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Compta » History » Version 835

youpi, 03/30/2018 12:59 AM

1 834
h1. Compta
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h2. Liens rapides dans cette page
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5
  * "Facture fournisseur":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Facture
6
  * "Compta mensuelle":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#A-faire-chaque-mois
7
  * "Compta annuelle":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#%C3%80-faire-chaque-ann%C3%A9e
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  * "Nouvel.le adhérent.e":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-adh%C3%A9rente
9
  * "Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-cl%C3%A9-PGP-dune-adh%C3%A9rente
10
  * "Nouveau mandat":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-mandat
11
  * "Nouvelle ligne ADSL":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-ligne-ADSL
12
  * "Migration Ligne ADSL à Liazo":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Migration-ligne-ADSL-%C3%A0-Liazo
13
  * "Réception de cotisation":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9ception-de-cotisation
14
  * "Encaisser un chèque":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Encaisser-un-ch%C3%A8que
15
  * "Résilier une ligne ADSL":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-une-ligne-ADSL
16
  * "Nouveau VPN":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-VPN
17
  * "Ajouter une IP fixe à un VPN":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-une-autre-IP-fixe-%C3%A0-un-VPN
18
  * "Résilier un VPN":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-VPN
19
  * "Ajouter de l'espace disque cloud":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-de-lespace-disque-owncloud
20
  * "Ajouter du disque local pour une VM":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-local-pour-une-VM
21
  * "Ajouter du disque NFS pour une VM":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-NFS-pour-une-VM
22
  * "Supprimer du disque":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Supprimer-du-disque-cloud-local-ou-NFS
23
24
h2. autres liens
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  * "TODO list mensuelle":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Todolist_mensuelle
27
  * "La compta publique":https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php
28
  * "La preuve par neuf de la compta":https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/check.php
29
  * "La compta adhérent":https://adherents.aquilenet.fr/compta.php
30
  * "le cloud":https://cloud.aquilenet.fr/index.php/apps/files/?dir=/Shared/Aquilenet-administration/Compta/adhesions
31
  * "coopanet":http://www.coopanet.coop , Code utilisateur E145498P
32
  * [[dolibarr]] 
33
  * Il y a aussi un "bac à sable dolibarr":https://dolibarr2.aquilenet.fr/
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h2. Doc
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*Tout se passe sur dolibarr*
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juste pour info, [[Installation d'un nouveau dolibarr]]
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Les mails sont envoyés à tresorier@aquilenet.fr qui est un alias pour la liste tresorier@listes.aquilenet.fr qu'on peut gérer sur https://listes.aquilenet.fr/sympa/admin/tresorier
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Ancien svn, n'est plus utilisé désormais
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svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/factures-fournisseurs
46
svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/adhesions
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Il est sans doute utile d'aller consulter d'abord la doc de FDN: https://wiki-adh.fdn.fr/wiki/documentation:notions_de_comptabilite pour comprendre les principes des comptes comptables. Il y a aussi eu un exposé à l'AG 2015 de la FFDN: http://www.aquilenet.fr/docs/compta.pdf
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50
Voici ci-dessous le plan comptable. Quand on ajoute ou modifie une entrée, il faut penser à mettre à jour (TODO: factoriser dans aquilenet.lib.php):
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  * le numéro de Réf. du compte en question bien sûr
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  * dans compte_adherent() dans aquilenet.lib.php
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  * dans soldes_accounts(), et tout en bas, dans compta-asso.php
55
  * dans aquilenet.lib.php
56
  * dans dolibarr.php
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58
  * 05...    : Compte de la ligne ADSL 05... Ne fait pas vraiment partie du plan comptable, on ne fait que faire passer les virements par ce compte pour y rassembler tout ce qui concerne une ligne ADSL donnée.
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  * 12000000 : Compte de bilan
60
  * 1200xxxx : Compte d'exercice de l'année xxxx
61
  * 40100001 : Fournisseur Online.net
62
  * 40100002 : Fournisseur Bookmyname
63
  * 40100003 : Fournisseur divers
64
  * 40100004 : Fournisseur FDN
65
  * 40100005 : Fournisseur Syntis
66
  * 40100006 : Fournisseur Kazar
67
  * 40100007 : Fournisseur Cogent
68
  * 40100008 : Fournisseur Anteor
69
  * 40100009 : Fournisseur Orange
70
  * 40100010 : Fournisseur RIPE
71
  * 40100011 : Fournisseur OVH
72
  * 41100xyz : Compte de l'adhérent.e xyz
73
  * 41101000 : Donateur divers
74
  * 41101001 : Clients divers
75
  * 41102xyz : Compte du client xyz
76
  * 51120000 : Remise de chèque
77
  * 51190000 : Prélèvements
78
  * 51200001 : Crédit coopératif
79
  * 53140000 : Caisse
80
  * 60000000 : Charge Lignes ADSL
81
  * 60400001 : Charge dedibox
82
  * 60400002 : Charge nom de domaine
83
  * 60400003 : Charge hébergement
84
  * 60400004 : Charge IP
85
  * 60400005 : Charge transit
86
  * 60630000 : Charge matériel petit équipement
87
  * 21830000 : Charge matériel informatique
88
  * 60700000 : Charge marchandise goodies
89
  * 60700001 : Charge marchandise briques
90
  * 61100000 : Charge installation
91
  * 61600000 : Charge assurance
92
  * 62310000 : Charge annonces et insertions
93
  * 62360000 : Charge stickers
94
  * 62610000 : Charge timbres et frais postaux
95
  * 62620000 : Charge livraison
96
  * 62700000 : Charge service bancaire
97
  * 62800000 : Charge Diverses
98
  * 63500000 : Charge taxe achat étranger
99
  * 70400000 : Produit installation
100
  * 70600000 : Produit lignes ADSL
101
  * 70600001 : Produit VPN
102
  * 70700000 : Produit marchandise goodies
103
  * 70700001 : Produit marchandise briques
104
  * 70830000 : Produit hébergement
105
  * 70830001 : Produit transit
106
  * 70830002 : Produit stockage
107
  * 70830003 : Produit IP
108
  * 74000000 : Produit cotisations
109
  * 76000000 : Produit parts CC
110
  * 77000000 : Produit Dons
111
112
h2. En résumé,
113
114
* Pour les comptes en banque et tiers (adhérent.e.s, fournisseurs), c'est négatif quand on leur a donné de l'avance de sous, et c'est positif quand on leur en doit (i.e. on est du côté "banquier" !) Ainsi:
115
116
  * C'est donc normal que les comptes en banque soient négatif, au contraire: c'est la banque qui nous doit des sous :) C'est exactement l'opposé de ce qui apparaît dans le compte chez la banque.
117
  * Si un.e adhérent.e est strictement négatif, il nous doit des sous, il faut lui prélever.
118
  * Si un.e adhérent.e est strictement positif, c'est qu'il a payé des trucs pour l'asso. Soit on lui rembourse, soit on ne lui prélève pas quelques mois.
119
  * Si un fournisseur est strictement positif, c'est qu'on lui doit des sous, il reste une facture impayée.
120
  * Si un fournisseur est strictement négatif, c'est qu'on lui a donné trop de sous ! Il faut régulariser.
121
122
* Pour les comptes de charge et de produit, c'est plus habituel:
123
124
  * Une charge, c'est des sous en moins qui vont alimenter un fournisseur
125
  * Un produit, c'est des sous en plus qui viennent d'adhérent.e.s.
126
127
* Pour les comptes en banque, on doit faire le "rapprochement" avec le relevé de compte. *Attention*, rapprocher rend l'écriture inchangeable. Il ne faut donc rapprocher qu'avec le relevé de compte confirmant l'opération sous les yeux.
128
129
Par exemple, voici pour un don et pour un paiement de facture:
130
131
h2. Don
132
133
Par un.e adhérent.e
134
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* On vire le montant depuis son compte vers le compte produit don.Il nous doit donc maintenant des sous.
136
* Le virement ou prélèvement est ordonné, on vire le montant depuis le
137
* compte bancaire vers le compte de l'adhérent.e. Il ne nous doit plus de sous.
138
* Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
139
140
Si c'est une personne qu'on ne reverra pas souvent, on peut utiliser le
141
compte "Donateur divers" à la place du compte d'un compte d'adhérent.e.
142
143
h2. Facture
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Un fournisseur nous envoie une facture pour un service
146
147
* On vire chaque élément de la facture depuis le compte de charge correspondant vers le compte de fournisseur. On lui doit donc des sous.
148
* Lorsque l'on paie la facture, on vire le montant depuis le compte fournisseur vers le compte bancaire. On ne lui doit plus de sous.
149
* Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
150
* Lors d'un virement fait à un fournisseur on indique le numéro de facture (numéro invoice pour cogent par exemple)correspondant dans les trois champs 
151
* > > motif du virement
152
* > > Référence de l'opération
153
* > > Référence de bout en bout
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155
h2. A faire chaque mois
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157
* voir les TODO sur https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Todolist_mensuelle
158
159
* Attention, en Janvier, ne faire d'abord que les opérations concernant Décembre, puis faire la compta annuelle, puis faire les opérations concernant Janvier
160
161
* Aller sur www.coopanet.coop, rapprocher les prélèvements qui nous ont été imputés (frais bancaires & co), en les virant depuis le compte de charge Services bancaires vers le compte Crédit Coopératif. Rapprocher
162
* Rapprocher les prélèvements que l'on a effectué.
163
164
* Cogent
165
166
  * Enregistrer la facture
167
  * Payer la facture
168
169
* Syntis
170
171
  * N'a pas lieu en ce moment, on n'héberge rien chez lui actuellement.
172
173
  * Récupérer la facture pour l'hébergement sur https://client.syntis.net
174
  * L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Syntis-<date>-Fxxxxxx.pdf
175
  * Passer le montant en charge d'hébergement, intitulé "Quart de baie etc." comme sur la facture
176
  * Virer le montant de la facture à Syntis (à la fois sur coopanet et sur dolibarr) en mettant le numéro de facture dans l'intitulé, virer également 0.20€ depuis charge services bancaires "frais prélèvement SEPA"
177
178
* saya
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180
  * Facturer l'hébergement et le virer du compte client Saya au compte produit hébergement, attention à la cotisation en novembre
181
  * Ils nous virent le paiement.
182
  * Rapprocher le paiement.
183
184
* L@BX
185
186
  * Virer le produit d'hébergement du L@BX depuis Pierre Bourdin (60€).
187
  * Établir une facture au nom du L@BX pour la moitié, Pierre paie l'autre personnellement.
188
189
* ACAQB
190
191
  * En Mars, facturer 1 an de VM à 17€/mois, donc 204€, plus la cotisation
192
193
* Guix
194
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  * Facturer l'hébergement du serveur (75€), plus la cotisation en novembre
196
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* IIDRE
198
199
  * Facturer l'hébergement du service Rosedor (260€), plus la cotisation en octobre.
200
201
* C-P Prod
202
203
  * En Novembre, facturer 1 an de VM à 30€/mois, donc 360€, plus la cotisation.
204
  * En Avril, facturer 1 an de VM à 20€/mois, donc 240€
205
206
* Elidée
207
208
  * Facturer l'hébergement du serveur (100€), plus la cotisation vers décembre.
209
210
* Nothing to Hide
211
212
  * En Décembre, facturer 1 an de préfixe IPv4 à 128€ et 1 an de transit à 240€, et une cotisation de 20€.
213
214
* Nom de domaine
215
216
  * En juin ou juillet, renouveller sur https://www.bookmyname.com/ : depuis la page d'accueil, cliquer sur la partie "gérer", puis "Liste de vos noms de domaine", puis cocher tous les domaines aquilenet, puis choisir l'action "Renouveler des noms de domaine", payer, faire les virements correspondant.
217
  * Le mois d'après, récupérer la facture
218
  * L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/bookmyname-<date>-xxxxxx.pdf
219
220
* Lignes ADSL
221
222
  * Récupérer les dernières factures sur https://vador.fdn.fr/adherents , L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/FDN-<date>-xxxxxx.pdf
223
  * Si ça n'a pas déjà été fait pendant le rappochement, virer le montant correspondant de FDN au crédit coopératif
224
  * Vérifier que la balance FDN retombe à 0 après leur dernière facture, sauf exceptions: fin février (donc janvier inclu):
225
226
    * les FAS de la ligne 2098 n'ont pas encore été prélevés 72€
227
    * donc au total +72€
228
229
  * Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php
230
231
    * S'assurer que les lignes nouvelles ont bien leur date de début correct (voir sur https://vador.fdn.fr/adherents) et que le montant du premier prélèvement est correct sur coopanet
232
    * Cliquer sur les boutons charge (sauf pour les anciennes lignes et les lignes actuellement en construction !)
233
234
  * cela va:
235
236
    * Virer la souscription adhérent.e depuis le compte de la ligne vers le produit Lignes ADSL (Abonnement ligne xxx mois année)
237
    * Virer la souscription adhérent.e depuis l'adhérent.e possédant la ligne vers le compte de la ligne.
238
    * Virer la souscription FDN depuis la charge Lignes ADSL vers le compte de la ligne
239
    * Virer la souscription FDN depuis le compte de la ligne vers le fournisseur FDN
240
241
* Contrats
242
243
  * Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/contrats.php
244
  * Cliquer sur les boutons charge des contrats où l'échéance est passée. Cela va virer la souscription depuis le compte de l'adhérent.e vers le compte de produit correspondant.
245
246
* Adhésions
247
248
  * Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/cotisations.php
249
250
  * pour chaque adhérent.e apparaissant dans la liste (qui sont ceux avec cotisation en retard):
251
252
    * S'il y a un RIB, on va prélever nous-même, donc cliquer sur le bouton charge, ce qui
253
254
      * Vire la cotisation annuelle ou mensuelle depuis l'adhérent.e vers le produit Cotisations.
255
      * Ajoute la cotisation dans l'adhérent.e.
256
257
    * S'il n'y a pas de RIB, on ne sait pas s'il y a lieu d'établir une cotisation, donc cliquer sur le bouton Rappel pour envoyer un mail à l'adhérent.e. Attention: si l'adresse e-mail est en @aquilenet.fr, il faut vérifier si l'adhérent.e relève bien ses mails, et sinon, lui envoyer un courrier papier.
258
    * Résilier les retardataires répétés:
259
260
      * Dans la liste dans le module Adhérents, cliquer sur la croix rouge pour résilier.
261
      * Désinscrire de la "liste asso":https://listes.aquilenet.fr/sympa/review/asso
262
      * Désactiver le compte ldap en changeant le mot de passe dans sa fiche adhérent.e dolibarr.
263
      * Supprimer les comptes utilisateurs autres.
264
      * Enlever les permissions dans l'atelier.
265
266
* Prélèvements
267
268
  * Aller sur netprélèvement
269
  * Dans Echéances, faire sortir les échéances *du 10 du mois courant au 10 du mois suivant*, cliquer sur Exporter -> Export_Echeance.csv
270
271
    * Pour passer un ancien prélèvement qui n'est plus disponible ainsi, fabriquer un fichier au format:
272
    ;;;;;;;;numéro adhérent.e;montant;date;en attente d'exécution;
273
    i.e. par exemple un fichier .csv avec la référence d'adhérent.e dans la 9e colone (colone I), le montant dans la 10e, etc.
274
275
  * Tester le résultat des prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/test_prelevements.php
276
  * Vérifier que ça retombe bien à zéro, sinon corriger et recommencer.
277
  * Injecter vraiment les prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/import_prelevements.php
278
  * Vérifier dans l'ensemble des comptes que les adhérent.e.s sont bien retombés à 0.
279
280
* Factures
281
282
  * Établir une facture ADSL pour ceux qui en ont besoin :
283
284
     * (Utopia (cotisation en août),  
285
     * Charlotte Lewden (cotisation en octobre), 
286
     * Librairie Permaculturelle (cotisation en janvier), 
287
     * Attitudes et Marques (cotisation en Mars), 
288
     * Loïc Prud'homme (envoyer à contact@loicprudhomme.fr, la cotisation n'est pas à facturer); pour l'Utopia, 
289
     * envoyer à bordeaux@cinemas-utopia.org et à Patrick Troudet), 
290
291
        *penser à mettre à jour:*
292
293
         * Le numéro de facture
294
         * La date de facture
295
         * La date dans la désignation
296
         * La date du prélèvement
297
298
* Vérifier les balances des comptes d'adhérent.e.s, de fournisseurs, et de clients.
299
300
* Encaisser les chèques qui restent en mettant le numéro de remise dans le virement
301
302
* Lancer les rappels de prélèvements depuis https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/rappel_prelevements.php
303
304
* En janvier, faire la compta annuelle 
305
306
307
h2. Anciennes procédures
308
309
conservées ici seulement pour historique.
310
311
* Dedibox
312
313
  * Récupérer la facture pour la dedibox sur https://console.online.net/
314
  * L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Online-<date>_facture-xxxxxx.pdf
315
  * Lancer php5 online.net.php xxxxxx YYYY-MM-DD pour l'enregistrer dans dolibarr
316
  * Pour l'instant c'est sacha qui paie la facture.
317
  * Le script ci-dessus s'occupe de toutes façons de noter le prélèvement, il n'y a rien de plus à faire.
318
319
320
  * Lancer php5 prelevements.php 2> /dev/null
321
  * ça génère la suite de commandes php5 à lancer (du genre php5 prelevement.php "Prénom Nom" montant "PLVT P NOM ADSL MM/YY"), les lancer, sauf éventuellement ceux qui n'ont pas lieu (e.g. ouverture de ligne fraîche). Attention, cela effectue le virement dans dolibarr, il faut faire donc attention à ne pas lancer le même plusieurs fois.
322
  * Corriger: pour Bernard Imhaus il faut un prélèvement le 8 du mois suivant, sinon ya pas les sous
323
  * Compiler le tout, envoyer au crédit coopératif par fax (0556983013)
324
325
h2. À faire chaque année
326
327
Faire le bilan d'exercice:
328
329
* Créer un compte de référence 120020xx, de libellé "Exercice 20xx", de type "Compte bancaire épargne/placement", puis le modifier pour désactiver la fonction de rapprochement.
330
* Vider chaque compte produit et charge vers ce compte, à l'aide de virements "Exercice 20xx Charge truc". Cela remet donc à zéro tous les comptes de produit et charge.
331
* En faire un bilan d'exercice dans sous.ods
332
* Virer l'exercice sur le compte "Bilan", "Exercice 20xx"
333
334
Faire le bilan comptable (inverser tous les signes pour que ce soit plus intuitif à comprendre) dans sous.ods
335
336
* Actif:
337
338
  * les comptes courants et épargnes vont en actifs.
339
  * les comptes tiers *négatifs* vont en créances (on devrait recevoir ces sous-là un jour)
340
341
* Passif:
342
343
  * Le compte "Bilan" (avant virement de l'exercice de l'année) va dans "Exercices passés"
344
  * les comptes tiers *positifs* vont en passif (on a encore ça à payer) courant ou non courant, selon que c'est temporaire ou non.
345
346
Vérifier que les deux totaux correspondent
347
348
Mettre à jour sous.ods:
349
350
* Télécharger <a href="https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/export_sous.php" download="sous.csv">sous.csv</a>
351
* ouvrir sous.csv en n'utilisant *que* le point-virgule comme séparateur
352
* copier/coller dans la feuille adhérents_import
353
* mettre à jour la feuille historique depuis la feuille Situation
354
* mettre à jour les graphes dans la feuille Graphes
355
* Vérifier les feuilles Situation et Bilan mensuel, imprimer.
356
357
h2. Nouvel.le adhérent.e
358
359
Sur réception d'une demande d'adhésion
360
361
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.
362
* Corriger éventuellement des typos ou ajouts à la main sur le formulaire (majuscules, type d'adherent, numero de tel, adresse mail)
363
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvel_adherent.php, cela crée l'adhérent.e dans dolibarr, et du coup aussi dans LDAP, et donc une adresse mail etc., ainsi qu'un compte de compta tiers pour lui, ça l'inscrit à asso@listes.aquilenet.fr, et ça lui maile une bienvenue
364
* S'il y a une commande de VPN, ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password . Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main: aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe. Utiliser @mkpasswd -m sha-512@ pour le crypter, et alors la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."
365
* Dans les comptes, virer depuis son compte d'adhérent.e vers le "produit cotisations" le droit d'entrée ou la cotisation, titre "Cotisation Machin Truc 2011"
366
* Dans sa fiche dolibarr adhérent.e, ajouter l'adhésion dans l'onglet adhésions
367
* puis, selon le mode de règlement:
368
369
  * Si c'est un chèque, virer depuis le compte de remises vers son compte
370
  * Si c'est en liquide, virer depuis la caisse vers son compte
371
  * Si c'est un virement, virer depuis le compte bancaire vers son compte (et rapprocher plus tard)
372
  * Si c'est un prélèvement, voir ci-dessous.
373
374
* Si l'adresse e-mail n'a pas été précisée, envoyer une lettre de bienvenue papier. Voir le courrier type dans le cloud dans adhesions
375
376
* S'il y a un mandat
377
378
  * Archiver le mandat original.
379
  * Ajouter l'adhérent.e dans la partie prélèvement de coopanet, On utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
380
381
    * Si c'est juste une adhésion ou un abonnement VPN, faire un prélèvement régulier annuel ou mensuel
382
    * Si c'est un abonnement ADSL, on crée l'échéancier plus tard, une fois la ligne effectivement construite.
383
384
* S'il y a une souscription à une ligne ADSL
385
386
  * Toute la compta est faite automatiquement par le script, il y a juste à archiver la demande dans le cloud
387
  * "Vérifier l'éligibilité de la ligne":https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total
388
  * Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage,  l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter _toutes_ les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.
389
  * Envoyer un mail de confirmation à suivi-adsl at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr avec comme informations dans le corps "aquilenet", le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent.
390
391
  * Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP, noter IPv4, préfixe IPv6, login et mot de passe (lisibles aussi sur http://vador.fdn.fr/adherents) dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne, et forwarder le mail à l'abonné en corrigeant un peu.
392
  * Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
393
394
    * Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx"
395
    * Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone
396
  * Quand l'ouverture de ligne est effective,
397
398
    * aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,
399
    * créer dans NetPrélèvement de coopanet un échéancier correspondant au mandat signé, avec un premier prélèvement manuel correspondant aux FAS + mois partiel, et le prélèvement automatique mensuel.
400
    * Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:
401
402
      * La référence et le libellé du compte de compta
403
      * Dans la Note de l'adhérent.e
404
405
* S'il y a une commande de VPN,
406
407
  * Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
408
409
    ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0
410
    ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1
411
    iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
412
413
    où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers).
414
415
* Archiver le tout: scanner tous les documents, ajouter au cloud, dans adhesions
416
417
418
419
* FIXME: broken, Sur l'atelier, ajouter l'adhérent.e au projet aquilenet.
420
421
h2. Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e
422
423
* Sur hera, lancer 
424
425
    sudo -u www-data gpg --keyserver hkp://pgp.mit.edu --homedir /srv/adherents/.gnupg/ --recv-key XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
426
427
* Retrouver l'adhérent dans Dolibarr, suivre le "lien tiers Dolibarr", aller dans la fiche, la modifier, découper l'identifiant complet de la clé GPG en 4 paquets de 10 chiffres hexa, les mettre dans les cases Id professionnel 1 à 4.
428
429
h2. Nouveau mandat
430
431
Sur mandat arrivé après la demande d'adhésion ou mise à jour,
432
433
  * Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , pour pouvoir faire un copier/coller des numéros iban et bic
434
  * Copier/coller dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouveau_mandat.php
435
  * Archiver le mandat.
436
  * Si c'est juste un changement de compte, dans la partie NetPrélèvement de coopanet, modifier juste dans le débiteur le numéro de compte.
437
  * Si c'est un nouveau service pour un débiteur existant, avec le même compte, dans la partie NetPrélèvement de coopanet, ajouter l'échéancier.
438
  * Si c'est un nouveau débiteur, ajouter l'adhérent.e dans la partie NetPrélèvement de coopanet, on utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
439
440
h2. Nouvelle ligne ADSL
441
442
Sur souscription de ligne ADSL pour un.e adhérent.e existant.
443
444
  * "Vérifier l'éligibilité de la ligne":https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total, cela permet notamment de savoir si c'est un numéro actif ou inactif.
445
  * Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter _toutes_ les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.
446
  * Envoyer un mail de confirmation à suivi-adsl at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr avec comme informations dans le corps "aquilenet", le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent.
447
  * Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.
448
  * Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste vpn@, et ajoute l'éventuel mandat
449
  * Ajouter, s'il.elle n'y est pas déjà, l'adhérent.e dans la partie NetPrélèvement de coopanet, la référence d'adhérent.e est lisible en allant cherche l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
450
  * Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
451
452
  * Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP, noter IPv4, préfixe IPv6, login et mot de passe (lisibles aussi sur http://vador.fdn.fr/adherents) dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne, et forwarder le mail à l'abonné en corrigeant un peu.
453
  * Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
454
455
    * Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx"
456
    * Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone
457
  * Quand l'ouverture de ligne est effective,
458
459
    * aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,
460
    * créer dans NetPrélèvement de coopanet un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant. Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour inclure les FAS + mois partiel.
461
    * modifier l'échéancier pour ajouter la cotisation annuelle s'il n'y en a pas déjà
462
    * Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:
463
      * La référence et le libellé du compte de compta
464
      * Dans le champ note de l'adhérent
465
466
Oui, c'est cracra de mettre le montant, il faudrait faire un lookup dans la base des tarifs (TODO). Pour l'instant c'est plus simple ainsi. 
467
468
h2. Migration ligne ADSL à Liazo
469
470
Lorsqu'un adhérent demande à migrer sa ligne vers Liazo.
471
472
La migration sera effective au début du bimestre suivant seulement (si on commande avant le 15 du deuxième mois du bimestre en cours, sinon c'est encore après).
473
474
  * Dans l'espace adhérent chez FDN, retrouver la ligne, et cliquer sur "Changer le débit ou l'option"
475
  * Choisir l'option voulue: dégroupage total ou non.
476
  * Renommer le compte de compta de la ligne en "Reconstr Ligne 0123456789".
477
  * Corriger son option, du genre 80MLiazoOrange ou 80MLiazoOrangeNu.
478
  * On reçoit régulièrement des mails pour la progression de la construction.
479
480
    * Quand on reçoit le mail parlant du changement de login, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans le champ Commentaire de la ligne.
481
    * Si on reçoit un mail parlant du changement de numéro de téléphone, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans la ligne (à la fois la référence et le nom du compte) et dans la note de l'abonné
482
    * Une fois la construction faite, facturer les frais de migration à la fin du mois suivant.
483
484
  * Avant de faire la première facturation au nouveau tarif:
485
486
    * corriger les tarifs client/fournisseur
487
    * Si c'est un dégroupage total, mettre à jour le numéro de la ligne
488
489
      * Dans la référence et le libellé du compte de compta
490
      * Dans la Note de l'adhérent.e
491
492
    * Renommer le compte de compta en "Ligne 0123456789"
493
    * corriger le montant de prélèvement sur coopanet
494
495
h2. Réception de cotisation
496
497
* Dans le module adhérents
498
499
  * retrouver l'adhérent.e dans la liste,
500
  * aller dans l'onglet adhésions/cotisations
501
  * ajouter l'adhésion: mettre comme fin un jour avant l'anniversaire suivant.
502
503
* Répercuter l'adhésion dans la compta en virant depuis l'adhérent.e vers le produit cotisation
504
* Encaisser le montant (chèque: voir ci-dessous, liquide: passer sur le compte d'un trésorier qui se fait prélever et qui encaissera le liquide)
505
506
h2. Encaisser un chèque
507
508
Pour éviter d'en envoyer tous les 36s du mois, plutôt que virer directement depuis le compte bancaire, on vire temporairement depuis un compte "Remises de chèques".
509
510
* Vérifier l'ordre du chèque.
511
* Signer le chèque au dos
512
* Virer depuis le compte de l'adhérent.e vers le compte "Remises de chèque". Ainsi on sait que l'adhérent.e a payé, mais il nous reste des chèques à encaisser, stockés sur une étagère.
513
* Lors du dépôt d'une remise des chèques qui se sont entassés, virer le montant total de la remise de chèques depuis le compte bancaire vers le compte de remises de chèque, avec le numéro de remise pour rapprocher facilement
514
* Quand confirmé, rapprocher.
515
516
h2. Résilier une ligne ADSL
517
518
* Charger sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/adsl.php les derniers mois complets
519
* Renommer le compte de compta de la ligne en "Résiliation Ligne xxxx"
520
* La facturation chez Nerim est bimensuelle, donc il faut faire remonter la demande au suivi-adsl at fdn dot fr avant le 15 du deuxième mois du bimestre, pour éviter de payer un autre bimestre pour l'ADSL. Il vaut mieux faire remonter le plus tôt possible pour éviter de payer la partie transit de FDN.
521
* mailer donc suivi-adsl arobase fdn point fr en donnant simplement le numéro de ligne et le nom de l'adhérent.e pour vérification, avec la date de résiliation souhaitée.
522
* Lorsque la compta FDN est faite pour le dernier mois, faire la compta pour la ligne à la main (TODO: automatiser):
523
524
  * Calculer le montant qu'on va facturer à l'adhérent.e: ((tarif Aquilenet - tarif FDN) * prorata du mois abonné) + montant facturé par FDN pour ce dernier mois
525
  * Virer ce montant de la ligne ADSL vers le produit ADSL
526
  * Virer ce montant de l'adhérent.e vers la ligne ADSL
527
  * Virer le montant FDN de la charge ADSL vers la ligne ADSL
528
  * Virer le montant FDN de la ligne ADSL vers le tiers FDN.
529
  * Établir le prélèvement des derniers mois à la main sur coopanet.
530
  * Supprimer le numéro de compte dans la fiche tiers de l'adhérent
531
  * Renommer le libellé du compte de la ligne en "Ancienne Ligne xxxx"
532
  * Ajouter à la fin de la référence du compte de la ligne ".0" (ou plus), et mettre à jour la référence dans la Note de l'adhérent.e
533
  * Une fois la dernière échéance passée, supprimer l'échéancier chez coopanet
534
  * Désabonner de la liste adsl@
535
536
h2. Nouveau VPN
537
538
Sur souscription de VPN pour un.e adhérent.e existant.
539
540
  * Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.
541
  * Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste vpn@, et ajoute l'éventuel mandat: TODO: vérifier que le numéro de compte se retrouve bien enregistré, dans le tiers correspondant à l'adhérent.e, dans sa fiche.
542
  * ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password . Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main: aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe. Utiliser @mkpasswd -m sha-512@ pour le crypter, et alors la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."
543
  * Ajouter, s'il n'y est pas déjà, l'adhérent.e dans la partie NetPrélèvement de coopanet, la référence d'adhérent.e est lisible en allant cherche l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
544
  * créer dans NetPrélèvement de coopanet un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant. Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour le premier mois partiel.
545
  * corriger les prélèvements anniversaire pour y ajouter la cotisation.
546
  * Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
547
548
  * Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
549
550
    ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0
551
    ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1
552
    iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
553
554
    où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers). Éventuellement il y a déjà un fichier @disponible.pour.ip.fixe@ qui vient d'un précédent désabonnement.
555
556
h2. Ajouter une autre IP fixe à un VPN
557
558
  * Si l'adhérent veut une 2e IP fixe, il suffit d'ajouter la route dans son /etc/openvpn/ccd sur
559
    iris et demeter:
560
561
    iroute 185.233.101.m 255.255.255.255
562
    iroute-ipv6 2a0c:e300:4:m::/64
563
564
h2. Résilier un VPN
565
566
  * Sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php repérer le contrat
567
  * Charger éventuellement le dernier mois
568
  * Cliquer sur le contrat (2e colonne)
569
  * Cliquer sur le bouton Modifier en face de "Statut du service ... En service", pour clôturer le service.
570
  * Désactiver le login sur iris et demeter dans /etc/openvpn/password en mettant juste un # en tête de ligne.
571
  * Renommer l'éventuel fichier dans ccd/ en disponible.pour.ip.fixe.xxx pour libérer l'IP
572
  * Désabonner de la liste vpn@
573
574
h2. Ajouter de l'espace disque owncloud
575
576
TODO: automatiser la partie dolibarr
577
578
* se logguer en tant qu'admin sur owncloud
579
* retrouver l'utilisateur
580
* changer son quota
581
* noter son uuid
582
* sur sayanet, dans /home/aquilenet-backup/BackItUp/BackItUp.conf, ajouter l'uuid à la liste_exclusions
583
* "dans dolibarr":https://dolibarr.aquilenet.fr, dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-owncloud", choisir la quantité en Go/an, ajouter, modifier éventuellement le tarif
584
* valider
585
* modifier le statut du le service avec comme date de terminaison 2099
586
* Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
587
* établir le virement automatique sur coopanet
588
589
h2. Ajouter du disque local pour une VM
590
591
* "dans dolibarr":https://dolibarr.aquilenet.fr, dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-local", choisir la quantité en Go/an.
592
* valider le contrat
593
* activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
594
* Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
595
* Créer la VM
596
597
h2. Ajouter du disque NFS pour une VM
598
599
* "dans dolibarr":https://dolibarr.aquilenet.fr, dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-NFS", choisir la quantité en Go/an.
600
* valider le contrat
601
* activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
602
* Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
603
* Voir https://atelier.aquilenet.fr/projects/infrastructure/wiki/NFS pour la création du volume, et mettre le quota.
604
605
h2. Supprimer du disque cloud, local ou NFS
606
607
* "dans dolibarr":http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php retrouver le contrat correspondant à la VM, cliquer sur le numéro de contrat.
608
* Cliquer sur l'icône modifier à droite de "Statut du service", mettre la date de fin de service et cliquer sur Clôturer
609
* Faire l'action adminsys correspondante.
610
611
h2. Et sourtout
612
613
Pour vérifier qu'il n'y a pas d'erreur, regarder la somme des soldes tout en bas de "la compta publique":https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php, ça doit retomber à zéro.
614
615
h2. Supprimer un essai
616
617
On n'efface pas ce qui a existé réellement, mais on peut avoir besoin de supprimer un test.
618
619
* Supprimer l'adhérent.e
620
* Dans compta/tréso, Clients, choisir le client, regarder la fiche, supprimer
621
* Supprimer le compte de compta
622
623
h2. Modifier les tarifs
624
625
* Modifier dans sous.ods dans les recettes des produits.
626
627
  * Dans gaia, /srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin, modifier eligibilite.cgi
628
  * Dans dolibarr, Services, modifier le/les services concernés
629
  * Dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/ , aller voir les lignes concernées, modifier le champ commentaire.
630
631
* Dans les formulaires, modifier adsl-tail.inc, recompiler, commiter, svn up dans /srv/si/formulaires, copier adsl*.pdf dans /srv/www/aquilenet.fr/docs/
632
* Sur le site web, modifier http://www.aquilenet.fr/node/8
633
634
h2. Renommer quelqu'un
635
636
C'est galère et technique, mais pas impossible. Il faut (au moins, difficile d'être sûr qu'on n'ait rien oublié)
637
638
* Dans sa fiche adhérent, changer nom/prénom, login, email
639
* Sur hera, dans /home/vmail/aquilenet.fr, renommer le répertoire
640
* Dans la fiche tiers dolibarr, change nom/prénom
641
* Renommer son compte de compta, voire les écritures
642
* Dans la liste des contrats, renommer au besoin (eh non dolibarr n'a pas l'air d'avoir d'interface pour ça, il faut le faire à la main en SQL...)
643
* Renommer son accès vpn
644 835 youpi
* Supprimer l'ancien utilisateur dans l'atelier