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Compta » Historique » Version 983

pizzacoca, 14/12/2018 20:54

1 877 youpi
# Compta
2 834
3 877 youpi
## Liens rapides dans cette page
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5 878 youpi
  - [Facture fournisseur](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Facture)  
6
  - [Compta mensuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#A-faire-chaque-mois)  
7
  - [Compta annuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#%C3%80-faire-chaque-ann%C3%A9e)  
8
  - [Nouvel.le adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-adh%C3%A9rente)  
9
  - [Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-cl%C3%A9-PGP-dune-adh%C3%A9rente)  
10
  - [Nouveau mandat](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-mandat)  
11
  - [Nouvelle ligne ADSL](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-ligne-ADSL)  
12
  - [Migration Ligne ADSL à Liazo](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Migration-ligne-ADSL-%C3%A0-Liazo)  
13
  - [Réception de cotisation](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9ception-de-cotisation)  
14
  - [Encaisser un chèque](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Encaisser-un-ch%C3%A8que)  
15
  - [Résilier une ligne ADSL](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-une-ligne-ADSL)  
16
  - [Nouveau VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-VPN)  
17
  - [Ajouter une IP fixe à un VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-une-autre-IP-fixe-%C3%A0-un-VPN)  
18
  - [Résilier un VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-VPN)  
19
  - [Résilier un adhérent](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-adh%C3%A9rent)  
20
  - [Ajouter de l'espace disque cloud](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-de-lespace-disque-owncloud)  
21
  - [Ajouter du disque local pour une VM](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-local-pour-une-VM)  
22
  - [Ajouter du disque NFS pour une VM](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-NFS-pour-une-VM)  
23
  - [Supprimer du disque](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Supprimer-du-disque-cloud-local-ou-NFS)  
24 880 youpi
  - [Renommer quelqu'un](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Renommer-quelquun)
25 878 youpi
26 834
## autres liens
27
28 879 youpi
  - [TODO list mensuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Todolist_mensuelle)  
29
  - [[compta\_boiteaidées|TODO list un jour]]  
30
  - [La compta publique](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php)  
31
  - [La preuve par neuf de la compta](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/check.php)  
32
  - [La liste des pages dolibarr aux petits ognons pour nous](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet)  
33
  - [La compta adhérent](https://adherents.aquilenet.fr/compta.php)  
34
  - [le cloud](https://cloud.aquilenet.fr/index.php/apps/files/?dir=/Shared/Aquilenet-administration/Compta/adhesions)  
35
  - [coopanet](http://www.coopanet.coop) , Code utilisateur E145498P  
36
  - [collect online](http://collect.online)  
37 834
  - [[dolibarr]]  
38 879 youpi
  - Il y a aussi un [bac à sable dolibarr](https://dolibarr2.aquilenet.fr/)
39 941 pizzacoca
  - [[appli_generation_factures|Application django de génération des factures]]
40 951 youpi
  - les infos publiques envoyées à db.ffdn.org: (http://dolibarr.aquilenet.fr/isp.json)
41 952 youpi
  - les autres infos: (http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/infosplus.php)
42 877 youpi
43 834
## Doc
44 877 youpi
45
**Tout se passe sur dolibarr**
46 834
47 949 youpi
juste pour info, [Installation d'un nouveau dolibarr](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Installation_dolibarr) , et la liste des dépôts où on stocke nos scripts (référencée aussi sur https://www.ffdn.org/wiki/doku.php?id=formations:compta#travaux_de_la_fede)
48 950 youpi
    * http://git.aquilenet.fr/tools.git             scripts web pour générer des formulaires d'inscription , installé sur gaia:/srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin
49
    * http://git.aquilenet.fr/tools-dolibarr.git    scripts dolibarr pour valider une inscription et les scripts de compta , installé sur hera:/usr/share/dolibarr/scripts/aquilenet
50
    * http://git.aquilenet.fr/htdocs-dolibarr.git   pour gérer les lignes ADSL de manière sympa dans Dolibarr , installé sur hera:/usr/share/dolibarr/htdocs/aquilenet
51
    * http://git.aquilenet.fr/adherents.git         pour l'espace adhérents, en dolibarr aussi, installé sur hera:/srv/adherents
52 834
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Les mails sont envoyés à tresorier@aquilenet.fr qui est un alias pour la liste tresorier@listes.aquilenet.fr qu'on peut gérer sur https://listes.aquilenet.fr/sympa/admin/tresorier
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55
Ancien svn, n'est plus utilisé désormais  
56 834
svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/factures-fournisseurs  
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svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/adhesions
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Il est sans doute utile d'aller consulter d'abord la doc de FDN: https://wiki-adh.fdn.fr/wiki/documentation:notions_de_comptabilite pour comprendre les principes des comptes comptables. Il y a aussi eu un exposé à l'AG 2015 de la FFDN: http://www.aquilenet.fr/docs/compta.pdf
60
61
Voici ci-dessous le plan comptable. Quand on ajoute ou modifie une entrée, il faut penser à mettre à jour (TODO: factoriser dans aquilenet.lib.php):
62 877 youpi
63 834
* le numéro de Réf. du compte en question bien sûr  
64 877 youpi
65
* dans compte\_adherent() dans aquilenet.lib.php  
66
* dans soldes\_accounts(), et tout en bas, dans compta-asso.php  
67
* dans aquilenet.lib.php  
68 834
* dans dolibarr.php
69 877 youpi
70 834
* 05... : Compte de la ligne ADSL 05... Ne fait pas vraiment partie du plan comptable, on ne fait que faire passer les virements par ce compte pour y rassembler tout ce qui concerne une ligne ADSL donnée.  
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72
* 12000000 : Compte de bilan  
73
* 1200xxxx : Compte d'exercice de l'année xxxx  
74
* 40100001 : Fournisseur Online.net  
75
* 40100002 : Fournisseur Bookmyname  
76
* 40100003 : Fournisseur divers  
77
* 40100004 : Fournisseur FDN  
78
* 40100005 : Fournisseur Syntis  
79
* 40100006 : Fournisseur Kazar  
80
* 40100007 : Fournisseur Cogent  
81
* 40100008 : Fournisseur Anteor  
82
* 40100009 : Fournisseur Orange  
83
* 40100010 : Fournisseur RIPE  
84
* 40100011 : Fournisseur OVH  
85
* 41100xyz : Compte de l'adhérent.e xyz  
86
* 41101000 : Donateur divers  
87
* 41101001 : Clients divers  
88
* 41102xyz : Compte du client xyz  
89
* 51120000 : Remise de chèque  
90
* 51190000 : Prélèvements  
91
* 51200001 : Crédit coopératif  
92
* 53140000 : Caisse  
93
* 60000000 : Charge Lignes ADSL  
94
* 60400001 : Charge dedibox  
95
* 60400002 : Charge nom de domaine  
96
* 60400003 : Charge hébergement  
97
* 60400004 : Charge IP  
98
* 60400005 : Charge transit  
99
* 60630000 : Charge matériel petit équipement  
100
* 21830000 : Charge matériel informatique  
101
* 60700000 : Charge marchandise goodies  
102
* 60700001 : Charge marchandise briques  
103
* 61100000 : Charge installation  
104
* 61600000 : Charge assurance  
105
* 62310000 : Charge annonces et insertions  
106
* 62360000 : Charge stickers  
107
* 62610000 : Charge timbres et frais postaux  
108
* 62620000 : Charge livraison  
109
* 62700000 : Charge service bancaire  
110
* 62800000 : Charge Diverses  
111
* 63500000 : Charge taxe achat étranger  
112
* 70400000 : Produit installation  
113
* 70600000 : Produit lignes ADSL  
114
* 70600001 : Produit VPN  
115
* 70700000 : Produit marchandise goodies  
116
* 70700001 : Produit marchandise briques  
117
* 70830000 : Produit hébergement  
118
* 70830001 : Produit transit  
119
* 70830002 : Produit stockage  
120
* 70830003 : Produit IP  
121
* 74000000 : Produit cotisations  
122
* 76000000 : Produit parts CC  
123 834
* 77000000 : Produit Dons
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125 834
## En résumé,
126 877 youpi
127 834
  - Pour les comptes en banque et tiers (adhérent.e.s, fournisseurs), c'est négatif quand on leur a donné de l'avance de sous, et c'est positif quand on leur en doit (i.e. on est du côté "banquier" \!) Ainsi:
128 877 youpi
129 834
* C'est donc normal que les comptes en banque soient négatif, au contraire: c'est la banque qui nous doit des sous :) C'est exactement l'opposé de ce qui apparaît dans le compte chez la banque.  
130 877 youpi
131
* Si un.e adhérent.e est strictement négatif, il nous doit des sous, il faut lui prélever.  
132
* Si un.e adhérent.e est strictement positif, c'est qu'il a payé des trucs pour l'asso. Soit on lui rembourse, soit on ne lui prélève pas quelques mois.  
133
* Si un fournisseur est strictement positif, c'est qu'on lui doit des sous, il reste une facture impayée.  
134 872 pizzacoca
* Si un fournisseur est strictement négatif, c'est qu'on lui a donné trop de sous \! Il faut régulariser.
135 877 youpi
136
  - Pour les comptes de charge et de produit, c'est plus habituel:
137
138
* Une charge, c'est des sous en moins qui vont alimenter un fournisseur  
139
140
* Un produit, c'est des sous en plus qui viennent d'adhérent.e.s.
141
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  - Pour les comptes en banque, on doit faire le "rapprochement" avec le relevé de compte. **Attention**, rapprocher rend l'écriture inchangeable. Il ne faut donc rapprocher qu'avec le relevé de compte confirmant l'opération sous les yeux.
143 834
144
Par exemple, voici pour un don et pour un paiement de facture:
145 877 youpi
146 834
## Don
147
148
Par un.e adhérent.e
149 877 youpi
150
  - On vire le montant depuis son compte vers le compte produit don.Il nous doit donc maintenant des sous.
151
  - Le virement ou prélèvement est ordonné, on vire le montant depuis le
152
  - compte bancaire vers le compte de l'adhérent.e. Il ne nous doit plus de sous.
153 834
  - Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
154 877 youpi
155 864 pizzacoca
Si c'est une personne qu'on ne reverra pas souvent, on peut utiliser le  
156 834
compte "Donateur divers" à la place du compte d'un compte d'adhérent.e.
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158 834
## Facture
159 864 pizzacoca
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Un fournisseur nous envoie une facture pour un service
161 877 youpi
162
  - On vire chaque élément de la facture depuis le compte de charge correspondant vers le compte de fournisseur. On lui doit donc des sous.
163
  - Lorsque l'on paie la facture, on vire le montant depuis le compte fournisseur vers le compte bancaire. On ne lui doit plus de sous.
164
  - Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
165
  - Lors d'un virement fait à un fournisseur on indique le numéro de facture (numéro invoice pour cogent par exemple)correspondant dans les trois champs 
166
  - \> \> motif du virement
167
  - \> \> Référence de l'opération
168
  - \> \> Référence de bout en bout
169 864 pizzacoca
  - Contacts Facturation Cogent : N° +33 (0) 1 49 03 18 00 billingeu@cogentco.com
170 877 youpi
171 834
## A faire chaque mois
172 877 youpi
173 834
  - voir les TODO sur https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Todolist_mensuelle
174 877 youpi
175 834
  - Attention, en Janvier, ne faire d'abord que les opérations concernant Décembre, puis faire la compta annuelle, puis faire les opérations concernant Janvier
176 877 youpi
177 915 youpi
  - **Vérification rejets de prélèvement :**
178 913 youpi
> * Vérifier sur collect.online s'il y a eu des rejets sur le dernier prélèvement: depuis la page d'accueil, le bouton "Traiter" à droite de "impayées" en rouge (même s'il indique 0, il peut y en avoir...)
179 958 youpi
> * * * Aller vérifier sur coopacces: s'il y a effectivement un débit S-MONEY correspondant, utiliser cette date-là pour réaliser des virements inverses entre les adhérents concernés et le compte du crédit coopératif, qui du coup doivent de nouveau la créance. 
180 921 pizzacoca
> * * * Sinon, c'est que le prélèvement n'a même pas été essayé, mettre la même date que le prélèvement. dans ce cas baisser d'autant le montant du prélèvement global des adhérents (Prélèvements adhérents XX/XXXX) et virer depuis les comptes des adhérents concernés vers le compte prélèvements.
181 834
> * * Augmenter d'autant le prélèvement suivant, et vérifier avec l'adhérent pour que le prélèvement puisse se faire
182 915 youpi
183
  - **Rapprochement :** 
184 959 youpi
> * Aller sur https://www.credit-cooperatif.coop/Entreprises/Banque-au-quotidien/Coop-access , demander l'export des écritures du compte bancaire pour ouvrir dans un tableur
185 960 youpi
> * aller https://dolibarr.aquilenet.fr/compta/bank/account.php?account=1, comparer: on peut par exemple prendre chaque écriture de dolibarr depuis la date du dernier rapprochement, et cocher dans le tableur
186 967 youpi
> * * Attention, les crédits S-MONEY dans coopaccess correspondent à l'écriture "Prélèvements adhérents" dans dolibarr. Si ça ne correspond pas c'est éventuellement normal, cf plus bas.
187 962 youpi
> * * Il y a un débit S-MONEY dans coopaccess correspondant aux frais bancaires
188 834
> * * Les autres débits S-MONEY éventuels dans coopaccess correspondent à de rejets de prélèvement, cf ci-dessus
189
> * Enrichir dolibarr des opérations non cochées.
190
> * Vérifier le sens des opérations non rapprochées
191 967 youpi
> * Vérifier que la ligne "solde actuel" dolibarr est égale au solde sur coopacces.
192
> * * Si la somme des crédits S-MONEY dans coopaccess ne correspond pas à l'écriture "Prélèvements adhérents" dans dolibarr, il y a peut-être des prélèvements qui ne sont pas encore passés (parce qu'on est au début du mois seulement). Du coup pour vérifier tout de même les soldes :
193
> * * * Dans le tableur soustraire les différents crédits S-MONEY déjà passés sur coopaccess du solde coopaccess (en haut)
194
> * * * Soustraire (calculer avec sa petite calculette) le prélèvement visible dans dolibarr du solde dolibarr.
195 968 youpi
> * Si ça ne correspond pas, recommencer.
196 891 pizzacoca
> * Cliquer sur le bouton rapprocher pour accéder à la page de rapprochement.
197 970 youpi
> * rapprocher les opérations en renseignant la date du jour (on ne prend pas la peine d'indiquer le type d'opération),
198
> * * **sauf**
199 969 youpi
> * * Les opérations dolibarr pas encore passées sur coopaccess
200 971 youpi
> * * Dans le cas où la somme des crédits S-MONEY ne correspond pas à l'écriture "Prélèvement adhérents", cette dernière écriture, qu'on pourra vérifier le mois suivant.
201 877 youpi
202 982 pizzacoca
## Frais de fonctionnement (nos factures)
203 980 pizzacoca
204 982 pizzacoca
### Enercoop
205 877 youpi
206 834
* S'il y en a une nouvelle, récupérer la facture bimensuelle sur https://espace-client.enercoop.fr/mon-espace/accueil/#bienvenue  
207 877 youpi
208
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Enercoop-<date>-NATLFAC\_xx\_xxxxxxxx.pdf  
209
* Passer le montant en charge d'hébergement (vers fournisseurs divers), intitulé "Facture enercoop NATL\_FACxx-xxxxxx" comme sur la facture  
210 834
* si une facture Enercoop a été prélevée, passer de fournisseur divers vers le compte credit cooperatif "Prelevement enercoop NATL\_FACxx-xxxxxx" (ller trouver le N° de facture corrrespondant dans le cloud)
211 877 youpi
212 982 pizzacoca
### Cogent
213 877 youpi
214 834
* Enregistrer la facture  
215 877 youpi
216 834
* **Payer** la facture
217 877 youpi
218 982 pizzacoca
### Syntis
219 877 youpi
220 834
* N'a pas lieu en ce moment, on n'héberge rien chez lui actuellement.
221 877 youpi
222 834
* Récupérer la facture pour l'hébergement sur https://client.syntis.net  
223
224
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Syntis-<date>-Fxxxxxx.pdf  
225
* Passer le montant en charge d'hébergement, intitulé "Quart de baie etc." comme sur la facture  
226
* Virer le montant de la facture à Syntis (à la fois sur coopanet et sur dolibarr) en mettant le numéro de facture dans l'intitulé, virer également 0.20€ depuis charge services bancaires "frais prélèvement SEPA"
227 982 pizzacoca
228
### Nom de domaine
229
230
* En juin ou juillet, renouveller sur https://www.bookmyname.com/ : depuis la page d'accueil, cliquer sur la partie "gérer", puis "Liste de vos noms de domaine", puis cocher tous les domaines aquilenet, puis choisir l'action "Renouveler des noms de domaine", payer, faire les virements correspondant.  
231
232
* Le mois d'après, **récupérer** la facture  
233
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/bookmyname-<date>-xxxxxx.pdf
234
235 981 pizzacoca
## Facturations par Aquilenet
236
237
* Établir une facture ADSL pour ceux qui en ont besoin :
238
239
* **penser à mettre à jour:**
240
241
* * Le numéro de facture  
242
* * La date de facture  
243
* * La date dans la désignation  
244
* * La date du prélèvement
245
246
  - Vérifier les balances des comptes d'adhérent.e.s, de fournisseurs, et de clients.
247
248
  - Encaisser (les envoyer par courrier & ajouter dolibarr) les chèques qui restent en mettant le numéro de remise dans le virement
249
250
  - Lancer les rappels de prélèvements depuis https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/rappel_prelevements.php
251
252
  - En janvier, faire la compta annuelle
253
254 877 youpi
## Facturations mensuelles
255 834
256 981 pizzacoca
### saya  	
257 834
258 981 pizzacoca
* fatiha.sabri@h20-16.fr Établir une facture (**Facturer**) l'hébergement et le virer du compte client Saya au compte produit hébergement (**Charger**) en mettant le numéro de facture pour pouvoir s'y retrouver, attention à la cotisation en novembre  
259 834
* Ils nous virent le paiement.  Mettre aussi le numéro de facture indiqué par saya et visible dans coopaccess, pour savoir ce qu'ils ont payé.
260 979 pizzacoca
261 981 pizzacoca
### L@BX
262 877 youpi
263 834
* **charger**: Virer 60€ depuis le compte de Pierre Bourdin vers le comte Produit Hébergement. C'est le montant total de 'hébergement du L@BX.
264
265
* **Facturer** 30€ au nom du L@BX, Pierre paie l'autre moitié personnellement.
266
267 981 pizzacoca
### Guix
268 937 youpi
269 834
* **charger** l'hébergement du serveur (75€) et **Facturer**. Ajouter la cotisation en novembre
270
271 981 pizzacoca
### Rosedor
272
273 834
* **Charger** et **Facturer** l'hébergement du service Rosedor (260€), plus la cotisation en avril.
274
Mail à envoyer à sophie.ouvrard@rosedor.fr (gestion de la téléphonie) et helene.geneste@rosedor.fr (compta)
275
276 981 pizzacoca
### Elidée
277 834
278 981 pizzacoca
* **Facturer** et **charger** l'hébergement du serveur (100€), plus la cotisation vers décembre.
279 834
280 981 pizzacoca
### Utopia
281 834
282 981 pizzacoca
* (Utopia (cotisation en août), envoyer à bordeaux@cinemas-utopia.org et à Patrick Troudet \> besoin facture mensuelle  
283 834
284 981 pizzacoca
### Charlotte Lewden 
285
286
* cotisation en octobre... et MEEERDE ! , elle sera à faire en novembre celle-là aussi),  
287
288
289
## Facturation annuelles 
290
291
### C-P Prod
292
293
* **Avril**, **facturer** et **charger** 1 an de VM à 20€/mois, donc 240€
294
295
* **Novembre**, **facturer** et **charger** 1 an de VM à 30€/mois, donc 360€, plus la cotisation.  
296
297
### CoopAlpha / Mukt
298
299
* **Octobre**, **facturer** 1 an d'hébergement mezzanine à 20€/mois, donc 240€
300 834
* Ils paient par virement
301
302 981 pizzacoca
### Nothing to Hide
303 834
304 981 pizzacoca
* **Décembre**, **facturer** et **charger** 1 an de préfixe IPv4 à 128€ et 1 an de transit à 240€, et une cotisation de 20€.
305 834
306 981 pizzacoca
### Librairie Permaculturelle 
307 834
308 981 pizzacoca
* **Janvier** > cotisation
309
* **Aout** échéancier au nom de "Association Ressources-permaculture"   
310 877 youpi
311 981 pizzacoca
### Attitudes et Marques 
312 923 youpi
313 981 pizzacoca
* **Mars** cotisation 
314
* **Mai** échéancier annuel 
315
316
### Loïc Prud'homme 
317
318
* envoyer à contact@loicprudhomme.fr - loic.prudhomme@assemblee-nationale.fr  & Tiphaine.Maurin@clb-an.fr -, la cotisation n'est pas à facturer); \> ok pour échéancier annuel
319
320
### Yaal 
321
322
* **Novembre** 100€ de cotisation et 20€ de VM annuelle à facturer
323
324
### Nom de domaine
325
326 877 youpi
* En juin ou juillet, renouveller sur https://www.bookmyname.com/ : depuis la page d'accueil, cliquer sur la partie "gérer", puis "Liste de vos noms de domaine", puis cocher tous les domaines aquilenet, puis choisir l'action "Renouveler des noms de domaine", payer, faire les virements correspondant.  
327 834
328 877 youpi
* Le mois d'après, **récupérer** la facture  
329
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/bookmyname-<date>-xxxxxx.pdf
330 981 pizzacoca
331 877 youpi
332 834
  - Lignes ADSL
333 877 youpi
334 834
* **Récupérer** les dernières factures sur https://vador.fdn.fr/adherents (Informations Administratives / Prélèvements), L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/FDN-<date>-xxxxxx.pdf  
335 877 youpi
336 902 pizzacoca
* Si ça n'a pas déjà été fait pendant le rapprochement, virer le montant correspondant de FDN au crédit coopératif  
337 834
* Vérifier que la balance FDN retombe à 0 après leur dernière facture, sauf exceptions: fin juillet (donc juin inclus):
338 877 youpi
339 881 youpi
* donc au total +0€
340 877 youpi
341 834
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php
342 877 youpi
343 834
* S'assurer que les lignes nouvelles ont bien leur date de début correct (voir sur https://vador.fdn.fr/adherents) et que le montant du premier prélèvement est correct sur collect.online  
344 877 youpi
345 834
* Cliquer sur les boutons charge (sauf pour les anciennes lignes et les lignes actuellement en construction, pour lesquelles il faut regarder le détail de ce qu'il y a à faire)
346 877 youpi
347 834
* cela va:
348 877 youpi
349 884 youpi
* * Virer la souscription adhérent.e depuis le compte de la ligne vers le produit Lignes ADSL (Abonnement ligne xxx mois année)  
350
* * Virer la souscription adhérent.e depuis l'adhérent.e possédant la ligne vers le compte de la ligne.  
351
* * Virer la souscription FDN depuis la charge Lignes ADSL vers le compte de la ligne  
352
* * Virer la souscription FDN depuis le compte de la ligne vers le fournisseur FDN
353 877 youpi
354 834
  - Contrats
355 877 youpi
356 834
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/contrats.php  
357 877 youpi
358 834
* Cliquer sur les boutons charge des contrats où l'échéance est passée (elle est écrite en rouge). Cela va virer la souscription depuis le compte de l'adhérent.e vers le compte de produit correspondant.
359 877 youpi
360 834
  - Adhésions
361 877 youpi
362 834
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/cotisations.php
363 877 youpi
364 834
* pour chaque adhérent.e apparaissant dans la liste (qui sont ceux avec cotisation en retard):
365 877 youpi
366 918 youpi
* * S'il y a un RIB, on va prélever nous-même, donc cliquer sur le bouton charge, ce qui
367 877 youpi
368 918 youpi
* * * Vire la cotisation annuelle ou mensuelle depuis l'adhérent.e vers le produit Cotisations.  
369 877 youpi
370 918 youpi
* * * Ajoute la cotisation dans l'adhérent.e.
371 877 youpi
372 918 youpi
* * S'il n'y a pas de RIB, on ne sait pas s'il y a lieu d'établir une cotisation, donc cliquer sur le bouton Rappel pour envoyer un mail à l'adhérent.e. Attention: si l'adresse e-mail est en @aquilenet.fr, il faut vérifier si l'adhérent.e relève bien ses mails, et sinon, lui envoyer un courrier papier.  
373 877 youpi
374 834
* Résilier les retardataires répétés.
375 877 youpi
376 834
377 897 pizzacoca
  - Prélèvements & **injection dans dolibarr**
378 877 youpi
* Aller sur collect.online  
379 834
* Dans Echéances, faire sortir les échéances **du 10 du mois courant au 10 du mois suivant**, cliquer sur Exporter . Attendre quelques secondes, le fichier devrait apparaitre dans la liste obtenue avec "Vos demandes d'export". Attention à bien prendre le bon fichier :) a priori le plus récent est en haut.
380 877 youpi
* Tester le résultat des prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/test_prelevements.php  
381 897 pizzacoca
* Vérifier que ça retombe bien à zéro sinon identifier les raisons
382 898 pizzacoca
* * C'est un prélèvements dans collect.online à corriger (le corriger)
383
* * Une erreur existe dans dolibarr (montant d'abonnement, cotisation, sens de paiement ...)
384
* * Situation temporaire (avance ou retard de paiement), dans ce cas documenter dans le champ commentaires de la fiche de compte dolibarr, en précisant la date de régulation prévue. Faire éventuellement un mail à l'adhérent si une action de sa part est requise.
385 896 pizzacoca
* **Refaire** un nouvel export, le re-télécharger et refaire le test d'import.
386 877 youpi
* Injecter vraiment les prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/import_prelevements.php  
387 905 pizzacoca
* Vérifier dans l'ensemble des comptes que les adhérent.e.s sont bien retombés à 0. Quand ce n'est pas le cas, modifier le champ Commentaire du compte bancaire correspondant pour noter pourquoi.
388 877 youpi
389 904 pizzacoca
## Factures
390 877 youpi
391
* Établir une facture ADSL pour ceux qui en ont besoin :
392
393
* (Utopia (cotisation en août), envoyer à bordeaux@cinemas-utopia.org et à Patrick Troudet \> besoin facture mensuelle  
394 939 pizzacoca
* Charlotte Lewden (cotisation en octobre... et MEEERDE ! , elle sera à faire en novembre celle-là aussi),  
395 902 pizzacoca
* Librairie Permaculturelle (cotisation en janvier), \>  échéancier début aout au nom de "Association Ressources-permaculture"   
396 877 youpi
* Attitudes et Marques (cotisation en Mars) -\> veut bien un échéancier annuel  
397 905 pizzacoca
* Loïc Prud'homme (envoyer à contact@loicprudhomme.fr - loic.prudhomme@assemblee-nationale.fr  & Tiphaine.Maurin@clb-an.fr -, la cotisation n'est pas à facturer); \> ok pour échéancier annuel
398 956 pizzacoca
* Yaal 100€ de cotisation et 20€ de VM annuelle à facturer en novembre
399 877 youpi
400 888 youpi
* **penser à mettre à jour:**
401 877 youpi
402 888 youpi
* * Le numéro de facture  
403
* * La date de facture  
404
* * La date dans la désignation  
405
* * La date du prélèvement
406 877 youpi
407
  - Vérifier les balances des comptes d'adhérent.e.s, de fournisseurs, et de clients.
408
409
  - Encaisser (les envoyer par courrier & ajouter dolibarr) les chèques qui restent en mettant le numéro de remise dans le virement
410
411
  - Lancer les rappels de prélèvements depuis https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/rappel_prelevements.php
412
413
  - En janvier, faire la compta annuelle
414
415
## Anciennes procédures
416 834
417
conservées ici seulement pour historique.
418 877 youpi
419 834
  - Dedibox
420 877 youpi
421 834
* Récupérer la facture pour la dedibox sur https://console.online.net/  
422 877 youpi
423
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Online-<date>\_facture-xxxxxx.pdf  
424
* Lancer php5 online.net.php xxxxxx YYYY-MM-DD pour l'enregistrer dans dolibarr  
425
* Pour l'instant c'est sacha qui paie la facture.  
426 834
* Le script ci-dessus s'occupe de toutes façons de noter le prélèvement, il n'y a rien de plus à faire.
427 877 youpi
428 850 loris.hilaire
* Lancer php5 prelevements.php 2\> /dev/null  
429 877 youpi
430
* ça génère la suite de commandes php5 à lancer (du genre php5 prelevement.php "Prénom Nom" montant "PLVT P NOM ADSL MM/YY"), les lancer, sauf éventuellement ceux qui n'ont pas lieu (e.g. ouverture de ligne fraîche). Attention, cela effectue le virement dans dolibarr, il faut faire donc attention à ne pas lancer le même plusieurs fois.  
431
* Corriger: pour Bernard Imhaus il faut un prélèvement le 8 du mois suivant, sinon ya pas les sous  
432 834
* Compiler le tout, envoyer au crédit coopératif par fax (0556983013)
433 877 youpi
434
## À faire chaque année
435 834
436
Faire le bilan d'exercice:
437 877 youpi
438
  - Créer un compte de référence 120020xx, de libellé "Exercice 20xx", de type "Compte bancaire épargne/placement", puis le modifier pour désactiver la fonction de rapprochement.
439
  - Vider chaque compte produit et charge vers ce compte, à l'aide de virements "Exercice 20xx Charge truc". Cela remet donc à zéro tous les comptes de produit et charge.
440
  - En faire un bilan d'exercice dans sous.ods
441 837 youpi
  - Virer l'exercice sur le compte "Bilan", "Exercice 20xx"
442 834
443
Faire le bilan comptable (inverser tous les signes pour que ce soit plus intuitif à comprendre) dans sous.ods
444 877 youpi
445 834
  - Actif:
446 877 youpi
447 834
* les comptes courants et épargnes vont en actifs.  
448 877 youpi
449 843 pizzacoca
* les comptes tiers **négatifs** vont en créances (on devrait recevoir ces sous-là un jour)
450 877 youpi
451 834
  - Passif:
452 877 youpi
453
* Le compte "Bilan" (avant virement de l'exercice de l'année) va dans "Exercices passés"  
454
455
* les comptes tiers **positifs** vont en passif (on a encore ça à payer) courant ou non courant, selon que c'est temporaire ou non.
456 834
457
Vérifier que les deux totaux correspondent
458 857 youpi
459 834
Mettre à jour sous.ods:
460 877 youpi
461
  - Télécharger <a href="https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/export_sous.php" download="sous.csv">sous.csv</a>
462
  - ouvrir sous.csv en n'utilisant **que** le point-virgule comme séparateur
463
  - copier/coller dans la feuille adhérents\_import
464
  - mettre à jour la feuille historique depuis la feuille Situation
465
  - mettre à jour les graphes dans la feuille Graphes
466 834
  - Vérifier les feuilles Situation et Bilan mensuel, imprimer.
467 877 youpi
468 834
## Nouvel.le adhérent.e
469
470 870 pizzacoca
Sur réception d'une demande d'adhésion
471 877 youpi
472
  - Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.
473
  - Corriger éventuellement des typos ou ajouts à la main sur le formulaire (majuscules, type d'adherent, numero de tel, adresse mail)
474
  - Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvel_adherent.php, cela crée l'adhérent.e dans dolibarr, et du coup aussi dans LDAP, et donc une adresse mail etc., ainsi qu'un compte de compta tiers pour lui, ça l'inscrit à asso@listes.aquilenet.fr, et ça lui maile une bienvenue
475 942 youpi
  - S'il y a une commande de VPN, ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
476
  - * Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main: aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe. Utiliser `mkpasswd -m sha-512` pour le crypter, et alors la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."
477
  -  * Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
478 877 youpi
  - Dans les comptes, virer depuis son compte d'adhérent.e vers le "produit cotisations" le droit d'entrée ou la cotisation, titre "Cotisation Machin Truc 2011"
479
  - Dans sa fiche dolibarr adhérent.e, ajouter l'adhésion dans l'onglet adhésions
480 973 youpi
  - puis, selon le mode de règlement, avec la date du jour:
481 877 youpi
482 973 youpi
* Si c'est un chèque, virer depuis le compte de remises vers son compte
483 877 youpi
484
* Si c'est en liquide, virer depuis la caisse vers son compte  
485
* Si c'est un virement, virer depuis le compte bancaire vers son compte (et rapprocher plus tard)  
486 834
* Si c'est un prélèvement, voir ci-dessous.
487 877 youpi
488 870 pizzacoca
  - Si l'adresse e-mail n'a pas été précisée, envoyer une lettre de bienvenue papier. Voir le courrier type dans le cloud dans adhesions
489 877 youpi
490 834
  - S'il y a un mandat
491 877 youpi
492 834
* Archiver le mandat original.  
493 877 youpi
494 834
* Ajouter l'adhérent.e dans la partie prélèvement de collect.online, On utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
495 877 youpi
496 834
* Si c'est juste une adhésion ou un abonnement VPN, faire un prélèvement régulier annuel ou mensuel  
497 877 youpi
498 834
* Si c'est un abonnement ADSL, on crée l'échéancier plus tard, une fois la ligne effectivement construite.
499 877 youpi
500 834
  - S'il y a une souscription à une ligne ADSL
501 877 youpi
502 834
* Toute la compta est faite automatiquement par le script, il y a juste à archiver la demande dans le cloud  
503 877 youpi
504
* [Vérifier l'éligibilité de la ligne](https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi) et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total  
505
* Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter *toutes* les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.  
506 834
* Envoyer un aimable mail de confirmation à suivi-adsl at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr pour permettre d'identifier la ligne ne pas oublier de préciser qu'il vient d'"aquilenet", donner le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent.
507 877 youpi
508 834
* Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP, noter IPv4, préfixe IPv6, login et mot de passe (lisibles aussi sur http://vador.fdn.fr/adherents) dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne, et forwarder le mail à l'abonné en corrigeant un peu.  
509 877 youpi
510 834
* Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
511 877 youpi
512 834
* Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence  
513 877 youpi
514
* Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone  
515 834
* Quand l'ouverture de ligne est effective,
516 877 youpi
517 885 youpi
* * forwarder le mail à l'abonné  
518
* * aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,  
519
* * créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec un premier prélèvement manuel correspondant aux FAS + mois partiel, et le prélèvement automatique mensuel.  
520
* * Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:
521 877 youpi
522 834
* La référence et le libellé du compte de compta  
523 877 youpi
524 834
* Dans la Note de l'adhérent.e
525 877 youpi
526 834
  - S'il y a une commande de VPN,
527 877 youpi
528 834
* Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
529 877 youpi
530
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0  
531
ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1  
532 834
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
533 877 youpi
534 852 youpi
où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers).
535 877 youpi
536 834
  - Archiver le tout: scanner tous les documents, ajouter au cloud, dans adhesions
537 877 youpi
538
  - FIXME: broken, Sur l'atelier, ajouter l'adhérent.e au projet aquilenet.
539
540
## Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e
541
542 907 youpi
  - Sur hera, lancer la récupération de la clé à partir du fingerprint:
543 877 youpi
544 944 youpi
sudo -u www-data gpg --keyserver pgp.mit.edu --homedir /srv/adherents/.gnupg/ --recv-key XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
545 877 youpi
546 907 youpi
  - Retrouver l'adhérent dans Dolibarr, suivre le "lien tiers Dolibarr", aller dans la fiche, la modifier, découper le fingerprint complet de la clé GPG en 4 paquets de 10 chiffres hexa, les mettre dans les cases Id professionnel 1 à 4.
547 877 youpi
548
## Nouveau mandat
549 837 youpi
550 834
Sur mandat arrivé après la demande d'adhésion ou mise à jour,
551 877 youpi
552 834
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , pour pouvoir faire un copier/coller des numéros iban et bic  
553 877 youpi
554
* Copier/coller dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouveau_mandat.php  
555
* Archiver le mandat.  
556
* Si c'est juste un changement de compte, dans collect.online, modifier juste dans le débiteur le numéro de compte.  
557
* Si c'est un nouveau service pour un débiteur existant, avec le même compte, dans collect.online, ajouter l'échéancier.  
558 834
* Si c'est un nouveau débiteur, ajouter l'adhérent.e dans collect.online, on utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
559 877 youpi
560
## Nouvelle ligne ADSL
561 834
562
Sur souscription de ligne ADSL pour un.e adhérent.e existant.
563 877 youpi
564 834
* [Vérifier l'éligibilité de la ligne](https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi) et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total, cela permet notamment de savoir si c'est un numéro actif ou inactif.  
565 877 youpi
566
* Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter *toutes* les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.  
567
* Envoyer un mail de confirmation à suivi-adsl at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr avec comme informations dans le corps "aquilenet", le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent. Ce n'est pas un traitement automatique, rédiger le mail correctement.  
568
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.  
569
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste vpn@, et ajoute l'éventuel mandat  
570
* Ajouter, s'il.elle n'y est pas déjà, l'adhérent.e dans collect.online, la référence d'adhérent.e est lisible en allant cherche l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.  
571 834
* Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
572 877 youpi
573 834
* Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP, noter IPv4, préfixe IPv6, login et mot de passe (lisibles aussi sur http://vador.fdn.fr/adherents) dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne, et forwarder le mail à l'abonné en corrigeant un peu.  
574 877 youpi
575 834
* Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
576 877 youpi
577 834
* Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence  
578 877 youpi
579
* Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone  
580
* Quand l'ouverture de ligne est effective,
581
582 885 youpi
* * forwarder le mail à l'abonné  
583
* * aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,  
584
* * créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant. Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour inclure les FAS + mois partiel.  
585
* * modifier l'échéancier pour ajouter la cotisation annuelle s'il n'y en a pas déjà  
586
* * Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:  
587
* * La référence et le libellé du compte de compta  
588
* * Dans le champ note de l'adhérent
589 834
590 841 blagoi.iakov
Oui, c'est cracra de mettre le montant, il faudrait faire un lookup dans la base des tarifs (TODO). Pour l'instant c'est plus simple ainsi.
591 877 youpi
592 840 youpi
## Migration ligne ADSL à Liazo
593 834
594
Lorsqu'un adhérent demande à migrer sa ligne vers Liazo.
595
596
La migration sera effective au début du bimestre suivant seulement (si on commande avant le 15 du deuxième mois du bimestre en cours, sinon c'est encore après).
597 877 youpi
598 849 blagoi.iakov
* Dans l'espace adhérent chez FDN, retrouver la ligne, et cliquer sur "Changer le débit ou l'option"  
599 877 youpi
600
* Choisir l'option voulue: dégroupage total ou non.  
601
* Renommer le compte de compta de la ligne en "Reconstr Ligne 0123456789".  
602
* Corriger son option, du genre 80MLiazoOrange (pas de dégroupage) ou 80MLiazoOrangeNu (dégroupage total).  
603 834
* On reçoit régulièrement des mails pour la progression de la construction.
604 877 youpi
605 834
* Quand on reçoit le mail parlant du changement de login, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans le champ Commentaire de la ligne.  
606 877 youpi
607
* Si on reçoit un mail parlant du changement de numéro de téléphone, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans la ligne (à la fois la référence et le nom du compte) et dans la note de l'abonné  
608 834
* Une fois la construction faite, facturer les frais de migration à la fin du mois suivant.Modifier l'échéancier (l'adhérent.e sera prévenu par un script après avoir réalisé l'injection)
609 877 youpi
610 834
* Avant de faire la première facturation au nouveau tarif:
611 877 youpi
612 886 youpi
* * corriger les tarifs client/fournisseur  
613 877 youpi
614 886 youpi
* * Si c'est un dégroupage total, mettre à jour le numéro de la ligne
615 877 youpi
616 886 youpi
* * * Dans la référence et le libellé du compte de compta  
617 877 youpi
618 886 youpi
* * * Dans la Note de l'adhérent.e
619 877 youpi
620 886 youpi
* * Renommer le compte de compta en "Ligne 0123456789"  
621 877 youpi
622 886 youpi
* * corriger le montant de prélèvement sur collect.online
623 877 youpi
624
## Réception de cotisation
625
626
  - Dans le module adhérents
627
628
* retrouver l'adhérent.e dans la liste,  
629
630
* aller dans l'onglet adhésions/cotisations  
631
* ajouter l'adhésion: mettre comme fin un jour avant l'anniversaire suivant.
632
633
  - Répercuter l'adhésion dans la compta en virant depuis l'adhérent.e vers le produit cotisation
634
  - Encaisser le montant (chèque: voir ci-dessous, liquide: passer sur le compte d'un trésorier qui se fait prélever et qui encaissera le liquide)
635
636
## Encaisser un chèque
637 834
638
Pour éviter d'en envoyer tous les 36s du mois, plutôt que virer directement depuis le compte bancaire, on vire temporairement depuis un compte "Remises de chèques".
639 877 youpi
640
  - Vérifier l'ordre du chèque.
641
  - Signer le chèque au dos
642 974 youpi
  - Virer depuis le compte "Remises de chèques" vers le compte de l'adhérent.e, avec la date du jour. Ainsi on sait que l'adhérent.e a payé, mais il nous reste des chèques à encaisser, stockés sur une étagère.
643 972 youpi
  - Lors du dépôt d'une remise des chèques qui se sont entassés, virer le montant total de la remise de chèques depuis le compte bancaire vers le compte de remises de chèque, avec le numéro de remise pour rapprocher facilement, et la date de la remise de chèques.
644 834
  - Quand confirmé, rapprocher.
645 877 youpi
646 834
## Résilier une ligne ADSL
647 877 youpi
648
  - Charger sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/adsl.php les derniers mois complets
649
  - Renommer le compte de compta de la ligne en "Résiliation Ligne xxxx"
650
  - La facturation chez Nerim est bimensuelle, donc il faut faire remonter la demande au suivi-adsl at fdn dot fr avant le 15 du deuxième mois du bimestre, pour éviter de payer un autre bimestre pour l'ADSL. Il vaut mieux faire remonter le plus tôt possible pour éviter de payer la partie transit de FDN.
651
  - mailer donc suivi-adsl arobase fdn point fr en donnant simplement le numéro de ligne et le nom de l'adhérent.e pour vérification, avec la date de résiliation souhaitée.
652 887 youpi
  - Lorsque la compta FDN est faite pour le dernier mois (qui comporte éventuellement une partie abonnée et une partie relicat facturée à prix coûtant), faire la compta pour la ligne à la main (TODO: automatiser):
653 877 youpi
654 929 youpi
*****
655 928 youpi
656 940 pizzacoca
### Facture mois plein
657
658 930 youpi
* Pour les mois avant le mois où la résiliation est effective (donc les mois où le service a été permanent)
659 936 youpi
* * Utiliser le lien "charge" pour charger ces mois entiers. Il faut enlever temporairement le mot "Résiliation " pour que le script accepte de faire la charge automatiquement.
660 834
661 940 pizzacoca
### Facture du mois de résiliation
662
663 930 youpi
* Pour le mois pendant lequel la résiliation a lieu (donc le mois où le service est donc partiel)
664 927 youpi
* * On ne veut prendre de marge que sur la période où il y a effectivement eu un service. Il faut donc compter combien cela fait:
665
* * * notre marge: (tarif Aquilenet - tarif FDN) \* prorata du mois abonné)
666
* * Et y ajouter ce que FDN nous a fait payer
667
* * Facturer cela
668 940 pizzacoca
669
### Facture des mois post résiliation
670 927 youpi
671 930 youpi
* Pour les mois après le mois où la résiliation a été effective (donc le mois où il n'y a aucun service)
672 927 youpi
* * Facturer juste ce que FDN nous a fait payer
673 928 youpi
674 929 youpi
*****
675 927 youpi
676
* Pour facturer:
677
* * Virer ce montant de la ligne ADSL vers le produit ADSL  
678
* * Virer ce montant de l'adhérent.e vers la ligne ADSL  
679
* * Virer le montant FDN de la charge ADSL vers la ligne ADSL  
680 931 youpi
* * Virer le montant FDN de la ligne ADSL vers le fournisseur FDN.  
681 877 youpi
* Établir le prélèvement des derniers mois à la main sur collect.online.  
682 933 youpi
* S'il n'a plus d'abonnement, supprimer le numéro de compte dans la fiche tiers de l'adhérent  
683 877 youpi
* Renommer le libellé du compte de la ligne en "Ancienne Ligne xxxx"  
684 834
* Ajouter à la fin de la Ref. du compte de la ligne ".0" (ou plus), et mettre à jour la référence dans la Note de l'adhérent.e (c'est pour le cas où un autre adhérent reprendrait cette même ligne, pour que ça soit vraiment un autre abonnement).
685 946 youpi
* Une fois la dernière échéance passée, désactiver l'échéancier chez collect.online : modifier l'échéancier pour bloquer tous les mois (vraiment le modifier, pas juste bloquer des échéances précises 
686 947 youpi
* S'il n'a plus d'abonnement, désabonner de la liste adsl@
687 877 youpi
688
## Nouveau VPN
689 834
690
Sur souscription de VPN pour un.e adhérent.e existant.
691 877 youpi
692
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.  
693 834
694
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste vpn`, et ajoute l'éventuel mandat: TODO: vérifier que le numéro de compte se retrouve bien enregistré, dans le tiers correspondant à l'adhérent.e, dans sa fiche.
695 942 youpi
  * ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
696
  * Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main: aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe. Utiliser `mkpasswd -m sha-512@ pour le crypter, et alors la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."  
697
  * Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
698 877 youpi
699
* Ajouter, s'il n'y est pas déjà, l'adhérent.e dans collect.online, la référence d'adhérent.e est lisible en allant cherche l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.  
700
* créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant. Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour le premier mois partiel.  
701
* corriger les prélèvements anniversaire pour y ajouter la cotisation.  
702 834
* Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
703 877 youpi
704 834
* Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
705 877 youpi
706
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0  
707
ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1  
708 834
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
709 877 youpi
710 834
où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers). Éventuellement il y a déjà un fichier `disponible.pour.ip.fixe` qui vient d'un précédent désabonnement.
711 877 youpi
712 834
## Ajouter une autre IP fixe à un VPN
713 877 youpi
714
* Si l'adhérent veut une 2e IP fixe, il suffit d'ajouter la route dans son /etc/openvpn/ccd sur  
715 834
iris et demeter:
716 877 youpi
717
iroute 185.233.101.m 255.255.255.255  
718 834
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:m::/64
719 877 youpi
720 834
## Résilier un VPN
721 877 youpi
722 834
* Sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php repérer le contrat  
723 877 youpi
724
* Charger éventuellement le dernier mois  
725
* Cliquer sur le contrat (2e colonne)  
726
* Cliquer sur le bouton Modifier en face de "Statut du service ... En service", pour clôturer le service.  
727
* Désactiver le login sur iris et demeter dans /etc/openvpn/password en mettant juste un \# en tête de ligne.  
728
* Renommer l'éventuel fichier dans ccd/ en disponible.pour.ip.fixe.xxx pour libérer l'IP  
729 834
* Désabonner de la liste vpn@
730 877 youpi
731
## Résilier un adhérent
732
733
* Dans la liste dans le module Adhérents, cliquer sur la croix rouge pour résilier.  
734
735
* Désinscrire de la [liste asso](https://listes.aquilenet.fr/sympa/review/asso)  
736
* Désactiver le compte ldap en changeant le mot de passe dans sa fiche adhérent.e dolibarr pour qu'il ne puisse plus se logguer.  
737
* Supprimer les comptes utilisateurs autres.  
738
* Enlever les permissions dans l'atelier.
739
740
## Ajouter de l'espace disque owncloud
741 834
742
TODO: automatiser la partie dolibarr
743 877 youpi
744
  - se logguer sur nextcloud avec son compte habituel (qui est dans le groupe admin, pour le vérifier aller dans paramètres et vérifier le(s) groupe(s))
745
  - Dans le menu en haut à droite, choisir Utilisateurs
746
  - retrouver l'utilisateur dans la liste
747
  - changer son quota
748
  - noter son uuid
749
  - sur sayanet, dans /home/aquilenet-backup/BackItUp/BackItUp.conf, ajouter l'uuid à la liste\_exclusions
750
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-owncloud", choisir la quantité en Go/an, ajouter, modifier éventuellement le tarif
751
  - valider
752
  - modifier le statut du service en l'activant avec comme date de terminaison 2099
753
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
754 834
  - établir le prélèvement automatique sur collect.online
755 877 youpi
756 922 youpi
## Ajouter une facturation de VM ou serveur à prix libre
757
758
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "heb-mezza" ou VM, mettre 1 unité.
759
  - changer le prix unitaire pour mettre le prix libre.
760
  - valider le contrat
761
  - activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
762
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
763
  - Créer la VM ou installer le serveur
764
765
766 834
## Ajouter du disque local pour une VM
767 877 youpi
768
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-local", choisir la quantité en Go/an.
769
  - valider le contrat
770
  - activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
771
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
772 834
  - Créer la VM
773 877 youpi
774 834
## Ajouter du disque NFS pour une VM
775 877 youpi
776
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-NFS", choisir la quantité en Go/an.
777
  - valider le contrat
778
  - activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
779
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
780 834
  - Voir https://atelier.aquilenet.fr/projects/infrastructure/wiki/NFS pour la création du volume, et mettre le quota.
781 877 youpi
782 834
## Supprimer du disque cloud, local ou NFS
783 877 youpi
784
  - [dans dolibarr](http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php) retrouver le contrat correspondant à la VM, cliquer sur le numéro de contrat.
785
  - Cliquer sur l'icône modifier à droite de "Statut du service", mettre la date de fin de service et cliquer sur Clôturer
786 834
  - Faire l'action adminsys correspondante.
787 877 youpi
788 834
## Et sourtout
789 877 youpi
790 834
Pour vérifier qu'il n'y a pas d'erreur, regarder la somme des soldes tout en bas de [la compta publique](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php), ça doit retomber à zéro.
791 877 youpi
792 834
## Supprimer un essai
793
794
On n'efface pas ce qui a existé réellement, mais on peut avoir besoin de supprimer un test.
795 877 youpi
796
  - Supprimer l'adhérent.e
797
  - Dans compta/tréso, Clients, choisir le client, regarder la fiche, supprimer
798 834
  - Supprimer le compte de compta
799 877 youpi
800 834
## Modifier les tarifs
801 877 youpi
802 834
  - Modifier dans sous.ods dans les recettes des produits.
803 877 youpi
804 834
* Dans gaia, /srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin, modifier eligibilite.cgi  
805 877 youpi
806
* Dans dolibarr, Services, modifier le/les services concernés  
807 834
* Dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/ , aller voir les lignes concernées, modifier le champ commentaire.
808 877 youpi
809
  - Dans les formulaires, modifier adsl-tail.inc, recompiler, commiter, svn up dans /srv/si/formulaires, copier adsl\*.pdf dans /srv/www/aquilenet.fr/docs/
810 834
  - Sur le site web, modifier http://www.aquilenet.fr/node/8
811 877 youpi
812
## Renommer quelqu'un
813 834
814
C'est galère et technique, mais pas impossible. Il faut (au moins, difficile d'être sûr qu'on n'ait rien oublié)
815 877 youpi
816
  - Dans sa fiche adhérent, changer nom/prénom, login, email
817
  - Sur hera, dans /home/vmail/aquilenet.fr, renommer le répertoire
818
  - Dans la fiche tiers dolibarr, change nom/prénom
819
  - Renommer son compte de compta, voire les écritures
820
  - Dans la liste des contrats, renommer au besoin (eh non dolibarr n'a pas l'air d'avoir d'interface pour ça, il faut le faire à la main en SQL...)
821
  - Renommer son accès vpn
822 834
  - Supprimer l'ancien utilisateur dans l'atelier
823 953 youpi
824
## Ajouter un type de service
825
826
Dans le module service, cliquer sur Nouveau service.
827
828
Peu importe la référence et libellé du service.
829
830
Bien mettre la durée: 1 année ou 1 mois.
831
832
Mettre le prix en TTC et mettre la TVA à 0%
833
834
Dans le script aquilenets/contrats.php, ajouter dans le switch pour choisir le compte de produit à créditer.