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Compta » Historique » Version 960

youpi, 30/11/2018 20:04

1 877 youpi
# Compta
2 834
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## Liens rapides dans cette page
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5 878 youpi
  - [Facture fournisseur](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Facture)  
6
  - [Compta mensuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#A-faire-chaque-mois)  
7
  - [Compta annuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#%C3%80-faire-chaque-ann%C3%A9e)  
8
  - [Nouvel.le adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-adh%C3%A9rente)  
9
  - [Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-cl%C3%A9-PGP-dune-adh%C3%A9rente)  
10
  - [Nouveau mandat](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-mandat)  
11
  - [Nouvelle ligne ADSL](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-ligne-ADSL)  
12
  - [Migration Ligne ADSL à Liazo](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Migration-ligne-ADSL-%C3%A0-Liazo)  
13
  - [Réception de cotisation](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9ception-de-cotisation)  
14
  - [Encaisser un chèque](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Encaisser-un-ch%C3%A8que)  
15
  - [Résilier une ligne ADSL](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-une-ligne-ADSL)  
16
  - [Nouveau VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-VPN)  
17
  - [Ajouter une IP fixe à un VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-une-autre-IP-fixe-%C3%A0-un-VPN)  
18
  - [Résilier un VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-VPN)  
19
  - [Résilier un adhérent](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-adh%C3%A9rent)  
20
  - [Ajouter de l'espace disque cloud](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-de-lespace-disque-owncloud)  
21
  - [Ajouter du disque local pour une VM](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-local-pour-une-VM)  
22
  - [Ajouter du disque NFS pour une VM](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-NFS-pour-une-VM)  
23
  - [Supprimer du disque](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Supprimer-du-disque-cloud-local-ou-NFS)  
24 880 youpi
  - [Renommer quelqu'un](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Renommer-quelquun)
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26 834
## autres liens
27
28 879 youpi
  - [TODO list mensuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Todolist_mensuelle)  
29
  - [[compta\_boiteaidées|TODO list un jour]]  
30
  - [La compta publique](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php)  
31
  - [La preuve par neuf de la compta](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/check.php)  
32
  - [La liste des pages dolibarr aux petits ognons pour nous](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet)  
33
  - [La compta adhérent](https://adherents.aquilenet.fr/compta.php)  
34
  - [le cloud](https://cloud.aquilenet.fr/index.php/apps/files/?dir=/Shared/Aquilenet-administration/Compta/adhesions)  
35
  - [coopanet](http://www.coopanet.coop) , Code utilisateur E145498P  
36
  - [collect online](http://collect.online)  
37 834
  - [[dolibarr]]  
38 879 youpi
  - Il y a aussi un [bac à sable dolibarr](https://dolibarr2.aquilenet.fr/)
39 941 pizzacoca
  - [[appli_generation_factures|Application django de génération des factures]]
40 951 youpi
  - les infos publiques envoyées à db.ffdn.org: (http://dolibarr.aquilenet.fr/isp.json)
41 952 youpi
  - les autres infos: (http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/infosplus.php)
42 877 youpi
43 834
## Doc
44 877 youpi
45
**Tout se passe sur dolibarr**
46 834
47 949 youpi
juste pour info, [Installation d'un nouveau dolibarr](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Installation_dolibarr) , et la liste des dépôts où on stocke nos scripts (référencée aussi sur https://www.ffdn.org/wiki/doku.php?id=formations:compta#travaux_de_la_fede)
48 950 youpi
    * http://git.aquilenet.fr/tools.git             scripts web pour générer des formulaires d'inscription , installé sur gaia:/srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin
49
    * http://git.aquilenet.fr/tools-dolibarr.git    scripts dolibarr pour valider une inscription et les scripts de compta , installé sur hera:/usr/share/dolibarr/scripts/aquilenet
50
    * http://git.aquilenet.fr/htdocs-dolibarr.git   pour gérer les lignes ADSL de manière sympa dans Dolibarr , installé sur hera:/usr/share/dolibarr/htdocs/aquilenet
51
    * http://git.aquilenet.fr/adherents.git         pour l'espace adhérents, en dolibarr aussi, installé sur hera:/srv/adherents
52 834
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Les mails sont envoyés à tresorier@aquilenet.fr qui est un alias pour la liste tresorier@listes.aquilenet.fr qu'on peut gérer sur https://listes.aquilenet.fr/sympa/admin/tresorier
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55
Ancien svn, n'est plus utilisé désormais  
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svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/factures-fournisseurs  
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svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/adhesions
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Il est sans doute utile d'aller consulter d'abord la doc de FDN: https://wiki-adh.fdn.fr/wiki/documentation:notions_de_comptabilite pour comprendre les principes des comptes comptables. Il y a aussi eu un exposé à l'AG 2015 de la FFDN: http://www.aquilenet.fr/docs/compta.pdf
60
61
Voici ci-dessous le plan comptable. Quand on ajoute ou modifie une entrée, il faut penser à mettre à jour (TODO: factoriser dans aquilenet.lib.php):
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63 834
* le numéro de Réf. du compte en question bien sûr  
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65
* dans compte\_adherent() dans aquilenet.lib.php  
66
* dans soldes\_accounts(), et tout en bas, dans compta-asso.php  
67
* dans aquilenet.lib.php  
68 834
* dans dolibarr.php
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70 834
* 05... : Compte de la ligne ADSL 05... Ne fait pas vraiment partie du plan comptable, on ne fait que faire passer les virements par ce compte pour y rassembler tout ce qui concerne une ligne ADSL donnée.  
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72
* 12000000 : Compte de bilan  
73
* 1200xxxx : Compte d'exercice de l'année xxxx  
74
* 40100001 : Fournisseur Online.net  
75
* 40100002 : Fournisseur Bookmyname  
76
* 40100003 : Fournisseur divers  
77
* 40100004 : Fournisseur FDN  
78
* 40100005 : Fournisseur Syntis  
79
* 40100006 : Fournisseur Kazar  
80
* 40100007 : Fournisseur Cogent  
81
* 40100008 : Fournisseur Anteor  
82
* 40100009 : Fournisseur Orange  
83
* 40100010 : Fournisseur RIPE  
84
* 40100011 : Fournisseur OVH  
85
* 41100xyz : Compte de l'adhérent.e xyz  
86
* 41101000 : Donateur divers  
87
* 41101001 : Clients divers  
88
* 41102xyz : Compte du client xyz  
89
* 51120000 : Remise de chèque  
90
* 51190000 : Prélèvements  
91
* 51200001 : Crédit coopératif  
92
* 53140000 : Caisse  
93
* 60000000 : Charge Lignes ADSL  
94
* 60400001 : Charge dedibox  
95
* 60400002 : Charge nom de domaine  
96
* 60400003 : Charge hébergement  
97
* 60400004 : Charge IP  
98
* 60400005 : Charge transit  
99
* 60630000 : Charge matériel petit équipement  
100
* 21830000 : Charge matériel informatique  
101
* 60700000 : Charge marchandise goodies  
102
* 60700001 : Charge marchandise briques  
103
* 61100000 : Charge installation  
104
* 61600000 : Charge assurance  
105
* 62310000 : Charge annonces et insertions  
106
* 62360000 : Charge stickers  
107
* 62610000 : Charge timbres et frais postaux  
108
* 62620000 : Charge livraison  
109
* 62700000 : Charge service bancaire  
110
* 62800000 : Charge Diverses  
111
* 63500000 : Charge taxe achat étranger  
112
* 70400000 : Produit installation  
113
* 70600000 : Produit lignes ADSL  
114
* 70600001 : Produit VPN  
115
* 70700000 : Produit marchandise goodies  
116
* 70700001 : Produit marchandise briques  
117
* 70830000 : Produit hébergement  
118
* 70830001 : Produit transit  
119
* 70830002 : Produit stockage  
120
* 70830003 : Produit IP  
121
* 74000000 : Produit cotisations  
122
* 76000000 : Produit parts CC  
123 834
* 77000000 : Produit Dons
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125 834
## En résumé,
126 877 youpi
127 834
  - Pour les comptes en banque et tiers (adhérent.e.s, fournisseurs), c'est négatif quand on leur a donné de l'avance de sous, et c'est positif quand on leur en doit (i.e. on est du côté "banquier" \!) Ainsi:
128 877 youpi
129 834
* C'est donc normal que les comptes en banque soient négatif, au contraire: c'est la banque qui nous doit des sous :) C'est exactement l'opposé de ce qui apparaît dans le compte chez la banque.  
130 877 youpi
131
* Si un.e adhérent.e est strictement négatif, il nous doit des sous, il faut lui prélever.  
132
* Si un.e adhérent.e est strictement positif, c'est qu'il a payé des trucs pour l'asso. Soit on lui rembourse, soit on ne lui prélève pas quelques mois.  
133
* Si un fournisseur est strictement positif, c'est qu'on lui doit des sous, il reste une facture impayée.  
134 872 pizzacoca
* Si un fournisseur est strictement négatif, c'est qu'on lui a donné trop de sous \! Il faut régulariser.
135 877 youpi
136
  - Pour les comptes de charge et de produit, c'est plus habituel:
137
138
* Une charge, c'est des sous en moins qui vont alimenter un fournisseur  
139
140
* Un produit, c'est des sous en plus qui viennent d'adhérent.e.s.
141
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  - Pour les comptes en banque, on doit faire le "rapprochement" avec le relevé de compte. **Attention**, rapprocher rend l'écriture inchangeable. Il ne faut donc rapprocher qu'avec le relevé de compte confirmant l'opération sous les yeux.
143 834
144
Par exemple, voici pour un don et pour un paiement de facture:
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146 834
## Don
147
148
Par un.e adhérent.e
149 877 youpi
150
  - On vire le montant depuis son compte vers le compte produit don.Il nous doit donc maintenant des sous.
151
  - Le virement ou prélèvement est ordonné, on vire le montant depuis le
152
  - compte bancaire vers le compte de l'adhérent.e. Il ne nous doit plus de sous.
153 834
  - Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
154 877 youpi
155 864 pizzacoca
Si c'est une personne qu'on ne reverra pas souvent, on peut utiliser le  
156 834
compte "Donateur divers" à la place du compte d'un compte d'adhérent.e.
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158 834
## Facture
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Un fournisseur nous envoie une facture pour un service
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162
  - On vire chaque élément de la facture depuis le compte de charge correspondant vers le compte de fournisseur. On lui doit donc des sous.
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  - Lorsque l'on paie la facture, on vire le montant depuis le compte fournisseur vers le compte bancaire. On ne lui doit plus de sous.
164
  - Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
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  - Lors d'un virement fait à un fournisseur on indique le numéro de facture (numéro invoice pour cogent par exemple)correspondant dans les trois champs 
166
  - \> \> motif du virement
167
  - \> \> Référence de l'opération
168
  - \> \> Référence de bout en bout
169 864 pizzacoca
  - Contacts Facturation Cogent : N° +33 (0) 1 49 03 18 00 billingeu@cogentco.com
170 877 youpi
171 834
## A faire chaque mois
172 877 youpi
173 834
  - voir les TODO sur https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Todolist_mensuelle
174 877 youpi
175 834
  - Attention, en Janvier, ne faire d'abord que les opérations concernant Décembre, puis faire la compta annuelle, puis faire les opérations concernant Janvier
176 877 youpi
177 915 youpi
  - **Vérification rejets de prélèvement :**
178 913 youpi
> * Vérifier sur collect.online s'il y a eu des rejets sur le dernier prélèvement: depuis la page d'accueil, le bouton "Traiter" à droite de "impayées" en rouge (même s'il indique 0, il peut y en avoir...)
179 958 youpi
> * * * Aller vérifier sur coopacces: s'il y a effectivement un débit S-MONEY correspondant, utiliser cette date-là pour réaliser des virements inverses entre les adhérents concernés et le compte du crédit coopératif, qui du coup doivent de nouveau la créance. 
180 921 pizzacoca
> * * * Sinon, c'est que le prélèvement n'a même pas été essayé, mettre la même date que le prélèvement. dans ce cas baisser d'autant le montant du prélèvement global des adhérents (Prélèvements adhérents XX/XXXX) et virer depuis les comptes des adhérents concernés vers le compte prélèvements.
181 834
> * * Augmenter d'autant le prélèvement suivant, et vérifier avec l'adhérent pour que le prélèvement puisse se faire
182 915 youpi
183
  - **Rapprochement :** 
184 959 youpi
> * Aller sur https://www.credit-cooperatif.coop/Entreprises/Banque-au-quotidien/Coop-access , demander l'export des écritures du compte bancaire pour ouvrir dans un tableur
185 960 youpi
> * aller https://dolibarr.aquilenet.fr/compta/bank/account.php?account=1, comparer: on peut par exemple prendre chaque écriture de dolibarr depuis la date du dernier rapprochement, et cocher dans le tableur
186 959 youpi
> * * Attention, les crédits S-MONEY correspondent à la somme "Prélèvements adhérents" dans dolibarr
187
> * * Il y a un débit S-MONEY correspondant aux frais bancaires
188
> * * Les autres débits S-MONEY correspondent à un rejet de prélèvement, cf ci-dessus
189
> * Enrichir dolibarr des opérations non cochées.
190 891 pizzacoca
> * Vérifier le sens des opérations non rapprochées
191 959 youpi
> * Vérifier que la ligne "solde actuel" dolibarr est égale au solde sur coopacces. Sinon, recommencer.
192 891 pizzacoca
> * Cliquer sur le bouton rapprocher pour accéder à la page de rapprochement.
193
> * rapprocher les opérations (idéalement toutes celles affichées) en renseignant la date du jour (on ne prend pas la peine d'indiquer le type d'opération)
194 877 youpi
195 834
  - Enercoop
196 877 youpi
197 834
* S'il y en a une nouvelle, récupérer la facture bimensuelle sur https://espace-client.enercoop.fr/mon-espace/accueil/#bienvenue  
198 877 youpi
199
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Enercoop-<date>-NATLFAC\_xx\_xxxxxxxx.pdf  
200
* Passer le montant en charge d'hébergement (vers fournisseurs divers), intitulé "Facture enercoop NATL\_FACxx-xxxxxx" comme sur la facture  
201 834
* si une facture Enercoop a été prélevée, passer de fournisseur divers vers le compte credit cooperatif "Prelevement enercoop NATL\_FACxx-xxxxxx" (ller trouver le N° de facture corrrespondant dans le cloud)
202 877 youpi
203 834
  - Cogent
204 877 youpi
205 834
* Enregistrer la facture  
206 877 youpi
207 834
* **Payer** la facture
208 877 youpi
209 834
  - Syntis
210 877 youpi
211 834
* N'a pas lieu en ce moment, on n'héberge rien chez lui actuellement.
212 877 youpi
213 834
* Récupérer la facture pour l'hébergement sur https://client.syntis.net  
214 877 youpi
215
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Syntis-<date>-Fxxxxxx.pdf  
216
* Passer le montant en charge d'hébergement, intitulé "Quart de baie etc." comme sur la facture  
217 834
* Virer le montant de la facture à Syntis (à la fois sur coopanet et sur dolibarr) en mettant le numéro de facture dans l'intitulé, virer également 0.20€ depuis charge services bancaires "frais prélèvement SEPA"
218 877 youpi
219 954 youpi
  - saya  	fatiha.sabri@h20-16.fr
220 877 youpi
221 954 youpi
* Établir une facture (**Facturer**) l'hébergement et le virer du compte client Saya au compte produit hébergement (**Charger**) en mettant le numéro de facture pour pouvoir s'y retrouver, attention à la cotisation en novembre  
222
* Ils nous virent le paiement.  Mettre aussi le numéro de facture indiqué par saya et visible dans coopaccess, pour savoir ce qu'ils ont payé.
223 877 youpi
224 834
  - L@BX
225 877 youpi
226 938 youpi
* **charger**: Virer le produit d'hébergement du L@BX (60€) : depuis le compte de Pierre Bourdin vers le comte Produit Hébergement.  
227 877 youpi
228 834
* **Facturer** au nom du L@BX pour la moitié, Pierre paie l'autre personnellement.
229 877 youpi
230 834
  - Guix
231 877 youpi
232 937 youpi
* **Facturer** et **charger** l'hébergement du serveur (75€), plus la cotisation en novembre
233 877 youpi
234 834
  - Rosedor
235 877 youpi
236 937 youpi
* **Facturer** et **charger** l'hébergement du service Rosedor (260€), plus la cotisation en avril et comme on a du retard, en novembre 2018, facturer cette cotisation 2018 (15), elle est déjà notée dans sa fiche dolibarr et le compte de compta
237 943 pizzacoca
Mail à envoyer à sophie.ouvrard@rosedor.fr (gestion de la téléphonie) et helene.geneste@rosedor.fr (compta)
238 877 youpi
239 834
  - C-P Prod
240 877 youpi
241 937 youpi
* En Novembre, **facturer** et **charger** 1 an de VM à 30€/mois, donc 360€, plus la cotisation.  
242 877 youpi
243 937 youpi
* En Avril, **facturer** et **charger** 1 an de VM à 20€/mois, donc 240€
244 877 youpi
245 923 youpi
  - CoopAlpha / Mukt
246
247
* En octobre, **facturer** 1 an d'hébergement mezzanine à 20€/mois, donc 240€
248 924 youpi
* Ils paient par virement
249 923 youpi
250 834
  - Elidée
251 877 youpi
252 937 youpi
* **Facturer** et **charger** l'hébergement du serveur (100€), plus la cotisation vers décembre.
253 877 youpi
254 834
  - Nothing to Hide
255 877 youpi
256 937 youpi
* En Décembre, **facturer** et **charger** 1 an de préfixe IPv4 à 128€ et 1 an de transit à 240€, et une cotisation de 20€.
257 877 youpi
258 834
  - Nom de domaine
259 877 youpi
260 834
* En juin ou juillet, renouveller sur https://www.bookmyname.com/ : depuis la page d'accueil, cliquer sur la partie "gérer", puis "Liste de vos noms de domaine", puis cocher tous les domaines aquilenet, puis choisir l'action "Renouveler des noms de domaine", payer, faire les virements correspondant.  
261 877 youpi
262
* Le mois d'après, **récupérer** la facture  
263 834
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/bookmyname-<date>-xxxxxx.pdf
264 877 youpi
265 834
  - Lignes ADSL
266 877 youpi
267 834
* **Récupérer** les dernières factures sur https://vador.fdn.fr/adherents (Informations Administratives / Prélèvements), L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/FDN-<date>-xxxxxx.pdf  
268 877 youpi
269 902 pizzacoca
* Si ça n'a pas déjà été fait pendant le rapprochement, virer le montant correspondant de FDN au crédit coopératif  
270 834
* Vérifier que la balance FDN retombe à 0 après leur dernière facture, sauf exceptions: fin juillet (donc juin inclus):
271 877 youpi
272 881 youpi
* donc au total +0€
273 877 youpi
274 834
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php
275 877 youpi
276 834
* S'assurer que les lignes nouvelles ont bien leur date de début correct (voir sur https://vador.fdn.fr/adherents) et que le montant du premier prélèvement est correct sur collect.online  
277 877 youpi
278 834
* Cliquer sur les boutons charge (sauf pour les anciennes lignes et les lignes actuellement en construction, pour lesquelles il faut regarder le détail de ce qu'il y a à faire)
279 877 youpi
280 834
* cela va:
281 877 youpi
282 884 youpi
* * Virer la souscription adhérent.e depuis le compte de la ligne vers le produit Lignes ADSL (Abonnement ligne xxx mois année)  
283
* * Virer la souscription adhérent.e depuis l'adhérent.e possédant la ligne vers le compte de la ligne.  
284
* * Virer la souscription FDN depuis la charge Lignes ADSL vers le compte de la ligne  
285
* * Virer la souscription FDN depuis le compte de la ligne vers le fournisseur FDN
286 877 youpi
287 834
  - Contrats
288 877 youpi
289 834
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/contrats.php  
290 877 youpi
291 834
* Cliquer sur les boutons charge des contrats où l'échéance est passée (elle est écrite en rouge). Cela va virer la souscription depuis le compte de l'adhérent.e vers le compte de produit correspondant.
292 877 youpi
293 834
  - Adhésions
294 877 youpi
295 834
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/cotisations.php
296 877 youpi
297 834
* pour chaque adhérent.e apparaissant dans la liste (qui sont ceux avec cotisation en retard):
298 877 youpi
299 918 youpi
* * S'il y a un RIB, on va prélever nous-même, donc cliquer sur le bouton charge, ce qui
300 877 youpi
301 918 youpi
* * * Vire la cotisation annuelle ou mensuelle depuis l'adhérent.e vers le produit Cotisations.  
302 877 youpi
303 918 youpi
* * * Ajoute la cotisation dans l'adhérent.e.
304 877 youpi
305 918 youpi
* * S'il n'y a pas de RIB, on ne sait pas s'il y a lieu d'établir une cotisation, donc cliquer sur le bouton Rappel pour envoyer un mail à l'adhérent.e. Attention: si l'adresse e-mail est en @aquilenet.fr, il faut vérifier si l'adhérent.e relève bien ses mails, et sinon, lui envoyer un courrier papier.  
306 877 youpi
307 834
* Résilier les retardataires répétés.
308 877 youpi
309 834
310 897 pizzacoca
  - Prélèvements & **injection dans dolibarr**
311 877 youpi
* Aller sur collect.online  
312 834
* Dans Echéances, faire sortir les échéances **du 10 du mois courant au 10 du mois suivant**, cliquer sur Exporter . Attendre quelques secondes, le fichier devrait apparaitre dans la liste obtenue avec "Vos demandes d'export". Attention à bien prendre le bon fichier :) a priori le plus récent est en haut.
313 877 youpi
* Tester le résultat des prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/test_prelevements.php  
314 897 pizzacoca
* Vérifier que ça retombe bien à zéro sinon identifier les raisons
315 898 pizzacoca
* * C'est un prélèvements dans collect.online à corriger (le corriger)
316
* * Une erreur existe dans dolibarr (montant d'abonnement, cotisation, sens de paiement ...)
317
* * Situation temporaire (avance ou retard de paiement), dans ce cas documenter dans le champ commentaires de la fiche de compte dolibarr, en précisant la date de régulation prévue. Faire éventuellement un mail à l'adhérent si une action de sa part est requise.
318 896 pizzacoca
* **Refaire** un nouvel export, le re-télécharger et refaire le test d'import.
319 877 youpi
* Injecter vraiment les prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/import_prelevements.php  
320 905 pizzacoca
* Vérifier dans l'ensemble des comptes que les adhérent.e.s sont bien retombés à 0. Quand ce n'est pas le cas, modifier le champ Commentaire du compte bancaire correspondant pour noter pourquoi.
321 877 youpi
322 904 pizzacoca
## Factures
323 877 youpi
324
* Établir une facture ADSL pour ceux qui en ont besoin :
325
326
* (Utopia (cotisation en août), envoyer à bordeaux@cinemas-utopia.org et à Patrick Troudet \> besoin facture mensuelle  
327 939 pizzacoca
* Charlotte Lewden (cotisation en octobre... et MEEERDE ! , elle sera à faire en novembre celle-là aussi),  
328 902 pizzacoca
* Librairie Permaculturelle (cotisation en janvier), \>  échéancier début aout au nom de "Association Ressources-permaculture"   
329 877 youpi
* Attitudes et Marques (cotisation en Mars) -\> veut bien un échéancier annuel  
330 905 pizzacoca
* Loïc Prud'homme (envoyer à contact@loicprudhomme.fr - loic.prudhomme@assemblee-nationale.fr  & Tiphaine.Maurin@clb-an.fr -, la cotisation n'est pas à facturer); \> ok pour échéancier annuel
331 956 pizzacoca
* Yaal 100€ de cotisation et 20€ de VM annuelle à facturer en novembre
332 877 youpi
333 888 youpi
* **penser à mettre à jour:**
334 877 youpi
335 888 youpi
* * Le numéro de facture  
336
* * La date de facture  
337
* * La date dans la désignation  
338
* * La date du prélèvement
339 877 youpi
340
  - Vérifier les balances des comptes d'adhérent.e.s, de fournisseurs, et de clients.
341
342
  - Encaisser (les envoyer par courrier & ajouter dolibarr) les chèques qui restent en mettant le numéro de remise dans le virement
343
344
  - Lancer les rappels de prélèvements depuis https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/rappel_prelevements.php
345
346
  - En janvier, faire la compta annuelle
347
348
## Anciennes procédures
349 834
350
conservées ici seulement pour historique.
351 877 youpi
352 834
  - Dedibox
353 877 youpi
354 834
* Récupérer la facture pour la dedibox sur https://console.online.net/  
355 877 youpi
356
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Online-<date>\_facture-xxxxxx.pdf  
357
* Lancer php5 online.net.php xxxxxx YYYY-MM-DD pour l'enregistrer dans dolibarr  
358
* Pour l'instant c'est sacha qui paie la facture.  
359 834
* Le script ci-dessus s'occupe de toutes façons de noter le prélèvement, il n'y a rien de plus à faire.
360 877 youpi
361 850 loris.hilaire
* Lancer php5 prelevements.php 2\> /dev/null  
362 877 youpi
363
* ça génère la suite de commandes php5 à lancer (du genre php5 prelevement.php "Prénom Nom" montant "PLVT P NOM ADSL MM/YY"), les lancer, sauf éventuellement ceux qui n'ont pas lieu (e.g. ouverture de ligne fraîche). Attention, cela effectue le virement dans dolibarr, il faut faire donc attention à ne pas lancer le même plusieurs fois.  
364
* Corriger: pour Bernard Imhaus il faut un prélèvement le 8 du mois suivant, sinon ya pas les sous  
365 834
* Compiler le tout, envoyer au crédit coopératif par fax (0556983013)
366 877 youpi
367
## À faire chaque année
368 834
369
Faire le bilan d'exercice:
370 877 youpi
371
  - Créer un compte de référence 120020xx, de libellé "Exercice 20xx", de type "Compte bancaire épargne/placement", puis le modifier pour désactiver la fonction de rapprochement.
372
  - Vider chaque compte produit et charge vers ce compte, à l'aide de virements "Exercice 20xx Charge truc". Cela remet donc à zéro tous les comptes de produit et charge.
373
  - En faire un bilan d'exercice dans sous.ods
374 837 youpi
  - Virer l'exercice sur le compte "Bilan", "Exercice 20xx"
375 834
376
Faire le bilan comptable (inverser tous les signes pour que ce soit plus intuitif à comprendre) dans sous.ods
377 877 youpi
378 834
  - Actif:
379 877 youpi
380 834
* les comptes courants et épargnes vont en actifs.  
381 877 youpi
382 843 pizzacoca
* les comptes tiers **négatifs** vont en créances (on devrait recevoir ces sous-là un jour)
383 877 youpi
384 834
  - Passif:
385 877 youpi
386
* Le compte "Bilan" (avant virement de l'exercice de l'année) va dans "Exercices passés"  
387
388
* les comptes tiers **positifs** vont en passif (on a encore ça à payer) courant ou non courant, selon que c'est temporaire ou non.
389 834
390
Vérifier que les deux totaux correspondent
391 857 youpi
392 834
Mettre à jour sous.ods:
393 877 youpi
394
  - Télécharger <a href="https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/export_sous.php" download="sous.csv">sous.csv</a>
395
  - ouvrir sous.csv en n'utilisant **que** le point-virgule comme séparateur
396
  - copier/coller dans la feuille adhérents\_import
397
  - mettre à jour la feuille historique depuis la feuille Situation
398
  - mettre à jour les graphes dans la feuille Graphes
399 834
  - Vérifier les feuilles Situation et Bilan mensuel, imprimer.
400 877 youpi
401 834
## Nouvel.le adhérent.e
402
403 870 pizzacoca
Sur réception d'une demande d'adhésion
404 877 youpi
405
  - Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.
406
  - Corriger éventuellement des typos ou ajouts à la main sur le formulaire (majuscules, type d'adherent, numero de tel, adresse mail)
407
  - Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvel_adherent.php, cela crée l'adhérent.e dans dolibarr, et du coup aussi dans LDAP, et donc une adresse mail etc., ainsi qu'un compte de compta tiers pour lui, ça l'inscrit à asso@listes.aquilenet.fr, et ça lui maile une bienvenue
408 942 youpi
  - S'il y a une commande de VPN, ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
409
  - * Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main: aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe. Utiliser `mkpasswd -m sha-512` pour le crypter, et alors la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."
410
  -  * Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
411 877 youpi
  - Dans les comptes, virer depuis son compte d'adhérent.e vers le "produit cotisations" le droit d'entrée ou la cotisation, titre "Cotisation Machin Truc 2011"
412
  - Dans sa fiche dolibarr adhérent.e, ajouter l'adhésion dans l'onglet adhésions
413 834
  - puis, selon le mode de règlement:
414 877 youpi
415 834
* Si c'est un chèque, virer depuis le compte de remises vers son compte  
416 877 youpi
417
* Si c'est en liquide, virer depuis la caisse vers son compte  
418
* Si c'est un virement, virer depuis le compte bancaire vers son compte (et rapprocher plus tard)  
419 834
* Si c'est un prélèvement, voir ci-dessous.
420 877 youpi
421 870 pizzacoca
  - Si l'adresse e-mail n'a pas été précisée, envoyer une lettre de bienvenue papier. Voir le courrier type dans le cloud dans adhesions
422 877 youpi
423 834
  - S'il y a un mandat
424 877 youpi
425 834
* Archiver le mandat original.  
426 877 youpi
427 834
* Ajouter l'adhérent.e dans la partie prélèvement de collect.online, On utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
428 877 youpi
429 834
* Si c'est juste une adhésion ou un abonnement VPN, faire un prélèvement régulier annuel ou mensuel  
430 877 youpi
431 834
* Si c'est un abonnement ADSL, on crée l'échéancier plus tard, une fois la ligne effectivement construite.
432 877 youpi
433 834
  - S'il y a une souscription à une ligne ADSL
434 877 youpi
435 834
* Toute la compta est faite automatiquement par le script, il y a juste à archiver la demande dans le cloud  
436 877 youpi
437
* [Vérifier l'éligibilité de la ligne](https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi) et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total  
438
* Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter *toutes* les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.  
439 834
* Envoyer un aimable mail de confirmation à suivi-adsl at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr pour permettre d'identifier la ligne ne pas oublier de préciser qu'il vient d'"aquilenet", donner le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent.
440 877 youpi
441 834
* Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP, noter IPv4, préfixe IPv6, login et mot de passe (lisibles aussi sur http://vador.fdn.fr/adherents) dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne, et forwarder le mail à l'abonné en corrigeant un peu.  
442 877 youpi
443 834
* Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
444 877 youpi
445 834
* Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence  
446 877 youpi
447
* Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone  
448 834
* Quand l'ouverture de ligne est effective,
449 877 youpi
450 885 youpi
* * forwarder le mail à l'abonné  
451
* * aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,  
452
* * créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec un premier prélèvement manuel correspondant aux FAS + mois partiel, et le prélèvement automatique mensuel.  
453
* * Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:
454 877 youpi
455 834
* La référence et le libellé du compte de compta  
456 877 youpi
457 834
* Dans la Note de l'adhérent.e
458 877 youpi
459 834
  - S'il y a une commande de VPN,
460 877 youpi
461 834
* Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
462 877 youpi
463
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0  
464
ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1  
465 834
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
466 877 youpi
467 852 youpi
où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers).
468 877 youpi
469 834
  - Archiver le tout: scanner tous les documents, ajouter au cloud, dans adhesions
470 877 youpi
471
  - FIXME: broken, Sur l'atelier, ajouter l'adhérent.e au projet aquilenet.
472
473
## Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e
474
475 907 youpi
  - Sur hera, lancer la récupération de la clé à partir du fingerprint:
476 877 youpi
477 944 youpi
sudo -u www-data gpg --keyserver pgp.mit.edu --homedir /srv/adherents/.gnupg/ --recv-key XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
478 877 youpi
479 907 youpi
  - Retrouver l'adhérent dans Dolibarr, suivre le "lien tiers Dolibarr", aller dans la fiche, la modifier, découper le fingerprint complet de la clé GPG en 4 paquets de 10 chiffres hexa, les mettre dans les cases Id professionnel 1 à 4.
480 877 youpi
481
## Nouveau mandat
482 837 youpi
483 834
Sur mandat arrivé après la demande d'adhésion ou mise à jour,
484 877 youpi
485 834
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , pour pouvoir faire un copier/coller des numéros iban et bic  
486 877 youpi
487
* Copier/coller dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouveau_mandat.php  
488
* Archiver le mandat.  
489
* Si c'est juste un changement de compte, dans collect.online, modifier juste dans le débiteur le numéro de compte.  
490
* Si c'est un nouveau service pour un débiteur existant, avec le même compte, dans collect.online, ajouter l'échéancier.  
491 834
* Si c'est un nouveau débiteur, ajouter l'adhérent.e dans collect.online, on utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
492 877 youpi
493
## Nouvelle ligne ADSL
494 834
495
Sur souscription de ligne ADSL pour un.e adhérent.e existant.
496 877 youpi
497 834
* [Vérifier l'éligibilité de la ligne](https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi) et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total, cela permet notamment de savoir si c'est un numéro actif ou inactif.  
498 877 youpi
499
* Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter *toutes* les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.  
500
* Envoyer un mail de confirmation à suivi-adsl at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr avec comme informations dans le corps "aquilenet", le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent. Ce n'est pas un traitement automatique, rédiger le mail correctement.  
501
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.  
502
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste vpn@, et ajoute l'éventuel mandat  
503
* Ajouter, s'il.elle n'y est pas déjà, l'adhérent.e dans collect.online, la référence d'adhérent.e est lisible en allant cherche l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.  
504 834
* Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
505 877 youpi
506 834
* Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP, noter IPv4, préfixe IPv6, login et mot de passe (lisibles aussi sur http://vador.fdn.fr/adherents) dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne, et forwarder le mail à l'abonné en corrigeant un peu.  
507 877 youpi
508 834
* Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
509 877 youpi
510 834
* Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence  
511 877 youpi
512
* Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone  
513
* Quand l'ouverture de ligne est effective,
514
515 885 youpi
* * forwarder le mail à l'abonné  
516
* * aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,  
517
* * créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant. Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour inclure les FAS + mois partiel.  
518
* * modifier l'échéancier pour ajouter la cotisation annuelle s'il n'y en a pas déjà  
519
* * Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:  
520
* * La référence et le libellé du compte de compta  
521
* * Dans le champ note de l'adhérent
522 834
523 841 blagoi.iakov
Oui, c'est cracra de mettre le montant, il faudrait faire un lookup dans la base des tarifs (TODO). Pour l'instant c'est plus simple ainsi.
524 877 youpi
525 840 youpi
## Migration ligne ADSL à Liazo
526 834
527
Lorsqu'un adhérent demande à migrer sa ligne vers Liazo.
528
529
La migration sera effective au début du bimestre suivant seulement (si on commande avant le 15 du deuxième mois du bimestre en cours, sinon c'est encore après).
530 877 youpi
531 849 blagoi.iakov
* Dans l'espace adhérent chez FDN, retrouver la ligne, et cliquer sur "Changer le débit ou l'option"  
532 877 youpi
533
* Choisir l'option voulue: dégroupage total ou non.  
534
* Renommer le compte de compta de la ligne en "Reconstr Ligne 0123456789".  
535
* Corriger son option, du genre 80MLiazoOrange (pas de dégroupage) ou 80MLiazoOrangeNu (dégroupage total).  
536 834
* On reçoit régulièrement des mails pour la progression de la construction.
537 877 youpi
538 834
* Quand on reçoit le mail parlant du changement de login, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans le champ Commentaire de la ligne.  
539 877 youpi
540
* Si on reçoit un mail parlant du changement de numéro de téléphone, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans la ligne (à la fois la référence et le nom du compte) et dans la note de l'abonné  
541 834
* Une fois la construction faite, facturer les frais de migration à la fin du mois suivant.Modifier l'échéancier (l'adhérent.e sera prévenu par un script après avoir réalisé l'injection)
542 877 youpi
543 834
* Avant de faire la première facturation au nouveau tarif:
544 877 youpi
545 886 youpi
* * corriger les tarifs client/fournisseur  
546 877 youpi
547 886 youpi
* * Si c'est un dégroupage total, mettre à jour le numéro de la ligne
548 877 youpi
549 886 youpi
* * * Dans la référence et le libellé du compte de compta  
550 877 youpi
551 886 youpi
* * * Dans la Note de l'adhérent.e
552 877 youpi
553 886 youpi
* * Renommer le compte de compta en "Ligne 0123456789"  
554 877 youpi
555 886 youpi
* * corriger le montant de prélèvement sur collect.online
556 877 youpi
557
## Réception de cotisation
558
559
  - Dans le module adhérents
560
561
* retrouver l'adhérent.e dans la liste,  
562
563
* aller dans l'onglet adhésions/cotisations  
564
* ajouter l'adhésion: mettre comme fin un jour avant l'anniversaire suivant.
565
566
  - Répercuter l'adhésion dans la compta en virant depuis l'adhérent.e vers le produit cotisation
567
  - Encaisser le montant (chèque: voir ci-dessous, liquide: passer sur le compte d'un trésorier qui se fait prélever et qui encaissera le liquide)
568
569
## Encaisser un chèque
570 834
571
Pour éviter d'en envoyer tous les 36s du mois, plutôt que virer directement depuis le compte bancaire, on vire temporairement depuis un compte "Remises de chèques".
572 877 youpi
573
  - Vérifier l'ordre du chèque.
574
  - Signer le chèque au dos
575
  - Virer depuis le compte de l'adhérent.e vers le compte "Remises de chèque". Ainsi on sait que l'adhérent.e a payé, mais il nous reste des chèques à encaisser, stockés sur une étagère.
576
  - Lors du dépôt d'une remise des chèques qui se sont entassés, virer le montant total de la remise de chèques depuis le compte bancaire vers le compte de remises de chèque, avec le numéro de remise pour rapprocher facilement
577 834
  - Quand confirmé, rapprocher.
578 877 youpi
579 834
## Résilier une ligne ADSL
580 877 youpi
581
  - Charger sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/adsl.php les derniers mois complets
582
  - Renommer le compte de compta de la ligne en "Résiliation Ligne xxxx"
583
  - La facturation chez Nerim est bimensuelle, donc il faut faire remonter la demande au suivi-adsl at fdn dot fr avant le 15 du deuxième mois du bimestre, pour éviter de payer un autre bimestre pour l'ADSL. Il vaut mieux faire remonter le plus tôt possible pour éviter de payer la partie transit de FDN.
584
  - mailer donc suivi-adsl arobase fdn point fr en donnant simplement le numéro de ligne et le nom de l'adhérent.e pour vérification, avec la date de résiliation souhaitée.
585 887 youpi
  - Lorsque la compta FDN est faite pour le dernier mois (qui comporte éventuellement une partie abonnée et une partie relicat facturée à prix coûtant), faire la compta pour la ligne à la main (TODO: automatiser):
586 877 youpi
587 929 youpi
*****
588 928 youpi
589 940 pizzacoca
### Facture mois plein
590
591 930 youpi
* Pour les mois avant le mois où la résiliation est effective (donc les mois où le service a été permanent)
592 936 youpi
* * Utiliser le lien "charge" pour charger ces mois entiers. Il faut enlever temporairement le mot "Résiliation " pour que le script accepte de faire la charge automatiquement.
593 834
594 940 pizzacoca
### Facture du mois de résiliation
595
596 930 youpi
* Pour le mois pendant lequel la résiliation a lieu (donc le mois où le service est donc partiel)
597 927 youpi
* * On ne veut prendre de marge que sur la période où il y a effectivement eu un service. Il faut donc compter combien cela fait:
598
* * * notre marge: (tarif Aquilenet - tarif FDN) \* prorata du mois abonné)
599
* * Et y ajouter ce que FDN nous a fait payer
600
* * Facturer cela
601 940 pizzacoca
602
### Facture des mois post résiliation
603 927 youpi
604 930 youpi
* Pour les mois après le mois où la résiliation a été effective (donc le mois où il n'y a aucun service)
605 927 youpi
* * Facturer juste ce que FDN nous a fait payer
606 928 youpi
607 929 youpi
*****
608 927 youpi
609
* Pour facturer:
610
* * Virer ce montant de la ligne ADSL vers le produit ADSL  
611
* * Virer ce montant de l'adhérent.e vers la ligne ADSL  
612
* * Virer le montant FDN de la charge ADSL vers la ligne ADSL  
613 931 youpi
* * Virer le montant FDN de la ligne ADSL vers le fournisseur FDN.  
614 877 youpi
* Établir le prélèvement des derniers mois à la main sur collect.online.  
615 933 youpi
* S'il n'a plus d'abonnement, supprimer le numéro de compte dans la fiche tiers de l'adhérent  
616 877 youpi
* Renommer le libellé du compte de la ligne en "Ancienne Ligne xxxx"  
617 834
* Ajouter à la fin de la Ref. du compte de la ligne ".0" (ou plus), et mettre à jour la référence dans la Note de l'adhérent.e (c'est pour le cas où un autre adhérent reprendrait cette même ligne, pour que ça soit vraiment un autre abonnement).
618 946 youpi
* Une fois la dernière échéance passée, désactiver l'échéancier chez collect.online : modifier l'échéancier pour bloquer tous les mois (vraiment le modifier, pas juste bloquer des échéances précises 
619 947 youpi
* S'il n'a plus d'abonnement, désabonner de la liste adsl@
620 877 youpi
621
## Nouveau VPN
622 834
623
Sur souscription de VPN pour un.e adhérent.e existant.
624 877 youpi
625
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.  
626 834
627
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste vpn`, et ajoute l'éventuel mandat: TODO: vérifier que le numéro de compte se retrouve bien enregistré, dans le tiers correspondant à l'adhérent.e, dans sa fiche.
628 942 youpi
  * ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
629
  * Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main: aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe. Utiliser `mkpasswd -m sha-512@ pour le crypter, et alors la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."  
630
  * Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
631 877 youpi
632
* Ajouter, s'il n'y est pas déjà, l'adhérent.e dans collect.online, la référence d'adhérent.e est lisible en allant cherche l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.  
633
* créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant. Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour le premier mois partiel.  
634
* corriger les prélèvements anniversaire pour y ajouter la cotisation.  
635 834
* Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
636 877 youpi
637 834
* Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
638 877 youpi
639
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0  
640
ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1  
641 834
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
642 877 youpi
643 834
où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers). Éventuellement il y a déjà un fichier `disponible.pour.ip.fixe` qui vient d'un précédent désabonnement.
644 877 youpi
645 834
## Ajouter une autre IP fixe à un VPN
646 877 youpi
647
* Si l'adhérent veut une 2e IP fixe, il suffit d'ajouter la route dans son /etc/openvpn/ccd sur  
648 834
iris et demeter:
649 877 youpi
650
iroute 185.233.101.m 255.255.255.255  
651 834
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:m::/64
652 877 youpi
653 834
## Résilier un VPN
654 877 youpi
655 834
* Sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php repérer le contrat  
656 877 youpi
657
* Charger éventuellement le dernier mois  
658
* Cliquer sur le contrat (2e colonne)  
659
* Cliquer sur le bouton Modifier en face de "Statut du service ... En service", pour clôturer le service.  
660
* Désactiver le login sur iris et demeter dans /etc/openvpn/password en mettant juste un \# en tête de ligne.  
661
* Renommer l'éventuel fichier dans ccd/ en disponible.pour.ip.fixe.xxx pour libérer l'IP  
662 834
* Désabonner de la liste vpn@
663 877 youpi
664
## Résilier un adhérent
665
666
* Dans la liste dans le module Adhérents, cliquer sur la croix rouge pour résilier.  
667
668
* Désinscrire de la [liste asso](https://listes.aquilenet.fr/sympa/review/asso)  
669
* Désactiver le compte ldap en changeant le mot de passe dans sa fiche adhérent.e dolibarr pour qu'il ne puisse plus se logguer.  
670
* Supprimer les comptes utilisateurs autres.  
671
* Enlever les permissions dans l'atelier.
672
673
## Ajouter de l'espace disque owncloud
674 834
675
TODO: automatiser la partie dolibarr
676 877 youpi
677
  - se logguer sur nextcloud avec son compte habituel (qui est dans le groupe admin, pour le vérifier aller dans paramètres et vérifier le(s) groupe(s))
678
  - Dans le menu en haut à droite, choisir Utilisateurs
679
  - retrouver l'utilisateur dans la liste
680
  - changer son quota
681
  - noter son uuid
682
  - sur sayanet, dans /home/aquilenet-backup/BackItUp/BackItUp.conf, ajouter l'uuid à la liste\_exclusions
683
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-owncloud", choisir la quantité en Go/an, ajouter, modifier éventuellement le tarif
684
  - valider
685
  - modifier le statut du service en l'activant avec comme date de terminaison 2099
686
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
687 834
  - établir le prélèvement automatique sur collect.online
688 877 youpi
689 922 youpi
## Ajouter une facturation de VM ou serveur à prix libre
690
691
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "heb-mezza" ou VM, mettre 1 unité.
692
  - changer le prix unitaire pour mettre le prix libre.
693
  - valider le contrat
694
  - activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
695
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
696
  - Créer la VM ou installer le serveur
697
698
699 834
## Ajouter du disque local pour une VM
700 877 youpi
701
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-local", choisir la quantité en Go/an.
702
  - valider le contrat
703
  - activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
704
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
705 834
  - Créer la VM
706 877 youpi
707 834
## Ajouter du disque NFS pour une VM
708 877 youpi
709
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-NFS", choisir la quantité en Go/an.
710
  - valider le contrat
711
  - activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
712
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
713 834
  - Voir https://atelier.aquilenet.fr/projects/infrastructure/wiki/NFS pour la création du volume, et mettre le quota.
714 877 youpi
715 834
## Supprimer du disque cloud, local ou NFS
716 877 youpi
717
  - [dans dolibarr](http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php) retrouver le contrat correspondant à la VM, cliquer sur le numéro de contrat.
718
  - Cliquer sur l'icône modifier à droite de "Statut du service", mettre la date de fin de service et cliquer sur Clôturer
719 834
  - Faire l'action adminsys correspondante.
720 877 youpi
721 834
## Et sourtout
722 877 youpi
723 834
Pour vérifier qu'il n'y a pas d'erreur, regarder la somme des soldes tout en bas de [la compta publique](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php), ça doit retomber à zéro.
724 877 youpi
725 834
## Supprimer un essai
726
727
On n'efface pas ce qui a existé réellement, mais on peut avoir besoin de supprimer un test.
728 877 youpi
729
  - Supprimer l'adhérent.e
730
  - Dans compta/tréso, Clients, choisir le client, regarder la fiche, supprimer
731 834
  - Supprimer le compte de compta
732 877 youpi
733 834
## Modifier les tarifs
734 877 youpi
735 834
  - Modifier dans sous.ods dans les recettes des produits.
736 877 youpi
737 834
* Dans gaia, /srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin, modifier eligibilite.cgi  
738 877 youpi
739
* Dans dolibarr, Services, modifier le/les services concernés  
740 834
* Dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/ , aller voir les lignes concernées, modifier le champ commentaire.
741 877 youpi
742
  - Dans les formulaires, modifier adsl-tail.inc, recompiler, commiter, svn up dans /srv/si/formulaires, copier adsl\*.pdf dans /srv/www/aquilenet.fr/docs/
743 834
  - Sur le site web, modifier http://www.aquilenet.fr/node/8
744 877 youpi
745
## Renommer quelqu'un
746 834
747
C'est galère et technique, mais pas impossible. Il faut (au moins, difficile d'être sûr qu'on n'ait rien oublié)
748 877 youpi
749
  - Dans sa fiche adhérent, changer nom/prénom, login, email
750
  - Sur hera, dans /home/vmail/aquilenet.fr, renommer le répertoire
751
  - Dans la fiche tiers dolibarr, change nom/prénom
752
  - Renommer son compte de compta, voire les écritures
753
  - Dans la liste des contrats, renommer au besoin (eh non dolibarr n'a pas l'air d'avoir d'interface pour ça, il faut le faire à la main en SQL...)
754
  - Renommer son accès vpn
755 834
  - Supprimer l'ancien utilisateur dans l'atelier
756 953 youpi
757
## Ajouter un type de service
758
759
Dans le module service, cliquer sur Nouveau service.
760
761
Peu importe la référence et libellé du service.
762
763
Bien mettre la durée: 1 année ou 1 mois.
764
765
Mettre le prix en TTC et mettre la TVA à 0%
766
767
Dans le script aquilenets/contrats.php, ajouter dans le switch pour choisir le compte de produit à créditer.