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Compta » History » Version 1230

youpi, 03/09/2020 11:25 PM

1 877 youpi
# Compta
2 834
3 877 youpi
## Liens rapides dans cette page
4 834
5 878 youpi
  - [Facture fournisseur](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Facture)  
6 1013 florian.lassenay
  - [Compta mensuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Compta-mensuelle)  
7 1014 florian.lassenay
  - [Compta annuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Compta-annuelle)  
8 878 youpi
  - [Nouvel.le adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-adh%C3%A9rente)  
9
  - [Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-cl%C3%A9-PGP-dune-adh%C3%A9rente)  
10
  - [Nouveau mandat](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-mandat)  
11
  - [Nouvelle ligne ADSL](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-ligne-ADSL)  
12
  - [Migration Ligne ADSL à Liazo](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Migration-ligne-ADSL-%C3%A0-Liazo)  
13 1134 youpi
  - [Déménagement ligne ADSL / Augmentation de débit](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#D%C3%A9m%C3%A9nagement-ligne-ADSL-augmentation-de-d%C3%A9bit)
14 878 youpi
  - [Réception de cotisation](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9ception-de-cotisation)  
15
  - [Encaisser un chèque](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Encaisser-un-ch%C3%A8que)  
16
  - [Résilier une ligne ADSL](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-une-ligne-ADSL)  
17
  - [Nouveau VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-VPN)  
18
  - [Ajouter une IP fixe à un VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-une-autre-IP-fixe-%C3%A0-un-VPN)  
19
  - [Résilier un VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-VPN)  
20 1182 youpi
  - [Résilier un.e adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-une-adh%C3%A9rente)  
21 878 youpi
  - [Ajouter de l'espace disque cloud](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-de-lespace-disque-owncloud)  
22
  - [Ajouter du disque local pour une VM](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-local-pour-une-VM)  
23
  - [Ajouter du disque NFS pour une VM](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-NFS-pour-une-VM)  
24
  - [Supprimer du disque](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Supprimer-du-disque-cloud-local-ou-NFS)  
25 880 youpi
  - [Renommer quelqu'un](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Renommer-quelquun)
26 878 youpi
27 834
## autres liens
28
29 879 youpi
  - [TODO list mensuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Todolist_mensuelle)  
30
  - [[compta\_boiteaidées|TODO list un jour]]  
31
  - [La compta publique](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php)  
32
  - [La preuve par neuf de la compta](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/check.php)  
33
  - [La liste des pages dolibarr aux petits ognons pour nous](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet)  
34
  - [La compta adhérent](https://adherents.aquilenet.fr/compta.php)  
35
  - [le cloud](https://cloud.aquilenet.fr/index.php/apps/files/?dir=/Shared/Aquilenet-administration/Compta/adhesions)  
36
  - [coopanet](http://www.coopanet.coop) , Code utilisateur E145498P  
37
  - [collect online](http://collect.online)  
38 834
  - [[dolibarr]]  
39 879 youpi
  - Il y a aussi un [bac à sable dolibarr](https://dolibarr2.aquilenet.fr/)
40 1229 youpi
  - [création de factures sous dolibarr10](https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Manuel_factures_dolibarr)
41
  - ~~[[appli_generation_factures|Application django de génération des factures]]~~
42 951 youpi
  - les infos publiques envoyées à db.ffdn.org: (http://dolibarr.aquilenet.fr/isp.json)
43 952 youpi
  - les autres infos: (http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/infosplus.php)
44 877 youpi
45 834
## Doc
46 877 youpi
47
**Tout se passe sur dolibarr**
48 834
49 949 youpi
juste pour info, [Installation d'un nouveau dolibarr](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Installation_dolibarr) , et la liste des dépôts où on stocke nos scripts (référencée aussi sur https://www.ffdn.org/wiki/doku.php?id=formations:compta#travaux_de_la_fede)
50 950 youpi
    * http://git.aquilenet.fr/tools.git             scripts web pour générer des formulaires d'inscription , installé sur gaia:/srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin
51 1224 youpi
    * http://git.aquilenet.fr/tools-dolibarr.git    scripts dolibarr pour valider une inscription et les scripts de compta , installé sur cresus:/usr/share/dolibarr/scripts/aquilenet
52
    * http://git.aquilenet.fr/htdocs-dolibarr.git   pour gérer les lignes ADSL de manière sympa dans Dolibarr , installé sur cresus:/usr/share/dolibarr/htdocs/aquilenet
53
    * http://git.aquilenet.fr/adherents.git         pour l'espace adhérents, en dolibarr aussi, installé sur cresus:/srv/adherents
54 834
55
Les mails sont envoyés à tresorier@aquilenet.fr qui est un alias pour la liste tresorier@listes.aquilenet.fr qu'on peut gérer sur https://listes.aquilenet.fr/sympa/admin/tresorier
56 877 youpi
57
Ancien svn, n'est plus utilisé désormais  
58 834
svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/factures-fournisseurs  
59
svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/adhesions
60
61
Il est sans doute utile d'aller consulter d'abord la doc de FDN: https://wiki-adh.fdn.fr/wiki/documentation:notions_de_comptabilite pour comprendre les principes des comptes comptables. Il y a aussi eu un exposé à l'AG 2015 de la FFDN: http://www.aquilenet.fr/docs/compta.pdf
62
63
Voici ci-dessous le plan comptable. Quand on ajoute ou modifie une entrée, il faut penser à mettre à jour (TODO: factoriser dans aquilenet.lib.php):
64 877 youpi
65 834
* le numéro de Réf. du compte en question bien sûr  
66 877 youpi
67
* dans compte\_adherent() dans aquilenet.lib.php  
68
* dans soldes\_accounts(), et tout en bas, dans compta-asso.php  
69
* dans aquilenet.lib.php  
70 834
* dans dolibarr.php
71 877 youpi
72 834
* 05... : Compte de la ligne ADSL 05... Ne fait pas vraiment partie du plan comptable, on ne fait que faire passer les virements par ce compte pour y rassembler tout ce qui concerne une ligne ADSL donnée.  
73 877 youpi
74
* 12000000 : Compte de bilan  
75
* 1200xxxx : Compte d'exercice de l'année xxxx  
76
* 40100001 : Fournisseur Online.net  
77
* 40100002 : Fournisseur Bookmyname  
78
* 40100003 : Fournisseur divers  
79
* 40100004 : Fournisseur FDN  
80
* 40100005 : Fournisseur Syntis  
81
* 40100006 : Fournisseur Kazar  
82
* 40100007 : Fournisseur Cogent  
83
* 40100008 : Fournisseur Anteor  
84
* 40100009 : Fournisseur Orange  
85
* 40100010 : Fournisseur RIPE  
86
* 40100011 : Fournisseur OVH  
87
* 41100xyz : Compte de l'adhérent.e xyz  
88
* 41101000 : Donateur divers  
89
* 41101001 : Clients divers  
90
* 41102xyz : Compte du client xyz  
91
* 51120000 : Remise de chèque  
92
* 51190000 : Prélèvements  
93
* 51200001 : Crédit coopératif  
94
* 53140000 : Caisse  
95
* 60000000 : Charge Lignes ADSL  
96
* 60400001 : Charge dedibox  
97
* 60400002 : Charge nom de domaine  
98
* 60400003 : Charge hébergement  
99
* 60400004 : Charge IP  
100
* 60400005 : Charge transit  
101
* 60630000 : Charge matériel petit équipement  
102
* 21830000 : Charge matériel informatique  
103
* 60700000 : Charge marchandise goodies  
104
* 60700001 : Charge marchandise briques  
105
* 61100000 : Charge installation  
106
* 61600000 : Charge assurance  
107
* 62310000 : Charge annonces et insertions  
108
* 62360000 : Charge stickers  
109
* 62610000 : Charge timbres et frais postaux  
110
* 62620000 : Charge livraison  
111
* 62700000 : Charge service bancaire  
112
* 62800000 : Charge Diverses  
113
* 63500000 : Charge taxe achat étranger  
114
* 70400000 : Produit installation  
115
* 70600000 : Produit lignes ADSL  
116
* 70600001 : Produit VPN  
117
* 70700000 : Produit marchandise goodies  
118
* 70700001 : Produit marchandise briques  
119
* 70830000 : Produit hébergement  
120
* 70830001 : Produit transit  
121
* 70830002 : Produit stockage  
122
* 70830003 : Produit IP  
123
* 74000000 : Produit cotisations  
124
* 76000000 : Produit parts CC  
125 834
* 77000000 : Produit Dons
126 877 youpi
127 1002 florian.lassenay
**En résumé**
128 877 youpi
129 834
  - Pour les comptes en banque et tiers (adhérent.e.s, fournisseurs), c'est négatif quand on leur a donné de l'avance de sous, et c'est positif quand on leur en doit (i.e. on est du côté "banquier" \!) Ainsi:
130 877 youpi
131 834
* C'est donc normal que les comptes en banque soient négatif, au contraire: c'est la banque qui nous doit des sous :) C'est exactement l'opposé de ce qui apparaît dans le compte chez la banque.  
132 877 youpi
133
* Si un.e adhérent.e est strictement négatif, il nous doit des sous, il faut lui prélever.  
134
* Si un.e adhérent.e est strictement positif, c'est qu'il a payé des trucs pour l'asso. Soit on lui rembourse, soit on ne lui prélève pas quelques mois.  
135
* Si un fournisseur est strictement positif, c'est qu'on lui doit des sous, il reste une facture impayée.  
136 872 florian.lassenay
* Si un fournisseur est strictement négatif, c'est qu'on lui a donné trop de sous \! Il faut régulariser.
137 877 youpi
138
  - Pour les comptes de charge et de produit, c'est plus habituel:
139
140
* Une charge, c'est des sous en moins qui vont alimenter un fournisseur  
141
142
* Un produit, c'est des sous en plus qui viennent d'adhérent.e.s.
143
144
  - Pour les comptes en banque, on doit faire le "rapprochement" avec le relevé de compte. **Attention**, rapprocher rend l'écriture inchangeable. Il ne faut donc rapprocher qu'avec le relevé de compte confirmant l'opération sous les yeux.
145 834
146
Par exemple, voici pour un don et pour un paiement de facture:
147 877 youpi
148 1003 florian.lassenay
**Don**
149 834
150
Par un.e adhérent.e
151 877 youpi
152
  - On vire le montant depuis son compte vers le compte produit don.Il nous doit donc maintenant des sous.
153
  - Le virement ou prélèvement est ordonné, on vire le montant depuis le
154
  - compte bancaire vers le compte de l'adhérent.e. Il ne nous doit plus de sous.
155 834
  - Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
156 877 youpi
157 864 florian.lassenay
Si c'est une personne qu'on ne reverra pas souvent, on peut utiliser le  
158 834
compte "Donateur divers" à la place du compte d'un compte d'adhérent.e.
159
160 877 youpi
**Facture de fournisseur**
161 1004 florian.lassenay
162 864 florian.lassenay
Un fournisseur nous envoie une facture pour un service
163 834
164 877 youpi
* On vire chaque élément de la facture depuis le compte de charge correspondant vers le compte de fournisseur. On lui doit donc des sous
165 989 florian.lassenay
166
* Lorsque l'on paie la facture, on vire le montant depuis le compte fournisseur vers le compte bancaire. On ne lui doit plus de sous.
167
168
* Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
169
170
* Lors d'un virement fait à un fournisseur on indique le numéro de facture (numéro invoice pour cogent par exemple)correspondant dans les trois champs 
171
172
> * motif du virement
173
> * Référence de l'opération
174
> * Référence de bout en bout
175
176
* Contacts Facturation Cogent : N° +33 (0) 1 49 03 18 00 billingeu@cogentco.com
177
178 877 youpi
## Nouvel.le adhérent.e
179 834
180
Sur réception d'une demande d'adhésion
181 870 florian.lassenay
182 1227 youpi
DONE: dolibarr 10 + php 7 avec VPN
183 1142 youpi
184 877 youpi
  - Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.
185
  - Corriger éventuellement des typos ou ajouts à la main sur le formulaire (majuscules, type d'adherent, numero de tel, adresse mail)
186 1223 youpi
  - Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvel_adherent.php, cela crée l'adhérent.e dans dolibarr, et du coup aussi dans LDAP, et donc une adresse mail etc., ainsi qu'un compte de compta tiers pour lui, ça l'inscrit à asso@listes.aquilenet.fr, et ça lui maile une bienvenue. Note débuggage: si le script se vautre, la fiche LDAP est quand même créée, il faut la supprimer avec un coup de `ldapdelete -H ldaps://ldap.aquilenet.fr -x -W -D uid=dolibarr,dc=aquilenet,dc=fr "cn=Jeannot Lapin,ou=members,dc=aquilenet,dc=fr"`
187 1109 florian.lassenay
188
>  - S'il y a une commande de VPN, ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
189 834
  - * Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main: aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe. Utiliser `mkpasswd -m sha-512` pour le crypter, et alors la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."
190 1109 florian.lassenay
191
>  -  * Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
192
193 877 youpi
  - Dans les comptes, virer depuis son compte d'adhérent.e vers le "produit cotisations" le droit d'entrée ou la cotisation, titre "Cotisation Machin Truc 2011"
194
  - Dans sa fiche dolibarr adhérent.e, ajouter l'adhésion dans l'onglet adhésions
195 973 youpi
  - puis, selon le mode de règlement, avec la date du jour:
196 877 youpi
197 973 youpi
* Si c'est un chèque, virer depuis le compte de remises vers son compte
198 877 youpi
199
* Si c'est en liquide, virer depuis la caisse vers son compte  
200
* Si c'est un virement, virer depuis le compte bancaire vers son compte (et rapprocher plus tard)  
201 834
* Si c'est un prélèvement, voir ci-dessous.
202 877 youpi
203 870 florian.lassenay
  - Si l'adresse e-mail n'a pas été précisée, envoyer une lettre de bienvenue papier. Voir le courrier type dans le cloud dans adhesions
204 877 youpi
205 834
  - S'il y a un mandat
206 877 youpi
207 834
* Archiver le mandat original.  
208 877 youpi
209 1111 florian.lassenay
* Aller sur http://www.collect.online/ Ajouter l'adhérent.e dans la partie prélèvement, On utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
210 877 youpi
211 1106 youpi
* Si c'est juste une adhésion ou un abonnement VPN, faire un prélèvement régulier annuel ou mensuel (note: on commence à prélever le vpn à la fin du mois suivant le premier mois de service vpn)
212 877 youpi
213 834
* Si c'est un abonnement ADSL, on crée l'échéancier plus tard, une fois la ligne effectivement construite.
214 877 youpi
215 834
  - S'il y a une souscription à une ligne ADSL
216 877 youpi
217 834
* Toute la compta est faite automatiquement par le script, il y a juste à archiver la demande dans le cloud  
218 877 youpi
219
* [Vérifier l'éligibilité de la ligne](https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi) et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total  
220
* Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter *toutes* les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.  
221 1132 youpi
* Envoyer un aimable mail de confirmation à services at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr avec support at aquilenet.fr en copie, pour permettre d'identifier la ligne ne pas oublier de préciser qu'il vient d'"aquilenet", donner le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent.
222 877 youpi
223 1126 youpi
* Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP, noter IPv4, préfixe IPv6, login et mot de passe (lisibles aussi sur https://vador.fdn.fr/adherents) dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne, et forwarder le mail à l'abonné en corrigeant un peu.  
224 877 youpi
225 834
* Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
226 877 youpi
227 834
* Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence  
228 877 youpi
229
* Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone  
230 834
* Quand l'ouverture de ligne est effective,
231 877 youpi
232 885 youpi
* * forwarder le mail à l'abonné  
233
* * aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,  
234 834
* * créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec un premier prélèvement manuel correspondant aux FAS + mois partiel, et le prélèvement automatique mensuel.  
235
* * Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:
236 885 youpi
237
* La référence et le libellé du compte de compta  
238 877 youpi
239 834
* Dans la Note de l'adhérent.e
240 877 youpi
241 834
  - S'il y a une commande de VPN,
242 877 youpi
243 834
* Vérifier le tarif du contrat vpn sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php
244 877 youpi
245 1039 youpi
* Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
246
247 834
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0  
248
ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1  
249 877 youpi
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
250
251
où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers).
252 834
253 877 youpi
  - Archiver le tout: scanner tous les documents, ajouter au cloud, dans adhesions
254 852 youpi
255 877 youpi
  - FIXME: broken, Sur l'atelier, ajouter l'adhérent.e en tant que participant au projet aquilenet.
256 834
257 877 youpi
## Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e
258 1104 youpi
259 1222 youpi
TODO: dolibarr 10 + php7
260
261 1224 youpi
  - Sur cresus, lancer la récupération de la clé à partir du fingerprint:
262 907 youpi
263 877 youpi
sudo -u www-data gpg --keyserver pgp.mit.edu --homedir /srv/adherents/.gnupg/ --recv-key XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
264 944 youpi
265 877 youpi
  - Retrouver l'adhérent dans Dolibarr, suivre le "lien tiers Dolibarr", aller dans la fiche, la modifier, découper le fingerprint complet de la clé GPG en 4 paquets de 10 chiffres hexa, les mettre dans les cases Id professionnel 1 à 4.
266 907 youpi
267 877 youpi
## Nouveau mandat
268
269 837 youpi
Sur mandat arrivé après la demande d'adhésion ou mise à jour,
270 877 youpi
271 834
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , pour pouvoir faire un copier/coller des numéros iban et bic  
272 877 youpi
273 1222 youpi
TODO: dolibarr 10 + php7
274 1167 youpi
275 877 youpi
* Copier/coller dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouveau_mandat.php  
276
* Archiver le mandat.  
277
* Si c'est juste un changement de compte, dans collect.online, modifier juste dans le débiteur le numéro de compte.  
278
* Si c'est un nouveau service pour un débiteur existant, avec le même compte, dans collect.online, ajouter l'échéancier.  
279 834
* Si c'est un nouveau débiteur, ajouter l'adhérent.e dans collect.online, on utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
280 877 youpi
281
## Nouvelle ligne ADSL
282 834
283 1116 florian.lassenay
> Penser à s'inscrire à la mailing list support@aquilenet.fr pour le suivi de l'ouverture.
284
285 1113 florian.lassenay
**Souscription**  
286 1114 florian.lassenay
> Sur souscription de ligne ADSL pour une adhésion existante.
287 877 youpi
288 834
**TODO** Décrire la procédure dans le cas d'un numéro VOISIN.
289 877 youpi
290 1169 youpi
* [Vérifier l'éligibilité de la ligne](https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi) et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total, cela permet notamment de savoir si c'est un numéro actif ou inactif.  
291 1142 youpi
292 877 youpi
* Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter *toutes* les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.  
293 1132 youpi
* Envoyer un mail de confirmation à services at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr avec comme informations dans le corps "aquilenet", le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent. Ce n'est pas un traitement automatique, rédiger le mail correctement.  
294 877 youpi
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.  
295 1112 florian.lassenay
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste adsl@, et ajoute l'éventuel mandat  
296
* Ajouter, s'il.elle n'y est pas déjà, l'adhérent dans collect.online, la référence d'adhérent est lisible en allant cherche l'adhérent dans la partie adhérents de dolibarr.  
297 834
* Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
298
299 1113 florian.lassenay
**Confirmation**
300
> Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP :
301 834
302 1117 florian.lassenay
* Dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne noter :
303
  * IPv4
304
  * préfixe IPv6
305
  * login 
306 1126 youpi
  * mot de passe (lisibles aussi sur https://vador.fdn.fr/adherents) 
307 1117 florian.lassenay
308
* Forwarder le mail à l'abonné (en écrivant en tant que support@aquilenet.fr) en corrigeant un peu.    
309 834
310 1113 florian.lassenay
**Changement**
311
> Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
312 834
313 1113 florian.lassenay
* Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence  
314 877 youpi
* Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone  
315
316 1113 florian.lassenay
**Ouverture effective**
317
> Quand l'ouverture de ligne est effective
318
319
* forwarder le mail à l'abonné  
320
* aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,  
321
* créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant. Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour inclure les FAS + mois partiel.  
322
* modifier l'échéancier pour ajouter la cotisation annuelle s'il n'y en a pas déjà  
323
* Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:  
324
* La référence et le libellé du compte de compta  
325
* Dans le champ note de l'adhérent
326 840 youpi
327 834
Oui, c'est cracra de mettre le montant, il faudrait faire un lookup dans la base des tarifs (TODO). Pour l'instant c'est plus simple ainsi.
328
329
## Migration ligne ADSL à Liazo
330
331 877 youpi
Lorsqu'un adhérent demande à migrer sa ligne vers Liazo.
332 849 blagoi.iakov
333 877 youpi
La migration sera effective au début du bimestre suivant seulement (si on commande avant le 15 du deuxième mois du bimestre en cours, sinon c'est encore après).
334
335
* Dans l'espace adhérent chez FDN, retrouver la ligne, et cliquer sur "Changer le débit ou l'option"  
336
337 834
* Choisir l'option voulue: dégroupage total ou non.  
338 877 youpi
* Renommer le compte de compta de la ligne en "Reconstr Ligne 0123456789".  
339 834
* Corriger son option, du genre 80MLiazoOrange (pas de dégroupage) ou 80MLiazoOrangeNu (dégroupage total).  
340 877 youpi
* On reçoit régulièrement des mails pour la progression de la construction.
341
342 834
* Quand on reçoit le mail parlant du changement de login, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans le champ Commentaire de la ligne.  
343 877 youpi
344 834
* Si on reçoit un mail parlant du changement de numéro de téléphone, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans la ligne (à la fois la référence et le nom du compte) et dans la note de l'abonné  
345 877 youpi
* Une fois la construction faite, facturer les frais de migration à la fin du mois suivant.Modifier l'échéancier (l'adhérent.e sera prévenu par un script après avoir réalisé l'injection)
346 886 youpi
347 877 youpi
* Avant de faire la première facturation au nouveau tarif:
348 886 youpi
349 877 youpi
* * corriger les tarifs client/fournisseur  
350 886 youpi
351 877 youpi
* * Si c'est un dégroupage total, mettre à jour le numéro de la ligne
352 886 youpi
353 877 youpi
* * * Dans la référence et le libellé du compte de compta  
354 886 youpi
355 877 youpi
* * * Dans la Note de l'adhérent.e
356 886 youpi
357 877 youpi
* * Renommer le compte de compta en "Ligne 0123456789"  
358
359
* * corriger le montant de prélèvement sur collect.online
360
361 1133 youpi
## Déménagement ligne ADSL / augmentation de débit
362
363
Pour le déménagement d'une ligne ADSL, cela peut éventuellement intéresser l'abonné.e d'avoir une période de recouvrement, auquel cas on peut simplement lui faire ouvrir une nouvelle ligne puis fermer l'ancienne quand elle/il n'en a plus besoin. Mais cela veut aussi dire que le dernier mois (voire les deux derniers quand ça ne tombe pas à la fin d'un bimestre pour les lignes Nerim) de l'ancienne ligne est facturé entièrement.
364
365
On peut donc préférer demander un déménagement, c'est-à-dire reconstruire la ligne ailleurs.
366
367
C'est en fait la même procédure pour augmenter le débit: c'est une reconstruction de la ligne.
368
369
Dans tous les cas la reconstruction sera facturée.
370
371
Il faut en faire la demande à services at fdn dot fr en précisant le numéro de ligne et le nom de l'abonné.e, éventuellement la nouvelle adresse, et le nouveau débit (vérifier ce qui est possible avec le test d'éligibilité).
372
373
Une fois la reconstruction confirmée, facturer les frais TTC: charge ADSL -> ligne, ligne -> FDN, et adhérent -> ligne, ligne -> produit ADSL.
374
375 877 youpi
## Réception de cotisation
376
377
  - Dans le module adhérents
378
379
* retrouver l'adhérent.e dans la liste,  
380
381
* aller dans l'onglet adhésions/cotisations  
382
* ajouter l'adhésion: mettre comme fin un jour avant l'anniversaire suivant.
383
384
  - Répercuter l'adhésion dans la compta en virant depuis l'adhérent.e vers le produit cotisation
385 834
  - Encaisser le montant (chèque: voir ci-dessous, liquide: passer sur le compte d'un trésorier qui se fait prélever et qui encaissera le liquide)
386
387 877 youpi
## Encaisser un chèque
388
389
Pour éviter d'en envoyer tous les 36s du mois, plutôt que virer directement depuis le compte bancaire, on vire temporairement depuis un compte "Remises de chèques".
390 974 youpi
391 972 youpi
  - Vérifier l'ordre du chèque.
392 834
  - Signer le chèque au dos
393 877 youpi
  - Virer depuis le compte "Remises de chèques" vers le compte de l'adhérent.e, avec la date du jour. Ainsi on sait que l'adhérent.e a payé, mais il nous reste des chèques à encaisser, stockés sur une étagère.
394 1140 youpi
  - Lors du dépôt d'une remise des chèques qui se sont entassés, virer le montant total de la remise de chèques depuis le compte bancaire vers le compte de remises de chèque, avec le numéro de remise pour rapprocher facilement, et la date de la remise de chèques. Envoyer par courier à Agence de Bordeaux Meriadeck, Immeuble le Prisme, Rue Marguerite Crauste, 33074 BORDEAUX CEDEX
395 877 youpi
  - Quand confirmé, rapprocher.
396
397
## Résilier une ligne ADSL
398
399
  - Charger sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/adsl.php les derniers mois complets
400 887 youpi
  - Renommer le compte de compta de la ligne en "Résiliation Ligne xxxx"
401 1132 youpi
  - La facturation chez Nerim est bimensuelle, donc il faut faire remonter la demande au services at fdn dot fr avant le 15 du deuxième mois du bimestre, pour éviter de payer un autre bimestre pour l'ADSL. Il vaut mieux faire remonter le plus tôt possible pour éviter de payer la partie transit de FDN.
402
  - mailer donc services arobase fdn point fr en donnant simplement le numéro de ligne et le nom de l'adhérent.e pour vérification, avec la date de résiliation souhaitée.
403 928 youpi
  - Lorsque la compta FDN est faite pour le dernier mois (qui comporte éventuellement une partie abonnée et une partie relicat facturée à prix coûtant), faire la compta pour la ligne à la main (TODO: automatiser):
404 940 florian.lassenay
405
*****
406 930 youpi
407 936 youpi
### Facture mois plein
408 834
409 940 florian.lassenay
* Pour les mois avant le mois où la résiliation est effective (donc les mois où le service a été permanent)
410
* * Utiliser le lien "charge" pour charger ces mois entiers. Il faut enlever temporairement le mot "Résiliation " pour que le script accepte de faire la charge automatiquement.
411 930 youpi
412 927 youpi
### Facture du mois de résiliation
413
414
* Pour le mois pendant lequel la résiliation a lieu (donc le mois où le service est donc partiel)
415
* * On ne veut prendre de marge que sur la période où il y a effectivement eu un service. Il faut donc compter combien cela fait:
416 940 florian.lassenay
* * * notre marge: (tarif Aquilenet - tarif FDN) \* prorata du mois abonné)
417 834
* * Et y ajouter ce que FDN nous a fait payer
418 940 florian.lassenay
* * Facturer cela
419 927 youpi
420 930 youpi
### Facture des mois post résiliation
421 927 youpi
422 928 youpi
* Pour les mois après le mois où la résiliation a été effective (donc le mois où il n'y a aucun service)
423 929 youpi
* * Facturer juste ce que FDN nous a fait payer
424 927 youpi
425
*****
426
427
* Pour facturer:
428
* * Virer ce montant de la ligne ADSL vers le produit ADSL  
429 931 youpi
* * Virer ce montant de l'adhérent.e vers la ligne ADSL  
430 877 youpi
* * Virer le montant FDN de la charge ADSL vers la ligne ADSL  
431 933 youpi
* * Virer le montant FDN de la ligne ADSL vers le fournisseur FDN.  
432 877 youpi
* Établir le prélèvement des derniers mois à la main sur collect.online.  
433 1107 youpi
* S'il n'a plus d'abonnement, supprimer le numéro de compte dans la fiche tiers de l'adhérent  
434 946 youpi
* Renommer le libellé du compte de la ligne en "Ancienne Ligne xxxx"  
435 947 youpi
* Ajouter à la fin de la Ref. du compte de compta de la ligne ".0" (ou plus), et mettre à jour la référence dans la Note de l'adhérent.e (c'est pour le cas où un autre adhérent reprendrait cette même ligne, pour que ça soit vraiment un autre abonnement).
436 877 youpi
* Une fois la dernière échéance passée, désactiver l'échéancier chez collect.online : modifier l'échéancier pour bloquer tous les mois (vraiment le modifier pour bloquer des mois entiers, pas juste bloquer des échéances précises), ce qui nous permet d'éventuellement pouvoir reprendre des prélèvements facilement si l'adhérent.e veut reprendre un abonnement.
437 1160 youpi
* S'il n'a plus d'abonnement, désabonner de la liste adsl@
438 834
439
## Nouveau VPN
440 877 youpi
441 834
Sur souscription de VPN pour un.e adhérent.e existant.
442
443 942 youpi
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.  
444 1097 florian.lassenay
445 1222 youpi
TODO: dolibarr 10 + php7
446 1142 youpi
447 1097 florian.lassenay
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste vpn`, et ajoute l'éventuel mandat: TODO: vérifier que le numéro de compte se retrouve bien enregistré, dans le tiers correspondant à l'adhérent.e, dans sa fiche.
448
  * ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
449
  * Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main :
450
451 1105 florian.lassenay
> Retrouver le mot de passe dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe.
452
453 1097 florian.lassenay
> ~~~
454
 # On crypte le mot de passe :
455
 mkpasswd -m SHA-512 mot-de-passe 
456 942 youpi
> ~~~
457 877 youpi
458 1040 youpi
la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."  
459 877 youpi
  * Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
460
461
* Vérifier le tarif du contrat sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php
462 834
* Ajouter, s'il n'y est pas déjà, l'adhérent.e dans collect.online, la référence d'adhérent.e est lisible en allant cherche l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.  
463 1125 youpi
* créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant (on prélève à la fin du mois M / début du mois M+1 l'abonnement VPN pour le mois M-1). Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour le premier mois partiel.  
464 834
* corriger les prélèvements anniversaire pour y ajouter la cotisation.  
465 877 youpi
* Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
466
467
* Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
468 834
469 1208 youpi
> ~~~
470 877 youpi
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0  
471 834
ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1  
472 877 youpi
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
473 1208 youpi
> ~~~
474 834
475 877 youpi
où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers). Éventuellement il y a déjà un fichier `disponible.pour.ip.fixe` qui vient d'un précédent désabonnement.
476
477 1210 youpi
Et créer un contrat pour une IP fixe, pour la facturer.
478
479 834
## Ajouter une autre IP fixe à un VPN
480 877 youpi
481
* Si l'adhérent veut une 2e IP fixe, il suffit d'ajouter la route dans son /etc/openvpn/ccd sur  
482 834
iris et demeter:
483 877 youpi
484 1209 youpi
> ~~~
485 834
iroute 185.233.101.m 255.255.255.255  
486 877 youpi
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:m::/64
487 1209 youpi
> ~~~
488 834
489 1211 youpi
Et créer un contrat pour une IP fixe, pour la facturer.
490
491 877 youpi
## Résilier un VPN
492
493
* Sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php repérer le contrat  
494
495
* Charger éventuellement le dernier mois  
496
* Cliquer sur le contrat (2e colonne)  
497 1230 youpi
* Cliquer sur le bouton Cloturer tous les services
498 877 youpi
* Désactiver le login sur iris et demeter dans /etc/openvpn/password en mettant juste un \# en tête de ligne.  
499
* Renommer l'éventuel fichier dans ccd/ en disponible.pour.ip.fixe.xxx pour libérer l'IP  
500
* Désabonner de la liste vpn@
501
502 1129 youpi
## Résilier un.e adhérent.e
503 877 youpi
504 1103 florian.lassenay
* Dans la liste dans le module Adhérents, cliquer sur la croix rouge pour résilier.  
505 1099 florian.lassenay
506 1103 florian.lassenay
* Désinscrire de la [liste asso](https://listes.aquilenet.fr/sympa/review/asso)  
507 834
508 1129 youpi
* Désactiver le compte ldap en changeant le mot de passe dans sa fiche adhérent.e dolibarr pour qu'ille ne puisse plus se logguer. 
509 1103 florian.lassenay
510
> dans le cas d'une demande de suppression totale des mails, aller sur hera
511
512
~~~
513
  sudo su
514
  cd /srv/vmail/aquilenet.fr/
515 834
  rm -fr prenom.nom
516 1103 florian.lassenay
~~~
517
518
> Pour les plus joueurs
519
520
~~~
521 877 youpi
sudo cd rm /srv/vmail/aquilenet.fr/prenom.nom -fr
522 1103 florian.lassenay
~~~
523 877 youpi
524
* Supprimer les comptes utilisateurs autres.  
525 834
526
* Enlever les permissions dans l'atelier.
527 877 youpi
528
## Ajouter de l'espace disque owncloud
529
530
TODO: automatiser la partie dolibarr
531
532
  - se logguer sur nextcloud avec son compte habituel (qui est dans le groupe admin, pour le vérifier aller dans paramètres et vérifier le(s) groupe(s))
533
  - Dans le menu en haut à droite, choisir Utilisateurs
534
  - retrouver l'utilisateur dans la liste
535
  - changer son quota
536
  - noter son uuid
537
  - sur sayanet, dans /home/aquilenet-backup/BackItUp/BackItUp.conf, ajouter l'uuid à la liste\_exclusions
538 1115 youpi
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php s'il avait déjà un contrat,
539
    - si oui il suffit de l'augmenter,
540
    - si non il faut en créer un nouveau. dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-owncloud", choisir la quantité en Go/an, ajouter, modifier éventuellement le tarif
541 877 youpi
  - valider
542 922 youpi
  - modifier le statut du service en l'activant avec comme date de terminaison 2099
543
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
544
  - établir le prélèvement automatique sur collect.online
545
546
## Ajouter une facturation de VM ou serveur à prix libre
547
548
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "heb-mezza" ou VM, mettre 1 unité.
549 1179 youpi
  - changer le prix unitaire pour mettre le prix libre (par mois !)
550 922 youpi
  - valider le contrat
551 834
  - activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
552
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
553 1024 youpi
  - Créer la VM ou installer le serveur
554 877 youpi
555
## Ajouter du disque local pour une VM
556
557 1177 youpi
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat", mettre pour la ref le nom de la VM, et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-local", choisir la quantité en Go/an, changer éventuellement le tarif.
558 877 youpi
  - valider le contrat
559 1135 youpi
  - modifier l'état du service dans le contrat pour le passer en actif avec comme date de terminaison 2099
560 877 youpi
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
561 1025 youpi
  - Créer la VM
562 877 youpi
563
## Ajouter du disque NFS pour une VM
564
565 1178 youpi
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat", mettre pour la ref le nom de la VM + "NFS", et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-NFS", choisir la quantité en Go/an, changer éventuellement le tarif.
566 877 youpi
  - valider le contrat
567 1136 youpi
  - modifier l'état du service dans le contrat pour le passer en actif avec comme date de terminaison 2099
568 877 youpi
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
569
  - Voir https://atelier.aquilenet.fr/projects/infrastructure/wiki/NFS pour la création du volume, et mettre le quota.
570
571 834
## Supprimer du disque cloud, local ou NFS
572 877 youpi
573 834
  - [dans dolibarr](http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php) retrouver le contrat correspondant à la VM, cliquer sur le numéro de contrat.
574 877 youpi
  - Cliquer sur l'icône modifier à droite de "Statut du service", mettre la date de fin de service et cliquer sur Clôturer
575 834
  - Faire l'action adminsys correspondante.
576 877 youpi
577 834
## Et sourtout
578
579
Pour vérifier qu'il n'y a pas d'erreur, regarder la somme des soldes tout en bas de [la compta publique](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php), ça doit retomber à zéro.
580 877 youpi
581
## Supprimer un essai
582
583 834
On n'efface pas ce qui a existé réellement, mais on peut avoir besoin de supprimer un test.
584 877 youpi
585 834
  - Supprimer l'adhérent.e
586 877 youpi
  - Dans compta/tréso, Clients, choisir le client, regarder la fiche, supprimer
587 834
  - Supprimer le compte de compta
588 877 youpi
589 834
## Modifier les tarifs
590 877 youpi
591
  - Modifier dans sous.ods dans les recettes des produits.
592 834
593 877 youpi
* Dans gaia, /srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin, modifier eligibilite.cgi  
594
595 834
* Dans dolibarr, Services, modifier le/les services concernés  
596 877 youpi
* Dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/ , aller voir les lignes concernées, modifier le champ commentaire.
597
598 834
  - Dans les formulaires, modifier adsl-tail.inc, recompiler, commiter, svn up dans /srv/si/formulaires, copier adsl\*.pdf dans /srv/www/aquilenet.fr/docs/
599
  - Sur le site web, modifier http://www.aquilenet.fr/node/8
600 877 youpi
601
## Renommer quelqu'un
602
603
C'est galère et technique, mais pas impossible. Il faut (au moins, difficile d'être sûr qu'on n'ait rien oublié)
604
605
  - Dans sa fiche adhérent, changer nom/prénom, login, email
606
  - Sur hera, dans /home/vmail/aquilenet.fr, renommer le répertoire
607 834
  - Dans la fiche tiers dolibarr, change nom/prénom
608 953 youpi
  - Renommer son compte de compta, voire les écritures
609
  - Dans la liste des contrats, renommer au besoin (eh non dolibarr n'a pas l'air d'avoir d'interface pour ça, il faut le faire à la main en SQL...)
610
  - Renommer son accès vpn
611
  - Supprimer l'ancien utilisateur dans l'atelier
612
613
## Ajouter un type de service
614
615
Dans le module service, cliquer sur Nouveau service.
616
617
Peu importe la référence et libellé du service.
618
619
Bien mettre la durée: 1 année ou 1 mois.
620 1015 florian.lassenay
621 1017 florian.lassenay
Mettre le prix en TTC et mettre la TVA à 0%
622
623
Dans le script aquilenets/contrats.php, ajouter dans le switch pour choisir le compte de produit à créditer.
624 834
625 1017 florian.lassenay
# Compta annuelle
626
627 1042 youpi
Faire le bilan d'exercice:
628 1017 florian.lassenay
629 1045 youpi
  - Créer un compte de référence 120020xx, de libellé "Exercice 20xx", de type "Compte bancaire épargne/placement", puis le modifier pour désactiver la fonction de rapprochement.
630 1043 youpi
  - Vérifier que les fournisseurs sont à 0, corriger le cas échéant, sinon on les passera en passifs ou actifs
631 1214 youpi
  - Vider chaque compte produit et charge vers ce compte, à l'aide de virements "Exercice 20xx Produit/Charge truc". Cela remet donc à zéro tous les comptes de produit et charge.
632 1216 youpi
  - En faire un bilan d'exercice dans sous.ods dans une nouvelle feuille "20xx": copier la feuille de l'année d'avant, corriger les montants des charges et produits
633 1017 florian.lassenay
  - Virer l'exercice sur le compte "Bilan", avec l'intitulé "Exercice 20xx" . Le compte d'exercice 20xx est donc tombé à zéro.
634
635
Faire le bilan comptable (inverser tous les signes pour que ce soit plus intuitif à comprendre) dans sous.ods, en utilisant notamment le résumé de la page https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/bilan.php
636 1218 youpi
637 1017 florian.lassenay
  - Actif:
638
639
* les comptes courants et épargnes vont en actifs.  
640
641
* les comptes tiers **négatifs** vont en créances (on devrait recevoir ces sous-là un jour), y ajouter les éventuels chèques non encore encaissés.
642 1217 youpi
643 1017 florian.lassenay
  - Passif:
644 1047 youpi
645 1017 florian.lassenay
* Le compte "Bilan" (avant virement de l'exercice de l'année) va dans "Exercices passés"  
646
647
* les comptes tiers **positifs** vont en dettes (on a encore ça à payer).
648
649 1048 youpi
Vérifier que les deux totaux correspondent
650 1017 florian.lassenay
651 1050 youpi
Mettre à jour sous.ods:
652 1017 florian.lassenay
653 1222 youpi
TODO: dolibarr 10 + php7
654 1142 youpi
655 1051 youpi
  - Télécharger sous.csv depuis dolibarr: https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/export_sous.php
656 1052 youpi
  - ouvrir sous.csv en n'utilisant **que** le point-virgule comme séparateur
657 1017 florian.lassenay
  - copier/coller son contenu dans la feuille adhérents\_import de sous.ods
658 1015 florian.lassenay
  - mettre à jour la feuille historique depuis la feuille Situation
659 1213 youpi
  - étendre la plage de données des graphes dans la feuille Graphes
660 1015 florian.lassenay
  - Vérifier les feuilles Situation et Bilan mensuel, imprimer les feuilles Situation, Graphes, Bilan mensuel, et 20xx
661
662
# Compta mensuelle
663
664 1118 florian.lassenay
* voir les TODO sur https://atelier.aquilenet.fr/projects/compta/wiki/Todolist-mensuelle
665
666 1119 florian.lassenay
 ancien lien en cours de destruction 
667
https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Todolist_mensuelle
668 1015 florian.lassenay
669
### Vérification rejets de prélèvement :
670
671
* Vérifier sur collect.online s'il y a eu des rejets sur le dernier prélèvement: depuis la page d'accueil, le bouton "Traiter" à droite de "impayées" en rouge (même s'il indique 0, il peut y en avoir...)
672
673
> * Aller vérifier sur coopacces: s'il y a effectivement un débit S-MONEY correspondant, utiliser cette date-là pour réaliser des virements inverses entre les adhérents concernés et le compte du crédit coopératif, qui du coup doivent de nouveau la créance. 
674
> * Sinon, c'est que le prélèvement n'a même pas été essayé, mettre la même date que le prélèvement. dans ce cas baisser d'autant le montant du prélèvement global des adhérents (Prélèvements adhérents XX/XXXX) et virer depuis les comptes des adhérents concernés vers le compte prélèvements.
675
> * Augmenter d'autant le prélèvement suivant, et vérifier avec l'adhérent pour que le prélèvement puisse se faire
676
677
### Rapprochement :
678
679
* Aller sur https://www.credit-cooperatif.coop/Entreprises/Banque-au-quotidien/Coop-access , demander l'export des écritures du compte bancaire pour ouvrir dans un tableur
680
681
* aller https://dolibarr.aquilenet.fr/compta/bank/account.php?account=1, comparer: on peut par exemple prendre chaque écriture de dolibarr depuis la date du dernier rapprochement, et cocher dans le tableur
682
683
> * Attention, les crédits S-MONEY dans coopaccess correspondent à l'écriture "Prélèvements adhérents" dans dolibarr. Si ça ne correspond pas c'est éventuellement normal, cf plus bas.
684
> * Il y a un débit S-MONEY dans coopaccess correspondant aux frais bancaires
685
> * Les autres débits S-MONEY éventuels dans coopaccess correspondent à de rejets de prélèvement, cf ci-dessus
686
687
* Enrichir dolibarr des opérations non cochées.
688
* Vérifier le sens des opérations non rapprochées
689
* Vérifier que la ligne "solde actuel" dolibarr est égale au solde sur coopacces.
690
691
> * Si la somme des crédits S-MONEY dans coopaccess ne correspond pas à l'écriture "Prélèvements adhérents" dans dolibarr, il y a peut-être des prélèvements qui ne sont pas encore passés (parce qu'on est au début du mois seulement). Du coup pour vérifier tout de même les soldes :
692
693
> > * * Dans le tableur soustraire les différents crédits S-MONEY déjà passés sur coopaccess du solde coopaccess (en haut)
694
> > * * Soustraire (calculer avec sa petite calculette) le prélèvement visible dans dolibarr du solde dolibarr.
695
696
> * Si ça ne correspond pas, recommencer.
697
> * Cliquer sur le bouton rapprocher pour accéder à la page de rapprochement.
698
> * rapprocher les opérations en renseignant la date du jour (on ne prend pas la peine d'indiquer le type d'opération),
699
> * * **sauf**
700
> * * Les opérations dolibarr pas encore passées sur coopaccess
701
> * * Dans le cas où la somme des crédits S-MONEY ne correspond pas à l'écriture "Prélèvement adhérents", cette dernière écriture, qu'on pourra vérifier le mois suivant.
702
703
## Frais de fonctionnement (nos factures)
704
705
**Enercoop**
706
707
* S'il y en a une nouvelle, récupérer la facture bimensuelle sur https://espace-client.enercoop.fr/mon-espace/accueil/#bienvenue  
708
709
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Enercoop-<date>-NATLFAC\_xx\_xxxxxxxx.pdf  
710
* Passer le montant en charge d'hébergement (vers fournisseurs divers), intitulé "Facture enercoop NATL\_FACxx-xxxxxx" comme sur la facture  
711
* si une facture Enercoop a été prélevée, passer de fournisseur divers vers le compte credit cooperatif "Prelevement enercoop NATL\_FACxx-xxxxxx" (ller trouver le N° de facture corrrespondant dans le cloud)
712
713 1183 florian.lassenay
**Eau Bordeaux métropole**
714
715
* Vérifier s'il y en a une nouvelle sur https://www.usagers.leau.bordeaux-metropole.fr/
716
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/2XXX/eau_XXXXXXXX.pdf
717
* Passer le montant en charge d'hébergement (vers fournisseurs divers),
718
* si une facture bordeaux métroppole a été prélevée, passer de fournisseur divers vers le compte credit cooperatif "Prelevement eau_xxxxxxx" (aller trouver le N° de facture corrrespondant dans le cloud)
719
720 1015 florian.lassenay
**Cogent**
721
722
* Enregistrer la facture  
723
724
* **Payer** la facture
725
726
**Syntis**
727
728
* N'a pas lieu en ce moment, on n'héberge rien chez lui actuellement.
729
730
* Récupérer la facture pour l'hébergement sur https://client.syntis.net  
731
732
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Syntis-<date>-Fxxxxxx.pdf  
733
* Passer le montant en charge d'hébergement, intitulé "Quart de baie etc." comme sur la facture  
734
* Virer le montant de la facture à Syntis (à la fois sur coopanet et sur dolibarr) en mettant le numéro de facture dans l'intitulé, virer également 0.20€ depuis charge services bancaires "frais prélèvement SEPA"
735
736
**Nom de domaine**
737
738
* En juin ou juillet, renouveller sur https://www.bookmyname.com/ : depuis la page d'accueil, cliquer sur la partie "gérer", puis "Liste de vos noms de domaine", puis cocher tous les domaines aquilenet, puis choisir l'action "Renouveler des noms de domaine", payer, faire les virements correspondant.  
739
740
* Le mois d'après, **récupérer** la facture  
741
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/bookmyname-<date>-xxxxxx.pdf
742
743
## Facturations par Aquilenet
744 1108 florian.lassenay
745
**Établir une facture ADSL pour ceux qui en ont besoin !**
746
747 1228 youpi
**[Indications pour création sous dolibarr10](https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Manuel_factures_dolibarr)**
748 1220 florian.lassenay
749 1219 florian.lassenay
~~Un outils a été développé sous django et python 
750
https://www.aquilenet.fr/fr/jechange/login/?next=/fr/jechange/~~
751 1108 florian.lassenay
752 1015 florian.lassenay
**penser à mettre à jour :**
753
754
> * Le numéro de facture (Nous avons commencé l'année en suivant les exigences du fisc, à savoir une numérotation unique et pas par adhérent)
755
> * La date de facture  
756
> * La date dans la désignation  
757 1070 florian.lassenay
> * La date du prélèvement
758
759 1088 florian.lassenay
### Facturations mensuelles
760 1070 florian.lassenay
761 1137 florian.lassenay
```
762 1139 florian.lassenay
mémo pour une facturation sans contrat sous dolibarr :
763
Facturer : Rédiger une facture avec un numéro
764
Charger : virer du compte de l'adhérent vers le compte produit/service fourni en mettant une référence (n° de facture) pour s'y retrouver.
765 1137 florian.lassenay
```
766 834
767
**Charlotte Lewden** 
768 1131 florian.lassenay
* cotisation en octobre
769
770 1137 florian.lassenay
771 1131 florian.lassenay
**Elidée**
772 1098 florian.lassenay
773 1165 florian.lassenay
* Contrat dolibarr **heb-Cogent elidee**. Hébergement: 1U + borne GSM 100€/mois 
774 1131 florian.lassenay
* **Facturer** l'hébergement du serveur (100€), plus la cotisation vers décembre.
775 834
776 1131 florian.lassenay
**Guix**
777 834
778 1165 florian.lassenay
* Contrat dolibarr **heb-vm guix** 75€/mois.
779 1131 florian.lassenay
* **Facturer**. Ajouter la cotisation en novembre
780 1088 florian.lassenay
781 834
**L@BX**
782 1165 florian.lassenay
* Contrat dolibarr  **heb-vm labx** 60€/mois chez Pierre Bourdin    
783 834
~~**charger**: Virer 60€ depuis le compte de Pierre Bourdin vers le comte Produit Hébergement C'est le montant total de 'hébergement du L@BX.~~.     
784
* **Facturer** 30€ au nom du L@BX, Pierre paie l'autre moitié personnellement.
785
786 1131 florian.lassenay
**Librairie Permaculturelle** 
787
* cotisation en janvier
788 834
789 1015 florian.lassenay
**Rosedor**
790 1165 florian.lassenay
* Contrat dolibarr n°38 VM 200€/mois. 
791 834
todo : renommer en *heb-vm rosedor1*
792 1165 florian.lassenay
* Contrat dolibarr n°47 VM 60€/mois.
793 1015 florian.lassenay
todo : renommer en *heb-vm rosedor2*
794
* **Facturer** l'hébergement du service Rosedor (260€), plus la cotisation en avril.
795
Mail à envoyer à sophie.ouvrard@rosedor.fr (gestion de la téléphonie) et helene.geneste@rosedor.fr (compta)
796 1093 florian.lassenay
797 1131 florian.lassenay
**saya**
798
* Contrat dolibarr n°37 Hébergement sayanet 288€/mois. ~~(**Charger**) en mettant le numéro de facture pour pouvoir s'y retrouver et le virer du compte client Saya au compte produit hébergement~~     
799
todo : renommer en *heb-cogent sayanet*
800
* Attention à la cotisation en novembre *facturation de cotisation oubliée en 2018, à rattraper*
801
* **Facturer** (établir une facture pour l'hébergement) et l'envoyer à fatiha.sabri@h20-16.fr
802
* Ils nous virent le paiement.  Mettre aussi le numéro de facture indiqué par saya et visible dans coopaccess, pour savoir ce qu'ils ont payé.
803 1064 florian.lassenay
804 834
**Utopia**
805 1015 florian.lassenay
* (Utopia (cotisation en août), envoyer à bordeaux@cinemas-utopia.org et à Patrick Troudet \> besoin facture mensuelle
806 1131 florian.lassenay
807
**Yaal**
808
* Contrat dolibarr ~~n°43~~ **heb-cogent yaal1** Hébergement 1U 240€ /mois    
809 1137 florian.lassenay
* Contrat dolibarr ~~n°46~~ **bgp-cogent yaal** 60€ /mois
810 834
811 1095 florian.lassenay
### Facturations annuelles 
812 1015 florian.lassenay
813 1141 florian.lassenay
**Mars**
814
815 1163 florian.lassenay
* **La Clé des Ondes** Facture pour leur adhésion annuelle. 
816 1096 florian.lassenay
817 834
**Avril**
818 1022 florian.lassenay
819 1163 florian.lassenay
* **C-P Prod** **facturer** contrat Dolibarr ~~n°35~~ **heb-vm cpprod-dev**, soit 1 an de VM à 20€/mois, donc 240€ (attention, contrat dolibarr démarré en cours d'année, il faudra sans doute **charger** une partie de l'année.
820 1022 florian.lassenay
821 1015 florian.lassenay
**Mai** 
822 1022 florian.lassenay
823 834
**Aout**
824 1130 florian.lassenay
825 1162 florian.lassenay
* **Librairie Permaculturelle** penser à ajouter la cotisation à la facture mensuelle
826 1022 florian.lassenay
827 1164 florian.lassenay
* **E-graine** : 
828
> * 1 an de VM1 200€
829
> * 1 an de VM2 60€
830
> * 1 an de NFS 2€
831 1161 florian.lassenay
832 1022 florian.lassenay
**Octobre**
833 834
834 1162 florian.lassenay
* **CoopAlpha / Mukt** heb-mezza bonjour Mukt à 20€/mois **facturer** 1 an soit 240€. Ils paient par virement
835 834
836 1162 florian.lassenay
**Novembre** 
837 1083 florian.lassenay
838 1162 florian.lassenay
* **Yaal** **facturer** :
839
> * **Disk-local yaal** 20€ de VM annuelle 
840 1082 florian.lassenay
> * 100€ de cotisation   
841 1015 florian.lassenay
842 1022 florian.lassenay
843 1162 florian.lassenay
* **C-P Prod** **facturer**
844 1022 florian.lassenay
> * Contrat Dolibarr ~~n°48~~ **heb-vm cpprod** , soit 1 an de VM à 30€/mois, donc 360€, attention, contrat dolibarr démarré en cours d'année, il faudra sans doute **charger** une partie de l'année.
845 834
> * La cotisation. 
846 1096 florian.lassenay
847 1180 youpi
* **Num&Lib** cotisation 50€
848
849
* **OpenStreetMap** cotisation 100€
850
851 834
**Décembre**
852
853 1181 florian.lassenay
* **Nothing to Hide** **facturer** et **charger** 1 an de préfixe IPv4 à 128€ et 1 an de transit à 240€, et une cotisation de 20€. mail à president@nothing2hide.org
854 1163 florian.lassenay
855
* **Loïc Prud'homme** envoyer à contact@loicprudhomme.fr - loic.prudhomme@assemblee-nationale.fr  & Tiphaine.Maurin@clb-an.fr -, la cotisation n'est pas à facturer donc 480€
856
857
* **Attitudes et Marques** Envoyer facture correspondant à l'échéancier annuel envoyé en début d'année.
858 1015 florian.lassenay
859 1037 youpi
## Lignes ADSL
860 834
861
* **Récupérer** les dernières factures sur https://vador.fdn.fr/adherents (Informations Administratives / Prélèvements), L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/FDN-<date>-xxxxxx.pdf  
862 1053 youpi
863 1034 youpi
* Si ça n'a pas déjà été fait pendant le rapprochement, virer le montant correspondant de FDN au crédit coopératif  
864 1041 youpi
* Vérifier que la balance du compte de fournisseur FDN retombe à 0 après leur dernière facture, sauf exceptions:
865 834
866 1041 youpi
* fin décembre 2020 (donc décembre compris):
867 1207 youpi
868 834
** -28.20 facturés en trop sur la ligne 0053 en février 2019, sera régularisé lors de la facturation FDN de janvier 2020
869 1200 youpi
** -21.83 facturés en trop sur la ligne 0053 en mars 2019, sera régularisé lors de la facturation FDN de janvier 2020
870 834
871
* donc au total -50.03
872
873 1205 youpi
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php
874 1015 florian.lassenay
875
* S'assurer que les lignes nouvelles ont bien leur date de début correct (voir sur https://vador.fdn.fr/adherents) et que le montant du premier prélèvement est correct sur collect.online  
876
877
* Cliquer sur les boutons charge (sauf pour les anciennes lignes et les lignes actuellement en construction, pour lesquelles il faut regarder le détail de ce qu'il y a à faire)
878
879
* cela va:
880
881
> * Virer la souscription adhérent.e depuis le compte de la ligne vers le produit Lignes ADSL (Abonnement ligne xxx mois année)  
882
> * Virer la souscription adhérent.e depuis l'adhérent.e possédant la ligne vers le compte de la ligne.  
883
> * Virer la souscription FDN depuis la charge Lignes ADSL vers le compte de la ligne  
884
> * Virer la souscription FDN depuis le compte de la ligne vers le fournisseur FDN
885
886 1123 youpi
Note: on prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) l'abonnement pour le mois M-1.
887
888 1015 florian.lassenay
### Contrats
889 834
890 1222 youpi
DONE: dolibarr 10 + php7
891 1015 florian.lassenay
892 1172 youpi
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/contrats.php  
893 1142 youpi
* Cliquer sur les boutons charge des contrats où l'échéance est passée (elle est écrite en rouge). Cela va virer la souscription depuis le compte de l'adhérent.e vers le compte de produit correspondant.
894 1015 florian.lassenay
895 1123 youpi
Note: 
896
897
- Pour les VPN (on compte au prorata du mois utilisé), on prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) l'abonnement pour le mois M-1.
898 1127 youpi
- Pour les VM et hébergement (on compte par mois entier), on prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) l'abonnement pour le mois M.
899 1123 youpi
900 1015 florian.lassenay
### Adhésions
901
902 1225 youpi
DONE: tester dolibarr 10 + php7
903 1173 youpi
904 1142 youpi
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/cotisations.php
905 834
* pour chaque adhérent.e apparaissant dans la liste (qui sont ceux avec cotisation en retard):
906 1015 florian.lassenay
907
* S'il y a un RIB, on va prélever nous-même, donc cliquer sur le bouton charge, ce qui
908
909
> * Vire la cotisation annuelle ou mensuelle depuis l'adhérent.e vers le produit Cotisations.  
910
> * Ajoute la cotisation dans l'adhérent.e.
911
912
* S'il n'y a pas de RIB, on ne sait pas s'il y a lieu d'établir une cotisation, donc cliquer sur le bouton Rappel pour envoyer un mail à l'adhérent.e. Attention: si l'adresse e-mail est en @aquilenet.fr, il faut vérifier si l'adhérent.e relève bien ses mails, et sinon, lui envoyer un courrier papier.  
913
914
* Résilier les retardataires répétés.
915 1123 youpi
916
Note: On prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) les adhésions dont l'anniversaire est tombé pendant le mois M.
917 1066 youpi
918 1015 florian.lassenay
### Prélèvements & **injection dans dolibarr**
919
920 1226 youpi
DONE: tester dolibarr 10 + php7
921 1175 youpi
922 1142 youpi
* Aller sur collect.online  
923 1015 florian.lassenay
* Dans Echéances, faire sortir les échéances **du 10 du mois courant au 10 du mois suivant** (i.e. les prochaines échéances qui vont être prélevées, qu'on n'a pas encore injectées), cliquer sur Exporter . Attendre quelques secondes, le fichier devrait apparaitre dans la liste obtenue avec "Vos demandes d'export". Attention à bien prendre le bon fichier :) a priori le plus récent est en haut.
924 834
* Tester le résultat des prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/test_prelevements.php  
925 1015 florian.lassenay
* Vérifier que ça retombe bien à zéro sinon identifier les raisons
926 834
927
> * C'est un prélèvements dans collect.online à corriger (le corriger)
928
> * Une erreur existe dans dolibarr (montant d'abonnement, cotisation, sens de paiement ...)
929 1015 florian.lassenay
> * Situation temporaire (avance ou retard de paiement), dans ce cas documenter dans le champ commentaires de la fiche de compte dolibarr, en précisant la date de régulation prévue. Faire éventuellement un mail à l'adhérent si une action de sa part est requise.
930 1054 youpi
931 1015 florian.lassenay
* **Refaire** un nouvel export, le re-télécharger et refaire le test d'import.
932 1054 youpi
* Injecter vraiment les prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/import_prelevements.php  
933 834
* Vérifier dans l'ensemble des comptes que les adhérent.e.s sont bien retombés à 0. Quand ce n'est pas le cas, modifier le champ Commentaire du compte bancaire correspondant pour noter pourquoi.
934 1055 youpi
935 1054 youpi
**Vérification**
936 1142 youpi
937 1222 youpi
TODO: tester dolibarr 10 + php7
938 834
939
> * Vérifier les balances des comptes d'adhérent.e.s, de fournisseurs, et de clients.
940
> * Encaisser (les envoyer par courrier & ajouter dolibarr) les chèques qui restent en mettant le numéro de remise dans le virement
941
> * Lancer les rappels de prélèvements depuis https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/rappel_prelevements.php (ça prend du temps car le script met à jour les clés gpg)
942
> * En janvier, faire la compta annuelle