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Compta » History » Version 870

pizzacoca, 07/11/2018 11:46 PM

1 834
h1. Compta
2
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h2. Liens rapides dans cette page
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5
  * "Facture fournisseur":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Facture
6
  * "Compta mensuelle":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#A-faire-chaque-mois
7
  * "Compta annuelle":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#%C3%80-faire-chaque-ann%C3%A9e
8
  * "Nouvel.le adhérent.e":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-adh%C3%A9rente
9
  * "Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-cl%C3%A9-PGP-dune-adh%C3%A9rente
10
  * "Nouveau mandat":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-mandat
11
  * "Nouvelle ligne ADSL":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-ligne-ADSL
12
  * "Migration Ligne ADSL à Liazo":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Migration-ligne-ADSL-%C3%A0-Liazo
13
  * "Réception de cotisation":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9ception-de-cotisation
14
  * "Encaisser un chèque":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Encaisser-un-ch%C3%A8que
15
  * "Résilier une ligne ADSL":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-une-ligne-ADSL
16
  * "Nouveau VPN":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-VPN
17
  * "Ajouter une IP fixe à un VPN":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-une-autre-IP-fixe-%C3%A0-un-VPN
18
  * "Résilier un VPN":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-VPN
19 847 youpi
  * "Résilier un adhérent":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-adh%C3%A9rent
20 834
  * "Ajouter de l'espace disque cloud":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-de-lespace-disque-owncloud
21
  * "Ajouter du disque local pour une VM":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-local-pour-une-VM
22
  * "Ajouter du disque NFS pour une VM":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-NFS-pour-une-VM
23
  * "Supprimer du disque":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Supprimer-du-disque-cloud-local-ou-NFS
24 836 youpi
  * ""Renommer quelqu'un":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Renommer-quelquun
25 834
26
h2. autres liens
27
28 856 youpi
  * "TODO list mensuelle":https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Todolist_mensuelle
29 858 pizzacoca
  * [[compta_boiteaidées|TODO list un jour]]
30 834
  * "La compta publique":https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php
31
  * "La preuve par neuf de la compta":https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/check.php
32 863 youpi
  * "La liste des pages dolibarr aux petits ognons pour nous":https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet
33 834
  * "La compta adhérent":https://adherents.aquilenet.fr/compta.php
34
  * "le cloud":https://cloud.aquilenet.fr/index.php/apps/files/?dir=/Shared/Aquilenet-administration/Compta/adhesions
35
  * "coopanet":http://www.coopanet.coop , Code utilisateur E145498P
36 852 youpi
  * "collect online":http://collect.online
37 834
  * [[dolibarr]] 
38
  * Il y a aussi un "bac à sable dolibarr":https://dolibarr2.aquilenet.fr/
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h2. Doc
41
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*Tout se passe sur dolibarr*
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44
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juste pour info, [[Installation d'un nouveau dolibarr]]
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Les mails sont envoyés à tresorier@aquilenet.fr qui est un alias pour la liste tresorier@listes.aquilenet.fr qu'on peut gérer sur https://listes.aquilenet.fr/sympa/admin/tresorier
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Ancien svn, n'est plus utilisé désormais
50
svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/factures-fournisseurs
51
svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/adhesions
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Il est sans doute utile d'aller consulter d'abord la doc de FDN: https://wiki-adh.fdn.fr/wiki/documentation:notions_de_comptabilite pour comprendre les principes des comptes comptables. Il y a aussi eu un exposé à l'AG 2015 de la FFDN: http://www.aquilenet.fr/docs/compta.pdf
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55
Voici ci-dessous le plan comptable. Quand on ajoute ou modifie une entrée, il faut penser à mettre à jour (TODO: factoriser dans aquilenet.lib.php):
56
57
  * le numéro de Réf. du compte en question bien sûr
58
  * dans compte_adherent() dans aquilenet.lib.php
59
  * dans soldes_accounts(), et tout en bas, dans compta-asso.php
60
  * dans aquilenet.lib.php
61
  * dans dolibarr.php
62
63
  * 05...    : Compte de la ligne ADSL 05... Ne fait pas vraiment partie du plan comptable, on ne fait que faire passer les virements par ce compte pour y rassembler tout ce qui concerne une ligne ADSL donnée.
64
  * 12000000 : Compte de bilan
65
  * 1200xxxx : Compte d'exercice de l'année xxxx
66
  * 40100001 : Fournisseur Online.net
67
  * 40100002 : Fournisseur Bookmyname
68
  * 40100003 : Fournisseur divers
69
  * 40100004 : Fournisseur FDN
70
  * 40100005 : Fournisseur Syntis
71
  * 40100006 : Fournisseur Kazar
72
  * 40100007 : Fournisseur Cogent
73
  * 40100008 : Fournisseur Anteor
74
  * 40100009 : Fournisseur Orange
75
  * 40100010 : Fournisseur RIPE
76
  * 40100011 : Fournisseur OVH
77
  * 41100xyz : Compte de l'adhérent.e xyz
78
  * 41101000 : Donateur divers
79
  * 41101001 : Clients divers
80
  * 41102xyz : Compte du client xyz
81
  * 51120000 : Remise de chèque
82
  * 51190000 : Prélèvements
83
  * 51200001 : Crédit coopératif
84
  * 53140000 : Caisse
85
  * 60000000 : Charge Lignes ADSL
86
  * 60400001 : Charge dedibox
87
  * 60400002 : Charge nom de domaine
88
  * 60400003 : Charge hébergement
89
  * 60400004 : Charge IP
90
  * 60400005 : Charge transit
91
  * 60630000 : Charge matériel petit équipement
92
  * 21830000 : Charge matériel informatique
93
  * 60700000 : Charge marchandise goodies
94
  * 60700001 : Charge marchandise briques
95
  * 61100000 : Charge installation
96
  * 61600000 : Charge assurance
97
  * 62310000 : Charge annonces et insertions
98
  * 62360000 : Charge stickers
99
  * 62610000 : Charge timbres et frais postaux
100
  * 62620000 : Charge livraison
101
  * 62700000 : Charge service bancaire
102
  * 62800000 : Charge Diverses
103
  * 63500000 : Charge taxe achat étranger
104
  * 70400000 : Produit installation
105
  * 70600000 : Produit lignes ADSL
106
  * 70600001 : Produit VPN
107
  * 70700000 : Produit marchandise goodies
108
  * 70700001 : Produit marchandise briques
109
  * 70830000 : Produit hébergement
110
  * 70830001 : Produit transit
111
  * 70830002 : Produit stockage
112
  * 70830003 : Produit IP
113
  * 74000000 : Produit cotisations
114
  * 76000000 : Produit parts CC
115
  * 77000000 : Produit Dons
116
117
h2. En résumé,
118
119
* Pour les comptes en banque et tiers (adhérent.e.s, fournisseurs), c'est négatif quand on leur a donné de l'avance de sous, et c'est positif quand on leur en doit (i.e. on est du côté "banquier" !) Ainsi:
120
121
  * C'est donc normal que les comptes en banque soient négatif, au contraire: c'est la banque qui nous doit des sous :) C'est exactement l'opposé de ce qui apparaît dans le compte chez la banque.
122
  * Si un.e adhérent.e est strictement négatif, il nous doit des sous, il faut lui prélever.
123
  * Si un.e adhérent.e est strictement positif, c'est qu'il a payé des trucs pour l'asso. Soit on lui rembourse, soit on ne lui prélève pas quelques mois.
124
  * Si un fournisseur est strictement positif, c'est qu'on lui doit des sous, il reste une facture impayée.
125
  * Si un fournisseur est strictement négatif, c'est qu'on lui a donné trop de sous ! Il faut régulariser.
126
127
* Pour les comptes de charge et de produit, c'est plus habituel:
128
129
  * Une charge, c'est des sous en moins qui vont alimenter un fournisseur
130
  * Un produit, c'est des sous en plus qui viennent d'adhérent.e.s.
131
132
* Pour les comptes en banque, on doit faire le "rapprochement" avec le relevé de compte. *Attention*, rapprocher rend l'écriture inchangeable. Il ne faut donc rapprocher qu'avec le relevé de compte confirmant l'opération sous les yeux.
133
134
Par exemple, voici pour un don et pour un paiement de facture:
135
136
h2. Don
137
138
Par un.e adhérent.e
139
140
* On vire le montant depuis son compte vers le compte produit don.Il nous doit donc maintenant des sous.
141
* Le virement ou prélèvement est ordonné, on vire le montant depuis le
142
* compte bancaire vers le compte de l'adhérent.e. Il ne nous doit plus de sous.
143
* Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
144
145
Si c'est une personne qu'on ne reverra pas souvent, on peut utiliser le
146
compte "Donateur divers" à la place du compte d'un compte d'adhérent.e.
147
148
h2. Facture
149
150
Un fournisseur nous envoie une facture pour un service
151
152
* On vire chaque élément de la facture depuis le compte de charge correspondant vers le compte de fournisseur. On lui doit donc des sous.
153
* Lorsque l'on paie la facture, on vire le montant depuis le compte fournisseur vers le compte bancaire. On ne lui doit plus de sous.
154
* Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
155
* Lors d'un virement fait à un fournisseur on indique le numéro de facture (numéro invoice pour cogent par exemple)correspondant dans les trois champs 
156
* > > motif du virement
157
* > > Référence de l'opération
158
* > > Référence de bout en bout
159 842 blagoi.iakov
* Contacts Facturation Cogent : N° +33 (0) 1 49 03 18 00 billingeu@cogentco.com
160 834
161
h2. A faire chaque mois
162
163 856 youpi
* voir les TODO sur https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Todolist_mensuelle
164 834
165
* Attention, en Janvier, ne faire d'abord que les opérations concernant Décembre, puis faire la compta annuelle, puis faire les opérations concernant Janvier
166
167 855 youpi
* Aller sur www.coopanet.coop et sur https://dolibarr.aquilenet.fr/compta/bank/account.php?account=1, rapprocher les prélèvements qui nous ont été imputés (frais bancaires & co), en les virant depuis le compte de charge Services bancaires vers le compte Crédit Coopératif. Rapprocher
168 834
* Rapprocher les prélèvements que l'on a effectué.
169
170
* Cogent
171
172
  * Enregistrer la facture
173 864 pizzacoca
  * *Payer* la facture
174 834
175
* Syntis
176
177
  * N'a pas lieu en ce moment, on n'héberge rien chez lui actuellement.
178
179
  * Récupérer la facture pour l'hébergement sur https://client.syntis.net
180
  * L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Syntis-<date>-Fxxxxxx.pdf
181
  * Passer le montant en charge d'hébergement, intitulé "Quart de baie etc." comme sur la facture
182
  * Virer le montant de la facture à Syntis (à la fois sur coopanet et sur dolibarr) en mettant le numéro de facture dans l'intitulé, virer également 0.20€ depuis charge services bancaires "frais prélèvement SEPA"
183
184
* saya
185
186 864 pizzacoca
  * Établir une facture (*Facturer*) l'hébergement et le virer du compte client Saya au compte produit hébergement, attention à la cotisation en novembre
187 834
  * Ils nous virent le paiement.
188
  * Rapprocher le paiement.
189
190
* L@BX
191
192
  * Virer le produit d'hébergement du L@BX depuis Pierre Bourdin (60€).
193 864 pizzacoca
  * *Facturer* au nom du L@BX pour la moitié, Pierre paie l'autre personnellement.
194 834
195
* ACAQB
196
197 864 pizzacoca
  * En Mars, *facturer* 1 an de VM à 17€/mois, donc 204€, plus la cotisation
198 834
199
* Guix
200
201 864 pizzacoca
  * *Facturer* l'hébergement du serveur (75€), plus la cotisation en novembre
202 834
203 861 youpi
* Rosedor
204 834
205 864 pizzacoca
  * *Facturer* l'hébergement du service Rosedor (260€), plus la cotisation en octobre.
206 834
207
* C-P Prod
208
209 864 pizzacoca
  * En Novembre, *facturer* 1 an de VM à 30€/mois, donc 360€, plus la cotisation.
210
  * En Avril, *facturer* 1 an de VM à 20€/mois, donc 240€
211 834
212
* Elidée
213
214 864 pizzacoca
  * *Facturer* l'hébergement du serveur (100€), plus la cotisation vers décembre.
215 834
216
* Nothing to Hide
217
218 864 pizzacoca
  * En Décembre, *facturer* 1 an de préfixe IPv4 à 128€ et 1 an de transit à 240€, et une cotisation de 20€.
219 834
220
* Nom de domaine
221
222
  * En juin ou juillet, renouveller sur https://www.bookmyname.com/ : depuis la page d'accueil, cliquer sur la partie "gérer", puis "Liste de vos noms de domaine", puis cocher tous les domaines aquilenet, puis choisir l'action "Renouveler des noms de domaine", payer, faire les virements correspondant.
223 864 pizzacoca
  * Le mois d'après, *récupérer* la facture
224 834
  * L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/bookmyname-<date>-xxxxxx.pdf
225
226
* Lignes ADSL
227
228 866 pizzacoca
  * *Récupérer* les dernières factures sur https://vador.fdn.fr/adherents (Informations Administratives / Prélèvements), L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/FDN-<date>-xxxxxx.pdf
229 834
  * Si ça n'a pas déjà été fait pendant le rappochement, virer le montant correspondant de FDN au crédit coopératif
230 869 pizzacoca
  * Vérifier que la balance FDN retombe à 0 après leur dernière facture, sauf exceptions: fin juillet (donc juin inclus):
231 834
232 869 pizzacoca
    * frais de migration de la ligne 2760 +78€
233
    * donc au total +78€ 
234 834
235
  * Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php
236
237 852 youpi
    * S'assurer que les lignes nouvelles ont bien leur date de début correct (voir sur https://vador.fdn.fr/adherents) et que le montant du premier prélèvement est correct sur collect.online
238 868 youpi
    * Cliquer sur les boutons charge (sauf pour les anciennes lignes et les lignes actuellement en construction, pour lesquelles il faut regarder le détail de ce qu'il y a à faire)
239 834
240
  * cela va:
241
242
    * Virer la souscription adhérent.e depuis le compte de la ligne vers le produit Lignes ADSL (Abonnement ligne xxx mois année)
243
    * Virer la souscription adhérent.e depuis l'adhérent.e possédant la ligne vers le compte de la ligne.
244
    * Virer la souscription FDN depuis la charge Lignes ADSL vers le compte de la ligne
245
    * Virer la souscription FDN depuis le compte de la ligne vers le fournisseur FDN
246
247
* Contrats
248
249
  * Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/contrats.php
250
  * Cliquer sur les boutons charge des contrats où l'échéance est passée. Cela va virer la souscription depuis le compte de l'adhérent.e vers le compte de produit correspondant.
251
252
* Adhésions
253
254
  * Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/cotisations.php
255
256
  * pour chaque adhérent.e apparaissant dans la liste (qui sont ceux avec cotisation en retard):
257
258
    * S'il y a un RIB, on va prélever nous-même, donc cliquer sur le bouton charge, ce qui
259
260
      * Vire la cotisation annuelle ou mensuelle depuis l'adhérent.e vers le produit Cotisations.
261
      * Ajoute la cotisation dans l'adhérent.e.
262
263
    * S'il n'y a pas de RIB, on ne sait pas s'il y a lieu d'établir une cotisation, donc cliquer sur le bouton Rappel pour envoyer un mail à l'adhérent.e. Attention: si l'adresse e-mail est en @aquilenet.fr, il faut vérifier si l'adhérent.e relève bien ses mails, et sinon, lui envoyer un courrier papier.
264 846 youpi
    * Résilier les retardataires répétés.
265 834
266
* Prélèvements
267
268 837 youpi
  * Aller sur collect.online
269
  * Dans Echéances, faire sortir les échéances *du 10 du mois courant au 10 du mois suivant*, cliquer sur Exporter . Attendre quelques secondes, le fichier devrait apparaitre dans la liste obtenue avec "Vos demandes d'export". Attention à bien prendre le bon fichier :) a priori le plus récent est en haut.
270 834
271
  * Tester le résultat des prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/test_prelevements.php
272 837 youpi
  * Vérifier que ça retombe bien à zéro, sinon corriger les prélèvements dans collect.online et recommencer.
273 834
  * Injecter vraiment les prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/import_prelevements.php
274 837 youpi
  * Vérifier dans l'ensemble des comptes que les adhérent.e.s sont bien retombés à 0. Quand ce n'est pas le cas, modifier le champ Commentaire du compte bancaire correspondant pour noter pourquoi.
275 834
276
* Factures
277
278 859 pizzacoca
  * Établir une facture ADSL pour ceux qui en ont besoin :
279
280 834
281 845 pizzacoca
     * (Utopia (cotisation en août), envoyer à bordeaux@cinemas-utopia.org et à Patrick Troudet > besoin facture mensuelle
282 834
     * Charlotte Lewden (cotisation en octobre), 
283 845 pizzacoca
     * Librairie Permaculturelle (cotisation en janvier), > facture mensuelle, à revoir pour échéancier lors de création société 
284 865 youpi
     * Attitudes et Marques (cotisation en Mars) -> veut bien un échéancier annuel
285 845 pizzacoca
     * Loïc Prud'homme (envoyer à contact@loicprudhomme.fr, la cotisation n'est pas à facturer);  > ok pour échéancier annuel
286 834
287
        *penser à mettre à jour:*
288
289
         * Le numéro de facture
290
         * La date de facture
291
         * La date dans la désignation
292
         * La date du prélèvement
293
294
* Vérifier les balances des comptes d'adhérent.e.s, de fournisseurs, et de clients.
295
296 864 pizzacoca
* Encaisser (les envoyer par courrier & ajouter dolibarr) les chèques qui restent en mettant le numéro de remise dans le virement
297 834
298
* Lancer les rappels de prélèvements depuis https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/rappel_prelevements.php
299
300 864 pizzacoca
* En janvier, faire la compta annuelle
301 834
302
h2. Anciennes procédures
303
304
conservées ici seulement pour historique.
305
306
* Dedibox
307
308
  * Récupérer la facture pour la dedibox sur https://console.online.net/
309
  * L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Online-<date>_facture-xxxxxx.pdf
310
  * Lancer php5 online.net.php xxxxxx YYYY-MM-DD pour l'enregistrer dans dolibarr
311
  * Pour l'instant c'est sacha qui paie la facture.
312
  * Le script ci-dessus s'occupe de toutes façons de noter le prélèvement, il n'y a rien de plus à faire.
313
314
315
  * Lancer php5 prelevements.php 2> /dev/null
316
  * ça génère la suite de commandes php5 à lancer (du genre php5 prelevement.php "Prénom Nom" montant "PLVT P NOM ADSL MM/YY"), les lancer, sauf éventuellement ceux qui n'ont pas lieu (e.g. ouverture de ligne fraîche). Attention, cela effectue le virement dans dolibarr, il faut faire donc attention à ne pas lancer le même plusieurs fois.
317
  * Corriger: pour Bernard Imhaus il faut un prélèvement le 8 du mois suivant, sinon ya pas les sous
318
  * Compiler le tout, envoyer au crédit coopératif par fax (0556983013)
319
320
h2. À faire chaque année
321
322
Faire le bilan d'exercice:
323
324
* Créer un compte de référence 120020xx, de libellé "Exercice 20xx", de type "Compte bancaire épargne/placement", puis le modifier pour désactiver la fonction de rapprochement.
325
* Vider chaque compte produit et charge vers ce compte, à l'aide de virements "Exercice 20xx Charge truc". Cela remet donc à zéro tous les comptes de produit et charge.
326
* En faire un bilan d'exercice dans sous.ods
327
* Virer l'exercice sur le compte "Bilan", "Exercice 20xx"
328
329
Faire le bilan comptable (inverser tous les signes pour que ce soit plus intuitif à comprendre) dans sous.ods
330
331
* Actif:
332
333
  * les comptes courants et épargnes vont en actifs.
334
  * les comptes tiers *négatifs* vont en créances (on devrait recevoir ces sous-là un jour)
335
336
* Passif:
337
338
  * Le compte "Bilan" (avant virement de l'exercice de l'année) va dans "Exercices passés"
339
  * les comptes tiers *positifs* vont en passif (on a encore ça à payer) courant ou non courant, selon que c'est temporaire ou non.
340
341
Vérifier que les deux totaux correspondent
342
343
Mettre à jour sous.ods:
344
345
* Télécharger <a href="https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/export_sous.php" download="sous.csv">sous.csv</a>
346
* ouvrir sous.csv en n'utilisant *que* le point-virgule comme séparateur
347
* copier/coller dans la feuille adhérents_import
348
* mettre à jour la feuille historique depuis la feuille Situation
349
* mettre à jour les graphes dans la feuille Graphes
350
* Vérifier les feuilles Situation et Bilan mensuel, imprimer.
351
352
h2. Nouvel.le adhérent.e
353
354
Sur réception d'une demande d'adhésion
355
356
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.
357
* Corriger éventuellement des typos ou ajouts à la main sur le formulaire (majuscules, type d'adherent, numero de tel, adresse mail)
358
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvel_adherent.php, cela crée l'adhérent.e dans dolibarr, et du coup aussi dans LDAP, et donc une adresse mail etc., ainsi qu'un compte de compta tiers pour lui, ça l'inscrit à asso@listes.aquilenet.fr, et ça lui maile une bienvenue
359
* S'il y a une commande de VPN, ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password . Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main: aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe. Utiliser @mkpasswd -m sha-512@ pour le crypter, et alors la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."
360
* Dans les comptes, virer depuis son compte d'adhérent.e vers le "produit cotisations" le droit d'entrée ou la cotisation, titre "Cotisation Machin Truc 2011"
361
* Dans sa fiche dolibarr adhérent.e, ajouter l'adhésion dans l'onglet adhésions
362
* puis, selon le mode de règlement:
363
364
  * Si c'est un chèque, virer depuis le compte de remises vers son compte
365
  * Si c'est en liquide, virer depuis la caisse vers son compte
366
  * Si c'est un virement, virer depuis le compte bancaire vers son compte (et rapprocher plus tard)
367
  * Si c'est un prélèvement, voir ci-dessous.
368
369
* Si l'adresse e-mail n'a pas été précisée, envoyer une lettre de bienvenue papier. Voir le courrier type dans le cloud dans adhesions
370
371
* S'il y a un mandat
372
373
  * Archiver le mandat original.
374 852 youpi
  * Ajouter l'adhérent.e dans la partie prélèvement de collect.online, On utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
375 834
376
    * Si c'est juste une adhésion ou un abonnement VPN, faire un prélèvement régulier annuel ou mensuel
377
    * Si c'est un abonnement ADSL, on crée l'échéancier plus tard, une fois la ligne effectivement construite.
378
379
* S'il y a une souscription à une ligne ADSL
380
381
  * Toute la compta est faite automatiquement par le script, il y a juste à archiver la demande dans le cloud
382
  * "Vérifier l'éligibilité de la ligne":https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total
383
  * Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage,  l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter _toutes_ les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.
384 844 pizzacoca
  * Envoyer un aimable mail de confirmation à suivi-adsl at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr pour permettre d'identifier la ligne ne pas oublier de préciser qu'il vient d'"aquilenet", donner le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent.
385 834
386
  * Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP, noter IPv4, préfixe IPv6, login et mot de passe (lisibles aussi sur http://vador.fdn.fr/adherents) dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne, et forwarder le mail à l'abonné en corrigeant un peu.
387
  * Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
388
389 857 youpi
    * Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence
390 834
    * Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone
391
  * Quand l'ouverture de ligne est effective,
392
393 854 youpi
    * forwarder le mail à l'abonné
394 834
    * aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,
395 837 youpi
    * créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec un premier prélèvement manuel correspondant aux FAS + mois partiel, et le prélèvement automatique mensuel.
396 834
    * Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:
397
398
      * La référence et le libellé du compte de compta
399
      * Dans la Note de l'adhérent.e
400
401
* S'il y a une commande de VPN,
402
403
  * Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
404
405
    ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0
406
    ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1
407
    iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
408
409
    où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers).
410
411
* Archiver le tout: scanner tous les documents, ajouter au cloud, dans adhesions
412
413
414
415
* FIXME: broken, Sur l'atelier, ajouter l'adhérent.e au projet aquilenet.
416
417
h2. Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e
418
419
* Sur hera, lancer 
420
421 850 loris.hilaire
    sudo -u www-data gpg --keyserver pgp.mit.edu --homedir /srv/adherents/.gnupg/ --recv-key XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
422 834
423
* Retrouver l'adhérent dans Dolibarr, suivre le "lien tiers Dolibarr", aller dans la fiche, la modifier, découper l'identifiant complet de la clé GPG en 4 paquets de 10 chiffres hexa, les mettre dans les cases Id professionnel 1 à 4.
424
425
h2. Nouveau mandat
426
427
Sur mandat arrivé après la demande d'adhésion ou mise à jour,
428
429
  * Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , pour pouvoir faire un copier/coller des numéros iban et bic
430
  * Copier/coller dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouveau_mandat.php
431
  * Archiver le mandat.
432 837 youpi
  * Si c'est juste un changement de compte, dans collect.online, modifier juste dans le débiteur le numéro de compte.
433
  * Si c'est un nouveau service pour un débiteur existant, avec le même compte, dans collect.online, ajouter l'échéancier.
434
  * Si c'est un nouveau débiteur, ajouter l'adhérent.e dans collect.online, on utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
435 834
436
h2. Nouvelle ligne ADSL
437
438
Sur souscription de ligne ADSL pour un.e adhérent.e existant.
439
440
  * "Vérifier l'éligibilité de la ligne":https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total, cela permet notamment de savoir si c'est un numéro actif ou inactif.
441
  * Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter _toutes_ les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.
442 843 pizzacoca
  * Envoyer un mail de confirmation à suivi-adsl at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr avec comme informations dans le corps "aquilenet", le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent. Ce n'est pas un traitement automatique, rédiger le mail correctement.
443 834
  * Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.
444
  * Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste vpn@, et ajoute l'éventuel mandat
445 837 youpi
  * Ajouter, s'il.elle n'y est pas déjà, l'adhérent.e dans collect.online, la référence d'adhérent.e est lisible en allant cherche l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
446 834
  * Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
447
448
  * Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP, noter IPv4, préfixe IPv6, login et mot de passe (lisibles aussi sur http://vador.fdn.fr/adherents) dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne, et forwarder le mail à l'abonné en corrigeant un peu.
449
  * Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
450
451 857 youpi
    * Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence
452 834
    * Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone
453
  * Quand l'ouverture de ligne est effective,
454
455 854 youpi
    * forwarder le mail à l'abonné
456 834
    * aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,
457 837 youpi
    * créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant. Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour inclure les FAS + mois partiel.
458 834
    * modifier l'échéancier pour ajouter la cotisation annuelle s'il n'y en a pas déjà
459
    * Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:
460
      * La référence et le libellé du compte de compta
461
      * Dans le champ note de l'adhérent
462
463 870 pizzacoca
Oui, c'est cracra de mettre le montant, il faudrait faire un lookup dans la base des tarifs (TODO). Pour l'instant c'est plus simple ainsi.
464 834
465
h2. Migration ligne ADSL à Liazo
466
467
Lorsqu'un adhérent demande à migrer sa ligne vers Liazo.
468
469
La migration sera effective au début du bimestre suivant seulement (si on commande avant le 15 du deuxième mois du bimestre en cours, sinon c'est encore après).
470
471
  * Dans l'espace adhérent chez FDN, retrouver la ligne, et cliquer sur "Changer le débit ou l'option"
472
  * Choisir l'option voulue: dégroupage total ou non.
473
  * Renommer le compte de compta de la ligne en "Reconstr Ligne 0123456789".
474 851 youpi
  * Corriger son option, du genre 80MLiazoOrange (pas de dégroupage) ou 80MLiazoOrangeNu (dégroupage total).
475 834
  * On reçoit régulièrement des mails pour la progression de la construction.
476
477
    * Quand on reçoit le mail parlant du changement de login, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans le champ Commentaire de la ligne.
478
    * Si on reçoit un mail parlant du changement de numéro de téléphone, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans la ligne (à la fois la référence et le nom du compte) et dans la note de l'abonné
479 870 pizzacoca
    * Une fois la construction faite, facturer les frais de migration à la fin du mois suivant.Modifier l'échéancier (l'adhérent.e sera prévenu par un script après avoir réalisé l'injection)
480 834
481
  * Avant de faire la première facturation au nouveau tarif:
482
483
    * corriger les tarifs client/fournisseur
484
    * Si c'est un dégroupage total, mettre à jour le numéro de la ligne
485
486
      * Dans la référence et le libellé du compte de compta
487
      * Dans la Note de l'adhérent.e
488
489
    * Renommer le compte de compta en "Ligne 0123456789"
490 852 youpi
    * corriger le montant de prélèvement sur collect.online
491 834
492
h2. Réception de cotisation
493
494
* Dans le module adhérents
495
496
  * retrouver l'adhérent.e dans la liste,
497
  * aller dans l'onglet adhésions/cotisations
498
  * ajouter l'adhésion: mettre comme fin un jour avant l'anniversaire suivant.
499
500
* Répercuter l'adhésion dans la compta en virant depuis l'adhérent.e vers le produit cotisation
501
* Encaisser le montant (chèque: voir ci-dessous, liquide: passer sur le compte d'un trésorier qui se fait prélever et qui encaissera le liquide)
502
503
h2. Encaisser un chèque
504
505
Pour éviter d'en envoyer tous les 36s du mois, plutôt que virer directement depuis le compte bancaire, on vire temporairement depuis un compte "Remises de chèques".
506
507
* Vérifier l'ordre du chèque.
508
* Signer le chèque au dos
509
* Virer depuis le compte de l'adhérent.e vers le compte "Remises de chèque". Ainsi on sait que l'adhérent.e a payé, mais il nous reste des chèques à encaisser, stockés sur une étagère.
510
* Lors du dépôt d'une remise des chèques qui se sont entassés, virer le montant total de la remise de chèques depuis le compte bancaire vers le compte de remises de chèque, avec le numéro de remise pour rapprocher facilement
511
* Quand confirmé, rapprocher.
512
513
h2. Résilier une ligne ADSL
514
515
* Charger sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/adsl.php les derniers mois complets
516
* Renommer le compte de compta de la ligne en "Résiliation Ligne xxxx"
517
* La facturation chez Nerim est bimensuelle, donc il faut faire remonter la demande au suivi-adsl at fdn dot fr avant le 15 du deuxième mois du bimestre, pour éviter de payer un autre bimestre pour l'ADSL. Il vaut mieux faire remonter le plus tôt possible pour éviter de payer la partie transit de FDN.
518
* mailer donc suivi-adsl arobase fdn point fr en donnant simplement le numéro de ligne et le nom de l'adhérent.e pour vérification, avec la date de résiliation souhaitée.
519
* Lorsque la compta FDN est faite pour le dernier mois, faire la compta pour la ligne à la main (TODO: automatiser):
520
521
  * Calculer le montant qu'on va facturer à l'adhérent.e: ((tarif Aquilenet - tarif FDN) * prorata du mois abonné) + montant facturé par FDN pour ce dernier mois
522
  * Virer ce montant de la ligne ADSL vers le produit ADSL
523
  * Virer ce montant de l'adhérent.e vers la ligne ADSL
524
  * Virer le montant FDN de la charge ADSL vers la ligne ADSL
525
  * Virer le montant FDN de la ligne ADSL vers le tiers FDN.
526 852 youpi
  * Établir le prélèvement des derniers mois à la main sur collect.online.
527 834
  * Supprimer le numéro de compte dans la fiche tiers de l'adhérent
528
  * Renommer le libellé du compte de la ligne en "Ancienne Ligne xxxx"
529
  * Ajouter à la fin de la référence du compte de la ligne ".0" (ou plus), et mettre à jour la référence dans la Note de l'adhérent.e
530 852 youpi
  * Une fois la dernière échéance passée, supprimer l'échéancier chez collect.online
531 834
  * Désabonner de la liste adsl@
532
533
h2. Nouveau VPN
534
535
Sur souscription de VPN pour un.e adhérent.e existant.
536
537
  * Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.
538
  * Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste vpn@, et ajoute l'éventuel mandat: TODO: vérifier que le numéro de compte se retrouve bien enregistré, dans le tiers correspondant à l'adhérent.e, dans sa fiche.
539
  * ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password . Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main: aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe. Utiliser @mkpasswd -m sha-512@ pour le crypter, et alors la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."
540 837 youpi
  * Ajouter, s'il n'y est pas déjà, l'adhérent.e dans collect.online, la référence d'adhérent.e est lisible en allant cherche l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
541
  * créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant. Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour le premier mois partiel.
542 834
  * corriger les prélèvements anniversaire pour y ajouter la cotisation.
543
  * Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
544
545
  * Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
546
547
    ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0
548
    ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1
549
    iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
550
551
    où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers). Éventuellement il y a déjà un fichier @disponible.pour.ip.fixe@ qui vient d'un précédent désabonnement.
552
553
h2. Ajouter une autre IP fixe à un VPN
554
555
  * Si l'adhérent veut une 2e IP fixe, il suffit d'ajouter la route dans son /etc/openvpn/ccd sur
556
    iris et demeter:
557
558
    iroute 185.233.101.m 255.255.255.255
559
    iroute-ipv6 2a0c:e300:4:m::/64
560
561
h2. Résilier un VPN
562
563
  * Sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php repérer le contrat
564
  * Charger éventuellement le dernier mois
565
  * Cliquer sur le contrat (2e colonne)
566
  * Cliquer sur le bouton Modifier en face de "Statut du service ... En service", pour clôturer le service.
567
  * Désactiver le login sur iris et demeter dans /etc/openvpn/password en mettant juste un # en tête de ligne.
568
  * Renommer l'éventuel fichier dans ccd/ en disponible.pour.ip.fixe.xxx pour libérer l'IP
569
  * Désabonner de la liste vpn@
570 846 youpi
571
h2. Résilier un adhérent
572
573
  * Dans la liste dans le module Adhérents, cliquer sur la croix rouge pour résilier.
574
  * Désinscrire de la "liste asso":https://listes.aquilenet.fr/sympa/review/asso
575 848 youpi
  * Désactiver le compte ldap en changeant le mot de passe dans sa fiche adhérent.e dolibarr pour qu'il ne puisse plus se logguer.
576 846 youpi
  * Supprimer les comptes utilisateurs autres.
577
  * Enlever les permissions dans l'atelier.
578 834
579
h2. Ajouter de l'espace disque owncloud
580
581
TODO: automatiser la partie dolibarr
582
583 841 blagoi.iakov
* se logguer sur nextcloud avec son compte habituel (qui est dans le groupe admin, pour le vérifier aller dans paramètres et vérifier le(s) groupe(s))
584 840 youpi
* Dans le menu en haut à droite, choisir Utilisateurs
585
* retrouver l'utilisateur dans la liste
586 834
* changer son quota
587
* noter son uuid
588
* sur sayanet, dans /home/aquilenet-backup/BackItUp/BackItUp.conf, ajouter l'uuid à la liste_exclusions
589
* "dans dolibarr":https://dolibarr.aquilenet.fr, dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-owncloud", choisir la quantité en Go/an, ajouter, modifier éventuellement le tarif
590
* valider
591 849 blagoi.iakov
* modifier le statut du service en l'activant avec comme date de terminaison 2099
592 834
* Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
593 853 youpi
* établir le prélèvement automatique sur collect.online
594 834
595
h2. Ajouter du disque local pour une VM
596
597
* "dans dolibarr":https://dolibarr.aquilenet.fr, dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-local", choisir la quantité en Go/an.
598
* valider le contrat
599
* activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
600
* Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
601
* Créer la VM
602
603
h2. Ajouter du disque NFS pour une VM
604
605
* "dans dolibarr":https://dolibarr.aquilenet.fr, dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-NFS", choisir la quantité en Go/an.
606
* valider le contrat
607
* activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
608
* Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
609
* Voir https://atelier.aquilenet.fr/projects/infrastructure/wiki/NFS pour la création du volume, et mettre le quota.
610
611
h2. Supprimer du disque cloud, local ou NFS
612
613
* "dans dolibarr":http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php retrouver le contrat correspondant à la VM, cliquer sur le numéro de contrat.
614
* Cliquer sur l'icône modifier à droite de "Statut du service", mettre la date de fin de service et cliquer sur Clôturer
615
* Faire l'action adminsys correspondante.
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h2. Et sourtout
618
619
Pour vérifier qu'il n'y a pas d'erreur, regarder la somme des soldes tout en bas de "la compta publique":https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php, ça doit retomber à zéro.
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h2. Supprimer un essai
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On n'efface pas ce qui a existé réellement, mais on peut avoir besoin de supprimer un test.
624
625
* Supprimer l'adhérent.e
626
* Dans compta/tréso, Clients, choisir le client, regarder la fiche, supprimer
627
* Supprimer le compte de compta
628
629
h2. Modifier les tarifs
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631
* Modifier dans sous.ods dans les recettes des produits.
632
633
  * Dans gaia, /srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin, modifier eligibilite.cgi
634
  * Dans dolibarr, Services, modifier le/les services concernés
635
  * Dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/ , aller voir les lignes concernées, modifier le champ commentaire.
636
637
* Dans les formulaires, modifier adsl-tail.inc, recompiler, commiter, svn up dans /srv/si/formulaires, copier adsl*.pdf dans /srv/www/aquilenet.fr/docs/
638
* Sur le site web, modifier http://www.aquilenet.fr/node/8
639
640
h2. Renommer quelqu'un
641
642
C'est galère et technique, mais pas impossible. Il faut (au moins, difficile d'être sûr qu'on n'ait rien oublié)
643
644
* Dans sa fiche adhérent, changer nom/prénom, login, email
645
* Sur hera, dans /home/vmail/aquilenet.fr, renommer le répertoire
646
* Dans la fiche tiers dolibarr, change nom/prénom
647
* Renommer son compte de compta, voire les écritures
648
* Dans la liste des contrats, renommer au besoin (eh non dolibarr n'a pas l'air d'avoir d'interface pour ça, il faut le faire à la main en SQL...)
649
* Renommer son accès vpn
650 835 youpi
* Supprimer l'ancien utilisateur dans l'atelier