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Compta » History » Version 1302

youpi, 05/19/2021 12:05 AM

1 877 youpi
# Compta
2 834
3 877 youpi
## Liens rapides dans cette page
4 834
5 878 youpi
  - [Facture fournisseur](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Facture)  
6 1013 florian.lassenay
  - [Compta mensuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Compta-mensuelle)  
7 1014 florian.lassenay
  - [Compta annuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Compta-annuelle)  
8 878 youpi
  - [Nouvel.le adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-adh%C3%A9rente)  
9
  - [Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-cl%C3%A9-PGP-dune-adh%C3%A9rente)  
10
  - [Nouveau mandat](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-mandat)  
11
  - [Nouvelle ligne ADSL](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-ligne-ADSL)  
12
  - [Migration Ligne ADSL à Liazo](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Migration-ligne-ADSL-%C3%A0-Liazo)  
13 1134 youpi
  - [Déménagement ligne ADSL / Augmentation de débit](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#D%C3%A9m%C3%A9nagement-ligne-ADSL-augmentation-de-d%C3%A9bit)
14 878 youpi
  - [Réception de cotisation](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9ception-de-cotisation)  
15
  - [Encaisser un chèque](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Encaisser-un-ch%C3%A8que)  
16
  - [Résilier une ligne ADSL](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-une-ligne-ADSL)  
17
  - [Nouveau VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-VPN)  
18
  - [Ajouter une IP fixe à un VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-une-autre-IP-fixe-%C3%A0-un-VPN)  
19
  - [Résilier un VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-VPN)  
20 1182 youpi
  - [Résilier un.e adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-une-adh%C3%A9rente)  
21 1280 youpi
  - [Supprimer complètement un.e adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Supprimer-compl%C3%A8tement-un-ancien-adh%C3%A9rent)
22 878 youpi
  - [Ajouter de l'espace disque cloud](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-de-lespace-disque-owncloud)  
23
  - [Ajouter du disque local pour une VM](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-local-pour-une-VM)  
24
  - [Ajouter du disque NFS pour une VM](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-NFS-pour-une-VM)  
25
  - [Supprimer du disque](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Supprimer-du-disque-cloud-local-ou-NFS)  
26 880 youpi
  - [Renommer quelqu'un](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Renommer-quelquun)
27 878 youpi
28 834
## autres liens
29
30 1288 youpi
  - [TODO list mensuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/compta/wiki/Todolist-mensuelle)  
31 879 youpi
  - [[compta\_boiteaidées|TODO list un jour]]  
32
  - [La compta publique](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php)  
33
  - [La preuve par neuf de la compta](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/check.php)  
34
  - [La liste des pages dolibarr aux petits ognons pour nous](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet)  
35
  - [La compta adhérent](https://adherents.aquilenet.fr/compta.php)  
36
  - [le cloud](https://cloud.aquilenet.fr/index.php/apps/files/?dir=/Shared/Aquilenet-administration/Compta/adhesions)  
37
  - [coopanet](http://www.coopanet.coop) , Code utilisateur E145498P  
38
  - [collect online](http://collect.online)  
39 834
  - [[dolibarr]]  
40 879 youpi
  - Il y a aussi un [bac à sable dolibarr](https://dolibarr2.aquilenet.fr/)
41 1229 youpi
  - [création de factures sous dolibarr10](https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Manuel_factures_dolibarr)
42
  - ~~[[appli_generation_factures|Application django de génération des factures]]~~
43 951 youpi
  - les infos publiques envoyées à db.ffdn.org: (http://dolibarr.aquilenet.fr/isp.json)
44 952 youpi
  - les autres infos: (http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/infosplus.php)
45 877 youpi
46 834
## Doc
47 877 youpi
48
**Tout se passe sur dolibarr**
49 834
50 949 youpi
juste pour info, [Installation d'un nouveau dolibarr](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Installation_dolibarr) , et la liste des dépôts où on stocke nos scripts (référencée aussi sur https://www.ffdn.org/wiki/doku.php?id=formations:compta#travaux_de_la_fede)
51 950 youpi
    * http://git.aquilenet.fr/tools.git             scripts web pour générer des formulaires d'inscription , installé sur gaia:/srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin
52 1224 youpi
    * http://git.aquilenet.fr/tools-dolibarr.git    scripts dolibarr pour valider une inscription et les scripts de compta , installé sur cresus:/usr/share/dolibarr/scripts/aquilenet
53
    * http://git.aquilenet.fr/htdocs-dolibarr.git   pour gérer les lignes ADSL de manière sympa dans Dolibarr , installé sur cresus:/usr/share/dolibarr/htdocs/aquilenet
54
    * http://git.aquilenet.fr/adherents.git         pour l'espace adhérents, en dolibarr aussi, installé sur cresus:/srv/adherents
55 834
56
Les mails sont envoyés à tresorier@aquilenet.fr qui est un alias pour la liste tresorier@listes.aquilenet.fr qu'on peut gérer sur https://listes.aquilenet.fr/sympa/admin/tresorier
57 877 youpi
58
Ancien svn, n'est plus utilisé désormais  
59 834
svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/factures-fournisseurs  
60
svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/adhesions
61
62
Il est sans doute utile d'aller consulter d'abord la doc de FDN: https://wiki-adh.fdn.fr/wiki/documentation:notions_de_comptabilite pour comprendre les principes des comptes comptables. Il y a aussi eu un exposé à l'AG 2015 de la FFDN: http://www.aquilenet.fr/docs/compta.pdf
63
64
Voici ci-dessous le plan comptable. Quand on ajoute ou modifie une entrée, il faut penser à mettre à jour (TODO: factoriser dans aquilenet.lib.php):
65 877 youpi
66 834
* le numéro de Réf. du compte en question bien sûr  
67 877 youpi
68
* dans compte\_adherent() dans aquilenet.lib.php  
69
* dans soldes\_accounts(), et tout en bas, dans compta-asso.php  
70
* dans aquilenet.lib.php  
71 834
* dans dolibarr.php
72 877 youpi
73 834
* 05... : Compte de la ligne ADSL 05... Ne fait pas vraiment partie du plan comptable, on ne fait que faire passer les virements par ce compte pour y rassembler tout ce qui concerne une ligne ADSL donnée.  
74 877 youpi
75
* 12000000 : Compte de bilan  
76
* 1200xxxx : Compte d'exercice de l'année xxxx  
77
* 40100001 : Fournisseur Online.net  
78
* 40100002 : Fournisseur Bookmyname  
79
* 40100003 : Fournisseur divers  
80
* 40100004 : Fournisseur FDN  
81
* 40100005 : Fournisseur Syntis  
82
* 40100006 : Fournisseur Kazar  
83
* 40100007 : Fournisseur Cogent  
84
* 40100008 : Fournisseur Anteor  
85
* 40100009 : Fournisseur Orange  
86
* 40100010 : Fournisseur RIPE  
87
* 40100011 : Fournisseur OVH  
88 1244 youpi
* 40100012 : Fournisseur Fullsave
89 1289 youpi
* 40100013 : Fournisseur Gitoyen
90 1299 youpi
* 40100014 : Fournisseur Axione
91 877 youpi
* 41100xyz : Compte de l'adhérent.e xyz  
92
* 41101000 : Donateur divers  
93
* 41101001 : Clients divers  
94
* 41102xyz : Compte du client xyz  
95
* 51120000 : Remise de chèque  
96
* 51190000 : Prélèvements  
97
* 51200001 : Crédit coopératif  
98
* 53140000 : Caisse  
99
* 60000000 : Charge Lignes ADSL  
100
* 60400001 : Charge dedibox  
101
* 60400002 : Charge nom de domaine  
102
* 60400003 : Charge hébergement  
103
* 60400004 : Charge IP  
104
* 60400005 : Charge transit  
105
* 60630000 : Charge matériel petit équipement  
106
* 21830000 : Charge matériel informatique  
107
* 60700000 : Charge marchandise goodies  
108
* 60700001 : Charge marchandise briques  
109
* 61100000 : Charge installation  
110
* 61600000 : Charge assurance  
111
* 62310000 : Charge annonces et insertions  
112
* 62360000 : Charge stickers  
113
* 62610000 : Charge timbres et frais postaux  
114
* 62620000 : Charge livraison  
115
* 62700000 : Charge service bancaire  
116
* 62800000 : Charge Diverses  
117
* 63500000 : Charge taxe achat étranger  
118
* 70400000 : Produit installation  
119
* 70600000 : Produit lignes ADSL  
120
* 70600001 : Produit VPN  
121 1298 youpi
* 70600002 : Produit conseil
122 877 youpi
* 70700000 : Produit marchandise goodies  
123
* 70700001 : Produit marchandise briques  
124
* 70830000 : Produit hébergement  
125
* 70830001 : Produit transit  
126
* 70830002 : Produit stockage  
127
* 70830003 : Produit IP  
128
* 74000000 : Produit cotisations  
129
* 76000000 : Produit parts CC  
130 834
* 77000000 : Produit Dons
131 877 youpi
132 1002 florian.lassenay
**En résumé**
133 877 youpi
134 834
  - Pour les comptes en banque et tiers (adhérent.e.s, fournisseurs), c'est négatif quand on leur a donné de l'avance de sous, et c'est positif quand on leur en doit (i.e. on est du côté "banquier" \!) Ainsi:
135 877 youpi
136 834
* C'est donc normal que les comptes en banque soient négatif, au contraire: c'est la banque qui nous doit des sous :) C'est exactement l'opposé de ce qui apparaît dans le compte chez la banque.  
137 877 youpi
138
* Si un.e adhérent.e est strictement négatif, il nous doit des sous, il faut lui prélever.  
139
* Si un.e adhérent.e est strictement positif, c'est qu'il a payé des trucs pour l'asso. Soit on lui rembourse, soit on ne lui prélève pas quelques mois.  
140
* Si un fournisseur est strictement positif, c'est qu'on lui doit des sous, il reste une facture impayée.  
141 872 florian.lassenay
* Si un fournisseur est strictement négatif, c'est qu'on lui a donné trop de sous \! Il faut régulariser.
142 877 youpi
143
  - Pour les comptes de charge et de produit, c'est plus habituel:
144
145
* Une charge, c'est des sous en moins qui vont alimenter un fournisseur  
146
147
* Un produit, c'est des sous en plus qui viennent d'adhérent.e.s.
148
149
  - Pour les comptes en banque, on doit faire le "rapprochement" avec le relevé de compte. **Attention**, rapprocher rend l'écriture inchangeable. Il ne faut donc rapprocher qu'avec le relevé de compte confirmant l'opération sous les yeux.
150 834
151
Par exemple, voici pour un don et pour un paiement de facture:
152 877 youpi
153 1003 florian.lassenay
**Don**
154 834
155
Par un.e adhérent.e
156 877 youpi
157
  - On vire le montant depuis son compte vers le compte produit don.Il nous doit donc maintenant des sous.
158
  - Le virement ou prélèvement est ordonné, on vire le montant depuis le
159
  - compte bancaire vers le compte de l'adhérent.e. Il ne nous doit plus de sous.
160 834
  - Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
161 877 youpi
162 864 florian.lassenay
Si c'est une personne qu'on ne reverra pas souvent, on peut utiliser le  
163 834
compte "Donateur divers" à la place du compte d'un compte d'adhérent.e.
164
165 877 youpi
**Facture de fournisseur**
166 1004 florian.lassenay
167 864 florian.lassenay
Un fournisseur nous envoie une facture pour un service
168 834
169 877 youpi
* On vire chaque élément de la facture depuis le compte de charge correspondant vers le compte de fournisseur. On lui doit donc des sous
170 989 florian.lassenay
171
* Lorsque l'on paie la facture, on vire le montant depuis le compte fournisseur vers le compte bancaire. On ne lui doit plus de sous.
172
173
* Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
174
175
* Lors d'un virement fait à un fournisseur on indique le numéro de facture (numéro invoice pour cogent par exemple)correspondant dans les trois champs 
176
177
> * motif du virement
178
> * Référence de l'opération
179
> * Référence de bout en bout
180
181
* Contacts Facturation Cogent : N° +33 (0) 1 49 03 18 00 billingeu@cogentco.com
182
183 877 youpi
## Nouvel.le adhérent.e
184 834
185
Sur réception d'une demande d'adhésion
186 870 florian.lassenay
187 877 youpi
  - Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.
188
  - Corriger éventuellement des typos ou ajouts à la main sur le formulaire (majuscules, type d'adherent, numero de tel, adresse mail)
189 1223 youpi
  - Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvel_adherent.php, cela crée l'adhérent.e dans dolibarr, et du coup aussi dans LDAP, et donc une adresse mail etc., ainsi qu'un compte de compta tiers pour lui, ça l'inscrit à asso@listes.aquilenet.fr, et ça lui maile une bienvenue. Note débuggage: si le script se vautre, la fiche LDAP est quand même créée, il faut la supprimer avec un coup de `ldapdelete -H ldaps://ldap.aquilenet.fr -x -W -D uid=dolibarr,dc=aquilenet,dc=fr "cn=Jeannot Lapin,ou=members,dc=aquilenet,dc=fr"`
190 1301 youpi
  - FIXME TODO: vérifier que l'adresse se retrouve bien enregistrée dans la fiche adhérent, pour une personne physique comme pour une personne morale, apparemment ça merde au moins pour une morale ?
191 1109 florian.lassenay
192
>  - S'il y a une commande de VPN, ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
193 834
  - * Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main: aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe. Utiliser `mkpasswd -m sha-512` pour le crypter, et alors la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."
194 1109 florian.lassenay
195
>  -  * Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
196
197 877 youpi
  - Dans les comptes, virer depuis son compte d'adhérent.e vers le "produit cotisations" le droit d'entrée ou la cotisation, titre "Cotisation Machin Truc 2011"
198
  - Dans sa fiche dolibarr adhérent.e, ajouter l'adhésion dans l'onglet adhésions
199 973 youpi
  - puis, selon le mode de règlement, avec la date du jour:
200 877 youpi
201 973 youpi
* Si c'est un chèque, virer depuis le compte de remises vers son compte
202 877 youpi
203
* Si c'est en liquide, virer depuis la caisse vers son compte  
204
* Si c'est un virement, virer depuis le compte bancaire vers son compte (et rapprocher plus tard)  
205 834
* Si c'est un prélèvement, voir ci-dessous.
206 877 youpi
207 870 florian.lassenay
  - Si l'adresse e-mail n'a pas été précisée, envoyer une lettre de bienvenue papier. Voir le courrier type dans le cloud dans adhesions
208 877 youpi
209 834
  - S'il y a un mandat
210 877 youpi
211 834
* Archiver le mandat original.  
212 877 youpi
213 1111 florian.lassenay
* Aller sur http://www.collect.online/ Ajouter l'adhérent.e dans la partie prélèvement, On utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
214 877 youpi
215 1255 youpi
* Si c'est juste une adhésion ou un abonnement VPN, faire un prélèvement régulier annuel ou mensuel (note: on commence à prélever les vpn et adsl à la fin du mois suivant le premier mois de service vpn ou de mise en service adsl)
216 877 youpi
217 834
* Si c'est un abonnement ADSL, on crée l'échéancier plus tard, une fois la ligne effectivement construite.
218 877 youpi
219 834
  - S'il y a une souscription à une ligne ADSL
220 877 youpi
221 834
* Toute la compta est faite automatiquement par le script, il y a juste à archiver la demande dans le cloud  
222 877 youpi
223
* [Vérifier l'éligibilité de la ligne](https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi) et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total  
224
* Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter *toutes* les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.  
225 1132 youpi
* Envoyer un aimable mail de confirmation à services at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr avec support at aquilenet.fr en copie, pour permettre d'identifier la ligne ne pas oublier de préciser qu'il vient d'"aquilenet", donner le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent.
226 877 youpi
227 1126 youpi
* Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP, noter IPv4, préfixe IPv6, login et mot de passe (lisibles aussi sur https://vador.fdn.fr/adherents) dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne, et forwarder le mail à l'abonné en corrigeant un peu.  
228 877 youpi
229 834
* Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
230 877 youpi
231 834
* Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence  
232 877 youpi
233
* Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone  
234 834
* Quand l'ouverture de ligne est effective,
235 877 youpi
236 885 youpi
* * forwarder le mail à l'abonné  
237
* * aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,  
238 834
* * créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec un premier prélèvement manuel correspondant aux FAS + mois partiel, et le prélèvement automatique mensuel.  
239
* * Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:
240 885 youpi
241
* La référence et le libellé du compte de compta  
242 877 youpi
243 834
* Dans la Note de l'adhérent.e
244 877 youpi
245 834
  - S'il y a une commande de VPN,
246 877 youpi
247 834
* Vérifier le tarif du contrat vpn sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php
248 877 youpi
249 1300 youpi
* Si une IP statique est désirée, 
250 834
251 1300 youpi
  - Ajouter un contrat d'IP fixe
252
253
  - renommer dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd un fichier disponible.* en le login du VPN, le contenu est de la forme
254
255 877 youpi
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0  
256
ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1  
257
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
258 834
259 877 youpi
  - Archiver le tout: scanner tous les documents, ajouter au cloud, dans adhesions
260 852 youpi
261 877 youpi
  - FIXME: broken, Sur l'atelier, ajouter l'adhérent.e en tant que participant au projet aquilenet.
262 834
263 877 youpi
## Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e
264 1104 youpi
265 1222 youpi
TODO: dolibarr 10 + php7
266
267 1224 youpi
  - Sur cresus, lancer la récupération de la clé à partir du fingerprint:
268 907 youpi
269 877 youpi
sudo -u www-data gpg --keyserver pgp.mit.edu --homedir /srv/adherents/.gnupg/ --recv-key XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
270 944 youpi
271 877 youpi
  - Retrouver l'adhérent dans Dolibarr, suivre le "lien tiers Dolibarr", aller dans la fiche, la modifier, découper le fingerprint complet de la clé GPG en 4 paquets de 10 chiffres hexa, les mettre dans les cases Id professionnel 1 à 4.
272 907 youpi
273 877 youpi
## Nouveau mandat
274
275 837 youpi
Sur mandat arrivé après la demande d'adhésion ou mise à jour,
276 877 youpi
277 834
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , pour pouvoir faire un copier/coller des numéros iban et bic  
278 877 youpi
279
* Copier/coller dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouveau_mandat.php  
280
* Archiver le mandat.  
281
* Si c'est juste un changement de compte, dans collect.online, modifier juste dans le débiteur le numéro de compte.  
282
* Si c'est un nouveau service pour un débiteur existant, avec le même compte, dans collect.online, ajouter l'échéancier.  
283 834
* Si c'est un nouveau débiteur, ajouter l'adhérent.e dans collect.online, on utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
284 877 youpi
285
## Nouvelle ligne ADSL
286 834
287 1116 florian.lassenay
> Penser à s'inscrire à la mailing list support@aquilenet.fr pour le suivi de l'ouverture.
288
289 1113 florian.lassenay
**Souscription**  
290 1114 florian.lassenay
> Sur souscription de ligne ADSL pour une adhésion existante.
291 877 youpi
292 834
**TODO** Décrire la procédure dans le cas d'un numéro VOISIN.
293 877 youpi
294 1169 youpi
* [Vérifier l'éligibilité de la ligne](https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi) et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total, cela permet notamment de savoir si c'est un numéro actif ou inactif.  
295 1142 youpi
296 877 youpi
* Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter *toutes* les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.  
297 1132 youpi
* Envoyer un mail de confirmation à services at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr avec comme informations dans le corps "aquilenet", le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent. Ce n'est pas un traitement automatique, rédiger le mail correctement.  
298 877 youpi
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.  
299 1112 florian.lassenay
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste adsl@, et ajoute l'éventuel mandat  
300
* Ajouter, s'il.elle n'y est pas déjà, l'adhérent dans collect.online, la référence d'adhérent est lisible en allant cherche l'adhérent dans la partie adhérents de dolibarr.  
301 834
* Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
302
303 1113 florian.lassenay
**Confirmation**
304
> Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP :
305 834
306 1117 florian.lassenay
* Dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne noter :
307
  * IPv4
308
  * préfixe IPv6
309
  * login 
310 1126 youpi
  * mot de passe (lisibles aussi sur https://vador.fdn.fr/adherents) 
311 1117 florian.lassenay
312
* Forwarder le mail à l'abonné (en écrivant en tant que support@aquilenet.fr) en corrigeant un peu.    
313 834
314 1113 florian.lassenay
**Changement**
315
> Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
316 834
317 1113 florian.lassenay
* Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence  
318 877 youpi
* Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone  
319
320 1113 florian.lassenay
**Ouverture effective**
321
> Quand l'ouverture de ligne est effective
322
323
* forwarder le mail à l'abonné  
324
* aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,  
325
* créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant. Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour inclure les FAS + mois partiel.  
326
* modifier l'échéancier pour ajouter la cotisation annuelle s'il n'y en a pas déjà  
327
* Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:  
328
* La référence et le libellé du compte de compta  
329
* Dans le champ note de l'adhérent
330 840 youpi
331 834
Oui, c'est cracra de mettre le montant, il faudrait faire un lookup dans la base des tarifs (TODO). Pour l'instant c'est plus simple ainsi.
332
333
## Migration ligne ADSL à Liazo
334
335 877 youpi
Lorsqu'un adhérent demande à migrer sa ligne vers Liazo.
336 849 blagoi.iakov
337 877 youpi
La migration sera effective au début du bimestre suivant seulement (si on commande avant le 15 du deuxième mois du bimestre en cours, sinon c'est encore après).
338
339
* Dans l'espace adhérent chez FDN, retrouver la ligne, et cliquer sur "Changer le débit ou l'option"  
340
341 834
* Choisir l'option voulue: dégroupage total ou non.  
342 877 youpi
* Renommer le compte de compta de la ligne en "Reconstr Ligne 0123456789".  
343 834
* Corriger son option, du genre 80MLiazoOrange (pas de dégroupage) ou 80MLiazoOrangeNu (dégroupage total).  
344 877 youpi
* On reçoit régulièrement des mails pour la progression de la construction.
345
346 834
* Quand on reçoit le mail parlant du changement de login, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans le champ Commentaire de la ligne.  
347 877 youpi
348 834
* Si on reçoit un mail parlant du changement de numéro de téléphone, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans la ligne (à la fois la référence et le nom du compte) et dans la note de l'abonné  
349 877 youpi
* Une fois la construction faite, facturer les frais de migration à la fin du mois suivant.Modifier l'échéancier (l'adhérent.e sera prévenu par un script après avoir réalisé l'injection)
350 886 youpi
351 877 youpi
* Avant de faire la première facturation au nouveau tarif:
352 886 youpi
353 877 youpi
* * corriger les tarifs client/fournisseur  
354 886 youpi
355 877 youpi
* * Si c'est un dégroupage total, mettre à jour le numéro de la ligne
356 886 youpi
357 877 youpi
* * * Dans la référence et le libellé du compte de compta  
358 886 youpi
359 877 youpi
* * * Dans la Note de l'adhérent.e
360 886 youpi
361 877 youpi
* * Renommer le compte de compta en "Ligne 0123456789"  
362
363
* * corriger le montant de prélèvement sur collect.online
364
365 1133 youpi
## Déménagement ligne ADSL / augmentation de débit
366
367
Pour le déménagement d'une ligne ADSL, cela peut éventuellement intéresser l'abonné.e d'avoir une période de recouvrement, auquel cas on peut simplement lui faire ouvrir une nouvelle ligne puis fermer l'ancienne quand elle/il n'en a plus besoin. Mais cela veut aussi dire que le dernier mois (voire les deux derniers quand ça ne tombe pas à la fin d'un bimestre pour les lignes Nerim) de l'ancienne ligne est facturé entièrement.
368
369
On peut donc préférer demander un déménagement, c'est-à-dire reconstruire la ligne ailleurs.
370
371
C'est en fait la même procédure pour augmenter le débit: c'est une reconstruction de la ligne.
372
373
Dans tous les cas la reconstruction sera facturée.
374
375
Il faut en faire la demande à services at fdn dot fr en précisant le numéro de ligne et le nom de l'abonné.e, éventuellement la nouvelle adresse, et le nouveau débit (vérifier ce qui est possible avec le test d'éligibilité).
376
377
Une fois la reconstruction confirmée, facturer les frais TTC: charge ADSL -> ligne, ligne -> FDN, et adhérent -> ligne, ligne -> produit ADSL.
378
379 877 youpi
## Réception de cotisation
380
381
  - Dans le module adhérents
382
383
* retrouver l'adhérent.e dans la liste,  
384
385
* aller dans l'onglet adhésions/cotisations  
386
* ajouter l'adhésion: mettre comme fin un jour avant l'anniversaire suivant.
387
388
  - Répercuter l'adhésion dans la compta en virant depuis l'adhérent.e vers le produit cotisation
389 834
  - Encaisser le montant (chèque: voir ci-dessous, liquide: passer sur le compte d'un trésorier qui se fait prélever et qui encaissera le liquide)
390
391 877 youpi
## Encaisser un chèque
392
393
Pour éviter d'en envoyer tous les 36s du mois, plutôt que virer directement depuis le compte bancaire, on vire temporairement depuis un compte "Remises de chèques".
394 974 youpi
395 972 youpi
  - Vérifier l'ordre du chèque.
396 834
  - Signer le chèque au dos
397 877 youpi
  - Virer depuis le compte "Remises de chèques" vers le compte de l'adhérent.e, avec la date du jour. Ainsi on sait que l'adhérent.e a payé, mais il nous reste des chèques à encaisser, stockés sur une étagère.
398 1241 youpi
  - Lors du dépôt d'une remise des chèques qui se sont entassés, virer le montant total de la remise de chèques depuis le compte bancaire vers le compte de remises de chèque, avec le numéro de remise pour rapprocher facilement, et la date de la remise de chèques. Envoyer par courier à Agence de Bordeaux, 51 quai de Paludate, 33800 Bordeaux
399 877 youpi
  - Quand confirmé, rapprocher.
400
401
## Résilier une ligne ADSL
402
403
  - Charger sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/adsl.php les derniers mois complets
404 887 youpi
  - Renommer le compte de compta de la ligne en "Résiliation Ligne xxxx"
405 1132 youpi
  - La facturation chez Nerim est bimensuelle, donc il faut faire remonter la demande au services at fdn dot fr avant le 15 du deuxième mois du bimestre, pour éviter de payer un autre bimestre pour l'ADSL. Il vaut mieux faire remonter le plus tôt possible pour éviter de payer la partie transit de FDN.
406
  - mailer donc services arobase fdn point fr en donnant simplement le numéro de ligne et le nom de l'adhérent.e pour vérification, avec la date de résiliation souhaitée.
407 928 youpi
  - Lorsque la compta FDN est faite pour le dernier mois (qui comporte éventuellement une partie abonnée et une partie relicat facturée à prix coûtant), faire la compta pour la ligne à la main (TODO: automatiser):
408 940 florian.lassenay
409
*****
410 930 youpi
411 936 youpi
### Facture mois plein
412 834
413 940 florian.lassenay
* Pour les mois avant le mois où la résiliation est effective (donc les mois où le service a été permanent)
414
* * Utiliser le lien "charge" pour charger ces mois entiers. Il faut enlever temporairement le mot "Résiliation " pour que le script accepte de faire la charge automatiquement.
415 930 youpi
416 927 youpi
### Facture du mois de résiliation
417
418
* Pour le mois pendant lequel la résiliation a lieu (donc le mois où le service est donc partiel)
419
* * On ne veut prendre de marge que sur la période où il y a effectivement eu un service. Il faut donc compter combien cela fait:
420 940 florian.lassenay
* * * notre marge: (tarif Aquilenet - tarif FDN) \* prorata du mois abonné)
421 834
* * Et y ajouter ce que FDN nous a fait payer
422 940 florian.lassenay
* * Facturer cela
423 927 youpi
424 930 youpi
### Facture des mois post résiliation
425 927 youpi
426 928 youpi
* Pour les mois après le mois où la résiliation a été effective (donc le mois où il n'y a aucun service)
427 929 youpi
* * Facturer juste ce que FDN nous a fait payer
428 927 youpi
429
*****
430
431
* Pour facturer:
432
* * Virer ce montant de la ligne ADSL vers le produit ADSL  
433 931 youpi
* * Virer ce montant de l'adhérent.e vers la ligne ADSL  
434 877 youpi
* * Virer le montant FDN de la charge ADSL vers la ligne ADSL  
435 933 youpi
* * Virer le montant FDN de la ligne ADSL vers le fournisseur FDN.  
436 877 youpi
* Établir le prélèvement des derniers mois à la main sur collect.online.  
437 1107 youpi
* S'il n'a plus d'abonnement, supprimer le numéro de compte dans la fiche tiers de l'adhérent  
438 946 youpi
* Renommer le libellé du compte de la ligne en "Ancienne Ligne xxxx"  
439 947 youpi
* Ajouter à la fin de la Ref. du compte de compta de la ligne ".0" (ou plus), et mettre à jour la référence dans la Note de l'adhérent.e (c'est pour le cas où un autre adhérent reprendrait cette même ligne, pour que ça soit vraiment un autre abonnement).
440 877 youpi
* Une fois la dernière échéance passée, désactiver l'échéancier chez collect.online : modifier l'échéancier pour bloquer tous les mois (vraiment le modifier pour bloquer des mois entiers, pas juste bloquer des échéances précises), ce qui nous permet d'éventuellement pouvoir reprendre des prélèvements facilement si l'adhérent.e veut reprendre un abonnement.
441 1160 youpi
* S'il n'a plus d'abonnement, désabonner de la liste adsl@
442 834
443
## Nouveau VPN
444 877 youpi
445 834
Sur souscription de VPN pour un.e adhérent.e existant.
446
447 942 youpi
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.  
448 1097 florian.lassenay
449 1222 youpi
TODO: dolibarr 10 + php7
450 1142 youpi
451 1097 florian.lassenay
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste vpn`, et ajoute l'éventuel mandat: TODO: vérifier que le numéro de compte se retrouve bien enregistré, dans le tiers correspondant à l'adhérent.e, dans sa fiche.
452
  * ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
453
  * Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main :
454
455 1105 florian.lassenay
> Retrouver le mot de passe dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe.
456
457 1097 florian.lassenay
> ~~~
458
 # On crypte le mot de passe :
459 1243 youpi
 mkpasswd -m SHA-512
460
 Mot de passe :
461 942 youpi
> ~~~
462 877 youpi
463 1040 youpi
la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."  
464 877 youpi
  * Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
465
466
* Vérifier le tarif du contrat sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php
467 834
* Ajouter, s'il n'y est pas déjà, l'adhérent.e dans collect.online, la référence d'adhérent.e est lisible en allant cherche l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.  
468 1125 youpi
* créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant (on prélève à la fin du mois M / début du mois M+1 l'abonnement VPN pour le mois M-1). Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour le premier mois partiel.  
469 834
* corriger les prélèvements anniversaire pour y ajouter la cotisation.  
470 877 youpi
* Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
471
472
* Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
473 834
474 1208 youpi
> ~~~
475 877 youpi
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0  
476 834
ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1  
477 877 youpi
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
478 1208 youpi
> ~~~
479 834
480 877 youpi
où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers). Éventuellement il y a déjà un fichier `disponible.pour.ip.fixe` qui vient d'un précédent désabonnement.
481
482 1210 youpi
Et créer un contrat pour une IP fixe, pour la facturer.
483
484 834
## Ajouter une autre IP fixe à un VPN
485 877 youpi
486
* Si l'adhérent veut une 2e IP fixe, il suffit d'ajouter la route dans son /etc/openvpn/ccd sur  
487 834
iris et demeter:
488 877 youpi
489 1209 youpi
> ~~~
490 834
iroute 185.233.101.m 255.255.255.255  
491 877 youpi
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:m::/64
492 1209 youpi
> ~~~
493 834
494 1211 youpi
Et créer un contrat pour une IP fixe, pour la facturer.
495
496 877 youpi
## Résilier un VPN
497
498
* Sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php repérer le contrat  
499
500
* Charger éventuellement le dernier mois  
501
* Cliquer sur le contrat (2e colonne)  
502 1230 youpi
* Cliquer sur le bouton Cloturer tous les services
503 877 youpi
* Désactiver le login sur iris et demeter dans /etc/openvpn/password en mettant juste un \# en tête de ligne.  
504
* Renommer l'éventuel fichier dans ccd/ en disponible.pour.ip.fixe.xxx pour libérer l'IP  
505
* Désabonner de la liste vpn@
506
507 1231 youpi
## Résilier un mandat
508
509
Quand on désactive un prélèvement, il faut prévenir dolibarr qu'on ne prélève plus automatiquement la cotisation:
510
511
* Aller dans le module "tiers"
512
* Dans la liste des Tiers, retrouver l'adhérent.e
513
* Aller dans l'onglet Informations de paiement
514
* Supprimer l'info de compte bancaire
515
516 1129 youpi
## Résilier un.e adhérent.e
517 877 youpi
518 1103 florian.lassenay
* Dans la liste dans le module Adhérents, cliquer sur la croix rouge pour résilier.  
519 1099 florian.lassenay
520 1270 youpi
* Désinscrire de la [liste asso](https://listes.aquilenet.fr/review/asso)  
521 834
522 1129 youpi
* Désactiver le compte ldap en changeant le mot de passe dans sa fiche adhérent.e dolibarr pour qu'ille ne puisse plus se logguer. 
523 1103 florian.lassenay
524
> dans le cas d'une demande de suppression totale des mails, aller sur hera
525
526
~~~
527
  sudo su
528
  cd /srv/vmail/aquilenet.fr/
529 834
  rm -fr prenom.nom
530 1103 florian.lassenay
~~~
531
532
> Pour les plus joueurs
533
534
~~~
535 877 youpi
sudo cd rm /srv/vmail/aquilenet.fr/prenom.nom -fr
536 1103 florian.lassenay
~~~
537 877 youpi
538
* Supprimer les comptes utilisateurs autres.  
539 834
540
* Enlever les permissions dans l'atelier.
541 877 youpi
542 1271 youpi
## Supprimer complètement un ancien adhérent
543
544 1279 youpi
TODO: incomplet: pas possible de supprimer un compte de compta ?
545
546 1271 youpi
3 ans après la résiliation d'un adhérent, le RGPD nous dit que nous devons supprimer toutes les informations liées à l'adhérent.
547
548 1272 youpi
* Vérifier sur hera dans /srv/vmail/aquilenet.fr/le.login qu'il n'y a pas eu d'accès aux mails depuis longtemps, i.e. typiquement boite au lettre "new" avec des tas de mails, et "cur"  qui s'arrête à la date de résiliation
549
* Supprimer le répertoire /srv/vmail/aquilenet.fr/le.login
550 1273 youpi
* Dans https://dolibarr.aquilenet.fr/compta/facture/list.php supprimer les factures
551 1275 youpi
* Dans https://dolibarr.aquilenet.fr/contrat/list.php supprimer les contrats
552 834
* Sur iris/demeter supprimer la ligne dans /etc/openvpn/passwd
553 1279 youpi
* Vérifier que son compte de compta est à 0 (sinon passer le solde en pertes & profits), le supprimer (FIXME: pas d'option pour faire ça ??)
554 1281 youpi
* Supprimer le débiteur dans collect.online
555 1271 youpi
* TODO: suite
556
* En tout dernier, supprimer l'adhérent depuis le module adhésion.
557 1284 youpi
* TODO: est-ce que ça supprime son tiers ?
558 1271 youpi
559 877 youpi
## Ajouter de l'espace disque owncloud
560
561
TODO: automatiser la partie dolibarr
562
563
  - se logguer sur nextcloud avec son compte habituel (qui est dans le groupe admin, pour le vérifier aller dans paramètres et vérifier le(s) groupe(s))
564
  - Dans le menu en haut à droite, choisir Utilisateurs
565
  - retrouver l'utilisateur dans la liste
566
  - changer son quota
567
  - noter son uuid
568
  - sur sayanet, dans /home/aquilenet-backup/BackItUp/BackItUp.conf, ajouter l'uuid à la liste\_exclusions
569 1115 youpi
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php s'il avait déjà un contrat,
570
    - si oui il suffit de l'augmenter,
571
    - si non il faut en créer un nouveau. dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-owncloud", choisir la quantité en Go/an, ajouter, modifier éventuellement le tarif
572 877 youpi
  - valider
573 922 youpi
  - modifier le statut du service en l'activant avec comme date de terminaison 2099
574
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
575
  - établir le prélèvement automatique sur collect.online
576
577
## Ajouter une facturation de VM ou serveur à prix libre
578
579
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "heb-mezza" ou VM, mettre 1 unité.
580 1179 youpi
  - changer le prix unitaire pour mettre le prix libre (par mois !)
581 922 youpi
  - valider le contrat
582 834
  - activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
583
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
584 1024 youpi
  - Créer la VM ou installer le serveur
585 877 youpi
586
## Ajouter du disque local pour une VM
587
588 1177 youpi
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat", mettre pour la ref le nom de la VM, et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-local", choisir la quantité en Go/an, changer éventuellement le tarif.
589 877 youpi
  - valider le contrat
590 1135 youpi
  - modifier l'état du service dans le contrat pour le passer en actif avec comme date de terminaison 2099
591 877 youpi
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
592 1025 youpi
  - Créer la VM
593 877 youpi
594
## Ajouter du disque NFS pour une VM
595
596 1178 youpi
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat", mettre pour la ref le nom de la VM + "NFS", et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-NFS", choisir la quantité en Go/an, changer éventuellement le tarif.
597 877 youpi
  - valider le contrat
598 1136 youpi
  - modifier l'état du service dans le contrat pour le passer en actif avec comme date de terminaison 2099
599 877 youpi
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
600
  - Voir https://atelier.aquilenet.fr/projects/infrastructure/wiki/NFS pour la création du volume, et mettre le quota.
601
602 834
## Supprimer du disque cloud, local ou NFS
603 877 youpi
604 834
  - [dans dolibarr](http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php) retrouver le contrat correspondant à la VM, cliquer sur le numéro de contrat.
605 877 youpi
  - Cliquer sur l'icône modifier à droite de "Statut du service", mettre la date de fin de service et cliquer sur Clôturer
606 834
  - Faire l'action adminsys correspondante.
607 877 youpi
608 834
## Et sourtout
609
610
Pour vérifier qu'il n'y a pas d'erreur, regarder la somme des soldes tout en bas de [la compta publique](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php), ça doit retomber à zéro.
611 877 youpi
612
## Supprimer un essai
613
614 834
On n'efface pas ce qui a existé réellement, mais on peut avoir besoin de supprimer un test.
615 877 youpi
616 834
  - Supprimer l'adhérent.e
617 877 youpi
  - Dans compta/tréso, Clients, choisir le client, regarder la fiche, supprimer
618 834
  - Supprimer le compte de compta
619 877 youpi
620 834
## Modifier les tarifs
621 877 youpi
622
  - Modifier dans sous.ods dans les recettes des produits.
623 834
624 877 youpi
* Dans gaia, /srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin, modifier eligibilite.cgi  
625
626 834
* Dans dolibarr, Services, modifier le/les services concernés  
627 877 youpi
* Dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/ , aller voir les lignes concernées, modifier le champ commentaire.
628
629 834
  - Dans les formulaires, modifier adsl-tail.inc, recompiler, commiter, svn up dans /srv/si/formulaires, copier adsl\*.pdf dans /srv/www/aquilenet.fr/docs/
630
  - Sur le site web, modifier http://www.aquilenet.fr/node/8
631 1252 youpi
632 877 youpi
## Renommer quelqu'un
633
634
C'est galère et technique, mais pas impossible. Il faut (au moins, difficile d'être sûr qu'on n'ait rien oublié)
635
636
  - Dans sa fiche adhérent, changer nom/prénom, login, email
637
  - Sur hera, dans /home/vmail/aquilenet.fr, renommer le répertoire
638 834
  - Dans la fiche tiers dolibarr, change nom/prénom
639 953 youpi
  - Renommer son compte de compta, voire les écritures
640 1254 youpi
  - Dans la liste des contrats, renommer au besoin
641
  - Renommer son accès vpn sur iris et demeter
642 953 youpi
  - Supprimer l'ancien utilisateur dans l'atelier
643
644
## Ajouter un type de service
645
646
Dans le module service, cliquer sur Nouveau service.
647
648
Peu importe la référence et libellé du service.
649
650
Bien mettre la durée: 1 année ou 1 mois.
651 1015 florian.lassenay
652 1017 florian.lassenay
Mettre le prix en TTC et mettre la TVA à 0%
653
654
Dans le script aquilenets/contrats.php, ajouter dans le switch pour choisir le compte de produit à créditer.
655 834
656 1017 florian.lassenay
# Compta annuelle
657
658 1264 youpi
Récupérer les factures:
659
660
* Enercoop sur https://espace-client.enercoop.fr/mon-espace/accueil/#bienvenue , dans factures-fournisseurs/<annee>/Enercoop-<date>-NATLFAC\_xx\_xxxxxxxx.pdf  
661
662
* Eau Bordeaux métropole sur https://www.usagers.leau.bordeaux-metropole.fr/ , dans factures-fournisseurs/2XXX/eau_XXXXXXXX.pdf
663
664 1267 youpi
* FDN sur https://vador.fdn.fr/adherents
665
666
* Collect.online sur https://collect.online/
667
668 1264 youpi
669 1042 youpi
Faire le bilan d'exercice:
670 1017 florian.lassenay
671 1268 youpi
  - Créer un compte de référence 120020xx, de libellé "Exercice 20xx", de type "Compte bancaire épargne/placement"
672
  - le modifier pour désactiver la fonction de rapprochement.
673 1043 youpi
  - Vérifier que les fournisseurs sont à 0, corriger le cas échéant, sinon on les passera en passifs ou actifs
674 1214 youpi
  - Vider chaque compte produit et charge vers ce compte, à l'aide de virements "Exercice 20xx Produit/Charge truc". Cela remet donc à zéro tous les comptes de produit et charge.
675 1216 youpi
  - En faire un bilan d'exercice dans sous.ods dans une nouvelle feuille "20xx": copier la feuille de l'année d'avant, corriger les montants des charges et produits
676 1017 florian.lassenay
  - Virer l'exercice sur le compte "Bilan", avec l'intitulé "Exercice 20xx" . Le compte d'exercice 20xx est donc tombé à zéro.
677
678
Faire le bilan comptable (inverser tous les signes pour que ce soit plus intuitif à comprendre) dans sous.ods, en utilisant notamment le résumé de la page https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/bilan.php
679 1218 youpi
680 1017 florian.lassenay
  - Actif:
681
682
* les comptes courants et épargnes vont en actifs.  
683
684
* les comptes tiers **négatifs** vont en créances (on devrait recevoir ces sous-là un jour), y ajouter les éventuels chèques non encore encaissés.
685 1217 youpi
686 1017 florian.lassenay
  - Passif:
687 1047 youpi
688 1017 florian.lassenay
* Le compte "Bilan" (avant virement de l'exercice de l'année) va dans "Exercices passés"  
689
690
* les comptes tiers **positifs** vont en dettes (on a encore ça à payer).
691
692 1048 youpi
Vérifier que les deux totaux correspondent
693 1017 florian.lassenay
694 1050 youpi
Mettre à jour sous.ods:
695 1017 florian.lassenay
696 1051 youpi
  - Télécharger sous.csv depuis dolibarr: https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/export_sous.php
697 1052 youpi
  - ouvrir sous.csv en n'utilisant **que** le point-virgule comme séparateur
698 1017 florian.lassenay
  - copier/coller son contenu dans la feuille adhérents\_import de sous.ods
699 1015 florian.lassenay
  - mettre à jour la feuille historique depuis la feuille Situation
700 1213 youpi
  - étendre la plage de données des graphes dans la feuille Graphes
701 1015 florian.lassenay
  - Vérifier les feuilles Situation et Bilan mensuel, imprimer les feuilles Situation, Graphes, Bilan mensuel, et 20xx
702
703
# Compta mensuelle
704
705 1118 florian.lassenay
* voir les TODO sur https://atelier.aquilenet.fr/projects/compta/wiki/Todolist-mensuelle
706
707 1015 florian.lassenay
### Vérification rejets de prélèvement :
708
709
* Vérifier sur collect.online s'il y a eu des rejets sur le dernier prélèvement: depuis la page d'accueil, le bouton "Traiter" à droite de "impayées" en rouge (même s'il indique 0, il peut y en avoir...)
710
711
> * Aller vérifier sur coopacces: s'il y a effectivement un débit S-MONEY correspondant, utiliser cette date-là pour réaliser des virements inverses entre les adhérents concernés et le compte du crédit coopératif, qui du coup doivent de nouveau la créance. 
712
> * Sinon, c'est que le prélèvement n'a même pas été essayé, mettre la même date que le prélèvement. dans ce cas baisser d'autant le montant du prélèvement global des adhérents (Prélèvements adhérents XX/XXXX) et virer depuis les comptes des adhérents concernés vers le compte prélèvements.
713
> * Augmenter d'autant le prélèvement suivant, et vérifier avec l'adhérent pour que le prélèvement puisse se faire
714
715
### Rapprochement :
716
717
* Aller sur https://www.credit-cooperatif.coop/Entreprises/Banque-au-quotidien/Coop-access , demander l'export des écritures du compte bancaire pour ouvrir dans un tableur
718
719
* aller https://dolibarr.aquilenet.fr/compta/bank/account.php?account=1, comparer: on peut par exemple prendre chaque écriture de dolibarr depuis la date du dernier rapprochement, et cocher dans le tableur
720
721 1302 youpi
  * Attention, les crédits S-MONEY dans coopaccess correspondent à l'écriture "Prélèvements adhérents" dans dolibarr. Si ça ne correspond pas c'est éventuellement normal, cf plus bas.
722
  * Il y a un débit S-MONEY dans coopaccess correspondant aux frais bancaires
723
  * Les autres débits S-MONEY éventuels dans coopaccess correspondent à de rejets de prélèvement, cf ci-dessus
724 1015 florian.lassenay
725
* Enrichir dolibarr des opérations non cochées.
726
* Vérifier le sens des opérations non rapprochées
727
* Vérifier que la ligne "solde actuel" dolibarr est égale au solde sur coopacces.
728 834
729 1302 youpi
  * Si la somme des crédits S-MONEY dans coopaccess ne correspond pas à l'écriture "Prélèvements adhérents" dans dolibarr, il y a peut-être des prélèvements qui ne sont pas encore passés (parce qu'on est au début du mois seulement). Du coup pour vérifier tout de même les soldes :
730 1015 florian.lassenay
731 1302 youpi
  * * Dans le tableur soustraire les différents crédits S-MONEY déjà passés sur coopaccess du solde coopaccess (en haut)
732
  * * Soustraire (calculer avec sa petite calculette) le prélèvement visible dans dolibarr du solde dolibarr.
733 1015 florian.lassenay
734 1302 youpi
  * Si ça ne correspond pas, recommencer.
735
  * Cliquer sur le bouton rapprocher pour accéder à la page de rapprochement.
736
  * rapprocher les opérations en renseignant la date du jour (on ne prend pas la peine d'indiquer le type d'opération),
737
738
  * * **sauf**
739
  * * Les opérations dolibarr pas encore passées sur coopaccess
740
    * Dans le cas où la somme des crédits S-MONEY ne correspond pas à l'écriture "Prélèvement adhérents", cette dernière écriture, qu'on pourra vérifier le mois suivant.
741 1015 florian.lassenay
742
## Frais de fonctionnement (nos factures)
743
744
**Cogent**
745
746
* Enregistrer la facture  
747
748
* **Payer** la facture
749
750
**Nom de domaine**
751
752
* En juin ou juillet, renouveller sur https://www.bookmyname.com/ : depuis la page d'accueil, cliquer sur la partie "gérer", puis "Liste de vos noms de domaine", puis cocher tous les domaines aquilenet, puis choisir l'action "Renouveler des noms de domaine", payer, faire les virements correspondant.  
753
754
* Le mois d'après, **récupérer** la facture  
755
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/bookmyname-<date>-xxxxxx.pdf
756
757
## Facturations par Aquilenet
758 1108 florian.lassenay
759
**Établir une facture ADSL pour ceux qui en ont besoin !**
760
761 1228 youpi
**[Indications pour création sous dolibarr10](https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Manuel_factures_dolibarr)**
762 1220 florian.lassenay
763 1015 florian.lassenay
**penser à mettre à jour :**
764
765
> * Le numéro de facture (Nous avons commencé l'année en suivant les exigences du fisc, à savoir une numérotation unique et pas par adhérent)
766
> * La date de facture  
767
> * La date dans la désignation  
768 1070 florian.lassenay
> * La date du prélèvement
769
770 1088 florian.lassenay
### Facturations mensuelles
771 1070 florian.lassenay
772 1137 florian.lassenay
```
773 1139 florian.lassenay
mémo pour une facturation sans contrat sous dolibarr :
774
Facturer : Rédiger une facture avec un numéro
775
Charger : virer du compte de l'adhérent vers le compte produit/service fourni en mettant une référence (n° de facture) pour s'y retrouver.
776 1137 florian.lassenay
```
777 834
778 1131 florian.lassenay
779 834
### Facturations annuelles 
780 1095 florian.lassenay
781 1285 youpi
Créer les factures listées sur https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Facturations
782 1015 florian.lassenay
783 1037 youpi
## Lignes ADSL
784 834
785
* **Récupérer** les dernières factures sur https://vador.fdn.fr/adherents (Informations Administratives / Prélèvements), L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/FDN-<date>-xxxxxx.pdf  
786 1053 youpi
787 1034 youpi
* Si ça n'a pas déjà été fait pendant le rapprochement, virer le montant correspondant de FDN au crédit coopératif  
788 1041 youpi
* Vérifier que la balance du compte de fournisseur FDN retombe à 0 après leur dernière facture, sauf exceptions:
789 834
790 1297 youpi
* avec mars 2021 compris:
791 1253 youpi
792 1295 youpi
** FAS ouverture 3519 78
793 834
794 1290 youpi
* soit +78 en tout
795 834
796 1205 youpi
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php
797 1015 florian.lassenay
798
* S'assurer que les lignes nouvelles ont bien leur date de début correct (voir sur https://vador.fdn.fr/adherents) et que le montant du premier prélèvement est correct sur collect.online  
799
800
* Cliquer sur les boutons charge (sauf pour les anciennes lignes et les lignes actuellement en construction, pour lesquelles il faut regarder le détail de ce qu'il y a à faire)
801
802
* cela va:
803
804
> * Virer la souscription adhérent.e depuis le compte de la ligne vers le produit Lignes ADSL (Abonnement ligne xxx mois année)  
805
> * Virer la souscription adhérent.e depuis l'adhérent.e possédant la ligne vers le compte de la ligne.  
806
> * Virer la souscription FDN depuis la charge Lignes ADSL vers le compte de la ligne  
807
> * Virer la souscription FDN depuis le compte de la ligne vers le fournisseur FDN
808
809 1123 youpi
Note: on prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) l'abonnement pour le mois M-1.
810
811 1015 florian.lassenay
### Contrats
812 834
813 1172 youpi
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/contrats.php  
814 1142 youpi
* Cliquer sur les boutons charge des contrats où l'échéance est passée (elle est écrite en rouge). Cela va virer la souscription depuis le compte de l'adhérent.e vers le compte de produit correspondant.
815 1015 florian.lassenay
816 1123 youpi
Note: 
817
818
- Pour les VPN (on compte au prorata du mois utilisé), on prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) l'abonnement pour le mois M-1.
819 1127 youpi
- Pour les VM et hébergement (on compte par mois entier), on prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) l'abonnement pour le mois M.
820 1123 youpi
821 1015 florian.lassenay
### Adhésions
822
823 1142 youpi
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/cotisations.php
824 834
* pour chaque adhérent.e apparaissant dans la liste (qui sont ceux avec cotisation en retard):
825 1015 florian.lassenay
826
* S'il y a un RIB, on va prélever nous-même, donc cliquer sur le bouton charge, ce qui
827
828
> * Vire la cotisation annuelle ou mensuelle depuis l'adhérent.e vers le produit Cotisations.  
829
> * Ajoute la cotisation dans l'adhérent.e.
830
831
* S'il n'y a pas de RIB, on ne sait pas s'il y a lieu d'établir une cotisation, donc cliquer sur le bouton Rappel pour envoyer un mail à l'adhérent.e. Attention: si l'adresse e-mail est en @aquilenet.fr, il faut vérifier si l'adhérent.e relève bien ses mails, et sinon, lui envoyer un courrier papier.  
832
833
* Résilier les retardataires répétés.
834 1123 youpi
835
Note: On prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) les adhésions dont l'anniversaire est tombé pendant le mois M.
836 1066 youpi
837 1015 florian.lassenay
### Prélèvements & **injection dans dolibarr**
838
839 1142 youpi
* Aller sur collect.online  
840 1015 florian.lassenay
* Dans Echéances, faire sortir les échéances **du 10 du mois courant au 10 du mois suivant** (i.e. les prochaines échéances qui vont être prélevées, qu'on n'a pas encore injectées), cliquer sur Exporter . Attendre quelques secondes, le fichier devrait apparaitre dans la liste obtenue avec "Vos demandes d'export". Attention à bien prendre le bon fichier :) a priori le plus récent est en haut.
841 834
* Tester le résultat des prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/test_prelevements.php  
842 1015 florian.lassenay
* Vérifier que ça retombe bien à zéro sinon identifier les raisons
843 834
844
> * C'est un prélèvements dans collect.online à corriger (le corriger)
845
> * Une erreur existe dans dolibarr (montant d'abonnement, cotisation, sens de paiement ...)
846 1015 florian.lassenay
> * Situation temporaire (avance ou retard de paiement), dans ce cas documenter dans le champ commentaires de la fiche de compte dolibarr, en précisant la date de régulation prévue. Faire éventuellement un mail à l'adhérent si une action de sa part est requise.
847 1054 youpi
848 1015 florian.lassenay
* **Refaire** un nouvel export, le re-télécharger et refaire le test d'import.
849 1054 youpi
* Injecter vraiment les prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/import_prelevements.php  
850 834
* Vérifier dans l'ensemble des comptes que les adhérent.e.s sont bien retombés à 0. Quand ce n'est pas le cas, modifier le champ Commentaire du compte bancaire correspondant pour noter pourquoi.
851 1055 youpi
852 1054 youpi
**Vérification**
853 1142 youpi
854 834
> * Vérifier les balances des comptes d'adhérent.e.s, de fournisseurs, et de clients.
855
> * Encaisser (les envoyer par courrier & ajouter dolibarr) les chèques qui restent en mettant le numéro de remise dans le virement
856
> * Lancer les rappels de prélèvements depuis https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/rappel_prelevements.php (ça prend du temps car le script met à jour les clés gpg)
857
> * En janvier, faire la compta annuelle