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Compta » History » Version 1298

youpi, 04/10/2021 02:31 PM

1 877 youpi
# Compta
2 834
3 877 youpi
## Liens rapides dans cette page
4 834
5 878 youpi
  - [Facture fournisseur](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Facture)  
6 1013 florian.lassenay
  - [Compta mensuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Compta-mensuelle)  
7 1014 florian.lassenay
  - [Compta annuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Compta-annuelle)  
8 878 youpi
  - [Nouvel.le adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-adh%C3%A9rente)  
9
  - [Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-cl%C3%A9-PGP-dune-adh%C3%A9rente)  
10
  - [Nouveau mandat](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-mandat)  
11
  - [Nouvelle ligne ADSL](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-ligne-ADSL)  
12
  - [Migration Ligne ADSL à Liazo](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Migration-ligne-ADSL-%C3%A0-Liazo)  
13 1134 youpi
  - [Déménagement ligne ADSL / Augmentation de débit](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#D%C3%A9m%C3%A9nagement-ligne-ADSL-augmentation-de-d%C3%A9bit)
14 878 youpi
  - [Réception de cotisation](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9ception-de-cotisation)  
15
  - [Encaisser un chèque](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Encaisser-un-ch%C3%A8que)  
16
  - [Résilier une ligne ADSL](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-une-ligne-ADSL)  
17
  - [Nouveau VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-VPN)  
18
  - [Ajouter une IP fixe à un VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-une-autre-IP-fixe-%C3%A0-un-VPN)  
19
  - [Résilier un VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-VPN)  
20 1182 youpi
  - [Résilier un.e adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-une-adh%C3%A9rente)  
21 1280 youpi
  - [Supprimer complètement un.e adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Supprimer-compl%C3%A8tement-un-ancien-adh%C3%A9rent)
22 878 youpi
  - [Ajouter de l'espace disque cloud](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-de-lespace-disque-owncloud)  
23
  - [Ajouter du disque local pour une VM](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-local-pour-une-VM)  
24
  - [Ajouter du disque NFS pour une VM](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-NFS-pour-une-VM)  
25
  - [Supprimer du disque](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Supprimer-du-disque-cloud-local-ou-NFS)  
26 880 youpi
  - [Renommer quelqu'un](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Renommer-quelquun)
27 878 youpi
28 834
## autres liens
29
30 1288 youpi
  - [TODO list mensuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/compta/wiki/Todolist-mensuelle)  
31 879 youpi
  - [[compta\_boiteaidées|TODO list un jour]]  
32
  - [La compta publique](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php)  
33
  - [La preuve par neuf de la compta](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/check.php)  
34
  - [La liste des pages dolibarr aux petits ognons pour nous](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet)  
35
  - [La compta adhérent](https://adherents.aquilenet.fr/compta.php)  
36
  - [le cloud](https://cloud.aquilenet.fr/index.php/apps/files/?dir=/Shared/Aquilenet-administration/Compta/adhesions)  
37
  - [coopanet](http://www.coopanet.coop) , Code utilisateur E145498P  
38
  - [collect online](http://collect.online)  
39 834
  - [[dolibarr]]  
40 879 youpi
  - Il y a aussi un [bac à sable dolibarr](https://dolibarr2.aquilenet.fr/)
41 1229 youpi
  - [création de factures sous dolibarr10](https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Manuel_factures_dolibarr)
42
  - ~~[[appli_generation_factures|Application django de génération des factures]]~~
43 951 youpi
  - les infos publiques envoyées à db.ffdn.org: (http://dolibarr.aquilenet.fr/isp.json)
44 952 youpi
  - les autres infos: (http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/infosplus.php)
45 877 youpi
46 834
## Doc
47 877 youpi
48
**Tout se passe sur dolibarr**
49 834
50 949 youpi
juste pour info, [Installation d'un nouveau dolibarr](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Installation_dolibarr) , et la liste des dépôts où on stocke nos scripts (référencée aussi sur https://www.ffdn.org/wiki/doku.php?id=formations:compta#travaux_de_la_fede)
51 950 youpi
    * http://git.aquilenet.fr/tools.git             scripts web pour générer des formulaires d'inscription , installé sur gaia:/srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin
52 1224 youpi
    * http://git.aquilenet.fr/tools-dolibarr.git    scripts dolibarr pour valider une inscription et les scripts de compta , installé sur cresus:/usr/share/dolibarr/scripts/aquilenet
53
    * http://git.aquilenet.fr/htdocs-dolibarr.git   pour gérer les lignes ADSL de manière sympa dans Dolibarr , installé sur cresus:/usr/share/dolibarr/htdocs/aquilenet
54
    * http://git.aquilenet.fr/adherents.git         pour l'espace adhérents, en dolibarr aussi, installé sur cresus:/srv/adherents
55 834
56
Les mails sont envoyés à tresorier@aquilenet.fr qui est un alias pour la liste tresorier@listes.aquilenet.fr qu'on peut gérer sur https://listes.aquilenet.fr/sympa/admin/tresorier
57 877 youpi
58
Ancien svn, n'est plus utilisé désormais  
59 834
svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/factures-fournisseurs  
60
svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/adhesions
61
62
Il est sans doute utile d'aller consulter d'abord la doc de FDN: https://wiki-adh.fdn.fr/wiki/documentation:notions_de_comptabilite pour comprendre les principes des comptes comptables. Il y a aussi eu un exposé à l'AG 2015 de la FFDN: http://www.aquilenet.fr/docs/compta.pdf
63
64
Voici ci-dessous le plan comptable. Quand on ajoute ou modifie une entrée, il faut penser à mettre à jour (TODO: factoriser dans aquilenet.lib.php):
65 877 youpi
66 834
* le numéro de Réf. du compte en question bien sûr  
67 877 youpi
68
* dans compte\_adherent() dans aquilenet.lib.php  
69
* dans soldes\_accounts(), et tout en bas, dans compta-asso.php  
70
* dans aquilenet.lib.php  
71 834
* dans dolibarr.php
72 877 youpi
73 834
* 05... : Compte de la ligne ADSL 05... Ne fait pas vraiment partie du plan comptable, on ne fait que faire passer les virements par ce compte pour y rassembler tout ce qui concerne une ligne ADSL donnée.  
74 877 youpi
75
* 12000000 : Compte de bilan  
76
* 1200xxxx : Compte d'exercice de l'année xxxx  
77
* 40100001 : Fournisseur Online.net  
78
* 40100002 : Fournisseur Bookmyname  
79
* 40100003 : Fournisseur divers  
80
* 40100004 : Fournisseur FDN  
81
* 40100005 : Fournisseur Syntis  
82
* 40100006 : Fournisseur Kazar  
83
* 40100007 : Fournisseur Cogent  
84
* 40100008 : Fournisseur Anteor  
85
* 40100009 : Fournisseur Orange  
86
* 40100010 : Fournisseur RIPE  
87
* 40100011 : Fournisseur OVH  
88 1244 youpi
* 40100012 : Fournisseur Fullsave
89 1289 youpi
* 40100013 : Fournisseur Gitoyen
90 877 youpi
* 41100xyz : Compte de l'adhérent.e xyz  
91
* 41101000 : Donateur divers  
92
* 41101001 : Clients divers  
93
* 41102xyz : Compte du client xyz  
94
* 51120000 : Remise de chèque  
95
* 51190000 : Prélèvements  
96
* 51200001 : Crédit coopératif  
97
* 53140000 : Caisse  
98
* 60000000 : Charge Lignes ADSL  
99
* 60400001 : Charge dedibox  
100
* 60400002 : Charge nom de domaine  
101
* 60400003 : Charge hébergement  
102
* 60400004 : Charge IP  
103
* 60400005 : Charge transit  
104
* 60630000 : Charge matériel petit équipement  
105
* 21830000 : Charge matériel informatique  
106
* 60700000 : Charge marchandise goodies  
107
* 60700001 : Charge marchandise briques  
108
* 61100000 : Charge installation  
109
* 61600000 : Charge assurance  
110
* 62310000 : Charge annonces et insertions  
111
* 62360000 : Charge stickers  
112
* 62610000 : Charge timbres et frais postaux  
113
* 62620000 : Charge livraison  
114
* 62700000 : Charge service bancaire  
115
* 62800000 : Charge Diverses  
116
* 63500000 : Charge taxe achat étranger  
117
* 70400000 : Produit installation  
118
* 70600000 : Produit lignes ADSL  
119
* 70600001 : Produit VPN  
120 1298 youpi
* 70600002 : Produit conseil
121 877 youpi
* 70700000 : Produit marchandise goodies  
122
* 70700001 : Produit marchandise briques  
123
* 70830000 : Produit hébergement  
124
* 70830001 : Produit transit  
125
* 70830002 : Produit stockage  
126
* 70830003 : Produit IP  
127
* 74000000 : Produit cotisations  
128
* 76000000 : Produit parts CC  
129 834
* 77000000 : Produit Dons
130 877 youpi
131 1002 florian.lassenay
**En résumé**
132 877 youpi
133 834
  - Pour les comptes en banque et tiers (adhérent.e.s, fournisseurs), c'est négatif quand on leur a donné de l'avance de sous, et c'est positif quand on leur en doit (i.e. on est du côté "banquier" \!) Ainsi:
134 877 youpi
135 834
* C'est donc normal que les comptes en banque soient négatif, au contraire: c'est la banque qui nous doit des sous :) C'est exactement l'opposé de ce qui apparaît dans le compte chez la banque.  
136 877 youpi
137
* Si un.e adhérent.e est strictement négatif, il nous doit des sous, il faut lui prélever.  
138
* Si un.e adhérent.e est strictement positif, c'est qu'il a payé des trucs pour l'asso. Soit on lui rembourse, soit on ne lui prélève pas quelques mois.  
139
* Si un fournisseur est strictement positif, c'est qu'on lui doit des sous, il reste une facture impayée.  
140 872 florian.lassenay
* Si un fournisseur est strictement négatif, c'est qu'on lui a donné trop de sous \! Il faut régulariser.
141 877 youpi
142
  - Pour les comptes de charge et de produit, c'est plus habituel:
143
144
* Une charge, c'est des sous en moins qui vont alimenter un fournisseur  
145
146
* Un produit, c'est des sous en plus qui viennent d'adhérent.e.s.
147
148
  - Pour les comptes en banque, on doit faire le "rapprochement" avec le relevé de compte. **Attention**, rapprocher rend l'écriture inchangeable. Il ne faut donc rapprocher qu'avec le relevé de compte confirmant l'opération sous les yeux.
149 834
150
Par exemple, voici pour un don et pour un paiement de facture:
151 877 youpi
152 1003 florian.lassenay
**Don**
153 834
154
Par un.e adhérent.e
155 877 youpi
156
  - On vire le montant depuis son compte vers le compte produit don.Il nous doit donc maintenant des sous.
157
  - Le virement ou prélèvement est ordonné, on vire le montant depuis le
158
  - compte bancaire vers le compte de l'adhérent.e. Il ne nous doit plus de sous.
159 834
  - Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
160 877 youpi
161 864 florian.lassenay
Si c'est une personne qu'on ne reverra pas souvent, on peut utiliser le  
162 834
compte "Donateur divers" à la place du compte d'un compte d'adhérent.e.
163
164 877 youpi
**Facture de fournisseur**
165 1004 florian.lassenay
166 864 florian.lassenay
Un fournisseur nous envoie une facture pour un service
167 834
168 877 youpi
* On vire chaque élément de la facture depuis le compte de charge correspondant vers le compte de fournisseur. On lui doit donc des sous
169 989 florian.lassenay
170
* Lorsque l'on paie la facture, on vire le montant depuis le compte fournisseur vers le compte bancaire. On ne lui doit plus de sous.
171
172
* Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
173
174
* Lors d'un virement fait à un fournisseur on indique le numéro de facture (numéro invoice pour cogent par exemple)correspondant dans les trois champs 
175
176
> * motif du virement
177
> * Référence de l'opération
178
> * Référence de bout en bout
179
180
* Contacts Facturation Cogent : N° +33 (0) 1 49 03 18 00 billingeu@cogentco.com
181
182 877 youpi
## Nouvel.le adhérent.e
183 834
184
Sur réception d'une demande d'adhésion
185 870 florian.lassenay
186 877 youpi
  - Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.
187
  - Corriger éventuellement des typos ou ajouts à la main sur le formulaire (majuscules, type d'adherent, numero de tel, adresse mail)
188 1223 youpi
  - Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvel_adherent.php, cela crée l'adhérent.e dans dolibarr, et du coup aussi dans LDAP, et donc une adresse mail etc., ainsi qu'un compte de compta tiers pour lui, ça l'inscrit à asso@listes.aquilenet.fr, et ça lui maile une bienvenue. Note débuggage: si le script se vautre, la fiche LDAP est quand même créée, il faut la supprimer avec un coup de `ldapdelete -H ldaps://ldap.aquilenet.fr -x -W -D uid=dolibarr,dc=aquilenet,dc=fr "cn=Jeannot Lapin,ou=members,dc=aquilenet,dc=fr"`
189 1109 florian.lassenay
190
>  - S'il y a une commande de VPN, ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
191 834
  - * Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main: aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe. Utiliser `mkpasswd -m sha-512` pour le crypter, et alors la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."
192 1109 florian.lassenay
193
>  -  * Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
194
195 877 youpi
  - Dans les comptes, virer depuis son compte d'adhérent.e vers le "produit cotisations" le droit d'entrée ou la cotisation, titre "Cotisation Machin Truc 2011"
196
  - Dans sa fiche dolibarr adhérent.e, ajouter l'adhésion dans l'onglet adhésions
197 973 youpi
  - puis, selon le mode de règlement, avec la date du jour:
198 877 youpi
199 973 youpi
* Si c'est un chèque, virer depuis le compte de remises vers son compte
200 877 youpi
201
* Si c'est en liquide, virer depuis la caisse vers son compte  
202
* Si c'est un virement, virer depuis le compte bancaire vers son compte (et rapprocher plus tard)  
203 834
* Si c'est un prélèvement, voir ci-dessous.
204 877 youpi
205 870 florian.lassenay
  - Si l'adresse e-mail n'a pas été précisée, envoyer une lettre de bienvenue papier. Voir le courrier type dans le cloud dans adhesions
206 877 youpi
207 834
  - S'il y a un mandat
208 877 youpi
209 834
* Archiver le mandat original.  
210 877 youpi
211 1111 florian.lassenay
* Aller sur http://www.collect.online/ Ajouter l'adhérent.e dans la partie prélèvement, On utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
212 877 youpi
213 1255 youpi
* Si c'est juste une adhésion ou un abonnement VPN, faire un prélèvement régulier annuel ou mensuel (note: on commence à prélever les vpn et adsl à la fin du mois suivant le premier mois de service vpn ou de mise en service adsl)
214 877 youpi
215 834
* Si c'est un abonnement ADSL, on crée l'échéancier plus tard, une fois la ligne effectivement construite.
216 877 youpi
217 834
  - S'il y a une souscription à une ligne ADSL
218 877 youpi
219 834
* Toute la compta est faite automatiquement par le script, il y a juste à archiver la demande dans le cloud  
220 877 youpi
221
* [Vérifier l'éligibilité de la ligne](https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi) et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total  
222
* Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter *toutes* les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.  
223 1132 youpi
* Envoyer un aimable mail de confirmation à services at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr avec support at aquilenet.fr en copie, pour permettre d'identifier la ligne ne pas oublier de préciser qu'il vient d'"aquilenet", donner le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent.
224 877 youpi
225 1126 youpi
* Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP, noter IPv4, préfixe IPv6, login et mot de passe (lisibles aussi sur https://vador.fdn.fr/adherents) dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne, et forwarder le mail à l'abonné en corrigeant un peu.  
226 877 youpi
227 834
* Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
228 877 youpi
229 834
* Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence  
230 877 youpi
231
* Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone  
232 834
* Quand l'ouverture de ligne est effective,
233 877 youpi
234 885 youpi
* * forwarder le mail à l'abonné  
235
* * aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,  
236 834
* * créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec un premier prélèvement manuel correspondant aux FAS + mois partiel, et le prélèvement automatique mensuel.  
237
* * Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:
238 885 youpi
239
* La référence et le libellé du compte de compta  
240 877 youpi
241 834
* Dans la Note de l'adhérent.e
242 877 youpi
243 834
  - S'il y a une commande de VPN,
244 877 youpi
245 834
* Vérifier le tarif du contrat vpn sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php
246 877 youpi
247 1039 youpi
* Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
248
249 834
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0  
250
ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1  
251 877 youpi
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
252
253
où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers).
254 834
255 877 youpi
  - Archiver le tout: scanner tous les documents, ajouter au cloud, dans adhesions
256 852 youpi
257 877 youpi
  - FIXME: broken, Sur l'atelier, ajouter l'adhérent.e en tant que participant au projet aquilenet.
258 834
259 877 youpi
## Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e
260 1104 youpi
261 1222 youpi
TODO: dolibarr 10 + php7
262
263 1224 youpi
  - Sur cresus, lancer la récupération de la clé à partir du fingerprint:
264 907 youpi
265 877 youpi
sudo -u www-data gpg --keyserver pgp.mit.edu --homedir /srv/adherents/.gnupg/ --recv-key XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
266 944 youpi
267 877 youpi
  - Retrouver l'adhérent dans Dolibarr, suivre le "lien tiers Dolibarr", aller dans la fiche, la modifier, découper le fingerprint complet de la clé GPG en 4 paquets de 10 chiffres hexa, les mettre dans les cases Id professionnel 1 à 4.
268 907 youpi
269 877 youpi
## Nouveau mandat
270
271 837 youpi
Sur mandat arrivé après la demande d'adhésion ou mise à jour,
272 877 youpi
273 834
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , pour pouvoir faire un copier/coller des numéros iban et bic  
274 877 youpi
275
* Copier/coller dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouveau_mandat.php  
276
* Archiver le mandat.  
277
* Si c'est juste un changement de compte, dans collect.online, modifier juste dans le débiteur le numéro de compte.  
278
* Si c'est un nouveau service pour un débiteur existant, avec le même compte, dans collect.online, ajouter l'échéancier.  
279 834
* Si c'est un nouveau débiteur, ajouter l'adhérent.e dans collect.online, on utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
280 877 youpi
281
## Nouvelle ligne ADSL
282 834
283 1116 florian.lassenay
> Penser à s'inscrire à la mailing list support@aquilenet.fr pour le suivi de l'ouverture.
284
285 1113 florian.lassenay
**Souscription**  
286 1114 florian.lassenay
> Sur souscription de ligne ADSL pour une adhésion existante.
287 877 youpi
288 834
**TODO** Décrire la procédure dans le cas d'un numéro VOISIN.
289 877 youpi
290 1169 youpi
* [Vérifier l'éligibilité de la ligne](https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi) et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total, cela permet notamment de savoir si c'est un numéro actif ou inactif.  
291 1142 youpi
292 877 youpi
* Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter *toutes* les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.  
293 1132 youpi
* Envoyer un mail de confirmation à services at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr avec comme informations dans le corps "aquilenet", le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent. Ce n'est pas un traitement automatique, rédiger le mail correctement.  
294 877 youpi
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.  
295 1112 florian.lassenay
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste adsl@, et ajoute l'éventuel mandat  
296
* Ajouter, s'il.elle n'y est pas déjà, l'adhérent dans collect.online, la référence d'adhérent est lisible en allant cherche l'adhérent dans la partie adhérents de dolibarr.  
297 834
* Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
298
299 1113 florian.lassenay
**Confirmation**
300
> Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP :
301 834
302 1117 florian.lassenay
* Dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne noter :
303
  * IPv4
304
  * préfixe IPv6
305
  * login 
306 1126 youpi
  * mot de passe (lisibles aussi sur https://vador.fdn.fr/adherents) 
307 1117 florian.lassenay
308
* Forwarder le mail à l'abonné (en écrivant en tant que support@aquilenet.fr) en corrigeant un peu.    
309 834
310 1113 florian.lassenay
**Changement**
311
> Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
312 834
313 1113 florian.lassenay
* Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence  
314 877 youpi
* Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone  
315
316 1113 florian.lassenay
**Ouverture effective**
317
> Quand l'ouverture de ligne est effective
318
319
* forwarder le mail à l'abonné  
320
* aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,  
321
* créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant. Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour inclure les FAS + mois partiel.  
322
* modifier l'échéancier pour ajouter la cotisation annuelle s'il n'y en a pas déjà  
323
* Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:  
324
* La référence et le libellé du compte de compta  
325
* Dans le champ note de l'adhérent
326 840 youpi
327 834
Oui, c'est cracra de mettre le montant, il faudrait faire un lookup dans la base des tarifs (TODO). Pour l'instant c'est plus simple ainsi.
328
329
## Migration ligne ADSL à Liazo
330
331 877 youpi
Lorsqu'un adhérent demande à migrer sa ligne vers Liazo.
332 849 blagoi.iakov
333 877 youpi
La migration sera effective au début du bimestre suivant seulement (si on commande avant le 15 du deuxième mois du bimestre en cours, sinon c'est encore après).
334
335
* Dans l'espace adhérent chez FDN, retrouver la ligne, et cliquer sur "Changer le débit ou l'option"  
336
337 834
* Choisir l'option voulue: dégroupage total ou non.  
338 877 youpi
* Renommer le compte de compta de la ligne en "Reconstr Ligne 0123456789".  
339 834
* Corriger son option, du genre 80MLiazoOrange (pas de dégroupage) ou 80MLiazoOrangeNu (dégroupage total).  
340 877 youpi
* On reçoit régulièrement des mails pour la progression de la construction.
341
342 834
* Quand on reçoit le mail parlant du changement de login, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans le champ Commentaire de la ligne.  
343 877 youpi
344 834
* Si on reçoit un mail parlant du changement de numéro de téléphone, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans la ligne (à la fois la référence et le nom du compte) et dans la note de l'abonné  
345 877 youpi
* Une fois la construction faite, facturer les frais de migration à la fin du mois suivant.Modifier l'échéancier (l'adhérent.e sera prévenu par un script après avoir réalisé l'injection)
346 886 youpi
347 877 youpi
* Avant de faire la première facturation au nouveau tarif:
348 886 youpi
349 877 youpi
* * corriger les tarifs client/fournisseur  
350 886 youpi
351 877 youpi
* * Si c'est un dégroupage total, mettre à jour le numéro de la ligne
352 886 youpi
353 877 youpi
* * * Dans la référence et le libellé du compte de compta  
354 886 youpi
355 877 youpi
* * * Dans la Note de l'adhérent.e
356 886 youpi
357 877 youpi
* * Renommer le compte de compta en "Ligne 0123456789"  
358
359
* * corriger le montant de prélèvement sur collect.online
360
361 1133 youpi
## Déménagement ligne ADSL / augmentation de débit
362
363
Pour le déménagement d'une ligne ADSL, cela peut éventuellement intéresser l'abonné.e d'avoir une période de recouvrement, auquel cas on peut simplement lui faire ouvrir une nouvelle ligne puis fermer l'ancienne quand elle/il n'en a plus besoin. Mais cela veut aussi dire que le dernier mois (voire les deux derniers quand ça ne tombe pas à la fin d'un bimestre pour les lignes Nerim) de l'ancienne ligne est facturé entièrement.
364
365
On peut donc préférer demander un déménagement, c'est-à-dire reconstruire la ligne ailleurs.
366
367
C'est en fait la même procédure pour augmenter le débit: c'est une reconstruction de la ligne.
368
369
Dans tous les cas la reconstruction sera facturée.
370
371
Il faut en faire la demande à services at fdn dot fr en précisant le numéro de ligne et le nom de l'abonné.e, éventuellement la nouvelle adresse, et le nouveau débit (vérifier ce qui est possible avec le test d'éligibilité).
372
373
Une fois la reconstruction confirmée, facturer les frais TTC: charge ADSL -> ligne, ligne -> FDN, et adhérent -> ligne, ligne -> produit ADSL.
374
375 877 youpi
## Réception de cotisation
376
377
  - Dans le module adhérents
378
379
* retrouver l'adhérent.e dans la liste,  
380
381
* aller dans l'onglet adhésions/cotisations  
382
* ajouter l'adhésion: mettre comme fin un jour avant l'anniversaire suivant.
383
384
  - Répercuter l'adhésion dans la compta en virant depuis l'adhérent.e vers le produit cotisation
385 834
  - Encaisser le montant (chèque: voir ci-dessous, liquide: passer sur le compte d'un trésorier qui se fait prélever et qui encaissera le liquide)
386
387 877 youpi
## Encaisser un chèque
388
389
Pour éviter d'en envoyer tous les 36s du mois, plutôt que virer directement depuis le compte bancaire, on vire temporairement depuis un compte "Remises de chèques".
390 974 youpi
391 972 youpi
  - Vérifier l'ordre du chèque.
392 834
  - Signer le chèque au dos
393 877 youpi
  - Virer depuis le compte "Remises de chèques" vers le compte de l'adhérent.e, avec la date du jour. Ainsi on sait que l'adhérent.e a payé, mais il nous reste des chèques à encaisser, stockés sur une étagère.
394 1241 youpi
  - Lors du dépôt d'une remise des chèques qui se sont entassés, virer le montant total de la remise de chèques depuis le compte bancaire vers le compte de remises de chèque, avec le numéro de remise pour rapprocher facilement, et la date de la remise de chèques. Envoyer par courier à Agence de Bordeaux, 51 quai de Paludate, 33800 Bordeaux
395 877 youpi
  - Quand confirmé, rapprocher.
396
397
## Résilier une ligne ADSL
398
399
  - Charger sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/adsl.php les derniers mois complets
400 887 youpi
  - Renommer le compte de compta de la ligne en "Résiliation Ligne xxxx"
401 1132 youpi
  - La facturation chez Nerim est bimensuelle, donc il faut faire remonter la demande au services at fdn dot fr avant le 15 du deuxième mois du bimestre, pour éviter de payer un autre bimestre pour l'ADSL. Il vaut mieux faire remonter le plus tôt possible pour éviter de payer la partie transit de FDN.
402
  - mailer donc services arobase fdn point fr en donnant simplement le numéro de ligne et le nom de l'adhérent.e pour vérification, avec la date de résiliation souhaitée.
403 928 youpi
  - Lorsque la compta FDN est faite pour le dernier mois (qui comporte éventuellement une partie abonnée et une partie relicat facturée à prix coûtant), faire la compta pour la ligne à la main (TODO: automatiser):
404 940 florian.lassenay
405
*****
406 930 youpi
407 936 youpi
### Facture mois plein
408 834
409 940 florian.lassenay
* Pour les mois avant le mois où la résiliation est effective (donc les mois où le service a été permanent)
410
* * Utiliser le lien "charge" pour charger ces mois entiers. Il faut enlever temporairement le mot "Résiliation " pour que le script accepte de faire la charge automatiquement.
411 930 youpi
412 927 youpi
### Facture du mois de résiliation
413
414
* Pour le mois pendant lequel la résiliation a lieu (donc le mois où le service est donc partiel)
415
* * On ne veut prendre de marge que sur la période où il y a effectivement eu un service. Il faut donc compter combien cela fait:
416 940 florian.lassenay
* * * notre marge: (tarif Aquilenet - tarif FDN) \* prorata du mois abonné)
417 834
* * Et y ajouter ce que FDN nous a fait payer
418 940 florian.lassenay
* * Facturer cela
419 927 youpi
420 930 youpi
### Facture des mois post résiliation
421 927 youpi
422 928 youpi
* Pour les mois après le mois où la résiliation a été effective (donc le mois où il n'y a aucun service)
423 929 youpi
* * Facturer juste ce que FDN nous a fait payer
424 927 youpi
425
*****
426
427
* Pour facturer:
428
* * Virer ce montant de la ligne ADSL vers le produit ADSL  
429 931 youpi
* * Virer ce montant de l'adhérent.e vers la ligne ADSL  
430 877 youpi
* * Virer le montant FDN de la charge ADSL vers la ligne ADSL  
431 933 youpi
* * Virer le montant FDN de la ligne ADSL vers le fournisseur FDN.  
432 877 youpi
* Établir le prélèvement des derniers mois à la main sur collect.online.  
433 1107 youpi
* S'il n'a plus d'abonnement, supprimer le numéro de compte dans la fiche tiers de l'adhérent  
434 946 youpi
* Renommer le libellé du compte de la ligne en "Ancienne Ligne xxxx"  
435 947 youpi
* Ajouter à la fin de la Ref. du compte de compta de la ligne ".0" (ou plus), et mettre à jour la référence dans la Note de l'adhérent.e (c'est pour le cas où un autre adhérent reprendrait cette même ligne, pour que ça soit vraiment un autre abonnement).
436 877 youpi
* Une fois la dernière échéance passée, désactiver l'échéancier chez collect.online : modifier l'échéancier pour bloquer tous les mois (vraiment le modifier pour bloquer des mois entiers, pas juste bloquer des échéances précises), ce qui nous permet d'éventuellement pouvoir reprendre des prélèvements facilement si l'adhérent.e veut reprendre un abonnement.
437 1160 youpi
* S'il n'a plus d'abonnement, désabonner de la liste adsl@
438 834
439
## Nouveau VPN
440 877 youpi
441 834
Sur souscription de VPN pour un.e adhérent.e existant.
442
443 942 youpi
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.  
444 1097 florian.lassenay
445 1222 youpi
TODO: dolibarr 10 + php7
446 1142 youpi
447 1097 florian.lassenay
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste vpn`, et ajoute l'éventuel mandat: TODO: vérifier que le numéro de compte se retrouve bien enregistré, dans le tiers correspondant à l'adhérent.e, dans sa fiche.
448
  * ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
449
  * Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main :
450
451 1105 florian.lassenay
> Retrouver le mot de passe dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe.
452
453 1097 florian.lassenay
> ~~~
454
 # On crypte le mot de passe :
455 1243 youpi
 mkpasswd -m SHA-512
456
 Mot de passe :
457 942 youpi
> ~~~
458 877 youpi
459 1040 youpi
la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."  
460 877 youpi
  * Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
461
462
* Vérifier le tarif du contrat sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php
463 834
* Ajouter, s'il n'y est pas déjà, l'adhérent.e dans collect.online, la référence d'adhérent.e est lisible en allant cherche l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.  
464 1125 youpi
* créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant (on prélève à la fin du mois M / début du mois M+1 l'abonnement VPN pour le mois M-1). Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour le premier mois partiel.  
465 834
* corriger les prélèvements anniversaire pour y ajouter la cotisation.  
466 877 youpi
* Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
467
468
* Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
469 834
470 1208 youpi
> ~~~
471 877 youpi
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0  
472 834
ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1  
473 877 youpi
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
474 1208 youpi
> ~~~
475 834
476 877 youpi
où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers). Éventuellement il y a déjà un fichier `disponible.pour.ip.fixe` qui vient d'un précédent désabonnement.
477
478 1210 youpi
Et créer un contrat pour une IP fixe, pour la facturer.
479
480 834
## Ajouter une autre IP fixe à un VPN
481 877 youpi
482
* Si l'adhérent veut une 2e IP fixe, il suffit d'ajouter la route dans son /etc/openvpn/ccd sur  
483 834
iris et demeter:
484 877 youpi
485 1209 youpi
> ~~~
486 834
iroute 185.233.101.m 255.255.255.255  
487 877 youpi
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:m::/64
488 1209 youpi
> ~~~
489 834
490 1211 youpi
Et créer un contrat pour une IP fixe, pour la facturer.
491
492 877 youpi
## Résilier un VPN
493
494
* Sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php repérer le contrat  
495
496
* Charger éventuellement le dernier mois  
497
* Cliquer sur le contrat (2e colonne)  
498 1230 youpi
* Cliquer sur le bouton Cloturer tous les services
499 877 youpi
* Désactiver le login sur iris et demeter dans /etc/openvpn/password en mettant juste un \# en tête de ligne.  
500
* Renommer l'éventuel fichier dans ccd/ en disponible.pour.ip.fixe.xxx pour libérer l'IP  
501
* Désabonner de la liste vpn@
502
503 1231 youpi
## Résilier un mandat
504
505
Quand on désactive un prélèvement, il faut prévenir dolibarr qu'on ne prélève plus automatiquement la cotisation:
506
507
* Aller dans le module "tiers"
508
* Dans la liste des Tiers, retrouver l'adhérent.e
509
* Aller dans l'onglet Informations de paiement
510
* Supprimer l'info de compte bancaire
511
512 1129 youpi
## Résilier un.e adhérent.e
513 877 youpi
514 1103 florian.lassenay
* Dans la liste dans le module Adhérents, cliquer sur la croix rouge pour résilier.  
515 1099 florian.lassenay
516 1270 youpi
* Désinscrire de la [liste asso](https://listes.aquilenet.fr/review/asso)  
517 834
518 1129 youpi
* Désactiver le compte ldap en changeant le mot de passe dans sa fiche adhérent.e dolibarr pour qu'ille ne puisse plus se logguer. 
519 1103 florian.lassenay
520
> dans le cas d'une demande de suppression totale des mails, aller sur hera
521
522
~~~
523
  sudo su
524
  cd /srv/vmail/aquilenet.fr/
525 834
  rm -fr prenom.nom
526 1103 florian.lassenay
~~~
527
528
> Pour les plus joueurs
529
530
~~~
531 877 youpi
sudo cd rm /srv/vmail/aquilenet.fr/prenom.nom -fr
532 1103 florian.lassenay
~~~
533 877 youpi
534
* Supprimer les comptes utilisateurs autres.  
535 834
536
* Enlever les permissions dans l'atelier.
537 877 youpi
538 1271 youpi
## Supprimer complètement un ancien adhérent
539
540 1279 youpi
TODO: incomplet: pas possible de supprimer un compte de compta ?
541
542 1271 youpi
3 ans après la résiliation d'un adhérent, le RGPD nous dit que nous devons supprimer toutes les informations liées à l'adhérent.
543
544 1272 youpi
* Vérifier sur hera dans /srv/vmail/aquilenet.fr/le.login qu'il n'y a pas eu d'accès aux mails depuis longtemps, i.e. typiquement boite au lettre "new" avec des tas de mails, et "cur"  qui s'arrête à la date de résiliation
545
* Supprimer le répertoire /srv/vmail/aquilenet.fr/le.login
546 1273 youpi
* Dans https://dolibarr.aquilenet.fr/compta/facture/list.php supprimer les factures
547 1275 youpi
* Dans https://dolibarr.aquilenet.fr/contrat/list.php supprimer les contrats
548 834
* Sur iris/demeter supprimer la ligne dans /etc/openvpn/passwd
549 1279 youpi
* Vérifier que son compte de compta est à 0 (sinon passer le solde en pertes & profits), le supprimer (FIXME: pas d'option pour faire ça ??)
550 1281 youpi
* Supprimer le débiteur dans collect.online
551 1271 youpi
* TODO: suite
552
* En tout dernier, supprimer l'adhérent depuis le module adhésion.
553 1284 youpi
* TODO: est-ce que ça supprime son tiers ?
554 1271 youpi
555 877 youpi
## Ajouter de l'espace disque owncloud
556
557
TODO: automatiser la partie dolibarr
558
559
  - se logguer sur nextcloud avec son compte habituel (qui est dans le groupe admin, pour le vérifier aller dans paramètres et vérifier le(s) groupe(s))
560
  - Dans le menu en haut à droite, choisir Utilisateurs
561
  - retrouver l'utilisateur dans la liste
562
  - changer son quota
563
  - noter son uuid
564
  - sur sayanet, dans /home/aquilenet-backup/BackItUp/BackItUp.conf, ajouter l'uuid à la liste\_exclusions
565 1115 youpi
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php s'il avait déjà un contrat,
566
    - si oui il suffit de l'augmenter,
567
    - si non il faut en créer un nouveau. dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-owncloud", choisir la quantité en Go/an, ajouter, modifier éventuellement le tarif
568 877 youpi
  - valider
569 922 youpi
  - modifier le statut du service en l'activant avec comme date de terminaison 2099
570
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
571
  - établir le prélèvement automatique sur collect.online
572
573
## Ajouter une facturation de VM ou serveur à prix libre
574
575
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "heb-mezza" ou VM, mettre 1 unité.
576 1179 youpi
  - changer le prix unitaire pour mettre le prix libre (par mois !)
577 922 youpi
  - valider le contrat
578 834
  - activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
579
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
580 1024 youpi
  - Créer la VM ou installer le serveur
581 877 youpi
582
## Ajouter du disque local pour une VM
583
584 1177 youpi
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat", mettre pour la ref le nom de la VM, et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-local", choisir la quantité en Go/an, changer éventuellement le tarif.
585 877 youpi
  - valider le contrat
586 1135 youpi
  - modifier l'état du service dans le contrat pour le passer en actif avec comme date de terminaison 2099
587 877 youpi
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
588 1025 youpi
  - Créer la VM
589 877 youpi
590
## Ajouter du disque NFS pour une VM
591
592 1178 youpi
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat", mettre pour la ref le nom de la VM + "NFS", et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-NFS", choisir la quantité en Go/an, changer éventuellement le tarif.
593 877 youpi
  - valider le contrat
594 1136 youpi
  - modifier l'état du service dans le contrat pour le passer en actif avec comme date de terminaison 2099
595 877 youpi
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
596
  - Voir https://atelier.aquilenet.fr/projects/infrastructure/wiki/NFS pour la création du volume, et mettre le quota.
597
598 834
## Supprimer du disque cloud, local ou NFS
599 877 youpi
600 834
  - [dans dolibarr](http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php) retrouver le contrat correspondant à la VM, cliquer sur le numéro de contrat.
601 877 youpi
  - Cliquer sur l'icône modifier à droite de "Statut du service", mettre la date de fin de service et cliquer sur Clôturer
602 834
  - Faire l'action adminsys correspondante.
603 877 youpi
604 834
## Et sourtout
605
606
Pour vérifier qu'il n'y a pas d'erreur, regarder la somme des soldes tout en bas de [la compta publique](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php), ça doit retomber à zéro.
607 877 youpi
608
## Supprimer un essai
609
610 834
On n'efface pas ce qui a existé réellement, mais on peut avoir besoin de supprimer un test.
611 877 youpi
612 834
  - Supprimer l'adhérent.e
613 877 youpi
  - Dans compta/tréso, Clients, choisir le client, regarder la fiche, supprimer
614 834
  - Supprimer le compte de compta
615 877 youpi
616 834
## Modifier les tarifs
617 877 youpi
618
  - Modifier dans sous.ods dans les recettes des produits.
619 834
620 877 youpi
* Dans gaia, /srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin, modifier eligibilite.cgi  
621
622 834
* Dans dolibarr, Services, modifier le/les services concernés  
623 877 youpi
* Dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/ , aller voir les lignes concernées, modifier le champ commentaire.
624
625 834
  - Dans les formulaires, modifier adsl-tail.inc, recompiler, commiter, svn up dans /srv/si/formulaires, copier adsl\*.pdf dans /srv/www/aquilenet.fr/docs/
626
  - Sur le site web, modifier http://www.aquilenet.fr/node/8
627 1252 youpi
628 877 youpi
## Renommer quelqu'un
629
630
C'est galère et technique, mais pas impossible. Il faut (au moins, difficile d'être sûr qu'on n'ait rien oublié)
631
632
  - Dans sa fiche adhérent, changer nom/prénom, login, email
633
  - Sur hera, dans /home/vmail/aquilenet.fr, renommer le répertoire
634 834
  - Dans la fiche tiers dolibarr, change nom/prénom
635 953 youpi
  - Renommer son compte de compta, voire les écritures
636 1254 youpi
  - Dans la liste des contrats, renommer au besoin
637
  - Renommer son accès vpn sur iris et demeter
638 953 youpi
  - Supprimer l'ancien utilisateur dans l'atelier
639
640
## Ajouter un type de service
641
642
Dans le module service, cliquer sur Nouveau service.
643
644
Peu importe la référence et libellé du service.
645
646
Bien mettre la durée: 1 année ou 1 mois.
647 1015 florian.lassenay
648 1017 florian.lassenay
Mettre le prix en TTC et mettre la TVA à 0%
649
650
Dans le script aquilenets/contrats.php, ajouter dans le switch pour choisir le compte de produit à créditer.
651 834
652 1017 florian.lassenay
# Compta annuelle
653
654 1264 youpi
Récupérer les factures:
655
656
* Enercoop sur https://espace-client.enercoop.fr/mon-espace/accueil/#bienvenue , dans factures-fournisseurs/<annee>/Enercoop-<date>-NATLFAC\_xx\_xxxxxxxx.pdf  
657
658
* Eau Bordeaux métropole sur https://www.usagers.leau.bordeaux-metropole.fr/ , dans factures-fournisseurs/2XXX/eau_XXXXXXXX.pdf
659
660 1267 youpi
* FDN sur https://vador.fdn.fr/adherents
661
662
* Collect.online sur https://collect.online/
663
664 1264 youpi
665 1042 youpi
Faire le bilan d'exercice:
666 1017 florian.lassenay
667 1268 youpi
  - Créer un compte de référence 120020xx, de libellé "Exercice 20xx", de type "Compte bancaire épargne/placement"
668
  - le modifier pour désactiver la fonction de rapprochement.
669 1043 youpi
  - Vérifier que les fournisseurs sont à 0, corriger le cas échéant, sinon on les passera en passifs ou actifs
670 1214 youpi
  - Vider chaque compte produit et charge vers ce compte, à l'aide de virements "Exercice 20xx Produit/Charge truc". Cela remet donc à zéro tous les comptes de produit et charge.
671 1216 youpi
  - En faire un bilan d'exercice dans sous.ods dans une nouvelle feuille "20xx": copier la feuille de l'année d'avant, corriger les montants des charges et produits
672 1017 florian.lassenay
  - Virer l'exercice sur le compte "Bilan", avec l'intitulé "Exercice 20xx" . Le compte d'exercice 20xx est donc tombé à zéro.
673
674
Faire le bilan comptable (inverser tous les signes pour que ce soit plus intuitif à comprendre) dans sous.ods, en utilisant notamment le résumé de la page https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/bilan.php
675 1218 youpi
676 1017 florian.lassenay
  - Actif:
677
678
* les comptes courants et épargnes vont en actifs.  
679
680
* les comptes tiers **négatifs** vont en créances (on devrait recevoir ces sous-là un jour), y ajouter les éventuels chèques non encore encaissés.
681 1217 youpi
682 1017 florian.lassenay
  - Passif:
683 1047 youpi
684 1017 florian.lassenay
* Le compte "Bilan" (avant virement de l'exercice de l'année) va dans "Exercices passés"  
685
686
* les comptes tiers **positifs** vont en dettes (on a encore ça à payer).
687
688 1048 youpi
Vérifier que les deux totaux correspondent
689 1017 florian.lassenay
690 1050 youpi
Mettre à jour sous.ods:
691 1017 florian.lassenay
692 1051 youpi
  - Télécharger sous.csv depuis dolibarr: https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/export_sous.php
693 1052 youpi
  - ouvrir sous.csv en n'utilisant **que** le point-virgule comme séparateur
694 1017 florian.lassenay
  - copier/coller son contenu dans la feuille adhérents\_import de sous.ods
695 1015 florian.lassenay
  - mettre à jour la feuille historique depuis la feuille Situation
696 1213 youpi
  - étendre la plage de données des graphes dans la feuille Graphes
697 1015 florian.lassenay
  - Vérifier les feuilles Situation et Bilan mensuel, imprimer les feuilles Situation, Graphes, Bilan mensuel, et 20xx
698
699
# Compta mensuelle
700
701 1118 florian.lassenay
* voir les TODO sur https://atelier.aquilenet.fr/projects/compta/wiki/Todolist-mensuelle
702
703 1015 florian.lassenay
### Vérification rejets de prélèvement :
704
705
* Vérifier sur collect.online s'il y a eu des rejets sur le dernier prélèvement: depuis la page d'accueil, le bouton "Traiter" à droite de "impayées" en rouge (même s'il indique 0, il peut y en avoir...)
706
707
> * Aller vérifier sur coopacces: s'il y a effectivement un débit S-MONEY correspondant, utiliser cette date-là pour réaliser des virements inverses entre les adhérents concernés et le compte du crédit coopératif, qui du coup doivent de nouveau la créance. 
708
> * Sinon, c'est que le prélèvement n'a même pas été essayé, mettre la même date que le prélèvement. dans ce cas baisser d'autant le montant du prélèvement global des adhérents (Prélèvements adhérents XX/XXXX) et virer depuis les comptes des adhérents concernés vers le compte prélèvements.
709
> * Augmenter d'autant le prélèvement suivant, et vérifier avec l'adhérent pour que le prélèvement puisse se faire
710
711
### Rapprochement :
712
713
* Aller sur https://www.credit-cooperatif.coop/Entreprises/Banque-au-quotidien/Coop-access , demander l'export des écritures du compte bancaire pour ouvrir dans un tableur
714
715
* aller https://dolibarr.aquilenet.fr/compta/bank/account.php?account=1, comparer: on peut par exemple prendre chaque écriture de dolibarr depuis la date du dernier rapprochement, et cocher dans le tableur
716
717
> * Attention, les crédits S-MONEY dans coopaccess correspondent à l'écriture "Prélèvements adhérents" dans dolibarr. Si ça ne correspond pas c'est éventuellement normal, cf plus bas.
718
> * Il y a un débit S-MONEY dans coopaccess correspondant aux frais bancaires
719
> * Les autres débits S-MONEY éventuels dans coopaccess correspondent à de rejets de prélèvement, cf ci-dessus
720
721
* Enrichir dolibarr des opérations non cochées.
722
* Vérifier le sens des opérations non rapprochées
723
* Vérifier que la ligne "solde actuel" dolibarr est égale au solde sur coopacces.
724
725
> * Si la somme des crédits S-MONEY dans coopaccess ne correspond pas à l'écriture "Prélèvements adhérents" dans dolibarr, il y a peut-être des prélèvements qui ne sont pas encore passés (parce qu'on est au début du mois seulement). Du coup pour vérifier tout de même les soldes :
726
727
> > * * Dans le tableur soustraire les différents crédits S-MONEY déjà passés sur coopaccess du solde coopaccess (en haut)
728
> > * * Soustraire (calculer avec sa petite calculette) le prélèvement visible dans dolibarr du solde dolibarr.
729
730
> * Si ça ne correspond pas, recommencer.
731
> * Cliquer sur le bouton rapprocher pour accéder à la page de rapprochement.
732
> * rapprocher les opérations en renseignant la date du jour (on ne prend pas la peine d'indiquer le type d'opération),
733
> * * **sauf**
734
> * * Les opérations dolibarr pas encore passées sur coopaccess
735
> * * Dans le cas où la somme des crédits S-MONEY ne correspond pas à l'écriture "Prélèvement adhérents", cette dernière écriture, qu'on pourra vérifier le mois suivant.
736
737
## Frais de fonctionnement (nos factures)
738
739
**Cogent**
740
741
* Enregistrer la facture  
742
743
* **Payer** la facture
744
745
**Nom de domaine**
746
747
* En juin ou juillet, renouveller sur https://www.bookmyname.com/ : depuis la page d'accueil, cliquer sur la partie "gérer", puis "Liste de vos noms de domaine", puis cocher tous les domaines aquilenet, puis choisir l'action "Renouveler des noms de domaine", payer, faire les virements correspondant.  
748
749
* Le mois d'après, **récupérer** la facture  
750
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/bookmyname-<date>-xxxxxx.pdf
751
752
## Facturations par Aquilenet
753 1108 florian.lassenay
754
**Établir une facture ADSL pour ceux qui en ont besoin !**
755
756 1228 youpi
**[Indications pour création sous dolibarr10](https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Manuel_factures_dolibarr)**
757 1220 florian.lassenay
758 1015 florian.lassenay
**penser à mettre à jour :**
759
760
> * Le numéro de facture (Nous avons commencé l'année en suivant les exigences du fisc, à savoir une numérotation unique et pas par adhérent)
761
> * La date de facture  
762
> * La date dans la désignation  
763 1070 florian.lassenay
> * La date du prélèvement
764
765 1088 florian.lassenay
### Facturations mensuelles
766 1070 florian.lassenay
767 1137 florian.lassenay
```
768 1139 florian.lassenay
mémo pour une facturation sans contrat sous dolibarr :
769
Facturer : Rédiger une facture avec un numéro
770
Charger : virer du compte de l'adhérent vers le compte produit/service fourni en mettant une référence (n° de facture) pour s'y retrouver.
771 1137 florian.lassenay
```
772 834
773 1131 florian.lassenay
774 834
### Facturations annuelles 
775 1095 florian.lassenay
776 1285 youpi
Créer les factures listées sur https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Facturations
777 1015 florian.lassenay
778 1037 youpi
## Lignes ADSL
779 834
780
* **Récupérer** les dernières factures sur https://vador.fdn.fr/adherents (Informations Administratives / Prélèvements), L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/FDN-<date>-xxxxxx.pdf  
781 1053 youpi
782 1034 youpi
* Si ça n'a pas déjà été fait pendant le rapprochement, virer le montant correspondant de FDN au crédit coopératif  
783 1041 youpi
* Vérifier que la balance du compte de fournisseur FDN retombe à 0 après leur dernière facture, sauf exceptions:
784 834
785 1297 youpi
* avec mars 2021 compris:
786 1253 youpi
787 1295 youpi
** FAS ouverture 3519 78
788 834
789 1290 youpi
* soit +78 en tout
790 834
791 1205 youpi
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php
792 1015 florian.lassenay
793
* S'assurer que les lignes nouvelles ont bien leur date de début correct (voir sur https://vador.fdn.fr/adherents) et que le montant du premier prélèvement est correct sur collect.online  
794
795
* Cliquer sur les boutons charge (sauf pour les anciennes lignes et les lignes actuellement en construction, pour lesquelles il faut regarder le détail de ce qu'il y a à faire)
796
797
* cela va:
798
799
> * Virer la souscription adhérent.e depuis le compte de la ligne vers le produit Lignes ADSL (Abonnement ligne xxx mois année)  
800
> * Virer la souscription adhérent.e depuis l'adhérent.e possédant la ligne vers le compte de la ligne.  
801
> * Virer la souscription FDN depuis la charge Lignes ADSL vers le compte de la ligne  
802
> * Virer la souscription FDN depuis le compte de la ligne vers le fournisseur FDN
803
804 1123 youpi
Note: on prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) l'abonnement pour le mois M-1.
805
806 1015 florian.lassenay
### Contrats
807 834
808 1172 youpi
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/contrats.php  
809 1142 youpi
* Cliquer sur les boutons charge des contrats où l'échéance est passée (elle est écrite en rouge). Cela va virer la souscription depuis le compte de l'adhérent.e vers le compte de produit correspondant.
810 1015 florian.lassenay
811 1123 youpi
Note: 
812
813
- Pour les VPN (on compte au prorata du mois utilisé), on prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) l'abonnement pour le mois M-1.
814 1127 youpi
- Pour les VM et hébergement (on compte par mois entier), on prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) l'abonnement pour le mois M.
815 1123 youpi
816 1015 florian.lassenay
### Adhésions
817
818 1142 youpi
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/cotisations.php
819 834
* pour chaque adhérent.e apparaissant dans la liste (qui sont ceux avec cotisation en retard):
820 1015 florian.lassenay
821
* S'il y a un RIB, on va prélever nous-même, donc cliquer sur le bouton charge, ce qui
822
823
> * Vire la cotisation annuelle ou mensuelle depuis l'adhérent.e vers le produit Cotisations.  
824
> * Ajoute la cotisation dans l'adhérent.e.
825
826
* S'il n'y a pas de RIB, on ne sait pas s'il y a lieu d'établir une cotisation, donc cliquer sur le bouton Rappel pour envoyer un mail à l'adhérent.e. Attention: si l'adresse e-mail est en @aquilenet.fr, il faut vérifier si l'adhérent.e relève bien ses mails, et sinon, lui envoyer un courrier papier.  
827
828
* Résilier les retardataires répétés.
829 1123 youpi
830
Note: On prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) les adhésions dont l'anniversaire est tombé pendant le mois M.
831 1066 youpi
832 1015 florian.lassenay
### Prélèvements & **injection dans dolibarr**
833
834 1142 youpi
* Aller sur collect.online  
835 1015 florian.lassenay
* Dans Echéances, faire sortir les échéances **du 10 du mois courant au 10 du mois suivant** (i.e. les prochaines échéances qui vont être prélevées, qu'on n'a pas encore injectées), cliquer sur Exporter . Attendre quelques secondes, le fichier devrait apparaitre dans la liste obtenue avec "Vos demandes d'export". Attention à bien prendre le bon fichier :) a priori le plus récent est en haut.
836 834
* Tester le résultat des prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/test_prelevements.php  
837 1015 florian.lassenay
* Vérifier que ça retombe bien à zéro sinon identifier les raisons
838 834
839
> * C'est un prélèvements dans collect.online à corriger (le corriger)
840
> * Une erreur existe dans dolibarr (montant d'abonnement, cotisation, sens de paiement ...)
841 1015 florian.lassenay
> * Situation temporaire (avance ou retard de paiement), dans ce cas documenter dans le champ commentaires de la fiche de compte dolibarr, en précisant la date de régulation prévue. Faire éventuellement un mail à l'adhérent si une action de sa part est requise.
842 1054 youpi
843 1015 florian.lassenay
* **Refaire** un nouvel export, le re-télécharger et refaire le test d'import.
844 1054 youpi
* Injecter vraiment les prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/import_prelevements.php  
845 834
* Vérifier dans l'ensemble des comptes que les adhérent.e.s sont bien retombés à 0. Quand ce n'est pas le cas, modifier le champ Commentaire du compte bancaire correspondant pour noter pourquoi.
846 1055 youpi
847 1054 youpi
**Vérification**
848 1142 youpi
849 834
> * Vérifier les balances des comptes d'adhérent.e.s, de fournisseurs, et de clients.
850
> * Encaisser (les envoyer par courrier & ajouter dolibarr) les chèques qui restent en mettant le numéro de remise dans le virement
851
> * Lancer les rappels de prélèvements depuis https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/rappel_prelevements.php (ça prend du temps car le script met à jour les clés gpg)
852
> * En janvier, faire la compta annuelle