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Compta » History » Version 872

pizzacoca, 07/12/2018 03:30 PM

1 834
h1. Compta
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h2. Liens rapides dans cette page
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5
  * "Facture fournisseur":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Facture
6
  * "Compta mensuelle":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#A-faire-chaque-mois
7
  * "Compta annuelle":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#%C3%80-faire-chaque-ann%C3%A9e
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  * "Nouvel.le adhérent.e":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-adh%C3%A9rente
9
  * "Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-cl%C3%A9-PGP-dune-adh%C3%A9rente
10
  * "Nouveau mandat":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-mandat
11
  * "Nouvelle ligne ADSL":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-ligne-ADSL
12
  * "Migration Ligne ADSL à Liazo":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Migration-ligne-ADSL-%C3%A0-Liazo
13
  * "Réception de cotisation":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9ception-de-cotisation
14
  * "Encaisser un chèque":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Encaisser-un-ch%C3%A8que
15
  * "Résilier une ligne ADSL":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-une-ligne-ADSL
16
  * "Nouveau VPN":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-VPN
17
  * "Ajouter une IP fixe à un VPN":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-une-autre-IP-fixe-%C3%A0-un-VPN
18
  * "Résilier un VPN":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-VPN
19 847 youpi
  * "Résilier un adhérent":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-adh%C3%A9rent
20 834
  * "Ajouter de l'espace disque cloud":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-de-lespace-disque-owncloud
21
  * "Ajouter du disque local pour une VM":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-local-pour-une-VM
22
  * "Ajouter du disque NFS pour une VM":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-NFS-pour-une-VM
23
  * "Supprimer du disque":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Supprimer-du-disque-cloud-local-ou-NFS
24 836 youpi
  * ""Renommer quelqu'un":https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Renommer-quelquun
25 834
26
h2. autres liens
27
28 856 youpi
  * "TODO list mensuelle":https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Todolist_mensuelle
29 858 pizzacoca
  * [[compta_boiteaidées|TODO list un jour]]
30 834
  * "La compta publique":https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php
31
  * "La preuve par neuf de la compta":https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/check.php
32 863 youpi
  * "La liste des pages dolibarr aux petits ognons pour nous":https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet
33 834
  * "La compta adhérent":https://adherents.aquilenet.fr/compta.php
34
  * "le cloud":https://cloud.aquilenet.fr/index.php/apps/files/?dir=/Shared/Aquilenet-administration/Compta/adhesions
35
  * "coopanet":http://www.coopanet.coop , Code utilisateur E145498P
36 852 youpi
  * "collect online":http://collect.online
37 834
  * [[dolibarr]] 
38
  * Il y a aussi un "bac à sable dolibarr":https://dolibarr2.aquilenet.fr/
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h2. Doc
41
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*Tout se passe sur dolibarr*
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juste pour info, [[Installation d'un nouveau dolibarr]]
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Les mails sont envoyés à tresorier@aquilenet.fr qui est un alias pour la liste tresorier@listes.aquilenet.fr qu'on peut gérer sur https://listes.aquilenet.fr/sympa/admin/tresorier
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Ancien svn, n'est plus utilisé désormais
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svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/factures-fournisseurs
51
svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/adhesions
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Il est sans doute utile d'aller consulter d'abord la doc de FDN: https://wiki-adh.fdn.fr/wiki/documentation:notions_de_comptabilite pour comprendre les principes des comptes comptables. Il y a aussi eu un exposé à l'AG 2015 de la FFDN: http://www.aquilenet.fr/docs/compta.pdf
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55
Voici ci-dessous le plan comptable. Quand on ajoute ou modifie une entrée, il faut penser à mettre à jour (TODO: factoriser dans aquilenet.lib.php):
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57
  * le numéro de Réf. du compte en question bien sûr
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  * dans compte_adherent() dans aquilenet.lib.php
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  * dans soldes_accounts(), et tout en bas, dans compta-asso.php
60
  * dans aquilenet.lib.php
61
  * dans dolibarr.php
62
63
  * 05...    : Compte de la ligne ADSL 05... Ne fait pas vraiment partie du plan comptable, on ne fait que faire passer les virements par ce compte pour y rassembler tout ce qui concerne une ligne ADSL donnée.
64
  * 12000000 : Compte de bilan
65
  * 1200xxxx : Compte d'exercice de l'année xxxx
66
  * 40100001 : Fournisseur Online.net
67
  * 40100002 : Fournisseur Bookmyname
68
  * 40100003 : Fournisseur divers
69
  * 40100004 : Fournisseur FDN
70
  * 40100005 : Fournisseur Syntis
71
  * 40100006 : Fournisseur Kazar
72
  * 40100007 : Fournisseur Cogent
73
  * 40100008 : Fournisseur Anteor
74
  * 40100009 : Fournisseur Orange
75
  * 40100010 : Fournisseur RIPE
76
  * 40100011 : Fournisseur OVH
77
  * 41100xyz : Compte de l'adhérent.e xyz
78
  * 41101000 : Donateur divers
79
  * 41101001 : Clients divers
80
  * 41102xyz : Compte du client xyz
81
  * 51120000 : Remise de chèque
82
  * 51190000 : Prélèvements
83
  * 51200001 : Crédit coopératif
84
  * 53140000 : Caisse
85
  * 60000000 : Charge Lignes ADSL
86
  * 60400001 : Charge dedibox
87
  * 60400002 : Charge nom de domaine
88
  * 60400003 : Charge hébergement
89
  * 60400004 : Charge IP
90
  * 60400005 : Charge transit
91
  * 60630000 : Charge matériel petit équipement
92
  * 21830000 : Charge matériel informatique
93
  * 60700000 : Charge marchandise goodies
94
  * 60700001 : Charge marchandise briques
95
  * 61100000 : Charge installation
96
  * 61600000 : Charge assurance
97
  * 62310000 : Charge annonces et insertions
98
  * 62360000 : Charge stickers
99
  * 62610000 : Charge timbres et frais postaux
100
  * 62620000 : Charge livraison
101
  * 62700000 : Charge service bancaire
102
  * 62800000 : Charge Diverses
103
  * 63500000 : Charge taxe achat étranger
104
  * 70400000 : Produit installation
105
  * 70600000 : Produit lignes ADSL
106
  * 70600001 : Produit VPN
107
  * 70700000 : Produit marchandise goodies
108
  * 70700001 : Produit marchandise briques
109
  * 70830000 : Produit hébergement
110
  * 70830001 : Produit transit
111
  * 70830002 : Produit stockage
112
  * 70830003 : Produit IP
113
  * 74000000 : Produit cotisations
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  * 76000000 : Produit parts CC
115
  * 77000000 : Produit Dons
116
117
h2. En résumé,
118
119
* Pour les comptes en banque et tiers (adhérent.e.s, fournisseurs), c'est négatif quand on leur a donné de l'avance de sous, et c'est positif quand on leur en doit (i.e. on est du côté "banquier" !) Ainsi:
120
121
  * C'est donc normal que les comptes en banque soient négatif, au contraire: c'est la banque qui nous doit des sous :) C'est exactement l'opposé de ce qui apparaît dans le compte chez la banque.
122
  * Si un.e adhérent.e est strictement négatif, il nous doit des sous, il faut lui prélever.
123
  * Si un.e adhérent.e est strictement positif, c'est qu'il a payé des trucs pour l'asso. Soit on lui rembourse, soit on ne lui prélève pas quelques mois.
124
  * Si un fournisseur est strictement positif, c'est qu'on lui doit des sous, il reste une facture impayée.
125
  * Si un fournisseur est strictement négatif, c'est qu'on lui a donné trop de sous ! Il faut régulariser.
126
127
* Pour les comptes de charge et de produit, c'est plus habituel:
128
129
  * Une charge, c'est des sous en moins qui vont alimenter un fournisseur
130
  * Un produit, c'est des sous en plus qui viennent d'adhérent.e.s.
131
132
* Pour les comptes en banque, on doit faire le "rapprochement" avec le relevé de compte. *Attention*, rapprocher rend l'écriture inchangeable. Il ne faut donc rapprocher qu'avec le relevé de compte confirmant l'opération sous les yeux.
133
134
Par exemple, voici pour un don et pour un paiement de facture:
135
136
h2. Don
137
138
Par un.e adhérent.e
139
140
* On vire le montant depuis son compte vers le compte produit don.Il nous doit donc maintenant des sous.
141
* Le virement ou prélèvement est ordonné, on vire le montant depuis le
142
* compte bancaire vers le compte de l'adhérent.e. Il ne nous doit plus de sous.
143
* Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
144
145
Si c'est une personne qu'on ne reverra pas souvent, on peut utiliser le
146
compte "Donateur divers" à la place du compte d'un compte d'adhérent.e.
147
148
h2. Facture
149
150
Un fournisseur nous envoie une facture pour un service
151
152
* On vire chaque élément de la facture depuis le compte de charge correspondant vers le compte de fournisseur. On lui doit donc des sous.
153
* Lorsque l'on paie la facture, on vire le montant depuis le compte fournisseur vers le compte bancaire. On ne lui doit plus de sous.
154
* Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
155
* Lors d'un virement fait à un fournisseur on indique le numéro de facture (numéro invoice pour cogent par exemple)correspondant dans les trois champs 
156
* > > motif du virement
157
* > > Référence de l'opération
158
* > > Référence de bout en bout
159 842 blagoi.iakov
* Contacts Facturation Cogent : N° +33 (0) 1 49 03 18 00 billingeu@cogentco.com
160 834
161
h2. A faire chaque mois
162
163 856 youpi
* voir les TODO sur https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Todolist_mensuelle
164 834
165
* Attention, en Janvier, ne faire d'abord que les opérations concernant Décembre, puis faire la compta annuelle, puis faire les opérations concernant Janvier
166
167 855 youpi
* Aller sur www.coopanet.coop et sur https://dolibarr.aquilenet.fr/compta/bank/account.php?account=1, rapprocher les prélèvements qui nous ont été imputés (frais bancaires & co), en les virant depuis le compte de charge Services bancaires vers le compte Crédit Coopératif. Rapprocher
168 834
* Rapprocher les prélèvements que l'on a effectué.
169
170 872 pizzacoca
* Enercoop
171
172
  * S'il y en a une nouvelle, récupérer la facture bimensuelle sur https://espace-client.enercoop.fr/mon-espace/accueil/#bienvenue
173
  * L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Enercoop-<date>-NATLFAC_xx_xxxxxxxx.pdf
174
175 834
* Cogent
176
177
  * Enregistrer la facture
178 864 pizzacoca
  * *Payer* la facture
179 834
180
* Syntis
181
182
  * N'a pas lieu en ce moment, on n'héberge rien chez lui actuellement.
183
184
  * Récupérer la facture pour l'hébergement sur https://client.syntis.net
185
  * L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Syntis-<date>-Fxxxxxx.pdf
186
  * Passer le montant en charge d'hébergement, intitulé "Quart de baie etc." comme sur la facture
187
  * Virer le montant de la facture à Syntis (à la fois sur coopanet et sur dolibarr) en mettant le numéro de facture dans l'intitulé, virer également 0.20€ depuis charge services bancaires "frais prélèvement SEPA"
188
189
* saya
190
191 864 pizzacoca
  * Établir une facture (*Facturer*) l'hébergement et le virer du compte client Saya au compte produit hébergement, attention à la cotisation en novembre
192 834
  * Ils nous virent le paiement.
193
  * Rapprocher le paiement.
194
195
* L@BX
196
197
  * Virer le produit d'hébergement du L@BX depuis Pierre Bourdin (60€).
198 864 pizzacoca
  * *Facturer* au nom du L@BX pour la moitié, Pierre paie l'autre personnellement.
199 834
200
* ACAQB
201
202 864 pizzacoca
  * En Mars, *facturer* 1 an de VM à 17€/mois, donc 204€, plus la cotisation
203 834
204
* Guix
205
206 864 pizzacoca
  * *Facturer* l'hébergement du serveur (75€), plus la cotisation en novembre
207 834
208 861 youpi
* Rosedor
209 834
210 864 pizzacoca
  * *Facturer* l'hébergement du service Rosedor (260€), plus la cotisation en octobre.
211 834
212
* C-P Prod
213
214 864 pizzacoca
  * En Novembre, *facturer* 1 an de VM à 30€/mois, donc 360€, plus la cotisation.
215
  * En Avril, *facturer* 1 an de VM à 20€/mois, donc 240€
216 834
217
* Elidée
218
219 864 pizzacoca
  * *Facturer* l'hébergement du serveur (100€), plus la cotisation vers décembre.
220 834
221
* Nothing to Hide
222
223 864 pizzacoca
  * En Décembre, *facturer* 1 an de préfixe IPv4 à 128€ et 1 an de transit à 240€, et une cotisation de 20€.
224 834
225
* Nom de domaine
226
227
  * En juin ou juillet, renouveller sur https://www.bookmyname.com/ : depuis la page d'accueil, cliquer sur la partie "gérer", puis "Liste de vos noms de domaine", puis cocher tous les domaines aquilenet, puis choisir l'action "Renouveler des noms de domaine", payer, faire les virements correspondant.
228 864 pizzacoca
  * Le mois d'après, *récupérer* la facture
229 834
  * L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/bookmyname-<date>-xxxxxx.pdf
230
231
* Lignes ADSL
232
233 866 pizzacoca
  * *Récupérer* les dernières factures sur https://vador.fdn.fr/adherents (Informations Administratives / Prélèvements), L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/FDN-<date>-xxxxxx.pdf
234 834
  * Si ça n'a pas déjà été fait pendant le rappochement, virer le montant correspondant de FDN au crédit coopératif
235 869 pizzacoca
  * Vérifier que la balance FDN retombe à 0 après leur dernière facture, sauf exceptions: fin juillet (donc juin inclus):
236 834
237 869 pizzacoca
    * frais de migration de la ligne 2760 +78€
238
    * donc au total +78€ 
239 834
240
  * Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php
241
242 852 youpi
    * S'assurer que les lignes nouvelles ont bien leur date de début correct (voir sur https://vador.fdn.fr/adherents) et que le montant du premier prélèvement est correct sur collect.online
243 868 youpi
    * Cliquer sur les boutons charge (sauf pour les anciennes lignes et les lignes actuellement en construction, pour lesquelles il faut regarder le détail de ce qu'il y a à faire)
244 834
245
  * cela va:
246
247
    * Virer la souscription adhérent.e depuis le compte de la ligne vers le produit Lignes ADSL (Abonnement ligne xxx mois année)
248
    * Virer la souscription adhérent.e depuis l'adhérent.e possédant la ligne vers le compte de la ligne.
249
    * Virer la souscription FDN depuis la charge Lignes ADSL vers le compte de la ligne
250
    * Virer la souscription FDN depuis le compte de la ligne vers le fournisseur FDN
251
252
* Contrats
253
254
  * Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/contrats.php
255 871 youpi
  * Cliquer sur les boutons charge des contrats où l'échéance est passée (elle est écrite en rouge). Cela va virer la souscription depuis le compte de l'adhérent.e vers le compte de produit correspondant.
256 834
257
* Adhésions
258
259
  * Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/cotisations.php
260
261
  * pour chaque adhérent.e apparaissant dans la liste (qui sont ceux avec cotisation en retard):
262
263
    * S'il y a un RIB, on va prélever nous-même, donc cliquer sur le bouton charge, ce qui
264
265
      * Vire la cotisation annuelle ou mensuelle depuis l'adhérent.e vers le produit Cotisations.
266
      * Ajoute la cotisation dans l'adhérent.e.
267
268
    * S'il n'y a pas de RIB, on ne sait pas s'il y a lieu d'établir une cotisation, donc cliquer sur le bouton Rappel pour envoyer un mail à l'adhérent.e. Attention: si l'adresse e-mail est en @aquilenet.fr, il faut vérifier si l'adhérent.e relève bien ses mails, et sinon, lui envoyer un courrier papier.
269 846 youpi
    * Résilier les retardataires répétés.
270 834
271
* Prélèvements
272
273 837 youpi
  * Aller sur collect.online
274
  * Dans Echéances, faire sortir les échéances *du 10 du mois courant au 10 du mois suivant*, cliquer sur Exporter . Attendre quelques secondes, le fichier devrait apparaitre dans la liste obtenue avec "Vos demandes d'export". Attention à bien prendre le bon fichier :) a priori le plus récent est en haut.
275 834
276
  * Tester le résultat des prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/test_prelevements.php
277 837 youpi
  * Vérifier que ça retombe bien à zéro, sinon corriger les prélèvements dans collect.online et recommencer.
278 834
  * Injecter vraiment les prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/import_prelevements.php
279 837 youpi
  * Vérifier dans l'ensemble des comptes que les adhérent.e.s sont bien retombés à 0. Quand ce n'est pas le cas, modifier le champ Commentaire du compte bancaire correspondant pour noter pourquoi.
280 834
281
* Factures
282
283 859 pizzacoca
  * Établir une facture ADSL pour ceux qui en ont besoin :
284
285 834
286 845 pizzacoca
     * (Utopia (cotisation en août), envoyer à bordeaux@cinemas-utopia.org et à Patrick Troudet > besoin facture mensuelle
287 834
     * Charlotte Lewden (cotisation en octobre), 
288 845 pizzacoca
     * Librairie Permaculturelle (cotisation en janvier), > facture mensuelle, à revoir pour échéancier lors de création société 
289 865 youpi
     * Attitudes et Marques (cotisation en Mars) -> veut bien un échéancier annuel
290 845 pizzacoca
     * Loïc Prud'homme (envoyer à contact@loicprudhomme.fr, la cotisation n'est pas à facturer);  > ok pour échéancier annuel
291 834
292
        *penser à mettre à jour:*
293
294
         * Le numéro de facture
295
         * La date de facture
296
         * La date dans la désignation
297
         * La date du prélèvement
298
299
* Vérifier les balances des comptes d'adhérent.e.s, de fournisseurs, et de clients.
300
301 864 pizzacoca
* Encaisser (les envoyer par courrier & ajouter dolibarr) les chèques qui restent en mettant le numéro de remise dans le virement
302 834
303
* Lancer les rappels de prélèvements depuis https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/rappel_prelevements.php
304
305 864 pizzacoca
* En janvier, faire la compta annuelle
306 834
307
h2. Anciennes procédures
308
309
conservées ici seulement pour historique.
310
311
* Dedibox
312
313
  * Récupérer la facture pour la dedibox sur https://console.online.net/
314
  * L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Online-<date>_facture-xxxxxx.pdf
315
  * Lancer php5 online.net.php xxxxxx YYYY-MM-DD pour l'enregistrer dans dolibarr
316
  * Pour l'instant c'est sacha qui paie la facture.
317
  * Le script ci-dessus s'occupe de toutes façons de noter le prélèvement, il n'y a rien de plus à faire.
318
319
320
  * Lancer php5 prelevements.php 2> /dev/null
321
  * ça génère la suite de commandes php5 à lancer (du genre php5 prelevement.php "Prénom Nom" montant "PLVT P NOM ADSL MM/YY"), les lancer, sauf éventuellement ceux qui n'ont pas lieu (e.g. ouverture de ligne fraîche). Attention, cela effectue le virement dans dolibarr, il faut faire donc attention à ne pas lancer le même plusieurs fois.
322
  * Corriger: pour Bernard Imhaus il faut un prélèvement le 8 du mois suivant, sinon ya pas les sous
323
  * Compiler le tout, envoyer au crédit coopératif par fax (0556983013)
324
325
h2. À faire chaque année
326
327
Faire le bilan d'exercice:
328
329
* Créer un compte de référence 120020xx, de libellé "Exercice 20xx", de type "Compte bancaire épargne/placement", puis le modifier pour désactiver la fonction de rapprochement.
330
* Vider chaque compte produit et charge vers ce compte, à l'aide de virements "Exercice 20xx Charge truc". Cela remet donc à zéro tous les comptes de produit et charge.
331
* En faire un bilan d'exercice dans sous.ods
332
* Virer l'exercice sur le compte "Bilan", "Exercice 20xx"
333
334
Faire le bilan comptable (inverser tous les signes pour que ce soit plus intuitif à comprendre) dans sous.ods
335
336
* Actif:
337
338
  * les comptes courants et épargnes vont en actifs.
339
  * les comptes tiers *négatifs* vont en créances (on devrait recevoir ces sous-là un jour)
340
341
* Passif:
342
343
  * Le compte "Bilan" (avant virement de l'exercice de l'année) va dans "Exercices passés"
344
  * les comptes tiers *positifs* vont en passif (on a encore ça à payer) courant ou non courant, selon que c'est temporaire ou non.
345
346
Vérifier que les deux totaux correspondent
347
348
Mettre à jour sous.ods:
349
350
* Télécharger <a href="https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/export_sous.php" download="sous.csv">sous.csv</a>
351
* ouvrir sous.csv en n'utilisant *que* le point-virgule comme séparateur
352
* copier/coller dans la feuille adhérents_import
353
* mettre à jour la feuille historique depuis la feuille Situation
354
* mettre à jour les graphes dans la feuille Graphes
355
* Vérifier les feuilles Situation et Bilan mensuel, imprimer.
356
357
h2. Nouvel.le adhérent.e
358
359
Sur réception d'une demande d'adhésion
360
361
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.
362
* Corriger éventuellement des typos ou ajouts à la main sur le formulaire (majuscules, type d'adherent, numero de tel, adresse mail)
363
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvel_adherent.php, cela crée l'adhérent.e dans dolibarr, et du coup aussi dans LDAP, et donc une adresse mail etc., ainsi qu'un compte de compta tiers pour lui, ça l'inscrit à asso@listes.aquilenet.fr, et ça lui maile une bienvenue
364
* S'il y a une commande de VPN, ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password . Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main: aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe. Utiliser @mkpasswd -m sha-512@ pour le crypter, et alors la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."
365
* Dans les comptes, virer depuis son compte d'adhérent.e vers le "produit cotisations" le droit d'entrée ou la cotisation, titre "Cotisation Machin Truc 2011"
366
* Dans sa fiche dolibarr adhérent.e, ajouter l'adhésion dans l'onglet adhésions
367
* puis, selon le mode de règlement:
368
369
  * Si c'est un chèque, virer depuis le compte de remises vers son compte
370
  * Si c'est en liquide, virer depuis la caisse vers son compte
371
  * Si c'est un virement, virer depuis le compte bancaire vers son compte (et rapprocher plus tard)
372
  * Si c'est un prélèvement, voir ci-dessous.
373
374
* Si l'adresse e-mail n'a pas été précisée, envoyer une lettre de bienvenue papier. Voir le courrier type dans le cloud dans adhesions
375
376
* S'il y a un mandat
377
378
  * Archiver le mandat original.
379 852 youpi
  * Ajouter l'adhérent.e dans la partie prélèvement de collect.online, On utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
380 834
381
    * Si c'est juste une adhésion ou un abonnement VPN, faire un prélèvement régulier annuel ou mensuel
382
    * Si c'est un abonnement ADSL, on crée l'échéancier plus tard, une fois la ligne effectivement construite.
383
384
* S'il y a une souscription à une ligne ADSL
385
386
  * Toute la compta est faite automatiquement par le script, il y a juste à archiver la demande dans le cloud
387
  * "Vérifier l'éligibilité de la ligne":https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total
388
  * Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage,  l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter _toutes_ les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.
389 844 pizzacoca
  * Envoyer un aimable mail de confirmation à suivi-adsl at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr pour permettre d'identifier la ligne ne pas oublier de préciser qu'il vient d'"aquilenet", donner le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent.
390 834
391
  * Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP, noter IPv4, préfixe IPv6, login et mot de passe (lisibles aussi sur http://vador.fdn.fr/adherents) dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne, et forwarder le mail à l'abonné en corrigeant un peu.
392
  * Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
393
394 857 youpi
    * Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence
395 834
    * Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone
396
  * Quand l'ouverture de ligne est effective,
397
398 854 youpi
    * forwarder le mail à l'abonné
399 834
    * aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,
400 837 youpi
    * créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec un premier prélèvement manuel correspondant aux FAS + mois partiel, et le prélèvement automatique mensuel.
401 834
    * Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:
402
403
      * La référence et le libellé du compte de compta
404
      * Dans la Note de l'adhérent.e
405
406
* S'il y a une commande de VPN,
407
408
  * Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
409
410
    ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0
411
    ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1
412
    iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
413
414
    où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers).
415
416
* Archiver le tout: scanner tous les documents, ajouter au cloud, dans adhesions
417
418
419
420
* FIXME: broken, Sur l'atelier, ajouter l'adhérent.e au projet aquilenet.
421
422
h2. Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e
423
424
* Sur hera, lancer 
425
426 850 loris.hilaire
    sudo -u www-data gpg --keyserver pgp.mit.edu --homedir /srv/adherents/.gnupg/ --recv-key XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
427 834
428
* Retrouver l'adhérent dans Dolibarr, suivre le "lien tiers Dolibarr", aller dans la fiche, la modifier, découper l'identifiant complet de la clé GPG en 4 paquets de 10 chiffres hexa, les mettre dans les cases Id professionnel 1 à 4.
429
430
h2. Nouveau mandat
431
432
Sur mandat arrivé après la demande d'adhésion ou mise à jour,
433
434
  * Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , pour pouvoir faire un copier/coller des numéros iban et bic
435
  * Copier/coller dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouveau_mandat.php
436
  * Archiver le mandat.
437 837 youpi
  * Si c'est juste un changement de compte, dans collect.online, modifier juste dans le débiteur le numéro de compte.
438
  * Si c'est un nouveau service pour un débiteur existant, avec le même compte, dans collect.online, ajouter l'échéancier.
439
  * Si c'est un nouveau débiteur, ajouter l'adhérent.e dans collect.online, on utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
440 834
441
h2. Nouvelle ligne ADSL
442
443
Sur souscription de ligne ADSL pour un.e adhérent.e existant.
444
445
  * "Vérifier l'éligibilité de la ligne":https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total, cela permet notamment de savoir si c'est un numéro actif ou inactif.
446
  * Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter _toutes_ les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.
447 843 pizzacoca
  * Envoyer un mail de confirmation à suivi-adsl at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr avec comme informations dans le corps "aquilenet", le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent. Ce n'est pas un traitement automatique, rédiger le mail correctement.
448 834
  * Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.
449
  * Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste vpn@, et ajoute l'éventuel mandat
450 837 youpi
  * Ajouter, s'il.elle n'y est pas déjà, l'adhérent.e dans collect.online, la référence d'adhérent.e est lisible en allant cherche l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
451 834
  * Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
452
453
  * Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP, noter IPv4, préfixe IPv6, login et mot de passe (lisibles aussi sur http://vador.fdn.fr/adherents) dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne, et forwarder le mail à l'abonné en corrigeant un peu.
454
  * Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
455
456 857 youpi
    * Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence
457 834
    * Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone
458
  * Quand l'ouverture de ligne est effective,
459
460 854 youpi
    * forwarder le mail à l'abonné
461 834
    * aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,
462 837 youpi
    * créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant. Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour inclure les FAS + mois partiel.
463 834
    * modifier l'échéancier pour ajouter la cotisation annuelle s'il n'y en a pas déjà
464
    * Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:
465
      * La référence et le libellé du compte de compta
466
      * Dans le champ note de l'adhérent
467
468 870 pizzacoca
Oui, c'est cracra de mettre le montant, il faudrait faire un lookup dans la base des tarifs (TODO). Pour l'instant c'est plus simple ainsi.
469 834
470
h2. Migration ligne ADSL à Liazo
471
472
Lorsqu'un adhérent demande à migrer sa ligne vers Liazo.
473
474
La migration sera effective au début du bimestre suivant seulement (si on commande avant le 15 du deuxième mois du bimestre en cours, sinon c'est encore après).
475
476
  * Dans l'espace adhérent chez FDN, retrouver la ligne, et cliquer sur "Changer le débit ou l'option"
477
  * Choisir l'option voulue: dégroupage total ou non.
478
  * Renommer le compte de compta de la ligne en "Reconstr Ligne 0123456789".
479 851 youpi
  * Corriger son option, du genre 80MLiazoOrange (pas de dégroupage) ou 80MLiazoOrangeNu (dégroupage total).
480 834
  * On reçoit régulièrement des mails pour la progression de la construction.
481
482
    * Quand on reçoit le mail parlant du changement de login, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans le champ Commentaire de la ligne.
483
    * Si on reçoit un mail parlant du changement de numéro de téléphone, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans la ligne (à la fois la référence et le nom du compte) et dans la note de l'abonné
484 870 pizzacoca
    * Une fois la construction faite, facturer les frais de migration à la fin du mois suivant.Modifier l'échéancier (l'adhérent.e sera prévenu par un script après avoir réalisé l'injection)
485 834
486
  * Avant de faire la première facturation au nouveau tarif:
487
488
    * corriger les tarifs client/fournisseur
489
    * Si c'est un dégroupage total, mettre à jour le numéro de la ligne
490
491
      * Dans la référence et le libellé du compte de compta
492
      * Dans la Note de l'adhérent.e
493
494
    * Renommer le compte de compta en "Ligne 0123456789"
495 852 youpi
    * corriger le montant de prélèvement sur collect.online
496 834
497
h2. Réception de cotisation
498
499
* Dans le module adhérents
500
501
  * retrouver l'adhérent.e dans la liste,
502
  * aller dans l'onglet adhésions/cotisations
503
  * ajouter l'adhésion: mettre comme fin un jour avant l'anniversaire suivant.
504
505
* Répercuter l'adhésion dans la compta en virant depuis l'adhérent.e vers le produit cotisation
506
* Encaisser le montant (chèque: voir ci-dessous, liquide: passer sur le compte d'un trésorier qui se fait prélever et qui encaissera le liquide)
507
508
h2. Encaisser un chèque
509
510
Pour éviter d'en envoyer tous les 36s du mois, plutôt que virer directement depuis le compte bancaire, on vire temporairement depuis un compte "Remises de chèques".
511
512
* Vérifier l'ordre du chèque.
513
* Signer le chèque au dos
514
* Virer depuis le compte de l'adhérent.e vers le compte "Remises de chèque". Ainsi on sait que l'adhérent.e a payé, mais il nous reste des chèques à encaisser, stockés sur une étagère.
515
* Lors du dépôt d'une remise des chèques qui se sont entassés, virer le montant total de la remise de chèques depuis le compte bancaire vers le compte de remises de chèque, avec le numéro de remise pour rapprocher facilement
516
* Quand confirmé, rapprocher.
517
518
h2. Résilier une ligne ADSL
519
520
* Charger sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/adsl.php les derniers mois complets
521
* Renommer le compte de compta de la ligne en "Résiliation Ligne xxxx"
522
* La facturation chez Nerim est bimensuelle, donc il faut faire remonter la demande au suivi-adsl at fdn dot fr avant le 15 du deuxième mois du bimestre, pour éviter de payer un autre bimestre pour l'ADSL. Il vaut mieux faire remonter le plus tôt possible pour éviter de payer la partie transit de FDN.
523
* mailer donc suivi-adsl arobase fdn point fr en donnant simplement le numéro de ligne et le nom de l'adhérent.e pour vérification, avec la date de résiliation souhaitée.
524
* Lorsque la compta FDN est faite pour le dernier mois, faire la compta pour la ligne à la main (TODO: automatiser):
525
526
  * Calculer le montant qu'on va facturer à l'adhérent.e: ((tarif Aquilenet - tarif FDN) * prorata du mois abonné) + montant facturé par FDN pour ce dernier mois
527
  * Virer ce montant de la ligne ADSL vers le produit ADSL
528
  * Virer ce montant de l'adhérent.e vers la ligne ADSL
529
  * Virer le montant FDN de la charge ADSL vers la ligne ADSL
530
  * Virer le montant FDN de la ligne ADSL vers le tiers FDN.
531 852 youpi
  * Établir le prélèvement des derniers mois à la main sur collect.online.
532 834
  * Supprimer le numéro de compte dans la fiche tiers de l'adhérent
533
  * Renommer le libellé du compte de la ligne en "Ancienne Ligne xxxx"
534
  * Ajouter à la fin de la référence du compte de la ligne ".0" (ou plus), et mettre à jour la référence dans la Note de l'adhérent.e
535 852 youpi
  * Une fois la dernière échéance passée, supprimer l'échéancier chez collect.online
536 834
  * Désabonner de la liste adsl@
537
538
h2. Nouveau VPN
539
540
Sur souscription de VPN pour un.e adhérent.e existant.
541
542
  * Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.
543
  * Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste vpn@, et ajoute l'éventuel mandat: TODO: vérifier que le numéro de compte se retrouve bien enregistré, dans le tiers correspondant à l'adhérent.e, dans sa fiche.
544
  * ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password . Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main: aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe. Utiliser @mkpasswd -m sha-512@ pour le crypter, et alors la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."
545 837 youpi
  * Ajouter, s'il n'y est pas déjà, l'adhérent.e dans collect.online, la référence d'adhérent.e est lisible en allant cherche l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
546
  * créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant. Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour le premier mois partiel.
547 834
  * corriger les prélèvements anniversaire pour y ajouter la cotisation.
548
  * Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
549
550
  * Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
551
552
    ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0
553
    ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1
554
    iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
555
556
    où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers). Éventuellement il y a déjà un fichier @disponible.pour.ip.fixe@ qui vient d'un précédent désabonnement.
557
558
h2. Ajouter une autre IP fixe à un VPN
559
560
  * Si l'adhérent veut une 2e IP fixe, il suffit d'ajouter la route dans son /etc/openvpn/ccd sur
561
    iris et demeter:
562
563
    iroute 185.233.101.m 255.255.255.255
564
    iroute-ipv6 2a0c:e300:4:m::/64
565
566
h2. Résilier un VPN
567
568
  * Sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php repérer le contrat
569
  * Charger éventuellement le dernier mois
570
  * Cliquer sur le contrat (2e colonne)
571
  * Cliquer sur le bouton Modifier en face de "Statut du service ... En service", pour clôturer le service.
572
  * Désactiver le login sur iris et demeter dans /etc/openvpn/password en mettant juste un # en tête de ligne.
573
  * Renommer l'éventuel fichier dans ccd/ en disponible.pour.ip.fixe.xxx pour libérer l'IP
574
  * Désabonner de la liste vpn@
575 846 youpi
576
h2. Résilier un adhérent
577
578
  * Dans la liste dans le module Adhérents, cliquer sur la croix rouge pour résilier.
579
  * Désinscrire de la "liste asso":https://listes.aquilenet.fr/sympa/review/asso
580 848 youpi
  * Désactiver le compte ldap en changeant le mot de passe dans sa fiche adhérent.e dolibarr pour qu'il ne puisse plus se logguer.
581 846 youpi
  * Supprimer les comptes utilisateurs autres.
582
  * Enlever les permissions dans l'atelier.
583 834
584
h2. Ajouter de l'espace disque owncloud
585
586
TODO: automatiser la partie dolibarr
587
588 841 blagoi.iakov
* se logguer sur nextcloud avec son compte habituel (qui est dans le groupe admin, pour le vérifier aller dans paramètres et vérifier le(s) groupe(s))
589 840 youpi
* Dans le menu en haut à droite, choisir Utilisateurs
590
* retrouver l'utilisateur dans la liste
591 834
* changer son quota
592
* noter son uuid
593
* sur sayanet, dans /home/aquilenet-backup/BackItUp/BackItUp.conf, ajouter l'uuid à la liste_exclusions
594
* "dans dolibarr":https://dolibarr.aquilenet.fr, dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-owncloud", choisir la quantité en Go/an, ajouter, modifier éventuellement le tarif
595
* valider
596 849 blagoi.iakov
* modifier le statut du service en l'activant avec comme date de terminaison 2099
597 834
* Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
598 853 youpi
* établir le prélèvement automatique sur collect.online
599 834
600
h2. Ajouter du disque local pour une VM
601
602
* "dans dolibarr":https://dolibarr.aquilenet.fr, dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-local", choisir la quantité en Go/an.
603
* valider le contrat
604
* activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
605
* Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
606
* Créer la VM
607
608
h2. Ajouter du disque NFS pour une VM
609
610
* "dans dolibarr":https://dolibarr.aquilenet.fr, dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-NFS", choisir la quantité en Go/an.
611
* valider le contrat
612
* activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
613
* Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
614
* Voir https://atelier.aquilenet.fr/projects/infrastructure/wiki/NFS pour la création du volume, et mettre le quota.
615
616
h2. Supprimer du disque cloud, local ou NFS
617
618
* "dans dolibarr":http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php retrouver le contrat correspondant à la VM, cliquer sur le numéro de contrat.
619
* Cliquer sur l'icône modifier à droite de "Statut du service", mettre la date de fin de service et cliquer sur Clôturer
620
* Faire l'action adminsys correspondante.
621
622
h2. Et sourtout
623
624
Pour vérifier qu'il n'y a pas d'erreur, regarder la somme des soldes tout en bas de "la compta publique":https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php, ça doit retomber à zéro.
625
626
h2. Supprimer un essai
627
628
On n'efface pas ce qui a existé réellement, mais on peut avoir besoin de supprimer un test.
629
630
* Supprimer l'adhérent.e
631
* Dans compta/tréso, Clients, choisir le client, regarder la fiche, supprimer
632
* Supprimer le compte de compta
633
634
h2. Modifier les tarifs
635
636
* Modifier dans sous.ods dans les recettes des produits.
637
638
  * Dans gaia, /srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin, modifier eligibilite.cgi
639
  * Dans dolibarr, Services, modifier le/les services concernés
640
  * Dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/ , aller voir les lignes concernées, modifier le champ commentaire.
641
642
* Dans les formulaires, modifier adsl-tail.inc, recompiler, commiter, svn up dans /srv/si/formulaires, copier adsl*.pdf dans /srv/www/aquilenet.fr/docs/
643
* Sur le site web, modifier http://www.aquilenet.fr/node/8
644
645
h2. Renommer quelqu'un
646
647
C'est galère et technique, mais pas impossible. Il faut (au moins, difficile d'être sûr qu'on n'ait rien oublié)
648
649
* Dans sa fiche adhérent, changer nom/prénom, login, email
650
* Sur hera, dans /home/vmail/aquilenet.fr, renommer le répertoire
651
* Dans la fiche tiers dolibarr, change nom/prénom
652
* Renommer son compte de compta, voire les écritures
653
* Dans la liste des contrats, renommer au besoin (eh non dolibarr n'a pas l'air d'avoir d'interface pour ça, il faut le faire à la main en SQL...)
654
* Renommer son accès vpn
655 835 youpi
* Supprimer l'ancien utilisateur dans l'atelier