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Compta » Historique » Version 982

pizzacoca, 14/12/2018 20:52

1 877 youpi
# Compta
2 834
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## Liens rapides dans cette page
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5 878 youpi
  - [Facture fournisseur](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Facture)  
6
  - [Compta mensuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#A-faire-chaque-mois)  
7
  - [Compta annuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#%C3%80-faire-chaque-ann%C3%A9e)  
8
  - [Nouvel.le adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-adh%C3%A9rente)  
9
  - [Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-cl%C3%A9-PGP-dune-adh%C3%A9rente)  
10
  - [Nouveau mandat](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-mandat)  
11
  - [Nouvelle ligne ADSL](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-ligne-ADSL)  
12
  - [Migration Ligne ADSL à Liazo](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Migration-ligne-ADSL-%C3%A0-Liazo)  
13
  - [Réception de cotisation](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9ception-de-cotisation)  
14
  - [Encaisser un chèque](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Encaisser-un-ch%C3%A8que)  
15
  - [Résilier une ligne ADSL](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-une-ligne-ADSL)  
16
  - [Nouveau VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-VPN)  
17
  - [Ajouter une IP fixe à un VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-une-autre-IP-fixe-%C3%A0-un-VPN)  
18
  - [Résilier un VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-VPN)  
19
  - [Résilier un adhérent](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-adh%C3%A9rent)  
20
  - [Ajouter de l'espace disque cloud](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-de-lespace-disque-owncloud)  
21
  - [Ajouter du disque local pour une VM](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-local-pour-une-VM)  
22
  - [Ajouter du disque NFS pour une VM](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-NFS-pour-une-VM)  
23
  - [Supprimer du disque](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Supprimer-du-disque-cloud-local-ou-NFS)  
24 880 youpi
  - [Renommer quelqu'un](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Renommer-quelquun)
25 878 youpi
26 834
## autres liens
27
28 879 youpi
  - [TODO list mensuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Todolist_mensuelle)  
29
  - [[compta\_boiteaidées|TODO list un jour]]  
30
  - [La compta publique](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php)  
31
  - [La preuve par neuf de la compta](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/check.php)  
32
  - [La liste des pages dolibarr aux petits ognons pour nous](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet)  
33
  - [La compta adhérent](https://adherents.aquilenet.fr/compta.php)  
34
  - [le cloud](https://cloud.aquilenet.fr/index.php/apps/files/?dir=/Shared/Aquilenet-administration/Compta/adhesions)  
35
  - [coopanet](http://www.coopanet.coop) , Code utilisateur E145498P  
36
  - [collect online](http://collect.online)  
37 834
  - [[dolibarr]]  
38 879 youpi
  - Il y a aussi un [bac à sable dolibarr](https://dolibarr2.aquilenet.fr/)
39 941 pizzacoca
  - [[appli_generation_factures|Application django de génération des factures]]
40 951 youpi
  - les infos publiques envoyées à db.ffdn.org: (http://dolibarr.aquilenet.fr/isp.json)
41 952 youpi
  - les autres infos: (http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/infosplus.php)
42 877 youpi
43 834
## Doc
44 877 youpi
45
**Tout se passe sur dolibarr**
46 834
47 949 youpi
juste pour info, [Installation d'un nouveau dolibarr](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Installation_dolibarr) , et la liste des dépôts où on stocke nos scripts (référencée aussi sur https://www.ffdn.org/wiki/doku.php?id=formations:compta#travaux_de_la_fede)
48 950 youpi
    * http://git.aquilenet.fr/tools.git             scripts web pour générer des formulaires d'inscription , installé sur gaia:/srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin
49
    * http://git.aquilenet.fr/tools-dolibarr.git    scripts dolibarr pour valider une inscription et les scripts de compta , installé sur hera:/usr/share/dolibarr/scripts/aquilenet
50
    * http://git.aquilenet.fr/htdocs-dolibarr.git   pour gérer les lignes ADSL de manière sympa dans Dolibarr , installé sur hera:/usr/share/dolibarr/htdocs/aquilenet
51
    * http://git.aquilenet.fr/adherents.git         pour l'espace adhérents, en dolibarr aussi, installé sur hera:/srv/adherents
52 834
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Les mails sont envoyés à tresorier@aquilenet.fr qui est un alias pour la liste tresorier@listes.aquilenet.fr qu'on peut gérer sur https://listes.aquilenet.fr/sympa/admin/tresorier
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55
Ancien svn, n'est plus utilisé désormais  
56 834
svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/factures-fournisseurs  
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svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/adhesions
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Il est sans doute utile d'aller consulter d'abord la doc de FDN: https://wiki-adh.fdn.fr/wiki/documentation:notions_de_comptabilite pour comprendre les principes des comptes comptables. Il y a aussi eu un exposé à l'AG 2015 de la FFDN: http://www.aquilenet.fr/docs/compta.pdf
60
61
Voici ci-dessous le plan comptable. Quand on ajoute ou modifie une entrée, il faut penser à mettre à jour (TODO: factoriser dans aquilenet.lib.php):
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63 834
* le numéro de Réf. du compte en question bien sûr  
64 877 youpi
65
* dans compte\_adherent() dans aquilenet.lib.php  
66
* dans soldes\_accounts(), et tout en bas, dans compta-asso.php  
67
* dans aquilenet.lib.php  
68 834
* dans dolibarr.php
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70 834
* 05... : Compte de la ligne ADSL 05... Ne fait pas vraiment partie du plan comptable, on ne fait que faire passer les virements par ce compte pour y rassembler tout ce qui concerne une ligne ADSL donnée.  
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72
* 12000000 : Compte de bilan  
73
* 1200xxxx : Compte d'exercice de l'année xxxx  
74
* 40100001 : Fournisseur Online.net  
75
* 40100002 : Fournisseur Bookmyname  
76
* 40100003 : Fournisseur divers  
77
* 40100004 : Fournisseur FDN  
78
* 40100005 : Fournisseur Syntis  
79
* 40100006 : Fournisseur Kazar  
80
* 40100007 : Fournisseur Cogent  
81
* 40100008 : Fournisseur Anteor  
82
* 40100009 : Fournisseur Orange  
83
* 40100010 : Fournisseur RIPE  
84
* 40100011 : Fournisseur OVH  
85
* 41100xyz : Compte de l'adhérent.e xyz  
86
* 41101000 : Donateur divers  
87
* 41101001 : Clients divers  
88
* 41102xyz : Compte du client xyz  
89
* 51120000 : Remise de chèque  
90
* 51190000 : Prélèvements  
91
* 51200001 : Crédit coopératif  
92
* 53140000 : Caisse  
93
* 60000000 : Charge Lignes ADSL  
94
* 60400001 : Charge dedibox  
95
* 60400002 : Charge nom de domaine  
96
* 60400003 : Charge hébergement  
97
* 60400004 : Charge IP  
98
* 60400005 : Charge transit  
99
* 60630000 : Charge matériel petit équipement  
100
* 21830000 : Charge matériel informatique  
101
* 60700000 : Charge marchandise goodies  
102
* 60700001 : Charge marchandise briques  
103
* 61100000 : Charge installation  
104
* 61600000 : Charge assurance  
105
* 62310000 : Charge annonces et insertions  
106
* 62360000 : Charge stickers  
107
* 62610000 : Charge timbres et frais postaux  
108
* 62620000 : Charge livraison  
109
* 62700000 : Charge service bancaire  
110
* 62800000 : Charge Diverses  
111
* 63500000 : Charge taxe achat étranger  
112
* 70400000 : Produit installation  
113
* 70600000 : Produit lignes ADSL  
114
* 70600001 : Produit VPN  
115
* 70700000 : Produit marchandise goodies  
116
* 70700001 : Produit marchandise briques  
117
* 70830000 : Produit hébergement  
118
* 70830001 : Produit transit  
119
* 70830002 : Produit stockage  
120
* 70830003 : Produit IP  
121
* 74000000 : Produit cotisations  
122
* 76000000 : Produit parts CC  
123 834
* 77000000 : Produit Dons
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125 834
## En résumé,
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127 834
  - Pour les comptes en banque et tiers (adhérent.e.s, fournisseurs), c'est négatif quand on leur a donné de l'avance de sous, et c'est positif quand on leur en doit (i.e. on est du côté "banquier" \!) Ainsi:
128 877 youpi
129 834
* C'est donc normal que les comptes en banque soient négatif, au contraire: c'est la banque qui nous doit des sous :) C'est exactement l'opposé de ce qui apparaît dans le compte chez la banque.  
130 877 youpi
131
* Si un.e adhérent.e est strictement négatif, il nous doit des sous, il faut lui prélever.  
132
* Si un.e adhérent.e est strictement positif, c'est qu'il a payé des trucs pour l'asso. Soit on lui rembourse, soit on ne lui prélève pas quelques mois.  
133
* Si un fournisseur est strictement positif, c'est qu'on lui doit des sous, il reste une facture impayée.  
134 872 pizzacoca
* Si un fournisseur est strictement négatif, c'est qu'on lui a donné trop de sous \! Il faut régulariser.
135 877 youpi
136
  - Pour les comptes de charge et de produit, c'est plus habituel:
137
138
* Une charge, c'est des sous en moins qui vont alimenter un fournisseur  
139
140
* Un produit, c'est des sous en plus qui viennent d'adhérent.e.s.
141
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  - Pour les comptes en banque, on doit faire le "rapprochement" avec le relevé de compte. **Attention**, rapprocher rend l'écriture inchangeable. Il ne faut donc rapprocher qu'avec le relevé de compte confirmant l'opération sous les yeux.
143 834
144
Par exemple, voici pour un don et pour un paiement de facture:
145 877 youpi
146 834
## Don
147
148
Par un.e adhérent.e
149 877 youpi
150
  - On vire le montant depuis son compte vers le compte produit don.Il nous doit donc maintenant des sous.
151
  - Le virement ou prélèvement est ordonné, on vire le montant depuis le
152
  - compte bancaire vers le compte de l'adhérent.e. Il ne nous doit plus de sous.
153 834
  - Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
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155 864 pizzacoca
Si c'est une personne qu'on ne reverra pas souvent, on peut utiliser le  
156 834
compte "Donateur divers" à la place du compte d'un compte d'adhérent.e.
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158 834
## Facture
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Un fournisseur nous envoie une facture pour un service
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162
  - On vire chaque élément de la facture depuis le compte de charge correspondant vers le compte de fournisseur. On lui doit donc des sous.
163
  - Lorsque l'on paie la facture, on vire le montant depuis le compte fournisseur vers le compte bancaire. On ne lui doit plus de sous.
164
  - Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
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  - Lors d'un virement fait à un fournisseur on indique le numéro de facture (numéro invoice pour cogent par exemple)correspondant dans les trois champs 
166
  - \> \> motif du virement
167
  - \> \> Référence de l'opération
168
  - \> \> Référence de bout en bout
169 864 pizzacoca
  - Contacts Facturation Cogent : N° +33 (0) 1 49 03 18 00 billingeu@cogentco.com
170 877 youpi
171 834
## A faire chaque mois
172 877 youpi
173 834
  - voir les TODO sur https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Todolist_mensuelle
174 877 youpi
175 834
  - Attention, en Janvier, ne faire d'abord que les opérations concernant Décembre, puis faire la compta annuelle, puis faire les opérations concernant Janvier
176 877 youpi
177 915 youpi
  - **Vérification rejets de prélèvement :**
178 913 youpi
> * Vérifier sur collect.online s'il y a eu des rejets sur le dernier prélèvement: depuis la page d'accueil, le bouton "Traiter" à droite de "impayées" en rouge (même s'il indique 0, il peut y en avoir...)
179 958 youpi
> * * * Aller vérifier sur coopacces: s'il y a effectivement un débit S-MONEY correspondant, utiliser cette date-là pour réaliser des virements inverses entre les adhérents concernés et le compte du crédit coopératif, qui du coup doivent de nouveau la créance. 
180 921 pizzacoca
> * * * Sinon, c'est que le prélèvement n'a même pas été essayé, mettre la même date que le prélèvement. dans ce cas baisser d'autant le montant du prélèvement global des adhérents (Prélèvements adhérents XX/XXXX) et virer depuis les comptes des adhérents concernés vers le compte prélèvements.
181 834
> * * Augmenter d'autant le prélèvement suivant, et vérifier avec l'adhérent pour que le prélèvement puisse se faire
182 915 youpi
183
  - **Rapprochement :** 
184 959 youpi
> * Aller sur https://www.credit-cooperatif.coop/Entreprises/Banque-au-quotidien/Coop-access , demander l'export des écritures du compte bancaire pour ouvrir dans un tableur
185 960 youpi
> * aller https://dolibarr.aquilenet.fr/compta/bank/account.php?account=1, comparer: on peut par exemple prendre chaque écriture de dolibarr depuis la date du dernier rapprochement, et cocher dans le tableur
186 967 youpi
> * * Attention, les crédits S-MONEY dans coopaccess correspondent à l'écriture "Prélèvements adhérents" dans dolibarr. Si ça ne correspond pas c'est éventuellement normal, cf plus bas.
187 962 youpi
> * * Il y a un débit S-MONEY dans coopaccess correspondant aux frais bancaires
188 834
> * * Les autres débits S-MONEY éventuels dans coopaccess correspondent à de rejets de prélèvement, cf ci-dessus
189
> * Enrichir dolibarr des opérations non cochées.
190
> * Vérifier le sens des opérations non rapprochées
191 967 youpi
> * Vérifier que la ligne "solde actuel" dolibarr est égale au solde sur coopacces.
192
> * * Si la somme des crédits S-MONEY dans coopaccess ne correspond pas à l'écriture "Prélèvements adhérents" dans dolibarr, il y a peut-être des prélèvements qui ne sont pas encore passés (parce qu'on est au début du mois seulement). Du coup pour vérifier tout de même les soldes :
193
> * * * Dans le tableur soustraire les différents crédits S-MONEY déjà passés sur coopaccess du solde coopaccess (en haut)
194
> * * * Soustraire (calculer avec sa petite calculette) le prélèvement visible dans dolibarr du solde dolibarr.
195 968 youpi
> * Si ça ne correspond pas, recommencer.
196 891 pizzacoca
> * Cliquer sur le bouton rapprocher pour accéder à la page de rapprochement.
197 970 youpi
> * rapprocher les opérations en renseignant la date du jour (on ne prend pas la peine d'indiquer le type d'opération),
198
> * * **sauf**
199 969 youpi
> * * Les opérations dolibarr pas encore passées sur coopaccess
200 971 youpi
> * * Dans le cas où la somme des crédits S-MONEY ne correspond pas à l'écriture "Prélèvement adhérents", cette dernière écriture, qu'on pourra vérifier le mois suivant.
201 877 youpi
202 982 pizzacoca
## Frais de fonctionnement (nos factures)
203 980 pizzacoca
204 982 pizzacoca
### Enercoop
205 877 youpi
206 834
* S'il y en a une nouvelle, récupérer la facture bimensuelle sur https://espace-client.enercoop.fr/mon-espace/accueil/#bienvenue  
207 877 youpi
208
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Enercoop-<date>-NATLFAC\_xx\_xxxxxxxx.pdf  
209
* Passer le montant en charge d'hébergement (vers fournisseurs divers), intitulé "Facture enercoop NATL\_FACxx-xxxxxx" comme sur la facture  
210 834
* si une facture Enercoop a été prélevée, passer de fournisseur divers vers le compte credit cooperatif "Prelevement enercoop NATL\_FACxx-xxxxxx" (ller trouver le N° de facture corrrespondant dans le cloud)
211 877 youpi
212 982 pizzacoca
### Cogent
213 877 youpi
214 834
* Enregistrer la facture  
215 877 youpi
216 834
* **Payer** la facture
217 877 youpi
218 982 pizzacoca
### Syntis
219 877 youpi
220 834
* N'a pas lieu en ce moment, on n'héberge rien chez lui actuellement.
221 877 youpi
222 834
* Récupérer la facture pour l'hébergement sur https://client.syntis.net  
223
224
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Syntis-<date>-Fxxxxxx.pdf  
225
* Passer le montant en charge d'hébergement, intitulé "Quart de baie etc." comme sur la facture  
226
* Virer le montant de la facture à Syntis (à la fois sur coopanet et sur dolibarr) en mettant le numéro de facture dans l'intitulé, virer également 0.20€ depuis charge services bancaires "frais prélèvement SEPA"
227 982 pizzacoca
228
### Nom de domaine
229
230
* En juin ou juillet, renouveller sur https://www.bookmyname.com/ : depuis la page d'accueil, cliquer sur la partie "gérer", puis "Liste de vos noms de domaine", puis cocher tous les domaines aquilenet, puis choisir l'action "Renouveler des noms de domaine", payer, faire les virements correspondant.  
231
232
* Le mois d'après, **récupérer** la facture  
233
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/bookmyname-<date>-xxxxxx.pdf
234
235 877 youpi
236 981 pizzacoca
## Facturations par Aquilenet
237
238
* Établir une facture ADSL pour ceux qui en ont besoin :
239
240
* **penser à mettre à jour:**
241
242
* * Le numéro de facture  
243
* * La date de facture  
244
* * La date dans la désignation  
245
* * La date du prélèvement
246
247
  - Vérifier les balances des comptes d'adhérent.e.s, de fournisseurs, et de clients.
248
249
  - Encaisser (les envoyer par courrier & ajouter dolibarr) les chèques qui restent en mettant le numéro de remise dans le virement
250
251
  - Lancer les rappels de prélèvements depuis https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/rappel_prelevements.php
252
253
  - En janvier, faire la compta annuelle
254
255 877 youpi
## Facturations mensuelles
256 834
257 981 pizzacoca
### saya  	
258 834
259 981 pizzacoca
* fatiha.sabri@h20-16.fr Établir une facture (**Facturer**) l'hébergement et le virer du compte client Saya au compte produit hébergement (**Charger**) en mettant le numéro de facture pour pouvoir s'y retrouver, attention à la cotisation en novembre  
260 834
* Ils nous virent le paiement.  Mettre aussi le numéro de facture indiqué par saya et visible dans coopaccess, pour savoir ce qu'ils ont payé.
261 979 pizzacoca
262 981 pizzacoca
### L@BX
263 877 youpi
264 834
* **charger**: Virer 60€ depuis le compte de Pierre Bourdin vers le comte Produit Hébergement. C'est le montant total de 'hébergement du L@BX.
265
266
* **Facturer** 30€ au nom du L@BX, Pierre paie l'autre moitié personnellement.
267
268 981 pizzacoca
### Guix
269 937 youpi
270 834
* **charger** l'hébergement du serveur (75€) et **Facturer**. Ajouter la cotisation en novembre
271
272 981 pizzacoca
### Rosedor
273
274 834
* **Charger** et **Facturer** l'hébergement du service Rosedor (260€), plus la cotisation en avril.
275
Mail à envoyer à sophie.ouvrard@rosedor.fr (gestion de la téléphonie) et helene.geneste@rosedor.fr (compta)
276
277 981 pizzacoca
### Elidée
278 834
279 981 pizzacoca
* **Facturer** et **charger** l'hébergement du serveur (100€), plus la cotisation vers décembre.
280 834
281 981 pizzacoca
### Utopia
282 834
283 981 pizzacoca
* (Utopia (cotisation en août), envoyer à bordeaux@cinemas-utopia.org et à Patrick Troudet \> besoin facture mensuelle  
284 834
285 981 pizzacoca
### Charlotte Lewden 
286
287
* cotisation en octobre... et MEEERDE ! , elle sera à faire en novembre celle-là aussi),  
288
289
290
## Facturation annuelles 
291
292
### C-P Prod
293
294
* **Avril**, **facturer** et **charger** 1 an de VM à 20€/mois, donc 240€
295
296
* **Novembre**, **facturer** et **charger** 1 an de VM à 30€/mois, donc 360€, plus la cotisation.  
297
298
### CoopAlpha / Mukt
299
300
* **Octobre**, **facturer** 1 an d'hébergement mezzanine à 20€/mois, donc 240€
301 834
* Ils paient par virement
302
303 981 pizzacoca
### Nothing to Hide
304 834
305 981 pizzacoca
* **Décembre**, **facturer** et **charger** 1 an de préfixe IPv4 à 128€ et 1 an de transit à 240€, et une cotisation de 20€.
306 834
307 981 pizzacoca
### Librairie Permaculturelle 
308 834
309 981 pizzacoca
* **Janvier** > cotisation
310
* **Aout** échéancier au nom de "Association Ressources-permaculture"   
311 877 youpi
312 981 pizzacoca
### Attitudes et Marques 
313 923 youpi
314 981 pizzacoca
* **Mars** cotisation 
315
* **Mai** échéancier annuel 
316
317
### Loïc Prud'homme 
318
319
* envoyer à contact@loicprudhomme.fr - loic.prudhomme@assemblee-nationale.fr  & Tiphaine.Maurin@clb-an.fr -, la cotisation n'est pas à facturer); \> ok pour échéancier annuel
320
321
### Yaal 
322
323
* **Novembre** 100€ de cotisation et 20€ de VM annuelle à facturer
324
325
### Nom de domaine
326
327 877 youpi
* En juin ou juillet, renouveller sur https://www.bookmyname.com/ : depuis la page d'accueil, cliquer sur la partie "gérer", puis "Liste de vos noms de domaine", puis cocher tous les domaines aquilenet, puis choisir l'action "Renouveler des noms de domaine", payer, faire les virements correspondant.  
328 834
329 877 youpi
* Le mois d'après, **récupérer** la facture  
330
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/bookmyname-<date>-xxxxxx.pdf
331 981 pizzacoca
332 877 youpi
333 834
  - Lignes ADSL
334 877 youpi
335 834
* **Récupérer** les dernières factures sur https://vador.fdn.fr/adherents (Informations Administratives / Prélèvements), L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/FDN-<date>-xxxxxx.pdf  
336 877 youpi
337 902 pizzacoca
* Si ça n'a pas déjà été fait pendant le rapprochement, virer le montant correspondant de FDN au crédit coopératif  
338 834
* Vérifier que la balance FDN retombe à 0 après leur dernière facture, sauf exceptions: fin juillet (donc juin inclus):
339 877 youpi
340 881 youpi
* donc au total +0€
341 877 youpi
342 834
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php
343 877 youpi
344 834
* S'assurer que les lignes nouvelles ont bien leur date de début correct (voir sur https://vador.fdn.fr/adherents) et que le montant du premier prélèvement est correct sur collect.online  
345 877 youpi
346 834
* Cliquer sur les boutons charge (sauf pour les anciennes lignes et les lignes actuellement en construction, pour lesquelles il faut regarder le détail de ce qu'il y a à faire)
347 877 youpi
348 834
* cela va:
349 877 youpi
350 884 youpi
* * Virer la souscription adhérent.e depuis le compte de la ligne vers le produit Lignes ADSL (Abonnement ligne xxx mois année)  
351
* * Virer la souscription adhérent.e depuis l'adhérent.e possédant la ligne vers le compte de la ligne.  
352
* * Virer la souscription FDN depuis la charge Lignes ADSL vers le compte de la ligne  
353
* * Virer la souscription FDN depuis le compte de la ligne vers le fournisseur FDN
354 877 youpi
355 834
  - Contrats
356 877 youpi
357 834
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/contrats.php  
358 877 youpi
359 834
* Cliquer sur les boutons charge des contrats où l'échéance est passée (elle est écrite en rouge). Cela va virer la souscription depuis le compte de l'adhérent.e vers le compte de produit correspondant.
360 877 youpi
361 834
  - Adhésions
362 877 youpi
363 834
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/cotisations.php
364 877 youpi
365 834
* pour chaque adhérent.e apparaissant dans la liste (qui sont ceux avec cotisation en retard):
366 877 youpi
367 918 youpi
* * S'il y a un RIB, on va prélever nous-même, donc cliquer sur le bouton charge, ce qui
368 877 youpi
369 918 youpi
* * * Vire la cotisation annuelle ou mensuelle depuis l'adhérent.e vers le produit Cotisations.  
370 877 youpi
371 918 youpi
* * * Ajoute la cotisation dans l'adhérent.e.
372 877 youpi
373 918 youpi
* * S'il n'y a pas de RIB, on ne sait pas s'il y a lieu d'établir une cotisation, donc cliquer sur le bouton Rappel pour envoyer un mail à l'adhérent.e. Attention: si l'adresse e-mail est en @aquilenet.fr, il faut vérifier si l'adhérent.e relève bien ses mails, et sinon, lui envoyer un courrier papier.  
374 877 youpi
375 834
* Résilier les retardataires répétés.
376 877 youpi
377 834
378 897 pizzacoca
  - Prélèvements & **injection dans dolibarr**
379 877 youpi
* Aller sur collect.online  
380 834
* Dans Echéances, faire sortir les échéances **du 10 du mois courant au 10 du mois suivant**, cliquer sur Exporter . Attendre quelques secondes, le fichier devrait apparaitre dans la liste obtenue avec "Vos demandes d'export". Attention à bien prendre le bon fichier :) a priori le plus récent est en haut.
381 877 youpi
* Tester le résultat des prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/test_prelevements.php  
382 897 pizzacoca
* Vérifier que ça retombe bien à zéro sinon identifier les raisons
383 898 pizzacoca
* * C'est un prélèvements dans collect.online à corriger (le corriger)
384
* * Une erreur existe dans dolibarr (montant d'abonnement, cotisation, sens de paiement ...)
385
* * Situation temporaire (avance ou retard de paiement), dans ce cas documenter dans le champ commentaires de la fiche de compte dolibarr, en précisant la date de régulation prévue. Faire éventuellement un mail à l'adhérent si une action de sa part est requise.
386 896 pizzacoca
* **Refaire** un nouvel export, le re-télécharger et refaire le test d'import.
387 877 youpi
* Injecter vraiment les prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/import_prelevements.php  
388 905 pizzacoca
* Vérifier dans l'ensemble des comptes que les adhérent.e.s sont bien retombés à 0. Quand ce n'est pas le cas, modifier le champ Commentaire du compte bancaire correspondant pour noter pourquoi.
389 877 youpi
390 904 pizzacoca
## Factures
391 877 youpi
392
* Établir une facture ADSL pour ceux qui en ont besoin :
393
394
* (Utopia (cotisation en août), envoyer à bordeaux@cinemas-utopia.org et à Patrick Troudet \> besoin facture mensuelle  
395 939 pizzacoca
* Charlotte Lewden (cotisation en octobre... et MEEERDE ! , elle sera à faire en novembre celle-là aussi),  
396 902 pizzacoca
* Librairie Permaculturelle (cotisation en janvier), \>  échéancier début aout au nom de "Association Ressources-permaculture"   
397 877 youpi
* Attitudes et Marques (cotisation en Mars) -\> veut bien un échéancier annuel  
398 905 pizzacoca
* Loïc Prud'homme (envoyer à contact@loicprudhomme.fr - loic.prudhomme@assemblee-nationale.fr  & Tiphaine.Maurin@clb-an.fr -, la cotisation n'est pas à facturer); \> ok pour échéancier annuel
399 956 pizzacoca
* Yaal 100€ de cotisation et 20€ de VM annuelle à facturer en novembre
400 877 youpi
401 888 youpi
* **penser à mettre à jour:**
402 877 youpi
403 888 youpi
* * Le numéro de facture  
404
* * La date de facture  
405
* * La date dans la désignation  
406
* * La date du prélèvement
407 877 youpi
408
  - Vérifier les balances des comptes d'adhérent.e.s, de fournisseurs, et de clients.
409
410
  - Encaisser (les envoyer par courrier & ajouter dolibarr) les chèques qui restent en mettant le numéro de remise dans le virement
411
412
  - Lancer les rappels de prélèvements depuis https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/rappel_prelevements.php
413
414
  - En janvier, faire la compta annuelle
415
416
## Anciennes procédures
417 834
418
conservées ici seulement pour historique.
419 877 youpi
420 834
  - Dedibox
421 877 youpi
422 834
* Récupérer la facture pour la dedibox sur https://console.online.net/  
423 877 youpi
424
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Online-<date>\_facture-xxxxxx.pdf  
425
* Lancer php5 online.net.php xxxxxx YYYY-MM-DD pour l'enregistrer dans dolibarr  
426
* Pour l'instant c'est sacha qui paie la facture.  
427 834
* Le script ci-dessus s'occupe de toutes façons de noter le prélèvement, il n'y a rien de plus à faire.
428 877 youpi
429 850 loris.hilaire
* Lancer php5 prelevements.php 2\> /dev/null  
430 877 youpi
431
* ça génère la suite de commandes php5 à lancer (du genre php5 prelevement.php "Prénom Nom" montant "PLVT P NOM ADSL MM/YY"), les lancer, sauf éventuellement ceux qui n'ont pas lieu (e.g. ouverture de ligne fraîche). Attention, cela effectue le virement dans dolibarr, il faut faire donc attention à ne pas lancer le même plusieurs fois.  
432
* Corriger: pour Bernard Imhaus il faut un prélèvement le 8 du mois suivant, sinon ya pas les sous  
433 834
* Compiler le tout, envoyer au crédit coopératif par fax (0556983013)
434 877 youpi
435
## À faire chaque année
436 834
437
Faire le bilan d'exercice:
438 877 youpi
439
  - Créer un compte de référence 120020xx, de libellé "Exercice 20xx", de type "Compte bancaire épargne/placement", puis le modifier pour désactiver la fonction de rapprochement.
440
  - Vider chaque compte produit et charge vers ce compte, à l'aide de virements "Exercice 20xx Charge truc". Cela remet donc à zéro tous les comptes de produit et charge.
441
  - En faire un bilan d'exercice dans sous.ods
442 837 youpi
  - Virer l'exercice sur le compte "Bilan", "Exercice 20xx"
443 834
444
Faire le bilan comptable (inverser tous les signes pour que ce soit plus intuitif à comprendre) dans sous.ods
445 877 youpi
446 834
  - Actif:
447 877 youpi
448 834
* les comptes courants et épargnes vont en actifs.  
449 877 youpi
450 843 pizzacoca
* les comptes tiers **négatifs** vont en créances (on devrait recevoir ces sous-là un jour)
451 877 youpi
452 834
  - Passif:
453 877 youpi
454
* Le compte "Bilan" (avant virement de l'exercice de l'année) va dans "Exercices passés"  
455
456
* les comptes tiers **positifs** vont en passif (on a encore ça à payer) courant ou non courant, selon que c'est temporaire ou non.
457 834
458
Vérifier que les deux totaux correspondent
459 857 youpi
460 834
Mettre à jour sous.ods:
461 877 youpi
462
  - Télécharger <a href="https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/export_sous.php" download="sous.csv">sous.csv</a>
463
  - ouvrir sous.csv en n'utilisant **que** le point-virgule comme séparateur
464
  - copier/coller dans la feuille adhérents\_import
465
  - mettre à jour la feuille historique depuis la feuille Situation
466
  - mettre à jour les graphes dans la feuille Graphes
467 834
  - Vérifier les feuilles Situation et Bilan mensuel, imprimer.
468 877 youpi
469 834
## Nouvel.le adhérent.e
470
471 870 pizzacoca
Sur réception d'une demande d'adhésion
472 877 youpi
473
  - Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.
474
  - Corriger éventuellement des typos ou ajouts à la main sur le formulaire (majuscules, type d'adherent, numero de tel, adresse mail)
475
  - Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvel_adherent.php, cela crée l'adhérent.e dans dolibarr, et du coup aussi dans LDAP, et donc une adresse mail etc., ainsi qu'un compte de compta tiers pour lui, ça l'inscrit à asso@listes.aquilenet.fr, et ça lui maile une bienvenue
476 942 youpi
  - S'il y a une commande de VPN, ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
477
  - * Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main: aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe. Utiliser `mkpasswd -m sha-512` pour le crypter, et alors la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."
478
  -  * Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
479 877 youpi
  - Dans les comptes, virer depuis son compte d'adhérent.e vers le "produit cotisations" le droit d'entrée ou la cotisation, titre "Cotisation Machin Truc 2011"
480
  - Dans sa fiche dolibarr adhérent.e, ajouter l'adhésion dans l'onglet adhésions
481 973 youpi
  - puis, selon le mode de règlement, avec la date du jour:
482 877 youpi
483 973 youpi
* Si c'est un chèque, virer depuis le compte de remises vers son compte
484 877 youpi
485
* Si c'est en liquide, virer depuis la caisse vers son compte  
486
* Si c'est un virement, virer depuis le compte bancaire vers son compte (et rapprocher plus tard)  
487 834
* Si c'est un prélèvement, voir ci-dessous.
488 877 youpi
489 870 pizzacoca
  - Si l'adresse e-mail n'a pas été précisée, envoyer une lettre de bienvenue papier. Voir le courrier type dans le cloud dans adhesions
490 877 youpi
491 834
  - S'il y a un mandat
492 877 youpi
493 834
* Archiver le mandat original.  
494 877 youpi
495 834
* Ajouter l'adhérent.e dans la partie prélèvement de collect.online, On utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
496 877 youpi
497 834
* Si c'est juste une adhésion ou un abonnement VPN, faire un prélèvement régulier annuel ou mensuel  
498 877 youpi
499 834
* Si c'est un abonnement ADSL, on crée l'échéancier plus tard, une fois la ligne effectivement construite.
500 877 youpi
501 834
  - S'il y a une souscription à une ligne ADSL
502 877 youpi
503 834
* Toute la compta est faite automatiquement par le script, il y a juste à archiver la demande dans le cloud  
504 877 youpi
505
* [Vérifier l'éligibilité de la ligne](https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi) et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total  
506
* Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter *toutes* les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.  
507 834
* Envoyer un aimable mail de confirmation à suivi-adsl at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr pour permettre d'identifier la ligne ne pas oublier de préciser qu'il vient d'"aquilenet", donner le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent.
508 877 youpi
509 834
* Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP, noter IPv4, préfixe IPv6, login et mot de passe (lisibles aussi sur http://vador.fdn.fr/adherents) dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne, et forwarder le mail à l'abonné en corrigeant un peu.  
510 877 youpi
511 834
* Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
512 877 youpi
513 834
* Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence  
514 877 youpi
515
* Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone  
516 834
* Quand l'ouverture de ligne est effective,
517 877 youpi
518 885 youpi
* * forwarder le mail à l'abonné  
519
* * aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,  
520
* * créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec un premier prélèvement manuel correspondant aux FAS + mois partiel, et le prélèvement automatique mensuel.  
521
* * Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:
522 877 youpi
523 834
* La référence et le libellé du compte de compta  
524 877 youpi
525 834
* Dans la Note de l'adhérent.e
526 877 youpi
527 834
  - S'il y a une commande de VPN,
528 877 youpi
529 834
* Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
530 877 youpi
531
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0  
532
ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1  
533 834
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
534 877 youpi
535 852 youpi
où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers).
536 877 youpi
537 834
  - Archiver le tout: scanner tous les documents, ajouter au cloud, dans adhesions
538 877 youpi
539
  - FIXME: broken, Sur l'atelier, ajouter l'adhérent.e au projet aquilenet.
540
541
## Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e
542
543 907 youpi
  - Sur hera, lancer la récupération de la clé à partir du fingerprint:
544 877 youpi
545 944 youpi
sudo -u www-data gpg --keyserver pgp.mit.edu --homedir /srv/adherents/.gnupg/ --recv-key XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
546 877 youpi
547 907 youpi
  - Retrouver l'adhérent dans Dolibarr, suivre le "lien tiers Dolibarr", aller dans la fiche, la modifier, découper le fingerprint complet de la clé GPG en 4 paquets de 10 chiffres hexa, les mettre dans les cases Id professionnel 1 à 4.
548 877 youpi
549
## Nouveau mandat
550 837 youpi
551 834
Sur mandat arrivé après la demande d'adhésion ou mise à jour,
552 877 youpi
553 834
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , pour pouvoir faire un copier/coller des numéros iban et bic  
554 877 youpi
555
* Copier/coller dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouveau_mandat.php  
556
* Archiver le mandat.  
557
* Si c'est juste un changement de compte, dans collect.online, modifier juste dans le débiteur le numéro de compte.  
558
* Si c'est un nouveau service pour un débiteur existant, avec le même compte, dans collect.online, ajouter l'échéancier.  
559 834
* Si c'est un nouveau débiteur, ajouter l'adhérent.e dans collect.online, on utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
560 877 youpi
561
## Nouvelle ligne ADSL
562 834
563
Sur souscription de ligne ADSL pour un.e adhérent.e existant.
564 877 youpi
565 834
* [Vérifier l'éligibilité de la ligne](https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi) et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total, cela permet notamment de savoir si c'est un numéro actif ou inactif.  
566 877 youpi
567
* Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter *toutes* les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.  
568
* Envoyer un mail de confirmation à suivi-adsl at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr avec comme informations dans le corps "aquilenet", le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent. Ce n'est pas un traitement automatique, rédiger le mail correctement.  
569
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.  
570
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste vpn@, et ajoute l'éventuel mandat  
571
* Ajouter, s'il.elle n'y est pas déjà, l'adhérent.e dans collect.online, la référence d'adhérent.e est lisible en allant cherche l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.  
572 834
* Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
573 877 youpi
574 834
* Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP, noter IPv4, préfixe IPv6, login et mot de passe (lisibles aussi sur http://vador.fdn.fr/adherents) dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne, et forwarder le mail à l'abonné en corrigeant un peu.  
575 877 youpi
576 834
* Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
577 877 youpi
578 834
* Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence  
579 877 youpi
580
* Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone  
581
* Quand l'ouverture de ligne est effective,
582
583 885 youpi
* * forwarder le mail à l'abonné  
584
* * aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,  
585
* * créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant. Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour inclure les FAS + mois partiel.  
586
* * modifier l'échéancier pour ajouter la cotisation annuelle s'il n'y en a pas déjà  
587
* * Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:  
588
* * La référence et le libellé du compte de compta  
589
* * Dans le champ note de l'adhérent
590 834
591 841 blagoi.iakov
Oui, c'est cracra de mettre le montant, il faudrait faire un lookup dans la base des tarifs (TODO). Pour l'instant c'est plus simple ainsi.
592 877 youpi
593 840 youpi
## Migration ligne ADSL à Liazo
594 834
595
Lorsqu'un adhérent demande à migrer sa ligne vers Liazo.
596
597
La migration sera effective au début du bimestre suivant seulement (si on commande avant le 15 du deuxième mois du bimestre en cours, sinon c'est encore après).
598 877 youpi
599 849 blagoi.iakov
* Dans l'espace adhérent chez FDN, retrouver la ligne, et cliquer sur "Changer le débit ou l'option"  
600 877 youpi
601
* Choisir l'option voulue: dégroupage total ou non.  
602
* Renommer le compte de compta de la ligne en "Reconstr Ligne 0123456789".  
603
* Corriger son option, du genre 80MLiazoOrange (pas de dégroupage) ou 80MLiazoOrangeNu (dégroupage total).  
604 834
* On reçoit régulièrement des mails pour la progression de la construction.
605 877 youpi
606 834
* Quand on reçoit le mail parlant du changement de login, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans le champ Commentaire de la ligne.  
607 877 youpi
608
* Si on reçoit un mail parlant du changement de numéro de téléphone, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans la ligne (à la fois la référence et le nom du compte) et dans la note de l'abonné  
609 834
* Une fois la construction faite, facturer les frais de migration à la fin du mois suivant.Modifier l'échéancier (l'adhérent.e sera prévenu par un script après avoir réalisé l'injection)
610 877 youpi
611 834
* Avant de faire la première facturation au nouveau tarif:
612 877 youpi
613 886 youpi
* * corriger les tarifs client/fournisseur  
614 877 youpi
615 886 youpi
* * Si c'est un dégroupage total, mettre à jour le numéro de la ligne
616 877 youpi
617 886 youpi
* * * Dans la référence et le libellé du compte de compta  
618 877 youpi
619 886 youpi
* * * Dans la Note de l'adhérent.e
620 877 youpi
621 886 youpi
* * Renommer le compte de compta en "Ligne 0123456789"  
622 877 youpi
623 886 youpi
* * corriger le montant de prélèvement sur collect.online
624 877 youpi
625
## Réception de cotisation
626
627
  - Dans le module adhérents
628
629
* retrouver l'adhérent.e dans la liste,  
630
631
* aller dans l'onglet adhésions/cotisations  
632
* ajouter l'adhésion: mettre comme fin un jour avant l'anniversaire suivant.
633
634
  - Répercuter l'adhésion dans la compta en virant depuis l'adhérent.e vers le produit cotisation
635
  - Encaisser le montant (chèque: voir ci-dessous, liquide: passer sur le compte d'un trésorier qui se fait prélever et qui encaissera le liquide)
636
637
## Encaisser un chèque
638 834
639
Pour éviter d'en envoyer tous les 36s du mois, plutôt que virer directement depuis le compte bancaire, on vire temporairement depuis un compte "Remises de chèques".
640 877 youpi
641
  - Vérifier l'ordre du chèque.
642
  - Signer le chèque au dos
643 974 youpi
  - Virer depuis le compte "Remises de chèques" vers le compte de l'adhérent.e, avec la date du jour. Ainsi on sait que l'adhérent.e a payé, mais il nous reste des chèques à encaisser, stockés sur une étagère.
644 972 youpi
  - Lors du dépôt d'une remise des chèques qui se sont entassés, virer le montant total de la remise de chèques depuis le compte bancaire vers le compte de remises de chèque, avec le numéro de remise pour rapprocher facilement, et la date de la remise de chèques.
645 834
  - Quand confirmé, rapprocher.
646 877 youpi
647 834
## Résilier une ligne ADSL
648 877 youpi
649
  - Charger sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/adsl.php les derniers mois complets
650
  - Renommer le compte de compta de la ligne en "Résiliation Ligne xxxx"
651
  - La facturation chez Nerim est bimensuelle, donc il faut faire remonter la demande au suivi-adsl at fdn dot fr avant le 15 du deuxième mois du bimestre, pour éviter de payer un autre bimestre pour l'ADSL. Il vaut mieux faire remonter le plus tôt possible pour éviter de payer la partie transit de FDN.
652
  - mailer donc suivi-adsl arobase fdn point fr en donnant simplement le numéro de ligne et le nom de l'adhérent.e pour vérification, avec la date de résiliation souhaitée.
653 887 youpi
  - Lorsque la compta FDN est faite pour le dernier mois (qui comporte éventuellement une partie abonnée et une partie relicat facturée à prix coûtant), faire la compta pour la ligne à la main (TODO: automatiser):
654 877 youpi
655 929 youpi
*****
656 928 youpi
657 940 pizzacoca
### Facture mois plein
658
659 930 youpi
* Pour les mois avant le mois où la résiliation est effective (donc les mois où le service a été permanent)
660 936 youpi
* * Utiliser le lien "charge" pour charger ces mois entiers. Il faut enlever temporairement le mot "Résiliation " pour que le script accepte de faire la charge automatiquement.
661 834
662 940 pizzacoca
### Facture du mois de résiliation
663
664 930 youpi
* Pour le mois pendant lequel la résiliation a lieu (donc le mois où le service est donc partiel)
665 927 youpi
* * On ne veut prendre de marge que sur la période où il y a effectivement eu un service. Il faut donc compter combien cela fait:
666
* * * notre marge: (tarif Aquilenet - tarif FDN) \* prorata du mois abonné)
667
* * Et y ajouter ce que FDN nous a fait payer
668
* * Facturer cela
669 940 pizzacoca
670
### Facture des mois post résiliation
671 927 youpi
672 930 youpi
* Pour les mois après le mois où la résiliation a été effective (donc le mois où il n'y a aucun service)
673 927 youpi
* * Facturer juste ce que FDN nous a fait payer
674 928 youpi
675 929 youpi
*****
676 927 youpi
677
* Pour facturer:
678
* * Virer ce montant de la ligne ADSL vers le produit ADSL  
679
* * Virer ce montant de l'adhérent.e vers la ligne ADSL  
680
* * Virer le montant FDN de la charge ADSL vers la ligne ADSL  
681 931 youpi
* * Virer le montant FDN de la ligne ADSL vers le fournisseur FDN.  
682 877 youpi
* Établir le prélèvement des derniers mois à la main sur collect.online.  
683 933 youpi
* S'il n'a plus d'abonnement, supprimer le numéro de compte dans la fiche tiers de l'adhérent  
684 877 youpi
* Renommer le libellé du compte de la ligne en "Ancienne Ligne xxxx"  
685 834
* Ajouter à la fin de la Ref. du compte de la ligne ".0" (ou plus), et mettre à jour la référence dans la Note de l'adhérent.e (c'est pour le cas où un autre adhérent reprendrait cette même ligne, pour que ça soit vraiment un autre abonnement).
686 946 youpi
* Une fois la dernière échéance passée, désactiver l'échéancier chez collect.online : modifier l'échéancier pour bloquer tous les mois (vraiment le modifier, pas juste bloquer des échéances précises 
687 947 youpi
* S'il n'a plus d'abonnement, désabonner de la liste adsl@
688 877 youpi
689
## Nouveau VPN
690 834
691
Sur souscription de VPN pour un.e adhérent.e existant.
692 877 youpi
693
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.  
694 834
695
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste vpn`, et ajoute l'éventuel mandat: TODO: vérifier que le numéro de compte se retrouve bien enregistré, dans le tiers correspondant à l'adhérent.e, dans sa fiche.
696 942 youpi
  * ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
697
  * Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main: aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe. Utiliser `mkpasswd -m sha-512@ pour le crypter, et alors la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."  
698
  * Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
699 877 youpi
700
* Ajouter, s'il n'y est pas déjà, l'adhérent.e dans collect.online, la référence d'adhérent.e est lisible en allant cherche l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.  
701
* créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant. Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour le premier mois partiel.  
702
* corriger les prélèvements anniversaire pour y ajouter la cotisation.  
703 834
* Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
704 877 youpi
705 834
* Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
706 877 youpi
707
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0  
708
ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1  
709 834
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
710 877 youpi
711 834
où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers). Éventuellement il y a déjà un fichier `disponible.pour.ip.fixe` qui vient d'un précédent désabonnement.
712 877 youpi
713 834
## Ajouter une autre IP fixe à un VPN
714 877 youpi
715
* Si l'adhérent veut une 2e IP fixe, il suffit d'ajouter la route dans son /etc/openvpn/ccd sur  
716 834
iris et demeter:
717 877 youpi
718
iroute 185.233.101.m 255.255.255.255  
719 834
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:m::/64
720 877 youpi
721 834
## Résilier un VPN
722 877 youpi
723 834
* Sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php repérer le contrat  
724 877 youpi
725
* Charger éventuellement le dernier mois  
726
* Cliquer sur le contrat (2e colonne)  
727
* Cliquer sur le bouton Modifier en face de "Statut du service ... En service", pour clôturer le service.  
728
* Désactiver le login sur iris et demeter dans /etc/openvpn/password en mettant juste un \# en tête de ligne.  
729
* Renommer l'éventuel fichier dans ccd/ en disponible.pour.ip.fixe.xxx pour libérer l'IP  
730 834
* Désabonner de la liste vpn@
731 877 youpi
732
## Résilier un adhérent
733
734
* Dans la liste dans le module Adhérents, cliquer sur la croix rouge pour résilier.  
735
736
* Désinscrire de la [liste asso](https://listes.aquilenet.fr/sympa/review/asso)  
737
* Désactiver le compte ldap en changeant le mot de passe dans sa fiche adhérent.e dolibarr pour qu'il ne puisse plus se logguer.  
738
* Supprimer les comptes utilisateurs autres.  
739
* Enlever les permissions dans l'atelier.
740
741
## Ajouter de l'espace disque owncloud
742 834
743
TODO: automatiser la partie dolibarr
744 877 youpi
745
  - se logguer sur nextcloud avec son compte habituel (qui est dans le groupe admin, pour le vérifier aller dans paramètres et vérifier le(s) groupe(s))
746
  - Dans le menu en haut à droite, choisir Utilisateurs
747
  - retrouver l'utilisateur dans la liste
748
  - changer son quota
749
  - noter son uuid
750
  - sur sayanet, dans /home/aquilenet-backup/BackItUp/BackItUp.conf, ajouter l'uuid à la liste\_exclusions
751
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-owncloud", choisir la quantité en Go/an, ajouter, modifier éventuellement le tarif
752
  - valider
753
  - modifier le statut du service en l'activant avec comme date de terminaison 2099
754
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
755 834
  - établir le prélèvement automatique sur collect.online
756 877 youpi
757 922 youpi
## Ajouter une facturation de VM ou serveur à prix libre
758
759
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "heb-mezza" ou VM, mettre 1 unité.
760
  - changer le prix unitaire pour mettre le prix libre.
761
  - valider le contrat
762
  - activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
763
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
764
  - Créer la VM ou installer le serveur
765
766
767 834
## Ajouter du disque local pour une VM
768 877 youpi
769
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-local", choisir la quantité en Go/an.
770
  - valider le contrat
771
  - activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
772
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
773 834
  - Créer la VM
774 877 youpi
775 834
## Ajouter du disque NFS pour une VM
776 877 youpi
777
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-NFS", choisir la quantité en Go/an.
778
  - valider le contrat
779
  - activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
780
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
781 834
  - Voir https://atelier.aquilenet.fr/projects/infrastructure/wiki/NFS pour la création du volume, et mettre le quota.
782 877 youpi
783 834
## Supprimer du disque cloud, local ou NFS
784 877 youpi
785
  - [dans dolibarr](http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php) retrouver le contrat correspondant à la VM, cliquer sur le numéro de contrat.
786
  - Cliquer sur l'icône modifier à droite de "Statut du service", mettre la date de fin de service et cliquer sur Clôturer
787 834
  - Faire l'action adminsys correspondante.
788 877 youpi
789 834
## Et sourtout
790 877 youpi
791 834
Pour vérifier qu'il n'y a pas d'erreur, regarder la somme des soldes tout en bas de [la compta publique](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php), ça doit retomber à zéro.
792 877 youpi
793 834
## Supprimer un essai
794
795
On n'efface pas ce qui a existé réellement, mais on peut avoir besoin de supprimer un test.
796 877 youpi
797
  - Supprimer l'adhérent.e
798
  - Dans compta/tréso, Clients, choisir le client, regarder la fiche, supprimer
799 834
  - Supprimer le compte de compta
800 877 youpi
801 834
## Modifier les tarifs
802 877 youpi
803 834
  - Modifier dans sous.ods dans les recettes des produits.
804 877 youpi
805 834
* Dans gaia, /srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin, modifier eligibilite.cgi  
806 877 youpi
807
* Dans dolibarr, Services, modifier le/les services concernés  
808 834
* Dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/ , aller voir les lignes concernées, modifier le champ commentaire.
809 877 youpi
810
  - Dans les formulaires, modifier adsl-tail.inc, recompiler, commiter, svn up dans /srv/si/formulaires, copier adsl\*.pdf dans /srv/www/aquilenet.fr/docs/
811 834
  - Sur le site web, modifier http://www.aquilenet.fr/node/8
812 877 youpi
813
## Renommer quelqu'un
814 834
815
C'est galère et technique, mais pas impossible. Il faut (au moins, difficile d'être sûr qu'on n'ait rien oublié)
816 877 youpi
817
  - Dans sa fiche adhérent, changer nom/prénom, login, email
818
  - Sur hera, dans /home/vmail/aquilenet.fr, renommer le répertoire
819
  - Dans la fiche tiers dolibarr, change nom/prénom
820
  - Renommer son compte de compta, voire les écritures
821
  - Dans la liste des contrats, renommer au besoin (eh non dolibarr n'a pas l'air d'avoir d'interface pour ça, il faut le faire à la main en SQL...)
822
  - Renommer son accès vpn
823 834
  - Supprimer l'ancien utilisateur dans l'atelier
824 953 youpi
825
## Ajouter un type de service
826
827
Dans le module service, cliquer sur Nouveau service.
828
829
Peu importe la référence et libellé du service.
830
831
Bien mettre la durée: 1 année ou 1 mois.
832
833
Mettre le prix en TTC et mettre la TVA à 0%
834
835
Dans le script aquilenets/contrats.php, ajouter dans le switch pour choisir le compte de produit à créditer.