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Compta » Historique » Version 1309

youpi, 29/01/2022 17:24

1 877 youpi
# Compta
2 834
3 877 youpi
## Liens rapides dans cette page
4 834
5 878 youpi
  - [Facture fournisseur](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Facture)  
6 1013 pizzacoca
  - [Compta mensuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Compta-mensuelle)  
7 1014 pizzacoca
  - [Compta annuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Compta-annuelle)  
8 878 youpi
  - [Nouvel.le adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-adh%C3%A9rente)  
9
  - [Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-cl%C3%A9-PGP-dune-adh%C3%A9rente)  
10
  - [Nouveau mandat](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-mandat)  
11
  - [Nouvelle ligne ADSL](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-ligne-ADSL)  
12
  - [Migration Ligne ADSL à Liazo](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Migration-ligne-ADSL-%C3%A0-Liazo)  
13 1134 youpi
  - [Déménagement ligne ADSL / Augmentation de débit](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#D%C3%A9m%C3%A9nagement-ligne-ADSL-augmentation-de-d%C3%A9bit)
14 878 youpi
  - [Réception de cotisation](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9ception-de-cotisation)  
15
  - [Encaisser un chèque](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Encaisser-un-ch%C3%A8que)  
16
  - [Résilier une ligne ADSL](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-une-ligne-ADSL)  
17
  - [Nouveau VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-VPN)  
18
  - [Ajouter une IP fixe à un VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-une-autre-IP-fixe-%C3%A0-un-VPN)  
19
  - [Résilier un VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-VPN)  
20 1182 youpi
  - [Résilier un.e adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-une-adh%C3%A9rente)  
21 1280 youpi
  - [Supprimer complètement un.e adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Supprimer-compl%C3%A8tement-un-ancien-adh%C3%A9rent)
22 878 youpi
  - [Ajouter de l'espace disque cloud](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-de-lespace-disque-owncloud)  
23
  - [Ajouter du disque local pour une VM](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-local-pour-une-VM)  
24
  - [Ajouter du disque NFS pour une VM](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-NFS-pour-une-VM)  
25
  - [Supprimer du disque](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Supprimer-du-disque-cloud-local-ou-NFS)  
26 880 youpi
  - [Renommer quelqu'un](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Renommer-quelquun)
27 878 youpi
28 834
## autres liens
29
30 1288 youpi
  - [TODO list mensuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/compta/wiki/Todolist-mensuelle)  
31 879 youpi
  - [[compta\_boiteaidées|TODO list un jour]]  
32
  - [La compta publique](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php)  
33
  - [La preuve par neuf de la compta](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/check.php)  
34
  - [La liste des pages dolibarr aux petits ognons pour nous](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet)  
35
  - [La compta adhérent](https://adherents.aquilenet.fr/compta.php)  
36
  - [le cloud](https://cloud.aquilenet.fr/index.php/apps/files/?dir=/Shared/Aquilenet-administration/Compta/adhesions)  
37
  - [coopanet](http://www.coopanet.coop) , Code utilisateur E145498P  
38
  - [collect online](http://collect.online)  
39 834
  - [[dolibarr]]  
40 879 youpi
  - Il y a aussi un [bac à sable dolibarr](https://dolibarr2.aquilenet.fr/)
41 1229 youpi
  - [création de factures sous dolibarr10](https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Manuel_factures_dolibarr)
42
  - ~~[[appli_generation_factures|Application django de génération des factures]]~~
43 951 youpi
  - les infos publiques envoyées à db.ffdn.org: (http://dolibarr.aquilenet.fr/isp.json)
44 952 youpi
  - les autres infos: (http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/infosplus.php)
45 877 youpi
46 834
## Doc
47 877 youpi
48
**Tout se passe sur dolibarr**
49 834
50 949 youpi
juste pour info, [Installation d'un nouveau dolibarr](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Installation_dolibarr) , et la liste des dépôts où on stocke nos scripts (référencée aussi sur https://www.ffdn.org/wiki/doku.php?id=formations:compta#travaux_de_la_fede)
51 950 youpi
    * http://git.aquilenet.fr/tools.git             scripts web pour générer des formulaires d'inscription , installé sur gaia:/srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin
52 1224 youpi
    * http://git.aquilenet.fr/tools-dolibarr.git    scripts dolibarr pour valider une inscription et les scripts de compta , installé sur cresus:/usr/share/dolibarr/scripts/aquilenet
53
    * http://git.aquilenet.fr/htdocs-dolibarr.git   pour gérer les lignes ADSL de manière sympa dans Dolibarr , installé sur cresus:/usr/share/dolibarr/htdocs/aquilenet
54
    * http://git.aquilenet.fr/adherents.git         pour l'espace adhérents, en dolibarr aussi, installé sur cresus:/srv/adherents
55 834
56
Les mails sont envoyés à tresorier@aquilenet.fr qui est un alias pour la liste tresorier@listes.aquilenet.fr qu'on peut gérer sur https://listes.aquilenet.fr/sympa/admin/tresorier
57 877 youpi
58
Ancien svn, n'est plus utilisé désormais  
59 834
svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/factures-fournisseurs  
60
svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/adhesions
61
62
Il est sans doute utile d'aller consulter d'abord la doc de FDN: https://wiki-adh.fdn.fr/wiki/documentation:notions_de_comptabilite pour comprendre les principes des comptes comptables. Il y a aussi eu un exposé à l'AG 2015 de la FFDN: http://www.aquilenet.fr/docs/compta.pdf
63
64
Voici ci-dessous le plan comptable. Quand on ajoute ou modifie une entrée, il faut penser à mettre à jour (TODO: factoriser dans aquilenet.lib.php):
65 877 youpi
66 834
* le numéro de Réf. du compte en question bien sûr  
67 877 youpi
68
* dans compte\_adherent() dans aquilenet.lib.php  
69
* dans soldes\_accounts(), et tout en bas, dans compta-asso.php  
70
* dans aquilenet.lib.php  
71 834
* dans dolibarr.php
72 877 youpi
73 834
* 05... : Compte de la ligne ADSL 05... Ne fait pas vraiment partie du plan comptable, on ne fait que faire passer les virements par ce compte pour y rassembler tout ce qui concerne une ligne ADSL donnée.  
74 877 youpi
75
* 12000000 : Compte de bilan  
76
* 1200xxxx : Compte d'exercice de l'année xxxx  
77
* 40100001 : Fournisseur Online.net  
78
* 40100002 : Fournisseur Bookmyname  
79
* 40100003 : Fournisseur divers  
80
* 40100004 : Fournisseur FDN  
81
* 40100005 : Fournisseur Syntis  
82
* 40100006 : Fournisseur Kazar  
83
* 40100007 : Fournisseur Cogent  
84
* 40100008 : Fournisseur Anteor  
85
* 40100009 : Fournisseur Orange  
86
* 40100010 : Fournisseur RIPE  
87
* 40100011 : Fournisseur OVH  
88 1244 youpi
* 40100012 : Fournisseur Fullsave
89 1289 youpi
* 40100013 : Fournisseur Gitoyen
90 1299 youpi
* 40100014 : Fournisseur Axione
91 877 youpi
* 41100xyz : Compte de l'adhérent.e xyz  
92
* 41101000 : Donateur divers  
93
* 41101001 : Clients divers  
94
* 41102xyz : Compte du client xyz  
95
* 51120000 : Remise de chèque  
96
* 51190000 : Prélèvements  
97
* 51200001 : Crédit coopératif  
98
* 53140000 : Caisse  
99
* 60000000 : Charge Lignes ADSL  
100
* 60400001 : Charge dedibox  
101
* 60400002 : Charge nom de domaine  
102
* 60400003 : Charge hébergement  
103
* 60400004 : Charge IP  
104
* 60400005 : Charge transit  
105
* 60630000 : Charge matériel petit équipement  
106
* 21830000 : Charge matériel informatique  
107
* 60700000 : Charge marchandise goodies  
108
* 60700001 : Charge marchandise briques  
109
* 61100000 : Charge installation  
110
* 61600000 : Charge assurance  
111
* 62310000 : Charge annonces et insertions  
112
* 62360000 : Charge stickers  
113
* 62610000 : Charge timbres et frais postaux  
114
* 62620000 : Charge livraison  
115
* 62700000 : Charge service bancaire  
116
* 62800000 : Charge Diverses  
117
* 63500000 : Charge taxe achat étranger  
118
* 70400000 : Produit installation  
119
* 70600000 : Produit lignes ADSL  
120
* 70600001 : Produit VPN  
121 1298 youpi
* 70600002 : Produit conseil
122 877 youpi
* 70700000 : Produit marchandise goodies  
123
* 70700001 : Produit marchandise briques  
124 1306 youpi
* 70700002 : Produit matériel informatique
125 877 youpi
* 70830000 : Produit hébergement  
126
* 70830001 : Produit transit  
127
* 70830002 : Produit stockage  
128
* 70830003 : Produit IP  
129
* 74000000 : Produit cotisations  
130
* 76000000 : Produit parts CC  
131 834
* 77000000 : Produit Dons
132 877 youpi
133 1002 pizzacoca
**En résumé**
134 877 youpi
135 834
  - Pour les comptes en banque et tiers (adhérent.e.s, fournisseurs), c'est négatif quand on leur a donné de l'avance de sous, et c'est positif quand on leur en doit (i.e. on est du côté "banquier" \!) Ainsi:
136 877 youpi
137 834
* C'est donc normal que les comptes en banque soient négatif, au contraire: c'est la banque qui nous doit des sous :) C'est exactement l'opposé de ce qui apparaît dans le compte chez la banque.  
138 877 youpi
139
* Si un.e adhérent.e est strictement négatif, il nous doit des sous, il faut lui prélever.  
140
* Si un.e adhérent.e est strictement positif, c'est qu'il a payé des trucs pour l'asso. Soit on lui rembourse, soit on ne lui prélève pas quelques mois.  
141
* Si un fournisseur est strictement positif, c'est qu'on lui doit des sous, il reste une facture impayée.  
142 872 pizzacoca
* Si un fournisseur est strictement négatif, c'est qu'on lui a donné trop de sous \! Il faut régulariser.
143 877 youpi
144
  - Pour les comptes de charge et de produit, c'est plus habituel:
145
146
* Une charge, c'est des sous en moins qui vont alimenter un fournisseur  
147
148
* Un produit, c'est des sous en plus qui viennent d'adhérent.e.s.
149
150
  - Pour les comptes en banque, on doit faire le "rapprochement" avec le relevé de compte. **Attention**, rapprocher rend l'écriture inchangeable. Il ne faut donc rapprocher qu'avec le relevé de compte confirmant l'opération sous les yeux.
151 834
152
Par exemple, voici pour un don et pour un paiement de facture:
153 877 youpi
154 1003 pizzacoca
**Don**
155 834
156
Par un.e adhérent.e
157 877 youpi
158
  - On vire le montant depuis son compte vers le compte produit don.Il nous doit donc maintenant des sous.
159
  - Le virement ou prélèvement est ordonné, on vire le montant depuis le
160
  - compte bancaire vers le compte de l'adhérent.e. Il ne nous doit plus de sous.
161 834
  - Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
162 877 youpi
163 864 pizzacoca
Si c'est une personne qu'on ne reverra pas souvent, on peut utiliser le  
164 834
compte "Donateur divers" à la place du compte d'un compte d'adhérent.e.
165
166 877 youpi
**Facture de fournisseur**
167 1004 pizzacoca
168 864 pizzacoca
Un fournisseur nous envoie une facture pour un service
169 834
170 877 youpi
* On vire chaque élément de la facture depuis le compte de charge correspondant vers le compte de fournisseur. On lui doit donc des sous
171 989 pizzacoca
172
* Lorsque l'on paie la facture, on vire le montant depuis le compte fournisseur vers le compte bancaire. On ne lui doit plus de sous.
173
174
* Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
175
176
* Lors d'un virement fait à un fournisseur on indique le numéro de facture (numéro invoice pour cogent par exemple)correspondant dans les trois champs 
177
178
> * motif du virement
179
> * Référence de l'opération
180
> * Référence de bout en bout
181
182
* Contacts Facturation Cogent : N° +33 (0) 1 49 03 18 00 billingeu@cogentco.com
183
184 877 youpi
## Nouvel.le adhérent.e
185 834
186
Sur réception d'une demande d'adhésion
187 870 pizzacoca
188 877 youpi
  - Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.
189
  - Corriger éventuellement des typos ou ajouts à la main sur le formulaire (majuscules, type d'adherent, numero de tel, adresse mail)
190 1223 youpi
  - Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvel_adherent.php, cela crée l'adhérent.e dans dolibarr, et du coup aussi dans LDAP, et donc une adresse mail etc., ainsi qu'un compte de compta tiers pour lui, ça l'inscrit à asso@listes.aquilenet.fr, et ça lui maile une bienvenue. Note débuggage: si le script se vautre, la fiche LDAP est quand même créée, il faut la supprimer avec un coup de `ldapdelete -H ldaps://ldap.aquilenet.fr -x -W -D uid=dolibarr,dc=aquilenet,dc=fr "cn=Jeannot Lapin,ou=members,dc=aquilenet,dc=fr"`
191 1301 youpi
  - FIXME TODO: vérifier que l'adresse se retrouve bien enregistrée dans la fiche adhérent, pour une personne physique comme pour une personne morale, apparemment ça merde au moins pour une morale ?
192 1109 pizzacoca
193
>  - S'il y a une commande de VPN, ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
194 834
  - * Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main: aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe. Utiliser `mkpasswd -m sha-512` pour le crypter, et alors la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."
195 1109 pizzacoca
196
>  -  * Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
197
198 877 youpi
  - Dans les comptes, virer depuis son compte d'adhérent.e vers le "produit cotisations" le droit d'entrée ou la cotisation, titre "Cotisation Machin Truc 2011"
199
  - Dans sa fiche dolibarr adhérent.e, ajouter l'adhésion dans l'onglet adhésions
200 973 youpi
  - puis, selon le mode de règlement, avec la date du jour:
201 877 youpi
202 973 youpi
* Si c'est un chèque, virer depuis le compte de remises vers son compte
203 877 youpi
204
* Si c'est en liquide, virer depuis la caisse vers son compte  
205
* Si c'est un virement, virer depuis le compte bancaire vers son compte (et rapprocher plus tard)  
206 834
* Si c'est un prélèvement, voir ci-dessous.
207 877 youpi
208 870 pizzacoca
  - Si l'adresse e-mail n'a pas été précisée, envoyer une lettre de bienvenue papier. Voir le courrier type dans le cloud dans adhesions
209 877 youpi
210 834
  - S'il y a un mandat
211 877 youpi
212 834
* Archiver le mandat original.  
213 877 youpi
214 1111 pizzacoca
* Aller sur http://www.collect.online/ Ajouter l'adhérent.e dans la partie prélèvement, On utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
215 877 youpi
216 1255 youpi
* Si c'est juste une adhésion ou un abonnement VPN, faire un prélèvement régulier annuel ou mensuel (note: on commence à prélever les vpn et adsl à la fin du mois suivant le premier mois de service vpn ou de mise en service adsl)
217 877 youpi
218 834
* Si c'est un abonnement ADSL, on crée l'échéancier plus tard, une fois la ligne effectivement construite.
219 877 youpi
220 834
  - S'il y a une souscription à une ligne ADSL
221 877 youpi
222 834
* Toute la compta est faite automatiquement par le script, il y a juste à archiver la demande dans le cloud  
223 877 youpi
224
* [Vérifier l'éligibilité de la ligne](https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi) et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total  
225
* Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter *toutes* les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.  
226 1132 youpi
* Envoyer un aimable mail de confirmation à services at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr avec support at aquilenet.fr en copie, pour permettre d'identifier la ligne ne pas oublier de préciser qu'il vient d'"aquilenet", donner le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent.
227 877 youpi
228 1126 youpi
* Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP, noter IPv4, préfixe IPv6, login et mot de passe (lisibles aussi sur https://vador.fdn.fr/adherents) dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne, et forwarder le mail à l'abonné en corrigeant un peu.  
229 877 youpi
230 834
* Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
231 877 youpi
232 834
* Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence  
233 877 youpi
234
* Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone  
235 834
* Quand l'ouverture de ligne est effective,
236 877 youpi
237 885 youpi
* * forwarder le mail à l'abonné  
238
* * aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,  
239 834
* * créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec un premier prélèvement manuel correspondant aux FAS + mois partiel, et le prélèvement automatique mensuel.  
240
* * Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:
241 885 youpi
242
* La référence et le libellé du compte de compta  
243 877 youpi
244 834
* Dans la Note de l'adhérent.e
245 877 youpi
246 834
  - S'il y a une commande de VPN,
247 877 youpi
248 834
* Vérifier le tarif du contrat vpn sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php
249 877 youpi
250 1300 youpi
* Si une IP statique est désirée, 
251 834
252 1300 youpi
  - Ajouter un contrat d'IP fixe
253
254
  - renommer dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd un fichier disponible.* en le login du VPN, le contenu est de la forme
255
256 877 youpi
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0  
257
ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1  
258
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
259 834
260 877 youpi
  - Archiver le tout: scanner tous les documents, ajouter au cloud, dans adhesions
261 852 youpi
262 877 youpi
  - FIXME: broken, Sur l'atelier, ajouter l'adhérent.e en tant que participant au projet aquilenet.
263 834
264 877 youpi
## Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e
265 1104 youpi
266 1222 youpi
TODO: dolibarr 10 + php7
267
268 1224 youpi
  - Sur cresus, lancer la récupération de la clé à partir du fingerprint:
269 907 youpi
270 877 youpi
sudo -u www-data gpg --keyserver pgp.mit.edu --homedir /srv/adherents/.gnupg/ --recv-key XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
271 944 youpi
272 877 youpi
  - Retrouver l'adhérent dans Dolibarr, suivre le "lien tiers Dolibarr", aller dans la fiche, la modifier, découper le fingerprint complet de la clé GPG en 4 paquets de 10 chiffres hexa, les mettre dans les cases Id professionnel 1 à 4.
273 907 youpi
274 877 youpi
## Nouveau mandat
275
276 837 youpi
Sur mandat arrivé après la demande d'adhésion ou mise à jour,
277 877 youpi
278 834
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , pour pouvoir faire un copier/coller des numéros iban et bic  
279 877 youpi
280
* Copier/coller dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouveau_mandat.php  
281
* Archiver le mandat.  
282
* Si c'est juste un changement de compte, dans collect.online, modifier juste dans le débiteur le numéro de compte.  
283
* Si c'est un nouveau service pour un débiteur existant, avec le même compte, dans collect.online, ajouter l'échéancier.  
284 834
* Si c'est un nouveau débiteur, ajouter l'adhérent.e dans collect.online, on utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
285 877 youpi
286
## Nouvelle ligne ADSL
287 834
288 1116 pizzacoca
> Penser à s'inscrire à la mailing list support@aquilenet.fr pour le suivi de l'ouverture.
289
290 1113 pizzacoca
**Souscription**  
291 1114 pizzacoca
> Sur souscription de ligne ADSL pour une adhésion existante.
292 877 youpi
293 834
**TODO** Décrire la procédure dans le cas d'un numéro VOISIN.
294 877 youpi
295 1169 youpi
* [Vérifier l'éligibilité de la ligne](https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi) et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total, cela permet notamment de savoir si c'est un numéro actif ou inactif.  
296 1142 youpi
297 877 youpi
* Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter *toutes* les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.  
298 1132 youpi
* Envoyer un mail de confirmation à services at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr avec comme informations dans le corps "aquilenet", le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent. Ce n'est pas un traitement automatique, rédiger le mail correctement.  
299 877 youpi
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.  
300 1112 pizzacoca
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste adsl@, et ajoute l'éventuel mandat  
301
* Ajouter, s'il.elle n'y est pas déjà, l'adhérent dans collect.online, la référence d'adhérent est lisible en allant cherche l'adhérent dans la partie adhérents de dolibarr.  
302 834
* Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
303
304 1113 pizzacoca
**Confirmation**
305
> Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP :
306 834
307 1117 pizzacoca
* Dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne noter :
308
  * IPv4
309
  * préfixe IPv6
310
  * login 
311 1126 youpi
  * mot de passe (lisibles aussi sur https://vador.fdn.fr/adherents) 
312 1117 pizzacoca
313
* Forwarder le mail à l'abonné (en écrivant en tant que support@aquilenet.fr) en corrigeant un peu.    
314 834
315 1113 pizzacoca
**Changement**
316
> Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
317 834
318 1113 pizzacoca
* Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence  
319 877 youpi
* Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone  
320
321 1113 pizzacoca
**Ouverture effective**
322
> Quand l'ouverture de ligne est effective
323
324
* forwarder le mail à l'abonné  
325
* aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,  
326
* créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant. Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour inclure les FAS + mois partiel.  
327
* modifier l'échéancier pour ajouter la cotisation annuelle s'il n'y en a pas déjà  
328
* Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:  
329
* La référence et le libellé du compte de compta  
330
* Dans le champ note de l'adhérent
331 840 youpi
332 834
Oui, c'est cracra de mettre le montant, il faudrait faire un lookup dans la base des tarifs (TODO). Pour l'instant c'est plus simple ainsi.
333
334
## Migration ligne ADSL à Liazo
335
336 877 youpi
Lorsqu'un adhérent demande à migrer sa ligne vers Liazo.
337 849 blagoi.iakov
338 877 youpi
La migration sera effective au début du bimestre suivant seulement (si on commande avant le 15 du deuxième mois du bimestre en cours, sinon c'est encore après).
339
340
* Dans l'espace adhérent chez FDN, retrouver la ligne, et cliquer sur "Changer le débit ou l'option"  
341
342 834
* Choisir l'option voulue: dégroupage total ou non.  
343 877 youpi
* Renommer le compte de compta de la ligne en "Reconstr Ligne 0123456789".  
344 834
* Corriger son option, du genre 80MLiazoOrange (pas de dégroupage) ou 80MLiazoOrangeNu (dégroupage total).  
345 877 youpi
* On reçoit régulièrement des mails pour la progression de la construction.
346
347 834
* Quand on reçoit le mail parlant du changement de login, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans le champ Commentaire de la ligne.  
348 877 youpi
349 834
* Si on reçoit un mail parlant du changement de numéro de téléphone, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans la ligne (à la fois la référence et le nom du compte) et dans la note de l'abonné  
350 877 youpi
* Une fois la construction faite, facturer les frais de migration à la fin du mois suivant.Modifier l'échéancier (l'adhérent.e sera prévenu par un script après avoir réalisé l'injection)
351 886 youpi
352 877 youpi
* Avant de faire la première facturation au nouveau tarif:
353 886 youpi
354 877 youpi
* * corriger les tarifs client/fournisseur  
355 886 youpi
356 877 youpi
* * Si c'est un dégroupage total, mettre à jour le numéro de la ligne
357 886 youpi
358 877 youpi
* * * Dans la référence et le libellé du compte de compta  
359 886 youpi
360 877 youpi
* * * Dans la Note de l'adhérent.e
361 886 youpi
362 877 youpi
* * Renommer le compte de compta en "Ligne 0123456789"  
363
364
* * corriger le montant de prélèvement sur collect.online
365
366 1133 youpi
## Déménagement ligne ADSL / augmentation de débit
367
368
Pour le déménagement d'une ligne ADSL, cela peut éventuellement intéresser l'abonné.e d'avoir une période de recouvrement, auquel cas on peut simplement lui faire ouvrir une nouvelle ligne puis fermer l'ancienne quand elle/il n'en a plus besoin. Mais cela veut aussi dire que le dernier mois (voire les deux derniers quand ça ne tombe pas à la fin d'un bimestre pour les lignes Nerim) de l'ancienne ligne est facturé entièrement.
369
370
On peut donc préférer demander un déménagement, c'est-à-dire reconstruire la ligne ailleurs.
371
372
C'est en fait la même procédure pour augmenter le débit: c'est une reconstruction de la ligne.
373
374
Dans tous les cas la reconstruction sera facturée.
375
376
Il faut en faire la demande à services at fdn dot fr en précisant le numéro de ligne et le nom de l'abonné.e, éventuellement la nouvelle adresse, et le nouveau débit (vérifier ce qui est possible avec le test d'éligibilité).
377
378
Une fois la reconstruction confirmée, facturer les frais TTC: charge ADSL -> ligne, ligne -> FDN, et adhérent -> ligne, ligne -> produit ADSL.
379
380 877 youpi
## Réception de cotisation
381
382
  - Dans le module adhérents
383
384
* retrouver l'adhérent.e dans la liste,  
385
386
* aller dans l'onglet adhésions/cotisations  
387
* ajouter l'adhésion: mettre comme fin un jour avant l'anniversaire suivant.
388
389
  - Répercuter l'adhésion dans la compta en virant depuis l'adhérent.e vers le produit cotisation
390 834
  - Encaisser le montant (chèque: voir ci-dessous, liquide: passer sur le compte d'un trésorier qui se fait prélever et qui encaissera le liquide)
391
392 877 youpi
## Encaisser un chèque
393
394
Pour éviter d'en envoyer tous les 36s du mois, plutôt que virer directement depuis le compte bancaire, on vire temporairement depuis un compte "Remises de chèques".
395 974 youpi
396 972 youpi
  - Vérifier l'ordre du chèque.
397 834
  - Signer le chèque au dos
398 877 youpi
  - Virer depuis le compte "Remises de chèques" vers le compte de l'adhérent.e, avec la date du jour. Ainsi on sait que l'adhérent.e a payé, mais il nous reste des chèques à encaisser, stockés sur une étagère.
399 1241 youpi
  - Lors du dépôt d'une remise des chèques qui se sont entassés, virer le montant total de la remise de chèques depuis le compte bancaire vers le compte de remises de chèque, avec le numéro de remise pour rapprocher facilement, et la date de la remise de chèques. Envoyer par courier à Agence de Bordeaux, 51 quai de Paludate, 33800 Bordeaux
400 877 youpi
  - Quand confirmé, rapprocher.
401
402
## Résilier une ligne ADSL
403
404
  - Charger sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/adsl.php les derniers mois complets
405 887 youpi
  - Renommer le compte de compta de la ligne en "Résiliation Ligne xxxx"
406 1132 youpi
  - La facturation chez Nerim est bimensuelle, donc il faut faire remonter la demande au services at fdn dot fr avant le 15 du deuxième mois du bimestre, pour éviter de payer un autre bimestre pour l'ADSL. Il vaut mieux faire remonter le plus tôt possible pour éviter de payer la partie transit de FDN.
407
  - mailer donc services arobase fdn point fr en donnant simplement le numéro de ligne et le nom de l'adhérent.e pour vérification, avec la date de résiliation souhaitée.
408 1305 youpi
  - Quand la ligne est effectivement coupée, désabonner l'adhérent de la liste adsl@
409 928 youpi
  - Lorsque la compta FDN est faite pour le dernier mois (qui comporte éventuellement une partie abonnée et une partie relicat facturée à prix coûtant), faire la compta pour la ligne à la main (TODO: automatiser):
410 940 pizzacoca
411
*****
412 930 youpi
413 936 youpi
### Facture mois plein
414 834
415 940 pizzacoca
* Pour les mois avant le mois où la résiliation est effective (donc les mois où le service a été permanent)
416
* * Utiliser le lien "charge" pour charger ces mois entiers. Il faut enlever temporairement le mot "Résiliation " pour que le script accepte de faire la charge automatiquement.
417 930 youpi
418 1304 youpi
### Facture des mois suivants
419 927 youpi
420 1304 youpi
Pour les mois suivants on ne s'embête pas pour quelques euros, on fait payer comptant
421 940 pizzacoca
422 1304 youpi
Pour des mois complets:
423
* Dans les commentaires de la ligne, remplacer le montant produit par le montant charge
424
* Cliquer sur Charge
425 927 youpi
426 1304 youpi
Pour des mois partiels:
427
* Mettre pour les deux montants le montant partiel facturé par FDN.
428
* Cliquer sur Charge
429 877 youpi
430 1107 youpi
* Établir le prélèvement des derniers mois à la main sur collect.online.  
431 946 youpi
* Renommer le libellé du compte de la ligne en "Ancienne Ligne xxxx"  
432 1304 youpi
* Ajouter à la fin de la Ref. du compte de compta de la ligne ".0" (ou plus), et mettre à jour la référence dans la Note privée de l'adhérent.e (c'est pour le cas où un autre adhérent reprendrait cette même ligne, pour que ça soit vraiment un autre abonnement).
433 877 youpi
* Une fois la dernière échéance passée, désactiver l'échéancier chez collect.online : modifier l'échéancier pour bloquer tous les mois (vraiment le modifier pour bloquer des mois entiers, pas juste bloquer des échéances précises), ce qui nous permet d'éventuellement pouvoir reprendre des prélèvements facilement si l'adhérent.e veut reprendre un abonnement.
434 1160 youpi
* S'il n'a plus d'abonnement, désabonner de la liste adsl@
435 834
436
## Nouveau VPN
437 877 youpi
438 834
Sur souscription de VPN pour un.e adhérent.e existant.
439
440 942 youpi
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.  
441 1097 pizzacoca
442 1222 youpi
TODO: dolibarr 10 + php7
443 1142 youpi
444 1097 pizzacoca
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste vpn`, et ajoute l'éventuel mandat: TODO: vérifier que le numéro de compte se retrouve bien enregistré, dans le tiers correspondant à l'adhérent.e, dans sa fiche.
445
  * ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
446
  * Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main :
447
448 1105 pizzacoca
> Retrouver le mot de passe dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe.
449
450 1097 pizzacoca
> ~~~
451
 # On crypte le mot de passe :
452 1243 youpi
 mkpasswd -m SHA-512
453
 Mot de passe :
454 942 youpi
> ~~~
455 877 youpi
456 1040 youpi
la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."  
457 877 youpi
  * Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
458
459
* Vérifier le tarif du contrat sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php
460 834
* Ajouter, s'il n'y est pas déjà, l'adhérent.e dans collect.online, la référence d'adhérent.e est lisible en allant cherche l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.  
461 1125 youpi
* créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant (on prélève à la fin du mois M / début du mois M+1 l'abonnement VPN pour le mois M-1). Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour le premier mois partiel.  
462 834
* corriger les prélèvements anniversaire pour y ajouter la cotisation.  
463 877 youpi
* Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
464
465
* Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
466 834
467 1208 youpi
> ~~~
468 877 youpi
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0  
469 834
ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1  
470 877 youpi
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
471 1208 youpi
> ~~~
472 834
473 877 youpi
où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers). Éventuellement il y a déjà un fichier `disponible.pour.ip.fixe` qui vient d'un précédent désabonnement.
474
475 1210 youpi
Et créer un contrat pour une IP fixe, pour la facturer.
476
477 834
## Ajouter une autre IP fixe à un VPN
478 877 youpi
479
* Si l'adhérent veut une 2e IP fixe, il suffit d'ajouter la route dans son /etc/openvpn/ccd sur  
480 834
iris et demeter:
481 877 youpi
482 1209 youpi
> ~~~
483 834
iroute 185.233.101.m 255.255.255.255  
484 877 youpi
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:m::/64
485 1209 youpi
> ~~~
486 834
487 1211 youpi
Et créer un contrat pour une IP fixe, pour la facturer.
488
489 877 youpi
## Résilier un VPN
490
491
* Sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php repérer le contrat  
492
493
* Charger éventuellement le dernier mois  
494
* Cliquer sur le contrat (2e colonne)  
495 1230 youpi
* Cliquer sur le bouton Cloturer tous les services
496 877 youpi
* Désactiver le login sur iris et demeter dans /etc/openvpn/password en mettant juste un \# en tête de ligne.  
497
* Renommer l'éventuel fichier dans ccd/ en disponible.pour.ip.fixe.xxx pour libérer l'IP  
498
* Désabonner de la liste vpn@
499
500 1231 youpi
## Résilier un mandat
501
502
Quand on désactive un prélèvement, il faut prévenir dolibarr qu'on ne prélève plus automatiquement la cotisation:
503
504
* Aller dans le module "tiers"
505
* Dans la liste des Tiers, retrouver l'adhérent.e
506
* Aller dans l'onglet Informations de paiement
507
* Supprimer l'info de compte bancaire
508
509 1129 youpi
## Résilier un.e adhérent.e
510 877 youpi
511 1103 pizzacoca
* Dans la liste dans le module Adhérents, cliquer sur la croix rouge pour résilier.  
512 1099 pizzacoca
513 1270 youpi
* Désinscrire de la [liste asso](https://listes.aquilenet.fr/review/asso)  
514 834
515 1129 youpi
* Désactiver le compte ldap en changeant le mot de passe dans sa fiche adhérent.e dolibarr pour qu'ille ne puisse plus se logguer. 
516 1103 pizzacoca
517
> dans le cas d'une demande de suppression totale des mails, aller sur hera
518
519
~~~
520
  sudo su
521
  cd /srv/vmail/aquilenet.fr/
522 834
  rm -fr prenom.nom
523 1103 pizzacoca
~~~
524
525
> Pour les plus joueurs
526
527
~~~
528 877 youpi
sudo cd rm /srv/vmail/aquilenet.fr/prenom.nom -fr
529 1103 pizzacoca
~~~
530 877 youpi
531
* Supprimer les comptes utilisateurs autres.  
532 834
533
* Enlever les permissions dans l'atelier.
534 877 youpi
535 1271 youpi
## Supprimer complètement un ancien adhérent
536
537 1279 youpi
TODO: incomplet: pas possible de supprimer un compte de compta ?
538
539 1271 youpi
3 ans après la résiliation d'un adhérent, le RGPD nous dit que nous devons supprimer toutes les informations liées à l'adhérent.
540
541 1272 youpi
* Vérifier sur hera dans /srv/vmail/aquilenet.fr/le.login qu'il n'y a pas eu d'accès aux mails depuis longtemps, i.e. typiquement boite au lettre "new" avec des tas de mails, et "cur"  qui s'arrête à la date de résiliation
542
* Supprimer le répertoire /srv/vmail/aquilenet.fr/le.login
543 1273 youpi
* Dans https://dolibarr.aquilenet.fr/compta/facture/list.php supprimer les factures
544 1275 youpi
* Dans https://dolibarr.aquilenet.fr/contrat/list.php supprimer les contrats
545 834
* Sur iris/demeter supprimer la ligne dans /etc/openvpn/passwd
546 1279 youpi
* Vérifier que son compte de compta est à 0 (sinon passer le solde en pertes & profits), le supprimer (FIXME: pas d'option pour faire ça ??)
547 1281 youpi
* Supprimer le débiteur dans collect.online
548 1271 youpi
* TODO: suite
549
* En tout dernier, supprimer l'adhérent depuis le module adhésion.
550 1284 youpi
* TODO: est-ce que ça supprime son tiers ?
551 1271 youpi
552 877 youpi
## Ajouter de l'espace disque owncloud
553
554
TODO: automatiser la partie dolibarr
555
556
  - se logguer sur nextcloud avec son compte habituel (qui est dans le groupe admin, pour le vérifier aller dans paramètres et vérifier le(s) groupe(s))
557
  - Dans le menu en haut à droite, choisir Utilisateurs
558
  - retrouver l'utilisateur dans la liste
559
  - changer son quota
560
  - noter son uuid
561
  - sur sayanet, dans /home/aquilenet-backup/BackItUp/BackItUp.conf, ajouter l'uuid à la liste\_exclusions
562 1115 youpi
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php s'il avait déjà un contrat,
563
    - si oui il suffit de l'augmenter,
564
    - si non il faut en créer un nouveau. dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-owncloud", choisir la quantité en Go/an, ajouter, modifier éventuellement le tarif
565 877 youpi
  - valider
566 922 youpi
  - modifier le statut du service en l'activant avec comme date de terminaison 2099
567
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
568
  - établir le prélèvement automatique sur collect.online
569
570
## Ajouter une facturation de VM ou serveur à prix libre
571
572
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "heb-mezza" ou VM, mettre 1 unité.
573 1179 youpi
  - changer le prix unitaire pour mettre le prix libre (par mois !)
574 922 youpi
  - valider le contrat
575 834
  - activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
576
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
577 1024 youpi
  - Créer la VM ou installer le serveur
578 877 youpi
579
## Ajouter du disque local pour une VM
580
581 1177 youpi
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat", mettre pour la ref le nom de la VM, et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-local", choisir la quantité en Go/an, changer éventuellement le tarif.
582 877 youpi
  - valider le contrat
583 1135 youpi
  - modifier l'état du service dans le contrat pour le passer en actif avec comme date de terminaison 2099
584 877 youpi
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
585 1025 youpi
  - Créer la VM
586 877 youpi
587
## Ajouter du disque NFS pour une VM
588
589 1178 youpi
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat", mettre pour la ref le nom de la VM + "NFS", et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-NFS", choisir la quantité en Go/an, changer éventuellement le tarif.
590 877 youpi
  - valider le contrat
591 1136 youpi
  - modifier l'état du service dans le contrat pour le passer en actif avec comme date de terminaison 2099
592 877 youpi
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
593
  - Voir https://atelier.aquilenet.fr/projects/infrastructure/wiki/NFS pour la création du volume, et mettre le quota.
594
595 834
## Supprimer du disque cloud, local ou NFS
596 877 youpi
597 834
  - [dans dolibarr](http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php) retrouver le contrat correspondant à la VM, cliquer sur le numéro de contrat.
598 877 youpi
  - Cliquer sur l'icône modifier à droite de "Statut du service", mettre la date de fin de service et cliquer sur Clôturer
599 834
  - Faire l'action adminsys correspondante.
600 877 youpi
601 834
## Et sourtout
602
603
Pour vérifier qu'il n'y a pas d'erreur, regarder la somme des soldes tout en bas de [la compta publique](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php), ça doit retomber à zéro.
604 877 youpi
605
## Supprimer un essai
606
607 834
On n'efface pas ce qui a existé réellement, mais on peut avoir besoin de supprimer un test.
608 877 youpi
609 834
  - Supprimer l'adhérent.e
610 877 youpi
  - Dans compta/tréso, Clients, choisir le client, regarder la fiche, supprimer
611 834
  - Supprimer le compte de compta
612 877 youpi
613 834
## Modifier les tarifs
614 877 youpi
615
  - Modifier dans sous.ods dans les recettes des produits.
616 834
617 877 youpi
* Dans gaia, /srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin, modifier eligibilite.cgi  
618
619 834
* Dans dolibarr, Services, modifier le/les services concernés  
620 877 youpi
* Dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/ , aller voir les lignes concernées, modifier le champ commentaire.
621
622 834
  - Dans les formulaires, modifier adsl-tail.inc, recompiler, commiter, svn up dans /srv/si/formulaires, copier adsl\*.pdf dans /srv/www/aquilenet.fr/docs/
623
  - Sur le site web, modifier http://www.aquilenet.fr/node/8
624 1252 youpi
625 877 youpi
## Renommer quelqu'un
626
627
C'est galère et technique, mais pas impossible. Il faut (au moins, difficile d'être sûr qu'on n'ait rien oublié)
628
629
  - Dans sa fiche adhérent, changer nom/prénom, login, email
630
  - Sur hera, dans /home/vmail/aquilenet.fr, renommer le répertoire
631 834
  - Dans la fiche tiers dolibarr, change nom/prénom
632 953 youpi
  - Renommer son compte de compta, voire les écritures
633 1254 youpi
  - Dans la liste des contrats, renommer au besoin
634
  - Renommer son accès vpn sur iris et demeter
635 953 youpi
  - Supprimer l'ancien utilisateur dans l'atelier
636
637
## Ajouter un type de service
638
639
Dans le module service, cliquer sur Nouveau service.
640
641
Peu importe la référence et libellé du service.
642
643
Bien mettre la durée: 1 année ou 1 mois.
644 1015 pizzacoca
645 1017 pizzacoca
Mettre le prix en TTC et mettre la TVA à 0%
646
647
Dans le script aquilenets/contrats.php, ajouter dans le switch pour choisir le compte de produit à créditer.
648 834
649 1017 pizzacoca
# Compta annuelle
650
651 1264 youpi
Récupérer les factures:
652
653
* Enercoop sur https://espace-client.enercoop.fr/mon-espace/accueil/#bienvenue , dans factures-fournisseurs/<annee>/Enercoop-<date>-NATLFAC\_xx\_xxxxxxxx.pdf  
654
655
* Eau Bordeaux métropole sur https://www.usagers.leau.bordeaux-metropole.fr/ , dans factures-fournisseurs/2XXX/eau_XXXXXXXX.pdf
656
657 1267 youpi
* FDN sur https://vador.fdn.fr/adherents
658
659
* Collect.online sur https://collect.online/
660
661 1264 youpi
662 1042 youpi
Faire le bilan d'exercice:
663 1017 pizzacoca
664 1268 youpi
  - Créer un compte de référence 120020xx, de libellé "Exercice 20xx", de type "Compte bancaire épargne/placement"
665
  - le modifier pour désactiver la fonction de rapprochement.
666 1043 youpi
  - Vérifier que les fournisseurs sont à 0, corriger le cas échéant, sinon on les passera en passifs ou actifs
667 1214 youpi
  - Vider chaque compte produit et charge vers ce compte, à l'aide de virements "Exercice 20xx Produit/Charge truc". Cela remet donc à zéro tous les comptes de produit et charge.
668 1216 youpi
  - En faire un bilan d'exercice dans sous.ods dans une nouvelle feuille "20xx": copier la feuille de l'année d'avant, corriger les montants des charges et produits
669 1017 pizzacoca
  - Virer l'exercice sur le compte "Bilan", avec l'intitulé "Exercice 20xx" . Le compte d'exercice 20xx est donc tombé à zéro.
670
671
Faire le bilan comptable (inverser tous les signes pour que ce soit plus intuitif à comprendre) dans sous.ods, en utilisant notamment le résumé de la page https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/bilan.php
672 1218 youpi
673 1017 pizzacoca
  - Actif:
674
675
* les comptes courants et épargnes vont en actifs.  
676
677
* les comptes tiers **négatifs** vont en créances (on devrait recevoir ces sous-là un jour), y ajouter les éventuels chèques non encore encaissés.
678 1217 youpi
679 1017 pizzacoca
  - Passif:
680 1047 youpi
681 1017 pizzacoca
* Le compte "Bilan" (avant virement de l'exercice de l'année) va dans "Exercices passés"  
682
683
* les comptes tiers **positifs** vont en dettes (on a encore ça à payer).
684
685 1048 youpi
Vérifier que les deux totaux correspondent
686 1017 pizzacoca
687 1050 youpi
Mettre à jour sous.ods:
688 1017 pizzacoca
689 1051 youpi
  - Télécharger sous.csv depuis dolibarr: https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/export_sous.php
690 1052 youpi
  - ouvrir sous.csv en n'utilisant **que** le point-virgule comme séparateur
691 1017 pizzacoca
  - copier/coller son contenu dans la feuille adhérents\_import de sous.ods
692 1015 pizzacoca
  - mettre à jour la feuille historique depuis la feuille Situation
693 1213 youpi
  - étendre la plage de données des graphes dans la feuille Graphes
694 1015 pizzacoca
  - Vérifier les feuilles Situation et Bilan mensuel, imprimer les feuilles Situation, Graphes, Bilan mensuel, et 20xx
695
696
# Compta mensuelle
697
698 1118 pizzacoca
* voir les TODO sur https://atelier.aquilenet.fr/projects/compta/wiki/Todolist-mensuelle
699
700 1015 pizzacoca
### Vérification rejets de prélèvement :
701
702
* Vérifier sur collect.online s'il y a eu des rejets sur le dernier prélèvement: depuis la page d'accueil, le bouton "Traiter" à droite de "impayées" en rouge (même s'il indique 0, il peut y en avoir...)
703
704
> * Aller vérifier sur coopacces: s'il y a effectivement un débit S-MONEY correspondant, utiliser cette date-là pour réaliser des virements inverses entre les adhérents concernés et le compte du crédit coopératif, qui du coup doivent de nouveau la créance. 
705
> * Sinon, c'est que le prélèvement n'a même pas été essayé, mettre la même date que le prélèvement. dans ce cas baisser d'autant le montant du prélèvement global des adhérents (Prélèvements adhérents XX/XXXX) et virer depuis les comptes des adhérents concernés vers le compte prélèvements.
706
> * Augmenter d'autant le prélèvement suivant, et vérifier avec l'adhérent pour que le prélèvement puisse se faire
707
708
### Rapprochement :
709
710
* Aller sur https://www.credit-cooperatif.coop/Entreprises/Banque-au-quotidien/Coop-access , demander l'export des écritures du compte bancaire pour ouvrir dans un tableur
711
712
* aller https://dolibarr.aquilenet.fr/compta/bank/account.php?account=1, comparer: on peut par exemple prendre chaque écriture de dolibarr depuis la date du dernier rapprochement, et cocher dans le tableur
713
714 1302 youpi
  * Attention, les crédits S-MONEY dans coopaccess correspondent à l'écriture "Prélèvements adhérents" dans dolibarr. Si ça ne correspond pas c'est éventuellement normal, cf plus bas.
715
  * Il y a un débit S-MONEY dans coopaccess correspondant aux frais bancaires
716
  * Les autres débits S-MONEY éventuels dans coopaccess correspondent à de rejets de prélèvement, cf ci-dessus
717 1015 pizzacoca
718
* Enrichir dolibarr des opérations non cochées.
719
* Vérifier le sens des opérations non rapprochées
720
* Vérifier que la ligne "solde actuel" dolibarr est égale au solde sur coopacces.
721 834
722 1302 youpi
  * Si la somme des crédits S-MONEY dans coopaccess ne correspond pas à l'écriture "Prélèvements adhérents" dans dolibarr, il y a peut-être des prélèvements qui ne sont pas encore passés (parce qu'on est au début du mois seulement). Du coup pour vérifier tout de même les soldes :
723 1015 pizzacoca
724 1302 youpi
  * * Dans le tableur soustraire les différents crédits S-MONEY déjà passés sur coopaccess du solde coopaccess (en haut)
725
  * * Soustraire (calculer avec sa petite calculette) le prélèvement visible dans dolibarr du solde dolibarr.
726 1015 pizzacoca
727 1302 youpi
  * Si ça ne correspond pas, recommencer.
728
  * Cliquer sur le bouton rapprocher pour accéder à la page de rapprochement.
729
  * rapprocher les opérations en renseignant la date du jour (on ne prend pas la peine d'indiquer le type d'opération),
730
731
  * * **sauf**
732
  * * Les opérations dolibarr pas encore passées sur coopaccess
733
    * Dans le cas où la somme des crédits S-MONEY ne correspond pas à l'écriture "Prélèvement adhérents", cette dernière écriture, qu'on pourra vérifier le mois suivant.
734 1015 pizzacoca
735
## Frais de fonctionnement (nos factures)
736
737
**Cogent**
738
739
* Enregistrer la facture  
740
741
* **Payer** la facture
742
743
**Nom de domaine**
744
745
* En juin ou juillet, renouveller sur https://www.bookmyname.com/ : depuis la page d'accueil, cliquer sur la partie "gérer", puis "Liste de vos noms de domaine", puis cocher tous les domaines aquilenet, puis choisir l'action "Renouveler des noms de domaine", payer, faire les virements correspondant.  
746
747
* Le mois d'après, **récupérer** la facture  
748
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/bookmyname-<date>-xxxxxx.pdf
749
750
## Facturations par Aquilenet
751 1108 pizzacoca
752
**Établir une facture ADSL pour ceux qui en ont besoin !**
753
754 1228 youpi
**[Indications pour création sous dolibarr10](https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Manuel_factures_dolibarr)**
755 1220 pizzacoca
756 1015 pizzacoca
**penser à mettre à jour :**
757
758
> * Le numéro de facture (Nous avons commencé l'année en suivant les exigences du fisc, à savoir une numérotation unique et pas par adhérent)
759
> * La date de facture  
760
> * La date dans la désignation  
761 1070 pizzacoca
> * La date du prélèvement
762
763 1037 youpi
## Lignes ADSL
764 834
765
* **Récupérer** les dernières factures sur https://vador.fdn.fr/adherents (Informations Administratives / Prélèvements), L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/FDN-<date>-xxxxxx.pdf  
766 1053 youpi
767 1034 youpi
* Si ça n'a pas déjà été fait pendant le rapprochement, virer le montant correspondant de FDN au crédit coopératif  
768 1041 youpi
* Vérifier que la balance du compte de fournisseur FDN retombe à 0 après leur dernière facture, sauf exceptions:
769 834
770 1307 youpi
* avec avril 2021 compris:
771 1253 youpi
772 1295 youpi
** FAS ouverture 3519 78
773 1309 youpi
** FAS ouverture 5873 78
774 834
775 1308 youpi
* soit +156 en tout
776 834
777 1205 youpi
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php
778 1015 pizzacoca
779
* S'assurer que les lignes nouvelles ont bien leur date de début correct (voir sur https://vador.fdn.fr/adherents) et que le montant du premier prélèvement est correct sur collect.online  
780
781
* Cliquer sur les boutons charge (sauf pour les anciennes lignes et les lignes actuellement en construction, pour lesquelles il faut regarder le détail de ce qu'il y a à faire)
782
783
* cela va:
784
785
> * Virer la souscription adhérent.e depuis le compte de la ligne vers le produit Lignes ADSL (Abonnement ligne xxx mois année)  
786
> * Virer la souscription adhérent.e depuis l'adhérent.e possédant la ligne vers le compte de la ligne.  
787
> * Virer la souscription FDN depuis la charge Lignes ADSL vers le compte de la ligne  
788
> * Virer la souscription FDN depuis le compte de la ligne vers le fournisseur FDN
789
790 1123 youpi
Note: on prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) l'abonnement pour le mois M-1.
791
792 1015 pizzacoca
### Contrats
793 834
794 1172 youpi
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/contrats.php  
795 1142 youpi
* Cliquer sur les boutons charge des contrats où l'échéance est passée (elle est écrite en rouge). Cela va virer la souscription depuis le compte de l'adhérent.e vers le compte de produit correspondant.
796 1015 pizzacoca
797 1123 youpi
Note: 
798
799
- Pour les VPN (on compte au prorata du mois utilisé), on prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) l'abonnement pour le mois M-1.
800 1127 youpi
- Pour les VM et hébergement (on compte par mois entier), on prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) l'abonnement pour le mois M.
801 1123 youpi
802 1015 pizzacoca
### Adhésions
803
804 1142 youpi
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/cotisations.php
805 834
* pour chaque adhérent.e apparaissant dans la liste (qui sont ceux avec cotisation en retard):
806 1015 pizzacoca
807
* S'il y a un RIB, on va prélever nous-même, donc cliquer sur le bouton charge, ce qui
808
809
> * Vire la cotisation annuelle ou mensuelle depuis l'adhérent.e vers le produit Cotisations.  
810
> * Ajoute la cotisation dans l'adhérent.e.
811
812
* S'il n'y a pas de RIB, on ne sait pas s'il y a lieu d'établir une cotisation, donc cliquer sur le bouton Rappel pour envoyer un mail à l'adhérent.e. Attention: si l'adresse e-mail est en @aquilenet.fr, il faut vérifier si l'adhérent.e relève bien ses mails, et sinon, lui envoyer un courrier papier.  
813
814
* Résilier les retardataires répétés.
815 1123 youpi
816
Note: On prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) les adhésions dont l'anniversaire est tombé pendant le mois M.
817 1066 youpi
818 1015 pizzacoca
### Prélèvements & **injection dans dolibarr**
819
820 1142 youpi
* Aller sur collect.online  
821 1015 pizzacoca
* Dans Echéances, faire sortir les échéances **du 10 du mois courant au 10 du mois suivant** (i.e. les prochaines échéances qui vont être prélevées, qu'on n'a pas encore injectées), cliquer sur Exporter . Attendre quelques secondes, le fichier devrait apparaitre dans la liste obtenue avec "Vos demandes d'export". Attention à bien prendre le bon fichier :) a priori le plus récent est en haut.
822 834
* Tester le résultat des prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/test_prelevements.php  
823 1015 pizzacoca
* Vérifier que ça retombe bien à zéro sinon identifier les raisons
824 834
825
> * C'est un prélèvements dans collect.online à corriger (le corriger)
826
> * Une erreur existe dans dolibarr (montant d'abonnement, cotisation, sens de paiement ...)
827
> * Situation temporaire (avance ou retard de paiement), dans ce cas documenter dans le champ commentaires de la fiche de compte dolibarr, en précisant la date de régulation prévue. Faire éventuellement un mail à l'adhérent si une action de sa part est requise.
828
829
* **Refaire** un nouvel export, le re-télécharger et refaire le test d'import.
830
* Injecter vraiment les prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/import_prelevements.php  
831
* Vérifier dans l'ensemble des comptes que les adhérent.e.s sont bien retombés à 0. Quand ce n'est pas le cas, modifier le champ Commentaire du compte bancaire correspondant pour noter pourquoi.
832
833
**Vérification**
834
835
> * Vérifier les balances des comptes d'adhérent.e.s, de fournisseurs, et de clients.
836
> * Encaisser (les envoyer par courrier & ajouter dolibarr) les chèques qui restent en mettant le numéro de remise dans le virement
837
> * Lancer les rappels de prélèvements depuis https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/rappel_prelevements.php (ça prend du temps car le script met à jour les clés gpg)
838
> * En janvier, faire la compta annuelle
839 1303 youpi
840
### Facturations mensuelles
841
842
```
843
mémo pour une facturation sans contrat sous dolibarr :
844
Facturer : Rédiger une facture avec un numéro
845
Charger : virer du compte de l'adhérent vers le compte produit/service fourni en mettant une référence (n° de facture) pour s'y retrouver.
846
```
847
848
849
### Facturations annuelles 
850
851
Créer les factures listées sur https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Facturations