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Compta » History » Version 1278

youpi, 03/21/2021 07:52 PM

1 877 youpi
# Compta
2 834
3 877 youpi
## Liens rapides dans cette page
4 834
5 878 youpi
  - [Facture fournisseur](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Facture)  
6 1013 florian.lassenay
  - [Compta mensuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Compta-mensuelle)  
7 1014 florian.lassenay
  - [Compta annuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Compta-annuelle)  
8 878 youpi
  - [Nouvel.le adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-adh%C3%A9rente)  
9
  - [Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-cl%C3%A9-PGP-dune-adh%C3%A9rente)  
10
  - [Nouveau mandat](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-mandat)  
11
  - [Nouvelle ligne ADSL](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-ligne-ADSL)  
12
  - [Migration Ligne ADSL à Liazo](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Migration-ligne-ADSL-%C3%A0-Liazo)  
13 1134 youpi
  - [Déménagement ligne ADSL / Augmentation de débit](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#D%C3%A9m%C3%A9nagement-ligne-ADSL-augmentation-de-d%C3%A9bit)
14 878 youpi
  - [Réception de cotisation](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9ception-de-cotisation)  
15
  - [Encaisser un chèque](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Encaisser-un-ch%C3%A8que)  
16
  - [Résilier une ligne ADSL](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-une-ligne-ADSL)  
17
  - [Nouveau VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-VPN)  
18
  - [Ajouter une IP fixe à un VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-une-autre-IP-fixe-%C3%A0-un-VPN)  
19
  - [Résilier un VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-VPN)  
20 1182 youpi
  - [Résilier un.e adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-une-adh%C3%A9rente)  
21 878 youpi
  - [Ajouter de l'espace disque cloud](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-de-lespace-disque-owncloud)  
22
  - [Ajouter du disque local pour une VM](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-local-pour-une-VM)  
23
  - [Ajouter du disque NFS pour une VM](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-NFS-pour-une-VM)  
24
  - [Supprimer du disque](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Supprimer-du-disque-cloud-local-ou-NFS)  
25 1252 youpi
  - [Supprimer quelqu'un](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Supprimer-quelquun)
26 880 youpi
  - [Renommer quelqu'un](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Renommer-quelquun)
27 878 youpi
28 834
## autres liens
29
30 879 youpi
  - [TODO list mensuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Todolist_mensuelle)  
31
  - [[compta\_boiteaidées|TODO list un jour]]  
32
  - [La compta publique](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php)  
33
  - [La preuve par neuf de la compta](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/check.php)  
34
  - [La liste des pages dolibarr aux petits ognons pour nous](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet)  
35
  - [La compta adhérent](https://adherents.aquilenet.fr/compta.php)  
36
  - [le cloud](https://cloud.aquilenet.fr/index.php/apps/files/?dir=/Shared/Aquilenet-administration/Compta/adhesions)  
37
  - [coopanet](http://www.coopanet.coop) , Code utilisateur E145498P  
38
  - [collect online](http://collect.online)  
39 834
  - [[dolibarr]]  
40 879 youpi
  - Il y a aussi un [bac à sable dolibarr](https://dolibarr2.aquilenet.fr/)
41 1229 youpi
  - [création de factures sous dolibarr10](https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Manuel_factures_dolibarr)
42
  - ~~[[appli_generation_factures|Application django de génération des factures]]~~
43 951 youpi
  - les infos publiques envoyées à db.ffdn.org: (http://dolibarr.aquilenet.fr/isp.json)
44 952 youpi
  - les autres infos: (http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/infosplus.php)
45 877 youpi
46 834
## Doc
47 877 youpi
48
**Tout se passe sur dolibarr**
49 834
50 949 youpi
juste pour info, [Installation d'un nouveau dolibarr](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Installation_dolibarr) , et la liste des dépôts où on stocke nos scripts (référencée aussi sur https://www.ffdn.org/wiki/doku.php?id=formations:compta#travaux_de_la_fede)
51 950 youpi
    * http://git.aquilenet.fr/tools.git             scripts web pour générer des formulaires d'inscription , installé sur gaia:/srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin
52 1224 youpi
    * http://git.aquilenet.fr/tools-dolibarr.git    scripts dolibarr pour valider une inscription et les scripts de compta , installé sur cresus:/usr/share/dolibarr/scripts/aquilenet
53
    * http://git.aquilenet.fr/htdocs-dolibarr.git   pour gérer les lignes ADSL de manière sympa dans Dolibarr , installé sur cresus:/usr/share/dolibarr/htdocs/aquilenet
54
    * http://git.aquilenet.fr/adherents.git         pour l'espace adhérents, en dolibarr aussi, installé sur cresus:/srv/adherents
55 834
56
Les mails sont envoyés à tresorier@aquilenet.fr qui est un alias pour la liste tresorier@listes.aquilenet.fr qu'on peut gérer sur https://listes.aquilenet.fr/sympa/admin/tresorier
57 877 youpi
58
Ancien svn, n'est plus utilisé désormais  
59 834
svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/factures-fournisseurs  
60
svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/adhesions
61
62
Il est sans doute utile d'aller consulter d'abord la doc de FDN: https://wiki-adh.fdn.fr/wiki/documentation:notions_de_comptabilite pour comprendre les principes des comptes comptables. Il y a aussi eu un exposé à l'AG 2015 de la FFDN: http://www.aquilenet.fr/docs/compta.pdf
63
64
Voici ci-dessous le plan comptable. Quand on ajoute ou modifie une entrée, il faut penser à mettre à jour (TODO: factoriser dans aquilenet.lib.php):
65 877 youpi
66 834
* le numéro de Réf. du compte en question bien sûr  
67 877 youpi
68
* dans compte\_adherent() dans aquilenet.lib.php  
69
* dans soldes\_accounts(), et tout en bas, dans compta-asso.php  
70
* dans aquilenet.lib.php  
71 834
* dans dolibarr.php
72 877 youpi
73 834
* 05... : Compte de la ligne ADSL 05... Ne fait pas vraiment partie du plan comptable, on ne fait que faire passer les virements par ce compte pour y rassembler tout ce qui concerne une ligne ADSL donnée.  
74 877 youpi
75
* 12000000 : Compte de bilan  
76
* 1200xxxx : Compte d'exercice de l'année xxxx  
77
* 40100001 : Fournisseur Online.net  
78
* 40100002 : Fournisseur Bookmyname  
79
* 40100003 : Fournisseur divers  
80
* 40100004 : Fournisseur FDN  
81
* 40100005 : Fournisseur Syntis  
82
* 40100006 : Fournisseur Kazar  
83
* 40100007 : Fournisseur Cogent  
84
* 40100008 : Fournisseur Anteor  
85
* 40100009 : Fournisseur Orange  
86
* 40100010 : Fournisseur RIPE  
87
* 40100011 : Fournisseur OVH  
88 1244 youpi
* 40100012 : Fournisseur Fullsave
89 877 youpi
* 41100xyz : Compte de l'adhérent.e xyz  
90
* 41101000 : Donateur divers  
91
* 41101001 : Clients divers  
92
* 41102xyz : Compte du client xyz  
93
* 51120000 : Remise de chèque  
94
* 51190000 : Prélèvements  
95
* 51200001 : Crédit coopératif  
96
* 53140000 : Caisse  
97
* 60000000 : Charge Lignes ADSL  
98
* 60400001 : Charge dedibox  
99
* 60400002 : Charge nom de domaine  
100
* 60400003 : Charge hébergement  
101
* 60400004 : Charge IP  
102
* 60400005 : Charge transit  
103
* 60630000 : Charge matériel petit équipement  
104
* 21830000 : Charge matériel informatique  
105
* 60700000 : Charge marchandise goodies  
106
* 60700001 : Charge marchandise briques  
107
* 61100000 : Charge installation  
108
* 61600000 : Charge assurance  
109
* 62310000 : Charge annonces et insertions  
110
* 62360000 : Charge stickers  
111
* 62610000 : Charge timbres et frais postaux  
112
* 62620000 : Charge livraison  
113
* 62700000 : Charge service bancaire  
114
* 62800000 : Charge Diverses  
115
* 63500000 : Charge taxe achat étranger  
116
* 70400000 : Produit installation  
117
* 70600000 : Produit lignes ADSL  
118
* 70600001 : Produit VPN  
119
* 70700000 : Produit marchandise goodies  
120
* 70700001 : Produit marchandise briques  
121
* 70830000 : Produit hébergement  
122
* 70830001 : Produit transit  
123
* 70830002 : Produit stockage  
124
* 70830003 : Produit IP  
125
* 74000000 : Produit cotisations  
126
* 76000000 : Produit parts CC  
127 834
* 77000000 : Produit Dons
128 877 youpi
129 1002 florian.lassenay
**En résumé**
130 877 youpi
131 834
  - Pour les comptes en banque et tiers (adhérent.e.s, fournisseurs), c'est négatif quand on leur a donné de l'avance de sous, et c'est positif quand on leur en doit (i.e. on est du côté "banquier" \!) Ainsi:
132 877 youpi
133 834
* C'est donc normal que les comptes en banque soient négatif, au contraire: c'est la banque qui nous doit des sous :) C'est exactement l'opposé de ce qui apparaît dans le compte chez la banque.  
134 877 youpi
135
* Si un.e adhérent.e est strictement négatif, il nous doit des sous, il faut lui prélever.  
136
* Si un.e adhérent.e est strictement positif, c'est qu'il a payé des trucs pour l'asso. Soit on lui rembourse, soit on ne lui prélève pas quelques mois.  
137
* Si un fournisseur est strictement positif, c'est qu'on lui doit des sous, il reste une facture impayée.  
138 872 florian.lassenay
* Si un fournisseur est strictement négatif, c'est qu'on lui a donné trop de sous \! Il faut régulariser.
139 877 youpi
140
  - Pour les comptes de charge et de produit, c'est plus habituel:
141
142
* Une charge, c'est des sous en moins qui vont alimenter un fournisseur  
143
144
* Un produit, c'est des sous en plus qui viennent d'adhérent.e.s.
145
146
  - Pour les comptes en banque, on doit faire le "rapprochement" avec le relevé de compte. **Attention**, rapprocher rend l'écriture inchangeable. Il ne faut donc rapprocher qu'avec le relevé de compte confirmant l'opération sous les yeux.
147 834
148
Par exemple, voici pour un don et pour un paiement de facture:
149 877 youpi
150 1003 florian.lassenay
**Don**
151 834
152
Par un.e adhérent.e
153 877 youpi
154
  - On vire le montant depuis son compte vers le compte produit don.Il nous doit donc maintenant des sous.
155
  - Le virement ou prélèvement est ordonné, on vire le montant depuis le
156
  - compte bancaire vers le compte de l'adhérent.e. Il ne nous doit plus de sous.
157 834
  - Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
158 877 youpi
159 864 florian.lassenay
Si c'est une personne qu'on ne reverra pas souvent, on peut utiliser le  
160 834
compte "Donateur divers" à la place du compte d'un compte d'adhérent.e.
161
162 877 youpi
**Facture de fournisseur**
163 1004 florian.lassenay
164 864 florian.lassenay
Un fournisseur nous envoie une facture pour un service
165 834
166 877 youpi
* On vire chaque élément de la facture depuis le compte de charge correspondant vers le compte de fournisseur. On lui doit donc des sous
167 989 florian.lassenay
168
* Lorsque l'on paie la facture, on vire le montant depuis le compte fournisseur vers le compte bancaire. On ne lui doit plus de sous.
169
170
* Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
171
172
* Lors d'un virement fait à un fournisseur on indique le numéro de facture (numéro invoice pour cogent par exemple)correspondant dans les trois champs 
173
174
> * motif du virement
175
> * Référence de l'opération
176
> * Référence de bout en bout
177
178
* Contacts Facturation Cogent : N° +33 (0) 1 49 03 18 00 billingeu@cogentco.com
179
180 877 youpi
## Nouvel.le adhérent.e
181 834
182
Sur réception d'une demande d'adhésion
183 870 florian.lassenay
184 877 youpi
  - Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.
185
  - Corriger éventuellement des typos ou ajouts à la main sur le formulaire (majuscules, type d'adherent, numero de tel, adresse mail)
186 1223 youpi
  - Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvel_adherent.php, cela crée l'adhérent.e dans dolibarr, et du coup aussi dans LDAP, et donc une adresse mail etc., ainsi qu'un compte de compta tiers pour lui, ça l'inscrit à asso@listes.aquilenet.fr, et ça lui maile une bienvenue. Note débuggage: si le script se vautre, la fiche LDAP est quand même créée, il faut la supprimer avec un coup de `ldapdelete -H ldaps://ldap.aquilenet.fr -x -W -D uid=dolibarr,dc=aquilenet,dc=fr "cn=Jeannot Lapin,ou=members,dc=aquilenet,dc=fr"`
187 1109 florian.lassenay
188
>  - S'il y a une commande de VPN, ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
189 834
  - * Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main: aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe. Utiliser `mkpasswd -m sha-512` pour le crypter, et alors la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."
190 1109 florian.lassenay
191
>  -  * Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
192
193 877 youpi
  - Dans les comptes, virer depuis son compte d'adhérent.e vers le "produit cotisations" le droit d'entrée ou la cotisation, titre "Cotisation Machin Truc 2011"
194
  - Dans sa fiche dolibarr adhérent.e, ajouter l'adhésion dans l'onglet adhésions
195 973 youpi
  - puis, selon le mode de règlement, avec la date du jour:
196 877 youpi
197 973 youpi
* Si c'est un chèque, virer depuis le compte de remises vers son compte
198 877 youpi
199
* Si c'est en liquide, virer depuis la caisse vers son compte  
200
* Si c'est un virement, virer depuis le compte bancaire vers son compte (et rapprocher plus tard)  
201 834
* Si c'est un prélèvement, voir ci-dessous.
202 877 youpi
203 870 florian.lassenay
  - Si l'adresse e-mail n'a pas été précisée, envoyer une lettre de bienvenue papier. Voir le courrier type dans le cloud dans adhesions
204 877 youpi
205 834
  - S'il y a un mandat
206 877 youpi
207 834
* Archiver le mandat original.  
208 877 youpi
209 1111 florian.lassenay
* Aller sur http://www.collect.online/ Ajouter l'adhérent.e dans la partie prélèvement, On utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
210 877 youpi
211 1255 youpi
* Si c'est juste une adhésion ou un abonnement VPN, faire un prélèvement régulier annuel ou mensuel (note: on commence à prélever les vpn et adsl à la fin du mois suivant le premier mois de service vpn ou de mise en service adsl)
212 877 youpi
213 834
* Si c'est un abonnement ADSL, on crée l'échéancier plus tard, une fois la ligne effectivement construite.
214 877 youpi
215 834
  - S'il y a une souscription à une ligne ADSL
216 877 youpi
217 834
* Toute la compta est faite automatiquement par le script, il y a juste à archiver la demande dans le cloud  
218 877 youpi
219
* [Vérifier l'éligibilité de la ligne](https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi) et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total  
220
* Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter *toutes* les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.  
221 1132 youpi
* Envoyer un aimable mail de confirmation à services at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr avec support at aquilenet.fr en copie, pour permettre d'identifier la ligne ne pas oublier de préciser qu'il vient d'"aquilenet", donner le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent.
222 877 youpi
223 1126 youpi
* Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP, noter IPv4, préfixe IPv6, login et mot de passe (lisibles aussi sur https://vador.fdn.fr/adherents) dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne, et forwarder le mail à l'abonné en corrigeant un peu.  
224 877 youpi
225 834
* Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
226 877 youpi
227 834
* Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence  
228 877 youpi
229
* Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone  
230 834
* Quand l'ouverture de ligne est effective,
231 877 youpi
232 885 youpi
* * forwarder le mail à l'abonné  
233
* * aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,  
234 834
* * créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec un premier prélèvement manuel correspondant aux FAS + mois partiel, et le prélèvement automatique mensuel.  
235
* * Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:
236 885 youpi
237
* La référence et le libellé du compte de compta  
238 877 youpi
239 834
* Dans la Note de l'adhérent.e
240 877 youpi
241 834
  - S'il y a une commande de VPN,
242 877 youpi
243 834
* Vérifier le tarif du contrat vpn sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php
244 877 youpi
245 1039 youpi
* Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
246
247 834
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0  
248
ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1  
249 877 youpi
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
250
251
où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers).
252 834
253 877 youpi
  - Archiver le tout: scanner tous les documents, ajouter au cloud, dans adhesions
254 852 youpi
255 877 youpi
  - FIXME: broken, Sur l'atelier, ajouter l'adhérent.e en tant que participant au projet aquilenet.
256 834
257 877 youpi
## Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e
258 1104 youpi
259 1222 youpi
TODO: dolibarr 10 + php7
260
261 1224 youpi
  - Sur cresus, lancer la récupération de la clé à partir du fingerprint:
262 907 youpi
263 877 youpi
sudo -u www-data gpg --keyserver pgp.mit.edu --homedir /srv/adherents/.gnupg/ --recv-key XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
264 944 youpi
265 877 youpi
  - Retrouver l'adhérent dans Dolibarr, suivre le "lien tiers Dolibarr", aller dans la fiche, la modifier, découper le fingerprint complet de la clé GPG en 4 paquets de 10 chiffres hexa, les mettre dans les cases Id professionnel 1 à 4.
266 907 youpi
267 877 youpi
## Nouveau mandat
268
269 837 youpi
Sur mandat arrivé après la demande d'adhésion ou mise à jour,
270 877 youpi
271 834
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , pour pouvoir faire un copier/coller des numéros iban et bic  
272 877 youpi
273
* Copier/coller dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouveau_mandat.php  
274
* Archiver le mandat.  
275
* Si c'est juste un changement de compte, dans collect.online, modifier juste dans le débiteur le numéro de compte.  
276
* Si c'est un nouveau service pour un débiteur existant, avec le même compte, dans collect.online, ajouter l'échéancier.  
277 834
* Si c'est un nouveau débiteur, ajouter l'adhérent.e dans collect.online, on utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
278 877 youpi
279
## Nouvelle ligne ADSL
280 834
281 1116 florian.lassenay
> Penser à s'inscrire à la mailing list support@aquilenet.fr pour le suivi de l'ouverture.
282
283 1113 florian.lassenay
**Souscription**  
284 1114 florian.lassenay
> Sur souscription de ligne ADSL pour une adhésion existante.
285 877 youpi
286 834
**TODO** Décrire la procédure dans le cas d'un numéro VOISIN.
287 877 youpi
288 1169 youpi
* [Vérifier l'éligibilité de la ligne](https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi) et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total, cela permet notamment de savoir si c'est un numéro actif ou inactif.  
289 1142 youpi
290 877 youpi
* Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter *toutes* les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.  
291 1132 youpi
* Envoyer un mail de confirmation à services at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr avec comme informations dans le corps "aquilenet", le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent. Ce n'est pas un traitement automatique, rédiger le mail correctement.  
292 877 youpi
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.  
293 1112 florian.lassenay
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste adsl@, et ajoute l'éventuel mandat  
294
* Ajouter, s'il.elle n'y est pas déjà, l'adhérent dans collect.online, la référence d'adhérent est lisible en allant cherche l'adhérent dans la partie adhérents de dolibarr.  
295 834
* Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
296
297 1113 florian.lassenay
**Confirmation**
298
> Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP :
299 834
300 1117 florian.lassenay
* Dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne noter :
301
  * IPv4
302
  * préfixe IPv6
303
  * login 
304 1126 youpi
  * mot de passe (lisibles aussi sur https://vador.fdn.fr/adherents) 
305 1117 florian.lassenay
306
* Forwarder le mail à l'abonné (en écrivant en tant que support@aquilenet.fr) en corrigeant un peu.    
307 834
308 1113 florian.lassenay
**Changement**
309
> Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
310 834
311 1113 florian.lassenay
* Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence  
312 877 youpi
* Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone  
313
314 1113 florian.lassenay
**Ouverture effective**
315
> Quand l'ouverture de ligne est effective
316
317
* forwarder le mail à l'abonné  
318
* aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,  
319
* créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant. Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour inclure les FAS + mois partiel.  
320
* modifier l'échéancier pour ajouter la cotisation annuelle s'il n'y en a pas déjà  
321
* Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:  
322
* La référence et le libellé du compte de compta  
323
* Dans le champ note de l'adhérent
324 840 youpi
325 834
Oui, c'est cracra de mettre le montant, il faudrait faire un lookup dans la base des tarifs (TODO). Pour l'instant c'est plus simple ainsi.
326
327
## Migration ligne ADSL à Liazo
328
329 877 youpi
Lorsqu'un adhérent demande à migrer sa ligne vers Liazo.
330 849 blagoi.iakov
331 877 youpi
La migration sera effective au début du bimestre suivant seulement (si on commande avant le 15 du deuxième mois du bimestre en cours, sinon c'est encore après).
332
333
* Dans l'espace adhérent chez FDN, retrouver la ligne, et cliquer sur "Changer le débit ou l'option"  
334
335 834
* Choisir l'option voulue: dégroupage total ou non.  
336 877 youpi
* Renommer le compte de compta de la ligne en "Reconstr Ligne 0123456789".  
337 834
* Corriger son option, du genre 80MLiazoOrange (pas de dégroupage) ou 80MLiazoOrangeNu (dégroupage total).  
338 877 youpi
* On reçoit régulièrement des mails pour la progression de la construction.
339
340 834
* Quand on reçoit le mail parlant du changement de login, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans le champ Commentaire de la ligne.  
341 877 youpi
342 834
* Si on reçoit un mail parlant du changement de numéro de téléphone, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans la ligne (à la fois la référence et le nom du compte) et dans la note de l'abonné  
343 877 youpi
* Une fois la construction faite, facturer les frais de migration à la fin du mois suivant.Modifier l'échéancier (l'adhérent.e sera prévenu par un script après avoir réalisé l'injection)
344 886 youpi
345 877 youpi
* Avant de faire la première facturation au nouveau tarif:
346 886 youpi
347 877 youpi
* * corriger les tarifs client/fournisseur  
348 886 youpi
349 877 youpi
* * Si c'est un dégroupage total, mettre à jour le numéro de la ligne
350 886 youpi
351 877 youpi
* * * Dans la référence et le libellé du compte de compta  
352 886 youpi
353 877 youpi
* * * Dans la Note de l'adhérent.e
354 886 youpi
355 877 youpi
* * Renommer le compte de compta en "Ligne 0123456789"  
356
357
* * corriger le montant de prélèvement sur collect.online
358
359 1133 youpi
## Déménagement ligne ADSL / augmentation de débit
360
361
Pour le déménagement d'une ligne ADSL, cela peut éventuellement intéresser l'abonné.e d'avoir une période de recouvrement, auquel cas on peut simplement lui faire ouvrir une nouvelle ligne puis fermer l'ancienne quand elle/il n'en a plus besoin. Mais cela veut aussi dire que le dernier mois (voire les deux derniers quand ça ne tombe pas à la fin d'un bimestre pour les lignes Nerim) de l'ancienne ligne est facturé entièrement.
362
363
On peut donc préférer demander un déménagement, c'est-à-dire reconstruire la ligne ailleurs.
364
365
C'est en fait la même procédure pour augmenter le débit: c'est une reconstruction de la ligne.
366
367
Dans tous les cas la reconstruction sera facturée.
368
369
Il faut en faire la demande à services at fdn dot fr en précisant le numéro de ligne et le nom de l'abonné.e, éventuellement la nouvelle adresse, et le nouveau débit (vérifier ce qui est possible avec le test d'éligibilité).
370
371
Une fois la reconstruction confirmée, facturer les frais TTC: charge ADSL -> ligne, ligne -> FDN, et adhérent -> ligne, ligne -> produit ADSL.
372
373 877 youpi
## Réception de cotisation
374
375
  - Dans le module adhérents
376
377
* retrouver l'adhérent.e dans la liste,  
378
379
* aller dans l'onglet adhésions/cotisations  
380
* ajouter l'adhésion: mettre comme fin un jour avant l'anniversaire suivant.
381
382
  - Répercuter l'adhésion dans la compta en virant depuis l'adhérent.e vers le produit cotisation
383 834
  - Encaisser le montant (chèque: voir ci-dessous, liquide: passer sur le compte d'un trésorier qui se fait prélever et qui encaissera le liquide)
384
385 877 youpi
## Encaisser un chèque
386
387
Pour éviter d'en envoyer tous les 36s du mois, plutôt que virer directement depuis le compte bancaire, on vire temporairement depuis un compte "Remises de chèques".
388 974 youpi
389 972 youpi
  - Vérifier l'ordre du chèque.
390 834
  - Signer le chèque au dos
391 877 youpi
  - Virer depuis le compte "Remises de chèques" vers le compte de l'adhérent.e, avec la date du jour. Ainsi on sait que l'adhérent.e a payé, mais il nous reste des chèques à encaisser, stockés sur une étagère.
392 1241 youpi
  - Lors du dépôt d'une remise des chèques qui se sont entassés, virer le montant total de la remise de chèques depuis le compte bancaire vers le compte de remises de chèque, avec le numéro de remise pour rapprocher facilement, et la date de la remise de chèques. Envoyer par courier à Agence de Bordeaux, 51 quai de Paludate, 33800 Bordeaux
393 877 youpi
  - Quand confirmé, rapprocher.
394
395
## Résilier une ligne ADSL
396
397
  - Charger sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/adsl.php les derniers mois complets
398 887 youpi
  - Renommer le compte de compta de la ligne en "Résiliation Ligne xxxx"
399 1132 youpi
  - La facturation chez Nerim est bimensuelle, donc il faut faire remonter la demande au services at fdn dot fr avant le 15 du deuxième mois du bimestre, pour éviter de payer un autre bimestre pour l'ADSL. Il vaut mieux faire remonter le plus tôt possible pour éviter de payer la partie transit de FDN.
400
  - mailer donc services arobase fdn point fr en donnant simplement le numéro de ligne et le nom de l'adhérent.e pour vérification, avec la date de résiliation souhaitée.
401 928 youpi
  - Lorsque la compta FDN est faite pour le dernier mois (qui comporte éventuellement une partie abonnée et une partie relicat facturée à prix coûtant), faire la compta pour la ligne à la main (TODO: automatiser):
402 940 florian.lassenay
403
*****
404 930 youpi
405 936 youpi
### Facture mois plein
406 834
407 940 florian.lassenay
* Pour les mois avant le mois où la résiliation est effective (donc les mois où le service a été permanent)
408
* * Utiliser le lien "charge" pour charger ces mois entiers. Il faut enlever temporairement le mot "Résiliation " pour que le script accepte de faire la charge automatiquement.
409 930 youpi
410 927 youpi
### Facture du mois de résiliation
411
412
* Pour le mois pendant lequel la résiliation a lieu (donc le mois où le service est donc partiel)
413
* * On ne veut prendre de marge que sur la période où il y a effectivement eu un service. Il faut donc compter combien cela fait:
414 940 florian.lassenay
* * * notre marge: (tarif Aquilenet - tarif FDN) \* prorata du mois abonné)
415 834
* * Et y ajouter ce que FDN nous a fait payer
416 940 florian.lassenay
* * Facturer cela
417 927 youpi
418 930 youpi
### Facture des mois post résiliation
419 927 youpi
420 928 youpi
* Pour les mois après le mois où la résiliation a été effective (donc le mois où il n'y a aucun service)
421 929 youpi
* * Facturer juste ce que FDN nous a fait payer
422 927 youpi
423
*****
424
425
* Pour facturer:
426
* * Virer ce montant de la ligne ADSL vers le produit ADSL  
427 931 youpi
* * Virer ce montant de l'adhérent.e vers la ligne ADSL  
428 877 youpi
* * Virer le montant FDN de la charge ADSL vers la ligne ADSL  
429 933 youpi
* * Virer le montant FDN de la ligne ADSL vers le fournisseur FDN.  
430 877 youpi
* Établir le prélèvement des derniers mois à la main sur collect.online.  
431 1107 youpi
* S'il n'a plus d'abonnement, supprimer le numéro de compte dans la fiche tiers de l'adhérent  
432 946 youpi
* Renommer le libellé du compte de la ligne en "Ancienne Ligne xxxx"  
433 947 youpi
* Ajouter à la fin de la Ref. du compte de compta de la ligne ".0" (ou plus), et mettre à jour la référence dans la Note de l'adhérent.e (c'est pour le cas où un autre adhérent reprendrait cette même ligne, pour que ça soit vraiment un autre abonnement).
434 877 youpi
* Une fois la dernière échéance passée, désactiver l'échéancier chez collect.online : modifier l'échéancier pour bloquer tous les mois (vraiment le modifier pour bloquer des mois entiers, pas juste bloquer des échéances précises), ce qui nous permet d'éventuellement pouvoir reprendre des prélèvements facilement si l'adhérent.e veut reprendre un abonnement.
435 1160 youpi
* S'il n'a plus d'abonnement, désabonner de la liste adsl@
436 834
437
## Nouveau VPN
438 877 youpi
439 834
Sur souscription de VPN pour un.e adhérent.e existant.
440
441 942 youpi
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.  
442 1097 florian.lassenay
443 1222 youpi
TODO: dolibarr 10 + php7
444 1142 youpi
445 1097 florian.lassenay
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste vpn`, et ajoute l'éventuel mandat: TODO: vérifier que le numéro de compte se retrouve bien enregistré, dans le tiers correspondant à l'adhérent.e, dans sa fiche.
446
  * ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
447
  * Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main :
448
449 1105 florian.lassenay
> Retrouver le mot de passe dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe.
450
451 1097 florian.lassenay
> ~~~
452
 # On crypte le mot de passe :
453 1243 youpi
 mkpasswd -m SHA-512
454
 Mot de passe :
455 942 youpi
> ~~~
456 877 youpi
457 1040 youpi
la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."  
458 877 youpi
  * Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
459
460
* Vérifier le tarif du contrat sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php
461 834
* Ajouter, s'il n'y est pas déjà, l'adhérent.e dans collect.online, la référence d'adhérent.e est lisible en allant cherche l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.  
462 1125 youpi
* créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant (on prélève à la fin du mois M / début du mois M+1 l'abonnement VPN pour le mois M-1). Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour le premier mois partiel.  
463 834
* corriger les prélèvements anniversaire pour y ajouter la cotisation.  
464 877 youpi
* Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
465
466
* Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
467 834
468 1208 youpi
> ~~~
469 877 youpi
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0  
470 834
ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1  
471 877 youpi
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
472 1208 youpi
> ~~~
473 834
474 877 youpi
où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers). Éventuellement il y a déjà un fichier `disponible.pour.ip.fixe` qui vient d'un précédent désabonnement.
475
476 1210 youpi
Et créer un contrat pour une IP fixe, pour la facturer.
477
478 834
## Ajouter une autre IP fixe à un VPN
479 877 youpi
480
* Si l'adhérent veut une 2e IP fixe, il suffit d'ajouter la route dans son /etc/openvpn/ccd sur  
481 834
iris et demeter:
482 877 youpi
483 1209 youpi
> ~~~
484 834
iroute 185.233.101.m 255.255.255.255  
485 877 youpi
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:m::/64
486 1209 youpi
> ~~~
487 834
488 1211 youpi
Et créer un contrat pour une IP fixe, pour la facturer.
489
490 877 youpi
## Résilier un VPN
491
492
* Sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php repérer le contrat  
493
494
* Charger éventuellement le dernier mois  
495
* Cliquer sur le contrat (2e colonne)  
496 1230 youpi
* Cliquer sur le bouton Cloturer tous les services
497 877 youpi
* Désactiver le login sur iris et demeter dans /etc/openvpn/password en mettant juste un \# en tête de ligne.  
498
* Renommer l'éventuel fichier dans ccd/ en disponible.pour.ip.fixe.xxx pour libérer l'IP  
499
* Désabonner de la liste vpn@
500
501 1231 youpi
## Résilier un mandat
502
503
Quand on désactive un prélèvement, il faut prévenir dolibarr qu'on ne prélève plus automatiquement la cotisation:
504
505
* Aller dans le module "tiers"
506
* Dans la liste des Tiers, retrouver l'adhérent.e
507
* Aller dans l'onglet Informations de paiement
508
* Supprimer l'info de compte bancaire
509
510 1129 youpi
## Résilier un.e adhérent.e
511 877 youpi
512 1103 florian.lassenay
* Dans la liste dans le module Adhérents, cliquer sur la croix rouge pour résilier.  
513 1099 florian.lassenay
514 1270 youpi
* Désinscrire de la [liste asso](https://listes.aquilenet.fr/review/asso)  
515 834
516 1129 youpi
* Désactiver le compte ldap en changeant le mot de passe dans sa fiche adhérent.e dolibarr pour qu'ille ne puisse plus se logguer. 
517 1103 florian.lassenay
518
> dans le cas d'une demande de suppression totale des mails, aller sur hera
519
520
~~~
521
  sudo su
522
  cd /srv/vmail/aquilenet.fr/
523 834
  rm -fr prenom.nom
524 1103 florian.lassenay
~~~
525
526
> Pour les plus joueurs
527
528
~~~
529 877 youpi
sudo cd rm /srv/vmail/aquilenet.fr/prenom.nom -fr
530 1103 florian.lassenay
~~~
531 877 youpi
532
* Supprimer les comptes utilisateurs autres.  
533 834
534
* Enlever les permissions dans l'atelier.
535 877 youpi
536 1271 youpi
## Supprimer complètement un ancien adhérent
537
538
3 ans après la résiliation d'un adhérent, le RGPD nous dit que nous devons supprimer toutes les informations liées à l'adhérent.
539
540 1272 youpi
* Vérifier sur hera dans /srv/vmail/aquilenet.fr/le.login qu'il n'y a pas eu d'accès aux mails depuis longtemps, i.e. typiquement boite au lettre "new" avec des tas de mails, et "cur"  qui s'arrête à la date de résiliation
541
* Supprimer le répertoire /srv/vmail/aquilenet.fr/le.login
542 1273 youpi
* Dans https://dolibarr.aquilenet.fr/compta/facture/list.php supprimer les factures
543 1274 youpi
* Dans https://dolibarr.aquilenet.fr/contrat/list.php supprimer les contrats
544 1275 youpi
* Sur iris/demeter supprimer la ligne dans /etc/openvpn/passwd
545 1277 youpi
* Vérifier que son compte de compta est à 0 (sinon passer le solde en pertes & profits), le supprimer.
546 1271 youpi
* TODO: suite
547
* En tout dernier, supprimer l'adhérent depuis le module adhésion.
548
549 877 youpi
## Ajouter de l'espace disque owncloud
550
551
TODO: automatiser la partie dolibarr
552
553
  - se logguer sur nextcloud avec son compte habituel (qui est dans le groupe admin, pour le vérifier aller dans paramètres et vérifier le(s) groupe(s))
554
  - Dans le menu en haut à droite, choisir Utilisateurs
555
  - retrouver l'utilisateur dans la liste
556
  - changer son quota
557
  - noter son uuid
558
  - sur sayanet, dans /home/aquilenet-backup/BackItUp/BackItUp.conf, ajouter l'uuid à la liste\_exclusions
559 1115 youpi
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php s'il avait déjà un contrat,
560
    - si oui il suffit de l'augmenter,
561
    - si non il faut en créer un nouveau. dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-owncloud", choisir la quantité en Go/an, ajouter, modifier éventuellement le tarif
562 877 youpi
  - valider
563 922 youpi
  - modifier le statut du service en l'activant avec comme date de terminaison 2099
564
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
565
  - établir le prélèvement automatique sur collect.online
566
567
## Ajouter une facturation de VM ou serveur à prix libre
568
569
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "heb-mezza" ou VM, mettre 1 unité.
570 1179 youpi
  - changer le prix unitaire pour mettre le prix libre (par mois !)
571 922 youpi
  - valider le contrat
572 834
  - activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
573
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
574 1024 youpi
  - Créer la VM ou installer le serveur
575 877 youpi
576
## Ajouter du disque local pour une VM
577
578 1177 youpi
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat", mettre pour la ref le nom de la VM, et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-local", choisir la quantité en Go/an, changer éventuellement le tarif.
579 877 youpi
  - valider le contrat
580 1135 youpi
  - modifier l'état du service dans le contrat pour le passer en actif avec comme date de terminaison 2099
581 877 youpi
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
582 1025 youpi
  - Créer la VM
583 877 youpi
584
## Ajouter du disque NFS pour une VM
585
586 1178 youpi
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat", mettre pour la ref le nom de la VM + "NFS", et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-NFS", choisir la quantité en Go/an, changer éventuellement le tarif.
587 877 youpi
  - valider le contrat
588 1136 youpi
  - modifier l'état du service dans le contrat pour le passer en actif avec comme date de terminaison 2099
589 877 youpi
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
590
  - Voir https://atelier.aquilenet.fr/projects/infrastructure/wiki/NFS pour la création du volume, et mettre le quota.
591
592 834
## Supprimer du disque cloud, local ou NFS
593 877 youpi
594 834
  - [dans dolibarr](http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php) retrouver le contrat correspondant à la VM, cliquer sur le numéro de contrat.
595 877 youpi
  - Cliquer sur l'icône modifier à droite de "Statut du service", mettre la date de fin de service et cliquer sur Clôturer
596 834
  - Faire l'action adminsys correspondante.
597 877 youpi
598 834
## Et sourtout
599
600
Pour vérifier qu'il n'y a pas d'erreur, regarder la somme des soldes tout en bas de [la compta publique](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php), ça doit retomber à zéro.
601 877 youpi
602
## Supprimer un essai
603
604 834
On n'efface pas ce qui a existé réellement, mais on peut avoir besoin de supprimer un test.
605 877 youpi
606 834
  - Supprimer l'adhérent.e
607 877 youpi
  - Dans compta/tréso, Clients, choisir le client, regarder la fiche, supprimer
608 834
  - Supprimer le compte de compta
609 877 youpi
610 834
## Modifier les tarifs
611 877 youpi
612
  - Modifier dans sous.ods dans les recettes des produits.
613 834
614 877 youpi
* Dans gaia, /srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin, modifier eligibilite.cgi  
615
616 834
* Dans dolibarr, Services, modifier le/les services concernés  
617 877 youpi
* Dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/ , aller voir les lignes concernées, modifier le champ commentaire.
618
619 834
  - Dans les formulaires, modifier adsl-tail.inc, recompiler, commiter, svn up dans /srv/si/formulaires, copier adsl\*.pdf dans /srv/www/aquilenet.fr/docs/
620
  - Sur le site web, modifier http://www.aquilenet.fr/node/8
621 1252 youpi
622
## Supprimer quelqu'un
623
624
C'est nécessaire pour respecter le RGPD, 3 ans (?) après la fin de la cotisation:
625
626
TODO: s'assurer que c'est complet.
627
628
  - Supprimer ses vieux contrats
629
  - Supprimer ses vieilles factures
630
  - Supprimer son compte de compta
631
  - Supprimer sa fiche adhérent
632
  - TODO: est-ce que ça supprime son tiers ?
633 877 youpi
634
## Renommer quelqu'un
635
636
C'est galère et technique, mais pas impossible. Il faut (au moins, difficile d'être sûr qu'on n'ait rien oublié)
637
638
  - Dans sa fiche adhérent, changer nom/prénom, login, email
639
  - Sur hera, dans /home/vmail/aquilenet.fr, renommer le répertoire
640 834
  - Dans la fiche tiers dolibarr, change nom/prénom
641 953 youpi
  - Renommer son compte de compta, voire les écritures
642 1254 youpi
  - Dans la liste des contrats, renommer au besoin
643
  - Renommer son accès vpn sur iris et demeter
644 953 youpi
  - Supprimer l'ancien utilisateur dans l'atelier
645
646
## Ajouter un type de service
647
648
Dans le module service, cliquer sur Nouveau service.
649
650
Peu importe la référence et libellé du service.
651
652
Bien mettre la durée: 1 année ou 1 mois.
653 1015 florian.lassenay
654 1017 florian.lassenay
Mettre le prix en TTC et mettre la TVA à 0%
655
656
Dans le script aquilenets/contrats.php, ajouter dans le switch pour choisir le compte de produit à créditer.
657 834
658 1017 florian.lassenay
# Compta annuelle
659
660 1264 youpi
Récupérer les factures:
661
662
* Enercoop sur https://espace-client.enercoop.fr/mon-espace/accueil/#bienvenue , dans factures-fournisseurs/<annee>/Enercoop-<date>-NATLFAC\_xx\_xxxxxxxx.pdf  
663
664
* Eau Bordeaux métropole sur https://www.usagers.leau.bordeaux-metropole.fr/ , dans factures-fournisseurs/2XXX/eau_XXXXXXXX.pdf
665
666 1267 youpi
* FDN sur https://vador.fdn.fr/adherents
667
668
* Collect.online sur https://collect.online/
669
670 1264 youpi
671 1042 youpi
Faire le bilan d'exercice:
672 1017 florian.lassenay
673 1268 youpi
  - Créer un compte de référence 120020xx, de libellé "Exercice 20xx", de type "Compte bancaire épargne/placement"
674
  - le modifier pour désactiver la fonction de rapprochement.
675 1043 youpi
  - Vérifier que les fournisseurs sont à 0, corriger le cas échéant, sinon on les passera en passifs ou actifs
676 1214 youpi
  - Vider chaque compte produit et charge vers ce compte, à l'aide de virements "Exercice 20xx Produit/Charge truc". Cela remet donc à zéro tous les comptes de produit et charge.
677 1216 youpi
  - En faire un bilan d'exercice dans sous.ods dans une nouvelle feuille "20xx": copier la feuille de l'année d'avant, corriger les montants des charges et produits
678 1017 florian.lassenay
  - Virer l'exercice sur le compte "Bilan", avec l'intitulé "Exercice 20xx" . Le compte d'exercice 20xx est donc tombé à zéro.
679
680
Faire le bilan comptable (inverser tous les signes pour que ce soit plus intuitif à comprendre) dans sous.ods, en utilisant notamment le résumé de la page https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/bilan.php
681 1218 youpi
682 1017 florian.lassenay
  - Actif:
683
684
* les comptes courants et épargnes vont en actifs.  
685
686
* les comptes tiers **négatifs** vont en créances (on devrait recevoir ces sous-là un jour), y ajouter les éventuels chèques non encore encaissés.
687 1217 youpi
688 1017 florian.lassenay
  - Passif:
689 1047 youpi
690 1017 florian.lassenay
* Le compte "Bilan" (avant virement de l'exercice de l'année) va dans "Exercices passés"  
691
692
* les comptes tiers **positifs** vont en dettes (on a encore ça à payer).
693
694 1048 youpi
Vérifier que les deux totaux correspondent
695 1017 florian.lassenay
696 1050 youpi
Mettre à jour sous.ods:
697 1017 florian.lassenay
698 1051 youpi
  - Télécharger sous.csv depuis dolibarr: https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/export_sous.php
699 1052 youpi
  - ouvrir sous.csv en n'utilisant **que** le point-virgule comme séparateur
700 1017 florian.lassenay
  - copier/coller son contenu dans la feuille adhérents\_import de sous.ods
701 1015 florian.lassenay
  - mettre à jour la feuille historique depuis la feuille Situation
702 1213 youpi
  - étendre la plage de données des graphes dans la feuille Graphes
703 1015 florian.lassenay
  - Vérifier les feuilles Situation et Bilan mensuel, imprimer les feuilles Situation, Graphes, Bilan mensuel, et 20xx
704
705
# Compta mensuelle
706
707 1118 florian.lassenay
* voir les TODO sur https://atelier.aquilenet.fr/projects/compta/wiki/Todolist-mensuelle
708
709 1015 florian.lassenay
### Vérification rejets de prélèvement :
710
711
* Vérifier sur collect.online s'il y a eu des rejets sur le dernier prélèvement: depuis la page d'accueil, le bouton "Traiter" à droite de "impayées" en rouge (même s'il indique 0, il peut y en avoir...)
712
713
> * Aller vérifier sur coopacces: s'il y a effectivement un débit S-MONEY correspondant, utiliser cette date-là pour réaliser des virements inverses entre les adhérents concernés et le compte du crédit coopératif, qui du coup doivent de nouveau la créance. 
714
> * Sinon, c'est que le prélèvement n'a même pas été essayé, mettre la même date que le prélèvement. dans ce cas baisser d'autant le montant du prélèvement global des adhérents (Prélèvements adhérents XX/XXXX) et virer depuis les comptes des adhérents concernés vers le compte prélèvements.
715
> * Augmenter d'autant le prélèvement suivant, et vérifier avec l'adhérent pour que le prélèvement puisse se faire
716
717
### Rapprochement :
718
719
* Aller sur https://www.credit-cooperatif.coop/Entreprises/Banque-au-quotidien/Coop-access , demander l'export des écritures du compte bancaire pour ouvrir dans un tableur
720
721
* aller https://dolibarr.aquilenet.fr/compta/bank/account.php?account=1, comparer: on peut par exemple prendre chaque écriture de dolibarr depuis la date du dernier rapprochement, et cocher dans le tableur
722
723
> * Attention, les crédits S-MONEY dans coopaccess correspondent à l'écriture "Prélèvements adhérents" dans dolibarr. Si ça ne correspond pas c'est éventuellement normal, cf plus bas.
724
> * Il y a un débit S-MONEY dans coopaccess correspondant aux frais bancaires
725
> * Les autres débits S-MONEY éventuels dans coopaccess correspondent à de rejets de prélèvement, cf ci-dessus
726
727
* Enrichir dolibarr des opérations non cochées.
728
* Vérifier le sens des opérations non rapprochées
729
* Vérifier que la ligne "solde actuel" dolibarr est égale au solde sur coopacces.
730
731
> * Si la somme des crédits S-MONEY dans coopaccess ne correspond pas à l'écriture "Prélèvements adhérents" dans dolibarr, il y a peut-être des prélèvements qui ne sont pas encore passés (parce qu'on est au début du mois seulement). Du coup pour vérifier tout de même les soldes :
732
733
> > * * Dans le tableur soustraire les différents crédits S-MONEY déjà passés sur coopaccess du solde coopaccess (en haut)
734
> > * * Soustraire (calculer avec sa petite calculette) le prélèvement visible dans dolibarr du solde dolibarr.
735
736
> * Si ça ne correspond pas, recommencer.
737
> * Cliquer sur le bouton rapprocher pour accéder à la page de rapprochement.
738
> * rapprocher les opérations en renseignant la date du jour (on ne prend pas la peine d'indiquer le type d'opération),
739
> * * **sauf**
740
> * * Les opérations dolibarr pas encore passées sur coopaccess
741
> * * Dans le cas où la somme des crédits S-MONEY ne correspond pas à l'écriture "Prélèvement adhérents", cette dernière écriture, qu'on pourra vérifier le mois suivant.
742
743
## Frais de fonctionnement (nos factures)
744
745
**Cogent**
746
747
* Enregistrer la facture  
748
749
* **Payer** la facture
750
751
**Nom de domaine**
752
753
* En juin ou juillet, renouveller sur https://www.bookmyname.com/ : depuis la page d'accueil, cliquer sur la partie "gérer", puis "Liste de vos noms de domaine", puis cocher tous les domaines aquilenet, puis choisir l'action "Renouveler des noms de domaine", payer, faire les virements correspondant.  
754
755
* Le mois d'après, **récupérer** la facture  
756
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/bookmyname-<date>-xxxxxx.pdf
757
758
## Facturations par Aquilenet
759 1108 florian.lassenay
760
**Établir une facture ADSL pour ceux qui en ont besoin !**
761
762 1228 youpi
**[Indications pour création sous dolibarr10](https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Manuel_factures_dolibarr)**
763 1220 florian.lassenay
764 1015 florian.lassenay
**penser à mettre à jour :**
765
766
> * Le numéro de facture (Nous avons commencé l'année en suivant les exigences du fisc, à savoir une numérotation unique et pas par adhérent)
767
> * La date de facture  
768
> * La date dans la désignation  
769 1070 florian.lassenay
> * La date du prélèvement
770
771 1088 florian.lassenay
### Facturations mensuelles
772 1070 florian.lassenay
773 1137 florian.lassenay
```
774 1139 florian.lassenay
mémo pour une facturation sans contrat sous dolibarr :
775
Facturer : Rédiger une facture avec un numéro
776
Charger : virer du compte de l'adhérent vers le compte produit/service fourni en mettant une référence (n° de facture) pour s'y retrouver.
777 1137 florian.lassenay
```
778 834
779 1250 youpi
Créer les factures listées sur https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Factures_mensuelles
780 1131 florian.lassenay
781 834
### Facturations annuelles 
782 1095 florian.lassenay
783 1251 youpi
Créer les factures listées sur https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Factures_annuelles
784 1015 florian.lassenay
785 1037 youpi
## Lignes ADSL
786 834
787
* **Récupérer** les dernières factures sur https://vador.fdn.fr/adherents (Informations Administratives / Prélèvements), L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/FDN-<date>-xxxxxx.pdf  
788 1053 youpi
789 1034 youpi
* Si ça n'a pas déjà été fait pendant le rapprochement, virer le montant correspondant de FDN au crédit coopératif  
790 1041 youpi
* Vérifier que la balance du compte de fournisseur FDN retombe à 0 après leur dernière facture, sauf exceptions:
791 834
792 1253 youpi
* avec juillet 2020 compris:
793 834
794 1253 youpi
** FAS ouverture 1636 78
795
** FAS ouverture 3519 78
796
** 0531 déjà compté pour août 21.60
797 834
798 1253 youpi
* soit +177.60 en tout
799 834
800 1205 youpi
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php
801 1015 florian.lassenay
802
* S'assurer que les lignes nouvelles ont bien leur date de début correct (voir sur https://vador.fdn.fr/adherents) et que le montant du premier prélèvement est correct sur collect.online  
803
804
* Cliquer sur les boutons charge (sauf pour les anciennes lignes et les lignes actuellement en construction, pour lesquelles il faut regarder le détail de ce qu'il y a à faire)
805
806
* cela va:
807
808
> * Virer la souscription adhérent.e depuis le compte de la ligne vers le produit Lignes ADSL (Abonnement ligne xxx mois année)  
809
> * Virer la souscription adhérent.e depuis l'adhérent.e possédant la ligne vers le compte de la ligne.  
810
> * Virer la souscription FDN depuis la charge Lignes ADSL vers le compte de la ligne  
811
> * Virer la souscription FDN depuis le compte de la ligne vers le fournisseur FDN
812
813 1123 youpi
Note: on prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) l'abonnement pour le mois M-1.
814
815 1015 florian.lassenay
### Contrats
816 834
817 1172 youpi
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/contrats.php  
818 1142 youpi
* Cliquer sur les boutons charge des contrats où l'échéance est passée (elle est écrite en rouge). Cela va virer la souscription depuis le compte de l'adhérent.e vers le compte de produit correspondant.
819 1015 florian.lassenay
820 1123 youpi
Note: 
821
822
- Pour les VPN (on compte au prorata du mois utilisé), on prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) l'abonnement pour le mois M-1.
823 1127 youpi
- Pour les VM et hébergement (on compte par mois entier), on prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) l'abonnement pour le mois M.
824 1123 youpi
825 1015 florian.lassenay
### Adhésions
826
827 1142 youpi
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/cotisations.php
828 834
* pour chaque adhérent.e apparaissant dans la liste (qui sont ceux avec cotisation en retard):
829 1015 florian.lassenay
830
* S'il y a un RIB, on va prélever nous-même, donc cliquer sur le bouton charge, ce qui
831
832
> * Vire la cotisation annuelle ou mensuelle depuis l'adhérent.e vers le produit Cotisations.  
833
> * Ajoute la cotisation dans l'adhérent.e.
834
835
* S'il n'y a pas de RIB, on ne sait pas s'il y a lieu d'établir une cotisation, donc cliquer sur le bouton Rappel pour envoyer un mail à l'adhérent.e. Attention: si l'adresse e-mail est en @aquilenet.fr, il faut vérifier si l'adhérent.e relève bien ses mails, et sinon, lui envoyer un courrier papier.  
836
837
* Résilier les retardataires répétés.
838 1123 youpi
839
Note: On prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) les adhésions dont l'anniversaire est tombé pendant le mois M.
840 1066 youpi
841 1015 florian.lassenay
### Prélèvements & **injection dans dolibarr**
842
843 1142 youpi
* Aller sur collect.online  
844 1015 florian.lassenay
* Dans Echéances, faire sortir les échéances **du 10 du mois courant au 10 du mois suivant** (i.e. les prochaines échéances qui vont être prélevées, qu'on n'a pas encore injectées), cliquer sur Exporter . Attendre quelques secondes, le fichier devrait apparaitre dans la liste obtenue avec "Vos demandes d'export". Attention à bien prendre le bon fichier :) a priori le plus récent est en haut.
845 834
* Tester le résultat des prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/test_prelevements.php  
846 1015 florian.lassenay
* Vérifier que ça retombe bien à zéro sinon identifier les raisons
847 834
848
> * C'est un prélèvements dans collect.online à corriger (le corriger)
849
> * Une erreur existe dans dolibarr (montant d'abonnement, cotisation, sens de paiement ...)
850 1015 florian.lassenay
> * Situation temporaire (avance ou retard de paiement), dans ce cas documenter dans le champ commentaires de la fiche de compte dolibarr, en précisant la date de régulation prévue. Faire éventuellement un mail à l'adhérent si une action de sa part est requise.
851 1054 youpi
852 1015 florian.lassenay
* **Refaire** un nouvel export, le re-télécharger et refaire le test d'import.
853 1054 youpi
* Injecter vraiment les prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/import_prelevements.php  
854 834
* Vérifier dans l'ensemble des comptes que les adhérent.e.s sont bien retombés à 0. Quand ce n'est pas le cas, modifier le champ Commentaire du compte bancaire correspondant pour noter pourquoi.
855 1055 youpi
856 1054 youpi
**Vérification**
857 1142 youpi
858 834
> * Vérifier les balances des comptes d'adhérent.e.s, de fournisseurs, et de clients.
859
> * Encaisser (les envoyer par courrier & ajouter dolibarr) les chèques qui restent en mettant le numéro de remise dans le virement
860
> * Lancer les rappels de prélèvements depuis https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/rappel_prelevements.php (ça prend du temps car le script met à jour les clés gpg)
861
> * En janvier, faire la compta annuelle