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Compta » Historique » Version 1259

youpi, 30/12/2020 23:13

1 877 youpi
# Compta
2 834
3 877 youpi
## Liens rapides dans cette page
4 834
5 878 youpi
  - [Facture fournisseur](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Facture)  
6 1013 pizzacoca
  - [Compta mensuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Compta-mensuelle)  
7 1014 pizzacoca
  - [Compta annuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Compta-annuelle)  
8 878 youpi
  - [Nouvel.le adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-adh%C3%A9rente)  
9
  - [Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-cl%C3%A9-PGP-dune-adh%C3%A9rente)  
10
  - [Nouveau mandat](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-mandat)  
11
  - [Nouvelle ligne ADSL](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-ligne-ADSL)  
12
  - [Migration Ligne ADSL à Liazo](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Migration-ligne-ADSL-%C3%A0-Liazo)  
13 1134 youpi
  - [Déménagement ligne ADSL / Augmentation de débit](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#D%C3%A9m%C3%A9nagement-ligne-ADSL-augmentation-de-d%C3%A9bit)
14 878 youpi
  - [Réception de cotisation](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9ception-de-cotisation)  
15
  - [Encaisser un chèque](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Encaisser-un-ch%C3%A8que)  
16
  - [Résilier une ligne ADSL](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-une-ligne-ADSL)  
17
  - [Nouveau VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-VPN)  
18
  - [Ajouter une IP fixe à un VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-une-autre-IP-fixe-%C3%A0-un-VPN)  
19
  - [Résilier un VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-VPN)  
20 1182 youpi
  - [Résilier un.e adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-une-adh%C3%A9rente)  
21 878 youpi
  - [Ajouter de l'espace disque cloud](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-de-lespace-disque-owncloud)  
22
  - [Ajouter du disque local pour une VM](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-local-pour-une-VM)  
23
  - [Ajouter du disque NFS pour une VM](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-NFS-pour-une-VM)  
24
  - [Supprimer du disque](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Supprimer-du-disque-cloud-local-ou-NFS)  
25 1252 youpi
  - [Supprimer quelqu'un](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Supprimer-quelquun)
26 880 youpi
  - [Renommer quelqu'un](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Renommer-quelquun)
27 878 youpi
28 834
## autres liens
29
30 879 youpi
  - [TODO list mensuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Todolist_mensuelle)  
31
  - [[compta\_boiteaidées|TODO list un jour]]  
32
  - [La compta publique](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php)  
33
  - [La preuve par neuf de la compta](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/check.php)  
34
  - [La liste des pages dolibarr aux petits ognons pour nous](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet)  
35
  - [La compta adhérent](https://adherents.aquilenet.fr/compta.php)  
36
  - [le cloud](https://cloud.aquilenet.fr/index.php/apps/files/?dir=/Shared/Aquilenet-administration/Compta/adhesions)  
37
  - [coopanet](http://www.coopanet.coop) , Code utilisateur E145498P  
38
  - [collect online](http://collect.online)  
39 834
  - [[dolibarr]]  
40 879 youpi
  - Il y a aussi un [bac à sable dolibarr](https://dolibarr2.aquilenet.fr/)
41 1229 youpi
  - [création de factures sous dolibarr10](https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Manuel_factures_dolibarr)
42
  - ~~[[appli_generation_factures|Application django de génération des factures]]~~
43 951 youpi
  - les infos publiques envoyées à db.ffdn.org: (http://dolibarr.aquilenet.fr/isp.json)
44 952 youpi
  - les autres infos: (http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/infosplus.php)
45 877 youpi
46 834
## Doc
47 877 youpi
48
**Tout se passe sur dolibarr**
49 834
50 949 youpi
juste pour info, [Installation d'un nouveau dolibarr](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Installation_dolibarr) , et la liste des dépôts où on stocke nos scripts (référencée aussi sur https://www.ffdn.org/wiki/doku.php?id=formations:compta#travaux_de_la_fede)
51 950 youpi
    * http://git.aquilenet.fr/tools.git             scripts web pour générer des formulaires d'inscription , installé sur gaia:/srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin
52 1224 youpi
    * http://git.aquilenet.fr/tools-dolibarr.git    scripts dolibarr pour valider une inscription et les scripts de compta , installé sur cresus:/usr/share/dolibarr/scripts/aquilenet
53
    * http://git.aquilenet.fr/htdocs-dolibarr.git   pour gérer les lignes ADSL de manière sympa dans Dolibarr , installé sur cresus:/usr/share/dolibarr/htdocs/aquilenet
54
    * http://git.aquilenet.fr/adherents.git         pour l'espace adhérents, en dolibarr aussi, installé sur cresus:/srv/adherents
55 834
56
Les mails sont envoyés à tresorier@aquilenet.fr qui est un alias pour la liste tresorier@listes.aquilenet.fr qu'on peut gérer sur https://listes.aquilenet.fr/sympa/admin/tresorier
57 877 youpi
58
Ancien svn, n'est plus utilisé désormais  
59 834
svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/factures-fournisseurs  
60
svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/adhesions
61
62
Il est sans doute utile d'aller consulter d'abord la doc de FDN: https://wiki-adh.fdn.fr/wiki/documentation:notions_de_comptabilite pour comprendre les principes des comptes comptables. Il y a aussi eu un exposé à l'AG 2015 de la FFDN: http://www.aquilenet.fr/docs/compta.pdf
63
64
Voici ci-dessous le plan comptable. Quand on ajoute ou modifie une entrée, il faut penser à mettre à jour (TODO: factoriser dans aquilenet.lib.php):
65 877 youpi
66 834
* le numéro de Réf. du compte en question bien sûr  
67 877 youpi
68
* dans compte\_adherent() dans aquilenet.lib.php  
69
* dans soldes\_accounts(), et tout en bas, dans compta-asso.php  
70
* dans aquilenet.lib.php  
71 834
* dans dolibarr.php
72 877 youpi
73 834
* 05... : Compte de la ligne ADSL 05... Ne fait pas vraiment partie du plan comptable, on ne fait que faire passer les virements par ce compte pour y rassembler tout ce qui concerne une ligne ADSL donnée.  
74 877 youpi
75
* 12000000 : Compte de bilan  
76
* 1200xxxx : Compte d'exercice de l'année xxxx  
77
* 40100001 : Fournisseur Online.net  
78
* 40100002 : Fournisseur Bookmyname  
79
* 40100003 : Fournisseur divers  
80
* 40100004 : Fournisseur FDN  
81
* 40100005 : Fournisseur Syntis  
82
* 40100006 : Fournisseur Kazar  
83
* 40100007 : Fournisseur Cogent  
84
* 40100008 : Fournisseur Anteor  
85
* 40100009 : Fournisseur Orange  
86
* 40100010 : Fournisseur RIPE  
87
* 40100011 : Fournisseur OVH  
88 1244 youpi
* 40100012 : Fournisseur Fullsave
89 877 youpi
* 41100xyz : Compte de l'adhérent.e xyz  
90
* 41101000 : Donateur divers  
91
* 41101001 : Clients divers  
92
* 41102xyz : Compte du client xyz  
93
* 51120000 : Remise de chèque  
94
* 51190000 : Prélèvements  
95
* 51200001 : Crédit coopératif  
96
* 53140000 : Caisse  
97
* 60000000 : Charge Lignes ADSL  
98
* 60400001 : Charge dedibox  
99
* 60400002 : Charge nom de domaine  
100
* 60400003 : Charge hébergement  
101
* 60400004 : Charge IP  
102
* 60400005 : Charge transit  
103
* 60630000 : Charge matériel petit équipement  
104
* 21830000 : Charge matériel informatique  
105
* 60700000 : Charge marchandise goodies  
106
* 60700001 : Charge marchandise briques  
107
* 61100000 : Charge installation  
108
* 61600000 : Charge assurance  
109
* 62310000 : Charge annonces et insertions  
110
* 62360000 : Charge stickers  
111
* 62610000 : Charge timbres et frais postaux  
112
* 62620000 : Charge livraison  
113
* 62700000 : Charge service bancaire  
114
* 62800000 : Charge Diverses  
115
* 63500000 : Charge taxe achat étranger  
116
* 70400000 : Produit installation  
117
* 70600000 : Produit lignes ADSL  
118
* 70600001 : Produit VPN  
119
* 70700000 : Produit marchandise goodies  
120
* 70700001 : Produit marchandise briques  
121
* 70830000 : Produit hébergement  
122
* 70830001 : Produit transit  
123
* 70830002 : Produit stockage  
124
* 70830003 : Produit IP  
125
* 74000000 : Produit cotisations  
126
* 76000000 : Produit parts CC  
127 834
* 77000000 : Produit Dons
128 877 youpi
129 1002 pizzacoca
**En résumé**
130 877 youpi
131 834
  - Pour les comptes en banque et tiers (adhérent.e.s, fournisseurs), c'est négatif quand on leur a donné de l'avance de sous, et c'est positif quand on leur en doit (i.e. on est du côté "banquier" \!) Ainsi:
132 877 youpi
133 834
* C'est donc normal que les comptes en banque soient négatif, au contraire: c'est la banque qui nous doit des sous :) C'est exactement l'opposé de ce qui apparaît dans le compte chez la banque.  
134 877 youpi
135
* Si un.e adhérent.e est strictement négatif, il nous doit des sous, il faut lui prélever.  
136
* Si un.e adhérent.e est strictement positif, c'est qu'il a payé des trucs pour l'asso. Soit on lui rembourse, soit on ne lui prélève pas quelques mois.  
137
* Si un fournisseur est strictement positif, c'est qu'on lui doit des sous, il reste une facture impayée.  
138 872 pizzacoca
* Si un fournisseur est strictement négatif, c'est qu'on lui a donné trop de sous \! Il faut régulariser.
139 877 youpi
140
  - Pour les comptes de charge et de produit, c'est plus habituel:
141
142
* Une charge, c'est des sous en moins qui vont alimenter un fournisseur  
143
144
* Un produit, c'est des sous en plus qui viennent d'adhérent.e.s.
145
146
  - Pour les comptes en banque, on doit faire le "rapprochement" avec le relevé de compte. **Attention**, rapprocher rend l'écriture inchangeable. Il ne faut donc rapprocher qu'avec le relevé de compte confirmant l'opération sous les yeux.
147 834
148
Par exemple, voici pour un don et pour un paiement de facture:
149 877 youpi
150 1003 pizzacoca
**Don**
151 834
152
Par un.e adhérent.e
153 877 youpi
154
  - On vire le montant depuis son compte vers le compte produit don.Il nous doit donc maintenant des sous.
155
  - Le virement ou prélèvement est ordonné, on vire le montant depuis le
156
  - compte bancaire vers le compte de l'adhérent.e. Il ne nous doit plus de sous.
157 834
  - Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
158 877 youpi
159 864 pizzacoca
Si c'est une personne qu'on ne reverra pas souvent, on peut utiliser le  
160 834
compte "Donateur divers" à la place du compte d'un compte d'adhérent.e.
161
162 877 youpi
**Facture de fournisseur**
163 1004 pizzacoca
164 864 pizzacoca
Un fournisseur nous envoie une facture pour un service
165 834
166 877 youpi
* On vire chaque élément de la facture depuis le compte de charge correspondant vers le compte de fournisseur. On lui doit donc des sous
167 989 pizzacoca
168
* Lorsque l'on paie la facture, on vire le montant depuis le compte fournisseur vers le compte bancaire. On ne lui doit plus de sous.
169
170
* Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
171
172
* Lors d'un virement fait à un fournisseur on indique le numéro de facture (numéro invoice pour cogent par exemple)correspondant dans les trois champs 
173
174
> * motif du virement
175
> * Référence de l'opération
176
> * Référence de bout en bout
177
178
* Contacts Facturation Cogent : N° +33 (0) 1 49 03 18 00 billingeu@cogentco.com
179
180 877 youpi
## Nouvel.le adhérent.e
181 834
182
Sur réception d'une demande d'adhésion
183 870 pizzacoca
184 1227 youpi
DONE: dolibarr 10 + php 7 avec VPN
185 1142 youpi
186 877 youpi
  - Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.
187
  - Corriger éventuellement des typos ou ajouts à la main sur le formulaire (majuscules, type d'adherent, numero de tel, adresse mail)
188 1223 youpi
  - Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvel_adherent.php, cela crée l'adhérent.e dans dolibarr, et du coup aussi dans LDAP, et donc une adresse mail etc., ainsi qu'un compte de compta tiers pour lui, ça l'inscrit à asso@listes.aquilenet.fr, et ça lui maile une bienvenue. Note débuggage: si le script se vautre, la fiche LDAP est quand même créée, il faut la supprimer avec un coup de `ldapdelete -H ldaps://ldap.aquilenet.fr -x -W -D uid=dolibarr,dc=aquilenet,dc=fr "cn=Jeannot Lapin,ou=members,dc=aquilenet,dc=fr"`
189 1109 pizzacoca
190
>  - S'il y a une commande de VPN, ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
191 834
  - * Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main: aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe. Utiliser `mkpasswd -m sha-512` pour le crypter, et alors la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."
192 1109 pizzacoca
193
>  -  * Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
194
195 877 youpi
  - Dans les comptes, virer depuis son compte d'adhérent.e vers le "produit cotisations" le droit d'entrée ou la cotisation, titre "Cotisation Machin Truc 2011"
196
  - Dans sa fiche dolibarr adhérent.e, ajouter l'adhésion dans l'onglet adhésions
197 973 youpi
  - puis, selon le mode de règlement, avec la date du jour:
198 877 youpi
199 973 youpi
* Si c'est un chèque, virer depuis le compte de remises vers son compte
200 877 youpi
201
* Si c'est en liquide, virer depuis la caisse vers son compte  
202
* Si c'est un virement, virer depuis le compte bancaire vers son compte (et rapprocher plus tard)  
203 834
* Si c'est un prélèvement, voir ci-dessous.
204 877 youpi
205 870 pizzacoca
  - Si l'adresse e-mail n'a pas été précisée, envoyer une lettre de bienvenue papier. Voir le courrier type dans le cloud dans adhesions
206 877 youpi
207 834
  - S'il y a un mandat
208 877 youpi
209 834
* Archiver le mandat original.  
210 877 youpi
211 1111 pizzacoca
* Aller sur http://www.collect.online/ Ajouter l'adhérent.e dans la partie prélèvement, On utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
212 877 youpi
213 1255 youpi
* Si c'est juste une adhésion ou un abonnement VPN, faire un prélèvement régulier annuel ou mensuel (note: on commence à prélever les vpn et adsl à la fin du mois suivant le premier mois de service vpn ou de mise en service adsl)
214 877 youpi
215 834
* Si c'est un abonnement ADSL, on crée l'échéancier plus tard, une fois la ligne effectivement construite.
216 877 youpi
217 834
  - S'il y a une souscription à une ligne ADSL
218 877 youpi
219 834
* Toute la compta est faite automatiquement par le script, il y a juste à archiver la demande dans le cloud  
220 877 youpi
221
* [Vérifier l'éligibilité de la ligne](https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi) et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total  
222
* Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter *toutes* les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.  
223 1132 youpi
* Envoyer un aimable mail de confirmation à services at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr avec support at aquilenet.fr en copie, pour permettre d'identifier la ligne ne pas oublier de préciser qu'il vient d'"aquilenet", donner le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent.
224 877 youpi
225 1126 youpi
* Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP, noter IPv4, préfixe IPv6, login et mot de passe (lisibles aussi sur https://vador.fdn.fr/adherents) dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne, et forwarder le mail à l'abonné en corrigeant un peu.  
226 877 youpi
227 834
* Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
228 877 youpi
229 834
* Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence  
230 877 youpi
231
* Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone  
232 834
* Quand l'ouverture de ligne est effective,
233 877 youpi
234 885 youpi
* * forwarder le mail à l'abonné  
235
* * aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,  
236 834
* * créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec un premier prélèvement manuel correspondant aux FAS + mois partiel, et le prélèvement automatique mensuel.  
237
* * Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:
238 885 youpi
239
* La référence et le libellé du compte de compta  
240 877 youpi
241 834
* Dans la Note de l'adhérent.e
242 877 youpi
243 834
  - S'il y a une commande de VPN,
244 877 youpi
245 834
* Vérifier le tarif du contrat vpn sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php
246 877 youpi
247 1039 youpi
* Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
248
249 834
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0  
250
ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1  
251 877 youpi
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
252
253
où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers).
254 834
255 877 youpi
  - Archiver le tout: scanner tous les documents, ajouter au cloud, dans adhesions
256 852 youpi
257 877 youpi
  - FIXME: broken, Sur l'atelier, ajouter l'adhérent.e en tant que participant au projet aquilenet.
258 834
259 877 youpi
## Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e
260 1104 youpi
261 1222 youpi
TODO: dolibarr 10 + php7
262
263 1224 youpi
  - Sur cresus, lancer la récupération de la clé à partir du fingerprint:
264 907 youpi
265 877 youpi
sudo -u www-data gpg --keyserver pgp.mit.edu --homedir /srv/adherents/.gnupg/ --recv-key XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
266 944 youpi
267 877 youpi
  - Retrouver l'adhérent dans Dolibarr, suivre le "lien tiers Dolibarr", aller dans la fiche, la modifier, découper le fingerprint complet de la clé GPG en 4 paquets de 10 chiffres hexa, les mettre dans les cases Id professionnel 1 à 4.
268 907 youpi
269 877 youpi
## Nouveau mandat
270
271 837 youpi
Sur mandat arrivé après la demande d'adhésion ou mise à jour,
272 877 youpi
273 834
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , pour pouvoir faire un copier/coller des numéros iban et bic  
274 877 youpi
275 1232 youpi
DONE dolibarr 10 + php7
276 1167 youpi
277 877 youpi
* Copier/coller dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouveau_mandat.php  
278
* Archiver le mandat.  
279
* Si c'est juste un changement de compte, dans collect.online, modifier juste dans le débiteur le numéro de compte.  
280
* Si c'est un nouveau service pour un débiteur existant, avec le même compte, dans collect.online, ajouter l'échéancier.  
281 834
* Si c'est un nouveau débiteur, ajouter l'adhérent.e dans collect.online, on utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
282 877 youpi
283
## Nouvelle ligne ADSL
284 834
285 1116 pizzacoca
> Penser à s'inscrire à la mailing list support@aquilenet.fr pour le suivi de l'ouverture.
286
287 1113 pizzacoca
**Souscription**  
288 1114 pizzacoca
> Sur souscription de ligne ADSL pour une adhésion existante.
289 877 youpi
290 834
**TODO** Décrire la procédure dans le cas d'un numéro VOISIN.
291 877 youpi
292 1169 youpi
* [Vérifier l'éligibilité de la ligne](https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi) et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total, cela permet notamment de savoir si c'est un numéro actif ou inactif.  
293 1142 youpi
294 877 youpi
* Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter *toutes* les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.  
295 1132 youpi
* Envoyer un mail de confirmation à services at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr avec comme informations dans le corps "aquilenet", le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent. Ce n'est pas un traitement automatique, rédiger le mail correctement.  
296 877 youpi
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.  
297 1112 pizzacoca
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste adsl@, et ajoute l'éventuel mandat  
298
* Ajouter, s'il.elle n'y est pas déjà, l'adhérent dans collect.online, la référence d'adhérent est lisible en allant cherche l'adhérent dans la partie adhérents de dolibarr.  
299 834
* Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
300
301 1113 pizzacoca
**Confirmation**
302
> Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP :
303 834
304 1117 pizzacoca
* Dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne noter :
305
  * IPv4
306
  * préfixe IPv6
307
  * login 
308 1126 youpi
  * mot de passe (lisibles aussi sur https://vador.fdn.fr/adherents) 
309 1117 pizzacoca
310
* Forwarder le mail à l'abonné (en écrivant en tant que support@aquilenet.fr) en corrigeant un peu.    
311 834
312 1113 pizzacoca
**Changement**
313
> Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
314 834
315 1113 pizzacoca
* Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence  
316 877 youpi
* Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone  
317
318 1113 pizzacoca
**Ouverture effective**
319
> Quand l'ouverture de ligne est effective
320
321
* forwarder le mail à l'abonné  
322
* aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,  
323
* créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant. Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour inclure les FAS + mois partiel.  
324
* modifier l'échéancier pour ajouter la cotisation annuelle s'il n'y en a pas déjà  
325
* Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:  
326
* La référence et le libellé du compte de compta  
327
* Dans le champ note de l'adhérent
328 840 youpi
329 834
Oui, c'est cracra de mettre le montant, il faudrait faire un lookup dans la base des tarifs (TODO). Pour l'instant c'est plus simple ainsi.
330
331
## Migration ligne ADSL à Liazo
332
333 877 youpi
Lorsqu'un adhérent demande à migrer sa ligne vers Liazo.
334 849 blagoi.iakov
335 877 youpi
La migration sera effective au début du bimestre suivant seulement (si on commande avant le 15 du deuxième mois du bimestre en cours, sinon c'est encore après).
336
337
* Dans l'espace adhérent chez FDN, retrouver la ligne, et cliquer sur "Changer le débit ou l'option"  
338
339 834
* Choisir l'option voulue: dégroupage total ou non.  
340 877 youpi
* Renommer le compte de compta de la ligne en "Reconstr Ligne 0123456789".  
341 834
* Corriger son option, du genre 80MLiazoOrange (pas de dégroupage) ou 80MLiazoOrangeNu (dégroupage total).  
342 877 youpi
* On reçoit régulièrement des mails pour la progression de la construction.
343
344 834
* Quand on reçoit le mail parlant du changement de login, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans le champ Commentaire de la ligne.  
345 877 youpi
346 834
* Si on reçoit un mail parlant du changement de numéro de téléphone, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans la ligne (à la fois la référence et le nom du compte) et dans la note de l'abonné  
347 877 youpi
* Une fois la construction faite, facturer les frais de migration à la fin du mois suivant.Modifier l'échéancier (l'adhérent.e sera prévenu par un script après avoir réalisé l'injection)
348 886 youpi
349 877 youpi
* Avant de faire la première facturation au nouveau tarif:
350 886 youpi
351 877 youpi
* * corriger les tarifs client/fournisseur  
352 886 youpi
353 877 youpi
* * Si c'est un dégroupage total, mettre à jour le numéro de la ligne
354 886 youpi
355 877 youpi
* * * Dans la référence et le libellé du compte de compta  
356 886 youpi
357 877 youpi
* * * Dans la Note de l'adhérent.e
358 886 youpi
359 877 youpi
* * Renommer le compte de compta en "Ligne 0123456789"  
360
361
* * corriger le montant de prélèvement sur collect.online
362
363 1133 youpi
## Déménagement ligne ADSL / augmentation de débit
364
365
Pour le déménagement d'une ligne ADSL, cela peut éventuellement intéresser l'abonné.e d'avoir une période de recouvrement, auquel cas on peut simplement lui faire ouvrir une nouvelle ligne puis fermer l'ancienne quand elle/il n'en a plus besoin. Mais cela veut aussi dire que le dernier mois (voire les deux derniers quand ça ne tombe pas à la fin d'un bimestre pour les lignes Nerim) de l'ancienne ligne est facturé entièrement.
366
367
On peut donc préférer demander un déménagement, c'est-à-dire reconstruire la ligne ailleurs.
368
369
C'est en fait la même procédure pour augmenter le débit: c'est une reconstruction de la ligne.
370
371
Dans tous les cas la reconstruction sera facturée.
372
373
Il faut en faire la demande à services at fdn dot fr en précisant le numéro de ligne et le nom de l'abonné.e, éventuellement la nouvelle adresse, et le nouveau débit (vérifier ce qui est possible avec le test d'éligibilité).
374
375
Une fois la reconstruction confirmée, facturer les frais TTC: charge ADSL -> ligne, ligne -> FDN, et adhérent -> ligne, ligne -> produit ADSL.
376
377 877 youpi
## Réception de cotisation
378
379
  - Dans le module adhérents
380
381
* retrouver l'adhérent.e dans la liste,  
382
383
* aller dans l'onglet adhésions/cotisations  
384
* ajouter l'adhésion: mettre comme fin un jour avant l'anniversaire suivant.
385
386
  - Répercuter l'adhésion dans la compta en virant depuis l'adhérent.e vers le produit cotisation
387 834
  - Encaisser le montant (chèque: voir ci-dessous, liquide: passer sur le compte d'un trésorier qui se fait prélever et qui encaissera le liquide)
388
389 877 youpi
## Encaisser un chèque
390
391
Pour éviter d'en envoyer tous les 36s du mois, plutôt que virer directement depuis le compte bancaire, on vire temporairement depuis un compte "Remises de chèques".
392 974 youpi
393 972 youpi
  - Vérifier l'ordre du chèque.
394 834
  - Signer le chèque au dos
395 877 youpi
  - Virer depuis le compte "Remises de chèques" vers le compte de l'adhérent.e, avec la date du jour. Ainsi on sait que l'adhérent.e a payé, mais il nous reste des chèques à encaisser, stockés sur une étagère.
396 1241 youpi
  - Lors du dépôt d'une remise des chèques qui se sont entassés, virer le montant total de la remise de chèques depuis le compte bancaire vers le compte de remises de chèque, avec le numéro de remise pour rapprocher facilement, et la date de la remise de chèques. Envoyer par courier à Agence de Bordeaux, 51 quai de Paludate, 33800 Bordeaux
397 877 youpi
  - Quand confirmé, rapprocher.
398
399
## Résilier une ligne ADSL
400
401
  - Charger sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/adsl.php les derniers mois complets
402 887 youpi
  - Renommer le compte de compta de la ligne en "Résiliation Ligne xxxx"
403 1132 youpi
  - La facturation chez Nerim est bimensuelle, donc il faut faire remonter la demande au services at fdn dot fr avant le 15 du deuxième mois du bimestre, pour éviter de payer un autre bimestre pour l'ADSL. Il vaut mieux faire remonter le plus tôt possible pour éviter de payer la partie transit de FDN.
404
  - mailer donc services arobase fdn point fr en donnant simplement le numéro de ligne et le nom de l'adhérent.e pour vérification, avec la date de résiliation souhaitée.
405 928 youpi
  - Lorsque la compta FDN est faite pour le dernier mois (qui comporte éventuellement une partie abonnée et une partie relicat facturée à prix coûtant), faire la compta pour la ligne à la main (TODO: automatiser):
406 940 pizzacoca
407
*****
408 930 youpi
409 936 youpi
### Facture mois plein
410 834
411 940 pizzacoca
* Pour les mois avant le mois où la résiliation est effective (donc les mois où le service a été permanent)
412
* * Utiliser le lien "charge" pour charger ces mois entiers. Il faut enlever temporairement le mot "Résiliation " pour que le script accepte de faire la charge automatiquement.
413 930 youpi
414 927 youpi
### Facture du mois de résiliation
415
416
* Pour le mois pendant lequel la résiliation a lieu (donc le mois où le service est donc partiel)
417
* * On ne veut prendre de marge que sur la période où il y a effectivement eu un service. Il faut donc compter combien cela fait:
418 940 pizzacoca
* * * notre marge: (tarif Aquilenet - tarif FDN) \* prorata du mois abonné)
419 834
* * Et y ajouter ce que FDN nous a fait payer
420 940 pizzacoca
* * Facturer cela
421 927 youpi
422 930 youpi
### Facture des mois post résiliation
423 927 youpi
424 928 youpi
* Pour les mois après le mois où la résiliation a été effective (donc le mois où il n'y a aucun service)
425 929 youpi
* * Facturer juste ce que FDN nous a fait payer
426 927 youpi
427
*****
428
429
* Pour facturer:
430
* * Virer ce montant de la ligne ADSL vers le produit ADSL  
431 931 youpi
* * Virer ce montant de l'adhérent.e vers la ligne ADSL  
432 877 youpi
* * Virer le montant FDN de la charge ADSL vers la ligne ADSL  
433 933 youpi
* * Virer le montant FDN de la ligne ADSL vers le fournisseur FDN.  
434 877 youpi
* Établir le prélèvement des derniers mois à la main sur collect.online.  
435 1107 youpi
* S'il n'a plus d'abonnement, supprimer le numéro de compte dans la fiche tiers de l'adhérent  
436 946 youpi
* Renommer le libellé du compte de la ligne en "Ancienne Ligne xxxx"  
437 947 youpi
* Ajouter à la fin de la Ref. du compte de compta de la ligne ".0" (ou plus), et mettre à jour la référence dans la Note de l'adhérent.e (c'est pour le cas où un autre adhérent reprendrait cette même ligne, pour que ça soit vraiment un autre abonnement).
438 877 youpi
* Une fois la dernière échéance passée, désactiver l'échéancier chez collect.online : modifier l'échéancier pour bloquer tous les mois (vraiment le modifier pour bloquer des mois entiers, pas juste bloquer des échéances précises), ce qui nous permet d'éventuellement pouvoir reprendre des prélèvements facilement si l'adhérent.e veut reprendre un abonnement.
439 1160 youpi
* S'il n'a plus d'abonnement, désabonner de la liste adsl@
440 834
441
## Nouveau VPN
442 877 youpi
443 834
Sur souscription de VPN pour un.e adhérent.e existant.
444
445 942 youpi
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.  
446 1097 pizzacoca
447 1222 youpi
TODO: dolibarr 10 + php7
448 1142 youpi
449 1097 pizzacoca
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste vpn`, et ajoute l'éventuel mandat: TODO: vérifier que le numéro de compte se retrouve bien enregistré, dans le tiers correspondant à l'adhérent.e, dans sa fiche.
450
  * ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
451
  * Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main :
452
453 1105 pizzacoca
> Retrouver le mot de passe dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe.
454
455 1097 pizzacoca
> ~~~
456
 # On crypte le mot de passe :
457 1243 youpi
 mkpasswd -m SHA-512
458
 Mot de passe :
459 942 youpi
> ~~~
460 877 youpi
461 1040 youpi
la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."  
462 877 youpi
  * Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
463
464
* Vérifier le tarif du contrat sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php
465 834
* Ajouter, s'il n'y est pas déjà, l'adhérent.e dans collect.online, la référence d'adhérent.e est lisible en allant cherche l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.  
466 1125 youpi
* créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant (on prélève à la fin du mois M / début du mois M+1 l'abonnement VPN pour le mois M-1). Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour le premier mois partiel.  
467 834
* corriger les prélèvements anniversaire pour y ajouter la cotisation.  
468 877 youpi
* Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
469
470
* Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
471 834
472 1208 youpi
> ~~~
473 877 youpi
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0  
474 834
ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1  
475 877 youpi
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
476 1208 youpi
> ~~~
477 834
478 877 youpi
où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers). Éventuellement il y a déjà un fichier `disponible.pour.ip.fixe` qui vient d'un précédent désabonnement.
479
480 1210 youpi
Et créer un contrat pour une IP fixe, pour la facturer.
481
482 834
## Ajouter une autre IP fixe à un VPN
483 877 youpi
484
* Si l'adhérent veut une 2e IP fixe, il suffit d'ajouter la route dans son /etc/openvpn/ccd sur  
485 834
iris et demeter:
486 877 youpi
487 1209 youpi
> ~~~
488 834
iroute 185.233.101.m 255.255.255.255  
489 877 youpi
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:m::/64
490 1209 youpi
> ~~~
491 834
492 1211 youpi
Et créer un contrat pour une IP fixe, pour la facturer.
493
494 877 youpi
## Résilier un VPN
495
496
* Sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php repérer le contrat  
497
498
* Charger éventuellement le dernier mois  
499
* Cliquer sur le contrat (2e colonne)  
500 1230 youpi
* Cliquer sur le bouton Cloturer tous les services
501 877 youpi
* Désactiver le login sur iris et demeter dans /etc/openvpn/password en mettant juste un \# en tête de ligne.  
502
* Renommer l'éventuel fichier dans ccd/ en disponible.pour.ip.fixe.xxx pour libérer l'IP  
503
* Désabonner de la liste vpn@
504
505 1231 youpi
## Résilier un mandat
506
507
Quand on désactive un prélèvement, il faut prévenir dolibarr qu'on ne prélève plus automatiquement la cotisation:
508
509
* Aller dans le module "tiers"
510
* Dans la liste des Tiers, retrouver l'adhérent.e
511
* Aller dans l'onglet Informations de paiement
512
* Supprimer l'info de compte bancaire
513
514 1129 youpi
## Résilier un.e adhérent.e
515 877 youpi
516 1103 pizzacoca
* Dans la liste dans le module Adhérents, cliquer sur la croix rouge pour résilier.  
517 1099 pizzacoca
518 1103 pizzacoca
* Désinscrire de la [liste asso](https://listes.aquilenet.fr/sympa/review/asso)  
519 834
520 1129 youpi
* Désactiver le compte ldap en changeant le mot de passe dans sa fiche adhérent.e dolibarr pour qu'ille ne puisse plus se logguer. 
521 1103 pizzacoca
522
> dans le cas d'une demande de suppression totale des mails, aller sur hera
523
524
~~~
525
  sudo su
526
  cd /srv/vmail/aquilenet.fr/
527 834
  rm -fr prenom.nom
528 1103 pizzacoca
~~~
529
530
> Pour les plus joueurs
531
532
~~~
533 877 youpi
sudo cd rm /srv/vmail/aquilenet.fr/prenom.nom -fr
534 1103 pizzacoca
~~~
535 877 youpi
536
* Supprimer les comptes utilisateurs autres.  
537 834
538
* Enlever les permissions dans l'atelier.
539 877 youpi
540
## Ajouter de l'espace disque owncloud
541
542
TODO: automatiser la partie dolibarr
543
544
  - se logguer sur nextcloud avec son compte habituel (qui est dans le groupe admin, pour le vérifier aller dans paramètres et vérifier le(s) groupe(s))
545
  - Dans le menu en haut à droite, choisir Utilisateurs
546
  - retrouver l'utilisateur dans la liste
547
  - changer son quota
548
  - noter son uuid
549
  - sur sayanet, dans /home/aquilenet-backup/BackItUp/BackItUp.conf, ajouter l'uuid à la liste\_exclusions
550 1115 youpi
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php s'il avait déjà un contrat,
551
    - si oui il suffit de l'augmenter,
552
    - si non il faut en créer un nouveau. dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-owncloud", choisir la quantité en Go/an, ajouter, modifier éventuellement le tarif
553 877 youpi
  - valider
554 922 youpi
  - modifier le statut du service en l'activant avec comme date de terminaison 2099
555
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
556
  - établir le prélèvement automatique sur collect.online
557
558
## Ajouter une facturation de VM ou serveur à prix libre
559
560
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "heb-mezza" ou VM, mettre 1 unité.
561 1179 youpi
  - changer le prix unitaire pour mettre le prix libre (par mois !)
562 922 youpi
  - valider le contrat
563 834
  - activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
564
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
565 1024 youpi
  - Créer la VM ou installer le serveur
566 877 youpi
567
## Ajouter du disque local pour une VM
568
569 1177 youpi
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat", mettre pour la ref le nom de la VM, et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-local", choisir la quantité en Go/an, changer éventuellement le tarif.
570 877 youpi
  - valider le contrat
571 1135 youpi
  - modifier l'état du service dans le contrat pour le passer en actif avec comme date de terminaison 2099
572 877 youpi
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
573 1025 youpi
  - Créer la VM
574 877 youpi
575
## Ajouter du disque NFS pour une VM
576
577 1178 youpi
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat", mettre pour la ref le nom de la VM + "NFS", et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-NFS", choisir la quantité en Go/an, changer éventuellement le tarif.
578 877 youpi
  - valider le contrat
579 1136 youpi
  - modifier l'état du service dans le contrat pour le passer en actif avec comme date de terminaison 2099
580 877 youpi
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
581
  - Voir https://atelier.aquilenet.fr/projects/infrastructure/wiki/NFS pour la création du volume, et mettre le quota.
582
583 834
## Supprimer du disque cloud, local ou NFS
584 877 youpi
585 834
  - [dans dolibarr](http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php) retrouver le contrat correspondant à la VM, cliquer sur le numéro de contrat.
586 877 youpi
  - Cliquer sur l'icône modifier à droite de "Statut du service", mettre la date de fin de service et cliquer sur Clôturer
587 834
  - Faire l'action adminsys correspondante.
588 877 youpi
589 834
## Et sourtout
590
591
Pour vérifier qu'il n'y a pas d'erreur, regarder la somme des soldes tout en bas de [la compta publique](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php), ça doit retomber à zéro.
592 877 youpi
593
## Supprimer un essai
594
595 834
On n'efface pas ce qui a existé réellement, mais on peut avoir besoin de supprimer un test.
596 877 youpi
597 834
  - Supprimer l'adhérent.e
598 877 youpi
  - Dans compta/tréso, Clients, choisir le client, regarder la fiche, supprimer
599 834
  - Supprimer le compte de compta
600 877 youpi
601 834
## Modifier les tarifs
602 877 youpi
603
  - Modifier dans sous.ods dans les recettes des produits.
604 834
605 877 youpi
* Dans gaia, /srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin, modifier eligibilite.cgi  
606
607 834
* Dans dolibarr, Services, modifier le/les services concernés  
608 877 youpi
* Dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/ , aller voir les lignes concernées, modifier le champ commentaire.
609
610 834
  - Dans les formulaires, modifier adsl-tail.inc, recompiler, commiter, svn up dans /srv/si/formulaires, copier adsl\*.pdf dans /srv/www/aquilenet.fr/docs/
611
  - Sur le site web, modifier http://www.aquilenet.fr/node/8
612 1252 youpi
613
## Supprimer quelqu'un
614
615
C'est nécessaire pour respecter le RGPD, 3 ans (?) après la fin de la cotisation:
616
617
TODO: s'assurer que c'est complet.
618
619
  - Supprimer ses vieux contrats
620
  - Supprimer ses vieilles factures
621
  - Supprimer son compte de compta
622
  - Supprimer sa fiche adhérent
623
  - TODO: est-ce que ça supprime son tiers ?
624 877 youpi
625
## Renommer quelqu'un
626
627
C'est galère et technique, mais pas impossible. Il faut (au moins, difficile d'être sûr qu'on n'ait rien oublié)
628
629
  - Dans sa fiche adhérent, changer nom/prénom, login, email
630
  - Sur hera, dans /home/vmail/aquilenet.fr, renommer le répertoire
631 834
  - Dans la fiche tiers dolibarr, change nom/prénom
632 953 youpi
  - Renommer son compte de compta, voire les écritures
633 1254 youpi
  - Dans la liste des contrats, renommer au besoin
634
  - Renommer son accès vpn sur iris et demeter
635 953 youpi
  - Supprimer l'ancien utilisateur dans l'atelier
636
637
## Ajouter un type de service
638
639
Dans le module service, cliquer sur Nouveau service.
640
641
Peu importe la référence et libellé du service.
642
643
Bien mettre la durée: 1 année ou 1 mois.
644 1015 pizzacoca
645 1017 pizzacoca
Mettre le prix en TTC et mettre la TVA à 0%
646
647
Dans le script aquilenets/contrats.php, ajouter dans le switch pour choisir le compte de produit à créditer.
648 834
649 1017 pizzacoca
# Compta annuelle
650
651 1042 youpi
Faire le bilan d'exercice:
652 1017 pizzacoca
653 1045 youpi
  - Créer un compte de référence 120020xx, de libellé "Exercice 20xx", de type "Compte bancaire épargne/placement", puis le modifier pour désactiver la fonction de rapprochement.
654 1043 youpi
  - Vérifier que les fournisseurs sont à 0, corriger le cas échéant, sinon on les passera en passifs ou actifs
655 1214 youpi
  - Vider chaque compte produit et charge vers ce compte, à l'aide de virements "Exercice 20xx Produit/Charge truc". Cela remet donc à zéro tous les comptes de produit et charge.
656 1216 youpi
  - En faire un bilan d'exercice dans sous.ods dans une nouvelle feuille "20xx": copier la feuille de l'année d'avant, corriger les montants des charges et produits
657 1017 pizzacoca
  - Virer l'exercice sur le compte "Bilan", avec l'intitulé "Exercice 20xx" . Le compte d'exercice 20xx est donc tombé à zéro.
658
659
Faire le bilan comptable (inverser tous les signes pour que ce soit plus intuitif à comprendre) dans sous.ods, en utilisant notamment le résumé de la page https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/bilan.php
660 1218 youpi
661 1017 pizzacoca
  - Actif:
662
663
* les comptes courants et épargnes vont en actifs.  
664
665
* les comptes tiers **négatifs** vont en créances (on devrait recevoir ces sous-là un jour), y ajouter les éventuels chèques non encore encaissés.
666 1217 youpi
667 1017 pizzacoca
  - Passif:
668 1047 youpi
669 1017 pizzacoca
* Le compte "Bilan" (avant virement de l'exercice de l'année) va dans "Exercices passés"  
670
671
* les comptes tiers **positifs** vont en dettes (on a encore ça à payer).
672
673 1048 youpi
Vérifier que les deux totaux correspondent
674 1017 pizzacoca
675 1050 youpi
Mettre à jour sous.ods:
676 1017 pizzacoca
677 1222 youpi
TODO: dolibarr 10 + php7
678 1142 youpi
679 1051 youpi
  - Télécharger sous.csv depuis dolibarr: https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/export_sous.php
680 1052 youpi
  - ouvrir sous.csv en n'utilisant **que** le point-virgule comme séparateur
681 1017 pizzacoca
  - copier/coller son contenu dans la feuille adhérents\_import de sous.ods
682 1015 pizzacoca
  - mettre à jour la feuille historique depuis la feuille Situation
683 1213 youpi
  - étendre la plage de données des graphes dans la feuille Graphes
684 1015 pizzacoca
  - Vérifier les feuilles Situation et Bilan mensuel, imprimer les feuilles Situation, Graphes, Bilan mensuel, et 20xx
685
686
# Compta mensuelle
687
688 1118 pizzacoca
* voir les TODO sur https://atelier.aquilenet.fr/projects/compta/wiki/Todolist-mensuelle
689
690 1119 pizzacoca
 ancien lien en cours de destruction 
691
https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Todolist_mensuelle
692 1015 pizzacoca
693
### Vérification rejets de prélèvement :
694
695
* Vérifier sur collect.online s'il y a eu des rejets sur le dernier prélèvement: depuis la page d'accueil, le bouton "Traiter" à droite de "impayées" en rouge (même s'il indique 0, il peut y en avoir...)
696
697
> * Aller vérifier sur coopacces: s'il y a effectivement un débit S-MONEY correspondant, utiliser cette date-là pour réaliser des virements inverses entre les adhérents concernés et le compte du crédit coopératif, qui du coup doivent de nouveau la créance. 
698
> * Sinon, c'est que le prélèvement n'a même pas été essayé, mettre la même date que le prélèvement. dans ce cas baisser d'autant le montant du prélèvement global des adhérents (Prélèvements adhérents XX/XXXX) et virer depuis les comptes des adhérents concernés vers le compte prélèvements.
699
> * Augmenter d'autant le prélèvement suivant, et vérifier avec l'adhérent pour que le prélèvement puisse se faire
700
701
### Rapprochement :
702
703
* Aller sur https://www.credit-cooperatif.coop/Entreprises/Banque-au-quotidien/Coop-access , demander l'export des écritures du compte bancaire pour ouvrir dans un tableur
704
705
* aller https://dolibarr.aquilenet.fr/compta/bank/account.php?account=1, comparer: on peut par exemple prendre chaque écriture de dolibarr depuis la date du dernier rapprochement, et cocher dans le tableur
706
707
> * Attention, les crédits S-MONEY dans coopaccess correspondent à l'écriture "Prélèvements adhérents" dans dolibarr. Si ça ne correspond pas c'est éventuellement normal, cf plus bas.
708
> * Il y a un débit S-MONEY dans coopaccess correspondant aux frais bancaires
709
> * Les autres débits S-MONEY éventuels dans coopaccess correspondent à de rejets de prélèvement, cf ci-dessus
710
711
* Enrichir dolibarr des opérations non cochées.
712
* Vérifier le sens des opérations non rapprochées
713
* Vérifier que la ligne "solde actuel" dolibarr est égale au solde sur coopacces.
714
715
> * Si la somme des crédits S-MONEY dans coopaccess ne correspond pas à l'écriture "Prélèvements adhérents" dans dolibarr, il y a peut-être des prélèvements qui ne sont pas encore passés (parce qu'on est au début du mois seulement). Du coup pour vérifier tout de même les soldes :
716
717
> > * * Dans le tableur soustraire les différents crédits S-MONEY déjà passés sur coopaccess du solde coopaccess (en haut)
718
> > * * Soustraire (calculer avec sa petite calculette) le prélèvement visible dans dolibarr du solde dolibarr.
719
720
> * Si ça ne correspond pas, recommencer.
721
> * Cliquer sur le bouton rapprocher pour accéder à la page de rapprochement.
722
> * rapprocher les opérations en renseignant la date du jour (on ne prend pas la peine d'indiquer le type d'opération),
723
> * * **sauf**
724
> * * Les opérations dolibarr pas encore passées sur coopaccess
725
> * * Dans le cas où la somme des crédits S-MONEY ne correspond pas à l'écriture "Prélèvement adhérents", cette dernière écriture, qu'on pourra vérifier le mois suivant.
726
727
## Frais de fonctionnement (nos factures)
728
729
**Enercoop**
730
731
* S'il y en a une nouvelle, récupérer la facture bimensuelle sur https://espace-client.enercoop.fr/mon-espace/accueil/#bienvenue  
732
733
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Enercoop-<date>-NATLFAC\_xx\_xxxxxxxx.pdf  
734
* Passer le montant en charge d'hébergement (vers fournisseurs divers), intitulé "Facture enercoop NATL\_FACxx-xxxxxx" comme sur la facture  
735
* si une facture Enercoop a été prélevée, passer de fournisseur divers vers le compte credit cooperatif "Prelevement enercoop NATL\_FACxx-xxxxxx" (ller trouver le N° de facture corrrespondant dans le cloud)
736
737 1183 pizzacoca
**Eau Bordeaux métropole**
738
739
* Vérifier s'il y en a une nouvelle sur https://www.usagers.leau.bordeaux-metropole.fr/
740
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/2XXX/eau_XXXXXXXX.pdf
741
* Passer le montant en charge d'hébergement (vers fournisseurs divers),
742
* si une facture bordeaux métroppole a été prélevée, passer de fournisseur divers vers le compte credit cooperatif "Prelevement eau_xxxxxxx" (aller trouver le N° de facture corrrespondant dans le cloud)
743
744 1015 pizzacoca
**Cogent**
745
746
* Enregistrer la facture  
747
748
* **Payer** la facture
749
750
**Syntis**
751
752
* N'a pas lieu en ce moment, on n'héberge rien chez lui actuellement.
753
754 1249 youpi
* ~~Récupérer la facture pour l'hébergement sur https://client.syntis.net~~
755 1015 pizzacoca
756 1249 youpi
* ~~L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Syntis-<date>-Fxxxxxx.pdf~~
757
* ~~Passer le montant en charge d'hébergement, intitulé "Quart de baie etc." comme sur la facture~~
758 1248 youpi
* ~~Virer le montant de la facture à Syntis (à la fois sur coopanet et sur dolibarr) en mettant le numéro de facture dans l'intitulé, virer également 0.20€ depuis charge services bancaires "frais prélèvement SEPA"~~
759 1015 pizzacoca
760
**Nom de domaine**
761
762
* En juin ou juillet, renouveller sur https://www.bookmyname.com/ : depuis la page d'accueil, cliquer sur la partie "gérer", puis "Liste de vos noms de domaine", puis cocher tous les domaines aquilenet, puis choisir l'action "Renouveler des noms de domaine", payer, faire les virements correspondant.  
763
764
* Le mois d'après, **récupérer** la facture  
765
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/bookmyname-<date>-xxxxxx.pdf
766
767
## Facturations par Aquilenet
768 1108 pizzacoca
769
**Établir une facture ADSL pour ceux qui en ont besoin !**
770
771 1228 youpi
**[Indications pour création sous dolibarr10](https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Manuel_factures_dolibarr)**
772 1220 pizzacoca
773 1219 pizzacoca
~~Un outils a été développé sous django et python 
774
https://www.aquilenet.fr/fr/jechange/login/?next=/fr/jechange/~~
775 1108 pizzacoca
776 1015 pizzacoca
**penser à mettre à jour :**
777
778
> * Le numéro de facture (Nous avons commencé l'année en suivant les exigences du fisc, à savoir une numérotation unique et pas par adhérent)
779
> * La date de facture  
780
> * La date dans la désignation  
781 1070 pizzacoca
> * La date du prélèvement
782
783 1088 pizzacoca
### Facturations mensuelles
784 1070 pizzacoca
785 1137 pizzacoca
```
786 1139 pizzacoca
mémo pour une facturation sans contrat sous dolibarr :
787
Facturer : Rédiger une facture avec un numéro
788
Charger : virer du compte de l'adhérent vers le compte produit/service fourni en mettant une référence (n° de facture) pour s'y retrouver.
789 1137 pizzacoca
```
790 834
791 1250 youpi
Créer les factures listées sur https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Factures_mensuelles
792 1131 pizzacoca
793 834
### Facturations annuelles 
794 1095 pizzacoca
795 1251 youpi
Créer les factures listées sur https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Factures_annuelles
796 1015 pizzacoca
797 1037 youpi
## Lignes ADSL
798 834
799
* **Récupérer** les dernières factures sur https://vador.fdn.fr/adherents (Informations Administratives / Prélèvements), L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/FDN-<date>-xxxxxx.pdf  
800 1053 youpi
801 1034 youpi
* Si ça n'a pas déjà été fait pendant le rapprochement, virer le montant correspondant de FDN au crédit coopératif  
802 1041 youpi
* Vérifier que la balance du compte de fournisseur FDN retombe à 0 après leur dernière facture, sauf exceptions:
803 834
804 1253 youpi
* avec juillet 2020 compris:
805 834
806 1253 youpi
** FAS ouverture 1636 78
807
** FAS ouverture 3519 78
808
** 0531 déjà compté pour août 21.60
809 834
810 1253 youpi
* soit +177.60 en tout
811 834
812 1205 youpi
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php
813 1015 pizzacoca
814
* S'assurer que les lignes nouvelles ont bien leur date de début correct (voir sur https://vador.fdn.fr/adherents) et que le montant du premier prélèvement est correct sur collect.online  
815
816
* Cliquer sur les boutons charge (sauf pour les anciennes lignes et les lignes actuellement en construction, pour lesquelles il faut regarder le détail de ce qu'il y a à faire)
817
818
* cela va:
819
820
> * Virer la souscription adhérent.e depuis le compte de la ligne vers le produit Lignes ADSL (Abonnement ligne xxx mois année)  
821
> * Virer la souscription adhérent.e depuis l'adhérent.e possédant la ligne vers le compte de la ligne.  
822
> * Virer la souscription FDN depuis la charge Lignes ADSL vers le compte de la ligne  
823
> * Virer la souscription FDN depuis le compte de la ligne vers le fournisseur FDN
824
825 1123 youpi
Note: on prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) l'abonnement pour le mois M-1.
826
827 1015 pizzacoca
### Contrats
828 834
829 1172 youpi
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/contrats.php  
830 1142 youpi
* Cliquer sur les boutons charge des contrats où l'échéance est passée (elle est écrite en rouge). Cela va virer la souscription depuis le compte de l'adhérent.e vers le compte de produit correspondant.
831 1015 pizzacoca
832 1123 youpi
Note: 
833
834
- Pour les VPN (on compte au prorata du mois utilisé), on prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) l'abonnement pour le mois M-1.
835 1127 youpi
- Pour les VM et hébergement (on compte par mois entier), on prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) l'abonnement pour le mois M.
836 1123 youpi
837 1015 pizzacoca
### Adhésions
838
839 1142 youpi
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/cotisations.php
840 834
* pour chaque adhérent.e apparaissant dans la liste (qui sont ceux avec cotisation en retard):
841 1015 pizzacoca
842
* S'il y a un RIB, on va prélever nous-même, donc cliquer sur le bouton charge, ce qui
843
844
> * Vire la cotisation annuelle ou mensuelle depuis l'adhérent.e vers le produit Cotisations.  
845
> * Ajoute la cotisation dans l'adhérent.e.
846
847
* S'il n'y a pas de RIB, on ne sait pas s'il y a lieu d'établir une cotisation, donc cliquer sur le bouton Rappel pour envoyer un mail à l'adhérent.e. Attention: si l'adresse e-mail est en @aquilenet.fr, il faut vérifier si l'adhérent.e relève bien ses mails, et sinon, lui envoyer un courrier papier.  
848
849
* Résilier les retardataires répétés.
850 1123 youpi
851
Note: On prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) les adhésions dont l'anniversaire est tombé pendant le mois M.
852 1066 youpi
853 1015 pizzacoca
### Prélèvements & **injection dans dolibarr**
854
855 1142 youpi
* Aller sur collect.online  
856 1015 pizzacoca
* Dans Echéances, faire sortir les échéances **du 10 du mois courant au 10 du mois suivant** (i.e. les prochaines échéances qui vont être prélevées, qu'on n'a pas encore injectées), cliquer sur Exporter . Attendre quelques secondes, le fichier devrait apparaitre dans la liste obtenue avec "Vos demandes d'export". Attention à bien prendre le bon fichier :) a priori le plus récent est en haut.
857 834
* Tester le résultat des prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/test_prelevements.php  
858 1015 pizzacoca
* Vérifier que ça retombe bien à zéro sinon identifier les raisons
859 834
860
> * C'est un prélèvements dans collect.online à corriger (le corriger)
861
> * Une erreur existe dans dolibarr (montant d'abonnement, cotisation, sens de paiement ...)
862 1015 pizzacoca
> * Situation temporaire (avance ou retard de paiement), dans ce cas documenter dans le champ commentaires de la fiche de compte dolibarr, en précisant la date de régulation prévue. Faire éventuellement un mail à l'adhérent si une action de sa part est requise.
863 1054 youpi
864 1015 pizzacoca
* **Refaire** un nouvel export, le re-télécharger et refaire le test d'import.
865 1054 youpi
* Injecter vraiment les prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/import_prelevements.php  
866 834
* Vérifier dans l'ensemble des comptes que les adhérent.e.s sont bien retombés à 0. Quand ce n'est pas le cas, modifier le champ Commentaire du compte bancaire correspondant pour noter pourquoi.
867 1055 youpi
868 1054 youpi
**Vérification**
869 1142 youpi
870 834
> * Vérifier les balances des comptes d'adhérent.e.s, de fournisseurs, et de clients.
871
> * Encaisser (les envoyer par courrier & ajouter dolibarr) les chèques qui restent en mettant le numéro de remise dans le virement
872
> * Lancer les rappels de prélèvements depuis https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/rappel_prelevements.php (ça prend du temps car le script met à jour les clés gpg)
873
> * En janvier, faire la compta annuelle