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Compta » Historique » Version 863

youpi, 11/07/2018 21:37

1 834
h1. Compta
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3
h2. Liens rapides dans cette page
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5
  * "Facture fournisseur":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Facture
6
  * "Compta mensuelle":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#A-faire-chaque-mois
7
  * "Compta annuelle":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#%C3%80-faire-chaque-ann%C3%A9e
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  * "Nouvel.le adhérent.e":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-adh%C3%A9rente
9
  * "Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-cl%C3%A9-PGP-dune-adh%C3%A9rente
10
  * "Nouveau mandat":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-mandat
11
  * "Nouvelle ligne ADSL":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-ligne-ADSL
12
  * "Migration Ligne ADSL à Liazo":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Migration-ligne-ADSL-%C3%A0-Liazo
13
  * "Réception de cotisation":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9ception-de-cotisation
14
  * "Encaisser un chèque":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Encaisser-un-ch%C3%A8que
15
  * "Résilier une ligne ADSL":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-une-ligne-ADSL
16
  * "Nouveau VPN":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-VPN
17
  * "Ajouter une IP fixe à un VPN":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-une-autre-IP-fixe-%C3%A0-un-VPN
18
  * "Résilier un VPN":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-VPN
19 847 youpi
  * "Résilier un adhérent":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-adh%C3%A9rent
20 834
  * "Ajouter de l'espace disque cloud":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-de-lespace-disque-owncloud
21
  * "Ajouter du disque local pour une VM":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-local-pour-une-VM
22
  * "Ajouter du disque NFS pour une VM":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-NFS-pour-une-VM
23
  * "Supprimer du disque":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Supprimer-du-disque-cloud-local-ou-NFS
24 836 youpi
  * ""Renommer quelqu'un":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Renommer-quelquun
25 834
26
h2. autres liens
27
28 856 youpi
  * "TODO list mensuelle":https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Todolist_mensuelle
29 858 pizzacoca
  * [[compta_boiteaidées|TODO list un jour]]
30 834
  * "La compta publique":https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php
31
  * "La preuve par neuf de la compta":https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/check.php
32 863 youpi
  * "La liste des pages dolibarr aux petits ognons pour nous":https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet
33 834
  * "La compta adhérent":https://adherents.aquilenet.fr/compta.php
34
  * "le cloud":https://cloud.aquilenet.fr/index.php/apps/files/?dir=/Shared/Aquilenet-administration/Compta/adhesions
35
  * "coopanet":http://www.coopanet.coop , Code utilisateur E145498P
36 852 youpi
  * "collect online":http://collect.online
37 834
  * [[dolibarr]] 
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  * Il y a aussi un "bac à sable dolibarr":https://dolibarr2.aquilenet.fr/
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h2. Doc
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*Tout se passe sur dolibarr*
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juste pour info, [[Installation d'un nouveau dolibarr]]
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Les mails sont envoyés à tresorier@aquilenet.fr qui est un alias pour la liste tresorier@listes.aquilenet.fr qu'on peut gérer sur https://listes.aquilenet.fr/sympa/admin/tresorier
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Ancien svn, n'est plus utilisé désormais
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svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/factures-fournisseurs
51
svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/adhesions
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Il est sans doute utile d'aller consulter d'abord la doc de FDN: https://wiki-adh.fdn.fr/wiki/documentation:notions_de_comptabilite pour comprendre les principes des comptes comptables. Il y a aussi eu un exposé à l'AG 2015 de la FFDN: http://www.aquilenet.fr/docs/compta.pdf
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Voici ci-dessous le plan comptable. Quand on ajoute ou modifie une entrée, il faut penser à mettre à jour (TODO: factoriser dans aquilenet.lib.php):
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  * le numéro de Réf. du compte en question bien sûr
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  * dans compte_adherent() dans aquilenet.lib.php
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  * dans soldes_accounts(), et tout en bas, dans compta-asso.php
60
  * dans aquilenet.lib.php
61
  * dans dolibarr.php
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63
  * 05...    : Compte de la ligne ADSL 05... Ne fait pas vraiment partie du plan comptable, on ne fait que faire passer les virements par ce compte pour y rassembler tout ce qui concerne une ligne ADSL donnée.
64
  * 12000000 : Compte de bilan
65
  * 1200xxxx : Compte d'exercice de l'année xxxx
66
  * 40100001 : Fournisseur Online.net
67
  * 40100002 : Fournisseur Bookmyname
68
  * 40100003 : Fournisseur divers
69
  * 40100004 : Fournisseur FDN
70
  * 40100005 : Fournisseur Syntis
71
  * 40100006 : Fournisseur Kazar
72
  * 40100007 : Fournisseur Cogent
73
  * 40100008 : Fournisseur Anteor
74
  * 40100009 : Fournisseur Orange
75
  * 40100010 : Fournisseur RIPE
76
  * 40100011 : Fournisseur OVH
77
  * 41100xyz : Compte de l'adhérent.e xyz
78
  * 41101000 : Donateur divers
79
  * 41101001 : Clients divers
80
  * 41102xyz : Compte du client xyz
81
  * 51120000 : Remise de chèque
82
  * 51190000 : Prélèvements
83
  * 51200001 : Crédit coopératif
84
  * 53140000 : Caisse
85
  * 60000000 : Charge Lignes ADSL
86
  * 60400001 : Charge dedibox
87
  * 60400002 : Charge nom de domaine
88
  * 60400003 : Charge hébergement
89
  * 60400004 : Charge IP
90
  * 60400005 : Charge transit
91
  * 60630000 : Charge matériel petit équipement
92
  * 21830000 : Charge matériel informatique
93
  * 60700000 : Charge marchandise goodies
94
  * 60700001 : Charge marchandise briques
95
  * 61100000 : Charge installation
96
  * 61600000 : Charge assurance
97
  * 62310000 : Charge annonces et insertions
98
  * 62360000 : Charge stickers
99
  * 62610000 : Charge timbres et frais postaux
100
  * 62620000 : Charge livraison
101
  * 62700000 : Charge service bancaire
102
  * 62800000 : Charge Diverses
103
  * 63500000 : Charge taxe achat étranger
104
  * 70400000 : Produit installation
105
  * 70600000 : Produit lignes ADSL
106
  * 70600001 : Produit VPN
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  * 70700000 : Produit marchandise goodies
108
  * 70700001 : Produit marchandise briques
109
  * 70830000 : Produit hébergement
110
  * 70830001 : Produit transit
111
  * 70830002 : Produit stockage
112
  * 70830003 : Produit IP
113
  * 74000000 : Produit cotisations
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  * 76000000 : Produit parts CC
115
  * 77000000 : Produit Dons
116
117
h2. En résumé,
118
119
* Pour les comptes en banque et tiers (adhérent.e.s, fournisseurs), c'est négatif quand on leur a donné de l'avance de sous, et c'est positif quand on leur en doit (i.e. on est du côté "banquier" !) Ainsi:
120
121
  * C'est donc normal que les comptes en banque soient négatif, au contraire: c'est la banque qui nous doit des sous :) C'est exactement l'opposé de ce qui apparaît dans le compte chez la banque.
122
  * Si un.e adhérent.e est strictement négatif, il nous doit des sous, il faut lui prélever.
123
  * Si un.e adhérent.e est strictement positif, c'est qu'il a payé des trucs pour l'asso. Soit on lui rembourse, soit on ne lui prélève pas quelques mois.
124
  * Si un fournisseur est strictement positif, c'est qu'on lui doit des sous, il reste une facture impayée.
125
  * Si un fournisseur est strictement négatif, c'est qu'on lui a donné trop de sous ! Il faut régulariser.
126
127
* Pour les comptes de charge et de produit, c'est plus habituel:
128
129
  * Une charge, c'est des sous en moins qui vont alimenter un fournisseur
130
  * Un produit, c'est des sous en plus qui viennent d'adhérent.e.s.
131
132
* Pour les comptes en banque, on doit faire le "rapprochement" avec le relevé de compte. *Attention*, rapprocher rend l'écriture inchangeable. Il ne faut donc rapprocher qu'avec le relevé de compte confirmant l'opération sous les yeux.
133
134
Par exemple, voici pour un don et pour un paiement de facture:
135
136
h2. Don
137
138
Par un.e adhérent.e
139
140
* On vire le montant depuis son compte vers le compte produit don.Il nous doit donc maintenant des sous.
141
* Le virement ou prélèvement est ordonné, on vire le montant depuis le
142
* compte bancaire vers le compte de l'adhérent.e. Il ne nous doit plus de sous.
143
* Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
144
145
Si c'est une personne qu'on ne reverra pas souvent, on peut utiliser le
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compte "Donateur divers" à la place du compte d'un compte d'adhérent.e.
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148
h2. Facture
149
150
Un fournisseur nous envoie une facture pour un service
151
152
* On vire chaque élément de la facture depuis le compte de charge correspondant vers le compte de fournisseur. On lui doit donc des sous.
153
* Lorsque l'on paie la facture, on vire le montant depuis le compte fournisseur vers le compte bancaire. On ne lui doit plus de sous.
154
* Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
155
* Lors d'un virement fait à un fournisseur on indique le numéro de facture (numéro invoice pour cogent par exemple)correspondant dans les trois champs 
156
* > > motif du virement
157
* > > Référence de l'opération
158
* > > Référence de bout en bout
159 842 blagoi.iakov
* Contacts Facturation Cogent : N° +33 (0) 1 49 03 18 00 billingeu@cogentco.com
160 834
161
h2. A faire chaque mois
162
163 856 youpi
* voir les TODO sur https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Todolist_mensuelle
164 834
165
* Attention, en Janvier, ne faire d'abord que les opérations concernant Décembre, puis faire la compta annuelle, puis faire les opérations concernant Janvier
166
167 855 youpi
* Aller sur www.coopanet.coop et sur https://dolibarr.aquilenet.fr/compta/bank/account.php?account=1, rapprocher les prélèvements qui nous ont été imputés (frais bancaires & co), en les virant depuis le compte de charge Services bancaires vers le compte Crédit Coopératif. Rapprocher
168 834
* Rapprocher les prélèvements que l'on a effectué.
169
170
* Cogent
171
172
  * Enregistrer la facture
173
  * Payer la facture
174
175
* Syntis
176
177
  * N'a pas lieu en ce moment, on n'héberge rien chez lui actuellement.
178
179
  * Récupérer la facture pour l'hébergement sur https://client.syntis.net
180
  * L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Syntis-<date>-Fxxxxxx.pdf
181
  * Passer le montant en charge d'hébergement, intitulé "Quart de baie etc." comme sur la facture
182
  * Virer le montant de la facture à Syntis (à la fois sur coopanet et sur dolibarr) en mettant le numéro de facture dans l'intitulé, virer également 0.20€ depuis charge services bancaires "frais prélèvement SEPA"
183
184
* saya
185
186
  * Facturer l'hébergement et le virer du compte client Saya au compte produit hébergement, attention à la cotisation en novembre
187
  * Ils nous virent le paiement.
188
  * Rapprocher le paiement.
189
190
* L@BX
191
192
  * Virer le produit d'hébergement du L@BX depuis Pierre Bourdin (60€).
193
  * Établir une facture au nom du L@BX pour la moitié, Pierre paie l'autre personnellement.
194
195
* ACAQB
196
197
  * En Mars, facturer 1 an de VM à 17€/mois, donc 204€, plus la cotisation
198
199
* Guix
200
201
  * Facturer l'hébergement du serveur (75€), plus la cotisation en novembre
202
203 861 youpi
* Rosedor
204 834
205
  * Facturer l'hébergement du service Rosedor (260€), plus la cotisation en octobre.
206
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* C-P Prod
208
209
  * En Novembre, facturer 1 an de VM à 30€/mois, donc 360€, plus la cotisation.
210
  * En Avril, facturer 1 an de VM à 20€/mois, donc 240€
211
212
* Elidée
213
214
  * Facturer l'hébergement du serveur (100€), plus la cotisation vers décembre.
215
216
* Nothing to Hide
217
218
  * En Décembre, facturer 1 an de préfixe IPv4 à 128€ et 1 an de transit à 240€, et une cotisation de 20€.
219
220
* Nom de domaine
221
222
  * En juin ou juillet, renouveller sur https://www.bookmyname.com/ : depuis la page d'accueil, cliquer sur la partie "gérer", puis "Liste de vos noms de domaine", puis cocher tous les domaines aquilenet, puis choisir l'action "Renouveler des noms de domaine", payer, faire les virements correspondant.
223
  * Le mois d'après, récupérer la facture
224
  * L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/bookmyname-<date>-xxxxxx.pdf
225
226
* Lignes ADSL
227
228
  * Récupérer les dernières factures sur https://vador.fdn.fr/adherents , L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/FDN-<date>-xxxxxx.pdf
229
  * Si ça n'a pas déjà été fait pendant le rappochement, virer le montant correspondant de FDN au crédit coopératif
230
  * Vérifier que la balance FDN retombe à 0 après leur dernière facture, sauf exceptions: fin février (donc janvier inclu):
231
232
    * les FAS de la ligne 2098 n'ont pas encore été prélevés 72€
233
    * donc au total +72€
234
235
  * Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php
236
237 852 youpi
    * S'assurer que les lignes nouvelles ont bien leur date de début correct (voir sur https://vador.fdn.fr/adherents) et que le montant du premier prélèvement est correct sur collect.online
238 834
    * Cliquer sur les boutons charge (sauf pour les anciennes lignes et les lignes actuellement en construction !)
239
240
  * cela va:
241
242
    * Virer la souscription adhérent.e depuis le compte de la ligne vers le produit Lignes ADSL (Abonnement ligne xxx mois année)
243
    * Virer la souscription adhérent.e depuis l'adhérent.e possédant la ligne vers le compte de la ligne.
244
    * Virer la souscription FDN depuis la charge Lignes ADSL vers le compte de la ligne
245
    * Virer la souscription FDN depuis le compte de la ligne vers le fournisseur FDN
246
247
* Contrats
248
249
  * Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/contrats.php
250
  * Cliquer sur les boutons charge des contrats où l'échéance est passée. Cela va virer la souscription depuis le compte de l'adhérent.e vers le compte de produit correspondant.
251
252
* Adhésions
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254
  * Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/cotisations.php
255
256
  * pour chaque adhérent.e apparaissant dans la liste (qui sont ceux avec cotisation en retard):
257
258
    * S'il y a un RIB, on va prélever nous-même, donc cliquer sur le bouton charge, ce qui
259
260
      * Vire la cotisation annuelle ou mensuelle depuis l'adhérent.e vers le produit Cotisations.
261
      * Ajoute la cotisation dans l'adhérent.e.
262
263
    * S'il n'y a pas de RIB, on ne sait pas s'il y a lieu d'établir une cotisation, donc cliquer sur le bouton Rappel pour envoyer un mail à l'adhérent.e. Attention: si l'adresse e-mail est en @aquilenet.fr, il faut vérifier si l'adhérent.e relève bien ses mails, et sinon, lui envoyer un courrier papier.
264 846 youpi
    * Résilier les retardataires répétés.
265 834
266
* Prélèvements
267
268 837 youpi
  * Aller sur collect.online
269
  * Dans Echéances, faire sortir les échéances *du 10 du mois courant au 10 du mois suivant*, cliquer sur Exporter . Attendre quelques secondes, le fichier devrait apparaitre dans la liste obtenue avec "Vos demandes d'export". Attention à bien prendre le bon fichier :) a priori le plus récent est en haut.
270 834
271
  * Tester le résultat des prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/test_prelevements.php
272 837 youpi
  * Vérifier que ça retombe bien à zéro, sinon corriger les prélèvements dans collect.online et recommencer.
273 834
  * Injecter vraiment les prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/import_prelevements.php
274 837 youpi
  * Vérifier dans l'ensemble des comptes que les adhérent.e.s sont bien retombés à 0. Quand ce n'est pas le cas, modifier le champ Commentaire du compte bancaire correspondant pour noter pourquoi.
275 834
276
* Factures
277
278 859 pizzacoca
  * Établir une facture ADSL pour ceux qui en ont besoin :
279
280 834
281 845 pizzacoca
     * (Utopia (cotisation en août), envoyer à bordeaux@cinemas-utopia.org et à Patrick Troudet > besoin facture mensuelle
282 834
     * Charlotte Lewden (cotisation en octobre), 
283 845 pizzacoca
     * Librairie Permaculturelle (cotisation en janvier), > facture mensuelle, à revoir pour échéancier lors de création société 
284 834
     * Attitudes et Marques (cotisation en Mars), 
285 845 pizzacoca
     * Loïc Prud'homme (envoyer à contact@loicprudhomme.fr, la cotisation n'est pas à facturer);  > ok pour échéancier annuel
286 834
287
        *penser à mettre à jour:*
288
289
         * Le numéro de facture
290
         * La date de facture
291
         * La date dans la désignation
292
         * La date du prélèvement
293
294
* Vérifier les balances des comptes d'adhérent.e.s, de fournisseurs, et de clients.
295
296
* Encaisser les chèques qui restent en mettant le numéro de remise dans le virement
297
298
* Lancer les rappels de prélèvements depuis https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/rappel_prelevements.php
299
300
* En janvier, faire la compta annuelle 
301
302
303
h2. Anciennes procédures
304
305
conservées ici seulement pour historique.
306
307
* Dedibox
308
309
  * Récupérer la facture pour la dedibox sur https://console.online.net/
310
  * L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Online-<date>_facture-xxxxxx.pdf
311
  * Lancer php5 online.net.php xxxxxx YYYY-MM-DD pour l'enregistrer dans dolibarr
312
  * Pour l'instant c'est sacha qui paie la facture.
313
  * Le script ci-dessus s'occupe de toutes façons de noter le prélèvement, il n'y a rien de plus à faire.
314
315
316
  * Lancer php5 prelevements.php 2> /dev/null
317
  * ça génère la suite de commandes php5 à lancer (du genre php5 prelevement.php "Prénom Nom" montant "PLVT P NOM ADSL MM/YY"), les lancer, sauf éventuellement ceux qui n'ont pas lieu (e.g. ouverture de ligne fraîche). Attention, cela effectue le virement dans dolibarr, il faut faire donc attention à ne pas lancer le même plusieurs fois.
318
  * Corriger: pour Bernard Imhaus il faut un prélèvement le 8 du mois suivant, sinon ya pas les sous
319
  * Compiler le tout, envoyer au crédit coopératif par fax (0556983013)
320
321
h2. À faire chaque année
322
323
Faire le bilan d'exercice:
324
325
* Créer un compte de référence 120020xx, de libellé "Exercice 20xx", de type "Compte bancaire épargne/placement", puis le modifier pour désactiver la fonction de rapprochement.
326
* Vider chaque compte produit et charge vers ce compte, à l'aide de virements "Exercice 20xx Charge truc". Cela remet donc à zéro tous les comptes de produit et charge.
327
* En faire un bilan d'exercice dans sous.ods
328
* Virer l'exercice sur le compte "Bilan", "Exercice 20xx"
329
330
Faire le bilan comptable (inverser tous les signes pour que ce soit plus intuitif à comprendre) dans sous.ods
331
332
* Actif:
333
334
  * les comptes courants et épargnes vont en actifs.
335
  * les comptes tiers *négatifs* vont en créances (on devrait recevoir ces sous-là un jour)
336
337
* Passif:
338
339
  * Le compte "Bilan" (avant virement de l'exercice de l'année) va dans "Exercices passés"
340
  * les comptes tiers *positifs* vont en passif (on a encore ça à payer) courant ou non courant, selon que c'est temporaire ou non.
341
342
Vérifier que les deux totaux correspondent
343
344
Mettre à jour sous.ods:
345
346
* Télécharger <a href="https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/export_sous.php" download="sous.csv">sous.csv</a>
347
* ouvrir sous.csv en n'utilisant *que* le point-virgule comme séparateur
348
* copier/coller dans la feuille adhérents_import
349
* mettre à jour la feuille historique depuis la feuille Situation
350
* mettre à jour les graphes dans la feuille Graphes
351
* Vérifier les feuilles Situation et Bilan mensuel, imprimer.
352
353
h2. Nouvel.le adhérent.e
354
355
Sur réception d'une demande d'adhésion
356
357
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.
358
* Corriger éventuellement des typos ou ajouts à la main sur le formulaire (majuscules, type d'adherent, numero de tel, adresse mail)
359
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvel_adherent.php, cela crée l'adhérent.e dans dolibarr, et du coup aussi dans LDAP, et donc une adresse mail etc., ainsi qu'un compte de compta tiers pour lui, ça l'inscrit à asso@listes.aquilenet.fr, et ça lui maile une bienvenue
360
* S'il y a une commande de VPN, ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password . Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main: aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe. Utiliser @mkpasswd -m sha-512@ pour le crypter, et alors la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."
361
* Dans les comptes, virer depuis son compte d'adhérent.e vers le "produit cotisations" le droit d'entrée ou la cotisation, titre "Cotisation Machin Truc 2011"
362
* Dans sa fiche dolibarr adhérent.e, ajouter l'adhésion dans l'onglet adhésions
363
* puis, selon le mode de règlement:
364
365
  * Si c'est un chèque, virer depuis le compte de remises vers son compte
366
  * Si c'est en liquide, virer depuis la caisse vers son compte
367
  * Si c'est un virement, virer depuis le compte bancaire vers son compte (et rapprocher plus tard)
368
  * Si c'est un prélèvement, voir ci-dessous.
369
370
* Si l'adresse e-mail n'a pas été précisée, envoyer une lettre de bienvenue papier. Voir le courrier type dans le cloud dans adhesions
371
372
* S'il y a un mandat
373
374
  * Archiver le mandat original.
375 852 youpi
  * Ajouter l'adhérent.e dans la partie prélèvement de collect.online, On utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
376 834
377
    * Si c'est juste une adhésion ou un abonnement VPN, faire un prélèvement régulier annuel ou mensuel
378
    * Si c'est un abonnement ADSL, on crée l'échéancier plus tard, une fois la ligne effectivement construite.
379
380
* S'il y a une souscription à une ligne ADSL
381
382
  * Toute la compta est faite automatiquement par le script, il y a juste à archiver la demande dans le cloud
383
  * "Vérifier l'éligibilité de la ligne":https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total
384
  * Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage,  l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter _toutes_ les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.
385 844 pizzacoca
  * Envoyer un aimable mail de confirmation à suivi-adsl at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr pour permettre d'identifier la ligne ne pas oublier de préciser qu'il vient d'"aquilenet", donner le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent.
386 834
387
  * Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP, noter IPv4, préfixe IPv6, login et mot de passe (lisibles aussi sur http://vador.fdn.fr/adherents) dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne, et forwarder le mail à l'abonné en corrigeant un peu.
388
  * Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
389
390 857 youpi
    * Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence
391 834
    * Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone
392
  * Quand l'ouverture de ligne est effective,
393
394 854 youpi
    * forwarder le mail à l'abonné
395 834
    * aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,
396 837 youpi
    * créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec un premier prélèvement manuel correspondant aux FAS + mois partiel, et le prélèvement automatique mensuel.
397 834
    * Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:
398
399
      * La référence et le libellé du compte de compta
400
      * Dans la Note de l'adhérent.e
401
402
* S'il y a une commande de VPN,
403
404
  * Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
405
406
    ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0
407
    ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1
408
    iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
409
410
    où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers).
411
412
* Archiver le tout: scanner tous les documents, ajouter au cloud, dans adhesions
413
414
415
416
* FIXME: broken, Sur l'atelier, ajouter l'adhérent.e au projet aquilenet.
417
418
h2. Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e
419
420
* Sur hera, lancer 
421
422 850 loris.hilaire
    sudo -u www-data gpg --keyserver pgp.mit.edu --homedir /srv/adherents/.gnupg/ --recv-key XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
423 834
424
* Retrouver l'adhérent dans Dolibarr, suivre le "lien tiers Dolibarr", aller dans la fiche, la modifier, découper l'identifiant complet de la clé GPG en 4 paquets de 10 chiffres hexa, les mettre dans les cases Id professionnel 1 à 4.
425
426
h2. Nouveau mandat
427
428
Sur mandat arrivé après la demande d'adhésion ou mise à jour,
429
430
  * Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , pour pouvoir faire un copier/coller des numéros iban et bic
431
  * Copier/coller dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouveau_mandat.php
432
  * Archiver le mandat.
433 837 youpi
  * Si c'est juste un changement de compte, dans collect.online, modifier juste dans le débiteur le numéro de compte.
434
  * Si c'est un nouveau service pour un débiteur existant, avec le même compte, dans collect.online, ajouter l'échéancier.
435
  * Si c'est un nouveau débiteur, ajouter l'adhérent.e dans collect.online, on utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
436 834
437
h2. Nouvelle ligne ADSL
438
439
Sur souscription de ligne ADSL pour un.e adhérent.e existant.
440
441
  * "Vérifier l'éligibilité de la ligne":https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total, cela permet notamment de savoir si c'est un numéro actif ou inactif.
442
  * Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter _toutes_ les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.
443 843 pizzacoca
  * Envoyer un mail de confirmation à suivi-adsl at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr avec comme informations dans le corps "aquilenet", le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent. Ce n'est pas un traitement automatique, rédiger le mail correctement.
444 834
  * Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.
445
  * Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste vpn@, et ajoute l'éventuel mandat
446 837 youpi
  * Ajouter, s'il.elle n'y est pas déjà, l'adhérent.e dans collect.online, la référence d'adhérent.e est lisible en allant cherche l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
447 834
  * Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
448
449
  * Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP, noter IPv4, préfixe IPv6, login et mot de passe (lisibles aussi sur http://vador.fdn.fr/adherents) dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne, et forwarder le mail à l'abonné en corrigeant un peu.
450
  * Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
451
452 857 youpi
    * Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence
453 834
    * Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone
454
  * Quand l'ouverture de ligne est effective,
455
456 854 youpi
    * forwarder le mail à l'abonné
457 834
    * aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,
458 837 youpi
    * créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant. Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour inclure les FAS + mois partiel.
459 834
    * modifier l'échéancier pour ajouter la cotisation annuelle s'il n'y en a pas déjà
460
    * Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:
461
      * La référence et le libellé du compte de compta
462
      * Dans le champ note de l'adhérent
463
464
Oui, c'est cracra de mettre le montant, il faudrait faire un lookup dans la base des tarifs (TODO). Pour l'instant c'est plus simple ainsi. 
465
466
h2. Migration ligne ADSL à Liazo
467
468
Lorsqu'un adhérent demande à migrer sa ligne vers Liazo.
469
470
La migration sera effective au début du bimestre suivant seulement (si on commande avant le 15 du deuxième mois du bimestre en cours, sinon c'est encore après).
471
472
  * Dans l'espace adhérent chez FDN, retrouver la ligne, et cliquer sur "Changer le débit ou l'option"
473
  * Choisir l'option voulue: dégroupage total ou non.
474
  * Renommer le compte de compta de la ligne en "Reconstr Ligne 0123456789".
475 851 youpi
  * Corriger son option, du genre 80MLiazoOrange (pas de dégroupage) ou 80MLiazoOrangeNu (dégroupage total).
476 834
  * On reçoit régulièrement des mails pour la progression de la construction.
477
478
    * Quand on reçoit le mail parlant du changement de login, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans le champ Commentaire de la ligne.
479
    * Si on reçoit un mail parlant du changement de numéro de téléphone, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans la ligne (à la fois la référence et le nom du compte) et dans la note de l'abonné
480
    * Une fois la construction faite, facturer les frais de migration à la fin du mois suivant.
481
482
  * Avant de faire la première facturation au nouveau tarif:
483
484
    * corriger les tarifs client/fournisseur
485
    * Si c'est un dégroupage total, mettre à jour le numéro de la ligne
486
487
      * Dans la référence et le libellé du compte de compta
488
      * Dans la Note de l'adhérent.e
489
490
    * Renommer le compte de compta en "Ligne 0123456789"
491 852 youpi
    * corriger le montant de prélèvement sur collect.online
492 834
493
h2. Réception de cotisation
494
495
* Dans le module adhérents
496
497
  * retrouver l'adhérent.e dans la liste,
498
  * aller dans l'onglet adhésions/cotisations
499
  * ajouter l'adhésion: mettre comme fin un jour avant l'anniversaire suivant.
500
501
* Répercuter l'adhésion dans la compta en virant depuis l'adhérent.e vers le produit cotisation
502
* Encaisser le montant (chèque: voir ci-dessous, liquide: passer sur le compte d'un trésorier qui se fait prélever et qui encaissera le liquide)
503
504
h2. Encaisser un chèque
505
506
Pour éviter d'en envoyer tous les 36s du mois, plutôt que virer directement depuis le compte bancaire, on vire temporairement depuis un compte "Remises de chèques".
507
508
* Vérifier l'ordre du chèque.
509
* Signer le chèque au dos
510
* Virer depuis le compte de l'adhérent.e vers le compte "Remises de chèque". Ainsi on sait que l'adhérent.e a payé, mais il nous reste des chèques à encaisser, stockés sur une étagère.
511
* Lors du dépôt d'une remise des chèques qui se sont entassés, virer le montant total de la remise de chèques depuis le compte bancaire vers le compte de remises de chèque, avec le numéro de remise pour rapprocher facilement
512
* Quand confirmé, rapprocher.
513
514
h2. Résilier une ligne ADSL
515
516
* Charger sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/adsl.php les derniers mois complets
517
* Renommer le compte de compta de la ligne en "Résiliation Ligne xxxx"
518
* La facturation chez Nerim est bimensuelle, donc il faut faire remonter la demande au suivi-adsl at fdn dot fr avant le 15 du deuxième mois du bimestre, pour éviter de payer un autre bimestre pour l'ADSL. Il vaut mieux faire remonter le plus tôt possible pour éviter de payer la partie transit de FDN.
519
* mailer donc suivi-adsl arobase fdn point fr en donnant simplement le numéro de ligne et le nom de l'adhérent.e pour vérification, avec la date de résiliation souhaitée.
520
* Lorsque la compta FDN est faite pour le dernier mois, faire la compta pour la ligne à la main (TODO: automatiser):
521
522
  * Calculer le montant qu'on va facturer à l'adhérent.e: ((tarif Aquilenet - tarif FDN) * prorata du mois abonné) + montant facturé par FDN pour ce dernier mois
523
  * Virer ce montant de la ligne ADSL vers le produit ADSL
524
  * Virer ce montant de l'adhérent.e vers la ligne ADSL
525
  * Virer le montant FDN de la charge ADSL vers la ligne ADSL
526
  * Virer le montant FDN de la ligne ADSL vers le tiers FDN.
527 852 youpi
  * Établir le prélèvement des derniers mois à la main sur collect.online.
528 834
  * Supprimer le numéro de compte dans la fiche tiers de l'adhérent
529
  * Renommer le libellé du compte de la ligne en "Ancienne Ligne xxxx"
530
  * Ajouter à la fin de la référence du compte de la ligne ".0" (ou plus), et mettre à jour la référence dans la Note de l'adhérent.e
531 852 youpi
  * Une fois la dernière échéance passée, supprimer l'échéancier chez collect.online
532 834
  * Désabonner de la liste adsl@
533
534
h2. Nouveau VPN
535
536
Sur souscription de VPN pour un.e adhérent.e existant.
537
538
  * Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.
539
  * Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste vpn@, et ajoute l'éventuel mandat: TODO: vérifier que le numéro de compte se retrouve bien enregistré, dans le tiers correspondant à l'adhérent.e, dans sa fiche.
540
  * ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password . Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main: aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe. Utiliser @mkpasswd -m sha-512@ pour le crypter, et alors la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."
541 837 youpi
  * Ajouter, s'il n'y est pas déjà, l'adhérent.e dans collect.online, la référence d'adhérent.e est lisible en allant cherche l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
542
  * créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant. Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour le premier mois partiel.
543 834
  * corriger les prélèvements anniversaire pour y ajouter la cotisation.
544
  * Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
545
546
  * Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
547
548
    ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0
549
    ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1
550
    iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
551
552
    où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers). Éventuellement il y a déjà un fichier @disponible.pour.ip.fixe@ qui vient d'un précédent désabonnement.
553
554
h2. Ajouter une autre IP fixe à un VPN
555
556
  * Si l'adhérent veut une 2e IP fixe, il suffit d'ajouter la route dans son /etc/openvpn/ccd sur
557
    iris et demeter:
558
559
    iroute 185.233.101.m 255.255.255.255
560
    iroute-ipv6 2a0c:e300:4:m::/64
561
562
h2. Résilier un VPN
563
564
  * Sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php repérer le contrat
565
  * Charger éventuellement le dernier mois
566
  * Cliquer sur le contrat (2e colonne)
567
  * Cliquer sur le bouton Modifier en face de "Statut du service ... En service", pour clôturer le service.
568
  * Désactiver le login sur iris et demeter dans /etc/openvpn/password en mettant juste un # en tête de ligne.
569
  * Renommer l'éventuel fichier dans ccd/ en disponible.pour.ip.fixe.xxx pour libérer l'IP
570
  * Désabonner de la liste vpn@
571 846 youpi
572
h2. Résilier un adhérent
573
574
  * Dans la liste dans le module Adhérents, cliquer sur la croix rouge pour résilier.
575
  * Désinscrire de la "liste asso":https://listes.aquilenet.fr/sympa/review/asso
576 848 youpi
  * Désactiver le compte ldap en changeant le mot de passe dans sa fiche adhérent.e dolibarr pour qu'il ne puisse plus se logguer.
577 846 youpi
  * Supprimer les comptes utilisateurs autres.
578
  * Enlever les permissions dans l'atelier.
579 834
580
h2. Ajouter de l'espace disque owncloud
581
582
TODO: automatiser la partie dolibarr
583
584 841 blagoi.iakov
* se logguer sur nextcloud avec son compte habituel (qui est dans le groupe admin, pour le vérifier aller dans paramètres et vérifier le(s) groupe(s))
585 840 youpi
* Dans le menu en haut à droite, choisir Utilisateurs
586
* retrouver l'utilisateur dans la liste
587 834
* changer son quota
588
* noter son uuid
589
* sur sayanet, dans /home/aquilenet-backup/BackItUp/BackItUp.conf, ajouter l'uuid à la liste_exclusions
590
* "dans dolibarr":https://dolibarr.aquilenet.fr, dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-owncloud", choisir la quantité en Go/an, ajouter, modifier éventuellement le tarif
591
* valider
592 849 blagoi.iakov
* modifier le statut du service en l'activant avec comme date de terminaison 2099
593 834
* Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
594 853 youpi
* établir le prélèvement automatique sur collect.online
595 834
596
h2. Ajouter du disque local pour une VM
597
598
* "dans dolibarr":https://dolibarr.aquilenet.fr, dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-local", choisir la quantité en Go/an.
599
* valider le contrat
600
* activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
601
* Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
602
* Créer la VM
603
604
h2. Ajouter du disque NFS pour une VM
605
606
* "dans dolibarr":https://dolibarr.aquilenet.fr, dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-NFS", choisir la quantité en Go/an.
607
* valider le contrat
608
* activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
609
* Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
610
* Voir https://atelier.aquilenet.fr/projects/infrastructure/wiki/NFS pour la création du volume, et mettre le quota.
611
612
h2. Supprimer du disque cloud, local ou NFS
613
614
* "dans dolibarr":http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php retrouver le contrat correspondant à la VM, cliquer sur le numéro de contrat.
615
* Cliquer sur l'icône modifier à droite de "Statut du service", mettre la date de fin de service et cliquer sur Clôturer
616
* Faire l'action adminsys correspondante.
617
618
h2. Et sourtout
619
620
Pour vérifier qu'il n'y a pas d'erreur, regarder la somme des soldes tout en bas de "la compta publique":https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php, ça doit retomber à zéro.
621
622
h2. Supprimer un essai
623
624
On n'efface pas ce qui a existé réellement, mais on peut avoir besoin de supprimer un test.
625
626
* Supprimer l'adhérent.e
627
* Dans compta/tréso, Clients, choisir le client, regarder la fiche, supprimer
628
* Supprimer le compte de compta
629
630
h2. Modifier les tarifs
631
632
* Modifier dans sous.ods dans les recettes des produits.
633
634
  * Dans gaia, /srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin, modifier eligibilite.cgi
635
  * Dans dolibarr, Services, modifier le/les services concernés
636
  * Dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/ , aller voir les lignes concernées, modifier le champ commentaire.
637
638
* Dans les formulaires, modifier adsl-tail.inc, recompiler, commiter, svn up dans /srv/si/formulaires, copier adsl*.pdf dans /srv/www/aquilenet.fr/docs/
639
* Sur le site web, modifier http://www.aquilenet.fr/node/8
640
641
h2. Renommer quelqu'un
642
643
C'est galère et technique, mais pas impossible. Il faut (au moins, difficile d'être sûr qu'on n'ait rien oublié)
644
645
* Dans sa fiche adhérent, changer nom/prénom, login, email
646
* Sur hera, dans /home/vmail/aquilenet.fr, renommer le répertoire
647
* Dans la fiche tiers dolibarr, change nom/prénom
648
* Renommer son compte de compta, voire les écritures
649
* Dans la liste des contrats, renommer au besoin (eh non dolibarr n'a pas l'air d'avoir d'interface pour ça, il faut le faire à la main en SQL...)
650
* Renommer son accès vpn
651 835 youpi
* Supprimer l'ancien utilisateur dans l'atelier