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Compta » Historique » Version 980

pizzacoca, 14/12/2018 16:44

1 877 youpi
# Compta
2 834
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## Liens rapides dans cette page
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5 878 youpi
  - [Facture fournisseur](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Facture)  
6
  - [Compta mensuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#A-faire-chaque-mois)  
7
  - [Compta annuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#%C3%80-faire-chaque-ann%C3%A9e)  
8
  - [Nouvel.le adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-adh%C3%A9rente)  
9
  - [Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-cl%C3%A9-PGP-dune-adh%C3%A9rente)  
10
  - [Nouveau mandat](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-mandat)  
11
  - [Nouvelle ligne ADSL](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-ligne-ADSL)  
12
  - [Migration Ligne ADSL à Liazo](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Migration-ligne-ADSL-%C3%A0-Liazo)  
13
  - [Réception de cotisation](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9ception-de-cotisation)  
14
  - [Encaisser un chèque](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Encaisser-un-ch%C3%A8que)  
15
  - [Résilier une ligne ADSL](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-une-ligne-ADSL)  
16
  - [Nouveau VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-VPN)  
17
  - [Ajouter une IP fixe à un VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-une-autre-IP-fixe-%C3%A0-un-VPN)  
18
  - [Résilier un VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-VPN)  
19
  - [Résilier un adhérent](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-adh%C3%A9rent)  
20
  - [Ajouter de l'espace disque cloud](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-de-lespace-disque-owncloud)  
21
  - [Ajouter du disque local pour une VM](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-local-pour-une-VM)  
22
  - [Ajouter du disque NFS pour une VM](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-NFS-pour-une-VM)  
23
  - [Supprimer du disque](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Supprimer-du-disque-cloud-local-ou-NFS)  
24 880 youpi
  - [Renommer quelqu'un](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Renommer-quelquun)
25 878 youpi
26 834
## autres liens
27
28 879 youpi
  - [TODO list mensuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Todolist_mensuelle)  
29
  - [[compta\_boiteaidées|TODO list un jour]]  
30
  - [La compta publique](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php)  
31
  - [La preuve par neuf de la compta](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/check.php)  
32
  - [La liste des pages dolibarr aux petits ognons pour nous](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet)  
33
  - [La compta adhérent](https://adherents.aquilenet.fr/compta.php)  
34
  - [le cloud](https://cloud.aquilenet.fr/index.php/apps/files/?dir=/Shared/Aquilenet-administration/Compta/adhesions)  
35
  - [coopanet](http://www.coopanet.coop) , Code utilisateur E145498P  
36
  - [collect online](http://collect.online)  
37 834
  - [[dolibarr]]  
38 879 youpi
  - Il y a aussi un [bac à sable dolibarr](https://dolibarr2.aquilenet.fr/)
39 941 pizzacoca
  - [[appli_generation_factures|Application django de génération des factures]]
40 951 youpi
  - les infos publiques envoyées à db.ffdn.org: (http://dolibarr.aquilenet.fr/isp.json)
41 952 youpi
  - les autres infos: (http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/infosplus.php)
42 877 youpi
43 834
## Doc
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45
**Tout se passe sur dolibarr**
46 834
47 949 youpi
juste pour info, [Installation d'un nouveau dolibarr](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Installation_dolibarr) , et la liste des dépôts où on stocke nos scripts (référencée aussi sur https://www.ffdn.org/wiki/doku.php?id=formations:compta#travaux_de_la_fede)
48 950 youpi
    * http://git.aquilenet.fr/tools.git             scripts web pour générer des formulaires d'inscription , installé sur gaia:/srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin
49
    * http://git.aquilenet.fr/tools-dolibarr.git    scripts dolibarr pour valider une inscription et les scripts de compta , installé sur hera:/usr/share/dolibarr/scripts/aquilenet
50
    * http://git.aquilenet.fr/htdocs-dolibarr.git   pour gérer les lignes ADSL de manière sympa dans Dolibarr , installé sur hera:/usr/share/dolibarr/htdocs/aquilenet
51
    * http://git.aquilenet.fr/adherents.git         pour l'espace adhérents, en dolibarr aussi, installé sur hera:/srv/adherents
52 834
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Les mails sont envoyés à tresorier@aquilenet.fr qui est un alias pour la liste tresorier@listes.aquilenet.fr qu'on peut gérer sur https://listes.aquilenet.fr/sympa/admin/tresorier
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55
Ancien svn, n'est plus utilisé désormais  
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svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/factures-fournisseurs  
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svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/adhesions
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Il est sans doute utile d'aller consulter d'abord la doc de FDN: https://wiki-adh.fdn.fr/wiki/documentation:notions_de_comptabilite pour comprendre les principes des comptes comptables. Il y a aussi eu un exposé à l'AG 2015 de la FFDN: http://www.aquilenet.fr/docs/compta.pdf
60
61
Voici ci-dessous le plan comptable. Quand on ajoute ou modifie une entrée, il faut penser à mettre à jour (TODO: factoriser dans aquilenet.lib.php):
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63 834
* le numéro de Réf. du compte en question bien sûr  
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65
* dans compte\_adherent() dans aquilenet.lib.php  
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* dans soldes\_accounts(), et tout en bas, dans compta-asso.php  
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* dans aquilenet.lib.php  
68 834
* dans dolibarr.php
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70 834
* 05... : Compte de la ligne ADSL 05... Ne fait pas vraiment partie du plan comptable, on ne fait que faire passer les virements par ce compte pour y rassembler tout ce qui concerne une ligne ADSL donnée.  
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72
* 12000000 : Compte de bilan  
73
* 1200xxxx : Compte d'exercice de l'année xxxx  
74
* 40100001 : Fournisseur Online.net  
75
* 40100002 : Fournisseur Bookmyname  
76
* 40100003 : Fournisseur divers  
77
* 40100004 : Fournisseur FDN  
78
* 40100005 : Fournisseur Syntis  
79
* 40100006 : Fournisseur Kazar  
80
* 40100007 : Fournisseur Cogent  
81
* 40100008 : Fournisseur Anteor  
82
* 40100009 : Fournisseur Orange  
83
* 40100010 : Fournisseur RIPE  
84
* 40100011 : Fournisseur OVH  
85
* 41100xyz : Compte de l'adhérent.e xyz  
86
* 41101000 : Donateur divers  
87
* 41101001 : Clients divers  
88
* 41102xyz : Compte du client xyz  
89
* 51120000 : Remise de chèque  
90
* 51190000 : Prélèvements  
91
* 51200001 : Crédit coopératif  
92
* 53140000 : Caisse  
93
* 60000000 : Charge Lignes ADSL  
94
* 60400001 : Charge dedibox  
95
* 60400002 : Charge nom de domaine  
96
* 60400003 : Charge hébergement  
97
* 60400004 : Charge IP  
98
* 60400005 : Charge transit  
99
* 60630000 : Charge matériel petit équipement  
100
* 21830000 : Charge matériel informatique  
101
* 60700000 : Charge marchandise goodies  
102
* 60700001 : Charge marchandise briques  
103
* 61100000 : Charge installation  
104
* 61600000 : Charge assurance  
105
* 62310000 : Charge annonces et insertions  
106
* 62360000 : Charge stickers  
107
* 62610000 : Charge timbres et frais postaux  
108
* 62620000 : Charge livraison  
109
* 62700000 : Charge service bancaire  
110
* 62800000 : Charge Diverses  
111
* 63500000 : Charge taxe achat étranger  
112
* 70400000 : Produit installation  
113
* 70600000 : Produit lignes ADSL  
114
* 70600001 : Produit VPN  
115
* 70700000 : Produit marchandise goodies  
116
* 70700001 : Produit marchandise briques  
117
* 70830000 : Produit hébergement  
118
* 70830001 : Produit transit  
119
* 70830002 : Produit stockage  
120
* 70830003 : Produit IP  
121
* 74000000 : Produit cotisations  
122
* 76000000 : Produit parts CC  
123 834
* 77000000 : Produit Dons
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125 834
## En résumé,
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127 834
  - Pour les comptes en banque et tiers (adhérent.e.s, fournisseurs), c'est négatif quand on leur a donné de l'avance de sous, et c'est positif quand on leur en doit (i.e. on est du côté "banquier" \!) Ainsi:
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129 834
* C'est donc normal que les comptes en banque soient négatif, au contraire: c'est la banque qui nous doit des sous :) C'est exactement l'opposé de ce qui apparaît dans le compte chez la banque.  
130 877 youpi
131
* Si un.e adhérent.e est strictement négatif, il nous doit des sous, il faut lui prélever.  
132
* Si un.e adhérent.e est strictement positif, c'est qu'il a payé des trucs pour l'asso. Soit on lui rembourse, soit on ne lui prélève pas quelques mois.  
133
* Si un fournisseur est strictement positif, c'est qu'on lui doit des sous, il reste une facture impayée.  
134 872 pizzacoca
* Si un fournisseur est strictement négatif, c'est qu'on lui a donné trop de sous \! Il faut régulariser.
135 877 youpi
136
  - Pour les comptes de charge et de produit, c'est plus habituel:
137
138
* Une charge, c'est des sous en moins qui vont alimenter un fournisseur  
139
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* Un produit, c'est des sous en plus qui viennent d'adhérent.e.s.
141
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  - Pour les comptes en banque, on doit faire le "rapprochement" avec le relevé de compte. **Attention**, rapprocher rend l'écriture inchangeable. Il ne faut donc rapprocher qu'avec le relevé de compte confirmant l'opération sous les yeux.
143 834
144
Par exemple, voici pour un don et pour un paiement de facture:
145 877 youpi
146 834
## Don
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148
Par un.e adhérent.e
149 877 youpi
150
  - On vire le montant depuis son compte vers le compte produit don.Il nous doit donc maintenant des sous.
151
  - Le virement ou prélèvement est ordonné, on vire le montant depuis le
152
  - compte bancaire vers le compte de l'adhérent.e. Il ne nous doit plus de sous.
153 834
  - Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
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155 864 pizzacoca
Si c'est une personne qu'on ne reverra pas souvent, on peut utiliser le  
156 834
compte "Donateur divers" à la place du compte d'un compte d'adhérent.e.
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158 834
## Facture
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Un fournisseur nous envoie une facture pour un service
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162
  - On vire chaque élément de la facture depuis le compte de charge correspondant vers le compte de fournisseur. On lui doit donc des sous.
163
  - Lorsque l'on paie la facture, on vire le montant depuis le compte fournisseur vers le compte bancaire. On ne lui doit plus de sous.
164
  - Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
165
  - Lors d'un virement fait à un fournisseur on indique le numéro de facture (numéro invoice pour cogent par exemple)correspondant dans les trois champs 
166
  - \> \> motif du virement
167
  - \> \> Référence de l'opération
168
  - \> \> Référence de bout en bout
169 864 pizzacoca
  - Contacts Facturation Cogent : N° +33 (0) 1 49 03 18 00 billingeu@cogentco.com
170 877 youpi
171 834
## A faire chaque mois
172 877 youpi
173 834
  - voir les TODO sur https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Todolist_mensuelle
174 877 youpi
175 834
  - Attention, en Janvier, ne faire d'abord que les opérations concernant Décembre, puis faire la compta annuelle, puis faire les opérations concernant Janvier
176 877 youpi
177 915 youpi
  - **Vérification rejets de prélèvement :**
178 913 youpi
> * Vérifier sur collect.online s'il y a eu des rejets sur le dernier prélèvement: depuis la page d'accueil, le bouton "Traiter" à droite de "impayées" en rouge (même s'il indique 0, il peut y en avoir...)
179 958 youpi
> * * * Aller vérifier sur coopacces: s'il y a effectivement un débit S-MONEY correspondant, utiliser cette date-là pour réaliser des virements inverses entre les adhérents concernés et le compte du crédit coopératif, qui du coup doivent de nouveau la créance. 
180 921 pizzacoca
> * * * Sinon, c'est que le prélèvement n'a même pas été essayé, mettre la même date que le prélèvement. dans ce cas baisser d'autant le montant du prélèvement global des adhérents (Prélèvements adhérents XX/XXXX) et virer depuis les comptes des adhérents concernés vers le compte prélèvements.
181 834
> * * Augmenter d'autant le prélèvement suivant, et vérifier avec l'adhérent pour que le prélèvement puisse se faire
182 915 youpi
183
  - **Rapprochement :** 
184 959 youpi
> * Aller sur https://www.credit-cooperatif.coop/Entreprises/Banque-au-quotidien/Coop-access , demander l'export des écritures du compte bancaire pour ouvrir dans un tableur
185 960 youpi
> * aller https://dolibarr.aquilenet.fr/compta/bank/account.php?account=1, comparer: on peut par exemple prendre chaque écriture de dolibarr depuis la date du dernier rapprochement, et cocher dans le tableur
186 967 youpi
> * * Attention, les crédits S-MONEY dans coopaccess correspondent à l'écriture "Prélèvements adhérents" dans dolibarr. Si ça ne correspond pas c'est éventuellement normal, cf plus bas.
187 962 youpi
> * * Il y a un débit S-MONEY dans coopaccess correspondant aux frais bancaires
188 834
> * * Les autres débits S-MONEY éventuels dans coopaccess correspondent à de rejets de prélèvement, cf ci-dessus
189
> * Enrichir dolibarr des opérations non cochées.
190
> * Vérifier le sens des opérations non rapprochées
191 967 youpi
> * Vérifier que la ligne "solde actuel" dolibarr est égale au solde sur coopacces.
192
> * * Si la somme des crédits S-MONEY dans coopaccess ne correspond pas à l'écriture "Prélèvements adhérents" dans dolibarr, il y a peut-être des prélèvements qui ne sont pas encore passés (parce qu'on est au début du mois seulement). Du coup pour vérifier tout de même les soldes :
193
> * * * Dans le tableur soustraire les différents crédits S-MONEY déjà passés sur coopaccess du solde coopaccess (en haut)
194
> * * * Soustraire (calculer avec sa petite calculette) le prélèvement visible dans dolibarr du solde dolibarr.
195 968 youpi
> * Si ça ne correspond pas, recommencer.
196 891 pizzacoca
> * Cliquer sur le bouton rapprocher pour accéder à la page de rapprochement.
197 970 youpi
> * rapprocher les opérations en renseignant la date du jour (on ne prend pas la peine d'indiquer le type d'opération),
198
> * * **sauf**
199 969 youpi
> * * Les opérations dolibarr pas encore passées sur coopaccess
200 971 youpi
> * * Dans le cas où la somme des crédits S-MONEY ne correspond pas à l'écriture "Prélèvement adhérents", cette dernière écriture, qu'on pourra vérifier le mois suivant.
201 877 youpi
202 980 pizzacoca
## Factures mensuelles (nos frais de fonctionnement)
203
204 834
  - Enercoop
205 877 youpi
206 834
* S'il y en a une nouvelle, récupérer la facture bimensuelle sur https://espace-client.enercoop.fr/mon-espace/accueil/#bienvenue  
207 877 youpi
208
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Enercoop-<date>-NATLFAC\_xx\_xxxxxxxx.pdf  
209
* Passer le montant en charge d'hébergement (vers fournisseurs divers), intitulé "Facture enercoop NATL\_FACxx-xxxxxx" comme sur la facture  
210 834
* si une facture Enercoop a été prélevée, passer de fournisseur divers vers le compte credit cooperatif "Prelevement enercoop NATL\_FACxx-xxxxxx" (ller trouver le N° de facture corrrespondant dans le cloud)
211 877 youpi
212 834
  - Cogent
213 877 youpi
214 834
* Enregistrer la facture  
215 877 youpi
216 834
* **Payer** la facture
217 877 youpi
218 834
  - Syntis
219 877 youpi
220 834
* N'a pas lieu en ce moment, on n'héberge rien chez lui actuellement.
221 877 youpi
222 834
* Récupérer la facture pour l'hébergement sur https://client.syntis.net  
223 877 youpi
224
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Syntis-<date>-Fxxxxxx.pdf  
225
* Passer le montant en charge d'hébergement, intitulé "Quart de baie etc." comme sur la facture  
226 834
* Virer le montant de la facture à Syntis (à la fois sur coopanet et sur dolibarr) en mettant le numéro de facture dans l'intitulé, virer également 0.20€ depuis charge services bancaires "frais prélèvement SEPA"
227 877 youpi
228 979 pizzacoca
## Facturations mensuelles
229
230 954 youpi
  - saya  	fatiha.sabri@h20-16.fr
231 877 youpi
232 954 youpi
* Établir une facture (**Facturer**) l'hébergement et le virer du compte client Saya au compte produit hébergement (**Charger**) en mettant le numéro de facture pour pouvoir s'y retrouver, attention à la cotisation en novembre  
233
* Ils nous virent le paiement.  Mettre aussi le numéro de facture indiqué par saya et visible dans coopaccess, pour savoir ce qu'ils ont payé.
234 877 youpi
235 834
  - L@BX
236 877 youpi
237 976 pizzacoca
* **charger**: Virer 60€ depuis le compte de Pierre Bourdin vers le comte Produit Hébergement. C'est le montant total de 'hébergement du L@BX.
238 877 youpi
239 976 pizzacoca
* **Facturer** 30€ au nom du L@BX, Pierre paie l'autre moitié personnellement.
240 877 youpi
241 834
  - Guix
242 877 youpi
243 977 pizzacoca
* **charger** l'hébergement du serveur (75€) et **Facturer**. Ajouter la cotisation en novembre
244 834
245
  - Rosedor
246 979 pizzacoca
.
247
* **Charger** et **Facturer** l'hébergement du service Rosedor (260€), plus la cotisation en avril.
248 943 pizzacoca
Mail à envoyer à sophie.ouvrard@rosedor.fr (gestion de la téléphonie) et helene.geneste@rosedor.fr (compta)
249 877 youpi
250 834
  - C-P Prod
251 877 youpi
252 937 youpi
* En Novembre, **facturer** et **charger** 1 an de VM à 30€/mois, donc 360€, plus la cotisation.  
253 877 youpi
254 937 youpi
* En Avril, **facturer** et **charger** 1 an de VM à 20€/mois, donc 240€
255 877 youpi
256 923 youpi
  - CoopAlpha / Mukt
257
258
* En octobre, **facturer** 1 an d'hébergement mezzanine à 20€/mois, donc 240€
259 924 youpi
* Ils paient par virement
260 923 youpi
261 834
  - Elidée
262 877 youpi
263 937 youpi
* **Facturer** et **charger** l'hébergement du serveur (100€), plus la cotisation vers décembre.
264 877 youpi
265 834
  - Nothing to Hide
266 877 youpi
267 937 youpi
* En Décembre, **facturer** et **charger** 1 an de préfixe IPv4 à 128€ et 1 an de transit à 240€, et une cotisation de 20€.
268 877 youpi
269 834
  - Nom de domaine
270 877 youpi
271 834
* En juin ou juillet, renouveller sur https://www.bookmyname.com/ : depuis la page d'accueil, cliquer sur la partie "gérer", puis "Liste de vos noms de domaine", puis cocher tous les domaines aquilenet, puis choisir l'action "Renouveler des noms de domaine", payer, faire les virements correspondant.  
272 877 youpi
273
* Le mois d'après, **récupérer** la facture  
274 834
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/bookmyname-<date>-xxxxxx.pdf
275 877 youpi
276 834
  - Lignes ADSL
277 877 youpi
278 834
* **Récupérer** les dernières factures sur https://vador.fdn.fr/adherents (Informations Administratives / Prélèvements), L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/FDN-<date>-xxxxxx.pdf  
279 877 youpi
280 902 pizzacoca
* Si ça n'a pas déjà été fait pendant le rapprochement, virer le montant correspondant de FDN au crédit coopératif  
281 834
* Vérifier que la balance FDN retombe à 0 après leur dernière facture, sauf exceptions: fin juillet (donc juin inclus):
282 877 youpi
283 881 youpi
* donc au total +0€
284 877 youpi
285 834
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php
286 877 youpi
287 834
* S'assurer que les lignes nouvelles ont bien leur date de début correct (voir sur https://vador.fdn.fr/adherents) et que le montant du premier prélèvement est correct sur collect.online  
288 877 youpi
289 834
* Cliquer sur les boutons charge (sauf pour les anciennes lignes et les lignes actuellement en construction, pour lesquelles il faut regarder le détail de ce qu'il y a à faire)
290 877 youpi
291 834
* cela va:
292 877 youpi
293 884 youpi
* * Virer la souscription adhérent.e depuis le compte de la ligne vers le produit Lignes ADSL (Abonnement ligne xxx mois année)  
294
* * Virer la souscription adhérent.e depuis l'adhérent.e possédant la ligne vers le compte de la ligne.  
295
* * Virer la souscription FDN depuis la charge Lignes ADSL vers le compte de la ligne  
296
* * Virer la souscription FDN depuis le compte de la ligne vers le fournisseur FDN
297 877 youpi
298 834
  - Contrats
299 877 youpi
300 834
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/contrats.php  
301 877 youpi
302 834
* Cliquer sur les boutons charge des contrats où l'échéance est passée (elle est écrite en rouge). Cela va virer la souscription depuis le compte de l'adhérent.e vers le compte de produit correspondant.
303 877 youpi
304 834
  - Adhésions
305 877 youpi
306 834
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/cotisations.php
307 877 youpi
308 834
* pour chaque adhérent.e apparaissant dans la liste (qui sont ceux avec cotisation en retard):
309 877 youpi
310 918 youpi
* * S'il y a un RIB, on va prélever nous-même, donc cliquer sur le bouton charge, ce qui
311 877 youpi
312 918 youpi
* * * Vire la cotisation annuelle ou mensuelle depuis l'adhérent.e vers le produit Cotisations.  
313 877 youpi
314 918 youpi
* * * Ajoute la cotisation dans l'adhérent.e.
315 877 youpi
316 918 youpi
* * S'il n'y a pas de RIB, on ne sait pas s'il y a lieu d'établir une cotisation, donc cliquer sur le bouton Rappel pour envoyer un mail à l'adhérent.e. Attention: si l'adresse e-mail est en @aquilenet.fr, il faut vérifier si l'adhérent.e relève bien ses mails, et sinon, lui envoyer un courrier papier.  
317 877 youpi
318 834
* Résilier les retardataires répétés.
319 877 youpi
320 834
321 897 pizzacoca
  - Prélèvements & **injection dans dolibarr**
322 877 youpi
* Aller sur collect.online  
323 834
* Dans Echéances, faire sortir les échéances **du 10 du mois courant au 10 du mois suivant**, cliquer sur Exporter . Attendre quelques secondes, le fichier devrait apparaitre dans la liste obtenue avec "Vos demandes d'export". Attention à bien prendre le bon fichier :) a priori le plus récent est en haut.
324 877 youpi
* Tester le résultat des prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/test_prelevements.php  
325 897 pizzacoca
* Vérifier que ça retombe bien à zéro sinon identifier les raisons
326 898 pizzacoca
* * C'est un prélèvements dans collect.online à corriger (le corriger)
327
* * Une erreur existe dans dolibarr (montant d'abonnement, cotisation, sens de paiement ...)
328
* * Situation temporaire (avance ou retard de paiement), dans ce cas documenter dans le champ commentaires de la fiche de compte dolibarr, en précisant la date de régulation prévue. Faire éventuellement un mail à l'adhérent si une action de sa part est requise.
329 896 pizzacoca
* **Refaire** un nouvel export, le re-télécharger et refaire le test d'import.
330 877 youpi
* Injecter vraiment les prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/import_prelevements.php  
331 905 pizzacoca
* Vérifier dans l'ensemble des comptes que les adhérent.e.s sont bien retombés à 0. Quand ce n'est pas le cas, modifier le champ Commentaire du compte bancaire correspondant pour noter pourquoi.
332 877 youpi
333 904 pizzacoca
## Factures
334 877 youpi
335
* Établir une facture ADSL pour ceux qui en ont besoin :
336
337
* (Utopia (cotisation en août), envoyer à bordeaux@cinemas-utopia.org et à Patrick Troudet \> besoin facture mensuelle  
338 939 pizzacoca
* Charlotte Lewden (cotisation en octobre... et MEEERDE ! , elle sera à faire en novembre celle-là aussi),  
339 902 pizzacoca
* Librairie Permaculturelle (cotisation en janvier), \>  échéancier début aout au nom de "Association Ressources-permaculture"   
340 877 youpi
* Attitudes et Marques (cotisation en Mars) -\> veut bien un échéancier annuel  
341 905 pizzacoca
* Loïc Prud'homme (envoyer à contact@loicprudhomme.fr - loic.prudhomme@assemblee-nationale.fr  & Tiphaine.Maurin@clb-an.fr -, la cotisation n'est pas à facturer); \> ok pour échéancier annuel
342 956 pizzacoca
* Yaal 100€ de cotisation et 20€ de VM annuelle à facturer en novembre
343 877 youpi
344 888 youpi
* **penser à mettre à jour:**
345 877 youpi
346 888 youpi
* * Le numéro de facture  
347
* * La date de facture  
348
* * La date dans la désignation  
349
* * La date du prélèvement
350 877 youpi
351
  - Vérifier les balances des comptes d'adhérent.e.s, de fournisseurs, et de clients.
352
353
  - Encaisser (les envoyer par courrier & ajouter dolibarr) les chèques qui restent en mettant le numéro de remise dans le virement
354
355
  - Lancer les rappels de prélèvements depuis https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/rappel_prelevements.php
356
357
  - En janvier, faire la compta annuelle
358
359
## Anciennes procédures
360 834
361
conservées ici seulement pour historique.
362 877 youpi
363 834
  - Dedibox
364 877 youpi
365 834
* Récupérer la facture pour la dedibox sur https://console.online.net/  
366 877 youpi
367
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Online-<date>\_facture-xxxxxx.pdf  
368
* Lancer php5 online.net.php xxxxxx YYYY-MM-DD pour l'enregistrer dans dolibarr  
369
* Pour l'instant c'est sacha qui paie la facture.  
370 834
* Le script ci-dessus s'occupe de toutes façons de noter le prélèvement, il n'y a rien de plus à faire.
371 877 youpi
372 850 loris.hilaire
* Lancer php5 prelevements.php 2\> /dev/null  
373 877 youpi
374
* ça génère la suite de commandes php5 à lancer (du genre php5 prelevement.php "Prénom Nom" montant "PLVT P NOM ADSL MM/YY"), les lancer, sauf éventuellement ceux qui n'ont pas lieu (e.g. ouverture de ligne fraîche). Attention, cela effectue le virement dans dolibarr, il faut faire donc attention à ne pas lancer le même plusieurs fois.  
375
* Corriger: pour Bernard Imhaus il faut un prélèvement le 8 du mois suivant, sinon ya pas les sous  
376 834
* Compiler le tout, envoyer au crédit coopératif par fax (0556983013)
377 877 youpi
378
## À faire chaque année
379 834
380
Faire le bilan d'exercice:
381 877 youpi
382
  - Créer un compte de référence 120020xx, de libellé "Exercice 20xx", de type "Compte bancaire épargne/placement", puis le modifier pour désactiver la fonction de rapprochement.
383
  - Vider chaque compte produit et charge vers ce compte, à l'aide de virements "Exercice 20xx Charge truc". Cela remet donc à zéro tous les comptes de produit et charge.
384
  - En faire un bilan d'exercice dans sous.ods
385 837 youpi
  - Virer l'exercice sur le compte "Bilan", "Exercice 20xx"
386 834
387
Faire le bilan comptable (inverser tous les signes pour que ce soit plus intuitif à comprendre) dans sous.ods
388 877 youpi
389 834
  - Actif:
390 877 youpi
391 834
* les comptes courants et épargnes vont en actifs.  
392 877 youpi
393 843 pizzacoca
* les comptes tiers **négatifs** vont en créances (on devrait recevoir ces sous-là un jour)
394 877 youpi
395 834
  - Passif:
396 877 youpi
397
* Le compte "Bilan" (avant virement de l'exercice de l'année) va dans "Exercices passés"  
398
399
* les comptes tiers **positifs** vont en passif (on a encore ça à payer) courant ou non courant, selon que c'est temporaire ou non.
400 834
401
Vérifier que les deux totaux correspondent
402 857 youpi
403 834
Mettre à jour sous.ods:
404 877 youpi
405
  - Télécharger <a href="https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/export_sous.php" download="sous.csv">sous.csv</a>
406
  - ouvrir sous.csv en n'utilisant **que** le point-virgule comme séparateur
407
  - copier/coller dans la feuille adhérents\_import
408
  - mettre à jour la feuille historique depuis la feuille Situation
409
  - mettre à jour les graphes dans la feuille Graphes
410 834
  - Vérifier les feuilles Situation et Bilan mensuel, imprimer.
411 877 youpi
412 834
## Nouvel.le adhérent.e
413
414 870 pizzacoca
Sur réception d'une demande d'adhésion
415 877 youpi
416
  - Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.
417
  - Corriger éventuellement des typos ou ajouts à la main sur le formulaire (majuscules, type d'adherent, numero de tel, adresse mail)
418
  - Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvel_adherent.php, cela crée l'adhérent.e dans dolibarr, et du coup aussi dans LDAP, et donc une adresse mail etc., ainsi qu'un compte de compta tiers pour lui, ça l'inscrit à asso@listes.aquilenet.fr, et ça lui maile une bienvenue
419 942 youpi
  - S'il y a une commande de VPN, ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
420
  - * Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main: aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe. Utiliser `mkpasswd -m sha-512` pour le crypter, et alors la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."
421
  -  * Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
422 877 youpi
  - Dans les comptes, virer depuis son compte d'adhérent.e vers le "produit cotisations" le droit d'entrée ou la cotisation, titre "Cotisation Machin Truc 2011"
423
  - Dans sa fiche dolibarr adhérent.e, ajouter l'adhésion dans l'onglet adhésions
424 973 youpi
  - puis, selon le mode de règlement, avec la date du jour:
425 877 youpi
426 973 youpi
* Si c'est un chèque, virer depuis le compte de remises vers son compte
427 877 youpi
428
* Si c'est en liquide, virer depuis la caisse vers son compte  
429
* Si c'est un virement, virer depuis le compte bancaire vers son compte (et rapprocher plus tard)  
430 834
* Si c'est un prélèvement, voir ci-dessous.
431 877 youpi
432 870 pizzacoca
  - Si l'adresse e-mail n'a pas été précisée, envoyer une lettre de bienvenue papier. Voir le courrier type dans le cloud dans adhesions
433 877 youpi
434 834
  - S'il y a un mandat
435 877 youpi
436 834
* Archiver le mandat original.  
437 877 youpi
438 834
* Ajouter l'adhérent.e dans la partie prélèvement de collect.online, On utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
439 877 youpi
440 834
* Si c'est juste une adhésion ou un abonnement VPN, faire un prélèvement régulier annuel ou mensuel  
441 877 youpi
442 834
* Si c'est un abonnement ADSL, on crée l'échéancier plus tard, une fois la ligne effectivement construite.
443 877 youpi
444 834
  - S'il y a une souscription à une ligne ADSL
445 877 youpi
446 834
* Toute la compta est faite automatiquement par le script, il y a juste à archiver la demande dans le cloud  
447 877 youpi
448
* [Vérifier l'éligibilité de la ligne](https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi) et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total  
449
* Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter *toutes* les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.  
450 834
* Envoyer un aimable mail de confirmation à suivi-adsl at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr pour permettre d'identifier la ligne ne pas oublier de préciser qu'il vient d'"aquilenet", donner le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent.
451 877 youpi
452 834
* Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP, noter IPv4, préfixe IPv6, login et mot de passe (lisibles aussi sur http://vador.fdn.fr/adherents) dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne, et forwarder le mail à l'abonné en corrigeant un peu.  
453 877 youpi
454 834
* Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
455 877 youpi
456 834
* Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence  
457 877 youpi
458
* Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone  
459 834
* Quand l'ouverture de ligne est effective,
460 877 youpi
461 885 youpi
* * forwarder le mail à l'abonné  
462
* * aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,  
463
* * créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec un premier prélèvement manuel correspondant aux FAS + mois partiel, et le prélèvement automatique mensuel.  
464
* * Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:
465 877 youpi
466 834
* La référence et le libellé du compte de compta  
467 877 youpi
468 834
* Dans la Note de l'adhérent.e
469 877 youpi
470 834
  - S'il y a une commande de VPN,
471 877 youpi
472 834
* Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
473 877 youpi
474
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0  
475
ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1  
476 834
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
477 877 youpi
478 852 youpi
où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers).
479 877 youpi
480 834
  - Archiver le tout: scanner tous les documents, ajouter au cloud, dans adhesions
481 877 youpi
482
  - FIXME: broken, Sur l'atelier, ajouter l'adhérent.e au projet aquilenet.
483
484
## Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e
485
486 907 youpi
  - Sur hera, lancer la récupération de la clé à partir du fingerprint:
487 877 youpi
488 944 youpi
sudo -u www-data gpg --keyserver pgp.mit.edu --homedir /srv/adherents/.gnupg/ --recv-key XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
489 877 youpi
490 907 youpi
  - Retrouver l'adhérent dans Dolibarr, suivre le "lien tiers Dolibarr", aller dans la fiche, la modifier, découper le fingerprint complet de la clé GPG en 4 paquets de 10 chiffres hexa, les mettre dans les cases Id professionnel 1 à 4.
491 877 youpi
492
## Nouveau mandat
493 837 youpi
494 834
Sur mandat arrivé après la demande d'adhésion ou mise à jour,
495 877 youpi
496 834
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , pour pouvoir faire un copier/coller des numéros iban et bic  
497 877 youpi
498
* Copier/coller dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouveau_mandat.php  
499
* Archiver le mandat.  
500
* Si c'est juste un changement de compte, dans collect.online, modifier juste dans le débiteur le numéro de compte.  
501
* Si c'est un nouveau service pour un débiteur existant, avec le même compte, dans collect.online, ajouter l'échéancier.  
502 834
* Si c'est un nouveau débiteur, ajouter l'adhérent.e dans collect.online, on utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
503 877 youpi
504
## Nouvelle ligne ADSL
505 834
506
Sur souscription de ligne ADSL pour un.e adhérent.e existant.
507 877 youpi
508 834
* [Vérifier l'éligibilité de la ligne](https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi) et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total, cela permet notamment de savoir si c'est un numéro actif ou inactif.  
509 877 youpi
510
* Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter *toutes* les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.  
511
* Envoyer un mail de confirmation à suivi-adsl at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr avec comme informations dans le corps "aquilenet", le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent. Ce n'est pas un traitement automatique, rédiger le mail correctement.  
512
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.  
513
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste vpn@, et ajoute l'éventuel mandat  
514
* Ajouter, s'il.elle n'y est pas déjà, l'adhérent.e dans collect.online, la référence d'adhérent.e est lisible en allant cherche l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.  
515 834
* Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
516 877 youpi
517 834
* Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP, noter IPv4, préfixe IPv6, login et mot de passe (lisibles aussi sur http://vador.fdn.fr/adherents) dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne, et forwarder le mail à l'abonné en corrigeant un peu.  
518 877 youpi
519 834
* Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
520 877 youpi
521 834
* Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence  
522 877 youpi
523
* Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone  
524
* Quand l'ouverture de ligne est effective,
525
526 885 youpi
* * forwarder le mail à l'abonné  
527
* * aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,  
528
* * créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant. Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour inclure les FAS + mois partiel.  
529
* * modifier l'échéancier pour ajouter la cotisation annuelle s'il n'y en a pas déjà  
530
* * Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:  
531
* * La référence et le libellé du compte de compta  
532
* * Dans le champ note de l'adhérent
533 834
534 841 blagoi.iakov
Oui, c'est cracra de mettre le montant, il faudrait faire un lookup dans la base des tarifs (TODO). Pour l'instant c'est plus simple ainsi.
535 877 youpi
536 840 youpi
## Migration ligne ADSL à Liazo
537 834
538
Lorsqu'un adhérent demande à migrer sa ligne vers Liazo.
539
540
La migration sera effective au début du bimestre suivant seulement (si on commande avant le 15 du deuxième mois du bimestre en cours, sinon c'est encore après).
541 877 youpi
542 849 blagoi.iakov
* Dans l'espace adhérent chez FDN, retrouver la ligne, et cliquer sur "Changer le débit ou l'option"  
543 877 youpi
544
* Choisir l'option voulue: dégroupage total ou non.  
545
* Renommer le compte de compta de la ligne en "Reconstr Ligne 0123456789".  
546
* Corriger son option, du genre 80MLiazoOrange (pas de dégroupage) ou 80MLiazoOrangeNu (dégroupage total).  
547 834
* On reçoit régulièrement des mails pour la progression de la construction.
548 877 youpi
549 834
* Quand on reçoit le mail parlant du changement de login, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans le champ Commentaire de la ligne.  
550 877 youpi
551
* Si on reçoit un mail parlant du changement de numéro de téléphone, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans la ligne (à la fois la référence et le nom du compte) et dans la note de l'abonné  
552 834
* Une fois la construction faite, facturer les frais de migration à la fin du mois suivant.Modifier l'échéancier (l'adhérent.e sera prévenu par un script après avoir réalisé l'injection)
553 877 youpi
554 834
* Avant de faire la première facturation au nouveau tarif:
555 877 youpi
556 886 youpi
* * corriger les tarifs client/fournisseur  
557 877 youpi
558 886 youpi
* * Si c'est un dégroupage total, mettre à jour le numéro de la ligne
559 877 youpi
560 886 youpi
* * * Dans la référence et le libellé du compte de compta  
561 877 youpi
562 886 youpi
* * * Dans la Note de l'adhérent.e
563 877 youpi
564 886 youpi
* * Renommer le compte de compta en "Ligne 0123456789"  
565 877 youpi
566 886 youpi
* * corriger le montant de prélèvement sur collect.online
567 877 youpi
568
## Réception de cotisation
569
570
  - Dans le module adhérents
571
572
* retrouver l'adhérent.e dans la liste,  
573
574
* aller dans l'onglet adhésions/cotisations  
575
* ajouter l'adhésion: mettre comme fin un jour avant l'anniversaire suivant.
576
577
  - Répercuter l'adhésion dans la compta en virant depuis l'adhérent.e vers le produit cotisation
578
  - Encaisser le montant (chèque: voir ci-dessous, liquide: passer sur le compte d'un trésorier qui se fait prélever et qui encaissera le liquide)
579
580
## Encaisser un chèque
581 834
582
Pour éviter d'en envoyer tous les 36s du mois, plutôt que virer directement depuis le compte bancaire, on vire temporairement depuis un compte "Remises de chèques".
583 877 youpi
584
  - Vérifier l'ordre du chèque.
585
  - Signer le chèque au dos
586 974 youpi
  - Virer depuis le compte "Remises de chèques" vers le compte de l'adhérent.e, avec la date du jour. Ainsi on sait que l'adhérent.e a payé, mais il nous reste des chèques à encaisser, stockés sur une étagère.
587 972 youpi
  - Lors du dépôt d'une remise des chèques qui se sont entassés, virer le montant total de la remise de chèques depuis le compte bancaire vers le compte de remises de chèque, avec le numéro de remise pour rapprocher facilement, et la date de la remise de chèques.
588 834
  - Quand confirmé, rapprocher.
589 877 youpi
590 834
## Résilier une ligne ADSL
591 877 youpi
592
  - Charger sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/adsl.php les derniers mois complets
593
  - Renommer le compte de compta de la ligne en "Résiliation Ligne xxxx"
594
  - La facturation chez Nerim est bimensuelle, donc il faut faire remonter la demande au suivi-adsl at fdn dot fr avant le 15 du deuxième mois du bimestre, pour éviter de payer un autre bimestre pour l'ADSL. Il vaut mieux faire remonter le plus tôt possible pour éviter de payer la partie transit de FDN.
595
  - mailer donc suivi-adsl arobase fdn point fr en donnant simplement le numéro de ligne et le nom de l'adhérent.e pour vérification, avec la date de résiliation souhaitée.
596 887 youpi
  - Lorsque la compta FDN est faite pour le dernier mois (qui comporte éventuellement une partie abonnée et une partie relicat facturée à prix coûtant), faire la compta pour la ligne à la main (TODO: automatiser):
597 877 youpi
598 929 youpi
*****
599 928 youpi
600 940 pizzacoca
### Facture mois plein
601
602 930 youpi
* Pour les mois avant le mois où la résiliation est effective (donc les mois où le service a été permanent)
603 936 youpi
* * Utiliser le lien "charge" pour charger ces mois entiers. Il faut enlever temporairement le mot "Résiliation " pour que le script accepte de faire la charge automatiquement.
604 834
605 940 pizzacoca
### Facture du mois de résiliation
606
607 930 youpi
* Pour le mois pendant lequel la résiliation a lieu (donc le mois où le service est donc partiel)
608 927 youpi
* * On ne veut prendre de marge que sur la période où il y a effectivement eu un service. Il faut donc compter combien cela fait:
609
* * * notre marge: (tarif Aquilenet - tarif FDN) \* prorata du mois abonné)
610
* * Et y ajouter ce que FDN nous a fait payer
611
* * Facturer cela
612 940 pizzacoca
613
### Facture des mois post résiliation
614 927 youpi
615 930 youpi
* Pour les mois après le mois où la résiliation a été effective (donc le mois où il n'y a aucun service)
616 927 youpi
* * Facturer juste ce que FDN nous a fait payer
617 928 youpi
618 929 youpi
*****
619 927 youpi
620
* Pour facturer:
621
* * Virer ce montant de la ligne ADSL vers le produit ADSL  
622
* * Virer ce montant de l'adhérent.e vers la ligne ADSL  
623
* * Virer le montant FDN de la charge ADSL vers la ligne ADSL  
624 931 youpi
* * Virer le montant FDN de la ligne ADSL vers le fournisseur FDN.  
625 877 youpi
* Établir le prélèvement des derniers mois à la main sur collect.online.  
626 933 youpi
* S'il n'a plus d'abonnement, supprimer le numéro de compte dans la fiche tiers de l'adhérent  
627 877 youpi
* Renommer le libellé du compte de la ligne en "Ancienne Ligne xxxx"  
628 834
* Ajouter à la fin de la Ref. du compte de la ligne ".0" (ou plus), et mettre à jour la référence dans la Note de l'adhérent.e (c'est pour le cas où un autre adhérent reprendrait cette même ligne, pour que ça soit vraiment un autre abonnement).
629 946 youpi
* Une fois la dernière échéance passée, désactiver l'échéancier chez collect.online : modifier l'échéancier pour bloquer tous les mois (vraiment le modifier, pas juste bloquer des échéances précises 
630 947 youpi
* S'il n'a plus d'abonnement, désabonner de la liste adsl@
631 877 youpi
632
## Nouveau VPN
633 834
634
Sur souscription de VPN pour un.e adhérent.e existant.
635 877 youpi
636
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.  
637 834
638
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste vpn`, et ajoute l'éventuel mandat: TODO: vérifier que le numéro de compte se retrouve bien enregistré, dans le tiers correspondant à l'adhérent.e, dans sa fiche.
639 942 youpi
  * ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
640
  * Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main: aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe. Utiliser `mkpasswd -m sha-512@ pour le crypter, et alors la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."  
641
  * Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
642 877 youpi
643
* Ajouter, s'il n'y est pas déjà, l'adhérent.e dans collect.online, la référence d'adhérent.e est lisible en allant cherche l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.  
644
* créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant. Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour le premier mois partiel.  
645
* corriger les prélèvements anniversaire pour y ajouter la cotisation.  
646 834
* Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
647 877 youpi
648 834
* Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
649 877 youpi
650
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0  
651
ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1  
652 834
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
653 877 youpi
654 834
où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers). Éventuellement il y a déjà un fichier `disponible.pour.ip.fixe` qui vient d'un précédent désabonnement.
655 877 youpi
656 834
## Ajouter une autre IP fixe à un VPN
657 877 youpi
658
* Si l'adhérent veut une 2e IP fixe, il suffit d'ajouter la route dans son /etc/openvpn/ccd sur  
659 834
iris et demeter:
660 877 youpi
661
iroute 185.233.101.m 255.255.255.255  
662 834
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:m::/64
663 877 youpi
664 834
## Résilier un VPN
665 877 youpi
666 834
* Sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php repérer le contrat  
667 877 youpi
668
* Charger éventuellement le dernier mois  
669
* Cliquer sur le contrat (2e colonne)  
670
* Cliquer sur le bouton Modifier en face de "Statut du service ... En service", pour clôturer le service.  
671
* Désactiver le login sur iris et demeter dans /etc/openvpn/password en mettant juste un \# en tête de ligne.  
672
* Renommer l'éventuel fichier dans ccd/ en disponible.pour.ip.fixe.xxx pour libérer l'IP  
673 834
* Désabonner de la liste vpn@
674 877 youpi
675
## Résilier un adhérent
676
677
* Dans la liste dans le module Adhérents, cliquer sur la croix rouge pour résilier.  
678
679
* Désinscrire de la [liste asso](https://listes.aquilenet.fr/sympa/review/asso)  
680
* Désactiver le compte ldap en changeant le mot de passe dans sa fiche adhérent.e dolibarr pour qu'il ne puisse plus se logguer.  
681
* Supprimer les comptes utilisateurs autres.  
682
* Enlever les permissions dans l'atelier.
683
684
## Ajouter de l'espace disque owncloud
685 834
686
TODO: automatiser la partie dolibarr
687 877 youpi
688
  - se logguer sur nextcloud avec son compte habituel (qui est dans le groupe admin, pour le vérifier aller dans paramètres et vérifier le(s) groupe(s))
689
  - Dans le menu en haut à droite, choisir Utilisateurs
690
  - retrouver l'utilisateur dans la liste
691
  - changer son quota
692
  - noter son uuid
693
  - sur sayanet, dans /home/aquilenet-backup/BackItUp/BackItUp.conf, ajouter l'uuid à la liste\_exclusions
694
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-owncloud", choisir la quantité en Go/an, ajouter, modifier éventuellement le tarif
695
  - valider
696
  - modifier le statut du service en l'activant avec comme date de terminaison 2099
697
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
698 834
  - établir le prélèvement automatique sur collect.online
699 877 youpi
700 922 youpi
## Ajouter une facturation de VM ou serveur à prix libre
701
702
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "heb-mezza" ou VM, mettre 1 unité.
703
  - changer le prix unitaire pour mettre le prix libre.
704
  - valider le contrat
705
  - activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
706
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
707
  - Créer la VM ou installer le serveur
708
709
710 834
## Ajouter du disque local pour une VM
711 877 youpi
712
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-local", choisir la quantité en Go/an.
713
  - valider le contrat
714
  - activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
715
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
716 834
  - Créer la VM
717 877 youpi
718 834
## Ajouter du disque NFS pour une VM
719 877 youpi
720
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-NFS", choisir la quantité en Go/an.
721
  - valider le contrat
722
  - activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
723
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
724 834
  - Voir https://atelier.aquilenet.fr/projects/infrastructure/wiki/NFS pour la création du volume, et mettre le quota.
725 877 youpi
726 834
## Supprimer du disque cloud, local ou NFS
727 877 youpi
728
  - [dans dolibarr](http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php) retrouver le contrat correspondant à la VM, cliquer sur le numéro de contrat.
729
  - Cliquer sur l'icône modifier à droite de "Statut du service", mettre la date de fin de service et cliquer sur Clôturer
730 834
  - Faire l'action adminsys correspondante.
731 877 youpi
732 834
## Et sourtout
733 877 youpi
734 834
Pour vérifier qu'il n'y a pas d'erreur, regarder la somme des soldes tout en bas de [la compta publique](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php), ça doit retomber à zéro.
735 877 youpi
736 834
## Supprimer un essai
737
738
On n'efface pas ce qui a existé réellement, mais on peut avoir besoin de supprimer un test.
739 877 youpi
740
  - Supprimer l'adhérent.e
741
  - Dans compta/tréso, Clients, choisir le client, regarder la fiche, supprimer
742 834
  - Supprimer le compte de compta
743 877 youpi
744 834
## Modifier les tarifs
745 877 youpi
746 834
  - Modifier dans sous.ods dans les recettes des produits.
747 877 youpi
748 834
* Dans gaia, /srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin, modifier eligibilite.cgi  
749 877 youpi
750
* Dans dolibarr, Services, modifier le/les services concernés  
751 834
* Dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/ , aller voir les lignes concernées, modifier le champ commentaire.
752 877 youpi
753
  - Dans les formulaires, modifier adsl-tail.inc, recompiler, commiter, svn up dans /srv/si/formulaires, copier adsl\*.pdf dans /srv/www/aquilenet.fr/docs/
754 834
  - Sur le site web, modifier http://www.aquilenet.fr/node/8
755 877 youpi
756
## Renommer quelqu'un
757 834
758
C'est galère et technique, mais pas impossible. Il faut (au moins, difficile d'être sûr qu'on n'ait rien oublié)
759 877 youpi
760
  - Dans sa fiche adhérent, changer nom/prénom, login, email
761
  - Sur hera, dans /home/vmail/aquilenet.fr, renommer le répertoire
762
  - Dans la fiche tiers dolibarr, change nom/prénom
763
  - Renommer son compte de compta, voire les écritures
764
  - Dans la liste des contrats, renommer au besoin (eh non dolibarr n'a pas l'air d'avoir d'interface pour ça, il faut le faire à la main en SQL...)
765
  - Renommer son accès vpn
766 834
  - Supprimer l'ancien utilisateur dans l'atelier
767 953 youpi
768
## Ajouter un type de service
769
770
Dans le module service, cliquer sur Nouveau service.
771
772
Peu importe la référence et libellé du service.
773
774
Bien mettre la durée: 1 année ou 1 mois.
775
776
Mettre le prix en TTC et mettre la TVA à 0%
777
778
Dans le script aquilenets/contrats.php, ajouter dans le switch pour choisir le compte de produit à créditer.