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Compta » History » Version 841

blagoi.iakov, 04/20/2018 03:57 AM

1 834
h1. Compta
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h2. Liens rapides dans cette page
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5
  * "Facture fournisseur":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Facture
6
  * "Compta mensuelle":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#A-faire-chaque-mois
7
  * "Compta annuelle":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#%C3%80-faire-chaque-ann%C3%A9e
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  * "Nouvel.le adhérent.e":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-adh%C3%A9rente
9
  * "Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-cl%C3%A9-PGP-dune-adh%C3%A9rente
10
  * "Nouveau mandat":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-mandat
11
  * "Nouvelle ligne ADSL":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-ligne-ADSL
12
  * "Migration Ligne ADSL à Liazo":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Migration-ligne-ADSL-%C3%A0-Liazo
13
  * "Réception de cotisation":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9ception-de-cotisation
14
  * "Encaisser un chèque":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Encaisser-un-ch%C3%A8que
15
  * "Résilier une ligne ADSL":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-une-ligne-ADSL
16
  * "Nouveau VPN":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-VPN
17
  * "Ajouter une IP fixe à un VPN":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-une-autre-IP-fixe-%C3%A0-un-VPN
18
  * "Résilier un VPN":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-VPN
19
  * "Ajouter de l'espace disque cloud":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-de-lespace-disque-owncloud
20
  * "Ajouter du disque local pour une VM":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-local-pour-une-VM
21
  * "Ajouter du disque NFS pour une VM":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-NFS-pour-une-VM
22
  * "Supprimer du disque":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Supprimer-du-disque-cloud-local-ou-NFS
23 836 youpi
  * ""Renommer quelqu'un":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Renommer-quelquun
24 834
25
h2. autres liens
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  * "TODO list mensuelle":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Todolist_mensuelle
28
  * "La compta publique":https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php
29
  * "La preuve par neuf de la compta":https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/check.php
30
  * "La compta adhérent":https://adherents.aquilenet.fr/compta.php
31
  * "le cloud":https://cloud.aquilenet.fr/index.php/apps/files/?dir=/Shared/Aquilenet-administration/Compta/adhesions
32
  * "coopanet":http://www.coopanet.coop , Code utilisateur E145498P
33
  * [[dolibarr]] 
34
  * Il y a aussi un "bac à sable dolibarr":https://dolibarr2.aquilenet.fr/
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36
h2. Doc
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*Tout se passe sur dolibarr*
39
40
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juste pour info, [[Installation d'un nouveau dolibarr]]
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Les mails sont envoyés à tresorier@aquilenet.fr qui est un alias pour la liste tresorier@listes.aquilenet.fr qu'on peut gérer sur https://listes.aquilenet.fr/sympa/admin/tresorier
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Ancien svn, n'est plus utilisé désormais
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svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/factures-fournisseurs
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svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/adhesions
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Il est sans doute utile d'aller consulter d'abord la doc de FDN: https://wiki-adh.fdn.fr/wiki/documentation:notions_de_comptabilite pour comprendre les principes des comptes comptables. Il y a aussi eu un exposé à l'AG 2015 de la FFDN: http://www.aquilenet.fr/docs/compta.pdf
50
51
Voici ci-dessous le plan comptable. Quand on ajoute ou modifie une entrée, il faut penser à mettre à jour (TODO: factoriser dans aquilenet.lib.php):
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  * le numéro de Réf. du compte en question bien sûr
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  * dans compte_adherent() dans aquilenet.lib.php
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  * dans soldes_accounts(), et tout en bas, dans compta-asso.php
56
  * dans aquilenet.lib.php
57
  * dans dolibarr.php
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  * 05...    : Compte de la ligne ADSL 05... Ne fait pas vraiment partie du plan comptable, on ne fait que faire passer les virements par ce compte pour y rassembler tout ce qui concerne une ligne ADSL donnée.
60
  * 12000000 : Compte de bilan
61
  * 1200xxxx : Compte d'exercice de l'année xxxx
62
  * 40100001 : Fournisseur Online.net
63
  * 40100002 : Fournisseur Bookmyname
64
  * 40100003 : Fournisseur divers
65
  * 40100004 : Fournisseur FDN
66
  * 40100005 : Fournisseur Syntis
67
  * 40100006 : Fournisseur Kazar
68
  * 40100007 : Fournisseur Cogent
69
  * 40100008 : Fournisseur Anteor
70
  * 40100009 : Fournisseur Orange
71
  * 40100010 : Fournisseur RIPE
72
  * 40100011 : Fournisseur OVH
73
  * 41100xyz : Compte de l'adhérent.e xyz
74
  * 41101000 : Donateur divers
75
  * 41101001 : Clients divers
76
  * 41102xyz : Compte du client xyz
77
  * 51120000 : Remise de chèque
78
  * 51190000 : Prélèvements
79
  * 51200001 : Crédit coopératif
80
  * 53140000 : Caisse
81
  * 60000000 : Charge Lignes ADSL
82
  * 60400001 : Charge dedibox
83
  * 60400002 : Charge nom de domaine
84
  * 60400003 : Charge hébergement
85
  * 60400004 : Charge IP
86
  * 60400005 : Charge transit
87
  * 60630000 : Charge matériel petit équipement
88
  * 21830000 : Charge matériel informatique
89
  * 60700000 : Charge marchandise goodies
90
  * 60700001 : Charge marchandise briques
91
  * 61100000 : Charge installation
92
  * 61600000 : Charge assurance
93
  * 62310000 : Charge annonces et insertions
94
  * 62360000 : Charge stickers
95
  * 62610000 : Charge timbres et frais postaux
96
  * 62620000 : Charge livraison
97
  * 62700000 : Charge service bancaire
98
  * 62800000 : Charge Diverses
99
  * 63500000 : Charge taxe achat étranger
100
  * 70400000 : Produit installation
101
  * 70600000 : Produit lignes ADSL
102
  * 70600001 : Produit VPN
103
  * 70700000 : Produit marchandise goodies
104
  * 70700001 : Produit marchandise briques
105
  * 70830000 : Produit hébergement
106
  * 70830001 : Produit transit
107
  * 70830002 : Produit stockage
108
  * 70830003 : Produit IP
109
  * 74000000 : Produit cotisations
110
  * 76000000 : Produit parts CC
111
  * 77000000 : Produit Dons
112
113
h2. En résumé,
114
115
* Pour les comptes en banque et tiers (adhérent.e.s, fournisseurs), c'est négatif quand on leur a donné de l'avance de sous, et c'est positif quand on leur en doit (i.e. on est du côté "banquier" !) Ainsi:
116
117
  * C'est donc normal que les comptes en banque soient négatif, au contraire: c'est la banque qui nous doit des sous :) C'est exactement l'opposé de ce qui apparaît dans le compte chez la banque.
118
  * Si un.e adhérent.e est strictement négatif, il nous doit des sous, il faut lui prélever.
119
  * Si un.e adhérent.e est strictement positif, c'est qu'il a payé des trucs pour l'asso. Soit on lui rembourse, soit on ne lui prélève pas quelques mois.
120
  * Si un fournisseur est strictement positif, c'est qu'on lui doit des sous, il reste une facture impayée.
121
  * Si un fournisseur est strictement négatif, c'est qu'on lui a donné trop de sous ! Il faut régulariser.
122
123
* Pour les comptes de charge et de produit, c'est plus habituel:
124
125
  * Une charge, c'est des sous en moins qui vont alimenter un fournisseur
126
  * Un produit, c'est des sous en plus qui viennent d'adhérent.e.s.
127
128
* Pour les comptes en banque, on doit faire le "rapprochement" avec le relevé de compte. *Attention*, rapprocher rend l'écriture inchangeable. Il ne faut donc rapprocher qu'avec le relevé de compte confirmant l'opération sous les yeux.
129
130
Par exemple, voici pour un don et pour un paiement de facture:
131
132
h2. Don
133
134
Par un.e adhérent.e
135
136
* On vire le montant depuis son compte vers le compte produit don.Il nous doit donc maintenant des sous.
137
* Le virement ou prélèvement est ordonné, on vire le montant depuis le
138
* compte bancaire vers le compte de l'adhérent.e. Il ne nous doit plus de sous.
139
* Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
140
141
Si c'est une personne qu'on ne reverra pas souvent, on peut utiliser le
142
compte "Donateur divers" à la place du compte d'un compte d'adhérent.e.
143
144
h2. Facture
145
146
Un fournisseur nous envoie une facture pour un service
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148
* On vire chaque élément de la facture depuis le compte de charge correspondant vers le compte de fournisseur. On lui doit donc des sous.
149
* Lorsque l'on paie la facture, on vire le montant depuis le compte fournisseur vers le compte bancaire. On ne lui doit plus de sous.
150
* Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
151
* Lors d'un virement fait à un fournisseur on indique le numéro de facture (numéro invoice pour cogent par exemple)correspondant dans les trois champs 
152
* > > motif du virement
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* > > Référence de l'opération
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* > > Référence de bout en bout
155
156
h2. A faire chaque mois
157
158
* voir les TODO sur https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Todolist_mensuelle
159
160
* Attention, en Janvier, ne faire d'abord que les opérations concernant Décembre, puis faire la compta annuelle, puis faire les opérations concernant Janvier
161
162
* Aller sur www.coopanet.coop, rapprocher les prélèvements qui nous ont été imputés (frais bancaires & co), en les virant depuis le compte de charge Services bancaires vers le compte Crédit Coopératif. Rapprocher
163
* Rapprocher les prélèvements que l'on a effectué.
164
165
* Cogent
166
167
  * Enregistrer la facture
168
  * Payer la facture
169
170
* Syntis
171
172
  * N'a pas lieu en ce moment, on n'héberge rien chez lui actuellement.
173
174
  * Récupérer la facture pour l'hébergement sur https://client.syntis.net
175
  * L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Syntis-<date>-Fxxxxxx.pdf
176
  * Passer le montant en charge d'hébergement, intitulé "Quart de baie etc." comme sur la facture
177
  * Virer le montant de la facture à Syntis (à la fois sur coopanet et sur dolibarr) en mettant le numéro de facture dans l'intitulé, virer également 0.20€ depuis charge services bancaires "frais prélèvement SEPA"
178
179
* saya
180
181
  * Facturer l'hébergement et le virer du compte client Saya au compte produit hébergement, attention à la cotisation en novembre
182
  * Ils nous virent le paiement.
183
  * Rapprocher le paiement.
184
185
* L@BX
186
187
  * Virer le produit d'hébergement du L@BX depuis Pierre Bourdin (60€).
188
  * Établir une facture au nom du L@BX pour la moitié, Pierre paie l'autre personnellement.
189
190
* ACAQB
191
192
  * En Mars, facturer 1 an de VM à 17€/mois, donc 204€, plus la cotisation
193
194
* Guix
195
196
  * Facturer l'hébergement du serveur (75€), plus la cotisation en novembre
197
198
* IIDRE
199
200
  * Facturer l'hébergement du service Rosedor (260€), plus la cotisation en octobre.
201
202
* C-P Prod
203
204
  * En Novembre, facturer 1 an de VM à 30€/mois, donc 360€, plus la cotisation.
205
  * En Avril, facturer 1 an de VM à 20€/mois, donc 240€
206
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* Elidée
208
209
  * Facturer l'hébergement du serveur (100€), plus la cotisation vers décembre.
210
211
* Nothing to Hide
212
213
  * En Décembre, facturer 1 an de préfixe IPv4 à 128€ et 1 an de transit à 240€, et une cotisation de 20€.
214
215
* Nom de domaine
216
217
  * En juin ou juillet, renouveller sur https://www.bookmyname.com/ : depuis la page d'accueil, cliquer sur la partie "gérer", puis "Liste de vos noms de domaine", puis cocher tous les domaines aquilenet, puis choisir l'action "Renouveler des noms de domaine", payer, faire les virements correspondant.
218
  * Le mois d'après, récupérer la facture
219
  * L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/bookmyname-<date>-xxxxxx.pdf
220
221
* Lignes ADSL
222
223
  * Récupérer les dernières factures sur https://vador.fdn.fr/adherents , L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/FDN-<date>-xxxxxx.pdf
224
  * Si ça n'a pas déjà été fait pendant le rappochement, virer le montant correspondant de FDN au crédit coopératif
225
  * Vérifier que la balance FDN retombe à 0 après leur dernière facture, sauf exceptions: fin février (donc janvier inclu):
226
227
    * les FAS de la ligne 2098 n'ont pas encore été prélevés 72€
228
    * donc au total +72€
229
230
  * Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php
231
232
    * S'assurer que les lignes nouvelles ont bien leur date de début correct (voir sur https://vador.fdn.fr/adherents) et que le montant du premier prélèvement est correct sur coopanet
233
    * Cliquer sur les boutons charge (sauf pour les anciennes lignes et les lignes actuellement en construction !)
234
235
  * cela va:
236
237
    * Virer la souscription adhérent.e depuis le compte de la ligne vers le produit Lignes ADSL (Abonnement ligne xxx mois année)
238
    * Virer la souscription adhérent.e depuis l'adhérent.e possédant la ligne vers le compte de la ligne.
239
    * Virer la souscription FDN depuis la charge Lignes ADSL vers le compte de la ligne
240
    * Virer la souscription FDN depuis le compte de la ligne vers le fournisseur FDN
241
242
* Contrats
243
244
  * Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/contrats.php
245
  * Cliquer sur les boutons charge des contrats où l'échéance est passée. Cela va virer la souscription depuis le compte de l'adhérent.e vers le compte de produit correspondant.
246
247
* Adhésions
248
249
  * Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/cotisations.php
250
251
  * pour chaque adhérent.e apparaissant dans la liste (qui sont ceux avec cotisation en retard):
252
253
    * S'il y a un RIB, on va prélever nous-même, donc cliquer sur le bouton charge, ce qui
254
255
      * Vire la cotisation annuelle ou mensuelle depuis l'adhérent.e vers le produit Cotisations.
256
      * Ajoute la cotisation dans l'adhérent.e.
257
258
    * S'il n'y a pas de RIB, on ne sait pas s'il y a lieu d'établir une cotisation, donc cliquer sur le bouton Rappel pour envoyer un mail à l'adhérent.e. Attention: si l'adresse e-mail est en @aquilenet.fr, il faut vérifier si l'adhérent.e relève bien ses mails, et sinon, lui envoyer un courrier papier.
259
    * Résilier les retardataires répétés:
260
261
      * Dans la liste dans le module Adhérents, cliquer sur la croix rouge pour résilier.
262
      * Désinscrire de la "liste asso":https://listes.aquilenet.fr/sympa/review/asso
263
      * Désactiver le compte ldap en changeant le mot de passe dans sa fiche adhérent.e dolibarr.
264
      * Supprimer les comptes utilisateurs autres.
265
      * Enlever les permissions dans l'atelier.
266
267
* Prélèvements
268
269 837 youpi
  * Aller sur collect.online
270
  * Dans Echéances, faire sortir les échéances *du 10 du mois courant au 10 du mois suivant*, cliquer sur Exporter . Attendre quelques secondes, le fichier devrait apparaitre dans la liste obtenue avec "Vos demandes d'export". Attention à bien prendre le bon fichier :) a priori le plus récent est en haut.
271 834
272
  * Tester le résultat des prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/test_prelevements.php
273 837 youpi
  * Vérifier que ça retombe bien à zéro, sinon corriger les prélèvements dans collect.online et recommencer.
274 834
  * Injecter vraiment les prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/import_prelevements.php
275 837 youpi
  * Vérifier dans l'ensemble des comptes que les adhérent.e.s sont bien retombés à 0. Quand ce n'est pas le cas, modifier le champ Commentaire du compte bancaire correspondant pour noter pourquoi.
276 834
277
* Factures
278
279 838 pizzacoca
  * Établir une facture ADSL pour ceux qui en ont besoin *(facture du mois passé ou du mois à venir ? suis paumé)* :
280 839 florian
<pre>
281
(todo : tester le publipostage pour limiter les erreurs humaines en utilisant
282
 - Un tableau excel "facturation" dans un dossier commun 
283
 - Un document modèle libre office
284
 manip décrite dans ce tuto : https://vviale.developpez.com/tutoriels/openoffice-libreoffice/publipostage/ )
285
</pre>
286 834
287
     * (Utopia (cotisation en août),  
288
     * Charlotte Lewden (cotisation en octobre), 
289
     * Librairie Permaculturelle (cotisation en janvier), 
290
     * Attitudes et Marques (cotisation en Mars), 
291
     * Loïc Prud'homme (envoyer à contact@loicprudhomme.fr, la cotisation n'est pas à facturer); pour l'Utopia, 
292
     * envoyer à bordeaux@cinemas-utopia.org et à Patrick Troudet), 
293
294
        *penser à mettre à jour:*
295
296
         * Le numéro de facture
297
         * La date de facture
298
         * La date dans la désignation
299
         * La date du prélèvement
300
301
* Vérifier les balances des comptes d'adhérent.e.s, de fournisseurs, et de clients.
302
303
* Encaisser les chèques qui restent en mettant le numéro de remise dans le virement
304
305
* Lancer les rappels de prélèvements depuis https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/rappel_prelevements.php
306
307
* En janvier, faire la compta annuelle 
308
309
310
h2. Anciennes procédures
311
312
conservées ici seulement pour historique.
313
314
* Dedibox
315
316
  * Récupérer la facture pour la dedibox sur https://console.online.net/
317
  * L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Online-<date>_facture-xxxxxx.pdf
318
  * Lancer php5 online.net.php xxxxxx YYYY-MM-DD pour l'enregistrer dans dolibarr
319
  * Pour l'instant c'est sacha qui paie la facture.
320
  * Le script ci-dessus s'occupe de toutes façons de noter le prélèvement, il n'y a rien de plus à faire.
321
322
323
  * Lancer php5 prelevements.php 2> /dev/null
324
  * ça génère la suite de commandes php5 à lancer (du genre php5 prelevement.php "Prénom Nom" montant "PLVT P NOM ADSL MM/YY"), les lancer, sauf éventuellement ceux qui n'ont pas lieu (e.g. ouverture de ligne fraîche). Attention, cela effectue le virement dans dolibarr, il faut faire donc attention à ne pas lancer le même plusieurs fois.
325
  * Corriger: pour Bernard Imhaus il faut un prélèvement le 8 du mois suivant, sinon ya pas les sous
326
  * Compiler le tout, envoyer au crédit coopératif par fax (0556983013)
327
328
h2. À faire chaque année
329
330
Faire le bilan d'exercice:
331
332
* Créer un compte de référence 120020xx, de libellé "Exercice 20xx", de type "Compte bancaire épargne/placement", puis le modifier pour désactiver la fonction de rapprochement.
333
* Vider chaque compte produit et charge vers ce compte, à l'aide de virements "Exercice 20xx Charge truc". Cela remet donc à zéro tous les comptes de produit et charge.
334
* En faire un bilan d'exercice dans sous.ods
335
* Virer l'exercice sur le compte "Bilan", "Exercice 20xx"
336
337
Faire le bilan comptable (inverser tous les signes pour que ce soit plus intuitif à comprendre) dans sous.ods
338
339
* Actif:
340
341
  * les comptes courants et épargnes vont en actifs.
342
  * les comptes tiers *négatifs* vont en créances (on devrait recevoir ces sous-là un jour)
343
344
* Passif:
345
346
  * Le compte "Bilan" (avant virement de l'exercice de l'année) va dans "Exercices passés"
347
  * les comptes tiers *positifs* vont en passif (on a encore ça à payer) courant ou non courant, selon que c'est temporaire ou non.
348
349
Vérifier que les deux totaux correspondent
350
351
Mettre à jour sous.ods:
352
353
* Télécharger <a href="https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/export_sous.php" download="sous.csv">sous.csv</a>
354
* ouvrir sous.csv en n'utilisant *que* le point-virgule comme séparateur
355
* copier/coller dans la feuille adhérents_import
356
* mettre à jour la feuille historique depuis la feuille Situation
357
* mettre à jour les graphes dans la feuille Graphes
358
* Vérifier les feuilles Situation et Bilan mensuel, imprimer.
359
360
h2. Nouvel.le adhérent.e
361
362
Sur réception d'une demande d'adhésion
363
364
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.
365
* Corriger éventuellement des typos ou ajouts à la main sur le formulaire (majuscules, type d'adherent, numero de tel, adresse mail)
366
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvel_adherent.php, cela crée l'adhérent.e dans dolibarr, et du coup aussi dans LDAP, et donc une adresse mail etc., ainsi qu'un compte de compta tiers pour lui, ça l'inscrit à asso@listes.aquilenet.fr, et ça lui maile une bienvenue
367
* S'il y a une commande de VPN, ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password . Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main: aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe. Utiliser @mkpasswd -m sha-512@ pour le crypter, et alors la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."
368
* Dans les comptes, virer depuis son compte d'adhérent.e vers le "produit cotisations" le droit d'entrée ou la cotisation, titre "Cotisation Machin Truc 2011"
369
* Dans sa fiche dolibarr adhérent.e, ajouter l'adhésion dans l'onglet adhésions
370
* puis, selon le mode de règlement:
371
372
  * Si c'est un chèque, virer depuis le compte de remises vers son compte
373
  * Si c'est en liquide, virer depuis la caisse vers son compte
374
  * Si c'est un virement, virer depuis le compte bancaire vers son compte (et rapprocher plus tard)
375
  * Si c'est un prélèvement, voir ci-dessous.
376
377
* Si l'adresse e-mail n'a pas été précisée, envoyer une lettre de bienvenue papier. Voir le courrier type dans le cloud dans adhesions
378
379
* S'il y a un mandat
380
381
  * Archiver le mandat original.
382
  * Ajouter l'adhérent.e dans la partie prélèvement de coopanet, On utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
383
384
    * Si c'est juste une adhésion ou un abonnement VPN, faire un prélèvement régulier annuel ou mensuel
385
    * Si c'est un abonnement ADSL, on crée l'échéancier plus tard, une fois la ligne effectivement construite.
386
387
* S'il y a une souscription à une ligne ADSL
388
389
  * Toute la compta est faite automatiquement par le script, il y a juste à archiver la demande dans le cloud
390
  * "Vérifier l'éligibilité de la ligne":https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total
391
  * Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage,  l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter _toutes_ les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.
392
  * Envoyer un mail de confirmation à suivi-adsl at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr avec comme informations dans le corps "aquilenet", le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent.
393
394
  * Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP, noter IPv4, préfixe IPv6, login et mot de passe (lisibles aussi sur http://vador.fdn.fr/adherents) dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne, et forwarder le mail à l'abonné en corrigeant un peu.
395
  * Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
396
397
    * Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx"
398
    * Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone
399
  * Quand l'ouverture de ligne est effective,
400
401
    * aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,
402 837 youpi
    * créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec un premier prélèvement manuel correspondant aux FAS + mois partiel, et le prélèvement automatique mensuel.
403 834
    * Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:
404
405
      * La référence et le libellé du compte de compta
406
      * Dans la Note de l'adhérent.e
407
408
* S'il y a une commande de VPN,
409
410
  * Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
411
412
    ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0
413
    ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1
414
    iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
415
416
    où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers).
417
418
* Archiver le tout: scanner tous les documents, ajouter au cloud, dans adhesions
419
420
421
422
* FIXME: broken, Sur l'atelier, ajouter l'adhérent.e au projet aquilenet.
423
424
h2. Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e
425
426
* Sur hera, lancer 
427
428
    sudo -u www-data gpg --keyserver hkp://pgp.mit.edu --homedir /srv/adherents/.gnupg/ --recv-key XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
429
430
* Retrouver l'adhérent dans Dolibarr, suivre le "lien tiers Dolibarr", aller dans la fiche, la modifier, découper l'identifiant complet de la clé GPG en 4 paquets de 10 chiffres hexa, les mettre dans les cases Id professionnel 1 à 4.
431
432
h2. Nouveau mandat
433
434
Sur mandat arrivé après la demande d'adhésion ou mise à jour,
435
436
  * Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , pour pouvoir faire un copier/coller des numéros iban et bic
437
  * Copier/coller dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouveau_mandat.php
438
  * Archiver le mandat.
439 837 youpi
  * Si c'est juste un changement de compte, dans collect.online, modifier juste dans le débiteur le numéro de compte.
440
  * Si c'est un nouveau service pour un débiteur existant, avec le même compte, dans collect.online, ajouter l'échéancier.
441
  * Si c'est un nouveau débiteur, ajouter l'adhérent.e dans collect.online, on utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
442 834
443
h2. Nouvelle ligne ADSL
444
445
Sur souscription de ligne ADSL pour un.e adhérent.e existant.
446
447
  * "Vérifier l'éligibilité de la ligne":https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total, cela permet notamment de savoir si c'est un numéro actif ou inactif.
448
  * Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter _toutes_ les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.
449
  * Envoyer un mail de confirmation à suivi-adsl at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr avec comme informations dans le corps "aquilenet", le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent.
450
  * Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.
451
  * Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste vpn@, et ajoute l'éventuel mandat
452 837 youpi
  * Ajouter, s'il.elle n'y est pas déjà, l'adhérent.e dans collect.online, la référence d'adhérent.e est lisible en allant cherche l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
453 834
  * Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
454
455
  * Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP, noter IPv4, préfixe IPv6, login et mot de passe (lisibles aussi sur http://vador.fdn.fr/adherents) dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne, et forwarder le mail à l'abonné en corrigeant un peu.
456
  * Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
457
458
    * Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx"
459
    * Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone
460
  * Quand l'ouverture de ligne est effective,
461
462
    * aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,
463 837 youpi
    * créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant. Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour inclure les FAS + mois partiel.
464 834
    * modifier l'échéancier pour ajouter la cotisation annuelle s'il n'y en a pas déjà
465
    * Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:
466
      * La référence et le libellé du compte de compta
467
      * Dans le champ note de l'adhérent
468
469
Oui, c'est cracra de mettre le montant, il faudrait faire un lookup dans la base des tarifs (TODO). Pour l'instant c'est plus simple ainsi. 
470
471
h2. Migration ligne ADSL à Liazo
472
473
Lorsqu'un adhérent demande à migrer sa ligne vers Liazo.
474
475
La migration sera effective au début du bimestre suivant seulement (si on commande avant le 15 du deuxième mois du bimestre en cours, sinon c'est encore après).
476
477
  * Dans l'espace adhérent chez FDN, retrouver la ligne, et cliquer sur "Changer le débit ou l'option"
478
  * Choisir l'option voulue: dégroupage total ou non.
479
  * Renommer le compte de compta de la ligne en "Reconstr Ligne 0123456789".
480
  * Corriger son option, du genre 80MLiazoOrange ou 80MLiazoOrangeNu.
481
  * On reçoit régulièrement des mails pour la progression de la construction.
482
483
    * Quand on reçoit le mail parlant du changement de login, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans le champ Commentaire de la ligne.
484
    * Si on reçoit un mail parlant du changement de numéro de téléphone, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans la ligne (à la fois la référence et le nom du compte) et dans la note de l'abonné
485
    * Une fois la construction faite, facturer les frais de migration à la fin du mois suivant.
486
487
  * Avant de faire la première facturation au nouveau tarif:
488
489
    * corriger les tarifs client/fournisseur
490
    * Si c'est un dégroupage total, mettre à jour le numéro de la ligne
491
492
      * Dans la référence et le libellé du compte de compta
493
      * Dans la Note de l'adhérent.e
494
495
    * Renommer le compte de compta en "Ligne 0123456789"
496
    * corriger le montant de prélèvement sur coopanet
497
498
h2. Réception de cotisation
499
500
* Dans le module adhérents
501
502
  * retrouver l'adhérent.e dans la liste,
503
  * aller dans l'onglet adhésions/cotisations
504
  * ajouter l'adhésion: mettre comme fin un jour avant l'anniversaire suivant.
505
506
* Répercuter l'adhésion dans la compta en virant depuis l'adhérent.e vers le produit cotisation
507
* Encaisser le montant (chèque: voir ci-dessous, liquide: passer sur le compte d'un trésorier qui se fait prélever et qui encaissera le liquide)
508
509
h2. Encaisser un chèque
510
511
Pour éviter d'en envoyer tous les 36s du mois, plutôt que virer directement depuis le compte bancaire, on vire temporairement depuis un compte "Remises de chèques".
512
513
* Vérifier l'ordre du chèque.
514
* Signer le chèque au dos
515
* Virer depuis le compte de l'adhérent.e vers le compte "Remises de chèque". Ainsi on sait que l'adhérent.e a payé, mais il nous reste des chèques à encaisser, stockés sur une étagère.
516
* Lors du dépôt d'une remise des chèques qui se sont entassés, virer le montant total de la remise de chèques depuis le compte bancaire vers le compte de remises de chèque, avec le numéro de remise pour rapprocher facilement
517
* Quand confirmé, rapprocher.
518
519
h2. Résilier une ligne ADSL
520
521
* Charger sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/adsl.php les derniers mois complets
522
* Renommer le compte de compta de la ligne en "Résiliation Ligne xxxx"
523
* La facturation chez Nerim est bimensuelle, donc il faut faire remonter la demande au suivi-adsl at fdn dot fr avant le 15 du deuxième mois du bimestre, pour éviter de payer un autre bimestre pour l'ADSL. Il vaut mieux faire remonter le plus tôt possible pour éviter de payer la partie transit de FDN.
524
* mailer donc suivi-adsl arobase fdn point fr en donnant simplement le numéro de ligne et le nom de l'adhérent.e pour vérification, avec la date de résiliation souhaitée.
525
* Lorsque la compta FDN est faite pour le dernier mois, faire la compta pour la ligne à la main (TODO: automatiser):
526
527
  * Calculer le montant qu'on va facturer à l'adhérent.e: ((tarif Aquilenet - tarif FDN) * prorata du mois abonné) + montant facturé par FDN pour ce dernier mois
528
  * Virer ce montant de la ligne ADSL vers le produit ADSL
529
  * Virer ce montant de l'adhérent.e vers la ligne ADSL
530
  * Virer le montant FDN de la charge ADSL vers la ligne ADSL
531
  * Virer le montant FDN de la ligne ADSL vers le tiers FDN.
532
  * Établir le prélèvement des derniers mois à la main sur coopanet.
533
  * Supprimer le numéro de compte dans la fiche tiers de l'adhérent
534
  * Renommer le libellé du compte de la ligne en "Ancienne Ligne xxxx"
535
  * Ajouter à la fin de la référence du compte de la ligne ".0" (ou plus), et mettre à jour la référence dans la Note de l'adhérent.e
536
  * Une fois la dernière échéance passée, supprimer l'échéancier chez coopanet
537
  * Désabonner de la liste adsl@
538
539
h2. Nouveau VPN
540
541
Sur souscription de VPN pour un.e adhérent.e existant.
542
543
  * Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.
544
  * Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste vpn@, et ajoute l'éventuel mandat: TODO: vérifier que le numéro de compte se retrouve bien enregistré, dans le tiers correspondant à l'adhérent.e, dans sa fiche.
545
  * ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password . Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main: aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe. Utiliser @mkpasswd -m sha-512@ pour le crypter, et alors la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."
546 837 youpi
  * Ajouter, s'il n'y est pas déjà, l'adhérent.e dans collect.online, la référence d'adhérent.e est lisible en allant cherche l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
547
  * créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant. Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour le premier mois partiel.
548 834
  * corriger les prélèvements anniversaire pour y ajouter la cotisation.
549
  * Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
550
551
  * Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
552
553
    ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0
554
    ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1
555
    iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
556
557
    où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers). Éventuellement il y a déjà un fichier @disponible.pour.ip.fixe@ qui vient d'un précédent désabonnement.
558
559
h2. Ajouter une autre IP fixe à un VPN
560
561
  * Si l'adhérent veut une 2e IP fixe, il suffit d'ajouter la route dans son /etc/openvpn/ccd sur
562
    iris et demeter:
563
564
    iroute 185.233.101.m 255.255.255.255
565
    iroute-ipv6 2a0c:e300:4:m::/64
566
567
h2. Résilier un VPN
568
569
  * Sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php repérer le contrat
570
  * Charger éventuellement le dernier mois
571
  * Cliquer sur le contrat (2e colonne)
572
  * Cliquer sur le bouton Modifier en face de "Statut du service ... En service", pour clôturer le service.
573
  * Désactiver le login sur iris et demeter dans /etc/openvpn/password en mettant juste un # en tête de ligne.
574
  * Renommer l'éventuel fichier dans ccd/ en disponible.pour.ip.fixe.xxx pour libérer l'IP
575
  * Désabonner de la liste vpn@
576
577
h2. Ajouter de l'espace disque owncloud
578
579
TODO: automatiser la partie dolibarr
580
581 841 blagoi.iakov
* se logguer sur nextcloud avec son compte habituel (qui est dans le groupe admin, pour le vérifier aller dans paramètres et vérifier le(s) groupe(s))
582 840 youpi
* Dans le menu en haut à droite, choisir Utilisateurs
583
* retrouver l'utilisateur dans la liste
584 834
* changer son quota
585
* noter son uuid
586
* sur sayanet, dans /home/aquilenet-backup/BackItUp/BackItUp.conf, ajouter l'uuid à la liste_exclusions
587
* "dans dolibarr":https://dolibarr.aquilenet.fr, dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-owncloud", choisir la quantité en Go/an, ajouter, modifier éventuellement le tarif
588
* valider
589
* modifier le statut du le service avec comme date de terminaison 2099
590
* Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
591
* établir le virement automatique sur coopanet
592
593
h2. Ajouter du disque local pour une VM
594
595
* "dans dolibarr":https://dolibarr.aquilenet.fr, dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-local", choisir la quantité en Go/an.
596
* valider le contrat
597
* activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
598
* Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
599
* Créer la VM
600
601
h2. Ajouter du disque NFS pour une VM
602
603
* "dans dolibarr":https://dolibarr.aquilenet.fr, dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-NFS", choisir la quantité en Go/an.
604
* valider le contrat
605
* activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
606
* Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
607
* Voir https://atelier.aquilenet.fr/projects/infrastructure/wiki/NFS pour la création du volume, et mettre le quota.
608
609
h2. Supprimer du disque cloud, local ou NFS
610
611
* "dans dolibarr":http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php retrouver le contrat correspondant à la VM, cliquer sur le numéro de contrat.
612
* Cliquer sur l'icône modifier à droite de "Statut du service", mettre la date de fin de service et cliquer sur Clôturer
613
* Faire l'action adminsys correspondante.
614
615
h2. Et sourtout
616
617
Pour vérifier qu'il n'y a pas d'erreur, regarder la somme des soldes tout en bas de "la compta publique":https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php, ça doit retomber à zéro.
618
619
h2. Supprimer un essai
620
621
On n'efface pas ce qui a existé réellement, mais on peut avoir besoin de supprimer un test.
622
623
* Supprimer l'adhérent.e
624
* Dans compta/tréso, Clients, choisir le client, regarder la fiche, supprimer
625
* Supprimer le compte de compta
626
627
h2. Modifier les tarifs
628
629
* Modifier dans sous.ods dans les recettes des produits.
630
631
  * Dans gaia, /srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin, modifier eligibilite.cgi
632
  * Dans dolibarr, Services, modifier le/les services concernés
633
  * Dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/ , aller voir les lignes concernées, modifier le champ commentaire.
634
635
* Dans les formulaires, modifier adsl-tail.inc, recompiler, commiter, svn up dans /srv/si/formulaires, copier adsl*.pdf dans /srv/www/aquilenet.fr/docs/
636
* Sur le site web, modifier http://www.aquilenet.fr/node/8
637
638
h2. Renommer quelqu'un
639
640
C'est galère et technique, mais pas impossible. Il faut (au moins, difficile d'être sûr qu'on n'ait rien oublié)
641
642
* Dans sa fiche adhérent, changer nom/prénom, login, email
643
* Sur hera, dans /home/vmail/aquilenet.fr, renommer le répertoire
644
* Dans la fiche tiers dolibarr, change nom/prénom
645
* Renommer son compte de compta, voire les écritures
646
* Dans la liste des contrats, renommer au besoin (eh non dolibarr n'a pas l'air d'avoir d'interface pour ça, il faut le faire à la main en SQL...)
647
* Renommer son accès vpn
648 835 youpi
* Supprimer l'ancien utilisateur dans l'atelier