Project

General

Profile

Compta » History » Version 850

loris.hilaire, 05/31/2018 11:27 PM

1 834
h1. Compta
2
3
h2. Liens rapides dans cette page
4
5
  * "Facture fournisseur":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Facture
6
  * "Compta mensuelle":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#A-faire-chaque-mois
7
  * "Compta annuelle":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#%C3%80-faire-chaque-ann%C3%A9e
8
  * "Nouvel.le adhérent.e":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-adh%C3%A9rente
9
  * "Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-cl%C3%A9-PGP-dune-adh%C3%A9rente
10
  * "Nouveau mandat":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-mandat
11
  * "Nouvelle ligne ADSL":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-ligne-ADSL
12
  * "Migration Ligne ADSL à Liazo":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Migration-ligne-ADSL-%C3%A0-Liazo
13
  * "Réception de cotisation":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9ception-de-cotisation
14
  * "Encaisser un chèque":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Encaisser-un-ch%C3%A8que
15
  * "Résilier une ligne ADSL":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-une-ligne-ADSL
16
  * "Nouveau VPN":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-VPN
17
  * "Ajouter une IP fixe à un VPN":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-une-autre-IP-fixe-%C3%A0-un-VPN
18
  * "Résilier un VPN":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-VPN
19 847 youpi
  * "Résilier un adhérent":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-adh%C3%A9rent
20 834
  * "Ajouter de l'espace disque cloud":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-de-lespace-disque-owncloud
21
  * "Ajouter du disque local pour une VM":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-local-pour-une-VM
22
  * "Ajouter du disque NFS pour une VM":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-NFS-pour-une-VM
23
  * "Supprimer du disque":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Supprimer-du-disque-cloud-local-ou-NFS
24 836 youpi
  * ""Renommer quelqu'un":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Renommer-quelquun
25 834
26
h2. autres liens
27
28
  * "TODO list mensuelle":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Todolist_mensuelle
29
  * "La compta publique":https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php
30
  * "La preuve par neuf de la compta":https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/check.php
31
  * "La compta adhérent":https://adherents.aquilenet.fr/compta.php
32
  * "le cloud":https://cloud.aquilenet.fr/index.php/apps/files/?dir=/Shared/Aquilenet-administration/Compta/adhesions
33
  * "coopanet":http://www.coopanet.coop , Code utilisateur E145498P
34
  * [[dolibarr]] 
35
  * Il y a aussi un "bac à sable dolibarr":https://dolibarr2.aquilenet.fr/
36
37
h2. Doc
38
39
*Tout se passe sur dolibarr*
40
41
42
juste pour info, [[Installation d'un nouveau dolibarr]]
43
44
Les mails sont envoyés à tresorier@aquilenet.fr qui est un alias pour la liste tresorier@listes.aquilenet.fr qu'on peut gérer sur https://listes.aquilenet.fr/sympa/admin/tresorier
45
46
Ancien svn, n'est plus utilisé désormais
47
svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/factures-fournisseurs
48
svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/adhesions
49
50
Il est sans doute utile d'aller consulter d'abord la doc de FDN: https://wiki-adh.fdn.fr/wiki/documentation:notions_de_comptabilite pour comprendre les principes des comptes comptables. Il y a aussi eu un exposé à l'AG 2015 de la FFDN: http://www.aquilenet.fr/docs/compta.pdf
51
52
Voici ci-dessous le plan comptable. Quand on ajoute ou modifie une entrée, il faut penser à mettre à jour (TODO: factoriser dans aquilenet.lib.php):
53
54
  * le numéro de Réf. du compte en question bien sûr
55
  * dans compte_adherent() dans aquilenet.lib.php
56
  * dans soldes_accounts(), et tout en bas, dans compta-asso.php
57
  * dans aquilenet.lib.php
58
  * dans dolibarr.php
59
60
  * 05...    : Compte de la ligne ADSL 05... Ne fait pas vraiment partie du plan comptable, on ne fait que faire passer les virements par ce compte pour y rassembler tout ce qui concerne une ligne ADSL donnée.
61
  * 12000000 : Compte de bilan
62
  * 1200xxxx : Compte d'exercice de l'année xxxx
63
  * 40100001 : Fournisseur Online.net
64
  * 40100002 : Fournisseur Bookmyname
65
  * 40100003 : Fournisseur divers
66
  * 40100004 : Fournisseur FDN
67
  * 40100005 : Fournisseur Syntis
68
  * 40100006 : Fournisseur Kazar
69
  * 40100007 : Fournisseur Cogent
70
  * 40100008 : Fournisseur Anteor
71
  * 40100009 : Fournisseur Orange
72
  * 40100010 : Fournisseur RIPE
73
  * 40100011 : Fournisseur OVH
74
  * 41100xyz : Compte de l'adhérent.e xyz
75
  * 41101000 : Donateur divers
76
  * 41101001 : Clients divers
77
  * 41102xyz : Compte du client xyz
78
  * 51120000 : Remise de chèque
79
  * 51190000 : Prélèvements
80
  * 51200001 : Crédit coopératif
81
  * 53140000 : Caisse
82
  * 60000000 : Charge Lignes ADSL
83
  * 60400001 : Charge dedibox
84
  * 60400002 : Charge nom de domaine
85
  * 60400003 : Charge hébergement
86
  * 60400004 : Charge IP
87
  * 60400005 : Charge transit
88
  * 60630000 : Charge matériel petit équipement
89
  * 21830000 : Charge matériel informatique
90
  * 60700000 : Charge marchandise goodies
91
  * 60700001 : Charge marchandise briques
92
  * 61100000 : Charge installation
93
  * 61600000 : Charge assurance
94
  * 62310000 : Charge annonces et insertions
95
  * 62360000 : Charge stickers
96
  * 62610000 : Charge timbres et frais postaux
97
  * 62620000 : Charge livraison
98
  * 62700000 : Charge service bancaire
99
  * 62800000 : Charge Diverses
100
  * 63500000 : Charge taxe achat étranger
101
  * 70400000 : Produit installation
102
  * 70600000 : Produit lignes ADSL
103
  * 70600001 : Produit VPN
104
  * 70700000 : Produit marchandise goodies
105
  * 70700001 : Produit marchandise briques
106
  * 70830000 : Produit hébergement
107
  * 70830001 : Produit transit
108
  * 70830002 : Produit stockage
109
  * 70830003 : Produit IP
110
  * 74000000 : Produit cotisations
111
  * 76000000 : Produit parts CC
112
  * 77000000 : Produit Dons
113
114
h2. En résumé,
115
116
* Pour les comptes en banque et tiers (adhérent.e.s, fournisseurs), c'est négatif quand on leur a donné de l'avance de sous, et c'est positif quand on leur en doit (i.e. on est du côté "banquier" !) Ainsi:
117
118
  * C'est donc normal que les comptes en banque soient négatif, au contraire: c'est la banque qui nous doit des sous :) C'est exactement l'opposé de ce qui apparaît dans le compte chez la banque.
119
  * Si un.e adhérent.e est strictement négatif, il nous doit des sous, il faut lui prélever.
120
  * Si un.e adhérent.e est strictement positif, c'est qu'il a payé des trucs pour l'asso. Soit on lui rembourse, soit on ne lui prélève pas quelques mois.
121
  * Si un fournisseur est strictement positif, c'est qu'on lui doit des sous, il reste une facture impayée.
122
  * Si un fournisseur est strictement négatif, c'est qu'on lui a donné trop de sous ! Il faut régulariser.
123
124
* Pour les comptes de charge et de produit, c'est plus habituel:
125
126
  * Une charge, c'est des sous en moins qui vont alimenter un fournisseur
127
  * Un produit, c'est des sous en plus qui viennent d'adhérent.e.s.
128
129
* Pour les comptes en banque, on doit faire le "rapprochement" avec le relevé de compte. *Attention*, rapprocher rend l'écriture inchangeable. Il ne faut donc rapprocher qu'avec le relevé de compte confirmant l'opération sous les yeux.
130
131
Par exemple, voici pour un don et pour un paiement de facture:
132
133
h2. Don
134
135
Par un.e adhérent.e
136
137
* On vire le montant depuis son compte vers le compte produit don.Il nous doit donc maintenant des sous.
138
* Le virement ou prélèvement est ordonné, on vire le montant depuis le
139
* compte bancaire vers le compte de l'adhérent.e. Il ne nous doit plus de sous.
140
* Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
141
142
Si c'est une personne qu'on ne reverra pas souvent, on peut utiliser le
143
compte "Donateur divers" à la place du compte d'un compte d'adhérent.e.
144
145
h2. Facture
146
147
Un fournisseur nous envoie une facture pour un service
148
149
* On vire chaque élément de la facture depuis le compte de charge correspondant vers le compte de fournisseur. On lui doit donc des sous.
150
* Lorsque l'on paie la facture, on vire le montant depuis le compte fournisseur vers le compte bancaire. On ne lui doit plus de sous.
151
* Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
152
* Lors d'un virement fait à un fournisseur on indique le numéro de facture (numéro invoice pour cogent par exemple)correspondant dans les trois champs 
153
* > > motif du virement
154
* > > Référence de l'opération
155
* > > Référence de bout en bout
156 842 blagoi.iakov
* Contacts Facturation Cogent : N° +33 (0) 1 49 03 18 00 billingeu@cogentco.com
157 834
158
h2. A faire chaque mois
159
160
* voir les TODO sur https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Todolist_mensuelle
161
162
* Attention, en Janvier, ne faire d'abord que les opérations concernant Décembre, puis faire la compta annuelle, puis faire les opérations concernant Janvier
163
164
* Aller sur www.coopanet.coop, rapprocher les prélèvements qui nous ont été imputés (frais bancaires & co), en les virant depuis le compte de charge Services bancaires vers le compte Crédit Coopératif. Rapprocher
165
* Rapprocher les prélèvements que l'on a effectué.
166
167
* Cogent
168
169
  * Enregistrer la facture
170
  * Payer la facture
171
172
* Syntis
173
174
  * N'a pas lieu en ce moment, on n'héberge rien chez lui actuellement.
175
176
  * Récupérer la facture pour l'hébergement sur https://client.syntis.net
177
  * L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Syntis-<date>-Fxxxxxx.pdf
178
  * Passer le montant en charge d'hébergement, intitulé "Quart de baie etc." comme sur la facture
179
  * Virer le montant de la facture à Syntis (à la fois sur coopanet et sur dolibarr) en mettant le numéro de facture dans l'intitulé, virer également 0.20€ depuis charge services bancaires "frais prélèvement SEPA"
180
181
* saya
182
183
  * Facturer l'hébergement et le virer du compte client Saya au compte produit hébergement, attention à la cotisation en novembre
184
  * Ils nous virent le paiement.
185
  * Rapprocher le paiement.
186
187
* L@BX
188
189
  * Virer le produit d'hébergement du L@BX depuis Pierre Bourdin (60€).
190
  * Établir une facture au nom du L@BX pour la moitié, Pierre paie l'autre personnellement.
191
192
* ACAQB
193
194
  * En Mars, facturer 1 an de VM à 17€/mois, donc 204€, plus la cotisation
195
196
* Guix
197
198
  * Facturer l'hébergement du serveur (75€), plus la cotisation en novembre
199
200
* IIDRE
201
202
  * Facturer l'hébergement du service Rosedor (260€), plus la cotisation en octobre.
203
204
* C-P Prod
205
206
  * En Novembre, facturer 1 an de VM à 30€/mois, donc 360€, plus la cotisation.
207
  * En Avril, facturer 1 an de VM à 20€/mois, donc 240€
208
209
* Elidée
210
211
  * Facturer l'hébergement du serveur (100€), plus la cotisation vers décembre.
212
213
* Nothing to Hide
214
215
  * En Décembre, facturer 1 an de préfixe IPv4 à 128€ et 1 an de transit à 240€, et une cotisation de 20€.
216
217
* Nom de domaine
218
219
  * En juin ou juillet, renouveller sur https://www.bookmyname.com/ : depuis la page d'accueil, cliquer sur la partie "gérer", puis "Liste de vos noms de domaine", puis cocher tous les domaines aquilenet, puis choisir l'action "Renouveler des noms de domaine", payer, faire les virements correspondant.
220
  * Le mois d'après, récupérer la facture
221
  * L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/bookmyname-<date>-xxxxxx.pdf
222
223
* Lignes ADSL
224
225
  * Récupérer les dernières factures sur https://vador.fdn.fr/adherents , L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/FDN-<date>-xxxxxx.pdf
226
  * Si ça n'a pas déjà été fait pendant le rappochement, virer le montant correspondant de FDN au crédit coopératif
227
  * Vérifier que la balance FDN retombe à 0 après leur dernière facture, sauf exceptions: fin février (donc janvier inclu):
228
229
    * les FAS de la ligne 2098 n'ont pas encore été prélevés 72€
230
    * donc au total +72€
231
232
  * Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php
233
234
    * S'assurer que les lignes nouvelles ont bien leur date de début correct (voir sur https://vador.fdn.fr/adherents) et que le montant du premier prélèvement est correct sur coopanet
235
    * Cliquer sur les boutons charge (sauf pour les anciennes lignes et les lignes actuellement en construction !)
236
237
  * cela va:
238
239
    * Virer la souscription adhérent.e depuis le compte de la ligne vers le produit Lignes ADSL (Abonnement ligne xxx mois année)
240
    * Virer la souscription adhérent.e depuis l'adhérent.e possédant la ligne vers le compte de la ligne.
241
    * Virer la souscription FDN depuis la charge Lignes ADSL vers le compte de la ligne
242
    * Virer la souscription FDN depuis le compte de la ligne vers le fournisseur FDN
243
244
* Contrats
245
246
  * Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/contrats.php
247
  * Cliquer sur les boutons charge des contrats où l'échéance est passée. Cela va virer la souscription depuis le compte de l'adhérent.e vers le compte de produit correspondant.
248
249
* Adhésions
250
251
  * Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/cotisations.php
252
253
  * pour chaque adhérent.e apparaissant dans la liste (qui sont ceux avec cotisation en retard):
254
255
    * S'il y a un RIB, on va prélever nous-même, donc cliquer sur le bouton charge, ce qui
256
257
      * Vire la cotisation annuelle ou mensuelle depuis l'adhérent.e vers le produit Cotisations.
258
      * Ajoute la cotisation dans l'adhérent.e.
259
260
    * S'il n'y a pas de RIB, on ne sait pas s'il y a lieu d'établir une cotisation, donc cliquer sur le bouton Rappel pour envoyer un mail à l'adhérent.e. Attention: si l'adresse e-mail est en @aquilenet.fr, il faut vérifier si l'adhérent.e relève bien ses mails, et sinon, lui envoyer un courrier papier.
261 846 youpi
    * Résilier les retardataires répétés.
262 834
263
* Prélèvements
264
265 837 youpi
  * Aller sur collect.online
266
  * Dans Echéances, faire sortir les échéances *du 10 du mois courant au 10 du mois suivant*, cliquer sur Exporter . Attendre quelques secondes, le fichier devrait apparaitre dans la liste obtenue avec "Vos demandes d'export". Attention à bien prendre le bon fichier :) a priori le plus récent est en haut.
267 834
268
  * Tester le résultat des prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/test_prelevements.php
269 837 youpi
  * Vérifier que ça retombe bien à zéro, sinon corriger les prélèvements dans collect.online et recommencer.
270 834
  * Injecter vraiment les prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/import_prelevements.php
271 837 youpi
  * Vérifier dans l'ensemble des comptes que les adhérent.e.s sont bien retombés à 0. Quand ce n'est pas le cas, modifier le champ Commentaire du compte bancaire correspondant pour noter pourquoi.
272 834
273
* Factures
274
275 838 pizzacoca
  * Établir une facture ADSL pour ceux qui en ont besoin *(facture du mois passé ou du mois à venir ? suis paumé)* :
276 839 florian
<pre>
277
(todo : tester le publipostage pour limiter les erreurs humaines en utilisant
278
 - Un tableau excel "facturation" dans un dossier commun 
279
 - Un document modèle libre office
280
 manip décrite dans ce tuto : https://vviale.developpez.com/tutoriels/openoffice-libreoffice/publipostage/ )
281
</pre>
282 834
283 845 pizzacoca
     * (Utopia (cotisation en août), envoyer à bordeaux@cinemas-utopia.org et à Patrick Troudet > besoin facture mensuelle
284 834
     * Charlotte Lewden (cotisation en octobre), 
285 845 pizzacoca
     * Librairie Permaculturelle (cotisation en janvier), > facture mensuelle, à revoir pour échéancier lors de création société 
286 834
     * Attitudes et Marques (cotisation en Mars), 
287 845 pizzacoca
     * Loïc Prud'homme (envoyer à contact@loicprudhomme.fr, la cotisation n'est pas à facturer);  > ok pour échéancier annuel
288 834
289
        *penser à mettre à jour:*
290
291
         * Le numéro de facture
292
         * La date de facture
293
         * La date dans la désignation
294
         * La date du prélèvement
295
296
* Vérifier les balances des comptes d'adhérent.e.s, de fournisseurs, et de clients.
297
298
* Encaisser les chèques qui restent en mettant le numéro de remise dans le virement
299
300
* Lancer les rappels de prélèvements depuis https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/rappel_prelevements.php
301
302
* En janvier, faire la compta annuelle 
303
304
305
h2. Anciennes procédures
306
307
conservées ici seulement pour historique.
308
309
* Dedibox
310
311
  * Récupérer la facture pour la dedibox sur https://console.online.net/
312
  * L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Online-<date>_facture-xxxxxx.pdf
313
  * Lancer php5 online.net.php xxxxxx YYYY-MM-DD pour l'enregistrer dans dolibarr
314
  * Pour l'instant c'est sacha qui paie la facture.
315
  * Le script ci-dessus s'occupe de toutes façons de noter le prélèvement, il n'y a rien de plus à faire.
316
317
318
  * Lancer php5 prelevements.php 2> /dev/null
319
  * ça génère la suite de commandes php5 à lancer (du genre php5 prelevement.php "Prénom Nom" montant "PLVT P NOM ADSL MM/YY"), les lancer, sauf éventuellement ceux qui n'ont pas lieu (e.g. ouverture de ligne fraîche). Attention, cela effectue le virement dans dolibarr, il faut faire donc attention à ne pas lancer le même plusieurs fois.
320
  * Corriger: pour Bernard Imhaus il faut un prélèvement le 8 du mois suivant, sinon ya pas les sous
321
  * Compiler le tout, envoyer au crédit coopératif par fax (0556983013)
322
323
h2. À faire chaque année
324
325
Faire le bilan d'exercice:
326
327
* Créer un compte de référence 120020xx, de libellé "Exercice 20xx", de type "Compte bancaire épargne/placement", puis le modifier pour désactiver la fonction de rapprochement.
328
* Vider chaque compte produit et charge vers ce compte, à l'aide de virements "Exercice 20xx Charge truc". Cela remet donc à zéro tous les comptes de produit et charge.
329
* En faire un bilan d'exercice dans sous.ods
330
* Virer l'exercice sur le compte "Bilan", "Exercice 20xx"
331
332
Faire le bilan comptable (inverser tous les signes pour que ce soit plus intuitif à comprendre) dans sous.ods
333
334
* Actif:
335
336
  * les comptes courants et épargnes vont en actifs.
337
  * les comptes tiers *négatifs* vont en créances (on devrait recevoir ces sous-là un jour)
338
339
* Passif:
340
341
  * Le compte "Bilan" (avant virement de l'exercice de l'année) va dans "Exercices passés"
342
  * les comptes tiers *positifs* vont en passif (on a encore ça à payer) courant ou non courant, selon que c'est temporaire ou non.
343
344
Vérifier que les deux totaux correspondent
345
346
Mettre à jour sous.ods:
347
348
* Télécharger <a href="https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/export_sous.php" download="sous.csv">sous.csv</a>
349
* ouvrir sous.csv en n'utilisant *que* le point-virgule comme séparateur
350
* copier/coller dans la feuille adhérents_import
351
* mettre à jour la feuille historique depuis la feuille Situation
352
* mettre à jour les graphes dans la feuille Graphes
353
* Vérifier les feuilles Situation et Bilan mensuel, imprimer.
354
355
h2. Nouvel.le adhérent.e
356
357
Sur réception d'une demande d'adhésion
358
359
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.
360
* Corriger éventuellement des typos ou ajouts à la main sur le formulaire (majuscules, type d'adherent, numero de tel, adresse mail)
361
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvel_adherent.php, cela crée l'adhérent.e dans dolibarr, et du coup aussi dans LDAP, et donc une adresse mail etc., ainsi qu'un compte de compta tiers pour lui, ça l'inscrit à asso@listes.aquilenet.fr, et ça lui maile une bienvenue
362
* S'il y a une commande de VPN, ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password . Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main: aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe. Utiliser @mkpasswd -m sha-512@ pour le crypter, et alors la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."
363
* Dans les comptes, virer depuis son compte d'adhérent.e vers le "produit cotisations" le droit d'entrée ou la cotisation, titre "Cotisation Machin Truc 2011"
364
* Dans sa fiche dolibarr adhérent.e, ajouter l'adhésion dans l'onglet adhésions
365
* puis, selon le mode de règlement:
366
367
  * Si c'est un chèque, virer depuis le compte de remises vers son compte
368
  * Si c'est en liquide, virer depuis la caisse vers son compte
369
  * Si c'est un virement, virer depuis le compte bancaire vers son compte (et rapprocher plus tard)
370
  * Si c'est un prélèvement, voir ci-dessous.
371
372
* Si l'adresse e-mail n'a pas été précisée, envoyer une lettre de bienvenue papier. Voir le courrier type dans le cloud dans adhesions
373
374
* S'il y a un mandat
375
376
  * Archiver le mandat original.
377
  * Ajouter l'adhérent.e dans la partie prélèvement de coopanet, On utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
378
379
    * Si c'est juste une adhésion ou un abonnement VPN, faire un prélèvement régulier annuel ou mensuel
380
    * Si c'est un abonnement ADSL, on crée l'échéancier plus tard, une fois la ligne effectivement construite.
381
382
* S'il y a une souscription à une ligne ADSL
383
384
  * Toute la compta est faite automatiquement par le script, il y a juste à archiver la demande dans le cloud
385
  * "Vérifier l'éligibilité de la ligne":https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total
386
  * Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage,  l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter _toutes_ les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.
387 844 pizzacoca
  * Envoyer un aimable mail de confirmation à suivi-adsl at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr pour permettre d'identifier la ligne ne pas oublier de préciser qu'il vient d'"aquilenet", donner le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent.
388 834
389
  * Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP, noter IPv4, préfixe IPv6, login et mot de passe (lisibles aussi sur http://vador.fdn.fr/adherents) dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne, et forwarder le mail à l'abonné en corrigeant un peu.
390
  * Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
391
392
    * Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx"
393
    * Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone
394
  * Quand l'ouverture de ligne est effective,
395
396
    * aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,
397 837 youpi
    * créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec un premier prélèvement manuel correspondant aux FAS + mois partiel, et le prélèvement automatique mensuel.
398 834
    * Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:
399
400
      * La référence et le libellé du compte de compta
401
      * Dans la Note de l'adhérent.e
402
403
* S'il y a une commande de VPN,
404
405
  * Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
406
407
    ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0
408
    ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1
409
    iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
410
411
    où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers).
412
413
* Archiver le tout: scanner tous les documents, ajouter au cloud, dans adhesions
414
415
416
417
* FIXME: broken, Sur l'atelier, ajouter l'adhérent.e au projet aquilenet.
418
419
h2. Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e
420
421
* Sur hera, lancer 
422
423 850 loris.hilaire
    sudo -u www-data gpg --keyserver pgp.mit.edu --homedir /srv/adherents/.gnupg/ --recv-key XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
424 834
425
* Retrouver l'adhérent dans Dolibarr, suivre le "lien tiers Dolibarr", aller dans la fiche, la modifier, découper l'identifiant complet de la clé GPG en 4 paquets de 10 chiffres hexa, les mettre dans les cases Id professionnel 1 à 4.
426
427
h2. Nouveau mandat
428
429
Sur mandat arrivé après la demande d'adhésion ou mise à jour,
430
431
  * Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , pour pouvoir faire un copier/coller des numéros iban et bic
432
  * Copier/coller dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouveau_mandat.php
433
  * Archiver le mandat.
434 837 youpi
  * Si c'est juste un changement de compte, dans collect.online, modifier juste dans le débiteur le numéro de compte.
435
  * Si c'est un nouveau service pour un débiteur existant, avec le même compte, dans collect.online, ajouter l'échéancier.
436
  * Si c'est un nouveau débiteur, ajouter l'adhérent.e dans collect.online, on utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
437 834
438
h2. Nouvelle ligne ADSL
439
440
Sur souscription de ligne ADSL pour un.e adhérent.e existant.
441
442
  * "Vérifier l'éligibilité de la ligne":https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total, cela permet notamment de savoir si c'est un numéro actif ou inactif.
443
  * Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter _toutes_ les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.
444 843 pizzacoca
  * Envoyer un mail de confirmation à suivi-adsl at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr avec comme informations dans le corps "aquilenet", le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent. Ce n'est pas un traitement automatique, rédiger le mail correctement.
445 834
  * Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.
446
  * Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste vpn@, et ajoute l'éventuel mandat
447 837 youpi
  * Ajouter, s'il.elle n'y est pas déjà, l'adhérent.e dans collect.online, la référence d'adhérent.e est lisible en allant cherche l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
448 834
  * Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
449
450
  * Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP, noter IPv4, préfixe IPv6, login et mot de passe (lisibles aussi sur http://vador.fdn.fr/adherents) dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne, et forwarder le mail à l'abonné en corrigeant un peu.
451
  * Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
452
453
    * Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx"
454
    * Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone
455
  * Quand l'ouverture de ligne est effective,
456
457
    * aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,
458 837 youpi
    * créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant. Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour inclure les FAS + mois partiel.
459 834
    * modifier l'échéancier pour ajouter la cotisation annuelle s'il n'y en a pas déjà
460
    * Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:
461
      * La référence et le libellé du compte de compta
462
      * Dans le champ note de l'adhérent
463
464
Oui, c'est cracra de mettre le montant, il faudrait faire un lookup dans la base des tarifs (TODO). Pour l'instant c'est plus simple ainsi. 
465
466
h2. Migration ligne ADSL à Liazo
467
468
Lorsqu'un adhérent demande à migrer sa ligne vers Liazo.
469
470
La migration sera effective au début du bimestre suivant seulement (si on commande avant le 15 du deuxième mois du bimestre en cours, sinon c'est encore après).
471
472
  * Dans l'espace adhérent chez FDN, retrouver la ligne, et cliquer sur "Changer le débit ou l'option"
473
  * Choisir l'option voulue: dégroupage total ou non.
474
  * Renommer le compte de compta de la ligne en "Reconstr Ligne 0123456789".
475
  * Corriger son option, du genre 80MLiazoOrange ou 80MLiazoOrangeNu.
476
  * On reçoit régulièrement des mails pour la progression de la construction.
477
478
    * Quand on reçoit le mail parlant du changement de login, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans le champ Commentaire de la ligne.
479
    * Si on reçoit un mail parlant du changement de numéro de téléphone, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans la ligne (à la fois la référence et le nom du compte) et dans la note de l'abonné
480
    * Une fois la construction faite, facturer les frais de migration à la fin du mois suivant.
481
482
  * Avant de faire la première facturation au nouveau tarif:
483
484
    * corriger les tarifs client/fournisseur
485
    * Si c'est un dégroupage total, mettre à jour le numéro de la ligne
486
487
      * Dans la référence et le libellé du compte de compta
488
      * Dans la Note de l'adhérent.e
489
490
    * Renommer le compte de compta en "Ligne 0123456789"
491
    * corriger le montant de prélèvement sur coopanet
492
493
h2. Réception de cotisation
494
495
* Dans le module adhérents
496
497
  * retrouver l'adhérent.e dans la liste,
498
  * aller dans l'onglet adhésions/cotisations
499
  * ajouter l'adhésion: mettre comme fin un jour avant l'anniversaire suivant.
500
501
* Répercuter l'adhésion dans la compta en virant depuis l'adhérent.e vers le produit cotisation
502
* Encaisser le montant (chèque: voir ci-dessous, liquide: passer sur le compte d'un trésorier qui se fait prélever et qui encaissera le liquide)
503
504
h2. Encaisser un chèque
505
506
Pour éviter d'en envoyer tous les 36s du mois, plutôt que virer directement depuis le compte bancaire, on vire temporairement depuis un compte "Remises de chèques".
507
508
* Vérifier l'ordre du chèque.
509
* Signer le chèque au dos
510
* Virer depuis le compte de l'adhérent.e vers le compte "Remises de chèque". Ainsi on sait que l'adhérent.e a payé, mais il nous reste des chèques à encaisser, stockés sur une étagère.
511
* Lors du dépôt d'une remise des chèques qui se sont entassés, virer le montant total de la remise de chèques depuis le compte bancaire vers le compte de remises de chèque, avec le numéro de remise pour rapprocher facilement
512
* Quand confirmé, rapprocher.
513
514
h2. Résilier une ligne ADSL
515
516
* Charger sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/adsl.php les derniers mois complets
517
* Renommer le compte de compta de la ligne en "Résiliation Ligne xxxx"
518
* La facturation chez Nerim est bimensuelle, donc il faut faire remonter la demande au suivi-adsl at fdn dot fr avant le 15 du deuxième mois du bimestre, pour éviter de payer un autre bimestre pour l'ADSL. Il vaut mieux faire remonter le plus tôt possible pour éviter de payer la partie transit de FDN.
519
* mailer donc suivi-adsl arobase fdn point fr en donnant simplement le numéro de ligne et le nom de l'adhérent.e pour vérification, avec la date de résiliation souhaitée.
520
* Lorsque la compta FDN est faite pour le dernier mois, faire la compta pour la ligne à la main (TODO: automatiser):
521
522
  * Calculer le montant qu'on va facturer à l'adhérent.e: ((tarif Aquilenet - tarif FDN) * prorata du mois abonné) + montant facturé par FDN pour ce dernier mois
523
  * Virer ce montant de la ligne ADSL vers le produit ADSL
524
  * Virer ce montant de l'adhérent.e vers la ligne ADSL
525
  * Virer le montant FDN de la charge ADSL vers la ligne ADSL
526
  * Virer le montant FDN de la ligne ADSL vers le tiers FDN.
527
  * Établir le prélèvement des derniers mois à la main sur coopanet.
528
  * Supprimer le numéro de compte dans la fiche tiers de l'adhérent
529
  * Renommer le libellé du compte de la ligne en "Ancienne Ligne xxxx"
530
  * Ajouter à la fin de la référence du compte de la ligne ".0" (ou plus), et mettre à jour la référence dans la Note de l'adhérent.e
531
  * Une fois la dernière échéance passée, supprimer l'échéancier chez coopanet
532
  * Désabonner de la liste adsl@
533
534
h2. Nouveau VPN
535
536
Sur souscription de VPN pour un.e adhérent.e existant.
537
538
  * Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.
539
  * Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste vpn@, et ajoute l'éventuel mandat: TODO: vérifier que le numéro de compte se retrouve bien enregistré, dans le tiers correspondant à l'adhérent.e, dans sa fiche.
540
  * ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password . Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main: aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe. Utiliser @mkpasswd -m sha-512@ pour le crypter, et alors la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."
541 837 youpi
  * Ajouter, s'il n'y est pas déjà, l'adhérent.e dans collect.online, la référence d'adhérent.e est lisible en allant cherche l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
542
  * créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant. Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour le premier mois partiel.
543 834
  * corriger les prélèvements anniversaire pour y ajouter la cotisation.
544
  * Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
545
546
  * Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
547
548
    ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0
549
    ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1
550
    iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
551
552
    où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers). Éventuellement il y a déjà un fichier @disponible.pour.ip.fixe@ qui vient d'un précédent désabonnement.
553
554
h2. Ajouter une autre IP fixe à un VPN
555
556
  * Si l'adhérent veut une 2e IP fixe, il suffit d'ajouter la route dans son /etc/openvpn/ccd sur
557
    iris et demeter:
558
559
    iroute 185.233.101.m 255.255.255.255
560
    iroute-ipv6 2a0c:e300:4:m::/64
561
562
h2. Résilier un VPN
563
564
  * Sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php repérer le contrat
565
  * Charger éventuellement le dernier mois
566
  * Cliquer sur le contrat (2e colonne)
567
  * Cliquer sur le bouton Modifier en face de "Statut du service ... En service", pour clôturer le service.
568
  * Désactiver le login sur iris et demeter dans /etc/openvpn/password en mettant juste un # en tête de ligne.
569
  * Renommer l'éventuel fichier dans ccd/ en disponible.pour.ip.fixe.xxx pour libérer l'IP
570
  * Désabonner de la liste vpn@
571 846 youpi
572
h2. Résilier un adhérent
573
574
  * Dans la liste dans le module Adhérents, cliquer sur la croix rouge pour résilier.
575
  * Désinscrire de la "liste asso":https://listes.aquilenet.fr/sympa/review/asso
576 848 youpi
  * Désactiver le compte ldap en changeant le mot de passe dans sa fiche adhérent.e dolibarr pour qu'il ne puisse plus se logguer.
577 846 youpi
  * Supprimer les comptes utilisateurs autres.
578
  * Enlever les permissions dans l'atelier.
579 834
580
h2. Ajouter de l'espace disque owncloud
581
582
TODO: automatiser la partie dolibarr
583
584 841 blagoi.iakov
* se logguer sur nextcloud avec son compte habituel (qui est dans le groupe admin, pour le vérifier aller dans paramètres et vérifier le(s) groupe(s))
585 840 youpi
* Dans le menu en haut à droite, choisir Utilisateurs
586
* retrouver l'utilisateur dans la liste
587 834
* changer son quota
588
* noter son uuid
589
* sur sayanet, dans /home/aquilenet-backup/BackItUp/BackItUp.conf, ajouter l'uuid à la liste_exclusions
590
* "dans dolibarr":https://dolibarr.aquilenet.fr, dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-owncloud", choisir la quantité en Go/an, ajouter, modifier éventuellement le tarif
591
* valider
592 849 blagoi.iakov
* modifier le statut du service en l'activant avec comme date de terminaison 2099
593 834
* Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
594
* établir le virement automatique sur coopanet
595
596
h2. Ajouter du disque local pour une VM
597
598
* "dans dolibarr":https://dolibarr.aquilenet.fr, dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-local", choisir la quantité en Go/an.
599
* valider le contrat
600
* activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
601
* Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
602
* Créer la VM
603
604
h2. Ajouter du disque NFS pour une VM
605
606
* "dans dolibarr":https://dolibarr.aquilenet.fr, dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-NFS", choisir la quantité en Go/an.
607
* valider le contrat
608
* activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
609
* Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
610
* Voir https://atelier.aquilenet.fr/projects/infrastructure/wiki/NFS pour la création du volume, et mettre le quota.
611
612
h2. Supprimer du disque cloud, local ou NFS
613
614
* "dans dolibarr":http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php retrouver le contrat correspondant à la VM, cliquer sur le numéro de contrat.
615
* Cliquer sur l'icône modifier à droite de "Statut du service", mettre la date de fin de service et cliquer sur Clôturer
616
* Faire l'action adminsys correspondante.
617
618
h2. Et sourtout
619
620
Pour vérifier qu'il n'y a pas d'erreur, regarder la somme des soldes tout en bas de "la compta publique":https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php, ça doit retomber à zéro.
621
622
h2. Supprimer un essai
623
624
On n'efface pas ce qui a existé réellement, mais on peut avoir besoin de supprimer un test.
625
626
* Supprimer l'adhérent.e
627
* Dans compta/tréso, Clients, choisir le client, regarder la fiche, supprimer
628
* Supprimer le compte de compta
629
630
h2. Modifier les tarifs
631
632
* Modifier dans sous.ods dans les recettes des produits.
633
634
  * Dans gaia, /srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin, modifier eligibilite.cgi
635
  * Dans dolibarr, Services, modifier le/les services concernés
636
  * Dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/ , aller voir les lignes concernées, modifier le champ commentaire.
637
638
* Dans les formulaires, modifier adsl-tail.inc, recompiler, commiter, svn up dans /srv/si/formulaires, copier adsl*.pdf dans /srv/www/aquilenet.fr/docs/
639
* Sur le site web, modifier http://www.aquilenet.fr/node/8
640
641
h2. Renommer quelqu'un
642
643
C'est galère et technique, mais pas impossible. Il faut (au moins, difficile d'être sûr qu'on n'ait rien oublié)
644
645
* Dans sa fiche adhérent, changer nom/prénom, login, email
646
* Sur hera, dans /home/vmail/aquilenet.fr, renommer le répertoire
647
* Dans la fiche tiers dolibarr, change nom/prénom
648
* Renommer son compte de compta, voire les écritures
649
* Dans la liste des contrats, renommer au besoin (eh non dolibarr n'a pas l'air d'avoir d'interface pour ça, il faut le faire à la main en SQL...)
650
* Renommer son accès vpn
651 835 youpi
* Supprimer l'ancien utilisateur dans l'atelier