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Compta » History » Version 1300

youpi, 04/17/2021 02:24 PM

1 877 youpi
# Compta
2 834
3 877 youpi
## Liens rapides dans cette page
4 834
5 878 youpi
  - [Facture fournisseur](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Facture)  
6 1013 florian.lassenay
  - [Compta mensuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Compta-mensuelle)  
7 1014 florian.lassenay
  - [Compta annuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Compta-annuelle)  
8 878 youpi
  - [Nouvel.le adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-adh%C3%A9rente)  
9
  - [Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-cl%C3%A9-PGP-dune-adh%C3%A9rente)  
10
  - [Nouveau mandat](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-mandat)  
11
  - [Nouvelle ligne ADSL](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-ligne-ADSL)  
12
  - [Migration Ligne ADSL à Liazo](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Migration-ligne-ADSL-%C3%A0-Liazo)  
13 1134 youpi
  - [Déménagement ligne ADSL / Augmentation de débit](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#D%C3%A9m%C3%A9nagement-ligne-ADSL-augmentation-de-d%C3%A9bit)
14 878 youpi
  - [Réception de cotisation](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9ception-de-cotisation)  
15
  - [Encaisser un chèque](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Encaisser-un-ch%C3%A8que)  
16
  - [Résilier une ligne ADSL](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-une-ligne-ADSL)  
17
  - [Nouveau VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-VPN)  
18
  - [Ajouter une IP fixe à un VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-une-autre-IP-fixe-%C3%A0-un-VPN)  
19
  - [Résilier un VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-VPN)  
20 1182 youpi
  - [Résilier un.e adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-une-adh%C3%A9rente)  
21 1280 youpi
  - [Supprimer complètement un.e adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Supprimer-compl%C3%A8tement-un-ancien-adh%C3%A9rent)
22 878 youpi
  - [Ajouter de l'espace disque cloud](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-de-lespace-disque-owncloud)  
23
  - [Ajouter du disque local pour une VM](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-local-pour-une-VM)  
24
  - [Ajouter du disque NFS pour une VM](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-NFS-pour-une-VM)  
25
  - [Supprimer du disque](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Supprimer-du-disque-cloud-local-ou-NFS)  
26 880 youpi
  - [Renommer quelqu'un](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Renommer-quelquun)
27 878 youpi
28 834
## autres liens
29
30 1288 youpi
  - [TODO list mensuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/compta/wiki/Todolist-mensuelle)  
31 879 youpi
  - [[compta\_boiteaidées|TODO list un jour]]  
32
  - [La compta publique](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php)  
33
  - [La preuve par neuf de la compta](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/check.php)  
34
  - [La liste des pages dolibarr aux petits ognons pour nous](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet)  
35
  - [La compta adhérent](https://adherents.aquilenet.fr/compta.php)  
36
  - [le cloud](https://cloud.aquilenet.fr/index.php/apps/files/?dir=/Shared/Aquilenet-administration/Compta/adhesions)  
37
  - [coopanet](http://www.coopanet.coop) , Code utilisateur E145498P  
38
  - [collect online](http://collect.online)  
39 834
  - [[dolibarr]]  
40 879 youpi
  - Il y a aussi un [bac à sable dolibarr](https://dolibarr2.aquilenet.fr/)
41 1229 youpi
  - [création de factures sous dolibarr10](https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Manuel_factures_dolibarr)
42
  - ~~[[appli_generation_factures|Application django de génération des factures]]~~
43 951 youpi
  - les infos publiques envoyées à db.ffdn.org: (http://dolibarr.aquilenet.fr/isp.json)
44 952 youpi
  - les autres infos: (http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/infosplus.php)
45 877 youpi
46 834
## Doc
47 877 youpi
48
**Tout se passe sur dolibarr**
49 834
50 949 youpi
juste pour info, [Installation d'un nouveau dolibarr](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Installation_dolibarr) , et la liste des dépôts où on stocke nos scripts (référencée aussi sur https://www.ffdn.org/wiki/doku.php?id=formations:compta#travaux_de_la_fede)
51 950 youpi
    * http://git.aquilenet.fr/tools.git             scripts web pour générer des formulaires d'inscription , installé sur gaia:/srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin
52 1224 youpi
    * http://git.aquilenet.fr/tools-dolibarr.git    scripts dolibarr pour valider une inscription et les scripts de compta , installé sur cresus:/usr/share/dolibarr/scripts/aquilenet
53
    * http://git.aquilenet.fr/htdocs-dolibarr.git   pour gérer les lignes ADSL de manière sympa dans Dolibarr , installé sur cresus:/usr/share/dolibarr/htdocs/aquilenet
54
    * http://git.aquilenet.fr/adherents.git         pour l'espace adhérents, en dolibarr aussi, installé sur cresus:/srv/adherents
55 834
56
Les mails sont envoyés à tresorier@aquilenet.fr qui est un alias pour la liste tresorier@listes.aquilenet.fr qu'on peut gérer sur https://listes.aquilenet.fr/sympa/admin/tresorier
57 877 youpi
58
Ancien svn, n'est plus utilisé désormais  
59 834
svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/factures-fournisseurs  
60
svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/adhesions
61
62
Il est sans doute utile d'aller consulter d'abord la doc de FDN: https://wiki-adh.fdn.fr/wiki/documentation:notions_de_comptabilite pour comprendre les principes des comptes comptables. Il y a aussi eu un exposé à l'AG 2015 de la FFDN: http://www.aquilenet.fr/docs/compta.pdf
63
64
Voici ci-dessous le plan comptable. Quand on ajoute ou modifie une entrée, il faut penser à mettre à jour (TODO: factoriser dans aquilenet.lib.php):
65 877 youpi
66 834
* le numéro de Réf. du compte en question bien sûr  
67 877 youpi
68
* dans compte\_adherent() dans aquilenet.lib.php  
69
* dans soldes\_accounts(), et tout en bas, dans compta-asso.php  
70
* dans aquilenet.lib.php  
71 834
* dans dolibarr.php
72 877 youpi
73 834
* 05... : Compte de la ligne ADSL 05... Ne fait pas vraiment partie du plan comptable, on ne fait que faire passer les virements par ce compte pour y rassembler tout ce qui concerne une ligne ADSL donnée.  
74 877 youpi
75
* 12000000 : Compte de bilan  
76
* 1200xxxx : Compte d'exercice de l'année xxxx  
77
* 40100001 : Fournisseur Online.net  
78
* 40100002 : Fournisseur Bookmyname  
79
* 40100003 : Fournisseur divers  
80
* 40100004 : Fournisseur FDN  
81
* 40100005 : Fournisseur Syntis  
82
* 40100006 : Fournisseur Kazar  
83
* 40100007 : Fournisseur Cogent  
84
* 40100008 : Fournisseur Anteor  
85
* 40100009 : Fournisseur Orange  
86
* 40100010 : Fournisseur RIPE  
87
* 40100011 : Fournisseur OVH  
88 1244 youpi
* 40100012 : Fournisseur Fullsave
89 1289 youpi
* 40100013 : Fournisseur Gitoyen
90 1299 youpi
* 40100014 : Fournisseur Axione
91 877 youpi
* 41100xyz : Compte de l'adhérent.e xyz  
92
* 41101000 : Donateur divers  
93
* 41101001 : Clients divers  
94
* 41102xyz : Compte du client xyz  
95
* 51120000 : Remise de chèque  
96
* 51190000 : Prélèvements  
97
* 51200001 : Crédit coopératif  
98
* 53140000 : Caisse  
99
* 60000000 : Charge Lignes ADSL  
100
* 60400001 : Charge dedibox  
101
* 60400002 : Charge nom de domaine  
102
* 60400003 : Charge hébergement  
103
* 60400004 : Charge IP  
104
* 60400005 : Charge transit  
105
* 60630000 : Charge matériel petit équipement  
106
* 21830000 : Charge matériel informatique  
107
* 60700000 : Charge marchandise goodies  
108
* 60700001 : Charge marchandise briques  
109
* 61100000 : Charge installation  
110
* 61600000 : Charge assurance  
111
* 62310000 : Charge annonces et insertions  
112
* 62360000 : Charge stickers  
113
* 62610000 : Charge timbres et frais postaux  
114
* 62620000 : Charge livraison  
115
* 62700000 : Charge service bancaire  
116
* 62800000 : Charge Diverses  
117
* 63500000 : Charge taxe achat étranger  
118
* 70400000 : Produit installation  
119
* 70600000 : Produit lignes ADSL  
120
* 70600001 : Produit VPN  
121 1298 youpi
* 70600002 : Produit conseil
122 877 youpi
* 70700000 : Produit marchandise goodies  
123
* 70700001 : Produit marchandise briques  
124
* 70830000 : Produit hébergement  
125
* 70830001 : Produit transit  
126
* 70830002 : Produit stockage  
127
* 70830003 : Produit IP  
128
* 74000000 : Produit cotisations  
129
* 76000000 : Produit parts CC  
130 834
* 77000000 : Produit Dons
131 877 youpi
132 1002 florian.lassenay
**En résumé**
133 877 youpi
134 834
  - Pour les comptes en banque et tiers (adhérent.e.s, fournisseurs), c'est négatif quand on leur a donné de l'avance de sous, et c'est positif quand on leur en doit (i.e. on est du côté "banquier" \!) Ainsi:
135 877 youpi
136 834
* C'est donc normal que les comptes en banque soient négatif, au contraire: c'est la banque qui nous doit des sous :) C'est exactement l'opposé de ce qui apparaît dans le compte chez la banque.  
137 877 youpi
138
* Si un.e adhérent.e est strictement négatif, il nous doit des sous, il faut lui prélever.  
139
* Si un.e adhérent.e est strictement positif, c'est qu'il a payé des trucs pour l'asso. Soit on lui rembourse, soit on ne lui prélève pas quelques mois.  
140
* Si un fournisseur est strictement positif, c'est qu'on lui doit des sous, il reste une facture impayée.  
141 872 florian.lassenay
* Si un fournisseur est strictement négatif, c'est qu'on lui a donné trop de sous \! Il faut régulariser.
142 877 youpi
143
  - Pour les comptes de charge et de produit, c'est plus habituel:
144
145
* Une charge, c'est des sous en moins qui vont alimenter un fournisseur  
146
147
* Un produit, c'est des sous en plus qui viennent d'adhérent.e.s.
148
149
  - Pour les comptes en banque, on doit faire le "rapprochement" avec le relevé de compte. **Attention**, rapprocher rend l'écriture inchangeable. Il ne faut donc rapprocher qu'avec le relevé de compte confirmant l'opération sous les yeux.
150 834
151
Par exemple, voici pour un don et pour un paiement de facture:
152 877 youpi
153 1003 florian.lassenay
**Don**
154 834
155
Par un.e adhérent.e
156 877 youpi
157
  - On vire le montant depuis son compte vers le compte produit don.Il nous doit donc maintenant des sous.
158
  - Le virement ou prélèvement est ordonné, on vire le montant depuis le
159
  - compte bancaire vers le compte de l'adhérent.e. Il ne nous doit plus de sous.
160 834
  - Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
161 877 youpi
162 864 florian.lassenay
Si c'est une personne qu'on ne reverra pas souvent, on peut utiliser le  
163 834
compte "Donateur divers" à la place du compte d'un compte d'adhérent.e.
164
165 877 youpi
**Facture de fournisseur**
166 1004 florian.lassenay
167 864 florian.lassenay
Un fournisseur nous envoie une facture pour un service
168 834
169 877 youpi
* On vire chaque élément de la facture depuis le compte de charge correspondant vers le compte de fournisseur. On lui doit donc des sous
170 989 florian.lassenay
171
* Lorsque l'on paie la facture, on vire le montant depuis le compte fournisseur vers le compte bancaire. On ne lui doit plus de sous.
172
173
* Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
174
175
* Lors d'un virement fait à un fournisseur on indique le numéro de facture (numéro invoice pour cogent par exemple)correspondant dans les trois champs 
176
177
> * motif du virement
178
> * Référence de l'opération
179
> * Référence de bout en bout
180
181
* Contacts Facturation Cogent : N° +33 (0) 1 49 03 18 00 billingeu@cogentco.com
182
183 877 youpi
## Nouvel.le adhérent.e
184 834
185
Sur réception d'une demande d'adhésion
186 870 florian.lassenay
187 877 youpi
  - Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.
188
  - Corriger éventuellement des typos ou ajouts à la main sur le formulaire (majuscules, type d'adherent, numero de tel, adresse mail)
189 1223 youpi
  - Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvel_adherent.php, cela crée l'adhérent.e dans dolibarr, et du coup aussi dans LDAP, et donc une adresse mail etc., ainsi qu'un compte de compta tiers pour lui, ça l'inscrit à asso@listes.aquilenet.fr, et ça lui maile une bienvenue. Note débuggage: si le script se vautre, la fiche LDAP est quand même créée, il faut la supprimer avec un coup de `ldapdelete -H ldaps://ldap.aquilenet.fr -x -W -D uid=dolibarr,dc=aquilenet,dc=fr "cn=Jeannot Lapin,ou=members,dc=aquilenet,dc=fr"`
190 1109 florian.lassenay
191
>  - S'il y a une commande de VPN, ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
192 834
  - * Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main: aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe. Utiliser `mkpasswd -m sha-512` pour le crypter, et alors la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."
193 1109 florian.lassenay
194
>  -  * Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
195
196 877 youpi
  - Dans les comptes, virer depuis son compte d'adhérent.e vers le "produit cotisations" le droit d'entrée ou la cotisation, titre "Cotisation Machin Truc 2011"
197
  - Dans sa fiche dolibarr adhérent.e, ajouter l'adhésion dans l'onglet adhésions
198 973 youpi
  - puis, selon le mode de règlement, avec la date du jour:
199 877 youpi
200 973 youpi
* Si c'est un chèque, virer depuis le compte de remises vers son compte
201 877 youpi
202
* Si c'est en liquide, virer depuis la caisse vers son compte  
203
* Si c'est un virement, virer depuis le compte bancaire vers son compte (et rapprocher plus tard)  
204 834
* Si c'est un prélèvement, voir ci-dessous.
205 877 youpi
206 870 florian.lassenay
  - Si l'adresse e-mail n'a pas été précisée, envoyer une lettre de bienvenue papier. Voir le courrier type dans le cloud dans adhesions
207 877 youpi
208 834
  - S'il y a un mandat
209 877 youpi
210 834
* Archiver le mandat original.  
211 877 youpi
212 1111 florian.lassenay
* Aller sur http://www.collect.online/ Ajouter l'adhérent.e dans la partie prélèvement, On utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
213 877 youpi
214 1255 youpi
* Si c'est juste une adhésion ou un abonnement VPN, faire un prélèvement régulier annuel ou mensuel (note: on commence à prélever les vpn et adsl à la fin du mois suivant le premier mois de service vpn ou de mise en service adsl)
215 877 youpi
216 834
* Si c'est un abonnement ADSL, on crée l'échéancier plus tard, une fois la ligne effectivement construite.
217 877 youpi
218 834
  - S'il y a une souscription à une ligne ADSL
219 877 youpi
220 834
* Toute la compta est faite automatiquement par le script, il y a juste à archiver la demande dans le cloud  
221 877 youpi
222
* [Vérifier l'éligibilité de la ligne](https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi) et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total  
223
* Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter *toutes* les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.  
224 1132 youpi
* Envoyer un aimable mail de confirmation à services at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr avec support at aquilenet.fr en copie, pour permettre d'identifier la ligne ne pas oublier de préciser qu'il vient d'"aquilenet", donner le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent.
225 877 youpi
226 1126 youpi
* Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP, noter IPv4, préfixe IPv6, login et mot de passe (lisibles aussi sur https://vador.fdn.fr/adherents) dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne, et forwarder le mail à l'abonné en corrigeant un peu.  
227 877 youpi
228 834
* Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
229 877 youpi
230 834
* Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence  
231 877 youpi
232
* Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone  
233 834
* Quand l'ouverture de ligne est effective,
234 877 youpi
235 885 youpi
* * forwarder le mail à l'abonné  
236
* * aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,  
237 834
* * créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec un premier prélèvement manuel correspondant aux FAS + mois partiel, et le prélèvement automatique mensuel.  
238
* * Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:
239 885 youpi
240
* La référence et le libellé du compte de compta  
241 877 youpi
242 834
* Dans la Note de l'adhérent.e
243 877 youpi
244 834
  - S'il y a une commande de VPN,
245 877 youpi
246 834
* Vérifier le tarif du contrat vpn sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php
247 877 youpi
248 1300 youpi
* Si une IP statique est désirée, 
249 834
250 1300 youpi
  - Ajouter un contrat d'IP fixe
251
252
  - renommer dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd un fichier disponible.* en le login du VPN, le contenu est de la forme
253
254 877 youpi
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0  
255
ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1  
256
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
257 834
258 877 youpi
  - Archiver le tout: scanner tous les documents, ajouter au cloud, dans adhesions
259 852 youpi
260 877 youpi
  - FIXME: broken, Sur l'atelier, ajouter l'adhérent.e en tant que participant au projet aquilenet.
261 834
262 877 youpi
## Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e
263 1104 youpi
264 1222 youpi
TODO: dolibarr 10 + php7
265
266 1224 youpi
  - Sur cresus, lancer la récupération de la clé à partir du fingerprint:
267 907 youpi
268 877 youpi
sudo -u www-data gpg --keyserver pgp.mit.edu --homedir /srv/adherents/.gnupg/ --recv-key XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
269 944 youpi
270 877 youpi
  - Retrouver l'adhérent dans Dolibarr, suivre le "lien tiers Dolibarr", aller dans la fiche, la modifier, découper le fingerprint complet de la clé GPG en 4 paquets de 10 chiffres hexa, les mettre dans les cases Id professionnel 1 à 4.
271 907 youpi
272 877 youpi
## Nouveau mandat
273
274 837 youpi
Sur mandat arrivé après la demande d'adhésion ou mise à jour,
275 877 youpi
276 834
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , pour pouvoir faire un copier/coller des numéros iban et bic  
277 877 youpi
278
* Copier/coller dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouveau_mandat.php  
279
* Archiver le mandat.  
280
* Si c'est juste un changement de compte, dans collect.online, modifier juste dans le débiteur le numéro de compte.  
281
* Si c'est un nouveau service pour un débiteur existant, avec le même compte, dans collect.online, ajouter l'échéancier.  
282 834
* Si c'est un nouveau débiteur, ajouter l'adhérent.e dans collect.online, on utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
283 877 youpi
284
## Nouvelle ligne ADSL
285 834
286 1116 florian.lassenay
> Penser à s'inscrire à la mailing list support@aquilenet.fr pour le suivi de l'ouverture.
287
288 1113 florian.lassenay
**Souscription**  
289 1114 florian.lassenay
> Sur souscription de ligne ADSL pour une adhésion existante.
290 877 youpi
291 834
**TODO** Décrire la procédure dans le cas d'un numéro VOISIN.
292 877 youpi
293 1169 youpi
* [Vérifier l'éligibilité de la ligne](https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi) et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total, cela permet notamment de savoir si c'est un numéro actif ou inactif.  
294 1142 youpi
295 877 youpi
* Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter *toutes* les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.  
296 1132 youpi
* Envoyer un mail de confirmation à services at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr avec comme informations dans le corps "aquilenet", le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent. Ce n'est pas un traitement automatique, rédiger le mail correctement.  
297 877 youpi
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.  
298 1112 florian.lassenay
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste adsl@, et ajoute l'éventuel mandat  
299
* Ajouter, s'il.elle n'y est pas déjà, l'adhérent dans collect.online, la référence d'adhérent est lisible en allant cherche l'adhérent dans la partie adhérents de dolibarr.  
300 834
* Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
301
302 1113 florian.lassenay
**Confirmation**
303
> Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP :
304 834
305 1117 florian.lassenay
* Dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne noter :
306
  * IPv4
307
  * préfixe IPv6
308
  * login 
309 1126 youpi
  * mot de passe (lisibles aussi sur https://vador.fdn.fr/adherents) 
310 1117 florian.lassenay
311
* Forwarder le mail à l'abonné (en écrivant en tant que support@aquilenet.fr) en corrigeant un peu.    
312 834
313 1113 florian.lassenay
**Changement**
314
> Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
315 834
316 1113 florian.lassenay
* Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence  
317 877 youpi
* Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone  
318
319 1113 florian.lassenay
**Ouverture effective**
320
> Quand l'ouverture de ligne est effective
321
322
* forwarder le mail à l'abonné  
323
* aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,  
324
* créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant. Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour inclure les FAS + mois partiel.  
325
* modifier l'échéancier pour ajouter la cotisation annuelle s'il n'y en a pas déjà  
326
* Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:  
327
* La référence et le libellé du compte de compta  
328
* Dans le champ note de l'adhérent
329 840 youpi
330 834
Oui, c'est cracra de mettre le montant, il faudrait faire un lookup dans la base des tarifs (TODO). Pour l'instant c'est plus simple ainsi.
331
332
## Migration ligne ADSL à Liazo
333
334 877 youpi
Lorsqu'un adhérent demande à migrer sa ligne vers Liazo.
335 849 blagoi.iakov
336 877 youpi
La migration sera effective au début du bimestre suivant seulement (si on commande avant le 15 du deuxième mois du bimestre en cours, sinon c'est encore après).
337
338
* Dans l'espace adhérent chez FDN, retrouver la ligne, et cliquer sur "Changer le débit ou l'option"  
339
340 834
* Choisir l'option voulue: dégroupage total ou non.  
341 877 youpi
* Renommer le compte de compta de la ligne en "Reconstr Ligne 0123456789".  
342 834
* Corriger son option, du genre 80MLiazoOrange (pas de dégroupage) ou 80MLiazoOrangeNu (dégroupage total).  
343 877 youpi
* On reçoit régulièrement des mails pour la progression de la construction.
344
345 834
* Quand on reçoit le mail parlant du changement de login, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans le champ Commentaire de la ligne.  
346 877 youpi
347 834
* Si on reçoit un mail parlant du changement de numéro de téléphone, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans la ligne (à la fois la référence et le nom du compte) et dans la note de l'abonné  
348 877 youpi
* Une fois la construction faite, facturer les frais de migration à la fin du mois suivant.Modifier l'échéancier (l'adhérent.e sera prévenu par un script après avoir réalisé l'injection)
349 886 youpi
350 877 youpi
* Avant de faire la première facturation au nouveau tarif:
351 886 youpi
352 877 youpi
* * corriger les tarifs client/fournisseur  
353 886 youpi
354 877 youpi
* * Si c'est un dégroupage total, mettre à jour le numéro de la ligne
355 886 youpi
356 877 youpi
* * * Dans la référence et le libellé du compte de compta  
357 886 youpi
358 877 youpi
* * * Dans la Note de l'adhérent.e
359 886 youpi
360 877 youpi
* * Renommer le compte de compta en "Ligne 0123456789"  
361
362
* * corriger le montant de prélèvement sur collect.online
363
364 1133 youpi
## Déménagement ligne ADSL / augmentation de débit
365
366
Pour le déménagement d'une ligne ADSL, cela peut éventuellement intéresser l'abonné.e d'avoir une période de recouvrement, auquel cas on peut simplement lui faire ouvrir une nouvelle ligne puis fermer l'ancienne quand elle/il n'en a plus besoin. Mais cela veut aussi dire que le dernier mois (voire les deux derniers quand ça ne tombe pas à la fin d'un bimestre pour les lignes Nerim) de l'ancienne ligne est facturé entièrement.
367
368
On peut donc préférer demander un déménagement, c'est-à-dire reconstruire la ligne ailleurs.
369
370
C'est en fait la même procédure pour augmenter le débit: c'est une reconstruction de la ligne.
371
372
Dans tous les cas la reconstruction sera facturée.
373
374
Il faut en faire la demande à services at fdn dot fr en précisant le numéro de ligne et le nom de l'abonné.e, éventuellement la nouvelle adresse, et le nouveau débit (vérifier ce qui est possible avec le test d'éligibilité).
375
376
Une fois la reconstruction confirmée, facturer les frais TTC: charge ADSL -> ligne, ligne -> FDN, et adhérent -> ligne, ligne -> produit ADSL.
377
378 877 youpi
## Réception de cotisation
379
380
  - Dans le module adhérents
381
382
* retrouver l'adhérent.e dans la liste,  
383
384
* aller dans l'onglet adhésions/cotisations  
385
* ajouter l'adhésion: mettre comme fin un jour avant l'anniversaire suivant.
386
387
  - Répercuter l'adhésion dans la compta en virant depuis l'adhérent.e vers le produit cotisation
388 834
  - Encaisser le montant (chèque: voir ci-dessous, liquide: passer sur le compte d'un trésorier qui se fait prélever et qui encaissera le liquide)
389
390 877 youpi
## Encaisser un chèque
391
392
Pour éviter d'en envoyer tous les 36s du mois, plutôt que virer directement depuis le compte bancaire, on vire temporairement depuis un compte "Remises de chèques".
393 974 youpi
394 972 youpi
  - Vérifier l'ordre du chèque.
395 834
  - Signer le chèque au dos
396 877 youpi
  - Virer depuis le compte "Remises de chèques" vers le compte de l'adhérent.e, avec la date du jour. Ainsi on sait que l'adhérent.e a payé, mais il nous reste des chèques à encaisser, stockés sur une étagère.
397 1241 youpi
  - Lors du dépôt d'une remise des chèques qui se sont entassés, virer le montant total de la remise de chèques depuis le compte bancaire vers le compte de remises de chèque, avec le numéro de remise pour rapprocher facilement, et la date de la remise de chèques. Envoyer par courier à Agence de Bordeaux, 51 quai de Paludate, 33800 Bordeaux
398 877 youpi
  - Quand confirmé, rapprocher.
399
400
## Résilier une ligne ADSL
401
402
  - Charger sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/adsl.php les derniers mois complets
403 887 youpi
  - Renommer le compte de compta de la ligne en "Résiliation Ligne xxxx"
404 1132 youpi
  - La facturation chez Nerim est bimensuelle, donc il faut faire remonter la demande au services at fdn dot fr avant le 15 du deuxième mois du bimestre, pour éviter de payer un autre bimestre pour l'ADSL. Il vaut mieux faire remonter le plus tôt possible pour éviter de payer la partie transit de FDN.
405
  - mailer donc services arobase fdn point fr en donnant simplement le numéro de ligne et le nom de l'adhérent.e pour vérification, avec la date de résiliation souhaitée.
406 928 youpi
  - Lorsque la compta FDN est faite pour le dernier mois (qui comporte éventuellement une partie abonnée et une partie relicat facturée à prix coûtant), faire la compta pour la ligne à la main (TODO: automatiser):
407 940 florian.lassenay
408
*****
409 930 youpi
410 936 youpi
### Facture mois plein
411 834
412 940 florian.lassenay
* Pour les mois avant le mois où la résiliation est effective (donc les mois où le service a été permanent)
413
* * Utiliser le lien "charge" pour charger ces mois entiers. Il faut enlever temporairement le mot "Résiliation " pour que le script accepte de faire la charge automatiquement.
414 930 youpi
415 927 youpi
### Facture du mois de résiliation
416
417
* Pour le mois pendant lequel la résiliation a lieu (donc le mois où le service est donc partiel)
418
* * On ne veut prendre de marge que sur la période où il y a effectivement eu un service. Il faut donc compter combien cela fait:
419 940 florian.lassenay
* * * notre marge: (tarif Aquilenet - tarif FDN) \* prorata du mois abonné)
420 834
* * Et y ajouter ce que FDN nous a fait payer
421 940 florian.lassenay
* * Facturer cela
422 927 youpi
423 930 youpi
### Facture des mois post résiliation
424 927 youpi
425 928 youpi
* Pour les mois après le mois où la résiliation a été effective (donc le mois où il n'y a aucun service)
426 929 youpi
* * Facturer juste ce que FDN nous a fait payer
427 927 youpi
428
*****
429
430
* Pour facturer:
431
* * Virer ce montant de la ligne ADSL vers le produit ADSL  
432 931 youpi
* * Virer ce montant de l'adhérent.e vers la ligne ADSL  
433 877 youpi
* * Virer le montant FDN de la charge ADSL vers la ligne ADSL  
434 933 youpi
* * Virer le montant FDN de la ligne ADSL vers le fournisseur FDN.  
435 877 youpi
* Établir le prélèvement des derniers mois à la main sur collect.online.  
436 1107 youpi
* S'il n'a plus d'abonnement, supprimer le numéro de compte dans la fiche tiers de l'adhérent  
437 946 youpi
* Renommer le libellé du compte de la ligne en "Ancienne Ligne xxxx"  
438 947 youpi
* Ajouter à la fin de la Ref. du compte de compta de la ligne ".0" (ou plus), et mettre à jour la référence dans la Note de l'adhérent.e (c'est pour le cas où un autre adhérent reprendrait cette même ligne, pour que ça soit vraiment un autre abonnement).
439 877 youpi
* Une fois la dernière échéance passée, désactiver l'échéancier chez collect.online : modifier l'échéancier pour bloquer tous les mois (vraiment le modifier pour bloquer des mois entiers, pas juste bloquer des échéances précises), ce qui nous permet d'éventuellement pouvoir reprendre des prélèvements facilement si l'adhérent.e veut reprendre un abonnement.
440 1160 youpi
* S'il n'a plus d'abonnement, désabonner de la liste adsl@
441 834
442
## Nouveau VPN
443 877 youpi
444 834
Sur souscription de VPN pour un.e adhérent.e existant.
445
446 942 youpi
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.  
447 1097 florian.lassenay
448 1222 youpi
TODO: dolibarr 10 + php7
449 1142 youpi
450 1097 florian.lassenay
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste vpn`, et ajoute l'éventuel mandat: TODO: vérifier que le numéro de compte se retrouve bien enregistré, dans le tiers correspondant à l'adhérent.e, dans sa fiche.
451
  * ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
452
  * Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main :
453
454 1105 florian.lassenay
> Retrouver le mot de passe dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe.
455
456 1097 florian.lassenay
> ~~~
457
 # On crypte le mot de passe :
458 1243 youpi
 mkpasswd -m SHA-512
459
 Mot de passe :
460 942 youpi
> ~~~
461 877 youpi
462 1040 youpi
la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."  
463 877 youpi
  * Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
464
465
* Vérifier le tarif du contrat sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php
466 834
* Ajouter, s'il n'y est pas déjà, l'adhérent.e dans collect.online, la référence d'adhérent.e est lisible en allant cherche l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.  
467 1125 youpi
* créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant (on prélève à la fin du mois M / début du mois M+1 l'abonnement VPN pour le mois M-1). Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour le premier mois partiel.  
468 834
* corriger les prélèvements anniversaire pour y ajouter la cotisation.  
469 877 youpi
* Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
470
471
* Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
472 834
473 1208 youpi
> ~~~
474 877 youpi
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0  
475 834
ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1  
476 877 youpi
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
477 1208 youpi
> ~~~
478 834
479 877 youpi
où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers). Éventuellement il y a déjà un fichier `disponible.pour.ip.fixe` qui vient d'un précédent désabonnement.
480
481 1210 youpi
Et créer un contrat pour une IP fixe, pour la facturer.
482
483 834
## Ajouter une autre IP fixe à un VPN
484 877 youpi
485
* Si l'adhérent veut une 2e IP fixe, il suffit d'ajouter la route dans son /etc/openvpn/ccd sur  
486 834
iris et demeter:
487 877 youpi
488 1209 youpi
> ~~~
489 834
iroute 185.233.101.m 255.255.255.255  
490 877 youpi
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:m::/64
491 1209 youpi
> ~~~
492 834
493 1211 youpi
Et créer un contrat pour une IP fixe, pour la facturer.
494
495 877 youpi
## Résilier un VPN
496
497
* Sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php repérer le contrat  
498
499
* Charger éventuellement le dernier mois  
500
* Cliquer sur le contrat (2e colonne)  
501 1230 youpi
* Cliquer sur le bouton Cloturer tous les services
502 877 youpi
* Désactiver le login sur iris et demeter dans /etc/openvpn/password en mettant juste un \# en tête de ligne.  
503
* Renommer l'éventuel fichier dans ccd/ en disponible.pour.ip.fixe.xxx pour libérer l'IP  
504
* Désabonner de la liste vpn@
505
506 1231 youpi
## Résilier un mandat
507
508
Quand on désactive un prélèvement, il faut prévenir dolibarr qu'on ne prélève plus automatiquement la cotisation:
509
510
* Aller dans le module "tiers"
511
* Dans la liste des Tiers, retrouver l'adhérent.e
512
* Aller dans l'onglet Informations de paiement
513
* Supprimer l'info de compte bancaire
514
515 1129 youpi
## Résilier un.e adhérent.e
516 877 youpi
517 1103 florian.lassenay
* Dans la liste dans le module Adhérents, cliquer sur la croix rouge pour résilier.  
518 1099 florian.lassenay
519 1270 youpi
* Désinscrire de la [liste asso](https://listes.aquilenet.fr/review/asso)  
520 834
521 1129 youpi
* Désactiver le compte ldap en changeant le mot de passe dans sa fiche adhérent.e dolibarr pour qu'ille ne puisse plus se logguer. 
522 1103 florian.lassenay
523
> dans le cas d'une demande de suppression totale des mails, aller sur hera
524
525
~~~
526
  sudo su
527
  cd /srv/vmail/aquilenet.fr/
528 834
  rm -fr prenom.nom
529 1103 florian.lassenay
~~~
530
531
> Pour les plus joueurs
532
533
~~~
534 877 youpi
sudo cd rm /srv/vmail/aquilenet.fr/prenom.nom -fr
535 1103 florian.lassenay
~~~
536 877 youpi
537
* Supprimer les comptes utilisateurs autres.  
538 834
539
* Enlever les permissions dans l'atelier.
540 877 youpi
541 1271 youpi
## Supprimer complètement un ancien adhérent
542
543 1279 youpi
TODO: incomplet: pas possible de supprimer un compte de compta ?
544
545 1271 youpi
3 ans après la résiliation d'un adhérent, le RGPD nous dit que nous devons supprimer toutes les informations liées à l'adhérent.
546
547 1272 youpi
* Vérifier sur hera dans /srv/vmail/aquilenet.fr/le.login qu'il n'y a pas eu d'accès aux mails depuis longtemps, i.e. typiquement boite au lettre "new" avec des tas de mails, et "cur"  qui s'arrête à la date de résiliation
548
* Supprimer le répertoire /srv/vmail/aquilenet.fr/le.login
549 1273 youpi
* Dans https://dolibarr.aquilenet.fr/compta/facture/list.php supprimer les factures
550 1275 youpi
* Dans https://dolibarr.aquilenet.fr/contrat/list.php supprimer les contrats
551 834
* Sur iris/demeter supprimer la ligne dans /etc/openvpn/passwd
552 1279 youpi
* Vérifier que son compte de compta est à 0 (sinon passer le solde en pertes & profits), le supprimer (FIXME: pas d'option pour faire ça ??)
553 1281 youpi
* Supprimer le débiteur dans collect.online
554 1271 youpi
* TODO: suite
555
* En tout dernier, supprimer l'adhérent depuis le module adhésion.
556 1284 youpi
* TODO: est-ce que ça supprime son tiers ?
557 1271 youpi
558 877 youpi
## Ajouter de l'espace disque owncloud
559
560
TODO: automatiser la partie dolibarr
561
562
  - se logguer sur nextcloud avec son compte habituel (qui est dans le groupe admin, pour le vérifier aller dans paramètres et vérifier le(s) groupe(s))
563
  - Dans le menu en haut à droite, choisir Utilisateurs
564
  - retrouver l'utilisateur dans la liste
565
  - changer son quota
566
  - noter son uuid
567
  - sur sayanet, dans /home/aquilenet-backup/BackItUp/BackItUp.conf, ajouter l'uuid à la liste\_exclusions
568 1115 youpi
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php s'il avait déjà un contrat,
569
    - si oui il suffit de l'augmenter,
570
    - si non il faut en créer un nouveau. dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-owncloud", choisir la quantité en Go/an, ajouter, modifier éventuellement le tarif
571 877 youpi
  - valider
572 922 youpi
  - modifier le statut du service en l'activant avec comme date de terminaison 2099
573
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
574
  - établir le prélèvement automatique sur collect.online
575
576
## Ajouter une facturation de VM ou serveur à prix libre
577
578
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "heb-mezza" ou VM, mettre 1 unité.
579 1179 youpi
  - changer le prix unitaire pour mettre le prix libre (par mois !)
580 922 youpi
  - valider le contrat
581 834
  - activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
582
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
583 1024 youpi
  - Créer la VM ou installer le serveur
584 877 youpi
585
## Ajouter du disque local pour une VM
586
587 1177 youpi
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat", mettre pour la ref le nom de la VM, et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-local", choisir la quantité en Go/an, changer éventuellement le tarif.
588 877 youpi
  - valider le contrat
589 1135 youpi
  - modifier l'état du service dans le contrat pour le passer en actif avec comme date de terminaison 2099
590 877 youpi
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
591 1025 youpi
  - Créer la VM
592 877 youpi
593
## Ajouter du disque NFS pour une VM
594
595 1178 youpi
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat", mettre pour la ref le nom de la VM + "NFS", et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-NFS", choisir la quantité en Go/an, changer éventuellement le tarif.
596 877 youpi
  - valider le contrat
597 1136 youpi
  - modifier l'état du service dans le contrat pour le passer en actif avec comme date de terminaison 2099
598 877 youpi
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
599
  - Voir https://atelier.aquilenet.fr/projects/infrastructure/wiki/NFS pour la création du volume, et mettre le quota.
600
601 834
## Supprimer du disque cloud, local ou NFS
602 877 youpi
603 834
  - [dans dolibarr](http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php) retrouver le contrat correspondant à la VM, cliquer sur le numéro de contrat.
604 877 youpi
  - Cliquer sur l'icône modifier à droite de "Statut du service", mettre la date de fin de service et cliquer sur Clôturer
605 834
  - Faire l'action adminsys correspondante.
606 877 youpi
607 834
## Et sourtout
608
609
Pour vérifier qu'il n'y a pas d'erreur, regarder la somme des soldes tout en bas de [la compta publique](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php), ça doit retomber à zéro.
610 877 youpi
611
## Supprimer un essai
612
613 834
On n'efface pas ce qui a existé réellement, mais on peut avoir besoin de supprimer un test.
614 877 youpi
615 834
  - Supprimer l'adhérent.e
616 877 youpi
  - Dans compta/tréso, Clients, choisir le client, regarder la fiche, supprimer
617 834
  - Supprimer le compte de compta
618 877 youpi
619 834
## Modifier les tarifs
620 877 youpi
621
  - Modifier dans sous.ods dans les recettes des produits.
622 834
623 877 youpi
* Dans gaia, /srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin, modifier eligibilite.cgi  
624
625 834
* Dans dolibarr, Services, modifier le/les services concernés  
626 877 youpi
* Dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/ , aller voir les lignes concernées, modifier le champ commentaire.
627
628 834
  - Dans les formulaires, modifier adsl-tail.inc, recompiler, commiter, svn up dans /srv/si/formulaires, copier adsl\*.pdf dans /srv/www/aquilenet.fr/docs/
629
  - Sur le site web, modifier http://www.aquilenet.fr/node/8
630 1252 youpi
631 877 youpi
## Renommer quelqu'un
632
633
C'est galère et technique, mais pas impossible. Il faut (au moins, difficile d'être sûr qu'on n'ait rien oublié)
634
635
  - Dans sa fiche adhérent, changer nom/prénom, login, email
636
  - Sur hera, dans /home/vmail/aquilenet.fr, renommer le répertoire
637 834
  - Dans la fiche tiers dolibarr, change nom/prénom
638 953 youpi
  - Renommer son compte de compta, voire les écritures
639 1254 youpi
  - Dans la liste des contrats, renommer au besoin
640
  - Renommer son accès vpn sur iris et demeter
641 953 youpi
  - Supprimer l'ancien utilisateur dans l'atelier
642
643
## Ajouter un type de service
644
645
Dans le module service, cliquer sur Nouveau service.
646
647
Peu importe la référence et libellé du service.
648
649
Bien mettre la durée: 1 année ou 1 mois.
650 1015 florian.lassenay
651 1017 florian.lassenay
Mettre le prix en TTC et mettre la TVA à 0%
652
653
Dans le script aquilenets/contrats.php, ajouter dans le switch pour choisir le compte de produit à créditer.
654 834
655 1017 florian.lassenay
# Compta annuelle
656
657 1264 youpi
Récupérer les factures:
658
659
* Enercoop sur https://espace-client.enercoop.fr/mon-espace/accueil/#bienvenue , dans factures-fournisseurs/<annee>/Enercoop-<date>-NATLFAC\_xx\_xxxxxxxx.pdf  
660
661
* Eau Bordeaux métropole sur https://www.usagers.leau.bordeaux-metropole.fr/ , dans factures-fournisseurs/2XXX/eau_XXXXXXXX.pdf
662
663 1267 youpi
* FDN sur https://vador.fdn.fr/adherents
664
665
* Collect.online sur https://collect.online/
666
667 1264 youpi
668 1042 youpi
Faire le bilan d'exercice:
669 1017 florian.lassenay
670 1268 youpi
  - Créer un compte de référence 120020xx, de libellé "Exercice 20xx", de type "Compte bancaire épargne/placement"
671
  - le modifier pour désactiver la fonction de rapprochement.
672 1043 youpi
  - Vérifier que les fournisseurs sont à 0, corriger le cas échéant, sinon on les passera en passifs ou actifs
673 1214 youpi
  - Vider chaque compte produit et charge vers ce compte, à l'aide de virements "Exercice 20xx Produit/Charge truc". Cela remet donc à zéro tous les comptes de produit et charge.
674 1216 youpi
  - En faire un bilan d'exercice dans sous.ods dans une nouvelle feuille "20xx": copier la feuille de l'année d'avant, corriger les montants des charges et produits
675 1017 florian.lassenay
  - Virer l'exercice sur le compte "Bilan", avec l'intitulé "Exercice 20xx" . Le compte d'exercice 20xx est donc tombé à zéro.
676
677
Faire le bilan comptable (inverser tous les signes pour que ce soit plus intuitif à comprendre) dans sous.ods, en utilisant notamment le résumé de la page https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/bilan.php
678 1218 youpi
679 1017 florian.lassenay
  - Actif:
680
681
* les comptes courants et épargnes vont en actifs.  
682
683
* les comptes tiers **négatifs** vont en créances (on devrait recevoir ces sous-là un jour), y ajouter les éventuels chèques non encore encaissés.
684 1217 youpi
685 1017 florian.lassenay
  - Passif:
686 1047 youpi
687 1017 florian.lassenay
* Le compte "Bilan" (avant virement de l'exercice de l'année) va dans "Exercices passés"  
688
689
* les comptes tiers **positifs** vont en dettes (on a encore ça à payer).
690
691 1048 youpi
Vérifier que les deux totaux correspondent
692 1017 florian.lassenay
693 1050 youpi
Mettre à jour sous.ods:
694 1017 florian.lassenay
695 1051 youpi
  - Télécharger sous.csv depuis dolibarr: https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/export_sous.php
696 1052 youpi
  - ouvrir sous.csv en n'utilisant **que** le point-virgule comme séparateur
697 1017 florian.lassenay
  - copier/coller son contenu dans la feuille adhérents\_import de sous.ods
698 1015 florian.lassenay
  - mettre à jour la feuille historique depuis la feuille Situation
699 1213 youpi
  - étendre la plage de données des graphes dans la feuille Graphes
700 1015 florian.lassenay
  - Vérifier les feuilles Situation et Bilan mensuel, imprimer les feuilles Situation, Graphes, Bilan mensuel, et 20xx
701
702
# Compta mensuelle
703
704 1118 florian.lassenay
* voir les TODO sur https://atelier.aquilenet.fr/projects/compta/wiki/Todolist-mensuelle
705
706 1015 florian.lassenay
### Vérification rejets de prélèvement :
707
708
* Vérifier sur collect.online s'il y a eu des rejets sur le dernier prélèvement: depuis la page d'accueil, le bouton "Traiter" à droite de "impayées" en rouge (même s'il indique 0, il peut y en avoir...)
709
710
> * Aller vérifier sur coopacces: s'il y a effectivement un débit S-MONEY correspondant, utiliser cette date-là pour réaliser des virements inverses entre les adhérents concernés et le compte du crédit coopératif, qui du coup doivent de nouveau la créance. 
711
> * Sinon, c'est que le prélèvement n'a même pas été essayé, mettre la même date que le prélèvement. dans ce cas baisser d'autant le montant du prélèvement global des adhérents (Prélèvements adhérents XX/XXXX) et virer depuis les comptes des adhérents concernés vers le compte prélèvements.
712
> * Augmenter d'autant le prélèvement suivant, et vérifier avec l'adhérent pour que le prélèvement puisse se faire
713
714
### Rapprochement :
715
716
* Aller sur https://www.credit-cooperatif.coop/Entreprises/Banque-au-quotidien/Coop-access , demander l'export des écritures du compte bancaire pour ouvrir dans un tableur
717
718
* aller https://dolibarr.aquilenet.fr/compta/bank/account.php?account=1, comparer: on peut par exemple prendre chaque écriture de dolibarr depuis la date du dernier rapprochement, et cocher dans le tableur
719
720
> * Attention, les crédits S-MONEY dans coopaccess correspondent à l'écriture "Prélèvements adhérents" dans dolibarr. Si ça ne correspond pas c'est éventuellement normal, cf plus bas.
721
> * Il y a un débit S-MONEY dans coopaccess correspondant aux frais bancaires
722
> * Les autres débits S-MONEY éventuels dans coopaccess correspondent à de rejets de prélèvement, cf ci-dessus
723
724
* Enrichir dolibarr des opérations non cochées.
725
* Vérifier le sens des opérations non rapprochées
726
* Vérifier que la ligne "solde actuel" dolibarr est égale au solde sur coopacces.
727
728
> * Si la somme des crédits S-MONEY dans coopaccess ne correspond pas à l'écriture "Prélèvements adhérents" dans dolibarr, il y a peut-être des prélèvements qui ne sont pas encore passés (parce qu'on est au début du mois seulement). Du coup pour vérifier tout de même les soldes :
729
730
> > * * Dans le tableur soustraire les différents crédits S-MONEY déjà passés sur coopaccess du solde coopaccess (en haut)
731
> > * * Soustraire (calculer avec sa petite calculette) le prélèvement visible dans dolibarr du solde dolibarr.
732
733
> * Si ça ne correspond pas, recommencer.
734
> * Cliquer sur le bouton rapprocher pour accéder à la page de rapprochement.
735
> * rapprocher les opérations en renseignant la date du jour (on ne prend pas la peine d'indiquer le type d'opération),
736
> * * **sauf**
737
> * * Les opérations dolibarr pas encore passées sur coopaccess
738
> * * Dans le cas où la somme des crédits S-MONEY ne correspond pas à l'écriture "Prélèvement adhérents", cette dernière écriture, qu'on pourra vérifier le mois suivant.
739
740
## Frais de fonctionnement (nos factures)
741
742
**Cogent**
743
744
* Enregistrer la facture  
745
746
* **Payer** la facture
747
748
**Nom de domaine**
749
750
* En juin ou juillet, renouveller sur https://www.bookmyname.com/ : depuis la page d'accueil, cliquer sur la partie "gérer", puis "Liste de vos noms de domaine", puis cocher tous les domaines aquilenet, puis choisir l'action "Renouveler des noms de domaine", payer, faire les virements correspondant.  
751
752
* Le mois d'après, **récupérer** la facture  
753
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/bookmyname-<date>-xxxxxx.pdf
754
755
## Facturations par Aquilenet
756 1108 florian.lassenay
757
**Établir une facture ADSL pour ceux qui en ont besoin !**
758
759 1228 youpi
**[Indications pour création sous dolibarr10](https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Manuel_factures_dolibarr)**
760 1220 florian.lassenay
761 1015 florian.lassenay
**penser à mettre à jour :**
762
763
> * Le numéro de facture (Nous avons commencé l'année en suivant les exigences du fisc, à savoir une numérotation unique et pas par adhérent)
764
> * La date de facture  
765
> * La date dans la désignation  
766 1070 florian.lassenay
> * La date du prélèvement
767
768 1088 florian.lassenay
### Facturations mensuelles
769 1070 florian.lassenay
770 1137 florian.lassenay
```
771 1139 florian.lassenay
mémo pour une facturation sans contrat sous dolibarr :
772
Facturer : Rédiger une facture avec un numéro
773
Charger : virer du compte de l'adhérent vers le compte produit/service fourni en mettant une référence (n° de facture) pour s'y retrouver.
774 1137 florian.lassenay
```
775 834
776 1131 florian.lassenay
777 834
### Facturations annuelles 
778 1095 florian.lassenay
779 1285 youpi
Créer les factures listées sur https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Facturations
780 1015 florian.lassenay
781 1037 youpi
## Lignes ADSL
782 834
783
* **Récupérer** les dernières factures sur https://vador.fdn.fr/adherents (Informations Administratives / Prélèvements), L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/FDN-<date>-xxxxxx.pdf  
784 1053 youpi
785 1034 youpi
* Si ça n'a pas déjà été fait pendant le rapprochement, virer le montant correspondant de FDN au crédit coopératif  
786 1041 youpi
* Vérifier que la balance du compte de fournisseur FDN retombe à 0 après leur dernière facture, sauf exceptions:
787 834
788 1297 youpi
* avec mars 2021 compris:
789 1253 youpi
790 1295 youpi
** FAS ouverture 3519 78
791 834
792 1290 youpi
* soit +78 en tout
793 834
794 1205 youpi
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php
795 1015 florian.lassenay
796
* S'assurer que les lignes nouvelles ont bien leur date de début correct (voir sur https://vador.fdn.fr/adherents) et que le montant du premier prélèvement est correct sur collect.online  
797
798
* Cliquer sur les boutons charge (sauf pour les anciennes lignes et les lignes actuellement en construction, pour lesquelles il faut regarder le détail de ce qu'il y a à faire)
799
800
* cela va:
801
802
> * Virer la souscription adhérent.e depuis le compte de la ligne vers le produit Lignes ADSL (Abonnement ligne xxx mois année)  
803
> * Virer la souscription adhérent.e depuis l'adhérent.e possédant la ligne vers le compte de la ligne.  
804
> * Virer la souscription FDN depuis la charge Lignes ADSL vers le compte de la ligne  
805
> * Virer la souscription FDN depuis le compte de la ligne vers le fournisseur FDN
806
807 1123 youpi
Note: on prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) l'abonnement pour le mois M-1.
808
809 1015 florian.lassenay
### Contrats
810 834
811 1172 youpi
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/contrats.php  
812 1142 youpi
* Cliquer sur les boutons charge des contrats où l'échéance est passée (elle est écrite en rouge). Cela va virer la souscription depuis le compte de l'adhérent.e vers le compte de produit correspondant.
813 1015 florian.lassenay
814 1123 youpi
Note: 
815
816
- Pour les VPN (on compte au prorata du mois utilisé), on prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) l'abonnement pour le mois M-1.
817 1127 youpi
- Pour les VM et hébergement (on compte par mois entier), on prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) l'abonnement pour le mois M.
818 1123 youpi
819 1015 florian.lassenay
### Adhésions
820
821 1142 youpi
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/cotisations.php
822 834
* pour chaque adhérent.e apparaissant dans la liste (qui sont ceux avec cotisation en retard):
823 1015 florian.lassenay
824
* S'il y a un RIB, on va prélever nous-même, donc cliquer sur le bouton charge, ce qui
825
826
> * Vire la cotisation annuelle ou mensuelle depuis l'adhérent.e vers le produit Cotisations.  
827
> * Ajoute la cotisation dans l'adhérent.e.
828
829
* S'il n'y a pas de RIB, on ne sait pas s'il y a lieu d'établir une cotisation, donc cliquer sur le bouton Rappel pour envoyer un mail à l'adhérent.e. Attention: si l'adresse e-mail est en @aquilenet.fr, il faut vérifier si l'adhérent.e relève bien ses mails, et sinon, lui envoyer un courrier papier.  
830
831
* Résilier les retardataires répétés.
832 1123 youpi
833
Note: On prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) les adhésions dont l'anniversaire est tombé pendant le mois M.
834 1066 youpi
835 1015 florian.lassenay
### Prélèvements & **injection dans dolibarr**
836
837 1142 youpi
* Aller sur collect.online  
838 1015 florian.lassenay
* Dans Echéances, faire sortir les échéances **du 10 du mois courant au 10 du mois suivant** (i.e. les prochaines échéances qui vont être prélevées, qu'on n'a pas encore injectées), cliquer sur Exporter . Attendre quelques secondes, le fichier devrait apparaitre dans la liste obtenue avec "Vos demandes d'export". Attention à bien prendre le bon fichier :) a priori le plus récent est en haut.
839 834
* Tester le résultat des prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/test_prelevements.php  
840 1015 florian.lassenay
* Vérifier que ça retombe bien à zéro sinon identifier les raisons
841 834
842
> * C'est un prélèvements dans collect.online à corriger (le corriger)
843
> * Une erreur existe dans dolibarr (montant d'abonnement, cotisation, sens de paiement ...)
844 1015 florian.lassenay
> * Situation temporaire (avance ou retard de paiement), dans ce cas documenter dans le champ commentaires de la fiche de compte dolibarr, en précisant la date de régulation prévue. Faire éventuellement un mail à l'adhérent si une action de sa part est requise.
845 1054 youpi
846 1015 florian.lassenay
* **Refaire** un nouvel export, le re-télécharger et refaire le test d'import.
847 1054 youpi
* Injecter vraiment les prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/import_prelevements.php  
848 834
* Vérifier dans l'ensemble des comptes que les adhérent.e.s sont bien retombés à 0. Quand ce n'est pas le cas, modifier le champ Commentaire du compte bancaire correspondant pour noter pourquoi.
849 1055 youpi
850 1054 youpi
**Vérification**
851 1142 youpi
852 834
> * Vérifier les balances des comptes d'adhérent.e.s, de fournisseurs, et de clients.
853
> * Encaisser (les envoyer par courrier & ajouter dolibarr) les chèques qui restent en mettant le numéro de remise dans le virement
854
> * Lancer les rappels de prélèvements depuis https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/rappel_prelevements.php (ça prend du temps car le script met à jour les clés gpg)
855
> * En janvier, faire la compta annuelle