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Compta » Historique » Version 1248

youpi, 09/08/2020 20:50

1 877 youpi
# Compta
2 834
3 877 youpi
## Liens rapides dans cette page
4 834
5 878 youpi
  - [Facture fournisseur](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Facture)  
6 1013 pizzacoca
  - [Compta mensuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Compta-mensuelle)  
7 1014 pizzacoca
  - [Compta annuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Compta-annuelle)  
8 878 youpi
  - [Nouvel.le adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-adh%C3%A9rente)  
9
  - [Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-cl%C3%A9-PGP-dune-adh%C3%A9rente)  
10
  - [Nouveau mandat](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-mandat)  
11
  - [Nouvelle ligne ADSL](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-ligne-ADSL)  
12
  - [Migration Ligne ADSL à Liazo](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Migration-ligne-ADSL-%C3%A0-Liazo)  
13 1134 youpi
  - [Déménagement ligne ADSL / Augmentation de débit](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#D%C3%A9m%C3%A9nagement-ligne-ADSL-augmentation-de-d%C3%A9bit)
14 878 youpi
  - [Réception de cotisation](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9ception-de-cotisation)  
15
  - [Encaisser un chèque](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Encaisser-un-ch%C3%A8que)  
16
  - [Résilier une ligne ADSL](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-une-ligne-ADSL)  
17
  - [Nouveau VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-VPN)  
18
  - [Ajouter une IP fixe à un VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-une-autre-IP-fixe-%C3%A0-un-VPN)  
19
  - [Résilier un VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-VPN)  
20 1182 youpi
  - [Résilier un.e adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-une-adh%C3%A9rente)  
21 878 youpi
  - [Ajouter de l'espace disque cloud](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-de-lespace-disque-owncloud)  
22
  - [Ajouter du disque local pour une VM](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-local-pour-une-VM)  
23
  - [Ajouter du disque NFS pour une VM](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-NFS-pour-une-VM)  
24
  - [Supprimer du disque](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Supprimer-du-disque-cloud-local-ou-NFS)  
25 880 youpi
  - [Renommer quelqu'un](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Renommer-quelquun)
26 878 youpi
27 834
## autres liens
28
29 879 youpi
  - [TODO list mensuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Todolist_mensuelle)  
30
  - [[compta\_boiteaidées|TODO list un jour]]  
31
  - [La compta publique](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php)  
32
  - [La preuve par neuf de la compta](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/check.php)  
33
  - [La liste des pages dolibarr aux petits ognons pour nous](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet)  
34
  - [La compta adhérent](https://adherents.aquilenet.fr/compta.php)  
35
  - [le cloud](https://cloud.aquilenet.fr/index.php/apps/files/?dir=/Shared/Aquilenet-administration/Compta/adhesions)  
36
  - [coopanet](http://www.coopanet.coop) , Code utilisateur E145498P  
37
  - [collect online](http://collect.online)  
38 834
  - [[dolibarr]]  
39 879 youpi
  - Il y a aussi un [bac à sable dolibarr](https://dolibarr2.aquilenet.fr/)
40 1229 youpi
  - [création de factures sous dolibarr10](https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Manuel_factures_dolibarr)
41
  - ~~[[appli_generation_factures|Application django de génération des factures]]~~
42 951 youpi
  - les infos publiques envoyées à db.ffdn.org: (http://dolibarr.aquilenet.fr/isp.json)
43 952 youpi
  - les autres infos: (http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/infosplus.php)
44 877 youpi
45 834
## Doc
46 877 youpi
47
**Tout se passe sur dolibarr**
48 834
49 949 youpi
juste pour info, [Installation d'un nouveau dolibarr](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Installation_dolibarr) , et la liste des dépôts où on stocke nos scripts (référencée aussi sur https://www.ffdn.org/wiki/doku.php?id=formations:compta#travaux_de_la_fede)
50 950 youpi
    * http://git.aquilenet.fr/tools.git             scripts web pour générer des formulaires d'inscription , installé sur gaia:/srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin
51 1224 youpi
    * http://git.aquilenet.fr/tools-dolibarr.git    scripts dolibarr pour valider une inscription et les scripts de compta , installé sur cresus:/usr/share/dolibarr/scripts/aquilenet
52
    * http://git.aquilenet.fr/htdocs-dolibarr.git   pour gérer les lignes ADSL de manière sympa dans Dolibarr , installé sur cresus:/usr/share/dolibarr/htdocs/aquilenet
53
    * http://git.aquilenet.fr/adherents.git         pour l'espace adhérents, en dolibarr aussi, installé sur cresus:/srv/adherents
54 834
55
Les mails sont envoyés à tresorier@aquilenet.fr qui est un alias pour la liste tresorier@listes.aquilenet.fr qu'on peut gérer sur https://listes.aquilenet.fr/sympa/admin/tresorier
56 877 youpi
57
Ancien svn, n'est plus utilisé désormais  
58 834
svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/factures-fournisseurs  
59
svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/adhesions
60
61
Il est sans doute utile d'aller consulter d'abord la doc de FDN: https://wiki-adh.fdn.fr/wiki/documentation:notions_de_comptabilite pour comprendre les principes des comptes comptables. Il y a aussi eu un exposé à l'AG 2015 de la FFDN: http://www.aquilenet.fr/docs/compta.pdf
62
63
Voici ci-dessous le plan comptable. Quand on ajoute ou modifie une entrée, il faut penser à mettre à jour (TODO: factoriser dans aquilenet.lib.php):
64 877 youpi
65 834
* le numéro de Réf. du compte en question bien sûr  
66 877 youpi
67
* dans compte\_adherent() dans aquilenet.lib.php  
68
* dans soldes\_accounts(), et tout en bas, dans compta-asso.php  
69
* dans aquilenet.lib.php  
70 834
* dans dolibarr.php
71 877 youpi
72 834
* 05... : Compte de la ligne ADSL 05... Ne fait pas vraiment partie du plan comptable, on ne fait que faire passer les virements par ce compte pour y rassembler tout ce qui concerne une ligne ADSL donnée.  
73 877 youpi
74
* 12000000 : Compte de bilan  
75
* 1200xxxx : Compte d'exercice de l'année xxxx  
76
* 40100001 : Fournisseur Online.net  
77
* 40100002 : Fournisseur Bookmyname  
78
* 40100003 : Fournisseur divers  
79
* 40100004 : Fournisseur FDN  
80
* 40100005 : Fournisseur Syntis  
81
* 40100006 : Fournisseur Kazar  
82
* 40100007 : Fournisseur Cogent  
83
* 40100008 : Fournisseur Anteor  
84
* 40100009 : Fournisseur Orange  
85
* 40100010 : Fournisseur RIPE  
86
* 40100011 : Fournisseur OVH  
87 1244 youpi
* 40100012 : Fournisseur Fullsave
88 877 youpi
* 41100xyz : Compte de l'adhérent.e xyz  
89
* 41101000 : Donateur divers  
90
* 41101001 : Clients divers  
91
* 41102xyz : Compte du client xyz  
92
* 51120000 : Remise de chèque  
93
* 51190000 : Prélèvements  
94
* 51200001 : Crédit coopératif  
95
* 53140000 : Caisse  
96
* 60000000 : Charge Lignes ADSL  
97
* 60400001 : Charge dedibox  
98
* 60400002 : Charge nom de domaine  
99
* 60400003 : Charge hébergement  
100
* 60400004 : Charge IP  
101
* 60400005 : Charge transit  
102
* 60630000 : Charge matériel petit équipement  
103
* 21830000 : Charge matériel informatique  
104
* 60700000 : Charge marchandise goodies  
105
* 60700001 : Charge marchandise briques  
106
* 61100000 : Charge installation  
107
* 61600000 : Charge assurance  
108
* 62310000 : Charge annonces et insertions  
109
* 62360000 : Charge stickers  
110
* 62610000 : Charge timbres et frais postaux  
111
* 62620000 : Charge livraison  
112
* 62700000 : Charge service bancaire  
113
* 62800000 : Charge Diverses  
114
* 63500000 : Charge taxe achat étranger  
115
* 70400000 : Produit installation  
116
* 70600000 : Produit lignes ADSL  
117
* 70600001 : Produit VPN  
118
* 70700000 : Produit marchandise goodies  
119
* 70700001 : Produit marchandise briques  
120
* 70830000 : Produit hébergement  
121
* 70830001 : Produit transit  
122
* 70830002 : Produit stockage  
123
* 70830003 : Produit IP  
124
* 74000000 : Produit cotisations  
125
* 76000000 : Produit parts CC  
126 834
* 77000000 : Produit Dons
127 877 youpi
128 1002 pizzacoca
**En résumé**
129 877 youpi
130 834
  - Pour les comptes en banque et tiers (adhérent.e.s, fournisseurs), c'est négatif quand on leur a donné de l'avance de sous, et c'est positif quand on leur en doit (i.e. on est du côté "banquier" \!) Ainsi:
131 877 youpi
132 834
* C'est donc normal que les comptes en banque soient négatif, au contraire: c'est la banque qui nous doit des sous :) C'est exactement l'opposé de ce qui apparaît dans le compte chez la banque.  
133 877 youpi
134
* Si un.e adhérent.e est strictement négatif, il nous doit des sous, il faut lui prélever.  
135
* Si un.e adhérent.e est strictement positif, c'est qu'il a payé des trucs pour l'asso. Soit on lui rembourse, soit on ne lui prélève pas quelques mois.  
136
* Si un fournisseur est strictement positif, c'est qu'on lui doit des sous, il reste une facture impayée.  
137 872 pizzacoca
* Si un fournisseur est strictement négatif, c'est qu'on lui a donné trop de sous \! Il faut régulariser.
138 877 youpi
139
  - Pour les comptes de charge et de produit, c'est plus habituel:
140
141
* Une charge, c'est des sous en moins qui vont alimenter un fournisseur  
142
143
* Un produit, c'est des sous en plus qui viennent d'adhérent.e.s.
144
145
  - Pour les comptes en banque, on doit faire le "rapprochement" avec le relevé de compte. **Attention**, rapprocher rend l'écriture inchangeable. Il ne faut donc rapprocher qu'avec le relevé de compte confirmant l'opération sous les yeux.
146 834
147
Par exemple, voici pour un don et pour un paiement de facture:
148 877 youpi
149 1003 pizzacoca
**Don**
150 834
151
Par un.e adhérent.e
152 877 youpi
153
  - On vire le montant depuis son compte vers le compte produit don.Il nous doit donc maintenant des sous.
154
  - Le virement ou prélèvement est ordonné, on vire le montant depuis le
155
  - compte bancaire vers le compte de l'adhérent.e. Il ne nous doit plus de sous.
156 834
  - Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
157 877 youpi
158 864 pizzacoca
Si c'est une personne qu'on ne reverra pas souvent, on peut utiliser le  
159 834
compte "Donateur divers" à la place du compte d'un compte d'adhérent.e.
160
161 877 youpi
**Facture de fournisseur**
162 1004 pizzacoca
163 864 pizzacoca
Un fournisseur nous envoie une facture pour un service
164 834
165 877 youpi
* On vire chaque élément de la facture depuis le compte de charge correspondant vers le compte de fournisseur. On lui doit donc des sous
166 989 pizzacoca
167
* Lorsque l'on paie la facture, on vire le montant depuis le compte fournisseur vers le compte bancaire. On ne lui doit plus de sous.
168
169
* Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
170
171
* Lors d'un virement fait à un fournisseur on indique le numéro de facture (numéro invoice pour cogent par exemple)correspondant dans les trois champs 
172
173
> * motif du virement
174
> * Référence de l'opération
175
> * Référence de bout en bout
176
177
* Contacts Facturation Cogent : N° +33 (0) 1 49 03 18 00 billingeu@cogentco.com
178
179 877 youpi
## Nouvel.le adhérent.e
180 834
181
Sur réception d'une demande d'adhésion
182 870 pizzacoca
183 1227 youpi
DONE: dolibarr 10 + php 7 avec VPN
184 1142 youpi
185 877 youpi
  - Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.
186
  - Corriger éventuellement des typos ou ajouts à la main sur le formulaire (majuscules, type d'adherent, numero de tel, adresse mail)
187 1223 youpi
  - Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvel_adherent.php, cela crée l'adhérent.e dans dolibarr, et du coup aussi dans LDAP, et donc une adresse mail etc., ainsi qu'un compte de compta tiers pour lui, ça l'inscrit à asso@listes.aquilenet.fr, et ça lui maile une bienvenue. Note débuggage: si le script se vautre, la fiche LDAP est quand même créée, il faut la supprimer avec un coup de `ldapdelete -H ldaps://ldap.aquilenet.fr -x -W -D uid=dolibarr,dc=aquilenet,dc=fr "cn=Jeannot Lapin,ou=members,dc=aquilenet,dc=fr"`
188 1109 pizzacoca
189
>  - S'il y a une commande de VPN, ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
190 834
  - * Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main: aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe. Utiliser `mkpasswd -m sha-512` pour le crypter, et alors la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."
191 1109 pizzacoca
192
>  -  * Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
193
194 877 youpi
  - Dans les comptes, virer depuis son compte d'adhérent.e vers le "produit cotisations" le droit d'entrée ou la cotisation, titre "Cotisation Machin Truc 2011"
195
  - Dans sa fiche dolibarr adhérent.e, ajouter l'adhésion dans l'onglet adhésions
196 973 youpi
  - puis, selon le mode de règlement, avec la date du jour:
197 877 youpi
198 973 youpi
* Si c'est un chèque, virer depuis le compte de remises vers son compte
199 877 youpi
200
* Si c'est en liquide, virer depuis la caisse vers son compte  
201
* Si c'est un virement, virer depuis le compte bancaire vers son compte (et rapprocher plus tard)  
202 834
* Si c'est un prélèvement, voir ci-dessous.
203 877 youpi
204 870 pizzacoca
  - Si l'adresse e-mail n'a pas été précisée, envoyer une lettre de bienvenue papier. Voir le courrier type dans le cloud dans adhesions
205 877 youpi
206 834
  - S'il y a un mandat
207 877 youpi
208 834
* Archiver le mandat original.  
209 877 youpi
210 1111 pizzacoca
* Aller sur http://www.collect.online/ Ajouter l'adhérent.e dans la partie prélèvement, On utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
211 877 youpi
212 1106 youpi
* Si c'est juste une adhésion ou un abonnement VPN, faire un prélèvement régulier annuel ou mensuel (note: on commence à prélever le vpn à la fin du mois suivant le premier mois de service vpn)
213 877 youpi
214 834
* Si c'est un abonnement ADSL, on crée l'échéancier plus tard, une fois la ligne effectivement construite.
215 877 youpi
216 834
  - S'il y a une souscription à une ligne ADSL
217 877 youpi
218 834
* Toute la compta est faite automatiquement par le script, il y a juste à archiver la demande dans le cloud  
219 877 youpi
220
* [Vérifier l'éligibilité de la ligne](https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi) et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total  
221
* Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter *toutes* les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.  
222 1132 youpi
* Envoyer un aimable mail de confirmation à services at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr avec support at aquilenet.fr en copie, pour permettre d'identifier la ligne ne pas oublier de préciser qu'il vient d'"aquilenet", donner le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent.
223 877 youpi
224 1126 youpi
* Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP, noter IPv4, préfixe IPv6, login et mot de passe (lisibles aussi sur https://vador.fdn.fr/adherents) dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne, et forwarder le mail à l'abonné en corrigeant un peu.  
225 877 youpi
226 834
* Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
227 877 youpi
228 834
* Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence  
229 877 youpi
230
* Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone  
231 834
* Quand l'ouverture de ligne est effective,
232 877 youpi
233 885 youpi
* * forwarder le mail à l'abonné  
234
* * aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,  
235 834
* * créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec un premier prélèvement manuel correspondant aux FAS + mois partiel, et le prélèvement automatique mensuel.  
236
* * Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:
237 885 youpi
238
* La référence et le libellé du compte de compta  
239 877 youpi
240 834
* Dans la Note de l'adhérent.e
241 877 youpi
242 834
  - S'il y a une commande de VPN,
243 877 youpi
244 834
* Vérifier le tarif du contrat vpn sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php
245 877 youpi
246 1039 youpi
* Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
247
248 834
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0  
249
ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1  
250 877 youpi
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
251
252
où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers).
253 834
254 877 youpi
  - Archiver le tout: scanner tous les documents, ajouter au cloud, dans adhesions
255 852 youpi
256 877 youpi
  - FIXME: broken, Sur l'atelier, ajouter l'adhérent.e en tant que participant au projet aquilenet.
257 834
258 877 youpi
## Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e
259 1104 youpi
260 1222 youpi
TODO: dolibarr 10 + php7
261
262 1224 youpi
  - Sur cresus, lancer la récupération de la clé à partir du fingerprint:
263 907 youpi
264 877 youpi
sudo -u www-data gpg --keyserver pgp.mit.edu --homedir /srv/adherents/.gnupg/ --recv-key XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
265 944 youpi
266 877 youpi
  - Retrouver l'adhérent dans Dolibarr, suivre le "lien tiers Dolibarr", aller dans la fiche, la modifier, découper le fingerprint complet de la clé GPG en 4 paquets de 10 chiffres hexa, les mettre dans les cases Id professionnel 1 à 4.
267 907 youpi
268 877 youpi
## Nouveau mandat
269
270 837 youpi
Sur mandat arrivé après la demande d'adhésion ou mise à jour,
271 877 youpi
272 834
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , pour pouvoir faire un copier/coller des numéros iban et bic  
273 877 youpi
274 1232 youpi
DONE dolibarr 10 + php7
275 1167 youpi
276 877 youpi
* Copier/coller dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouveau_mandat.php  
277
* Archiver le mandat.  
278
* Si c'est juste un changement de compte, dans collect.online, modifier juste dans le débiteur le numéro de compte.  
279
* Si c'est un nouveau service pour un débiteur existant, avec le même compte, dans collect.online, ajouter l'échéancier.  
280 834
* Si c'est un nouveau débiteur, ajouter l'adhérent.e dans collect.online, on utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
281 877 youpi
282
## Nouvelle ligne ADSL
283 834
284 1116 pizzacoca
> Penser à s'inscrire à la mailing list support@aquilenet.fr pour le suivi de l'ouverture.
285
286 1113 pizzacoca
**Souscription**  
287 1114 pizzacoca
> Sur souscription de ligne ADSL pour une adhésion existante.
288 877 youpi
289 834
**TODO** Décrire la procédure dans le cas d'un numéro VOISIN.
290 877 youpi
291 1169 youpi
* [Vérifier l'éligibilité de la ligne](https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi) et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total, cela permet notamment de savoir si c'est un numéro actif ou inactif.  
292 1142 youpi
293 877 youpi
* Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter *toutes* les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.  
294 1132 youpi
* Envoyer un mail de confirmation à services at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr avec comme informations dans le corps "aquilenet", le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent. Ce n'est pas un traitement automatique, rédiger le mail correctement.  
295 877 youpi
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.  
296 1112 pizzacoca
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste adsl@, et ajoute l'éventuel mandat  
297
* Ajouter, s'il.elle n'y est pas déjà, l'adhérent dans collect.online, la référence d'adhérent est lisible en allant cherche l'adhérent dans la partie adhérents de dolibarr.  
298 834
* Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
299
300 1113 pizzacoca
**Confirmation**
301
> Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP :
302 834
303 1117 pizzacoca
* Dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne noter :
304
  * IPv4
305
  * préfixe IPv6
306
  * login 
307 1126 youpi
  * mot de passe (lisibles aussi sur https://vador.fdn.fr/adherents) 
308 1117 pizzacoca
309
* Forwarder le mail à l'abonné (en écrivant en tant que support@aquilenet.fr) en corrigeant un peu.    
310 834
311 1113 pizzacoca
**Changement**
312
> Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
313 834
314 1113 pizzacoca
* Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence  
315 877 youpi
* Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone  
316
317 1113 pizzacoca
**Ouverture effective**
318
> Quand l'ouverture de ligne est effective
319
320
* forwarder le mail à l'abonné  
321
* aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,  
322
* créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant. Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour inclure les FAS + mois partiel.  
323
* modifier l'échéancier pour ajouter la cotisation annuelle s'il n'y en a pas déjà  
324
* Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:  
325
* La référence et le libellé du compte de compta  
326
* Dans le champ note de l'adhérent
327 840 youpi
328 834
Oui, c'est cracra de mettre le montant, il faudrait faire un lookup dans la base des tarifs (TODO). Pour l'instant c'est plus simple ainsi.
329
330
## Migration ligne ADSL à Liazo
331
332 877 youpi
Lorsqu'un adhérent demande à migrer sa ligne vers Liazo.
333 849 blagoi.iakov
334 877 youpi
La migration sera effective au début du bimestre suivant seulement (si on commande avant le 15 du deuxième mois du bimestre en cours, sinon c'est encore après).
335
336
* Dans l'espace adhérent chez FDN, retrouver la ligne, et cliquer sur "Changer le débit ou l'option"  
337
338 834
* Choisir l'option voulue: dégroupage total ou non.  
339 877 youpi
* Renommer le compte de compta de la ligne en "Reconstr Ligne 0123456789".  
340 834
* Corriger son option, du genre 80MLiazoOrange (pas de dégroupage) ou 80MLiazoOrangeNu (dégroupage total).  
341 877 youpi
* On reçoit régulièrement des mails pour la progression de la construction.
342
343 834
* Quand on reçoit le mail parlant du changement de login, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans le champ Commentaire de la ligne.  
344 877 youpi
345 834
* Si on reçoit un mail parlant du changement de numéro de téléphone, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans la ligne (à la fois la référence et le nom du compte) et dans la note de l'abonné  
346 877 youpi
* Une fois la construction faite, facturer les frais de migration à la fin du mois suivant.Modifier l'échéancier (l'adhérent.e sera prévenu par un script après avoir réalisé l'injection)
347 886 youpi
348 877 youpi
* Avant de faire la première facturation au nouveau tarif:
349 886 youpi
350 877 youpi
* * corriger les tarifs client/fournisseur  
351 886 youpi
352 877 youpi
* * Si c'est un dégroupage total, mettre à jour le numéro de la ligne
353 886 youpi
354 877 youpi
* * * Dans la référence et le libellé du compte de compta  
355 886 youpi
356 877 youpi
* * * Dans la Note de l'adhérent.e
357 886 youpi
358 877 youpi
* * Renommer le compte de compta en "Ligne 0123456789"  
359
360
* * corriger le montant de prélèvement sur collect.online
361
362 1133 youpi
## Déménagement ligne ADSL / augmentation de débit
363
364
Pour le déménagement d'une ligne ADSL, cela peut éventuellement intéresser l'abonné.e d'avoir une période de recouvrement, auquel cas on peut simplement lui faire ouvrir une nouvelle ligne puis fermer l'ancienne quand elle/il n'en a plus besoin. Mais cela veut aussi dire que le dernier mois (voire les deux derniers quand ça ne tombe pas à la fin d'un bimestre pour les lignes Nerim) de l'ancienne ligne est facturé entièrement.
365
366
On peut donc préférer demander un déménagement, c'est-à-dire reconstruire la ligne ailleurs.
367
368
C'est en fait la même procédure pour augmenter le débit: c'est une reconstruction de la ligne.
369
370
Dans tous les cas la reconstruction sera facturée.
371
372
Il faut en faire la demande à services at fdn dot fr en précisant le numéro de ligne et le nom de l'abonné.e, éventuellement la nouvelle adresse, et le nouveau débit (vérifier ce qui est possible avec le test d'éligibilité).
373
374
Une fois la reconstruction confirmée, facturer les frais TTC: charge ADSL -> ligne, ligne -> FDN, et adhérent -> ligne, ligne -> produit ADSL.
375
376 877 youpi
## Réception de cotisation
377
378
  - Dans le module adhérents
379
380
* retrouver l'adhérent.e dans la liste,  
381
382
* aller dans l'onglet adhésions/cotisations  
383
* ajouter l'adhésion: mettre comme fin un jour avant l'anniversaire suivant.
384
385
  - Répercuter l'adhésion dans la compta en virant depuis l'adhérent.e vers le produit cotisation
386 834
  - Encaisser le montant (chèque: voir ci-dessous, liquide: passer sur le compte d'un trésorier qui se fait prélever et qui encaissera le liquide)
387
388 877 youpi
## Encaisser un chèque
389
390
Pour éviter d'en envoyer tous les 36s du mois, plutôt que virer directement depuis le compte bancaire, on vire temporairement depuis un compte "Remises de chèques".
391 974 youpi
392 972 youpi
  - Vérifier l'ordre du chèque.
393 834
  - Signer le chèque au dos
394 877 youpi
  - Virer depuis le compte "Remises de chèques" vers le compte de l'adhérent.e, avec la date du jour. Ainsi on sait que l'adhérent.e a payé, mais il nous reste des chèques à encaisser, stockés sur une étagère.
395 1241 youpi
  - Lors du dépôt d'une remise des chèques qui se sont entassés, virer le montant total de la remise de chèques depuis le compte bancaire vers le compte de remises de chèque, avec le numéro de remise pour rapprocher facilement, et la date de la remise de chèques. Envoyer par courier à Agence de Bordeaux, 51 quai de Paludate, 33800 Bordeaux
396 877 youpi
  - Quand confirmé, rapprocher.
397
398
## Résilier une ligne ADSL
399
400
  - Charger sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/adsl.php les derniers mois complets
401 887 youpi
  - Renommer le compte de compta de la ligne en "Résiliation Ligne xxxx"
402 1132 youpi
  - La facturation chez Nerim est bimensuelle, donc il faut faire remonter la demande au services at fdn dot fr avant le 15 du deuxième mois du bimestre, pour éviter de payer un autre bimestre pour l'ADSL. Il vaut mieux faire remonter le plus tôt possible pour éviter de payer la partie transit de FDN.
403
  - mailer donc services arobase fdn point fr en donnant simplement le numéro de ligne et le nom de l'adhérent.e pour vérification, avec la date de résiliation souhaitée.
404 928 youpi
  - Lorsque la compta FDN est faite pour le dernier mois (qui comporte éventuellement une partie abonnée et une partie relicat facturée à prix coûtant), faire la compta pour la ligne à la main (TODO: automatiser):
405 940 pizzacoca
406
*****
407 930 youpi
408 936 youpi
### Facture mois plein
409 834
410 940 pizzacoca
* Pour les mois avant le mois où la résiliation est effective (donc les mois où le service a été permanent)
411
* * Utiliser le lien "charge" pour charger ces mois entiers. Il faut enlever temporairement le mot "Résiliation " pour que le script accepte de faire la charge automatiquement.
412 930 youpi
413 927 youpi
### Facture du mois de résiliation
414
415
* Pour le mois pendant lequel la résiliation a lieu (donc le mois où le service est donc partiel)
416
* * On ne veut prendre de marge que sur la période où il y a effectivement eu un service. Il faut donc compter combien cela fait:
417 940 pizzacoca
* * * notre marge: (tarif Aquilenet - tarif FDN) \* prorata du mois abonné)
418 834
* * Et y ajouter ce que FDN nous a fait payer
419 940 pizzacoca
* * Facturer cela
420 927 youpi
421 930 youpi
### Facture des mois post résiliation
422 927 youpi
423 928 youpi
* Pour les mois après le mois où la résiliation a été effective (donc le mois où il n'y a aucun service)
424 929 youpi
* * Facturer juste ce que FDN nous a fait payer
425 927 youpi
426
*****
427
428
* Pour facturer:
429
* * Virer ce montant de la ligne ADSL vers le produit ADSL  
430 931 youpi
* * Virer ce montant de l'adhérent.e vers la ligne ADSL  
431 877 youpi
* * Virer le montant FDN de la charge ADSL vers la ligne ADSL  
432 933 youpi
* * Virer le montant FDN de la ligne ADSL vers le fournisseur FDN.  
433 877 youpi
* Établir le prélèvement des derniers mois à la main sur collect.online.  
434 1107 youpi
* S'il n'a plus d'abonnement, supprimer le numéro de compte dans la fiche tiers de l'adhérent  
435 946 youpi
* Renommer le libellé du compte de la ligne en "Ancienne Ligne xxxx"  
436 947 youpi
* Ajouter à la fin de la Ref. du compte de compta de la ligne ".0" (ou plus), et mettre à jour la référence dans la Note de l'adhérent.e (c'est pour le cas où un autre adhérent reprendrait cette même ligne, pour que ça soit vraiment un autre abonnement).
437 877 youpi
* Une fois la dernière échéance passée, désactiver l'échéancier chez collect.online : modifier l'échéancier pour bloquer tous les mois (vraiment le modifier pour bloquer des mois entiers, pas juste bloquer des échéances précises), ce qui nous permet d'éventuellement pouvoir reprendre des prélèvements facilement si l'adhérent.e veut reprendre un abonnement.
438 1160 youpi
* S'il n'a plus d'abonnement, désabonner de la liste adsl@
439 834
440
## Nouveau VPN
441 877 youpi
442 834
Sur souscription de VPN pour un.e adhérent.e existant.
443
444 942 youpi
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.  
445 1097 pizzacoca
446 1222 youpi
TODO: dolibarr 10 + php7
447 1142 youpi
448 1097 pizzacoca
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste vpn`, et ajoute l'éventuel mandat: TODO: vérifier que le numéro de compte se retrouve bien enregistré, dans le tiers correspondant à l'adhérent.e, dans sa fiche.
449
  * ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
450
  * Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main :
451
452 1105 pizzacoca
> Retrouver le mot de passe dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe.
453
454 1097 pizzacoca
> ~~~
455
 # On crypte le mot de passe :
456 1243 youpi
 mkpasswd -m SHA-512
457
 Mot de passe :
458 942 youpi
> ~~~
459 877 youpi
460 1040 youpi
la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."  
461 877 youpi
  * Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
462
463
* Vérifier le tarif du contrat sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php
464 834
* Ajouter, s'il n'y est pas déjà, l'adhérent.e dans collect.online, la référence d'adhérent.e est lisible en allant cherche l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.  
465 1125 youpi
* créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant (on prélève à la fin du mois M / début du mois M+1 l'abonnement VPN pour le mois M-1). Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour le premier mois partiel.  
466 834
* corriger les prélèvements anniversaire pour y ajouter la cotisation.  
467 877 youpi
* Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
468
469
* Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
470 834
471 1208 youpi
> ~~~
472 877 youpi
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0  
473 834
ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1  
474 877 youpi
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
475 1208 youpi
> ~~~
476 834
477 877 youpi
où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers). Éventuellement il y a déjà un fichier `disponible.pour.ip.fixe` qui vient d'un précédent désabonnement.
478
479 1210 youpi
Et créer un contrat pour une IP fixe, pour la facturer.
480
481 834
## Ajouter une autre IP fixe à un VPN
482 877 youpi
483
* Si l'adhérent veut une 2e IP fixe, il suffit d'ajouter la route dans son /etc/openvpn/ccd sur  
484 834
iris et demeter:
485 877 youpi
486 1209 youpi
> ~~~
487 834
iroute 185.233.101.m 255.255.255.255  
488 877 youpi
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:m::/64
489 1209 youpi
> ~~~
490 834
491 1211 youpi
Et créer un contrat pour une IP fixe, pour la facturer.
492
493 877 youpi
## Résilier un VPN
494
495
* Sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php repérer le contrat  
496
497
* Charger éventuellement le dernier mois  
498
* Cliquer sur le contrat (2e colonne)  
499 1230 youpi
* Cliquer sur le bouton Cloturer tous les services
500 877 youpi
* Désactiver le login sur iris et demeter dans /etc/openvpn/password en mettant juste un \# en tête de ligne.  
501
* Renommer l'éventuel fichier dans ccd/ en disponible.pour.ip.fixe.xxx pour libérer l'IP  
502
* Désabonner de la liste vpn@
503
504 1231 youpi
## Résilier un mandat
505
506
Quand on désactive un prélèvement, il faut prévenir dolibarr qu'on ne prélève plus automatiquement la cotisation:
507
508
* Aller dans le module "tiers"
509
* Dans la liste des Tiers, retrouver l'adhérent.e
510
* Aller dans l'onglet Informations de paiement
511
* Supprimer l'info de compte bancaire
512
513 1129 youpi
## Résilier un.e adhérent.e
514 877 youpi
515 1103 pizzacoca
* Dans la liste dans le module Adhérents, cliquer sur la croix rouge pour résilier.  
516 1099 pizzacoca
517 1103 pizzacoca
* Désinscrire de la [liste asso](https://listes.aquilenet.fr/sympa/review/asso)  
518 834
519 1129 youpi
* Désactiver le compte ldap en changeant le mot de passe dans sa fiche adhérent.e dolibarr pour qu'ille ne puisse plus se logguer. 
520 1103 pizzacoca
521
> dans le cas d'une demande de suppression totale des mails, aller sur hera
522
523
~~~
524
  sudo su
525
  cd /srv/vmail/aquilenet.fr/
526 834
  rm -fr prenom.nom
527 1103 pizzacoca
~~~
528
529
> Pour les plus joueurs
530
531
~~~
532 877 youpi
sudo cd rm /srv/vmail/aquilenet.fr/prenom.nom -fr
533 1103 pizzacoca
~~~
534 877 youpi
535
* Supprimer les comptes utilisateurs autres.  
536 834
537
* Enlever les permissions dans l'atelier.
538 877 youpi
539
## Ajouter de l'espace disque owncloud
540
541
TODO: automatiser la partie dolibarr
542
543
  - se logguer sur nextcloud avec son compte habituel (qui est dans le groupe admin, pour le vérifier aller dans paramètres et vérifier le(s) groupe(s))
544
  - Dans le menu en haut à droite, choisir Utilisateurs
545
  - retrouver l'utilisateur dans la liste
546
  - changer son quota
547
  - noter son uuid
548
  - sur sayanet, dans /home/aquilenet-backup/BackItUp/BackItUp.conf, ajouter l'uuid à la liste\_exclusions
549 1115 youpi
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php s'il avait déjà un contrat,
550
    - si oui il suffit de l'augmenter,
551
    - si non il faut en créer un nouveau. dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-owncloud", choisir la quantité en Go/an, ajouter, modifier éventuellement le tarif
552 877 youpi
  - valider
553 922 youpi
  - modifier le statut du service en l'activant avec comme date de terminaison 2099
554
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
555
  - établir le prélèvement automatique sur collect.online
556
557
## Ajouter une facturation de VM ou serveur à prix libre
558
559
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "heb-mezza" ou VM, mettre 1 unité.
560 1179 youpi
  - changer le prix unitaire pour mettre le prix libre (par mois !)
561 922 youpi
  - valider le contrat
562 834
  - activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
563
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
564 1024 youpi
  - Créer la VM ou installer le serveur
565 877 youpi
566
## Ajouter du disque local pour une VM
567
568 1177 youpi
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat", mettre pour la ref le nom de la VM, et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-local", choisir la quantité en Go/an, changer éventuellement le tarif.
569 877 youpi
  - valider le contrat
570 1135 youpi
  - modifier l'état du service dans le contrat pour le passer en actif avec comme date de terminaison 2099
571 877 youpi
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
572 1025 youpi
  - Créer la VM
573 877 youpi
574
## Ajouter du disque NFS pour une VM
575
576 1178 youpi
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat", mettre pour la ref le nom de la VM + "NFS", et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-NFS", choisir la quantité en Go/an, changer éventuellement le tarif.
577 877 youpi
  - valider le contrat
578 1136 youpi
  - modifier l'état du service dans le contrat pour le passer en actif avec comme date de terminaison 2099
579 877 youpi
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
580
  - Voir https://atelier.aquilenet.fr/projects/infrastructure/wiki/NFS pour la création du volume, et mettre le quota.
581
582 834
## Supprimer du disque cloud, local ou NFS
583 877 youpi
584 834
  - [dans dolibarr](http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php) retrouver le contrat correspondant à la VM, cliquer sur le numéro de contrat.
585 877 youpi
  - Cliquer sur l'icône modifier à droite de "Statut du service", mettre la date de fin de service et cliquer sur Clôturer
586 834
  - Faire l'action adminsys correspondante.
587 877 youpi
588 834
## Et sourtout
589
590
Pour vérifier qu'il n'y a pas d'erreur, regarder la somme des soldes tout en bas de [la compta publique](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php), ça doit retomber à zéro.
591 877 youpi
592
## Supprimer un essai
593
594 834
On n'efface pas ce qui a existé réellement, mais on peut avoir besoin de supprimer un test.
595 877 youpi
596 834
  - Supprimer l'adhérent.e
597 877 youpi
  - Dans compta/tréso, Clients, choisir le client, regarder la fiche, supprimer
598 834
  - Supprimer le compte de compta
599 877 youpi
600 834
## Modifier les tarifs
601 877 youpi
602
  - Modifier dans sous.ods dans les recettes des produits.
603 834
604 877 youpi
* Dans gaia, /srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin, modifier eligibilite.cgi  
605
606 834
* Dans dolibarr, Services, modifier le/les services concernés  
607 877 youpi
* Dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/ , aller voir les lignes concernées, modifier le champ commentaire.
608
609 834
  - Dans les formulaires, modifier adsl-tail.inc, recompiler, commiter, svn up dans /srv/si/formulaires, copier adsl\*.pdf dans /srv/www/aquilenet.fr/docs/
610
  - Sur le site web, modifier http://www.aquilenet.fr/node/8
611 877 youpi
612
## Renommer quelqu'un
613
614
C'est galère et technique, mais pas impossible. Il faut (au moins, difficile d'être sûr qu'on n'ait rien oublié)
615
616
  - Dans sa fiche adhérent, changer nom/prénom, login, email
617
  - Sur hera, dans /home/vmail/aquilenet.fr, renommer le répertoire
618 834
  - Dans la fiche tiers dolibarr, change nom/prénom
619 953 youpi
  - Renommer son compte de compta, voire les écritures
620
  - Dans la liste des contrats, renommer au besoin (eh non dolibarr n'a pas l'air d'avoir d'interface pour ça, il faut le faire à la main en SQL...)
621
  - Renommer son accès vpn
622
  - Supprimer l'ancien utilisateur dans l'atelier
623
624
## Ajouter un type de service
625
626
Dans le module service, cliquer sur Nouveau service.
627
628
Peu importe la référence et libellé du service.
629
630
Bien mettre la durée: 1 année ou 1 mois.
631 1015 pizzacoca
632 1017 pizzacoca
Mettre le prix en TTC et mettre la TVA à 0%
633
634
Dans le script aquilenets/contrats.php, ajouter dans le switch pour choisir le compte de produit à créditer.
635 834
636 1017 pizzacoca
# Compta annuelle
637
638 1042 youpi
Faire le bilan d'exercice:
639 1017 pizzacoca
640 1045 youpi
  - Créer un compte de référence 120020xx, de libellé "Exercice 20xx", de type "Compte bancaire épargne/placement", puis le modifier pour désactiver la fonction de rapprochement.
641 1043 youpi
  - Vérifier que les fournisseurs sont à 0, corriger le cas échéant, sinon on les passera en passifs ou actifs
642 1214 youpi
  - Vider chaque compte produit et charge vers ce compte, à l'aide de virements "Exercice 20xx Produit/Charge truc". Cela remet donc à zéro tous les comptes de produit et charge.
643 1216 youpi
  - En faire un bilan d'exercice dans sous.ods dans une nouvelle feuille "20xx": copier la feuille de l'année d'avant, corriger les montants des charges et produits
644 1017 pizzacoca
  - Virer l'exercice sur le compte "Bilan", avec l'intitulé "Exercice 20xx" . Le compte d'exercice 20xx est donc tombé à zéro.
645
646
Faire le bilan comptable (inverser tous les signes pour que ce soit plus intuitif à comprendre) dans sous.ods, en utilisant notamment le résumé de la page https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/bilan.php
647 1218 youpi
648 1017 pizzacoca
  - Actif:
649
650
* les comptes courants et épargnes vont en actifs.  
651
652
* les comptes tiers **négatifs** vont en créances (on devrait recevoir ces sous-là un jour), y ajouter les éventuels chèques non encore encaissés.
653 1217 youpi
654 1017 pizzacoca
  - Passif:
655 1047 youpi
656 1017 pizzacoca
* Le compte "Bilan" (avant virement de l'exercice de l'année) va dans "Exercices passés"  
657
658
* les comptes tiers **positifs** vont en dettes (on a encore ça à payer).
659
660 1048 youpi
Vérifier que les deux totaux correspondent
661 1017 pizzacoca
662 1050 youpi
Mettre à jour sous.ods:
663 1017 pizzacoca
664 1222 youpi
TODO: dolibarr 10 + php7
665 1142 youpi
666 1051 youpi
  - Télécharger sous.csv depuis dolibarr: https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/export_sous.php
667 1052 youpi
  - ouvrir sous.csv en n'utilisant **que** le point-virgule comme séparateur
668 1017 pizzacoca
  - copier/coller son contenu dans la feuille adhérents\_import de sous.ods
669 1015 pizzacoca
  - mettre à jour la feuille historique depuis la feuille Situation
670 1213 youpi
  - étendre la plage de données des graphes dans la feuille Graphes
671 1015 pizzacoca
  - Vérifier les feuilles Situation et Bilan mensuel, imprimer les feuilles Situation, Graphes, Bilan mensuel, et 20xx
672
673
# Compta mensuelle
674
675 1118 pizzacoca
* voir les TODO sur https://atelier.aquilenet.fr/projects/compta/wiki/Todolist-mensuelle
676
677 1119 pizzacoca
 ancien lien en cours de destruction 
678
https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Todolist_mensuelle
679 1015 pizzacoca
680
### Vérification rejets de prélèvement :
681
682
* Vérifier sur collect.online s'il y a eu des rejets sur le dernier prélèvement: depuis la page d'accueil, le bouton "Traiter" à droite de "impayées" en rouge (même s'il indique 0, il peut y en avoir...)
683
684
> * Aller vérifier sur coopacces: s'il y a effectivement un débit S-MONEY correspondant, utiliser cette date-là pour réaliser des virements inverses entre les adhérents concernés et le compte du crédit coopératif, qui du coup doivent de nouveau la créance. 
685
> * Sinon, c'est que le prélèvement n'a même pas été essayé, mettre la même date que le prélèvement. dans ce cas baisser d'autant le montant du prélèvement global des adhérents (Prélèvements adhérents XX/XXXX) et virer depuis les comptes des adhérents concernés vers le compte prélèvements.
686
> * Augmenter d'autant le prélèvement suivant, et vérifier avec l'adhérent pour que le prélèvement puisse se faire
687
688
### Rapprochement :
689
690
* Aller sur https://www.credit-cooperatif.coop/Entreprises/Banque-au-quotidien/Coop-access , demander l'export des écritures du compte bancaire pour ouvrir dans un tableur
691
692
* aller https://dolibarr.aquilenet.fr/compta/bank/account.php?account=1, comparer: on peut par exemple prendre chaque écriture de dolibarr depuis la date du dernier rapprochement, et cocher dans le tableur
693
694
> * Attention, les crédits S-MONEY dans coopaccess correspondent à l'écriture "Prélèvements adhérents" dans dolibarr. Si ça ne correspond pas c'est éventuellement normal, cf plus bas.
695
> * Il y a un débit S-MONEY dans coopaccess correspondant aux frais bancaires
696
> * Les autres débits S-MONEY éventuels dans coopaccess correspondent à de rejets de prélèvement, cf ci-dessus
697
698
* Enrichir dolibarr des opérations non cochées.
699
* Vérifier le sens des opérations non rapprochées
700
* Vérifier que la ligne "solde actuel" dolibarr est égale au solde sur coopacces.
701
702
> * Si la somme des crédits S-MONEY dans coopaccess ne correspond pas à l'écriture "Prélèvements adhérents" dans dolibarr, il y a peut-être des prélèvements qui ne sont pas encore passés (parce qu'on est au début du mois seulement). Du coup pour vérifier tout de même les soldes :
703
704
> > * * Dans le tableur soustraire les différents crédits S-MONEY déjà passés sur coopaccess du solde coopaccess (en haut)
705
> > * * Soustraire (calculer avec sa petite calculette) le prélèvement visible dans dolibarr du solde dolibarr.
706
707
> * Si ça ne correspond pas, recommencer.
708
> * Cliquer sur le bouton rapprocher pour accéder à la page de rapprochement.
709
> * rapprocher les opérations en renseignant la date du jour (on ne prend pas la peine d'indiquer le type d'opération),
710
> * * **sauf**
711
> * * Les opérations dolibarr pas encore passées sur coopaccess
712
> * * Dans le cas où la somme des crédits S-MONEY ne correspond pas à l'écriture "Prélèvement adhérents", cette dernière écriture, qu'on pourra vérifier le mois suivant.
713
714
## Frais de fonctionnement (nos factures)
715
716
**Enercoop**
717
718
* S'il y en a une nouvelle, récupérer la facture bimensuelle sur https://espace-client.enercoop.fr/mon-espace/accueil/#bienvenue  
719
720
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Enercoop-<date>-NATLFAC\_xx\_xxxxxxxx.pdf  
721
* Passer le montant en charge d'hébergement (vers fournisseurs divers), intitulé "Facture enercoop NATL\_FACxx-xxxxxx" comme sur la facture  
722
* si une facture Enercoop a été prélevée, passer de fournisseur divers vers le compte credit cooperatif "Prelevement enercoop NATL\_FACxx-xxxxxx" (ller trouver le N° de facture corrrespondant dans le cloud)
723
724 1183 pizzacoca
**Eau Bordeaux métropole**
725
726
* Vérifier s'il y en a une nouvelle sur https://www.usagers.leau.bordeaux-metropole.fr/
727
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/2XXX/eau_XXXXXXXX.pdf
728
* Passer le montant en charge d'hébergement (vers fournisseurs divers),
729
* si une facture bordeaux métroppole a été prélevée, passer de fournisseur divers vers le compte credit cooperatif "Prelevement eau_xxxxxxx" (aller trouver le N° de facture corrrespondant dans le cloud)
730
731 1015 pizzacoca
**Cogent**
732
733
* Enregistrer la facture  
734
735
* **Payer** la facture
736
737
**Syntis**
738
739
* N'a pas lieu en ce moment, on n'héberge rien chez lui actuellement.
740
741 1248 youpi
* ~~Récupérer la facture pour l'hébergement sur https://client.syntis.net  ~~
742 1015 pizzacoca
743 1248 youpi
* ~~L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Syntis-<date>-Fxxxxxx.pdf  ~~
744
* ~~Passer le montant en charge d'hébergement, intitulé "Quart de baie etc." comme sur la facture  ~~
745
* ~~Virer le montant de la facture à Syntis (à la fois sur coopanet et sur dolibarr) en mettant le numéro de facture dans l'intitulé, virer également 0.20€ depuis charge services bancaires "frais prélèvement SEPA"~~
746 1015 pizzacoca
747
**Nom de domaine**
748
749
* En juin ou juillet, renouveller sur https://www.bookmyname.com/ : depuis la page d'accueil, cliquer sur la partie "gérer", puis "Liste de vos noms de domaine", puis cocher tous les domaines aquilenet, puis choisir l'action "Renouveler des noms de domaine", payer, faire les virements correspondant.  
750
751
* Le mois d'après, **récupérer** la facture  
752
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/bookmyname-<date>-xxxxxx.pdf
753
754
## Facturations par Aquilenet
755 1108 pizzacoca
756
**Établir une facture ADSL pour ceux qui en ont besoin !**
757
758 1228 youpi
**[Indications pour création sous dolibarr10](https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Manuel_factures_dolibarr)**
759 1220 pizzacoca
760 1219 pizzacoca
~~Un outils a été développé sous django et python 
761
https://www.aquilenet.fr/fr/jechange/login/?next=/fr/jechange/~~
762 1108 pizzacoca
763 1015 pizzacoca
**penser à mettre à jour :**
764
765
> * Le numéro de facture (Nous avons commencé l'année en suivant les exigences du fisc, à savoir une numérotation unique et pas par adhérent)
766
> * La date de facture  
767
> * La date dans la désignation  
768 1070 pizzacoca
> * La date du prélèvement
769
770 1088 pizzacoca
### Facturations mensuelles
771 1070 pizzacoca
772 1137 pizzacoca
```
773 1139 pizzacoca
mémo pour une facturation sans contrat sous dolibarr :
774
Facturer : Rédiger une facture avec un numéro
775
Charger : virer du compte de l'adhérent vers le compte produit/service fourni en mettant une référence (n° de facture) pour s'y retrouver.
776 1137 pizzacoca
```
777 834
778
**Charlotte Lewden** 
779 1131 pizzacoca
* cotisation en octobre
780
781 1137 pizzacoca
782 1240 youpi
**Romain Macary**
783
* cotisation en février
784
785
786 1131 pizzacoca
**Elidée**
787 1098 pizzacoca
788 1165 pizzacoca
* Contrat dolibarr **heb-Cogent elidee**. Hébergement: 1U + borne GSM 100€/mois 
789 1131 pizzacoca
* **Facturer** l'hébergement du serveur (100€), plus la cotisation vers décembre.
790 834
791 1131 pizzacoca
**Guix**
792 834
793 1247 youpi
* Contrat dolibarr **heb-cogent guix** 75€/mois.
794 1131 pizzacoca
* **Facturer**. Ajouter la cotisation en novembre
795 1088 pizzacoca
796 834
**L@BX**
797 1247 youpi
* Contrat dolibarr  **heb-cogent labx** 60€/mois chez Pierre Bourdin    
798 834
~~**charger**: Virer 60€ depuis le compte de Pierre Bourdin vers le comte Produit Hébergement C'est le montant total de 'hébergement du L@BX.~~.     
799
* **Facturer** 30€ au nom du L@BX, Pierre paie l'autre moitié personnellement.
800
801 1131 pizzacoca
**Librairie Permaculturelle** 
802 1234 pizzacoca
* cotisation en janvier **Suite a échéncier uon facture l'adsl le mois courant**
803 834
804 1015 pizzacoca
**Rosedor**
805 1247 youpi
* Contrat dolibarr **heb-cogent** VM 200€/mois. 
806 1238 youpi
* ~~Contrat dolibarr n°47 VM 60€/mois.~~
807
* **Facturer** l'hébergement du service Rosedor (200€), plus la cotisation en avril.
808 1015 pizzacoca
Mail à envoyer à sophie.ouvrard@rosedor.fr (gestion de la téléphonie) et helene.geneste@rosedor.fr (compta)
809 1242 youpi
TODO: vérifier que le mail se retrouve bien envoyé à la fois à Sophie et à Hélène ! Hélène se plaint de ne pas les recevoir, il doit y avoir une merde quelque part, ce n'est pas normal.
810 1093 pizzacoca
811 1235 youpi
~~**saya**~~
812 1239 youpi
* ~~Contrat dolibarr n°37 Hébergement sayanet 288€/mois. (**Charger**) en mettant le numéro de facture pour pouvoir s'y retrouver et le virer du compte client Saya au compte produit hébergement~~
813 1236 youpi
~~todo : renommer en *heb-cogent sayanet*~~
814 1237 youpi
* ~~Attention à la cotisation en novembre *facturation de cotisation oubliée en 2018, à rattraper*~~
815
* ~~**Facturer** (établir une facture pour l'hébergement) et l'envoyer à fatiha.sabri@h20-16.fr~~
816
* ~~Ils nous virent le paiement.  Mettre aussi le numéro de facture indiqué par saya et visible dans coopaccess, pour savoir ce qu'ils ont payé.~~
817 1064 pizzacoca
818 834
**Utopia**
819 1015 pizzacoca
* (Utopia (cotisation en août), envoyer à bordeaux@cinemas-utopia.org et à Patrick Troudet \> besoin facture mensuelle
820 1131 pizzacoca
821
**Yaal**
822
* Contrat dolibarr ~~n°43~~ **heb-cogent yaal1** Hébergement 1U 240€ /mois    
823 1137 pizzacoca
* Contrat dolibarr ~~n°46~~ **bgp-cogent yaal** 60€ /mois
824 834
825 1095 pizzacoca
### Facturations annuelles 
826 1015 pizzacoca
827 1141 pizzacoca
**Mars**
828
829 1163 pizzacoca
* **La Clé des Ondes** Facture pour leur adhésion annuelle. 
830 1096 pizzacoca
831 834
**Avril**
832 1022 pizzacoca
833 1245 youpi
* **C-P Prod** **facturer** contrat Dolibarr ~~n°35~~ **heb-vm cpprod-dev**, soit 1 an de VM à 20€/mois, donc 240€.
834 1022 pizzacoca
835 1015 pizzacoca
**Mai** 
836 1022 pizzacoca
837 834
**Aout**
838 1130 pizzacoca
839 1162 pizzacoca
* **Librairie Permaculturelle** penser à ajouter la cotisation à la facture mensuelle
840 1022 pizzacoca
841 1164 pizzacoca
* **E-graine** : 
842
> * 1 an de VM1 200€
843
> * 1 an de VM2 60€
844
> * 1 an de NFS 2€
845 1161 pizzacoca
846 1022 pizzacoca
**Octobre**
847 834
848 1162 pizzacoca
* **CoopAlpha / Mukt** heb-mezza bonjour Mukt à 20€/mois **facturer** 1 an soit 240€. Ils paient par virement
849 834
850 1162 pizzacoca
**Novembre** 
851 1083 pizzacoca
852 1162 pizzacoca
* **Yaal** **facturer** :
853
> * **Disk-local yaal** 20€ de VM annuelle 
854 1082 pizzacoca
> * 100€ de cotisation   
855 1015 pizzacoca
856 1022 pizzacoca
857 1162 pizzacoca
* **C-P Prod** **facturer**
858 1022 pizzacoca
> * Contrat Dolibarr ~~n°48~~ **heb-vm cpprod** , soit 1 an de VM à 30€/mois, donc 360€, attention, contrat dolibarr démarré en cours d'année, il faudra sans doute **charger** une partie de l'année.
859 834
> * La cotisation. 
860 1096 pizzacoca
861 1180 youpi
* **Num&Lib** cotisation 50€
862
863
* **OpenStreetMap** cotisation 100€
864
865 834
**Décembre**
866
867 1181 pizzacoca
* **Nothing to Hide** **facturer** et **charger** 1 an de préfixe IPv4 à 128€ et 1 an de transit à 240€, et une cotisation de 20€. mail à president@nothing2hide.org
868 1163 pizzacoca
869
* **Loïc Prud'homme** envoyer à contact@loicprudhomme.fr - loic.prudhomme@assemblee-nationale.fr  & Tiphaine.Maurin@clb-an.fr -, la cotisation n'est pas à facturer donc 480€
870
871
* **Attitudes et Marques** Envoyer facture correspondant à l'échéancier annuel envoyé en début d'année.
872 1015 pizzacoca
873 1037 youpi
## Lignes ADSL
874 834
875
* **Récupérer** les dernières factures sur https://vador.fdn.fr/adherents (Informations Administratives / Prélèvements), L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/FDN-<date>-xxxxxx.pdf  
876 1053 youpi
877 1034 youpi
* Si ça n'a pas déjà été fait pendant le rapprochement, virer le montant correspondant de FDN au crédit coopératif  
878 1041 youpi
* Vérifier que la balance du compte de fournisseur FDN retombe à 0 après leur dernière facture, sauf exceptions:
879 834
880 1233 youpi
* fin mai 2020 (donc avril compris):
881 834
882 1233 youpi
** Rien
883 834
884 1233 youpi
* donc au total 0
885 834
886 1205 youpi
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php
887 1015 pizzacoca
888
* S'assurer que les lignes nouvelles ont bien leur date de début correct (voir sur https://vador.fdn.fr/adherents) et que le montant du premier prélèvement est correct sur collect.online  
889
890
* Cliquer sur les boutons charge (sauf pour les anciennes lignes et les lignes actuellement en construction, pour lesquelles il faut regarder le détail de ce qu'il y a à faire)
891
892
* cela va:
893
894
> * Virer la souscription adhérent.e depuis le compte de la ligne vers le produit Lignes ADSL (Abonnement ligne xxx mois année)  
895
> * Virer la souscription adhérent.e depuis l'adhérent.e possédant la ligne vers le compte de la ligne.  
896
> * Virer la souscription FDN depuis la charge Lignes ADSL vers le compte de la ligne  
897
> * Virer la souscription FDN depuis le compte de la ligne vers le fournisseur FDN
898
899 1123 youpi
Note: on prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) l'abonnement pour le mois M-1.
900
901 1015 pizzacoca
### Contrats
902 834
903 1222 youpi
DONE: dolibarr 10 + php7
904 1015 pizzacoca
905 1172 youpi
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/contrats.php  
906 1142 youpi
* Cliquer sur les boutons charge des contrats où l'échéance est passée (elle est écrite en rouge). Cela va virer la souscription depuis le compte de l'adhérent.e vers le compte de produit correspondant.
907 1015 pizzacoca
908 1123 youpi
Note: 
909
910
- Pour les VPN (on compte au prorata du mois utilisé), on prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) l'abonnement pour le mois M-1.
911 1127 youpi
- Pour les VM et hébergement (on compte par mois entier), on prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) l'abonnement pour le mois M.
912 1123 youpi
913 1015 pizzacoca
### Adhésions
914
915 1225 youpi
DONE: tester dolibarr 10 + php7
916 1173 youpi
917 1142 youpi
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/cotisations.php
918 834
* pour chaque adhérent.e apparaissant dans la liste (qui sont ceux avec cotisation en retard):
919 1015 pizzacoca
920
* S'il y a un RIB, on va prélever nous-même, donc cliquer sur le bouton charge, ce qui
921
922
> * Vire la cotisation annuelle ou mensuelle depuis l'adhérent.e vers le produit Cotisations.  
923
> * Ajoute la cotisation dans l'adhérent.e.
924
925
* S'il n'y a pas de RIB, on ne sait pas s'il y a lieu d'établir une cotisation, donc cliquer sur le bouton Rappel pour envoyer un mail à l'adhérent.e. Attention: si l'adresse e-mail est en @aquilenet.fr, il faut vérifier si l'adhérent.e relève bien ses mails, et sinon, lui envoyer un courrier papier.  
926
927
* Résilier les retardataires répétés.
928 1123 youpi
929
Note: On prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) les adhésions dont l'anniversaire est tombé pendant le mois M.
930 1066 youpi
931 1015 pizzacoca
### Prélèvements & **injection dans dolibarr**
932
933 1226 youpi
DONE: tester dolibarr 10 + php7
934 1175 youpi
935 1142 youpi
* Aller sur collect.online  
936 1015 pizzacoca
* Dans Echéances, faire sortir les échéances **du 10 du mois courant au 10 du mois suivant** (i.e. les prochaines échéances qui vont être prélevées, qu'on n'a pas encore injectées), cliquer sur Exporter . Attendre quelques secondes, le fichier devrait apparaitre dans la liste obtenue avec "Vos demandes d'export". Attention à bien prendre le bon fichier :) a priori le plus récent est en haut.
937 834
* Tester le résultat des prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/test_prelevements.php  
938 1015 pizzacoca
* Vérifier que ça retombe bien à zéro sinon identifier les raisons
939 834
940
> * C'est un prélèvements dans collect.online à corriger (le corriger)
941
> * Une erreur existe dans dolibarr (montant d'abonnement, cotisation, sens de paiement ...)
942 1015 pizzacoca
> * Situation temporaire (avance ou retard de paiement), dans ce cas documenter dans le champ commentaires de la fiche de compte dolibarr, en précisant la date de régulation prévue. Faire éventuellement un mail à l'adhérent si une action de sa part est requise.
943 1054 youpi
944 1015 pizzacoca
* **Refaire** un nouvel export, le re-télécharger et refaire le test d'import.
945 1054 youpi
* Injecter vraiment les prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/import_prelevements.php  
946 834
* Vérifier dans l'ensemble des comptes que les adhérent.e.s sont bien retombés à 0. Quand ce n'est pas le cas, modifier le champ Commentaire du compte bancaire correspondant pour noter pourquoi.
947 1055 youpi
948 1054 youpi
**Vérification**
949 1142 youpi
950 1222 youpi
TODO: tester dolibarr 10 + php7
951 834
952
> * Vérifier les balances des comptes d'adhérent.e.s, de fournisseurs, et de clients.
953
> * Encaisser (les envoyer par courrier & ajouter dolibarr) les chèques qui restent en mettant le numéro de remise dans le virement
954
> * Lancer les rappels de prélèvements depuis https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/rappel_prelevements.php (ça prend du temps car le script met à jour les clés gpg)
955
> * En janvier, faire la compta annuelle