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Compta » History » Version 1299

youpi, 04/12/2021 03:12 PM

1 877 youpi
# Compta
2 834
3 877 youpi
## Liens rapides dans cette page
4 834
5 878 youpi
  - [Facture fournisseur](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Facture)  
6 1013 florian.lassenay
  - [Compta mensuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Compta-mensuelle)  
7 1014 florian.lassenay
  - [Compta annuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Compta-annuelle)  
8 878 youpi
  - [Nouvel.le adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-adh%C3%A9rente)  
9
  - [Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-cl%C3%A9-PGP-dune-adh%C3%A9rente)  
10
  - [Nouveau mandat](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-mandat)  
11
  - [Nouvelle ligne ADSL](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-ligne-ADSL)  
12
  - [Migration Ligne ADSL à Liazo](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Migration-ligne-ADSL-%C3%A0-Liazo)  
13 1134 youpi
  - [Déménagement ligne ADSL / Augmentation de débit](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#D%C3%A9m%C3%A9nagement-ligne-ADSL-augmentation-de-d%C3%A9bit)
14 878 youpi
  - [Réception de cotisation](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9ception-de-cotisation)  
15
  - [Encaisser un chèque](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Encaisser-un-ch%C3%A8que)  
16
  - [Résilier une ligne ADSL](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-une-ligne-ADSL)  
17
  - [Nouveau VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-VPN)  
18
  - [Ajouter une IP fixe à un VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-une-autre-IP-fixe-%C3%A0-un-VPN)  
19
  - [Résilier un VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-VPN)  
20 1182 youpi
  - [Résilier un.e adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-une-adh%C3%A9rente)  
21 1280 youpi
  - [Supprimer complètement un.e adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Supprimer-compl%C3%A8tement-un-ancien-adh%C3%A9rent)
22 878 youpi
  - [Ajouter de l'espace disque cloud](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-de-lespace-disque-owncloud)  
23
  - [Ajouter du disque local pour une VM](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-local-pour-une-VM)  
24
  - [Ajouter du disque NFS pour une VM](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-NFS-pour-une-VM)  
25
  - [Supprimer du disque](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Supprimer-du-disque-cloud-local-ou-NFS)  
26 880 youpi
  - [Renommer quelqu'un](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Renommer-quelquun)
27 878 youpi
28 834
## autres liens
29
30 1288 youpi
  - [TODO list mensuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/compta/wiki/Todolist-mensuelle)  
31 879 youpi
  - [[compta\_boiteaidées|TODO list un jour]]  
32
  - [La compta publique](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php)  
33
  - [La preuve par neuf de la compta](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/check.php)  
34
  - [La liste des pages dolibarr aux petits ognons pour nous](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet)  
35
  - [La compta adhérent](https://adherents.aquilenet.fr/compta.php)  
36
  - [le cloud](https://cloud.aquilenet.fr/index.php/apps/files/?dir=/Shared/Aquilenet-administration/Compta/adhesions)  
37
  - [coopanet](http://www.coopanet.coop) , Code utilisateur E145498P  
38
  - [collect online](http://collect.online)  
39 834
  - [[dolibarr]]  
40 879 youpi
  - Il y a aussi un [bac à sable dolibarr](https://dolibarr2.aquilenet.fr/)
41 1229 youpi
  - [création de factures sous dolibarr10](https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Manuel_factures_dolibarr)
42
  - ~~[[appli_generation_factures|Application django de génération des factures]]~~
43 951 youpi
  - les infos publiques envoyées à db.ffdn.org: (http://dolibarr.aquilenet.fr/isp.json)
44 952 youpi
  - les autres infos: (http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/infosplus.php)
45 877 youpi
46 834
## Doc
47 877 youpi
48
**Tout se passe sur dolibarr**
49 834
50 949 youpi
juste pour info, [Installation d'un nouveau dolibarr](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Installation_dolibarr) , et la liste des dépôts où on stocke nos scripts (référencée aussi sur https://www.ffdn.org/wiki/doku.php?id=formations:compta#travaux_de_la_fede)
51 950 youpi
    * http://git.aquilenet.fr/tools.git             scripts web pour générer des formulaires d'inscription , installé sur gaia:/srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin
52 1224 youpi
    * http://git.aquilenet.fr/tools-dolibarr.git    scripts dolibarr pour valider une inscription et les scripts de compta , installé sur cresus:/usr/share/dolibarr/scripts/aquilenet
53
    * http://git.aquilenet.fr/htdocs-dolibarr.git   pour gérer les lignes ADSL de manière sympa dans Dolibarr , installé sur cresus:/usr/share/dolibarr/htdocs/aquilenet
54
    * http://git.aquilenet.fr/adherents.git         pour l'espace adhérents, en dolibarr aussi, installé sur cresus:/srv/adherents
55 834
56
Les mails sont envoyés à tresorier@aquilenet.fr qui est un alias pour la liste tresorier@listes.aquilenet.fr qu'on peut gérer sur https://listes.aquilenet.fr/sympa/admin/tresorier
57 877 youpi
58
Ancien svn, n'est plus utilisé désormais  
59 834
svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/factures-fournisseurs  
60
svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/adhesions
61
62
Il est sans doute utile d'aller consulter d'abord la doc de FDN: https://wiki-adh.fdn.fr/wiki/documentation:notions_de_comptabilite pour comprendre les principes des comptes comptables. Il y a aussi eu un exposé à l'AG 2015 de la FFDN: http://www.aquilenet.fr/docs/compta.pdf
63
64
Voici ci-dessous le plan comptable. Quand on ajoute ou modifie une entrée, il faut penser à mettre à jour (TODO: factoriser dans aquilenet.lib.php):
65 877 youpi
66 834
* le numéro de Réf. du compte en question bien sûr  
67 877 youpi
68
* dans compte\_adherent() dans aquilenet.lib.php  
69
* dans soldes\_accounts(), et tout en bas, dans compta-asso.php  
70
* dans aquilenet.lib.php  
71 834
* dans dolibarr.php
72 877 youpi
73 834
* 05... : Compte de la ligne ADSL 05... Ne fait pas vraiment partie du plan comptable, on ne fait que faire passer les virements par ce compte pour y rassembler tout ce qui concerne une ligne ADSL donnée.  
74 877 youpi
75
* 12000000 : Compte de bilan  
76
* 1200xxxx : Compte d'exercice de l'année xxxx  
77
* 40100001 : Fournisseur Online.net  
78
* 40100002 : Fournisseur Bookmyname  
79
* 40100003 : Fournisseur divers  
80
* 40100004 : Fournisseur FDN  
81
* 40100005 : Fournisseur Syntis  
82
* 40100006 : Fournisseur Kazar  
83
* 40100007 : Fournisseur Cogent  
84
* 40100008 : Fournisseur Anteor  
85
* 40100009 : Fournisseur Orange  
86
* 40100010 : Fournisseur RIPE  
87
* 40100011 : Fournisseur OVH  
88 1244 youpi
* 40100012 : Fournisseur Fullsave
89 1289 youpi
* 40100013 : Fournisseur Gitoyen
90 1299 youpi
* 40100014 : Fournisseur Axione
91 877 youpi
* 41100xyz : Compte de l'adhérent.e xyz  
92
* 41101000 : Donateur divers  
93
* 41101001 : Clients divers  
94
* 41102xyz : Compte du client xyz  
95
* 51120000 : Remise de chèque  
96
* 51190000 : Prélèvements  
97
* 51200001 : Crédit coopératif  
98
* 53140000 : Caisse  
99
* 60000000 : Charge Lignes ADSL  
100
* 60400001 : Charge dedibox  
101
* 60400002 : Charge nom de domaine  
102
* 60400003 : Charge hébergement  
103
* 60400004 : Charge IP  
104
* 60400005 : Charge transit  
105
* 60630000 : Charge matériel petit équipement  
106
* 21830000 : Charge matériel informatique  
107
* 60700000 : Charge marchandise goodies  
108
* 60700001 : Charge marchandise briques  
109
* 61100000 : Charge installation  
110
* 61600000 : Charge assurance  
111
* 62310000 : Charge annonces et insertions  
112
* 62360000 : Charge stickers  
113
* 62610000 : Charge timbres et frais postaux  
114
* 62620000 : Charge livraison  
115
* 62700000 : Charge service bancaire  
116
* 62800000 : Charge Diverses  
117
* 63500000 : Charge taxe achat étranger  
118
* 70400000 : Produit installation  
119
* 70600000 : Produit lignes ADSL  
120
* 70600001 : Produit VPN  
121 1298 youpi
* 70600002 : Produit conseil
122 877 youpi
* 70700000 : Produit marchandise goodies  
123
* 70700001 : Produit marchandise briques  
124
* 70830000 : Produit hébergement  
125
* 70830001 : Produit transit  
126
* 70830002 : Produit stockage  
127
* 70830003 : Produit IP  
128
* 74000000 : Produit cotisations  
129
* 76000000 : Produit parts CC  
130 834
* 77000000 : Produit Dons
131 877 youpi
132 1002 florian.lassenay
**En résumé**
133 877 youpi
134 834
  - Pour les comptes en banque et tiers (adhérent.e.s, fournisseurs), c'est négatif quand on leur a donné de l'avance de sous, et c'est positif quand on leur en doit (i.e. on est du côté "banquier" \!) Ainsi:
135 877 youpi
136 834
* C'est donc normal que les comptes en banque soient négatif, au contraire: c'est la banque qui nous doit des sous :) C'est exactement l'opposé de ce qui apparaît dans le compte chez la banque.  
137 877 youpi
138
* Si un.e adhérent.e est strictement négatif, il nous doit des sous, il faut lui prélever.  
139
* Si un.e adhérent.e est strictement positif, c'est qu'il a payé des trucs pour l'asso. Soit on lui rembourse, soit on ne lui prélève pas quelques mois.  
140
* Si un fournisseur est strictement positif, c'est qu'on lui doit des sous, il reste une facture impayée.  
141 872 florian.lassenay
* Si un fournisseur est strictement négatif, c'est qu'on lui a donné trop de sous \! Il faut régulariser.
142 877 youpi
143
  - Pour les comptes de charge et de produit, c'est plus habituel:
144
145
* Une charge, c'est des sous en moins qui vont alimenter un fournisseur  
146
147
* Un produit, c'est des sous en plus qui viennent d'adhérent.e.s.
148
149
  - Pour les comptes en banque, on doit faire le "rapprochement" avec le relevé de compte. **Attention**, rapprocher rend l'écriture inchangeable. Il ne faut donc rapprocher qu'avec le relevé de compte confirmant l'opération sous les yeux.
150 834
151
Par exemple, voici pour un don et pour un paiement de facture:
152 877 youpi
153 1003 florian.lassenay
**Don**
154 834
155
Par un.e adhérent.e
156 877 youpi
157
  - On vire le montant depuis son compte vers le compte produit don.Il nous doit donc maintenant des sous.
158
  - Le virement ou prélèvement est ordonné, on vire le montant depuis le
159
  - compte bancaire vers le compte de l'adhérent.e. Il ne nous doit plus de sous.
160 834
  - Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
161 877 youpi
162 864 florian.lassenay
Si c'est une personne qu'on ne reverra pas souvent, on peut utiliser le  
163 834
compte "Donateur divers" à la place du compte d'un compte d'adhérent.e.
164
165 877 youpi
**Facture de fournisseur**
166 1004 florian.lassenay
167 864 florian.lassenay
Un fournisseur nous envoie une facture pour un service
168 834
169 877 youpi
* On vire chaque élément de la facture depuis le compte de charge correspondant vers le compte de fournisseur. On lui doit donc des sous
170 989 florian.lassenay
171
* Lorsque l'on paie la facture, on vire le montant depuis le compte fournisseur vers le compte bancaire. On ne lui doit plus de sous.
172
173
* Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
174
175
* Lors d'un virement fait à un fournisseur on indique le numéro de facture (numéro invoice pour cogent par exemple)correspondant dans les trois champs 
176
177
> * motif du virement
178
> * Référence de l'opération
179
> * Référence de bout en bout
180
181
* Contacts Facturation Cogent : N° +33 (0) 1 49 03 18 00 billingeu@cogentco.com
182
183 877 youpi
## Nouvel.le adhérent.e
184 834
185
Sur réception d'une demande d'adhésion
186 870 florian.lassenay
187 877 youpi
  - Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.
188
  - Corriger éventuellement des typos ou ajouts à la main sur le formulaire (majuscules, type d'adherent, numero de tel, adresse mail)
189 1223 youpi
  - Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvel_adherent.php, cela crée l'adhérent.e dans dolibarr, et du coup aussi dans LDAP, et donc une adresse mail etc., ainsi qu'un compte de compta tiers pour lui, ça l'inscrit à asso@listes.aquilenet.fr, et ça lui maile une bienvenue. Note débuggage: si le script se vautre, la fiche LDAP est quand même créée, il faut la supprimer avec un coup de `ldapdelete -H ldaps://ldap.aquilenet.fr -x -W -D uid=dolibarr,dc=aquilenet,dc=fr "cn=Jeannot Lapin,ou=members,dc=aquilenet,dc=fr"`
190 1109 florian.lassenay
191
>  - S'il y a une commande de VPN, ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
192 834
  - * Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main: aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe. Utiliser `mkpasswd -m sha-512` pour le crypter, et alors la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."
193 1109 florian.lassenay
194
>  -  * Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
195
196 877 youpi
  - Dans les comptes, virer depuis son compte d'adhérent.e vers le "produit cotisations" le droit d'entrée ou la cotisation, titre "Cotisation Machin Truc 2011"
197
  - Dans sa fiche dolibarr adhérent.e, ajouter l'adhésion dans l'onglet adhésions
198 973 youpi
  - puis, selon le mode de règlement, avec la date du jour:
199 877 youpi
200 973 youpi
* Si c'est un chèque, virer depuis le compte de remises vers son compte
201 877 youpi
202
* Si c'est en liquide, virer depuis la caisse vers son compte  
203
* Si c'est un virement, virer depuis le compte bancaire vers son compte (et rapprocher plus tard)  
204 834
* Si c'est un prélèvement, voir ci-dessous.
205 877 youpi
206 870 florian.lassenay
  - Si l'adresse e-mail n'a pas été précisée, envoyer une lettre de bienvenue papier. Voir le courrier type dans le cloud dans adhesions
207 877 youpi
208 834
  - S'il y a un mandat
209 877 youpi
210 834
* Archiver le mandat original.  
211 877 youpi
212 1111 florian.lassenay
* Aller sur http://www.collect.online/ Ajouter l'adhérent.e dans la partie prélèvement, On utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
213 877 youpi
214 1255 youpi
* Si c'est juste une adhésion ou un abonnement VPN, faire un prélèvement régulier annuel ou mensuel (note: on commence à prélever les vpn et adsl à la fin du mois suivant le premier mois de service vpn ou de mise en service adsl)
215 877 youpi
216 834
* Si c'est un abonnement ADSL, on crée l'échéancier plus tard, une fois la ligne effectivement construite.
217 877 youpi
218 834
  - S'il y a une souscription à une ligne ADSL
219 877 youpi
220 834
* Toute la compta est faite automatiquement par le script, il y a juste à archiver la demande dans le cloud  
221 877 youpi
222
* [Vérifier l'éligibilité de la ligne](https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi) et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total  
223
* Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter *toutes* les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.  
224 1132 youpi
* Envoyer un aimable mail de confirmation à services at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr avec support at aquilenet.fr en copie, pour permettre d'identifier la ligne ne pas oublier de préciser qu'il vient d'"aquilenet", donner le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent.
225 877 youpi
226 1126 youpi
* Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP, noter IPv4, préfixe IPv6, login et mot de passe (lisibles aussi sur https://vador.fdn.fr/adherents) dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne, et forwarder le mail à l'abonné en corrigeant un peu.  
227 877 youpi
228 834
* Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
229 877 youpi
230 834
* Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence  
231 877 youpi
232
* Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone  
233 834
* Quand l'ouverture de ligne est effective,
234 877 youpi
235 885 youpi
* * forwarder le mail à l'abonné  
236
* * aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,  
237 834
* * créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec un premier prélèvement manuel correspondant aux FAS + mois partiel, et le prélèvement automatique mensuel.  
238
* * Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:
239 885 youpi
240
* La référence et le libellé du compte de compta  
241 877 youpi
242 834
* Dans la Note de l'adhérent.e
243 877 youpi
244 834
  - S'il y a une commande de VPN,
245 877 youpi
246 834
* Vérifier le tarif du contrat vpn sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php
247 877 youpi
248 1039 youpi
* Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
249
250 834
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0  
251
ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1  
252 877 youpi
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
253
254
où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers).
255 834
256 877 youpi
  - Archiver le tout: scanner tous les documents, ajouter au cloud, dans adhesions
257 852 youpi
258 877 youpi
  - FIXME: broken, Sur l'atelier, ajouter l'adhérent.e en tant que participant au projet aquilenet.
259 834
260 877 youpi
## Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e
261 1104 youpi
262 1222 youpi
TODO: dolibarr 10 + php7
263
264 1224 youpi
  - Sur cresus, lancer la récupération de la clé à partir du fingerprint:
265 907 youpi
266 877 youpi
sudo -u www-data gpg --keyserver pgp.mit.edu --homedir /srv/adherents/.gnupg/ --recv-key XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
267 944 youpi
268 877 youpi
  - Retrouver l'adhérent dans Dolibarr, suivre le "lien tiers Dolibarr", aller dans la fiche, la modifier, découper le fingerprint complet de la clé GPG en 4 paquets de 10 chiffres hexa, les mettre dans les cases Id professionnel 1 à 4.
269 907 youpi
270 877 youpi
## Nouveau mandat
271
272 837 youpi
Sur mandat arrivé après la demande d'adhésion ou mise à jour,
273 877 youpi
274 834
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , pour pouvoir faire un copier/coller des numéros iban et bic  
275 877 youpi
276
* Copier/coller dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouveau_mandat.php  
277
* Archiver le mandat.  
278
* Si c'est juste un changement de compte, dans collect.online, modifier juste dans le débiteur le numéro de compte.  
279
* Si c'est un nouveau service pour un débiteur existant, avec le même compte, dans collect.online, ajouter l'échéancier.  
280 834
* Si c'est un nouveau débiteur, ajouter l'adhérent.e dans collect.online, on utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
281 877 youpi
282
## Nouvelle ligne ADSL
283 834
284 1116 florian.lassenay
> Penser à s'inscrire à la mailing list support@aquilenet.fr pour le suivi de l'ouverture.
285
286 1113 florian.lassenay
**Souscription**  
287 1114 florian.lassenay
> Sur souscription de ligne ADSL pour une adhésion existante.
288 877 youpi
289 834
**TODO** Décrire la procédure dans le cas d'un numéro VOISIN.
290 877 youpi
291 1169 youpi
* [Vérifier l'éligibilité de la ligne](https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi) et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total, cela permet notamment de savoir si c'est un numéro actif ou inactif.  
292 1142 youpi
293 877 youpi
* Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter *toutes* les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.  
294 1132 youpi
* Envoyer un mail de confirmation à services at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr avec comme informations dans le corps "aquilenet", le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent. Ce n'est pas un traitement automatique, rédiger le mail correctement.  
295 877 youpi
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.  
296 1112 florian.lassenay
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste adsl@, et ajoute l'éventuel mandat  
297
* Ajouter, s'il.elle n'y est pas déjà, l'adhérent dans collect.online, la référence d'adhérent est lisible en allant cherche l'adhérent dans la partie adhérents de dolibarr.  
298 834
* Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
299
300 1113 florian.lassenay
**Confirmation**
301
> Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP :
302 834
303 1117 florian.lassenay
* Dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne noter :
304
  * IPv4
305
  * préfixe IPv6
306
  * login 
307 1126 youpi
  * mot de passe (lisibles aussi sur https://vador.fdn.fr/adherents) 
308 1117 florian.lassenay
309
* Forwarder le mail à l'abonné (en écrivant en tant que support@aquilenet.fr) en corrigeant un peu.    
310 834
311 1113 florian.lassenay
**Changement**
312
> Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
313 834
314 1113 florian.lassenay
* Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence  
315 877 youpi
* Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone  
316
317 1113 florian.lassenay
**Ouverture effective**
318
> Quand l'ouverture de ligne est effective
319
320
* forwarder le mail à l'abonné  
321
* aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,  
322
* créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant. Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour inclure les FAS + mois partiel.  
323
* modifier l'échéancier pour ajouter la cotisation annuelle s'il n'y en a pas déjà  
324
* Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:  
325
* La référence et le libellé du compte de compta  
326
* Dans le champ note de l'adhérent
327 840 youpi
328 834
Oui, c'est cracra de mettre le montant, il faudrait faire un lookup dans la base des tarifs (TODO). Pour l'instant c'est plus simple ainsi.
329
330
## Migration ligne ADSL à Liazo
331
332 877 youpi
Lorsqu'un adhérent demande à migrer sa ligne vers Liazo.
333 849 blagoi.iakov
334 877 youpi
La migration sera effective au début du bimestre suivant seulement (si on commande avant le 15 du deuxième mois du bimestre en cours, sinon c'est encore après).
335
336
* Dans l'espace adhérent chez FDN, retrouver la ligne, et cliquer sur "Changer le débit ou l'option"  
337
338 834
* Choisir l'option voulue: dégroupage total ou non.  
339 877 youpi
* Renommer le compte de compta de la ligne en "Reconstr Ligne 0123456789".  
340 834
* Corriger son option, du genre 80MLiazoOrange (pas de dégroupage) ou 80MLiazoOrangeNu (dégroupage total).  
341 877 youpi
* On reçoit régulièrement des mails pour la progression de la construction.
342
343 834
* Quand on reçoit le mail parlant du changement de login, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans le champ Commentaire de la ligne.  
344 877 youpi
345 834
* Si on reçoit un mail parlant du changement de numéro de téléphone, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans la ligne (à la fois la référence et le nom du compte) et dans la note de l'abonné  
346 877 youpi
* Une fois la construction faite, facturer les frais de migration à la fin du mois suivant.Modifier l'échéancier (l'adhérent.e sera prévenu par un script après avoir réalisé l'injection)
347 886 youpi
348 877 youpi
* Avant de faire la première facturation au nouveau tarif:
349 886 youpi
350 877 youpi
* * corriger les tarifs client/fournisseur  
351 886 youpi
352 877 youpi
* * Si c'est un dégroupage total, mettre à jour le numéro de la ligne
353 886 youpi
354 877 youpi
* * * Dans la référence et le libellé du compte de compta  
355 886 youpi
356 877 youpi
* * * Dans la Note de l'adhérent.e
357 886 youpi
358 877 youpi
* * Renommer le compte de compta en "Ligne 0123456789"  
359
360
* * corriger le montant de prélèvement sur collect.online
361
362 1133 youpi
## Déménagement ligne ADSL / augmentation de débit
363
364
Pour le déménagement d'une ligne ADSL, cela peut éventuellement intéresser l'abonné.e d'avoir une période de recouvrement, auquel cas on peut simplement lui faire ouvrir une nouvelle ligne puis fermer l'ancienne quand elle/il n'en a plus besoin. Mais cela veut aussi dire que le dernier mois (voire les deux derniers quand ça ne tombe pas à la fin d'un bimestre pour les lignes Nerim) de l'ancienne ligne est facturé entièrement.
365
366
On peut donc préférer demander un déménagement, c'est-à-dire reconstruire la ligne ailleurs.
367
368
C'est en fait la même procédure pour augmenter le débit: c'est une reconstruction de la ligne.
369
370
Dans tous les cas la reconstruction sera facturée.
371
372
Il faut en faire la demande à services at fdn dot fr en précisant le numéro de ligne et le nom de l'abonné.e, éventuellement la nouvelle adresse, et le nouveau débit (vérifier ce qui est possible avec le test d'éligibilité).
373
374
Une fois la reconstruction confirmée, facturer les frais TTC: charge ADSL -> ligne, ligne -> FDN, et adhérent -> ligne, ligne -> produit ADSL.
375
376 877 youpi
## Réception de cotisation
377
378
  - Dans le module adhérents
379
380
* retrouver l'adhérent.e dans la liste,  
381
382
* aller dans l'onglet adhésions/cotisations  
383
* ajouter l'adhésion: mettre comme fin un jour avant l'anniversaire suivant.
384
385
  - Répercuter l'adhésion dans la compta en virant depuis l'adhérent.e vers le produit cotisation
386 834
  - Encaisser le montant (chèque: voir ci-dessous, liquide: passer sur le compte d'un trésorier qui se fait prélever et qui encaissera le liquide)
387
388 877 youpi
## Encaisser un chèque
389
390
Pour éviter d'en envoyer tous les 36s du mois, plutôt que virer directement depuis le compte bancaire, on vire temporairement depuis un compte "Remises de chèques".
391 974 youpi
392 972 youpi
  - Vérifier l'ordre du chèque.
393 834
  - Signer le chèque au dos
394 877 youpi
  - Virer depuis le compte "Remises de chèques" vers le compte de l'adhérent.e, avec la date du jour. Ainsi on sait que l'adhérent.e a payé, mais il nous reste des chèques à encaisser, stockés sur une étagère.
395 1241 youpi
  - Lors du dépôt d'une remise des chèques qui se sont entassés, virer le montant total de la remise de chèques depuis le compte bancaire vers le compte de remises de chèque, avec le numéro de remise pour rapprocher facilement, et la date de la remise de chèques. Envoyer par courier à Agence de Bordeaux, 51 quai de Paludate, 33800 Bordeaux
396 877 youpi
  - Quand confirmé, rapprocher.
397
398
## Résilier une ligne ADSL
399
400
  - Charger sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/adsl.php les derniers mois complets
401 887 youpi
  - Renommer le compte de compta de la ligne en "Résiliation Ligne xxxx"
402 1132 youpi
  - La facturation chez Nerim est bimensuelle, donc il faut faire remonter la demande au services at fdn dot fr avant le 15 du deuxième mois du bimestre, pour éviter de payer un autre bimestre pour l'ADSL. Il vaut mieux faire remonter le plus tôt possible pour éviter de payer la partie transit de FDN.
403
  - mailer donc services arobase fdn point fr en donnant simplement le numéro de ligne et le nom de l'adhérent.e pour vérification, avec la date de résiliation souhaitée.
404 928 youpi
  - Lorsque la compta FDN est faite pour le dernier mois (qui comporte éventuellement une partie abonnée et une partie relicat facturée à prix coûtant), faire la compta pour la ligne à la main (TODO: automatiser):
405 940 florian.lassenay
406
*****
407 930 youpi
408 936 youpi
### Facture mois plein
409 834
410 940 florian.lassenay
* Pour les mois avant le mois où la résiliation est effective (donc les mois où le service a été permanent)
411
* * Utiliser le lien "charge" pour charger ces mois entiers. Il faut enlever temporairement le mot "Résiliation " pour que le script accepte de faire la charge automatiquement.
412 930 youpi
413 927 youpi
### Facture du mois de résiliation
414
415
* Pour le mois pendant lequel la résiliation a lieu (donc le mois où le service est donc partiel)
416
* * On ne veut prendre de marge que sur la période où il y a effectivement eu un service. Il faut donc compter combien cela fait:
417 940 florian.lassenay
* * * notre marge: (tarif Aquilenet - tarif FDN) \* prorata du mois abonné)
418 834
* * Et y ajouter ce que FDN nous a fait payer
419 940 florian.lassenay
* * Facturer cela
420 927 youpi
421 930 youpi
### Facture des mois post résiliation
422 927 youpi
423 928 youpi
* Pour les mois après le mois où la résiliation a été effective (donc le mois où il n'y a aucun service)
424 929 youpi
* * Facturer juste ce que FDN nous a fait payer
425 927 youpi
426
*****
427
428
* Pour facturer:
429
* * Virer ce montant de la ligne ADSL vers le produit ADSL  
430 931 youpi
* * Virer ce montant de l'adhérent.e vers la ligne ADSL  
431 877 youpi
* * Virer le montant FDN de la charge ADSL vers la ligne ADSL  
432 933 youpi
* * Virer le montant FDN de la ligne ADSL vers le fournisseur FDN.  
433 877 youpi
* Établir le prélèvement des derniers mois à la main sur collect.online.  
434 1107 youpi
* S'il n'a plus d'abonnement, supprimer le numéro de compte dans la fiche tiers de l'adhérent  
435 946 youpi
* Renommer le libellé du compte de la ligne en "Ancienne Ligne xxxx"  
436 947 youpi
* Ajouter à la fin de la Ref. du compte de compta de la ligne ".0" (ou plus), et mettre à jour la référence dans la Note de l'adhérent.e (c'est pour le cas où un autre adhérent reprendrait cette même ligne, pour que ça soit vraiment un autre abonnement).
437 877 youpi
* Une fois la dernière échéance passée, désactiver l'échéancier chez collect.online : modifier l'échéancier pour bloquer tous les mois (vraiment le modifier pour bloquer des mois entiers, pas juste bloquer des échéances précises), ce qui nous permet d'éventuellement pouvoir reprendre des prélèvements facilement si l'adhérent.e veut reprendre un abonnement.
438 1160 youpi
* S'il n'a plus d'abonnement, désabonner de la liste adsl@
439 834
440
## Nouveau VPN
441 877 youpi
442 834
Sur souscription de VPN pour un.e adhérent.e existant.
443
444 942 youpi
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.  
445 1097 florian.lassenay
446 1222 youpi
TODO: dolibarr 10 + php7
447 1142 youpi
448 1097 florian.lassenay
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste vpn`, et ajoute l'éventuel mandat: TODO: vérifier que le numéro de compte se retrouve bien enregistré, dans le tiers correspondant à l'adhérent.e, dans sa fiche.
449
  * ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
450
  * Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main :
451
452 1105 florian.lassenay
> Retrouver le mot de passe dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe.
453
454 1097 florian.lassenay
> ~~~
455
 # On crypte le mot de passe :
456 1243 youpi
 mkpasswd -m SHA-512
457
 Mot de passe :
458 942 youpi
> ~~~
459 877 youpi
460 1040 youpi
la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."  
461 877 youpi
  * Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
462
463
* Vérifier le tarif du contrat sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php
464 834
* Ajouter, s'il n'y est pas déjà, l'adhérent.e dans collect.online, la référence d'adhérent.e est lisible en allant cherche l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.  
465 1125 youpi
* créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant (on prélève à la fin du mois M / début du mois M+1 l'abonnement VPN pour le mois M-1). Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour le premier mois partiel.  
466 834
* corriger les prélèvements anniversaire pour y ajouter la cotisation.  
467 877 youpi
* Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
468
469
* Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
470 834
471 1208 youpi
> ~~~
472 877 youpi
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0  
473 834
ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1  
474 877 youpi
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
475 1208 youpi
> ~~~
476 834
477 877 youpi
où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers). Éventuellement il y a déjà un fichier `disponible.pour.ip.fixe` qui vient d'un précédent désabonnement.
478
479 1210 youpi
Et créer un contrat pour une IP fixe, pour la facturer.
480
481 834
## Ajouter une autre IP fixe à un VPN
482 877 youpi
483
* Si l'adhérent veut une 2e IP fixe, il suffit d'ajouter la route dans son /etc/openvpn/ccd sur  
484 834
iris et demeter:
485 877 youpi
486 1209 youpi
> ~~~
487 834
iroute 185.233.101.m 255.255.255.255  
488 877 youpi
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:m::/64
489 1209 youpi
> ~~~
490 834
491 1211 youpi
Et créer un contrat pour une IP fixe, pour la facturer.
492
493 877 youpi
## Résilier un VPN
494
495
* Sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php repérer le contrat  
496
497
* Charger éventuellement le dernier mois  
498
* Cliquer sur le contrat (2e colonne)  
499 1230 youpi
* Cliquer sur le bouton Cloturer tous les services
500 877 youpi
* Désactiver le login sur iris et demeter dans /etc/openvpn/password en mettant juste un \# en tête de ligne.  
501
* Renommer l'éventuel fichier dans ccd/ en disponible.pour.ip.fixe.xxx pour libérer l'IP  
502
* Désabonner de la liste vpn@
503
504 1231 youpi
## Résilier un mandat
505
506
Quand on désactive un prélèvement, il faut prévenir dolibarr qu'on ne prélève plus automatiquement la cotisation:
507
508
* Aller dans le module "tiers"
509
* Dans la liste des Tiers, retrouver l'adhérent.e
510
* Aller dans l'onglet Informations de paiement
511
* Supprimer l'info de compte bancaire
512
513 1129 youpi
## Résilier un.e adhérent.e
514 877 youpi
515 1103 florian.lassenay
* Dans la liste dans le module Adhérents, cliquer sur la croix rouge pour résilier.  
516 1099 florian.lassenay
517 1270 youpi
* Désinscrire de la [liste asso](https://listes.aquilenet.fr/review/asso)  
518 834
519 1129 youpi
* Désactiver le compte ldap en changeant le mot de passe dans sa fiche adhérent.e dolibarr pour qu'ille ne puisse plus se logguer. 
520 1103 florian.lassenay
521
> dans le cas d'une demande de suppression totale des mails, aller sur hera
522
523
~~~
524
  sudo su
525
  cd /srv/vmail/aquilenet.fr/
526 834
  rm -fr prenom.nom
527 1103 florian.lassenay
~~~
528
529
> Pour les plus joueurs
530
531
~~~
532 877 youpi
sudo cd rm /srv/vmail/aquilenet.fr/prenom.nom -fr
533 1103 florian.lassenay
~~~
534 877 youpi
535
* Supprimer les comptes utilisateurs autres.  
536 834
537
* Enlever les permissions dans l'atelier.
538 877 youpi
539 1271 youpi
## Supprimer complètement un ancien adhérent
540
541 1279 youpi
TODO: incomplet: pas possible de supprimer un compte de compta ?
542
543 1271 youpi
3 ans après la résiliation d'un adhérent, le RGPD nous dit que nous devons supprimer toutes les informations liées à l'adhérent.
544
545 1272 youpi
* Vérifier sur hera dans /srv/vmail/aquilenet.fr/le.login qu'il n'y a pas eu d'accès aux mails depuis longtemps, i.e. typiquement boite au lettre "new" avec des tas de mails, et "cur"  qui s'arrête à la date de résiliation
546
* Supprimer le répertoire /srv/vmail/aquilenet.fr/le.login
547 1273 youpi
* Dans https://dolibarr.aquilenet.fr/compta/facture/list.php supprimer les factures
548 1275 youpi
* Dans https://dolibarr.aquilenet.fr/contrat/list.php supprimer les contrats
549 834
* Sur iris/demeter supprimer la ligne dans /etc/openvpn/passwd
550 1279 youpi
* Vérifier que son compte de compta est à 0 (sinon passer le solde en pertes & profits), le supprimer (FIXME: pas d'option pour faire ça ??)
551 1281 youpi
* Supprimer le débiteur dans collect.online
552 1271 youpi
* TODO: suite
553
* En tout dernier, supprimer l'adhérent depuis le module adhésion.
554 1284 youpi
* TODO: est-ce que ça supprime son tiers ?
555 1271 youpi
556 877 youpi
## Ajouter de l'espace disque owncloud
557
558
TODO: automatiser la partie dolibarr
559
560
  - se logguer sur nextcloud avec son compte habituel (qui est dans le groupe admin, pour le vérifier aller dans paramètres et vérifier le(s) groupe(s))
561
  - Dans le menu en haut à droite, choisir Utilisateurs
562
  - retrouver l'utilisateur dans la liste
563
  - changer son quota
564
  - noter son uuid
565
  - sur sayanet, dans /home/aquilenet-backup/BackItUp/BackItUp.conf, ajouter l'uuid à la liste\_exclusions
566 1115 youpi
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php s'il avait déjà un contrat,
567
    - si oui il suffit de l'augmenter,
568
    - si non il faut en créer un nouveau. dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-owncloud", choisir la quantité en Go/an, ajouter, modifier éventuellement le tarif
569 877 youpi
  - valider
570 922 youpi
  - modifier le statut du service en l'activant avec comme date de terminaison 2099
571
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
572
  - établir le prélèvement automatique sur collect.online
573
574
## Ajouter une facturation de VM ou serveur à prix libre
575
576
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "heb-mezza" ou VM, mettre 1 unité.
577 1179 youpi
  - changer le prix unitaire pour mettre le prix libre (par mois !)
578 922 youpi
  - valider le contrat
579 834
  - activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
580
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
581 1024 youpi
  - Créer la VM ou installer le serveur
582 877 youpi
583
## Ajouter du disque local pour une VM
584
585 1177 youpi
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat", mettre pour la ref le nom de la VM, et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-local", choisir la quantité en Go/an, changer éventuellement le tarif.
586 877 youpi
  - valider le contrat
587 1135 youpi
  - modifier l'état du service dans le contrat pour le passer en actif avec comme date de terminaison 2099
588 877 youpi
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
589 1025 youpi
  - Créer la VM
590 877 youpi
591
## Ajouter du disque NFS pour une VM
592
593 1178 youpi
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat", mettre pour la ref le nom de la VM + "NFS", et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-NFS", choisir la quantité en Go/an, changer éventuellement le tarif.
594 877 youpi
  - valider le contrat
595 1136 youpi
  - modifier l'état du service dans le contrat pour le passer en actif avec comme date de terminaison 2099
596 877 youpi
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
597
  - Voir https://atelier.aquilenet.fr/projects/infrastructure/wiki/NFS pour la création du volume, et mettre le quota.
598
599 834
## Supprimer du disque cloud, local ou NFS
600 877 youpi
601 834
  - [dans dolibarr](http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php) retrouver le contrat correspondant à la VM, cliquer sur le numéro de contrat.
602 877 youpi
  - Cliquer sur l'icône modifier à droite de "Statut du service", mettre la date de fin de service et cliquer sur Clôturer
603 834
  - Faire l'action adminsys correspondante.
604 877 youpi
605 834
## Et sourtout
606
607
Pour vérifier qu'il n'y a pas d'erreur, regarder la somme des soldes tout en bas de [la compta publique](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php), ça doit retomber à zéro.
608 877 youpi
609
## Supprimer un essai
610
611 834
On n'efface pas ce qui a existé réellement, mais on peut avoir besoin de supprimer un test.
612 877 youpi
613 834
  - Supprimer l'adhérent.e
614 877 youpi
  - Dans compta/tréso, Clients, choisir le client, regarder la fiche, supprimer
615 834
  - Supprimer le compte de compta
616 877 youpi
617 834
## Modifier les tarifs
618 877 youpi
619
  - Modifier dans sous.ods dans les recettes des produits.
620 834
621 877 youpi
* Dans gaia, /srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin, modifier eligibilite.cgi  
622
623 834
* Dans dolibarr, Services, modifier le/les services concernés  
624 877 youpi
* Dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/ , aller voir les lignes concernées, modifier le champ commentaire.
625
626 834
  - Dans les formulaires, modifier adsl-tail.inc, recompiler, commiter, svn up dans /srv/si/formulaires, copier adsl\*.pdf dans /srv/www/aquilenet.fr/docs/
627
  - Sur le site web, modifier http://www.aquilenet.fr/node/8
628 1252 youpi
629 877 youpi
## Renommer quelqu'un
630
631
C'est galère et technique, mais pas impossible. Il faut (au moins, difficile d'être sûr qu'on n'ait rien oublié)
632
633
  - Dans sa fiche adhérent, changer nom/prénom, login, email
634
  - Sur hera, dans /home/vmail/aquilenet.fr, renommer le répertoire
635 834
  - Dans la fiche tiers dolibarr, change nom/prénom
636 953 youpi
  - Renommer son compte de compta, voire les écritures
637 1254 youpi
  - Dans la liste des contrats, renommer au besoin
638
  - Renommer son accès vpn sur iris et demeter
639 953 youpi
  - Supprimer l'ancien utilisateur dans l'atelier
640
641
## Ajouter un type de service
642
643
Dans le module service, cliquer sur Nouveau service.
644
645
Peu importe la référence et libellé du service.
646
647
Bien mettre la durée: 1 année ou 1 mois.
648 1015 florian.lassenay
649 1017 florian.lassenay
Mettre le prix en TTC et mettre la TVA à 0%
650
651
Dans le script aquilenets/contrats.php, ajouter dans le switch pour choisir le compte de produit à créditer.
652 834
653 1017 florian.lassenay
# Compta annuelle
654
655 1264 youpi
Récupérer les factures:
656
657
* Enercoop sur https://espace-client.enercoop.fr/mon-espace/accueil/#bienvenue , dans factures-fournisseurs/<annee>/Enercoop-<date>-NATLFAC\_xx\_xxxxxxxx.pdf  
658
659
* Eau Bordeaux métropole sur https://www.usagers.leau.bordeaux-metropole.fr/ , dans factures-fournisseurs/2XXX/eau_XXXXXXXX.pdf
660
661 1267 youpi
* FDN sur https://vador.fdn.fr/adherents
662
663
* Collect.online sur https://collect.online/
664
665 1264 youpi
666 1042 youpi
Faire le bilan d'exercice:
667 1017 florian.lassenay
668 1268 youpi
  - Créer un compte de référence 120020xx, de libellé "Exercice 20xx", de type "Compte bancaire épargne/placement"
669
  - le modifier pour désactiver la fonction de rapprochement.
670 1043 youpi
  - Vérifier que les fournisseurs sont à 0, corriger le cas échéant, sinon on les passera en passifs ou actifs
671 1214 youpi
  - Vider chaque compte produit et charge vers ce compte, à l'aide de virements "Exercice 20xx Produit/Charge truc". Cela remet donc à zéro tous les comptes de produit et charge.
672 1216 youpi
  - En faire un bilan d'exercice dans sous.ods dans une nouvelle feuille "20xx": copier la feuille de l'année d'avant, corriger les montants des charges et produits
673 1017 florian.lassenay
  - Virer l'exercice sur le compte "Bilan", avec l'intitulé "Exercice 20xx" . Le compte d'exercice 20xx est donc tombé à zéro.
674
675
Faire le bilan comptable (inverser tous les signes pour que ce soit plus intuitif à comprendre) dans sous.ods, en utilisant notamment le résumé de la page https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/bilan.php
676 1218 youpi
677 1017 florian.lassenay
  - Actif:
678
679
* les comptes courants et épargnes vont en actifs.  
680
681
* les comptes tiers **négatifs** vont en créances (on devrait recevoir ces sous-là un jour), y ajouter les éventuels chèques non encore encaissés.
682 1217 youpi
683 1017 florian.lassenay
  - Passif:
684 1047 youpi
685 1017 florian.lassenay
* Le compte "Bilan" (avant virement de l'exercice de l'année) va dans "Exercices passés"  
686
687
* les comptes tiers **positifs** vont en dettes (on a encore ça à payer).
688
689 1048 youpi
Vérifier que les deux totaux correspondent
690 1017 florian.lassenay
691 1050 youpi
Mettre à jour sous.ods:
692 1017 florian.lassenay
693 1051 youpi
  - Télécharger sous.csv depuis dolibarr: https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/export_sous.php
694 1052 youpi
  - ouvrir sous.csv en n'utilisant **que** le point-virgule comme séparateur
695 1017 florian.lassenay
  - copier/coller son contenu dans la feuille adhérents\_import de sous.ods
696 1015 florian.lassenay
  - mettre à jour la feuille historique depuis la feuille Situation
697 1213 youpi
  - étendre la plage de données des graphes dans la feuille Graphes
698 1015 florian.lassenay
  - Vérifier les feuilles Situation et Bilan mensuel, imprimer les feuilles Situation, Graphes, Bilan mensuel, et 20xx
699
700
# Compta mensuelle
701
702 1118 florian.lassenay
* voir les TODO sur https://atelier.aquilenet.fr/projects/compta/wiki/Todolist-mensuelle
703
704 1015 florian.lassenay
### Vérification rejets de prélèvement :
705
706
* Vérifier sur collect.online s'il y a eu des rejets sur le dernier prélèvement: depuis la page d'accueil, le bouton "Traiter" à droite de "impayées" en rouge (même s'il indique 0, il peut y en avoir...)
707
708
> * Aller vérifier sur coopacces: s'il y a effectivement un débit S-MONEY correspondant, utiliser cette date-là pour réaliser des virements inverses entre les adhérents concernés et le compte du crédit coopératif, qui du coup doivent de nouveau la créance. 
709
> * Sinon, c'est que le prélèvement n'a même pas été essayé, mettre la même date que le prélèvement. dans ce cas baisser d'autant le montant du prélèvement global des adhérents (Prélèvements adhérents XX/XXXX) et virer depuis les comptes des adhérents concernés vers le compte prélèvements.
710
> * Augmenter d'autant le prélèvement suivant, et vérifier avec l'adhérent pour que le prélèvement puisse se faire
711
712
### Rapprochement :
713
714
* Aller sur https://www.credit-cooperatif.coop/Entreprises/Banque-au-quotidien/Coop-access , demander l'export des écritures du compte bancaire pour ouvrir dans un tableur
715
716
* aller https://dolibarr.aquilenet.fr/compta/bank/account.php?account=1, comparer: on peut par exemple prendre chaque écriture de dolibarr depuis la date du dernier rapprochement, et cocher dans le tableur
717
718
> * Attention, les crédits S-MONEY dans coopaccess correspondent à l'écriture "Prélèvements adhérents" dans dolibarr. Si ça ne correspond pas c'est éventuellement normal, cf plus bas.
719
> * Il y a un débit S-MONEY dans coopaccess correspondant aux frais bancaires
720
> * Les autres débits S-MONEY éventuels dans coopaccess correspondent à de rejets de prélèvement, cf ci-dessus
721
722
* Enrichir dolibarr des opérations non cochées.
723
* Vérifier le sens des opérations non rapprochées
724
* Vérifier que la ligne "solde actuel" dolibarr est égale au solde sur coopacces.
725
726
> * Si la somme des crédits S-MONEY dans coopaccess ne correspond pas à l'écriture "Prélèvements adhérents" dans dolibarr, il y a peut-être des prélèvements qui ne sont pas encore passés (parce qu'on est au début du mois seulement). Du coup pour vérifier tout de même les soldes :
727
728
> > * * Dans le tableur soustraire les différents crédits S-MONEY déjà passés sur coopaccess du solde coopaccess (en haut)
729
> > * * Soustraire (calculer avec sa petite calculette) le prélèvement visible dans dolibarr du solde dolibarr.
730
731
> * Si ça ne correspond pas, recommencer.
732
> * Cliquer sur le bouton rapprocher pour accéder à la page de rapprochement.
733
> * rapprocher les opérations en renseignant la date du jour (on ne prend pas la peine d'indiquer le type d'opération),
734
> * * **sauf**
735
> * * Les opérations dolibarr pas encore passées sur coopaccess
736
> * * Dans le cas où la somme des crédits S-MONEY ne correspond pas à l'écriture "Prélèvement adhérents", cette dernière écriture, qu'on pourra vérifier le mois suivant.
737
738
## Frais de fonctionnement (nos factures)
739
740
**Cogent**
741
742
* Enregistrer la facture  
743
744
* **Payer** la facture
745
746
**Nom de domaine**
747
748
* En juin ou juillet, renouveller sur https://www.bookmyname.com/ : depuis la page d'accueil, cliquer sur la partie "gérer", puis "Liste de vos noms de domaine", puis cocher tous les domaines aquilenet, puis choisir l'action "Renouveler des noms de domaine", payer, faire les virements correspondant.  
749
750
* Le mois d'après, **récupérer** la facture  
751
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/bookmyname-<date>-xxxxxx.pdf
752
753
## Facturations par Aquilenet
754 1108 florian.lassenay
755
**Établir une facture ADSL pour ceux qui en ont besoin !**
756
757 1228 youpi
**[Indications pour création sous dolibarr10](https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Manuel_factures_dolibarr)**
758 1220 florian.lassenay
759 1015 florian.lassenay
**penser à mettre à jour :**
760
761
> * Le numéro de facture (Nous avons commencé l'année en suivant les exigences du fisc, à savoir une numérotation unique et pas par adhérent)
762
> * La date de facture  
763
> * La date dans la désignation  
764 1070 florian.lassenay
> * La date du prélèvement
765
766 1088 florian.lassenay
### Facturations mensuelles
767 1070 florian.lassenay
768 1137 florian.lassenay
```
769 1139 florian.lassenay
mémo pour une facturation sans contrat sous dolibarr :
770
Facturer : Rédiger une facture avec un numéro
771
Charger : virer du compte de l'adhérent vers le compte produit/service fourni en mettant une référence (n° de facture) pour s'y retrouver.
772 1137 florian.lassenay
```
773 834
774 1131 florian.lassenay
775 834
### Facturations annuelles 
776 1095 florian.lassenay
777 1285 youpi
Créer les factures listées sur https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Facturations
778 1015 florian.lassenay
779 1037 youpi
## Lignes ADSL
780 834
781
* **Récupérer** les dernières factures sur https://vador.fdn.fr/adherents (Informations Administratives / Prélèvements), L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/FDN-<date>-xxxxxx.pdf  
782 1053 youpi
783 1034 youpi
* Si ça n'a pas déjà été fait pendant le rapprochement, virer le montant correspondant de FDN au crédit coopératif  
784 1041 youpi
* Vérifier que la balance du compte de fournisseur FDN retombe à 0 après leur dernière facture, sauf exceptions:
785 834
786 1297 youpi
* avec mars 2021 compris:
787 1253 youpi
788 1295 youpi
** FAS ouverture 3519 78
789 834
790 1290 youpi
* soit +78 en tout
791 834
792 1205 youpi
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php
793 1015 florian.lassenay
794
* S'assurer que les lignes nouvelles ont bien leur date de début correct (voir sur https://vador.fdn.fr/adherents) et que le montant du premier prélèvement est correct sur collect.online  
795
796
* Cliquer sur les boutons charge (sauf pour les anciennes lignes et les lignes actuellement en construction, pour lesquelles il faut regarder le détail de ce qu'il y a à faire)
797
798
* cela va:
799
800
> * Virer la souscription adhérent.e depuis le compte de la ligne vers le produit Lignes ADSL (Abonnement ligne xxx mois année)  
801
> * Virer la souscription adhérent.e depuis l'adhérent.e possédant la ligne vers le compte de la ligne.  
802
> * Virer la souscription FDN depuis la charge Lignes ADSL vers le compte de la ligne  
803
> * Virer la souscription FDN depuis le compte de la ligne vers le fournisseur FDN
804
805 1123 youpi
Note: on prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) l'abonnement pour le mois M-1.
806
807 1015 florian.lassenay
### Contrats
808 834
809 1172 youpi
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/contrats.php  
810 1142 youpi
* Cliquer sur les boutons charge des contrats où l'échéance est passée (elle est écrite en rouge). Cela va virer la souscription depuis le compte de l'adhérent.e vers le compte de produit correspondant.
811 1015 florian.lassenay
812 1123 youpi
Note: 
813
814
- Pour les VPN (on compte au prorata du mois utilisé), on prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) l'abonnement pour le mois M-1.
815 1127 youpi
- Pour les VM et hébergement (on compte par mois entier), on prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) l'abonnement pour le mois M.
816 1123 youpi
817 1015 florian.lassenay
### Adhésions
818
819 1142 youpi
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/cotisations.php
820 834
* pour chaque adhérent.e apparaissant dans la liste (qui sont ceux avec cotisation en retard):
821 1015 florian.lassenay
822
* S'il y a un RIB, on va prélever nous-même, donc cliquer sur le bouton charge, ce qui
823
824
> * Vire la cotisation annuelle ou mensuelle depuis l'adhérent.e vers le produit Cotisations.  
825
> * Ajoute la cotisation dans l'adhérent.e.
826
827
* S'il n'y a pas de RIB, on ne sait pas s'il y a lieu d'établir une cotisation, donc cliquer sur le bouton Rappel pour envoyer un mail à l'adhérent.e. Attention: si l'adresse e-mail est en @aquilenet.fr, il faut vérifier si l'adhérent.e relève bien ses mails, et sinon, lui envoyer un courrier papier.  
828
829
* Résilier les retardataires répétés.
830 1123 youpi
831
Note: On prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) les adhésions dont l'anniversaire est tombé pendant le mois M.
832 1066 youpi
833 1015 florian.lassenay
### Prélèvements & **injection dans dolibarr**
834
835 1142 youpi
* Aller sur collect.online  
836 1015 florian.lassenay
* Dans Echéances, faire sortir les échéances **du 10 du mois courant au 10 du mois suivant** (i.e. les prochaines échéances qui vont être prélevées, qu'on n'a pas encore injectées), cliquer sur Exporter . Attendre quelques secondes, le fichier devrait apparaitre dans la liste obtenue avec "Vos demandes d'export". Attention à bien prendre le bon fichier :) a priori le plus récent est en haut.
837 834
* Tester le résultat des prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/test_prelevements.php  
838 1015 florian.lassenay
* Vérifier que ça retombe bien à zéro sinon identifier les raisons
839 834
840
> * C'est un prélèvements dans collect.online à corriger (le corriger)
841
> * Une erreur existe dans dolibarr (montant d'abonnement, cotisation, sens de paiement ...)
842 1015 florian.lassenay
> * Situation temporaire (avance ou retard de paiement), dans ce cas documenter dans le champ commentaires de la fiche de compte dolibarr, en précisant la date de régulation prévue. Faire éventuellement un mail à l'adhérent si une action de sa part est requise.
843 1054 youpi
844 1015 florian.lassenay
* **Refaire** un nouvel export, le re-télécharger et refaire le test d'import.
845 1054 youpi
* Injecter vraiment les prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/import_prelevements.php  
846 834
* Vérifier dans l'ensemble des comptes que les adhérent.e.s sont bien retombés à 0. Quand ce n'est pas le cas, modifier le champ Commentaire du compte bancaire correspondant pour noter pourquoi.
847 1055 youpi
848 1054 youpi
**Vérification**
849 1142 youpi
850 834
> * Vérifier les balances des comptes d'adhérent.e.s, de fournisseurs, et de clients.
851
> * Encaisser (les envoyer par courrier & ajouter dolibarr) les chèques qui restent en mettant le numéro de remise dans le virement
852
> * Lancer les rappels de prélèvements depuis https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/rappel_prelevements.php (ça prend du temps car le script met à jour les clés gpg)
853
> * En janvier, faire la compta annuelle