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Compta » Historique » Version 984

pizzacoca, 14/12/2018 20:55

1 877 youpi
# Compta
2 834
3 877 youpi
## Liens rapides dans cette page
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5 878 youpi
  - [Facture fournisseur](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Facture)  
6
  - [Compta mensuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#A-faire-chaque-mois)  
7
  - [Compta annuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#%C3%80-faire-chaque-ann%C3%A9e)  
8
  - [Nouvel.le adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-adh%C3%A9rente)  
9
  - [Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-cl%C3%A9-PGP-dune-adh%C3%A9rente)  
10
  - [Nouveau mandat](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-mandat)  
11
  - [Nouvelle ligne ADSL](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouvelle-ligne-ADSL)  
12
  - [Migration Ligne ADSL à Liazo](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Migration-ligne-ADSL-%C3%A0-Liazo)  
13
  - [Réception de cotisation](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9ception-de-cotisation)  
14
  - [Encaisser un chèque](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Encaisser-un-ch%C3%A8que)  
15
  - [Résilier une ligne ADSL](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-une-ligne-ADSL)  
16
  - [Nouveau VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Nouveau-VPN)  
17
  - [Ajouter une IP fixe à un VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-une-autre-IP-fixe-%C3%A0-un-VPN)  
18
  - [Résilier un VPN](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-VPN)  
19
  - [Résilier un adhérent](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#R%C3%A9silier-un-adh%C3%A9rent)  
20
  - [Ajouter de l'espace disque cloud](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-de-lespace-disque-owncloud)  
21
  - [Ajouter du disque local pour une VM](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-local-pour-une-VM)  
22
  - [Ajouter du disque NFS pour une VM](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Ajouter-du-disque-NFS-pour-une-VM)  
23
  - [Supprimer du disque](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Supprimer-du-disque-cloud-local-ou-NFS)  
24 880 youpi
  - [Renommer quelqu'un](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Compta#Renommer-quelquun)
25 878 youpi
26 834
## autres liens
27
28 879 youpi
  - [TODO list mensuelle](https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Todolist_mensuelle)  
29
  - [[compta\_boiteaidées|TODO list un jour]]  
30
  - [La compta publique](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php)  
31
  - [La preuve par neuf de la compta](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/check.php)  
32
  - [La liste des pages dolibarr aux petits ognons pour nous](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet)  
33
  - [La compta adhérent](https://adherents.aquilenet.fr/compta.php)  
34
  - [le cloud](https://cloud.aquilenet.fr/index.php/apps/files/?dir=/Shared/Aquilenet-administration/Compta/adhesions)  
35
  - [coopanet](http://www.coopanet.coop) , Code utilisateur E145498P  
36
  - [collect online](http://collect.online)  
37 834
  - [[dolibarr]]  
38 879 youpi
  - Il y a aussi un [bac à sable dolibarr](https://dolibarr2.aquilenet.fr/)
39 941 pizzacoca
  - [[appli_generation_factures|Application django de génération des factures]]
40 951 youpi
  - les infos publiques envoyées à db.ffdn.org: (http://dolibarr.aquilenet.fr/isp.json)
41 952 youpi
  - les autres infos: (http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/infosplus.php)
42 877 youpi
43 834
## Doc
44 877 youpi
45
**Tout se passe sur dolibarr**
46 834
47 949 youpi
juste pour info, [Installation d'un nouveau dolibarr](https://atelier.aquilenet.fr/projects/si/wiki/Installation_dolibarr) , et la liste des dépôts où on stocke nos scripts (référencée aussi sur https://www.ffdn.org/wiki/doku.php?id=formations:compta#travaux_de_la_fede)
48 950 youpi
    * http://git.aquilenet.fr/tools.git             scripts web pour générer des formulaires d'inscription , installé sur gaia:/srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin
49
    * http://git.aquilenet.fr/tools-dolibarr.git    scripts dolibarr pour valider une inscription et les scripts de compta , installé sur hera:/usr/share/dolibarr/scripts/aquilenet
50
    * http://git.aquilenet.fr/htdocs-dolibarr.git   pour gérer les lignes ADSL de manière sympa dans Dolibarr , installé sur hera:/usr/share/dolibarr/htdocs/aquilenet
51
    * http://git.aquilenet.fr/adherents.git         pour l'espace adhérents, en dolibarr aussi, installé sur hera:/srv/adherents
52 834
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Les mails sont envoyés à tresorier@aquilenet.fr qui est un alias pour la liste tresorier@listes.aquilenet.fr qu'on peut gérer sur https://listes.aquilenet.fr/sympa/admin/tresorier
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55
Ancien svn, n'est plus utilisé désormais  
56 834
svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/factures-fournisseurs  
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svn+ssh://svn.aquilenet.fr/svn/bureau/documents/adhesions
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Il est sans doute utile d'aller consulter d'abord la doc de FDN: https://wiki-adh.fdn.fr/wiki/documentation:notions_de_comptabilite pour comprendre les principes des comptes comptables. Il y a aussi eu un exposé à l'AG 2015 de la FFDN: http://www.aquilenet.fr/docs/compta.pdf
60
61
Voici ci-dessous le plan comptable. Quand on ajoute ou modifie une entrée, il faut penser à mettre à jour (TODO: factoriser dans aquilenet.lib.php):
62 877 youpi
63 834
* le numéro de Réf. du compte en question bien sûr  
64 877 youpi
65
* dans compte\_adherent() dans aquilenet.lib.php  
66
* dans soldes\_accounts(), et tout en bas, dans compta-asso.php  
67
* dans aquilenet.lib.php  
68 834
* dans dolibarr.php
69 877 youpi
70 834
* 05... : Compte de la ligne ADSL 05... Ne fait pas vraiment partie du plan comptable, on ne fait que faire passer les virements par ce compte pour y rassembler tout ce qui concerne une ligne ADSL donnée.  
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72
* 12000000 : Compte de bilan  
73
* 1200xxxx : Compte d'exercice de l'année xxxx  
74
* 40100001 : Fournisseur Online.net  
75
* 40100002 : Fournisseur Bookmyname  
76
* 40100003 : Fournisseur divers  
77
* 40100004 : Fournisseur FDN  
78
* 40100005 : Fournisseur Syntis  
79
* 40100006 : Fournisseur Kazar  
80
* 40100007 : Fournisseur Cogent  
81
* 40100008 : Fournisseur Anteor  
82
* 40100009 : Fournisseur Orange  
83
* 40100010 : Fournisseur RIPE  
84
* 40100011 : Fournisseur OVH  
85
* 41100xyz : Compte de l'adhérent.e xyz  
86
* 41101000 : Donateur divers  
87
* 41101001 : Clients divers  
88
* 41102xyz : Compte du client xyz  
89
* 51120000 : Remise de chèque  
90
* 51190000 : Prélèvements  
91
* 51200001 : Crédit coopératif  
92
* 53140000 : Caisse  
93
* 60000000 : Charge Lignes ADSL  
94
* 60400001 : Charge dedibox  
95
* 60400002 : Charge nom de domaine  
96
* 60400003 : Charge hébergement  
97
* 60400004 : Charge IP  
98
* 60400005 : Charge transit  
99
* 60630000 : Charge matériel petit équipement  
100
* 21830000 : Charge matériel informatique  
101
* 60700000 : Charge marchandise goodies  
102
* 60700001 : Charge marchandise briques  
103
* 61100000 : Charge installation  
104
* 61600000 : Charge assurance  
105
* 62310000 : Charge annonces et insertions  
106
* 62360000 : Charge stickers  
107
* 62610000 : Charge timbres et frais postaux  
108
* 62620000 : Charge livraison  
109
* 62700000 : Charge service bancaire  
110
* 62800000 : Charge Diverses  
111
* 63500000 : Charge taxe achat étranger  
112
* 70400000 : Produit installation  
113
* 70600000 : Produit lignes ADSL  
114
* 70600001 : Produit VPN  
115
* 70700000 : Produit marchandise goodies  
116
* 70700001 : Produit marchandise briques  
117
* 70830000 : Produit hébergement  
118
* 70830001 : Produit transit  
119
* 70830002 : Produit stockage  
120
* 70830003 : Produit IP  
121
* 74000000 : Produit cotisations  
122
* 76000000 : Produit parts CC  
123 834
* 77000000 : Produit Dons
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125 834
## En résumé,
126 877 youpi
127 834
  - Pour les comptes en banque et tiers (adhérent.e.s, fournisseurs), c'est négatif quand on leur a donné de l'avance de sous, et c'est positif quand on leur en doit (i.e. on est du côté "banquier" \!) Ainsi:
128 877 youpi
129 834
* C'est donc normal que les comptes en banque soient négatif, au contraire: c'est la banque qui nous doit des sous :) C'est exactement l'opposé de ce qui apparaît dans le compte chez la banque.  
130 877 youpi
131
* Si un.e adhérent.e est strictement négatif, il nous doit des sous, il faut lui prélever.  
132
* Si un.e adhérent.e est strictement positif, c'est qu'il a payé des trucs pour l'asso. Soit on lui rembourse, soit on ne lui prélève pas quelques mois.  
133
* Si un fournisseur est strictement positif, c'est qu'on lui doit des sous, il reste une facture impayée.  
134 872 pizzacoca
* Si un fournisseur est strictement négatif, c'est qu'on lui a donné trop de sous \! Il faut régulariser.
135 877 youpi
136
  - Pour les comptes de charge et de produit, c'est plus habituel:
137
138
* Une charge, c'est des sous en moins qui vont alimenter un fournisseur  
139
140
* Un produit, c'est des sous en plus qui viennent d'adhérent.e.s.
141
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  - Pour les comptes en banque, on doit faire le "rapprochement" avec le relevé de compte. **Attention**, rapprocher rend l'écriture inchangeable. Il ne faut donc rapprocher qu'avec le relevé de compte confirmant l'opération sous les yeux.
143 834
144
Par exemple, voici pour un don et pour un paiement de facture:
145 877 youpi
146 834
## Don
147
148
Par un.e adhérent.e
149 877 youpi
150
  - On vire le montant depuis son compte vers le compte produit don.Il nous doit donc maintenant des sous.
151
  - Le virement ou prélèvement est ordonné, on vire le montant depuis le
152
  - compte bancaire vers le compte de l'adhérent.e. Il ne nous doit plus de sous.
153 834
  - Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
154 877 youpi
155 864 pizzacoca
Si c'est une personne qu'on ne reverra pas souvent, on peut utiliser le  
156 834
compte "Donateur divers" à la place du compte d'un compte d'adhérent.e.
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158 834
## Facture
159 864 pizzacoca
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Un fournisseur nous envoie une facture pour un service
161 877 youpi
162
  - On vire chaque élément de la facture depuis le compte de charge correspondant vers le compte de fournisseur. On lui doit donc des sous.
163
  - Lorsque l'on paie la facture, on vire le montant depuis le compte fournisseur vers le compte bancaire. On ne lui doit plus de sous.
164
  - Le virement ou prélèvement est confirmé par le relevé de banque, on confirme l'opération dans le compte bancaire ("rapprocher")
165
  - Lors d'un virement fait à un fournisseur on indique le numéro de facture (numéro invoice pour cogent par exemple)correspondant dans les trois champs 
166
  - \> \> motif du virement
167
  - \> \> Référence de l'opération
168
  - \> \> Référence de bout en bout
169 864 pizzacoca
  - Contacts Facturation Cogent : N° +33 (0) 1 49 03 18 00 billingeu@cogentco.com
170 877 youpi
171 834
## A faire chaque mois
172 877 youpi
173 834
  - voir les TODO sur https://atelier.aquilenet.fr/projects/bureau/wiki/Todolist_mensuelle
174 877 youpi
175 834
  - Attention, en Janvier, ne faire d'abord que les opérations concernant Décembre, puis faire la compta annuelle, puis faire les opérations concernant Janvier
176 877 youpi
177 915 youpi
  - **Vérification rejets de prélèvement :**
178 913 youpi
> * Vérifier sur collect.online s'il y a eu des rejets sur le dernier prélèvement: depuis la page d'accueil, le bouton "Traiter" à droite de "impayées" en rouge (même s'il indique 0, il peut y en avoir...)
179 958 youpi
> * * * Aller vérifier sur coopacces: s'il y a effectivement un débit S-MONEY correspondant, utiliser cette date-là pour réaliser des virements inverses entre les adhérents concernés et le compte du crédit coopératif, qui du coup doivent de nouveau la créance. 
180 921 pizzacoca
> * * * Sinon, c'est que le prélèvement n'a même pas été essayé, mettre la même date que le prélèvement. dans ce cas baisser d'autant le montant du prélèvement global des adhérents (Prélèvements adhérents XX/XXXX) et virer depuis les comptes des adhérents concernés vers le compte prélèvements.
181 834
> * * Augmenter d'autant le prélèvement suivant, et vérifier avec l'adhérent pour que le prélèvement puisse se faire
182 915 youpi
183
  - **Rapprochement :** 
184 959 youpi
> * Aller sur https://www.credit-cooperatif.coop/Entreprises/Banque-au-quotidien/Coop-access , demander l'export des écritures du compte bancaire pour ouvrir dans un tableur
185 960 youpi
> * aller https://dolibarr.aquilenet.fr/compta/bank/account.php?account=1, comparer: on peut par exemple prendre chaque écriture de dolibarr depuis la date du dernier rapprochement, et cocher dans le tableur
186 967 youpi
> * * Attention, les crédits S-MONEY dans coopaccess correspondent à l'écriture "Prélèvements adhérents" dans dolibarr. Si ça ne correspond pas c'est éventuellement normal, cf plus bas.
187 962 youpi
> * * Il y a un débit S-MONEY dans coopaccess correspondant aux frais bancaires
188 834
> * * Les autres débits S-MONEY éventuels dans coopaccess correspondent à de rejets de prélèvement, cf ci-dessus
189
> * Enrichir dolibarr des opérations non cochées.
190
> * Vérifier le sens des opérations non rapprochées
191 967 youpi
> * Vérifier que la ligne "solde actuel" dolibarr est égale au solde sur coopacces.
192
> * * Si la somme des crédits S-MONEY dans coopaccess ne correspond pas à l'écriture "Prélèvements adhérents" dans dolibarr, il y a peut-être des prélèvements qui ne sont pas encore passés (parce qu'on est au début du mois seulement). Du coup pour vérifier tout de même les soldes :
193
> * * * Dans le tableur soustraire les différents crédits S-MONEY déjà passés sur coopaccess du solde coopaccess (en haut)
194
> * * * Soustraire (calculer avec sa petite calculette) le prélèvement visible dans dolibarr du solde dolibarr.
195 968 youpi
> * Si ça ne correspond pas, recommencer.
196 891 pizzacoca
> * Cliquer sur le bouton rapprocher pour accéder à la page de rapprochement.
197 970 youpi
> * rapprocher les opérations en renseignant la date du jour (on ne prend pas la peine d'indiquer le type d'opération),
198
> * * **sauf**
199 969 youpi
> * * Les opérations dolibarr pas encore passées sur coopaccess
200 971 youpi
> * * Dans le cas où la somme des crédits S-MONEY ne correspond pas à l'écriture "Prélèvement adhérents", cette dernière écriture, qu'on pourra vérifier le mois suivant.
201 877 youpi
202 982 pizzacoca
## Frais de fonctionnement (nos factures)
203 980 pizzacoca
204 982 pizzacoca
### Enercoop
205 877 youpi
206 834
* S'il y en a une nouvelle, récupérer la facture bimensuelle sur https://espace-client.enercoop.fr/mon-espace/accueil/#bienvenue  
207 877 youpi
208
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Enercoop-<date>-NATLFAC\_xx\_xxxxxxxx.pdf  
209
* Passer le montant en charge d'hébergement (vers fournisseurs divers), intitulé "Facture enercoop NATL\_FACxx-xxxxxx" comme sur la facture  
210 834
* si une facture Enercoop a été prélevée, passer de fournisseur divers vers le compte credit cooperatif "Prelevement enercoop NATL\_FACxx-xxxxxx" (ller trouver le N° de facture corrrespondant dans le cloud)
211 877 youpi
212 982 pizzacoca
### Cogent
213 877 youpi
214 834
* Enregistrer la facture  
215 877 youpi
216 834
* **Payer** la facture
217 877 youpi
218 982 pizzacoca
### Syntis
219 877 youpi
220 834
* N'a pas lieu en ce moment, on n'héberge rien chez lui actuellement.
221 877 youpi
222 834
* Récupérer la facture pour l'hébergement sur https://client.syntis.net  
223
224
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Syntis-<date>-Fxxxxxx.pdf  
225
* Passer le montant en charge d'hébergement, intitulé "Quart de baie etc." comme sur la facture  
226
* Virer le montant de la facture à Syntis (à la fois sur coopanet et sur dolibarr) en mettant le numéro de facture dans l'intitulé, virer également 0.20€ depuis charge services bancaires "frais prélèvement SEPA"
227 982 pizzacoca
228
### Nom de domaine
229
230
* En juin ou juillet, renouveller sur https://www.bookmyname.com/ : depuis la page d'accueil, cliquer sur la partie "gérer", puis "Liste de vos noms de domaine", puis cocher tous les domaines aquilenet, puis choisir l'action "Renouveler des noms de domaine", payer, faire les virements correspondant.  
231
232
* Le mois d'après, **récupérer** la facture  
233
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/bookmyname-<date>-xxxxxx.pdf
234
235 981 pizzacoca
## Facturations par Aquilenet
236
237
* Établir une facture ADSL pour ceux qui en ont besoin :
238
239
* **penser à mettre à jour:**
240
241
* * Le numéro de facture  
242
* * La date de facture  
243
* * La date dans la désignation  
244
* * La date du prélèvement
245
246
  - Vérifier les balances des comptes d'adhérent.e.s, de fournisseurs, et de clients.
247
248
  - Encaisser (les envoyer par courrier & ajouter dolibarr) les chèques qui restent en mettant le numéro de remise dans le virement
249
250
  - Lancer les rappels de prélèvements depuis https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/rappel_prelevements.php
251
252
  - En janvier, faire la compta annuelle
253
254 877 youpi
## Facturations mensuelles
255 834
256 981 pizzacoca
### saya  	
257 834
258 981 pizzacoca
* fatiha.sabri@h20-16.fr Établir une facture (**Facturer**) l'hébergement et le virer du compte client Saya au compte produit hébergement (**Charger**) en mettant le numéro de facture pour pouvoir s'y retrouver, attention à la cotisation en novembre  
259 834
* Ils nous virent le paiement.  Mettre aussi le numéro de facture indiqué par saya et visible dans coopaccess, pour savoir ce qu'ils ont payé.
260 979 pizzacoca
261 981 pizzacoca
### L@BX
262 877 youpi
263 834
* **charger**: Virer 60€ depuis le compte de Pierre Bourdin vers le comte Produit Hébergement. C'est le montant total de 'hébergement du L@BX.
264
265
* **Facturer** 30€ au nom du L@BX, Pierre paie l'autre moitié personnellement.
266
267 981 pizzacoca
### Guix
268 937 youpi
269 834
* **charger** l'hébergement du serveur (75€) et **Facturer**. Ajouter la cotisation en novembre
270
271 981 pizzacoca
### Rosedor
272
273 834
* **Charger** et **Facturer** l'hébergement du service Rosedor (260€), plus la cotisation en avril.
274
Mail à envoyer à sophie.ouvrard@rosedor.fr (gestion de la téléphonie) et helene.geneste@rosedor.fr (compta)
275
276 981 pizzacoca
### Elidée
277 834
278 981 pizzacoca
* **Facturer** et **charger** l'hébergement du serveur (100€), plus la cotisation vers décembre.
279 834
280 981 pizzacoca
### Utopia
281 834
282 981 pizzacoca
* (Utopia (cotisation en août), envoyer à bordeaux@cinemas-utopia.org et à Patrick Troudet \> besoin facture mensuelle  
283 834
284 981 pizzacoca
### Charlotte Lewden 
285
286
* cotisation en octobre... et MEEERDE ! , elle sera à faire en novembre celle-là aussi),  
287
288
289
## Facturation annuelles 
290
291
### C-P Prod
292
293
* **Avril**, **facturer** et **charger** 1 an de VM à 20€/mois, donc 240€
294
295
* **Novembre**, **facturer** et **charger** 1 an de VM à 30€/mois, donc 360€, plus la cotisation.  
296
297
### CoopAlpha / Mukt
298
299
* **Octobre**, **facturer** 1 an d'hébergement mezzanine à 20€/mois, donc 240€
300 834
* Ils paient par virement
301
302 981 pizzacoca
### Nothing to Hide
303 834
304 981 pizzacoca
* **Décembre**, **facturer** et **charger** 1 an de préfixe IPv4 à 128€ et 1 an de transit à 240€, et une cotisation de 20€.
305 834
306 981 pizzacoca
### Librairie Permaculturelle 
307 834
308 981 pizzacoca
* **Janvier** > cotisation
309
* **Aout** échéancier au nom de "Association Ressources-permaculture"   
310 877 youpi
311 981 pizzacoca
### Attitudes et Marques 
312 923 youpi
313 981 pizzacoca
* **Mars** cotisation 
314
* **Mai** échéancier annuel 
315
316
### Loïc Prud'homme 
317
318
* envoyer à contact@loicprudhomme.fr - loic.prudhomme@assemblee-nationale.fr  & Tiphaine.Maurin@clb-an.fr -, la cotisation n'est pas à facturer); \> ok pour échéancier annuel
319
320
### Yaal 
321
322
* **Novembre** 100€ de cotisation et 20€ de VM annuelle à facturer
323
324 984 pizzacoca
### Lignes ADSL
325 877 youpi
326 834
* **Récupérer** les dernières factures sur https://vador.fdn.fr/adherents (Informations Administratives / Prélèvements), L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/FDN-<date>-xxxxxx.pdf  
327 877 youpi
328 902 pizzacoca
* Si ça n'a pas déjà été fait pendant le rapprochement, virer le montant correspondant de FDN au crédit coopératif  
329 834
* Vérifier que la balance FDN retombe à 0 après leur dernière facture, sauf exceptions: fin juillet (donc juin inclus):
330 877 youpi
331 881 youpi
* donc au total +0€
332 877 youpi
333 834
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php
334 877 youpi
335 834
* S'assurer que les lignes nouvelles ont bien leur date de début correct (voir sur https://vador.fdn.fr/adherents) et que le montant du premier prélèvement est correct sur collect.online  
336 877 youpi
337 834
* Cliquer sur les boutons charge (sauf pour les anciennes lignes et les lignes actuellement en construction, pour lesquelles il faut regarder le détail de ce qu'il y a à faire)
338 877 youpi
339 834
* cela va:
340 877 youpi
341 884 youpi
* * Virer la souscription adhérent.e depuis le compte de la ligne vers le produit Lignes ADSL (Abonnement ligne xxx mois année)  
342
* * Virer la souscription adhérent.e depuis l'adhérent.e possédant la ligne vers le compte de la ligne.  
343
* * Virer la souscription FDN depuis la charge Lignes ADSL vers le compte de la ligne  
344
* * Virer la souscription FDN depuis le compte de la ligne vers le fournisseur FDN
345 877 youpi
346 834
  - Contrats
347 877 youpi
348 834
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/contrats.php  
349 877 youpi
350 834
* Cliquer sur les boutons charge des contrats où l'échéance est passée (elle est écrite en rouge). Cela va virer la souscription depuis le compte de l'adhérent.e vers le compte de produit correspondant.
351 877 youpi
352 834
  - Adhésions
353 877 youpi
354 834
* Aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/cotisations.php
355 877 youpi
356 834
* pour chaque adhérent.e apparaissant dans la liste (qui sont ceux avec cotisation en retard):
357 877 youpi
358 918 youpi
* * S'il y a un RIB, on va prélever nous-même, donc cliquer sur le bouton charge, ce qui
359 877 youpi
360 918 youpi
* * * Vire la cotisation annuelle ou mensuelle depuis l'adhérent.e vers le produit Cotisations.  
361 877 youpi
362 918 youpi
* * * Ajoute la cotisation dans l'adhérent.e.
363 877 youpi
364 918 youpi
* * S'il n'y a pas de RIB, on ne sait pas s'il y a lieu d'établir une cotisation, donc cliquer sur le bouton Rappel pour envoyer un mail à l'adhérent.e. Attention: si l'adresse e-mail est en @aquilenet.fr, il faut vérifier si l'adhérent.e relève bien ses mails, et sinon, lui envoyer un courrier papier.  
365 877 youpi
366 834
* Résilier les retardataires répétés.
367 877 youpi
368 834
369 897 pizzacoca
  - Prélèvements & **injection dans dolibarr**
370 877 youpi
* Aller sur collect.online  
371 834
* Dans Echéances, faire sortir les échéances **du 10 du mois courant au 10 du mois suivant**, cliquer sur Exporter . Attendre quelques secondes, le fichier devrait apparaitre dans la liste obtenue avec "Vos demandes d'export". Attention à bien prendre le bon fichier :) a priori le plus récent est en haut.
372 877 youpi
* Tester le résultat des prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/test_prelevements.php  
373 897 pizzacoca
* Vérifier que ça retombe bien à zéro sinon identifier les raisons
374 898 pizzacoca
* * C'est un prélèvements dans collect.online à corriger (le corriger)
375
* * Une erreur existe dans dolibarr (montant d'abonnement, cotisation, sens de paiement ...)
376
* * Situation temporaire (avance ou retard de paiement), dans ce cas documenter dans le champ commentaires de la fiche de compte dolibarr, en précisant la date de régulation prévue. Faire éventuellement un mail à l'adhérent si une action de sa part est requise.
377 896 pizzacoca
* **Refaire** un nouvel export, le re-télécharger et refaire le test d'import.
378 877 youpi
* Injecter vraiment les prélèvements en uploadant le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/import_prelevements.php  
379 905 pizzacoca
* Vérifier dans l'ensemble des comptes que les adhérent.e.s sont bien retombés à 0. Quand ce n'est pas le cas, modifier le champ Commentaire du compte bancaire correspondant pour noter pourquoi.
380 877 youpi
381 904 pizzacoca
## Factures
382 877 youpi
383
* Établir une facture ADSL pour ceux qui en ont besoin :
384
385
* (Utopia (cotisation en août), envoyer à bordeaux@cinemas-utopia.org et à Patrick Troudet \> besoin facture mensuelle  
386 939 pizzacoca
* Charlotte Lewden (cotisation en octobre... et MEEERDE ! , elle sera à faire en novembre celle-là aussi),  
387 902 pizzacoca
* Librairie Permaculturelle (cotisation en janvier), \>  échéancier début aout au nom de "Association Ressources-permaculture"   
388 877 youpi
* Attitudes et Marques (cotisation en Mars) -\> veut bien un échéancier annuel  
389 905 pizzacoca
* Loïc Prud'homme (envoyer à contact@loicprudhomme.fr - loic.prudhomme@assemblee-nationale.fr  & Tiphaine.Maurin@clb-an.fr -, la cotisation n'est pas à facturer); \> ok pour échéancier annuel
390 956 pizzacoca
* Yaal 100€ de cotisation et 20€ de VM annuelle à facturer en novembre
391 877 youpi
392 888 youpi
* **penser à mettre à jour:**
393 877 youpi
394 888 youpi
* * Le numéro de facture  
395
* * La date de facture  
396
* * La date dans la désignation  
397
* * La date du prélèvement
398 877 youpi
399
  - Vérifier les balances des comptes d'adhérent.e.s, de fournisseurs, et de clients.
400
401
  - Encaisser (les envoyer par courrier & ajouter dolibarr) les chèques qui restent en mettant le numéro de remise dans le virement
402
403
  - Lancer les rappels de prélèvements depuis https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/rappel_prelevements.php
404
405
  - En janvier, faire la compta annuelle
406
407
## Anciennes procédures
408 834
409
conservées ici seulement pour historique.
410 877 youpi
411 834
  - Dedibox
412 877 youpi
413 834
* Récupérer la facture pour la dedibox sur https://console.online.net/  
414 877 youpi
415
* L'ajouter au cloud, dans factures-fournisseurs/<annee>/Online-<date>\_facture-xxxxxx.pdf  
416
* Lancer php5 online.net.php xxxxxx YYYY-MM-DD pour l'enregistrer dans dolibarr  
417
* Pour l'instant c'est sacha qui paie la facture.  
418 834
* Le script ci-dessus s'occupe de toutes façons de noter le prélèvement, il n'y a rien de plus à faire.
419 877 youpi
420 850 loris.hilaire
* Lancer php5 prelevements.php 2\> /dev/null  
421 877 youpi
422
* ça génère la suite de commandes php5 à lancer (du genre php5 prelevement.php "Prénom Nom" montant "PLVT P NOM ADSL MM/YY"), les lancer, sauf éventuellement ceux qui n'ont pas lieu (e.g. ouverture de ligne fraîche). Attention, cela effectue le virement dans dolibarr, il faut faire donc attention à ne pas lancer le même plusieurs fois.  
423
* Corriger: pour Bernard Imhaus il faut un prélèvement le 8 du mois suivant, sinon ya pas les sous  
424 834
* Compiler le tout, envoyer au crédit coopératif par fax (0556983013)
425 877 youpi
426
## À faire chaque année
427 834
428
Faire le bilan d'exercice:
429 877 youpi
430
  - Créer un compte de référence 120020xx, de libellé "Exercice 20xx", de type "Compte bancaire épargne/placement", puis le modifier pour désactiver la fonction de rapprochement.
431
  - Vider chaque compte produit et charge vers ce compte, à l'aide de virements "Exercice 20xx Charge truc". Cela remet donc à zéro tous les comptes de produit et charge.
432
  - En faire un bilan d'exercice dans sous.ods
433 837 youpi
  - Virer l'exercice sur le compte "Bilan", "Exercice 20xx"
434 834
435
Faire le bilan comptable (inverser tous les signes pour que ce soit plus intuitif à comprendre) dans sous.ods
436 877 youpi
437 834
  - Actif:
438 877 youpi
439 834
* les comptes courants et épargnes vont en actifs.  
440 877 youpi
441 843 pizzacoca
* les comptes tiers **négatifs** vont en créances (on devrait recevoir ces sous-là un jour)
442 877 youpi
443 834
  - Passif:
444 877 youpi
445
* Le compte "Bilan" (avant virement de l'exercice de l'année) va dans "Exercices passés"  
446
447
* les comptes tiers **positifs** vont en passif (on a encore ça à payer) courant ou non courant, selon que c'est temporaire ou non.
448 834
449
Vérifier que les deux totaux correspondent
450 857 youpi
451 834
Mettre à jour sous.ods:
452 877 youpi
453
  - Télécharger <a href="https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/export_sous.php" download="sous.csv">sous.csv</a>
454
  - ouvrir sous.csv en n'utilisant **que** le point-virgule comme séparateur
455
  - copier/coller dans la feuille adhérents\_import
456
  - mettre à jour la feuille historique depuis la feuille Situation
457
  - mettre à jour les graphes dans la feuille Graphes
458 834
  - Vérifier les feuilles Situation et Bilan mensuel, imprimer.
459 877 youpi
460 834
## Nouvel.le adhérent.e
461
462 870 pizzacoca
Sur réception d'une demande d'adhésion
463 877 youpi
464
  - Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.
465
  - Corriger éventuellement des typos ou ajouts à la main sur le formulaire (majuscules, type d'adherent, numero de tel, adresse mail)
466
  - Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvel_adherent.php, cela crée l'adhérent.e dans dolibarr, et du coup aussi dans LDAP, et donc une adresse mail etc., ainsi qu'un compte de compta tiers pour lui, ça l'inscrit à asso@listes.aquilenet.fr, et ça lui maile une bienvenue
467 942 youpi
  - S'il y a une commande de VPN, ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
468
  - * Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main: aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe. Utiliser `mkpasswd -m sha-512` pour le crypter, et alors la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."
469
  -  * Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
470 877 youpi
  - Dans les comptes, virer depuis son compte d'adhérent.e vers le "produit cotisations" le droit d'entrée ou la cotisation, titre "Cotisation Machin Truc 2011"
471
  - Dans sa fiche dolibarr adhérent.e, ajouter l'adhésion dans l'onglet adhésions
472 973 youpi
  - puis, selon le mode de règlement, avec la date du jour:
473 877 youpi
474 973 youpi
* Si c'est un chèque, virer depuis le compte de remises vers son compte
475 877 youpi
476
* Si c'est en liquide, virer depuis la caisse vers son compte  
477
* Si c'est un virement, virer depuis le compte bancaire vers son compte (et rapprocher plus tard)  
478 834
* Si c'est un prélèvement, voir ci-dessous.
479 877 youpi
480 870 pizzacoca
  - Si l'adresse e-mail n'a pas été précisée, envoyer une lettre de bienvenue papier. Voir le courrier type dans le cloud dans adhesions
481 877 youpi
482 834
  - S'il y a un mandat
483 877 youpi
484 834
* Archiver le mandat original.  
485 877 youpi
486 834
* Ajouter l'adhérent.e dans la partie prélèvement de collect.online, On utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
487 877 youpi
488 834
* Si c'est juste une adhésion ou un abonnement VPN, faire un prélèvement régulier annuel ou mensuel  
489 877 youpi
490 834
* Si c'est un abonnement ADSL, on crée l'échéancier plus tard, une fois la ligne effectivement construite.
491 877 youpi
492 834
  - S'il y a une souscription à une ligne ADSL
493 877 youpi
494 834
* Toute la compta est faite automatiquement par le script, il y a juste à archiver la demande dans le cloud  
495 877 youpi
496
* [Vérifier l'éligibilité de la ligne](https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi) et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total  
497
* Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter *toutes* les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.  
498 834
* Envoyer un aimable mail de confirmation à suivi-adsl at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr pour permettre d'identifier la ligne ne pas oublier de préciser qu'il vient d'"aquilenet", donner le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent.
499 877 youpi
500 834
* Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP, noter IPv4, préfixe IPv6, login et mot de passe (lisibles aussi sur http://vador.fdn.fr/adherents) dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne, et forwarder le mail à l'abonné en corrigeant un peu.  
501 877 youpi
502 834
* Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
503 877 youpi
504 834
* Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence  
505 877 youpi
506
* Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone  
507 834
* Quand l'ouverture de ligne est effective,
508 877 youpi
509 885 youpi
* * forwarder le mail à l'abonné  
510
* * aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,  
511
* * créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec un premier prélèvement manuel correspondant aux FAS + mois partiel, et le prélèvement automatique mensuel.  
512
* * Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:
513 877 youpi
514 834
* La référence et le libellé du compte de compta  
515 877 youpi
516 834
* Dans la Note de l'adhérent.e
517 877 youpi
518 834
  - S'il y a une commande de VPN,
519 877 youpi
520 834
* Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
521 877 youpi
522
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0  
523
ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1  
524 834
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
525 877 youpi
526 852 youpi
où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers).
527 877 youpi
528 834
  - Archiver le tout: scanner tous les documents, ajouter au cloud, dans adhesions
529 877 youpi
530
  - FIXME: broken, Sur l'atelier, ajouter l'adhérent.e au projet aquilenet.
531
532
## Nouvelle clé PGP d'un.e adhérent.e
533
534 907 youpi
  - Sur hera, lancer la récupération de la clé à partir du fingerprint:
535 877 youpi
536 944 youpi
sudo -u www-data gpg --keyserver pgp.mit.edu --homedir /srv/adherents/.gnupg/ --recv-key XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
537 877 youpi
538 907 youpi
  - Retrouver l'adhérent dans Dolibarr, suivre le "lien tiers Dolibarr", aller dans la fiche, la modifier, découper le fingerprint complet de la clé GPG en 4 paquets de 10 chiffres hexa, les mettre dans les cases Id professionnel 1 à 4.
539 877 youpi
540
## Nouveau mandat
541 837 youpi
542 834
Sur mandat arrivé après la demande d'adhésion ou mise à jour,
543 877 youpi
544 834
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , pour pouvoir faire un copier/coller des numéros iban et bic  
545 877 youpi
546
* Copier/coller dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouveau_mandat.php  
547
* Archiver le mandat.  
548
* Si c'est juste un changement de compte, dans collect.online, modifier juste dans le débiteur le numéro de compte.  
549
* Si c'est un nouveau service pour un débiteur existant, avec le même compte, dans collect.online, ajouter l'échéancier.  
550 834
* Si c'est un nouveau débiteur, ajouter l'adhérent.e dans collect.online, on utilise comme référence de débiteur la référence d'adhérent.e, lisible en allant chercher l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.
551 877 youpi
552
## Nouvelle ligne ADSL
553 834
554
Sur souscription de ligne ADSL pour un.e adhérent.e existant.
555 877 youpi
556 834
* [Vérifier l'éligibilité de la ligne](https://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/test.cgi) et la copie de facture FT ou le justificatif de domicile pour une ligne en dégroupage total, cela permet notamment de savoir si c'est un numéro actif ou inactif.  
557 877 youpi
558
* Commander la ligne sur https://vador.fdn.fr/souscription/subs-aqn.cgi en choisissant le bon type de numéro de téléphone (actif/inactif/precab), le bon débit et le bon dégroupage, l'adresse e-mail doit être support@aquilenet.fr , car y sera envoyé un code de commande qui permet de consulter *toutes* les lignes ADSL d'Aquilenet. Pas besoin de noter le numéro de suivi, il est noté dans le SI et visible dans notre espace adhérent sur vador.  
559
* Envoyer un mail de confirmation à suivi-adsl at fdn.fr depuis support at aquilenet.fr avec comme informations dans le corps "aquilenet", le numéro de téléphone, le nom et l'adresse de l'adhérent. Ce n'est pas un traitement automatique, rédiger le mail correctement.  
560
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.  
561
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste vpn@, et ajoute l'éventuel mandat  
562
* Ajouter, s'il.elle n'y est pas déjà, l'adhérent.e dans collect.online, la référence d'adhérent.e est lisible en allant cherche l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.  
563 834
* Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
564 877 youpi
565 834
* Quand la confirmation ("Identifiants de connexion") arrive avec l'adresse IP, noter IPv4, préfixe IPv6, login et mot de passe (lisibles aussi sur http://vador.fdn.fr/adherents) dans dolibarr à la fin du commentaire du compte de compta de la ligne, et forwarder le mail à l'abonné en corrigeant un peu.  
566 877 youpi
567 834
* Si on reçoit un mail de changement de numéro de téléphone
568 877 youpi
569 834
* Dans le module Banques/caisses, mettre à jour l'intitulé du compte bancaire "Ligne xxx" et dans la référence  
570 877 youpi
571
* Dans la fiche adhérent, onglet Note, corriger le numéro de téléphone  
572
* Quand l'ouverture de ligne est effective,
573
574 885 youpi
* * forwarder le mail à l'abonné  
575
* * aller sur https://dolibarr.aquilenet.fr/dolibarr/aquilenet/adsl.php pour changer la date de démarrage de la ligne, en prenant la date exacte de début d'abonnement indiquée sur vador dans Abonnements ADSL,  
576
* * créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant. Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour inclure les FAS + mois partiel.  
577
* * modifier l'échéancier pour ajouter la cotisation annuelle s'il n'y en a pas déjà  
578
* * Si c'est un dégroupage total, et qu'on reçoit une notification de changement de numéro de la ligne, il faut forwarder le mail à l'adhérent, et renommer la ligne un peu partout:  
579
* * La référence et le libellé du compte de compta  
580
* * Dans le champ note de l'adhérent
581 834
582 841 blagoi.iakov
Oui, c'est cracra de mettre le montant, il faudrait faire un lookup dans la base des tarifs (TODO). Pour l'instant c'est plus simple ainsi.
583 877 youpi
584 840 youpi
## Migration ligne ADSL à Liazo
585 834
586
Lorsqu'un adhérent demande à migrer sa ligne vers Liazo.
587
588
La migration sera effective au début du bimestre suivant seulement (si on commande avant le 15 du deuxième mois du bimestre en cours, sinon c'est encore après).
589 877 youpi
590 849 blagoi.iakov
* Dans l'espace adhérent chez FDN, retrouver la ligne, et cliquer sur "Changer le débit ou l'option"  
591 877 youpi
592
* Choisir l'option voulue: dégroupage total ou non.  
593
* Renommer le compte de compta de la ligne en "Reconstr Ligne 0123456789".  
594
* Corriger son option, du genre 80MLiazoOrange (pas de dégroupage) ou 80MLiazoOrangeNu (dégroupage total).  
595 834
* On reçoit régulièrement des mails pour la progression de la construction.
596 877 youpi
597 834
* Quand on reçoit le mail parlant du changement de login, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans le champ Commentaire de la ligne.  
598 877 youpi
599
* Si on reçoit un mail parlant du changement de numéro de téléphone, le forwarder à l'abonné, et corriger aussi dans la ligne (à la fois la référence et le nom du compte) et dans la note de l'abonné  
600 834
* Une fois la construction faite, facturer les frais de migration à la fin du mois suivant.Modifier l'échéancier (l'adhérent.e sera prévenu par un script après avoir réalisé l'injection)
601 877 youpi
602 834
* Avant de faire la première facturation au nouveau tarif:
603 877 youpi
604 886 youpi
* * corriger les tarifs client/fournisseur  
605 877 youpi
606 886 youpi
* * Si c'est un dégroupage total, mettre à jour le numéro de la ligne
607 877 youpi
608 886 youpi
* * * Dans la référence et le libellé du compte de compta  
609 877 youpi
610 886 youpi
* * * Dans la Note de l'adhérent.e
611 877 youpi
612 886 youpi
* * Renommer le compte de compta en "Ligne 0123456789"  
613 877 youpi
614 886 youpi
* * corriger le montant de prélèvement sur collect.online
615 877 youpi
616
## Réception de cotisation
617
618
  - Dans le module adhérents
619
620
* retrouver l'adhérent.e dans la liste,  
621
622
* aller dans l'onglet adhésions/cotisations  
623
* ajouter l'adhésion: mettre comme fin un jour avant l'anniversaire suivant.
624
625
  - Répercuter l'adhésion dans la compta en virant depuis l'adhérent.e vers le produit cotisation
626
  - Encaisser le montant (chèque: voir ci-dessous, liquide: passer sur le compte d'un trésorier qui se fait prélever et qui encaissera le liquide)
627
628
## Encaisser un chèque
629 834
630
Pour éviter d'en envoyer tous les 36s du mois, plutôt que virer directement depuis le compte bancaire, on vire temporairement depuis un compte "Remises de chèques".
631 877 youpi
632
  - Vérifier l'ordre du chèque.
633
  - Signer le chèque au dos
634 974 youpi
  - Virer depuis le compte "Remises de chèques" vers le compte de l'adhérent.e, avec la date du jour. Ainsi on sait que l'adhérent.e a payé, mais il nous reste des chèques à encaisser, stockés sur une étagère.
635 972 youpi
  - Lors du dépôt d'une remise des chèques qui se sont entassés, virer le montant total de la remise de chèques depuis le compte bancaire vers le compte de remises de chèque, avec le numéro de remise pour rapprocher facilement, et la date de la remise de chèques.
636 834
  - Quand confirmé, rapprocher.
637 877 youpi
638 834
## Résilier une ligne ADSL
639 877 youpi
640
  - Charger sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/adsl.php les derniers mois complets
641
  - Renommer le compte de compta de la ligne en "Résiliation Ligne xxxx"
642
  - La facturation chez Nerim est bimensuelle, donc il faut faire remonter la demande au suivi-adsl at fdn dot fr avant le 15 du deuxième mois du bimestre, pour éviter de payer un autre bimestre pour l'ADSL. Il vaut mieux faire remonter le plus tôt possible pour éviter de payer la partie transit de FDN.
643
  - mailer donc suivi-adsl arobase fdn point fr en donnant simplement le numéro de ligne et le nom de l'adhérent.e pour vérification, avec la date de résiliation souhaitée.
644 887 youpi
  - Lorsque la compta FDN est faite pour le dernier mois (qui comporte éventuellement une partie abonnée et une partie relicat facturée à prix coûtant), faire la compta pour la ligne à la main (TODO: automatiser):
645 877 youpi
646 929 youpi
*****
647 928 youpi
648 940 pizzacoca
### Facture mois plein
649
650 930 youpi
* Pour les mois avant le mois où la résiliation est effective (donc les mois où le service a été permanent)
651 936 youpi
* * Utiliser le lien "charge" pour charger ces mois entiers. Il faut enlever temporairement le mot "Résiliation " pour que le script accepte de faire la charge automatiquement.
652 834
653 940 pizzacoca
### Facture du mois de résiliation
654
655 930 youpi
* Pour le mois pendant lequel la résiliation a lieu (donc le mois où le service est donc partiel)
656 927 youpi
* * On ne veut prendre de marge que sur la période où il y a effectivement eu un service. Il faut donc compter combien cela fait:
657
* * * notre marge: (tarif Aquilenet - tarif FDN) \* prorata du mois abonné)
658
* * Et y ajouter ce que FDN nous a fait payer
659
* * Facturer cela
660 940 pizzacoca
661
### Facture des mois post résiliation
662 927 youpi
663 930 youpi
* Pour les mois après le mois où la résiliation a été effective (donc le mois où il n'y a aucun service)
664 927 youpi
* * Facturer juste ce que FDN nous a fait payer
665 928 youpi
666 929 youpi
*****
667 927 youpi
668
* Pour facturer:
669
* * Virer ce montant de la ligne ADSL vers le produit ADSL  
670
* * Virer ce montant de l'adhérent.e vers la ligne ADSL  
671
* * Virer le montant FDN de la charge ADSL vers la ligne ADSL  
672 931 youpi
* * Virer le montant FDN de la ligne ADSL vers le fournisseur FDN.  
673 877 youpi
* Établir le prélèvement des derniers mois à la main sur collect.online.  
674 933 youpi
* S'il n'a plus d'abonnement, supprimer le numéro de compte dans la fiche tiers de l'adhérent  
675 877 youpi
* Renommer le libellé du compte de la ligne en "Ancienne Ligne xxxx"  
676 834
* Ajouter à la fin de la Ref. du compte de la ligne ".0" (ou plus), et mettre à jour la référence dans la Note de l'adhérent.e (c'est pour le cas où un autre adhérent reprendrait cette même ligne, pour que ça soit vraiment un autre abonnement).
677 946 youpi
* Une fois la dernière échéance passée, désactiver l'échéancier chez collect.online : modifier l'échéancier pour bloquer tous les mois (vraiment le modifier, pas juste bloquer des échéances précises 
678 947 youpi
* S'il n'a plus d'abonnement, désabonner de la liste adsl@
679 877 youpi
680
## Nouveau VPN
681 834
682
Sur souscription de VPN pour un.e adhérent.e existant.
683 877 youpi
684
* Retrouver le fichier correspondant sur http://tools.aquilenet.fr/cgi-bin/incoming.cgi , ou bien retaper dans le formulaire web pour en générer un.  
685 834
686
* Uploader le fichier sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/nouvelle_souscription.php, ça crée le contrat, l'abonne à la liste vpn`, et ajoute l'éventuel mandat: TODO: vérifier que le numéro de compte se retrouve bien enregistré, dans le tiers correspondant à l'adhérent.e, dans sa fiche.
687 942 youpi
  * ajouter le login/mot de passe haché imprimé à la fin du script à iris:/etc/openvpn/password et demeter:/etc/openvpn/password .
688
  * Si on l'a loupé, on peut refabriquer ça facilement à la main: aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php, dans l'onglet Note, il y a le mot de passe. Utiliser `mkpasswd -m sha-512@ pour le crypter, et alors la ligne à ajouter sur iris & demeter est de la forme "le.login:$6$...."  
689
  * Si le compte a été ajouté à la main avant d'injecter dans Dolibarr, il faut corriger les infos dolibarr : aller voir le contrat dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php , corriger la réf pour mettre le bon login, et corriger dans l'onglet Note le mot de passe.
690 877 youpi
691
* Ajouter, s'il n'y est pas déjà, l'adhérent.e dans collect.online, la référence d'adhérent.e est lisible en allant cherche l'adhérent.e dans la partie adhérents de dolibarr.  
692
* créer dans collect.online un échéancier correspondant au mandat signé, avec le prélèvement automatique mensuel normal, démarrant le 30 du mois suivant. Lors de la prochaine compta, on modifiera la première échéance pour le premier mois partiel.  
693
* corriger les prélèvements anniversaire pour y ajouter la cotisation.  
694 834
* Archiver les bulletins de souscription et le mandat, ajouter au cloud, dans adhesions
695 877 youpi
696 834
* Si une IP statique est désirée, ajouter un fichier dans iris:/etc/openvpn/ccd et demeter:/etc/openvpn/ccd, de la forme:
697 877 youpi
698
ifconfig-push 185.233.101.n 255.255.255.0  
699
ifconfig-ipv6-push 2a0c:e300:4:n:: 2a0c:e300:4:80::1  
700 834
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:n::/64
701 877 youpi
702 834
où n est le numéro disponible suivant (voir les autres fichiers). Éventuellement il y a déjà un fichier `disponible.pour.ip.fixe` qui vient d'un précédent désabonnement.
703 877 youpi
704 834
## Ajouter une autre IP fixe à un VPN
705 877 youpi
706
* Si l'adhérent veut une 2e IP fixe, il suffit d'ajouter la route dans son /etc/openvpn/ccd sur  
707 834
iris et demeter:
708 877 youpi
709
iroute 185.233.101.m 255.255.255.255  
710 834
iroute-ipv6 2a0c:e300:4:m::/64
711 877 youpi
712 834
## Résilier un VPN
713 877 youpi
714 834
* Sur https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php repérer le contrat  
715 877 youpi
716
* Charger éventuellement le dernier mois  
717
* Cliquer sur le contrat (2e colonne)  
718
* Cliquer sur le bouton Modifier en face de "Statut du service ... En service", pour clôturer le service.  
719
* Désactiver le login sur iris et demeter dans /etc/openvpn/password en mettant juste un \# en tête de ligne.  
720
* Renommer l'éventuel fichier dans ccd/ en disponible.pour.ip.fixe.xxx pour libérer l'IP  
721 834
* Désabonner de la liste vpn@
722 877 youpi
723
## Résilier un adhérent
724
725
* Dans la liste dans le module Adhérents, cliquer sur la croix rouge pour résilier.  
726
727
* Désinscrire de la [liste asso](https://listes.aquilenet.fr/sympa/review/asso)  
728
* Désactiver le compte ldap en changeant le mot de passe dans sa fiche adhérent.e dolibarr pour qu'il ne puisse plus se logguer.  
729
* Supprimer les comptes utilisateurs autres.  
730
* Enlever les permissions dans l'atelier.
731
732
## Ajouter de l'espace disque owncloud
733 834
734
TODO: automatiser la partie dolibarr
735 877 youpi
736
  - se logguer sur nextcloud avec son compte habituel (qui est dans le groupe admin, pour le vérifier aller dans paramètres et vérifier le(s) groupe(s))
737
  - Dans le menu en haut à droite, choisir Utilisateurs
738
  - retrouver l'utilisateur dans la liste
739
  - changer son quota
740
  - noter son uuid
741
  - sur sayanet, dans /home/aquilenet-backup/BackItUp/BackItUp.conf, ajouter l'uuid à la liste\_exclusions
742
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-owncloud", choisir la quantité en Go/an, ajouter, modifier éventuellement le tarif
743
  - valider
744
  - modifier le statut du service en l'activant avec comme date de terminaison 2099
745
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
746 834
  - établir le prélèvement automatique sur collect.online
747 877 youpi
748 922 youpi
## Ajouter une facturation de VM ou serveur à prix libre
749
750
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "heb-mezza" ou VM, mettre 1 unité.
751
  - changer le prix unitaire pour mettre le prix libre.
752
  - valider le contrat
753
  - activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
754
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
755
  - Créer la VM ou installer le serveur
756
757
758 834
## Ajouter du disque local pour une VM
759 877 youpi
760
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-local", choisir la quantité en Go/an.
761
  - valider le contrat
762
  - activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
763
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
764 834
  - Créer la VM
765 877 youpi
766 834
## Ajouter du disque NFS pour une VM
767 877 youpi
768
  - [dans dolibarr](https://dolibarr.aquilenet.fr), dans le module "commercial", partie "Clients", "Liste", retrouver l'adhérent.e, cliquer sur "créer contrat" (voir sur http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php la dernière ref utilisée), et créer. Dans la fiche contrat, choisir le service "Disk-NFS", choisir la quantité en Go/an.
769
  - valider le contrat
770
  - activer le service dans le contrat avec comme date de terminaison 2099
771
  - Envoyer un mail à tresorier@aquilenet.fr pour prévenir de cet ajout.
772 834
  - Voir https://atelier.aquilenet.fr/projects/infrastructure/wiki/NFS pour la création du volume, et mettre le quota.
773 877 youpi
774 834
## Supprimer du disque cloud, local ou NFS
775 877 youpi
776
  - [dans dolibarr](http://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/contrats.php) retrouver le contrat correspondant à la VM, cliquer sur le numéro de contrat.
777
  - Cliquer sur l'icône modifier à droite de "Statut du service", mettre la date de fin de service et cliquer sur Clôturer
778 834
  - Faire l'action adminsys correspondante.
779 877 youpi
780 834
## Et sourtout
781 877 youpi
782 834
Pour vérifier qu'il n'y a pas d'erreur, regarder la somme des soldes tout en bas de [la compta publique](https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/compta-asso.php), ça doit retomber à zéro.
783 877 youpi
784 834
## Supprimer un essai
785
786
On n'efface pas ce qui a existé réellement, mais on peut avoir besoin de supprimer un test.
787 877 youpi
788
  - Supprimer l'adhérent.e
789
  - Dans compta/tréso, Clients, choisir le client, regarder la fiche, supprimer
790 834
  - Supprimer le compte de compta
791 877 youpi
792 834
## Modifier les tarifs
793 877 youpi
794 834
  - Modifier dans sous.ods dans les recettes des produits.
795 877 youpi
796 834
* Dans gaia, /srv/www/aquilenet.fr/tools/cgi-bin, modifier eligibilite.cgi  
797 877 youpi
798
* Dans dolibarr, Services, modifier le/les services concernés  
799 834
* Dans https://dolibarr.aquilenet.fr/aquilenet/ , aller voir les lignes concernées, modifier le champ commentaire.
800 877 youpi
801
  - Dans les formulaires, modifier adsl-tail.inc, recompiler, commiter, svn up dans /srv/si/formulaires, copier adsl\*.pdf dans /srv/www/aquilenet.fr/docs/
802 834
  - Sur le site web, modifier http://www.aquilenet.fr/node/8
803 877 youpi
804
## Renommer quelqu'un
805 834
806
C'est galère et technique, mais pas impossible. Il faut (au moins, difficile d'être sûr qu'on n'ait rien oublié)
807 877 youpi
808
  - Dans sa fiche adhérent, changer nom/prénom, login, email
809
  - Sur hera, dans /home/vmail/aquilenet.fr, renommer le répertoire
810
  - Dans la fiche tiers dolibarr, change nom/prénom
811
  - Renommer son compte de compta, voire les écritures
812
  - Dans la liste des contrats, renommer au besoin (eh non dolibarr n'a pas l'air d'avoir d'interface pour ça, il faut le faire à la main en SQL...)
813
  - Renommer son accès vpn
814 834
  - Supprimer l'ancien utilisateur dans l'atelier
815 953 youpi
816
## Ajouter un type de service
817
818
Dans le module service, cliquer sur Nouveau service.
819
820
Peu importe la référence et libellé du service.
821
822
Bien mettre la durée: 1 année ou 1 mois.
823
824
Mettre le prix en TTC et mettre la TVA à 0%
825
826
Dans le script aquilenets/contrats.php, ajouter dans le switch pour choisir le compte de produit à créditer.