* 62700000 : Charge service bancaire  
111
* 62800000 : Charge Diverses  
112
* 63500000 : Charge taxe achat étranger  
113
* 70400000 : Produit installation  
114
* 70600000 : Produit lignes ADSL  
115
* 70600001 : Produit VPN  
116
* 70700000 : Produit marchandise goodies  
117
* 70700001 : Produit marchandise briques  
118
* 70830000 : Produit hébergement  
119
* 70830001 : Produit transit  
120
* 70830002 : Produit stockage  
121
* 70830003 : Produit IP  
122
* 74000000 : Produit cotisations  
123
* 76000000 : Produit parts CC  
124 834
* 77000000 : Produit Dons
125 877 youpi
126 1002 florian.lassenay
**En résumé**
127 877 youpi
128 834
  - Pour les comptes en banque et tiers (adhérent.e.s, fournisseurs), c'est négatif quand on leur a donné de l'avance de sous, et c'est positif quand on leur en doit (i.e. on est du côté "banquier" \!) Ainsi:
129 877 youpi
130 834
* C'est donc normal que les comptes en banque soient négatif, au contraire: c'est la banque qui nous doit des sous :) C'est exactement l'opposé de ce qui apparaît dans le compte chez la banque.  
131 877 youpi
132
* Si un.e adhérent.e est strictement négatif, il nous doit des sous, il faut lui prélever.  
133
* Si un.e adhérent.e est strictement positif, c'est qu'il a payé des trucs pour l'asso. Soit on lui rembourse, soit on ne lui prélève pas quelques mois.  
134
* Si un fournisseur est strictement positif, c'est qu'on lui doit des sous, il reste une facture impayée.  
135 872 florian.lassenay
* Si un fournisseur est strictement négatif, c'est qu'on lui a donné trop de sous \! Il faut régulariser.
136 877 youpi
137
  - Pour les comptes de charge et de produit, c'est plus habituel:
138
139
* Une charge, c'est des sous en moins qui vont alimenter un fournisseur  
140
141
* Un produit, c'est des sous en plus qui viennent d'adhérent.e.s.
142
143
  - Pour les comptes en banque, on doit faire le "rapprochement" avec le relevé de compte. **Attention**, rapprocher rend l'écriture inchangeable. Il ne faut donc rapprocher qu'avec le relevé de compte confirmant l'opération sous les yeux.
144 834
145
Par exemple, voici pour un don et pour un paiement de facture:
146 877 youpi
147 1003 florian.lassenay
**Don**
148 834
149
Par un.e adhérent.e
150 877 youpi
151
  - On vire le montant depuis son compte vers le compte produit don.Il nous doit donc maintenant des sous.
152
  - Le virement ou prélèvement est ordonné, on vire le montant depuis le
153
  - compte bancaire vers le compte de l'adhérent.e. Il ne nous doit plus de sous.
154 834
  - Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
155 877 youpi
156 864 florian.lassenay
Si c'est une personne qu'on ne reverra pas souvent, on peut utiliser le  
157 834
compte "Donateur divers" à la place du compte d'un compte d'adhérent.e.
158
159 877 youpi
**Facture de fournisseur**
160 1004 florian.lassenay
161 864 florian.lassenay
Un fournisseur nous envoie une facture pour un service
162 834
163 877 youpi
* On vire chaque élément de la facture depuis le compte de charge correspondant vers le compte de fournisseur. On lui doit donc des sous
164 989 florian.lassenay
165
* Lorsque l'on paie la facture, on vire le montant depuis le compte fournisseur vers le compte bancaire. On ne lui doit plus de sous.
166
167
* Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
168
169
* Lors d'un virement fait à un fournisseur on indique le numéro de facture (numéro invoice pour cogent par exemple)correspondant dans les trois champs 
170
171
> * motif du virement
172
> * Référence de l'opération
173
> * Référence de bout en bout
174
175
* Contacts Facturation Cogent : N° +33 (0) 1 49 03 18 00 billingeu@cogentco.com
176
177 877 youpi
## Nouvel.le adhérent.e
178 834
179
Sur réception d'une demande d'adhésion
180 870 florian.lassenay
181 1223 youpi
TODO: dolibarr 10 + php 7 avec VPN
182 1142 youpi
183 877 youpi
  - Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.
184
  - Corriger éventuellement des typos ou ajouts à la main sur le formulaire (majuscules, type d'adherent, numero de tel, adresse mail)
185 1223 youpi
  - Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvel_adherent.php, cela crée l'adhérent.e dans dolibarr, et du coup aussi dans LDAP, et donc une adresse mail etc., ainsi qu'un compte de compta tiers pour lui, ça l'inscrit à asso@listes.aquilenet.fr, et ça lui maile une bienvenue. Note débuggage: si le script se vautre, la fiche LDAP est quand même créée, il faut la supprimer avec un coup de `ldapdelete -H ldaps://ldap.aquilenet.fr -x -W -D uid=dolibarr,dc=aquilenet,dc=fr "cn=Jeannot Lapin,ou=members,dc=aquilenet,dc=fr"`
186 1109 florian.lassenay
187
>  - S'il y a une commande de VPN, ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
188 834
  - * Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main: aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe. Utiliser `mkpasswd -m sha-512` pour le crypter, et alors la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."
189 1109 florian.lassenay
190
>  -  * Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
191
192 877 youpi
  - Dans les comptes, virer depuis son compte d'adhérent.e vers le "produit cotisations" le droit d'entrée ou la cotisation, titre "Cotisation Machin Truc 2011"
193
  - Dans sa fiche dolibarr adhérent.e, ajouter l'adhésion dans l'onglet adhésions
194 973 youpi
  - puis, selon le mode de règlement, avec la date du jour:
195 877 youpi
196 973 youpi
* Si c'est un chèque, virer depuis le compte de remises vers son compte
197 877 youpi
198
* Si c'est en liquide, virer depuis la caisse vers son compte  
199
* Si c'est un virement, virer depuis le compte bancaire vers son compte (et rapprocher plus tard)  
200 834
* Si c'est un prélèvement, voir ci-dessous.
201 877 youpi
202 870 florian.lassenay
  - Si l'adresse e-mail n'a pas été précisée, envoyer une lettre de bienvenue papier. Voir le courrier type dans le cloud dans adhesions
203 877 youpi
204 834
  - S'il y a un mandat
205 877 youpi
206 834
* Archiver le mandat original.  
207 877 youpi
208 1111 florian.lassenay
* Aller sur http://www.collect.online/ Ajouter l'adhérent.e dans la partie prélèvement, On utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
209 877 youpi
210 1106 youpi
* Si c'est juste une adhésion ou un abonnement VPN, faire un prélèvement régulier annuel ou mensuel (note: on commence à prélever le vpn à la fin du mois suivant le premier mois de service vpn)
211 877 youpi
212 834
* Si c'est un abonnement ADSL, on crée l'échéancier plus tard, une fois la ligne effectivement construite.
213 877 youpi
214 834
  - S'il y a une souscription à une ligne ADSL
215 877 youpi
216 834
* Toute la compta est faite automatiquement par le script, il y a juste à archiver la demande dans le cloud  
217 877 youpi
218
* [Vérifier l'éligibilité de la ligne](https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi) et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total  
219
* Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter *toutes* les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.  
220 1132 youpi
* Envoyer un aimable mail de confirmation à services at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr avec support at aquilenet.fr en copie, pour permettre d'identifier la ligne ne pas oublier de préciser qu'il vient d'"aquilenet", donner le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent.
221 877 youpi
222 1126 youpi
* Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP, noter IPv4, préfixe IPv6, login et mot de passe (lisibles aussi sur https://vador.fdn.fr/adherents) dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne, et forwarder le mail à l'abonné en corrigeant un peu.  
223 877 youpi
224 834
* Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
225 877 youpi
226 834
* Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence  
227 877 youpi
228
* Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone  
229 834
* Quand l'ouverture de ligne est effective,
230 877 youpi
231 885 youpi
* * forwarder le mail à l'abonné  
232
* * aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,  
233 834
* * créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec un premier prélèvement manuel correspondant aux FAS + mois partiel, et le prélèvement automatique mensuel.  
234
* * Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:
235 885 youpi
236
* La référence et le libellé du compte de compta  
237 877 youpi
238 834
* Dans la Note de l'adhérent.e
239 877 youpi
240 834
  - S'il y a une commande de VPN,
241 877 youpi
242 834
* Vérifier le tarif du contrat vpn sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php
243 877 youpi
244 1039 youpi
* Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
245
246 834
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0  
247
ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1  
248 877 youpi
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
249
250
où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers).
251 834
252 877 youpi
  - Archiver le tout: scanner tous les documents, ajouter au cloud, dans adhesions
253 852 youpi
254 877 youpi
  - FIXME: broken, Sur l'atelier, ajouter l'adhérent.e en tant que participant au projet aquilenet.
255 834
256 877 youpi
## Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e
257 1104 youpi
258 1222 youpi
TODO: dolibarr 10 + php7
259
260 1224 youpi
  - Sur cresus, lancer la récupération de la clé à partir du fingerprint:
261 907 youpi
262 877 youpi
sudo -u www-data gpg --keyserver pgp.mit.edu --homedir /srv/adherents/.gnupg/ --recv-key XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
263 944 youpi
264 877 youpi
  - Retrouver l'adhérent dans Dolibarr, suivre le "lien tiers Dolibarr", aller dans la fiche, la modifier, découper le fingerprint complet de la clé GPG en 4 paquets de 10 chiffres hexa, les mettre dans les cases Id professionnel 1 à 4.
265 907 youpi
266 877 youpi
## Nouveau mandat
267
268 837 youpi
Sur mandat arrivé après la demande d'adhésion ou mise à jour,
269 877 youpi
270 834
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , pour pouvoir faire un copier/coller des numéros iban et bic  
271 877 youpi
272 1222 youpi
TODO: dolibarr 10 + php7
273 1167 youpi
274 877 youpi
* Copier/coller dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouveau_mandat.php  
275
* Archiver le mandat.  
276
* Si c'est juste un changement de compte, dans collect.online, modifier juste dans le débiteur le numéro de compte.  
277
* Si c'est un nouveau service pour un débiteur existant, avec le même compte, dans collect.online, ajouter l'échéancier.  
278 834
* Si c'est un nouveau débiteur, ajouter l'adhérent.e dans collect.online, on utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
279 877 youpi
280
## Nouvelle ligne ADSL
281 834
282 1116 florian.lassenay
> Penser à s'inscrire à la mailing list support@aquilenet.fr pour le suivi de l'ouverture.
283
284 1113 florian.lassenay
**Souscription**  
285 1114 florian.lassenay
> Sur souscription de ligne ADSL pour une adhésion existante.
286 877 youpi
287 834
**TODO** Décrire la procédure dans le cas d'un numéro VOISIN.
288 877 youpi
289 1169 youpi
* [Vérifier l'éligibilité de la ligne](https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi) et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total, cela permet notamment de savoir si c'est un numéro actif ou inactif.  
290 1142 youpi
291 877 youpi
* Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter *toutes* les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.  
292 1132 youpi
* Envoyer un mail de confirmation à services at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr avec comme informations dans le corps "aquilenet", le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent. Ce n'est pas un traitement automatique, rédiger le mail correctement.  
293 877 youpi
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.  
294 1112 florian.lassenay
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste adsl@, et ajoute l'éventuel mandat  
295
* Ajouter, s'il.elle n'y est pas déjà, l'adhérent dans collect.online, la référence d'adhérent est lisible en allant cherche l'adhérent dans la partie adhérents de dolibarr.  
296 834
* Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
297
298 1113 florian.lassenay
**Confirmation**
299
> Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP :
300 834
301 1117 florian.lassenay
* Dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne noter :
302
  * IPv4
303
  * préfixe IPv6
304
  * login 
305 1126 youpi
  * mot de passe (lisibles aussi sur https://vador.fdn.fr/adherents) 
306 1117 florian.lassenay
307
* Forwarder le mail à l'abonné (en écrivant en tant que support@aquilenet.fr) en corrigeant un peu.    
308 834
309 1113 florian.lassenay
**Changement**
310
> Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
311 834
312 1113 florian.lassenay
* Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence  
313 877 youpi
* Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone  
314
315 1113 florian.lassenay
**Ouverture effective**
316
> Quand l'ouverture de ligne est effective
317
318
* forwarder le mail à l'abonné  
319
* aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,  
320
* créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant. Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour inclure les FAS + mois partiel.  
321
* modifier l'échéancier pour ajouter la cotisation annuelle s'il n'y en a pas déjà  
322
* Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:  
323
* La référence et le libellé du compte de compta  
324
* Dans le champ note de l'adhérent
325 840 youpi
326 834
Oui, c'est cracra de mettre le montant, il faudrait faire un lookup dans la base des tarifs (TODO). Pour l'instant c'est plus simple ainsi.
327
328
## Migration ligne ADSL à Liazo
329
330 877 youpi
Lorsqu'un adhérent demande à migrer sa ligne vers Liazo.
331 849 blagoi.iakov
332 877 youpi
La migration sera effective au début du bimestre suivant seulement (si on commande avant le 15 du deuxième mois du bimestre en cours, sinon c'est encore après).
333
334
* Dans l'espace adhérent chez FDN, retrouver la ligne, et cliquer sur "Changer le débit ou l'option"  
335
336 834
* Choisir l'option voulue: dégroupage total ou non.  
337 877 youpi
* Renommer le compte de compta de la ligne en "Reconstr Ligne 0123456789".  
338 834
* Corriger son option, du genre 80MLiazoOrange (pas de dégroupage) ou 80MLiazoOrangeNu (dégroupage total).  
339 877 youpi
* On reçoit régulièrement des mails pour la progression de la construction.
340
341 834
* Quand on reçoit le mail parlant du changement de login, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans le champ Commentaire de la ligne.  
342 877 youpi
343 834
* Si on reçoit un mail parlant du changement de numéro de téléphone, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans la ligne (à la fois la référence et le nom du compte) et dans la note de l'abonné  
344 877 youpi
* Une fois la construction faite, facturer les frais de migration à la fin du mois suivant.Modifier l'échéancier (l'adhérent.e sera prévenu par un script après avoir réalisé l'injection)
345 886 youpi
346 877 youpi
* Avant de faire la première facturation au nouveau tarif:
347 886 youpi
348 877 youpi
* * corriger les tarifs client/fournisseur  
349 886 youpi
350 877 youpi
* * Si c'est un dégroupage total, mettre à jour le numéro de la ligne
351 886 youpi
352 877 youpi
* * * Dans la référence et le libellé du compte de compta  
353 886 youpi
354 877 youpi
* * * Dans la Note de l'adhérent.e
355 886 youpi
356 877 youpi
* * Renommer le compte de compta en "Ligne 0123456789"  
357
358
* * corriger le montant de prélèvement sur collect.online
359
360 1133 youpi
## Déménagement ligne ADSL / augmentation de débit
361
362
Pour le déménagement d'une ligne ADSL, cela peut éventuellement intéresser l'abonné.e d'avoir une période de recouvrement, auquel cas on peut simplement lui faire ouvrir une nouvelle ligne puis fermer l'ancienne quand elle/il n'en a plus besoin. Mais cela veut aussi dire que le dernier mois (voire les deux derniers quand ça ne tombe pas à la fin d'un bimestre pour les lignes Nerim) de l'ancienne ligne est facturé entièrement.
363
364
On peut donc préférer demander un déménagement, c'est-à-dire reconstruire la ligne ailleurs.
365
366
C'est en fait la même procédure pour augmenter le débit: c'est une reconstruction de la ligne.
367
368
Dans tous les cas la reconstruction sera facturée.
369
370
Il faut en faire la demande à services at fdn dot fr en précisant le numéro de ligne et le nom de l'abonné.e, éventuellement la nouvelle adresse, et le nouveau débit (vérifier ce qui est possible avec le test d'éligibilité).
371
372
Une fois la reconstruction confirmée, facturer les frais TTC: charge ADSL -> ligne, ligne -> FDN, et adhérent -> ligne, ligne -> produit ADSL.
373
374 877 youpi
## Réception de cotisation
375
376
  - Dans le module adhérents
377
378
* retrouver l'adhérent.e dans la liste,  
379
380
* aller dans l'onglet adhésions/cotisations  
381
* ajouter l'adhésion: mettre comme fin un jour avant l'anniversaire suivant.
382
383
  - Répercuter l'adhésion dans la compta en virant depuis l'adhérent.e vers le produit cotisation
384 834
  - Encaisser le montant (chèque: voir ci-dessous, liquide: passer sur le compte d'un trésorier qui se fait prélever et qui encaissera le liquide)
385
386 877 youpi
## Encaisser un chèque
387
388
Pour éviter d'en envoyer tous les 36s du mois, plutôt que virer directement depuis le compte bancaire, on vire temporairement depuis un compte "Remises de chèques".
389 974 youpi
390 972 youpi
  - Vérifier l'ordre du chèque.
391 834
  - Signer le chèque au dos
392 877 youpi
  - Virer depuis le compte "Remises de chèques" vers le compte de l'adhérent.e, avec la date du jour. Ainsi on sait que l'adhérent.e a payé, mais il nous reste des chèques à encaisser, stockés sur une étagère.
393 1140 youpi
  - Lors du dépôt d'une remise des chèques qui se sont entassés, virer le montant total de la remise de chèques depuis le compte bancaire vers le compte de remises de chèque, avec le numéro de remise pour rapprocher facilement, et la date de la remise de chèques. Envoyer par courier à Agence de Bordeaux Meriadeck, Immeuble le Prisme, Rue Marguerite Crauste, 33074 BORDEAUX CEDEX
394 877 youpi
  - Quand confirmé, rapprocher.
395
396
## Résilier une ligne ADSL
397
398
  - Charger sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/adsl.php les derniers mois complets
399 887 youpi
  - Renommer le compte de compta de la ligne en "Résiliation Ligne xxxx"
400 1132 youpi
  - La facturation chez Nerim est bimensuelle, donc il faut faire remonter la demande au services at fdn dot fr avant le 15 du deuxième mois du bimestre, pour éviter de payer un autre bimestre pour l'ADSL. Il vaut mieux faire remonter le plus tôt possible pour éviter de payer la partie transit de FDN.
401
  - mailer donc services arobase fdn point fr en donnant simplement le numéro de ligne et le nom de l'adhérent.e pour vérification, avec la date de résiliation souhaitée.
402 928 youpi
  - Lorsque la compta FDN est faite pour le dernier mois (qui comporte éventuellement une partie abonnée et une partie relicat facturée à prix coûtant), faire la compta pour la ligne à la main (TODO: automatiser):
403 940 florian.lassenay
404
*****
405 930 youpi
406 936 youpi
### Facture mois plein
407 834
408 940 florian.lassenay
* Pour les mois avant le mois où la résiliation est effective (donc les mois où le service a été permanent)
409
* * Utiliser le lien "charge" pour charger ces mois entiers. Il faut enlever temporairement le mot "Résiliation " pour que le script accepte de faire la charge automatiquement.
410 930 youpi
411 927 youpi
### Facture du mois de résiliation
412
413
* Pour le mois pendant lequel la résiliation a lieu (donc le mois où le service est donc partiel)
414
* * On ne veut prendre de marge que sur la période où il y a effectivement eu un service. Il faut donc compter combien cela fait:
415 940 florian.lassenay
* * * notre marge: (tarif Aquilenet - tarif FDN) \* prorata du mois abonné)
416 834
* * Et y ajouter ce que FDN nous a fait payer
417 940 florian.lassenay
* * Facturer cela
418 927 youpi
419 930 youpi
### Facture des mois post résiliation
420 927 youpi
421 928 youpi
* Pour les mois après le mois où la résiliation a été effective (donc le mois où il n'y a aucun service)
422 929 youpi
* * Facturer juste ce que FDN nous a fait payer
423 927 youpi
424
*****
425
426
* Pour facturer:
427
* * Virer ce montant de la ligne ADSL vers le produit ADSL  
428 931 youpi
* * Virer ce montant de l'adhérent.e vers la ligne ADSL  
429 877 youpi
* * Virer le montant FDN de la charge ADSL vers la ligne ADSL  
430 933 youpi
* * Virer le montant FDN de la ligne ADSL vers le fournisseur FDN.  
431 877 youpi
* Établir le prélèvement des derniers mois à la main sur collect.online.  
432 1107 youpi
* S'il n'a plus d'abonnement, supprimer le numéro de compte dans la fiche tiers de l'adhérent  
433 946 youpi
* Renommer le libellé du compte de la ligne en "Ancienne Ligne xxxx"  
434 947 youpi
* Ajouter à la fin de la Ref. du compte de compta de la ligne ".0" (ou plus), et mettre à jour la référence dans la Note de l'adhérent.e (c'est pour le cas où un autre adhérent reprendrait cette même ligne, pour que ça soit vraiment un autre abonnement).
435 877 youpi
* Une fois la dernière échéance passée, désactiver l'échéancier chez collect.online : modifier l'échéancier pour bloquer tous les mois (vraiment le modifier pour bloquer des mois entiers, pas juste bloquer des échéances précises), ce qui nous permet d'éventuellement pouvoir reprendre des prélèvements facilement si l'adhérent.e veut reprendre un abonnement.
436 1160 youpi
* S'il n'a plus d'abonnement, désabonner de la liste adsl@
437 834
438
## Nouveau VPN
439 877 youpi
440 834
Sur souscription de VPN pour un.e adhérent.e existant.
441
442 942 youpi
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.  
443 1097 florian.lassenay
444 1222 youpi
TODO: dolibarr 10 + php7
445 1142 youpi
446 1097 florian.lassenay
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste vpn`, et ajoute l'éventuel mandat: TODO: vérifier que le numéro de compte se retrouve bien enregistré, dans le tiers correspondant à l'adhérent.e, dans sa fiche.
447
  * ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
448
  * Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main :
449
450 1105 florian.lassenay
> Retrouver le mot de passe dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe.
451
452 1097 florian.lassenay
> ~~~
453
 # On crypte le mot de passe :
454
 mkpasswd -m SHA-512 mot-de-passe 
455 942 youpi
> ~~~
456 877 youpi
457 1040 youpi
la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."  
458 877 youpi
  * Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
459
460
* Vérifier le tarif du contrat sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php
461 834
* Ajouter, s'il n'y est pas déjà, l'adhérent.e dans collect.online, la référence d'adhérent.e est lisible en allant cherche l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.  
462 1125 youpi
* créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant (on prélève à la fin du mois M / début du mois M+1 l'abonnement VPN pour le mois M-1). Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour le premier mois partiel.  
463 834
* corriger les prélèvements anniversaire pour y ajouter la cotisation.  
464 877 youpi
* Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
465
466
* Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
467 834
468 1208 youpi
> ~~~
469 877 youpi
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0  
470 834
ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1  
471 877 youpi
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
472 1208 youpi
> ~~~
473 834
474 877 youpi
où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers). Éventuellement il y a déjà un fichier `disponible.pour.ip.fixe` qui vient d'un précédent désabonnement.
475
476 1210 youpi
Et créer un contrat pour une IP fixe, pour la facturer.
477
478 834
## Ajouter une autre IP fixe à un VPN
479 877 youpi
480
* Si l'adhérent veut une 2e IP fixe, il suffit d'ajouter la route dans son /etc/openvpn/ccd sur  
481 834
iris et demeter:
482 877 youpi
483 1209 youpi
> ~~~
484 834
iroute 185.233.101.m 255.255.255.255  
485 877 youpi
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:m::/64
486 1209 youpi
> ~~~
487 834
488 1211 youpi
Et créer un contrat pour une IP fixe, pour la facturer.
489
490 877 youpi
## Résilier un VPN
491
492
* Sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php repérer le contrat  
493
494
* Charger éventuellement le dernier mois  
495
* Cliquer sur le contrat (2e colonne)  
496 834
* Cliquer sur le bouton Modifier en face de "Statut du service ... En service", pour clôturer le service.  
497 877 youpi
* Désactiver le login sur iris et demeter dans /etc/openvpn/password en mettant juste un \# en tête de ligne.  
498
* Renommer l'éventuel fichier dans ccd/ en disponible.pour.ip.fixe.xxx pour libérer l'IP  
499
* Désabonner de la liste vpn@
500
501 1129 youpi
## Résilier un.e adhérent.e
502 877 youpi
503 1103 florian.lassenay
* Dans la liste dans le module Adhérents, cliquer sur la croix rouge pour résilier.  
504 1099 florian.lassenay
505 1103 florian.lassenay
* Désinscrire de la [liste asso](https://listes.aquilenet.fr/sympa/review/asso)  
506 834
507 1129 youpi
* Désactiver le compte ldap en changeant le mot de passe dans sa fiche adhérent.e dolibarr pour qu'ille ne puisse plus se logguer. 
508 1103 florian.lassenay
509
> dans le cas d'une demande de suppression totale des mails, aller sur hera
510
511
~~~
512
  sudo su
513
  cd /srv/vmail/aquilenet.fr/
514 834
  rm -fr prenom.nom
515 1103 florian.lassenay
~~~
516
517
> Pour les plus joueurs
518
519
~~~
520 877 youpi
sudo cd rm /srv/vmail/aquilenet.fr/prenom.nom -fr
521 1103 florian.lassenay
~~~
522 877 youpi
523
* Supprimer les comptes utilisateurs autres.  
524 834
525
* Enlever les permissions dans l'atelier.
526 877 youpi
527
## Ajouter de l'espace disque owncloud
528
529
TODO: automatiser la partie dolibarr
530
531
  - se logguer sur nextcloud avec son compte habituel (qui est dans le groupe admin, pour le vérifier aller dans paramètres et vérifier le(s) groupe(s))
532
  - Dans le menu en haut à droite, choisir Utilisateurs
533
  - retrouver l'utilisateur dans la liste
534
  - changer son quota
535
  - noter son uuid
536
  - sur sayanet, dans /home/aquilenet-backup/BackItUp/BackItUp.conf, ajouter l'uuid à la liste\_exclusions
537 1115 youpi
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php s'il avait déjà un contrat,
538
    - si oui il suffit de l'augmenter,
539
    - si non il faut en créer un nouveau. dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-owncloud", choisir la quantité en Go/an, ajouter, modifier éventuellement le tarif
540 877 youpi
  - valider
541 922 youpi
  - modifier le statut du service en l'activant avec comme date de terminaison 2099
542
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
543
  - établir le prélèvement automatique sur collect.online
544
545
## Ajouter une facturation de VM ou serveur à prix libre
546
547
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "heb-mezza" ou VM, mettre 1 unité.
548 1179 youpi
  - changer le prix unitaire pour mettre le prix libre (par mois !)
549 922 youpi
  - valider le contrat
550 834
  - activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
551
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
552 1024 youpi
  - Créer la VM ou installer le serveur
553 877 youpi
554
## Ajouter du disque local pour une VM
555
556 1177 youpi
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat", mettre pour la ref le nom de la VM, et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-local", choisir la quantité en Go/an, changer éventuellement le tarif.
557 877 youpi
  - valider le contrat
558 1135 youpi
  - modifier l'état du service dans le contrat pour le passer en actif avec comme date de terminaison 2099
559 877 youpi
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
560 1025 youpi
  - Créer la VM
561 877 youpi
562
## Ajouter du disque NFS pour une VM
563
564 1178 youpi
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat", mettre pour la ref le nom de la VM + "NFS", et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-NFS", choisir la quantité en Go/an, changer éventuellement le tarif.
565 877 youpi
  - valider le contrat
566 1136 youpi
  - modifier l'état du service dans le contrat pour le passer en actif avec comme date de terminaison 2099
567 877 youpi
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
568
  - Voir https://atelier.aquilenet.fr/projects/infrastructure/wiki/NFS pour la création du volume, et mettre le quota.
569
570 834
## Supprimer du disque cloud, local ou NFS
571 877 youpi
572 834
  - [dans dolibarr](http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php) retrouver le contrat correspondant à la VM, cliquer sur le numéro de contrat.
573 877 youpi
  - Cliquer sur l'icône modifier à droite de "Statut du service", mettre la date de fin de service et cliquer sur Clôturer
574 834
  - Faire l'action adminsys correspondante.
575 877 youpi
576 834
## Et sourtout
577
578
Pour vérifier qu'il n'y a pas d'erreur, regarder la somme des soldes tout en bas de [la compta publique](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php), ça doit retomber à zéro.
579 877 youpi
580
## Supprimer un essai
581
582 834
On n'efface pas ce qui a existé réellement, mais on peut avoir besoin de supprimer un test.
583 877 youpi
584 834
  - Supprimer l'adhérent.e
585 877 youpi
  - Dans compta/tréso, Clients, choisir le client, regarder la fiche, supprimer
586 834
  - Supprimer le compte de compta
587 877 youpi
588 834
## Modifier les tarifs
589 877 youpi
590
  - Modifier dans sous.ods dans les recettes des produits.
591 834
592 877 youpi
* Dans gaia, /srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin, modifier eligibilite.cgi  
593
594 834
* Dans dolibarr, Services, modifier le/les services concernés  
595 877 youpi
* Dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/ , aller voir les lignes concernées, modifier le champ commentaire.
596
597 834
  - Dans les formulaires, modifier adsl-tail.inc, recompiler, commiter, svn up dans /srv/si/formulaires, copier adsl\*.pdf dans /srv/www/aquilenet.fr/docs/
598
  - Sur le site web, modifier http://www.aquilenet.fr/node/8
599 877 youpi
600
## Renommer quelqu'un
601
602
C'est galère et technique, mais pas impossible. Il faut (au moins, difficile d'être sûr qu'on n'ait rien oublié)
603
604
  - Dans sa fiche adhérent, changer nom/prénom, login, email
605
  - Sur hera, dans /home/vmail/aquilenet.fr, renommer le répertoire
606 834
  - Dans la fiche tiers dolibarr, change nom/prénom
607 953 youpi
  - Renommer son compte de compta, voire les écritures
608
  - Dans la liste des contrats, renommer au besoin (eh non dolibarr n'a pas l'air d'avoir d'interface pour ça, il faut le faire à la main en SQL...)
609
  - Renommer son accès vpn
610
  - Supprimer l'ancien utilisateur dans l'atelier
611
612
## Ajouter un type de service
613
614
Dans le module service, cliquer sur Nouveau service.
615
616
Peu importe la référence et libellé du service.
617
618
Bien mettre la durée: 1 année ou 1 mois.
619 1015 florian.lassenay
620 1017 florian.lassenay
Mettre le prix en TTC et mettre la TVA à 0%
621
622
Dans le script aquilenets/contrats.php, ajouter dans le switch pour choisir le compte de produit à créditer.
623 834
624 1017 florian.lassenay
# Compta annuelle
625
626 1042 youpi
Faire le bilan d'exercice:
627 1017 florian.lassenay
628 1045 youpi
  - Créer un compte de référence 120020xx, de libellé "Exercice 20xx", de type "Compte bancaire épargne/placement", puis le modifier pour désactiver la fonction de rapprochement.
629 1043 youpi
  - Vérifier que les fournisseurs sont à 0, corriger le cas échéant, sinon on les passera en passifs ou actifs
630 1214 youpi
  - Vider chaque compte produit et charge vers ce compte, à l'aide de virements "Exercice 20xx Produit/Charge truc". Cela remet donc à zéro tous les comptes de produit et charge.
631 1216 youpi
  - En faire un bilan d'exercice dans sous.ods dans une nouvelle feuille "20xx": copier la feuille de l'année d'avant, corriger les montants des charges et produits
632 1017 florian.lassenay
  - Virer l'exercice sur le compte "Bilan", avec l'intitulé "Exercice 20xx" . Le compte d'exercice 20xx est donc tombé à zéro.
633
634
Faire le bilan comptable (inverser tous les signes pour que ce soit plus intuitif à comprendre) dans sous.ods, en utilisant notamment le résumé de la page https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/bilan.php
635 1218 youpi
636 1017 florian.lassenay
  - Actif:
637
638
* les comptes courants et épargnes vont en actifs.  
639
640
* les comptes tiers **négatifs** vont en créances (on devrait recevoir ces sous-là un jour), y ajouter les éventuels chèques non encore encaissés.
641 1217 youpi
642 1017 florian.lassenay
  - Passif:
643 1047 youpi
644 1017 florian.lassenay
* Le compte "Bilan" (avant virement de l'exercice de l'année) va dans "Exercices passés"  
645
646
* les comptes tiers **positifs** vont en dettes (on a encore ça à payer).
647
648 1048 youpi
Vérifier que les deux totaux correspondent
649 1017 florian.lassenay
650 1050 youpi
Mettre à jour sous.ods:
651 1017 florian.lassenay
652 1222 youpi
TODO: dolibarr 10 + php7
653 1142 youpi
654 1051 youpi
  - Télécharger sous.csv depuis dolibarr: https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/export_sous.php
655 1052 youpi
  - ouvrir sous.csv en n'utilisant **que** le point-virgule comme séparateur
656 1017 florian.lassenay
  - copier/coller son contenu dans la feuille adhérents\_import de sous.ods
657 1015 florian.lassenay
  - mettre à jour la feuille historique depuis la feuille Situation
658 1213 youpi
  - étendre la plage de données des graphes dans la feuille Graphes
659 1015 florian.lassenay
  - Vérifier les feuilles Situation et Bilan mensuel, imprimer les feuilles Situation, Graphes, Bilan mensuel, et 20xx
660
661
# Compta mensuelle
662
663 1118 florian.lassenay
* voir les TODO sur https://atelier.aquilenet.fr/projects/compta/wiki/Todolist-mensuelle
664
665 1119 florian.lassenay
 ancien lien en cours de destruction 
666
https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Todolist_mensuelle
667 1015 florian.lassenay
668
### Vérification rejets de prélèvement :
669
670
* Vérifier sur collect.online s'il y a eu des rejets sur le dernier prélèvement: depuis la page d'accueil, le bouton "Traiter" à droite de "impayées" en rouge (même s'il indique 0, il peut y en avoir...)
671
672
> * Aller vérifier sur coopacces: s'il y a effectivement un débit S-MONEY correspondant, utiliser cette date-là pour réaliser des virements inverses entre les adhérents concernés et le compte du crédit coopératif, qui du coup doivent de nouveau la créance. 
673
> * Sinon, c'est que le prélèvement n'a même pas été essayé, mettre la même date que le prélèvement. dans ce cas baisser d'autant le montant du prélèvement global des adhérents (Prélèvements adhérents XX/XXXX) et virer depuis les comptes des adhérents concernés vers le compte prélèvements.
674
> * Augmenter d'autant le prélèvement suivant, et vérifier avec l'adhérent pour que le prélèvement puisse se faire
675
676
### Rapprochement :
677
678
* Aller sur https://www.credit-cooperatif.coop/Entreprises/Banque-au-quotidien/Coop-access , demander l'export des écritures du compte bancaire pour ouvrir dans un tableur
679
680
* aller https://dolibarr.aquilenet.fr/compta/bank/account.php?account=1, comparer: on peut par exemple prendre chaque écriture de dolibarr depuis la date du dernier rapprochement, et cocher dans le tableur
681
682
> * Attention, les crédits S-MONEY dans coopaccess correspondent à l'écriture "Prélèvements adhérents" dans dolibarr. Si ça ne correspond pas c'est éventuellement normal, cf plus bas.
683
> * Il y a un débit S-MONEY dans coopaccess correspondant aux frais bancaires
684
> * Les autres débits S-MONEY éventuels dans coopaccess correspondent à de rejets de prélèvement, cf ci-dessus
685
686
* Enrichir dolibarr des opérations non cochées.
687
* Vérifier le sens des opérations non rapprochées
688
* Vérifier que la ligne "solde actuel" dolibarr est égale au solde sur coopacces.
689
690
> * Si la somme des crédits S-MONEY dans coopaccess ne correspond pas à l'écriture "Prélèvements adhérents" dans dolibarr, il y a peut-être des prélèvements qui ne sont pas encore passés (parce qu'on est au début du mois seulement). Du coup pour vérifier tout de même les soldes :
691
692
> > * * Dans le tableur soustraire les différents crédits S-MONEY déjà passés sur coopaccess du solde coopaccess (en haut)
693
> > * * Soustraire (calculer avec sa petite calculette) le prélèvement visible dans dolibarr du solde dolibarr.
694
695
> * Si ça ne correspond pas, recommencer.
696
> * Cliquer sur le bouton rapprocher pour accéder à la page de rapprochement.
697
> * rapprocher les opérations en renseignant la date du jour (on ne prend pas la peine d'indiquer le type d'opération),
698
> * * **sauf**
699
> * * Les opérations dolibarr pas encore passées sur coopaccess
700
> * * Dans le cas où la somme des crédits S-MONEY ne correspond pas à l'écriture "Prélèvement adhérents", cette dernière écriture, qu'on pourra vérifier le mois suivant.
701
702
## Frais de fonctionnement (nos factures)
703
704
**Enercoop**
705
706
* S'il y en a une nouvelle, récupérer la facture bimensuelle sur https://espace-client.enercoop.fr/mon-espace/accueil/#bienvenue  
707
708
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Enercoop-<date>-NATLFAC\_xx\_xxxxxxxx.pdf  
709
* Passer le montant en charge d'hébergement (vers fournisseurs divers), intitulé "Facture enercoop NATL\_FACxx-xxxxxx" comme sur la facture  
710
* si une facture Enercoop a été prélevée, passer de fournisseur divers vers le compte credit cooperatif "Prelevement enercoop NATL\_FACxx-xxxxxx" (ller trouver le N° de facture corrrespondant dans le cloud)
711
712 1183 florian.lassenay
**Eau Bordeaux métropole**
713
714
* Vérifier s'il y en a une nouvelle sur https://www.usagers.leau.bordeaux-metropole.fr/
715
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/2XXX/eau_XXXXXXXX.pdf
716
* Passer le montant en charge d'hébergement (vers fournisseurs divers),
717
* si une facture bordeaux métroppole a été prélevée, passer de fournisseur divers vers le compte credit cooperatif "Prelevement eau_xxxxxxx" (aller trouver le N° de facture corrrespondant dans le cloud)
718
719 1015 florian.lassenay
**Cogent**
720
721
* Enregistrer la facture  
722
723
* **Payer** la facture
724
725
**Syntis**
726
727
* N'a pas lieu en ce moment, on n'héberge rien chez lui actuellement.
728
729
* Récupérer la facture pour l'hébergement sur https://client.syntis.net  
730
731
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Syntis-<date>-Fxxxxxx.pdf  
732
* Passer le montant en charge d'hébergement, intitulé "Quart de baie etc." comme sur la facture  
733
* Virer le montant de la facture à Syntis (à la fois sur coopanet et sur dolibarr) en mettant le numéro de facture dans l'intitulé, virer également 0.20€ depuis charge services bancaires "frais prélèvement SEPA"
734
735
**Nom de domaine**
736
737
* En juin ou juillet, renouveller sur https://www.bookmyname.com/ : depuis la page d'accueil, cliquer sur la partie "gérer", puis "Liste de vos noms de domaine", puis cocher tous les domaines aquilenet, puis choisir l'action "Renouveler des noms de domaine", payer, faire les virements correspondant.  
738
739
* Le mois d'après, **récupérer** la facture  
740
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/bookmyname-<date>-xxxxxx.pdf
741
742
## Facturations par Aquilenet
743 1108 florian.lassenay
744
**Établir une facture ADSL pour ceux qui en ont besoin !**
745
746 1221 florian.lassenay
**[Indications pour création sous dolibarr10](https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Manuel_factures_dolibarr#section-7)**
747 1220 florian.lassenay
748 1219 florian.lassenay
~~Un outils a été développé sous django et python 
749
https://www.aquilenet.fr/fr/jechange/login/?next=/fr/jechange/~~
750 1108 florian.lassenay
751 1015 florian.lassenay
**penser à mettre à jour :**
752
753
> * Le numéro de facture (Nous avons commencé l'année en suivant les exigences du fisc, à savoir une numérotation unique et pas par adhérent)
754
> * La date de facture  
755
> * La date dans la désignation  
756 1070 florian.lassenay
> * La date du prélèvement
757
758 1088 florian.lassenay
### Facturations mensuelles
759 1070 florian.lassenay
760 1137 florian.lassenay
```
761 1139 florian.lassenay
mémo pour une facturation sans contrat sous dolibarr :
762
Facturer : Rédiger une facture avec un numéro
763
Charger : virer du compte de l'adhérent vers le compte produit/service fourni en mettant une référence (n° de facture) pour s'y retrouver.
764 1137 florian.lassenay
```
765 834
766
**Charlotte Lewden** 
767 1131 florian.lassenay
* cotisation en octobre
768
769 1137 florian.lassenay
770 1131 florian.lassenay
**Elidée**
771 1098 florian.lassenay
772 1165 florian.lassenay
* Contrat dolibarr **heb-Cogent elidee**. Hébergement: 1U + borne GSM 100€/mois 
773 1131 florian.lassenay
* **Facturer** l'hébergement du serveur (100€), plus la cotisation vers décembre.
774 834
775 1131 florian.lassenay
**Guix**
776 834
777 1165 florian.lassenay
* Contrat dolibarr **heb-vm guix** 75€/mois.
778 1131 florian.lassenay
* **Facturer**. Ajouter la cotisation en novembre
779 1088 florian.lassenay
780 834
**L@BX**
781 1165 florian.lassenay
* Contrat dolibarr  **heb-vm labx** 60€/mois chez Pierre Bourdin    
782 834
~~**charger**: Virer 60€ depuis le compte de Pierre Bourdin vers le comte Produit Hébergement C'est le montant total de 'hébergement du L@BX.~~.     
783
* **Facturer** 30€ au nom du L@BX, Pierre paie l'autre moitié personnellement.
784
785 1131 florian.lassenay
**Librairie Permaculturelle** 
786
* cotisation en janvier
787 834
788 1015 florian.lassenay
**Rosedor**
789 1165 florian.lassenay
* Contrat dolibarr n°38 VM 200€/mois. 
790 834
todo : renommer en *heb-vm rosedor1*
791 1165 florian.lassenay
* Contrat dolibarr n°47 VM 60€/mois.
792 1015 florian.lassenay
todo : renommer en *heb-vm rosedor2*
793
* **Facturer** l'hébergement du service Rosedor (260€), plus la cotisation en avril.
794
Mail à envoyer à sophie.ouvrard@rosedor.fr (gestion de la téléphonie) et helene.geneste@rosedor.fr (compta)
795 1093 florian.lassenay
796 1131 florian.lassenay
**saya**
797
* Contrat dolibarr n°37 Hébergement sayanet 288€/mois. ~~(**Charger**) en mettant le numéro de facture pour pouvoir s'y retrouver et le virer du compte client Saya au compte produit hébergement~~     
798
todo : renommer en *heb-cogent sayanet*
799
* Attention à la cotisation en novembre *facturation de cotisation oubliée en 2018, à rattraper*
800
* **Facturer** (établir une facture pour l'hébergement) et l'envoyer à fatiha.sabri@h20-16.fr
801
* Ils nous virent le paiement.  Mettre aussi le numéro de facture indiqué par saya et visible dans coopaccess, pour savoir ce qu'ils ont payé.
802 1064 florian.lassenay
803 834
**Utopia**
804 1015 florian.lassenay
* (Utopia (cotisation en août), envoyer à bordeaux@cinemas-utopia.org et à Patrick Troudet \> besoin facture mensuelle
805 1131 florian.lassenay
806
**Yaal**
807
* Contrat dolibarr ~~n°43~~ **heb-cogent yaal1** Hébergement 1U 240€ /mois    
808 1137 florian.lassenay
* Contrat dolibarr ~~n°46~~ **bgp-cogent yaal** 60€ /mois
809 834
810 1095 florian.lassenay
### Facturations annuelles 
811 1015 florian.lassenay
812 1141 florian.lassenay
**Mars**
813
814 1163 florian.lassenay
* **La Clé des Ondes** Facture pour leur adhésion annuelle. 
815 1096 florian.lassenay
816 834
**Avril**
817 1022 florian.lassenay
818 1163 florian.lassenay
* **C-P Prod** **facturer** contrat Dolibarr ~~n°35~~ **heb-vm cpprod-dev**, soit 1 an de VM à 20€/mois, donc 240€ (attention, contrat dolibarr démarré en cours d'année, il faudra sans doute **charger** une partie de l'année.
819 1022 florian.lassenay
820 1015 florian.lassenay
**Mai** 
821 1022 florian.lassenay
822 834
**Aout**
823 1130 florian.lassenay
824 1162 florian.lassenay
* **Librairie Permaculturelle** penser à ajouter la cotisation à la facture mensuelle
825 1022 florian.lassenay
826 1164 florian.lassenay
* **E-graine** : 
827
> * 1 an de VM1 200€
828
> * 1 an de VM2 60€
829
> * 1 an de NFS 2€
830 1161 florian.lassenay
831 1022 florian.lassenay
**Octobre**
832 834
833 1162 florian.lassenay
* **CoopAlpha / Mukt** heb-mezza bonjour Mukt à 20€/mois **facturer** 1 an soit 240€. Ils paient par virement
834 834
835 1162 florian.lassenay
**Novembre** 
836 1083 florian.lassenay
837 1162 florian.lassenay
* **Yaal** **facturer** :
838
> * **Disk-local yaal** 20€ de VM annuelle 
839 1082 florian.lassenay
> * 100€ de cotisation   
840 1015 florian.lassenay
841 1022 florian.lassenay
842 1162 florian.lassenay
* **C-P Prod** **facturer**
843 1022 florian.lassenay
> * Contrat Dolibarr ~~n°48~~ **heb-vm cpprod** , soit 1 an de VM à 30€/mois, donc 360€, attention, contrat dolibarr démarré en cours d'année, il faudra sans doute **charger** une partie de l'année.
844 834
> * La cotisation. 
845 1096 florian.lassenay
846 1180 youpi
* **Num&Lib** cotisation 50€
847
848
* **OpenStreetMap** cotisation 100€
849
850 834
**Décembre**
851
852 1181 florian.lassenay
* **Nothing to Hide** **facturer** et **charger** 1 an de préfixe IPv4 à 128€ et 1 an de transit à 240€, et une cotisation de 20€. mail à president@nothing2hide.org
853 1163 florian.lassenay
854
* **Loïc Prud'homme** envoyer à contact@loicprudhomme.fr - loic.prudhomme@assemblee-nationale.fr  & Tiphaine.Maurin@clb-an.fr -, la cotisation n'est pas à facturer donc 480€
855
856
* **Attitudes et Marques** Envoyer facture correspondant à l'échéancier annuel envoyé en début d'année.
857 1015 florian.lassenay
858 1037 youpi
## Lignes ADSL
859 834
860
* **Récupérer** les dernières factures sur https://vador.fdn.fr/adherents (Informations Administratives / Prélèvements), L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/FDN-<date>-xxxxxx.pdf  
861 1053 youpi
862 1034 youpi
* Si ça n'a pas déjà été fait pendant le rapprochement, virer le montant correspondant de FDN au crédit coopératif  
863 1041 youpi
* Vérifier que la balance du compte de fournisseur FDN retombe à 0 après leur dernière facture, sauf exceptions:
864 834
865 1041 youpi
* fin décembre 2020 (donc décembre compris):
866 1207 youpi
867 834
** -28.20 facturés en trop sur la ligne 0053 en février 2019, sera régularisé lors de la facturation FDN de janvier 2020
868 1200 youpi
** -21.83 facturés en trop sur la ligne 0053 en mars 2019, sera régularisé lors de la facturation FDN de janvier 2020
869 834
870
* donc au total -50.03
871
872 1205 youpi
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php
873 1015 florian.lassenay
874
* S'assurer que les lignes nouvelles ont bien leur date de début correct (voir sur https://vador.fdn.fr/adherents) et que le montant du premier prélèvement est correct sur collect.online  
875
876
* Cliquer sur les boutons charge (sauf pour les anciennes lignes et les lignes actuellement en construction, pour lesquelles il faut regarder le détail de ce qu'il y a à faire)
877
878
* cela va:
879
880
> * Virer la souscription adhérent.e depuis le compte de la ligne vers le produit Lignes ADSL (Abonnement ligne xxx mois année)  
881
> * Virer la souscription adhérent.e depuis l'adhérent.e possédant la ligne vers le compte de la ligne.  
882
> * Virer la souscription FDN depuis la charge Lignes ADSL vers le compte de la ligne  
883
> * Virer la souscription FDN depuis le compte de la ligne vers le fournisseur FDN
884
885 1123 youpi
Note: on prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) l'abonnement pour le mois M-1.
886
887 1015 florian.lassenay
### Contrats
888 834
889 1222 youpi
DONE: dolibarr 10 + php7
890 1015 florian.lassenay
891 1172 youpi
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/contrats.php  
892 1142 youpi
* Cliquer sur les boutons charge des contrats où l'échéance est passée (elle est écrite en rouge). Cela va virer la souscription depuis le compte de l'adhérent.e vers le compte de produit correspondant.
893 1015 florian.lassenay
894 1123 youpi
Note: 
895
896
- Pour les VPN (on compte au prorata du mois utilisé), on prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) l'abonnement pour le mois M-1.
897 1127 youpi
- Pour les VM et hébergement (on compte par mois entier), on prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) l'abonnement pour le mois M.
898 1123 youpi
899 1015 florian.lassenay
### Adhésions
900
901 1222 youpi
TODO: tester dolibarr 10 + php7
902 1173 youpi
903 1142 youpi
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/cotisations.php
904 834
* pour chaque adhérent.e apparaissant dans la liste (qui sont ceux avec cotisation en retard):
905 1015 florian.lassenay
906
* S'il y a un RIB, on va prélever nous-même, donc cliquer sur le bouton charge, ce qui
907
908
> * Vire la cotisation annuelle ou mensuelle depuis l'adhérent.e vers le produit Cotisations.  
909
> * Ajoute la cotisation dans l'adhérent.e.
910
911
* S'il n'y a pas de RIB, on ne sait pas s'il y a lieu d'établir une cotisation, donc cliquer sur le bouton Rappel pour envoyer un mail à l'adhérent.e. Attention: si l'adresse e-mail est en @aquilenet.fr, il faut vérifier si l'adhérent.e relève bien ses mails, et sinon, lui envoyer un courrier papier.  
912
913
* Résilier les retardataires répétés.
914 1123 youpi
915
Note: On prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) les adhésions dont l'anniversaire est tombé pendant le mois M.
916 1066 youpi
917 1015 florian.lassenay
### Prélèvements & **injection dans dolibarr**
918
919 1222 youpi
TODO: tester dolibarr 10 + php7
920 1175 youpi
921 1142 youpi
* Aller sur collect.online  
922 1015 florian.lassenay
* Dans Echéances, faire sortir les échéances **du 10 du mois courant au 10 du mois suivant** (i.e. les prochaines échéances qui vont être prélevées, qu'on n'a pas encore injectées), cliquer sur Exporter . Attendre quelques secondes, le fichier devrait apparaitre dans la liste obtenue avec "Vos demandes d'export". Attention à bien prendre le bon fichier :) a priori le plus récent est en haut.
923 834
* Tester le résultat des prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/test_prelevements.php  
924 1015 florian.lassenay
* Vérifier que ça retombe bien à zéro sinon identifier les raisons
925 834
926
> * C'est un prélèvements dans collect.online à corriger (le corriger)
927
> * Une erreur existe dans dolibarr (montant d'abonnement, cotisation, sens de paiement ...)
928 1015 florian.lassenay
> * Situation temporaire (avance ou retard de paiement), dans ce cas documenter dans le champ commentaires de la fiche de compte dolibarr, en précisant la date de régulation prévue. Faire éventuellement un mail à l'adhérent si une action de sa part est requise.
929 1054 youpi
930 1015 florian.lassenay
* **Refaire** un nouvel export, le re-télécharger et refaire le test d'import.
931 1054 youpi
* Injecter vraiment les prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/import_prelevements.php  
932 834
* Vérifier dans l'ensemble des comptes que les adhérent.e.s sont bien retombés à 0. Quand ce n'est pas le cas, modifier le champ Commentaire du compte bancaire correspondant pour noter pourquoi.
933 1055 youpi
934 1054 youpi
**Vérification**
935 1142 youpi
936 1222 youpi
TODO: tester dolibarr 10 + php7
937 834
938
> * Vérifier les balances des comptes d'adhérent.e.s, de fournisseurs, et de clients.
939
> * Encaisser (les envoyer par courrier & ajouter dolibarr) les chèques qui restent en mettant le numéro de remise dans le virement
940
> * Lancer les rappels de prélèvements depuis https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/rappel_prelevements.php (ça prend du temps car le script met à jour les clés gpg)
941
> * En janvier, faire la compta annuelle