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Compta » History » Version 836

youpi, 03/30/2018 11:04 AM

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h1. Compta
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h2. Liens rapides dans cette page
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5
  * "Facture fournisseur":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Facture
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  * "Compta mensuelle":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#A-faire-chaque-mois
7
  * "Compta annuelle":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#%C3%80-faire-chaque-ann%C3%A9e
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  * "Nouvel.le adhérent.e":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-adh%C3%A9rente
9
  * "Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-cl%C3%A9-PGP-dune-adh%C3%A9rente
10
  * "Nouveau mandat":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-mandat
11
  * "Nouvelle ligne ADSL":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-ligne-ADSL
12
  * "Migration Ligne ADSL à Liazo":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Migration-ligne-ADSL-%C3%A0-Liazo
13
  * "Réception de cotisation":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9ception-de-cotisation
14
  * "Encaisser un chèque":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Encaisser-un-ch%C3%A8que
15
  * "Résilier une ligne ADSL":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-une-ligne-ADSL
16
  * "Nouveau VPN":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-VPN
17
  * "Ajouter une IP fixe à un VPN":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-une-autre-IP-fixe-%C3%A0-un-VPN
18
  * "Résilier un VPN":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-VPN
19
  * "Ajouter de l'espace disque cloud":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-de-lespace-disque-owncloud
20
  * "Ajouter du disque local pour une VM":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-local-pour-une-VM
21
  * "Ajouter du disque NFS pour une VM":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-NFS-pour-une-VM
22
  * "Supprimer du disque":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Supprimer-du-disque-cloud-local-ou-NFS
23 836 youpi
  * ""Renommer quelqu'un":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Renommer-quelquun
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h2. autres liens
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  * "TODO list mensuelle":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Todolist_mensuelle
28
  * "La compta publique":https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php
29
  * "La preuve par neuf de la compta":https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/check.php
30
  * "La compta adhérent":https://adherents.aquilenet.fr/compta.php
31
  * "le cloud":https://cloud.aquilenet.fr/index.php/apps/files/?dir=/Shared/Aquilenet-administration/Compta/adhesions
32
  * "coopanet":http://www.coopanet.coop , Code utilisateur E145498P
33
  * [[dolibarr]] 
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  * Il y a aussi un "bac à sable dolibarr":https://dolibarr2.aquilenet.fr/
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h2. Doc
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*Tout se passe sur dolibarr*
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juste pour info, [[Installation d'un nouveau dolibarr]]
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Les mails sont envoyés à tresorier@aquilenet.fr qui est un alias pour la liste tresorier@listes.aquilenet.fr qu'on peut gérer sur https://listes.aquilenet.fr/sympa/admin/tresorier
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Ancien svn, n'est plus utilisé désormais
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svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/factures-fournisseurs
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svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/adhesions
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Il est sans doute utile d'aller consulter d'abord la doc de FDN: https://wiki-adh.fdn.fr/wiki/documentation:notions_de_comptabilite pour comprendre les principes des comptes comptables. Il y a aussi eu un exposé à l'AG 2015 de la FFDN: http://www.aquilenet.fr/docs/compta.pdf
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51
Voici ci-dessous le plan comptable. Quand on ajoute ou modifie une entrée, il faut penser à mettre à jour (TODO: factoriser dans aquilenet.lib.php):
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  * le numéro de Réf. du compte en question bien sûr
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  * dans compte_adherent() dans aquilenet.lib.php
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  * dans soldes_accounts(), et tout en bas, dans compta-asso.php
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  * dans aquilenet.lib.php
57
  * dans dolibarr.php
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  * 05...    : Compte de la ligne ADSL 05... Ne fait pas vraiment partie du plan comptable, on ne fait que faire passer les virements par ce compte pour y rassembler tout ce qui concerne une ligne ADSL donnée.
60
  * 12000000 : Compte de bilan
61
  * 1200xxxx : Compte d'exercice de l'année xxxx
62
  * 40100001 : Fournisseur Online.net
63
  * 40100002 : Fournisseur Bookmyname
64
  * 40100003 : Fournisseur divers
65
  * 40100004 : Fournisseur FDN
66
  * 40100005 : Fournisseur Syntis
67
  * 40100006 : Fournisseur Kazar
68
  * 40100007 : Fournisseur Cogent
69
  * 40100008 : Fournisseur Anteor
70
  * 40100009 : Fournisseur Orange
71
  * 40100010 : Fournisseur RIPE
72
  * 40100011 : Fournisseur OVH
73
  * 41100xyz : Compte de l'adhérent.e xyz
74
  * 41101000 : Donateur divers
75
  * 41101001 : Clients divers
76
  * 41102xyz : Compte du client xyz
77
  * 51120000 : Remise de chèque
78
  * 51190000 : Prélèvements
79
  * 51200001 : Crédit coopératif
80
  * 53140000 : Caisse
81
  * 60000000 : Charge Lignes ADSL
82
  * 60400001 : Charge dedibox
83
  * 60400002 : Charge nom de domaine
84
  * 60400003 : Charge hébergement
85
  * 60400004 : Charge IP
86
  * 60400005 : Charge transit
87
  * 60630000 : Charge matériel petit équipement
88
  * 21830000 : Charge matériel informatique
89
  * 60700000 : Charge marchandise goodies
90
  * 60700001 : Charge marchandise briques
91
  * 61100000 : Charge installation
92
  * 61600000 : Charge assurance
93
  * 62310000 : Charge annonces et insertions
94
  * 62360000 : Charge stickers
95
  * 62610000 : Charge timbres et frais postaux
96
  * 62620000 : Charge livraison
97
  * 62700000 : Charge service bancaire
98
  * 62800000 : Charge Diverses
99
  * 63500000 : Charge taxe achat étranger
100
  * 70400000 : Produit installation
101
  * 70600000 : Produit lignes ADSL
102
  * 70600001 : Produit VPN
103
  * 70700000 : Produit marchandise goodies
104
  * 70700001 : Produit marchandise briques
105
  * 70830000 : Produit hébergement
106
  * 70830001 : Produit transit
107
  * 70830002 : Produit stockage
108
  * 70830003 : Produit IP
109
  * 74000000 : Produit cotisations
110
  * 76000000 : Produit parts CC
111
  * 77000000 : Produit Dons
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113
h2. En résumé,
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* Pour les comptes en banque et tiers (adhérent.e.s, fournisseurs), c'est négatif quand on leur a donné de l'avance de sous, et c'est positif quand on leur en doit (i.e. on est du côté "banquier" !) Ainsi:
116
117
  * C'est donc normal que les comptes en banque soient négatif, au contraire: c'est la banque qui nous doit des sous :) C'est exactement l'opposé de ce qui apparaît dans le compte chez la banque.
118
  * Si un.e adhérent.e est strictement négatif, il nous doit des sous, il faut lui prélever.
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  * Si un.e adhérent.e est strictement positif, c'est qu'il a payé des trucs pour l'asso. Soit on lui rembourse, soit on ne lui prélève pas quelques mois.
120
  * Si un fournisseur est strictement positif, c'est qu'on lui doit des sous, il reste une facture impayée.
121
  * Si un fournisseur est strictement négatif, c'est qu'on lui a donné trop de sous ! Il faut régulariser.
122
123
* Pour les comptes de charge et de produit, c'est plus habituel:
124
125
  * Une charge, c'est des sous en moins qui vont alimenter un fournisseur
126
  * Un produit, c'est des sous en plus qui viennent d'adhérent.e.s.
127
128
* Pour les comptes en banque, on doit faire le "rapprochement" avec le relevé de compte. *Attention*, rapprocher rend l'écriture inchangeable. Il ne faut donc rapprocher qu'avec le relevé de compte confirmant l'opération sous les yeux.
129
130
Par exemple, voici pour un don et pour un paiement de facture:
131
132
h2. Don
133
134
Par un.e adhérent.e
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* On vire le montant depuis son compte vers le compte produit don.Il nous doit donc maintenant des sous.
137
* Le virement ou prélèvement est ordonné, on vire le montant depuis le
138
* compte bancaire vers le compte de l'adhérent.e. Il ne nous doit plus de sous.
139
* Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
140
141
Si c'est une personne qu'on ne reverra pas souvent, on peut utiliser le
142
compte "Donateur divers" à la place du compte d'un compte d'adhérent.e.
143
144
h2. Facture
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Un fournisseur nous envoie une facture pour un service
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148
* On vire chaque élément de la facture depuis le compte de charge correspondant vers le compte de fournisseur. On lui doit donc des sous.
149
* Lorsque l'on paie la facture, on vire le montant depuis le compte fournisseur vers le compte bancaire. On ne lui doit plus de sous.
150
* Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
151
* Lors d'un virement fait à un fournisseur on indique le numéro de facture (numéro invoice pour cogent par exemple)correspondant dans les trois champs 
152
* > > motif du virement
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* > > Référence de l'opération
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* > > Référence de bout en bout
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156
h2. A faire chaque mois
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158
* voir les TODO sur https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Todolist_mensuelle
159
160
* Attention, en Janvier, ne faire d'abord que les opérations concernant Décembre, puis faire la compta annuelle, puis faire les opérations concernant Janvier
161
162
* Aller sur www.coopanet.coop, rapprocher les prélèvements qui nous ont été imputés (frais bancaires & co), en les virant depuis le compte de charge Services bancaires vers le compte Crédit Coopératif. Rapprocher
163
* Rapprocher les prélèvements que l'on a effectué.
164
165
* Cogent
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  * Enregistrer la facture
168
  * Payer la facture
169
170
* Syntis
171
172
  * N'a pas lieu en ce moment, on n'héberge rien chez lui actuellement.
173
174
  * Récupérer la facture pour l'hébergement sur https://client.syntis.net
175
  * L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Syntis-<date>-Fxxxxxx.pdf
176
  * Passer le montant en charge d'hébergement, intitulé "Quart de baie etc." comme sur la facture
177
  * Virer le montant de la facture à Syntis (à la fois sur coopanet et sur dolibarr) en mettant le numéro de facture dans l'intitulé, virer également 0.20€ depuis charge services bancaires "frais prélèvement SEPA"
178
179
* saya
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181
  * Facturer l'hébergement et le virer du compte client Saya au compte produit hébergement, attention à la cotisation en novembre
182
  * Ils nous virent le paiement.
183
  * Rapprocher le paiement.
184
185
* L@BX
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  * Virer le produit d'hébergement du L@BX depuis Pierre Bourdin (60€).
188
  * Établir une facture au nom du L@BX pour la moitié, Pierre paie l'autre personnellement.
189
190
* ACAQB
191
192
  * En Mars, facturer 1 an de VM à 17€/mois, donc 204€, plus la cotisation
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194
* Guix
195
196
  * Facturer l'hébergement du serveur (75€), plus la cotisation en novembre
197
198
* IIDRE
199
200
  * Facturer l'hébergement du service Rosedor (260€), plus la cotisation en octobre.
201
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* C-P Prod
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204
  * En Novembre, facturer 1 an de VM à 30€/mois, donc 360€, plus la cotisation.
205
  * En Avril, facturer 1 an de VM à 20€/mois, donc 240€
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* Elidée
208
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  * Facturer l'hébergement du serveur (100€), plus la cotisation vers décembre.
210
211
* Nothing to Hide
212
213
  * En Décembre, facturer 1 an de préfixe IPv4 à 128€ et 1 an de transit à 240€, et une cotisation de 20€.
214
215
* Nom de domaine
216
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  * En juin ou juillet, renouveller sur https://www.bookmyname.com/ : depuis la page d'accueil, cliquer sur la partie "gérer", puis "Liste de vos noms de domaine", puis cocher tous les domaines aquilenet, puis choisir l'action "Renouveler des noms de domaine", payer, faire les virements correspondant.
218
  * Le mois d'après, récupérer la facture
219
  * L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/bookmyname-<date>-xxxxxx.pdf
220
221
* Lignes ADSL
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223
  * Récupérer les dernières factures sur https://vador.fdn.fr/adherents , L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/FDN-<date>-xxxxxx.pdf
224
  * Si ça n'a pas déjà été fait pendant le rappochement, virer le montant correspondant de FDN au crédit coopératif
225
  * Vérifier que la balance FDN retombe à 0 après leur dernière facture, sauf exceptions: fin février (donc janvier inclu):
226
227
    * les FAS de la ligne 2098 n'ont pas encore été prélevés 72€
228
    * donc au total +72€
229
230
  * Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php
231
232
    * S'assurer que les lignes nouvelles ont bien leur date de début correct (voir sur https://vador.fdn.fr/adherents) et que le montant du premier prélèvement est correct sur coopanet
233
    * Cliquer sur les boutons charge (sauf pour les anciennes lignes et les lignes actuellement en construction !)
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  * cela va:
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    * Virer la souscription adhérent.e depuis le compte de la ligne vers le produit Lignes ADSL (Abonnement ligne xxx mois année)
238
    * Virer la souscription adhérent.e depuis l'adhérent.e possédant la ligne vers le compte de la ligne.
239
    * Virer la souscription FDN depuis la charge Lignes ADSL vers le compte de la ligne
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    * Virer la souscription FDN depuis le compte de la ligne vers le fournisseur FDN
241
242
* Contrats
243
244
  * Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/contrats.php
245
  * Cliquer sur les boutons charge des contrats où l'échéance est passée. Cela va virer la souscription depuis le compte de l'adhérent.e vers le compte de produit correspondant.
246
247
* Adhésions
248
249
  * Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/cotisations.php
250
251
  * pour chaque adhérent.e apparaissant dans la liste (qui sont ceux avec cotisation en retard):
252
253
    * S'il y a un RIB, on va prélever nous-même, donc cliquer sur le bouton charge, ce qui
254
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      * Vire la cotisation annuelle ou mensuelle depuis l'adhérent.e vers le produit Cotisations.
256
      * Ajoute la cotisation dans l'adhérent.e.
257
258
    * S'il n'y a pas de RIB, on ne sait pas s'il y a lieu d'établir une cotisation, donc cliquer sur le bouton Rappel pour envoyer un mail à l'adhérent.e. Attention: si l'adresse e-mail est en @aquilenet.fr, il faut vérifier si l'adhérent.e relève bien ses mails, et sinon, lui envoyer un courrier papier.
259
    * Résilier les retardataires répétés:
260
261
      * Dans la liste dans le module Adhérents, cliquer sur la croix rouge pour résilier.
262
      * Désinscrire de la "liste asso":https://listes.aquilenet.fr/sympa/review/asso
263
      * Désactiver le compte ldap en changeant le mot de passe dans sa fiche adhérent.e dolibarr.
264
      * Supprimer les comptes utilisateurs autres.
265
      * Enlever les permissions dans l'atelier.
266
267
* Prélèvements
268
269
  * Aller sur netprélèvement
270
  * Dans Echéances, faire sortir les échéances *du 10 du mois courant au 10 du mois suivant*, cliquer sur Exporter -> Export_Echeance.csv
271
272
    * Pour passer un ancien prélèvement qui n'est plus disponible ainsi, fabriquer un fichier au format:
273
    ;;;;;;;;numéro adhérent.e;montant;date;en attente d'exécution;
274
    i.e. par exemple un fichier .csv avec la référence d'adhérent.e dans la 9e colone (colone I), le montant dans la 10e, etc.
275
276
  * Tester le résultat des prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/test_prelevements.php
277
  * Vérifier que ça retombe bien à zéro, sinon corriger et recommencer.
278
  * Injecter vraiment les prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/import_prelevements.php
279
  * Vérifier dans l'ensemble des comptes que les adhérent.e.s sont bien retombés à 0.
280
281
* Factures
282
283
  * Établir une facture ADSL pour ceux qui en ont besoin :
284
285
     * (Utopia (cotisation en août),  
286
     * Charlotte Lewden (cotisation en octobre), 
287
     * Librairie Permaculturelle (cotisation en janvier), 
288
     * Attitudes et Marques (cotisation en Mars), 
289
     * Loïc Prud'homme (envoyer à contact@loicprudhomme.fr, la cotisation n'est pas à facturer); pour l'Utopia, 
290
     * envoyer à bordeaux@cinemas-utopia.org et à Patrick Troudet), 
291
292
        *penser à mettre à jour:*
293
294
         * Le numéro de facture
295
         * La date de facture
296
         * La date dans la désignation
297
         * La date du prélèvement
298
299
* Vérifier les balances des comptes d'adhérent.e.s, de fournisseurs, et de clients.
300
301
* Encaisser les chèques qui restent en mettant le numéro de remise dans le virement
302
303
* Lancer les rappels de prélèvements depuis https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/rappel_prelevements.php
304
305
* En janvier, faire la compta annuelle 
306
307
308
h2. Anciennes procédures
309
310
conservées ici seulement pour historique.
311
312
* Dedibox
313
314
  * Récupérer la facture pour la dedibox sur https://console.online.net/
315
  * L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Online-<date>_facture-xxxxxx.pdf
316
  * Lancer php5 online.net.php xxxxxx YYYY-MM-DD pour l'enregistrer dans dolibarr
317
  * Pour l'instant c'est sacha qui paie la facture.
318
  * Le script ci-dessus s'occupe de toutes façons de noter le prélèvement, il n'y a rien de plus à faire.
319
320
321
  * Lancer php5 prelevements.php 2> /dev/null
322
  * ça génère la suite de commandes php5 à lancer (du genre php5 prelevement.php "Prénom Nom" montant "PLVT P NOM ADSL MM/YY"), les lancer, sauf éventuellement ceux qui n'ont pas lieu (e.g. ouverture de ligne fraîche). Attention, cela effectue le virement dans dolibarr, il faut faire donc attention à ne pas lancer le même plusieurs fois.
323
  * Corriger: pour Bernard Imhaus il faut un prélèvement le 8 du mois suivant, sinon ya pas les sous
324
  * Compiler le tout, envoyer au crédit coopératif par fax (0556983013)
325
326
h2. À faire chaque année
327
328
Faire le bilan d'exercice:
329
330
* Créer un compte de référence 120020xx, de libellé "Exercice 20xx", de type "Compte bancaire épargne/placement", puis le modifier pour désactiver la fonction de rapprochement.
331
* Vider chaque compte produit et charge vers ce compte, à l'aide de virements "Exercice 20xx Charge truc". Cela remet donc à zéro tous les comptes de produit et charge.
332
* En faire un bilan d'exercice dans sous.ods
333
* Virer l'exercice sur le compte "Bilan", "Exercice 20xx"
334
335
Faire le bilan comptable (inverser tous les signes pour que ce soit plus intuitif à comprendre) dans sous.ods
336
337
* Actif:
338
339
  * les comptes courants et épargnes vont en actifs.
340
  * les comptes tiers *négatifs* vont en créances (on devrait recevoir ces sous-là un jour)
341
342
* Passif:
343
344
  * Le compte "Bilan" (avant virement de l'exercice de l'année) va dans "Exercices passés"
345
  * les comptes tiers *positifs* vont en passif (on a encore ça à payer) courant ou non courant, selon que c'est temporaire ou non.
346
347
Vérifier que les deux totaux correspondent
348
349
Mettre à jour sous.ods:
350
351
* Télécharger <a href="https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/export_sous.php" download="sous.csv">sous.csv</a>
352
* ouvrir sous.csv en n'utilisant *que* le point-virgule comme séparateur
353
* copier/coller dans la feuille adhérents_import
354
* mettre à jour la feuille historique depuis la feuille Situation
355
* mettre à jour les graphes dans la feuille Graphes
356
* Vérifier les feuilles Situation et Bilan mensuel, imprimer.
357
358
h2. Nouvel.le adhérent.e
359
360
Sur réception d'une demande d'adhésion
361
362
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.
363
* Corriger éventuellement des typos ou ajouts à la main sur le formulaire (majuscules, type d'adherent, numero de tel, adresse mail)
364
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvel_adherent.php, cela crée l'adhérent.e dans dolibarr, et du coup aussi dans LDAP, et donc une adresse mail etc., ainsi qu'un compte de compta tiers pour lui, ça l'inscrit à asso@listes.aquilenet.fr, et ça lui maile une bienvenue
365
* S'il y a une commande de VPN, ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password . Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main: aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe. Utiliser @mkpasswd -m sha-512@ pour le crypter, et alors la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."
366
* Dans les comptes, virer depuis son compte d'adhérent.e vers le "produit cotisations" le droit d'entrée ou la cotisation, titre "Cotisation Machin Truc 2011"
367
* Dans sa fiche dolibarr adhérent.e, ajouter l'adhésion dans l'onglet adhésions
368
* puis, selon le mode de règlement:
369
370
  * Si c'est un chèque, virer depuis le compte de remises vers son compte
371
  * Si c'est en liquide, virer depuis la caisse vers son compte
372
  * Si c'est un virement, virer depuis le compte bancaire vers son compte (et rapprocher plus tard)
373
  * Si c'est un prélèvement, voir ci-dessous.
374
375
* Si l'adresse e-mail n'a pas été précisée, envoyer une lettre de bienvenue papier. Voir le courrier type dans le cloud dans adhesions
376
377
* S'il y a un mandat
378
379
  * Archiver le mandat original.
380
  * Ajouter l'adhérent.e dans la partie prélèvement de coopanet, On utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
381
382
    * Si c'est juste une adhésion ou un abonnement VPN, faire un prélèvement régulier annuel ou mensuel
383
    * Si c'est un abonnement ADSL, on crée l'échéancier plus tard, une fois la ligne effectivement construite.
384
385
* S'il y a une souscription à une ligne ADSL
386
387
  * Toute la compta est faite automatiquement par le script, il y a juste à archiver la demande dans le cloud
388
  * "Vérifier l'éligibilité de la ligne":https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total
389
  * Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage,  l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter _toutes_ les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.
390
  * Envoyer un mail de confirmation à suivi-adsl at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr avec comme informations dans le corps "aquilenet", le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent.
391
392
  * Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP, noter IPv4, préfixe IPv6, login et mot de passe (lisibles aussi sur http://vador.fdn.fr/adherents) dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne, et forwarder le mail à l'abonné en corrigeant un peu.
393
  * Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
394
395
    * Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx"
396
    * Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone
397
  * Quand l'ouverture de ligne est effective,
398
399
    * aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,
400
    * créer dans NetPrélèvement de coopanet un échéancier correspondant au mandat signé, avec un premier prélèvement manuel correspondant aux FAS + mois partiel, et le prélèvement automatique mensuel.
401
    * Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:
402
403
      * La référence et le libellé du compte de compta
404
      * Dans la Note de l'adhérent.e
405
406
* S'il y a une commande de VPN,
407
408
  * Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
409
410
    ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0
411
    ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1
412
    iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
413
414
    où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers).
415
416
* Archiver le tout: scanner tous les documents, ajouter au cloud, dans adhesions
417
418
419
420
* FIXME: broken, Sur l'atelier, ajouter l'adhérent.e au projet aquilenet.
421
422
h2. Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e
423
424
* Sur hera, lancer 
425
426
    sudo -u www-data gpg --keyserver hkp://pgp.mit.edu --homedir /srv/adherents/.gnupg/ --recv-key XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
427
428
* Retrouver l'adhérent dans Dolibarr, suivre le "lien tiers Dolibarr", aller dans la fiche, la modifier, découper l'identifiant complet de la clé GPG en 4 paquets de 10 chiffres hexa, les mettre dans les cases Id professionnel 1 à 4.
429
430
h2. Nouveau mandat
431
432
Sur mandat arrivé après la demande d'adhésion ou mise à jour,
433
434
  * Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , pour pouvoir faire un copier/coller des numéros iban et bic
435
  * Copier/coller dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouveau_mandat.php
436
  * Archiver le mandat.
437
  * Si c'est juste un changement de compte, dans la partie NetPrélèvement de coopanet, modifier juste dans le débiteur le numéro de compte.
438
  * Si c'est un nouveau service pour un débiteur existant, avec le même compte, dans la partie NetPrélèvement de coopanet, ajouter l'échéancier.
439
  * Si c'est un nouveau débiteur, ajouter l'adhérent.e dans la partie NetPrélèvement de coopanet, on utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
440
441
h2. Nouvelle ligne ADSL
442
443
Sur souscription de ligne ADSL pour un.e adhérent.e existant.
444
445
  * "Vérifier l'éligibilité de la ligne":https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total, cela permet notamment de savoir si c'est un numéro actif ou inactif.
446
  * Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter _toutes_ les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.
447
  * Envoyer un mail de confirmation à suivi-adsl at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr avec comme informations dans le corps "aquilenet", le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent.
448
  * Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.
449
  * Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste vpn@, et ajoute l'éventuel mandat
450
  * Ajouter, s'il.elle n'y est pas déjà, l'adhérent.e dans la partie NetPrélèvement de coopanet, la référence d'adhérent.e est lisible en allant cherche l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
451
  * Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
452
453
  * Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP, noter IPv4, préfixe IPv6, login et mot de passe (lisibles aussi sur http://vador.fdn.fr/adherents) dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne, et forwarder le mail à l'abonné en corrigeant un peu.
454
  * Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
455
456
    * Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx"
457
    * Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone
458
  * Quand l'ouverture de ligne est effective,
459
460
    * aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,
461
    * créer dans NetPrélèvement de coopanet un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant. Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour inclure les FAS + mois partiel.
462
    * modifier l'échéancier pour ajouter la cotisation annuelle s'il n'y en a pas déjà
463
    * Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:
464
      * La référence et le libellé du compte de compta
465
      * Dans le champ note de l'adhérent
466
467
Oui, c'est cracra de mettre le montant, il faudrait faire un lookup dans la base des tarifs (TODO). Pour l'instant c'est plus simple ainsi. 
468
469
h2. Migration ligne ADSL à Liazo
470
471
Lorsqu'un adhérent demande à migrer sa ligne vers Liazo.
472
473
La migration sera effective au début du bimestre suivant seulement (si on commande avant le 15 du deuxième mois du bimestre en cours, sinon c'est encore après).
474
475
  * Dans l'espace adhérent chez FDN, retrouver la ligne, et cliquer sur "Changer le débit ou l'option"
476
  * Choisir l'option voulue: dégroupage total ou non.
477
  * Renommer le compte de compta de la ligne en "Reconstr Ligne 0123456789".
478
  * Corriger son option, du genre 80MLiazoOrange ou 80MLiazoOrangeNu.
479
  * On reçoit régulièrement des mails pour la progression de la construction.
480
481
    * Quand on reçoit le mail parlant du changement de login, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans le champ Commentaire de la ligne.
482
    * Si on reçoit un mail parlant du changement de numéro de téléphone, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans la ligne (à la fois la référence et le nom du compte) et dans la note de l'abonné
483
    * Une fois la construction faite, facturer les frais de migration à la fin du mois suivant.
484
485
  * Avant de faire la première facturation au nouveau tarif:
486
487
    * corriger les tarifs client/fournisseur
488
    * Si c'est un dégroupage total, mettre à jour le numéro de la ligne
489
490
      * Dans la référence et le libellé du compte de compta
491
      * Dans la Note de l'adhérent.e
492
493
    * Renommer le compte de compta en "Ligne 0123456789"
494
    * corriger le montant de prélèvement sur coopanet
495
496
h2. Réception de cotisation
497
498
* Dans le module adhérents
499
500
  * retrouver l'adhérent.e dans la liste,
501
  * aller dans l'onglet adhésions/cotisations
502
  * ajouter l'adhésion: mettre comme fin un jour avant l'anniversaire suivant.
503
504
* Répercuter l'adhésion dans la compta en virant depuis l'adhérent.e vers le produit cotisation
505
* Encaisser le montant (chèque: voir ci-dessous, liquide: passer sur le compte d'un trésorier qui se fait prélever et qui encaissera le liquide)
506
507
h2. Encaisser un chèque
508
509
Pour éviter d'en envoyer tous les 36s du mois, plutôt que virer directement depuis le compte bancaire, on vire temporairement depuis un compte "Remises de chèques".
510
511
* Vérifier l'ordre du chèque.
512
* Signer le chèque au dos
513
* Virer depuis le compte de l'adhérent.e vers le compte "Remises de chèque". Ainsi on sait que l'adhérent.e a payé, mais il nous reste des chèques à encaisser, stockés sur une étagère.
514
* Lors du dépôt d'une remise des chèques qui se sont entassés, virer le montant total de la remise de chèques depuis le compte bancaire vers le compte de remises de chèque, avec le numéro de remise pour rapprocher facilement
515
* Quand confirmé, rapprocher.
516
517
h2. Résilier une ligne ADSL
518
519
* Charger sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/adsl.php les derniers mois complets
520
* Renommer le compte de compta de la ligne en "Résiliation Ligne xxxx"
521
* La facturation chez Nerim est bimensuelle, donc il faut faire remonter la demande au suivi-adsl at fdn dot fr avant le 15 du deuxième mois du bimestre, pour éviter de payer un autre bimestre pour l'ADSL. Il vaut mieux faire remonter le plus tôt possible pour éviter de payer la partie transit de FDN.
522
* mailer donc suivi-adsl arobase fdn point fr en donnant simplement le numéro de ligne et le nom de l'adhérent.e pour vérification, avec la date de résiliation souhaitée.
523
* Lorsque la compta FDN est faite pour le dernier mois, faire la compta pour la ligne à la main (TODO: automatiser):
524
525
  * Calculer le montant qu'on va facturer à l'adhérent.e: ((tarif Aquilenet - tarif FDN) * prorata du mois abonné) + montant facturé par FDN pour ce dernier mois
526
  * Virer ce montant de la ligne ADSL vers le produit ADSL
527
  * Virer ce montant de l'adhérent.e vers la ligne ADSL
528
  * Virer le montant FDN de la charge ADSL vers la ligne ADSL
529
  * Virer le montant FDN de la ligne ADSL vers le tiers FDN.
530
  * Établir le prélèvement des derniers mois à la main sur coopanet.
531
  * Supprimer le numéro de compte dans la fiche tiers de l'adhérent
532
  * Renommer le libellé du compte de la ligne en "Ancienne Ligne xxxx"
533
  * Ajouter à la fin de la référence du compte de la ligne ".0" (ou plus), et mettre à jour la référence dans la Note de l'adhérent.e
534
  * Une fois la dernière échéance passée, supprimer l'échéancier chez coopanet
535
  * Désabonner de la liste adsl@
536
537
h2. Nouveau VPN
538
539
Sur souscription de VPN pour un.e adhérent.e existant.
540
541
  * Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.
542
  * Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste vpn@, et ajoute l'éventuel mandat: TODO: vérifier que le numéro de compte se retrouve bien enregistré, dans le tiers correspondant à l'adhérent.e, dans sa fiche.
543
  * ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password . Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main: aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe. Utiliser @mkpasswd -m sha-512@ pour le crypter, et alors la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."
544
  * Ajouter, s'il n'y est pas déjà, l'adhérent.e dans la partie NetPrélèvement de coopanet, la référence d'adhérent.e est lisible en allant cherche l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
545
  * créer dans NetPrélèvement de coopanet un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant. Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour le premier mois partiel.
546
  * corriger les prélèvements anniversaire pour y ajouter la cotisation.
547
  * Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
548
549
  * Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
550
551
    ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0
552
    ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1
553
    iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
554
555
    où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers). Éventuellement il y a déjà un fichier @disponible.pour.ip.fixe@ qui vient d'un précédent désabonnement.
556
557
h2. Ajouter une autre IP fixe à un VPN
558
559
  * Si l'adhérent veut une 2e IP fixe, il suffit d'ajouter la route dans son /etc/openvpn/ccd sur
560
    iris et demeter:
561
562
    iroute 185.233.101.m 255.255.255.255
563
    iroute-ipv6 2a0c:e300:4:m::/64
564
565
h2. Résilier un VPN
566
567
  * Sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php repérer le contrat
568
  * Charger éventuellement le dernier mois
569
  * Cliquer sur le contrat (2e colonne)
570
  * Cliquer sur le bouton Modifier en face de "Statut du service ... En service", pour clôturer le service.
571
  * Désactiver le login sur iris et demeter dans /etc/openvpn/password en mettant juste un # en tête de ligne.
572
  * Renommer l'éventuel fichier dans ccd/ en disponible.pour.ip.fixe.xxx pour libérer l'IP
573
  * Désabonner de la liste vpn@
574
575
h2. Ajouter de l'espace disque owncloud
576
577
TODO: automatiser la partie dolibarr
578
579
* se logguer en tant qu'admin sur owncloud
580
* retrouver l'utilisateur
581
* changer son quota
582
* noter son uuid
583
* sur sayanet, dans /home/aquilenet-backup/BackItUp/BackItUp.conf, ajouter l'uuid à la liste_exclusions
584
* "dans dolibarr":https://dolibarr.aquilenet.fr, dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-owncloud", choisir la quantité en Go/an, ajouter, modifier éventuellement le tarif
585
* valider
586
* modifier le statut du le service avec comme date de terminaison 2099
587
* Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
588
* établir le virement automatique sur coopanet
589
590
h2. Ajouter du disque local pour une VM
591
592
* "dans dolibarr":https://dolibarr.aquilenet.fr, dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-local", choisir la quantité en Go/an.
593
* valider le contrat
594
* activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
595
* Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
596
* Créer la VM
597
598
h2. Ajouter du disque NFS pour une VM
599
600
* "dans dolibarr":https://dolibarr.aquilenet.fr, dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-NFS", choisir la quantité en Go/an.
601
* valider le contrat
602
* activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
603
* Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
604
* Voir https://atelier.aquilenet.fr/projects/infrastructure/wiki/NFS pour la création du volume, et mettre le quota.
605
606
h2. Supprimer du disque cloud, local ou NFS
607
608
* "dans dolibarr":http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php retrouver le contrat correspondant à la VM, cliquer sur le numéro de contrat.
609
* Cliquer sur l'icône modifier à droite de "Statut du service", mettre la date de fin de service et cliquer sur Clôturer
610
* Faire l'action adminsys correspondante.
611
612
h2. Et sourtout
613
614
Pour vérifier qu'il n'y a pas d'erreur, regarder la somme des soldes tout en bas de "la compta publique":https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php, ça doit retomber à zéro.
615
616
h2. Supprimer un essai
617
618
On n'efface pas ce qui a existé réellement, mais on peut avoir besoin de supprimer un test.
619
620
* Supprimer l'adhérent.e
621
* Dans compta/tréso, Clients, choisir le client, regarder la fiche, supprimer
622
* Supprimer le compte de compta
623
624
h2. Modifier les tarifs
625
626
* Modifier dans sous.ods dans les recettes des produits.
627
628
  * Dans gaia, /srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin, modifier eligibilite.cgi
629
  * Dans dolibarr, Services, modifier le/les services concernés
630
  * Dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/ , aller voir les lignes concernées, modifier le champ commentaire.
631
632
* Dans les formulaires, modifier adsl-tail.inc, recompiler, commiter, svn up dans /srv/si/formulaires, copier adsl*.pdf dans /srv/www/aquilenet.fr/docs/
633
* Sur le site web, modifier http://www.aquilenet.fr/node/8
634
635
h2. Renommer quelqu'un
636
637
C'est galère et technique, mais pas impossible. Il faut (au moins, difficile d'être sûr qu'on n'ait rien oublié)
638
639
* Dans sa fiche adhérent, changer nom/prénom, login, email
640
* Sur hera, dans /home/vmail/aquilenet.fr, renommer le répertoire
641
* Dans la fiche tiers dolibarr, change nom/prénom
642
* Renommer son compte de compta, voire les écritures
643
* Dans la liste des contrats, renommer au besoin (eh non dolibarr n'a pas l'air d'avoir d'interface pour ça, il faut le faire à la main en SQL...)
644
* Renommer son accès vpn
645 835 youpi
* Supprimer l'ancien utilisateur dans l'atelier