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Compta » History » Version 852

youpi, 06/10/2018 08:13 PM

1 834
h1. Compta
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h2. Liens rapides dans cette page
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5
  * "Facture fournisseur":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Facture
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  * "Compta mensuelle":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#A-faire-chaque-mois
7
  * "Compta annuelle":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#%C3%80-faire-chaque-ann%C3%A9e
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  * "Nouvel.le adhérent.e":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-adh%C3%A9rente
9
  * "Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-cl%C3%A9-PGP-dune-adh%C3%A9rente
10
  * "Nouveau mandat":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-mandat
11
  * "Nouvelle ligne ADSL":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-ligne-ADSL
12
  * "Migration Ligne ADSL à Liazo":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Migration-ligne-ADSL-%C3%A0-Liazo
13
  * "Réception de cotisation":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9ception-de-cotisation
14
  * "Encaisser un chèque":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Encaisser-un-ch%C3%A8que
15
  * "Résilier une ligne ADSL":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-une-ligne-ADSL
16
  * "Nouveau VPN":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-VPN
17
  * "Ajouter une IP fixe à un VPN":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-une-autre-IP-fixe-%C3%A0-un-VPN
18
  * "Résilier un VPN":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-VPN
19 847 youpi
  * "Résilier un adhérent":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-adh%C3%A9rent
20 834
  * "Ajouter de l'espace disque cloud":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-de-lespace-disque-owncloud
21
  * "Ajouter du disque local pour une VM":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-local-pour-une-VM
22
  * "Ajouter du disque NFS pour une VM":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-NFS-pour-une-VM
23
  * "Supprimer du disque":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Supprimer-du-disque-cloud-local-ou-NFS
24 836 youpi
  * ""Renommer quelqu'un":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Renommer-quelquun
25 834
26
h2. autres liens
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  * "TODO list mensuelle":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Todolist_mensuelle
29
  * "La compta publique":https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php
30
  * "La preuve par neuf de la compta":https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/check.php
31
  * "La compta adhérent":https://adherents.aquilenet.fr/compta.php
32
  * "le cloud":https://cloud.aquilenet.fr/index.php/apps/files/?dir=/Shared/Aquilenet-administration/Compta/adhesions
33
  * "coopanet":http://www.coopanet.coop , Code utilisateur E145498P
34 852 youpi
  * "collect online":http://collect.online
35 834
  * [[dolibarr]] 
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  * Il y a aussi un "bac à sable dolibarr":https://dolibarr2.aquilenet.fr/
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h2. Doc
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*Tout se passe sur dolibarr*
41
42
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juste pour info, [[Installation d'un nouveau dolibarr]]
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Les mails sont envoyés à tresorier@aquilenet.fr qui est un alias pour la liste tresorier@listes.aquilenet.fr qu'on peut gérer sur https://listes.aquilenet.fr/sympa/admin/tresorier
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Ancien svn, n'est plus utilisé désormais
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svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/factures-fournisseurs
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svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/adhesions
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Il est sans doute utile d'aller consulter d'abord la doc de FDN: https://wiki-adh.fdn.fr/wiki/documentation:notions_de_comptabilite pour comprendre les principes des comptes comptables. Il y a aussi eu un exposé à l'AG 2015 de la FFDN: http://www.aquilenet.fr/docs/compta.pdf
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Voici ci-dessous le plan comptable. Quand on ajoute ou modifie une entrée, il faut penser à mettre à jour (TODO: factoriser dans aquilenet.lib.php):
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  * le numéro de Réf. du compte en question bien sûr
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  * dans compte_adherent() dans aquilenet.lib.php
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  * dans soldes_accounts(), et tout en bas, dans compta-asso.php
58
  * dans aquilenet.lib.php
59
  * dans dolibarr.php
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  * 05...    : Compte de la ligne ADSL 05... Ne fait pas vraiment partie du plan comptable, on ne fait que faire passer les virements par ce compte pour y rassembler tout ce qui concerne une ligne ADSL donnée.
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  * 12000000 : Compte de bilan
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  * 1200xxxx : Compte d'exercice de l'année xxxx
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  * 40100001 : Fournisseur Online.net
65
  * 40100002 : Fournisseur Bookmyname
66
  * 40100003 : Fournisseur divers
67
  * 40100004 : Fournisseur FDN
68
  * 40100005 : Fournisseur Syntis
69
  * 40100006 : Fournisseur Kazar
70
  * 40100007 : Fournisseur Cogent
71
  * 40100008 : Fournisseur Anteor
72
  * 40100009 : Fournisseur Orange
73
  * 40100010 : Fournisseur RIPE
74
  * 40100011 : Fournisseur OVH
75
  * 41100xyz : Compte de l'adhérent.e xyz
76
  * 41101000 : Donateur divers
77
  * 41101001 : Clients divers
78
  * 41102xyz : Compte du client xyz
79
  * 51120000 : Remise de chèque
80
  * 51190000 : Prélèvements
81
  * 51200001 : Crédit coopératif
82
  * 53140000 : Caisse
83
  * 60000000 : Charge Lignes ADSL
84
  * 60400001 : Charge dedibox
85
  * 60400002 : Charge nom de domaine
86
  * 60400003 : Charge hébergement
87
  * 60400004 : Charge IP
88
  * 60400005 : Charge transit
89
  * 60630000 : Charge matériel petit équipement
90
  * 21830000 : Charge matériel informatique
91
  * 60700000 : Charge marchandise goodies
92
  * 60700001 : Charge marchandise briques
93
  * 61100000 : Charge installation
94
  * 61600000 : Charge assurance
95
  * 62310000 : Charge annonces et insertions
96
  * 62360000 : Charge stickers
97
  * 62610000 : Charge timbres et frais postaux
98
  * 62620000 : Charge livraison
99
  * 62700000 : Charge service bancaire
100
  * 62800000 : Charge Diverses
101
  * 63500000 : Charge taxe achat étranger
102
  * 70400000 : Produit installation
103
  * 70600000 : Produit lignes ADSL
104
  * 70600001 : Produit VPN
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  * 70700000 : Produit marchandise goodies
106
  * 70700001 : Produit marchandise briques
107
  * 70830000 : Produit hébergement
108
  * 70830001 : Produit transit
109
  * 70830002 : Produit stockage
110
  * 70830003 : Produit IP
111
  * 74000000 : Produit cotisations
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  * 76000000 : Produit parts CC
113
  * 77000000 : Produit Dons
114
115
h2. En résumé,
116
117
* Pour les comptes en banque et tiers (adhérent.e.s, fournisseurs), c'est négatif quand on leur a donné de l'avance de sous, et c'est positif quand on leur en doit (i.e. on est du côté "banquier" !) Ainsi:
118
119
  * C'est donc normal que les comptes en banque soient négatif, au contraire: c'est la banque qui nous doit des sous :) C'est exactement l'opposé de ce qui apparaît dans le compte chez la banque.
120
  * Si un.e adhérent.e est strictement négatif, il nous doit des sous, il faut lui prélever.
121
  * Si un.e adhérent.e est strictement positif, c'est qu'il a payé des trucs pour l'asso. Soit on lui rembourse, soit on ne lui prélève pas quelques mois.
122
  * Si un fournisseur est strictement positif, c'est qu'on lui doit des sous, il reste une facture impayée.
123
  * Si un fournisseur est strictement négatif, c'est qu'on lui a donné trop de sous ! Il faut régulariser.
124
125
* Pour les comptes de charge et de produit, c'est plus habituel:
126
127
  * Une charge, c'est des sous en moins qui vont alimenter un fournisseur
128
  * Un produit, c'est des sous en plus qui viennent d'adhérent.e.s.
129
130
* Pour les comptes en banque, on doit faire le "rapprochement" avec le relevé de compte. *Attention*, rapprocher rend l'écriture inchangeable. Il ne faut donc rapprocher qu'avec le relevé de compte confirmant l'opération sous les yeux.
131
132
Par exemple, voici pour un don et pour un paiement de facture:
133
134
h2. Don
135
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Par un.e adhérent.e
137
138
* On vire le montant depuis son compte vers le compte produit don.Il nous doit donc maintenant des sous.
139
* Le virement ou prélèvement est ordonné, on vire le montant depuis le
140
* compte bancaire vers le compte de l'adhérent.e. Il ne nous doit plus de sous.
141
* Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
142
143
Si c'est une personne qu'on ne reverra pas souvent, on peut utiliser le
144
compte "Donateur divers" à la place du compte d'un compte d'adhérent.e.
145
146
h2. Facture
147
148
Un fournisseur nous envoie une facture pour un service
149
150
* On vire chaque élément de la facture depuis le compte de charge correspondant vers le compte de fournisseur. On lui doit donc des sous.
151
* Lorsque l'on paie la facture, on vire le montant depuis le compte fournisseur vers le compte bancaire. On ne lui doit plus de sous.
152
* Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
153
* Lors d'un virement fait à un fournisseur on indique le numéro de facture (numéro invoice pour cogent par exemple)correspondant dans les trois champs 
154
* > > motif du virement
155
* > > Référence de l'opération
156
* > > Référence de bout en bout
157 842 blagoi.iakov
* Contacts Facturation Cogent : N° +33 (0) 1 49 03 18 00 billingeu@cogentco.com
158 834
159
h2. A faire chaque mois
160
161
* voir les TODO sur https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Todolist_mensuelle
162
163
* Attention, en Janvier, ne faire d'abord que les opérations concernant Décembre, puis faire la compta annuelle, puis faire les opérations concernant Janvier
164
165
* Aller sur www.coopanet.coop, rapprocher les prélèvements qui nous ont été imputés (frais bancaires & co), en les virant depuis le compte de charge Services bancaires vers le compte Crédit Coopératif. Rapprocher
166
* Rapprocher les prélèvements que l'on a effectué.
167
168
* Cogent
169
170
  * Enregistrer la facture
171
  * Payer la facture
172
173
* Syntis
174
175
  * N'a pas lieu en ce moment, on n'héberge rien chez lui actuellement.
176
177
  * Récupérer la facture pour l'hébergement sur https://client.syntis.net
178
  * L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Syntis-<date>-Fxxxxxx.pdf
179
  * Passer le montant en charge d'hébergement, intitulé "Quart de baie etc." comme sur la facture
180
  * Virer le montant de la facture à Syntis (à la fois sur coopanet et sur dolibarr) en mettant le numéro de facture dans l'intitulé, virer également 0.20€ depuis charge services bancaires "frais prélèvement SEPA"
181
182
* saya
183
184
  * Facturer l'hébergement et le virer du compte client Saya au compte produit hébergement, attention à la cotisation en novembre
185
  * Ils nous virent le paiement.
186
  * Rapprocher le paiement.
187
188
* L@BX
189
190
  * Virer le produit d'hébergement du L@BX depuis Pierre Bourdin (60€).
191
  * Établir une facture au nom du L@BX pour la moitié, Pierre paie l'autre personnellement.
192
193
* ACAQB
194
195
  * En Mars, facturer 1 an de VM à 17€/mois, donc 204€, plus la cotisation
196
197
* Guix
198
199
  * Facturer l'hébergement du serveur (75€), plus la cotisation en novembre
200
201
* IIDRE
202
203
  * Facturer l'hébergement du service Rosedor (260€), plus la cotisation en octobre.
204
205
* C-P Prod
206
207
  * En Novembre, facturer 1 an de VM à 30€/mois, donc 360€, plus la cotisation.
208
  * En Avril, facturer 1 an de VM à 20€/mois, donc 240€
209
210
* Elidée
211
212
  * Facturer l'hébergement du serveur (100€), plus la cotisation vers décembre.
213
214
* Nothing to Hide
215
216
  * En Décembre, facturer 1 an de préfixe IPv4 à 128€ et 1 an de transit à 240€, et une cotisation de 20€.
217
218
* Nom de domaine
219
220
  * En juin ou juillet, renouveller sur https://www.bookmyname.com/ : depuis la page d'accueil, cliquer sur la partie "gérer", puis "Liste de vos noms de domaine", puis cocher tous les domaines aquilenet, puis choisir l'action "Renouveler des noms de domaine", payer, faire les virements correspondant.
221
  * Le mois d'après, récupérer la facture
222
  * L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/bookmyname-<date>-xxxxxx.pdf
223
224
* Lignes ADSL
225
226
  * Récupérer les dernières factures sur https://vador.fdn.fr/adherents , L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/FDN-<date>-xxxxxx.pdf
227
  * Si ça n'a pas déjà été fait pendant le rappochement, virer le montant correspondant de FDN au crédit coopératif
228
  * Vérifier que la balance FDN retombe à 0 après leur dernière facture, sauf exceptions: fin février (donc janvier inclu):
229
230
    * les FAS de la ligne 2098 n'ont pas encore été prélevés 72€
231
    * donc au total +72€
232
233
  * Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php
234
235 852 youpi
    * S'assurer que les lignes nouvelles ont bien leur date de début correct (voir sur https://vador.fdn.fr/adherents) et que le montant du premier prélèvement est correct sur collect.online
236 834
    * Cliquer sur les boutons charge (sauf pour les anciennes lignes et les lignes actuellement en construction !)
237
238
  * cela va:
239
240
    * Virer la souscription adhérent.e depuis le compte de la ligne vers le produit Lignes ADSL (Abonnement ligne xxx mois année)
241
    * Virer la souscription adhérent.e depuis l'adhérent.e possédant la ligne vers le compte de la ligne.
242
    * Virer la souscription FDN depuis la charge Lignes ADSL vers le compte de la ligne
243
    * Virer la souscription FDN depuis le compte de la ligne vers le fournisseur FDN
244
245
* Contrats
246
247
  * Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/contrats.php
248
  * Cliquer sur les boutons charge des contrats où l'échéance est passée. Cela va virer la souscription depuis le compte de l'adhérent.e vers le compte de produit correspondant.
249
250
* Adhésions
251
252
  * Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/cotisations.php
253
254
  * pour chaque adhérent.e apparaissant dans la liste (qui sont ceux avec cotisation en retard):
255
256
    * S'il y a un RIB, on va prélever nous-même, donc cliquer sur le bouton charge, ce qui
257
258
      * Vire la cotisation annuelle ou mensuelle depuis l'adhérent.e vers le produit Cotisations.
259
      * Ajoute la cotisation dans l'adhérent.e.
260
261
    * S'il n'y a pas de RIB, on ne sait pas s'il y a lieu d'établir une cotisation, donc cliquer sur le bouton Rappel pour envoyer un mail à l'adhérent.e. Attention: si l'adresse e-mail est en @aquilenet.fr, il faut vérifier si l'adhérent.e relève bien ses mails, et sinon, lui envoyer un courrier papier.
262 846 youpi
    * Résilier les retardataires répétés.
263 834
264
* Prélèvements
265
266 837 youpi
  * Aller sur collect.online
267
  * Dans Echéances, faire sortir les échéances *du 10 du mois courant au 10 du mois suivant*, cliquer sur Exporter . Attendre quelques secondes, le fichier devrait apparaitre dans la liste obtenue avec "Vos demandes d'export". Attention à bien prendre le bon fichier :) a priori le plus récent est en haut.
268 834
269
  * Tester le résultat des prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/test_prelevements.php
270 837 youpi
  * Vérifier que ça retombe bien à zéro, sinon corriger les prélèvements dans collect.online et recommencer.
271 834
  * Injecter vraiment les prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/import_prelevements.php
272 837 youpi
  * Vérifier dans l'ensemble des comptes que les adhérent.e.s sont bien retombés à 0. Quand ce n'est pas le cas, modifier le champ Commentaire du compte bancaire correspondant pour noter pourquoi.
273 834
274
* Factures
275
276 838 pizzacoca
  * Établir une facture ADSL pour ceux qui en ont besoin *(facture du mois passé ou du mois à venir ? suis paumé)* :
277 839 florian
<pre>
278
(todo : tester le publipostage pour limiter les erreurs humaines en utilisant
279
 - Un tableau excel "facturation" dans un dossier commun 
280
 - Un document modèle libre office
281
 manip décrite dans ce tuto : https://vviale.developpez.com/tutoriels/openoffice-libreoffice/publipostage/ )
282
</pre>
283 834
284 845 pizzacoca
     * (Utopia (cotisation en août), envoyer à bordeaux@cinemas-utopia.org et à Patrick Troudet > besoin facture mensuelle
285 834
     * Charlotte Lewden (cotisation en octobre), 
286 845 pizzacoca
     * Librairie Permaculturelle (cotisation en janvier), > facture mensuelle, à revoir pour échéancier lors de création société 
287 834
     * Attitudes et Marques (cotisation en Mars), 
288 845 pizzacoca
     * Loïc Prud'homme (envoyer à contact@loicprudhomme.fr, la cotisation n'est pas à facturer);  > ok pour échéancier annuel
289 834
290
        *penser à mettre à jour:*
291
292
         * Le numéro de facture
293
         * La date de facture
294
         * La date dans la désignation
295
         * La date du prélèvement
296
297
* Vérifier les balances des comptes d'adhérent.e.s, de fournisseurs, et de clients.
298
299
* Encaisser les chèques qui restent en mettant le numéro de remise dans le virement
300
301
* Lancer les rappels de prélèvements depuis https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/rappel_prelevements.php
302
303
* En janvier, faire la compta annuelle 
304
305
306
h2. Anciennes procédures
307
308
conservées ici seulement pour historique.
309
310
* Dedibox
311
312
  * Récupérer la facture pour la dedibox sur https://console.online.net/
313
  * L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Online-<date>_facture-xxxxxx.pdf
314
  * Lancer php5 online.net.php xxxxxx YYYY-MM-DD pour l'enregistrer dans dolibarr
315
  * Pour l'instant c'est sacha qui paie la facture.
316
  * Le script ci-dessus s'occupe de toutes façons de noter le prélèvement, il n'y a rien de plus à faire.
317
318
319
  * Lancer php5 prelevements.php 2> /dev/null
320
  * ça génère la suite de commandes php5 à lancer (du genre php5 prelevement.php "Prénom Nom" montant "PLVT P NOM ADSL MM/YY"), les lancer, sauf éventuellement ceux qui n'ont pas lieu (e.g. ouverture de ligne fraîche). Attention, cela effectue le virement dans dolibarr, il faut faire donc attention à ne pas lancer le même plusieurs fois.
321
  * Corriger: pour Bernard Imhaus il faut un prélèvement le 8 du mois suivant, sinon ya pas les sous
322
  * Compiler le tout, envoyer au crédit coopératif par fax (0556983013)
323
324
h2. À faire chaque année
325
326
Faire le bilan d'exercice:
327
328
* Créer un compte de référence 120020xx, de libellé "Exercice 20xx", de type "Compte bancaire épargne/placement", puis le modifier pour désactiver la fonction de rapprochement.
329
* Vider chaque compte produit et charge vers ce compte, à l'aide de virements "Exercice 20xx Charge truc". Cela remet donc à zéro tous les comptes de produit et charge.
330
* En faire un bilan d'exercice dans sous.ods
331
* Virer l'exercice sur le compte "Bilan", "Exercice 20xx"
332
333
Faire le bilan comptable (inverser tous les signes pour que ce soit plus intuitif à comprendre) dans sous.ods
334
335
* Actif:
336
337
  * les comptes courants et épargnes vont en actifs.
338
  * les comptes tiers *négatifs* vont en créances (on devrait recevoir ces sous-là un jour)
339
340
* Passif:
341
342
  * Le compte "Bilan" (avant virement de l'exercice de l'année) va dans "Exercices passés"
343
  * les comptes tiers *positifs* vont en passif (on a encore ça à payer) courant ou non courant, selon que c'est temporaire ou non.
344
345
Vérifier que les deux totaux correspondent
346
347
Mettre à jour sous.ods:
348
349
* Télécharger <a href="https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/export_sous.php" download="sous.csv">sous.csv</a>
350
* ouvrir sous.csv en n'utilisant *que* le point-virgule comme séparateur
351
* copier/coller dans la feuille adhérents_import
352
* mettre à jour la feuille historique depuis la feuille Situation
353
* mettre à jour les graphes dans la feuille Graphes
354
* Vérifier les feuilles Situation et Bilan mensuel, imprimer.
355
356
h2. Nouvel.le adhérent.e
357
358
Sur réception d'une demande d'adhésion
359
360
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.
361
* Corriger éventuellement des typos ou ajouts à la main sur le formulaire (majuscules, type d'adherent, numero de tel, adresse mail)
362
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvel_adherent.php, cela crée l'adhérent.e dans dolibarr, et du coup aussi dans LDAP, et donc une adresse mail etc., ainsi qu'un compte de compta tiers pour lui, ça l'inscrit à asso@listes.aquilenet.fr, et ça lui maile une bienvenue
363
* S'il y a une commande de VPN, ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password . Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main: aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe. Utiliser @mkpasswd -m sha-512@ pour le crypter, et alors la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."
364
* Dans les comptes, virer depuis son compte d'adhérent.e vers le "produit cotisations" le droit d'entrée ou la cotisation, titre "Cotisation Machin Truc 2011"
365
* Dans sa fiche dolibarr adhérent.e, ajouter l'adhésion dans l'onglet adhésions
366
* puis, selon le mode de règlement:
367
368
  * Si c'est un chèque, virer depuis le compte de remises vers son compte
369
  * Si c'est en liquide, virer depuis la caisse vers son compte
370
  * Si c'est un virement, virer depuis le compte bancaire vers son compte (et rapprocher plus tard)
371
  * Si c'est un prélèvement, voir ci-dessous.
372
373
* Si l'adresse e-mail n'a pas été précisée, envoyer une lettre de bienvenue papier. Voir le courrier type dans le cloud dans adhesions
374
375
* S'il y a un mandat
376
377
  * Archiver le mandat original.
378 852 youpi
  * Ajouter l'adhérent.e dans la partie prélèvement de collect.online, On utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
379 834
380
    * Si c'est juste une adhésion ou un abonnement VPN, faire un prélèvement régulier annuel ou mensuel
381
    * Si c'est un abonnement ADSL, on crée l'échéancier plus tard, une fois la ligne effectivement construite.
382
383
* S'il y a une souscription à une ligne ADSL
384
385
  * Toute la compta est faite automatiquement par le script, il y a juste à archiver la demande dans le cloud
386
  * "Vérifier l'éligibilité de la ligne":https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total
387
  * Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage,  l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter _toutes_ les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.
388 844 pizzacoca
  * Envoyer un aimable mail de confirmation à suivi-adsl at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr pour permettre d'identifier la ligne ne pas oublier de préciser qu'il vient d'"aquilenet", donner le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent.
389 834
390
  * Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP, noter IPv4, préfixe IPv6, login et mot de passe (lisibles aussi sur http://vador.fdn.fr/adherents) dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne, et forwarder le mail à l'abonné en corrigeant un peu.
391
  * Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
392
393
    * Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx"
394
    * Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone
395
  * Quand l'ouverture de ligne est effective,
396
397
    * aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,
398 837 youpi
    * créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec un premier prélèvement manuel correspondant aux FAS + mois partiel, et le prélèvement automatique mensuel.
399 834
    * Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:
400
401
      * La référence et le libellé du compte de compta
402
      * Dans la Note de l'adhérent.e
403
404
* S'il y a une commande de VPN,
405
406
  * Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
407
408
    ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0
409
    ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1
410
    iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
411
412
    où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers).
413
414
* Archiver le tout: scanner tous les documents, ajouter au cloud, dans adhesions
415
416
417
418
* FIXME: broken, Sur l'atelier, ajouter l'adhérent.e au projet aquilenet.
419
420
h2. Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e
421
422
* Sur hera, lancer 
423
424 850 loris.hilaire
    sudo -u www-data gpg --keyserver pgp.mit.edu --homedir /srv/adherents/.gnupg/ --recv-key XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
425 834
426
* Retrouver l'adhérent dans Dolibarr, suivre le "lien tiers Dolibarr", aller dans la fiche, la modifier, découper l'identifiant complet de la clé GPG en 4 paquets de 10 chiffres hexa, les mettre dans les cases Id professionnel 1 à 4.
427
428
h2. Nouveau mandat
429
430
Sur mandat arrivé après la demande d'adhésion ou mise à jour,
431
432
  * Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , pour pouvoir faire un copier/coller des numéros iban et bic
433
  * Copier/coller dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouveau_mandat.php
434
  * Archiver le mandat.
435 837 youpi
  * Si c'est juste un changement de compte, dans collect.online, modifier juste dans le débiteur le numéro de compte.
436
  * Si c'est un nouveau service pour un débiteur existant, avec le même compte, dans collect.online, ajouter l'échéancier.
437
  * Si c'est un nouveau débiteur, ajouter l'adhérent.e dans collect.online, on utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
438 834
439
h2. Nouvelle ligne ADSL
440
441
Sur souscription de ligne ADSL pour un.e adhérent.e existant.
442
443
  * "Vérifier l'éligibilité de la ligne":https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total, cela permet notamment de savoir si c'est un numéro actif ou inactif.
444
  * Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter _toutes_ les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.
445 843 pizzacoca
  * Envoyer un mail de confirmation à suivi-adsl at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr avec comme informations dans le corps "aquilenet", le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent. Ce n'est pas un traitement automatique, rédiger le mail correctement.
446 834
  * Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.
447
  * Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste vpn@, et ajoute l'éventuel mandat
448 837 youpi
  * Ajouter, s'il.elle n'y est pas déjà, l'adhérent.e dans collect.online, la référence d'adhérent.e est lisible en allant cherche l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
449 834
  * Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
450
451
  * Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP, noter IPv4, préfixe IPv6, login et mot de passe (lisibles aussi sur http://vador.fdn.fr/adherents) dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne, et forwarder le mail à l'abonné en corrigeant un peu.
452
  * Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
453
454
    * Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx"
455
    * Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone
456
  * Quand l'ouverture de ligne est effective,
457
458
    * aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,
459 837 youpi
    * créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant. Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour inclure les FAS + mois partiel.
460 834
    * modifier l'échéancier pour ajouter la cotisation annuelle s'il n'y en a pas déjà
461
    * Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:
462
      * La référence et le libellé du compte de compta
463
      * Dans le champ note de l'adhérent
464
465
Oui, c'est cracra de mettre le montant, il faudrait faire un lookup dans la base des tarifs (TODO). Pour l'instant c'est plus simple ainsi. 
466
467
h2. Migration ligne ADSL à Liazo
468
469
Lorsqu'un adhérent demande à migrer sa ligne vers Liazo.
470
471
La migration sera effective au début du bimestre suivant seulement (si on commande avant le 15 du deuxième mois du bimestre en cours, sinon c'est encore après).
472
473
  * Dans l'espace adhérent chez FDN, retrouver la ligne, et cliquer sur "Changer le débit ou l'option"
474
  * Choisir l'option voulue: dégroupage total ou non.
475
  * Renommer le compte de compta de la ligne en "Reconstr Ligne 0123456789".
476 851 youpi
  * Corriger son option, du genre 80MLiazoOrange (pas de dégroupage) ou 80MLiazoOrangeNu (dégroupage total).
477 834
  * On reçoit régulièrement des mails pour la progression de la construction.
478
479
    * Quand on reçoit le mail parlant du changement de login, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans le champ Commentaire de la ligne.
480
    * Si on reçoit un mail parlant du changement de numéro de téléphone, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans la ligne (à la fois la référence et le nom du compte) et dans la note de l'abonné
481
    * Une fois la construction faite, facturer les frais de migration à la fin du mois suivant.
482
483
  * Avant de faire la première facturation au nouveau tarif:
484
485
    * corriger les tarifs client/fournisseur
486
    * Si c'est un dégroupage total, mettre à jour le numéro de la ligne
487
488
      * Dans la référence et le libellé du compte de compta
489
      * Dans la Note de l'adhérent.e
490
491
    * Renommer le compte de compta en "Ligne 0123456789"
492 852 youpi
    * corriger le montant de prélèvement sur collect.online
493 834
494
h2. Réception de cotisation
495
496
* Dans le module adhérents
497
498
  * retrouver l'adhérent.e dans la liste,
499
  * aller dans l'onglet adhésions/cotisations
500
  * ajouter l'adhésion: mettre comme fin un jour avant l'anniversaire suivant.
501
502
* Répercuter l'adhésion dans la compta en virant depuis l'adhérent.e vers le produit cotisation
503
* Encaisser le montant (chèque: voir ci-dessous, liquide: passer sur le compte d'un trésorier qui se fait prélever et qui encaissera le liquide)
504
505
h2. Encaisser un chèque
506
507
Pour éviter d'en envoyer tous les 36s du mois, plutôt que virer directement depuis le compte bancaire, on vire temporairement depuis un compte "Remises de chèques".
508
509
* Vérifier l'ordre du chèque.
510
* Signer le chèque au dos
511
* Virer depuis le compte de l'adhérent.e vers le compte "Remises de chèque". Ainsi on sait que l'adhérent.e a payé, mais il nous reste des chèques à encaisser, stockés sur une étagère.
512
* Lors du dépôt d'une remise des chèques qui se sont entassés, virer le montant total de la remise de chèques depuis le compte bancaire vers le compte de remises de chèque, avec le numéro de remise pour rapprocher facilement
513
* Quand confirmé, rapprocher.
514
515
h2. Résilier une ligne ADSL
516
517
* Charger sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/adsl.php les derniers mois complets
518
* Renommer le compte de compta de la ligne en "Résiliation Ligne xxxx"
519
* La facturation chez Nerim est bimensuelle, donc il faut faire remonter la demande au suivi-adsl at fdn dot fr avant le 15 du deuxième mois du bimestre, pour éviter de payer un autre bimestre pour l'ADSL. Il vaut mieux faire remonter le plus tôt possible pour éviter de payer la partie transit de FDN.
520
* mailer donc suivi-adsl arobase fdn point fr en donnant simplement le numéro de ligne et le nom de l'adhérent.e pour vérification, avec la date de résiliation souhaitée.
521
* Lorsque la compta FDN est faite pour le dernier mois, faire la compta pour la ligne à la main (TODO: automatiser):
522
523
  * Calculer le montant qu'on va facturer à l'adhérent.e: ((tarif Aquilenet - tarif FDN) * prorata du mois abonné) + montant facturé par FDN pour ce dernier mois
524
  * Virer ce montant de la ligne ADSL vers le produit ADSL
525
  * Virer ce montant de l'adhérent.e vers la ligne ADSL
526
  * Virer le montant FDN de la charge ADSL vers la ligne ADSL
527
  * Virer le montant FDN de la ligne ADSL vers le tiers FDN.
528 852 youpi
  * Établir le prélèvement des derniers mois à la main sur collect.online.
529 834
  * Supprimer le numéro de compte dans la fiche tiers de l'adhérent
530
  * Renommer le libellé du compte de la ligne en "Ancienne Ligne xxxx"
531
  * Ajouter à la fin de la référence du compte de la ligne ".0" (ou plus), et mettre à jour la référence dans la Note de l'adhérent.e
532 852 youpi
  * Une fois la dernière échéance passée, supprimer l'échéancier chez collect.online
533 834
  * Désabonner de la liste adsl@
534
535
h2. Nouveau VPN
536
537
Sur souscription de VPN pour un.e adhérent.e existant.
538
539
  * Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.
540
  * Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste vpn@, et ajoute l'éventuel mandat: TODO: vérifier que le numéro de compte se retrouve bien enregistré, dans le tiers correspondant à l'adhérent.e, dans sa fiche.
541
  * ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password . Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main: aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe. Utiliser @mkpasswd -m sha-512@ pour le crypter, et alors la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."
542 837 youpi
  * Ajouter, s'il n'y est pas déjà, l'adhérent.e dans collect.online, la référence d'adhérent.e est lisible en allant cherche l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
543
  * créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant. Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour le premier mois partiel.
544 834
  * corriger les prélèvements anniversaire pour y ajouter la cotisation.
545
  * Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
546
547
  * Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
548
549
    ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0
550
    ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1
551
    iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
552
553
    où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers). Éventuellement il y a déjà un fichier @disponible.pour.ip.fixe@ qui vient d'un précédent désabonnement.
554
555
h2. Ajouter une autre IP fixe à un VPN
556
557
  * Si l'adhérent veut une 2e IP fixe, il suffit d'ajouter la route dans son /etc/openvpn/ccd sur
558
    iris et demeter:
559
560
    iroute 185.233.101.m 255.255.255.255
561
    iroute-ipv6 2a0c:e300:4:m::/64
562
563
h2. Résilier un VPN
564
565
  * Sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php repérer le contrat
566
  * Charger éventuellement le dernier mois
567
  * Cliquer sur le contrat (2e colonne)
568
  * Cliquer sur le bouton Modifier en face de "Statut du service ... En service", pour clôturer le service.
569
  * Désactiver le login sur iris et demeter dans /etc/openvpn/password en mettant juste un # en tête de ligne.
570
  * Renommer l'éventuel fichier dans ccd/ en disponible.pour.ip.fixe.xxx pour libérer l'IP
571
  * Désabonner de la liste vpn@
572 846 youpi
573
h2. Résilier un adhérent
574
575
  * Dans la liste dans le module Adhérents, cliquer sur la croix rouge pour résilier.
576
  * Désinscrire de la "liste asso":https://listes.aquilenet.fr/sympa/review/asso
577 848 youpi
  * Désactiver le compte ldap en changeant le mot de passe dans sa fiche adhérent.e dolibarr pour qu'il ne puisse plus se logguer.
578 846 youpi
  * Supprimer les comptes utilisateurs autres.
579
  * Enlever les permissions dans l'atelier.
580 834
581
h2. Ajouter de l'espace disque owncloud
582
583
TODO: automatiser la partie dolibarr
584
585 841 blagoi.iakov
* se logguer sur nextcloud avec son compte habituel (qui est dans le groupe admin, pour le vérifier aller dans paramètres et vérifier le(s) groupe(s))
586 840 youpi
* Dans le menu en haut à droite, choisir Utilisateurs
587
* retrouver l'utilisateur dans la liste
588 834
* changer son quota
589
* noter son uuid
590
* sur sayanet, dans /home/aquilenet-backup/BackItUp/BackItUp.conf, ajouter l'uuid à la liste_exclusions
591
* "dans dolibarr":https://dolibarr.aquilenet.fr, dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-owncloud", choisir la quantité en Go/an, ajouter, modifier éventuellement le tarif
592
* valider
593 849 blagoi.iakov
* modifier le statut du service en l'activant avec comme date de terminaison 2099
594 834
* Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
595 852 youpi
* établir le virement automatique sur collect.online
596 834
597
h2. Ajouter du disque local pour une VM
598
599
* "dans dolibarr":https://dolibarr.aquilenet.fr, dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-local", choisir la quantité en Go/an.
600
* valider le contrat
601
* activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
602
* Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
603
* Créer la VM
604
605
h2. Ajouter du disque NFS pour une VM
606
607
* "dans dolibarr":https://dolibarr.aquilenet.fr, dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-NFS", choisir la quantité en Go/an.
608
* valider le contrat
609
* activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
610
* Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
611
* Voir https://atelier.aquilenet.fr/projects/infrastructure/wiki/NFS pour la création du volume, et mettre le quota.
612
613
h2. Supprimer du disque cloud, local ou NFS
614
615
* "dans dolibarr":http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php retrouver le contrat correspondant à la VM, cliquer sur le numéro de contrat.
616
* Cliquer sur l'icône modifier à droite de "Statut du service", mettre la date de fin de service et cliquer sur Clôturer
617
* Faire l'action adminsys correspondante.
618
619
h2. Et sourtout
620
621
Pour vérifier qu'il n'y a pas d'erreur, regarder la somme des soldes tout en bas de "la compta publique":https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php, ça doit retomber à zéro.
622
623
h2. Supprimer un essai
624
625
On n'efface pas ce qui a existé réellement, mais on peut avoir besoin de supprimer un test.
626
627
* Supprimer l'adhérent.e
628
* Dans compta/tréso, Clients, choisir le client, regarder la fiche, supprimer
629
* Supprimer le compte de compta
630
631
h2. Modifier les tarifs
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633
* Modifier dans sous.ods dans les recettes des produits.
634
635
  * Dans gaia, /srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin, modifier eligibilite.cgi
636
  * Dans dolibarr, Services, modifier le/les services concernés
637
  * Dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/ , aller voir les lignes concernées, modifier le champ commentaire.
638
639
* Dans les formulaires, modifier adsl-tail.inc, recompiler, commiter, svn up dans /srv/si/formulaires, copier adsl*.pdf dans /srv/www/aquilenet.fr/docs/
640
* Sur le site web, modifier http://www.aquilenet.fr/node/8
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h2. Renommer quelqu'un
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644
C'est galère et technique, mais pas impossible. Il faut (au moins, difficile d'être sûr qu'on n'ait rien oublié)
645
646
* Dans sa fiche adhérent, changer nom/prénom, login, email
647
* Sur hera, dans /home/vmail/aquilenet.fr, renommer le répertoire
648
* Dans la fiche tiers dolibarr, change nom/prénom
649
* Renommer son compte de compta, voire les écritures
650
* Dans la liste des contrats, renommer au besoin (eh non dolibarr n'a pas l'air d'avoir d'interface pour ça, il faut le faire à la main en SQL...)
651
* Renommer son accès vpn
652 835 youpi
* Supprimer l'ancien utilisateur dans l'atelier