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Compta » Historique » Version 951

youpi, 06/11/2018 11:22

1 877 youpi
# Compta
2 834
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## Liens rapides dans cette page
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5 878 youpi
  - [Facture fournisseur](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Facture)  
6
  - [Compta mensuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#A-faire-chaque-mois)  
7
  - [Compta annuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#%C3%80-faire-chaque-ann%C3%A9e)  
8
  - [Nouvel.le adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-adh%C3%A9rente)  
9
  - [Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-cl%C3%A9-PGP-dune-adh%C3%A9rente)  
10
  - [Nouveau mandat](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-mandat)  
11
  - [Nouvelle ligne ADSL](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-ligne-ADSL)  
12
  - [Migration Ligne ADSL à Liazo](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Migration-ligne-ADSL-%C3%A0-Liazo)  
13
  - [Réception de cotisation](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9ception-de-cotisation)  
14
  - [Encaisser un chèque](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Encaisser-un-ch%C3%A8que)  
15
  - [Résilier une ligne ADSL](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-une-ligne-ADSL)  
16
  - [Nouveau VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-VPN)  
17
  - [Ajouter une IP fixe à un VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-une-autre-IP-fixe-%C3%A0-un-VPN)  
18
  - [Résilier un VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-VPN)  
19
  - [Résilier un adhérent](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-adh%C3%A9rent)  
20
  - [Ajouter de l'espace disque cloud](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-de-lespace-disque-owncloud)  
21
  - [Ajouter du disque local pour une VM](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-local-pour-une-VM)  
22
  - [Ajouter du disque NFS pour une VM](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-NFS-pour-une-VM)  
23
  - [Supprimer du disque](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Supprimer-du-disque-cloud-local-ou-NFS)  
24 880 youpi
  - [Renommer quelqu'un](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Renommer-quelquun)
25 878 youpi
26 834
## autres liens
27
28 879 youpi
  - [TODO list mensuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Todolist_mensuelle)  
29
  - [[compta\_boiteaidées|TODO list un jour]]  
30
  - [La compta publique](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php)  
31
  - [La preuve par neuf de la compta](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/check.php)  
32
  - [La liste des pages dolibarr aux petits ognons pour nous](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet)  
33
  - [La compta adhérent](https://adherents.aquilenet.fr/compta.php)  
34
  - [le cloud](https://cloud.aquilenet.fr/index.php/apps/files/?dir=/Shared/Aquilenet-administration/Compta/adhesions)  
35
  - [coopanet](http://www.coopanet.coop) , Code utilisateur E145498P  
36
  - [collect online](http://collect.online)  
37 834
  - [[dolibarr]]  
38 879 youpi
  - Il y a aussi un [bac à sable dolibarr](https://dolibarr2.aquilenet.fr/)
39 941 pizzacoca
  - [[appli_generation_factures|Application django de génération des factures]]
40 951 youpi
  - les infos publiques envoyées à db.ffdn.org: (http://dolibarr.aquilenet.fr/isp.json)
41 877 youpi
42 834
## Doc
43 877 youpi
44
**Tout se passe sur dolibarr**
45 834
46 949 youpi
juste pour info, [Installation d'un nouveau dolibarr](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Installation_dolibarr) , et la liste des dépôts où on stocke nos scripts (référencée aussi sur https://www.ffdn.org/wiki/doku.php?id=formations:compta#travaux_de_la_fede)
47 950 youpi
    * http://git.aquilenet.fr/tools.git             scripts web pour générer des formulaires d'inscription , installé sur gaia:/srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin
48
    * http://git.aquilenet.fr/tools-dolibarr.git    scripts dolibarr pour valider une inscription et les scripts de compta , installé sur hera:/usr/share/dolibarr/scripts/aquilenet
49
    * http://git.aquilenet.fr/htdocs-dolibarr.git   pour gérer les lignes ADSL de manière sympa dans Dolibarr , installé sur hera:/usr/share/dolibarr/htdocs/aquilenet
50
    * http://git.aquilenet.fr/adherents.git         pour l'espace adhérents, en dolibarr aussi, installé sur hera:/srv/adherents
51 834
52
Les mails sont envoyés à tresorier@aquilenet.fr qui est un alias pour la liste tresorier@listes.aquilenet.fr qu'on peut gérer sur https://listes.aquilenet.fr/sympa/admin/tresorier
53 877 youpi
54
Ancien svn, n'est plus utilisé désormais  
55 834
svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/factures-fournisseurs  
56
svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/adhesions
57
58
Il est sans doute utile d'aller consulter d'abord la doc de FDN: https://wiki-adh.fdn.fr/wiki/documentation:notions_de_comptabilite pour comprendre les principes des comptes comptables. Il y a aussi eu un exposé à l'AG 2015 de la FFDN: http://www.aquilenet.fr/docs/compta.pdf
59
60
Voici ci-dessous le plan comptable. Quand on ajoute ou modifie une entrée, il faut penser à mettre à jour (TODO: factoriser dans aquilenet.lib.php):
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62 834
* le numéro de Réf. du compte en question bien sûr  
63 877 youpi
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* dans compte\_adherent() dans aquilenet.lib.php  
65
* dans soldes\_accounts(), et tout en bas, dans compta-asso.php  
66
* dans aquilenet.lib.php  
67 834
* dans dolibarr.php
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69 834
* 05... : Compte de la ligne ADSL 05... Ne fait pas vraiment partie du plan comptable, on ne fait que faire passer les virements par ce compte pour y rassembler tout ce qui concerne une ligne ADSL donnée.  
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71
* 12000000 : Compte de bilan  
72
* 1200xxxx : Compte d'exercice de l'année xxxx  
73
* 40100001 : Fournisseur Online.net  
74
* 40100002 : Fournisseur Bookmyname  
75
* 40100003 : Fournisseur divers  
76
* 40100004 : Fournisseur FDN  
77
* 40100005 : Fournisseur Syntis  
78
* 40100006 : Fournisseur Kazar  
79
* 40100007 : Fournisseur Cogent  
80
* 40100008 : Fournisseur Anteor  
81
* 40100009 : Fournisseur Orange  
82
* 40100010 : Fournisseur RIPE  
83
* 40100011 : Fournisseur OVH  
84
* 41100xyz : Compte de l'adhérent.e xyz  
85
* 41101000 : Donateur divers  
86
* 41101001 : Clients divers  
87
* 41102xyz : Compte du client xyz  
88
* 51120000 : Remise de chèque  
89
* 51190000 : Prélèvements  
90
* 51200001 : Crédit coopératif  
91
* 53140000 : Caisse  
92
* 60000000 : Charge Lignes ADSL  
93
* 60400001 : Charge dedibox  
94
* 60400002 : Charge nom de domaine  
95
* 60400003 : Charge hébergement  
96
* 60400004 : Charge IP  
97
* 60400005 : Charge transit  
98
* 60630000 : Charge matériel petit équipement  
99
* 21830000 : Charge matériel informatique  
100
* 60700000 : Charge marchandise goodies  
101
* 60700001 : Charge marchandise briques  
102
* 61100000 : Charge installation  
103
* 61600000 : Charge assurance  
104
* 62310000 : Charge annonces et insertions  
105
* 62360000 : Charge stickers  
106
* 62610000 : Charge timbres et frais postaux  
107
* 62620000 : Charge livraison  
108
* 62700000 : Charge service bancaire  
109
* 62800000 : Charge Diverses  
110
* 63500000 : Charge taxe achat étranger  
111
* 70400000 : Produit installation  
112
* 70600000 : Produit lignes ADSL  
113
* 70600001 : Produit VPN  
114
* 70700000 : Produit marchandise goodies  
115
* 70700001 : Produit marchandise briques  
116
* 70830000 : Produit hébergement  
117
* 70830001 : Produit transit  
118
* 70830002 : Produit stockage  
119
* 70830003 : Produit IP  
120
* 74000000 : Produit cotisations  
121
* 76000000 : Produit parts CC  
122 834
* 77000000 : Produit Dons
123 877 youpi
124 834
## En résumé,
125 877 youpi
126 834
  - Pour les comptes en banque et tiers (adhérent.e.s, fournisseurs), c'est négatif quand on leur a donné de l'avance de sous, et c'est positif quand on leur en doit (i.e. on est du côté "banquier" \!) Ainsi:
127 877 youpi
128 834
* C'est donc normal que les comptes en banque soient négatif, au contraire: c'est la banque qui nous doit des sous :) C'est exactement l'opposé de ce qui apparaît dans le compte chez la banque.  
129 877 youpi
130
* Si un.e adhérent.e est strictement négatif, il nous doit des sous, il faut lui prélever.  
131
* Si un.e adhérent.e est strictement positif, c'est qu'il a payé des trucs pour l'asso. Soit on lui rembourse, soit on ne lui prélève pas quelques mois.  
132
* Si un fournisseur est strictement positif, c'est qu'on lui doit des sous, il reste une facture impayée.  
133 872 pizzacoca
* Si un fournisseur est strictement négatif, c'est qu'on lui a donné trop de sous \! Il faut régulariser.
134 877 youpi
135
  - Pour les comptes de charge et de produit, c'est plus habituel:
136
137
* Une charge, c'est des sous en moins qui vont alimenter un fournisseur  
138
139
* Un produit, c'est des sous en plus qui viennent d'adhérent.e.s.
140
141
  - Pour les comptes en banque, on doit faire le "rapprochement" avec le relevé de compte. **Attention**, rapprocher rend l'écriture inchangeable. Il ne faut donc rapprocher qu'avec le relevé de compte confirmant l'opération sous les yeux.
142 834
143
Par exemple, voici pour un don et pour un paiement de facture:
144 877 youpi
145 834
## Don
146
147
Par un.e adhérent.e
148 877 youpi
149
  - On vire le montant depuis son compte vers le compte produit don.Il nous doit donc maintenant des sous.
150
  - Le virement ou prélèvement est ordonné, on vire le montant depuis le
151
  - compte bancaire vers le compte de l'adhérent.e. Il ne nous doit plus de sous.
152 834
  - Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
153 877 youpi
154 864 pizzacoca
Si c'est une personne qu'on ne reverra pas souvent, on peut utiliser le  
155 834
compte "Donateur divers" à la place du compte d'un compte d'adhérent.e.
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157 834
## Facture
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Un fournisseur nous envoie une facture pour un service
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161
  - On vire chaque élément de la facture depuis le compte de charge correspondant vers le compte de fournisseur. On lui doit donc des sous.
162
  - Lorsque l'on paie la facture, on vire le montant depuis le compte fournisseur vers le compte bancaire. On ne lui doit plus de sous.
163
  - Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
164
  - Lors d'un virement fait à un fournisseur on indique le numéro de facture (numéro invoice pour cogent par exemple)correspondant dans les trois champs 
165
  - \> \> motif du virement
166
  - \> \> Référence de l'opération
167
  - \> \> Référence de bout en bout
168 864 pizzacoca
  - Contacts Facturation Cogent : N° +33 (0) 1 49 03 18 00 billingeu@cogentco.com
169 877 youpi
170 834
## A faire chaque mois
171 877 youpi
172 834
  - voir les TODO sur https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Todolist_mensuelle
173 877 youpi
174 834
  - Attention, en Janvier, ne faire d'abord que les opérations concernant Décembre, puis faire la compta annuelle, puis faire les opérations concernant Janvier
175 877 youpi
176 915 youpi
  - **Vérification rejets de prélèvement :**
177 913 youpi
> * Vérifier sur collect.online s'il y a eu des rejets sur le dernier prélèvement: depuis la page d'accueil, le bouton "Traiter" à droite de "impayées" en rouge (même s'il indique 0, il peut y en avoir...)
178 921 pizzacoca
> * * * S'il y a effectivement un prélèvement S-MONEY correspondant, utiliser cette date-là pour réaliser des virements inverses entre les adhérents concernés et le compte du crédit coopératif (sur coopanet ça apparait éventuellement comme un prélèvement S-MONEY), qui du coup doivent de nouveau la créance. 
179
> * * * Sinon, c'est que le prélèvement n'a même pas été essayé, mettre la même date que le prélèvement. dans ce cas baisser d'autant le montant du prélèvement global des adhérents (Prélèvements adhérents XX/XXXX) et virer depuis les comptes des adhérents concernés vers le compte prélèvements.
180 834
> * * Augmenter d'autant le prélèvement suivant, et vérifier avec l'adhérent pour que le prélèvement puisse se faire
181 915 youpi
182
  - **Rapprochement :** 
183 895 blagoi.iakov
> * Aller sur https://www.credit-cooperatif.coop/Entreprises/Banque-au-quotidien/Coop-access et sur https://dolibarr.aquilenet.fr/compta/bank/account.php?account=1, 
184 834
> * Enrichir dolibarr des opérations visibles sur coopaccess
185 912 youpi
> * * Attention, les prélèvements et virements S-MONEY correspondent ou non à notre gros prélèvement qui en est la somme. Vérifier dans la partie "facture" de collect.online le prélèvement qui correspond aux frais bancaires, et les autres qui sont des impayés.
186 891 pizzacoca
> * Vérifier le sens des opérations non rapprochées
187
> * Vérifier que la ligne "solde actuel" dolibarr est égale au solde sur coopacces
188
> * Cliquer sur le bouton rapprocher pour accéder à la page de rapprochement.
189
> * rapprocher les opérations (idéalement toutes celles affichées) en renseignant la date du jour (on ne prend pas la peine d'indiquer le type d'opération)
190 877 youpi
191 834
  - Enercoop
192 877 youpi
193 834
* S'il y en a une nouvelle, récupérer la facture bimensuelle sur https://espace-client.enercoop.fr/mon-espace/accueil/#bienvenue  
194 877 youpi
195
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Enercoop-<date>-NATLFAC\_xx\_xxxxxxxx.pdf  
196
* Passer le montant en charge d'hébergement (vers fournisseurs divers), intitulé "Facture enercoop NATL\_FACxx-xxxxxx" comme sur la facture  
197 834
* si une facture Enercoop a été prélevée, passer de fournisseur divers vers le compte credit cooperatif "Prelevement enercoop NATL\_FACxx-xxxxxx" (ller trouver le N° de facture corrrespondant dans le cloud)
198 877 youpi
199 834
  - Cogent
200 877 youpi
201 834
* Enregistrer la facture  
202 877 youpi
203 834
* **Payer** la facture
204 877 youpi
205 834
  - Syntis
206 877 youpi
207 834
* N'a pas lieu en ce moment, on n'héberge rien chez lui actuellement.
208 877 youpi
209 834
* Récupérer la facture pour l'hébergement sur https://client.syntis.net  
210 877 youpi
211
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Syntis-<date>-Fxxxxxx.pdf  
212
* Passer le montant en charge d'hébergement, intitulé "Quart de baie etc." comme sur la facture  
213 834
* Virer le montant de la facture à Syntis (à la fois sur coopanet et sur dolibarr) en mettant le numéro de facture dans l'intitulé, virer également 0.20€ depuis charge services bancaires "frais prélèvement SEPA"
214 877 youpi
215 917 pizzacoca
  - saya  	fatiha.sabri@20-16.fr
216 877 youpi
217 937 youpi
* Établir une facture (**Facturer**) l'hébergement et le virer du compte client Saya au compte produit hébergement (**Charger**), attention à la cotisation en novembre  
218 877 youpi
* Ils nous virent le paiement.  
219
220 834
  - L@BX
221 877 youpi
222 938 youpi
* **charger**: Virer le produit d'hébergement du L@BX (60€) : depuis le compte de Pierre Bourdin vers le comte Produit Hébergement.  
223 877 youpi
224 834
* **Facturer** au nom du L@BX pour la moitié, Pierre paie l'autre personnellement.
225 877 youpi
226 834
  - Guix
227 877 youpi
228 937 youpi
* **Facturer** et **charger** l'hébergement du serveur (75€), plus la cotisation en novembre
229 877 youpi
230 834
  - Rosedor
231 877 youpi
232 937 youpi
* **Facturer** et **charger** l'hébergement du service Rosedor (260€), plus la cotisation en avril et comme on a du retard, en novembre 2018, facturer cette cotisation 2018 (15), elle est déjà notée dans sa fiche dolibarr et le compte de compta
233 943 pizzacoca
Mail à envoyer à sophie.ouvrard@rosedor.fr (gestion de la téléphonie) et helene.geneste@rosedor.fr (compta)
234 877 youpi
235 834
  - C-P Prod
236 877 youpi
237 937 youpi
* En Novembre, **facturer** et **charger** 1 an de VM à 30€/mois, donc 360€, plus la cotisation.  
238 877 youpi
239 937 youpi
* En Avril, **facturer** et **charger** 1 an de VM à 20€/mois, donc 240€
240 877 youpi
241 923 youpi
  - CoopAlpha / Mukt
242
243
* En octobre, **facturer** 1 an d'hébergement mezzanine à 20€/mois, donc 240€
244 924 youpi
* Ils paient par virement
245 923 youpi
246 834
  - Elidée
247 877 youpi
248 937 youpi
* **Facturer** et **charger** l'hébergement du serveur (100€), plus la cotisation vers décembre.
249 877 youpi
250 834
  - Nothing to Hide
251 877 youpi
252 937 youpi
* En Décembre, **facturer** et **charger** 1 an de préfixe IPv4 à 128€ et 1 an de transit à 240€, et une cotisation de 20€.
253 877 youpi
254 834
  - Nom de domaine
255 877 youpi
256 834
* En juin ou juillet, renouveller sur https://www.bookmyname.com/ : depuis la page d'accueil, cliquer sur la partie "gérer", puis "Liste de vos noms de domaine", puis cocher tous les domaines aquilenet, puis choisir l'action "Renouveler des noms de domaine", payer, faire les virements correspondant.  
257 877 youpi
258
* Le mois d'après, **récupérer** la facture  
259 834
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/bookmyname-<date>-xxxxxx.pdf
260 877 youpi
261 834
  - Lignes ADSL
262 877 youpi
263 834
* **Récupérer** les dernières factures sur https://vador.fdn.fr/adherents (Informations Administratives / Prélèvements), L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/FDN-<date>-xxxxxx.pdf  
264 877 youpi
265 902 pizzacoca
* Si ça n'a pas déjà été fait pendant le rapprochement, virer le montant correspondant de FDN au crédit coopératif  
266 834
* Vérifier que la balance FDN retombe à 0 après leur dernière facture, sauf exceptions: fin juillet (donc juin inclus):
267 877 youpi
268 881 youpi
* donc au total +0€
269 877 youpi
270 834
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php
271 877 youpi
272 834
* S'assurer que les lignes nouvelles ont bien leur date de début correct (voir sur https://vador.fdn.fr/adherents) et que le montant du premier prélèvement est correct sur collect.online  
273 877 youpi
274 834
* Cliquer sur les boutons charge (sauf pour les anciennes lignes et les lignes actuellement en construction, pour lesquelles il faut regarder le détail de ce qu'il y a à faire)
275 877 youpi
276 834
* cela va:
277 877 youpi
278 884 youpi
* * Virer la souscription adhérent.e depuis le compte de la ligne vers le produit Lignes ADSL (Abonnement ligne xxx mois année)  
279
* * Virer la souscription adhérent.e depuis l'adhérent.e possédant la ligne vers le compte de la ligne.  
280
* * Virer la souscription FDN depuis la charge Lignes ADSL vers le compte de la ligne  
281
* * Virer la souscription FDN depuis le compte de la ligne vers le fournisseur FDN
282 877 youpi
283 834
  - Contrats
284 877 youpi
285 834
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/contrats.php  
286 877 youpi
287 834
* Cliquer sur les boutons charge des contrats où l'échéance est passée (elle est écrite en rouge). Cela va virer la souscription depuis le compte de l'adhérent.e vers le compte de produit correspondant.
288 877 youpi
289 834
  - Adhésions
290 877 youpi
291 834
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/cotisations.php
292 877 youpi
293 834
* pour chaque adhérent.e apparaissant dans la liste (qui sont ceux avec cotisation en retard):
294 877 youpi
295 918 youpi
* * S'il y a un RIB, on va prélever nous-même, donc cliquer sur le bouton charge, ce qui
296 877 youpi
297 918 youpi
* * * Vire la cotisation annuelle ou mensuelle depuis l'adhérent.e vers le produit Cotisations.  
298 877 youpi
299 918 youpi
* * * Ajoute la cotisation dans l'adhérent.e.
300 877 youpi
301 918 youpi
* * S'il n'y a pas de RIB, on ne sait pas s'il y a lieu d'établir une cotisation, donc cliquer sur le bouton Rappel pour envoyer un mail à l'adhérent.e. Attention: si l'adresse e-mail est en @aquilenet.fr, il faut vérifier si l'adhérent.e relève bien ses mails, et sinon, lui envoyer un courrier papier.  
302 877 youpi
303 834
* Résilier les retardataires répétés.
304 877 youpi
305 834
306 897 pizzacoca
  - Prélèvements & **injection dans dolibarr**
307 877 youpi
* Aller sur collect.online  
308 834
* Dans Echéances, faire sortir les échéances **du 10 du mois courant au 10 du mois suivant**, cliquer sur Exporter . Attendre quelques secondes, le fichier devrait apparaitre dans la liste obtenue avec "Vos demandes d'export". Attention à bien prendre le bon fichier :) a priori le plus récent est en haut.
309 877 youpi
* Tester le résultat des prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/test_prelevements.php  
310 897 pizzacoca
* Vérifier que ça retombe bien à zéro sinon identifier les raisons
311 898 pizzacoca
* * C'est un prélèvements dans collect.online à corriger (le corriger)
312
* * Une erreur existe dans dolibarr (montant d'abonnement, cotisation, sens de paiement ...)
313
* * Situation temporaire (avance ou retard de paiement), dans ce cas documenter dans le champ commentaires de la fiche de compte dolibarr, en précisant la date de régulation prévue. Faire éventuellement un mail à l'adhérent si une action de sa part est requise.
314 896 pizzacoca
* **Refaire** un nouvel export, le re-télécharger et refaire le test d'import.
315 877 youpi
* Injecter vraiment les prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/import_prelevements.php  
316 905 pizzacoca
* Vérifier dans l'ensemble des comptes que les adhérent.e.s sont bien retombés à 0. Quand ce n'est pas le cas, modifier le champ Commentaire du compte bancaire correspondant pour noter pourquoi.
317 877 youpi
318 904 pizzacoca
## Factures
319 877 youpi
320
* Établir une facture ADSL pour ceux qui en ont besoin :
321
322
* (Utopia (cotisation en août), envoyer à bordeaux@cinemas-utopia.org et à Patrick Troudet \> besoin facture mensuelle  
323 939 pizzacoca
* Charlotte Lewden (cotisation en octobre... et MEEERDE ! , elle sera à faire en novembre celle-là aussi),  
324 902 pizzacoca
* Librairie Permaculturelle (cotisation en janvier), \>  échéancier début aout au nom de "Association Ressources-permaculture"   
325 877 youpi
* Attitudes et Marques (cotisation en Mars) -\> veut bien un échéancier annuel  
326 905 pizzacoca
* Loïc Prud'homme (envoyer à contact@loicprudhomme.fr - loic.prudhomme@assemblee-nationale.fr  & Tiphaine.Maurin@clb-an.fr -, la cotisation n'est pas à facturer); \> ok pour échéancier annuel
327 877 youpi
328 888 youpi
* **penser à mettre à jour:**
329 877 youpi
330 888 youpi
* * Le numéro de facture  
331
* * La date de facture  
332
* * La date dans la désignation  
333
* * La date du prélèvement
334 877 youpi
335
  - Vérifier les balances des comptes d'adhérent.e.s, de fournisseurs, et de clients.
336
337
  - Encaisser (les envoyer par courrier & ajouter dolibarr) les chèques qui restent en mettant le numéro de remise dans le virement
338
339
  - Lancer les rappels de prélèvements depuis https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/rappel_prelevements.php
340
341
  - En janvier, faire la compta annuelle
342
343
## Anciennes procédures
344 834
345
conservées ici seulement pour historique.
346 877 youpi
347 834
  - Dedibox
348 877 youpi
349 834
* Récupérer la facture pour la dedibox sur https://console.online.net/  
350 877 youpi
351
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Online-<date>\_facture-xxxxxx.pdf  
352
* Lancer php5 online.net.php xxxxxx YYYY-MM-DD pour l'enregistrer dans dolibarr  
353
* Pour l'instant c'est sacha qui paie la facture.  
354 834
* Le script ci-dessus s'occupe de toutes façons de noter le prélèvement, il n'y a rien de plus à faire.
355 877 youpi
356 850 loris.hilaire
* Lancer php5 prelevements.php 2\> /dev/null  
357 877 youpi
358
* ça génère la suite de commandes php5 à lancer (du genre php5 prelevement.php "Prénom Nom" montant "PLVT P NOM ADSL MM/YY"), les lancer, sauf éventuellement ceux qui n'ont pas lieu (e.g. ouverture de ligne fraîche). Attention, cela effectue le virement dans dolibarr, il faut faire donc attention à ne pas lancer le même plusieurs fois.  
359
* Corriger: pour Bernard Imhaus il faut un prélèvement le 8 du mois suivant, sinon ya pas les sous  
360 834
* Compiler le tout, envoyer au crédit coopératif par fax (0556983013)
361 877 youpi
362
## À faire chaque année
363 834
364
Faire le bilan d'exercice:
365 877 youpi
366
  - Créer un compte de référence 120020xx, de libellé "Exercice 20xx", de type "Compte bancaire épargne/placement", puis le modifier pour désactiver la fonction de rapprochement.
367
  - Vider chaque compte produit et charge vers ce compte, à l'aide de virements "Exercice 20xx Charge truc". Cela remet donc à zéro tous les comptes de produit et charge.
368
  - En faire un bilan d'exercice dans sous.ods
369 837 youpi
  - Virer l'exercice sur le compte "Bilan", "Exercice 20xx"
370 834
371
Faire le bilan comptable (inverser tous les signes pour que ce soit plus intuitif à comprendre) dans sous.ods
372 877 youpi
373 834
  - Actif:
374 877 youpi
375 834
* les comptes courants et épargnes vont en actifs.  
376 877 youpi
377 843 pizzacoca
* les comptes tiers **négatifs** vont en créances (on devrait recevoir ces sous-là un jour)
378 877 youpi
379 834
  - Passif:
380 877 youpi
381
* Le compte "Bilan" (avant virement de l'exercice de l'année) va dans "Exercices passés"  
382
383
* les comptes tiers **positifs** vont en passif (on a encore ça à payer) courant ou non courant, selon que c'est temporaire ou non.
384 834
385
Vérifier que les deux totaux correspondent
386 857 youpi
387 834
Mettre à jour sous.ods:
388 877 youpi
389
  - Télécharger <a href="https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/export_sous.php" download="sous.csv">sous.csv</a>
390
  - ouvrir sous.csv en n'utilisant **que** le point-virgule comme séparateur
391
  - copier/coller dans la feuille adhérents\_import
392
  - mettre à jour la feuille historique depuis la feuille Situation
393
  - mettre à jour les graphes dans la feuille Graphes
394 834
  - Vérifier les feuilles Situation et Bilan mensuel, imprimer.
395 877 youpi
396 834
## Nouvel.le adhérent.e
397
398 870 pizzacoca
Sur réception d'une demande d'adhésion
399 877 youpi
400
  - Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.
401
  - Corriger éventuellement des typos ou ajouts à la main sur le formulaire (majuscules, type d'adherent, numero de tel, adresse mail)
402
  - Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvel_adherent.php, cela crée l'adhérent.e dans dolibarr, et du coup aussi dans LDAP, et donc une adresse mail etc., ainsi qu'un compte de compta tiers pour lui, ça l'inscrit à asso@listes.aquilenet.fr, et ça lui maile une bienvenue
403 942 youpi
  - S'il y a une commande de VPN, ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
404
  - * Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main: aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe. Utiliser `mkpasswd -m sha-512` pour le crypter, et alors la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."
405
  -  * Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
406 877 youpi
  - Dans les comptes, virer depuis son compte d'adhérent.e vers le "produit cotisations" le droit d'entrée ou la cotisation, titre "Cotisation Machin Truc 2011"
407
  - Dans sa fiche dolibarr adhérent.e, ajouter l'adhésion dans l'onglet adhésions
408 834
  - puis, selon le mode de règlement:
409 877 youpi
410 834
* Si c'est un chèque, virer depuis le compte de remises vers son compte  
411 877 youpi
412
* Si c'est en liquide, virer depuis la caisse vers son compte  
413
* Si c'est un virement, virer depuis le compte bancaire vers son compte (et rapprocher plus tard)  
414 834
* Si c'est un prélèvement, voir ci-dessous.
415 877 youpi
416 870 pizzacoca
  - Si l'adresse e-mail n'a pas été précisée, envoyer une lettre de bienvenue papier. Voir le courrier type dans le cloud dans adhesions
417 877 youpi
418 834
  - S'il y a un mandat
419 877 youpi
420 834
* Archiver le mandat original.  
421 877 youpi
422 834
* Ajouter l'adhérent.e dans la partie prélèvement de collect.online, On utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
423 877 youpi
424 834
* Si c'est juste une adhésion ou un abonnement VPN, faire un prélèvement régulier annuel ou mensuel  
425 877 youpi
426 834
* Si c'est un abonnement ADSL, on crée l'échéancier plus tard, une fois la ligne effectivement construite.
427 877 youpi
428 834
  - S'il y a une souscription à une ligne ADSL
429 877 youpi
430 834
* Toute la compta est faite automatiquement par le script, il y a juste à archiver la demande dans le cloud  
431 877 youpi
432
* [Vérifier l'éligibilité de la ligne](https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi) et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total  
433
* Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter *toutes* les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.  
434 834
* Envoyer un aimable mail de confirmation à suivi-adsl at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr pour permettre d'identifier la ligne ne pas oublier de préciser qu'il vient d'"aquilenet", donner le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent.
435 877 youpi
436 834
* Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP, noter IPv4, préfixe IPv6, login et mot de passe (lisibles aussi sur http://vador.fdn.fr/adherents) dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne, et forwarder le mail à l'abonné en corrigeant un peu.  
437 877 youpi
438 834
* Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
439 877 youpi
440 834
* Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence  
441 877 youpi
442
* Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone  
443 834
* Quand l'ouverture de ligne est effective,
444 877 youpi
445 885 youpi
* * forwarder le mail à l'abonné  
446
* * aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,  
447
* * créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec un premier prélèvement manuel correspondant aux FAS + mois partiel, et le prélèvement automatique mensuel.  
448
* * Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:
449 877 youpi
450 834
* La référence et le libellé du compte de compta  
451 877 youpi
452 834
* Dans la Note de l'adhérent.e
453 877 youpi
454 834
  - S'il y a une commande de VPN,
455 877 youpi
456 834
* Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
457 877 youpi
458
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0  
459
ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1  
460 834
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
461 877 youpi
462 852 youpi
où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers).
463 877 youpi
464 834
  - Archiver le tout: scanner tous les documents, ajouter au cloud, dans adhesions
465 877 youpi
466
  - FIXME: broken, Sur l'atelier, ajouter l'adhérent.e au projet aquilenet.
467
468
## Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e
469
470 907 youpi
  - Sur hera, lancer la récupération de la clé à partir du fingerprint:
471 877 youpi
472 944 youpi
sudo -u www-data gpg --keyserver pgp.mit.edu --homedir /srv/adherents/.gnupg/ --recv-key XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
473 877 youpi
474 907 youpi
  - Retrouver l'adhérent dans Dolibarr, suivre le "lien tiers Dolibarr", aller dans la fiche, la modifier, découper le fingerprint complet de la clé GPG en 4 paquets de 10 chiffres hexa, les mettre dans les cases Id professionnel 1 à 4.
475 877 youpi
476
## Nouveau mandat
477 837 youpi
478 834
Sur mandat arrivé après la demande d'adhésion ou mise à jour,
479 877 youpi
480 834
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , pour pouvoir faire un copier/coller des numéros iban et bic  
481 877 youpi
482
* Copier/coller dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouveau_mandat.php  
483
* Archiver le mandat.  
484
* Si c'est juste un changement de compte, dans collect.online, modifier juste dans le débiteur le numéro de compte.  
485
* Si c'est un nouveau service pour un débiteur existant, avec le même compte, dans collect.online, ajouter l'échéancier.  
486 834
* Si c'est un nouveau débiteur, ajouter l'adhérent.e dans collect.online, on utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
487 877 youpi
488
## Nouvelle ligne ADSL
489 834
490
Sur souscription de ligne ADSL pour un.e adhérent.e existant.
491 877 youpi
492 834
* [Vérifier l'éligibilité de la ligne](https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi) et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total, cela permet notamment de savoir si c'est un numéro actif ou inactif.  
493 877 youpi
494
* Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter *toutes* les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.  
495
* Envoyer un mail de confirmation à suivi-adsl at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr avec comme informations dans le corps "aquilenet", le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent. Ce n'est pas un traitement automatique, rédiger le mail correctement.  
496
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.  
497
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste vpn@, et ajoute l'éventuel mandat  
498
* Ajouter, s'il.elle n'y est pas déjà, l'adhérent.e dans collect.online, la référence d'adhérent.e est lisible en allant cherche l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.  
499 834
* Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
500 877 youpi
501 834
* Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP, noter IPv4, préfixe IPv6, login et mot de passe (lisibles aussi sur http://vador.fdn.fr/adherents) dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne, et forwarder le mail à l'abonné en corrigeant un peu.  
502 877 youpi
503 834
* Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
504 877 youpi
505 834
* Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence  
506 877 youpi
507
* Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone  
508
* Quand l'ouverture de ligne est effective,
509
510 885 youpi
* * forwarder le mail à l'abonné  
511
* * aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,  
512
* * créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant. Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour inclure les FAS + mois partiel.  
513
* * modifier l'échéancier pour ajouter la cotisation annuelle s'il n'y en a pas déjà  
514
* * Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:  
515
* * La référence et le libellé du compte de compta  
516
* * Dans le champ note de l'adhérent
517 834
518 841 blagoi.iakov
Oui, c'est cracra de mettre le montant, il faudrait faire un lookup dans la base des tarifs (TODO). Pour l'instant c'est plus simple ainsi.
519 877 youpi
520 840 youpi
## Migration ligne ADSL à Liazo
521 834
522
Lorsqu'un adhérent demande à migrer sa ligne vers Liazo.
523
524
La migration sera effective au début du bimestre suivant seulement (si on commande avant le 15 du deuxième mois du bimestre en cours, sinon c'est encore après).
525 877 youpi
526 849 blagoi.iakov
* Dans l'espace adhérent chez FDN, retrouver la ligne, et cliquer sur "Changer le débit ou l'option"  
527 877 youpi
528
* Choisir l'option voulue: dégroupage total ou non.  
529
* Renommer le compte de compta de la ligne en "Reconstr Ligne 0123456789".  
530
* Corriger son option, du genre 80MLiazoOrange (pas de dégroupage) ou 80MLiazoOrangeNu (dégroupage total).  
531 834
* On reçoit régulièrement des mails pour la progression de la construction.
532 877 youpi
533 834
* Quand on reçoit le mail parlant du changement de login, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans le champ Commentaire de la ligne.  
534 877 youpi
535
* Si on reçoit un mail parlant du changement de numéro de téléphone, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans la ligne (à la fois la référence et le nom du compte) et dans la note de l'abonné  
536 834
* Une fois la construction faite, facturer les frais de migration à la fin du mois suivant.Modifier l'échéancier (l'adhérent.e sera prévenu par un script après avoir réalisé l'injection)
537 877 youpi
538 834
* Avant de faire la première facturation au nouveau tarif:
539 877 youpi
540 886 youpi
* * corriger les tarifs client/fournisseur  
541 877 youpi
542 886 youpi
* * Si c'est un dégroupage total, mettre à jour le numéro de la ligne
543 877 youpi
544 886 youpi
* * * Dans la référence et le libellé du compte de compta  
545 877 youpi
546 886 youpi
* * * Dans la Note de l'adhérent.e
547 877 youpi
548 886 youpi
* * Renommer le compte de compta en "Ligne 0123456789"  
549 877 youpi
550 886 youpi
* * corriger le montant de prélèvement sur collect.online
551 877 youpi
552
## Réception de cotisation
553
554
  - Dans le module adhérents
555
556
* retrouver l'adhérent.e dans la liste,  
557
558
* aller dans l'onglet adhésions/cotisations  
559
* ajouter l'adhésion: mettre comme fin un jour avant l'anniversaire suivant.
560
561
  - Répercuter l'adhésion dans la compta en virant depuis l'adhérent.e vers le produit cotisation
562
  - Encaisser le montant (chèque: voir ci-dessous, liquide: passer sur le compte d'un trésorier qui se fait prélever et qui encaissera le liquide)
563
564
## Encaisser un chèque
565 834
566
Pour éviter d'en envoyer tous les 36s du mois, plutôt que virer directement depuis le compte bancaire, on vire temporairement depuis un compte "Remises de chèques".
567 877 youpi
568
  - Vérifier l'ordre du chèque.
569
  - Signer le chèque au dos
570
  - Virer depuis le compte de l'adhérent.e vers le compte "Remises de chèque". Ainsi on sait que l'adhérent.e a payé, mais il nous reste des chèques à encaisser, stockés sur une étagère.
571
  - Lors du dépôt d'une remise des chèques qui se sont entassés, virer le montant total de la remise de chèques depuis le compte bancaire vers le compte de remises de chèque, avec le numéro de remise pour rapprocher facilement
572 834
  - Quand confirmé, rapprocher.
573 877 youpi
574 834
## Résilier une ligne ADSL
575 877 youpi
576
  - Charger sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/adsl.php les derniers mois complets
577
  - Renommer le compte de compta de la ligne en "Résiliation Ligne xxxx"
578
  - La facturation chez Nerim est bimensuelle, donc il faut faire remonter la demande au suivi-adsl at fdn dot fr avant le 15 du deuxième mois du bimestre, pour éviter de payer un autre bimestre pour l'ADSL. Il vaut mieux faire remonter le plus tôt possible pour éviter de payer la partie transit de FDN.
579
  - mailer donc suivi-adsl arobase fdn point fr en donnant simplement le numéro de ligne et le nom de l'adhérent.e pour vérification, avec la date de résiliation souhaitée.
580 887 youpi
  - Lorsque la compta FDN est faite pour le dernier mois (qui comporte éventuellement une partie abonnée et une partie relicat facturée à prix coûtant), faire la compta pour la ligne à la main (TODO: automatiser):
581 877 youpi
582 929 youpi
*****
583 928 youpi
584 940 pizzacoca
### Facture mois plein
585
586 930 youpi
* Pour les mois avant le mois où la résiliation est effective (donc les mois où le service a été permanent)
587 936 youpi
* * Utiliser le lien "charge" pour charger ces mois entiers. Il faut enlever temporairement le mot "Résiliation " pour que le script accepte de faire la charge automatiquement.
588 834
589 940 pizzacoca
### Facture du mois de résiliation
590
591 930 youpi
* Pour le mois pendant lequel la résiliation a lieu (donc le mois où le service est donc partiel)
592 927 youpi
* * On ne veut prendre de marge que sur la période où il y a effectivement eu un service. Il faut donc compter combien cela fait:
593
* * * notre marge: (tarif Aquilenet - tarif FDN) \* prorata du mois abonné)
594
* * Et y ajouter ce que FDN nous a fait payer
595
* * Facturer cela
596 940 pizzacoca
597
### Facture des mois post résiliation
598 927 youpi
599 930 youpi
* Pour les mois après le mois où la résiliation a été effective (donc le mois où il n'y a aucun service)
600 927 youpi
* * Facturer juste ce que FDN nous a fait payer
601 928 youpi
602 929 youpi
*****
603 927 youpi
604
* Pour facturer:
605
* * Virer ce montant de la ligne ADSL vers le produit ADSL  
606
* * Virer ce montant de l'adhérent.e vers la ligne ADSL  
607
* * Virer le montant FDN de la charge ADSL vers la ligne ADSL  
608 931 youpi
* * Virer le montant FDN de la ligne ADSL vers le fournisseur FDN.  
609 877 youpi
* Établir le prélèvement des derniers mois à la main sur collect.online.  
610 933 youpi
* S'il n'a plus d'abonnement, supprimer le numéro de compte dans la fiche tiers de l'adhérent  
611 877 youpi
* Renommer le libellé du compte de la ligne en "Ancienne Ligne xxxx"  
612 834
* Ajouter à la fin de la Ref. du compte de la ligne ".0" (ou plus), et mettre à jour la référence dans la Note de l'adhérent.e (c'est pour le cas où un autre adhérent reprendrait cette même ligne, pour que ça soit vraiment un autre abonnement).
613 946 youpi
* Une fois la dernière échéance passée, désactiver l'échéancier chez collect.online : modifier l'échéancier pour bloquer tous les mois (vraiment le modifier, pas juste bloquer des échéances précises 
614 947 youpi
* S'il n'a plus d'abonnement, désabonner de la liste adsl@
615 877 youpi
616
## Nouveau VPN
617 834
618
Sur souscription de VPN pour un.e adhérent.e existant.
619 877 youpi
620
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.  
621 834
622
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste vpn`, et ajoute l'éventuel mandat: TODO: vérifier que le numéro de compte se retrouve bien enregistré, dans le tiers correspondant à l'adhérent.e, dans sa fiche.
623 942 youpi
  * ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
624
  * Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main: aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe. Utiliser `mkpasswd -m sha-512@ pour le crypter, et alors la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."  
625
  * Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
626 877 youpi
627
* Ajouter, s'il n'y est pas déjà, l'adhérent.e dans collect.online, la référence d'adhérent.e est lisible en allant cherche l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.  
628
* créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant. Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour le premier mois partiel.  
629
* corriger les prélèvements anniversaire pour y ajouter la cotisation.  
630 834
* Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
631 877 youpi
632 834
* Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
633 877 youpi
634
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0  
635
ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1  
636 834
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
637 877 youpi
638 834
où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers). Éventuellement il y a déjà un fichier `disponible.pour.ip.fixe` qui vient d'un précédent désabonnement.
639 877 youpi
640 834
## Ajouter une autre IP fixe à un VPN
641 877 youpi
642
* Si l'adhérent veut une 2e IP fixe, il suffit d'ajouter la route dans son /etc/openvpn/ccd sur  
643 834
iris et demeter:
644 877 youpi
645
iroute 185.233.101.m 255.255.255.255  
646 834
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:m::/64
647 877 youpi
648 834
## Résilier un VPN
649 877 youpi
650 834
* Sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php repérer le contrat  
651 877 youpi
652
* Charger éventuellement le dernier mois  
653
* Cliquer sur le contrat (2e colonne)  
654
* Cliquer sur le bouton Modifier en face de "Statut du service ... En service", pour clôturer le service.  
655
* Désactiver le login sur iris et demeter dans /etc/openvpn/password en mettant juste un \# en tête de ligne.  
656
* Renommer l'éventuel fichier dans ccd/ en disponible.pour.ip.fixe.xxx pour libérer l'IP  
657 834
* Désabonner de la liste vpn@
658 877 youpi
659
## Résilier un adhérent
660
661
* Dans la liste dans le module Adhérents, cliquer sur la croix rouge pour résilier.  
662
663
* Désinscrire de la [liste asso](https://listes.aquilenet.fr/sympa/review/asso)  
664
* Désactiver le compte ldap en changeant le mot de passe dans sa fiche adhérent.e dolibarr pour qu'il ne puisse plus se logguer.  
665
* Supprimer les comptes utilisateurs autres.  
666
* Enlever les permissions dans l'atelier.
667
668
## Ajouter de l'espace disque owncloud
669 834
670
TODO: automatiser la partie dolibarr
671 877 youpi
672
  - se logguer sur nextcloud avec son compte habituel (qui est dans le groupe admin, pour le vérifier aller dans paramètres et vérifier le(s) groupe(s))
673
  - Dans le menu en haut à droite, choisir Utilisateurs
674
  - retrouver l'utilisateur dans la liste
675
  - changer son quota
676
  - noter son uuid
677
  - sur sayanet, dans /home/aquilenet-backup/BackItUp/BackItUp.conf, ajouter l'uuid à la liste\_exclusions
678
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-owncloud", choisir la quantité en Go/an, ajouter, modifier éventuellement le tarif
679
  - valider
680
  - modifier le statut du service en l'activant avec comme date de terminaison 2099
681
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
682 834
  - établir le prélèvement automatique sur collect.online
683 877 youpi
684 922 youpi
## Ajouter une facturation de VM ou serveur à prix libre
685
686
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "heb-mezza" ou VM, mettre 1 unité.
687
  - changer le prix unitaire pour mettre le prix libre.
688
  - valider le contrat
689
  - activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
690
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
691
  - Créer la VM ou installer le serveur
692
693
694 834
## Ajouter du disque local pour une VM
695 877 youpi
696
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-local", choisir la quantité en Go/an.
697
  - valider le contrat
698
  - activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
699
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
700 834
  - Créer la VM
701 877 youpi
702 834
## Ajouter du disque NFS pour une VM
703 877 youpi
704
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-NFS", choisir la quantité en Go/an.
705
  - valider le contrat
706
  - activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
707
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
708 834
  - Voir https://atelier.aquilenet.fr/projects/infrastructure/wiki/NFS pour la création du volume, et mettre le quota.
709 877 youpi
710 834
## Supprimer du disque cloud, local ou NFS
711 877 youpi
712
  - [dans dolibarr](http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php) retrouver le contrat correspondant à la VM, cliquer sur le numéro de contrat.
713
  - Cliquer sur l'icône modifier à droite de "Statut du service", mettre la date de fin de service et cliquer sur Clôturer
714 834
  - Faire l'action adminsys correspondante.
715 877 youpi
716 834
## Et sourtout
717 877 youpi
718 834
Pour vérifier qu'il n'y a pas d'erreur, regarder la somme des soldes tout en bas de [la compta publique](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php), ça doit retomber à zéro.
719 877 youpi
720 834
## Supprimer un essai
721
722
On n'efface pas ce qui a existé réellement, mais on peut avoir besoin de supprimer un test.
723 877 youpi
724
  - Supprimer l'adhérent.e
725
  - Dans compta/tréso, Clients, choisir le client, regarder la fiche, supprimer
726 834
  - Supprimer le compte de compta
727 877 youpi
728 834
## Modifier les tarifs
729 877 youpi
730 834
  - Modifier dans sous.ods dans les recettes des produits.
731 877 youpi
732 834
* Dans gaia, /srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin, modifier eligibilite.cgi  
733 877 youpi
734
* Dans dolibarr, Services, modifier le/les services concernés  
735 834
* Dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/ , aller voir les lignes concernées, modifier le champ commentaire.
736 877 youpi
737
  - Dans les formulaires, modifier adsl-tail.inc, recompiler, commiter, svn up dans /srv/si/formulaires, copier adsl\*.pdf dans /srv/www/aquilenet.fr/docs/
738 834
  - Sur le site web, modifier http://www.aquilenet.fr/node/8
739 877 youpi
740
## Renommer quelqu'un
741 834
742
C'est galère et technique, mais pas impossible. Il faut (au moins, difficile d'être sûr qu'on n'ait rien oublié)
743 877 youpi
744
  - Dans sa fiche adhérent, changer nom/prénom, login, email
745
  - Sur hera, dans /home/vmail/aquilenet.fr, renommer le répertoire
746
  - Dans la fiche tiers dolibarr, change nom/prénom
747
  - Renommer son compte de compta, voire les écritures
748
  - Dans la liste des contrats, renommer au besoin (eh non dolibarr n'a pas l'air d'avoir d'interface pour ça, il faut le faire à la main en SQL...)
749
  - Renommer son accès vpn
750 834
  - Supprimer l'ancien utilisateur dans l'atelier