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Compta » Historique » Version 972

youpi, 30/11/2018 20:49

1 877 youpi
# Compta
2 834
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## Liens rapides dans cette page
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5 878 youpi
  - [Facture fournisseur](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Facture)  
6
  - [Compta mensuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#A-faire-chaque-mois)  
7
  - [Compta annuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#%C3%80-faire-chaque-ann%C3%A9e)  
8
  - [Nouvel.le adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-adh%C3%A9rente)  
9
  - [Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-cl%C3%A9-PGP-dune-adh%C3%A9rente)  
10
  - [Nouveau mandat](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-mandat)  
11
  - [Nouvelle ligne ADSL](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-ligne-ADSL)  
12
  - [Migration Ligne ADSL à Liazo](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Migration-ligne-ADSL-%C3%A0-Liazo)  
13
  - [Réception de cotisation](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9ception-de-cotisation)  
14
  - [Encaisser un chèque](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Encaisser-un-ch%C3%A8que)  
15
  - [Résilier une ligne ADSL](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-une-ligne-ADSL)  
16
  - [Nouveau VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-VPN)  
17
  - [Ajouter une IP fixe à un VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-une-autre-IP-fixe-%C3%A0-un-VPN)  
18
  - [Résilier un VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-VPN)  
19
  - [Résilier un adhérent](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-adh%C3%A9rent)  
20
  - [Ajouter de l'espace disque cloud](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-de-lespace-disque-owncloud)  
21
  - [Ajouter du disque local pour une VM](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-local-pour-une-VM)  
22
  - [Ajouter du disque NFS pour une VM](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-NFS-pour-une-VM)  
23
  - [Supprimer du disque](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Supprimer-du-disque-cloud-local-ou-NFS)  
24 880 youpi
  - [Renommer quelqu'un](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Renommer-quelquun)
25 878 youpi
26 834
## autres liens
27
28 879 youpi
  - [TODO list mensuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Todolist_mensuelle)  
29
  - [[compta\_boiteaidées|TODO list un jour]]  
30
  - [La compta publique](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php)  
31
  - [La preuve par neuf de la compta](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/check.php)  
32
  - [La liste des pages dolibarr aux petits ognons pour nous](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet)  
33
  - [La compta adhérent](https://adherents.aquilenet.fr/compta.php)  
34
  - [le cloud](https://cloud.aquilenet.fr/index.php/apps/files/?dir=/Shared/Aquilenet-administration/Compta/adhesions)  
35
  - [coopanet](http://www.coopanet.coop) , Code utilisateur E145498P  
36
  - [collect online](http://collect.online)  
37 834
  - [[dolibarr]]  
38 879 youpi
  - Il y a aussi un [bac à sable dolibarr](https://dolibarr2.aquilenet.fr/)
39 941 pizzacoca
  - [[appli_generation_factures|Application django de génération des factures]]
40 951 youpi
  - les infos publiques envoyées à db.ffdn.org: (http://dolibarr.aquilenet.fr/isp.json)
41 952 youpi
  - les autres infos: (http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/infosplus.php)
42 877 youpi
43 834
## Doc
44 877 youpi
45
**Tout se passe sur dolibarr**
46 834
47 949 youpi
juste pour info, [Installation d'un nouveau dolibarr](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Installation_dolibarr) , et la liste des dépôts où on stocke nos scripts (référencée aussi sur https://www.ffdn.org/wiki/doku.php?id=formations:compta#travaux_de_la_fede)
48 950 youpi
    * http://git.aquilenet.fr/tools.git             scripts web pour générer des formulaires d'inscription , installé sur gaia:/srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin
49
    * http://git.aquilenet.fr/tools-dolibarr.git    scripts dolibarr pour valider une inscription et les scripts de compta , installé sur hera:/usr/share/dolibarr/scripts/aquilenet
50
    * http://git.aquilenet.fr/htdocs-dolibarr.git   pour gérer les lignes ADSL de manière sympa dans Dolibarr , installé sur hera:/usr/share/dolibarr/htdocs/aquilenet
51
    * http://git.aquilenet.fr/adherents.git         pour l'espace adhérents, en dolibarr aussi, installé sur hera:/srv/adherents
52 834
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Les mails sont envoyés à tresorier@aquilenet.fr qui est un alias pour la liste tresorier@listes.aquilenet.fr qu'on peut gérer sur https://listes.aquilenet.fr/sympa/admin/tresorier
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55
Ancien svn, n'est plus utilisé désormais  
56 834
svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/factures-fournisseurs  
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svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/adhesions
58
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Il est sans doute utile d'aller consulter d'abord la doc de FDN: https://wiki-adh.fdn.fr/wiki/documentation:notions_de_comptabilite pour comprendre les principes des comptes comptables. Il y a aussi eu un exposé à l'AG 2015 de la FFDN: http://www.aquilenet.fr/docs/compta.pdf
60
61
Voici ci-dessous le plan comptable. Quand on ajoute ou modifie une entrée, il faut penser à mettre à jour (TODO: factoriser dans aquilenet.lib.php):
62 877 youpi
63 834
* le numéro de Réf. du compte en question bien sûr  
64 877 youpi
65
* dans compte\_adherent() dans aquilenet.lib.php  
66
* dans soldes\_accounts(), et tout en bas, dans compta-asso.php  
67
* dans aquilenet.lib.php  
68 834
* dans dolibarr.php
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70 834
* 05... : Compte de la ligne ADSL 05... Ne fait pas vraiment partie du plan comptable, on ne fait que faire passer les virements par ce compte pour y rassembler tout ce qui concerne une ligne ADSL donnée.  
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72
* 12000000 : Compte de bilan  
73
* 1200xxxx : Compte d'exercice de l'année xxxx  
74
* 40100001 : Fournisseur Online.net  
75
* 40100002 : Fournisseur Bookmyname  
76
* 40100003 : Fournisseur divers  
77
* 40100004 : Fournisseur FDN  
78
* 40100005 : Fournisseur Syntis  
79
* 40100006 : Fournisseur Kazar  
80
* 40100007 : Fournisseur Cogent  
81
* 40100008 : Fournisseur Anteor  
82
* 40100009 : Fournisseur Orange  
83
* 40100010 : Fournisseur RIPE  
84
* 40100011 : Fournisseur OVH  
85
* 41100xyz : Compte de l'adhérent.e xyz  
86
* 41101000 : Donateur divers  
87
* 41101001 : Clients divers  
88
* 41102xyz : Compte du client xyz  
89
* 51120000 : Remise de chèque  
90
* 51190000 : Prélèvements  
91
* 51200001 : Crédit coopératif  
92
* 53140000 : Caisse  
93
* 60000000 : Charge Lignes ADSL  
94
* 60400001 : Charge dedibox  
95
* 60400002 : Charge nom de domaine  
96
* 60400003 : Charge hébergement  
97
* 60400004 : Charge IP  
98
* 60400005 : Charge transit  
99
* 60630000 : Charge matériel petit équipement  
100
* 21830000 : Charge matériel informatique  
101
* 60700000 : Charge marchandise goodies  
102
* 60700001 : Charge marchandise briques  
103
* 61100000 : Charge installation  
104
* 61600000 : Charge assurance  
105
* 62310000 : Charge annonces et insertions  
106
* 62360000 : Charge stickers  
107
* 62610000 : Charge timbres et frais postaux  
108
* 62620000 : Charge livraison  
109
* 62700000 : Charge service bancaire  
110
* 62800000 : Charge Diverses  
111
* 63500000 : Charge taxe achat étranger  
112
* 70400000 : Produit installation  
113
* 70600000 : Produit lignes ADSL  
114
* 70600001 : Produit VPN  
115
* 70700000 : Produit marchandise goodies  
116
* 70700001 : Produit marchandise briques  
117
* 70830000 : Produit hébergement  
118
* 70830001 : Produit transit  
119
* 70830002 : Produit stockage  
120
* 70830003 : Produit IP  
121
* 74000000 : Produit cotisations  
122
* 76000000 : Produit parts CC  
123 834
* 77000000 : Produit Dons
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125 834
## En résumé,
126 877 youpi
127 834
  - Pour les comptes en banque et tiers (adhérent.e.s, fournisseurs), c'est négatif quand on leur a donné de l'avance de sous, et c'est positif quand on leur en doit (i.e. on est du côté "banquier" \!) Ainsi:
128 877 youpi
129 834
* C'est donc normal que les comptes en banque soient négatif, au contraire: c'est la banque qui nous doit des sous :) C'est exactement l'opposé de ce qui apparaît dans le compte chez la banque.  
130 877 youpi
131
* Si un.e adhérent.e est strictement négatif, il nous doit des sous, il faut lui prélever.  
132
* Si un.e adhérent.e est strictement positif, c'est qu'il a payé des trucs pour l'asso. Soit on lui rembourse, soit on ne lui prélève pas quelques mois.  
133
* Si un fournisseur est strictement positif, c'est qu'on lui doit des sous, il reste une facture impayée.  
134 872 pizzacoca
* Si un fournisseur est strictement négatif, c'est qu'on lui a donné trop de sous \! Il faut régulariser.
135 877 youpi
136
  - Pour les comptes de charge et de produit, c'est plus habituel:
137
138
* Une charge, c'est des sous en moins qui vont alimenter un fournisseur  
139
140
* Un produit, c'est des sous en plus qui viennent d'adhérent.e.s.
141
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  - Pour les comptes en banque, on doit faire le "rapprochement" avec le relevé de compte. **Attention**, rapprocher rend l'écriture inchangeable. Il ne faut donc rapprocher qu'avec le relevé de compte confirmant l'opération sous les yeux.
143 834
144
Par exemple, voici pour un don et pour un paiement de facture:
145 877 youpi
146 834
## Don
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148
Par un.e adhérent.e
149 877 youpi
150
  - On vire le montant depuis son compte vers le compte produit don.Il nous doit donc maintenant des sous.
151
  - Le virement ou prélèvement est ordonné, on vire le montant depuis le
152
  - compte bancaire vers le compte de l'adhérent.e. Il ne nous doit plus de sous.
153 834
  - Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
154 877 youpi
155 864 pizzacoca
Si c'est une personne qu'on ne reverra pas souvent, on peut utiliser le  
156 834
compte "Donateur divers" à la place du compte d'un compte d'adhérent.e.
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158 834
## Facture
159 864 pizzacoca
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Un fournisseur nous envoie une facture pour un service
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162
  - On vire chaque élément de la facture depuis le compte de charge correspondant vers le compte de fournisseur. On lui doit donc des sous.
163
  - Lorsque l'on paie la facture, on vire le montant depuis le compte fournisseur vers le compte bancaire. On ne lui doit plus de sous.
164
  - Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
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  - Lors d'un virement fait à un fournisseur on indique le numéro de facture (numéro invoice pour cogent par exemple)correspondant dans les trois champs 
166
  - \> \> motif du virement
167
  - \> \> Référence de l'opération
168
  - \> \> Référence de bout en bout
169 864 pizzacoca
  - Contacts Facturation Cogent : N° +33 (0) 1 49 03 18 00 billingeu@cogentco.com
170 877 youpi
171 834
## A faire chaque mois
172 877 youpi
173 834
  - voir les TODO sur https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Todolist_mensuelle
174 877 youpi
175 834
  - Attention, en Janvier, ne faire d'abord que les opérations concernant Décembre, puis faire la compta annuelle, puis faire les opérations concernant Janvier
176 877 youpi
177 915 youpi
  - **Vérification rejets de prélèvement :**
178 913 youpi
> * Vérifier sur collect.online s'il y a eu des rejets sur le dernier prélèvement: depuis la page d'accueil, le bouton "Traiter" à droite de "impayées" en rouge (même s'il indique 0, il peut y en avoir...)
179 958 youpi
> * * * Aller vérifier sur coopacces: s'il y a effectivement un débit S-MONEY correspondant, utiliser cette date-là pour réaliser des virements inverses entre les adhérents concernés et le compte du crédit coopératif, qui du coup doivent de nouveau la créance. 
180 921 pizzacoca
> * * * Sinon, c'est que le prélèvement n'a même pas été essayé, mettre la même date que le prélèvement. dans ce cas baisser d'autant le montant du prélèvement global des adhérents (Prélèvements adhérents XX/XXXX) et virer depuis les comptes des adhérents concernés vers le compte prélèvements.
181 834
> * * Augmenter d'autant le prélèvement suivant, et vérifier avec l'adhérent pour que le prélèvement puisse se faire
182 915 youpi
183
  - **Rapprochement :** 
184 959 youpi
> * Aller sur https://www.credit-cooperatif.coop/Entreprises/Banque-au-quotidien/Coop-access , demander l'export des écritures du compte bancaire pour ouvrir dans un tableur
185 960 youpi
> * aller https://dolibarr.aquilenet.fr/compta/bank/account.php?account=1, comparer: on peut par exemple prendre chaque écriture de dolibarr depuis la date du dernier rapprochement, et cocher dans le tableur
186 967 youpi
> * * Attention, les crédits S-MONEY dans coopaccess correspondent à l'écriture "Prélèvements adhérents" dans dolibarr. Si ça ne correspond pas c'est éventuellement normal, cf plus bas.
187 962 youpi
> * * Il y a un débit S-MONEY dans coopaccess correspondant aux frais bancaires
188 834
> * * Les autres débits S-MONEY éventuels dans coopaccess correspondent à de rejets de prélèvement, cf ci-dessus
189
> * Enrichir dolibarr des opérations non cochées.
190
> * Vérifier le sens des opérations non rapprochées
191 967 youpi
> * Vérifier que la ligne "solde actuel" dolibarr est égale au solde sur coopacces.
192
> * * Si la somme des crédits S-MONEY dans coopaccess ne correspond pas à l'écriture "Prélèvements adhérents" dans dolibarr, il y a peut-être des prélèvements qui ne sont pas encore passés (parce qu'on est au début du mois seulement). Du coup pour vérifier tout de même les soldes :
193
> * * * Dans le tableur soustraire les différents crédits S-MONEY déjà passés sur coopaccess du solde coopaccess (en haut)
194
> * * * Soustraire (calculer avec sa petite calculette) le prélèvement visible dans dolibarr du solde dolibarr.
195 968 youpi
> * Si ça ne correspond pas, recommencer.
196 891 pizzacoca
> * Cliquer sur le bouton rapprocher pour accéder à la page de rapprochement.
197 970 youpi
> * rapprocher les opérations en renseignant la date du jour (on ne prend pas la peine d'indiquer le type d'opération),
198
> * * **sauf**
199 969 youpi
> * * Les opérations dolibarr pas encore passées sur coopaccess
200 971 youpi
> * * Dans le cas où la somme des crédits S-MONEY ne correspond pas à l'écriture "Prélèvement adhérents", cette dernière écriture, qu'on pourra vérifier le mois suivant.
201 877 youpi
202 834
  - Enercoop
203 877 youpi
204 834
* S'il y en a une nouvelle, récupérer la facture bimensuelle sur https://espace-client.enercoop.fr/mon-espace/accueil/#bienvenue  
205 877 youpi
206
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Enercoop-<date>-NATLFAC\_xx\_xxxxxxxx.pdf  
207
* Passer le montant en charge d'hébergement (vers fournisseurs divers), intitulé "Facture enercoop NATL\_FACxx-xxxxxx" comme sur la facture  
208 834
* si une facture Enercoop a été prélevée, passer de fournisseur divers vers le compte credit cooperatif "Prelevement enercoop NATL\_FACxx-xxxxxx" (ller trouver le N° de facture corrrespondant dans le cloud)
209 877 youpi
210 834
  - Cogent
211 877 youpi
212 834
* Enregistrer la facture  
213 877 youpi
214 834
* **Payer** la facture
215 877 youpi
216 834
  - Syntis
217 877 youpi
218 834
* N'a pas lieu en ce moment, on n'héberge rien chez lui actuellement.
219 877 youpi
220 834
* Récupérer la facture pour l'hébergement sur https://client.syntis.net  
221 877 youpi
222
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Syntis-<date>-Fxxxxxx.pdf  
223
* Passer le montant en charge d'hébergement, intitulé "Quart de baie etc." comme sur la facture  
224 834
* Virer le montant de la facture à Syntis (à la fois sur coopanet et sur dolibarr) en mettant le numéro de facture dans l'intitulé, virer également 0.20€ depuis charge services bancaires "frais prélèvement SEPA"
225 877 youpi
226 954 youpi
  - saya  	fatiha.sabri@h20-16.fr
227 877 youpi
228 954 youpi
* Établir une facture (**Facturer**) l'hébergement et le virer du compte client Saya au compte produit hébergement (**Charger**) en mettant le numéro de facture pour pouvoir s'y retrouver, attention à la cotisation en novembre  
229
* Ils nous virent le paiement.  Mettre aussi le numéro de facture indiqué par saya et visible dans coopaccess, pour savoir ce qu'ils ont payé.
230 877 youpi
231 834
  - L@BX
232 877 youpi
233 938 youpi
* **charger**: Virer le produit d'hébergement du L@BX (60€) : depuis le compte de Pierre Bourdin vers le comte Produit Hébergement.  
234 877 youpi
235 834
* **Facturer** au nom du L@BX pour la moitié, Pierre paie l'autre personnellement.
236 877 youpi
237 834
  - Guix
238 877 youpi
239 937 youpi
* **Facturer** et **charger** l'hébergement du serveur (75€), plus la cotisation en novembre
240 877 youpi
241 834
  - Rosedor
242 877 youpi
243 937 youpi
* **Facturer** et **charger** l'hébergement du service Rosedor (260€), plus la cotisation en avril et comme on a du retard, en novembre 2018, facturer cette cotisation 2018 (15), elle est déjà notée dans sa fiche dolibarr et le compte de compta
244 943 pizzacoca
Mail à envoyer à sophie.ouvrard@rosedor.fr (gestion de la téléphonie) et helene.geneste@rosedor.fr (compta)
245 877 youpi
246 834
  - C-P Prod
247 877 youpi
248 937 youpi
* En Novembre, **facturer** et **charger** 1 an de VM à 30€/mois, donc 360€, plus la cotisation.  
249 877 youpi
250 937 youpi
* En Avril, **facturer** et **charger** 1 an de VM à 20€/mois, donc 240€
251 877 youpi
252 923 youpi
  - CoopAlpha / Mukt
253
254
* En octobre, **facturer** 1 an d'hébergement mezzanine à 20€/mois, donc 240€
255 924 youpi
* Ils paient par virement
256 923 youpi
257 834
  - Elidée
258 877 youpi
259 937 youpi
* **Facturer** et **charger** l'hébergement du serveur (100€), plus la cotisation vers décembre.
260 877 youpi
261 834
  - Nothing to Hide
262 877 youpi
263 937 youpi
* En Décembre, **facturer** et **charger** 1 an de préfixe IPv4 à 128€ et 1 an de transit à 240€, et une cotisation de 20€.
264 877 youpi
265 834
  - Nom de domaine
266 877 youpi
267 834
* En juin ou juillet, renouveller sur https://www.bookmyname.com/ : depuis la page d'accueil, cliquer sur la partie "gérer", puis "Liste de vos noms de domaine", puis cocher tous les domaines aquilenet, puis choisir l'action "Renouveler des noms de domaine", payer, faire les virements correspondant.  
268 877 youpi
269
* Le mois d'après, **récupérer** la facture  
270 834
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/bookmyname-<date>-xxxxxx.pdf
271 877 youpi
272 834
  - Lignes ADSL
273 877 youpi
274 834
* **Récupérer** les dernières factures sur https://vador.fdn.fr/adherents (Informations Administratives / Prélèvements), L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/FDN-<date>-xxxxxx.pdf  
275 877 youpi
276 902 pizzacoca
* Si ça n'a pas déjà été fait pendant le rapprochement, virer le montant correspondant de FDN au crédit coopératif  
277 834
* Vérifier que la balance FDN retombe à 0 après leur dernière facture, sauf exceptions: fin juillet (donc juin inclus):
278 877 youpi
279 881 youpi
* donc au total +0€
280 877 youpi
281 834
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php
282 877 youpi
283 834
* S'assurer que les lignes nouvelles ont bien leur date de début correct (voir sur https://vador.fdn.fr/adherents) et que le montant du premier prélèvement est correct sur collect.online  
284 877 youpi
285 834
* Cliquer sur les boutons charge (sauf pour les anciennes lignes et les lignes actuellement en construction, pour lesquelles il faut regarder le détail de ce qu'il y a à faire)
286 877 youpi
287 834
* cela va:
288 877 youpi
289 884 youpi
* * Virer la souscription adhérent.e depuis le compte de la ligne vers le produit Lignes ADSL (Abonnement ligne xxx mois année)  
290
* * Virer la souscription adhérent.e depuis l'adhérent.e possédant la ligne vers le compte de la ligne.  
291
* * Virer la souscription FDN depuis la charge Lignes ADSL vers le compte de la ligne  
292
* * Virer la souscription FDN depuis le compte de la ligne vers le fournisseur FDN
293 877 youpi
294 834
  - Contrats
295 877 youpi
296 834
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/contrats.php  
297 877 youpi
298 834
* Cliquer sur les boutons charge des contrats où l'échéance est passée (elle est écrite en rouge). Cela va virer la souscription depuis le compte de l'adhérent.e vers le compte de produit correspondant.
299 877 youpi
300 834
  - Adhésions
301 877 youpi
302 834
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/cotisations.php
303 877 youpi
304 834
* pour chaque adhérent.e apparaissant dans la liste (qui sont ceux avec cotisation en retard):
305 877 youpi
306 918 youpi
* * S'il y a un RIB, on va prélever nous-même, donc cliquer sur le bouton charge, ce qui
307 877 youpi
308 918 youpi
* * * Vire la cotisation annuelle ou mensuelle depuis l'adhérent.e vers le produit Cotisations.  
309 877 youpi
310 918 youpi
* * * Ajoute la cotisation dans l'adhérent.e.
311 877 youpi
312 918 youpi
* * S'il n'y a pas de RIB, on ne sait pas s'il y a lieu d'établir une cotisation, donc cliquer sur le bouton Rappel pour envoyer un mail à l'adhérent.e. Attention: si l'adresse e-mail est en @aquilenet.fr, il faut vérifier si l'adhérent.e relève bien ses mails, et sinon, lui envoyer un courrier papier.  
313 877 youpi
314 834
* Résilier les retardataires répétés.
315 877 youpi
316 834
317 897 pizzacoca
  - Prélèvements & **injection dans dolibarr**
318 877 youpi
* Aller sur collect.online  
319 834
* Dans Echéances, faire sortir les échéances **du 10 du mois courant au 10 du mois suivant**, cliquer sur Exporter . Attendre quelques secondes, le fichier devrait apparaitre dans la liste obtenue avec "Vos demandes d'export". Attention à bien prendre le bon fichier :) a priori le plus récent est en haut.
320 877 youpi
* Tester le résultat des prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/test_prelevements.php  
321 897 pizzacoca
* Vérifier que ça retombe bien à zéro sinon identifier les raisons
322 898 pizzacoca
* * C'est un prélèvements dans collect.online à corriger (le corriger)
323
* * Une erreur existe dans dolibarr (montant d'abonnement, cotisation, sens de paiement ...)
324
* * Situation temporaire (avance ou retard de paiement), dans ce cas documenter dans le champ commentaires de la fiche de compte dolibarr, en précisant la date de régulation prévue. Faire éventuellement un mail à l'adhérent si une action de sa part est requise.
325 896 pizzacoca
* **Refaire** un nouvel export, le re-télécharger et refaire le test d'import.
326 877 youpi
* Injecter vraiment les prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/import_prelevements.php  
327 905 pizzacoca
* Vérifier dans l'ensemble des comptes que les adhérent.e.s sont bien retombés à 0. Quand ce n'est pas le cas, modifier le champ Commentaire du compte bancaire correspondant pour noter pourquoi.
328 877 youpi
329 904 pizzacoca
## Factures
330 877 youpi
331
* Établir une facture ADSL pour ceux qui en ont besoin :
332
333
* (Utopia (cotisation en août), envoyer à bordeaux@cinemas-utopia.org et à Patrick Troudet \> besoin facture mensuelle  
334 939 pizzacoca
* Charlotte Lewden (cotisation en octobre... et MEEERDE ! , elle sera à faire en novembre celle-là aussi),  
335 902 pizzacoca
* Librairie Permaculturelle (cotisation en janvier), \>  échéancier début aout au nom de "Association Ressources-permaculture"   
336 877 youpi
* Attitudes et Marques (cotisation en Mars) -\> veut bien un échéancier annuel  
337 905 pizzacoca
* Loïc Prud'homme (envoyer à contact@loicprudhomme.fr - loic.prudhomme@assemblee-nationale.fr  & Tiphaine.Maurin@clb-an.fr -, la cotisation n'est pas à facturer); \> ok pour échéancier annuel
338 956 pizzacoca
* Yaal 100€ de cotisation et 20€ de VM annuelle à facturer en novembre
339 877 youpi
340 888 youpi
* **penser à mettre à jour:**
341 877 youpi
342 888 youpi
* * Le numéro de facture  
343
* * La date de facture  
344
* * La date dans la désignation  
345
* * La date du prélèvement
346 877 youpi
347
  - Vérifier les balances des comptes d'adhérent.e.s, de fournisseurs, et de clients.
348
349
  - Encaisser (les envoyer par courrier & ajouter dolibarr) les chèques qui restent en mettant le numéro de remise dans le virement
350
351
  - Lancer les rappels de prélèvements depuis https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/rappel_prelevements.php
352
353
  - En janvier, faire la compta annuelle
354
355
## Anciennes procédures
356 834
357
conservées ici seulement pour historique.
358 877 youpi
359 834
  - Dedibox
360 877 youpi
361 834
* Récupérer la facture pour la dedibox sur https://console.online.net/  
362 877 youpi
363
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Online-<date>\_facture-xxxxxx.pdf  
364
* Lancer php5 online.net.php xxxxxx YYYY-MM-DD pour l'enregistrer dans dolibarr  
365
* Pour l'instant c'est sacha qui paie la facture.  
366 834
* Le script ci-dessus s'occupe de toutes façons de noter le prélèvement, il n'y a rien de plus à faire.
367 877 youpi
368 850 loris.hilaire
* Lancer php5 prelevements.php 2\> /dev/null  
369 877 youpi
370
* ça génère la suite de commandes php5 à lancer (du genre php5 prelevement.php "Prénom Nom" montant "PLVT P NOM ADSL MM/YY"), les lancer, sauf éventuellement ceux qui n'ont pas lieu (e.g. ouverture de ligne fraîche). Attention, cela effectue le virement dans dolibarr, il faut faire donc attention à ne pas lancer le même plusieurs fois.  
371
* Corriger: pour Bernard Imhaus il faut un prélèvement le 8 du mois suivant, sinon ya pas les sous  
372 834
* Compiler le tout, envoyer au crédit coopératif par fax (0556983013)
373 877 youpi
374
## À faire chaque année
375 834
376
Faire le bilan d'exercice:
377 877 youpi
378
  - Créer un compte de référence 120020xx, de libellé "Exercice 20xx", de type "Compte bancaire épargne/placement", puis le modifier pour désactiver la fonction de rapprochement.
379
  - Vider chaque compte produit et charge vers ce compte, à l'aide de virements "Exercice 20xx Charge truc". Cela remet donc à zéro tous les comptes de produit et charge.
380
  - En faire un bilan d'exercice dans sous.ods
381 837 youpi
  - Virer l'exercice sur le compte "Bilan", "Exercice 20xx"
382 834
383
Faire le bilan comptable (inverser tous les signes pour que ce soit plus intuitif à comprendre) dans sous.ods
384 877 youpi
385 834
  - Actif:
386 877 youpi
387 834
* les comptes courants et épargnes vont en actifs.  
388 877 youpi
389 843 pizzacoca
* les comptes tiers **négatifs** vont en créances (on devrait recevoir ces sous-là un jour)
390 877 youpi
391 834
  - Passif:
392 877 youpi
393
* Le compte "Bilan" (avant virement de l'exercice de l'année) va dans "Exercices passés"  
394
395
* les comptes tiers **positifs** vont en passif (on a encore ça à payer) courant ou non courant, selon que c'est temporaire ou non.
396 834
397
Vérifier que les deux totaux correspondent
398 857 youpi
399 834
Mettre à jour sous.ods:
400 877 youpi
401
  - Télécharger <a href="https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/export_sous.php" download="sous.csv">sous.csv</a>
402
  - ouvrir sous.csv en n'utilisant **que** le point-virgule comme séparateur
403
  - copier/coller dans la feuille adhérents\_import
404
  - mettre à jour la feuille historique depuis la feuille Situation
405
  - mettre à jour les graphes dans la feuille Graphes
406 834
  - Vérifier les feuilles Situation et Bilan mensuel, imprimer.
407 877 youpi
408 834
## Nouvel.le adhérent.e
409
410 870 pizzacoca
Sur réception d'une demande d'adhésion
411 877 youpi
412
  - Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.
413
  - Corriger éventuellement des typos ou ajouts à la main sur le formulaire (majuscules, type d'adherent, numero de tel, adresse mail)
414
  - Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvel_adherent.php, cela crée l'adhérent.e dans dolibarr, et du coup aussi dans LDAP, et donc une adresse mail etc., ainsi qu'un compte de compta tiers pour lui, ça l'inscrit à asso@listes.aquilenet.fr, et ça lui maile une bienvenue
415 942 youpi
  - S'il y a une commande de VPN, ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
416
  - * Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main: aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe. Utiliser `mkpasswd -m sha-512` pour le crypter, et alors la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."
417
  -  * Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
418 877 youpi
  - Dans les comptes, virer depuis son compte d'adhérent.e vers le "produit cotisations" le droit d'entrée ou la cotisation, titre "Cotisation Machin Truc 2011"
419
  - Dans sa fiche dolibarr adhérent.e, ajouter l'adhésion dans l'onglet adhésions
420 834
  - puis, selon le mode de règlement:
421 877 youpi
422 834
* Si c'est un chèque, virer depuis le compte de remises vers son compte  
423 877 youpi
424
* Si c'est en liquide, virer depuis la caisse vers son compte  
425
* Si c'est un virement, virer depuis le compte bancaire vers son compte (et rapprocher plus tard)  
426 834
* Si c'est un prélèvement, voir ci-dessous.
427 877 youpi
428 870 pizzacoca
  - Si l'adresse e-mail n'a pas été précisée, envoyer une lettre de bienvenue papier. Voir le courrier type dans le cloud dans adhesions
429 877 youpi
430 834
  - S'il y a un mandat
431 877 youpi
432 834
* Archiver le mandat original.  
433 877 youpi
434 834
* Ajouter l'adhérent.e dans la partie prélèvement de collect.online, On utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
435 877 youpi
436 834
* Si c'est juste une adhésion ou un abonnement VPN, faire un prélèvement régulier annuel ou mensuel  
437 877 youpi
438 834
* Si c'est un abonnement ADSL, on crée l'échéancier plus tard, une fois la ligne effectivement construite.
439 877 youpi
440 834
  - S'il y a une souscription à une ligne ADSL
441 877 youpi
442 834
* Toute la compta est faite automatiquement par le script, il y a juste à archiver la demande dans le cloud  
443 877 youpi
444
* [Vérifier l'éligibilité de la ligne](https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi) et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total  
445
* Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter *toutes* les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.  
446 834
* Envoyer un aimable mail de confirmation à suivi-adsl at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr pour permettre d'identifier la ligne ne pas oublier de préciser qu'il vient d'"aquilenet", donner le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent.
447 877 youpi
448 834
* Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP, noter IPv4, préfixe IPv6, login et mot de passe (lisibles aussi sur http://vador.fdn.fr/adherents) dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne, et forwarder le mail à l'abonné en corrigeant un peu.  
449 877 youpi
450 834
* Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
451 877 youpi
452 834
* Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence  
453 877 youpi
454
* Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone  
455 834
* Quand l'ouverture de ligne est effective,
456 877 youpi
457 885 youpi
* * forwarder le mail à l'abonné  
458
* * aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,  
459
* * créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec un premier prélèvement manuel correspondant aux FAS + mois partiel, et le prélèvement automatique mensuel.  
460
* * Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:
461 877 youpi
462 834
* La référence et le libellé du compte de compta  
463 877 youpi
464 834
* Dans la Note de l'adhérent.e
465 877 youpi
466 834
  - S'il y a une commande de VPN,
467 877 youpi
468 834
* Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
469 877 youpi
470
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0  
471
ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1  
472 834
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
473 877 youpi
474 852 youpi
où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers).
475 877 youpi
476 834
  - Archiver le tout: scanner tous les documents, ajouter au cloud, dans adhesions
477 877 youpi
478
  - FIXME: broken, Sur l'atelier, ajouter l'adhérent.e au projet aquilenet.
479
480
## Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e
481
482 907 youpi
  - Sur hera, lancer la récupération de la clé à partir du fingerprint:
483 877 youpi
484 944 youpi
sudo -u www-data gpg --keyserver pgp.mit.edu --homedir /srv/adherents/.gnupg/ --recv-key XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
485 877 youpi
486 907 youpi
  - Retrouver l'adhérent dans Dolibarr, suivre le "lien tiers Dolibarr", aller dans la fiche, la modifier, découper le fingerprint complet de la clé GPG en 4 paquets de 10 chiffres hexa, les mettre dans les cases Id professionnel 1 à 4.
487 877 youpi
488
## Nouveau mandat
489 837 youpi
490 834
Sur mandat arrivé après la demande d'adhésion ou mise à jour,
491 877 youpi
492 834
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , pour pouvoir faire un copier/coller des numéros iban et bic  
493 877 youpi
494
* Copier/coller dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouveau_mandat.php  
495
* Archiver le mandat.  
496
* Si c'est juste un changement de compte, dans collect.online, modifier juste dans le débiteur le numéro de compte.  
497
* Si c'est un nouveau service pour un débiteur existant, avec le même compte, dans collect.online, ajouter l'échéancier.  
498 834
* Si c'est un nouveau débiteur, ajouter l'adhérent.e dans collect.online, on utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
499 877 youpi
500
## Nouvelle ligne ADSL
501 834
502
Sur souscription de ligne ADSL pour un.e adhérent.e existant.
503 877 youpi
504 834
* [Vérifier l'éligibilité de la ligne](https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi) et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total, cela permet notamment de savoir si c'est un numéro actif ou inactif.  
505 877 youpi
506
* Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter *toutes* les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.  
507
* Envoyer un mail de confirmation à suivi-adsl at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr avec comme informations dans le corps "aquilenet", le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent. Ce n'est pas un traitement automatique, rédiger le mail correctement.  
508
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.  
509
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste vpn@, et ajoute l'éventuel mandat  
510
* Ajouter, s'il.elle n'y est pas déjà, l'adhérent.e dans collect.online, la référence d'adhérent.e est lisible en allant cherche l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.  
511 834
* Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
512 877 youpi
513 834
* Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP, noter IPv4, préfixe IPv6, login et mot de passe (lisibles aussi sur http://vador.fdn.fr/adherents) dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne, et forwarder le mail à l'abonné en corrigeant un peu.  
514 877 youpi
515 834
* Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
516 877 youpi
517 834
* Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence  
518 877 youpi
519
* Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone  
520
* Quand l'ouverture de ligne est effective,
521
522 885 youpi
* * forwarder le mail à l'abonné  
523
* * aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,  
524
* * créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant. Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour inclure les FAS + mois partiel.  
525
* * modifier l'échéancier pour ajouter la cotisation annuelle s'il n'y en a pas déjà  
526
* * Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:  
527
* * La référence et le libellé du compte de compta  
528
* * Dans le champ note de l'adhérent
529 834
530 841 blagoi.iakov
Oui, c'est cracra de mettre le montant, il faudrait faire un lookup dans la base des tarifs (TODO). Pour l'instant c'est plus simple ainsi.
531 877 youpi
532 840 youpi
## Migration ligne ADSL à Liazo
533 834
534
Lorsqu'un adhérent demande à migrer sa ligne vers Liazo.
535
536
La migration sera effective au début du bimestre suivant seulement (si on commande avant le 15 du deuxième mois du bimestre en cours, sinon c'est encore après).
537 877 youpi
538 849 blagoi.iakov
* Dans l'espace adhérent chez FDN, retrouver la ligne, et cliquer sur "Changer le débit ou l'option"  
539 877 youpi
540
* Choisir l'option voulue: dégroupage total ou non.  
541
* Renommer le compte de compta de la ligne en "Reconstr Ligne 0123456789".  
542
* Corriger son option, du genre 80MLiazoOrange (pas de dégroupage) ou 80MLiazoOrangeNu (dégroupage total).  
543 834
* On reçoit régulièrement des mails pour la progression de la construction.
544 877 youpi
545 834
* Quand on reçoit le mail parlant du changement de login, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans le champ Commentaire de la ligne.  
546 877 youpi
547
* Si on reçoit un mail parlant du changement de numéro de téléphone, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans la ligne (à la fois la référence et le nom du compte) et dans la note de l'abonné  
548 834
* Une fois la construction faite, facturer les frais de migration à la fin du mois suivant.Modifier l'échéancier (l'adhérent.e sera prévenu par un script après avoir réalisé l'injection)
549 877 youpi
550 834
* Avant de faire la première facturation au nouveau tarif:
551 877 youpi
552 886 youpi
* * corriger les tarifs client/fournisseur  
553 877 youpi
554 886 youpi
* * Si c'est un dégroupage total, mettre à jour le numéro de la ligne
555 877 youpi
556 886 youpi
* * * Dans la référence et le libellé du compte de compta  
557 877 youpi
558 886 youpi
* * * Dans la Note de l'adhérent.e
559 877 youpi
560 886 youpi
* * Renommer le compte de compta en "Ligne 0123456789"  
561 877 youpi
562 886 youpi
* * corriger le montant de prélèvement sur collect.online
563 877 youpi
564
## Réception de cotisation
565
566
  - Dans le module adhérents
567
568
* retrouver l'adhérent.e dans la liste,  
569
570
* aller dans l'onglet adhésions/cotisations  
571
* ajouter l'adhésion: mettre comme fin un jour avant l'anniversaire suivant.
572
573
  - Répercuter l'adhésion dans la compta en virant depuis l'adhérent.e vers le produit cotisation
574
  - Encaisser le montant (chèque: voir ci-dessous, liquide: passer sur le compte d'un trésorier qui se fait prélever et qui encaissera le liquide)
575
576
## Encaisser un chèque
577 834
578
Pour éviter d'en envoyer tous les 36s du mois, plutôt que virer directement depuis le compte bancaire, on vire temporairement depuis un compte "Remises de chèques".
579 877 youpi
580
  - Vérifier l'ordre du chèque.
581
  - Signer le chèque au dos
582 972 youpi
  - Virer depuis le compte de l'adhérent.e vers le compte "Remises de chèque" avec la date du jour. Ainsi on sait que l'adhérent.e a payé, mais il nous reste des chèques à encaisser, stockés sur une étagère.
583
  - Lors du dépôt d'une remise des chèques qui se sont entassés, virer le montant total de la remise de chèques depuis le compte bancaire vers le compte de remises de chèque, avec le numéro de remise pour rapprocher facilement, et la date de la remise de chèques.
584 834
  - Quand confirmé, rapprocher.
585 877 youpi
586 834
## Résilier une ligne ADSL
587 877 youpi
588
  - Charger sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/adsl.php les derniers mois complets
589
  - Renommer le compte de compta de la ligne en "Résiliation Ligne xxxx"
590
  - La facturation chez Nerim est bimensuelle, donc il faut faire remonter la demande au suivi-adsl at fdn dot fr avant le 15 du deuxième mois du bimestre, pour éviter de payer un autre bimestre pour l'ADSL. Il vaut mieux faire remonter le plus tôt possible pour éviter de payer la partie transit de FDN.
591
  - mailer donc suivi-adsl arobase fdn point fr en donnant simplement le numéro de ligne et le nom de l'adhérent.e pour vérification, avec la date de résiliation souhaitée.
592 887 youpi
  - Lorsque la compta FDN est faite pour le dernier mois (qui comporte éventuellement une partie abonnée et une partie relicat facturée à prix coûtant), faire la compta pour la ligne à la main (TODO: automatiser):
593 877 youpi
594 929 youpi
*****
595 928 youpi
596 940 pizzacoca
### Facture mois plein
597
598 930 youpi
* Pour les mois avant le mois où la résiliation est effective (donc les mois où le service a été permanent)
599 936 youpi
* * Utiliser le lien "charge" pour charger ces mois entiers. Il faut enlever temporairement le mot "Résiliation " pour que le script accepte de faire la charge automatiquement.
600 834
601 940 pizzacoca
### Facture du mois de résiliation
602
603 930 youpi
* Pour le mois pendant lequel la résiliation a lieu (donc le mois où le service est donc partiel)
604 927 youpi
* * On ne veut prendre de marge que sur la période où il y a effectivement eu un service. Il faut donc compter combien cela fait:
605
* * * notre marge: (tarif Aquilenet - tarif FDN) \* prorata du mois abonné)
606
* * Et y ajouter ce que FDN nous a fait payer
607
* * Facturer cela
608 940 pizzacoca
609
### Facture des mois post résiliation
610 927 youpi
611 930 youpi
* Pour les mois après le mois où la résiliation a été effective (donc le mois où il n'y a aucun service)
612 927 youpi
* * Facturer juste ce que FDN nous a fait payer
613 928 youpi
614 929 youpi
*****
615 927 youpi
616
* Pour facturer:
617
* * Virer ce montant de la ligne ADSL vers le produit ADSL  
618
* * Virer ce montant de l'adhérent.e vers la ligne ADSL  
619
* * Virer le montant FDN de la charge ADSL vers la ligne ADSL  
620 931 youpi
* * Virer le montant FDN de la ligne ADSL vers le fournisseur FDN.  
621 877 youpi
* Établir le prélèvement des derniers mois à la main sur collect.online.  
622 933 youpi
* S'il n'a plus d'abonnement, supprimer le numéro de compte dans la fiche tiers de l'adhérent  
623 877 youpi
* Renommer le libellé du compte de la ligne en "Ancienne Ligne xxxx"  
624 834
* Ajouter à la fin de la Ref. du compte de la ligne ".0" (ou plus), et mettre à jour la référence dans la Note de l'adhérent.e (c'est pour le cas où un autre adhérent reprendrait cette même ligne, pour que ça soit vraiment un autre abonnement).
625 946 youpi
* Une fois la dernière échéance passée, désactiver l'échéancier chez collect.online : modifier l'échéancier pour bloquer tous les mois (vraiment le modifier, pas juste bloquer des échéances précises 
626 947 youpi
* S'il n'a plus d'abonnement, désabonner de la liste adsl@
627 877 youpi
628
## Nouveau VPN
629 834
630
Sur souscription de VPN pour un.e adhérent.e existant.
631 877 youpi
632
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.  
633 834
634
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste vpn`, et ajoute l'éventuel mandat: TODO: vérifier que le numéro de compte se retrouve bien enregistré, dans le tiers correspondant à l'adhérent.e, dans sa fiche.
635 942 youpi
  * ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
636
  * Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main: aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe. Utiliser `mkpasswd -m sha-512@ pour le crypter, et alors la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."  
637
  * Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
638 877 youpi
639
* Ajouter, s'il n'y est pas déjà, l'adhérent.e dans collect.online, la référence d'adhérent.e est lisible en allant cherche l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.  
640
* créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant. Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour le premier mois partiel.  
641
* corriger les prélèvements anniversaire pour y ajouter la cotisation.  
642 834
* Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
643 877 youpi
644 834
* Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
645 877 youpi
646
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0  
647
ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1  
648 834
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
649 877 youpi
650 834
où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers). Éventuellement il y a déjà un fichier `disponible.pour.ip.fixe` qui vient d'un précédent désabonnement.
651 877 youpi
652 834
## Ajouter une autre IP fixe à un VPN
653 877 youpi
654
* Si l'adhérent veut une 2e IP fixe, il suffit d'ajouter la route dans son /etc/openvpn/ccd sur  
655 834
iris et demeter:
656 877 youpi
657
iroute 185.233.101.m 255.255.255.255  
658 834
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:m::/64
659 877 youpi
660 834
## Résilier un VPN
661 877 youpi
662 834
* Sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php repérer le contrat  
663 877 youpi
664
* Charger éventuellement le dernier mois  
665
* Cliquer sur le contrat (2e colonne)  
666
* Cliquer sur le bouton Modifier en face de "Statut du service ... En service", pour clôturer le service.  
667
* Désactiver le login sur iris et demeter dans /etc/openvpn/password en mettant juste un \# en tête de ligne.  
668
* Renommer l'éventuel fichier dans ccd/ en disponible.pour.ip.fixe.xxx pour libérer l'IP  
669 834
* Désabonner de la liste vpn@
670 877 youpi
671
## Résilier un adhérent
672
673
* Dans la liste dans le module Adhérents, cliquer sur la croix rouge pour résilier.  
674
675
* Désinscrire de la [liste asso](https://listes.aquilenet.fr/sympa/review/asso)  
676
* Désactiver le compte ldap en changeant le mot de passe dans sa fiche adhérent.e dolibarr pour qu'il ne puisse plus se logguer.  
677
* Supprimer les comptes utilisateurs autres.  
678
* Enlever les permissions dans l'atelier.
679
680
## Ajouter de l'espace disque owncloud
681 834
682
TODO: automatiser la partie dolibarr
683 877 youpi
684
  - se logguer sur nextcloud avec son compte habituel (qui est dans le groupe admin, pour le vérifier aller dans paramètres et vérifier le(s) groupe(s))
685
  - Dans le menu en haut à droite, choisir Utilisateurs
686
  - retrouver l'utilisateur dans la liste
687
  - changer son quota
688
  - noter son uuid
689
  - sur sayanet, dans /home/aquilenet-backup/BackItUp/BackItUp.conf, ajouter l'uuid à la liste\_exclusions
690
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-owncloud", choisir la quantité en Go/an, ajouter, modifier éventuellement le tarif
691
  - valider
692
  - modifier le statut du service en l'activant avec comme date de terminaison 2099
693
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
694 834
  - établir le prélèvement automatique sur collect.online
695 877 youpi
696 922 youpi
## Ajouter une facturation de VM ou serveur à prix libre
697
698
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "heb-mezza" ou VM, mettre 1 unité.
699
  - changer le prix unitaire pour mettre le prix libre.
700
  - valider le contrat
701
  - activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
702
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
703
  - Créer la VM ou installer le serveur
704
705
706 834
## Ajouter du disque local pour une VM
707 877 youpi
708
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-local", choisir la quantité en Go/an.
709
  - valider le contrat
710
  - activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
711
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
712 834
  - Créer la VM
713 877 youpi
714 834
## Ajouter du disque NFS pour une VM
715 877 youpi
716
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-NFS", choisir la quantité en Go/an.
717
  - valider le contrat
718
  - activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
719
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
720 834
  - Voir https://atelier.aquilenet.fr/projects/infrastructure/wiki/NFS pour la création du volume, et mettre le quota.
721 877 youpi
722 834
## Supprimer du disque cloud, local ou NFS
723 877 youpi
724
  - [dans dolibarr](http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php) retrouver le contrat correspondant à la VM, cliquer sur le numéro de contrat.
725
  - Cliquer sur l'icône modifier à droite de "Statut du service", mettre la date de fin de service et cliquer sur Clôturer
726 834
  - Faire l'action adminsys correspondante.
727 877 youpi
728 834
## Et sourtout
729 877 youpi
730 834
Pour vérifier qu'il n'y a pas d'erreur, regarder la somme des soldes tout en bas de [la compta publique](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php), ça doit retomber à zéro.
731 877 youpi
732 834
## Supprimer un essai
733
734
On n'efface pas ce qui a existé réellement, mais on peut avoir besoin de supprimer un test.
735 877 youpi
736
  - Supprimer l'adhérent.e
737
  - Dans compta/tréso, Clients, choisir le client, regarder la fiche, supprimer
738 834
  - Supprimer le compte de compta
739 877 youpi
740 834
## Modifier les tarifs
741 877 youpi
742 834
  - Modifier dans sous.ods dans les recettes des produits.
743 877 youpi
744 834
* Dans gaia, /srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin, modifier eligibilite.cgi  
745 877 youpi
746
* Dans dolibarr, Services, modifier le/les services concernés  
747 834
* Dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/ , aller voir les lignes concernées, modifier le champ commentaire.
748 877 youpi
749
  - Dans les formulaires, modifier adsl-tail.inc, recompiler, commiter, svn up dans /srv/si/formulaires, copier adsl\*.pdf dans /srv/www/aquilenet.fr/docs/
750 834
  - Sur le site web, modifier http://www.aquilenet.fr/node/8
751 877 youpi
752
## Renommer quelqu'un
753 834
754
C'est galère et technique, mais pas impossible. Il faut (au moins, difficile d'être sûr qu'on n'ait rien oublié)
755 877 youpi
756
  - Dans sa fiche adhérent, changer nom/prénom, login, email
757
  - Sur hera, dans /home/vmail/aquilenet.fr, renommer le répertoire
758
  - Dans la fiche tiers dolibarr, change nom/prénom
759
  - Renommer son compte de compta, voire les écritures
760
  - Dans la liste des contrats, renommer au besoin (eh non dolibarr n'a pas l'air d'avoir d'interface pour ça, il faut le faire à la main en SQL...)
761
  - Renommer son accès vpn
762 834
  - Supprimer l'ancien utilisateur dans l'atelier
763 953 youpi
764
## Ajouter un type de service
765
766
Dans le module service, cliquer sur Nouveau service.
767
768
Peu importe la référence et libellé du service.
769
770
Bien mettre la durée: 1 année ou 1 mois.
771
772
Mettre le prix en TTC et mettre la TVA à 0%
773
774
Dans le script aquilenets/contrats.php, ajouter dans le switch pour choisir le compte de produit à créditer.