Compta » History » Revision 1445
« Previous |
Revision 1445/1471
(diff)
| Next »
youpi, 11/10/2023 01:06 AM
Compta¶
- Table of contents
- Compta
- autres liens
- Présentation générale
- Nouvel.le adhérent.e
- Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e
- Nouveau mandat
- Nouvelle ligne ADSL
- Migration ligne ADSL à Liazo
- Déménagement ligne ADSL / augmentation de débit
- Nouvelle ligne FTTH Axione
- Nouvelle ligne FTTH Netwo
- Nouvelle carte SIM
- Réception de cotisation
- Encaisser un chèque
- Résilier une ligne ADSL
- Résilier une ligne FTTH
- Nouveau VPN
- Ajouter une autre IP fixe à un VPN
- Ajouter seulement une IPv6 fixe à un VPN
- Résilier un VPN
- Résilier un mandat
- Résilier un.e adhérent.e
- Supprimer complètement un ancien adhérent
- Ajouter de l'espace disque owncloud
- Ajouter une facturation de VM ou serveur à prix libre
- Ajouter du disque local pour une VM
- Ajouter du disque NFS pour une VM
- Ajouter un contrat d'hébergement
- Ajouter un contrat de SIM
- Supprimer du disque cloud, local ou NFS
- Et sourtout
- Supprimer un essai
- Modifier les tarifs
- Renommer quelqu'un
- Ajouter un type de service
- Compta annuelle
- Compta mensuelle
autres liens¶
- TODO list mensuelle
- TODO list un jour
- La compta publique
- La preuve par neuf de la compta
- La liste des pages dolibarr aux petits ognons pour nous
- La compta adhérent
- le cloud
- coopanet , Code utilisateur E145498P
- collect online
- dolibarr
- Il y a aussi un bac à sable dolibarr
- création de factures et devis sous dolibarr10
Application django de génération des factures- les infos publiques envoyées à db.ffdn.org: (http://dolibarr.aquilenet.fr/isp.json)
- les autres infos: (http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/infosplus.php)
Présentation générale¶
Tout se passe sur dolibarr
juste pour info, Installation d'un nouveau dolibarr , et la liste des dépôts où on stocke nos scripts (référencée aussi sur https://www.ffdn.org/wiki/doku.php?id=formations:compta#travaux_de_la_fede)
* http://git.aquilenet.fr/tools.git scripts web pour générer des formulaires d'inscription , installé sur gaia:/srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin
* http://git.aquilenet.fr/tools-dolibarr.git scripts dolibarr pour valider une inscription et les scripts de compta , installé sur cresus:/usr/share/dolibarr/scripts/aquilenet
* http://git.aquilenet.fr/htdocs-dolibarr.git pour gérer les lignes ADSL de manière sympa dans Dolibarr , installé sur cresus:/usr/share/dolibarr/htdocs/aquilenet
* http://git.aquilenet.fr/adherents.git pour l'espace adhérents, en dolibarr aussi, installé sur cresus:/srv/adherents
Les mails sont envoyés à tresorier@aquilenet.fr qui est un alias pour la liste tresorier@listes.aquilenet.fr qu'on peut gérer sur https://listes.aquilenet.fr/sympa/admin/tresorier
Ancien svn, n'est plus utilisé désormais
svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/factures-fournisseurs
svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/adhesions
Il est sans doute utile d'aller consulter d'abord la doc de FDN: https://wiki-adh.fdn.fr/wiki/documentation:notions_de_comptabilite pour comprendre les principes des comptes comptables. Il y a aussi eu un exposé à l'AG 2015 de la FFDN: http://www.aquilenet.fr/docs/compta.pdf
Voici ci-dessous le plan comptable. Quand on ajoute ou modifie une entrée, il faut penser à mettre à jour (TODO: factoriser dans aquilenet.lib.php):
le numéro de Réf. du compte en question bien sûr
dans compte_adherent() dans aquilenet.lib.php
dans soldes_accounts(), et tout en bas, dans compta-asso.php
dans aquilenet.lib.php
dans dolibarr.php
05... : Compte de la ligne ADSL 05... Ne fait pas vraiment partie du plan comptable, on ne fait que faire passer les virements par ce compte pour y rassembler tout ce qui concerne une ligne ADSL donnée.
12000000 : Compte de bilan
1200xxxx : Compte d'exercice de l'année xxxx
40100001 : Fournisseur Online.net
40100002 : Fournisseur Bookmyname
40100003 : Fournisseur divers
40100004 : Fournisseur FDN
40100005 : Fournisseur Syntis
40100006 : Fournisseur Kazar
40100007 : Fournisseur Cogent
40100008 : Fournisseur Anteor
40100009 : Fournisseur Orange
40100010 : Fournisseur RIPE
40100011 : Fournisseur OVH
40100012 : Fournisseur Fullsave
40100013 : Fournisseur Gitoyen
40100014 : Fournisseur Axione (et autres, du genre La Fibre Paloise)
40100015 : Fournisseur FranceIX
40100016 : Fournisseur NetWo
41100xyz : Compte de l'adhérent.e xyz
41101000 : Donateur divers
41101001 : Clients divers
41102xyz : Compte du client xyz
51120000 : Remise de chèque
51190000 : Prélèvements
51200001 : Crédit coopératif
53140000 : Caisse
60000000 : Charge Lignes ADSL
60400001 : Charge dedibox
60400002 : Charge nom de domaine
60400003 : Charge hébergement
60400004 : Charge IP
60400005 : Charge transit
60400006 : Charge peering
60400007 : Charge SIM
60630000 : Charge matériel petit équipement
21830000 : Charge matériel informatique
60700000 : Charge marchandise goodies
60700001 : Charge marchandise briques
61100000 : Charge installation
61600000 : Charge assurance
62310000 : Charge annonces et insertions
62360000 : Charge stickers
62610000 : Charge timbres et frais postaux
62620000 : Charge livraison
62700000 : Charge service bancaire
62800000 : Charge Diverses
63500000 : Charge taxe achat étranger
70400000 : Produit installation
70600000 : Produit lignes ADSL
70600001 : Produit VPN
70600002 : Produit Wifi
70600003 : Produit SIM
70700000 : Produit marchandise goodies
70700001 : Produit marchandise briques
70700002 : Produit matériel informatique
70830000 : Produit hébergement
70830001 : Produit transit
70830002 : Produit stockage
70830003 : Produit IP
74000000 : Produit cotisations
76000000 : Produit parts CC
77000000 : Produit Dons
En résumé
Pour les comptes en banque et tiers (adhérent.e.s, fournisseurs), c'est négatif quand on leur a donné de l'avance de sous, et c'est positif quand on leur en doit (i.e. on est du côté "banquier" !) Ainsi:
- C'est donc normal que les comptes en banque soient négatif, au contraire: c'est la banque qui nous doit des sous :) C'est exactement l'opposé de ce qui apparaît dans le compte chez la banque.
- Si un.e adhérent.e est strictement négatif, il nous doit des sous, il faut lui prélever.
- Si un.e adhérent.e est strictement positif, c'est qu'il a payé des trucs pour l'asso. Soit on lui rembourse, soit on ne lui prélève pas quelques mois.
- Si un fournisseur est strictement positif, c'est qu'on lui doit des sous, il reste une facture impayée.
- Si un fournisseur est strictement négatif, c'est qu'on lui a donné trop de sous ! Il faut régulariser.
- C'est donc normal que les comptes en banque soient négatif, au contraire: c'est la banque qui nous doit des sous :) C'est exactement l'opposé de ce qui apparaît dans le compte chez la banque.
Pour les comptes de charge et de produit, c'est plus habituel:
- Une charge, c'est des sous en moins qui vont alimenter un fournisseur
- Un produit, c'est des sous en plus qui viennent d'adhérent.e.s.
- Une charge, c'est des sous en moins qui vont alimenter un fournisseur
Pour les comptes en banque, on doit faire le "rapprochement" avec le relevé de compte. Attention, rapprocher rend l'écriture inchangeable. Il ne faut donc rapprocher qu'avec le relevé de compte confirmant l'opération sous les yeux.
Par exemple, voici pour un don et pour un paiement de facture:
Don
Par un.e adhérent.e
- On vire le montant depuis son compte vers le compte produit don.Il nous doit donc maintenant des sous.
- Le virement ou prélèvement est ordonné, on vire le montant depuis le
- compte bancaire vers le compte de l'adhérent.e. Il ne nous doit plus de sous.
- Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
Si c'est une personne qu'on ne reverra pas souvent, on peut utiliser le
compte "Donateur divers" à la place du compte d'un compte d'adhérent.e.
Facture de fournisseur
Un fournisseur nous envoie une facture pour un service
On vire chaque élément de la facture depuis le compte de charge correspondant vers le compte de fournisseur. On lui doit donc des sous
Lorsque l'on paie la facture, on vire le montant depuis le compte fournisseur vers le compte bancaire. On ne lui doit plus de sous.
Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
Lors d'un virement fait à un fournisseur on indique le numéro de facture (numéro invoice pour cogent par exemple)correspondant dans les trois champs
- motif du virement
- Référence de l'opération
- Référence de bout en bout
- Contacts Facturation Cogent : N° +33 (0) 1 49 03 18 00 billingeu@cogentco.com
Nouvel.le adhérent.e¶
Sur réception d'une demande d'adhésion
- Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.
- Corriger éventuellement des typos ou ajouts à la main sur le formulaire (majuscules, type d'adherent, numero de tel, adresse mail)
- Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvel_adherent.php, cela crée l'adhérent.e dans dolibarr, et du coup aussi dans LDAP, et donc une adresse mail etc., ainsi qu'un compte de compta tiers pour lui, ça l'inscrit à asso@listes.aquilenet.fr, et ça lui maile une bienvenue. Note débuggage: si le script se vautre, la fiche LDAP est quand même créée, il faut la supprimer avec un coup de
ldapdelete -H ldaps://ldap.aquilenet.fr -x -W -D uid=dolibarr,dc=aquilenet,dc=fr "cn=Jeannot Lapin,ou=members,dc=aquilenet,dc=fr"
- FIXME TODO: vérifier que l'adresse se retrouve bien enregistrée dans la fiche adhérent, pour une personne physique comme pour une personne morale, apparemment ça merde sur la ligne d'adresse et sur le code postal
S'il y a une commande de VPN, ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
- * Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main: aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe. Utiliser
mkpasswd -m sha-512
pour générer un condensat (hash), et alors la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."
- Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
- Dans les comptes, virer depuis son compte d'adhérent.e vers le "produit cotisations" le droit d'entrée ou la cotisation, titre "Cotisation Machin Truc 2011"
- Dans sa fiche dolibarr adhérent.e, ajouter l'adhésion dans l'onglet adhésions
puis, selon le mode de règlement, avec la date du jour:
- Si c'est un chèque, virer depuis le compte de remises vers son compte
- Si c'est en liquide, virer depuis la caisse vers son compte
- Si c'est un virement, virer depuis le compte bancaire vers son compte (et rapprocher plus tard)
- Si c'est un prélèvement, voir ci-dessous.
Si l'adresse e-mail n'a pas été précisée, envoyer une lettre de bienvenue papier. Voir le courrier type dans le cloud dans adhesions
S'il y a un mandat
- Archiver le mandat original.
- Aller sur http://www.collect.online/ Ajouter l'adhérent.e dans la partie prélèvement, On utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
- Si c'est juste une adhésion ou un abonnement VPN, faire un prélèvement régulier annuel ou mensuel (note: on commence à prélever les vpn et adsl à la fin du mois suivant le premier mois de service vpn ou de mise en service adsl)
- Si c'est un abonnement ADSL, on crée l'échéancier plus tard, une fois la ligne effectivement construite.
- Archiver le mandat original.
S'il y a une souscription à une ligne ADSL
- Toute la compta est faite automatiquement par le script, il y a juste à archiver la demande dans le cloud
- Vérifier l'éligibilité de la ligne et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total
- Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter toutes les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.
- Envoyer un aimable mail de confirmation à services at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr avec support at aquilenet.fr en copie, pour permettre d'identifier la ligne ne pas oublier de préciser qu'il vient d'"aquilenet", donner le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent.
- Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP, noter IPv4, préfixe IPv6, login et mot de passe (lisibles aussi sur https://vador.fdn.fr/adherents) dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne, et forwarder le mail à l'abonné en corrigeant un peu.
- Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
- Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence
- Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone
- Quand l'ouverture de ligne est effective,
- * forwarder le mail à l'abonné
- * aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,
- * créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec un premier prélèvement manuel correspondant aux FAS + mois partiel, et le prélèvement automatique mensuel.
- * Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:
- La référence et le libellé du compte de compta
- Dans la Note de l'adhérent.e
- Toute la compta est faite automatiquement par le script, il y a juste à archiver la demande dans le cloud
S'il y a une commande de VPN,
- Vérifier le tarif du contrat vpn sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php
- Si une IP statique est désirée,
- * Ajouter un contrat d'IP fixe
- * renommer dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd un fichier disponible.* en le login du VPN, le contenu est de la forme
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0 ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1 iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
- Archiver le tout: scanner tous les documents, ajouter au cloud, dans adhesions
Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e¶
TODO: dolibarr 10 + php7
- Sur cresus, lancer la récupération de la clé à partir du fingerprint:
sudo -u www-data gpg --keyserver pgp.mit.edu --homedir /srv/adherents/.gnupg/ --recv-key XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
- Retrouver l'adhérent dans Dolibarr, suivre le "lien tiers Dolibarr", aller dans la fiche, la modifier, découper le fingerprint complet de la clé GPG en 4 paquets de 10 chiffres hexa, les mettre dans les cases Id professionnel 1 à 4.
Nouveau mandat¶
Sur mandat arrivé après la demande d'adhésion ou mise à jour,
Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , pour pouvoir faire un copier/coller des numéros iban et bic
Copier/coller dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouveau_mandat.php
Archiver le mandat.
Si c'est juste un changement de compte, dans collect.online, modifier juste dans le débiteur le numéro de compte.
Si c'est un nouveau service pour un débiteur existant, avec le même compte, dans collect.online, ajouter l'échéancier.
Si c'est un nouveau débiteur, ajouter l'adhérent.e dans collect.online, on utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
Nouvelle ligne ADSL¶
Penser à s'inscrire à la mailing list support@aquilenet.fr pour le suivi de l'ouverture.
Souscription
Sur souscription de ligne ADSL pour une adhésion existante.
TODO Décrire la procédure dans le cas d'un numéro VOISIN.
Vérifier l'éligibilité de la ligne et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total, cela permet notamment de savoir si c'est un numéro actif ou inactif.
Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter toutes les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.
Envoyer un mail de confirmation à services at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr avec comme informations dans le corps "aquilenet", le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent. Ce n'est pas un traitement automatique, rédiger le mail correctement.
Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.
Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste adsl@, et ajoute l'éventuel mandat
Ajouter, s'il.elle n'y est pas déjà, l'adhérent dans collect.online, la référence d'adhérent est lisible en allant cherche l'adhérent dans la partie adhérents de dolibarr.
Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
Confirmation
Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP :
Dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne noter :
- IPv4
- préfixe IPv6
- login
- mot de passe (lisibles aussi sur https://vador.fdn.fr/adherents)
Forwarder le mail à l'abonné (en écrivant en tant que support@aquilenet.fr) en corrigeant un peu.
Changement
Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
- Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence
- Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone
Ouverture effective
Quand l'ouverture de ligne est effective
- forwarder le mail à l'abonné
- aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,
- créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant. Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour inclure les FAS + mois partiel.
- modifier l'échéancier pour ajouter la cotisation annuelle s'il n'y en a pas déjà
- Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:
- La référence et le libellé du compte de compta
- Dans le champ note de l'adhérent
Oui, c'est cracra de mettre le montant, il faudrait faire un lookup dans la base des tarifs (TODO). Pour l'instant c'est plus simple ainsi.
Migration ligne ADSL à Liazo¶
Lorsqu'un adhérent demande à migrer sa ligne vers Liazo.
La migration sera effective au début du bimestre suivant seulement (si on commande avant le 15 du deuxième mois du bimestre en cours, sinon c'est encore après).
Dans l'espace adhérent chez FDN, retrouver la ligne, et cliquer sur "Changer le débit ou l'option"
Choisir l'option voulue: dégroupage total ou non.
Renommer le compte de compta de la ligne en "Reconstr Ligne 0123456789".
Corriger son option, du genre 80MLiazoOrange (pas de dégroupage) ou 80MLiazoOrangeNu (dégroupage total).
On reçoit régulièrement des mails pour la progression de la construction.
Quand on reçoit le mail parlant du changement de login, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans le champ Commentaire de la ligne.
Si on reçoit un mail parlant du changement de numéro de téléphone, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans la ligne (à la fois la référence et le nom du compte) et dans la note de l'abonné
Une fois la construction faite, facturer les frais de migration à la fin du mois suivant.Modifier l'échéancier (l'adhérent.e sera prévenu par un script après avoir réalisé l'injection)
Avant de faire la première facturation au nouveau tarif:
- corriger les tarifs client/fournisseur
- corriger les tarifs client/fournisseur
- Si c'est un dégroupage total, mettre à jour le numéro de la ligne
- * Dans la référence et le libellé du compte de compta
- * Dans la référence et le libellé du compte de compta
- * Dans la Note de l'adhérent.e
- Renommer le compte de compta en "Ligne 0123456789"
- Renommer le compte de compta en "Ligne 0123456789"
- corriger le montant de prélèvement sur collect.online
Déménagement ligne ADSL / augmentation de débit¶
Pour le déménagement d'une ligne ADSL, cela peut éventuellement intéresser l'abonné.e d'avoir une période de recouvrement, auquel cas on peut simplement lui faire ouvrir une nouvelle ligne puis fermer l'ancienne quand elle/il n'en a plus besoin. Mais cela veut aussi dire que le dernier mois (voire les deux derniers quand ça ne tombe pas à la fin d'un bimestre pour les lignes Nerim) de l'ancienne ligne est facturé entièrement.
On peut donc préférer demander un déménagement, c'est-à-dire reconstruire la ligne ailleurs.
C'est en fait la même procédure pour augmenter le débit: c'est une reconstruction de la ligne.
Dans tous les cas la reconstruction sera facturée.
Il faut en faire la demande à services at fdn dot fr en précisant le numéro de ligne et le nom de l'abonné.e, éventuellement la nouvelle adresse, et le nouveau débit (vérifier ce qui est possible avec le test d'éligibilité).
Une fois la reconstruction confirmée, facturer les frais TTC: charge ADSL -> ligne, ligne -> FDN, et adhérent -> ligne, ligne -> produit ADSL.
Nouvelle ligne FTTH Axione¶
- Voir avec l'abonné final quelles sont les disponibilités pour la livraison, par demies-journées 8h-12h / 14h-18h
- Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.
- Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste adsl@, et ajoute l'éventuel mandat
- Sur gaia:
- * Attribuer une adresse IP dans
46.231.240.0/24
- Dans la compta:
- * Si le PTO n'était pas renseigné, renommer NOUVEAU en NOUVEAU-n pour distinguer les nouvelles lignes
- * Ajouter l'adresse IP en commentaire de la ligne
- * Mettre la date prévue de début sur la page https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/adsl.php
- Commander sur https://mon-espace.axione.fr/
- Profil GP avec multicast
- Référence Commande Prise Interne: on met le numéro de fiche dolibarr du compte de compta de la ligne
- Pas de box à poser
- SLA Basic, GP
- "Nom/Prénom/Contact du client": mettre l'abonné final, pour que le prestataire final ait le contact de l'abonné final
- Référence PTO si on l'a parce que prise existante et qu'on souhaite l'utiliser pour la livraison (avec éventuel écrasement)
- Enregistrer la commande
- Soumettre la commande
- Dans le cas où c'est une commande en CityFast (CTYF), créer une requête « je crée cette requête pour pouvoir discuter de la possibilité d'avancer le rendez-vous de livraison, au cas où le PM est déjà déployé notamment »: pour CityFast les PM peuvent être avec un délai de 40 jours ouvrés quand ils ne sont pas encore déployés, ou 20 jours ouvrés quand ils le sont. Il faut donc les contacter ainsi pour envisager d'avancer la livraison quand le PM est déjà déployé.
- Ajouter, s'il.elle n'y est pas déjà, l'adhérent dans collect.online, la référence d'adhérent est lisible en allant cherche l'adhérent dans la partie adhérents de dolibarr.
- Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
- Quand le circuit ID est reçu par mail sur admin-ftth-axione@:
- Sur charon21-admin (cf https://atelier.aquilenet.fr/projects/ftth-axione/wiki#Configuration-radius)
- * Créer la configuration de connexion dans
/etc/freeradius/3.0/conf/collecte-axione/aquilenet/users.conf
, ajouter une section pour l'abonné - * Mettre le bon test ADSL-Agent-Circuit-Id (attention à ne pas mettre de point à la fin)
- * Mettre la classe de l'abonnement:
FTTH-GP-DL1000m10m100k-UL300m300k100k
- * Mettre l'adresse IP
- * Commiter le changement
- *
touch /etc/freeradius/3.0/radiusd.conf
- *
/etc/init.d/freeradius reload
- Quand l'ouverture est effective,
- Corriger le nom de la ligne pour mettre le numéro de PTO, à la fois dans la référence, dans le nom (et enlever le mot "Nouvelle"), et dans la note dans la fiche de l'adhérent·e
- aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement
- créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant. Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour inclure les FAS + mois partiel.
- modifier l'échéancier pour ajouter la cotisation annuelle s'il n'y en a pas déjà
- Quand c'est FDN le demandeur, répondre au mail de demande, en indiquant le numéro de PTO posé et en attachant le rapport d'intervention.
- Quand c'est FDN le demandeur, ajouter la ligne au modèle de facture
Nouvelle ligne FTTH Netwo¶
- retester l'éligibilité chez nous pour vérifier le type d'abonnement prévu
- chercher le bâtiment sur https://app.netwo.io/fr/purchase/eligibility/search
- retrouver le type d'abonnement
- remplir le formulaire (pour le SIRET, mettre 52777776700023), valider
- Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.
- Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste adsl@, et ajoute l'éventuel mandat
- Sur gaia:
- * Attribuer une adresse IP dans
46.231.240.0/24
- Sur charon21-admin (cf https://atelier.aquilenet.fr/projects/ftth-axione/wiki#Configuration-radius)
- * Créer la configuration de connexion dans
/etc/freeradius/3.0/conf/collecte-netwo/aquilenet/users.conf
, ajouter une section pour l'abonné - * Choisir un login et un mot de passe
- * Mettre l'adresse IP
- * Commiter le changement
- *
touch /etc/freeradius/3.0/radiusd.conf
- *
/etc/init.d/freeradius reload
- Dans la compta:
- * Si le PTO n'était pas renseigné, renommer NOUVEAU en NOUVEAU-n pour distinguer les nouvelles lignes (et renommer dans la note de l'adhérent)
- * Ajouter l'adresse IPv4, préfixe IPv6, login, pass en commentaire de la ligne
- Chez Netwo, dans le service associé:
- * renseigner la référence externe Aquilenet en mettant l'id du compte de compta
- * renseigner dans Information techniques dans Nom de session, le login radius qui sera utilisé
- Ajouter, s'il.elle n'y est pas déjà, l'adhérent dans collect.online, la référence d'adhérent est lisible en allant cherche l'adhérent dans la partie adhérents de dolibarr.
- Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
Nouvelle carte SIM¶
Alias offre mobile (3G/4G/5G)
Compta¶
- dans dolibarr, dans le module "commercial", "Nouveau Contrat/abonn.", mettre pour la ref le nom de l'abonné final, et pour la ref fournisseur le numéro de SIM, et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Carte SIM 3G/4G", ou 5G, avec ou sans SMS
valider le contrat
- Se rendre sur https://dolibarr.aquilenet.fr/contrat/list.php
- chercher le contrat "SIM xxx" de l'adhérent
- ajouter la référence de service netwo dans le champ "Réf. fournisseur"
- selectionner "activer tous les services"
Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
Netwo¶
Sur https://app.netwo.io/fr/purchase/eligibility/search :
- Faire éligibilité avec le code immeuble de la mezzanine : IMB/33063/C/VRUO
- Choisir l'offre data mobile Orange , bien sélectionner le débit 300M
- Remplir le formulaire :
- Porte de collecte de livraison : S-AAAA-AGFI
- Numéro de carte SIM : 894617xxxxxxxxxxxxxx
- Plafond de consommation : 15G
- Nom du client : Prénom NOM
- Siret : 52777776700023
- Adresse du client : 20 Rue Tourat, 33000 Bordeaux
- Nom du contact lors de déploiement : Aquilenet
- Adresse email de contact : admin@aquilenet.fr
- Numéro du contact lors de déploiement : 05 35 54 82 53
- Récupérer l'identifiant radius de la ligne et la référence de service :
- aller sur https://app.netwo.io/fr/services/poi_and_connection/connection
- faire une recherche avec le numéro de SIM puis sélectionner le service
- aller sur l'onglet informations techniques
- récupérer la référence de service sur la gauche (ex S-AAAA-AHxx )
- récupérer l'identifiant (ex 5_337000000000000@mobile )
Gaia:¶
- Sur gaia, dans /etc/ns2/db.PA.240 :
changer l'horodatage , mettre la nouvelle IP en commentaire et ajouter le reverse si besoin, puis
/etc/init.d/ns2 reload
Radius (charon21-admin)¶
(cf https://atelier.aquilenet.fr/projects/ftth-axione/wiki#Configuration-radius)
- /etc/freeradius/3.0/conf/collecte-netwo/aquilenet/users.conf ajouter dans la partie # 4G à la suite du dernier utilisateur une section pour l'abonné avec l'ip choisie
- Commiter le changement (https://atelier.aquilenet.fr/projects/aquilenet/wiki/Admin-infra)
touch /etc/freeradius/3.0/radiusd.conf
/etc/init.d/freeradius reload
Ajout dans la Liste 4G¶
- inscrire à la liste mobile https://listes.aquilenet.fr/review/mobile
Envoyer un mail¶
envoyer un mail à l'abonné avec tresorier@ en copie, du genre
Salut, La sim est active ! Voici les infos de configuration : - APN (dynamique) : mobile - si c'est demandé, utiliser une authentification CHAP sans login ni mot de passe - code PIN : sur carte que tu as reçu, si ça ne fonctionne pas mettre 7777 Vous êtes inscrit à la liste mobile@listes.aquilenet.fr pour les informations de maintenance. Pour avoir de l'aide vous pouvez écrire à support@listes.aquilenet.fr toto
Réception de cotisation¶
Dans le module adhérents
- retrouver l'adhérent.e dans la liste,
- aller dans l'onglet adhésions/cotisations
- ajouter l'adhésion: mettre comme fin un jour avant l'anniversaire suivant.
- retrouver l'adhérent.e dans la liste,
Répercuter l'adhésion dans la compta en virant depuis l'adhérent.e vers le produit cotisation
Encaisser le montant (chèque: voir ci-dessous, liquide: passer sur le compte d'un trésorier qui se fait prélever et qui encaissera le liquide)
Encaisser un chèque¶
Pour éviter d'en envoyer tous les 36s du mois, plutôt que virer directement depuis le compte bancaire, on vire temporairement depuis un compte "Remises de chèques".
- Vérifier l'ordre du chèque.
- Signer le chèque au dos
- Virer depuis le compte "Remises de chèques" vers le compte de l'adhérent.e, avec la date du jour. Ainsi on sait que l'adhérent.e a payé, mais il nous reste des chèques à encaisser, stockés sur une étagère.
- Lors du dépôt d'une remise des chèques qui se sont entassés, virer le montant total de la remise de chèques depuis le compte bancaire vers le compte de remises de chèque, avec le numéro de remise pour rapprocher facilement, et la date de la remise de chèques. Envoyer par courier à Agence de Bordeaux, 51 quai de Paludate, 33800 Bordeaux
- Quand confirmé, rapprocher.
Résilier une ligne ADSL¶
- Charger sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/adsl.php les derniers mois complets
- Renommer le compte de compta de la ligne en "Résiliation Ligne xxxx"
- Il vaut mieux faire remonter le plus tôt possible pour éviter de payer la partie transit de FDN.
- mailer services arobase fdn point fr en donnant simplement le numéro de ligne et le nom de l'adhérent.e pour vérification, avec la date de résiliation souhaitée.
- Quand la ligne est effectivement coupée, désabonner l'adhérent de la liste adsl@
- Lorsque la compta FDN est faite pour le dernier mois (qui comporte éventuellement une partie abonnée et une partie relicat facturée à prix coûtant), faire la compta pour la ligne à la main (TODO: automatiser):
Facture mois plein¶
- Pour les mois avant le mois où la résiliation est effective (donc les mois où le service a été permanent)
- * Utiliser le lien "charge" pour charger ces mois entiers. Il faut enlever temporairement le mot "Résiliation " pour que le script accepte de faire la charge automatiquement.
Facture des mois suivants¶
Pour les mois suivants on ne s'embête pas pour quelques euros, on fait payer comptant
Pour des mois complets:
- Dans les commentaires de la ligne, remplacer le montant produit par le montant charge
- Cliquer sur Charge
Pour des mois partiels:
- Mettre pour les deux montants le montant partiel facturé par FDN.
Cliquer sur Charge
Établir le prélèvement des derniers mois à la main sur collect.online.
Renommer le libellé du compte de la ligne en "Ancienne Ligne xxxx"
Ajouter à la fin de la Ref. du compte de compta de la ligne ".0" (ou plus), et mettre à jour la référence dans la Note privée de l'adhérent.e (c'est pour le cas où un autre adhérent reprendrait cette même ligne, pour que ça soit vraiment un autre abonnement).
Une fois la dernière échéance passée, désactiver l'échéancier chez collect.online : modifier l'échéancier pour bloquer tous les mois (vraiment le modifier pour bloquer des mois entiers, pas juste bloquer des échéances précises), ce qui nous permet d'éventuellement pouvoir reprendre des prélèvements facilement si l'adhérent.e veut reprendre un abonnement.
S'il n'a plus d'abonnement, désabonner de la liste adsl@
Résilier une ligne FTTH¶
C'est essentiellement la même chose.
Attention pour Axione: la résiliation est automatique ! Le robot passe quasi-immédiatement, on ne peut donc pas demander à résilier à l'avance, mais inversement cela permet de résilier au dernier moment.
Nouveau VPN¶
Sur souscription de VPN pour un.e adhérent.e existant.
- Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.
TODO: dolibarr 10 + php7
- Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste vpn`, et ajoute l'éventuel mandat: TODO: vérifier que le numéro de compte se retrouve bien enregistré, dans le tiers correspondant à l'adhérent.e, dans sa fiche.
- ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
- Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main :
Retrouver le mot de passe dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe.
# On génère un condensat (hash) du mot de passe : mkpasswd -m SHA-512 Mot de passe :
la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."
Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
- Vérifier le tarif du contrat sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php
- Ajouter, s'il n'y est pas déjà, l'adhérent.e dans collect.online, la référence d'adhérent.e est lisible en allant cherche l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
- créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant (on prélève à la fin du mois M / début du mois M+1 l'abonnement VPN pour le mois M-1). Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour le premier mois partiel.
- corriger les prélèvements anniversaire pour y ajouter la cotisation.
- Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
- Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0 ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1 iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers). Éventuellement il y a déjà un fichier disponible.pour.ip.fixe
qui vient d'un précédent désabonnement.
Et créer un contrat pour une IP fixe, pour la facturer.
Ajouter une autre IP fixe à un VPN¶
- Si l'adhérent·e veut une 2e IP fixe, il suffit d'ajouter la route dans son /etc/openvpn/ccd sur
iris et demeter:
iroute 185.233.101.m 255.255.255.255 iroute-ipv6 2a0c:e300:4:m::/64
Et créer un contrat pour une IP fixe, pour la facturer.
Ajouter seulement une IPv6 fixe à un VPN¶
Si c'est seulement une IPv6 que l'adhérent·e souhaite, il suffit de piocher un /56 dans 2a0c:e300:5::/48, en accolant le numéro d'adhérent (par exemple 100), et créer un fichier à son login dans /etc/openvpn/ccd sur iris et demeter:
iroute-ipv6 2a0c:e300:5:100::/56
Résilier un VPN¶
Sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php repérer le contrat
Charger éventuellement le dernier mois
Cliquer sur le contrat (2e colonne)
Cliquer sur le bouton Cloturer tous les services
Désactiver le login sur iris et demeter dans /etc/openvpn/password en mettant juste un # en tête de ligne.
Renommer l'éventuel fichier dans ccd/ en disponible.pour.ip.fixe.xxx pour libérer l'IP
Désabonner de la liste vpn@
Résilier un mandat¶
Quand on désactive un prélèvement, il faut prévenir dolibarr qu'on ne prélève plus automatiquement la cotisation:
- Aller dans le module "tiers"
- Dans la liste des Tiers, retrouver l'adhérent.e
- Aller dans l'onglet Informations de paiement
- Supprimer l'info de compte bancaire
Résilier un.e adhérent.e¶
Dans la liste dans le module Adhérents, cliquer sur la croix rouge pour résilier.
Désinscrire de la liste asso
Désactiver le compte ldap en changeant le mot de passe dans sa fiche adhérent.e dolibarr pour qu'ille ne puisse plus se logguer.
dans le cas d'une demande de suppression totale des mails, aller sur hera
sudo su cd /srv/vmail/aquilenet.fr/ rm -fr prenom.nom
Pour les plus joueurs
sudo rm /srv/vmail/aquilenet.fr/prenom.nom -fr
Supprimer les comptes utilisateurs autres.
Enlever les permissions dans l'atelier.
Supprimer complètement un ancien adhérent¶
TODO: incomplet: pas possible de supprimer un compte de compta ?
3 ans après la résiliation d'un adhérent, le RGPD nous dit que nous devons supprimer toutes les informations liées à l'adhérent.
- Vérifier sur hera dans /srv/vmail/aquilenet.fr/le.login qu'il n'y a pas eu d'accès aux mails depuis longtemps, i.e. typiquement boite au lettre "new" avec des tas de mails, et "cur" qui s'arrête à la date de résiliation
- Supprimer le répertoire /srv/vmail/aquilenet.fr/le.login
- Dans https://dolibarr.aquilenet.fr/compta/facture/list.php supprimer les factures
- Dans https://dolibarr.aquilenet.fr/contrat/list.php supprimer les contrats
- Sur iris/demeter supprimer la ligne dans /etc/openvpn/passwd
- Vérifier que son compte de compta est à 0 (sinon passer le solde en pertes & profits), le supprimer (FIXME: pas d'option pour faire ça ??)
- Supprimer le débiteur dans collect.online
- TODO: suite
- En tout dernier, supprimer l'adhérent depuis le module adhésion.
- TODO: est-ce que ça supprime son tiers ?
Ajouter de l'espace disque owncloud¶
TODO: automatiser la partie dolibarr
- se logguer sur nextcloud avec son compte habituel (qui est dans le groupe admin, pour le vérifier aller dans paramètres et vérifier le(s) groupe(s))
- Dans le menu en haut à droite, choisir Utilisateurs
- retrouver l'utilisateur dans la liste
- changer son quota
- noter son uuid
- sur sayanet, dans /home/aquilenet-backup/BackItUp/BackItUp.conf, ajouter l'uuid à la liste_exclusions
- dans dolibarr, voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php s'il avait déjà un contrat,
- si oui il suffit de l'augmenter,
- si non il faut en créer un nouveau. dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-owncloud", choisir la quantité en Go/an, ajouter, modifier éventuellement le tarif
- valider
- modifier le statut du service en l'activant en enlevant la date de terminaison
- Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
- établir le prélèvement automatique sur collect.online
Ajouter une facturation de VM ou serveur à prix libre¶
- dans dolibarr, dans le module "commercial", "Nouveau Contrat/abonn.", . Dans la fiche contrat, choisir le service "heb-mezza" ou VM, mettre 1 unité.
- changer le prix unitaire pour mettre le prix libre (par mois !)
- valider le contrat
- activer le service dans le contrat en enlevant la date de terminaison
- Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
- Créer la VM ou installer le serveur
Ajouter du disque local pour une VM¶
- dans dolibarr, dans le module "commercial", "Nouveau Contrat/abonn.", mettre pour la ref le nom de la VM, et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-local", choisir la quantité en Go/an, changer éventuellement le tarif.
- valider le contrat
- modifier l'état du service dans le contrat pour le passer en actif en enlevant la date de terminaison
- Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
- Créer la VM
Ajouter du disque NFS pour une VM¶
- dans dolibarr, dans le module "commercial", "Nouveau Contrat/abonn.", mettre pour la ref le nom de la VM + "NFS", et créer. Dans la fiche du contrat, choisir le service "Disk-NFS", choisir la quantité en Go/an, changer éventuellement le tarif.
- valider le contrat
- modifier l'état du service dans le contrat pour le passer en actif en enlevant la date de terminaison
- Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
- Voir https://atelier.aquilenet.fr/projects/infrastructure/wiki/NFS pour la création du volume, et mettre le quota.
Ajouter un contrat d'hébergement¶
- dans dolibarr, dans le module "commercial", "Nouveau Contrat/abonn.", mettre pour la ref le nom de la machine, et créer. Dans la fiche du contrat, choisir le service "hébergement mezzanine", choisir le tarif.
- valider le contrat
- modifier l'état du service dans le contrat pour le passer en actif en enlevant la date de terminaison.
- Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
Ajouter un contrat de SIM¶
- dans dolibarr, dans le module "commercial", "Nouveau Contrat/abonn.", mettre pour la ref "SIM prenom nom" et créer. Dans la fiche du contrat, choisir le service "Carte SIM".
- valider le contrat
- modifier l'état du service dans le contrat pour le passer en actif en enlevant la date de terminaison.
- dans le champ "ref fournisseur", mettre la référence de service netwo (S-AAAA-...)
- dans la section "notes", mettre dans la note publique le numéro de carte sim
- Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
Supprimer du disque cloud, local ou NFS¶
- dans dolibarr retrouver le contrat correspondant à la VM, cliquer sur le numéro de contrat.
- Cliquer sur l'icône modifier à droite de "Statut du service", mettre la date de fin de service et cliquer sur Clôturer
- Faire l'action adminsys correspondante.
Et sourtout¶
Pour vérifier qu'il n'y a pas d'erreur, regarder la somme des soldes tout en bas de la compta publique, ça doit retomber à zéro.
Supprimer un essai¶
On n'efface pas ce qui a existé réellement, mais on peut avoir besoin de supprimer un test.
- Supprimer l'adhérent.e
- Dans compta/tréso, Clients, choisir le client, regarder la fiche, supprimer
- Supprimer le compte de compta
Modifier les tarifs¶
Modifier dans sous.ods dans les recettes des produits.
- Dans gaia, /srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin, modifier eligibilite.cgi
- Dans dolibarr, Services, modifier le/les services concernés
- Dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/ , aller voir les lignes concernées, modifier le champ commentaire.
- Dans gaia, /srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin, modifier eligibilite.cgi
Dans les formulaires, modifier adsl-tail.inc, recompiler, commiter, svn up dans /srv/si/formulaires, copier adsl*.pdf dans /srv/www/aquilenet.fr/docs/
Sur le site web, modifier http://www.aquilenet.fr/node/8
Renommer quelqu'un¶
C'est galère et technique, mais pas impossible. Il faut (au moins, difficile d'être sûr qu'on n'ait rien oublié)
- Dans sa fiche adhérent, changer nom/prénom, login, email
- Dans sa ficher tiers, changer aussi nom/prénom
- Sur hera, dans /home/vmail/aquilenet.fr, renommer le répertoire
- Renommer son compte de compta, voire les écritures
- Dans la liste des contrats, renommer au besoin
- Renommer son accès vpn sur iris et demeter, éventuellement son ccd/
- Supprimer l'ancien utilisateur dans l'atelier
Ajouter un type de service¶
Dans le module service, cliquer sur Nouveau service.
Peu importe la référence et libellé du service.
Bien mettre la durée: 1 année ou 1 mois.
Mettre le prix en TTC et mettre la TVA à 0%
Dans le script aquilenets/contrats.php, ajouter dans le switch pour choisir le compte de produit à créditer.
Compta annuelle¶
Récupérer les factures:
Enercoop sur https://espace-client.enercoop.fr/mon-espace/accueil/#bienvenue , dans factures-fournisseurs//Enercoop--NATLFAC_xx_xxxxxxxx.pdf
Eau Bordeaux métropole sur https://www.usagers.leau.bordeaux-metropole.fr/ , dans factures-fournisseurs/2XXX/eau_XXXXXXXX.pdf
FDN sur https://vador.fdn.fr/adherents
Collect.online sur https://collect.online/
Faire le bilan d'exercice:
- Créer un compte de référence 120020xx, de libellé "Exercice 20xx", de type "Compte bancaire épargne/placement"
- le modifier pour désactiver la fonction de rapprochement.
- Vérifier que les fournisseurs sont à 0, corriger le cas échéant, sinon on les passera en passifs ou actifs
- Vérifier que les comptes ligne sont à 0, corriger le cas échéant
- Vider chaque compte produit et charge vers ce compte, à l'aide de virements "Exercice 20xx Produit/Charge truc". Cela remet donc à zéro tous les comptes de produit et charge.
- En faire un bilan d'exercice dans sous.ods dans une nouvelle feuille "20xx": copier la feuille de l'année d'avant, corriger les montants des charges et produits
- Virer l'exercice sur le compte "Bilan", avec l'intitulé "Exercice 20xx" . Le compte d'exercice 20xx est donc tombé à zéro.
Faire le bilan comptable (inverser tous les signes pour que ce soit plus intuitif à comprendre) dans sous.ods, en utilisant notamment le résumé de la page https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/bilan.php
Actif:
- les comptes courants et épargnes vont en actifs.
- les comptes tiers négatifs vont en créances (on devrait recevoir ces sous-là un jour)
- y ajouter les éventuels chèques non encore encaissés.
- y ajouter les éventuels prélèvements non encore encaissés
- les comptes courants et épargnes vont en actifs.
Passif:
- Le compte "Bilan" (avant virement de l'exercice de l'année) va dans "Exercices passés"
- les comptes tiers positifs vont en dettes (on a encore ça à payer).
- Le compte "Bilan" (avant virement de l'exercice de l'année) va dans "Exercices passés"
Vérifier que les deux totaux correspondent
Mettre à jour sous.ods:
- Télécharger sous.csv depuis dolibarr: https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/export_sous.php
- ouvrir sous.csv en n'utilisant que le point-virgule comme séparateur
- copier/coller son contenu dans la feuille adhérents_import de sous.ods
- mettre à jour la feuille historique depuis la feuille Situation
- étendre la plage de données des graphes dans la feuille Graphes
- Vérifier les feuilles Situation et Bilan mensuel, imprimer les feuilles Situation, Graphes, Bilan mensuel, et 20xx
Compta mensuelle¶
- voir les TODO sur https://atelier.aquilenet.fr/projects/compta/wiki/Todolist-mensuelle
Vérification rejets de prélèvement :¶
- Vérifier sur collect.online s'il y a eu des rejets sur le dernier prélèvement: depuis la page d'accueil, le bouton "Traiter" à droite de "impayées" en rouge (même s'il indique 0, il peut y en avoir...)
- Aller vérifier sur coopacces: s'il y a effectivement un débit S-MONEY correspondant, utiliser cette date-là pour réaliser des virements inverses entre les adhérents concernés et le compte du crédit coopératif, qui du coup doivent de nouveau la créance.
- Sinon, c'est que le prélèvement n'a même pas été essayé, mettre la même date que le prélèvement. dans ce cas baisser d'autant le montant du prélèvement global des adhérents (Prélèvements adhérents XX/XXXX) et virer depuis les comptes des adhérents concernés vers le compte prélèvements.
- Augmenter d'autant le prélèvement suivant, et vérifier avec l'adhérent pour que le prélèvement puisse se faire
Rapprochement :¶
Aller sur https://www.credit-cooperatif.coop/Entreprises/Banque-au-quotidien/Coop-access , demander l'export des écritures du compte bancaire pour ouvrir dans un tableur
aller https://dolibarr.aquilenet.fr/compta/bank/account.php?account=1, comparer: on peut par exemple prendre chaque écriture de dolibarr depuis la date du dernier rapprochement, et cocher dans le tableur
- Attention, les crédits S-MONEY dans coopaccess correspondent à l'écriture "Prélèvements adhérents" dans dolibarr. Si ça ne correspond pas c'est éventuellement normal, cf plus bas.
- Il y a un débit S-MONEY dans coopaccess correspondant aux frais bancaires
- Les autres débits S-MONEY éventuels dans coopaccess correspondent à de rejets de prélèvement, cf ci-dessus
Enrichir dolibarr des opérations non cochées.
Vérifier le sens des opérations non rapprochées
Vérifier que la ligne "solde actuel" dolibarr est égale au solde sur coopacces.
- Si la somme des crédits S-MONEY dans coopaccess ne correspond pas à l'écriture "Prélèvements adhérents" dans dolibarr, il y a peut-être des prélèvements qui ne sont pas encore passés (parce qu'on est au début du mois seulement). Du coup pour vérifier tout de même les soldes :
- * Dans le tableur soustraire les différents crédits S-MONEY déjà passés sur coopaccess du solde coopaccess (en haut)
- * Soustraire (calculer avec sa petite calculette) le prélèvement visible dans dolibarr du solde dolibarr.
- Si ça ne correspond pas, recommencer.
- Cliquer sur le bouton rapprocher pour accéder à la page de rapprochement.
- rapprocher les opérations en renseignant la date du jour (on ne prend pas la peine d'indiquer le type d'opération),
- * sauf
- * Les opérations dolibarr pas encore passées sur coopaccess
- Dans le cas où la somme des crédits S-MONEY ne correspond pas à l'écriture "Prélèvement adhérents", cette dernière écriture, qu'on pourra vérifier le mois suivant.
Frais de fonctionnement (nos factures)¶
Cogent
- Enregistrer la facture: 300€ en transit et le reste en hébergement
- Payer la facture
Nom de domaine
- En juin ou juillet, renouveller sur https://www.bookmyname.com/ : depuis la page d'accueil, cliquer sur la partie "gérer", puis "Liste de vos noms de domaine", puis cocher tous les domaines aquilenet, puis choisir l'action "Renouveler des noms de domaine", payer, faire les virements correspondant.
- Le mois d'après, récupérer la facture
- L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs//bookmyname--xxxxxx.pdf
FranceIX
La passer en Charge peering, payer la facture
Fullsave
La passer en Charge peering, payer la facture
Gitoyen
- Passer l'hébergement en Charge hébergement
- Passer le trafic en Charge transit
- On est prélevé automatiquement
Facturations par Aquilenet¶
Établir une facture ADSL pour ceux qui en ont besoin !
Indications pour création sous dolibarr10
penser à mettre à jour :
- Le numéro de facture (Nous avons commencé l'année en suivant les exigences du fisc, à savoir une numérotation unique et pas par adhérent)
- La date de facture
- La date dans la désignation
- La date du prélèvement
Lignes ADSL¶
Récupérer les dernières factures sur https://vador.fdn.fr/adherents (Informations Administratives / Prélèvements), L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs//FDN--xxxxxx.pdf
Si ça n'a pas déjà été fait pendant le rapprochement, virer le montant correspondant de FDN au crédit coopératif
Vérifier que la balance du compte de fournisseur FDN retombe à 0 après leur dernière facture, sauf exceptions:
avec abos décembre 2022 compris:
- FAS NOUVEAU-4 156 (ça va être long...)
- FAS 9948 +156 en janvier (ça va être long...)
soit +312 en tout
Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php
S'assurer que les lignes nouvelles ont bien leur date de début correct (voir sur https://vador.fdn.fr/adherents) et que le montant du premier prélèvement est correct sur collect.online
Cliquer sur les boutons charge (sauf pour les anciennes lignes et les lignes actuellement en construction, pour lesquelles il faut regarder le détail de ce qu'il y a à faire)
cela va:
- Virer la souscription adhérent.e depuis le compte de la ligne vers le produit Lignes ADSL (Abonnement ligne xxx mois année)
- Virer la souscription adhérent.e depuis l'adhérent.e possédant la ligne vers le compte de la ligne.
- Virer la souscription FDN depuis la charge Lignes ADSL vers le compte de la ligne
- Virer la souscription FDN depuis le compte de la ligne vers le fournisseur FDN
Note: on prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) l'abonnement pour le mois M-1.
Contrats¶
- Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/contrats.php
- Cliquer sur les boutons charge des contrats où l'échéance est passée (elle est écrite en rouge). Cela va virer la souscription depuis le compte de l'adhérent.e vers le compte de produit correspondant.
Note:
- Pour les VPN (on compte au prorata du mois utilisé), on prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) l'abonnement pour le mois M-1.
- Pour les VM et hébergement (on compte par mois entier), on prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) l'abonnement pour le mois M.
Adhésions¶
- Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/cotisations.php
pour chaque adhérent.e apparaissant dans la liste (qui sont ceux avec cotisation en retard):
S'il y a un RIB, on va prélever nous-même, donc cliquer sur le bouton charge, ce qui
- Vire la cotisation annuelle ou mensuelle depuis l'adhérent.e vers le produit Cotisations.
- Ajoute la cotisation dans l'adhérent.e.
S'il n'y a pas de RIB, on ne sait pas s'il y a lieu d'établir une cotisation, donc cliquer sur le bouton Rappel pour envoyer un mail à l'adhérent.e. Attention: si l'adresse e-mail est en @aquilenet.fr, il faut vérifier si l'adhérent.e relève bien ses mails, et sinon, lui envoyer un courrier papier.
Résilier les retardataires répétés.
Note: On prélève en fin de mois M (ou début de mois M+1) les adhésions dont l'anniversaire est tombé pendant le mois M.
Prélèvements & injection dans dolibarr¶
- Aller sur collect.online
- Dans Echéances, faire sortir les échéances du 10 du mois courant au 10 du mois suivant (i.e. les prochaines échéances qui vont être prélevées, qu'on n'a pas encore injectées), cliquer sur Exporter . Attendre quelques secondes, le fichier devrait apparaitre dans la liste obtenue avec "Vos demandes d'export". Attention à bien prendre le bon fichier :) a priori le plus récent est en haut.
- Tester le résultat des prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/test_prelevements.php
- Vérifier que ça retombe bien à zéro sinon identifier les raisons
- C'est un prélèvements dans collect.online à corriger (le corriger)
- Une erreur existe dans dolibarr (montant d'abonnement, cotisation, sens de paiement ...)
- Situation temporaire (avance ou retard de paiement), dans ce cas documenter dans le champ commentaires de la fiche de compte dolibarr, en précisant la date de régulation prévue. Faire éventuellement un mail à l'adhérent si une action de sa part est requise.
- Refaire un nouvel export, le re-télécharger et refaire le test d'import.
- Injecter vraiment les prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/import_prelevements.php
- Vérifier dans l'ensemble des comptes que les adhérent.e.s sont bien retombés à 0. Quand ce n'est pas le cas, modifier le champ Commentaire du compte bancaire correspondant pour noter pourquoi.
Vérification
- Vérifier les balances des comptes d'adhérent.e.s, de fournisseurs, et de clients.
- Encaisser (les envoyer par courrier & ajouter dolibarr) les chèques qui restent en mettant le numéro de remise dans le virement
- Lancer les rappels de prélèvements depuis https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/rappel_prelevements.php (ça prend du temps car le script met à jour les clés gpg)
- En janvier, faire la compta annuelle
Facturations mensuelles¶
mémo pour une facturation sans contrat sous dolibarr : Facturer : Rédiger une facture avec un numéro Charger : virer du compte de l'adhérent vers le compte produit/service fourni en mettant une référence (n° de facture) pour s'y retrouver.
Facturations annuelles¶
Créer les factures listées sur https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Facturations
Updated by youpi about 1 year ago · 1445 revisions