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youpi, 05/04/2021 00:26

Compta

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Tout se passe sur dolibarr

juste pour info, Installation d'un nouveau dolibarr , et la liste des dépôts où on stocke nos scripts (référencée aussi sur https://www.ffdn.org/wiki/doku.php?id=formations:compta#travaux_de_la_fede)
* http://git.aquilenet.fr/tools.git scripts web pour générer des formulaires d'inscription , installé sur gaia:/srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin
* http://git.aquilenet.fr/tools-dolibarr.git scripts dolibarr pour valider une inscription et les scripts de compta , installé sur cresus:/usr/share/dolibarr/scripts/aquilenet
* http://git.aquilenet.fr/htdocs-dolibarr.git pour gérer les lignes ADSL de manière sympa dans Dolibarr , installé sur cresus:/usr/share/dolibarr/htdocs/aquilenet
* http://git.aquilenet.fr/adherents.git pour l'espace adhérents, en dolibarr aussi, installé sur cresus:/srv/adherents

Les mails sont envoyés à tresorier@aquilenet.fr qui est un alias pour la liste tresorier@listes.aquilenet.fr qu'on peut gérer sur https://listes.aquilenet.fr/sympa/admin/tresorier

Ancien svn, n'est plus utilisé désormais

svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/factures-fournisseurs

svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/adhesions

Il est sans doute utile d'aller consulter d'abord la doc de FDN: https://wiki-adh.fdn.fr/wiki/documentation:notions_de_comptabilite pour comprendre les principes des comptes comptables. Il y a aussi eu un exposé à l'AG 2015 de la FFDN: http://www.aquilenet.fr/docs/compta.pdf

Voici ci-dessous le plan comptable. Quand on ajoute ou modifie une entrée, il faut penser à mettre à jour (TODO: factoriser dans aquilenet.lib.php):

  • le numéro de Réf. du compte en question bien sûr

  • dans compte_adherent() dans aquilenet.lib.php

  • dans soldes_accounts(), et tout en bas, dans compta-asso.php

  • dans aquilenet.lib.php

  • dans dolibarr.php

  • 05... : Compte de la ligne ADSL 05... Ne fait pas vraiment partie du plan comptable, on ne fait que faire passer les virements par ce compte pour y rassembler tout ce qui concerne une ligne ADSL donnée.

  • 12000000 : Compte de bilan

  • 1200xxxx : Compte d'exercice de l'année xxxx

  • 40100001 : Fournisseur Online.net

  • 40100002 : Fournisseur Bookmyname

  • 40100003 : Fournisseur divers

  • 40100004 : Fournisseur FDN

  • 40100005 : Fournisseur Syntis

  • 40100006 : Fournisseur Kazar

  • 40100007 : Fournisseur Cogent

  • 40100008 : Fournisseur Anteor

  • 40100009 : Fournisseur Orange

  • 40100010 : Fournisseur RIPE

  • 40100011 : Fournisseur OVH

  • 40100012 : Fournisseur Fullsave

  • 40100013 : Fournisseur Gitoyen

  • 41100xyz : Compte de l'adhérent.e xyz

  • 41101000 : Donateur divers

  • 41101001 : Clients divers

  • 41102xyz : Compte du client xyz

  • 51120000 : Remise de chèque

  • 51190000 : Prélèvements

  • 51200001 : Crédit coopératif

  • 53140000 : Caisse

  • 60000000 : Charge Lignes ADSL

  • 60400001 : Charge dedibox

  • 60400002 : Charge nom de domaine

  • 60400003 : Charge hébergement

  • 60400004 : Charge IP

  • 60400005 : Charge transit

  • 60630000 : Charge matériel petit équipement

  • 21830000 : Charge matériel informatique

  • 60700000 : Charge marchandise goodies

  • 60700001 : Charge marchandise briques

  • 61100000 : Charge installation

  • 61600000 : Charge assurance

  • 62310000 : Charge annonces et insertions

  • 62360000 : Charge stickers

  • 62610000 : Charge timbres et frais postaux

  • 62620000 : Charge livraison

  • 62700000 : Charge service bancaire

  • 62800000 : Charge Diverses

  • 63500000 : Charge taxe achat étranger

  • 70400000 : Produit installation

  • 70600000 : Produit lignes ADSL

  • 70600001 : Produit VPN

  • 70700000 : Produit marchandise goodies

  • 70700001 : Produit marchandise briques

  • 70830000 : Produit hébergement

  • 70830001 : Produit transit

  • 70830002 : Produit stockage

  • 70830003 : Produit IP

  • 74000000 : Produit cotisations

  • 76000000 : Produit parts CC

  • 77000000 : Produit Dons

En résumé

  • Pour les comptes en banque et tiers (adhérent.e.s, fournisseurs), c'est négatif quand on leur a donné de l'avance de sous, et c'est positif quand on leur en doit (i.e. on est du côté "banquier" !) Ainsi:

    • C'est donc normal que les comptes en banque soient négatif, au contraire: c'est la banque qui nous doit des sous :) C'est exactement l'opposé de ce qui apparaît dans le compte chez la banque.
    • Si un.e adhérent.e est strictement négatif, il nous doit des sous, il faut lui prélever.
    • Si un.e adhérent.e est strictement positif, c'est qu'il a payé des trucs pour l'asso. Soit on lui rembourse, soit on ne lui prélève pas quelques mois.
    • Si un fournisseur est strictement positif, c'est qu'on lui doit des sous, il reste une facture impayée.
    • Si un fournisseur est strictement négatif, c'est qu'on lui a donné trop de sous ! Il faut régulariser.

  • Pour les comptes de charge et de produit, c'est plus habituel:

    • Une charge, c'est des sous en moins qui vont alimenter un fournisseur
    • Un produit, c'est des sous en plus qui viennent d'adhérent.e.s.

  • Pour les comptes en banque, on doit faire le "rapprochement" avec le relevé de compte. Attention, rapprocher rend l'écriture inchangeable. Il ne faut donc rapprocher qu'avec le relevé de compte confirmant l'opération sous les yeux.

Par exemple, voici pour un don et pour un paiement de facture:

Don

Par un.e adhérent.e

  • On vire le montant depuis son compte vers le compte produit don.Il nous doit donc maintenant des sous.
  • Le virement ou prélèvement est ordonné, on vire le montant depuis le
  • compte bancaire vers le compte de l'adhérent.e. Il ne nous doit plus de sous.
  • Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")

Si c'est une personne qu'on ne reverra pas souvent, on peut utiliser le

compte "Donateur divers" à la place du compte d'un compte d'adhérent.e.

Facture de fournisseur

Un fournisseur nous envoie une facture pour un service

  • On vire chaque élément de la facture depuis le compte de charge correspondant vers le compte de fournisseur. On lui doit donc des sous

  • Lorsque l'on paie la facture, on vire le montant depuis le compte fournisseur vers le compte bancaire. On ne lui doit plus de sous.

  • Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")

  • Lors d'un virement fait à un fournisseur on indique le numéro de facture (numéro invoice pour cogent par exemple)correspondant dans les trois champs

  • motif du virement
  • Référence de l'opération
  • Référence de bout en bout

Nouvel.le adhérent.e

Sur réception d'une demande d'adhésion

  • Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.
  • Corriger éventuellement des typos ou ajouts à la main sur le formulaire (majuscules, type d'adherent, numero de tel, adresse mail)
  • Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvel_adherent.php, cela crée l'adhérent.e dans dolibarr, et du coup aussi dans LDAP, et donc une adresse mail etc., ainsi qu'un compte de compta tiers pour lui, ça l'inscrit à asso@listes.aquilenet.fr, et ça lui maile une bienvenue. Note débuggage: si le script se vautre, la fiche LDAP est quand même créée, il faut la supprimer avec un coup de ldapdelete -H ldaps://ldap.aquilenet.fr -x -W -D uid=dolibarr,dc=aquilenet,dc=fr "cn=Jeannot Lapin,ou=members,dc=aquilenet,dc=fr"

  • S'il y a une commande de VPN, ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .

    • * Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main: aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe. Utiliser mkpasswd -m sha-512 pour le crypter, et alors la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."
    • Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
  • Dans les comptes, virer depuis son compte d'adhérent.e vers le "produit cotisations" le droit d'entrée ou la cotisation, titre "Cotisation Machin Truc 2011"
  • Dans sa fiche dolibarr adhérent.e, ajouter l'adhésion dans l'onglet adhésions

  • puis, selon le mode de règlement, avec la date du jour:

    • Si c'est un chèque, virer depuis le compte de remises vers son compte
    • Si c'est en liquide, virer depuis la caisse vers son compte
    • Si c'est un virement, virer depuis le compte bancaire vers son compte (et rapprocher plus tard)
    • Si c'est un prélèvement, voir ci-dessous.

  • Si l'adresse e-mail n'a pas été précisée, envoyer une lettre de bienvenue papier. Voir le courrier type dans le cloud dans adhesions

  • S'il y a un mandat

    • Archiver le mandat original.
    • Aller sur http://www.collect.online/ Ajouter l'adhérent.e dans la partie prélèvement, On utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
    • Si c'est juste une adhésion ou un abonnement VPN, faire un prélèvement régulier annuel ou mensuel (note: on commence à prélever les vpn et adsl à la fin du mois suivant le premier mois de service vpn ou de mise en service adsl)
    • Si c'est un abonnement ADSL, on crée l'échéancier plus tard, une fois la ligne effectivement construite.

  • S'il y a une souscription à une ligne ADSL

    • Toute la compta est faite automatiquement par le script, il y a juste à archiver la demande dans le cloud
    • Vérifier l'éligibilité de la ligne et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total
    • Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter toutes les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.
    • Envoyer un aimable mail de confirmation à services at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr avec support at aquilenet.fr en copie, pour permettre d'identifier la ligne ne pas oublier de préciser qu'il vient d'"aquilenet", donner le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent.
    • Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP, noter IPv4, préfixe IPv6, login et mot de passe (lisibles aussi sur https://vador.fdn.fr/adherents) dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne, et forwarder le mail à l'abonné en corrigeant un peu.
    • Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
    • Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence
    • Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone
    • Quand l'ouverture de ligne est effective,
    • * forwarder le mail à l'abonné
    • * aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,
    • * créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec un premier prélèvement manuel correspondant aux FAS + mois partiel, et le prélèvement automatique mensuel.
    • * Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:
    • La référence et le libellé du compte de compta
    • Dans la Note de l'adhérent.e

  • S'il y a une commande de VPN,

ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0

ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1

iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64

où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers).

  • Archiver le tout: scanner tous les documents, ajouter au cloud, dans adhesions

  • FIXME: broken, Sur l'atelier, ajouter l'adhérent.e en tant que participant au projet aquilenet.

Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e

TODO: dolibarr 10 + php7

  • Sur cresus, lancer la récupération de la clé à partir du fingerprint:

sudo -u www-data gpg --keyserver pgp.mit.edu --homedir /srv/adherents/.gnupg/ --recv-key XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

  • Retrouver l'adhérent dans Dolibarr, suivre le "lien tiers Dolibarr", aller dans la fiche, la modifier, découper le fingerprint complet de la clé GPG en 4 paquets de 10 chiffres hexa, les mettre dans les cases Id professionnel 1 à 4.

Nouveau mandat

Sur mandat arrivé après la demande d'adhésion ou mise à jour,

  • Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , pour pouvoir faire un copier/coller des numéros iban et bic

  • Copier/coller dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouveau_mandat.php

  • Archiver le mandat.

  • Si c'est juste un changement de compte, dans collect.online, modifier juste dans le débiteur le numéro de compte.

  • Si c'est un nouveau service pour un débiteur existant, avec le même compte, dans collect.online, ajouter l'échéancier.

  • Si c'est un nouveau débiteur, ajouter l'adhérent.e dans collect.online, on utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.

Nouvelle ligne ADSL

Penser à s'inscrire à la mailing list support@aquilenet.fr pour le suivi de l'ouverture.

Souscription

Sur souscription de ligne ADSL pour une adhésion existante.

TODO Décrire la procédure dans le cas d'un numéro VOISIN.

  • Vérifier l'éligibilité de la ligne et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total, cela permet notamment de savoir si c'est un numéro actif ou inactif.

  • Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter toutes les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.

  • Envoyer un mail de confirmation à services at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr avec comme informations dans le corps "aquilenet", le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent. Ce n'est pas un traitement automatique, rédiger le mail correctement.

  • Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.

  • Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste adsl@, et ajoute l'éventuel mandat

  • Ajouter, s'il.elle n'y est pas déjà, l'adhérent dans collect.online, la référence d'adhérent est lisible en allant cherche l'adhérent dans la partie adhérents de dolibarr.

  • Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions

Confirmation

Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP :

  • Dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne noter :

  • Forwarder le mail à l'abonné (en écrivant en tant que support@aquilenet.fr) en corrigeant un peu.

Changement

Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone

  • Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence
  • Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone

Ouverture effective

Quand l'ouverture de ligne est effective

  • forwarder le mail à l'abonné
  • aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,
  • créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant. Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour inclure les FAS + mois partiel.
  • modifier l'échéancier pour ajouter la cotisation annuelle s'il n'y en a pas déjà
  • Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:
  • La référence et le libellé du compte de compta
  • Dans le champ note de l'adhérent

Oui, c'est cracra de mettre le montant, il faudrait faire un lookup dans la base des tarifs (TODO). Pour l'instant c'est plus simple ainsi.

Migration ligne ADSL à Liazo

Lorsqu'un adhérent demande à migrer sa ligne vers Liazo.

La migration sera effective au début du bimestre suivant seulement (si on commande avant le 15 du deuxième mois du bimestre en cours, sinon c'est encore après).

  • Dans l'espace adhérent chez FDN, retrouver la ligne, et cliquer sur "Changer le débit ou l'option"

  • Choisir l'option voulue: dégroupage total ou non.

  • Renommer le compte de compta de la ligne en "Reconstr Ligne 0123456789".

  • Corriger son option, du genre 80MLiazoOrange (pas de dégroupage) ou 80MLiazoOrangeNu (dégroupage total).

  • On reçoit régulièrement des mails pour la progression de la construction.

  • Quand on reçoit le mail parlant du changement de login, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans le champ Commentaire de la ligne.

  • Si on reçoit un mail parlant du changement de numéro de téléphone, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans la ligne (à la fois la référence et le nom du compte) et dans la note de l'abonné

  • Une fois la construction faite, facturer les frais de migration à la fin du mois suivant.Modifier l'échéancier (l'adhérent.e sera prévenu par un script après avoir réalisé l'injection)

  • Avant de faire la première facturation au nouveau tarif:

    • corriger les tarifs client/fournisseur
    • Si c'est un dégroupage total, mettre à jour le numéro de la ligne
    • * Dans la référence et le libellé du compte de compta
    • * Dans la Note de l'adhérent.e
    • Renommer le compte de compta en "Ligne 0123456789"
    • corriger le montant de prélèvement sur collect.online

Déménagement ligne ADSL / augmentation de débit

Pour le déménagement d'une ligne ADSL, cela peut éventuellement intéresser l'abonné.e d'avoir une période de recouvrement, auquel cas on peut simplement lui faire ouvrir une nouvelle ligne puis fermer l'ancienne quand elle/il n'en a plus besoin. Mais cela veut aussi dire que le dernier mois (voire les deux derniers quand ça ne tombe pas à la fin d'un bimestre pour les lignes Nerim) de l'ancienne ligne est facturé entièrement.

On peut donc préférer demander un déménagement, c'est-à-dire reconstruire la ligne ailleurs.

C'est en fait la même procédure pour augmenter le débit: c'est une reconstruction de la ligne.

Dans tous les cas la reconstruction sera facturée.

Il faut en faire la demande à services at fdn dot fr en précisant le numéro de ligne et le nom de l'abonné.e, éventuellement la nouvelle adresse, et le nouveau débit (vérifier ce qui est possible avec le test d'éligibilité).

Une fois la reconstruction confirmée, facturer les frais TTC: charge ADSL -> ligne, ligne -> FDN, et adhérent -> ligne, ligne -> produit ADSL.

Réception de cotisation

  • Dans le module adhérents

    • retrouver l'adhérent.e dans la liste,
    • aller dans l'onglet adhésions/cotisations
    • ajouter l'adhésion: mettre comme fin un jour avant l'anniversaire suivant.

  • Répercuter l'adhésion dans la compta en virant depuis l'adhérent.e vers le produit cotisation

  • Encaisser le montant (chèque: voir ci-dessous, liquide: passer sur le compte d'un trésorier qui se fait prélever et qui encaissera le liquide)

Encaisser un chèque

Pour éviter d'en envoyer tous les 36s du mois, plutôt que virer directement depuis le compte bancaire, on vire temporairement depuis un compte "Remises de chèques".

  • Vérifier l'ordre du chèque.
  • Signer le chèque au dos
  • Virer depuis le compte "Remises de chèques" vers le compte de l'adhérent.e, avec la date du jour. Ainsi on sait que l'adhérent.e a payé, mais il nous reste des chèques à encaisser, stockés sur une étagère.
  • Lors du dépôt d'une remise des chèques qui se sont entassés, virer le montant total de la remise de chèques depuis le compte bancaire vers le compte de remises de chèque, avec le numéro de remise pour rapprocher facilement, et la date de la remise de chèques. Envoyer par courier à Agence de Bordeaux, 51 quai de Paludate, 33800 Bordeaux
  • Quand confirmé, rapprocher.

Résilier une ligne ADSL

  • Charger sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/adsl.php les derniers mois complets
  • Renommer le compte de compta de la ligne en "Résiliation Ligne xxxx"
  • La facturation chez Nerim est bimensuelle, donc il faut faire remonter la demande au services at fdn dot fr avant le 15 du deuxième mois du bimestre, pour éviter de payer un autre bimestre pour l'ADSL. Il vaut mieux faire remonter le plus tôt possible pour éviter de payer la partie transit de FDN.
  • mailer donc services arobase fdn point fr en donnant simplement le numéro de ligne et le nom de l'adhérent.e pour vérification, avec la date de résiliation souhaitée.
  • Lorsque la compta FDN est faite pour le dernier mois (qui comporte éventuellement une partie abonnée et une partie relicat facturée à prix coûtant), faire la compta pour la ligne à la main (TODO: automatiser):

Facture mois plein

  • Pour les mois avant le mois où la résiliation est effective (donc les mois où le service a été permanent)
  • * Utiliser le lien "charge" pour charger ces mois entiers. Il faut enlever temporairement le mot "Résiliation " pour que le script accepte de faire la charge automatiquement.

Facture du mois de résiliation

  • Pour le mois pendant lequel la résiliation a lieu (donc le mois où le service est donc partiel)
  • * On ne veut prendre de marge que sur la période où il y a effectivement eu un service. Il faut donc compter combien cela fait:
  • * * notre marge: (tarif Aquilenet - tarif FDN) * prorata du mois abonné)
  • * Et y ajouter ce que FDN nous a fait payer
  • * Facturer cela

Facture des mois post résiliation

  • Pour les mois après le mois où la résiliation a été effective (donc le mois où il n'y a aucun service)
  • * Facturer juste ce que FDN nous a fait payer
  • Pour facturer:
  • * Virer ce montant de la ligne ADSL vers le produit ADSL
  • * Virer ce montant de l'adhérent.e vers la ligne ADSL
  • * Virer le montant FDN de la charge ADSL vers la ligne ADSL
  • * Virer le montant FDN de la ligne ADSL vers le fournisseur FDN.
  • Établir le prélèvement des derniers mois à la main sur collect.online.
  • S'il n'a plus d'abonnement, supprimer le numéro de compte dans la fiche tiers de l'adhérent
  • Renommer le libellé du compte de la ligne en "Ancienne Ligne xxxx"
  • Ajouter à la fin de la Ref. du compte de compta de la ligne ".0" (ou plus), et mettre à jour la référence dans la Note de l'adhérent.e (c'est pour le cas où un autre adhérent reprendrait cette même ligne, pour que ça soit vraiment un autre abonnement).
  • Une fois la dernière échéance passée, désactiver l'échéancier chez collect.online : modifier l'échéancier pour bloquer tous les mois (vraiment le modifier pour bloquer des mois entiers, pas juste bloquer des échéances précises), ce qui nous permet d'éventuellement pouvoir reprendre des prélèvements facilement si l'adhérent.e veut reprendre un abonnement.
  • S'il n'a plus d'abonnement, désabonner de la liste adsl@

Nouveau VPN

Sur souscription de VPN pour un.e adhérent.e existant.

TODO: dolibarr 10 + php7

  • Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste vpn`, et ajoute l'éventuel mandat: TODO: vérifier que le numéro de compte se retrouve bien enregistré, dans le tiers correspondant à l'adhérent.e, dans sa fiche.
    • ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
    • Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main :

Retrouver le mot de passe dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe.

 # On crypte le mot de passe :
 mkpasswd -m SHA-512
 Mot de passe :

la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."

  • Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.

    • Vérifier le tarif du contrat sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php
    • Ajouter, s'il n'y est pas déjà, l'adhérent.e dans collect.online, la référence d'adhérent.e est lisible en allant cherche l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
    • créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant (on prélève à la fin du mois M / début du mois M+1 l'abonnement VPN pour le mois M-1). Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour le premier mois partiel.
    • corriger les prélèvements anniversaire pour y ajouter la cotisation.
    • Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
    • Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0  
ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1  
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64

où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers). Éventuellement il y a déjà un fichier disponible.pour.ip.fixe qui vient d'un précédent désabonnement.

Et créer un contrat pour une IP fixe, pour la facturer.

Ajouter une autre IP fixe à un VPN

  • Si l'adhérent veut une 2e IP fixe, il suffit d'ajouter la route dans son /etc/openvpn/ccd sur
    iris et demeter:
iroute 185.233.101.m 255.255.255.255  
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:m::/64

Et créer un contrat pour une IP fixe, pour la facturer.

Résilier un VPN

  • Sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php repérer le contrat

  • Charger éventuellement le dernier mois

  • Cliquer sur le contrat (2e colonne)

  • Cliquer sur le bouton Cloturer tous les services

  • Désactiver le login sur iris et demeter dans /etc/openvpn/password en mettant juste un # en tête de ligne.

  • Renommer l'éventuel fichier dans ccd/ en disponible.pour.ip.fixe.xxx pour libérer l'IP

  • Désabonner de la liste vpn@

Résilier un mandat

Quand on désactive un prélèvement, il faut prévenir dolibarr qu'on ne prélève plus automatiquement la cotisation:

  • Aller dans le module "tiers"
  • Dans la liste des Tiers, retrouver l'adhérent.e
  • Aller dans l'onglet Informations de paiement
  • Supprimer l'info de compte bancaire

Résilier un.e adhérent.e

  • Dans la liste dans le module Adhérents, cliquer sur la croix rouge pour résilier.

  • Désinscrire de la liste asso

  • Désactiver le compte ldap en changeant le mot de passe dans sa fiche adhérent.e dolibarr pour qu'ille ne puisse plus se logguer.

dans le cas d'une demande de suppression totale des mails, aller sur hera

  sudo su
  cd /srv/vmail/aquilenet.fr/
  rm -fr prenom.nom

Pour les plus joueurs

sudo cd rm /srv/vmail/aquilenet.fr/prenom.nom -fr

  • Supprimer les comptes utilisateurs autres.

  • Enlever les permissions dans l'atelier.

Supprimer complètement un ancien adhérent

TODO: incomplet: pas possible de supprimer un compte de compta ?

3 ans après la résiliation d'un adhérent, le RGPD nous dit que nous devons supprimer toutes les informations liées à l'adhérent.

  • Vérifier sur hera dans /srv/vmail/aquilenet.fr/le.login qu'il n'y a pas eu d'accès aux mails depuis longtemps, i.e. typiquement boite au lettre "new" avec des tas de mails, et "cur" qui s'arrête à la date de résiliation
  • Supprimer le répertoire /srv/vmail/aquilenet.fr/le.login
  • Dans https://dolibarr.aquilenet.fr/compta/facture/list.php supprimer les factures
  • Dans https://dolibarr.aquilenet.fr/contrat/list.php supprimer les contrats
  • Sur iris/demeter supprimer la ligne dans /etc/openvpn/passwd
  • Vérifier que son compte de compta est à 0 (sinon passer le solde en pertes & profits), le supprimer (FIXME: pas d'option pour faire ça ??)
  • Supprimer le débiteur dans collect.online
  • TODO: suite
  • En tout dernier, supprimer l'adhérent depuis le module adhésion.
  • TODO: est-ce que ça supprime son tiers ?

Ajouter de l'espace disque owncloud

TODO: automatiser la partie dolibarr

  • se logguer sur nextcloud avec son compte habituel (qui est dans le groupe admin, pour le vérifier aller dans paramètres et vérifier le(s) groupe(s))
  • Dans le menu en haut à droite, choisir Utilisateurs
  • retrouver l'utilisateur dans la liste
  • changer son quota
  • noter son uuid
  • sur sayanet, dans /home/aquilenet-backup/BackItUp/BackItUp.conf, ajouter l'uuid à la liste_exclusions
  • dans dolibarr, voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php s'il avait déjà un contrat,
    • si oui il suffit de l'augmenter,
    • si non il faut en créer un nouveau. dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-owncloud", choisir la quantité en Go/an, ajouter, modifier éventuellement le tarif
  • valider
  • modifier le statut du service en l'activant avec comme date de terminaison 2099
  • Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
  • établir le prélèvement automatique sur collect.online

Ajouter une facturation de VM ou serveur à prix libre

  • dans dolibarr, dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "heb-mezza" ou VM, mettre 1 unité.
  • changer le prix unitaire pour mettre le prix libre (par mois !)
  • valider le contrat
  • activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
  • Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
  • Créer la VM ou installer le serveur

Ajouter du disque local pour une VM

  • dans dolibarr, dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat", mettre pour la ref le nom de la VM, et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-local", choisir la quantité en Go/an, changer éventuellement le tarif.
  • valider le contrat
  • modifier l'état du service dans le contrat pour le passer en actif avec comme date de terminaison 2099
  • Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
  • Créer la VM

Ajouter du disque NFS pour une VM

  • dans dolibarr, dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat", mettre pour la ref le nom de la VM + "NFS", et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-NFS", choisir la quantité en Go/an, changer éventuellement le tarif.
  • valider le contrat
  • modifier l'état du service dans le contrat pour le passer en actif avec comme date de terminaison 2099
  • Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
  • Voir https://atelier.aquilenet.fr/projects/infrastructure/wiki/NFS pour la création du volume, et mettre le quota.

Supprimer du disque cloud, local ou NFS

  • dans dolibarr retrouver le contrat correspondant à la VM, cliquer sur le numéro de contrat.
  • Cliquer sur l'icône modifier à droite de "Statut du service", mettre la date de fin de service et cliquer sur Clôturer
  • Faire l'action adminsys correspondante.

Et sourtout

Pour vérifier qu'il n'y a pas d'erreur, regarder la somme des soldes tout en bas de la compta publique, ça doit retomber à zéro.

Supprimer un essai

On n'efface pas ce qui a existé réellement, mais on peut avoir besoin de supprimer un test.

  • Supprimer l'adhérent.e
  • Dans compta/tréso, Clients, choisir le client, regarder la fiche, supprimer
  • Supprimer le compte de compta

Modifier les tarifs

  • Modifier dans sous.ods dans les recettes des produits.

    • Dans gaia, /srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin, modifier eligibilite.cgi
    • Dans dolibarr, Services, modifier le/les services concernés
    • Dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/ , aller voir les lignes concernées, modifier le champ commentaire.

  • Dans les formulaires, modifier adsl-tail.inc, recompiler, commiter, svn up dans /srv/si/formulaires, copier adsl*.pdf dans /srv/www/aquilenet.fr/docs/

  • Sur le site web, modifier http://www.aquilenet.fr/node/8

Renommer quelqu'un

C'est galère et technique, mais pas impossible. Il faut (au moins, difficile d'être sûr qu'on n'ait rien oublié)

  • Dans sa fiche adhérent, changer nom/prénom, login, email
  • Sur hera, dans /home/vmail/aquilenet.fr, renommer le répertoire
  • Dans la fiche tiers dolibarr, change nom/prénom
  • Renommer son compte de compta, voire les écritures
  • Dans la liste des contrats, renommer au besoin
  • Renommer son accès vpn sur iris et demeter
  • Supprimer l'ancien utilisateur dans l'atelier

Ajouter un type de service

Dans le module service, cliquer sur Nouveau service.

Peu importe la référence et libellé du service.

Bien mettre la durée: 1 année ou 1 mois.

Mettre le prix en TTC et mettre la TVA à 0%

Dans le script aquilenets/contrats.php, ajouter dans le switch pour choisir le compte de produit à créditer.

Compta annuelle

Récupérer les factures:

Faire le bilan d'exercice:

  • Créer un compte de référence 120020xx, de libellé "Exercice 20xx", de type "Compte bancaire épargne/placement"
  • le modifier pour désactiver la fonction de rapprochement.
  • Vérifier que les fournisseurs sont à 0, corriger le cas échéant, sinon on les passera en passifs ou actifs
  • Vider chaque compte produit et charge vers ce compte, à l'aide de virements "Exercice 20xx Produit/Charge truc". Cela remet donc à zéro tous les comptes de produit et charge.
  • En faire un bilan d'exercice dans sous.ods dans une nouvelle feuille "20xx": copier la feuille de l'année d'avant, corriger les montants des charges et produits
  • Virer l'exercice sur le compte "Bilan", avec l'intitulé "Exercice 20xx" . Le compte d'exercice 20xx est donc tombé à zéro.

Faire le bilan comptable (inverser tous les signes pour que ce soit plus intuitif à comprendre) dans sous.ods, en utilisant notamment le résumé de la page https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/bilan.php

  • Actif:

    • les comptes courants et épargnes vont en actifs.
    • les comptes tiers négatifs vont en créances (on devrait recevoir ces sous-là un jour), y ajouter les éventuels chèques non encore encaissés.

  • Passif:

    • Le compte "Bilan" (avant virement de l'exercice de l'année) va dans "Exercices passés"
    • les comptes tiers positifs vont en dettes (on a encore ça à payer).

Vérifier que les deux totaux correspondent

Mettre à jour sous.ods:

  • Télécharger sous.csv depuis dolibarr: https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/export_sous.php
  • ouvrir sous.csv en n'utilisant que le point-virgule comme séparateur
  • copier/coller son contenu dans la feuille adhérents_import de sous.ods
  • mettre à jour la feuille historique depuis la feuille Situation
  • étendre la plage de données des graphes dans la feuille Graphes
  • Vérifier les feuilles Situation et Bilan mensuel, imprimer les feuilles Situation, Graphes, Bilan mensuel, et 20xx

Compta mensuelle

Vérification rejets de prélèvement :

  • Vérifier sur collect.online s'il y a eu des rejets sur le dernier prélèvement: depuis la page d'accueil, le bouton "Traiter" à droite de "impayées" en rouge (même s'il indique 0, il peut y en avoir...)
  • Aller vérifier sur coopacces: s'il y a effectivement un débit S-MONEY correspondant, utiliser cette date-là pour réaliser des virements inverses entre les adhérents concernés et le compte du crédit coopératif, qui du coup doivent de nouveau la créance.
  • Sinon, c'est que le prélèvement n'a même pas été essayé, mettre la même date que le prélèvement. dans ce cas baisser d'autant le montant du prélèvement global des adhérents (Prélèvements adhérents XX/XXXX) et virer depuis les comptes des adhérents concernés vers le compte prélèvements.
  • Augmenter d'autant le prélèvement suivant, et vérifier avec l'adhérent pour que le prélèvement puisse se faire

Rapprochement :

  • Attention, les crédits S-MONEY dans coopaccess correspondent à l'écriture "Prélèvements adhérents" dans dolibarr. Si ça ne correspond pas c'est éventuellement normal, cf plus bas.
  • Il y a un débit S-MONEY dans coopaccess correspondant aux frais bancaires
  • Les autres débits S-MONEY éventuels dans coopaccess correspondent à de rejets de prélèvement, cf ci-dessus
  • Enrichir dolibarr des opérations non cochées.
  • Vérifier le sens des opérations non rapprochées
  • Vérifier que la ligne "solde actuel" dolibarr est égale au solde sur coopacces.
  • Si la somme des crédits S-MONEY dans coopaccess ne correspond pas à l'écriture "Prélèvements adhérents" dans dolibarr, il y a peut-être des prélèvements qui ne sont pas encore passés (parce qu'on est au début du mois seulement). Du coup pour vérifier tout de même les soldes :
  • * Dans le tableur soustraire les différents crédits S-MONEY déjà passés sur coopaccess du solde coopaccess (en haut)
  • * Soustraire (calculer avec sa petite calculette) le prélèvement visible dans dolibarr du solde dolibarr.
  • Si ça ne correspond pas, recommencer.
  • Cliquer sur le bouton rapprocher pour accéder à la page de rapprochement.
  • rapprocher les opérations en renseignant la date du jour (on ne prend pas la peine d'indiquer le type d'opération),
  • * sauf
  • * Les opérations dolibarr pas encore passées sur coopaccess
  • * Dans le cas où la somme des crédits S-MONEY ne correspond pas à l'écriture "Prélèvement adhérents", cette dernière écriture, qu'on pourra vérifier le mois suivant.

Frais de fonctionnement (nos factures)

Cogent

  • Enregistrer la facture

  • Payer la facture

Nom de domaine

  • En juin ou juillet, renouveller sur https://www.bookmyname.com/ : depuis la page d'accueil, cliquer sur la partie "gérer", puis "Liste de vos noms de domaine", puis cocher tous les domaines aquilenet, puis choisir l'action "Renouveler des noms de domaine", payer, faire les virements correspondant.

  • Le mois d'après, récupérer la facture

  • L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs//bookmyname--xxxxxx.pdf

Facturations par Aquilenet

Établir une facture ADSL pour ceux qui en ont besoin !

Indications pour création sous dolibarr10

penser à mettre à jour :

  • Le numéro de facture (Nous avons commencé l'année en suivant les exigences du fisc, à savoir une numérotation unique et pas par adhérent)
  • La date de facture
  • La date dans la désignation
  • La date du prélèvement

Facturations mensuelles

mémo pour une facturation sans contrat sous dolibarr :
Facturer : Rédiger une facture avec un numéro
Charger : virer du compte de l'adhérent vers le compte produit/service fourni en mettant une référence (n° de facture) pour s'y retrouver.

Facturations annuelles

Créer les factures listées sur https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Facturations

Lignes ADSL

  • Récupérer les dernières factures sur https://vador.fdn.fr/adherents (Informations Administratives / Prélèvements), L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs//FDN--xxxxxx.pdf

  • Si ça n'a pas déjà été fait pendant le rapprochement, virer le montant correspondant de FDN au crédit coopératif

  • Vérifier que la balance du compte de fournisseur FDN retombe à 0 après leur dernière facture, sauf exceptions:

  • avec novembre 2020 compris:

** FAS ouverture 3519 78

  • soit +78 en tout

  • Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php

  • S'assurer que les lignes nouvelles ont bien leur date de début correct (voir sur https://vador.fdn.fr/adherents) et que le montant du premier prélèvement est correct sur collect.online

  • Cliquer sur les boutons charge (sauf pour les anciennes lignes et les lignes actuellement en construction, pour lesquelles il faut regarder le détail de ce qu'il y a à faire)

  • cela va:

  • Virer la souscription adhérent.e depuis le compte de la ligne vers le produit Lignes ADSL (Abonnement ligne xxx mois année)
  • Virer la souscription adhérent.e depuis l'adhérent.e possédant la ligne vers le compte de la ligne.
  • Virer la souscription FDN depuis la charge Lignes ADSL vers le compte de la ligne
  • Virer la souscription FDN depuis le compte de la ligne vers le fournisseur FDN

Note: on prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) l'abonnement pour le mois M-1.

Contrats

Note:

  • Pour les VPN (on compte au prorata du mois utilisé), on prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) l'abonnement pour le mois M-1.
  • Pour les VM et hébergement (on compte par mois entier), on prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) l'abonnement pour le mois M.

Adhésions

  • Vire la cotisation annuelle ou mensuelle depuis l'adhérent.e vers le produit Cotisations.
  • Ajoute la cotisation dans l'adhérent.e.

  • S'il n'y a pas de RIB, on ne sait pas s'il y a lieu d'établir une cotisation, donc cliquer sur le bouton Rappel pour envoyer un mail à l'adhérent.e. Attention: si l'adresse e-mail est en @aquilenet.fr, il faut vérifier si l'adhérent.e relève bien ses mails, et sinon, lui envoyer un courrier papier.

  • Résilier les retardataires répétés.

Note: On prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) les adhésions dont l'anniversaire est tombé pendant le mois M.

Prélèvements & injection dans dolibarr

  • Aller sur collect.online
  • Dans Echéances, faire sortir les échéances du 10 du mois courant au 10 du mois suivant (i.e. les prochaines échéances qui vont être prélevées, qu'on n'a pas encore injectées), cliquer sur Exporter . Attendre quelques secondes, le fichier devrait apparaitre dans la liste obtenue avec "Vos demandes d'export". Attention à bien prendre le bon fichier :) a priori le plus récent est en haut.
  • Tester le résultat des prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/test_prelevements.php
  • Vérifier que ça retombe bien à zéro sinon identifier les raisons
  • C'est un prélèvements dans collect.online à corriger (le corriger)
  • Une erreur existe dans dolibarr (montant d'abonnement, cotisation, sens de paiement ...)
  • Situation temporaire (avance ou retard de paiement), dans ce cas documenter dans le champ commentaires de la fiche de compte dolibarr, en précisant la date de régulation prévue. Faire éventuellement un mail à l'adhérent si une action de sa part est requise.
  • Refaire un nouvel export, le re-télécharger et refaire le test d'import.
  • Injecter vraiment les prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/import_prelevements.php
  • Vérifier dans l'ensemble des comptes que les adhérent.e.s sont bien retombés à 0. Quand ce n'est pas le cas, modifier le champ Commentaire du compte bancaire correspondant pour noter pourquoi.

Vérification

  • Vérifier les balances des comptes d'adhérent.e.s, de fournisseurs, et de clients.
  • Encaisser (les envoyer par courrier & ajouter dolibarr) les chèques qui restent en mettant le numéro de remise dans le virement
  • Lancer les rappels de prélèvements depuis https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/rappel_prelevements.php (ça prend du temps car le script met à jour les clés gpg)
  • En janvier, faire la compta annuelle

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